Gua de usuario del Sistema nico de Informacin de Trmites

SUIT 3

Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Tramites Oficina de Sistemas de Informacin

Enero de 2014

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

Elizabeth Rodrguez Taylor

Directora

EQUIPO TCNICO DE TRABAJO

Grupo de racionalizacin de trmites

Grupo oficina de sistemas - SUIT 3.0

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano - PNSC

TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO

Pag.

Introduccin 5

CAPITULO No. I

Conceptos bsicos

Producto o servicio 8

Ciclo de vida del producto o servicio 8

Roles y responsabilidades 10

Documentos de identificacin vlidos en Colom-bia

12

Estandarizacin 13

Criterios de fusin 13

Trmites creados a partid de julio 8 de 2005

No son objeto de registro en el SUIT

14

14

CAPITULO No. II

Integracin con otros sistemas de informacin

SIGEP 21

CAPITULO No. III

Recomendaciones 22

CAPITULO No. IV

Ingreso al sistema 26

Pag.

Mdulo de Administracin 27

Avance institucin 27

Gestionar usuario 29

Gestionar formularios 36

Cambiar claves 24

Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones

25

Procedimiento de creacin de usuario Ad-ministrador de Trmites de la entidad o insti-tucin

26

CAPITULO No. IV

Formato Integrado 39

Paso: Descripcin

Nombre 41

Nombre estandarizado 42

Propsito 43

Se puede realizar por medios electrnicos 43

Nombre del resultado 44

Tambin se conoce como 44

Tiempo de obtencin 45

Obtencin inmediata 45

Hbil y calendario 45

Observaciones al tiempo de obtencin 45

INGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMA

TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO

Paso: Fundamento legal

Ttulos, captulos y artculos 46

Archivo soporte 47

Paso: Informacin de ejecucin

Puntos de atencin

Latitud y longitud

48

Fechas de ejecucin 50

Paso: Dirigido a

Situaciones de vida 52

53

Paso: Qu se necesita

Momentos 54

Acciones y/o condiciones 54

Tipos de acciones y/o condiciones

Esta accin y/o condicin en una excepcin?

55

55

Paso: Medio de Seguimiento 70

Registro Basado en Modelo

Descripcin del registro 54

Listado de modelos a la fecha 64

A la fecha se encuentran disponibles los siguientes modelos:

Paso

64

Autorizacin para capacitar a manipuladores de ali-mentos

Registro de los sujetos pasivos o responsables del impues-to al consumo

Sealizacin de los productos gravados con el impuesto al consumo

Impuesto de registro Impuesto sobre vehculos automotores Impuesto al degello de ganado mayor Facilidades o acuerdos de pago para los deudores mo-

rosos de impuestos Devolucin y/o compensacin de saldos a favor por

conceptos de impuestos Fusin y/o conversin de establecimientos educativos

oficiales

Ampliacin del servicio educativo

Cambio de sede de un establecimiento educativo

Cambio de nombre o razn social de un establecimien-to educativo oficial o privado

Cambio de propietario de un establecimiento educati-vo

Cierre temporal o definitivo de programas de educa-cin para el trabajo y el desarrollo humano

Registro de firmas de rectores, directores y secretarios (a) de establecimientos educativos

Clasificacin en el rgimen de educacin a un estable-cimiento educativo privado

Clausura de un establecimiento educativo oficial o pri-vado

MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0

Autorizacin de calendario acadmico especial Concesin de reconocimiento de un establecimiento

educativo oficial

Cambio de propietario o poseedor de un bien inmueble (Mutacin de primera clase)

Englobe o desenglobe de dos o ms predios (Mutacin de segunda clase)

Incorporacin de obras fsicas en los predios (Mutacin de tercera clase)

Revisin de avalo catastral de un predio (Mutacin de cuarta clase)

Cambios producidos por la inscripcin de predios o me-joras por edificaciones no declaradas u omitidas duran-te el proceso de formacin o actualizacin del castro (mutacin de quinta clase)

Rectificacin de reas y linderos Auto estimacin del avalo catastral (Autoavalo) Expedicin de la tornagua de reenvos Expedicin de la tornagua de trnsito Expedicin de la tornagua de movilizacin Legalizacin de tornaguas Anulacin de tornagua Aval de funcionamiento de las escuelas de formacin

deportiva Registro de contribuyentes del impuesto de industria y

comercio

Modificacin en el registro de contribuyentes del im-puesto de industria y comercio

Impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros

A partir del mes de septiembre encontrarn disponibles los modelos que se enuncian a continuacin, razn por lo cual, amablemente se les solicita no hacer estos registros hasta que el DAFP informe su disponibilidad:

65

Cancelacin del registro de contribuyentes del impuesto de industria y comercio

Exencin del impuesto de industria y comercio Impuesto predial unificado Exencin del impuesto predial unificado Impuesto de delineacin urbana Impuesto a la publicidad visual exterior Impuesto de espectculos pblicos Exencin del impuesto de espectculos pblicos Impuesto de rifas

Autorizacin para la operacin de juegos de suerte y azar en la modalidad de rifas

Prrroga de sorteo de rifas menores Devolucin de elementos retenidos por ocupacin ilegal

del espacio pblico Registro de las personas que realicen la actividad de ba-

requeo Certificado de estratificacin socioeconmica Certificado de residencia Concepto del uso del suelo

Impuesto sobre el servicio de alumbrado pblico Impuesto de casinos y Juegos permitidos Impuesto al degello de ganado menor Impuesto sobre las ventas por el sistema de clubes Contribucin por valorizacin Asignacin de nomenclatura Certificado sanitario Licencia de inhumacin de cadveres Registro de la publicidad exterior visual Permiso para espectculos pblicos Permisos de ocupacin vial Determinantes para la formulacin de planes parciales Formulacin y radicacin del proyecto del plan parcial Determinantes para el ajuste de un plan parcial Ajuste de un Plan Parcial Adoptado Incorporacin y entrega de las reas de cesin a favor

del municipio Consulta preliminar para la formulacin de planes de im-

plantacin Formulacin del proyecto de plan de implantacin

Licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones ionizantes

Renovacin de la licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiacio-nes ionizantes

Carn de proteccin radiolgica Licencia para prestacin de servicios en seguridad y

salud en el trabajo Licencia para empresas aplicadoras de plaguicidas Carn de aplicador de plaguicidas Registro de los ttulos en el rea de la salud

MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0

66

Reporte de novedades al registro especial de prestado-res de servicios de salud

Habilitacin o renovacin de plazas para el servicio so-cial obligatorio

Inscripcin de profesionales para participar en el sorteo de plazas del servicio social obligatorio

Habilitacin de servicios farmacuticos a instituciones prestadoras de servicios de salud

Credencial de expendedor de drogas Apertura de establecimientos farmacuticos Autorizacin sanitaria favorable de la calidad del agua

para consumo humano Carn de manipulador de alimentos Apertura de los centros de esttica y similares

Cancelacin de la personera de jurdica de las organi-zaciones comunales de primero y segundo grado

Certificacin de la personera jurdica y representacin legal de las organizaciones comunales de primer y se-gundo grado

Reconocimiento de personera jurdica a entidades sin nimo de lucro en reas de la salud

Reforma de estatutos de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud

Inscripcin de dignatarios de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud

Registro de libros de entidades sin nimo de lucro en reas de la salud

Cancelacin de personera jurdica de entidades sin ni-mo de lucro en reas de la salud

Reconocimiento de personeras jurdicas de cuerpos de bomberos voluntarios

Reforma de estatutos de cuerpos de bomberos volunta-rios

Inscripcin de dignatarios de cuerpos de bomberos vo-luntarios

Registro de libros de instituciones de cuerpos de bombe-ros voluntarios

Cancelacin de personeras jurdicas de cuerpos de bomberos voluntarios

Reconocimiento de personeras jurdicas de instituciones de educacin

Reforma de estatutos de instituciones de educacin Inscripcin de dignatarios de instituciones de educacin

Autorizacin sanitaria para el transporte de residuos es-peciales

Inscripcin de dignatarios de las organizaciones comu-nales de primero y segundo grado

Inscripcin o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y segundo grado

Apertura y registro de libros de las organizaciones comu-nales de primero y segundo grado

Reconocimiento de personera jurdica de los organis-mos de accin comunal de primero y segundo grado

Cancelacin de la personera de jurdica de las organi-zaciones comunales de primero y segundo grado

Certificacin de la personera jurdica y representacin legal de las organizaciones comunales de primer y se-gundo grado

MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0

67

Registro de libros de instituciones educativas Cancelacin de personeras jurdicas de instituciones de

educacin Reconocimiento de personeras jurdicas de ligas y clubes

deportivos Reforma de estatutos de ligas y clubes deportivos Inscripcin de dignatarios de ligas y clubes deportivos Registro de libros de ligas y clubes deportivos Cancelacin de personeras jurdica de ligas y clubes

deportivos Impuesto al consumo de productos de origen nacional Declaracin del impuesto al consumo de productos ex-

tranjeros Condonacin del impuesto de vehculos Sobre tasa a la gasolina motor y al ACPM Impuestos sobre premios de loteras Licencia de funcionamiento para las instituciones promo-

vidas por particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano

Registro o renovacin de programas de las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio edu-cativo para el trabajo y el desarrollo humano

Certificado de existencia y representacin legal de las instituciones de educacin para el trabajo y el desarrollo humano

Licencia de funcionamiento para establecimientos edu-cativos promovidos por particulares para prestar el servi-cio pblico educativo en los niveles de preescolar, bsi-ca y media

Licencia de funcionamiento de instituciones educativas promovidas por particulares que ofrezcan programas de educacin formal de adultos

Seguro por muerte a beneficiarios de docentes oficiales Pensin de jubilacin para docentes oficiales Pensin de jubilacin por aportes para docentes oficiales Pensin de retiro por vejez para docentes oficiales

Pensin de retiro de invalidez para docentes oficiales Pensin post-mortem para beneficiarios de docentes

oficiales Sustitucin pensional para docentes oficiales Reliquidacin pensional para docentes oficiales Cesantas parciales para docentes oficiales Cesantas definitivas para docentes oficiales Cesantas definitivas a beneficiarios de un docente falle-

cido Ascenso en el escalafn nacional docente Ascenso o reubicacin en el escalafon docente Auxilio funerario para docentes oficiales Duplicaciones de diplomas y modificaciones del registro

del ttulo Certificado catastral Auxilio para gastos de sepelio Inscripcin de personas ante el Registro nico Nacional

de Trnsito Matrcula de vehculos automotores, remolques y semire-

molques Traspaso de propiedad de un vehculo Traslado y radicacin de la matrcula de un vehculo Cancelacin de matrcula de un vehculo Rematrcula de un vehculo automotor Cambio de caractersticas de un vehculo Duplicado de la licencia de trnsito o de la tarjeta de

registro y de la placa de un vehculo Renovacin licencia de trnsito de un vehculo de im-

portacin temporal Cambio de un servicio de un vehculo automotor Cambio de placa por clasificacin de vehculo automo-

tor antiguo o clsico y cambio de placa de vigencias anteriores

Inscripcin o levantamiento de limitacin o gravamen a la propiedad de un vehculo

MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0

Paso

68

Licencia de conduccin Duplicado de la licencia de conduccin Certificado de tradicin de un vehculo automotor Adaptacin de vehculos de enseanza automovilstica Tarjeta de operacin para vehculo automotor de trans-

porte terrestre Licencia de intervencin y ocupacin temporal de pla-

yas martimas y terrenos de baja mar Encuesta del Sistema de Identificacin y Clasificacin

de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SIS-BEN

Retiro de personas de la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficia-rios de Programas Sociales - SISBEN

Retiro de un hogar de la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Beneficia-rios de Programas Sociales - SISBEN

Actualizacin de datos de identificacin de personas registradas en la base de datos del Sistema de Identifi-cacin y Clasificacin de Potenciales Beneficiarios de Programas Sociales - SISBEN

Inclusin de personas en la base de datos del Sistema de Identificacin y Clasificacin de Potenciales Benefi-ciarios de Programas Sociales - SISBEN

Impuesto a la sobretasa de la gasolina motor Matrcula de arrendadores Radicacin de documentos para adelantar actividades

de construccin y enajenacin de inmuebles destinados a vivienda

Afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Suspensin de la afiliacin al rgimen subsidiado del Sis-tema General de Seguridad Social en Salud

Activacin del cupo de afiliacin al rgimen subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud

Licencia de exhumacin Licencia para la cremacin de cadveres Licencia urbanstica Licencia de intervencin y ocupacin del espacio pbli-

co Reconocimiento deportivo a clubes deportivos y clubes

promotores

Renovacin de reconocimiento a clubes deportivos Inscripcin de la propiedad horizontal

Inscripcin o cambio del representante legal y/o revisor fiscal de la propiedad horizontal

Registro de extincin de la propiedad horizontal Permiso para espectculos pblicos de artes escnicas

en escenarios no habilitados Reconocimiento de escenarios habilitados para la reali-

zacin de espectculos pblicos de las artes escnicas

Permiso para demostraciones pblicas de plvora, art-culos pirotcnicos o fuegos

Permiso para la rotura de vas e intervencin de espacio pblico

Permiso para el aprovechamiento de rboles aislados Permiso de circulacin para carga extra pesada y/o

extra dimensionada

Acreditacin como distribuidor minorista de combusti-bles lquidos derivados del petrleo

Licencia de funcionamiento para estaciones de servicio Registro de perros potencialmente peligrosos Registro de marcas de ganado Certificado permiso de ocupacin

MODELMODELMODELOS DISPONIBLES OS DISPONIBLES OS DISPONIBLES --- SUIT 3.0SUIT 3.0SUIT 3.0

INTRODUCCININTRODUCCININTRODUCCIN

Esta gua tiene como propsito orientar a los usuarios del Sistema nico de Informacin de TrmitesSUIT en el registro de la informacin de los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario (Formato Integrado), afianzar los diferentes conceptos, entre los que se contemplan las polticas de creacin de usuarios, gestin de formularios y gestin de inventarios, entre otros.

Est dirigido a:

Difusores y asesores de la Poltica de Racionalizacin de Trmites.

Capacitadores del sistema.

Responsables de la implementacin de la Poltica de Racionalizacin de Trmites en la institucin frente al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP, en la administracin de los usuarios, de la informacin contenida de los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario, garantizando su totalidad y actualizacin, as como de la implementacin y seguimiento a la Poltica de Racionalizacin de Trmites.

Administradores de trmites, quienes son los responsables del ingreso y actualizacin de la informacin de los procedimientos administrativos de su institucin en el Sistema nico de Informacin de Trmites - SUIT.

5

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

6

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Conjunto de acciones que se realizan en ejercicio de la funcin

administrativa para alcanzar y dar cumplimiento con los fines del Estado, dentro de las reglas y principios que lo rigen.

Debido a que el universo de procedimientos administrativos es

amplio, la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, sealan que los procedimientos administrativos a registrar en el SUIT, son

aquellos que tienen por finalidad proteger y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y jurdicas,

as como el cumplimiento de sus obligaciones. Igualmente aquellos procedimientos que faciliten a los usuarios acceder a los

bienes o servicios ofrecidos por las autoridades administrativas.

Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el

Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institucin de la

administracin pblica o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una

obligacin prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.

Ejemplos:

Tarjeta profesional de contador pblico

Inscripcin en el Registro nico Tributario -RUT

Declaracin de Ingreso o salida de dinero en efectivo del pas

Conjunto de acciones que realiza el usuario de manera voluntaria para obtener un producto o servicio que ofrece

una institucin de la administracin pblica o particular que ejerce funciones administrativas dentro del mbito de su

competencia, sus caractersticas son la no obligatoriedad para el usuario y no tienen costo para ste.

Por lo general estos procedimientos administrativos estn

asociados con un trmite, ya que de ste se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre

otras, los cuales acreditan el resultado de un trmite. Un ejemplo de esto es:

7

Trmite

Procedimiento administrativo

Otros procedimientos administrativos de cara al usuario

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CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Producto o servicio

Es el resultado que obtiene el usuario por parte de la institucin al ejecutar un procedimiento administrativo. Estos pueden ser

tangibles e intangibles.

El ciclo de vida se refiere a las etapas, que por lo general, surten los productos o servicios que se obtienen de la ejecucin de un procedimiento administrativo.

Las etapas que comprenden el ciclo de vida son:

Inicio: Corresponde a los productos o servicios que solicita el usuario a la institucin por primera vez y que sta los expide y/o entrega tambin por primera vez.

Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son:

8

Afiliacin y/o traslado de cesantas

Consulta de los extractos de cesantas

TRMITE

OTRO PROCEDIMIENTO

Impuesto de Industria y Comercio

Certificado de paz y salvo del Impuesto de Industria y Comercio

TRMITE

OTRO PROCEDIMIENTO

Ciclo de vida del producto y/o servicio

Verbos

Afiliar Adquirir Asignar

Registrar Postular Inscribir

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CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Novedad: Se da cuando el producto o servicio se ve afectado por presentarse una variacin y/o

transformacin.

Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican

son:

Cierre: Se da cuando el producto o servicio se cancela por las siguientes razones:

Primera: Por solicitud del usuario, el cual debe desarrollar

un procedimiento administrativo para dicho fin.

Segunda: Por vencimiento del producto o servicio que al

momento de obtenerse se encuentra estipulado dentro

de sus atributos.

Tercera: Por decisin de la Administracin Pblica.

Algunos de los verbos o las acciones que lo identifican son:

Un ejemplo de un trmite que pasa por todo el ciclo de vida

es el siguiente.

9

Verbos

Correccin Cambio Modificacin

Ajuste Renovacin Recuperacin

Verbos

Cancelar Disolver Desvincular

Renunciar Extinguir

Trmite Ciclo

Inicio

Ciclo

Novedad

Ciclo

Cierre

Expedicin cdula Expedicin Correccin Cancelacin

No necesariamente debe existir un trmite

para cada ciclo de vida del producto o

servicio. Puede darse que en un mismo

trmite se establezca el procedimiento que

se debe hacer para cada etapa del ciclo.

TIP

El Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT como instrumento de apoyo para la implementacin de la Poltica de

Racionalizacin de Trmites, que tiene como propsito final ser la

fuente nica y vlida de la informacin de los trmites que las

instituciones del Estado ofrecen a la ciudadana, requiere de los

siguientes usuarios para su operacin:

Tiene el rol de Administrador de Usuarios. Funcionario de la

institucin que se recomienda sea de la Oficina de

Planeacin o quien haga sus veces, por el amplio

conocimiento de la institucin, la relacin directa entre sus

funciones y la Poltica Antitrmites y la existencia de normas

que hacen referencia a la Poltica y que involucra a las

oficinas de planeacin, como son:

Ley 872 de 2003 Artculo 1: El Sistema de Gestin de la Calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado

en los procesos que se surten al interior de ella y en las

expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios

de sus funciones asignadas.

NTC GP 1000:2009 Numeral 7.2.1: Procesos relacionados con el cliente La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o

servicio, stos incluyen los relacionados con la Poltica de Racionalizacin de Trmites.

Ley 1474 de 2011 - Artculo 73: Plan Anticorrupcin y de

Atencin al Ciudadano. Cada entidad del orden

nacional, departamental y municipal deber elaborar e

implementar anualmente una estrategia de lucha contra

la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dicha

estrategia contempla entre otras, la Estrategia

Antitramites.

10

Roles y responsabilidades

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Jefe de Planeacin

Decreto 2641 de 2012 - Art. 4: La mxima autoridad de la

entidad u organismo velar directamente porque se

implementen debidamente las disposiciones contenidas

en el documento de Estrategias para la Construccin del Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. La consolidacin del plan anticorrupcin y de atencin al

ciudadano, estar a cargo de la oficina de planeacin

de las entidades o quien haga sus veces, quienes

adems servirn de facilitadores para todo el proceso de

elaboracin del mismo.

Este funcionario ejerce las siguientes funciones:

1. Gestionar usuarios.

2. Gestionar formularios

3. Gestionar Inventarios de trmite y otros procedimientos

Funcionario de la institucin que tiene las funciones de

registrar, corregir y actualizar los trmites y otros

procedimientos administrativos de cara al usuario en el

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP recomienda que el Administrador de Trmites sea un

funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad

en los procesos de capacitacin y asesora.

Funcionario del Departamento Administrativo de la Funcin

Pblica -DAFP que tiene las siguientes funciones:

1. Brindar capacitacin y asesora a los responsables de la

implementacin de la Poltica de Racionalizacin de

Trmites en las instituciones en el uso y manejo de la

herramienta.

2. Validar y aprobar los trmites y otros procedimientos de

cara al usuario en el Sistema nico de Informacin de

Trmites SUIT.

11

Administrador de Trmites

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Asesor de Poltica

Los documentos de identificacin vlidos de las personas de

carcter natural (Usuario) para la realizacin de trmites en

Colombia, son:

1. Registro civil de nacimiento: Es el nico documento pblico que legalmente prueba la existencia de una persona. Por lo

general es utilizado hasta los 7 aos de edad.

2. Tarjeta de identidad Es el documento que identifica a las

personas mayores de 7 aos y menores de 18 aos de edad.

3. Cdula de ciudadana: Es el nico documento vlido para

probar la identificacin de una persona que cumpla la

mayora de edad, 18 aos.

1. Pasaporte: Sirve como identificacin siempre y cuando la permanencia en el pas no supere los 3 meses.

2. Cdula de extranjera: Documento de identidad que se

otorga a los extranjeros mayores de 18 aos, que sean

titulares de una visa superior a tres (3 meses) o a los

beneficiarios de los mismos.

Las personas de carcter jurdico (Organizaciones, instituciones

pblicas) se identifican con el Nmero de Identificacin Tributaria -

NIT que constituye el nmero de identificacin de los inscritos en el

Registro nico Tributario RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia

tributaria, aduanera y cambiaria y en especial para el

cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. El NIT se

puede encontrar en los siguientes documentos que sirven para

para la ejecucin de los trmites:

1. Certificado de existencia y representacin legal demuestra algunos aspectos relevantes de una sociedad comercial,

tales como la antigedad, objeto social, domicilio, nmero y

nombre de los socios, monto del capital, nombre del

representante legal, facultades que ste tiene para comprometer y obligar a la sociedad, fecha de extincin,

etc.

Las personas naturales que actan en representacin de

personas jurdicas (Representante legal) en la realizacin de

trmites, conservan el perfil de personas jurdicas.

12

Documentos de identificacin vlidos en Colombia

El Certi f icado de existencia y

representacin legal, segn Decreto Ley 019

de 2012, NO DEBE SER SOLICITADO AL

USUARIO.

TIP

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Colombianos

Extranjeros

http://www.gerencie.com/que-es-un-representante-legal.html

2. Certificado de matrcula mercantil: Identificacin del

comerciante y de su establecimiento de comercio, as como

medio de prueba de existencia de uno y de otro.

3. Registro nico Tributario - RUT: Constituye el mecanismo nico

para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades

que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del

impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de

ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, los

pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes

retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios

aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas

por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN.

Dando cumplimento con el Articulo 41 del Decreto Ley 019 de 2012 es competencia del Departamento Administrativo de la Funcin Publica DAFP, velar por la permanente estandarizacin de los trmites de la Administracin Pblica y verificar su cumplimento cuando se inscriben en el SUIT, por lo que este sistema permite registrar Formatos Integrados - FI, basados en modelos.

La estandarizacin corresponde a los trmites y otros procedimientos administrativos de cara al usuario que son similares o equivalentes y aplican a diferentes instituciones.

Se pueden fusionar trmites u otros procedimientos administrativos de cara al usuario, cuando se cumple con los siguientes criterios:

1. Si la norma que los soporta es la misma

2. Si el resultado que se obtiene es el mismo

3. Si los momentos son iguales

4. Si no existe una excepcin dentro de otra excepcin

13

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Criterios de fusin

Estandarizacin

Los trmites creados a partir del 8 de julio de 2005, deben pasar

por aprobacin del Departamento Admirativo de la Funcin

Pblica - DAFP, quien determina la posibilidad de registro de este

en el SUIT, segn lo establecido en la Ley 962 de 2005, Titulo I,

Artculo 1, Numeral 2 que dice:

Procedimiento para establecer los trmites autorizados por la Ley.

Las instituciones pblicas y los particulares que ejercen una funcin

administrativa expresamente autorizada por la Ley para

establecer un trmite, debern previamente someterlo a

consideracin del Departamento Administrativo de la Funcin

Pblica DAFP, adjuntando la manifestacin del impacto regulatorio, con la cual, se acreditar su justificacin, eficacia,

eficiencia y los costos de implementacin para los obligados a

cumplirlo; as mismo, deber acreditar la existencia de recursos

presupuestales y administrativos necesarios para su aplicacin. En

caso de encontrarlo razonable y adecuado con la poltica de

simplificacin, racionalizacin y estandarizacin de trmites, el

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP,

autorizar su adopcin e implementacin.

El mbito de aplicacin de las normas antitrmites como son la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, preceptan que las mismas aplican a todos los organismos y entidades de la Administracin Pblica que ejerzan funciones de carcter administrativo y a los particulares cuando cumplan funciones administrativas.

De conformidad con el artculo 39 de la Ley 489 de 1998, la administracin pblica est conformada por los organismos de la rama ejecutiva del poder pblico y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestacin de servicios pblicos del Estado Colombiano.

La regla general es que la rama del Estado Colombiano que ejerce funciones administrativas es la ejecutiva, sin embargo las dems ramas y organismos tambin pueden ejercerlas (Ej. expedicin de tarjeta profesional de abogado a cargo de las salas administrativas del Consejo Superior de la Judicatura, institucin que hace parte de la rama judicial ).

14

Trmites creados a partir de julio 08 de2005

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Procedimientos que no se realicen en ejercicio de funciones administrativas

No son objeto de registro en el SUIT

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/decreto/2012/decreto_0019_2012.html#39

En un estado unitario como el colombiano, si bien existe una divisin de poderes, es evidente la preeminencia de la Rama Ejecutiva o Administrativa, dado que a travs de sta se disean, implementan y controlan las acciones orientadas a cumplir con los fines esenciales del Estado. El artculo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia, establece que: La funcin administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.

Qu es entonces la funcin administrativa? Es el conjunto de tareas desempeadas por las autoridades pblicas, y por algunos particulares autorizados por el Estado, que deben propender principalmente por proporcionar servicios y satisfacer las necesidades de toda la poblacin, para lograr el desarrollo fsico, intelectual y moral de todos los colombianos; impulsar y propiciar por el progreso y el crecimiento econmico, social, cultural, educativo y de salubridad, mediante la elaboracin de planes de desarrollo y proyectos especficos de cada municipio y distrito.

La funcin administrativa se desarrolla mediante las siguientes herramientas: desconcentracin, delegacin y descentralizacin. Fuente: Manual elementos bsicos sobre el Estado Colombiano. Departamento Nacional de Planeacin - DNP . Febrero de 2010. Pgina 23

15

Qu es funcin administrativa?

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Teniendo en cuenta lo anterior, se concluye que no son objeto de

registro en el SUIT:

a. Los procesos, demandas y en general los actos derivados de la

actividad jurisdiccional (Rama Judicial)

b. Las actuaciones desarrolladas en ejercicio de la actividad

legislativa del Estado (Rama legislativa)

c. Procedimiento disciplinario y fiscal que adelantan la

Procuradura y Contralora respectivamente (Art. 2 de la Ley 962

de 2005 - rganos de control)

d. Las actuaciones desarrolladas por particulares que no sean en

ejercicio de funciones administrativas.

Los trmites que se realicen en desarrollo de los procesos

estratgicos, de apoyo y de evaluacin de las instituciones, no son

objeto de registro en el Sistema nico de Informacin de Trmites SUIT. Solo se registran los trmites desarrollados en procesos

misionales. Se definen en el Sistema de Gestin de Calidad las

diferentes categoras de los procesos de la siguiente manera:

1. Procesos Estratgicos (tambin denominados gerenciales): Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y

estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin,

aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y

revisiones por la Direccin.

2. Procesos de Apoyo (tambin denominados procesos de soporte): Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de

los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos,

misionales y de evaluacin, anlisis y mejora.

3. Procesos de evaluacin, anlisis y mejora: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a

realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y

la eficiencia. Incluyen procesos de medicin y seguimiento,

auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una

parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los

misionales.

4. Procesos Misionales (tambin denominados procesos clave, de prestacin del servicio, procesos esenciales): Incluyen todos

los procesos que proporcionan el resultado previsto por la

entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser.

16

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Procedimientos administrativos que no sean mi-sionales

Fuente: Gua de Diseo para Implementar el Sistema de Gestin de la Calidad bajo la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP. 2007. Pgina 16

De lo anterior se deduce que no son objeto de registro en el SUIT:

a. Los procedimientos administrativos sancionatorios: En ejercicio

de la potestad disciplinaria interna de la administracin

pblica.

b. Los procedimientos administrativos recursivo o de

impugnacin, entendidos estos como los recursos susceptibles

de ser interpuestos contra aquellas decisiones de la

administracin pblica.

c. Procedimientos administrativos internos y los trmites

generados por clientes internos de la institucin: En las

entidades existen dos tipos de clientes, externos (poblacin y

organismos del estado) e internos (trabajadores de las

instituciones). Se registran solo los trmites o procedimientos administrativos direccionados a clientes externos.

Teniendo en cuenta que en desarrollo de la fase de interaccin

del Programa Gobierno en Lnea, cada entidad en su pgina

web, debe habilitar un botn o enlace de contacto que permita

el ingreso, identificacin, caractersticas, requisitos y plazos de

respuesta de cada tipo de solicitud, de acuerdo con el Cdigo

de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso

Administrativo, lo que permite facilitar la comunicacin entre las

entidades y los ciudadanos, por lo que las PQRDS, no son objeto de inscripcin en el SUIT, sino que stas, son manejadas dentro de

la estrategia de Gobierno en Lnea en los portales de cada una

de las entidades

Las autoridades de polica ejercen funcin jurisdiccional y las providencias que dicten son actos jurisdiccionales. Esta asignacin especial de atribuciones jurisdiccionales a las autoridades policivas se aviene con el precepto constitucional del artculo 116 inciso 3, segn el cual "excepcionalmente la ley podr atribuir funcin jurisdiccional en materias precisas a determinadas autoridades administrativas".

17

Procedimientos policivos

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Peticiones, quejas, reclamos, denuncias - PQRD

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Aunque las autoridades que ejercen funciones de polica (Ej. Inspectores de Polica) se encuentren dentro de la administracin pblica, no todas sus actuaciones son administrativas. Existen algunas actuaciones que desarrollan en ejercicio de atribuciones jurisdiccionales (ej. querellas policivas para amparar la posesin, la tenencia, las servidumbres y en general todos los derechos reales legalmente constituidos) que se encuentran regidas por los Cdigos de Polica y Cdigo General del Proceso, no por el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Entendidas como la infraccin a las normas de menor gravedad que los delitos. Las contravenciones son conductas reprochables que se encuentran descritas en el Cdigo Penal, Nacional de Polica y Nacional de Trnsito. Cuando hablamos de una contravencin estamos hablando siempre de un acto que est tipificado en el derecho y que supone un tipo de castigo o sancin para aquel que la lleva a cabo. Al ser un proceso sancionatorio, no son objeto de registro en el SUIT. Las conductas punibles se dividen en delitos y contravenciones.

Los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual, contractual y poscontractual no son objeto de registro en el SUIT, teniendo en cuenta que de conformidad al artculo 3 de la Ley 1150 de 2007, se desarroll el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica - SECOP que

sirve de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades estatales y la ciudadana y cuenta

con la informacin oficial de la contratacin realizada con

dineros pblicos. El Portal nico de Contratacin se constituye

como la Fase Informativa del SECOP. Por lo tanto, los actos

derivados de la actividad contractual no son objeto de registro,

ya que existe un sistema que cumple con sta funcin.

Adems, de conformidad con la definicin del contrato

establecida por el Cdigo Civil en sus artculos 1494 y 1495, es una

fuente de las obligaciones ya que las mismas nacen del concurso

real de las voluntades de dos o ms personas y es un acto por el

cual una parte se obliga para con otra a dar, hacer o no hacer

alguna cosa. Entonces, cada contrato es una situacin particular

y propia teniendo en cuenta el acuerdo de voluntad que

suscriben las partes.

Segn el inciso primero del artculo 34 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los procedimientos administrativos se adelantarn por escrito, verbalmente, o por medios electrnicos. Para que se active la relacin entre el usuario y el Estado, debe existir una solicitud, actuacin o pasos que den inicio al procedimiento administrativo. Por lo tanto, los procedimientos que adelanten las

18

Contravenciones

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Procedimientos que se adelanten de oficio o en revisin Procedimientos adelantados en la contrata-

cin pblica

autoridades de oficio o en revisin no son objeto de registro en el SUIT. (Ej. Cobro coactivo que adelanta el Fondo Nacional del Ahorro cuando un deudor se atrasa en el pago de las cuotas de su crdito hipotecario de vivienda). Procedimientos con una serie de etapas, a travs de las cuales las personas que se encuentran involucradas en un conflicto desistible, transigible o determinado como conciliable por la ley, encuentran la manera de resolverlo a travs de un acuerdo satisfactorio para ambas partes con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador. Los conciliadores pueden ser: Jueces de la Repblica, abogados y estudiantes adscritos a los consultorios jurdicos de las facultades de derecho, Superintendente de Industria y Comercio, Notarios, Defensor del Pueblo, Inspectores de trabajo, Defensores y Comisarios de Familia, Agentes del Ministerio Pblico de la jurisdiccin respectiva o rama especializada del derecho y Personeros, para algunos casos. Adems, el Defensor del cliente para los litigios con entidades financieras y bancarias. Puede ser judicial, extrajudicial, en derecho y en equidad. Se concluye que la conciliacin no es objeto de registro en el SUIT por lo siguiente: 1. No se adelanta en ejercicio de funciones administrativas. Es un

requisito de procedibilidad para acudir ante la jurisdiccin civil, administrativa y de familia (funciones jurisdiccionales).

2. El resultado no depende del conciliador sino de los acuerdos de las partes intervinientes.

El cumplimiento de las decisiones judiciales no es trmite ni otro procedimiento administrativo. Todas las instituciones del estado tienen el deber de acatar los fallos judiciales, sin entrar a evaluar si ellos son convenientes u oportunos. La autoridad judicial ordena directamente a la autoridad administrativa sobre el cumplimiento de la decisin judicial (Ej. Cancelar el Registro Sindical por Orden Judicial - Ministerio del Trabajo).

La mayora de instituciones pblicas tienen atribuidas dentro de sus funciones misionales las de asesorar, capacitar, acompaar y apoyar cuando sean requeridas por sus usuarios y funcionarios, en los asuntos propios de su competencia y facultades otorgadas por el ordenamiento jurdico, para lograr una mayor eficiencia y eficacia de la administracin. Por ser funciones inherentes a las instituciones del Estado, no es necesario registrarlas en el SUIT como trmites u otros procedimientos de cara al usuario. Sin embargo, en algunas instituciones como el Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, los entes autnomos universitarios y la Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP, la razn de ser de las mismas es ofrecer y realizar programas de capacitacin. En estos casos son objeto de registro en el SUIT los procedimientos

19

Conciliaciones en general

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Asesoras, capacitaciones, acompaamiento y apoyo en asuntos de competencia de las instituciones pblicas

Cumplimiento de orden judicial

administrativos de cara al ciudadano para acceder a los programas de capacitacin por ser procesos misionales. Las instituciones del Estado en la implementacin de la estrategia de Gobierno en Lnea, proveen en lnea informacin en sus propias pginas web. El contenido mnimo del sitio Web es acerca de la institucin, normatividad, presupuesto, polticas, planes, programas y proyectos institucionales, trmites y servicios, contratacin, control y rendicin de cuentas y, servicios de informacin.

Por otro lado, de acuerdo con las normas antitrmites el Sistema nico de Informacin - SUIT, se define como la fuente nica y vlida de la informacin de los trmites y procedimientos administrativos de cara al ciudadano que las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadana.

Por lo anterior, los procedimientos administrativos que no sean objeto de registro en el SUIT, pueden ser divulgados en las pginas web de las instituciones, as como el acceso a la informacin relacionada con enlaces de inters nacional e internacional, revistas electrnicas, boletines, normas, publicaciones, noticias, guas, etc.

En las bibliotecas tradicionales los libros se encuentran realizados en papel y en las virtuales en formatos de textos digitalizados. Dentro de la poltica del DAFP, se considera que los servicios de las bibliotecas ya sean virtuales o presenciales, no deben ser objeto de registro en el SUIT, con la salvedad que aquellas instituciones (Ej. Biblioteca de la Fundacin Gilberto Alzate Avendao, Biblioteca Pblica Virgilio Barco) si deben registrar los procedimientos administrativos que tengan de cara al ciudadano por ser procesos misionales.

Ejemplos de procedimientos que no se deben registrar en el SUIT: Librera Virtual Agropecuaria - Corporacin Colombiana de

Investigacin Agropecuaria -CORPOICA Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia (BAC) -

Corporacin Colombiana de Investigacin Agropecuaria CORPOICA

Consulta Virtual Centro de Excelencia Fitosanitaria - ICA Consulta Biblioteca Agropecuaria de Colombia ICA Consulta del material bibliogrfico del Centro de

Documentacin Arcadio Plazas - Direccin de Derechos de Autor

20

Consulta de informacin pgina web de las instituciones pblicas

CONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOSCONCEPTOS BSICOS

Consulta bibliotecas ya sea virtual o presen-cial

javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl05$ctl01','')javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl05$ctl01','')javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl03$ctl01','')javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl05$ctl01','')javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl05$ctl01','')javascript:__doPostBack('dgServicios$ctl05$ctl01','')

Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico SIGEP

El SUIT est integrado con el Subsistema de Organizacin

Institucional del Sistema de Informacin y Gestin del Empleo

Pblico - SIGEP.

Dicha integracin consta de los mdulos que permiten gestionar

los datos que identifican y caracterizan las instituciones y los

organismos del Sector Pblico, como son: nombre, sigla,

identificacin, clasificacin orgnica, orden, departamento,

municipio, sector, nivel, naturaleza jurdica, entre otros, los que

son suministrados por el SIGEP al SUIT de forma automtica.

Lo anterior indica que, para que una institucin pblica registre,

consulte, gestione o racionalice trmites en el SUIT, debe contar

con el pre-requisito de estar registrado en el SIGEP, ya que desde

el SUIT no es posible la creacin de instituciones pblicas.

Si la institucin no se encuentra registrada en el SIGEP, puede

solicitar informacin del proceso de inclusin al correo

electrnico soportesigep@dafp.gov.co o a los nmeros:

En Bogot: Directo: 3360710

Conmutador: 3344080 Ext 176 o 212

A nivel nacional: 018000917770

Entonces, se entiende como sede el edificio o punto geogrfico que la institucin ingres en SIGEP y que

comparte con SUIT. Una institucin solo podr tener una nica sede, sta es entendida como ubicacin principal de la institucin. La actualizacin de los datos de la sede se hace directamente en el SIGEP y posteriormente se vern reflejados

en el SUIT.

Un punto de atencin, es todo lugar propio de la institucin, compartido, alquilado o de un tercero, donde el usuario puede dirigirse a recibir informacin, ejecutar u obtener el

producto o servicio del trmite a realizar.

La administracin de los puntos de atencin (creacin,

edicin y eliminacin) se realiza desde el SUIT, ingresando por

la opcin Gestin de puntos de atencin que se encuentra en el men de la aplicacin.

21

INTEGRACIN CON OTROS SISTEMASINTEGRACIN CON OTROS SISTEMASINTEGRACIN CON OTROS SISTEMAS

DE INFORMACINDE INFORMACINDE INFORMACIN

SIGEP sirve de apoyo a las instituciones en los procesos

de planificacin, desarrollo y la gestin del recurso

humano al servicio del Estado. Adicionalmente,

suministra la informacin necesaria para la formulacin

de polticas de organizacin institucional y recursos

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Con el fin de propender por una escritura unificada para el registro de los procedimientos administrativos en el Sistema nico de Informacin de Tramites - SUIT, se establecen los siguientes lineamientos, los cuales deben ser tenidos en cuenta y usados en su totalidad:

Los campos obligatorios se encuentran marcados en el sistema con el smbolo * . En caso de no diligenciar uno de los campos que se encuentre marcado con ste smbolo, el sistema no permitir continuar con el registro del procedimiento administrativo.

El SUIT 3.0, al ser un sistema de informacin desarrollado en su totalidad en tecnologa WEB, est en la capacidad de utilizar las

funcionalidades que los navegadores como Mozzilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, Zafari, entre otros, ponen a

disposicin de todas aquellas personas o aplicaciones que utilicen sus navegadores.

El SUIT 3.0 utiliza de los navegadores el Corrector ortogrfico, el cual se recomienda activar y usar para que los trmites no muestren errores de ortografa.

Cada navegador tiene su forma de activar dicha herramienta. A continuacin se explican los pasos de cmo hacerlo en los

navegadores ms comunes:

Activacin ortogrfica para el navegador Google Chrome:

1. Entrar a la configuracin de Google Chrome

2. Hacer clic en la opcin de Configuracin

3. Hacer clic en la opcin de Mostrar opciones avanzadas

4. Buscar la opcin de Idioma y hacer clic en el botn de Configuracin de idiomas y del corrector ortogrfico

5. En la ventana que abre el navegador, verificar que

est activa la opcin de Habilitar la opcin ortogrfica, que se encuentra en la parte inferior de la ventana; de lo contrario actvela.

22

Campos obligatorios

Corrector ortogrfico

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Activacin ortogrfica para el navegador Mozilla Firefox:

1. Hacer clic en la opcin de Herramientas

2. Hacer clic en la opcin de Opciones

3. Hacer clic en la opcin de Avanzado

4. En la pestaa General verificar que se encuentre activa la casilla de Comprobar la ortografa mientras se escribe; de lo contrario actvela.

Activacin ortogrfica para el navegador Internet Explorer:

Este navegador es el nico que no tiene dentro de sus

herramientas un corrector ortogrfico incluido. Para poder hacer uso de un corrector ortogrfico, se debe hacer la

instalacin de uno.

Se recomienda la descarga e instalacin del software gratuito Speckie, el cual se complementa adecuadamente con este navegador.

Speckie solo trae por defecto el diccionario para Ingls, de modo que cuando escriba cualquier palabra dentro

del Formato Integrado del Trmite - FIT la marcar como error.

Para instalar el diccionario en Espaol debe realizar los siguientes pasos:

1. Hacer clic sobre cualquier palabra resaltada como error.

23

2. Hacer clic sobre la opcin de Configuracin Speckie.

3. De la seccin de Directorios instalados, hacer clic en el botn de Obtener ms diccionarios

4. Seleccionar de la lista el diccionario Spanish (Espaol)

5. Hacer clic en la opcin de Instalar

Una vez se hayan realizado los pasos descritos, el diccionario quedar configurado y listo para usarse.

Utilizar verbos en infinitivo:

No utilizar gerundios:

Evitar el uso de complementos que no agregan valor

24

Al momento de escribir

Escriba No escriba

Diligenciar el formulario Diligenciando el formulario

Escriba No escriba

Debe acercarse a la

oficina

Debe acercarse a la ofici-

na ms cmoda para su

desplazamiento

Escriba No escriba

Firmar el documento Firmado el documento

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Evitar el uso de extranjerismos

Evitar escribir siglas

Evitar el uso de adjetivos

Evitar escribir en mayscula sostenida

Escribir en un lenguaje claro

Definicin:

Es un mtodo de comunicar informacin que busca

garantizar claridad y efectividad en la comunicacin entre los servidores pblicos y los ciudadanos, guiado por los principios

de claridad, cercana y estructura de la informacin. La informacin deber ser presentada siempre de tal manera

que el lector entender un texto a la primera lectura.

25

Escriba No escriba

Departamento Administra-

tivo de la Funcin Pblica

DAFP

Escriba No escriba

Formulario diligenciado Formulario debida y com-

pletamente diligenciado

Escriba No escriba

Lista de verificacin Check list

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Escriba No escriba

Solo se recibirn las solicitudes

que cumplan con todos los

requisitos exigidos en esta con-

vocatoria y con las fechas lmi-

te para recibir los documentos

Por ningn motivo, se recibirn soli-

citudes que no cumplan estricta-

mente con la totalidad de los requi-

sitos exigidos en esta convocatoria

y con las fechas lmite de recepcin

de documentos

Escriba No escriba

Licencia de conduccin LICENCIA DE CONDUCCIN

Ingresar a www.suit.gov.co con el usuario y contrasea asignada por el sistema, a travs de un correo cuyo remitente es Info Suit (info_suit@dafp.gov.co), previa solicitud a la mesa de ayuda del

SUIT (soportesuit@dafp.gov.co) en el caso de los Jefes de

Planeacin o la creacin de usuarios realizada por el Jefe de

Planeacin, en el caso de los Administradores de Trmites.

Dar click sobre la flecha en el men Ingresar al SUIT.

Digitar el usuario, contrasea y el captcha para iniciar sesin:

Una vez logeado, el sistema muestra los mdulos de

Administracin, Formato Integrado y Reportes, los cuales se describen a continuacin:

INGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMAINGRESO AL SISTEMA

http://www.suit.gov.comailto:info_suit@dafp.gov.co

Mdulo orientado a los Jefes de Planeacin o quien haga sus veces, el cual comprende las siguientes opciones de men:

Avance institucin, Gestionar usuario y Gestionar formularios.

Avance Institucin (vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin y Administrador de Trmites)

Muestra la informacin bsica de la entidad como nombre,

direccin, telfono, sitio web, as como el avance porcentual

de la institucin en Gestin de usuarios, Gestin de formularios y Gestin inventarios.

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Gestin de usuarios: Muestra los usuarios del sistema que se han creado en la institucin

Gestin de formularios: Lista los formularios que la institucin tiene disponibles para el registro de los Formatos

integrados.

Por esta misma opcin, tambin se puede consultar la gestin

de otra institucin.

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Gestionar Usuario (vista del Sistema con el rol Jefe de Planeacin)

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP,

inicialmente crea el nico usuario de cada institucin (Jefe de

Planeacin), quien a su vez tiene el rol de Administrador de usuarios (crear los dems usuarios responsables del registro de los Formatos integrados de la institucin) y, la responsabilidad de

la administracin de la informacin contenida en el sistema.

El Administrador de usuarios tiene la potestad de crear y desactivar en el sistema los Administradores de Trmites, y si

adems requiere permisos para registrar trmites, se debe crear

un usuario con el rol de Administrador de trmites, siguiendo las Polticas (archivo pdf) y el procedimiento de creacin de usuarios

descrito a continuacin:

Procedimiento para creacin de usuarios de Instituciones

Dar clic en la opcin del men Gestionar usuario - crear usuario

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Aparece la siguiente pantalla:

En el campo Informacin de la Cuenta, digitar el usuario, nmero de la clave, contrasea o password y volver a digitar el nmero

de la clave para confirmar la operacin.

Nota: Por seguridad, al utilizar por primera vez el sistema se recomienda cambiar la contrasea, de acuerdo con las Polticas

de creacin de usuarios (archivo pdf).

A continuacin, llenar todos los campos de Informacin del

usuario, recolectada previamente.

Campos Obligatorios:

Para la creacin de usuarios son obligatorios los campos de

Identificacin, Nombre, Apellido, Departamento donde domicilia,

Municipio donde domicilia, Correo electrnico institucional y

telfono.

GESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOS MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

El correo electrnico personal, la extensin y el telfono celular

son opcionales.

En la opcin Roles, seleccionar o marcar el rol de Administrador de trmites para el registro de trmites en el SUIT o Consultante de la entidad, que como su nombre lo indica, le permite a este usuario informarse sobre los contenidos de la institucin en el

sistema.

Dar clic en el botn con el smbolo ms para crear el usuario

1. Poltica para los nombres de usuarios

Al crear cualquier usuario, debe tener a mano:

Los nombres y apellidos completos de la persona

Nmero de documento de identificacin (ejemplo: cdula de

ciudadana)

Telfono fijo y/o extensin

Telfono celular

Correo electrnico institucional y el personal

Para crear el usuario con los datos que ya tiene, siga las siguientes

indicaciones:

Escribir la primera letra del primer nombre en mayscula

Luego, escribir el primer apellido completo (*)

Y luego, escribir los tres ltimos dgitos del documento de identificacin.

GESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOSGESTIN DE USUARIOS

En caso de presentarse homnimos, es decir, que el sistema informa

que ese usuario ya existe, tener en cuenta:

Despus de la primera letra del nombre, escribir la primer letra

del segundo nombre, seguido por el primer apellido completo

(*).

Si sigue existiendo duplicidad, escribir la primera letra del

nombre, escribir la primera letra del segundo nombre, seguida

por el primer apellido completo(*) y la primera letra del segundo

apellido.

(*) Nota: Los apellidos que contengan la letra no podrn escribirse con esa letra puesto que hay teclados que son en ingls y

no en espaol.

Si la persona slo tiene un nombre y existe duplicidad:

Escribir la primera letra del nombre en mayscula, seguido por el

primer apellido completo y la primera letra del segundo apellido. En la Institucin ABC, se crearn dos usuarios que utilizarn SUIT,

para lo cual, el encargado de ello al interior de la Institucin,

recolect la informacin y obtuvo los datos de un usuario de la

oficina de Sistemas:

Nota: Para la creacin los campos obligatorios son: identificacin, Nombre, Apellido, Departamento, Municipio, Correo institucional

y telfono.

El responsable de generar los usuarios, crea el usuario de la

Oficina de Sistemas siguiendo la poltica de la siguiente manera:

Dperalta354

El mes siguiente llega otra solicitud de creacin de usuario para

SUIT, el responsable de la Institucin ABC recolecta los datos de la

nueva persona de la Oficina de Planeacin, obteniendo en su

bitcora la siguiente informacin:

En este caso, los dos usuarios tienen su nombre que comienza por

la letra D, el mismo primer apellido y los tres ltimos nmeros de su documento de identificacin igual, entonces el segundo

usuario cmo lo crea? Siguiendo la poltica lo crea de la siguiente

manera:

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Ejemplo

DPperalta354 Adiciona la inicial del segundo nombre

A los tres meses llega otra solicitud de creacin de usuario para

SUIT, el responsable de la Institucin o Dependencia ABC,

recolecta los datos de la nueva persona de la oficina de Servicio

al Cliente, obteniendo en su bitcora la siguiente informacin:

En este caso, los tres usuarios tienen su nombre que comienza por

la letra D, el mismo primer apellido y los tres ltimos nmeros de su documento de identificacin igual. El segundo y tercer usuario

tienen su segundo nombre comenzando por la misma letra, la P, entonces cmo lo crea el tercer usuario?. Siguiendo la poltica lo

crea de la siguiente manera:

DPperaltaS354 Adiciona la inicial del segundo nombre y

apellido

2. Poltica para el manejo de usuarios por parte de la institucin Las personas responsables en la institucin, entidad u organizacin

de la creacin de los usuarios con rol de Administrador de Trmites, es decir quienes registrarn los trmites en el SUIT 3.0 debern tener en cuenta:

1. Llevar un control de los usuarios creados del SUIT 3.0.

2. Velar porque los usuarios cambien peridicamente su

contrasea, principalmente porque cambien la primera

contrasea asignada cuando se crea el usuario.

3. Inactivar los usuarios cuando salgan de vacaciones o cuando

se retiren de la Institucin.

4. Llevar un control de los usuarios creados e inactivados.

5. Reportar problemas a la Mesa de Ayuda del SUIT, en caso de

tener inconvenientes con su usuario con los que cree.

6. Reportar a la Mesa de Ayuda en caso de vacaciones u otro

motivo de ausencia, el reemplazo del rol de Administrador de Usuarios. Esto para que otra persona pueda crear Administradores de trmites durante la ausencia.

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

3. Poltica para el manejo de claves Por primera vez

Todo usuario que se cree por primera vez, debe tener una

contrasea, password o clave con las siguientes indicaciones:

Contener letras y nmeros

Ser de mnimo 8 caracteres

Esta clave le ser notificada al usuario al correo electrnico

institucional, ingresado en el sistema.

Peridicamente

Todo usuario debe cambiar su contrasea peridicamente

teniendo en cuenta las siguientes indicaciones:

Clave de fcil recordacin

Clave con letras y nmeros intercalados

Clave de mnimo 8 caracteres

No anotar la clave en un papel cerca a su escritorio

No divulgar o dar a conocer a otros su clave

Responsabilidades de usuarios y claves

Las responsabilidades de los usuarios del SUIT son:

Responsabilizarse de las acciones realizadas en el sistema

con el usuario asignado.

Debe ser personal e intransferible.

Seguir las polticas de manejo de usuarios de la Institucin.

Seguir las polticas sugeridas por el DAFP en cuanto a

claves y usuarios para el SUIT 3.0.

Informar su retiro por vacaciones, incapacidad o

cancelacin de contrato, para que el usuario sea

inactivado y no entregarlo a la persona que lo

reemplace.

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

4. Procedimientos

Para cambiar la clave Al utilizarse el sistema por primera vez, debe cambiarse la

contrasea, password o clave desde la opcin Mi cuenta

Dar clic en Cambiar contrasea

Digitar la clave asignada por el sistema

Digitar la nueva clave con las siguientes consideraciones:

Clave de fcil recordacin

Clave con letras y nmeros intercalados

Clave de mnimo 8 caracteres

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Gestionar Formularios

Un formulario es un elemento que permite la recoleccin de datos introducidos por un usuario para gestionar un trmite u otro procedimiento. Por tanto, no se considera formulario a los registros que son utilizados nicamente para la validacin de datos del usuario.

Este mdulo tiene como propsito indicar el procedimiento para cargar en el SUIT los formularios que se requieren para el registro de los formatos integrados, los cuales estn clasificados en tipo A y tipo B, soportado en el siguiente marco normativo:

Decreto 2150 de 1995, artculos 23 y 24 Ley 962 de 2005, artculos 4, 31, 43, 59 y 70 Decreto Ley 019 de 2012, artculos 4, 11, 26 y 37

Formulario tipo B Formulario nico nacional de solicitud de trmites, definido oficialmente y adoptado mediante norma, el cual es de obligatoria utilizacin y aplicacin en el territorio nacional. Debe estar disponible para el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrnico. Su modificacin solo puede ser realizada mediante otra norma. Este formulario puede ser utilizado por varias instituciones que soliciten informacin de la misma naturaleza y est vinculado con sus trmites.

En la columna Accin, se visualiza la siguiente informacin del

formulario:

Nombre del formulario

Nombre de la institucin que lo crea y su respetivo cdigo

Descripcin

La norma que crea el formulario

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Al dar clic en el botn del ms se van adicionando los

formularios tipo B al inventario de formularios de la institucin,

quedando disponibles para vincularlos con los formatos

integrados.

Formulario tipo A Formulario que crea la institucin para que el usuario realice los

trmites u otros procedimientos administrativos de cara al

usuario. ste formulario solo aplica a la institucin que lo crea y

puede ser modificado por la misma. Debe estar disponible para

el usuario de forma gratuita y oportuna en medio electrnico.

Crear formulario Para la creacin de los formularios tipo A y B se debe ingresar por la opcin CREAR FORMULARIO y registrar la siguiente informacin solicitada :

Cdigo institucin

Nombre del formulario

Descripcin

Anotaciones adicionales

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Tipos de Formularios Dependiendo de la disponibilidad del formulario para el usuario, se puede clasificar en descargable, diligenciable y transaccional.

Formulario descargable (Forma impresa)

Es el formulario habilitado por las instituciones para ser consultado o descargado por el usuario. Pueden servir como referencia o para ser impreso, diligenciado y presentado ante la institucin solicitante. Puede estar en archivos tipo TIFF, JPG, PNG, Open Office, Word, Excel, Power Point, PDF. El formulario debe corresponder con la versin del formulario fsico que la institucin entrega para la realizacin del trmite o del procedimiento administrativo de cara al usuario de manera presencial.

Formulario diligenciable

Es el formulario que se diligencia en lnea a travs de un aplicativo, pero requiere ser impreso por el usuario y entregado en forma presencial a la institucin. Puede estar en archivos tipo Word, Excel o PDF.

Formulario Transaccional

Es el formulario que se diligencia a travs de un sistema de informacin o aplicacin en lnea, sin necesidad que el usuario lo imprima y lo lleve a la institucin.

MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN MDULO DE ADMINISTRACIN

Una vez el Jefe de Planeacin o quien haga sus veces en la Institucin haya creado el Administrador de Trmites, ste ya

podr ingresar y registrar los trmites u otros procedimientos

de cara al usuario OPA as:

Dar clic sobre el botn FORMATO INTEGRADO.

En este mdulo se encuentran las siguientes opciones en men:

Inicio

Registrar Formato Integrado

Gestionar Puntos de Atencin

Bsqueda de Formato integrados

En el Inicio se encuentra un semforo con las siguientes

opciones que estn dadas por color para hacer su respetiva

diferencia

En creacin (Gris): Trmites u Otro procedimiento -OPA que la Institucin ha iniciado a registrar y no les ha dado finalizar.

Tareas pendientes (Rojo): Trmites u Otro procedimiento -OPA que la Institucin tiene para corregir, de acuerdo con

las observaciones que realiza el Asesor de Poltica.

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Inicio

Enviados para revisin: Trmites u OPA que la Institucin ha enviado al DAFP para verificacin.

Inscritos: Trmites u OPA que el DAFP ha aprobado y se visualizan en el Portal del Estado ColombianoPEC.

Por medio de la opcin Inscritos se podrn ACTULIZAR los Tramites u Otros procedimiento administrativos .

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

De acuerdo con los conceptos anteriormente expuestos, dar

clic sobre el botn que se desee inscribir segn FORMATO INTEGRADO. A continuacin se describe cada uno de los

componentes del Formato Integrado que aplica tanto para

trmites como para otros procedimientos administrativos de

cara al usuario

Se pueden registrar Trmites u Otros Procedimientos- OPAS

nicos de la institucin por la opcin REGISTRAR.

En esta seccin se encuentran las recomendaciones para el diligenciamiento de los campos del Formato Integrado - FI que tienen las polticas de uso en la seccin de Descripcin. Tenerlas en cuenta y aplicarlas para un registro exitoso y entendible para el usuario.

Escribir aqu el nombre del procedimiento administrativo de

la misma forma como es establecido en el fundamento legal

que lo crea. En caso que no lo diga de forma expresa, debe

ser redactado haciendo un anlisis del fundamento legal.

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Registro de Formato- nico

Nombre

Paso 1 DESCRIPCIN

Permite clasificar el nombre del procedimiento administrativo

por uno claro para el usuario, el cual debe estar relacionado

con el producto o servicio a obtener.

El nombre estandarizado est conformado por tres

elementos que son:

Accin es un verbo que identifica la actuacin del usuario frente al producto o servicio a obtener.

El verbo que se utilice debe indicar claramente en qu

etapa del ciclo de vida se encuentra el producto o servicio a obtener (inicio, - actualizacin, modificacin,

cambio, etc - fin).

Objeto es una palabra que define o describe el producto o servicio a obtener.

Complemento palabras o conjunto de palabras que proveen descripciones o detalles adicionales del

producto o servicio.

Escriba No escriba

Cdula de ciudadana Expedicin de documento de

identificacin

Visa turista Visa visitante turista

Nombre estandarizado

Ejemplo

Accin Objeto Complemento

Expedicin Cdula De ciudadana

Expedicin Visa Turista

Cancelacin Matrcula De vehculo automotor por

destruccin total a causa

de un accidente de trnsito

Ejemplo

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

La redaccin del propsito debe ser escrita respondindose

a la pregunta Cul es el objetivo del procedimiento

administrativo?. Debe dar al usuario una idea clara sobre la

finalidad del mismo. Debe ser breve y conciso.

Este campo contiene tres valores que son: Totalmente, Parcialmente y No disponible.

Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario nicamente usando medios electrnicos, este

debe ser clasificado como Totalmente. Aqu el usuario NO TIENE desplazamientos a algn punto de atencin de

la Institucin.

Si un procedimiento administrativo es desarrollado por el usuario nicamente de forma presencial, este debe ser

clasificado como No disponible

Si parte de un procedimiento administrativo lo desarrolla el usuario utilizando medios electrnicos y tambin de

forma presencial, este debe ser clasificado como

Parcialmente.

Se considera que es parcialmente en lnea si el usuario

realiza alguna de estas acciones:

Escriba No escriba

Obtener el documento de

identificacin a los

ciudadanos colombianos

que hayan cumplido

dieciocho aos de edad

Si usted es mayor de 18 aos

de edad debe solicitar la

cdula de ciudadana ante

cualquier Registradura

Autorizacin de ingreso y

permanencia en el pas a

extranjeros que vayan a

realizar actividades de

descanso o esparcimiento

Autorizacin de ingreso y

permanencia en el pas que

se otorgar al extranjero que

pretenda ingresar al pas para

realizar actividades de

descanso o esparcimiento y

que requiera visa de turista

para ingresar y permanecer

temporalmente en Colombia.

La primera visa visitante turista

deber tramitarse siempre en

los Consulados de Colombia

en el exterior.

Ejemplo

Propsito Se puede realizar por medios electrnicos

Parcialmente en lnea

Diligenciamiento en lnea de un formulario

Pago electrnico

Consulta en lnea de la respuesta del trmite

Envo de requisitos por correo electrnico

Recibo de respuesta telefnicamente

Ejemplo

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

El nombre del resultado del procedimiento administrativo es

el producto o servicio que obtiene el usuario y debe ser

escrito teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Respondindose a la pregunta Qu obtiene el usuario al finalizar el desarrollo del procedimiento administrativo?

El resultado debe ser coherente con el nombre del procedimiento administrativo

Evitar denominarlo con la palabra documento

Evitar negarlo y aceptarlo en la misma frase

Aqu la institucin debe registrar las Palabras o Frases que permita al usuario relacionarse o identificarse con el nombre

del trmite que desea realizar.

Estas Palabras o Frases son generalmente regionalismos, adaptaciones culturales, o simplemente una forma mas fcil

de identificar el trmite.

Estas palabras son utilizadas por el sistema en el momento en

que el usuario hace la bsqueda del trmite desde un

buscador WEB (Ejemplo: google).

Ejemplo

Nombre del resultado

Escriba No escriba

Cdula de ciudadana Documento de identificacin

Visa turista Visa visitante turista en oficina

de visas en inmigracin Co-

lombia

Examen reconocido Aprobacin o negacin de la

validez del examen

Tambin se conoce como

Trmite Tambin se conoce como

Licencia de conduccin Pase

Tarjeta de reservista de se-

gunda clase

Libreta militar

Pensin de vejez Jubilacin por vejez

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FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Este debe ser el tiempo que toma la institucin para la

ejecucin del procedimiento administrativo en condiciones

normales y sin la consideracin de excepciones.

Tenga en cuenta las siguientes caractersticas para

identificar si la obtencin del resultado del desarrollo del

procedimiento administrativo es inmediato:

Sucede enseguida y sin tardanza1

El usuario obtiene el resultado (producto o servicio) una vez termina de desarrollar el procedimiento

administrativo

No hay tiempos de espera por parte del usuario, ni cortos ni largos para obtener el resultado.

1 Definicin de www.rae.es

Se especifica solo en el momento en que el tiempo de

obtencin del producto o servicio es dado en Das.

Si el fundamento legal que soporta la adopcin del

procedimiento administrativo NO hace referencia a que la

ejecucin se realizar en das Calendario, se debe tomar como das Hbiles.

Cuando el tiempo de obtencin del producto o servicio es

dado en Meses y Aos los das sern tomados como Calendario

Aqu se ingresa informacin complementaria al tiempo de

obtencin cuando existen excepciones o condiciones

particulares en la ejecucin del procedimiento administrativo

por parte de la Institucin.

Tiempo de obtencin Hbil y calendario

Observaciones al tiempo de obtencin

Obtencin inmediata

Escriba

Si la expedicin de la visa de turista se realiza en las oficinas

de inmigracin en Colombia, el tiempo de obtencin es de

un (1) da.

Ejemplo

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Todos los procedimientos administrativos y las acciones y/o

condiciones que le son solicitadas al usuario deben estar

regulados mediante un fundamento legal, es decir, deben

estar claramente identificadas en alguno de los siguientes

tipos de normas:

El fundamento legal que debe ingresarse, es todo aquel que

hace referencia al trmite en lo concerniente a su: creacin,

vigencia, caractersticas, requisitos (acciones y/o

condiciones), costo, aplicacin, cobertura, etc

NO deben incluirse normas que no tienen relacin directa

con el trmite.

Si la norma que va a relacionar hace referencia al trmite en

una parte de su contenido, es necesario hacer la indicacin

exacta de esta, ya que es de orientacin y ayuda para el

usuario al momento de la consulta del fundamento legal.

La escritura adecuada de este campo debe tener la

siguiente estructura:

Tipos de normas

Acuerdo

Circular

Cdigo

Decreto

Decreto Ley

Directiva

Documento Tcnico

Estatuto

Ley

Norma Internacional

Ordenanza

Resolucin

Escriba No escriba

Decreto Ley 19 2012 Constitucin Poltica de

Colombia

Ejemplo

Ttulos, captulos o artculos

Paso 2 FUNDAMENTO LEGAL

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Escribir completa la palabra a la que se va a hacer referencia (Titulo, Capitulo, Articulo)

Hacer la separacin de los ttulos, captulos y/o artculos con una coma.

El orden de ingreso es primero Ttulos, despus captulos, artculos, numerales, literales y por ltimo

pargrafos

La primera letra debe ir en Mayscula

Todo fundamento legal, sin excepcin del tipo de norma,

debe tener un soporte documental de forma que, tanto el

usuario como las personas encargadas de la revisin y

aprobacin del trmite, puedan acceder al texto del

fundamento legal.

El soporte documental puede ser:

Adjuntar archivo soporte: Aqu el usuario carga el archivo que corresponde al fundamento legal que ingres; el

archivo debe estar en formato PDF .

El tamao que debe tener el archivo que se adjunte como

soporte no debe exceder las 10 Megas.

URL de la norma: Aqu el usuario puede asociar la URL (direccin WEB) en donde se encuentra en forma directa, el texto del fundamento legal que se ingresa.

La URL que se ingresa para hacer referencia a la

visualizacin del fundamento legal, NO puede ser de

pginas WEB diferentes a las siguientes:

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Escriba No escriba

Ttulo 1, Captulo 1, Artculos T 1, C 1, Art 4, 5 y 6

Ejemplo

Archivo soporte Institucin Pginas WEB

Presidencia de la Repblica www.presidencia.gov.co

Senado de la Republica de www.senado.gov.co

Ministerios

Diario oficial www.imprenta.gov.co

Pginas institucionales de

las instituciones

Alcaldas, Gobernaciones,

descentralizadas y adscri-

tas, o instituciones dueas

del tema

Si la norma que va a relacionar hace referencia al trmite en

todo su contenido, debe escribir la palabra Todos.

En esta seccin se encuentra la informacin necesaria para

indicar al usuario Dnde y Cundo puede realizar el trmite frente a la institucin.

Se debe seleccionar una nica opcin para indicar al

usuario en Dnde se puede realizar el trmite. Las opciones disponibles son:

Cualquier punto de atencin de la institucin: Se selecciona esta opcin cuando el usuario DEBE

acercarse a CUALQUIER punto de atencin de la

Institucin para ejecutar el trmite, sin importar su

ubicacin o capacidad de atencin.

En un punto de atencin especfico de la institucin: Se selecciona esta opcin cuando el usuario DEBE

acercarse a un punto ESPECFICO de la institucin para la

ejecucin del trmite.

Si selecciona la ltima opcin En un punto de atencin especfico de la institucin debe seleccionar, de la lista desplegable que ofrece el sistema, el punto de atencin

especfico en forma obligatoria.

NO es obligatorio el ingreso de las dos

formas presentadas para el soporte documental, pero S es obligatorio el ingreso de mnimo una de las formas. TIP

Se recomienda que los documentos

escaneados se realicen a baja resolucin.

En caso de que el documento ya

escaneado supere las 10 megas, se puede

utilizar el acrobat profesional para bajar la

resolucin del archivo.

TIP

Paso 3 INFORMACIN EJECUCIN

Puntos de atencin

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

A continuacin se describen los pasos que se deben realizar

para obtener los datos de Latitud y Longitud, utilizando aplicaciones gratis y de fcil uso.

Los pasos a seguir son:

1. Ingrese a http://maps.google.com/

2. En la barra blanca de bsqueda ingrese la direccin

del punto de atencin.

3. Si la direccin ingresada fue encontrada, identificar en

el mapa el icono que representa la ubicacin del

punto. Si no, navegar sobre el mapa y ubicar la

direccin deseada.

4. Hacer clic derecho sobre el punto

5. De las opciones que se presentan en el men que se desglosa, seleccionar la opcin de Whats here? o Que hay aqu?

Una vez seleccionada la opcin, en la barra blanca de bsqueda donde se ingresa la direccin, aparecern los valores en el siguiente orden: El primer valor indica la Latitud y el segundo indica la Longitud.

Men en ingls Men en espaol

Latitud y longitud

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Se debe seleccionar una nica opcin para indicarle al

usuario Cundo se debe realizar el trmite. Las opciones disponibles son:

Cualquier fecha: Se selecciona esta opcin cuando el usuario puede ejecutar el trmite en CUALQUIER

MOMENTO sin restriccin de fecha.

Fechas especficasPublicadas en su pgina WEB: Se selecciona esta opcin cuando para la ejecucin del

trmite, el usuario DEBE cumplir con un calendario de

fechas especfico.

Si la institucin tiene publicado el calendario de fechas

para el trmite que se est ingresando en su pgina WEB

institucional y oficial, debe ingresar la URL (Direccin WEB)

que lleve de forma directa al calendario de fechas.

Fechas especficasPara ingresar manualmente: Se leccionar esta opcin cuando para la ejecucin del

trmite el usuario DEBE cumplir con un calendario de

fechas especfico. La institucin ingresa en forma manual

cada una de las fechas con la siguiente informacin:

Fecha inicial Fecha final Observaciones

Fechas especiales: Se selecciona esta opcin cuando las fechas de ejecucin del trmite son irregulares y no estn

compuestas por una fecha inicial y una final

Fecha de ejecucin

Las Fechas especiales son una ayuda para que el usuario con sus palabras escriba el

comportamiento de las fechas irregulares, pero

es posible que estas fechas sean ingresadas, en

su mayora, tambin por la opcin de Fechas especficasPara ingresar manualmente

TIP

MODULO MODULO MODULO

FORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADOFORMATO INTEGRADO

Es muy importante la clasificacin y la seleccin de los valo-

res de forma correcta ya que esta seccin hace parte fun-

damental de los criterios de bsqueda que utiliza el usuario

para acceder a la informacin del trmite y de las estadsti-

cas que se generen para la alta gerencia

En esta seccin el usuario debe indicar la Audiencia a la cual

le aplica o beneficia la ejecucin del trmite.

.

Hay cuatro grupos de audiencias que presenta el sistema,

las cuales pueden ser combinadas entre s:

Instituciones pblicas: La seleccin de esta opcin indica que el trmite lo pueden ejecutar instituciones que hacen

parte del sector pblico, las cuales se convertiran en

usuario del trmite.

Ciudadano: Es toda persona natural, que tenga nacionalidad colombiana ya sea por nacimiento o por

que fue adquirida y pueden ser menores o mayores de

edad. Con el fin de precisar esta clasificacin y en

beneficio de reflejar estadsticas detalladas, se crearon

grupos que al momento de identificar que el trmite va

dirigido a alguno o muchos de estos, debe ser

seleccionado.

Grupos para Ciudadano

Infancia

Juventud

Adulto mayor

Gr