2009-2010
Oficina de Gestión de Proyectos
y Apoyo a la Investigación de la
Universidad de Las Palmas de
Gran Canaria
30/04/2010
Informe anual de actividades (marzo 2009-marzo 2010)
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Informe anual de actividades (marzo 2009-marzo 2010)
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 i
Contenidos
CONTROL DEL DOCUMENTO .......................................................................................................................................... III
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 1
2. ORÍGENES DE LA INICIATIVA Y RECURSOS DISPONIBLES ......................................................................................... 2
3. CREACIÓN Y ESTRUCTURA DE LA PMO ................................................................................................................ 3
4. SERVICIOS DE LA PMO ....................................................................................................................................... 6
5. PRESENTACIÓN DE LA PÁGINA WEB DE LA PMO .................................................................................................... 7
6. PRINCIPALES SISTEMAS DE CONTROL Y AUTOEVALUACIÓN ...................................................................................... 9
6.1. AUTOEVALUACIÓN ...................................................................................................................................... 9
6.2. CONTROL .................................................................................................................................................. 9
7. RESULTADOS E INDICADORES ............................................................................................................................ 11
7.1. HORAS Y ACTIVIDADES .............................................................................................................................. 11
7.2. INDICADORES ........................................................................................................................................... 20
7.3. ESTUDIO DE OPINIÓN ................................................................................................................................ 21
8. CONCLUSIONES ................................................................................................................................................ 24
ANEXO I - ENTREVISTA Y CUESTIONARIO INICIAL ........................................................................................................ 27
ANEXO II - GUÍA DE SERVICIOS DE LA PMO ............................................................................................................... 31
GUÍA DE SERVICIOS A DISPOSICIÓN DE LOS GRUPOS DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 33
ANEXO III – PRIMERA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN .................................................................................................... 35
ANEXO IV – SEGUNDA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN .................................................................................................. 41
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
ii © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Índice de figuras
Figura 1: Principales demandas y necesidades de los Grupos de Investigación ...................................................... 4
Figura 2: Imagen de la página inicial del sitio web de la PMO (http://pmo.ulpgc.es) ................................................. 8
Figura 3: Horas de Gestión Técnica y Administrativa de la PMO ............................................................................ 11
Figura 4: Horas dedicadas a los Grupos de Investigación, agrupados según demanda. ........................................ 12
Figura 5: Distribución del tiempo por actividades principales .................................................................................. 13
Figura 6: Evolución Temporal de las Actividades .................................................................................................... 14
Figura 7: Distribución de las Actividades de la Unidad de Gestión por categorías principales. .............................. 15
Figura 8: Horas dedicadas por la Unidad de Gestión por actividades específicas. ................................................. 16
Figura 9: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad de Gestión. ............................................... 17
Figura 10: Distribución de las Actividades de la Unidad Administrativa por categorías principales ........................ 17
Figura 11: Horas dedicadas por la Unidad Administrativa por actividades específicas. .......................................... 18
Figura 12: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad Administrativa ........................................ 19
Figura 13: Resultados de la primera encuesta de satisfacción. .............................................................................. 21
Figura 14: Resultados de la segunda encuesta de satisfacción .............................................................................. 22
Índice de tablas
Tabla 1: Indicadores de la PMO. ............................................................................................................................. 20
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 iii
Control del Documento
Información Documental
Información
ID del Documento Informe Anual de Actividades
Redactor del Documento Oficina Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación
Ultima fecha grabada 20 de abril de 2009
Nombre del Archivo Informe Anual PMO 2009-2010.pdf
Historial Documental
Versión Fecha de Publicación Cambios
[1.0] 12 de abril de 2010 Elaboración del texto base.
[1.1] 19 de abril de 2010 Fusión de los diferentes apartados
[1.2] 20 de abril de 2010 Redacción de conclusiones y ajustes de formato
[1.3] 21 de abril de 2010 Incorporación de los resultados de la 2ª encuesta
[1.4] 22 de abril de 2010 Modificación de los gráficos de las encuestas
[1.5] 24 de abril de 2010 Incorporación de todos los cambios propuestos por la Oficina
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 1
1. Introducción
El objeto del presente informe es documentar el seguimiento de las actividades desarrolladas por la
experiencia piloto “Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación” (en adelante, “Oficina”
o “PMO1”), promovida por la Agencia Canaria de Investigación, Innovación y Sociedad de la
Información (ACIISI) y gestionado por el Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo e Innovación de la
Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (VIDI) y la Fundación Universitaria de Las Palmas (FULP).
El documento, describe la trayectoria del primer año de funcionamiento de dicha Oficina, pasando por
el origen y motivación de la iniciativa, la organización y estructura adoptada para desarrollar las
actividades, los servicios ofertados y prestados a la comunidad investigadora de la ULPGC y los
principales resultados e indicadores alcanzados en estos 12 meses de actividad, así como algunas
conclusiones preliminares del trabajo de la Oficina.
También se hace especial mención a un hito importante alcanzado durante el segundo semestre, la
creación de la página web de la Oficina. Mediante la puesta en marcha de esta página se pretende, por
un lado, difundir y divulgar la actividad de la Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la
Investigación y, por otro, proporcionar herramientas de gestión de proyectos y de atención telemática
para agilizar la prestación de servicios e incrementar la eficacia y eficiencia de la Oficina.
1 Siglas del estándar internacional “Project Management Office” (Oficina de Gestión de Proyectos en inglés).
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
2 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
2. Orígenes de la Iniciativa y Recursos Disponibles
La ACIISI detectó como una de las problemáticas más comunes de los grupos de I+D+i+d a la hora de
presentarse a programas de ayudas y subvenciones para el desarrollo de proyectos de investigación, la
falta de tiempo y de conocimiento acerca de la tramitación administrativa que conlleva estas
solicitudes. Por este motivo, y con el fin de facilitar el acceso y presentación de estos grupos a los
programas públicos, tanto autonómicos como nacionales y europeos, la ACIISI estimó necesario y
conveniente la creación de una oficina que diese soporte técnico y administrativo en la preparación de
proyectos a los grupos más competitivos.
La FULP, por su parte, cuenta con una amplia experiencia en el asesoramiento y presentación de
propuestas a programas públicos de ayudas y subvenciones para el desarrollo de proyectos de
investigación, en todas las escalas, por lo que se constituye en la entidad idónea para desarrollar esta
actividad. Igualmente, la FULP se constituye en entidad de intermediación como apoyo a la
investigación y la transferencia de conocimiento para la propia Universidad de Las Palmas de Gran
Canaria.
Con estas premisas, quedaron establecidas originalmente las siguientes funciones para la Oficina de
Gestión de Proyectos:
1.- Dar apoyo técnico y administrativo a los investigadores para
la preparación de proyectos de I+D+i+d relevantes en los
que participe el personal investigador de la ULPGC.
2.- Desarrollar acciones conducentes a mejorar la participación
de la ULPGC en proyectos relevantes de I+D+i+d.
Para el seguimiento de las actividades de la Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación,
se crea una Comisión de Seguimiento formada por la ACIISI, la ULPGC y la FULP.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 3
3. Creación y Estructura de la PMO
Tras el lanzamiento formal de la PMO, marcado por la Resolución de la ACIISI, la FULP y el
Vicerrectorado de la ULPGC inician las actividades conducentes a la creación y puesta en marcha de la
Oficina.
Inicialmente y partiendo de las premisas de la ACIISI, se procede a una selección de personal de
gestión y administración cualificado. De esta forma y con fecha 9 de marzo de 2009, arranca la
actividad de la PMO con la contratación de 6 gestores y 3 administrativos. Posteriormente, en
diciembre del mismo año, se incorpora un administrativo más. La FULP y la ULPGC ubican la oficina
principal en las instalaciones del Edificio Polivalente II del Parque Científico y Tecnológico de la ULPGC
y se dota al personal de todo el equipamiento necesario para la ejecución de las actividades previstas.
Dado que la PMO se enfrenta a diversas restricciones partiendo de los recursos con los que cuenta, su
asignación a los grupos de investigación ha sido determinada partiendo de la resolución de la propia
entidad financiadora y de la selección de los grupos de investigación atendiendo a su historial y
potencial investigador. De esta forma, la actividad de la Oficina está dirigida a proyectos concretos,
siempre por un tiempo limitado y dando preferencia a las solicitudes en función del orden de petición,
de la importancia de los proyectos, la posibilidad de obtención de financiación nacional, europea o
privada, del tamaño y número de proyectos en manos de los grupos de investigación que lo solicitan,
del ámbito espacial de aplicación de los proyectos (internacionales, nacionales o autonómicos) y de si
están encuadrados en las áreas prioritarias de actuación del Plan Canario de I+D+i+d.
De esta forma, de los 139 grupos de investigación de la ULPGC, fueron seleccionados 66 para recibir el
apoyo en gestión y administrativo para los proyectos de I+D+i+d de la PMO.
La PMO comienza sus actividades el día 9 de marzo. Durante ese primer mes, desde la Oficina se
plantearon y cumplieron tres objetivos genéricos iniciales:
1. Formación interna y adaptación al entorno: Comprende aquellas actividades que permiten
conocer las estructuras internas y organización de la Fundación Universitaria de Las Palmas y
del Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo e Innovación de la ULPGC.
2. Estructuración, definición del método y división del trabajo interno de la PMO: La PMO
queda constituida como una oficina con una estructura organizativa horizontal, dirigida por el
Vicerrectorado de I+D+i+d de la ULPGC. Internamente queda dividida en dos unidades
básicas; la Unidad Gestora y la Unidad Administrativa que atienden a un total de 66 grupos de
investigación repartidos en las áreas de Ciencias Experimentales y Salud, Ciencias
Tecnológicas, Humanidades y Ciencias Sociales y Jurídicas. Los Gestores, con el fin de facilitar
el acercamiento y la comprensión de las temáticas, han repartido la asistencia a los diferentes
grupos, atendiendo al perfil profesional de cada uno.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
4 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
3. Determinación de las demandas y necesidades particulares en materia de gestión de la
I+D+i+d e inicio de las primeras tareas de apoyo hacia los grupos de investigación: Para el
cumplimiento de este objetivo, la PMO en su conjunto elaboró un trabajo basado en un
análisis inicial de los grupos a partir de fuentes de información a disposición de la ULPGC y la
FULP, y una entrevista personal2 con cada uno de los coordinadores de los Grupos de
Investigación de la Universidad. El análisis de los servicios demandados por los grupos de
investigación entrevistados mostró las principales preocupaciones de los investigadores así
como la visión de estos respecto al apoyo que más necesitan y que puede ser prestado por la
Oficina.
Resultados del Diagnóstico Inicial
Los resultados obtenidos tras el diagnóstico inicial de los grupos, mostraron un notable grado de
homogeneidad en los servicios demandados por los diferentes grupos de investigación. A continuación
se muestra el resultado del diagnóstico inicial de manera gráfica (Figura 1):
Figura 1: Principales demandas y necesidades de los Grupos de Investigación
Como se observa, destaca especialmente como la principal demanda, solicitada por alrededor del 65%
de los grupos entrevistados, es recibir apoyo en la Solicitud y Presentación de nuevos proyectos de
Investigación. La necesidad de recibir información precisa, verificada y filtrada de acuerdo a sus
intereses sobre nuevas convocatorias públicas de proyectos de I+D+i+d, recibir información
2 En el Anexo I se adjunta la entrevista y el cuestionario inicial efectuados a los coordinadores de los Grupos de
Investigación
PRINCIPALES DEMANDAS Y NECESIDADES DE LOS GRUPOS DE INVESTIGACIÓN
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 5
documentada y concreta de los aspectos destacados de estas convocatorias a partir de una
investigación y análisis previos de las mismas, el apoyo en el seguimiento de proyectos activos y la
tramitación de la facturación fue destacado por el 50% de los grupos entrevistados.
Otra de las principales demandas solicitadas por más de la mitad de los grupos de investigación fue la
de incrementar su visibilidad y capacidad de promoción de sus actividades de I+D con el objetivo de
recibir propuestas para sumarse a proyectos de investigación cooperativos y ampliar su red de
contactos. Alrededor del 20% de los grupos entrevistados solicitaron apoyo en la justificación y cierre
de los proyectos, fundamentalmente en la redacción de memorias financieras, tanto intermedias
como finales así como soporte en la gestión de los RRHH.
Por otro lado, el 10% de los grupos mostró cierta preocupación hacia aspectos relacionados con la
gestión interna del mismo, solicitando servicios de consultoría general para la mejora de la
productividad interna del Grupo. Aproximadamente el mismo porcentaje (10%), mostró interés en
reforzar sus capacidades para la promoción y gestión de convenios y acuerdos de colaboración con
otras entidades públicas y privadas. Finalmente, menos del 5% de los grupos entrevistados mostró
interés en la mejora de las herramientas y sistemas de comunicación interna de los proyectos de
I+D+i+d.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
6 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
4. Servicios de la PMO
A la vista de estos resultados, desde la Oficina de Gestión de Proyectos, se elaboró y puso a disposición
de los investigadores, un catálogo de servicios técnicos y administrativos de apoyo y soporte en la
gestión de la I+D+i+d, que trata de cubrir sus principales demandas. De esta forma, los servicios que
ofrece la Oficina de Gestión de Proyectos quedan estructurados de la siguiente forma:
1. GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN.
1.1. SERVICIOS DE INTEGRACIÓN.
1.1.1. Solicitud y presentación de nuevos proyectos.
1.1.2. Seguimiento de proyectos activos.
1.1.3. Justificación y cierre de proyectos.
1.2. SERVICIOS DE APOYO EN ADQUISICIONES.
1.3. SERVICIOS DE APOYO EN LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
2. BÚSQUEDA DE FINANCIACIÓN.
2.1. BÚSQUEDA PERSONALIZADA
2.2. CONVOCATORIAS ESPECÍFICAS
2.3. CONVENIOS Y ACUERDOS CON OTRAS ENTIDADES
3. SERVICIOS DE CONSULTORÍA GENERAL
3.1. DIFUSIÓN Y VISIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
3.2. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD
Este catálogo de servicios3 ha sido desarrollado con el objetivo de atender a la mayoría de las
necesidades y demandas solicitadas por los Grupos de Investigación, en materia de Gestión de la
I+D+i+d. No obstante, es premisa de la Oficina, mantener un perfil abierto y flexible con capacidad de
incluir nuevos servicios y/o modificar los servicios ofrecidos inicialmente.
3 En el Anexo II se adjunta la guía de servicios completa.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 7
5. Presentación de la página web de la PMO
Desde el 20 de Enero de 2010 está accesible la URL http://pmo.ulpgc.es. Con dicho localizador se
accede a la web de la Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. El uso de
tecnologías web para la generación de output es un pilar fundamental en la Economía y la Sociedad
actuales. La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria y su Vicerrectorado de Investigación Desarrollo
e Innovación, siendo conscientes del carácter competitivo que debe imprimirse a todas las acciones
que emprenda la Institución, ha apostado desde el primer momento porque también la PMO cuente
con el acceso a estas herramientas y consiga aumentar el grado de interacción con la comunidad
investigadora, minimizando los tiempos de acceso al usuario final de los servicios.
Inicialmente el sitio web está constituido por diversas páginas que informan básicamente con un
espíritu meramente divulgativo de la actividad de la PMO, haciendo llegar a la comunidad
investigadora y otros interesados de su participación en el circuito de gestión de la investigación, los
diferentes aspectos relevantes de su identidad.
El desarrollo posterior del sitio estará encaminado a proveer una vía adicional a la atención presencial
que la Oficina otorga a los investigadores. Con ello se pretende minimizar los tiempos de respuesta a
la vez que aumentar la calidad en el servicio prestado, permitiendo que los usuarios de la PMO tengan
un acceso en tiempo real al estado de la información relevante en cada momento. La reducción de
tiempos aumenta el grado de eficiencia de la Oficina al disminuir los costes operativos en la prestación
del servicio liberando tiempo del personal de la PMO para tareas alternativas o ampliar el alcance de
sus servicios.
El sitio web integrará herramientas que permitirán solicitar servicios en línea que permitan almacenar
conocimiento sobre los procesos relativos a la gestión de proyectos de investigación y aquellos que
tienen que ver con buenas prácticas a la hora de abordar dichos proyectos. Con ello se pretende
impulsar una cultura de buenas prácticas y estandarizar procedimientos extendiendo un lenguaje
común propio del campo de conocimiento que practica la PMO y del cual pretende participar para
crear referencias que lleven a la ULPGC a la excelencia en dichos aspectos de la investigación.
El sitio web está programado con un lenguaje que permite mantener el dinamismo del sitio y la
modificación de los contenidos de las páginas para que la información esté disponible en el menor
tiempo posible. Actualmente, a la fecha de elaboración de este informe están disponibles los
siguientes contenidos:
Inicio: Muestra la descripción básica de la Oficina, sus patrocinadores y describe algunos aspectos
básicos de su Misión.
Noticias ULPGC: Consiste en redifusión de noticias sobre la ULPGC con fuente web en formato RSS.
PMO: ¿Qué es una PMO (Project Management Office)? Describe la funcionalidad estándar de una
Oficina de Gestión de Proyectos y su integración típica dentro de la línea estratégica de proyectos de
una Organización.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
8 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Misión, Visión y Valores: Describe ciertos aspectos estratégicos de la PMO, aspectos de Filosofía
Organizacional, en el caso de los Valores, así como otros aspectos relativos al estado futuro de la
Organización como la Visión y también la Misión, una definición amplia y duradera que explica el
propósito de la Oficina distinguiéndola de otras unidades y explicando el alcance de sus funciones.
Informes de Actividad: Incluye el acceso en línea a los informes semestrales / anuales de actividad de
la PMO.
Servicios: Incluye una descripción con detalle de los diferentes servicios provistos por la Oficina y su
alcance.
Nuestra Oficina: Muestra el perfil del personal que integra la PMO, así como sus datos de contacto.
Recursos I+D+i: Aquí, el investigador podrá encontrar documentos y enlaces útiles tanto para la
solicitud de nuevos proyectos de I+D+i como para la gestión de los proyectos ya aprobados.
Figura 2: Imagen de la página inicial del sitio web de la PMO (http://pmo.ulpgc.es)
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 9
6. Principales sistemas de control y autoevaluación
Debido a la complejidad de los diferentes servicios ofertados, y al carácter piloto de la Oficina de
Gestión de Proyectos, consideramos fundamental, la inclusión de herramientas que permitan la
autoevaluación de nuestro trabajo y el control de las horas de actividad.
6.1. Autoevaluación
Con el fin de autoevaluar su funcionamiento, la PMO diseñó un cuestionario para la obtener
información sobre la opinión de los usuarios y como vía de comunicación periódica (semestral) con los
grupos.
Se distribuyó a través de correo electrónico una encuesta en línea4 dirigida a los coordinadores de los
GI o en su caso a aquellos investigadores o personal del Grupo que mantenía la coordinación efectiva
del grupo. El envío se realizó el 24 de julio de 2009, con dos recordatorios el 1 y el 10 de septiembre,
ampliando el plazo de respuesta hasta el 15 de septiembre.
Para obtener un resultado más representativo de la opinión de los investigadores, el envío de la
segunda encuesta5 no se limitó tan solo al coordinador de cada grupo sino a todos los investigadores a
los que se había dado servicio a lo largo del año, aumentando por tanto el número de encuestas
enviadas. El envío se realizó el 17 de marzo de 2010, con un recordatorio el 9 de abril, ampliando el
plazo de respuesta hasta el 15 de abril.
6.2. Control
Para poder llevar un control de las horas de trabajo de la PMO, se implantaron herramientas de
“Timesheet” o seguimiento y control de horarios. A través de estas herramientas, cada uno de los
miembros de la PMO, puede registrar e imputar sus horas de trabajo a actividades concretas. Debido a
la complejidad de los servicios ofrecidos y las actividades realizadas, éstas han sido agrupadas en 6
categorías principales:
I. Procesos orientadas a realizar el DIAGNÓSTICO INICIAL
II. Procesos orientadas al DESARROLLO DE LA PMO
III. Procesos propias y específicas de la GESTIÓN DE PROYECTOS
IV. Procesos relativas a la ejecución de las actividades generales llamada PROCESOS CONTÍNUOS
V. Procesos específicas orientadas a la búsqueda de financiación: CAPITAL RAISING
VI. Procesos dedicados a Servicios CONSULTORÍA GENERAL.
4 En el Anexo III se adjunta la primera encuesta de satisfacción enviada a la comunidad investigadora
5 En el Anexo IV se adjunta la segunda encuesta de satisfacción enviada a la comunidad investigadora
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
10 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Esta clasificación permite, por lo tanto, la organización y el control de las horas de trabajo y de las
actividades y permite ofrecer resultados de la actividad desempeñada por la PMO desde marzo de
2009 a marzo de 2010.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 11
7. Resultados e Indicadores
Fruto del análisis de los datos recopilados por los miembros de la Oficina se obtiene una panorámica
general de las actividades que ha venido desarrollando y ejecutando la PMO en el primer año de su
andadura.
7.1. Horas y Actividades
Como se puede observar en la Figura 3, las horas totales de gestión y administración de la PMO han
sido 13.997. Repárese como el 56% del tiempo ha sido imputado a servicios, en tareas dedicadas
específicamente a Grupos de Investigación. Se incluyen aquí principalmente las actividades dedicadas
a la Gestión de Proyectos, como nuevas solicitudes, seguimiento de proyectos activos o
procedimientos de justificación y cierre de los mismos. Posteriormente se explicará con mayor detalle
cómo se distribuyen las horas por actividades específicas. El concepto de “Ejecución de la PMO”, hace
referencia a aquellas horas de trabajo que no se pueden imputar específicamente a un Grupo de
Investigación concreto, pero que son esenciales para el desarrollo general de las funciones de la
Oficina, como por ejemplo los tiempos empleados en reuniones de equipo, los empleados en
comunicaciones, como la gestión del correo, la atención telefónica, o la propia auto-organización y
preparación de las agendas de los miembros de la PMO. Estas actividades representaron el 31% del
trabajo. Finalmente, debido al hecho de que la Oficina se encuentra en su primer año de andadura, y
que entre sus objetivos, como se expuso anteriormente está el de establecer un método propio de
organización del trabajo para una oficina con estas características, se requirió un 9% del tiempo para la
elaboración de un proyecto de Desarrollo Organizativo de la propia Oficina.
HORAS DE GESTIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA
MARZO 2009 1133..999977 MARZO 2010
Figura 3: Horas de Gestión Técnica y Administrativa de la PMO
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
12 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Del total de las horas de Servicio de la PMO, el 66% de las mismas se corresponden con Gestión, en
tanto que, las tareas de Administración representan el 34%. Estos resultados son coherentes dado el
hecho de que la Oficina la componen actualmente 6 personas en la Unidad de Gestión frente a 4 en la
Unidad de Administración.
Aunque inicialmente se partió de 66 grupos de investigación, finalmente, durante este primer año se
ha prestado servicio a 74 grupos. El análisis de los resultados de las horas dedicadas específicamente a
los grupos de investigación permite clasificarlos en tres grupos principales, como se aprecia en la
Figura 4.
Figura 4: Horas dedicadas a los Grupos de Investigación, agrupados según demanda.
225 h
37 h
4 h
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 13
Como se observa en el gráfico, los grupos con una demanda ALTA de servicios han consumido de
media 225 horas de servicios de gestión y administración, los de demanda MEDIA se sitúan en torno a
las 37 horas y los de BAJA demanda consumiendo una media de 4 horas del tiempo del personal de la
PMO. Los resultados obtenidos no permiten extraer conclusiones inmediatas respecto a la distribución
de los servicios de gestión y administración. Podemos observar como esta distribución es muy
heterogénea y a partir de la experiencia de la Oficina, obedece a la igualmente heterogénea forma de
organización de los propios Grupos de Investigación.
Lo que sí puede observarse es que los grupos de investigación con demandas ALTA y MEDIA combinan
la demanda de servicios de gestión y administración, en tanto que aquellos que mantienen una BAJA
solicitud de servicios, han recibido mayoritariamente servicios de gestión, orientados principalmente
hacia la búsqueda específica de financiación y al incremento de la visibilidad del Grupo con su
introducción en redes internacionales para el desarrollo de proyectos de I+D cooperativos,
especialmente, dentro del VII Programa Marco de la U.E.
En el siguiente gráfico (Figura 5), se muestra la fragmentación del tiempo por actividades específicas y
el peso que han tendido las diferentes Actividades y Servicios de la PMO, clasificados por las categorías
principales mencionadas inicialmente. En ella se aprecia que el grueso de la actividad se ha centrado
en actividades específicas de la Gestión de Proyectos así como en todas las actividades cotidianas que
se desarrollan diariamente y las derivadas del trabajo en equipo.
Figura 5: Distribución del tiempo por actividades principales
Como se observa, más del 80% del tiempo se ha orientado conjuntamente hacia la Gestión de
Proyectos y los Procesos Continuos, representando un 49% y 34% respectivamente. Del 17% restante,
un 2% fueron las actividades que permitieron el Diagnóstico Inicial de los grupos, un 6% actividades
específicas orientadas a la búsqueda de financiación pública o privada de I+D+i+d y, en igual
porcentaje las actividades que permiten crear, estructurar y consolidar la PMO. Las acciones de
consultoría general representaron tan solo 3% del total.
Uno de los análisis que consideramos más interesantes, es observar cómo han evolucionado estos
grupos de actividades a lo largo del tiempo desde que comenzó la actividad de la Oficina (Figura 6).
Este análisis arroja los siguientes resultados:
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
14 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Figura 6: Evolución Temporal de las Actividades
En este gráfico, se aprecia como las actividades dedicadas al Diagnóstico Inicial fueron importantes,
con alrededor de las 120 horas en el mes de marzo, disminuyendo progresivamente hasta el mes de
mayo. Debe reseñarse que, aunque el esfuerzo por realizar un diagnóstico de las principales
necesidades y demandas con celeridad, no siempre fue posible por problemas de agenda y
disponibilidad de los Grupos de Investigación. El dato más significativo de esta gráfica, es el notable
incremento progresivo de las horas dedicadas específicamente a la Gestión de Proyectos de I+D que
alcanza su punto máximo en el mes de julio con casi 840 horas. Igualmente, se aprecia su descenso en
el mes de agosto coincidente con el principal mes de vacaciones de la comunidad universitaria.
En esta gráfica se muestra también como la actividad cotidiana de la PMO fluctúa dentro de la banda
de 480 y 240 horas, con algunas excepciones notables en marzo, abril y octubre de 2009. Las
actividades dedicadas a la búsqueda de financiación, también mantienen una regularidad mensual
alrededor de las 100 horas. A su vez, las actividades de consultoría general, se incrementaron
principalmente en el mes de junio, relacionadas fundamentalmente con actividades para aumentar la
visibilidad de los Grupos de Investigación. Las actividades dedicadas a crear y consolidar la PMO, al
igual que las del diagnóstico inicial, fueron importantes los tres primeros meses y disminuyeron
progresivamente a niveles bastante bajos.
Respecto a la distribución de las actividades de las Unidades de Gestión y Administración, a
continuación, en la Figura 7, se analiza la distribución de las actividades de la Unidad de Gestión
agrupadas atendiendo a las seis categorías principales anteriormente descritas, mientras que en la
Figura 8, se relaciona, en los mismos colores, estas agrupaciones con las actividades específicas
desarrolladas. Complementariamente, en la Figura 9, se plasma el peso relativo de cada actividad
específica dentro de cada categoría.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 15
Figura 7: Distribución de las Actividades de la Unidad de Gestión por categorías principales.
Se aprecia claramente como la Unidad de Gestión ha dedicado un 44% de su tiempo a actividades
específicas de Gestión de Proyectos, entre las que ha destacado significativamente el tiempo dedicado
a la Solicitud y Presentación de Nuevos Proyectos y las actividades de Seguimiento de Proyectos ya
activos. Los procesos continuos representaron para la Unidad de Gestión el 31% de su tiempo. En
orden decreciente estas actividades ocupan una posición intermedia destacando las reuniones de
coordinación, las comunicaciones y la formación interna.
Por otro lado, en la Figura 9 podemos observar como la categoría de Procesos Continuos se fragmenta
de forma relativamente proporcional en estas actividades de carácter cotidiano, características de una
oficina de gestión. Por su parte, en la actividad de Gestión de Proyectos destacan el tiempo dedicado a
nuevas solicitudes y el seguimiento de proyectos activos.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
16 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
1 G.P. Solicitud y presentación de nuevos proyectos
5 P.C. Comunicaciones: e-mail, teléfono, epm,...
9 P.C. Reuniones de Equipo
13 P.C. Preparación de Informes de Seguimiento
17 C.R. Negociación, gestión y acuerdos sector privado
2 G.P. Seguimiento de Proyectos Activos
6 G.P. Apoyo en Adquisiciones
10 P.C. Formación interna 14 Diagnóstico de Necesidades Iniciales
18 C.G.- Planificación estratégica
3 G.P. Justificación y Cierre de Proyectos
7
POP - Desarrollo de la Metodología, Indicadores y Plan de Formación
11 P.C. Chequeo y filtrado personalizado de fuentes de financiación
15 Desarrollo del Dossier Documental
4 C.R. Investigación especializada en fuentes de financiación
8 P.C. Autoorganización 12 C.G. Visibilidad a los Grupos de Investigación
16 G.P. Gestión de R.R.H.H.
Figura 8: Horas dedicadas por la Unidad de Gestión por actividades específicas.
1 1
2 1
3 1
4 1
5 1
6 1
7 1
8 1
9 1
10 1
11 1
14 1 15 1
16 1 17 1
18 1
12 1
13 1
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 17
Figura 9: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad de Gestión.
Son también significativos los tiempos que la Unidad Técnica de Gestión ha empleado en la búsqueda
de nuevos recursos financieros para los Grupos de Investigación y en el proyecto de desarrollo de la
propia PMO, representando cada uno el 9% del total de horas de trabajo. En estas dos categorías
destacan respectivamente las actividades específicas de Investigación y estudio de nuevas
convocatorias públicas de financiación y el desarrollo de procesos de trabajo, procedimientos de
control y seguimiento e indicadores de la PMO.
De manera análoga, para la Unidad de Gestión Administrativa de la PMO (Figura 10), tenemos los
siguientes datos:
Figura 10: Distribución de las Actividades de la Unidad Administrativa por categorías principales
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
18 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
1 G.P. Apoyo en adquisiciones
5 P.C. Autoorganización 9 P.C. Elaboración de agendas
13 G.P. Justificación y cierre de proyectos
17 G.P. Gestión traslado de equipamientos
2 G.P. Actualización curricular
6 P.C. MiCV 10 P.C. Planificación de tareas
14 G.P. Seguimiento de proyectos qctivos
18 G.P. Procedimiento negociado
3 P.C. Formación Interna 7 G.P. Balance contable 11 G.P. Gestión RRHH 15
POP Desarrollo de la metodología, plantillas, manuales, redacción de actas
19 G.P. Apoyo a auditorías de proyectos
4 P.C. Reuniones de equipo
8 G.P. Traducción 12 P.C. Preparación de informes de seguimiento
16 G.P. Solicitud y presentación de nuevos proyectos
20 Otros
21
C. G. Visibilidad de grupos
Figura 11: Horas dedicadas por la Unidad Administrativa por actividades específicas.
El análisis de estos datos muestra que el tiempo de dedicación de la Unidad Administrativa de la PMO
se reparte en aproximadamente un 60% de dedicación a actividades específicas para la Gestión de
Proyectos de I+D+i+d y un 40% a procesos continuos. En el gráfico 10, se aprecia claramente que es la
Gestión de las Adquisiciones, especialmente la tramitación de las facturas del material y equipamiento
adquirido y de los viajes de los investigadores, la actividad más destacada representando un total
aproximado de 1300 horas. Otra actividad específica que destaca en la Gestión de Proyectos de la
Unidad Administrativa son las horas empleadas en la actualización de los curriculum vitae de los
investigadores, con alrededor de 650 horas.
En la Figura 12 puede observarse, al igual que ocurre para la Unidad de Gestión, cómo las diferentes
actividades que constituyen los procesos continuos se distribuyen de forma relativamente
proporcionada y cómo destaca de forma notoria la gestión de la facturación y viajes de los Grupos de
Investigación entre las actividades específicas para la Gestión de Proyectos de I+D+i+d.
2 1
3 1
4 1
5 1
6 1
7 1
8 1
9 1
10 1
14 1 16 1 19 1
11 1
15 1 18 1
13 1
12 1
17 1 20 1 21 1
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 19
Figura 12: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad Administrativa
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
20 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
7.2. Indicadores
A continuación se muestran los indicadores relativos al trabajo de la PMO correspondientes al período
comprendido entre el 9 de marzo de 2009 y el 8 de marzo de 2010.
Indicadores Generales
Indicador Descripción Relación de Medida
Indicadores Generales
Indicadores Generales
Nº de GI contactados 74
Nº de IP que reciben servicio 83
H dedicadas a los GI 7859:44:00
Nº reuniones formales 38
Nº de informes emitidos 62
Indicadores de Gestión de Proyectos de Investigación, Desarrollo e Innovación
Indicador Descripción Relación de Medida
Logro (apoyo a la gestión de
proyecto)
Solicitud y presentación de nuevos proyectos
Nº de proyectos preparados 55
Nº de proyectos presentados 43
Nº de proyectos concedidos 86
Nº de palabras de traducciones 38454
Nº de convocatorias estudiadas 27
Nº de contratos, convenios, acuerdos redactados
9
Seguimiento de proyectos activos
Nº de proyecto en seguimiento y control 105
Nº de proyectos en contabilidad paralela al GRAI
33
H tramitación administrativa 3490:01:00
Justificación y cierre de proyectos
Nº de justificaciones y cierre de proyectos 12
Adquisiciones Apoyo en la gestión de
adquisiciones Nº de procedimiento de negociado de
adquisiciones 5
Gestión de RRHH
Apoyo en la búsqueda de financiación para la provisión de
RRHH. Nº de contratos laborales/becas gestionados 41
Servicios de consultoría General
Indicadores Descripción Relación de medida
Consultoría
Implantación de herramientas informáticas que contribuyen a la visibilidad o a la creación de redes internas de excelencia.
Nº herramientas colaborativas implantadas a GI 0
Difusión Visibilidad de los GI
Nº de páginas web 7
Nº de altas a nivel europeo/nacional/local 31
Nº de otras actividades de difusión 11
Tabla 1: Indicadores de la PMO.
6 Este número incluye los proyectos concedidos hasta marzo de 2010. No se han contabilizado los que
aún están en fase de evaluación.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 21
7.3. Estudio de Opinión
A continuación se muestran los resultados obtenidos para la primera encuesta de satisfacción
realizada a los Grupos de Investigación al finalizar el primer semestre de funcionamiento de la PMO.
Se planteó a los grupos un total de 6 preguntas de las cuales 5 constituían una valoración subjetiva de
la Iniciativa de la creación de la PMO, el grado de conocimiento sobre los servicios ofrecidos por la
PMO, el grado de satisfacción con los servicios recibidos y con el trato del personal y el grado de
interés sobre la continuidad de la Oficina. La última pregunta era un campo de comentarios en el que
los investigadores podían realizar cualquier observación relacionada con la PMO que estimaran
conveniente.
La encuesta se realizó con objeto de obtener resultados estadísticos sobre el censo total de Grupos de
Investigación vinculados a la PMO como usuarios de la misma. El hecho de contar con una población
de grupos pequeña en términos estadísticos, provoca un error muestral relativamente alto (del 12%
para un intervalo de confianza del 95%) incluso cuando 1 de cada 2 grupos, 32 en total, respondió a la
encuesta. Factores como el ser la primera encuesta, la coincidencia con el mes de agosto y por tanto
del periodo vacacional, deben tenerse en cuenta a la hora de valorar la participación de los grupos en
la misma.
Figura 13: Resultados de la primera encuesta de satisfacción.
De entre los resultados se puede destacar que un 87% mostró un interés “alto” o “muy alto” en la
continuidad de la PMO y un 78% mostró una satisfacción “alta” o “muy alta” con los servicios
prestados por la PMO frente a un 6% que mostró un nivel “bajo” de satisfacción. Un 50% conocía los
servicios de la PMO en un “alto” o “muy alto” grado. Respecto al trato recibido por parte de la PMO El
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
22 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
90% respondió haber recibido un trato “bueno” o “excelente”, mientras que un 81% definió como
“muy buena” o “excelente” la iniciativa de la creación de la PMO (Figura 13).
La segunda encuesta de satisfacción lanzada por la PMO abarca el periodo de servicios prestados
desde el 31 de agosto de 2009 al 15 de abril de 2010. Se obtuvieron un total de 38 respuestas sobre
toda la comunidad de investigadores a los que la Oficina presta servicio. Para esta segunda encuesta,
la cuestión sobre cuál es el parecer del investigador respecto a la iniciativa de la PMO fue suprimida y
se incorporó la cuestión de su opinión respecto al grado de conocimientos, en materia de gestión de la
I+D+i+d, del personal de la PMO. En la Figura 14 se muestran los resultados obtenidos.
Figura 14: Resultados de la segunda encuesta de satisfacción
En el análisis de estos resultados puede destacarse que cerca del 90% de los investigadores
encuestados muestran un grado “muy alto” o “alto” de satisfacción con los servicios prestados y el
trato recibido por parte del personal de la PMO. Por otra parte, un 66% consideró que el nivel de
conocimientos en materia de gestión de la I+D+i+d del personal de la PMO es igualmente “muy alto” o
“alto”. Por el contrario, un 14% de los investigadores encuestados mostraron un grado de satisfacción
bajo con los servicios recibidos, debido principalmente a que los gestores y administrativos no tienen
una presencia física continua en su grupo de investigación y consideran que pierden más tiempo
solicitando los servicios de la PMO que haciendo el trabajo de gestión ellos mismos. Sin embargo tan
solo uno de los 4 investigadores que se mostraron poco satisfechos con el funcionamiento de la PMO,
declaró tener poco interés en la continuidad de la misma.
Tras el segundo semestre, el grado de conocimiento de los servicios, que la PMO pone a disposición de
los investigadores, fue considerado “muy alto” o “alto” por el 52%, en tanto, que alrededor del 47%
mostraron tener un conocimiento intermedio.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 23
Finalmente, los resultados derivados de la encuesta de satisfacción mostraron que un amplio
porcentaje de los encuestados mantienen un interés “muy alto” (71%) o “alto” (21%) en la continuidad
de este servicio de apoyo en la gestión de la I+D+i+d a los grupos de investigación de la ULPGC.
Comparando los datos obtenidos en la segunda encuesta con respecto a la primera se observa que los
datos son muy similares, con un ligero aumento tanto del grado de conocimiento de los servicios
ofrecidos por la PMO como del grado de satisfacción de los usuarios con los servicios y el trato
recibido. Estos datos se traducen también en un aumento de 5 puntos del interés en que la PMO
continúe prestando sus servicios.
A pesar de que el grado de conocimiento de los servicios ofertados ha aumentado, sigue existiendo
aún un 47% de usuarios que afirman tener tan solo un grado de conocimiento “intermedio” por lo que
la PMO debe seguir esforzándose en dar a conocer todos aquellos servicios que puede prestar en
materia de gestión de la I+D+i+d. Con esta intención se ha puesto en marcha la página web de la PMO,
tal y como se ha descrito en el apartado 5.
Por otro lado, a pesar de la experiencia adquirida durante este año por el personal de la PMO, existe
alrededor de un 30% de usuarios que considera que el nivel de conocimientos del personal es tan solo
“intermedio” lo que hace recomendable un plan de formación adecuado.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
24 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
8. Conclusiones
De los datos presentados en los apartados anteriores se concluye lo siguiente:
1. En el primer año de funcionamiento de la Oficina de Gestión de Proyectos se dedicó un 56% del
tiempo a dar servicio a los grupos de investigación, mientras que el 44% restante se empleó en la
puesta en marcha y desarrollo de la propia Oficina y en tareas no enfocadas a grupos concretos,
pero necesarias para el funcionamiento de la misma (comunicaciones, reuniones, formación,
auto-organización, etc.). Inicialmente se planteó el objetivo de dedicar un 60% del tiempo a la
gestión de los grupos de investigación y un 40% a la gestión interna de la propia Oficina. Existe un
4% de margen para realizar ajustes en las horas dedicadas a las actividades internas.
2. De entre los 74 grupos de investigación a los que se da servicio en la actualidad, 24 tienen una
demanda elevada (con una media de 225 horas de dedicación durante el periodo de
funcionamiento de la PMO), 29 tienen una demanda media (37 horas) y 21 tienen una demanda
baja (4 horas). Los 24 grupos de alta demanda, consumieron aproximadamente el 82% del tiempo
de Gestión específica dedicado a Grupos de Investigación. La experiencia del equipo de la Oficina
y los datos analizados en este informe, hacen plantear la hipótesis de la existencia de una
tendencia en la que, es posible, que cada vez el tiempo de dedicación en gestión se concentre y
sea absorbida por un menor número de grupos de investigación, condicionando de esta manera la
capacidad de la Oficina para atender adecuadamente a todos los grupos a los que se presta
servicio o la introducción de nuevos grupos.
3. Teniendo en cuenta lo expuesto en la conclusión 2, existe el riesgo de que los grupos de
investigación se habitúen a contar con una alta respuesta por parte de la PMO a sus demandas, de
modo que, la introducción de nuevos grupos solicitantes no sea posible sin tener que reducir las
horas de gestión dedicadas a los mismos. Frente a esta situación, y de cara a no dejar desatendida
las nuevas peticiones de apoyo en la Gestión de I+D+i de nuevos grupos y/o el incremento de los
servicios y atención a los grupos de alta demanda, se hace imprescindible considerar la
introducción, en el sistema de gestión de la PMO, de herramientas basadas en las nuevas
tecnologías de la información y la comunicación que permitan una agilización de los procesos y un
incremento en la eficacia y eficiencia de los servicios de la Oficina. La nueva web de la Oficina,
además de cumplir la función de difundir y divulgar la actividad de la PMO entre los grupos de
investigación, contará además con herramientas de gestión de proyectos y atención telemática de
las demandas tratando de lograr ese objetivo.
4. Mientras que los grupos de demanda alta y media requieren apoyo de Gestión y de
Administración, los grupos de demanda baja requieren casi exclusivamente apoyo de Gestión que
consiste básicamente en recibir información sobre convocatorias abiertas o actividades
conducentes a aumentar la visibilidad de los grupos.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 25
5. En cuanto a la distribución del tiempo de dedicación de la PMO por actividades, las dos
actividades que han ocupado la mayor parte del tiempo han sido la Gestión de Proyectos, con casi
la mitad del tiempo y los Procesos Continuos (comunicaciones, reuniones, formación…), con
aproximadamente el 34% del tiempo. El tiempo restante se ha repartido en actividades como la
búsqueda de financiación, el desarrollo de la propia Oficina, los diagnósticos iniciales hechos a los
grupos de investigación y la consultoría general.
6. Al hacer la diferenciación entre el tiempo de dedicación de la unidad de Gestión y la unidad
Administrativa, se sigue manteniendo el hecho de que la mayor parte del tiempo se ha dedicado a
la Gestión de Proyectos y a los Procesos Continuos mientras que el resto del tiempo se distribuye
en menor medida en otras actividades.
7. En la distribución temporal de las actividades, cabe destacar que la dedicación a la Gestión de
Proyectos sufrió un aumento continuo a lo largo del primer semestre. Durante el mes de agosto
hubo un descenso debido a la coincidencia con el periodo vacacional de los investigadores.
Durante el segundo semestre el tiempo dedicado a la Gestión de Proyectos volvió a mostrar un
incremento continuo a lo largo de los meses.
8. Respecto a los resultados obtenidos de la segunda encuesta de satisfacción realizada a los
usuarios de la PMO, los porcentajes son muy similares a los obtenidos en el primer semestre,
detectándose un aumento tanto en el conocimiento por parte de los investigadores de los
servicios prestados como del grado de satisfacción con los servicios y el trato recibido. También el
interés en que la PMO continúe ha aumentado. El hecho de que un porcentaje considerable de
investigadores tenga tan solo un grado de conocimiento “intermedio” de los servicios ofrecidos
por la PMO (46%) y que considere que el personal tiene solo un grado “intermedio” de
conocimientos en materia de gestión de la I+D+i+d (35%) hace que se deba invertir un mayor
esfuerzo tanto para dar a conocer la PMO entre la comunidad investigadora de la ULPGC como
para establecer un plan de formación adecuado para el personal.
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 27
ANEXO I - Entrevista y Cuestionario Inicial
2010
Oficina de Gestión de Proyectos
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 29
Entrevista y Cuestionario Inicial
Entrevistador/a:
Fecha de la entrevista:
Grupo de Investigación:
Ubicación:
Coordinador/a:
INTRODUCCIÓN
PRESENTACIÓN DEL/LA TECNICO/A DE GESTIÓN
PRESENTACIÓN DE LA PMO Y OBJETIVOS PRINCIPALES
CUESTIONARIO
De su tiempo total de trabajo, ¿qué porcentajes estima usted que representan el tiempo que dedica a la
gestión, a la docencia y a la investigación?
1. El tiempo dedicado a la gestión, es diferente a lo largo del año, intensificándose en periodos
concretos. ¿Cuáles son estos periodos en su caso?
2. ¿Cómo se organiza su grupo de investigación en relación con la gestión administrativa de los
proyectos?
a. La realiza cada IP individualmente
b. Tenemos una estructura interna de gestión
c. Contamos con asesoramiento/soporte externo
d. Otras posibilidades
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
30 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
3. ¿Con qué Unidad de Gestión Económica trabajan habitualmente?
a. Con la UGI
b. Con el SUE
c. Con ambos indistintamente
d. Dependiendo de los proyectos
4. ¿Podría decirme cuantos proyectos de investigación activos tienen actualmente e identificar a la
persona responsable?
5. ¿Podría indicarnos cuales son las tareas de gestión que realiza usted habitualmente?, y de estas,
¿podría indicarnos cual/es le requieren la mayor cantidad de tiempo?
6. La PMO es un proyecto piloto y no tenemos referencias anteriores. En su opinión, ¿Cuál/les son los
indicadores que habrán de marcar el éxito de este proyecto?, ¿qué aspectos considera críticos?,
¿prevé algún riesgo o amenaza?
7. Otras observaciones de interés del coordinador/a.
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
Observaciones de interés del entrevistador/a
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 31
ANEXO II - Guía de Servicios de la PMO
2010
Oficina de Gestión de Proyectos
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 33
Definición de los Servicios de la Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC
Los servicios de la PMO están agrupados en tres bloques principales aquellos orientados a la gestión
integral de los proyectos de I+D+i+d, el bloque de servicios destinados a la búsqueda de financiación
para el desarrollo de proyectos de I+D+i+d y el bloque de servicios de consultoría general. Dentro de
cada bloque se definen y especifican cada uno de los servicios que la PMO pone a disposición de los
Grupos de Investigación.
Guía de Servicios a disposición de los Grupos de Investigación
1. GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN.
1.1. SERVICIOS DE INTEGRACIÓN
Conjunto de servicios que abarcan la gestión integral de proyectos de I+D+i+d desde su planteamiento inicial y solicitud hasta su justificación final y cierre.
1.1.1. Solicitud y presentación de nuevos proyectos.
Asesoramiento técnico y complementación en las condiciones y formalidades de las bases, redacción de memorias técnicas y documentación administrativa necesaria.
Asesoramiento y complementación en el manejo de aplicaciones informáticas de solicitud.
Resolución de dudas y contacto con la asistencia de las entidades financiadoras.
Búsqueda de socios, formalización de acuerdos y creación de consorcios.
Asesoramiento y procedimiento de reclamaciones.
Complementación de propuestas con los documentos administrativos pertinentes.
Gestión de currículum vítae de los Grupos de Investigación.
1.1.2. Seguimiento de proyectos activos.
Asesoramiento y complementación en la presentación de informes anuales a los organismos financiadores.
Soporte técnico en la gestión de proyectos activos.
Soporte administrativo en la gestión de proyectos activos.
1.1.3. Justificación y cierre de proyectos.
Complementación en la redacción y presentación de la memoria justificativa final.
Asesoramiento y contraste de la justificación económica.
Complementación administrativa de la justificación cierre de proyectos.
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
34 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
1.2. SERVICIOS DE APOYO EN ADQUISICIONES.
Conjunto de servicios destinados principalmente a la gestión económico administrativa para la adquisición de material inventariable o fungible de carácter científico-técnico.
Soporte en el desarrollo de procedimientos negociados.
Soporte administrativo en la gestión y tramitación de facturas con los organismos responsables de la gestión económica.
1.3. SERVICIOS DE APOYO EN LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
Redacción de perfiles y entrevistas a candidatos/as.
Difusión de demandas hacia bolsas de empleo.
2. BÚSQUEDA DE FINANCIACIÓN.
2.1. BÚSQUEDA PERSONALIZADA
Chequeo constante y filtrado personalizado de las principales fuentes de información en la búsqueda de convocatorias públicas y privadas para el desarrollo de proyectos I+D+i+d.
2.2. CONVOCATORIAS ESPECÍFICAS
Proyectos de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i+d).
Proyectos para Recursos Humanos destinados a la I+D+i+d.
Proyectos para Infraestructuras dedicadas a la I+D+i+d.
2.3. CONVENIOS Y ACUERDOS CON OTRAS ENTIDADES.
Apoyo en la negociación, gestión de convenios y acuerdos con otras entidades, tanto públicas como privadas, para la financiación y soporte de la I+D+i+d.
3. SERVICIOS DE CONSULTORÍA GENERAL
3.1. DIFUSIÓN Y VISIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN
Soporte en la promoción y visibilidad de los grupos de investigación para el incremento de oportunidades en I+D+i+d a escalas nacional e internacional.
3.2. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD
Servicios de consultoría especializada en la organización-gestión interna de los grupos de investigación para maximizar la productividad I+D+i+d.
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 35
ANEXO III – Primera encuesta de Satisfacción
2010
Oficina de Gestión de Proyectos
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 37
Encuesta de Satisfacción: Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la ULPGC
La presente encuesta tiene como objetivo recabar información respecto al grado de satisfacción
general, de los Grupos de Investigación (GI), con la iniciativa y primeras acciones desarrolladas por la
Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC.
Esta encuesta se envía únicamente al/la coordinador/a del grupo pero su objeto es el de evaluar el
grado de satisfacción del GI al completo. Por este motivo, le rogamos que las repuestas traten, en la
medida de lo posible, de reflejar la opinión general del GI y se envíe una única encuesta rellena por
cada GI.
Se ruega completen cada una de las cuestiones planteadas y no se olviden de pulsar en el botón
SUBMIT.
Es posible el reenvío de la encuesta tantas veces como se desee. No obstante, será sólo considerada
para su análisis la recibida en último lugar.
Este tipo de encuestas resultan en una herramienta muy valiosa para la PMO de cara a mejorar y/o
readaptar sus servicios con respecto al grado de satisfacción y demanda de los GI Les rogamos no
dejen de completarla por que redundará siempre en su beneficio.
El plazo para el reenvío de la encuesta quedará abierto desde el momento de su recepción hasta el
lunes 7 de septiembre de 2009 incluido.
* Requerido
1. Nombre del Grupo de Investigación *
2. La creación de la PMO le parece una iniciativa… *
Excelente
Muy buena
Buena
Regular
Mala
NS/NC
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
38 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
3. ¿Cuál es su grado de conocimiento respecto a los servicios que presta la PMO? *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
4. Indique cuál/les son los grupos de servicios que ha solicitado/recibido hasta la fecha. *
Solicitud, seguimiento y justificación de proyectos de I+D+i
Gestiones relativas a facturación y desplazamientos
Análisis e información específica de convocatorias públicas
Gestiones relativas a la cooperación I+D+i con empresas
Gestiones para el incremento de la visibilidad del grupo de investigación
5. Indique el grado de satisfacción con los servicios recibidos. *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 39
Otras gestiones realizadas que desee especificar en relación a los servicios recibidos:
6. Indique el grado de satisfacción con el trato recibido por parte del personal de la PMO *
Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
NS/NC
7. ¿Cuál es su grado de interés en la continuidad de la PMO? *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
8. Otros comentarios, observaciones o sugerencias que desee hacer constar.
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 41
ANEXO IV – Segunda encuesta de Satisfacción
2010
Oficina de Gestión de Proyectos
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 43
Encuesta de Satisfacción: Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la ULPGC
La presente encuesta tiene como objetivo recabar información respecto al grado de satisfacción
general, de los Grupos de Investigación (GI) y sus investigadores/as, con las acciones que viene
desarrollando la Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC.
Este tipo de encuestas resultan en una herramienta muy valiosa para la PMO de cara a mejorar y/o
readaptar sus servicios con respecto al grado de satisfacción y demanda de los GI. Les rogamos no
dejen de completarla por que redundará siempre en su beneficio.
El plazo para el reenvío de la encuesta quedará abierto desde el momento de su recepción hasta el
miércoles 7 de abril de 2010 incluido. Se ruega completen cada una de las cuestiones planteadas y no
se olviden de pulsar en el botón SUBMIT.
Muchas gracias de antemano por su colaboración.
La Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC
* Requerido
1. Nombre del Grupo de Investigación *
2. ¿Cuál es su grado de conocimiento respecto a los servicios que presta la PMO? *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
3. Indique cúal/les son los grupos de servicios que ha solicitado/recibido hasta la fecha. *
Solicitud, seguimiento y justificación de proyectos de I+D+i
Gestiones relativas a facturación y desplazamientos
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
44 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010
Análisis e información específica de convocatorias públicas
Gestiones relativas a la cooperación I+D+i con empresas
Gestiones para el incremento de la visibilidad del grupo de investigación
4. Indique el grado de satisfacción con los servicios recibidos/solicitados. *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
5. Otras cuestiones que desee especificar en relación a los servicios recibidos:
6. Indique el grado de satisfacción con el trato recibido por parte del personal de la PMO *
Excelente
Muy bueno
Bueno
Regular
Malo
NS/NC
OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN
© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 45
7. En su opinión y experiencia ¿cuál es el grado de conocimientos en materia de Gestión de la I+D+i del
personal de la PMO? *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
8. ¿Cuál es su grado de interés en la continuidad de la PMO? *
Muy alto
Alto
Intermedio
Bajo
Muy bajo
NS/NC
9. Otros comentarios, observaciones o sugerencias que desee hacer constar.
Unidad Técnica:
Mireia Aguilera Rodà: [email protected]
Ayoze Castro Alonso: [email protected]
Fran Dávila Cárdenes: [email protected]
Silvia Hildebrandt: [email protected]
Javier Rodríguez Sosa: [email protected]
J. Acerina Sosa Herrera: [email protected]
Unidad Administrativa:
Lidia Aguiar Castillo: [email protected]
Elena Gelado Caballero: [email protected]
Elena Melián Recco: [email protected]
Patricia Morán Hurtado: [email protected]
Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación
Edificio Polivalente II, 1ª planta
Parque Científico-Tecnológico
Campus Universitario de Tafira
35017 Las Palmas de Gran Canaria
Teléfonos: 928 45 9951 / 928 45 9917 / 928 45 9916
Fax: 928 45 9917
http://pmo.ulpgc.es