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INFOREST SISTEMA INTEGRAL PARA GESTION DE
RESTAURANTES
MÓDULO DE ALMACENES E
INVENTARIOS
GUÍA DE USUARIO ALMACENES &
INVENTARIOS V.4.94
FAMILIA DE PRODUCTOS INFHOTEL®
PROHIBIDA SU REPRODUCIÓN PARCIAL O TOTAL TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS ®
REGISTRÓ DE AUTORÍA INDECOPI PATENTE 00020857
INFHOTEL SERVICIOS INFORMATICOS S.A.C. Abril 2015, Lima - Perú
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Índice 1.1 Parámetros generales ____________________________ Pág.3
1.2 Áreas o Sub almacenes _____________________________Pág.4
1.3 Familias y sub familias _____________________________ Pág.4
1.4 Artículos y precios _________________________________Pág.5
1.5 Proveedores ______________________________________Pág.7
1.6 Recomendaciones _________________________________Pág.8
1.7 Principales procesos_______________________________Pág. 9
1.8 Principales reportes _______________________________Pág. 24
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Flujograma de Procesos del Back Office
1.1 Parámetros Generales
Son considerados parámetros del sistema, toda información que deberá registrarse de manera preliminar durante la fase de implementación, como los datos de la razón social adquirente de la licencia, tasa y nombre de los
impuestos a los que se afectan las compras en el país, Se entra al Menú Administración / Parámetros Generales en donde los datos
mínimos a ingresar para poder grabar, son los campos celeste
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1.2 Áreas (Sub Almacenes)
Mantenimiento de las áreas del Restaurante que harán requerimientos de artículos hacia el almacén central, por ende, cada una de estas áreas tendrán su propio almacén, para el sistema se les llama Sub Almacenes.
Se entra al Menú Administración / Sub Almacenes /Agregar / Además le podemos colocar uno o más responsables por área.
1.3 Familias y Sub familias Familias de artículos
1.3 Familias y Sub Familias Familias
Es el primer nivel de agrupamiento que será utilizado para la codificación de los artículos. Tenemos como Familias Principales a Alimentos y Bebidas,
Se entra al Menú Administración / Familias y Sub Familias / Agregar
Sub Familias de Artículos
Es el segundo nivel de agrupamiento, dependiente de la familia, que será utilizado para la codificación de los artículos. Dentro de la familia alimentos tenemos por ejemplo: Abarrotes, frutas, carnes y embutidos, lácteos y huevos,
etc. Dentro de esta Sub Familia se le coloca la clase de producto que es: Activo fijo, mercadería o servicio.
Cabe mencionar que ahora que creamos los insumos, los colocaremos dentro de una familia y dentro de una sub familia.
Se entra al Menú Administración / Familias y Sub Familias/Modificar /
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1.4 Artículos y Precios Base de datos que sirve como la piedra angular en el armado del sistema de
almacenes y costos. Para una correcta codificación de artículos deben seguirse los siguientes criterios para tomar la mejor decisión de codificación:
1) UNIDAD DE KARDEX: Es la unidad de medida por la cual voy a controlar mi artículo y además la
unidad de compra que más le convenga a la empresa, más no al proveedor.
Es recomendable utilizar unidades de medida estándar como Kilo, Litro, depende del caso. Por ejemplo, la unidad de kardex del artículo “ Arroz Japonés “ es “ Kilo” , sin embargo el proveedor me trae costales de 50 kg,
entonces no importa cuantos, ni de qué cantidad me los trae, simplemente los transformo a kilos. Esta unidad también será usada para despachar insumos a las áreas, y para los inventarios.
2) UNIDAD DE COSTOS:
Es la unidad de medida por la cual voy a utilizar el artículo en una receta, la unidad que me acomode más de acuerdo al artículo que estoy catalogando.
Por ejemplo tengo el artículo “Arroz Japonés” y lo voy a utilizar en las recetas por la unidad “Gramos”, entonces si en una receta me dicen que se
necesita ½ kilo , son 500 gramos, se necesitan 200 gramos, quedan como 200 gramos. Esta unidad solo debe ser distinta de la unidad de Kardex cuando el artículo pertenezca a alguna receta de Alimentos o Bebidas.
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3) FACTOR:
Es la equivalencia entre la Unidad de costos y la Unidad de kardex. Ejemplo: Si la unidad de Kardex del “Arroz Japonés” fue el KILO y la
Unidad de Costos es el GRAMO, el factor será 1000, porque? Porque 1000 GRAMOS hacen 1 KILO. Si la unidad de Kardex es BOTELLA X 750ML y la unidad de costo es ONZAS, el factor será 24. Porque 24 ONZAS hacen 1
BOTELLA 750 ML
4) PORCIONABLE: Solo deben ser considerados como artículos porcionables las carnes,
pescados, mariscos u otros alimentos naturales frescos que luego de un proceso de limpieza pierdan peso de manera variable y por cada ocasión, dividiéndose en uno o más productos derivados.
En este escenario participan 2 o más actores, el articulo porcionable y la cantidad de artículos porcionados que deriven de ese artículo Porcionable.
Por ejemplo, tengo el Lomo fino de res (Articulo porcionable) que al ser
dividido y limpiado resulta: Porción de 150 gr, porción de 200 gr, que
vienen a ser artículos porcionados. Adicionalmente a esto, un artículo porcionable no tiene forma de participar en una receta, ya que quienes participan son los artículos porcionados.
5) DESCARGO POR RECETA:
Todo artículo que luego será considerado como un insumo costeable en una receta deberá ser considerado como “descarga por receta”
6) RECETA BASE: Todo artículo que puede ser procesado en nuestros propios sub almacenes
y creado en base al consumo de otros insumos, será considerado como posible Receta Base.
Ejemplos: Mayonesa, Vinagretas, Aliños, Postres, Saldas, etc. 7) DESCARGO DIRECTO:
Todo articulo catalogado como tipo de descargo directo es vendido tal como es comprado, ejemplos: Agua mineral San mateo, Gaseosa Coca
cola 295 ml etc. 8) CONTROL DIARIO:
Se les activará este Check a aquellos artículos que tienen movimiento en cantidades considerables y que su costo juega un papel vital en el negocio.
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Estos serán controlados diariamente. Ej. , En una Pollería: el articulo Pollo, En un restaurante, el articulo Lomo Fino. Etc. Bar: Licores.
El criterio para elegir un artículo de estos es que tenga mayor costo y rotación.
Administración/ Artículos y precios /Agregar: En esta pantalla es donde se agregan los insumos, colocando:
La descripción detallada y resumida, Activando los casilleros correctos según la teoría explicada arriba,
Catalogando su familia y sub familia, Colocando su Unidad de kardex y costos con su factor de equivalencia
correcto.
Colocándole la cantidad de Stock máximo y mínimo en Unid de kardex Colocando un precio mínimo y máximo en por Unid de kardex Seleccionando el o las áreas a las cuales está asignado este insumo
1.5 Proveedores:
En esta ventana podemos agregar la información sobre los proveedores con los cuales trabaja la empresa, necesaria para contactarlos, la razón social, comercial, ruc, teléfono del contacto, el mail de la empresa, los teléfonos de la
empresa y los días de crédito en caso se tenga ya establecido. Se entra al Menú Administración / Proveedores /
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1.6 Recomendaciones Luego de culminar el llenado de esta data, para emitir un listado de artículos
que hemos ingresado, en el maestro de artículos usemos la opción emite para ver si todos los insumos están bien catalogados
Quizás encontremos un insumo mal catalogado: Ejemplo:
Aceite vegetal – Receta base Agua san luis sin gas -- Porcionable
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Aquí podemos emitir, imprimir directamente o exportarlo a Excel. Podemos también desglosarlo por familia y sub familia de insumos y características del
insumo.
1.7 Principales procesos:
INGRESO DE DOCUMENTOS:
Primer proceso obligatorio en el sistema en el cual ingresamos los siguientes datos al sistema.
o Stock, precio promedio y relación de proveedores.
Ejemplo:
Seleccionar botonera “DOCUMENTO” para dar inicio al proceso de
ingreso de documentos.
Seleccionar botonera “AGREGAR” para ingresar el documento.
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Seleccionar botonera “FACTURA” para ingresar el documento.
Se debe de llenar la glosa siempre de “IZQUIERDA A DERECHA”,
respetando los espacios de color celeste, ya que estos espacios son de
argumento “OBLIGATORIO” el ser llenados con los datos de la factura
física.
Luego de llenado la glosa, se procede a seleccionar la botonera
“AGREGAR” para ingresar los artículos de la factura física, respetando
los criterios básicos, de que cuadre el SUBTOTAL, I.V.A y TOTAL.
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REQUERIMIENTOS:
Es el segundo proceso obligatorio en el sistema, en la cual el ALMACEN CENTRAL descarga sus insumos para ser alojados en el sub almacenes que lo requiere, es importante considerar que cuando los productos
están en la sub bodega son responsabilidad total de la misma. Ejemplo:
Seleccionar botonera “REQUERIMIENTO” para dar inicio al proceso
de solicitud.
Seleccionar botonera “AGREGAR” para generar un nuevo
requerimiento.
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Seleccionar en “ÁREA” el sub almacén que va a requerir los insumos
para su producción.
Posteriormente se selecciona la botonera “AGREGAR” para ingresar
artículo por artículo con sus respectivas cantidades que se está
solicitando.
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Ingresado los requerimientos solicitados se graba y el proceso queda en
un estado “GENERADO”, entiéndase que este estado es de suma
importancia, ya que es el único estado en el cual vamos a poder cambiar o modificar cualquiera de los productos en solicitud.
Generado el requerimiento, y de haber constatado que todo está bien:
área, responsable, productos y cantidad. Se procede a “PROCESAR”,
entiéndase que este estado es donde ya el kardex toma los productos
mencionados.
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TRANSFERENCIAS:
Este proceso obligatorio lo que hace es actualizar el stock de las sub-bodegas involucradas cuando existe el escenario de préstamos entre ellas. Es decir, todo préstamo que se da entre las sub-almacenes o
áreas debe de ser registrado mediante este proceso. Ejemplo:
Procesado el requerimiento, es de muy buena práctica imprimirlo, para
que firme el solicitante y el responsable de las áreas de produccion. Para
imprimirlas se selecciona la botonera “REQUERIMIENTO”, y modo
de impresión “GRÁFICA” y “ACEPTAR”.
Seleccionar botonera “TRANSFERENCIA” para dar inicio al registro
de este proceso.
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Como ocurre en todos los procesos siempre hay que utilizar la botonera
“AGREGAR” para dar inicio al registro de este proceso.
En este proceso es de requisito obligatorio seleccionar “ÁREA
ORIGEN-ÁREA DESTINO” para luego proceder a agregar los
productos a transferir.
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Se selecciona la botonera “AGREGAR” para luego ingresar el producto
o los productos involucrados, este proceso lo que hace es actualizar el
stock de las áreas comprometidas.
Al grabar este proceso pasa al estado “GENERADO”, estado en el cual
me permitiría realizar alguna modificación. Revisado el proceso se
selecciona la botonera “PROCESAR” para culminar con el proceso.
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SALIDAS:
Proceso en el cual se registran los productos que por algún motivo
sufren una pérdida de su stock original (registro de bajas). Todo
producto que no se descarga de manera automática (recetas) debe ser descargado por este proceso (descargo manual).
Ejemplo:
Seleccionar botonera “SALIDA” para dar inicio al registro de las bajas de los productos de los sub almacenes.
Como ocurre en todos los procesos siempre se tiene que seleccionar la
botonera “AGREGAR”. En este proceso es obligatorio el especificar el
“ÁREA”; y en “TIPO DE SALIDA” siempre seleccionar
“CONSUMO”; y en “DESCARGO POR” seleccionar el tipo de
descargo a emplear.
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Llenada la glosa de este proceso, se tiene que seleccionar la botonera
“AGREGAR” e ingresar los artículos que van a disminuir el stock que
tienen en su área para luego “GRABAR”.
Al grabar los artículos que se van a dar de baja aparecerá por defecto un
“CUADRANTE” donde obligatoriamente se tendrá que especificar el motivo de la baja de los productos mencionados.
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Luego se procederá a grabar y a “PROCESAR”, y como buena práctica
se debería de emitir de forma gráfica para que se imprima y tener por
defecto un listado de los productos con sus respectivos costos.
Este es el listado que siempre como buena práctica se debería de
imprimir para tener como información de registro de todas mis salidas
con sus respectivos motivos y costos.
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PORCIONAMIENTO:
Proceso donde se registra todo artículo que va a tener una limpieza y división de insumos que va a dar como originen a uno o más producto, en este caso, los porcionados. Proceso por el cual se obtiene tres
informaciones importantes: o Merma determinada. o Nuevo stock (porcionados)
o Nuevo precio promedio (precio que son determinantes para el Food-cost de cualquier receta donde participa los insumos).
Ejemplo:
o Se va a porcionar el producto “MERO MURIQUE ENTERO”, donde se va a tener como porcionados a los productos: Cabeza de Pescado, Mero Limpio y Espinazo Pescado.
o Cantidad a porcionar: 2.2800 kg. o Cuál es la merma y cuál es el porcentaje?
Seleccionar la botonera “PORCIONAMIENTO” para dar inicio al
registro de este proceso.
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Como ocurre en todos los procesos, se selecciona la botonera
“AGREGAR”, luego se tiene que seleccionar el “ÁREA” donde se va a
realizar el proceso (Cocina); y “ARTÍCULO” se selecciona el artículo
Porcionable, en este caso el MERO MURIQUE ENTERO.
Antes de seleccionar la botonera “AGREGAR”, se debe de modificar en
“CANTIDAD A PORCIONAR” el número correcto de kilos a
porcionar (2.280) del producto Porcionable.
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Se procedió a ingresar los resultados de los porcionados hechos
físicamente en el área de producción (Cocina), y se obtiene como
resultado tres informaciones importantes que se verán en la siguiente
imagen.
Al “GRABAR” los porcionados, aparece un mensaje de aviso donde
informa la cantidad de “MERMA”, de estar conforme se selecciona SI.
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Una vez seleccionado SI, pasa al estado “GENERADO” y se obtiene
como resultado: “MERMA DETERMINADA”, “NUEVO STOCK”
(Porcionados)-
Una vez “GENERADO” se “PROCESA”, para obtener como dato final
un “NUEVO PRECIO PROMEDIO”.
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Una vez finalizado el proceso de Porcionamiento se recomienda
“EMITIR EL REPORTE DE MERMAS”, y para ubicar este reporte
se debe contemplar la siguiente ruta (Reportes-Mermas).
Finalmente, se emite el reporte donde indica el precio de la merma del
proceso ya realizado.
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1.9 Principales Reportes de Almacen Central
INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA
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En este tipo de reportes se podrá visualizar el “VALORIZADO” que
tiene el almacén central, emitiendo un reporte donde aparece todo el
listado de los productos con sus respectivos precios promedios.
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INGRESO DE ARTÍCULOS POR PROVEEDOR
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INGRESO DE PROVEEDOR VS ARTÍCULO
En este tipo de reportes se podrá visualizar que productos nos trae cada
uno de los proveedores, donde podemos visualizar cantidad y cada precio de estos productos.
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RANKING DE COMPRA POR PROVEEDOR
En este tipo de reportes se podrá visualizar que determinado proveedor
trae determinado producto.
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RANKING DE COMPRA POR ARTÍCULO
En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del proveedor a
quien le haces más compras.
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REPOSICIÓN DE ARTÍCULOS
En este tipo de reportes se podrá visualizar un ranking del artículo que
más se compra, teniendo como dato un precio promedio en el periodo
que se analiza el reporte versus el precio promedio actual.
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CONTROL DE INGRESOS FUERA DE RANGO
En este tipo de reportes se puede visualizar los artículos que se necesitan
reponer al “ALMACEN CENTRAL”, tomando como criterio la
búsqueda por stock mínimo o stock ideal, la gestión determinar que
opción requerir.
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INVENTARIO VALORIZADO AL DÍA POR ÁREA
En este tipo de reporte se puede visualizar todos los artículos que han
sobrepasado la valla del precio mínimo y precio máximo de compra. Se
sugiere que este reporte la “GESTIÓN” debe revisarlo diariamente.
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En este tipo de reporte se puede visualizar el stock valorizado de cada
uno de los sub almacenes que han sido seleccionados, aquí podemos
visualizar el stock, precio promedio y totales de cada uno de los
productos de la área involucrada.