Habilidades necesarias para un ingeniero de proyectos

HABILIDADES NECESARIAS PARA UN

INGENIERO DE PROYECTOS

Indice

1. Introducción

2. Responsabilidades y funciones que realiza un Ingeniero

de Proyecto 3. Habilidades 3.1 Comunicación. 3.2 Trabajo en equipo. 3.3 Gestión del conocimiento.

3.4 Técnicas de Negociación Comercial.



1. INTRODUCCION

Hay cierto convencimiento de que por un lado está la satisfacción de

vivir la experiencia universitaria cuando se estudia una carrera, y por

otro, la percepción de que la Universidad no prepara

adecuadamente a sus alumnos para la vida profesional.

En el entorno empresarial se denuncia con frecuencia el divorcio

que existe entre el mundo de la empresa y la Universidad.



CARENCIAS MAS MARCADAS

Forma de comunicar

Expresarse públicamente

Redacción de informes

Relación con los demás

Desconocimiento del mundo comercial

Técnicas de negociación



2. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES PRINCIPALES DE UN JEFE DE PROYECTO

• Recopilar toda la información técnico-comercial del contrato con el cliente.

• Planificar y organizar los recursos, así como las actividades de gestión y supervisión

• Emitir documento NDP que informa a los diferentes departamentos de las características del trabajo a desarrollar, adjuntando planning y plan de cobros.

• Elaborar y asumir hoja de presupuesto del contrato.



• Distribuir a los diferentes departamentos (O. Ingenieria,

Aprovisionamientos, Programación, Administración, etc.)

la documentación integra del pedido (Planos, especificaciones,

etc.)

• Canalizar toda la correspondencia con el cliente y hacer la distribución interna que proceda.

• Dar conformidad a las Peticiones de Compra, en cuanto a fechas, plazo, precios y calidad.



• Conformar todos los pedidos de compras antes de la emisión al exterior.

• Asegurarse del cumplimiento de los plazos de entrega establecidos en

cada actividad e implantar medidas correctoras en caso de desviaciones

• En caso de desviaciones imputables al cliente, documentar y gestionar la

correspondiente ampliación y modificación del pedido.

• Asegurarse que al final del pedido el suministro se ha hecho en su totalidad

incluyendo la documentación exigida (planos as built, certificados de calidad,

protocolos de pruebas, etc.) de tal forma que no exista ningún impedimento

para proceder a la facturación final y cierre de la obra.



• Una vez concluida la obra, que sea recepcionada y aceptada

por el cliente consiguiendo de éste el certificado correspondiente

• Conseguir del cliente la carta que certifica que la obra fue

desarrollada a su satisfacción en calidad y plazo.

• Hacer la hoja de cierre de obra con el resultado final.

• Dejar al cliente satisfecho y procurar que siga siendo cliente

del Grupo TSK.



3. HABILIDADES

Se necesitan ciertas habilidades complementarias a las que se

suponen se tienen desde el punto de vista técnico

entre ellas :

Comunicar bien,

Saber trabajar en equipo,

Preparación de negociaciones.



3.1 LA COMUNICACIÓN

En su acepción más clásica, pero aun vigente, la comunicación consiste en el

intercambio de informaciones entre varios individuos que establecen una relación

reciproca, especifica y libremente consentida. De esta forma, la información

transmitida por el emisor y entendida por el receptor forma o transforma las

cosas que éste creía ó modifica su comportamiento.



La comunicación como factor fundamental de relación y de integración

de los equipos humanos, se convierte en una variable estratégica de

primer orden en la empresa, en cuanto que afecta necesariamente a la

productividad y en consecuencia a la rentabilidad.



LAS HABILIDADES PARA COMUNICAR

BIEN SON :

• SABER ESCUCHAR

• SABER PREGUNTAR

• SABER EXPRESARSE CON CORRECCION

• SABER REDACTAR UN ESCRITO



PARA ESCUCHAR CORRECTAMENTE SE REQUIERE:

• Establecer un clima agradable

• Estar dispuestos a oír a la persona en sus propios términos

• Estar preparado acerca del tema en cuestión

• Ser comprensivo

• Evitar distracciones

• Resumir las ideas básicas de vez en cuando

• Repetir en esencia lo que ha dicho el interlocutor

• Escuchar como si se fuera a redactar un informe

• Preguntar, tomar notas y sobre todo dominar los sentimientos



PARA PREGUNTAR CORRECTAMENTE DEBEMOS TENER

PRESENTE LO SIGUIENTE:

Las preguntas no deben ofender

Las preguntas no deben ser cerradas

Utilizarlas para dirigir una conversación

Utilizarlas para superar una interrupción

Deben de provocar atención

Conseguir información

Proporcionar información

Originar pensamiento

Inducir a una conclusión



• Un sistema de comunicación, lo componen tres elementos :

EL EMISOR

LAS ONDAS

EL RECEPTOR.

• EL EMISOR podríamos ser cualquiera de nosotros, EL RECEPTOR

cualquiera de nuestros clientes y/ó proveedores y LAS ONDAS el entorno

en el que nos comuniquemos, puede ser el teléfono, un correo, un agente

comercial nuestro, etc.



3.2 TRABAJO EN EQUIPO

QUE ES UN EQUIPO

Conjunto de personas con conocimientos y habilidades complementarias,

donde la suma conjunta de esfuerzos es mayor que la suma individual de

cada uno por separado.

EL DESAFIO ES SIEMPRE LOGRAR QUE:

UN EQUIPO DE TRABAJO TRABAJE EN EQUIPO



EL ESPIRITU DE EQUIPO (Sin palabras)



VENTAJAS DEL EQUIPO PARA LAS ORGANIZACIONES

• Aumento de la productividad

• Mejora de la calidad

• Fortalecimiento del bienestar de los empleados

• Reducción de gastos generales



VENTAJAS DE LOS EQUIPOS PARA LAS PERSONAS

• El trabajo resulta menos estresante

• La responsabilidad es compartida

• El trabajo resulta más gratificante

• Se comparten los premios y reconocimientos

• Los miembros del equipo tienen capacidad de influir mas en otros

• Todos los miembros del equipo experimentan la sensación del trabajo

bien hecho



3.3 GESTION DEL CONOCIMIENTO

• El conocimiento es un recurso que existe desde que existe la sociedad

• Suele residir en las personas y se mueve con ellas.

• El conocimiento ha sido necesario en las distintas etapas económicas con distinta intensidad.

• Los artesanos transmitían el conocimiento oralmente en el trabajo diario, no existían soportes para el almacenamiento de la información.

• En la economía de la revolución industrial, el uso de las maquinas genero una nueva forma de organizar la producción, se incrementó la información y fue necesario almacenarla.



• Hoy día las tecnologías de la información y la comunicación nos permiten integrar todo y podemos manejar de forma conjunta Entradas/Salidas/ Memoria/ y Procesadores.

• Hay dos tipos de conocimiento el tácito y el explicito

• El tácito reside en las personas y el explicito es generado por las personas pero se representa y se transmite.

• En las empresas se crea conocimiento a tres niveles INDIVIDUAL, EN GRUPO Y, CORPORATIVO



En cuanto a nuestro ámbito podríamos clasificar

las matrices del conocimiento en tres

• LA MATRIZ COMERCIAL

• LA MATRIZ TECNICA

• LA MATRIZ PRODUCTIVA



RESPECTO AL AREA DEL PRODUCTO DEBERIA DE:

• Conocer la relación completa de productos y/o servicios.

• Conocer, su entorno y su aplicación.

• Conocer normas y aplicaciones técnicas.

• Conocer los problemas de instalación y utilización.

• Conocer tecnólogos y tecnologías de primer nivel.



RESPECTO AL MERCADO

• Conocer la estructura del sector “x” de un país determinado.

• Conocer la competencia y sus redes de comercialización (productos y

servicios, comparaciones técnicas, económicas y de riesgos)

• Conocer el organigrama del cliente y los puntos de decisión para la

compra.

• Detectar penetración de la competencia, puntos fuertes y débiles.

• Detectar productos emergentes y nuevas tecnologías.

• Desarrollar la sensibilidad para detectar posibles servicios o negocios para

ofrecer a los clientes.



RESPECTO A LA PROPIA EMPRESA o GRUPO EMPRESARIAL

• Conocer el organigrama

• Conocer y saber presentar nuestra organización y estilo de funcionamiento.

• Saber presentar el Grupo TSK, sus productos y servicios, así como sus

aplicaciones.

• Saber realizar una visita a las instalaciones.

• Saber realizar visitas turísticas a la zona, si procediera, por tipo de cliente

• Conocer argumentaciones para la venta de los productos y servicios.

• Conocer técnicas de negociación. (Veremos más adelante)

• Conocer técnicas para evaluar el riesgo del cliente, riesgo país o riesgo en

general y como minimizarlos asegurando las operaciones.



RESPECTO A LA ADMINISTRACION DE VENTAS

• Conocer y realizar diferentes tipos de venta.

• Manejar programas informáticos al efecto.

• Manejar programas de estadística.

• Conocer sistemas informáticos básicos.

• Conocer sistemas administrativos de control de pedidos, facturación, etc.

(Expertis ó Dynamics)



IDIOMAS

• Inglés, francés, alemán..., determinar niveles según necesidad.



• La adquisición de esos conocimientos implica el desarrollo por parte de la

empresa de herramientas soporte de las mismas.

• Se debe de analizar la información interna, y estructurarla para que sea

accesible.

• Hay que determinar responsables de su mantenimiento y lugar físico de

ubicación, que perfectamente puede ser la intranet que tenemos

• Determinar un sistema informático que permita su actualización y rápido

acceso.



• A las personas que acudan a cursos, seminarios, foros, etc., se les debe de

exigir que la información recibida se difunda a través de la intranet en el

archivo o carpeta que correspondiera, si hubiera espacio físico al efecto, y

si no fuera así, habría que habilitarlo.

• A través de la propia intranet se debería de anunciar la disponibilidad de la

información, para que los interesados pudieran acceder a ella.



3.4 TECNICAS DE NEGOCIACION COMERCIAL

• La negociación es un hábito de la conducta humana, cada vez que las personas intercambian ideas con la intención de modificar sus relaciones, cada vez que llegan a un acuerdo, están negociando.

• La negociación forma parte de nuestras vidas. En el mundo de la empresa es un elemento cotidiano, muy frecuente, no solo para vendedores y compradores, sino también para las personas con responsabilidad ejecutiva.



Cualquier método de negociación debe de ser evaluado por tres criterios

a) Debe de conducir a un acuerdo inteligente, siempre que el acuerdo sea posible.

b) Debe de ser eficiente.

c) Debe mejorar o al menos no dañar las relaciones entre las partes



PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA NEGOCIACION. (DECALOGO)

1. Si no tenemos necesidad de negociar no negociemos (No hacer tratos con quien no suele hacer

buenos tratos)

2. Si tenemos que negociar, estemos preparados para ello (Jamás se debe de alardear del éxito

obtenido. Que sea la otra parte la que parezca que ha ganado)

3. Que sea la otra parte la que haga el trabajo. (Las personas se sienten más satisfechas con aquellas

cosas que le han costado esfuerzo. Démosle a la otra parte la satisfacción).

4. Utilicemos nuestras fuerzas al principio con suavidad. (El monopolio resulta bueno si lo

utilizamos nosotros y malo si lo ejerce el otro.)

5. Que compitan ellos (Perder la calma no sirve de nada)

6. Dejar cierto margen de maniobra. (Haz que al final la otra parte quede un poco mejor de lo que

esperaba.)

7. Mantener la integridad. (si la otra parte está en un hondo agujero échales una escalera.)

8. Escuchemos en vez de hablar. (más útil el papel de juez, que de abogado)

9. Mantengamos el contacto con sus expectativas. ( No te creas lo que oigas por casualidad)

10. Que se familiaricen con nuestras grandes ideas. (No bajemos el listón de nuestras aspiraciones con

demasiada facilidad.)



FASES DE UNA NEGOCIACION

Fase I PREPARACION

Fase II DISCUSION

Fase III LAS SEÑALES

Fase IV PROPUESTA

Fase V PAQUETE

Fase VI INTERCAMBIO

Fase VII CIERRE Y ACUERDO



LA PREPARACION

• Objetivos (Que prioridades tenemos, ¿son realistas? Que objetivos tendrá la otra

parte. Intereses propios, identificar intereses del oponente.)

• Información (Equilibrio de poder. Personalidades. Intereses. Hechos,

supuestos…)

• Concesiones (Que valor tienen, que contrapartidas obtenemos)

• Estrategia (Nuestra táctica debe de ser sencilla y flexible)

• Tarea (En el supuesto de que vaya más de uno, se deben de repartir las tareas,

una la del dirigente, otra la del observador, otra la del sintetizador etc.)



LA DISCUSION

• Que hay que evitar (Interrumpir, atacar, acusar, “marcar goles”, dominar a gritos,

los sarcasmos, las amenazas, hablar excesivamente. )

• Que hay que procurar (escuchar, pedir aclaraciones, resumir los temas

neutralmente, no comprometerse con suposiciones, contrastar la firmeza de las

suposiciones)



LAS SEÑALES

El lenguaje oculto de las señales . El uso de las señales

• Algunos ejemplos del lenguaje oculto de las señales:

(Nos resultaría extraordinariamente difícil cumplir ese plazo – ENTONCES ES QUE NO ES IMPOSIBLE)

(No estoy autorizado para negociar ese precio – ENTONCES HABLE CON EL JEFE)

(Podemos discutir ese punto – ENTONCES ES NEGOCIABLE)

(No estamos dispuestos en este momento a discutir ese punto – ENTONCES PUEDE SER MAÑANA)

(Estas son nuestras condiciones normales de contratación – ENTONCES PUEDEN SER NEGOCIABLES)

• SI NO HUBIERA CAMBIO DE POSICIONES:

(Evitemos hacer concesiones con la “esperanza” de una respuesta reciproca esto premiaría la

intransigencia)

• MAXIMAS A RECORDAR

La ceguera prolonga la discusión

Escuchar mas, hablar menos

Responder en reciprocidad



LA PROPUESTA

• Evitar frases que nos lleven a peores tratos

(No usar un lenguaje débil - esperamos, nos gustaría, preferiríamos, …)

• Es mejor la firmeza con corrección ( necesitamos, tenemos que …)

EL PAQUETE • No negociemos partes, negociemos el paquete

(Quien obtiene algo ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Cuándo? Hagamos que las concesiones sirvan a

nuestros objetivos. Analicemos nuestras concesiones según las condiciones de la otra parte.)



INTERCAMBIO

• Todo ha de ser condicional. Nunca demos algo por nada

(Señalemos lo que es posible si, y solo si, la otra parte acepta nuestras condiciones.

Presentemos primero nuestras condiciones. Mantener los temas enlazados.

Decidamos lo que vamos a exigir a cambio de nuestras concesiones.)

CIERRE Y ACUERDO

• Decidir el momento de no hacer más concesiones. Hacer lista detallada

de los acuerdos con aclaraciones.

Si el acuerdo es oral, enviar lo más pronto posible una nota escrita a

nuestro interlocutor con lo que creemos que se ha acordado, etc.



Finalmente como recordatorio de lo importantísimo que son los clientes para

cualquier negocio a modo de reflexión :

• TODO TRABAJO TIENE QUE IR ORIENTADO A SATISFACER AL CLIENTE.

• PORQUE NO EXISTEN NEGOCIOS SIN CLIENTES.

• PODEMOS SER UNOS INGENIEROS MUY CAPACES, PERO SI LO QUE SE DESARROLLA NO SE VENDE, NO SERVIRA DE NADA



Un buen servicio al cliente se evalúa como actitud de

cooperación cuando hay:

• RESPUESTA

• LENGUAJE CORPORAL POSITIVO

• AMABILIDAD

• RESPETO

• FLEXIBILIDAD



Sin embargo actitudes que provocan insatisfacción

están ligadas a:

• APATIA

• EXCUSAS

• FRIALDAD

• CONDESCENDENCIA

• ROBOTISMO

• APLICACIÓN TAJANTE DE REGLAS

• LOS RODEOS.



Muchas gracias por vuestra atención

Jose Maria Gonzalez Fernandez

Presidente de INGEMAS S.A.

GRUPO TSK

Date post:	06-Jan-2017
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