Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:
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PROCEDIMIENTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE
VEHICULAR INSTITUCIONAL
Centros de Integración Juvenil, A.C.
SEPTIEMBRE 2015
DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
Centros de Integración Juvenil, A.C.
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
CODIGO: PR-DESG-003-E
ÍNDICE
PAG.
OBJETIVO
1
ALCANCE
1
NOTACIONES Y DEFINICIONES
1
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
3
MATERIALES
15
REFERENCIAS
15
PROCEDIMIENTO
17
FLUJOGRAMA
22
ANEXOS 28
PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA
Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo
Agosto 2015 Septiembre 2015 U:/DGAA/SAS/SG
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OBJETIVO
Realizar conjuntamente con el Departamento de Adquisiciones el análisis, evaluación y
contratación de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos
Institucionales cuando se requiera; con objeto de mantenerlos en buen estado; así como
supervisar que el servicio se lleve a cabo adecuadamente, apegándose a lo establecido en la
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Publico.
ALCANCE
Al Departamento de Servicios Generales, Coordinaciones Regionales, Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de Tratamiento a Personas con
Problemas del Consumo de Heroína de zona metropolitana y foránea, Subdirección de
Adquisiciones y Servicios, Departamento de Programación, Departamento de Nóminas e
Impuestos, Departamento de Contabilidad, Departamento de Tesorería, Departamento de
Análisis Financiero y Control Presupuestal, Departamento de Adquisiciones y
Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.
NOTACIONES Y DEFINICIONES
Área de Mantenimiento: Se refiere a la Subjefatura de Mantenimiento de Vehículos,
Mobiliario y Equipo, Agua Potable, Energía Eléctrica y Fomento al Ahorro.
Auxiliar de Servicios Generales: Personal del Departamento de Servicios Generales que
realiza mantenimientos menores a los vehículos institucionales.
Buzón DGAA: Se refiere al Buzón del Departamento de Servicios Generales ubicado en la
Intranet (Buzón DGAA) en el que se solicitan servicios diversos tales como: mantenimiento
de mobiliario y equipo eléctrico, mantenimiento a vehículos institucionales, mensajería,
valija y telefonía entre otros.
Check list: Inventario físico y funcional de los vehículos Institucionales.
Dictamen Técnico para determinar la Baja de Vehículos Institucionales: Se refiere al
formato Determinación del Valor Mínimo de Vehículos, mediante el cual se obtiene el
factor de vida útil de los vehículos institucionales.
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Orden de Servicio: Se refiere al formato Solitud de Servicios, el cual se utiliza para
solicitar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.
Técnico/a B: Mantenimiento y Control Administrativo de Vehículos y Combustible.
Unidades Operativas (áreas solicitantes o usuaria): Se refiere a los Centros de
Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y Unidades de Tratamiento para Usuarios
de Heroína de zona metropolitana y foránea, mismas que de acuerdo con sus necesidades
requieran la adquisición y/o prestación de servicios para el cumplimiento de sus funciones.
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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Departamento de Servicios Generales (Área de Mantenimiento) y Director/a de
Unidades Operativas
Se apegará a lo establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, Reglamento de la misma Ley y Políticas, Bases y Lineamientos en
materia de Adquisiciones, para la administración del parque vehicular institucional.
Supervisara que el/los vehículo/s a su cargo cumpla/n con los siguientes requisitos:
El vehículo contará con elementos distintivos adheridos en las puertas delanteras.
Juego de placas de circulación;
Engomado de las placas de circulación;
Tarjeta de circulación;
Copia de la póliza del seguro vehicular vigente;
Copia del certificado de la verificación vehicular vigente;
Engomado del holograma de la verificación vigente;
Bitácora de servicio
Será responsabilidad del Departamento de Servicios Generales en el caso de los
vehículos de Oficinas Centrales, así como del Director/a en turno en el caso de los
vehículos de Unidades Operativas de Zona Metropolitana y Zona Foránea el verificar que
se cumpla con los requisitos mencionados en el punto anterior, de lo contrario deberán
solventar los faltantes.
Los vehículos serán de uso exclusivamente oficial para cubrir necesidades institucionales
y en ningún caso estarán autorizados al uso particular, personal o familiar y solo serán
conducidos por personal institucional, aun cuando sea en su presencia. En casos
debidamente justificados por la Subdirección de Adquisiciones y Servicios o por el /la
directora/a de la Unidad Operativa podrán utilizarse para el traslado de personas ajenas.
Quedará a cargo del/la Jefe/a del Departamento de Servicios Generales y de la empresa
que proporcione el Servicio de Vigilancia, el encierro y custodia de los vehículos, y en el
caso de las unidades operativas ésta responsabilidad queda a cargo del Director/a en turno
de acuerdo a los vehículos que tiene bajo su responsabilidad.
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Los lugares de encierro del parque vehicular en el caso de Oficinas Centrales podrá ser en
las siguientes ubicaciones:
Aguascalientes No. 201, Col. Hipódromo, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06100,
México D.F.
Tlaxcala No. 208, Col. Hipódromo, Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06100, México
D.F.
Mier y Pesado No. 141, Esq. Eje 4 Sur Xola, Col. Del Valle, Delegación Benito
Juárez, C.P. 03100, México D.F.
Vicente Suárez No. 149, Esq. Circuito Interior, Col. Hipódromo Condesa,
Delegación Cuauhtémoc, C.P. 06100, México D.F.
Chimalpopoca No. 119, Col. San Miguel Iztacalco, Delegación Iztacalco, C.P.
08650, México D.F.
Para los casos de Zona Metropolitana o de Zona Foránea el encierro del parque
vehicular deberá ser en el CIJ y/o Unidad de Hospitalización donde estén adscritos los
vehículos.
Revisará a final de cada mes las siguientes condiciones físicas del vehículo, e informará
al Departamento de Servicios Generales (área de Mantenimiento) cualquier irregularidad:
Estado físico del vehículo;
Hojalatería y pintura;
Juego de placas de circulación
Engomado de las placas de circulación;
Tarjeta de circulación
Copia del certificado de la verificación vehicular vigente;
Holograma de verificación vehicular vigente;
Copia de la póliza de seguro vehicular vigente
Accesorios y herramientas
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En el caso de robo, extravío y/o asalto, perdida de placas, engomado, verificación, tarjeta
de circulación, vales de combustible, así como cualquier otro documento y daño físico
relacionado con el vehículo asignado, levantará inmediatamente el acta respectiva de
denuncia ante el Ministerio Público correspondiente, notificará al Departamento de
Servicios Generales y al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, a fin de
realizar los trámites administrativos con la Aseguradora correspondiente.
Cualquier anomalía referente a vehículos la notificará al Departamento de Servicios
Generales (área de Mantenimiento), con la finalidad de que está sea valorada para su
reparación.
En los siguientes casos no serán autorizados los deducibles o reparación del vehículo
oficial:
Cuando sean manejados por un tercero que no sea el responsable autorizado por la
Institución;
Cuando éstos no ocurran en el desarrollo de actividades oficiales;
Cuando se maneje en estado de ebriedad o bajo el influjo de algún psicotrópico o
estupefaciente;
Por infringir el reglamento de tránsito o cualquier otra ley o reglamento;
Por daños causados con premeditación;
Por destinarlo a uso o servicio diferente al que se autoriza, y
Por arrastre de remolques no autorizados.
Integrará un expediente por cada vehículo que le haya sido asignado, con la siguiente
documentación como mínimo, que conservará durante la vida útil del mismo:
Documentación original: pagos de tenencia, emplacamiento, constancia de
verificación vehicular;
Copia de la factura;
Tarjeta de circulación;
Copia de la póliza de aseguramiento vigente;
Bitácora de servicio preventivo y correctivo, Orden de servicio y copia de la factura
del proveedor que realice los servicios que requiera el vehículo;
Cualquier documento que se genere del mismo vehículo.
El mantenimiento de vehículos nuevos se llevará a cabo en los talleres o agencias
autorizadas del mismo proveedor durante la vigencia de la garantía. Finalizado el periodo
de garantía, se incorporarán al programa ordinario de mantenimiento preventivo y
correctivo.
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La autorización para la reparación por hojalatería, pintura o compra de accesorios, se
solicitará por escrito a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios y dichas solicitudes
estarán sujetas a la disponibilidad presupuestal.
El combustible que se otorgue deberá ser utilizado exclusivamente para los vehículos
institucionales.
El combustible será regulado de acuerdo con los lineamientos del Programa Nacional de
Reducción al Gasto de la Administración Pública Federal del ejercicio correspondiente y
sujeto a la disponibilidad presupuestal.
Al término de la jornada laboral, durante los fines de semana y días no hábiles, el parque
vehicular deberá permanecer en el área de estacionamiento o lugar de pernocta destinado
para tal fin. En caso contrario, solicitará autorización al Departamento de Servicios
Generales (área de Mantenimiento), para que el (los) vehículo (s) pernocten en otro lugar
que no sea el establecido.
En los casos en que los vehículos de servicio deban utilizarse fuera del horario de labores
establecido, las áreas usuarias deberán notificar al Departamento de Servicios Generales
(área de Mantenimiento), de preferencia con 24 horas de anticipación al día en el que los
vehículos se utilicen fuera del horario señalado.
Departamento de Servicios Generales (Área de Mantenimiento) y/o Director/a de
Unidad Operativa de Zona Foránea
En el caso de adquisición de vehículos, una vez recibida la carta factura del mismo,
tramitará el recurso para realizar el pago de las contribuciones que correspondan y
realizará el registro o alta ante las autoridades respectivas.
Recibirá del Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros una vez asegurado el/los
vehículos, una copia de la póliza de aseguramiento del/los mismo/s, que deberá
permanecer en el vehículo.
Acordará con los talleres autorizados que proporcionarán el servicio de mantenimiento
una garantía mínima de treinta días. No se autorizarán reparaciones adicionales en dichos
talleres, a los vehículos que se encuentren dentro del periodo de garantía, o bien se trate
de un concepto diferente de los amparados por la garantía.
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Verificará que los vehículos asignados pernocten en el lugar destinado para tal efecto,
para lo cual deberá llevarse un registro diario de entradas y salidas del parque vehicular, a
través de los cuales se constatará la pernocta de la totalidad de los vehículos.
Director/a de Unidad Operativa de Zona Metropolitana
Cualquier requerimiento referente a los vehículos institucionales, lo solicitará a través del
Buzón de la DGAA ubicado en Intranet.
En el caso de los mantenimientos preventivos, verificará que se cumpla con los siguientes
apartados:
a. Entregar el vehículo en la fecha establecida de acuerdo al calendario y en el taller
mecánico que resulte adjudicado en un horario de 10:00 a 14:00 hrs para la realización
del servicio de mantenimiento.
b. El vehículo contará como mínimo con ¼ de combustible;
c. Presentar copia de la tarjeta de circulación, copia de la póliza de seguro vigente y
copia de la Orden de Servicio;
d. Revisar que el vehículo no contenga objetos personales y/o de valor en el interior, de
lo contrario el Departamento de Servicios Generales no se hace responsable de estos.
e. Se apegará a los tiempos de entrega según el contrato con el prestador del servicio
(mínimo dos días).
Recibirá en el mes de diciembre la programación para la realización del servicio de
mantenimiento vehicular, lo revisará y notificará al Departamento de Servicios Generales
(área de mantenimiento) si está de acuerdo con la misma, en caso contrario podrá
proponer otra fecha para realizar el servicio notificando antes del 31 de Diciembre. Si el
día propuesto ya está cubierto, deberá elegir otro dentro del período establecido en la
programación.
Una vez realizado el mantenimiento al vehículo, revisará las condiciones físicas y
funcionales del mismo y firmará de conformidad el check list. En caso de encontrar
alguna anomalía lo reportará de forma inmediata, para que el vehículo sea revisado por el
Auxiliar de Servicios Generales, si la anomalía es consecuencia del servicio prestado, el
vehículo será entregado nuevamente al proveedor. En caso contrario, se le adjudicara
cualquier anomalía que se derive al responsable del vehículo.
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Verificará que los vehículos para su mantenimiento no contengan objetos personales y/o
de valor en su interior; esto con la finalidad de evitar extravíos ya que el Departamento de
Servicios Generales no se ha ce responsable de los mismos.
Cuando un vehículo sea enviado al taller para su mantenimiento y este detecte la falta de
alguna pieza eléctrica, mecánica, daño físico o reparaciones no autorizadas se suspenderá
el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo hasta la aclaración
correspondiente.
En caso de no contar con la herramienta básica, solicitará al Departamento de Servicios
Generales mediante el Buzón de la DGAA la herramienta requerida (linterna, cables pasa
corriente, martillo, pinzas y juego de llaves). En caso de extravío de las herramientas y/o
accesorios, el/la Directora/a o Responsable de la Unidad Operativa deberá reponerlas en
un plazo no mayor a 5 días después de haber realizado el inventario al vehículo.
Departamento de Servicios Generales (Área de Mantenimiento)
En el caso del parque vehicular nuevo para oficinas centrales, zona metropolitana y
foránea:
a) Verificará las condiciones y funcionamiento del vehículo, a fin de asegurar que cumpla
con las especificaciones establecidas. En caso de que los vehículos no cumplan con las
condiciones acordadas, o si su funcionamiento no resulta optimo o apropiado, notificará
al Departamento de Adquisiciones para corregir dichas irregularidades.
b) Notificará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros, a fin de que se realice
el aseguramiento del vehículo.
En la fecha establecida, realizará el proceso de adjudicación para la contratación de los
mantenimientos preventivos y/o correctivos de unidades operativas de zona metropolitana
y oficinas centrales, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Ley, en los
POBALINES y al nuevo esquema de contrataciones del Gobierno Federal “Contratos
Marco”.
Realizará el pago de las contribuciones correspondientes a los vehículos institucionales
tanto de oficinas centrales como de unidades operativas de zona metropolitana.
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En el caso de los vehículos de zona foránea, únicamente tramitará el recurso para el pago
de las contribuciones, misma que les hará llegar mediante la remesa correspondiente.
Llevará a cabo la administración de los vehículos institucionales de Oficinas Centrales y
Unidades Operativas de zona metropolitana y foránea.
Elaborará el listado del parque vehicular, especificando las siguientes características:
marca, submarca, modelo, serie de chasis, motor y ubicación, y lo enviará al Departamento
de Inventarios, Almacén y Seguros para el aseguramiento de los mismos.
Consultará los registros de la bitácora electrónica de acuerdo con las fechas establecidas en
el calendario para la realización del corte mensual y/o bimestral, así como las necesidades
del servicio y de acuerdo al rendimiento km/l., información que servirá para la entrega de
los vales correspondientes al periodo.
Dotará de combustible a los vehículos de oficinas centrales, de acuerdo a las necesidades
institucionales.
Recibirá de las unidades operativas de zona metropolitana y del área de Mantenimiento
(Depto. de Servicios Generales) la solicitud para la realización de los mantenimientos
preventivos de sus vehículos que serán requeridos en el año.
Elaborará el Programa Anual de Asignación, Servicio y Mantenimiento de Parque
Vehicular integrando los mantenimientos preventivos de los vehículos de oficinas
centrales y unidades operativas de zona metropolitana y foránea.
Enviará la calendarización del Programa de Asignación, Servicio y Mantenimiento de
Parque Vehicular, a fin de que los/las Directores/as conozcan las fechas establecidas para
el mantenimiento preventivo.
Verificará que haya suficiencia presupuestal en la partida del gasto respectiva para
proceder a la autorización correspondiente de la contratación de los mantenimientos
preventivo y/o correctivo de los vehículos institucionales, que se encuentran en contrato,
así como de zona foránea en los casos de Adjudicación Directa.
En el caso de los mantenimientos preventivos y correctivos de zona foránea, recibirá las
cotizaciones correspondientes de acuerdo con los montos establecidos en los
POBALINES, analizará, evaluará y autorizará el que cumpla con las características
necesarias.
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En el caso de mantenimiento correctivo de zona foránea, recibirá la solicitud a través del
Buzón de la DGAA.
Solicitará al taller adjudicado la elaboración del check list detallado de las condiciones
físicas del vehículo al momento de su recepción y entrega. En caso de que se detecte que
falta alguna pieza eléctrica, mecánica, daño físico o reparaciones no autorizadas por el área
de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, se suspenderá el servicio de
mantenimiento preventivo y/o correctivo hasta la aclaración correspondiente.
Verificará que los vehículos para su mantenimiento no contengan objetos personales y/o
de valor en su interior; esto con la finalidad de evitar extravíos.
Revisará que el servicio de mantenimiento preventivo y/o correctivo se haya realizado de
acuerdo al contrato establecido.
Registrará los servicios y mantenimientos realizados en la Bitácora correspondiente.
Recibirá y validará las facturas enviadas por el proveedor del servicio de mantenimiento
preventivo y correctivo y elaborará relación por centro de costo del servicio recibido, así
como el oficio de autorización para la liberación del pago al proveedor.
Entregará las facturas de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo realizados
en oficinas centrales y unidades operativas de zona metropolitana al Departamento de
Tesorería (Caja).
Debido a la poca disponibilidad vehicular, no prestará vehículos a las Unidades Operativas
durante el mantenimiento preventivo y/o correctivo.
Cuando un vehículo ya no garantice condiciones de servicio o implique altos costos de
mantenimiento, emitirá el dictamen técnico correspondiente, valorando la conveniencia de
dar de baja la unidad, previa autorización de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
En el caso de las unidades operativas de zona foránea recibirá el dictamen correspondiente
firmado por el/la directora/a de la Unidad.
Recibirá de las unidades operativas la justificación de los incrementos de combustible,
valorará la pertinencia de la dotación adicional y en su caso, solicitará a la Subdirección de
Adquisiciones y Servicios la autorización correspondiente.
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Notificará al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros la obsolescencia o el
desuso de los vehículos y los propondrá para el Programa Anual de Disposición Final de
los Bienes Muebles, previa autorización de la Subdirección de Adquisiciones y Servicios.
Verificará con el Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros que el equipo de
transporte al que se le dará mantenimiento preventivo y/o correctivo, esté dado de alta en
el inventario de la Institución y se encuentre físicamente.
Notificará a la Subdirección de Adquisiciones y Servicios y Coordinación Regional
correspondiente del uso indebido de los vehículos institucionales.
Enviará la Solicitud de Orden de Remesa o el pago a través de una cuenta por liquidar
certificada al Departamento de Análisis Financiero y Control Presupuestal para el trámite
respectivo en el caso de las Unidades operativas de zona foránea.
Director/a de Unidad Operativa de Zona Metropolitana y Zona Foránea
Requisitará en la bitácora electrónica cada que se realice una carga de combustible la
siguiente información: fecha, lectura del odómetro, litros cargados y precio por litro.
Solicitará la nota correspondiente por la carga del combustible, misma que integrará en el
expediente del vehículo.
En caso de no enviar oportunamente los registros de la bitácora electrónica al área de
mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, no le serán entregados los vales
de combustible del periodo.
Relacionará anualmente los mantenimientos preventivos del (los) vehículo (s) a su cargo y
los solicitará al área de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, a través
del Buzón de la DGAA para su inclusión en el “Programa Anual de Asignación, Servicio y
Mantenimiento de Parque Vehicular”.
Solicitará cualquier requerimiento referente a vehículos a través del Buzón de la DGAA
especificando los daños o anomalías que presenta el vehículo.
En el caso de cambio de resguardo de algún vehículo, lo notificará inmediatamente al área
de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, a fin de que sean actualizados
los registros respectivos.
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En caso de que se requiera mayor dotación de combustible, elaborará una justificación del
incremento necesario, que enviará previamente a las fechas establecidas en el calendario
para la recepción de bitácoras al Departamento de Servicios Generales (área de
Mantenimiento) para su valoración y autorización.
Director/a de Unidad Operativa de Zona Foránea
Realizará los trámites correspondientes en su localidad para la contratación de los
mantenimientos preventivos y/o correctivos y será el responsable de verificar el
cumplimiento de los mismos.
Tramitará ante el área de mantenimiento del Departamento Servicios Generales, mediante
oficio la autorización para la contratación del servicio de mantenimiento que sea requerido,
así como la remesa correspondiente, considerando los lineamientos establecidos en los
POBALINES, para lo cual enviará la siguiente documentación:
a. En su caso, oficio en original junto con una cotización para el mantenimiento,
anotando: descripción del vehículo, marca, modelo, número económico, número de
inventario, placas y adscripción solicitando el recurso económico para cubrir el
servicio.
b. En su caso, enviará oficio junto con tres cotizaciones para el mantenimiento requerido
con el visto bueno del Coordinador, Director o Responsable de la Unidad, anotando:
descripción del vehículo, marca, modelo, número económico, número de inventario,
placas y adscripción solicitando el recurso económico para cubrir el servicio.
Elaborará el cuadro comparativo correspondiente y enviará al área de mantenimiento
del Departamento de Servicios Generales, para su análisis y autorización.
c. En ambos casos especificará si el proveedor es persona moral ó física, en el caso de ser
física deberá anotar el nombre completo de la persona a quien se le emite cheque,
CURP, domicilio fiscal, R.F.C., e informarle que se hará retención del total del I.V.A.,
si el monto cotizado excede el importe establecido. En caso de no aclarar la
personalidad jurídica del proveedor o prestador del servicio, se dará por entendido que
es Persona Física, por lo que no aplicará reembolso por el importe retenido en caso de
resultar Persona Moral.
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d. Anexará documentación legal del proveedor, Acta Constitutiva (en caso de ser persona
moral), Acta de Nacimiento (en caso de ser persona física), Alta de Hacienda, R.F.C. y
comprobante de domicilio, cuando sea necesario elaborar Contrato de Servicios.
e. Las cotizaciones estarán firmadas y validadas técnicamente por el Director de la
Unidad Operativa, y en caso de ausencia, el Director deberá designar a un
Responsable, y notificará mediante oficio al área de mantenimiento del Departamento
de Servicios Generales.
f. Enviará al área de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, copia de
las facturas de los servicios que se realicen a los vehículos institucionales tanto
preventivo como correctivo, y el original al Departamento de Contabilidad.
Cuando un vehículo ya no garantice condiciones de servicio o implique altos costos de
mantenimiento, emitirá el dictamen técnico correspondiente y enviará al área de
mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, para la valoración y autorización
de la conveniencia de dar de baja la unidad.
Notificará al área de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales, antes de
comprometer algún servicio de mantenimiento preventivo o correctivo, sin importar el
monto del mismo, para verificar que haya suficiencia presupuestal y estar en posibilidad de
autorizar el gasto.
Dará seguimiento a la dotación de vales de combustible en las fechas establecidas por el
Departamento de Servicios Generales (área de mantenimiento).
Subdirección de Adquisiciones y Servicios
Conjuntamente con el Jefe/a del Departamento de Servicios Generales asignará los
vehículos, analizando la información de los requerimientos de necesidades de cada área,
considerando la funcionalidad de los ya existentes, el impacto económico y los riesgos
previsibles, así como el préstamo de vehículos institucionales a efecto de realizar
actividades institucionales y traslado de personal. Lo anterior conforme a prioridades,
disponibilidad de vehículos, y dando cumplimiento a lo dispuesto en materia de austeridad
y ahorro institucionales.
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Autorizará las Solicitudes de Cheque u Orden de Remesa para la contratación el servicio
de mantenimiento preventivo y/o correctivo de los vehículos institucionales.
Responderá únicamente por aquellos accidentes en que se vean involucrados lo vehículos
oficiales utilizados por el servidor público que lo tenga asignado, siempre que ocurran con
motivo del desempeño de actividades oficiales, bajo circunstancias legales y de pleno
respeto al reglamento de tránsito. En caso de accidente, se solicitará el reporte de la
aseguradora, o en su caso, copia de la averiguación previa que se inicie en la agencia del
ministerio público correspondiente, a fin de deslindar responsabilidades.
Autorizará la baja de los vehículos institucionales, previo análisis de la valoración técnica
y solicitará su inclusión en el Programa Anual de Disposición Final de los Bienes Muebles.
Conductor del Vehículo
Portará invariablemente la licencia vigente de conducir, así como aquellos documentos
personales requeridos por las disposiciones de seguros y los establecidos en la
normatividad aplicable en materia de tránsito de su entidad federativa, por lo que en caso
de no cumplir con los mismos, será responsable de las consecuencias que sobrevengan.
Verificará las condiciones de operación, mantenimiento y de seguridad del vehículo,
constatará que cuente con los documentos que permitan su circulación y con los que
acredite el aseguramiento del mismo. En caso de encontrar alguna anomalía lo reportará al
área de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales o al Director de la unidad
operativa correspondiente.
En caso de que ocurra alguna falla mecánica en el transcurso de un recorrido institucional
lo notificará al área de mantenimiento del Departamento de Servicios Generales y en caso
de ser necesario a la Compañía de Seguros posteriormente.
En caso de accidente o robo, se comunicará inmediatamente a la aseguradora
correspondiente, a fin de hacer efectiva la póliza respectiva, notificará al área de
mantenimiento del Departamento de Servicios Generales y al Departamento de
Inventarios, Almacén y Seguros.
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MATERIALES
Buzón de la DGAA
Bitácora de Combustible
Bitácora de Servicios de Mantenimiento
Cotizaciones de Proveedores enviadas por los Coordinadores Regionales, y Directores
de Unidades Operativas de zona foránea
Cuadro Comparativo
Contrato de Prestación de Servicios
Solicitud de Cheque y/o de Orden de Remesa
Solicitud de Baja de Bienes Muebles
Hardware, software, consumibles e Internet
REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley General de Bienes Nacionales y su Reglamento
Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
Normas de Información Financiera Gubernamentales.
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Políticas, Bases y Lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios.
Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil A.C.
Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales.
ANEXOS
Check List
Solicitud de Servicios
Dictamen Técnico para determinar la Baja de Vehículos Institucionales
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
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SUBJEFE/A Y
TÉCNICO/A “B”
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A
DE ADQUISICIONES
Y SERVICIOS
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBJEFE/A ÁREA
DE
MANTENIMIENTO
1. Recibe durante el año, los requerimientos referentes a
parque vehicular, analiza, elabora un diagnóstico de
necesidades y turna al/la Jefe/a del Departamento de
Servicios Generales.
2. Recibe la información, revisa y conjuntamente con el/la
Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios analiza y
determina la adquisición de los vehículos, refacciones,
herramientas, mantenimientos, etc.
3. Integra conjuntamente con el/la Subjefe/a de
Mantenimiento el Programa Anual correspondiente al
Parque Vehicular, de acuerdo con lo establecido para el
efecto. Turna al/la Subdirector/a de Adquisiciones y
Servicios.
4. Recibe el Programa Anual, revisa conjuntamente con
el/la Jefe/a del Departamento, en su caso solicita las
adecuaciones correspondientes y recaba la firma de visto
bueno del/la Director/a General Adjunto/a
Administrativo/a.
5. Una vez firmado el Programa Anual, integra en el PAT y
tramita el presupuesto conforme lo establecen las
disposiciones aplicables en el Departamento de
Programación.
6. Una vez autorizado el presupuesto, lo comunica al/la
Jefe/a del Departamento de Servicios Generales.
7. Recibe el presupuesto autorizado y lo comunica al/la
Subjefe/a de Mantenimiento.
8. Recibe el presupuesto autorizado y solicita al/la
Técnico/a “B” elabore el Programa Anual de
Asignación, Servicio y Mantenimiento del Parque
Vehicular.
Programa
Anual
Programa
Anual
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
18 de 42
TÉCNICO/A “B”
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
SUBJEFE/A ÁREA
DE
MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBJEFE/A ÁREA
DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A “B”
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
9. Recibe la indicación, elabora y envía Circular para
solicitar a cada una de las unidades operativas y oficinas
centrales la programación de sus mantenimientos
preventivos, especificando la fecha para que sean
solicitados al área de mantenimiento mediante el Buzón
de la DGAA.
10. Calendariza las fechas para la realización del
mantenimiento preventivo e integra el Programa Anual
de Asignación, Servicio y Mantenimiento del Parque
Vehicular que turna al/la Subjefe/a de Mantenimiento.
11. Recibe el Programa Anual de Asignación, Servicio y
Mantenimiento del Parque Vehicular, revisa, verifica las
fechas establecidas, en su caso solicita modificaciones y
turna al/la Jefe/a del Departamento.
12. Recibe el Programa Anual de Asignación, Servicio y
Mantenimiento, revisa, en su caso solicita
modificaciones y recaba la firma del/la Subdirector/a de
Adquisiciones y Servicios.
13. Una vez firmado el Programa Anual lo devuelve al/la
Subjefe/a de Mantenimiento.
14. Recibe el Programa Anual autorizado y turna al
Técnico/a “B”.
15. Recibe el Programa Anual autorizado, da a conocer a las
unidades operativas de zona metropolitana y oficinas
centrales el calendario para la realización de los
mantenimientos preventivos, a fin de que envíen sus
vehículos en tiempo.
16. Recibe a través del Buzón de la DGAA la solicitud para
el servicio de mantenimiento, pudiéndose presentar 2
casos:
Circular
Programa
Anual
Programa
Anual
Programa
Anual
Programa
Anual
Programa
Anual
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
19 de 42
TÉCNICO/A “B”
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
SUBJEFE/A ÁREA
DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A “B”
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
16.1 Que la solicitud sea para mantenimiento preventivo,
en este caso, turna la Orden de Servicio al
Prestador de Servicios o Auxiliar de
Mantenimiento en la fecha y hora establecida.
16.1.1 Realiza el check list del vehículo registrando
las características del mismo, recaba la firma
de la persona que lo entrega y envía al
proveedor o auxiliar de servicios.
16.1.2 Una vez realizado el mantenimiento preventivo
del vehículo por el proveedor o el auxiliar de
servicios, realiza el check list verificando las
características, solicita la firma de recibido de
la persona que se lo llevará y lo entrega.
16.1.3 Monitorea los tiempos de entrega y calidad de
los servicios de mantenimiento preventivo.
Termina Procedimiento.
16.2 Que la solicitud sea para mantenimiento correctivo,
en este caso, revisa y programa el servicio,
pudiéndose presentar 2 casos:
16.2.1 Que la falla sea menor, en este caso, solicita
al/la Técnico “B” programe la revisión del
vehículo y le entrega la Orden de Servicio.
16.2.1.1 Recibe la Orden de Servicio, revisa,
programa el servicio para el Auxiliar de
Servicios Generales, se lo comunica y le
entrega la Orden.
16.2.1.2 Recibe la Orden de Servicio junto con la
indicación del día que realizará la
revisión. Se traslada al lugar, revisa el
vehículo, detecta la falla y lo comunica
al/la Subjefe/a de Mantenimiento.
Orden de
Servicio
Check list
Check list
Orden de
Servicio
Orden de
Servicio
Orden de
Servicio
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
20 de 42
SUBJEFE/A ÁREA
DE
MANTENIMIENTO
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
SUBJEFE/A Y/O
TÉCNICO/A B
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
16.2.1.3 Recibe el resultado de la revisión y en
caso de requerir llantas, plumas,
limpiaparabrisas, batería etc., verifica la
existencia de éstos en el almacén, y en
caso de no existir lo notifica al/la
Directora/a de la Unidad.
16.2.1.4 Una vez que recibe las refacciones o
insumos solicitados, entrega al Auxiliar
de Servicios Generales.
16.2.1 5 Recibe las refacciones o insumos, repara la
falla detectada en el vehículo, solicita
firma de atendido en la Orden de Servicio
y entrega al/la Subjefe/a o Técnico/a “B”
de Mantenimiento. Termina
Procedimiento.
16.2.2. Que la falla sea mayor, en este caso, solicita al
taller adjudicado, la realización del servicio.
Nota: En caso de que el vehículo requiera ser remolcado, se
realizará mediante el servicio de grúa con el Prestador
de Servicios adjudicado. Si el Prestador de Servicios
no cubre el arrastre, se apoyará en el servicio de grúa
que cubre la póliza de seguro.
16.2.2.1 Monitorea los tiempos de entrega y
calidad de los servicios del
mantenimiento correctivo.
16.2.2.2 Recibe del proveedor el vehículo, y
solicita al Auxiliar de Servicios Generales
la revisión de la reparación, realiza
nuevamente el check list de las
condiciones de recepción y lo entrega al
Responsable del mismo.
Orden de
Servicio
Check list
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
RESPONSABLE
DESCRIPCION
MATERIALES
Y/O ANEXOS
21 de 42
SUBJEFE/A Y/O
TÉCNICO/A B
ÁREA DE
MANTENIMIENTO
Nota: En caso de que el responsable a cargo del vehículo no
quede conforme con el servicio realizado por parte del
proveedor, lo regresará para que sea revisado
nuevamente.
17. Termina Procedimiento.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
22 de 42
SUBJEFE/A ÁREA DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A B ÁREA
DE MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A DE
ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
Programa Programa
Inicia
Recibe durante el año,
los requer imientos
referentes a parque
vehicular, analiza,
elabora un diagnóstico
de necesidades y turna
al/la Jefe/a del
Departamento de
Servicios Genera les.
1 1
Recibe durante el año,
los requer imientos
referentes a parque
vehicular, analiza,
elabora un diagnóstico
de necesidades y turna
al/la Jefe/a del
Departamento de
Servicios Genera les.
Recibe la información,
revisa y conjuntamente
con el/la Subdirector/a
de Adquisiciones y
Servicios analiza y
determina la
adquisición de los
vehículos, refacciones,
herramientas,
mantenimientos, etc.
2
3
Integra conjuntamente con
el/la Subjefe/a de
Mantenimiento el Programa
Anual correspondiente al
Parque Vehicular, de
acuerdo con lo establecido
para el efecto. Turna al/la
Subdirector/a de
Adquisiciones y Servicios.
4
Recibe el Programa Anual,
revisa conjuntamente con
el/la Jefe/a del
Departamento, en su caso
solicita las adecuaciones
correspondientes y recaba
la f irma de visto bueno del
Director General Adjunto
Administrativo.
Programa
5
Una vez firmado el
Programa Anual,
integra en el PAT y
tramita el presupuesto
conforme lo establecen
las disposiciones
aplicables en el
Departamento de
Programación.
6
Programa
Una vez autorizado el presupuesto, lo
comunica al/la Jefe/a del Departamento de Servicios Generales.
7
Recibe el presupuesto
autorizado y lo comunica al/la Subjefe/a de
Mantenimiento.
8
Recibe el presupuesto
autorizado y solicita al/la Técnico/a “B”
elabore el Programa Anual de Asignación,
Servicio y Mantenimiento del Parque Vehicular.
A
Inicia
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
23 de 42
SUBJEFE/A ÁREA DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A B ÁREA
DE MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A DE
ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
Programa
Programa
Programa Programa
A
Calendariza las fechas
para la realización del
mantenimiento
preventivo e integra el
Programa Anual de
Asignación, Servicio y
Mantenimiento del
Parque Vehicular que
turna al/la Subjefe/a de
Mantenimiento.
1011
Recibe el Programa
Anual de Asignación,
Servicio y
Mantenimiento del
Parque Vehicular,
revisa, verifica las
fechas establecidas, en
su caso so lici ta
modificaciones y turna
al/la Jefe/a del
Departamento.
12
Recibe el Programa
Anual de Asignación,
Servicio y
Mantenimiento, revisa,
en su caso so licita
modificaciones y recaba
la fi rma del/la
Subdirector/a de
Adquisiciones y
Servicios.
Programa
Una vez firmado el Programa Anual lo
devuelve al/la Subjefe/a de
Mantenimiento.
13
Recibe el Programa Anual autorizado y
turna al/la Técnico/a “B”.
14
B
Circular
9
Recibe la indicación,
elabora y envía Circular
para solicitar a cada una de
las unidades operativas y
oficinas centrales la
programación de sus
mantenimientos
prevent ivos, especificando
la fecha para que sean
solicitados al área de
mantenimiento mediante el
Buzón de la DGAA.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
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SUBJEFE/A ÁREA DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A B ÁREA
DE MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A DE
ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
O.S.
B
16
Recibe a través del Buzón de la DGAA la solicitud para el
servicio de mantenimiento,
pudiéndose presentar 2 casos:
Tipo de
Mantenimiento?
En este caso, turna la Orden de Servicio
al Prestador de Servicios ó Auxiliar
de Mantenimiento en la fecha y hora
establecida.
16.1Preventivo
Correctivo
16.1.1
Ch.L
Realiza el check list del vehículo
registrando las características del mismo, recaba la
firma de la persona que lo entrega y
envía al proveedor ó auxiliar de servicios.
1
C
15
Programa
Recibe el Programa
Anual autorizado, da a
conocer a las unidades
operativas de zona
metropolitana y oficinas
centrales e l calendario
para la rea lización de
los mantenimientos
preventivos, a fin de
que envíen sus
vehículos en tiempo.
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
25 de 42
SUBJEFE/A ÁREA DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A B ÁREA
DE MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A DE
ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
C
16.1.3
Monitorea los tiempos de entrega y
calidad de los servicios de
mantenimiento preventivo. Termina
Procedimiento.
Termina
16.2
Que la solicitud sea para mantenimiento correctivo, en este
caso, revisa y programa el servicio,
pudiéndose presentar 2 casos:
Tipo de Falla?
Mayor
O.S.
16.2.1
En este caso, solicita al/la Técnico/a “B”
programe la revisión del vehículo y le
entrega la Orden de Servicio.
Menor 16.2.1.1
O.S.
Recibe la Orden de Servicio, revisa,
programa el servicio para el Auxiliar de
Servicios Generales, se lo comunica y le entrega la Orden.
O.S.
Recibe la Orden de
Servicio junto con la
indicación del día que
real izará la revisión. Se
traslada al lugar, revisa
el vehículo, detecta la
falla y lo comunica a l/la
Subjefe/a de
Mantenimiento
16.2.1.2
D
2
1
Ch.L
16.1.2
Una vez realizado el
mantenimiento
preventivo del vehículo
por el proveedor o e l
auxiliar de servicios,
real iza el check list
verificando las
características, solicita
la fi rma de recibido de
la persona que se lo
llevará y lo entrega.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
26 de 42
SUBJEFE/A ÁREA DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A B ÁREA
DE MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A DE
ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
O.S.
D
16.2.1.4
Una vez que recibe las refacciones o
insumos solicitados, entrega al Auxiliar de Servicios Generales.
16.2.1.5
Recibe las refacciones
o insumos, repara la
falla detectada en el
vehículo, solicita firma
de atendido en la Orden
de Servicio y entrega al/
la Subjefe/a o Técnico/a
“B” de Mantenimiento.
Termina
16.2.2
Que la falla sea mayor, en este caso,
solicita al taller adjudicado, la realización del
servicio.
Nota: En caso de que
el vehículo requiera ser
remolcado, se realizará
mediante el servicio de
grúa con el Prestador
de Servicios
adjudicado. Si el
Prestador de Servicios
no cubre el arrastre, se
apoyará en el servicio
de grúa que cubre la
póliza de seguro.
Monitorea los tiempos de entrega y
calidad de los servicios del
mantenimiento correctivo.
16.2.2.1
E
Monitorea los tiempos de entrega y
calidad de los servicios del
mantenimiento correctivo.
Nota: En caso de que
el vehículo requiera ser
remolcado, se realizará
mediante el servicio de
grúa con el Prestador
de Servicios
adjudicado. Si el
Prestador de Servicios
no cubre el arrastre, se
apoyará en el servicio
de grúa que cubre la
póliza de seguro.
16.2.2
Que la falla sea mayor, en este caso,
solicita al taller adjudicado, la realización del
servicio.
16.2.2.1
E
2 2
Recibe el resu ltado de
la revisión y en caso de
requerir llantas, plumas,
limpiaparabrisas,
batería etc., verifica la
existencia de éstos en
el almacén, y en caso
de no existir lo notifica
al/la Director/a de la
Unidad.
16.2.1.3
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE VEHICULAR INSTITUCIONAL
27 de 42
SUBJEFE/A ÁREA DE
MANTENIMIENTO
TÉCNICO/A B ÁREA
DE MANTENIMIENTO
JEFE/A DEL DEPTO.
DE SERVICIOS
GENERALES
SUBDIRECTOR/A DE
ADQUISICIONES Y
SERVICIOS
AUXILIAR DE
SERVICIOS
GENERALES
F
Nota: En caso de que el responsable a
cargo del vehículo no quede conforme
con el servicio realizado por parte del proveedor, lo
regresará para que sea revisado nuevamente.
Nota: En caso de que el responsable a
cargo del vehículo no quede conforme
con el servicio realizado por parte del proveedor, lo
regresará para que sea revisado nuevamente.
F
Termina Termina
16.2.2.2
Recibe del proveedor e l
vehículo, y solicita a l
Auxiliar de Servicios
Generales la revisión
de la reparación, real iza
nuevamente el check
list de las condiciones
de recepción y lo
entrega al Responsable
del mismo.
Recibe del proveedor e l
vehículo, y solicita a l
Auxiliar de Servicios
Generales la revisión
de la reparación, real iza
nuevamente el check
list de las condiciones
de recepción y lo
entrega al Responsable
del mismo.
16.2.2.2
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
28 de 42
I. Nombre del Formato:
CHECK LIST DE AUTOS INSTITUCIONALES
II. Clave: 8770-01
III. Objetivo: Llevar el control de vehículos institucionales en cuanto a
su estado físico, así como del inventario de sus accesorios
y herramientas.
IV. Responsable de su Formulación: Departamento de Servicios Generales (Conductor y/o
Técnico/a B del área de mantenimiento y/o Conductor con
el Oficial de Vigilancia que da salida al vehículo.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que sale y entra un vehículo de la institución,
para cualquier servicio o mantenimiento vehicular.
VI. Integración del Formato: Original y copia.
VII. Distribución: Original: Departamento de Servicios Generales.
Copia: usuario del vehículo.
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde.
IX. Observaciones:
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
29 de 42
1
FECHA:
Fecha de uso del vehículo, día, mes y año.
2 VEHÍCULO
UBICACIÓN
KILOMETRAJE DE SALIDA
KILOMETRAJE DE ENTRADA
NO. DE PLACAS
GASOLINA SALIDA
GASOLINA ENTRADA
Marca y modelo.
Edificio en donde se ubica.
Número de kilómetros al inicio del servicio del
vehículo
Número de kilómetros al terminar el servicio
del vehículo.
Número de matrícula.
Número de litros al inicio del servicio del
vehículo.
Número de litros al final del servicio del
vehículo.
3
LEVANTAMIENTO VEHICULAR
EXTERIORES
LUCES
CUARTOS
ANTENA
ESPEJOS LATERALES
CRISTALES
EMBLEMAS
BIRLOS DE RUEDAS
LLANTAS
MOLDURAS
MOLDURAS COMPLETAS
TAPON DE GASOLINA
CARROCERÍA SIN GOLPES
CLAXÓN
SI NO ESTADO
Marcar con una “X” en los campos SI o NO
según corresponda, e indicar el estado físico en
que se encuentra cada objeto.
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
30 de 42
COMPONENTES MECÁNICOS
TAPON DE ACEITE
TAPON DE RADIADOR
BAYONETA
FILTRO DE ACEITE
BATERIA
PLACAS
T
ARJETA DE CIRCULACIÓN
POLIZA VIGENTE
SI NO ESTADO
Marcar con una “X” en los campos SI o NO
según corresponda, e indicar el estado físico en
que se encuentra cada objeto.
ACCESORIOS
GATO (UNO)
LLAVE DE RUEDAS
ESTUCHE DE HERRAMIENTAS
FANTASMAS O REFLEJANTES
LLANTA DE REFACCIÓN
EXTINGUIDOR CON CARGA
T
APONES DE LLANTAS
SI NO ESTADO
Marcar con una “X” en los campos SI o NO
según corresponda, e indicar el estado físico en
que se encuentra cada objeto.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
31 de 42
INTERIORES
INSTRUMENTO DE TABLERO
CALEFACCIÓN
LIMPIADORES (PLUMAS)
RADIO (TIPO)
BOCINAS
ENCENDEDOR
ESPEJO RETROVISOR
CENICERO
CINTURONES
BOTONES INTERIORES
MANIJAS INTERIORES
CODERAS
GOMAS DE PEDALES
ELEVADOR
LUZ INTERIOR
TAPETES
VESTIDURAS EN BUEN ESTADO
SI NO ESTADO
Marcar con una “X” en los campos SI o NO
según corresponda, e indicar el estado físico en
que se encuentra cada objeto.
4
OBSERVACIONES
Hora de salida y regreso del vehículo y lugar de
destino.
Si reporta algún golpe o faltante. El oficial que
recibe el vehículo debe reportar al Depto. de
Servicios Generales si hay alguna anomalía en
el mismo, a fin de deslindar responsabilidades
por golpes, fallas o piezas faltantes.
5 FIRMAS: La firma del conductor y del Responsable de
seguridad o de quién de salida al vehículo.
6
REPORTE FINAL:
La hora, kilometraje y gasolina de regreso del
servicio.
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
32 de 42
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
33 de 42
FIRMA DEL CONDUCTOR FIRMA DEL RESPONSABLE DE SEGURIDAD
5 5
6
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
34 de 42
I. Nombre del Formato:
SOLICITUD DE SERVICIOS
II. Clave: 8780-02
III. Objetivo: Llevar el control de los servicios y mantenimientos que se
realizan a los vehículos institucionales.
IV. Responsable de su Formulación: Técnico/a B del área de Mantenimiento del Departamento
de Servicios Generales.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que se solicita un servicio o mantenimiento.
VI. Integración del Formato: Original y dos copias.
VII. Distribución: Original: Departamento de Adquisiciones
1ª. Copia: Taller autorizado para realizar los
mantenimientos.
2ª. Copia: Departamento de Servicios Generales.
VIII. Forma de Llenado: Con letra de molde
IX. Observaciones:
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INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
35 de 42
1
FECHA:
Día, mes y año en que se realiza la solicitud.
2 UNIDAD SOLICITANTE: Departamento de Servicios Generales
3 CENTRO DE COSTO: 8780
4 DECRIPCIÓN DEL SERVICIO: Descripción detallada del servicio y/o
mantenimiento a realizar.
5 AUTORIZÓ: Nombre y firma del Subjefe del área de
Mantenimiento.
6 RECIBIDO: Nombre y firma de recibido:
Del Taller: en caso de ser una solicitud de
mantenimiento vehicular.
Del Departamento de Adquisiciones, en caso
de ser una solicitud de un servicio requerido en
el que el Depto. tenga injerencia.
Del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros,
en caso de que la solicitud corresponda a algún
requerimiento de un bien o servicio de este
Depto.
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EJEMPLAR DEL FORMATO
36 de 42
Centros de Integracion Juvenil A.C.
Dia Mes Año
Unidad Solicitante
Centro de Costo 8780
Descripcion del Servicio
Solicitud de Servicios
Departamento de Servicios Generales
Autorizó Recibido
1
2
3
4
5 6
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
DESCRIPCIÓN DEL FORMATO
37 de 42
I. Nombre del Formato:
DICTAMEN TÉCNICO PARA DETERMINAR LA
BAJA DE VEHÍCULOS INSTITUCIONALES
II. Clave: S/C
III. Objetivo: Contar con la valoración técnica que fundamente la baja
de los vehículos institucionales.
IV. Responsable de su Formulación: Jefe/a del Departamento de Servicios Generales o
Director/a de la unidad operativa a la que se encuentre
adscrito el vehículo.
V. Periodicidad de su Elaboración: Cada vez que un vehículo institucional sea propuesto para
su baja.
VI. Integración del Formato: Original
VII. Distribución: Original: Departamento de Servicios Generales.
VIII. Forma de Llenado: Letra de molde.
IX. Observaciones: Este formato se envía al Departamento de Inventarios,
Almacén y Seguros, quién determina o no la baja del
vehículo, y posteriormente el formato regresa al Depto. de
Servicios Generales.
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Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
38 de 42
1
FOLIO NÚMERO:
2 FECHA: Día, mes y año de llenado del formato
3 No. ECO: El número económico que corresponde al
vehículo.
4 R.F.A.: Clave vehicular.
5 DESCRIPCIÓN: La marca y línea del vehículo, así como el
modelo, tipo, número de motor, número de
serie y placas.
6 ADSCRIPCIÓN: Siempre se deberá anotar Departamento de
Servicios Generales.
7 UBICACIÓN: El área de adscripción donde se encuentra
asignado el vehículo.
8. VERIFICACIÓN FÍSICA
A. CARROCERÍA
ALETAS
BISELES
CAJUELA
CALAVERAS
COFRE
CRISTALES PUERTAS
DEFENSAS
ESPEJO RETROVISOR LATERAL
FAROS CUARTOS
FAROS UNIDADES
LIMPIADORES
MANIJAS EXTERIORES
CONCEPTO
MAX
REAL
OBSERV.
35.0
El porcentaje “real” obtenido de la revisión
física, así como alguna “observación” que se
considere relevante; según el concepto.
El puntaje se da con base en la valoración física
y condiciones en que se encuentra el vehículo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
39 de 42
MEDALLÓN TRASERO
MOLDURAS
PARABRISAS
PARRILLA
PUERTAS
SALPICADERA
TANQUE DE GASOLINA
TAPÓN DE GASOLINA
TAPONES DE RUEDAS
TOLDO
B. MOTOR Y SISTEMA ELÉCTRICO
BANDAS
BATERIA
BOBINA
BOMBA DE GASOLINA
BOMBA DE AGUA
BUJÍAS
CABLES DE BUJÍAS
CABLES DE BATERIA
CARBURADOR
CLAXÓN
CLUTCH
DISTRIBUIDOR
GENERADOR O ALT.
MARCHA
MONOBLOCK
POLEAS
FILTROS
RADIADOR
REGULADOR
TAPON ACEITE
TAPON RADIADOR
INSP. NIVELES
VENTILADOR
IND. MANÓMETROS
CONCEPTO
MAX
REAL
OBSERV.
30.0
El porcentaje “real” obtenido de la revisión
física, así como alguna “observación” que se
considere relevante; según el concepto.
El puntaje se da con base en la valoración física
y condiciones en que se encuentra el vehículo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
40 de 42
C. SUSPENSIÓN
AMORTIGUADORES
CAJA DE VELOCIDAD
CHASIS (BASTIDOR)
DIRECCIÓN
LLANTAS
MUELLES
RESORTES
RINES
TAMBORES
DISCOS
CONCEPTO
MAX
REAL
OBSERV.
20.0
El porcentaje “real” obtenido de la revisión
física, así como alguna “observación” que se
considere relevante; según el concepto.
El puntaje se da con base en la valoración física
y condiciones en que se encuentra el vehículo.
D. INTERIORES
ACELERADOR
ANTENA
ASIENTOS
CENICEROS
ELEVADORES CRIST.
ENCENDEDOR
ESPEJO RETROVISOR
FRENO DE MANO
GATO
INST. ELÉCTRICA
LLANTA DE REFAC.
LLAVE DE RUEDAS
MANIJAS INTERIORES
PALANCA DE VELOC.
PEDAL CLUTH
PEDAL FRENOS
CONCE
PTO
MAX
REAL
OBSER
V.
15
El porcentaje “real” obtenido de la revisión
física, así como alguna “observación” que se
considere relevante; según el concepto.
El puntaje se da con base en la valoración física
y condiciones en que se encuentra el vehículo.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
INSTRUCTIVO DE LLENADO
NO. CONCEPTO SE DEBERA ANOTAR
41 de 42
PLAFON LUZ INTERIOR
RADIO
RELOJ
RESPALDOS
TABLERO INSTRUMENT.
TAPETES
VESTIDURA
VISERAS
VOLANTE DIRECC.
9
OBSERVACIONES GENERALES
Los resultados obtenidos mediante fórmulas y
El puntaje de la valoración física.
10
TOTAL:
11
F.V.U.:
12
CALCULO VALOR MÍNIMO DE
AVALUO:
13
VALOR MÍNIMO DE AVALUO
(PESOS00/100 M/N):
14
RESPONSABLE VERIFICACIÓN
FÍSICA:
Nombre y firma Del mecánico de la
Subjefatura de Mantenimiento a Parque
Vehicular.
15
RESPONSABLE DEL CÁLCULO:
Departamento de Inventários, Almacén y
Seguros.
16
ENCARGADO DEL ÁREA:
Nombre y firma del Titular del Departamento
de Servicios Generales y/o Subdirección de
Adquisiciones y Servicios.
Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento PR-DESG-003-E
Vigencia Sep. 2015 a Sep. 2017
EJEMPLAR DEL FORMATO
42 de 42
DESCRIPCIÓN
MAX REAL OBSERVACIONES CONCEPTO MAX REAL OBSERVACIONES CONCEPTO MAX REAL OBSERVACIONES
35.0 0 Bujías 0.8 Tambores 2
0.5 Cables de Bujías 0.8 Discos 2
0.2 Cables de Batería 0.5 D. INTERIORES 15 0
2 Carburador 2 Acelerador 0.3
1 Claxon 0.5 Antena 0.2
2 Clutch 2.6 Asientos 1
2 Distribuidor 2.5 Ceniceros 0.2
2 Generador o Alt. 2 Elevadores Crist. 1
0.5 Marcha 2 Encendedor 0.2
0.3 Monoblock 3 Espejo Retrovisor 0.5
0.7 Poleas 1 Freno de mano 0.2
2 Filtros 0.5 Gato 1
1 Radiador 2 Inst. Eléctrica 1
3 Regulador 0.6 Llanta de Refacc. 1
0.8 Tapón aceite 0.3 Llave Ruedas 0.3
3 Tapón radiador 0.1 Manijas Interiores 2
2 Insp. Niveles 1 Palanca de Veloc. 0.2
4 Ventilador 1 Pedal Clutch 0.2
4 Ind. Manómetros 2 Pedal Frenos 0.2
1 C. SUSPENSIÓN 20.0 0 Plafón Luz Interior 0.1
0.2 Amortiguadores 2 Radio 1
0.8 Caja de Velocid. 3 Reloj 0.5
2 Chasis (bastidor) 3 Respaldos 0.5
30.0 0 Dirección 2 Tablero Instrument. 1
0.5 Llantas 2 Tapetes 0.1
0.5 Muelles 1.5 Vestidura 1.2
1 Resortes 1 Viseras 0.1
1 Rines 1.5 Volante Direcc. 1
1.8
F.V.U=
100OBSERVACIONES GENERALES: TOTAL: 100
RESPONSABLE VERIFICACIÓN FÍSICA RESPONSABLE DEL CÁLCULO
Vo Bo
ENCARGADO DEL ÁREA
0
CALCULO VALOR MÍNIMO DE AVALÚO:
VALOR MÍNIMO DE AVALÚO: $ .00 ( PESOS 00/100 M.N.)
Toldo
B. MOTOR Y SIST. ELEC.
Bandas
Batería
Bobina
Bomba de Gasolina
Bomba de Agua
Parrilla
Puertas
Salpicaderas
Tanque de Gasolina
Tapón de Gasolina
Tapones de Ruedas
Faros Unidades
Limpiadores
Manijas Exteriores
Medallón Trasero
Molduras
Parabrisas
Calaveras
Cofre
Cristales puertas
Defensas
Espejo Retrovisor lateral
Faros Cuartos
V E R I F I C A C I O N F I S I CA
CONCEPTO
A. CARROCERÍA
Aletas
Biseles
Cajuela
Motor: Serie: Placas R.F.A.:
Adscripción: DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Ubicación:
DETERMINACIÓN DEL VALOR MÍNIMO DE VEHÍCULOS
CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.
FECHA:
Marca y Línea: Modelo: Tipo: No. Eco.:
FOLIO NÚMERO:
5
86
9
3
4
2
1
7
10
11
12
13
14 1615