Guia Office 365

Taller – Office 365

Guía paso a paso

Publicado: Octubre 15, 2011

Actualizado: Octubre 19, 2011

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Piloto Office 365 Fereyros | Septiembre 2011

Tabla de Contenido

1. Introducción a Microsoft Word 2010 ...................................................................................................... 3

2. Introducción a Microsoft Excel 2010 .....................................................................................................18

3. Microsoft Outlook 2010 ..........................................................................................................................35

4. Outlook Web App (OWA) .......................................................................................................................61

5. Microsoft OneNote 2010 .........................................................................................................................64

6. Sharepoint Online y Microsoft Office Professional Plus ....................................................................74

7. Lync Online ................................................................................................................................................84

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1. Introducción a Microsoft Word 2010

Microsoft Word 2010 ofrece lo mejor para todas las situaciones: características mejoradas para crear

documentos de calidad profesional, maneras más sencillas de colaborar con otros usuarios y acceso a

los archivos desde casi cualquier lugar.

A continuación se creará un documento usando características propias de Word 2010.

1.1. Ribbon mejorado

Localizar los comandos que necesita cuando usted lo desee y donde desee. La cinta de

opciones mejorada, adaptable, disponible en todas las aplicaciones de Office 2010.

1.2. Microsoft Office Backstage Vista

En el borde izquierdo de la cinta se ve en la ficha Archivo. Simplemente haga clic en esa ficha

para un pase de acceso que hace que sea más fácil que nunca gestionar los archivos y

personalizar su experiencia en Word.

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1.3. Inicio - Efecto de Texto

Abrir el documento Técnicas de ventas (inicio).docx que se encuentra en el directorio

C:\Taller Office 365\Word

Seleccionar un párrafo del documento.

Ubicarse en la pestaña “Inicio” en “Fuente” y dar click en la opción “Efecto de texto”.

Se cargará una nueva ventana con efectos prediseñados.

Seleccionar Relleno degradado anaranjado.

1.4. Inicio - Uso y creación de estilos

Seleccionar el título del documento “Técnicas de ventas”.

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Ubicarse en la pestaña inicio en la sección de Estilos .

Dar clic en la flecha que se encuentra en la barra de la sección Estilos.

Se cargara una lista de opciones, dar clic en la opción Guardar selección como nuevo estilo

rápido.

Se cargara una nueva ventana, escribir “Contoso Título” como nombre de estilo.

Dar clic en modificar para dar formato al estilo.

Se cargara una ventana nueva, modificar el Formato con “Bookman Old Style”, tamaño de

letra: 16, seleccionar Negrita y el tipo de color Verde.

Dar clic en Aceptar para guardar los cambios realizados.

Se cargara el documento con el título con el formato creado anteriormente.

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Ubicarse en la pestaña inicio en la sección de Estilos, visualizar que se ha creado un nuevo

estilo con el nombre Contoso Titulo, donde Ud. Puede utilizarlo n veces.

Repetir los mismos pasos para crear nuevos estilos, ejemplo : seleccionar un párrafo del

documento y crear el estilo : “Contoso Párrafo”.

1.5. Insertar – Caratulas

Ubicarse en la pestaña Insertar y dar clic en la opción Portada.

Seleccionar la Portada Movimiento.

La portada se situara en la primera hoja del documento por defecto, pero Ud. puede elegir en

que parte del documento se insertara.

Dar clic derecho a la imagen y dar clic en cambiar imagen.

Elegir la imagen “Ventas2011” situada en la carpeta imágenes_taller.

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Llenar título, año, fecha y creador como se muestra en la imagen siguiente.

1.6. Insertar – Tablas

Seleccionar del documento las fases del proceso de ventas.

Ubicarse en la pestaña Inicio y dar clic en Insertar tabla en la opción Tabla.

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Se visualizara la tabla de la siguiente manera.

La tabla se encuentra sin formato a continuación ubicarse en la pestaña Herramienta de Tabla

y dar clic en Diseño.

Se visualizara una lista visual de los formatos predefinidos de las tablas que se encuentra en la

biblioteca de Word 2010.

Para este ejemplo elegimos el formato de la tabla que se encuentra en la siguiente imagen.

A continuación le agregamos un sombreado para personalizar nuestra tabla como se puede

visualizar en la siguiente imagen.

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1.7. Insertar - Inserción de imágenes

Ubicarnos en el párrafo “técnicas de ventas”.

Ubicarse en la pestaña Insertar y dar clic en Imagen.

Elegir la imagen “Grupo de ventas”.

Una vez insertada la imagen dar clic en la pestaña Herramientas de Imagen.

Ubicarse en la opción de Posición y elegir la posición que se encuentra en la siguiente

imagen.

La imagen se visualizara de la siguiente manera .

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Para personalizar dar clic en formatos de imagen en la opción estilos de imagen y elegir el

estilo que se muestra en la siguiente imagen.

1.8. Editar imágenes Chart

Ubicarse en el párrafo “Cierre de venta”.

Dentro del párrafo insertar la imagen ventas_saludo.

Ubicarse en la pestaña Herramientas de imágenes y dar clic en la opción Quitar fondo.

Dar clic en la opción Marcar las áreas para mantener y con ayuda del mouse dibujar el

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contorno que desea mantener.

Para terminar dar clic en la opción Mantener cambios.

Para personalizar la imagen, ubicarse en la pestaña Herramientas de imagen y dar clic en

Correcciones, elegir para este ejemplo lo que se visualiza en la siguiente imagen.

Ubicarse al lado de la opción Correcciones y dar clic en la opción Efectos artísticos y elegir el

efecto Pincel.

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Para finalizar cambiar la posición de la imagen.

1.9. Insertar – SmartArt

Ubicarse en el párrafo “Pasos para una buena venta”.

Ubicarse en la pestaña y dar clic en la opción SmartArt.

Se cargara una nueva ventana, de la lista elegir “ciclo” y dar clic en la imagen “Ciclo

Continuo”.

Se cargara el SmartArt en el párrafo.

Seleccionar el SmartArt y dar clic en Herramientas de SmartArt en la parte superior y dar clic

en la opción Panel de diseño dentro de diseño.

Se cargara una lista, llenar “Los pasos para una buena venta” dentro de los puntos.

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Una vez terminado se visualizara como la siguiente imagen.

Para personalizarlo, dar clic en el SmartArt y ubicarse en la pestaña “Herramientas de

SmartArt” y dar clic en la opción Cambiar Colores y elegir el color que se muestra en la

siguiente imagen.

Luego de elegir el color, elegir el estilo del SmartArt como se puede visualizar en la siguiente

imagen.

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1.10. Diseño de página - Configuración de página

Ubicarse en la pestaña Diseño de Pagina.

Ubicarse dentro de Configurar página y dar clic en la opción Orientación.

Se cargara una lista de opciones, dar clic en Horizontal.

Visualizar el documento modo Horizontal.

1.11. Referencias – Tabla de contenidos

Agregar una página después de la caratula.

Dentro de esa página ubicarse en la pestaña Referencias.

Dar clic en la opción Tabla de Contenido.

Elegir el tipo de tabla tomando como ejemplo la imagen siguiente.

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Una vez creada la tabla se visualizara como la imagen siguiente.

1.12. Referencias – Comentarios

Seleccionar el párrafo de técnicas de venta.

Ubicarse en la pestaña Revisar y dar clic en la opción Nuevo Comentario.

Se cargara una ventana donde podrá ingresar el comentario.

Tome como ejemplo la siguiente imagen para agregar el comentario.

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1.13. Vista – Vista de Documentos

Ubicarse en la pestaña Vista.

Dar clic en la opción Lectura de pantalla completa.

1.14. Temas adicionales de Office

Ubicarse en el tab Diseño de página, luego hacer clic en Temas.

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1.15. Panel de navegación

Ubicarse en el tab Vista, luego hacer clic en el check Panel de navegación, tal como se

muestra en la imagen.

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2. Introducción a Microsoft Excel 2010

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca,

lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y

visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga

acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier

explorador web o smartphone.

A continuación se desarrollaran ejemplos del uso de las características de Microsoft Excel 2010.

2.1. Sparklines (Minigraficos)

A continuación mostraremos como crear un sparkline en un reporte Excel.

Abrimos el archivo Excel llamado Sparklines, que se encuentra en la siguiente Ruta C:\Taller

Office 365\Excel

Tenemos un reporte que muestra las ventas.

Nos ubicamos en la celda H5, luego hacemos clic en el tab insertar y en la sección

Minigráficos hacemos clic en Línea.

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Nos aparece la ventata Crear Grupo Minigrafico, aquí hacemos clic en Rango de datos.

Seleccionamos el rango de celdas que graficará el Minigrafico, en nuestro caso de C5:G5;

luego presionamos ENTER.

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Nos aparece la siguiente ventana donde haremos clic en Aceptar.

Nos mostrará el minigráfico de tipo línea que se ha creado en la celda H5, adicionalmente

podemos agregarle Marcadores a este Minigrafico.

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2.2. Segmentación

A continuación mostraremos como crear un sparkline en un reporte Excel.

Abrimos el archivo Excel llamado Segmentación, que se encuentra en la siguiente Ruta

C:\Taller Office 365\Excel

Tenemos un reporte que muestra los datos de las ventas.

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Hacemos clic sobre el tab insertar, luego clic en Tabla Dinamica tal como se muestra en la

imagen.

Nos aparece la siguiente ventana, en la sección Elija donde desaa colocar el informe de tabla

dinámica seleccionamos Hoja de calculo existente donde seleccionaremos la Celda D13 de la

Hoja2. Finalmente hacemos clic en Aceptar.

Se crea la tabla dinámica tal como se muestra en imagen.

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En lista de Campos de Tabla dinámica seleccionamos Product Category y Sales Amount.

En Herramientas de Tabla dinámica hacemos clic en Opciones luego clic Insertar

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Segmentación de datos.

Seleccionamos los campos que se indican en la imagen. Luego hacemos clic en Aceptar.

Finalmente tenemos los segmentos de datos insertados en la tabla dinámica.

Reorganizamos los mismos para que finalmente quede como se muestra en la imagen.

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2.3. Formato condicional

A continuación mostraremos como crear usar el formato condicional conExcel 2010 en un

reporte.

Para desarrollar este ejemplo abrimos el archivo llamado Sparklines que se encuentra en la

ruta C:\Taller Office 365\Excel

Una vez abierto el archivo nos ubicamos en la celda K5 tal como se muestra en la imagen.

Ingresamos la siguiente formula en la celda K5, luego presionamos ENTER.

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Expandemos la formula a toda la columna K.

Mantenemos seleccionamos los datos de la columna K y hacemos clic en Inicio luego clic en

Formato Condicional dentro de la sección estilos, luego seleccionamos Conjunto de iconos y

hacemos clic en 5 flechas como se indica en la imagen.

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Una vez seleccionado el Conjunto de iconos, el reporte quedara como se muestra en la

imagen.

Finalmente editamos la regla de Formato condicional, haciendo clic en Administrar Reglas

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Hacemos clic en Editar Regla…

Hacemos clic en el check Mostrar icono solamente.Luego hacemos clic en Aceptar dos

veces.

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Finalmente el reporte debería quedar como se muestra en la imagen.

2.4. Formato de tablas

Abrir el documento Cuadro_de_ventas.xls que se encuentra en la ruta C:\Taller Office

365\Excel

Seleccionar todos los datos que se encuentra en la Hoja1.

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Ubicarse en la pestaña Inicio.

Ubicarse en el grupo Estilos, dar clic en la opción Dar formato como tabla.

Para este ejemplo Seleccionar el formato Estilo de tabla medio 16.

Se cargara una ventana donde confirma que celdas se están seleccionando para crear la tabla

y si tiene o no encabezados si su tabla no contiene encabezados quitar el check.

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2.5. Inicio – Estilos de celda

Seleccionar los montos de la columna Precios.


Ubicarse dentro del grupo Estilos, dar clic en el botón de ver más dentro del recuadro de los

estilos predefinidos.

Se cargara una lista de estilos, ubicarse en la sección Estilos de celda temáticos.

Dar clic en la opción Enfasis1.

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2.6. Insertar – Creación de gráficos

Crear una tabla de datos sobre ventas por año como se puede apreciar en la siguiente

imagen.

Para ingresar los datos de total 2009, ubicarse en la columna año donde se encuentran los

datos, dar clic en el encabezado y seleccionar el año 2009.

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Dentro del campo total del año 2009 Ingresar la siguiente formula =SUM y seleccionar todos

los valores de la columna precio y apretar la tecla Enter.

Ingresar la suma de cada uno de los años siguientes utilizando el mismo método filtrando los

años.

En el Campo total, ingresar la Formula =SUM para sumar los años 2009, 2010 y 2011.

Una vez que la tabla este con la información, seleccionar las celdas años y total hasta el año

2011.

Ubicarse en la pestaña Insertar.

Ubicarse en la Sección Gráficos dar clic en la opción Columna.

Se cargara una lista de opciones, ubicarse en la sección Columna en 3D, dar clic en la opción

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Columna Agrupada en 3D.

Se cargara el grafico, seleccionar el grafico, ubicarse en la pestaña Diseño, en la sección

Diseño de Grafico y seleccionar Diseño 2.

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3. Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 2010 ofrece herramientas de primera calidad para la administración del correo

electrónico personal y de negocios a más de 500 millones de usuarios en todo el mundo. Con el

lanzamiento de Outlook 2010, obtendrá un conjunto mejorado de experiencias para satisfacer sus

necesidades de comunicación en el trabajo, el hogar y la escuela.

A continuación se desarrollaran ejemplos del uso de las características de Microsoft Outlook 2010.

3.1. Vista Conversación

Por defecto la bandeja de entrada de Microsoft Outlook 2010 muestra los correos de la

siguiente manera.

Para habilitar la vista de conversación hacemos clic en Vista luego activamos la casilla Mostrar

mensajes en conversaciones, luego hacemos clic en Todas las carpetas.

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Una vez habilitada la vista de conversación los mensajes se verán agrupados por el asunto, tal

como se muestra en la imagen.

Si el usuario quiere quitar los correos redundantes de la conversación seleccionada hace clic

sobre el botón Limpiar tal como se muestra en la imagen.

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Una vez aplicada la limpieza podemos ver como se redujo la cantidad de mensajes.

Si el usuario quiere dejar de recibir mensajes sobre esta conversación hará clic sobre el botón

Ignorar, antes debe seleccionar la conversación de la cual quiere dejar de recibir tanto los

mensajes actuales como los futuros se iran al folder de elementos eliminados.

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3.2. Pasos rápidos (Quick Steps)

Una característica nueva incluida en Outlook 2010 con el fin de que el usuario pase menos

tiempo en tu bandeja de entrada mediante la reducción del número de clics necesarios para

tomar medidas, son los Quick Steps o pasos rapidos.

Para ubicar los Quick Steps en Outlook 2010 hacemos clic en tab Inicio tal como se muestra

en la imagen.

Para crear un nuevo paso rápido hacemos clic en Crear nuevo.

Nos aparece la siguiente ventana donde podemos elegir todas lñas opciones ahí listadas.

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3.3. MailTips

Para los usuarios empresariales, el envío de correo electrónico innecesarios y distribución de

mensajes confidenciales información fuera de la empresa son preocupaciones frecuentes. La

nueva función de sugerencias de correo electrónico.

En Outlook 2010, entre los MailTips mas usados tenemos los siguientes: cuando la lista de

distribución es muy grande, cuando alguien esta fuera de la oficina, cuando la dirección del

receptor no es valida y los External Parties que ayuda a prevenir el envio de información

confidencial fuera de la empresa.

Ejemplo de MailTip.

3.4. Categorizar correos electrónicos

Posicionarse sobre el correo que deseamos categorizar.

Dar clic sobre el rectángulo ubicado al lado derecho del correo y aparecerá una lista de

Categorías con distintos colores.

Seleccionar la Categoría de Color Rojo.

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Para crear nuevas categorías Ubicarse en la misma lista de opciones para categorizar un

correo.

Dar Clic en la opción Todas las categorías.

Dar Clic en el botón Nuevo.

Seleccionar un color y digitar el nombre de la nueva categoría: Revisar con detenimiento.

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3.5. Herramientas de búsqueda

Para usar la herramienta de búsqueda nos ubicamos en el tab Herramientas de búsqueda y

hacemos clic en Buscar por defecto Otulook buscara en la carpeta actual.

Para buscar correos electrónicos por categorías y propiedades, ubicarse en la sección de

búsquedas.

Ubicarse en la cinta de Buscar y seleccionar la opción Categorías.

Se cargara la lista de las categorías, dar clic en la categoría indicada o requerida.

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Si quiere buscar con más detalle elija más opciones de búsquedas que se encuentra en la

cinta Buscar.

3.6. Calendario

Para acceder al calendario en el Panel derecho dar clic en la opción Calendario.

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Para Ver reuniones por días, ubicarse en Calendario.

Ubicarse en la parte superior en la cinta de opciones y dar clic en la opción Día en la sección

Organizar.

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Si queremos ver el calendario para días específicos podemos hacer lo siguiente, en el mini

calendario al lado izquierdo, seleccionar con la tecla Control (ctrl) 3 días: Lunes, Miércoles y

Viernes.

Si queremos queremos reagendar y cambiar el dia de la reunión podemos hacer Drag and

Drog de Reuniones.

Dar clic dentro de la cinta opciones la opción Semana Laboral para cambiar la vista en que se

verá el Calendario..

Seleccionar una reunión del día miércoles y arrastrarla sin soltar el mouse hacia el día jueves.

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3.7. Crear nueva regla de correo electrónico

Dirigirse a la vista Backstage desde la pestaña Archivo, y en la opción información dar click en

el botón Administrar reglas y alertas.

Se abrirá una nueva ventana, y se presionará la opción Nueva regla.

Luego aparecerá otra ventana en la cual se mostrarán todas las opciones de reglas, en este

caso se procederá con la primera opción de Mover a una carpeta los mensajes de una

persona.

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Luego, en la siguiente ventana aparecerán las condiciones que se desean comprobar. De las

cuales se elegirá la primera. Y se posicionará en el paso 2, en el cual le dará click a la opción

de personas o grupo público al cual se aplicará la regla.

Elegir las personas a a plicar la regla y dar click en Aceptar.

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En la ventana de las condiciones, ir a la segunda opción del Paso 2 (carpeta especificada),

para poder editarla, y de esta forma aparecerá la siguiente ventana para elegir la carpeta de

destino a considerar en la regla. Dar click en Aceptar, y luego en la ventana de Condiciones

presionar Siguiente.

Elegir que se desea hacer con el mensaje. En este caso se mantendrá las opciones

predeterminadas y dar click en Siguiente.

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Dejamos las acciones seleccionadas por defecto y hacemos clic en siguiente.

Elegir excepciones. En este caso no las habrá y dar click en Siguiente.

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Finalmente, configurar las opciones de regla. En este caso será Activar la regla, asi como se

podrían elegir cualquiera de las otras dos opciones.

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3.8. Drag and Drop de correos electrónicos

Seleccionar el último correo que acabamos de leer.

Arrastrar el correo sin soltar el mouse hacia la carpeta Atendidos ubicada debajo de Inbox.

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3.9. Generar convocatoria de reunión

Dar clic en la flecha al lado derecho del botón Nuevo Elemento que se encuentra en la

pestaña Inicio.

Seleccionar de la lista desplegable la opción Reunión.

3.10. Agregar nuevos contactos

Dirigirse a la sección Contactos de la barra lateral izquierda, y ubicarse en la opción Nuevo

contacto de la pestaña Inicio.

Se abrirá una nueva ventana en la cual se podrá llenar todos los datos del contacto, y

finalmente hacer click en Aceptar para guardar todos los cambios y agregar al contacto.

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3.11. Activar aviso sobre el contacto para recordarme llamarlo

Ubicarse en el Menú contactos y seleccionar un contacto que se encuentra en la lista.

En la parte superior izquierda seleccionar la bandera de color rojo “Seguimiento”

Seleccionar de la lista desplegable la opción Agregar aviso…

En la ventana emergente seleccionar la Fecha y Hora de aviso para recordarme comunicarme

con el Contacto. Luego hacemos clic en Aceptar.

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3.12. Enviar un Nuevo correo electrónico

Dirigirse a la sección de correo, luego a la pestaña Inicio y dar click a la opción Nuevo

mensaje de correo electrónico.

Se abrirá una nueva ventana, en la cual se podrán llenar varios campos tales como: Para,

Asunto, cuerpo del mensaje, entre otros.

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3.13. Configurar opción de confirmación de lectura


Dar clic en la opción nuevo mensaje de correo electrónico.

Se cargara una nueva ventana.

Dentro de ese ventana ubicarse en la pestaña opciones.

Seleccionar la opción Solicitar confirmación de lectura.

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3.14. Enviar correo a la lista de tareas

Dirigirse al correo electrónico deseado, dar click derecho, presionar la opción seguimiento y

seleccionar la fecha de tarea según la lista preestablecida o personalizarlo.

Finalmente, dirigirse a la sección Tareas de la barra lateral izquierda y seleccionar la nueva

tarea creada enviada desde la sección correos y comprobar su seguimiento.

3.15. Compartir calendarios

Dar clic en la opción Calendario que se encuentra en el menú principal en la parte inferior

Se cargara una nueva ventana y ubicarse en el título “Mis calendario”.

Dar clic derecho sobre el título.

Se cargara lista de opciones dar clic en la opción “Agregar calendario”.

Se cargara una nueva lista y dar clic en la opción “Desde lista de direcciones”

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Se cargara una nueva ventana con la lista de los contactos.

Dar doble clic sobre el contacto que desea agregar, para finalizar dar clic en el botón

“Aceptar”.

Se visualizara debajo del título “Calendario Compartidos” el calendario que acaba de agregar.

3.16. Enviar disponibilidad por correo electrónico

En la casilla de Inbox (Bandeja de Entrada) ubicar el correo deseado.

Clic en la opción Responder para responder el correo. Se abrirá una nueva ventana para

responder el correo.

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En la parte superior clic en el botón Calendar. Aparecerá una nueva ventana para elegir la

información de nuestro calendario que deseamos compartir.

En la sección Intervalo de Fechas seleccionar Próximos 7 días.

En Detalle, seleccionar Detalles completos.

Se mostrará el detalle de nuestra disponibilidad para los próximos 7 días.

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3.17. Visualización previa de documentos.

Posicionarse sobre el correo deseado.

Dar clic sobre el archivo adjunto.

Podremos pre visualizar el documento desde Outlook sin necesidad de tener que abrirlo o

guardarlo en cualquier otro lugar.

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3.18. Visualización previa de imágenes.

Seleccionar el correo con la imagen adjunta y hacer un solo click al archivo adjunto.

Se visualizará la imagen de la siguiente manera:

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4. Microsoft Outlook Web App (OWA)

4.1. Acceso al Microsoft Outlook Web App

Ingresar al enlace: http://login.microsoftonline.com/

Ingresar su usuario (Id. De MS Online Services) y contraseña.

Una vez ingresado se abrirá una nueva ventana donde se cargara la página principal, como se

puede apreciar en la siguiente imagen, y dar click en la opción Bandeja de Entrada.

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Se cargara una nueva ventana donde se aprecia el entorno Web de Outlook.

4.2. Abrir archivos adjuntos en el navegador

Abrir el correo que contiene el archivo adjunto.

En los adjuntos dar clic en el enlace al lado que Abrir como página Web.

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Revisar cada uno de los adjuntos. (Word, PowerPoint, Excel).

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5. Microsoft OneNote 2010

Con OneNote 2010, tiene acceso prácticamente de manera ininterrumpida a sus notas e información,

ya que le brinda la capacidad de tener acceso a sus archivos desde cualquier parte, ya sea que esté en

el trabajo, en su casa o en otro lugar.

A continuación se desarrollaran algunos ejemplos usando las características de Microsoft OneNote

2010.

5.1. Familiarizarse con Onenote 2010

Herramientas de formato de texto:

Cambio de formato, cambio de tamaño de letra, subrayado, negritas, estilos y entre otras

funcionalidades como se presenta en la imagen siguiente:

o Una vez realizado algunos de esos cambios se pueden visualizar de la siguiente

forma:

Búsqueda: Utilizar la barra de búsqueda ubicada en la parte superior del botón Nueva

página. (Hacer click al botón para ver lista desplegable de tipo de búsqueda).

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Compartir un cuaderno:

o Hacer click en la pestaña archivo.

o Hacer click en la opción Compartir.

Grabar audio y video:

o Hacer click en la pestaña Insertar.

o Hacer click en la opción Grabar Video o Grabar Audio en la sección Grabación.

5.2. Bloc de notas y la vista backstage

Ingresar a Vista Backstage, dirigiéndose a la pestaña Archivo.

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Abrir Bloc de notas.

Crear Bloc de notas (cuaderno).

Propiedades de Bloc de notas.

o Dirigirse a la barra lateral izquierda, hacer click derecho al bloc de notas deseado y

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dirigirse a la opción Propiedades como se muestra a continuación.

o En la nueva ventana abierta se puede apreciar que se pueden hacer diversas

modificaciones como: cambio de nombre, color del bloc de notas, ruta de acceso y

el formato del bloc.

o Una vez hecho los cambio, dar click en el botón Aceptar para que tomen efecto.

5.3. Páginas y secciones

Nueva página o subpágina.

o Dirigirse a la barra lateral derecha y hacer click en el botón de ampliación y elegir

crear página o subpágina como se desee.

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o Una vez hecho varias modificaciones de creación de páginas y subpáginas, se puede

visualizar una estructura como la siguiente:

Convertir a subpágina o promover subpáginas.

o Dirigirse a la página o subpágina deseada, hacer click derecho y dar click a

promover o convertir subpágina, dependiendo si se desea elevar el rango o

disminuirlo.

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Mover o copiar páginas.

o Dirigirse a la página o subpágina deseada, hacer click de recho y dirigirse a la

opción Mover o copiar.

o Luego, se abria el siguiente cuadro y en él, ubicar la posición a la cual uno desea

moverlo en el bloc de notas, y dirigirse al botón mover o al botón copiar según sea

el caso.

Enviar páginas por correo electrónico como cuerpo del mensaje.

o Seleccionar la página o subpágina y dirigirse a la vista Backstage mediante la

Pestaña Archivo, dar click a la opción Enviar y finalmente oprimir la opción: Enviar

página por correo electrónico.

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o Se podrá observar que se abriá el siguiente cuadro de envío de correo y en el

cuerpo del mismo la página seleccionada del OneNote.

Enviar páginas por correo electrónico como archivos adjuntos.

o Seleccionar la página o subpágina y dirigirse a la vista Backstage mediante la

Pestaña Archivo, dar click a la opción Enviar y finalmente oprimir la opción: Enviar

página como datos adjuntos por correo electrónico.

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o Se podrá observar que se abriá el siguiente cuadro de envío de correo y como

archivos adjuntos estará la página seleccionada.

Nueva sección.

o Dirigirse al botón indicado en la siguiente imagen para añadir instantáneamente

una nueva sección.

Cambiar propiedades de sección.

o Dirigirse a la sección de seada y dar click derecho. Consiguientemente se abrirán

una lista de opciones en las cuales se puede cambiar el nombre, el color, dar

protección entre otras.

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5.4. Insertar y vincular notas

Insertar Recorte de pantalla.

o Dirigirse a la pestaña Insertar, y presionar la opción recorte de pantalla en la cual se

podrá cortar una sección de la desktop, la cual aparecerá en el bloc de notas.

Insertar vínculo.

o Dirigirse a la sección, imagen u otro objeto, dar click derecho, y presionar la opción

vínculo.

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o En la ventana emergente, se podrá seleccionar el bloc, página o subpágina a la cuál

se desea vincular el objeto o texto.

Copiar y pegar elementos.

o Se puede utilizar la opción de Copia al seleccionar una serie de objetos o texto, y

luego se puede usar la opción Pegar, la cual trae diversas opciones de pegado

especial que uno podría utilizar como: Pegar solo el texto, pegar sin formato, pegar

solo lás imágenes, entre otras.

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6. Microsoft SharePoint Online

Nuestra conocida tecnología Microsoft SharePoint Server, que se ofrece como un servicio en línea,

pone el poder de la nube al servicio de su organización.

Características:

Administre y comparta documentos importantes con compañeros de trabajo.

Comparta actualizaciones de estado e información detallada personal con compañeros de

trabajo.

Mantenga a los equipos sincronizados y administre proyectos importantes.

Busque personas y documentos importantes con facilidad.

Manténgase al día de la información y las noticias de la compañía.

Cree documentos de Microsoft Office y guárdelos directamente en SharePoint Online.

Proteja el contenido confidencial con permisos en el nivel del documento.

A continuación mostraremos algunas características de SharePoint Online.

6.1. Ingreso a SharePoint Online

Para ingresar a SharePoint Online el usuario ubicado en la pagina de Inicio de Office 365, hará

clic en Sitio de grupo.

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6.2. Creación de Biblioteca

Para crear una biblioteca de documentos, el usuario hace clic en Ver todo el contenido del

sitio.

Hacer clic en Crear.

Seleccionamos Biblioteca de documentos a la cual llamaremos Normativas, tal como se indica

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en la imagen.

Finalmente tenemos nuestra Biblioteca de Normativas Creada.

6.3. Publicación de documentos en SharePoint Online

Existen dos maneras de publicar archivos office en SharePoint Online.

La primera consiste en hacer clic en el Tab Archivo del documento Office, una vez que estemos

en el vista Backstage seleccionamos Guardar y Enviar luego seleccionamos Guardar en

SharePoint y hacemos doble clic en Buscar una ubicación.

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En la ventana Guardar Como, ponemos la dirección URL de la Biblioteca de documentos

llamada Normativas. Finalmente hacemos clic en Guardar.

La segunda manera de publicar archivos office en SharePoint, consiste en directamente cargar

el archivo en la Biblioteca de documentos, para lo cual se sigue el siguiente procedimiento.

Una vez en SharePoint Online, nos ubicamos en la Biblioteca de documentos llamada

Normativas.

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Hacemos clic en Agregar documento.

En la ventana Cargar documento hacemos clic en Examinar…

Seleccionamos el archivo que se va a cargar y hacemos clic en Abrir, luego en Aceptar.

Finalmente tendremos el documento publicado en SharePoint Online.

6.4. Coautoria con Microsoft Word

Se seleccionará el archivo de Word a editar en el Sharepoint, dándole un click al nombre del

documento.

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Al hacer esto el documento se abrirá en el mismo explorador como se puede ver en la imagen

de abajo.

Además se podrán ver otros controles como la edición del documento y la búsqueda de

alguna palabra clave.

Nos centraremos ahora en la edición del documento pero sobre la aplicación de escritorio MS

Word.

Dar un clic en el botón Open in Word.

En el mensaje de advertencia que aparecerá seleccionar la opción Editar y dar un clic en

Aceptar como se observa en la imagen.

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Ya con el documento abierto en Word empezaremos a editarlo escribiendo sobre un párrafo

como se observa en la imagen.

De pronto se observa que alguien más ha empezado a editar el mismo archivo, como se

puede ver en el mensaje de advertencia que aparece en la imagen de abajo.

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Una vez en el documento se podrá apreciar cual es el párrafo exacto en el que se encuentra

trabajando la otra persona como se ve en la imagen.

6.5. Coautoria con Microsoft Excel

Nuevamente en el portal del SharePoint dar un clic sobre el nombre del archivo Excel como

se ve en la imagen.

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Una vez en el documento Excel podremos ver como mantiene su formato aunque se haya

abierto desde el explorador.

Luego dar un clic en la opción Edit in Browser como se ve en la imagen.

A continuación aparecerá un panel de control con las opciones de edición que cuenta el Excel

WebApps.

83


En similitud con Word se podrá trabajar en equipo como se observa en la imagen de abajo.

84


7. Lync Online

7.1. Conferencia Web y Presentaciones

Nuevamente desde el OWA dar un doble clic sobre el correo que contiene la conferencia.

En el correo dar un clic sobre el enlace llamado Join Online Meeting.

A continuación en el mensaje de advertencia que aparecerá seleccionar la segunda opción y

luego dar clic en OK.

Ya en la conferencia web se podrán ver los principales controles así como los participantes

como se observa en la imagen.

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Para empezar a presentar un archivo PPT se tendrán que seguir los sgtes pasos.

Dar un clic en Share ubicado en la parte superior del panel de control.

Luego dar otro clic en la sub opción PowerPoint Presentation como se observa en la imagen.

Se tendrá que buscar el archivo a presentar y al dar un clic en ok.

Finalmente aparecerá la presentación PowerPoint como ve en la imagen.

7.2. Herramientas de conferencia Web – Pizarra

Para empezar a usar la pizarra se tendrán que seguir los sgtes pasos.

Dar un clic en Share y luego dar otro clic en la sub-opción New White board como se ve en la

imagen.

86


La pizarra es una herramienta que permite poder compartir ideas durante una conferencia

web usando su gran variedad de opciones como se pueden ver en la imagen.

7.3. Herramientas de conferencia Web – Compartir aplicaciones

Para compartir una aplicación (Word, Excel, SAP, EBS, etc) durante una conferencia se puede

hacer uso de la herramienta Compartir Aplicaciones.

Para hacerlo dar un clic en Share luego en la sub-opción Program como se ve en la imagen.

87


A continuación aparecerá una ventana con la lista de aplicaciones que se encuentran en ese

momento en uso.

Para el ejemplo dar un clic en la aplicación Excel como se ve en la imagen y se encuentra en

la ruta C:\Taller Office 365\Lync

Luego dar un clic en el botón Share.

A continuación aparecerá la aplicación que ha sido compartida.

En caso uno de los participantes desee empezar a utilizar esta aplicación lo que tendrá que

hacer es dar un clic en la opción Request Control como se ve en la imagen.

88


Al presentador le aparece un mensaje de advertencia sobre el cual deberá de dar clic sobre el

botón Aceptar.

Luego de esto el participante tendrá el control sobre la aplicación como se ve en la imagen.

Para devolverle el control solo tendrá que dar un clic sobre la opción Release Control.

89


Una vez terminada la tarea se deberá de dar un clic en el botón Stop Sharing.

7.4. Herramientas de conferencia Web – Encuestas

Para hacer una encuesta durante una conferencia web lo que se tendrá que hacer es lo sgte.

Dar un clic en Share y luego un clic en la sub-opción New Poll.

A continuación aparecerá una nueva pantalla donde se podrá colocar el título de la encuesta

así como la pregunta y las opciones de respuesta como se ve en la imagen.

Una vez hecha la encuesta y los participantes empiecen a votar se podrá tener una

visualización de sus respuestas de manera inmediata.

90


7.5. Herramientas de conferencia Web - Audio

De contar con una cámara y un micrófono se podría iniciar una conversación de voz a través

de Lync.

Para empezar ubicar el icono de micro en la ventana del cliente Lync como se ve en la figura.

Luego dar un clic sobre el icono de micro.

Luego de esto se debería validar que los iconos de micro y teléfono se encuentran habilitados

y que al empezar a hablar el icono del teléfono muestra esa acción como se ve en la figura.

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Luego para iniciar la video conferencia se deberá de dar un clic sobre el botón de Video como

se ve en la imagen.

Después de dar clic y de esperar unos segundos debería de empezar a mostrar la imagen

como se ve a continuación.

Una vez establecida la conferencia desde un lado el otro participante deberá de hacer lo

mismo luego de lo cual aparecerá la ventana de esta forma.

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