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Guia Office 365

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  • Taller Office 365 Gua paso a paso

    Publicado: Octubre 15, 2011

    Actualizado: Octubre 19, 2011

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Tabla de Contenido

    1. Introduccin a Microsoft Word 2010 ...................................................................................................... 3

    2. Introduccin a Microsoft Excel 2010 .....................................................................................................18

    3. Microsoft Outlook 2010 ..........................................................................................................................35

    4. Outlook Web App (OWA) .......................................................................................................................61

    5. Microsoft OneNote 2010 .........................................................................................................................64

    6. Sharepoint Online y Microsoft Office Professional Plus ....................................................................74

    7. Lync Online ................................................................................................................................................84

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    1. Introduccin a Microsoft Word 2010

    Microsoft Word 2010 ofrece lo mejor para todas las situaciones: caractersticas mejoradas para crear

    documentos de calidad profesional, maneras ms sencillas de colaborar con otros usuarios y acceso a

    los archivos desde casi cualquier lugar.

    A continuacin se crear un documento usando caractersticas propias de Word 2010.

    1.1. Ribbon mejorado

    Localizar los comandos que necesita cuando usted lo desee y donde desee. La cinta de

    opciones mejorada, adaptable, disponible en todas las aplicaciones de Office 2010.

    1.2. Microsoft Office Backstage Vista

    En el borde izquierdo de la cinta se ve en la ficha Archivo. Simplemente haga clic en esa ficha

    para un pase de acceso que hace que sea ms fcil que nunca gestionar los archivos y

    personalizar su experiencia en Word.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    1.3. Inicio - Efecto de Texto

    Abrir el documento Tcnicas de ventas (inicio).docx que se encuentra en el directorio

    C:\Taller Office 365\Word

    Seleccionar un prrafo del documento.

    Ubicarse en la pestaa Inicio en Fuente y dar click en la opcin Efecto de texto.

    Se cargar una nueva ventana con efectos prediseados.

    Seleccionar Relleno degradado anaranjado.

    1.4. Inicio - Uso y creacin de estilos

    Seleccionar el ttulo del documento Tcnicas de ventas.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Ubicarse en la pestaa inicio en la seccin de Estilos .

    Dar clic en la flecha que se encuentra en la barra de la seccin Estilos.

    Se cargara una lista de opciones, dar clic en la opcin Guardar seleccin como nuevo estilo

    rpido.

    Se cargara una nueva ventana, escribir Contoso Ttulo como nombre de estilo.

    Dar clic en modificar para dar formato al estilo.

    Se cargara una ventana nueva, modificar el Formato con Bookman Old Style, tamao de

    letra: 16, seleccionar Negrita y el tipo de color Verde.

    Dar clic en Aceptar para guardar los cambios realizados.

    Se cargara el documento con el ttulo con el formato creado anteriormente.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Ubicarse en la pestaa inicio en la seccin de Estilos, visualizar que se ha creado un nuevo

    estilo con el nombre Contoso Titulo, donde Ud. Puede utilizarlo n veces.

    Repetir los mismos pasos para crear nuevos estilos, ejemplo : seleccionar un prrafo del

    documento y crear el estilo : Contoso Prrafo.

    1.5. Insertar Caratulas

    Ubicarse en la pestaa Insertar y dar clic en la opcin Portada.

    Seleccionar la Portada Movimiento.

    La portada se situara en la primera hoja del documento por defecto, pero Ud. puede elegir en

    que parte del documento se insertara.

    Dar clic derecho a la imagen y dar clic en cambiar imagen.

    Elegir la imagen Ventas2011 situada en la carpeta imgenes_taller.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Llenar ttulo, ao, fecha y creador como se muestra en la imagen siguiente.

    1.6. Insertar Tablas

    Seleccionar del documento las fases del proceso de ventas.

    Ubicarse en la pestaa Inicio y dar clic en Insertar tabla en la opcin Tabla.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Se visualizara la tabla de la siguiente manera.

    La tabla se encuentra sin formato a continuacin ubicarse en la pestaa Herramienta de Tabla

    y dar clic en Diseo.

    Se visualizara una lista visual de los formatos predefinidos de las tablas que se encuentra en la

    biblioteca de Word 2010.

    Para este ejemplo elegimos el formato de la tabla que se encuentra en la siguiente imagen.

    A continuacin le agregamos un sombreado para personalizar nuestra tabla como se puede

    visualizar en la siguiente imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    1.7. Insertar - Insercin de imgenes

    Ubicarnos en el prrafo tcnicas de ventas.

    Ubicarse en la pestaa Insertar y dar clic en Imagen.

    Elegir la imagen Grupo de ventas.

    Una vez insertada la imagen dar clic en la pestaa Herramientas de Imagen.

    Ubicarse en la opcin de Posicin y elegir la posicin que se encuentra en la siguiente

    imagen.

    La imagen se visualizara de la siguiente manera .

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Para personalizar dar clic en formatos de imagen en la opcin estilos de imagen y elegir el

    estilo que se muestra en la siguiente imagen.

    1.8. Editar imgenes Chart

    Ubicarse en el prrafo Cierre de venta.

    Dentro del prrafo insertar la imagen ventas_saludo.

    Ubicarse en la pestaa Herramientas de imgenes y dar clic en la opcin Quitar fondo.

    Dar clic en la opcin Marcar las reas para mantener y con ayuda del mouse dibujar el

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    contorno que desea mantener.

    Para terminar dar clic en la opcin Mantener cambios.

    Para personalizar la imagen, ubicarse en la pestaa Herramientas de imagen y dar clic en

    Correcciones, elegir para este ejemplo lo que se visualiza en la siguiente imagen.

    Ubicarse al lado de la opcin Correcciones y dar clic en la opcin Efectos artsticos y elegir el

    efecto Pincel.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Para finalizar cambiar la posicin de la imagen.

    1.9. Insertar SmartArt

    Ubicarse en el prrafo Pasos para una buena venta.

    Ubicarse en la pestaa y dar clic en la opcin SmartArt.

    Se cargara una nueva ventana, de la lista elegir ciclo y dar clic en la imagen Ciclo

    Continuo.

    Se cargara el SmartArt en el prrafo.

    Seleccionar el SmartArt y dar clic en Herramientas de SmartArt en la parte superior y dar clic

    en la opcin Panel de diseo dentro de diseo.

    Se cargara una lista, llenar Los pasos para una buena venta dentro de los puntos.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez terminado se visualizara como la siguiente imagen.

    Para personalizarlo, dar clic en el SmartArt y ubicarse en la pestaa Herramientas de

    SmartArt y dar clic en la opcin Cambiar Colores y elegir el color que se muestra en la

    siguiente imagen.

    Luego de elegir el color, elegir el estilo del SmartArt como se puede visualizar en la siguiente

    imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    1.10. Diseo de pgina - Configuracin de pgina

    Ubicarse en la pestaa Diseo de Pagina.

    Ubicarse dentro de Configurar pgina y dar clic en la opcin Orientacin.

    Se cargara una lista de opciones, dar clic en Horizontal.

    Visualizar el documento modo Horizontal.

    1.11. Referencias Tabla de contenidos

    Agregar una pgina despus de la caratula.

    Dentro de esa pgina ubicarse en la pestaa Referencias.

    Dar clic en la opcin Tabla de Contenido.

    Elegir el tipo de tabla tomando como ejemplo la imagen siguiente.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez creada la tabla se visualizara como la imagen siguiente.

    1.12. Referencias Comentarios

    Seleccionar el prrafo de tcnicas de venta.

    Ubicarse en la pestaa Revisar y dar clic en la opcin Nuevo Comentario.

    Se cargara una ventana donde podr ingresar el comentario.

    Tome como ejemplo la siguiente imagen para agregar el comentario.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    1.13. Vista Vista de Documentos

    Ubicarse en la pestaa Vista.

    Dar clic en la opcin Lectura de pantalla completa.

    1.14. Temas adicionales de Office

    Ubicarse en el tab Diseo de pgina, luego hacer clic en Temas.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    1.15. Panel de navegacin

    Ubicarse en el tab Vista, luego hacer clic en el check Panel de navegacin, tal como se

    muestra en la imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    2. Introduccin a Microsoft Excel 2010

    Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca,

    lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y

    visualizacin le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga

    acceso fcilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prcticamente cualquier

    explorador web o smartphone.

    A continuacin se desarrollaran ejemplos del uso de las caractersticas de Microsoft Excel 2010.

    2.1. Sparklines (Minigraficos)

    A continuacin mostraremos como crear un sparkline en un reporte Excel.

    Abrimos el archivo Excel llamado Sparklines, que se encuentra en la siguiente Ruta C:\Taller

    Office 365\Excel

    Tenemos un reporte que muestra las ventas.

    Nos ubicamos en la celda H5, luego hacemos clic en el tab insertar y en la seccin

    Minigrficos hacemos clic en Lnea.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Nos aparece la ventata Crear Grupo Minigrafico, aqu hacemos clic en Rango de datos.

    Seleccionamos el rango de celdas que graficar el Minigrafico, en nuestro caso de C5:G5;

    luego presionamos ENTER.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Nos aparece la siguiente ventana donde haremos clic en Aceptar.

    Nos mostrar el minigrfico de tipo lnea que se ha creado en la celda H5, adicionalmente

    podemos agregarle Marcadores a este Minigrafico.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    2.2. Segmentacin

    A continuacin mostraremos como crear un sparkline en un reporte Excel.

    Abrimos el archivo Excel llamado Segmentacin, que se encuentra en la siguiente Ruta

    C:\Taller Office 365\Excel

    Tenemos un reporte que muestra los datos de las ventas.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Hacemos clic sobre el tab insertar, luego clic en Tabla Dinamica tal como se muestra en la

    imagen.

    Nos aparece la siguiente ventana, en la seccin Elija donde desaa colocar el informe de tabla

    dinmica seleccionamos Hoja de calculo existente donde seleccionaremos la Celda D13 de la

    Hoja2. Finalmente hacemos clic en Aceptar.

    Se crea la tabla dinmica tal como se muestra en imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    En lista de Campos de Tabla dinmica seleccionamos Product Category y Sales Amount.

    En Herramientas de Tabla dinmica hacemos clic en Opciones luego clic Insertar

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Segmentacin de datos.

    Seleccionamos los campos que se indican en la imagen. Luego hacemos clic en Aceptar.

    Finalmente tenemos los segmentos de datos insertados en la tabla dinmica.

    Reorganizamos los mismos para que finalmente quede como se muestra en la imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    2.3. Formato condicional

    A continuacin mostraremos como crear usar el formato condicional conExcel 2010 en un

    reporte.

    Para desarrollar este ejemplo abrimos el archivo llamado Sparklines que se encuentra en la

    ruta C:\Taller Office 365\Excel

    Una vez abierto el archivo nos ubicamos en la celda K5 tal como se muestra en la imagen.

    Ingresamos la siguiente formula en la celda K5, luego presionamos ENTER.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Expandemos la formula a toda la columna K.

    Mantenemos seleccionamos los datos de la columna K y hacemos clic en Inicio luego clic en

    Formato Condicional dentro de la seccin estilos, luego seleccionamos Conjunto de iconos y

    hacemos clic en 5 flechas como se indica en la imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez seleccionado el Conjunto de iconos, el reporte quedara como se muestra en la

    imagen.

    Finalmente editamos la regla de Formato condicional, haciendo clic en Administrar Reglas

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Hacemos clic en Editar Regla

    Hacemos clic en el check Mostrar icono solamente.Luego hacemos clic en Aceptar dos

    veces.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Finalmente el reporte debera quedar como se muestra en la imagen.

    2.4. Formato de tablas

    Abrir el documento Cuadro_de_ventas.xls que se encuentra en la ruta C:\Taller Office

    365\Excel

    Seleccionar todos los datos que se encuentra en la Hoja1.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Ubicarse en la pestaa Inicio.

    Ubicarse en el grupo Estilos, dar clic en la opcin Dar formato como tabla.

    Para este ejemplo Seleccionar el formato Estilo de tabla medio 16.

    Se cargara una ventana donde confirma que celdas se estn seleccionando para crear la tabla

    y si tiene o no encabezados si su tabla no contiene encabezados quitar el check.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    2.5. Inicio Estilos de celda

    Seleccionar los montos de la columna Precios.

    Ubicarse en la pestaa Inicio.

    Ubicarse dentro del grupo Estilos, dar clic en el botn de ver ms dentro del recuadro de los

    estilos predefinidos.

    Se cargara una lista de estilos, ubicarse en la seccin Estilos de celda temticos.

    Dar clic en la opcin Enfasis1.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    2.6. Insertar Creacin de grficos

    Crear una tabla de datos sobre ventas por ao como se puede apreciar en la siguiente

    imagen.

    Para ingresar los datos de total 2009, ubicarse en la columna ao donde se encuentran los

    datos, dar clic en el encabezado y seleccionar el ao 2009.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Dentro del campo total del ao 2009 Ingresar la siguiente formula =SUM y seleccionar todos

    los valores de la columna precio y apretar la tecla Enter.

    Ingresar la suma de cada uno de los aos siguientes utilizando el mismo mtodo filtrando los

    aos.

    En el Campo total, ingresar la Formula =SUM para sumar los aos 2009, 2010 y 2011.

    Una vez que la tabla este con la informacin, seleccionar las celdas aos y total hasta el ao

    2011.

    Ubicarse en la pestaa Insertar.

    Ubicarse en la Seccin Grficos dar clic en la opcin Columna.

    Se cargara una lista de opciones, ubicarse en la seccin Columna en 3D, dar clic en la opcin

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Columna Agrupada en 3D.

    Se cargara el grafico, seleccionar el grafico, ubicarse en la pestaa Diseo, en la seccin

    Diseo de Grafico y seleccionar Diseo 2.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3. Microsoft Outlook 2010

    Microsoft Outlook 2010 ofrece herramientas de primera calidad para la administracin del correo

    electrnico personal y de negocios a ms de 500 millones de usuarios en todo el mundo. Con el

    lanzamiento de Outlook 2010, obtendr un conjunto mejorado de experiencias para satisfacer sus

    necesidades de comunicacin en el trabajo, el hogar y la escuela.

    A continuacin se desarrollaran ejemplos del uso de las caractersticas de Microsoft Outlook 2010.

    3.1. Vista Conversacin

    Por defecto la bandeja de entrada de Microsoft Outlook 2010 muestra los correos de la

    siguiente manera.

    Para habilitar la vista de conversacin hacemos clic en Vista luego activamos la casilla Mostrar

    mensajes en conversaciones, luego hacemos clic en Todas las carpetas.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez habilitada la vista de conversacin los mensajes se vern agrupados por el asunto, tal

    como se muestra en la imagen.

    Si el usuario quiere quitar los correos redundantes de la conversacin seleccionada hace clic

    sobre el botn Limpiar tal como se muestra en la imagen.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez aplicada la limpieza podemos ver como se redujo la cantidad de mensajes.

    Si el usuario quiere dejar de recibir mensajes sobre esta conversacin har clic sobre el botn

    Ignorar, antes debe seleccionar la conversacin de la cual quiere dejar de recibir tanto los

    mensajes actuales como los futuros se iran al folder de elementos eliminados.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.2. Pasos rpidos (Quick Steps)

    Una caracterstica nueva incluida en Outlook 2010 con el fin de que el usuario pase menos

    tiempo en tu bandeja de entrada mediante la reduccin del nmero de clics necesarios para

    tomar medidas, son los Quick Steps o pasos rapidos.

    Para ubicar los Quick Steps en Outlook 2010 hacemos clic en tab Inicio tal como se muestra

    en la imagen.

    Para crear un nuevo paso rpido hacemos clic en Crear nuevo.

    Nos aparece la siguiente ventana donde podemos elegir todas las opciones ah listadas.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.3. MailTips

    Para los usuarios empresariales, el envo de correo electrnico innecesarios y distribucin de

    mensajes confidenciales informacin fuera de la empresa son preocupaciones frecuentes. La

    nueva funcin de sugerencias de correo electrnico.

    En Outlook 2010, entre los MailTips mas usados tenemos los siguientes: cuando la lista de

    distribucin es muy grande, cuando alguien esta fuera de la oficina, cuando la direccin del

    receptor no es valida y los External Parties que ayuda a prevenir el envio de informacin

    confidencial fuera de la empresa.

    Ejemplo de MailTip.

    3.4. Categorizar correos electrnicos

    Posicionarse sobre el correo que deseamos categorizar.

    Dar clic sobre el rectngulo ubicado al lado derecho del correo y aparecer una lista de

    Categoras con distintos colores.

    Seleccionar la Categora de Color Rojo.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Para crear nuevas categoras Ubicarse en la misma lista de opciones para categorizar un

    correo.

    Dar Clic en la opcin Todas las categoras.

    Dar Clic en el botn Nuevo.

    Seleccionar un color y digitar el nombre de la nueva categora: Revisar con detenimiento.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.5. Herramientas de bsqueda

    Para usar la herramienta de bsqueda nos ubicamos en el tab Herramientas de bsqueda y

    hacemos clic en Buscar por defecto Otulook buscara en la carpeta actual.

    Para buscar correos electrnicos por categoras y propiedades, ubicarse en la seccin de

    bsquedas.

    Ubicarse en la cinta de Buscar y seleccionar la opcin Categoras.

    Se cargara la lista de las categoras, dar clic en la categora indicada o requerida.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Si quiere buscar con ms detalle elija ms opciones de bsquedas que se encuentra en la

    cinta Buscar.

    3.6. Calendario

    Para acceder al calendario en el Panel derecho dar clic en la opcin Calendario.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Para Ver reuniones por das, ubicarse en Calendario.

    Ubicarse en la parte superior en la cinta de opciones y dar clic en la opcin Da en la seccin

    Organizar.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Si queremos ver el calendario para das especficos podemos hacer lo siguiente, en el mini

    calendario al lado izquierdo, seleccionar con la tecla Control (ctrl) 3 das: Lunes, Mircoles y

    Viernes.

    Si queremos queremos reagendar y cambiar el dia de la reunin podemos hacer Drag and

    Drog de Reuniones.

    Dar clic dentro de la cinta opciones la opcin Semana Laboral para cambiar la vista en que se

    ver el Calendario..

    Seleccionar una reunin del da mircoles y arrastrarla sin soltar el mouse hacia el da jueves.

  • 45

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.7. Crear nueva regla de correo electrnico

    Dirigirse a la vista Backstage desde la pestaa Archivo, y en la opcin informacin dar click en

    el botn Administrar reglas y alertas.

    Se abrir una nueva ventana, y se presionar la opcin Nueva regla.

    Luego aparecer otra ventana en la cual se mostrarn todas las opciones de reglas, en este

    caso se proceder con la primera opcin de Mover a una carpeta los mensajes de una

    persona.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Luego, en la siguiente ventana aparecern las condiciones que se desean comprobar. De las

    cuales se elegir la primera. Y se posicionar en el paso 2, en el cual le dar click a la opcin

    de personas o grupo pblico al cual se aplicar la regla.

    Elegir las personas a a plicar la regla y dar click en Aceptar.

  • 48

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    En la ventana de las condiciones, ir a la segunda opcin del Paso 2 (carpeta especificada),

    para poder editarla, y de esta forma aparecer la siguiente ventana para elegir la carpeta de

    destino a considerar en la regla. Dar click en Aceptar, y luego en la ventana de Condiciones

    presionar Siguiente.

    Elegir que se desea hacer con el mensaje. En este caso se mantendr las opciones

    predeterminadas y dar click en Siguiente.

  • 49

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Dejamos las acciones seleccionadas por defecto y hacemos clic en siguiente.

    Elegir excepciones. En este caso no las habr y dar click en Siguiente.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Finalmente, configurar las opciones de regla. En este caso ser Activar la regla, asi como se

    podran elegir cualquiera de las otras dos opciones.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.8. Drag and Drop de correos electrnicos

    Seleccionar el ltimo correo que acabamos de leer.

    Arrastrar el correo sin soltar el mouse hacia la carpeta Atendidos ubicada debajo de Inbox.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.9. Generar convocatoria de reunin

    Dar clic en la flecha al lado derecho del botn Nuevo Elemento que se encuentra en la

    pestaa Inicio.

    Seleccionar de la lista desplegable la opcin Reunin.

    3.10. Agregar nuevos contactos

    Dirigirse a la seccin Contactos de la barra lateral izquierda, y ubicarse en la opcin Nuevo

    contacto de la pestaa Inicio.

    Se abrir una nueva ventana en la cual se podr llenar todos los datos del contacto, y

    finalmente hacer click en Aceptar para guardar todos los cambios y agregar al contacto.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.11. Activar aviso sobre el contacto para recordarme llamarlo

    Ubicarse en el Men contactos y seleccionar un contacto que se encuentra en la lista.

    En la parte superior izquierda seleccionar la bandera de color rojo Seguimiento

    Seleccionar de la lista desplegable la opcin Agregar aviso

    En la ventana emergente seleccionar la Fecha y Hora de aviso para recordarme comunicarme

    con el Contacto. Luego hacemos clic en Aceptar.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.12. Enviar un Nuevo correo electrnico

    Dirigirse a la seccin de correo, luego a la pestaa Inicio y dar click a la opcin Nuevo

    mensaje de correo electrnico.

    Se abrir una nueva ventana, en la cual se podrn llenar varios campos tales como: Para,

    Asunto, cuerpo del mensaje, entre otros.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.13. Configurar opcin de confirmacin de lectura

    Ubicarse en la pestaa Inicio.

    Dar clic en la opcin nuevo mensaje de correo electrnico.

    Se cargara una nueva ventana.

    Dentro de ese ventana ubicarse en la pestaa opciones.

    Seleccionar la opcin Solicitar confirmacin de lectura.

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    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.14. Enviar correo a la lista de tareas

    Dirigirse al correo electrnico deseado, dar click derecho, presionar la opcin seguimiento y

    seleccionar la fecha de tarea segn la lista preestablecida o personalizarlo.

    Finalmente, dirigirse a la seccin Tareas de la barra lateral izquierda y seleccionar la nueva

    tarea creada enviada desde la seccin correos y comprobar su seguimiento.

    3.15. Compartir calendarios

    Dar clic en la opcin Calendario que se encuentra en el men principal en la parte inferior

    Se cargara una nueva ventana y ubicarse en el ttulo Mis calendario.

    Dar clic derecho sobre el ttulo.

    Se cargara lista de opciones dar clic en la opcin Agregar calendario.

    Se cargara una nueva lista y dar clic en la opcin Desde lista de direcciones

  • 57

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Se cargara una nueva ventana con la lista de los contactos.

    Dar doble clic sobre el contacto que desea agregar, para finalizar dar clic en el botn

    Aceptar.

    Se visualizara debajo del ttulo Calendario Compartidos el calendario que acaba de agregar.

    3.16. Enviar disponibilidad por correo electrnico

    En la casilla de Inbox (Bandeja de Entrada) ubicar el correo deseado.

    Clic en la opcin Responder para responder el correo. Se abrir una nueva ventana para

    responder el correo.

  • 58

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    En la parte superior clic en el botn Calendar. Aparecer una nueva ventana para elegir la

    informacin de nuestro calendario que deseamos compartir.

    En la seccin Intervalo de Fechas seleccionar Prximos 7 das.

    En Detalle, seleccionar Detalles completos.

    Se mostrar el detalle de nuestra disponibilidad para los prximos 7 das.

  • 59

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.17. Visualizacin previa de documentos.

    Posicionarse sobre el correo deseado.

    Dar clic sobre el archivo adjunto.

    Podremos pre visualizar el documento desde Outlook sin necesidad de tener que abrirlo o

    guardarlo en cualquier otro lugar.

  • 60

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    3.18. Visualizacin previa de imgenes.

    Seleccionar el correo con la imagen adjunta y hacer un solo click al archivo adjunto.

    Se visualizar la imagen de la siguiente manera:

  • 61

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    4. Microsoft Outlook Web App (OWA)

    4.1. Acceso al Microsoft Outlook Web App

    Ingresar al enlace: http://login.microsoftonline.com/

    Ingresar su usuario (Id. De MS Online Services) y contrasea.

    Una vez ingresado se abrir una nueva ventana donde se cargara la pgina principal, como se

    puede apreciar en la siguiente imagen, y dar click en la opcin Bandeja de Entrada.

  • 62

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Se cargara una nueva ventana donde se aprecia el entorno Web de Outlook.

    4.2. Abrir archivos adjuntos en el navegador

    Abrir el correo que contiene el archivo adjunto.

    En los adjuntos dar clic en el enlace al lado que Abrir como pgina Web.

  • 63

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Revisar cada uno de los adjuntos. (Word, PowerPoint, Excel).

  • 64

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    5. Microsoft OneNote 2010

    Con OneNote 2010, tiene acceso prcticamente de manera ininterrumpida a sus notas e informacin,

    ya que le brinda la capacidad de tener acceso a sus archivos desde cualquier parte, ya sea que est en

    el trabajo, en su casa o en otro lugar.

    A continuacin se desarrollaran algunos ejemplos usando las caractersticas de Microsoft OneNote

    2010.

    5.1. Familiarizarse con Onenote 2010

    Herramientas de formato de texto:

    Cambio de formato, cambio de tamao de letra, subrayado, negritas, estilos y entre otras

    funcionalidades como se presenta en la imagen siguiente:

    o Una vez realizado algunos de esos cambios se pueden visualizar de la siguiente

    forma:

    Bsqueda: Utilizar la barra de bsqueda ubicada en la parte superior del botn Nueva

    pgina. (Hacer click al botn para ver lista desplegable de tipo de bsqueda).

  • 65

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Compartir un cuaderno:

    o Hacer click en la pestaa archivo.

    o Hacer click en la opcin Compartir.

    Grabar audio y video:

    o Hacer click en la pestaa Insertar.

    o Hacer click en la opcin Grabar Video o Grabar Audio en la seccin Grabacin.

    5.2. Bloc de notas y la vista backstage

    Ingresar a Vista Backstage, dirigindose a la pestaa Archivo.

  • 66

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Abrir Bloc de notas.

    Crear Bloc de notas (cuaderno).

    Propiedades de Bloc de notas.

    o Dirigirse a la barra lateral izquierda, hacer click derecho al bloc de notas deseado y

  • 67

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    dirigirse a la opcin Propiedades como se muestra a continuacin.

    o En la nueva ventana abierta se puede apreciar que se pueden hacer diversas

    modificaciones como: cambio de nombre, color del bloc de notas, ruta de acceso y

    el formato del bloc.

    o Una vez hecho los cambio, dar click en el botn Aceptar para que tomen efecto.

    5.3. Pginas y secciones

    Nueva pgina o subpgina.

    o Dirigirse a la barra lateral derecha y hacer click en el botn de ampliacin y elegir

    crear pgina o subpgina como se desee.

  • 68

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    o Una vez hecho varias modificaciones de creacin de pginas y subpginas, se puede

    visualizar una estructura como la siguiente:

    Convertir a subpgina o promover subpginas.

    o Dirigirse a la pgina o subpgina deseada, hacer click derecho y dar click a

    promover o convertir subpgina, dependiendo si se desea elevar el rango o

    disminuirlo.

  • 69

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Mover o copiar pginas.

    o Dirigirse a la pgina o subpgina deseada, hacer click de recho y dirigirse a la

    opcin Mover o copiar.

    o Luego, se abria el siguiente cuadro y en l, ubicar la posicin a la cual uno desea

    moverlo en el bloc de notas, y dirigirse al botn mover o al botn copiar segn sea

    el caso.

    Enviar pginas por correo electrnico como cuerpo del mensaje.

    o Seleccionar la pgina o subpgina y dirigirse a la vista Backstage mediante la

    Pestaa Archivo, dar click a la opcin Enviar y finalmente oprimir la opcin: Enviar

    pgina por correo electrnico.

  • 70

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    o Se podr observar que se abri el siguiente cuadro de envo de correo y en el

    cuerpo del mismo la pgina seleccionada del OneNote.

    Enviar pginas por correo electrnico como archivos adjuntos.

    o Seleccionar la pgina o subpgina y dirigirse a la vista Backstage mediante la

    Pestaa Archivo, dar click a la opcin Enviar y finalmente oprimir la opcin: Enviar

    pgina como datos adjuntos por correo electrnico.

  • 71

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    o Se podr observar que se abri el siguiente cuadro de envo de correo y como

    archivos adjuntos estar la pgina seleccionada.

    Nueva seccin.

    o Dirigirse al botn indicado en la siguiente imagen para aadir instantneamente

    una nueva seccin.

    Cambiar propiedades de seccin.

    o Dirigirse a la seccin de seada y dar click derecho. Consiguientemente se abrirn

    una lista de opciones en las cuales se puede cambiar el nombre, el color, dar

    proteccin entre otras.

  • 72

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    5.4. Insertar y vincular notas

    Insertar Recorte de pantalla.

    o Dirigirse a la pestaa Insertar, y presionar la opcin recorte de pantalla en la cual se

    podr cortar una seccin de la desktop, la cual aparecer en el bloc de notas.

    Insertar vnculo.

    o Dirigirse a la seccin, imagen u otro objeto, dar click derecho, y presionar la opcin

    vnculo.

  • 73

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    o En la ventana emergente, se podr seleccionar el bloc, pgina o subpgina a la cul

    se desea vincular el objeto o texto.

    Copiar y pegar elementos.

    o Se puede utilizar la opcin de Copia al seleccionar una serie de objetos o texto, y

    luego se puede usar la opcin Pegar, la cual trae diversas opciones de pegado

    especial que uno podra utilizar como: Pegar solo el texto, pegar sin formato, pegar

    solo ls imgenes, entre otras.

  • 74

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    6. Microsoft SharePoint Online

    Nuestra conocida tecnologa Microsoft SharePoint Server, que se ofrece como un servicio en lnea,

    pone el poder de la nube al servicio de su organizacin.

    Caractersticas:

    Administre y comparta documentos importantes con compaeros de trabajo.

    Comparta actualizaciones de estado e informacin detallada personal con compaeros de

    trabajo.

    Mantenga a los equipos sincronizados y administre proyectos importantes.

    Busque personas y documentos importantes con facilidad.

    Mantngase al da de la informacin y las noticias de la compaa.

    Cree documentos de Microsoft Office y gurdelos directamente en SharePoint Online.

    Proteja el contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.

    A continuacin mostraremos algunas caractersticas de SharePoint Online.

    6.1. Ingreso a SharePoint Online

    Para ingresar a SharePoint Online el usuario ubicado en la pagina de Inicio de Office 365, har

    clic en Sitio de grupo.

  • 75

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    6.2. Creacin de Biblioteca

    Para crear una biblioteca de documentos, el usuario hace clic en Ver todo el contenido del

    sitio.

    Hacer clic en Crear.

    Seleccionamos Biblioteca de documentos a la cual llamaremos Normativas, tal como se indica

  • 76

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    en la imagen.

    Finalmente tenemos nuestra Biblioteca de Normativas Creada.

    6.3. Publicacin de documentos en SharePoint Online

    Existen dos maneras de publicar archivos office en SharePoint Online.

    La primera consiste en hacer clic en el Tab Archivo del documento Office, una vez que estemos

    en el vista Backstage seleccionamos Guardar y Enviar luego seleccionamos Guardar en

    SharePoint y hacemos doble clic en Buscar una ubicacin.

  • 77

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    En la ventana Guardar Como, ponemos la direccin URL de la Biblioteca de documentos

    llamada Normativas. Finalmente hacemos clic en Guardar.

    La segunda manera de publicar archivos office en SharePoint, consiste en directamente cargar

    el archivo en la Biblioteca de documentos, para lo cual se sigue el siguiente procedimiento.

    Una vez en SharePoint Online, nos ubicamos en la Biblioteca de documentos llamada

    Normativas.

  • 78

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Hacemos clic en Agregar documento.

    En la ventana Cargar documento hacemos clic en Examinar

    Seleccionamos el archivo que se va a cargar y hacemos clic en Abrir, luego en Aceptar.

    Finalmente tendremos el documento publicado en SharePoint Online.

    6.4. Coautoria con Microsoft Word

    Se seleccionar el archivo de Word a editar en el Sharepoint, dndole un click al nombre del

    documento.

  • 79

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Al hacer esto el documento se abrir en el mismo explorador como se puede ver en la imagen

    de abajo.

    Adems se podrn ver otros controles como la edicin del documento y la bsqueda de

    alguna palabra clave.

    Nos centraremos ahora en la edicin del documento pero sobre la aplicacin de escritorio MS

    Word.

    Dar un clic en el botn Open in Word.

    En el mensaje de advertencia que aparecer seleccionar la opcin Editar y dar un clic en

    Aceptar como se observa en la imagen.

  • 80

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Ya con el documento abierto en Word empezaremos a editarlo escribiendo sobre un prrafo

    como se observa en la imagen.

    De pronto se observa que alguien ms ha empezado a editar el mismo archivo, como se

    puede ver en el mensaje de advertencia que aparece en la imagen de abajo.

  • 81

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez en el documento se podr apreciar cual es el prrafo exacto en el que se encuentra

    trabajando la otra persona como se ve en la imagen.

    6.5. Coautoria con Microsoft Excel

    Nuevamente en el portal del SharePoint dar un clic sobre el nombre del archivo Excel como

    se ve en la imagen.

  • 82

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez en el documento Excel podremos ver como mantiene su formato aunque se haya

    abierto desde el explorador.

    Luego dar un clic en la opcin Edit in Browser como se ve en la imagen.

    A continuacin aparecer un panel de control con las opciones de edicin que cuenta el Excel

    WebApps.

  • 83

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    En similitud con Word se podr trabajar en equipo como se observa en la imagen de abajo.

  • 84

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    7. Lync Online

    7.1. Conferencia Web y Presentaciones

    Nuevamente desde el OWA dar un doble clic sobre el correo que contiene la conferencia.

    En el correo dar un clic sobre el enlace llamado Join Online Meeting.

    A continuacin en el mensaje de advertencia que aparecer seleccionar la segunda opcin y

    luego dar clic en OK.

    Ya en la conferencia web se podrn ver los principales controles as como los participantes

    como se observa en la imagen.

  • 85

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Para empezar a presentar un archivo PPT se tendrn que seguir los sgtes pasos.

    Dar un clic en Share ubicado en la parte superior del panel de control.

    Luego dar otro clic en la sub opcin PowerPoint Presentation como se observa en la imagen.

    Se tendr que buscar el archivo a presentar y al dar un clic en ok.

    Finalmente aparecer la presentacin PowerPoint como ve en la imagen.

    7.2. Herramientas de conferencia Web Pizarra

    Para empezar a usar la pizarra se tendrn que seguir los sgtes pasos.

    Dar un clic en Share y luego dar otro clic en la sub-opcin New White board como se ve en la

    imagen.

  • 86

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    La pizarra es una herramienta que permite poder compartir ideas durante una conferencia

    web usando su gran variedad de opciones como se pueden ver en la imagen.

    7.3. Herramientas de conferencia Web Compartir aplicaciones

    Para compartir una aplicacin (Word, Excel, SAP, EBS, etc) durante una conferencia se puede

    hacer uso de la herramienta Compartir Aplicaciones.

    Para hacerlo dar un clic en Share luego en la sub-opcin Program como se ve en la imagen.

  • 87

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    A continuacin aparecer una ventana con la lista de aplicaciones que se encuentran en ese

    momento en uso.

    Para el ejemplo dar un clic en la aplicacin Excel como se ve en la imagen y se encuentra en

    la ruta C:\Taller Office 365\Lync

    Luego dar un clic en el botn Share.

    A continuacin aparecer la aplicacin que ha sido compartida.

    En caso uno de los participantes desee empezar a utilizar esta aplicacin lo que tendr que

    hacer es dar un clic en la opcin Request Control como se ve en la imagen.

  • 88

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Al presentador le aparece un mensaje de advertencia sobre el cual deber de dar clic sobre el

    botn Aceptar.

    Luego de esto el participante tendr el control sobre la aplicacin como se ve en la imagen.

    Para devolverle el control solo tendr que dar un clic sobre la opcin Release Control.

  • 89

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Una vez terminada la tarea se deber de dar un clic en el botn Stop Sharing.

    7.4. Herramientas de conferencia Web Encuestas

    Para hacer una encuesta durante una conferencia web lo que se tendr que hacer es lo sgte.

    Dar un clic en Share y luego un clic en la sub-opcin New Poll.

    A continuacin aparecer una nueva pantalla donde se podr colocar el ttulo de la encuesta

    as como la pregunta y las opciones de respuesta como se ve en la imagen.

    Una vez hecha la encuesta y los participantes empiecen a votar se podr tener una

    visualizacin de sus respuestas de manera inmediata.

  • 90

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    7.5. Herramientas de conferencia Web - Audio

    De contar con una cmara y un micrfono se podra iniciar una conversacin de voz a travs

    de Lync.

    Para empezar ubicar el icono de micro en la ventana del cliente Lync como se ve en la figura.

    Luego dar un clic sobre el icono de micro.

    Luego de esto se debera validar que los iconos de micro y telfono se encuentran habilitados

    y que al empezar a hablar el icono del telfono muestra esa accin como se ve en la figura.

  • 91

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

    Luego para iniciar la video conferencia se deber de dar un clic sobre el botn de Video como

    se ve en la imagen.

    Despus de dar clic y de esperar unos segundos debera de empezar a mostrar la imagen

    como se ve a continuacin.

    Una vez establecida la conferencia desde un lado el otro participante deber de hacer lo

    mismo luego de lo cual aparecer la ventana de esta forma.

  • 92

    Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

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Taller – Office 365 Guía paso a paso Publicado: Octubre 15, 2011 Actualizado: Octubre 19, 2011
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