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IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE
PROCESOS PARA LA EMPRESA PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
YENNY FERNANDA MUÑOZ GARCÍA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2011
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IMPLEMENTACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE
PROCESOS PARA LA EMPRESA PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
YENNY FERNANDA MUÑOZ GARCÍA
INFORME DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS
TUTOR:
JUAN CARLOS MUÑOZ MONTAÑO
Magister en Administración
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRÁCTICAS ACADÉMICAS
PEREIRA
2011
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AGRADECIMIENTOS
Este trabajo no se habría podido realizar sin la colaboración de muchas personas que
brindaron su apoyo y sus conocimientos. Quiero agradecer a todos ellos cuanto han hecho
por mí para que este trabajo saliera adelante de la mejor manera posible.
Quedo especialmente agradecida con mi tutor de trabajo de práctica, el Profesor Juan
Carlos Muñoz Montaño quien me ha ayudado y apoyado en todo momento, quien ha
corregido este trabajo minuciosamente y me ha dado la posibilidad de mejorarlo, tengo que
agradecer sus comentarios, sugerencias y correcciones, con las que he podido elaborar y
llevar acabo este proceso.
Quiero también agradecer a la Sra. Claudia Milena Pulgarín Restrepo, por facilitar la
realización de la práctica en la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, por permitir
emplear los conocimientos adquiridos en la universidad, gracias por brindarme sus
conocimientos y apoyo.
Finalmente, agradezco a Sandra Milena Herrera, Yaneth Ruíz Ocampo, Lina Cárdenas y
Socios de la Constructora por los consejos que han ofrecido y su disposición para ayudar
en todo lo requerido para desarrollar dicho trabajo.
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 8
1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA .................. 10
1.1 RESEÑA HISTÓRICA .......................................................................................... 10
1.2 MISIÓN ................................................................................................................. 10
1.3 VISIÓN ...................................................................................................................... 11
1.4 POLÍTICA DE CALIDAD ....................................................................................... 11
1.5 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS ...................................................... 11
1.6 SERVICIOS QUE PRESTA: ..................................................................................... 12
1.7 NÚMERO DE EMPLEADOS: .................................................................................. 12
1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: ................................................................... 13
1.9 ORGANIGRAMA ..................................................................................................... 14
2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE
LAS NECESIDADES. ......................................................................................................... 15
2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES ........................................................ 15
2.1.2 ASPECTOS DE MAYOR INTERVENCIÓN ........................................................ 16
2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ............................................................... 16
3. EJE DE INTERVENCIÓN ............................................................................................... 18
4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................. 19
5. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 21
5.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................................. 21
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................................... 21
6. MARCO TEORICO ......................................................................................................... 22
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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS ................................................. 27
8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS ........................................... 28
8.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ..................................................................... 29
9. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 30
10. RECOMENDACIONES ................................................................................................ 31
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ................................................................................. 32
APENDICES ........................................................................................................................ 34
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LISTA DE APÉNDICES
APÉNDICE A. MANUAL DE FUNCIONES . ................................................................... 34
APÉNDICE B. MANUAL DE PROCESOS ....................................................................... 48
7
SÌNTESIS
El manual de funciones es un documento que
se prepara en empresas con el fin de delimitar
las responsabilidades y las funciones de los
colaboradores de una organización, con el
objetivo de describir todas las actividades y
responsabilidades de cada uno de los cargos de
la organización para así evitar funciones
repetitivas o compartidas.
Por otra parte, las compañías cuentan con un
manual de procesos que son la descripción de
actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad
administrativa. Permite conocer el
funcionamiento interno por medio de
actividades y tareas que realiza cada
colaborador, son la guía para describir y
comprender en forma detallada las actividades
de cada puesto de trabajo.
Descriptores: Eficiencia, estrategias,
responsabilidad, Funciones y Procesos.
ABSTRACT
The operational manual is a document
that is prepared in companies in order to
define the responsabilities and functions
of employees of an organization with the
aim to activities and responsabilities of
each of the positions of the organization
and avoid repetitive or shared functions.
More over companies have manual
processes that are the description of
activities to be followed in carrying out
the functions of an administrative unit. To
understand the inner workings through
activities and tasks performed by partner,
are the guides to describe and understand
in detail the activities of each job.
Descriptors: Efficiency, Strategies,
Responsibilities, Functions and
Processes.
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INTRODUCCIÓN
Entendida la organización empresarial como un sistema, se puede evidenciar en diferentes
áreas que conforman las empresas los aportes que hace cada una, ya que, estas áreas
guardan relación directa con las funciones básicas que realiza la compañía, a fin de lograr
sus objetivos; dichas áreas pueden llegar a comprender actividades, funciones y labores
uniformes. Así mismo, la efectividad de las empresas no depende del éxito de un área
funcional específica, sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del
proceso administrativo y la adecuada realización de las actividades en sus principales áreas
funcionales.
Las empresas hacen uso de una herramienta que es vital para la organización y control de
las actividades de los colaboradores, dicha herramienta es denominada manual de
funciones. Es un elemento esencial para el conocimiento de las tareas asignadas a cada
puesto de trabajo y la determinación del grado de responsabilidad del funcionario; además,
permite tener un conocimiento interno de la organización para el análisis de sus procesos
administrativos y para la toma de decisiones empresariales.
El manual de funciones es una versión detallada en la cual se describen los objetivos,
funciones y responsabilidades de los distintos puestos de trabajo que componen la
estructura organizacional. Su objetivo fundamental es el de instruir a los miembros que
componen la compañía sobre los distintos aspectos antes mencionados con un propósito:
minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada colaborador.
Por consiguiente, así como se hace uso de un manual de funciones, también se hace uso
del manual de procesos, este último es otra herramienta administrativa en la cual se
plasman los procesos en manuales prácticos que sirven de mecanismo de consulta
permanente por parte de todos los colaboradores de una organización. Es la base del
sistema de calidad, puesto que, ayuda a buscar la eficiencia y eficacia por medio de la
colaboración de cada uno de los integrantes de la empresa.
En la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S el presente trabajo consiste en
elaborar un manual de funciones y un manual de procesos para las áreas: comercial,
contable y gerencia, con el propósito de definir las funciones y métodos que debe
realizar cada colaborador de acuerdo a su respectiva área. Con el manual de funciones se
pueden analizar e identificar competencias y aspectos por mejorar en cada uno de los
talentos humanos que pertenecen a la compañía; así mismo, permite tener un amplio
enfoque del personal con que cuenta la organización, una visión sobre el cargo a
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desempeñar, que los colaboradores identifiquen con claridad sus responsabilidades para la
ejecución eficiente y oportuna de las actividades a realizar.
Así mismo, al elaborar el manual de procesos para la empresa Plaza Mayor Constructora
No.2 S.A.S, se busca que las actividades y funciones de la empresa sean cada vez más
eficientes y eficaces, integrando a todo el personal que conforma la empresa.
Finalmente, el informe de práctica se realiza por medio de la recolección de información,
ya que, es un método para el desarrollo de los dos manuales, además, se emplea la
entrevista con los colaboradores, para obtener la información necesaria y además, tener
contacto directo con cada colaborador con el fin de percibir actitudes y recibir comentarios
que ayudan a la construcción de los manuales. En el transcurso de la práctica se hace una
observación directa de cada puesto de trabajo con el propósito de verificar que la
información brindada sea coherente y verídica.
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1. PRESENTACION DE LA ORGANIZACIÓN O SITIO DE PRÁCTICA
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S se creó el 24 de agosto de 2006 por escritura No
3.202 seguida de la letra S.A.S de naturaleza comercial con la iniciativa de 13 personas
denominados socios: Juan Carlos Vergara con una participación del 20%, Iván Fernando
Quintero Gómez 10%, Luis Alexander Zuluaga Tamayo 5%, Jaime Darío Herrera
Machado 10%, Gerardo de Jesús Gómez Castaño 5%, Diana Janet Zuluaga Soto 10%,
José Faber Benavides Ordoñez 5%, Álvaro Santana Garzón 5%, Jorge Andrés Vásquez
5%, Ovidio de Jesús Valencia García 10%, Edwin Armando Zuluaga Salazar 5%, Jesús
María Hurtado Ríos 5% y Luz María Castaño Naranjo 5%; sobre el capital social que
sumó doscientos cincuenta millones de pesos moneda corriente ($250.000.000).
Plaza Mayor Constructora No.2 S.AS, surge con la idea de apoyar el progreso habitacional
desarrollando un plan de vivienda para los intereses de los estratos 4 y 5. La Constructora
brinda la posibilidad a las personas de adquirir vivienda en un sitio amable, confortable y
seguro, cuenta con un equipo de trabajo que se preocupa por la seguridad y garantía de un
mejor vivir para la sociedad.
Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S continúa en proceso de crecimiento y desarrollo,
con la instalación y acondicionamiento de nuevos equipos de excelente tecnología y que
permiten un mejor respaldo en la construcción, lo cual facilita la captación de nuevos
clientes.
Como toda organización, es de vital importancia el contar con principios y valores, ya que
son el conjunto de normas y creencias que orientan y regulan la vida de la empresa, por
eso Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S cuenta con valores, misión y visión como
estructura de su identidad corporativa.
1.2 MISIÓN
Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, es una empresa dedicada a la construcción de
proyectos para vivienda, promoción y ventas de todo tipo de inmuebles propios o de
terceros, cuenta con los mejores servicios, asesoría y productos de alta calidad, además son
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nuestros colaboradores la clave para alcanzar los objetivos y así satisfacer las necesidades
de los clientes y la seguridad que promueve el rendimiento empresarial.
1.3 VISIÓN
Ser en el año 2015 la empresa con mayor eficiencia y crecimiento empresarial en la
industria de la construcción, promoción y ventas de proyectos de vivienda, comercio y
obras complementarias, velando por los recursos naturales, fomentando las buenas
relaciones con nuestros proveedores y clientes, alcanzando el liderazgo en el mercado
local e incursionando nacional e internacionalmente.
1.4 POLÍTICA DE CALIDAD
Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, se compromete a planificar, mejorar, controlar y
velar por todos los procesos del sistema de Gestión de la calidad; además como proyecto
generador de vivienda, obras complementarias y de comercio, garantiza el cumplimiento
de las responsabilidades pactadas con los clientes y proveedores, en especial en el tiempo
de entrega, logrando un mejoramiento continuo de los procesos y un alto grado de
satisfacción en sus públicos externos.
1.5 PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS
SOLIDARIDAD: Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, está comprometida a brindarle a
las personas una mejor calidad de vivir, además cuenta con un personal que está en la
disposición de contribuir al bien común según sus posibilidades, ya que este principio se
promueve en relación con las instituciones tanto públicas como privadas.
SERVICIO: Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, se concibe como una organización al
servicio de la sociedad, pero en particular para el bien de sus clientes y demás miembros.
Todo el talento humano de la constructora asume actitudes y comportamientos que
favorecen la colaboración y el trabajo en equipo, generando como resultado, el
cumplimiento de los objetivos y metas trazadas; por ende, es el sello que certifica la
solidez y experiencia que ofrecemos en el sector de la construcción.
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CALIDAD: La calidad para Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, es entendida como la
búsqueda de la perfección, es el valor que moviliza el ser y el que hacer de la comunidad,
tanto en el desarrollo de los procesos, como en la obtención de los resultados, con el
propósito de alcanzar el bienestar y el desarrollo de la persona y de la sociedad.
RESPONSABILIDAD: Plaza Mayor Constructora No. 2 S.A.S se preocupa por velar por
el cumplimiento y satisfacción de nuestros clientes, empleados y de todos los ciudadanos,
teniendo en cuenta la cultura, el medio ambiente y la sociedad en la cual se llevan a cabo
los proyectos que realizamos. Estamos en constante búsqueda del mejoramiento y
seguridad de nuestro entorno.
COMPROMISO: Plaza Mayor constructora No.2 S.A.S, más que un lugar físico, es una
unión de fuerzas de todos los miembros que buscan un mismo objetivo, es por eso que las
personas que se comprometan a ser parte de la constructora deben tener capacidad para
empeñarse en el logro de la misión, aportando actitud de pertinencia y aprobación del ser y
del que hacer de la constructora.
TOLERANCIA: Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, brinda flexibilidad para
encontrar solución a las necesidades del cliente, cuenta con la capacidad y disponibilidad
de escuchar y aceptar a los demás. La organización, valora las distintas formas de entender
y el pronunciamiento que presentan los públicos de interés, siempre y cuando no vayan
contra los derechos y el medio ambiente que rodea la compañía.
1.6 SERVICIOS QUE PRESTA:
Plaza Mayor Constructora No. 2 S.A.S, es una empresa dedicada a la construcción,
promoción y ventas de todo tipo de inmuebles propios o de terceros, también presta
servicios de diseño y proyectos en casas y apartamentos.
1.7 NÚMERO DE EMPLEADOS:
La empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, cuenta con tres empleados los cuales
están representados por Gerente, Directora Comercial y Secretaria
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1.8 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
Su estructura organizacional se compone de una Asamblea General, una Junta Directiva,
que está acompañada por un Revisor Fiscal, así mismo, de la Junta Directiva se desprende
la Gerencia que tiene como soporte o apoyo al Revisor Jurídico y a la Secretaría, la
Gerencia tiene a su mando el área de Dirección Comercial y de ahí esta seguido por un
grupo de asesoras externas denominadas Freelance, a su vez tiene a su mando el área de
Contabilidad y este acompañada por una Auxiliar Contable y finalmente tiene al área de
interventoría que se acompaña de unos Maestros de Obra. El área en que se ubica la
práctica es, Gerencia puesto que desde allí se dictan las directrices y se establecen las
funciones a desempeñar dentro de la práctica, así mismo, es la Gerencia la que evalúa el
desempeño del cargo que se ocupa.
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1.9 ORGANIGRAMA
Fuente: Elaboración Propia.
REVISOR
FISCAL
GERENTE
REVISOR
JURIDICO
DIRECTORA
COMERCIAL
Secretaria
CONTADOR
AUXILIAR
CONTABLE
INTERVENTOR
MAESTRO
DE OBRA
JUNTA
DIRECTIVA
ASESORAS
COMERCIAL (FREELANCE)
ASAMBLEA
GENERAL
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2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN O IDENTIFICACIÓN DE
LAS NECESIDADES.
2.1 IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES
Para desempeñar el proceso de práctica en la empresa Plaza Mayor Constructora No.2
S.A.S, se identificó como necesidad: el efectuar un manual de funciones y de procesos
con el fin de asignar a cada colaborador funciones y/o actividades adecuadas a su
experiencia laboral o al cargo que debe desempeñar dentro de la Constructora; ya que al
implementar una serie de procesos, se puede tener orden en cuanto a la realización de tares
y requisitos según lo exija cada puesto de trabajo. El desarrollar un manual de funciones
“permite tener una visión clara sobre el cargo a desempeñar y facilita el proceso de
entrenamiento al personal que ingrese a la empresa” (Muñoz, 2010, 1) (…) Así mismo, el
contar con un manual de procesos el cual “se entiende como el modo de proceder o
método que se implementa para llevar a cabo actividades clave de la organización
incluyendo además, los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad y participación” (Muñoz, 2010, 4), garantiza la operacionalidad de la
constructora.
La realización de los manuales se hace con el propósito de observar la forma como se
puede mejorar el trabajo de los colaboradores de la firma.
Con el diseño del manual de funciones y procesos para la empresa Plaza Mayor
Constructora No.2 S.A.S se pretende dinamizar y organizar los procesos y productos de la
empresa, puesto que se convierte en una herramienta de gestión que permite orientar el
buen funcionamiento de la Constructora. Es una versión detallada en la cual se describe la
identificación, propósito general, descripción de funciones y periodicidad de cada uno de
los cargos, para que a través de los objetivos corporativos y las funciones y
responsabilidades de los distintos puestos de trabajo, éstos se vean reflejados en la
estructura organizacional, pues, su propósito es el de instruir a los integrantes de la
organización con el fin de minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno y
mitigar el riesgo, dando así, cumplimiento a los estatutos de la organización direccionados
a la buena ejecución del objeto social de la Constructora.
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2.1.2 ASPECTOS DE MAYOR INTERVENCIÓN
Después de identificar la necesidad de la empresa, se procedió a observar cuáles son los
aspectos en los que se hizo mayor énfasis para la elaboración del trabajo de práctica; en este
caso, la elaboración del manual de funciones y manual de procesos para la empresa Plaza
Mayor Constructora No.2 S.A.S, donde las partes a intervenir son las áreas que conforman
la compañía. Se observó y analizó cada área con el fin de asignar las actividades o
funciones adecuadas, puesto que dichas funciones se guiaron de un formato, el cual está
caracterizado por un código de área, el nombre del cargo y el área a la que representa,
seguido por un propósito general, descripciones sobre las funciones a realizar y, finalmente
por una periocidad la cual indica el tiempo en que una actividad se debe hacer o revisar.
2.2 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo a la identificación de la necesidad evidenciada por la empresa se obtuvo la
solución a la problemática por medio de la recolección de información, entendida como la
técnica que se emplea para el desarrollo de los dos manuales. Se empleó la entrevista,
puesto que brinda información valiosa y necesaria para desarrollar los manuales de
funciones y de procesos, además permite tener un contacto directo con cada colaborador
(a) en el cual se percibe actitudes y se reciben comentarios que ayudan a la construcción
de dichos manuales. Luego se procedió a hacer una observación directa de cada puesto de
trabajo con el propósito de verificar que la información brindada en la entrevista fuera
coherente y verídica. Además con la observación directa se complementaron funciones o
factores que no se descubrieron en la entrevista, o que el colaborador (a) no tuvo en cuenta
durante la elaboración de la guía previa.
Por otro parte, para desarrollar la identificación de la necesidad se siguió una serie de
pasos:
A. Mirar el manual de funciones con el que cuenta la empresa en la actualidad
B. Entrevista con el tutor y el jefe inmediato para dar claridad de lo que se va a hacer
C. Recolección de información brindada por la Constructora.
D. Solicitar a cada colaborador que escriba las funciones que realiza en su puesto de
trabajo
E. Entrevista con cada uno de los funcionarios que compone la organización
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F. Observación directa
G. Clasificación y análisis de la información recolectada
H. Presentación del manual de funciones y procesos de la constructora.
I. Presentación ante el tutor y el jefe inmediato de como se construyó
J. Corrección por parte del tutor y jefe inmediato
K. Elaboración del documento final
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3. EJE DE INTERVENCIÓN
Para tener mejor organización, funcionamiento y claridad de las actividades a desempeñar
en los puestos de trabajo de la compañía, es importante contar con el apoyo del manual de
procesos, puesto que permite “verificar aquellos procesos que tienen por objeto soportar y
tomar decisiones sobre la planificación, control, mejoras y seguridad de las operaciones de
la empresa” (Roure, Moñino y Rodríguez, 1997, p. 18), puesto que todas las organizaciones
puede crear un manual de procesos, pues es considerado como un sistema, en el cual todo
se relaciona entre sí.
Después de organizar las ideas de cómo se iba a elaborar el manual de funciones y de
procesos, se analizó la información suministrada por cada uno de los colaboradores, ya
que es por medio de esta técnica que se pueden adecuar las actividades para cada
puesto de trabajo, de ahí que, la empresa hace intervención de un practicante, cuyo
propósito deberá responder a las actividades de apoyo en la estructuración de la planeación
estratégica y el desarrollo de los manuales de funciones y de procesos, por ende,
para la realización de estos pasos, primero se hizo un ajuste a la visión, misión, valores y
principios y además, se diseñó un organigrama con el fin de describir los puestos de
trabajo, así como, la asignación de responsabilidades para determinar niveles de jerarquía
a escalones de autoridad.
Finalmente, por medio de las pautas mencionadas anteriormente, se puedo dar inicio al
método para establecer el manual de funciones y de procesos, ya que, se tiene
conocimiento de la jerarquía de áreas con las que cuenta la empresa Plaza Mayor
Constructora No.2 S.A.S, además se cuenta con la técnica de entrevista y la observación
que se hizo a cada puesto de trabajo, esto con el fin de que los colaboradores tengan una
de serie de pasos bien definidos que permitan y faciliten la realización de los trabajos y
actividades de manera correcta y eficiente.
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4. JUSTIFICACIÓN
La calidad se ha convertido en un requisito imprescindible para cualquier empresa que
desee alcanzar el éxito, para que esto se logre con plenitud, es necesario que se rescaten los
valores básicos, y a partir de aquí es que el empresario principia a jugar un papel
fundamental, empezando por la educación previa de sus colaboradores para conseguir
una población laboral más predispuesta, con mejor capacidad de asimilar los problemas de
calidad, con mejor criterio para sugerir cambios, con mejor capacidad de análisis y de
mejoramiento eficaz para la organización. A su vez las empresas deben contar con una
competitividad que les permite ser más exigentes, tener una orientación prioritaria hacia la
mejora continua de la calidad y el mejoramiento potencial de crear ventajas competitivas y
sostenibles a un largo plazo.
Para la empresa Plaza Mayor Construtora No.2 S.A.S, es importante el crear una
platarforma estrategica, constituida por misión, visión, valores y principios, que le permita
identificarse de otras empresas; de ahí que, es primordial desarrollar un modelo de calidad
el cual se inicia por la constitución de un manual de funciones y un manual de procesos , ya
que, en la actualidad la empresa no tiene bien estructurado el manual de funciones y no
cuenta con un manual de procesos que sirva de apoyo para tener control, organización e
identifacion de las deficiencias que se presenten en los cargos.
Los manuales son el soporte en general de todo el personal y de cada una de las áreas para
estar enterado de las actividades que se deben desempeñar, de cómo hacerlas, en qué
tiempo y cuál es el objetivo de cumplirlas. Con los manuales se busca que la empresa
tenga un mejor conocimiento de lo que cada funcionario hace , de la forma cómo lo hace y
en qué tiempo ya que es una manera de evaluarlos y de impedir que se crucen funciones
con cargos que no deberian ir.
Por consiguiente, Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, visualiza con conveniencia el
efectuar una solución organizacional que permita comprender la nueva situación y ofrecer
la oportunidad de proponer el cambio y ejecutarlo con el fin de conseguir las metas y
objetivos en relación con los nuevos procesos descriptivos de cada área que conforma la
empresa.
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Este trabajo es de importancia suma, tanto para los estudiantes como para la Universidad
Católica de Pereira, puesto que, motiva a los futuros administradores a ejercer el liderazgo
en programas y procesos de integracion con la comunidad, los sectores en general, las
empresas y el gobierno para contribuir con el desarrollo sostenible. Además, coadyuvar en
la formación de futuros profesionales y adquirir herramientas que sirvan para desenvolverse
con mayor facilidad en el mundo de hoy, para el desarrollo de la práctica que se vive en las
organizaciones, pasando de manera adecuada a la realidad lo que se encuentra plasmado
teóricamente.
NOVEDAD: El implementar los dos manuales resulta novedoso para la empresa, ya que
contiene la descripción de actividades que se deben seguir en la realización de las
funciones, incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación; esto se hace con el propósito que la empresa Plaza Mayor
Constructora No.2 S.A.S, cuente con ellos para que contribuya al logro de objetivos e
identificación del área y el factor éxito.
UTILIDAD: Para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, el contar con
manuales es de gran utilidad, puesto que permite conocer el funcionamiento interno en lo
que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y responsabilidades de su
ejecución, auxilian en la inducción del puesto, el adiestramiento y capacitación del
personal, pues, describen en forma detallada las actividades de cada puesto, con el
propósito de evitar falencias dentro de los cargos. Además, es importante que todo el
personal de la constructora tanto colaboradores como socios, conozcan de los procesos y
funciones que se llevan a cabo dentro de la empresa.
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5. OBJETIVOS
5.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un manual de funciones y de procesos que le permita a la empresa Plaza Mayor
Constructora No2 S.A.S identificar las actividades que debe desempeñar cada colaborador
en su puesto de trabajo y la manera de desarrollarla de acuerdo a sus labores y
competencias.
5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Elaborar un manual de funciones que le permita a la empresa Plaza Mayor
Constructora No.2 S.A.S, tener conocimiento de las actividades que cada
colaborador debe desarrollar dentro de la empresa.
- Controlar que las funciones de los manuales se estén realizando adecuadamente en
Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S.
- Elaborar un manual de procesos para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2
S.A.S, con el fin de que las actividades claves se realicen de manera correcta y
eficiente.
- Diseñar la estructura del organigrama, los principios y valores, misión y visión
para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, con el fin de que se
identifique su plataforma estratégica para procesos orientados hacia el logro de sus
objetivos.
- Elaborar la estructura del manual de funciones y de procesos para la Constructora
Plaza Mayor No.2 S.A.S
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6. MARCO TEORICO
La organización nació de la necesidad humana de cooperar, los hombres se han visto
obligados a ayudar para obtener fines personales, por eso para toda organización es
importante tener claridad de cuáles son sus objetivos y funciones dentro de la sociedad, ya
que, es la principal actividad que marca la diferencia en cuanto a la calidad que la
organización brinda a sus públicos de interés. “Las organizaciones tienen un programa o
método para alcanzar sus metas, para ello es de gran importancia y muy necesario que en su
programa se incluya la administración, ella consiste en darle forma, de manera consciente
y constante, a las organizaciones”. (Quintero, 2008, 4).
Las organizaciones en la mayor parte de los casos se preocupan por cooperar, ser más
productivas, o menos costosas. Al poseer una estructura entendida como una ordenación
que define cómo se desenvuelve, se dividen las tareas, se agrupan, se coordinan y cómo
se controlan con el fin de lograr dichos objetivos, se puede alcanzar la eficiencia
operacional. Además, para que una organización funcione, se necesita personal, ya que
de ellos depende que las tareas se desarrollen debidamente. En síntesis, las organizaciones
son un patrón de relaciones por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los
gerentes persiguen metas comunes.
Ahora bien, cuando se habla de gerencia como sección o departamento de una empresa, “se
está haciendo referencia a la actividad de gerenciar o poner en práctica todo tipo de técnicas
y métodos que puedan organizar el funcionamiento de una institución” (Sosa, 2004, 1).
Normalmente, la gerencia es la encargada de coordinar las diferentes secciones que están a
su cargo, de manera tal que pueda existir una dinámica y comunicación apropiada entre
ellas. La gerencia cumple diversas funciones, la persona que desempeña dicho rol tiene a
su cargo diferentes labores como administrador, supervisor, delegador, entre otros. La
gerencia también se puede comprender como un proceso, puesto que es el conjunto de
principios y funciones claves, es el área que coordina y ejerce poder, define la asignación
de recursos, toma decisiones y orienta el rumbo de la organización para alcanzar fines
eficientes.
Por otra parte, la gerencia cuenta con el apoyo de otras áreas que son coordinadas desde
ellas mismas, las cuales cumplen una serie de funciones que permiten que la empresa pueda
alcanzar sus objetivos y metas. Una de estas áreas es el área de Administración de
Recursos Humanos, puesto que, “es una área interdisciplinaria en la cual se incluyen
conceptos de psicología, industrial y organizacional de los cuales los asuntos estudiados por
la Administración de Recursos Humanos abarcan una gran cantidad de campos de
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conocimiento que hablan de la aplicación e interpretación de pruebas psicológicas y
entrevistas, diseño organizacional, satisfacción en el trabajo e interpretación de leyes
laborales” (Robins, 1996, 638).
La Administración de Recursos Humanos utiliza una serie de métodos para la captación de
personal, éstas son más subjetivas y ajustadas dependiendo del cargo que se ha de
desempeñar. El área de Recursos Humanos tiene como una de sus tareas: proporcionar las
capacidades humanas requeridas y desarrollar habilidades y aptitudes del individuo para
hacer lo más satisfactorio posible su desempeño laboral, puesto que, no se debe olvidar
que las organizaciones dependen, para su funcionamiento y evolución del personal con el
que cuentan. La Administración de Recursos Humanos, es un procedimiento por el cual se
contrata, mantiene y desarrolla los talentos en la organización, siempre buscando que se
sientan a gusto, con actitud positiva y favorable para que el trabajo sea eficiente y así
obtener buenos resultados.
Por otro lado, la persona responsable que el área de Recursos Humanos funcione
correctamente es el máximo ejecutivo, el cual puede ser Presidente o Gerente. Es la
persona encargada de velar por todo el funcionamiento de la organización, es quien mayor
interés tiene para que la empresa tenga éxito constante en todos los aspectos posibles, pues
las decisiones que éste tome son el fruto de los buenos o malos resultados de la compañía.
Además, el Área de Recursos Humanos “produce impactos profundos en las personas y las
organizaciones, puesto que, la manera de tratar a las personas, buscarlas en el mercado,
integrarlas y orientarlas, hacerlas trabajar y administrarlas en la organización es un aspecto
fundamental en la competitividad organizacional” (Robins, 1996, 640).
Por consiguiente, los Recursos Humanos tienen una serie de políticas las cuales son la
consecuencia racional, filosófica y cultural de las organizaciones, “las políticas son reglas
que se establecen para dirigir funciones y asegurar que estas se desempeñen de acuerdo con
los objetivos deseados” (Chiavenato, 2000, 161). Las políticas establecen las normas de
orientación para impedir que los empleados desempeñen funciones que no desean o no
cuentan con la capacidad para desempeñarlas, son la guía para la acción y son importantes
para dar solución a enigmas o problemas que pueden presentarse con frecuencia y, que
obligan a que los colaboradores acudan sin necesidad ante los gerentes para que les brinde
solución en un caso necesario.
Así mismo, la organización por medio de las políticas define los principios y valores por
los cuales el personal debe guiarse; por medio de ésto, se diferencia de otras
organizaciones. “Los valores representan las convicciones básicas de la organización, son
importantes para el estudio del comportamiento porque establecen las bases para la
24
comprensión de las actitudes y la motivación, y porque influyen en nuestras percepciones”
(Robins, 1996, 174). Los valores tienen que estar bien identificados para dar
consideración, validez y fortaleza a la misión y visión; además, los valores son elaborados
en consideración de todo el personal que compone la empresa, ya que son el resultado de
un trabajo en equipo con la influencia de las normas éticas dentro de la organización.
Las organizaciones después de tener claridad de cuáles son sus valores y principios, misión
y visión, proceden a formular un organigrama, el cual es una “forma de mirar cómo están
divididas las funciones en cada puesto de trabajo, define como se dividen, agrupan y
coordinan formalmente las tareas en los puestos” (Robbins y Decenzo, 2009, 132). La
finalidad de la estructura organizacional es establecer un sistema, el cual han de desarrollar
los miembros de una entidad para trabajar juntos, de forma óptima y con el fin que se
alcancen las metas fijadas. Así mismo, es importante conocer qué estructura organizacional
se utiliza, saber cómo funciona y por qué es imprescindible para la organización, por ello,
al seleccionar una estructura es necesario comprender que cada empresa es diferente y
puede adoptar la que más se acomode a sus prioridades y necesidades.
La estructura organizacional ayuda a que los gerentes vean una forma de utilizar de
manera eficiente y coherente las habilidades que posee cada colaborador, puesto que cada
uno tiene destrezas más destacadas que otros. En las organizaciones algunas actividades de
trabajo requieren de habilidades muy desarrolladas, es decir, “si todos los trabajadores
estuvieran ocupados, digamos, en cada paso del proceso de fabricación de una
organización, todos tendrían la necesidad de contar con las habilidades necesarias para
desarrollar los puestos mas exigentes, así como los menos exigentes” (Robins, 1996, 551).
Por consiguiente, cuando se tiene bien estructurado el organigrama, se procede a redactar
un manual de funciones, el cual se encargará de explicar y plasmar las funciones y
procesos que debe realizar cada colaborador de acuerdo a su área o puesto de trabajo. “Es
un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y
las funciones de los colaboradores” (Amaya, 2008, 2). El manual tiene como objetivo,
describir todas las actividades y responsabilidades de cada uno de los cargos de la
organización para así evitar funciones repetitivas o compartidas. Otra relevancia que se
tiene de emplear un manual de funciones es que ayuda a evaluar el desempeño del personal,
capacitar y desarrollar programas y todo tipo de actividad que vaya en función del
mejoramiento de los conocimientos del personal.
Uno de los objetivos al elaborar los manuales de funciones y procesos, es que señala el
procedimiento de acuerdo al trabajo del personal o de cualquier otro grupo de trabajo que
desempeñe responsabilidades específicas dentro de la organización. Los manuales
25
Administrativos son considerados como eficientes cuando cumplen con la función de
mantener informado al personal clave de las metas, propósitos y cambios en las actividades
o actitudes de la organización, ya que un manual bien elaborado y desarrollado es la clave
para lograr los objetivos propuestos y la realización del trabajo eficientemente.
Las organizaciones destacan los manuales como un elemento efectivo, facilita el
aprendizaje de la organización proporciona la orientación precisa que los colaboradores
requieren para la acción del trabajo fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución,
pues son fuente de información en las cual se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de
un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado.
Por consiguiente, una de las ventajas que se tiene al emplear un manual de funciones, es
permitir que la organización pueda identificar los perfiles y competencias de sus
colaboradores, así como del personal que ingresa a la empresa, con el fin de tener
conocimiento especifico sobre los aspectos a mejorar en la compañía y definir con
precisión las áreas que le competen a cada uno de acuerdo a su potencial.
Es importante garantizar que los talentos humanos comprendan con claridad cómo es el
desempeño en cada puesto de trabajo, ello crea seguridad y agrado en el trabajo, buena
comunicación, buen clima laboral y un alto rendimiento de las actividades y
responsabilidades con la organización; es por esto que, el manual de funciones puede
manifestarse como una herramienta que conlleva al mejoramiento de dificultades del
personal en cuanto a equivocaciones y movimiento de procesos inadecuados de evaluación
del desempeño.
Ahora bien, cuando ya se ha establecido un manual de funciones se procede a elaborar un
manual de procesos, el cual, es otra herramienta útil para el desempeño de las actividades
de cada persona que conforma la empresa, puesto que, “ es un documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, de dos o más, el manual incluye los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación” (Palma,
2005, 3). Estos manuales contienen información y ejemplos de cómo se debe realizar cada
función o proceso, es una ayuda para cada colaborador de la empresa, pues, le facilita un
orden correcto de cómo desarrollar las actividades dentro de la compañía.
Los procesos también son denominados como un conjunto de recursos y actividades
interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida, estos
26
recursos pueden caracterizarse por personas, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y
métodos. Los procesos en general vienen acompañados de otros procesos que pueden
representar de manera significativa, los objetivos estratégicos y críticos para el éxito del
negocio de una organización, dichos procesos están apoyados de unos subprocesos que
hacen parte de la definición misma del proceso, su identificación puede resultar útil para
aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar tratamiento dentro de un mismo
proceso.
Por otra parte, los procesos constituyen las funciones de la administración en la manera de
ejercer en forma coincidente y continua una actividad o tarea dentro de la organización. El
proceso administrativo se vale de enlaces y de retroalimentación ya que las
organizaciones son tan eficientes como lo sean los procesos que manejen. La mayoría de
las empresas que toman conciencia de lo importante que es el emplear los procesos han
reaccionado de manera eficiente, dedicados al cambio, enfocándose a algo común y
trabajando con una visión de objetivo: el cliente.
Los procesos son entendidos como una secuencia de actividades orientadas a generar valor
añadido sobre una entrada, por la cual se quiere empezar a desarrollar una idea para
conseguir un resultado y, una salida que a su vez satisfaga los objetivos corporativos de la
organización y los requerimientos de los clientes. Se habla de procesos cuando se puede
describir una salida y entrada de alguna actividad o función a desarrollar, el proceso
permite cruzar uno o varios límites organizativos funcionales, así mismo, se pueden cruzar
los procesos de la organización horizontal y verticalmente.
Del mismo modo, el manual de procesos es de gran utilidad para la organización, permite
conocer el funcionamiento interno por medio de las actividades y tareas que realiza cada
colaborador, posibilita una buena ubicación del puesto y permite una mejor inducción y
capacitación del personal, ya que son la guía para describir y comprender en forma
detallada las actividades de cada puesto de trabajo. El manual también sirve para uniformar
y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria;
posteriormente, construye una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y métodos.
27
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLANEADAS
Fuente: Elaboración propia
28
8. PRESENTACION Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS
En el tiempo en que se llevo a cabo la práctica profesional en la empresa Plaza Mayor
Constructora No.2 S.A.S, se realizó los manuales de funciones y de procesos, con el fin de
que la empresa contara con estas herramientas para tener una mejor organización y control
de las actividades, funciones y procesos que cada colaborador dentro de la empresa debía
desarrollar, puesto que, los manuales son la guía y/o método para llegar al cumplimiento de
los objetivos, metas y al mismo tiempo ayudar a dar credibilidad de que la misión y visión
si se esté cumpliendo.
Después de organizar las ideas de cómo se iba a elaborar el manual de procesos y de
funciones, se procedió a realizar una entrevista directa con cada colaborador de la
organización, en la cual se enunciaban las actividades y tareas que cada uno podía
desarrollar de acuerdo a su perfil o rango de conocimiento, esta técnica arrojo como
resultado que un 80% los colaboradores se dieran cuenta de la importancia que existe el
emplear los manuales ya que son una ayuda para ellos en cuanto a la hora de desarrollar sus
funciones y el tener asignación de responsabilidades. También se pudo determinar niveles
de jerarquía a escalones de autoridad.
Al elaborar el manual de funciones se tuvo como resultado que cada colaborador supiera de
cuáles son sus actividades y tareas a desarrollar; al elaborar el manual de procesos se tuvo
como resultado que un 75% de los funcionarios de acuerdo a su área o dependencia, se le
facilitara integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo administrativo y el
mejoramiento de la calidad del servicio y en la constante búsqueda de alternativas que
mejoren la satisfacción del cliente.
Con el desarrollo de los manuales el personal de la Constructora quedo a gusto en un 95%,
ya que lo necesitaban con suma urgencia para que cada colaborador identificara sus
funciones, además los manuales se hicieron de una forma entendible para todo aquel que
quiera consultarlo; fue una versión detallada en la cual se describió la identificación, el
propósito general, descripción de funciones y periodicidad de cada uno de los cargos para
que a través de los objetivos corporativos las funciones y responsabilidades de los distintos
puestos de trabajo se vieran reflejadas en la estructura organizacional, Porque, son los
colaboradores por medio de su trabajo que dan los resultados eficientes y eficaz para medir
hacia dónde va la organización y así evitar deficiencias a tiempo si se está presentando.
29
8.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Fuente: Elaboración propia
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9. CONCLUSIONES
Para toda empresa es de vital importancia el tener una organización y control de las cosas,
por eso la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, tomo la decisión de empezar por
la elaboración del manual de funciones y el manual de procesos, ya que son dos
herramientas que permiten que cada colaborador sepa de sus actividades y
responsabilidades, para así tener una organización de su trabajo.
Al elaborar el manual de funciones para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S,
permitió que cada colaborador tuviera conocimiento de cada una de las actividades que
debe desarrollar, puesto que anteriormente y por ser una empresa tan pequeña, los
funcionarios terminaban elaborando actividades que no les competía. Ahora el manual se
convirtió como una guía para todo el personal tanto funcionarios como parte administrativa,
ya que, su elaboración y análisis es valiosa, este mecanismo se realizó con el fin de evitar
deficiencias.
Por otra parte, con la elaboración del manual de procesos se consiguió que cada
colaborador pudiera realizar su trabajo de manera correcta, por medio de los pasos a seguir
para desarrollar dicho proceso, de que se dieran cuenta de cuales son los subprocesos de los
que se deben apoyar para llevar a cabo con eficiencia dicha actividad o tarea.
En el tiempo que se llevó la práctica en la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S,
por medio de estos modelos como lo fue el manual de funciones y el manual de procesos
permitió identificar perfiles y competencias de dichos funcionarios, por eso, se realizó la
estructura de los manuales de la forma más entendible y adecuada tanto para los
funcionarios como para los que ingresen a la empresa. Los colaboradores de la empresa, se
caracterizaron por ser un excelente equipo de trabajo, comparten sus conocimientos y
experiencias con el objetivo de buscar siempre el mejor bienestar para la compañía y todo
el personal que la conforma.
31
10. RECOMENDACIONES
Para la empresa Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, se recomienda que los
colaboradores periódicamente revisen los manuales para asegurar su aplicación continua y
sobre todo analizar y estudiar cada propuesta de cambio sugerida por cada uno de los
miembros de la organización y así ir buscando mejoras positivas para la empresa. Además
concientizar a todo el personal de la empresa de la importancia que es hacer uso de los
manuales, para ello, se recomienda que conserven y velen por la mejora continua tantos
de manuales, procesos, formas y métodos de trabajo, para así ser un ejemplo dentro de las
organizaciones que se encuentran en el rango de la construcción.
Por otra parte, los socios, gerente y colaboradores deberían hacer socialización semanal de
cómo fue el trabajo de esa semana, con el objetivo de ir corrigiendo deficiencias que se van
presentando, hacer observación a cada colaborador en la cual se mire si se están
cumpliendo dichas funciones y que el trabajo se este realizando como lo estipula el proceso
elaborado, para así evitar que se incumpla lo ya plasmado.
Finalmente, se propone en que se cree un comité de calidad dentro dela compañía, cuya
función sea velar que las políticas, objetivos, procesos, deberes y responsabilidades se estén
respetando, cumpliendo en la organización. Y que el presente trabajo sea el punto de
partida de una mejora creciente dentro de la organización, enfocando los manuales como
herramientas vitales que permiten perfeccionarse hacia la calidad u eficacia de la
constructora.
32
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
AMAYA, Jailer. (2008). Manuales de Normas y Procedimientos.
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesdenormas
yprocedimientos/ (4 Abr.2011).
CHIAVENATO, I. Administración de Recursos Humanos. Bogotá, Mc Graw Hill,
2000. 540 p.
MUÑOZ. Juan. C. (2010). Manual de Funciones Enciso Ltda. En: Centro
Empresarial de Innovación y Desarrollo (CEID).
MUÑOZ. Juan. C. (2010). Manual de Procesos Enciso Ltda. En: Centro
Empresarial de Innovación y Desarrollo (CEID).
PALMA, José. (2005). Manual de Procedimientos.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/manproc (03
Abr.2011).
QUINTERO, Yelitze. (2008). La Organización y la Gerencia.
http://es.scribd.com/doc/13316939/LA-ORGANIZACION (3 May.2011).
Robbins, P. Stephen & Decenzo, A. David. Fundamentos de Administración:
Conceptos Esenciales y Aplicaciones. México: Prentice Hall Hispanoamericana,
2009. 485 p.
Robins, P. Stephen. Comportamiento Organizacional: Teoría y Práctica. México:
Prentice-Hall Hispanoamericano. 1997. 752 p.
Roure. J. B, Moñino. M, Rodríguez. M. A. La Gestión por Procesos. Barcelona:
Canon Editorial. 1997. 132 p.
33
SOSA Mariano. (2004). La descripción y análisis de cargos.
http://www.gestiopolis.com/canales/derrhh/articulos/no5/descripcionanalisiscargos.
htm (4 Abr.2011).
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APENDICES
APÉNDICE A. MANUAL DE FUNCIONES
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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 1 - 6
MANUAL DE FUNCIONES DE PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA NO.2 S.A.S
I. IDENTIFICACION
CODIGO DEL AREA: MF- GTE
NOMBRE DEL CARGO: GERENTE
AREA: Administrativa
II. PROPOSITO GENERAL
Ser responsable ante los accionistas por los resultados de las operaciones y el desempeño
organizacional; planea, dirige, organiza y controla las actividades, demuestra liderazgo
involucrados en la constructora. La gerencia actúa como soporte de la organización a
nivel general y de los colaboradores, asesora el manejo de cada área funcional.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Liderar los procesos de planeación estratégica de la organización,
determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y
metas específicas de la empresa.
DIARIO
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas
propuestas. DIARIO
FUNCIONES GENERALES
Hacer cumplir los estatutos, las determinaciones de la Asamblea General
de Accionistas y de la Junta Directiva. DIARIO
Representar judicial y extrajudicialmente a la sociedad ante terceros,
autoridades de policía y/o autoridades fiscales. EVENTUAL
Constituir los apoderados que requiera la sociedad. EVENTUAL
Convocar a la Asamblea General de Accionistas y la Junta Directiva a
reuniones ordinarias o extraordinarias. MENSUAL
Enajenar a cualquier título los bienes sociales, gravarlos, modificar su
forma y ejercer sobre ellos los actos de administración. EVENTUAL
36
Presentar a la Junta Directiva los informes que ésta le solicite y
mantenerla informada de los negocios sociales. DIARIO
Presentar cuentas comprobadas de su actividad. MENSUAL
Aprobar nómina y pago de comisiones del personal operativo y
comercial de la Constructora
QUINCENAL
Realizar reunión de comité de obra en el cual se hablará de los adelantos SEMANAL
Realizar visitas con el propósito de coordinar actividades y procesos
necesarios para el alcance del objetivo corporativo de la constructora.
SEMANAL
… y todos las demás funciones asignadas por su superior inmediato que
estén relacionadas con el cargo y para las cuales se determine su
competencia.
EVENTUAL
IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO
FACTORES ESPECIFICACIONES
ACADEMICOS Profesional en Administración de
Empresas
ADAPTACION AL CARGO
Para desempeñar el cargo con total
capacidad se requiere un periodo de un
año
V. REQUISITOS INTELECTUALES
HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información y
toma de decisiones requeridas.
HABILIDAD MANUAL
Media, ya que debe elaborar
documentos y el buen manejo de
programas de ofimática.
INICIATIVA NECESARIA Alta, puesto que le compete dar
autorizaciones y soluciones rápidas
tanto a personas internas como externas
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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 2 - 6
MANUAL DE FUNCIONES PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
I. IDENTIFICACION
CODIGO DEL AREA: MF- DIR.COMER
NOMBRE DEL CARGO: DIRECTORA COMERCIAL
AREA: COMERCIAL
II. PROPOSITO GENERAL
Brindar información sobre los proyectos, comercializar y mostrar las casas o apartamentos
modelo, así como hacer cumplir una serie de requisitos como el recaudo de la cartera.
Tiene a su coordinación la constante comunicación con los clientes.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Concretar la venta y elaborar el respectivo contrato de compraventa DIARIO
Realizar seguimiento a la cartera periódicamente y brindar a los socios
los abonos de los inmuebles al momento que lo requieran. SEMANAL
Realizar informe sobre el avance de casas y apartamentos MENSUAL
Rendir informe comercial a la Asamblea General MENSUAL
Cotizar, contratar y organizar publicidad general sobre el proyecto MENSUAL
Hacer seguimiento a la base de datos y asistir a las diferentes ferias
inmobiliarias realizadas en el transcurso del año. EVENTUAL
Enviar por correo electrónico información del proyecto DIARIO
Asesorar, Capacitar y brindar apoyo a las Freelance cuando realizan
visitas a las empresas. EVENTUAL
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Prestar los servicios de información los fines de semana a los clientes SEMANAL
Recibir al residente de obra el inmueble y programar con el propietario
la respectiva entrega. EVENTUAL
Coordinar los respectivos créditos hipotecarios con las diferentes
entidades financieras para el cliente que lo requiera. EVENTUAL
Supervisar las elaboraciones de las minutas de escritura y verificar que el
desembolso llegue a la constructora al momento de la radicación de dicha
escrituras.
EVENTUAL
IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO
FACTORES ESPECIFICACIONES
ACADEMICOS
Profesional en Administración de
Empresas
ADAPTACION AL CARGO
Para desempeñar el cargo con total
capacidad se requiere un periodo de un año
V. REQUISITOS INTELECTUALES
HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información
HABILIDAD MANUAL
Alta, ya que debe elaborar documentos y el
manejo de programas de ofimática.
INICIATIVA NECESARIA
Media, puesto que casi no le compete dar
autorizaciones y soluciones rápidas
personas internas como externas
Calle 21 No. 23-12 Teléfono: 3304365 La Pradera -Dosquebradas- Colombia.
www.plazamayorconstructora.com.co
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MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 3 - 6
MANUAL DE FUNCIONES PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
I. IDENTIFICACION
CODIGO DEL AREA: MF- SECR.
NOMBRE DEL CARGO: SECRETARIA
AREA: ADMINISTRATIVA
II. PROPOSITO GENERAL
Planificar y controlar que se ejecuten de manera eficiente todas las actividades que debe
llevar a cabo el Gerente. Organiza y distribuye los documentos recibidos de acuerdo a la
pertinencia del asunto. Es apoyo para la gerencia y está en la obligación de acoplarse en
aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso de su diario actuar.
Organiza acciones y establece controles que permitan garantizar resultados beneficiosos a
Plaza Mayor Constructora No2 S.A.S.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Responder por las labores encargadas por el Gerente. DIARIO
Manejar cuentas personales de la Gerencia. MENSUAL
Brindar apoyo en mensajería a la Constructora DIARIO
Realizar depósitos en los diferentes bancos. SEMANAL
Atender solicitudes del área administrativa. EVENTUAL
Mantener un control de los servicios básicos que hay que pagar.
QUINCENAL/
MENSUAL
Archivar facturas de respaldo para la reposición de la caja menor SEMANAL
Organizar y controlar los documentos recibidos según sea su
importancia. EVENTUAL
Recibir la correspondencia en general y dirigirla de acuerdo al área que
corresponda DIARIO
40
Suministrar elementos de oficina y papelería requeridos por el personal
de la compañía de acuerdo con las necesidades previstas. EVENTUAL
Administrar el archivo de la compañía, velando por su custodia y
mantenimiento tanto del archivo central como del inactivo. DIARIO
Estar al tanto de las actividades de la Gerencia y demás áreas que
compone la constructora. DIARIO
Atender llamadas y mensajes de todos los funcionarios de la constructora DIARIO
Coordinar las citaciones para reunión de Asamblea o Junta Directiva y
eventos internos de actividades programadas de acuerdo con
instrucciones de Gerencia garantizando el desarrollo adecuado de las
mismas.
EVENTUAL
Elaborar documentos y comunicar información que deba conocer
internamente el personal de la compañía respecto a actividades a realizar. DIARIO
….. Y todas las demás funciones que le sean asignadas por el jefe
inmediato. DIARIO
IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO
FACTORES ESPECIFICACIONES
ACADEMICOS Estudios Básicos y capacitación de
acuerdo al área
ADAPTACION AL CARGO
Para desempeñar el cargo con total
capacidad se requiere un periodo de seis
meses.
V. REQUISITOS INTELECTUALES
HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información
HABILIDAD MANUAL
Alta, ya que debe elaborar documentos y
el manejo de programas de ofimática.
INICIATIVA NECESARIA
Baja, puesto que no le compete dar
autorizaciones.
Calle 21 No. 23-12 Teléfono: 3304365 La Pradera -Dosquebradas- Colombia.
www.plazamayorconstructora.com.co
41
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 4 - 6
MANUAL DE FUNCIONES PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
I. IDENTIFICACION
CODIGO DEL AREA: MF- AUX. CONT.
NOMBRE DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLE
AREA: FINANCIERA
II. PROPOSITO GENERAL
Ejecutar los asientos contables de la empresa, efectúa los análisis y conciliaciones de las
cuentas modificadas o no, es una persona capacitada para cumplir un rol técnico dentro del
departamento contable de empresa, debe estar al tanto de los detalles que correspondan al
ámbito de su competencia.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Elaborar el proceso contable diario y los soportes de las transacciones
efectuadas por la empresa. DIARIO
Realizar la conciliación y cuadre a nivel de terceros de todas las cuentas
del balance. MENSUAL
Llevar el proceso de archivo de soportes contables. DIARIO
Registrar los pagos de cada inmueble vendido DIARIO
Elaborar y analizar las declaraciones tributarias en los cuales la
constructora sea responsable. MENSUAL
Comunicar y coordinar permanente con el Contador todo lo relacionado
al aspecto contable y tributario MENSUAL
42
Elaborar y contabilizar la nómina del personal de la compañía, así como
la liquidación de aportes correspondientes.
QUINCENAL /
MENSUAL
Controlar, revisar, organizar y archivar la facturación que llega a la
Constructora. DIARIO
Archivar y mantener actualizados los documentos y correspondencia
relacionada con el área. DIARIO
Pagar las declaraciones Tributarias MENSUAL
Apoyar operativamente la preparación y elaboración de estados
financieros de la Compañía. MENSUAL
Velar porque el personal de la Constructora se encuentre afiliado a
seguridad social, ARP y elaborar la liquidación correspondiente.
QUINCENAL /
MENSUAL
Realizar contabilización de caja menor y fondo rotatorio de acuerdo con
los parámetros definidos por la compañía. SEMANAL
Registrar contablemente provisiones, diferidos, amortizaciones y
depreciaciones de los activos de la empresa. MENSUAL
Manejar los recaudos, cheques y otros títulos valores con relación a la
tesorería. Comprobantes de ingresos… manejo básico del efectivo. DIARIO
… y todas las demás funciones asignadas por su jefe inmediato que se
relacionen con el cargo y/o se encuentre en capacidad de cumplir. EVENTUAL
IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO
FACTORES ESPECIFICACIONES
ACADEMICOS Profesional en Contaduría Publica
ADAPTACION AL CARGO Para desempeñar el cargo con total capacidad
se requiere un periodo de un año
V. REQUISITOS INTELECTUALES
HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información contable,
financiera y soportes contables.
43
HABILIDAD MANUAL
Alta, elaboración de documentos,
comprobantes de egreso y manejo de
software.
INICIATIVA NECESARIA
Media, puesto que solo le compete dar
autorizaciones y soluciones rápidas tanto
para el cliente como para los proveedores.
Calle 21 No. 23-12 Teléfono: 3304365 La Pradera -Dosquebradas- Colombia.
www.plazamayorconstructora.com.co
44
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 5 -6
MANUAL DE FUNCIONES PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
I. IDENTIFICACION
CODIGO DEL AREA: MF- CONT.
NOMBRE DEL CARGO: CONTADOR
AREA: FINANCIERA
II. PROPOSITO GENERAL
Coordinar y efectuar el manejo integral de la contabilidad de la sociedad en compañía de la
Auxiliar Contable. Su labor es aplicar la normatividad de los movimientos u operaciones
económicas que hace la compañía de forma que, esos resultados se puedan mostrar e
informar a los socios y todas las personas que hacen parte de Plaza Mayor Constructora
No.2 S.A.S.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Capacitar a la auxiliar contable de la compañía para un adecuado registro
de las operaciones, y manejo de los temas tributarios de la compañía. EVENTUAL
Depurar y conciliar de todas las cuentas del balance MENSUAL
Analizar e implementar los soportes contables. QUINCENAL
Elaborar los ajustes contables y cierres de la compañía de la Auxiliar
Contable. MENSUAL
Presentar informes de análisis de la situación financiera de la compañía de
tal forma que permita generar propuestas de mejoramiento. MENSUAL
45
Analizar financieramente los resultados de la empresa para tener una
mejor organización MENSUAL
Autorizar movimiento contables especiales generados en la dinámica del
software MENSUAL
Capacitar a los colaboradores en el manejo adecuado de soportes
contables. EVENTUAL
Brindar el acompañamiento adecuado a la Auxiliar Contable para
garantizar que se estén cumpliendo las funciones asignadas para el cargo. DIARIO
Elaborar los respectivos pasos para la realización de las cuentas
tributarias MENSUAL
Elaborar y analizar los estados financieros de la compañía MENSUAL
Revisar, avalar y analizar los estados financieros mensuales de Plaza
Mayor Constructora No. 2 S.A.S (Balance General, Estado de
Resultados). MENSUAL
IV. ESPECIFICACIONES DEL CARGO
FACTORES ESPECIFICACIONES
ACADEMICOS Profesional en Contaduría Publica
ADAPTACION AL CARGO
Para desempeñar el cargo con total
capacidad se requiere un periodo de un
año
V. REQUISITOS INTELECTUALES
HABILIDAD MENTAL Alta, por el análisis de información
contable y financiera
HABILIDAD MANUAL Alta, elaboración de documentos y el
manejo de software
INICIATIVA NECESARIA
Media, puesto que solo le compete dar
autorizaciones y soluciones rápidas al
área de contabilidad.
46
MANUAL DE FUNCIONES
FECHA: 17 DE FEBRERO DE 2011 PAG: 6 - 6
MANUAL DE FUNCIONES PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2 S.A.S
I. IDENTIFICACION
CODIGO DEL AREA: MF- RE-FIS
NOMBRE DEL CARGO: REVISOR FISCAL
AREA: REGULACION
II. PROPOSITO GENERAL
Realizar un examen crítico y sistemático del sistema de información financiera de la
sociedad Plaza Mayor Constructora No.2 S.A.S, utilizando técnicas y procedimientos de
auditoría.
Velar porque no se causen perjuicios a la sociedad, a los accionistas o a terceros por
negligencia en el cumplimiento de las acciones financieras de la empresa; la Revisora
Fiscal.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES PERIOCIDAD
FUNCIONES PRINCIPALES
Verificar que las operaciones de la sociedad se ajusten a los estatutos, a
las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta
Directiva.
MENSUAL
Remitir información escrita a la Asamblea, Junta Directiva o
Representante Legal de las irregularidades que ocurren en el
funcionamiento de la sociedad o de desarrollo de sus negocios. MENSUAL
Colaborar con los organismos gubernamentales que ejerzan la
inspección de la sociedad y rendirle los informes a que diere lugar. EVENTUAL
47
Velar por que se lleve regularmente la contabilidad, las actas de la
Asamblea y la Junta Directiva y porque se conserven debidamente la
correspondencia y los libros de cuenta impartiendo las instrucciones
necesarias para este fin. MENSUAL
Inspeccionar constantemente los bienes sociales y procurar porque se
tomen las medidas de conservación y seguridad de los mismos o los que
tenga bajo su cargo. QUINCENAL
Compartir instrucciones, practicar, visitar y solicitar los informes que
sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores
sociales. MENSUAL
Convocar la asamblea de accionistas cuando no lo haga el Representante
Legal, o ante la ocurrencia de hechos extraordinarios los requieran. EVENTUAL
Cumplir las demás atribuciones que le señalen la ley y los estatutos
sociales. DIARIO
FUNCIONES GENERALES:
Hacer un informe mensual en el cual debe contener al menos: MENSUAL
La mención de si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir
sus funciones. MENSUAL
La explicación de si en el curso de su revisión ha seguido los
procedimientos recomendados por la técnica de interventora de cuentas. MENSUAL
Si en su concepto la contabilidad se lleva conforme a las normas legales
y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los
estatutos, a las decisiones de la asamblea o de la Junta Directiva en su
cargo. MENSUAL
Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados
fielmente de los libros de contabilidad y, si en su opinión, el primero
muestra en forma indiscutible de acuerdo con las normas de contabilidad
generalmente aceptadas la respectiva situación financiera de la empresa. MENSUAL
Calle 21 No. 23-12 Teléfono: 3304365 La Pradera -Dosquebradas- Colombia.
www.plazamayorconstructora.com.co
48
APÉNDICE B. MANUAL DE PROCESOS PLAZA MAYOR CONSTRUCTORA No.2
S.A.S
SIMBOLO NOMBRE DEFINICION
INICIO/ FIN Este se utiliza para representar
el inicio o el fin de un proceso.
También puede representar una
parada o una interrupción
programada que sea necesaria
realizar.
ENTRADA/ SALIDA Es la introducción de datos en
la que se representa una
entrada o salida de información,
que sea procesada o registrada
por medio de un periférico.
PROCESO Este se utiliza para un proceso
determinado, se emplea
comúnmente para representar
una instrucción, o cualquier
tipo de operación que origine
un cambio de valor.
DECISIÓN Este es utilizado para la toma
de decisiones, ramificaciones,
para la indicación de
operaciones lógicas o de
comparación entre datos.
CONECTOR Se emplea para enlazar dos
partes cualesquiera de un
diagrama a través de un
conector de salida y un
conector de entrada. Esta forma
un enlace en la misma página
del diagrama.
49
INDICADOR DE
DIRECCIÓN
Indica el sentido de ejecución
de las operaciones
SALIDA Se utiliza en ocasiones en lugar
del símbolo de salida. El dibujo
representa un pedazo de hoja, es
usado para mostrar datos o
resultados.
Fuente: Acopio de simbología por Consultoría UCPR
50
DESARROLLO DE LOS PROCESOS
PROCESO CLAVE: Comercial
Procesos de Apoyo
- Comercialización
- Concretar las ventas
DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO CLAVE: Contable
Procesos de Apoyo
- Control Legal y Fiscal
- Información Contable
- Cartera
DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO CLAVE: Administrativo
Procesos de Apoyo
- Gestión Comercial
- Nuevos Negocios
DIAGRAMAS DE FLUJO
51
52
PROCESOS CLAVE: COMERCIAL
PROCESOS DE APOYO:
1. Comercialización
2. Concertar las Ventas
53
54
Proceso de Apoyo: Comercialización
Subproceso:
1.
2.
3.
4.
5.
Atención
personalizada
Asistencia
A eventos como ferias
inmobiliarias
Recolectar la base de
datos
Entrega base de
datos
Seguimiento a la base de
datos (correo, telefónico)
Clasificación y verificación del interés
que busca el cliente (casa o apto)
55
PROCESOS CLAVE: Comercial
PROCESOS DE APOYO:
1. Comercialización
2. Concertar las Ventas
56
57
Proceso de Apoyo: Concretar las Ventas
Subproceso:
1.
2.
3.
4.
Cotización del
inmueble y forma de
pago
Si
Confirmar pago de
separación inmueble
Elaboración de la promesa
de compraventa
Firma de los documentos respectivos
Hay
Acuerdo
N
O
Pasa a
actividad
No.3
58
59
PROCESOS CLAVE: Contable
PROCESOS DE APOYO:
1. Control Legal y Fiscal
Subproceso:
Revisión y control de las obligaciones y plazos para la
presentación de documentos.
2. Información Contable
Subproceso:
Causación de facturas
Conciliación Bancarias
3. Cartera
Subproceso:
Seguimiento a la Cartera
60
61
PROCESO DE APOYO: CONTROL LEGAL Y FISCAL
Subproceso: Revisión y control de las obligaciones y plazos para
la presentación de documentos
1.
2.
3.
4.
Revisión de soporte
Aceptación Realizar de
nuevo la
revisión
del soporte
Si
Registro de documentos
Cumple No Se discute
en
Asamblea
Si
Realización del informe
Registro de los soportes
No
62
5.
6.
7.
8.
Aprueba No
Si
Actividad 1
Consulta de responsabilidades
Vencimiento de plazo por
cumplimiento de responsabilidades
Presentación del impuesto
Pago de Impuestos
63
PROCESOS CLAVE: Contable
PROCESOS DE APOYO:
1. Control Legal y Fiscal
Subproceso:
Revisión y control de las obligaciones y plazos para la
presentación de documentos.
2. Información Contable
Subproceso:
Causación de facturas
Conciliación Bancaria
3. Cartera
Subproceso:
Seguimiento a la Cartera
64
65
PROCESO DE APOYO: INFORMACIÓN CONTABLE
Subproceso: Causación de Facturas
1.
2.
3.
4.
Revisión de Soporte
Aceptación No
Registro de los
Soporte
Si
Actividad 1
Cumple No Recomendaci
ones de
Revisoría
Fiscal
Si
Revisión de documentos
Archivo
66
PROCESOS CLAVE: Contable
PROCESOS DE APOYO:
1. Control Legal y Fiscal
Subproceso:
Revisión y control de las obligaciones y plazos para la
presentación de documentos.
2. Información Contable
Subproceso:
Causación de facturas
Conciliación Bancarias
3. Cartera
Subproceso:
Seguimiento a la Cartera
67
68
PROCESO DE APOYO: INFORMACIÓN CONTABLE
Subproceso: Conciliación Bancaria
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Consulta diaria de bancos
Verificación de saldo
bancario y contable
Determinación si hay
diferencia
Acuerdo No
Si
Realizar registro de acuerdo
según la actividad
Entrega Conciliación diaria
Verificación de pagos a
realizar
Cheques o
abonos
clientes
69
PROCESOS CLAVE: Contable
PROCESOS DE APOYO:
1. Control Legal y Fiscal
Subproceso:
Revisión y control de las obligaciones y plazos para la
presentación de documentos.
2. Información Contable
Subproceso:
Causación de facturas
Conciliación Bancarias
3. Cartera
Subproceso:
Seguimiento a la Cartera
70
71
PROCESO DE APOYO: CARTERA
Subproceso: Seguimiento a la cartera
1.
2.
3.
4.
Revisión diaria de
Bancos
Realización recibos de Caja
Verificación de abonos
Editar la cartera cada mes
72
73
PROCESOS CLAVE: Administrativo
PROCESOS DE APOYO:
1. Gestión Comercial
Subproceso:
Estrategias de Mercado
2. Nuevos Negocios
Subproceso:
Segmentación de Mercados
74
75
PROCESO DE APOYO: GESTIÓN COMERCIAL
Subproceso: Estrategias de Mercado
1.
2.
3.
4.
5.
Dar a conocer el
Proyecto
Publicidad
A quien va
dirigido el
Proyecto
Hacer
Promoción del proyecto
(A traer clientes)
Conocimiento del Proyecto
76
PROCESOS CLAVE: Administrativo
PROCESOS DE APOYO:
1. Gestión Comercial
Subproceso:
Estrategias de Mercado
2. Nuevos Negocios
Subproceso:
Segmentación de Mercados
77
78
PROCESO DE APOYO: NUEVOS NEGOCIOS
Subproceso: Segmentación de Mercado
1.
2.
3.
4.
Sector al que se
dirige el Proyecto
Diseño del Proyecto para
ciertos estratos
Publicidad
Hacer
Implementación de
estrategias para llegar al
cliente