INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA ... · Circular 3-57 y El Acuerdo Gubernativo...

CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTALCON ENFASIS EN LA EJECUCION PRESUPUETARIA MUNICIPAL

PASACO, JUTIAPA PERIODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2008

GUATEMALA, MAYO 2009

Guatemala, 29 de Mayo de 2009

Señor(a)ALEJANDRO GOMEZ CHUAAlcalde(sa) Municipal de Pasaco, Jutiapa SU DESPACHO

Señor Alcalde(sa):

Hemos efectuado la Auditoría Gubernamental que incluye la evaluación de aspectos financieros, decumplimiento, de gestión y de presupuesto correspondiente al período del 01-01-2008 al 31-12-2008 de laMunicipalidad de Pasaco, Departamento de Jutiapa. El examen se basó en la revisión de las operaciones financieras, de cumplimiento, de gestión y depresupuesto, ocurridas durante el ejercicio fiscal 2008 y como resultado del trabajo hemos detectado lossiguientes aspectos importantes:

(Hallazgo de Control Interno No.1)








DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES INVENTARIABLES

EMISIÓN DE CHEQUES A NOMBRE DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PARA PAGO APROVEEDORES

SOPORTE INADECUADO DE LOS GASTOS

FALTA DE CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN

FALTA DE DOCUMENTACION DE SOPORTE

FALTA DE ALMACÉN O BODEGA PARA EL CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS

FALTA DE SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES


HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO:

(Hallazgo de Cumplimiento No.1)

INCUMPLIMIENTO A LA OBLIGACIÓN DE ENVIAR COPIA DE CONTRATOS A LA CONTRALORÍAGENERAL DE CUENTAS

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO:

Los atributos de estos hallazgos se encuentran en el presente informe de auditoría.

Atentamente,

Ponente:













INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTRATACIONES

FALTA DE PRESENTACIÓN DE MODIFICACIONES Y TRASFERENCIAS PRESUPUESTARIAS

FALTA DE PRESENTACION DE INFORMES DE GESTION

NO ENVIARION A LA DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO INFORME DE LOS PRÉSTAMOS

DUPLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN REGISTROS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS

FRACCIONAMIENTO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SUMINISTROS

FRACCIONAMIENTO EN LA ADQUISICIÓN DE SUMINISTROS


FALTA DE PROCESO DE COTIZACIÓN


INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO GENERAL DE VIATIVOS

LIBROS DE ACTAS NO AUTORIZADOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2008

MUNICIPALIDAD DE PASACO

1

GENERALES:Practicar Auditoría Gubernamental, que incluya la evaluación de aspectos financieros de cumplimiento y degestión, con énfasis en el Presupuesto 2008, a efecto de determinar que la información contable registradaesté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legales aplicables, observando el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE CUENTAS ylas Normas Generales de Control Interno y Normas de Auditoria Gubernamental, contenidas en los AcuerdosInternos No. 09-2003, A-22-2004, A-23-2004 emitidos por el Contralor General de Cuentas, Decreto No. 101-97 Ley Orgánica del Presupuesto y Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos para el EjercicioFiscal 2008.Alcanzar un nivel operativo sistemático y funcional que conlleve al fortalecimiento del control interno en losprocesos administrativos y financieros, para el aprovechamiento racional de los recursos, a efecto de obtenerresultados e información confiable, oportuna y transparente.ESPECÍFICOS:Practicar exámenes a las operaciones contables, presupuestarias y financieras del ejercicio fiscal 2008.Fortalecer la aplicación de la normativa legal aplicable y los procedimientos administrativos y técnicos, quepermitan mejorar la calidad del control interno en el proceso de ejecución de las transacciones municipales yla administración de los recursos disponibles.Elevar el nivel de eficiencia de la Unidades de Administración Financiera Integrada Municipal y/o de lasTesorerías Municipales, a efecto de que éstas presten un mejor servicio en apoyo a la ejecución de losdiferentes programas municipales.Apoyar la implantación de un sistema de información administrativa y financiera, confiable y oportuna, queprovea los insumos básicos para la toma de decisiones a las autoridades municipales y la rendición decuentas.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




2

Practicar Auditoría Gubernamental que incluya la evaluación de aspectos financieros, de cumplimiento y degestión, con énfasis en la ejecución presupuestaria del ejercicio fiscal 2008, a efecto de determinar que lainformación contable registrada esté correcta, confiable y que cumpla con las disposiciones legalesaplicables.

ALCANCE DE AUDITORÍA




3

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "En efecto como usted lo manifiesta los bienes adquiridos por la municipalidad no se encuentrandebidamente codificados, pero como usted también pudo darse cuenta, si se tienen los controles internosdonde se llevan los registros de los ingresos de los bienes inventariables de la municipalidad, (libro deinventarios), además de contar con toda la información en medios electrónicos de las tarjetas deresponsabilidad, faltando únicamente el vaciado a medios físicos".

Se confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la administración municipal, no desvanecen elmismo en virtud de que se comprobó la falta de registro en el libro de inventario, tarjetas de responsabilidady separación de bienes fungibles de los inventariables.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para El Alcalde Municipal yTesorero Municipal, por la cantidad de Q.5,000.00, para cada uno.

Comentario de Auditoría

Acciones Legales y Administrativas

DEFICIENCIAS EN EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENES INVENTARIABLES

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM, indica en el numeral 3 sub numeral 3.9,todo lo relacionado con la utilización del Libro de Inventario y Tarjetas de Responsabilidad, de igual forma laCircular 3-57 y El Acuerdo Gubernativo 217-94 Reglamento de Inventarios de los Bienes Muebles de laAdministración Pública, dan lineamientos para el registro y control del Inventario y los procedimientoscuando se dan faltantes, pérdida o robo y cuando corresponde el trámite para baja de bienes inventariados.

Falta de registro actualizado del libro de inventario e identificación de los bienes en las tarjetas deresponsabilidad.

Riesgo de que los bienes propiedad de la municipalidad, se puedan perder o se extraviar, por la falta decontrol de los mismos, lo cual provoca menoscabo en el erario municipal.

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito al Tesorero Municipal, para que de inmediatoimplemente controles efectivos en el registro de los bienes en el libro de inventario de igual forma en lastarjetas de responsabilidad de los bienes cargados a cada uno de los empleados municipales, separar losbienes inventariables de los fungibles, llevando su control de igual forma que los registrados en el inventario.Cumplir con la normativa indicada en el criterio del presente hallazgo.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentario de los Responsables

HALLAZGO No. 1

Se comprobó que los bienes adquiridos por la municipalidad y que se ingresan en el libro de InventarioMunicipal, no se encuentran debidamente codificados cada uno de ellos, tanto en el libro como cada bien yno se cuenta con tarjetas de responsabilidad, los cuales se encuentran en poder de cada uno de losempleados municipales, resultado difícil su identificación.

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO




4

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "En efecto para la cancelación de sueldos y salarios del personal permanente, se emiten chequesa nombre de la Municipalidad, al cual se le adjunta planilla y boletas de depósito, los cuales son entregadosal Banco de Desarrollo Rural, para el acreditamiento de las diferentes cuentas de los empleadosmunicipales; esto derivado a que el Sistema Integrado de Administración Financiera Municipal SIAF-MUNI,define para el pago de planillas las opciones siguientes, cheques por empleado; emitiendo un cheque paracada empleado y cheque por planilla; emitiendo un cheque a nombre de la Municipalidad, el cual esacompañado de la planilla respectiva para el acreditamiento a cada empleado, cabe mencionar que el SIAF-MUNI única y exclusivamente emite cheque a nombre de la municipalidad para pagos de planillas; estotambién tiende a variar ya que no todos los Jefes de Agencias de BANRURAL, tienen el mismo criterio parala aceptación de cheques para pago de planillas".


EMISIÓN DE CHEQUES A NOMBRE DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PARA PAGO APROVEEDORES

El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales deControl Interno, Norma 1.2. Estructura de Control Interno, establece: "Es responsabilidad de la máximaautoridad de cada dependencia diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promuevaun ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de controlinterno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c)controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controlesde legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de talmanera que se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sinque se lesione la calidad del servicio". El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal MAFIM,en el módulo de Recaudación de Ingresos, numeral 6.4.4 Programación y Ejecución de Pagos primerpárrafo Indica: "Todos los pagos de las obligaciones a terceros producto de la gestión municipal serealizarán mediante cheque voucher emitido directamente a nombre del proveedor, o por abono a cuentamonetaria utilizando la red bancaria".

Las deficiencias establecidas, se deben a que, no se implementó un control interno eficiente en el área deTesorería Municipal, de acuerdo con las Normas Generales de Control Interno, y las Normas del Manual deAdministración Financiera Municipal -MAFIM-.

El realizar este tipo de operaciones, afectan la confiabilidad en los registros contables y financieros que serealizan y operan en tesorería y evidencia falta de transparencia en la ejecución del presupuesto, riesgo quese desvíen estos recursos para cubrir otros fines.

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que implemente controles internoseficientes, en todas las áreas administrativas y operacionales de la Tesorería Municipal, utilizando losprocedimientos y normas, del Manual de Administración Financiera Municipal, -MAFIM-, y que cuando serealice algún pago se tenga el cuidado de emitir el cheque voucher a nombre del proveedor o personainteresada y que en lo sucesivo se abstenga de emitir cheque a nombre de la Tesorería Municipal y que seefectúe el traslado a la cuenta única del tesoro, de todos los fondos recibidos en otras cuentas paraimplementar en forma correcta la emisión del cheque voucher.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 2

Se comprobó que el Tesorero Municipal, para el pago de personal permanente, personal contratado enforma temporal, y otros pagos, efectúa los mismos en efectivo, para el efecto emite cheques a nombre de lamunicipalidad y los cobra para realizar los mismos, considerándose un procedimiento incorrecto.




5

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración municipal, no lodesvanecen, al haberse comprobado la deficiencia indicada.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el AlcaldeMunicipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.10,000.00, para cada uno.



El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, aprueba las Normas Generales deControl Interno, Norma 1.6 Tipos de Controles Indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cadaentidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan conlos sistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental seestablecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y ControlInterno Financiero y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior". Norma 2.6 Documentos deRespaldo Indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debecontar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos,de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que seproduzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".

Las deficiencias establecidas, se deben a que, no se implementó un control interno eficiente en el área deTesorería Municipal, de acuerdo con las Normas Generales de Control Interno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

HALLAZGO No. 3

Se comprobó que la Municipalidad, en los desembolsos que efectúa, por diversa naturaleza como ejemplo,publicidad no adjunta la cuña publicitaria o constancia de la publicación por escrito; compran alimentos y noadjuntan solicitud, listado de personas que recibieron los alimentos, y la autorización correspondiente,informes de labores del personal contratado, informes de los trabajos efectuados por arrendamiento demaquinaria, de igual forma compran implementos deportivos, sin contar con solicitud y listado de laspersonas que recibieron los mismos, etc.




6

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "Como fue de su conocimiento en la documentación solicitada en el pliego de peticiones dedocumentación solicitada para realizar la Auditoria Gubernamental, se le adjuntaron los cheques voucher´s,acompañados de su factura respectiva y/u otro documento legal (Planilla) que respalda los gastosmensuales realizados por la municipalidad y autorizados por la autoridad máxima administrativa. Sinembargo se tomaran en cuenta sus recomendaciones respectivas, en cuanto a que en algunos casos esnecesario adjuntar documentos complementarios que le den mayor transparencia y validez a los pagosefectuados".

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración municipal, nodesvanecen el mismo, la haberse comprobado la falta de documentación complementaria en los pagosrealizados a personal municipal, proveedores y acreedores.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde yTesorero Municipal, por la cantidad de Q.5,000.00, para cada uno.



FALTA DE CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DE OBRAS POR ADMINISTRACIÓN

El Acuerdo No. 09-03 de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas Generales de ControlInterno. Norma 1.6 Tipos de Controles. Indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidadpública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con lossistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, seestablecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y ControlInterno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y posterior". Norma 2.6 Documentos deRespaldo Indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza debecontar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldopromueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos,de registro y de control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio quese produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".

Falta de supervisión al no haber ordenado que se documentaran convenientemente los expedientes de lasobras ejecutadas por administración, evidencia falta de control interno y observancia de las NormasGenerales de Control Interno.

Las deficiencias indicadas, afectan la confiabilidad en los registros contables y financieros que se realizan yoperan en la Tesorería Municipal.

No se cuenta con expedientes para poder ser analizados y revisados, considerándose una limitante para el

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que implemente controles internoseficientes, en todas las áreas administrativas y operacionales de la Tesorería Municipal, y que sedocumenten convenientemente todos los gastos que realiza la municipalidad y que no se realice un pagosino cuenta con toda la documentación necesaria.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 4

Se estableció que se ejecutaron proyectos de inversión por la modalidad de Administración, durante elperíodo 2008. Se verificó que no conforman expedientes para los proyectos ejecutados por administraciónen forma conveniente, no se cuenta con informes del inicio, conclusión de los trabajos y supervisión,limitando así la integración de los gastos dentro del programa de inversión.




7

Por medio de la Notificación Oficial de Hallazgos de Auditoria AG-CGC-PASACO-01-2009, de fecha 07 demayo de 2,009, se hicieron del conocimiento los hallazgos al Alcalde Municipal, Tesorero Municipal yCoordinador de la Oficina Municipal de Planificación, quienes no emitieron comentario alguno respecto aeste hallazgo.

Se confirme al hallazgo, al no darse el comentario de la administración municipal no desvanece el mismo,confirmándose que no tienen conformados convenientemente los expedientes de las obras realizadas poradministración.

Sanción económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el AlcaldeMunicipal, Tesorero Municipal, y Encargado de la Oficina Municipal de Planificación, por la cantidad deQ.5,000.00 para cada uno.



FALTA DE DOCUMENTACION DE SOPORTE

El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno,Norma 1.2. Estructura de Control Interno, establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cadadependencia diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambienteóptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debeincluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controlespreventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles delegalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo, de tal maneraque se alcance la simplificación administrativa y operativa, eliminando o agregando controles, sin que selesione la calidad del servicio". El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, en elModulo de Almacén, numeral 1.2 Disposiciones Generales, se indica claramente los formularios a utilizarpara recepción de bienes/servicios y solicitud/entrega de bienes, describe los procedimientos para lacorrecta utilización de los mismos. En el Modulo de Compras, numeral 1.4 Elaboración de Orden deCompra, da los lineamientos para la utilización de este formulario.

Incumplimiento a las Normas legales establecidas.

desarrollo del trabajo de auditoria, evidencia la carencia de controles internos lo cual ocasiona riesgo en lacalidad del gasto y menoscabo al erario municipal.

Las deficiencias mencionadas, afectan la confiabilidad en los registros contables y financieros que serealizan y operan en la Tesorería Municipal.

El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones a la persona encargada de la Oficina Municipal dePlanificación, para que tenga el cuidado de integrar en forma completa los expedientes que se refieren atrabajos ejecutados por administración, observando en lo que sea aplicable el cumplimiento de la Normativavigente para el efecto, tramitar libro de bitácora para los proyectos ejecutados por esta modalidad. De igualforma girar instrucciones al Tesorero Municipal para que no se efectúe ningún desembolso, sino tiene a lavista los informes de supervisión y expediente completo del proyecto de que se trate.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 5

En el proceso de revisión de la documentación de soporte de los egresos, se determinaron deficiencias decontrol interno, no utilizan la orden de compra y los formularios de recepción de bienes/servicios ysolicitud/entrega de bienes.




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En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "Actualmente se utiliza el modulo de Órdenes de Compra de la Herramienta SIAF-MUNI, lascuales se elaboran internamente, las cuales no se imprimieron en su oportunidad, metodología que no seutiliza para todas las compras que se realizan; en cuanto a los formularios de Recepción de bienes/serviciosy solicitud/entrega de bienes, actualmente no se utilizan ya que no se cuenta con la unidad de almacéntotalmente definido, contando únicamente con un almacén de paso. Sin embargo después de analizar suscomentarios, se está dando prioridad a sus recomendaciones para la implementación a la brevedad posiblela Unidad de Almacén y tramite de autorización de los formularios anteriormente mencionados".

Se confirma el presente hallazgo, en virtud que los comentarios de la administración municipal, nodesvanecen el mismo, al haberse verificado la falta de firmas en ordenes de compra y pago y el usoincompleto de los formularios de solicitud y entrega de bienes y servicios.

Sanción Económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 20, para el Alcalde yTesorero Municipal, por la cantidad de Q.4,000.00, para cada uno.



FALTA DE ALMACÉN O BODEGA PARA EL CONTROL DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS

El Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, en el módulo de almacén, indicaclaramente los formularios a utilizar y los procedimientos para el ingreso, registro y egreso de los materialesy suministros adquiridos; El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, aprueba lasNormas Generales de Control Interno, Norma 2.6 Documentos de respaldo, Indica: "Toda operación querealicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentaciónnecesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debedemostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad;por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar lanaturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis".

No se cuenta con ningún tipo de control del movimiento de almacén, de las compras realizadas, los egresosefectuados y quien recibió el o los productos adquiridos.

Riesgo de extravío o robo de los materiales y suministros, y desconocimiento del destino de los mismos, loscuales son adquiridos por la municipalidad, repercutiendo en la pérdida o menoscabo de los recursosmunicipales.

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, para que implemente controles internoseficientes, en todas las áreas administrativas y operacionales de la Tesorería Municipal, utilizando losprocedimientos y normas, del Manual de Administración Financiera Municipal, -MAFIM-, y que seimplemente el uso de las formas propuestas en este normativo y que se firmen todos los documentos paraque quede evidencia de que tuvieron conocimiento e intervención todas las personas a las que correspondeautorizar y registrar un gasto.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 6

Se estableció que en la Tesorería Municipal, para el período 2008, no se tenia implementada la Unidad deAlmacén, para registro y control de los bienes, materiales y suministros, los cuales son trasladadosdirectamente a las unidades que los solicitan y en el caso de obras se trasladan directamente los materialesde construcción a los lugares donde se están ejecutando los proyectos, sin tener constancia alguna de larecepción y entrega de los mismos.




9

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "Actualmente se utiliza el modulo de Órdenes de Compra de la Herramienta SIAF-MUNI, lascuales se elaboran internamente, las cuales no se imprimieron en su oportunidad, metodología que no seutiliza para todas las compras que se realizan; en cuanto a los formularios de Recepción de bienes/serviciosy solicitud/entrega de bienes, actualmente no se utilizan ya que no se cuenta con la unidad de almacéntotalmente definido, contando únicamente con un almacén de paso. Sin embargo después de analizar suscomentarios, se está dando prioridad a sus recomendaciones para la implementación a la brevedad posiblela Unidad de Almacén y tramite de autorización de los formularios anteriormente mencionados".

Se confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la administración municipal, no desvanecen elmismo, toda vez que se comprobó la falta de la unidad de almacén municipal.

Sanción económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18, para el AlcaldeMunicipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q,5,000.00, para cada uno.



FALTA DE SEPARACIÓN DE FUNCIONES INCOMPATIBLES

El Acuerdo Interno No. 09-03, de la Contraloría General de Cuentas, que aprueba las Normas Generales deControl Interno Gubernamental, Norma 1.5, Separación de Funciones, indica: "Que es responsabilidad de lamáxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidadesadministrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre losprocesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de lasoperaciones. La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o personaejerza control total de la operación". Norma 2.5 Separación de Funciones Incompatibles. Indica: "Cadaentidad pública debe velar porque se limiten cuidadosamente las funciones de las unidades y de susservidores, de modo que exista independencia y separación de funciones incompatibles. Los procedimientosde registro, autorización y custodia son aplicables a todos los niveles de la organización,independientemente de que las operaciones sean financieras, administrativas y operativas, de tal forma quecada puesto de trabajo debe tener claramente definido el campo de competencia".

El Receptor de Tesorería cumple funciones de receptor y pagador y además tiene contacto permanente conel efectivo.

Realización de funciones incompatibles que inciden en los resultados, puede dar lugar a tomar fondos

El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones por escrito al Tesorero Municipal, para que de inmediatoproceda a implementar y poner en funcionamiento las unidades de compras y de almacén y que cumplacon todos los procedimientos establecidos en el Manual de Administración Financiera Integrada Municipal -MAFIM-, de igual forma implementar los mecanismos de control que correspondan en cada área, utilizartarjetas kardex para el control de cada artículo y libros debidamente autorizados por la Contraloría Generalde Cuentas y que las personas encargadas rindan informes sobre el movimiento que se ha dado en cadaunidad, tratar de mantener un stock de existencias en almacén para evitar estar haciendo comprasinnecesarias a excepción cuando se trate de compra de materiales de construcción para proyectosejecutados por la modalidad de administración.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGO No. 7

Se estableció que la Municipalidad cuenta con fondo rotativo, por la cantidad de Q.10,000.00, para el efectose designó como responsable a un receptor de tesorería, evidenciándose que no se da una separación defunciones compatibles, pues además de su función como receptor de tesorería, tiene a la vez a su cargo delfondo de caja chica, resultando estas funciones incompatibles.




10

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "En efecto la persona responsable del Fondo Rotativo Municipal, señor David Contreras Sandoval,físicamente se encuentra ubicado en la Receptoría municipal, sin embargo el responsable del movimientodiario es el oficial de tesorería III señorita Maritza Elizabeth Morales García; sin embargo el señor Contrerasdentro de la estructura administrativa de la Administración Financiera Municipal se define como elEncargado de Presupuesto, por lo que lo normado en el MAFIN II, que tipifica cada una de las funciones yatribuciones para cada área, por lo que considero no se tiene ningún impedimento para ser el responsabledel manejo del Fondo Rotativo Municipal".

Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios vertidos por la Administración no lodesvirtúan, a la persona responsable del fondo de caja chica, le atribuyen otra función más encargado depresupuesto, receptor de tesorería además de la función indicada en el hallazgo.

Sanción Económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002, del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 14, para el Alcalde Municipal, por lacantidad de Q. 8,000.00.




El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado,artículo 44 Casos de Excepción, artículo 44 Casos de Excepción. Indica "Se establecen los siguientes casosde excepción: 1. No será obligatoria la licitación ni la cotización en las contrataciones en las dependencias yentidades públicas conforme el procedimiento que se establezca en el reglamento de esta ley y en los casossiguientes: 1.8 La compra de bienes inmuebles que sean indispensables por su localización para larealización de obras o prestación de servicios públicos, que únicamente puedan ser adquiridos de una solapersona, cuyo precio no sea mayor al avalúo que practique el Ministerio de Finanzas Públicas". El Decreto27-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Impuesto al Valor Agregado, Artículo 29 Indica:"Documentos obligatorios. Los contribuyentes afectos al impuesto de esta ley están obligados a emitir yentregar al adquiriente, y es obligación del adquiriente exigir y retirar, los siguientes documentos: a) Facturasen las ventas que realicen y por los servicios que presten, incluso respecto de las operaciones exentas, b)Notas de débito, para aumentos del precio o recargos sobre operaciones ya facturadas, c) Notas de crédito,para devoluciones, anulaciones o descuentos sobre operaciones ya facturadas. La dirección está facultadapara autorizar, a solicitud del contribuyente, el uso de facturas emitidas en cintas o tiquetes, en formamecanizada o computarizada, por máquinas registradoras reguladas conforme lo que establece el artículo31 de esta ley, siempre que por la naturaleza de sus actividades que realice se justifique plenamente. Elreglamento desarrollará los requisitos y condiciones".

distintos a los del fondo de caja chica para cubrir cualquier diferencia, no se pueden mezclar los recursosrecibidos pues son de distinta naturaleza y con fin específico.

El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones a efecto de que se designe a otra persona que no sea delárea de receptoría municipal, ni que sea el encargado de compras, para que se haga cargo del fondo decaja chica, designándole por medio de nombramiento e instruirle de conformidad con el manual defunciones y procedimientos y además tomar en cuenta lo establecido en el Manual de AdministraciónFinanciera Municipal -MAFIM-. Para no continuar cometiendo este tipo de error.

Condición

Criterio

Recomendación


HALLAZGO No. 8

Se comprobó que en el año 2008, se efectuaron pagos por la adquisición de terreno, renglón 311, paraejecutar proyecto por la municipalidad, construcción campo de futbol, en Aldea Salitrillo, según escriturapública No. 35 de fecha 21 de diciembre de 2,008, sin contar con el avalúo practicado por el Ministerio deFinanzas Públicas, y sin exigir la presentación de la factura respectiva por parte del vendedor, aceptandocomo comprobante un recibo simple, por la cantidad total de Q. 579,376.00.




11

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: "En efecto no se conto con el avaluó practicado por el Ministerio de Finanzas Publicas, sinembargo el Honorable Concejo Municipal, en Pleno, aprobaron la compra del terreno ubicado en la Aldea elSalitrillo de este municipio, donde se construyó un campo de futbol, con el objetivo de crear espacios deesparcimiento familiar y fomentar la práctica del deporte en niños, niñas, jóvenes y adultos; además de servirde área deportiva para las diferentes escuelas de preprimaria, primaria y telesecundaria de dicha aldea.Para la adquisición del terreno se cuenta con la escritura pública No. 35 de fecha 21 de diciembre de 2008 ycon las aprobaciones del Honorable Concejo Municipal, en donde hacen constar las colindancias,limitaciones y validez de la propiedad".

Se confirma el presente hallazgo, en virtud de que los comentarios de la administración municipal, nodesvanece el mismo, al haberse confirmado el pago sin la presentación de la factura correspondiente y sincontar con el avalúo por parte del Ministerio de Finanzas Públicas, aprobada la compra por el concejomunicipal.

Sanción económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para 6 miembros del ConcejoMunicipal, Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.20,000.00, para cada uno.



Incumplimiento de la normativa legal, por parte del tesorero municipal, al efectuar el pago sin que se contaracon el avalúo correspondiente, y que se presentara la factura correspondiente, acepto recibo simple.

Que se continúe efectuando pagos sin exigir que se presente la factura correspondiente y que cumpla conlos requisitos, evidenciando desconocimiento de la normativa legal y falta de transparencia en los pagosefectuados por este concepto. Riesgo de adquirir propiedades que estén sobrevaluadas al no contar con elavalúo por parte del Ministerio de Finanzas Públicas.

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones precisas al Tesorero Municipal, para que no efectúe ningúnpago, sin la presentación de la factura y que se cumpla con el trámite de avalúo por parte del Ministerio deFinanzas Públicas, para efectuar compra de terrenos con un precio acorde al del avalúo practicado.

Causa

Efecto

Recomendación





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El Alcalde Municipal, debe cumplir con el Artículo No. 75 del Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones deEstado, y ordenar al Coordinador de la Oficina Municipal de Planificación, el traslado de las copias de loscontratos suscritos por la Municipalidad, a la Contraloría General de Cuentas dentro del plazo fijado por laLey, para evitar caer en incumplimiento de la misma.

Por medio de la Notificación Oficial de Hallazgos de Auditoria AG-CGC-PASACO-01-2009, de fecha 07 demayo de 2,009, se hicieron del conocimiento los hallazgos al Alcalde Municipal, Tesorero Municipal yCoordinador de la Oficina Municipal de Planificación, quienes no emitieron comentario alguno respecto a estehallazgo.


INCUMPLIMIENTO A LA OBLIGACIÓN DE ENVIAR COPIA DE CONTRATOS A LA CONTRALORÍAGENERAL DE CUENTAS

El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado,artículo 75 Fines de Registro de Contratos. Indica: "De todo contrato, de su incumplimiento, resolución,rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta (30) días contados apartir de su aprobación, o de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, paraefectos de registro, control y fiscalización".

Falta de cumplimiento de la Municipalidad de Pasaco, Jutiapa, contratante, con la normativa legal y remitircopia de los contratos a la institución fiscalizadora.

La Contraloría General de Cuentas no cuenta con la información para su registro y clasificación para efectosde fiscalización.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 1

El Alcalde Municipal firmó contratos, para la ejecución de diversos proyectos, con propietarios yrepresentantes legales de las empresas constructoras durante el Ejercicio 2008, siendo estos los números04-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Reconversión de Líneas Monofásicas a Trifásicas, CabeceraMunicipal, por un valor de Q. 594,208.21; 05-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Pavimentación deConcreto de la 4ta. Avenida entre 3ra. y 6ta. Calle Zona 1, Cabecera Municipal, por un valor de Q.890,000.00; 06-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Mejoramiento Calle con Pavimento Rígido de la 4ta.Avenida entre 1ra. y 3ra. Calle de la Zona 2, Cabecera Municipal, por un valor de Q. 895,000.00; 07-2008 defecha 07/05/2008, Proyecto Mejoramiento Instituto Básico, Cabecera Municipal, por un valor de Q.195,000.00; 08-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Construcción de 3 aulas, Aldea Potrerillos, por un valorde Q. 415,000.00; 10-2008 de fecha 04/08/2008, Proyecto Mejoramiento Carretera Aldea El Porvenir, por unvalor de Q. 391,650.00; 11-2008 de fecha 04/08/2008, Proyecto Mejoramiento Carretera Aldea El Astillero,por un valor de Q. 189,650.00; 12-2008 de fecha 20/08/2008, Proyecto Dragado Quebrada La Gabia, AldeaEl Jobo, por un valor de Q. 180,000.00; 13-2008 de fecha 20/08/2008, Proyecto Mejoramiento CarreteraAldea La Estancia, por un valor de Q. 597,500.00; 14-2008 de fecha 20/08/2008, Proyecto MejoramientoCarretera Aldea San Luis, La Danta, por un valor de Q. 1.067,430.00; 20-2008 de fecha 16/12/2008,Proyecto Mejoramiento Camino Vecinal Caserío Santa Emilia, por un valor de Q. 893,000.00 y 21-2008 defecha 16/12/2008, Proyecto Mejoramiento Camino Vecinal, Aldea El Jobo, por un valor de Q.724,000.00, sumando en total Q. 7.032,438.21 sin el IVA incluido Q. 6.278,962.69. Las copias de estoscontratos no fueron entregadas a la Delegación de la Contraloría General de Cuentas en Jutiapa, por elCoordinador de la Oficina Municipal de Planificación.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que la Municipalidad no cumplió con el envío de las copias de loscontratos suscritos en el ejercicio 2,008 a la Contraloría General de Cuentas, en el tiempo que señala la ley,

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO




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además no emitieron comentario respecto al mismo.

Acción Legales y AdministrativasMulta de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado, artículo 82 Incumplimiento de Obligaciones, para el Coordinador de la OficinaMunicipal de Planificación, por la cantidad de Q. 125,579.25.




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INCUMPLIMIENTO A LA LEY DE CONTRATACIONES

El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, ensus Artículos: 19, Requisitos de las Bases de Licitación, 20, Especificaciones Generales, Técnicas,Disposiciones Especiales y Planos de Construcción, 21, Dictamen Técnico, 28, Criterio de Calificación, 35,Notificación a los oferentes, 24, Presentación de Ofertas y Apertura de Plicas, 55, Informe EmpresaConclusión de los Trabajos, 55, Aprobación Recepción, 56, Acta Liquidación, 57, Aprobación Liquidación, 59,Estimaciones para pagos 65, Fianza de Cumplimiento, 66, Fianza de Anticipo, 67, Fianza de Conservaciónde Obra, 68, Fianza de Saldos Deudores. Acuerdo Gubernativo No. 1056-92 Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, en sus Artículos: 6, Dictámenes, 10, Recepción y apertura de plicas, 12 Bis,Aprobación de adjudicación, 12, Adjudicación, 15, Pedido, 16, Requisitos, 33, Autorización de Pagos, 34,Amortización del Anticipo, 34, Programa de Inversión del Anticipo, 35, Estimaciones para pagos, 49,Constancia de Precalificación.

Inobservancia de la normativa legal, establecida.

Los expedientes de los diferentes proyectos ejecutados por contrato, se encuentren incompletos en cuanto arequisitos se refiere, existen riesgos en la contratación y pagos de las obras.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 2

Se estableció que en los expedientes conformados de obras ejecutadas por parte de la Municipalidad, paralo cual suscribieron contratos con diferentes empresas, se incumplió con los requisitos establecidos en la Leyde Contrataciones del Estado siguiente: Requisitos de las Bases de Licitación, artículo 19, EspecificacionesGenerales, Técnicas, Disposiciones Espaciales y Planos de Construcción. Artículo 20, Dictamen Técnicoartículo 21, Criterio de Calificación artículo 28, Notificación a los oferentes artículo 35, Presentación deOfertas y Apertura de Plicas, Artículo 24, Informe Empresa Conclusión de los Trabajos, artículo 55,Aprobación Recepción artículo 55, Acta Liquidación artículo 56, Aprobación Liquidación artículo 57,Estimaciones para pagos artículo 59, Fianza de Cumplimiento Artículo 65, Fianza de Anticipo Artículo 66,Fianza de Conservación de Obra Artículo 67, Fianza de Saldos Deudores Artículo 68. Del Reglamento:Dictámenes, artículo 6, Recepción y apertura de plicas, artículo 10, Aprobación de adjudicación, artículo 12Bis, Adjudicación, artículo 12, Pedido, artículo 15, Requisitos, artículo 16, Autorización de Pagos, artículo 33,Amortización del Anticipo, artículo 34, Programa de Inversión del Anticipo, artículo 34, Estimaciones parapagos, artículo 35, Constancia de Precalificación, artículo 49. En los expedientes de las obras siguientes: 1)04-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Reconversión de Líneas Monofásicas a Trifásicas, CabeceraMunicipal, por un valor de Q. 594,208.21; 2) 05-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Pavimentación deConcreto de la 4ta. Avenida entre 3ra. y 6ta. Calle Zona 1, Cabecera Municipal, por un valor de Q.890,000.00; 3)06-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Mejoramiento Calle con Pavimento Rígido de la 4ta.Avenida entre 1ra. y 3ra. Calle de la Zona 2, Cabecera Municipal, por un valor de Q. 895,000.00; 4) 07-2008de fecha 07/05/2008, Proyecto Mejoramiento Instituto Básico, Cabecera Municipal, por un valor deQ.195,000.00; 5) 08-2008 de fecha 07/05/2008, Proyecto Construcción de 3 aulas, Aldea Potrerillos, por unvalor de Q. 415,000.00; 6) 10-2008 de fecha 04/08/2008, Proyecto Mejoramiento Carretera Aldea El Porvenir,por un valor de Q. 391,650.00; 7) 11-2008 de fecha 04/08/2008, Proyecto Mejoramiento Carretera Aldea ElAstillero, por un valor de Q. 189,650.00; 8) 12-2008 de fecha 20/08/2008, Proyecto Dragado Quebrada LaGabia, Aldea El Jobo, por un valor de Q. 180,000.00; 9) 13-2008 de fecha 20/08/2008, ProyectoMejoramiento Carretera Aldea La Estancia, por un valor de Q. 597,500.00; 10) 14-2008 de fecha 20/08/2008,Proyecto Mejoramiento Carretera Aldea San Luis, La Danta, por un valor de Q. 1.067,430.00; 11) 20-2008 defecha 16/12/2008, Proyecto Mejoramiento Camino Vecinal Caserío Santa Emilia, por un valor de Q.893,000.00 y 12) 21-2008 de fecha 16/12/2008, Proyecto Mejoramiento Camino Vecinal, Aldea El Jobo, porun valor de Q.724,000.00, sumando en total Q. 7.032,438.21 sin el IVA incluido Q. 6.278,962.69.




15

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones a la Junta de Cotización y Coordinador de la Oficina Municipalde Planificación, para que cumplan con la normativa legal aplicable, cada uno en el campo que lecorresponde y el Tesorero Municipal que no efectúe ningún desembolso sino se ha cumplido con todos losrequisitos que la Ley indica en forma clara.



Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, al haberse confirmado en la revisión de los expedientes de obras, el incumplimientoa los requisitos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado y que se indican el criterio, no obstantehaber presentado documentación de respaldo, se mantiene el incumplimiento a los requisitos establecidos enla Ley.Acción Legales y Administrativas

Multa de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado, artículo 83, Acuerdo Gubernativo No.1056-92 Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal, Tesorero Municipal y Encargado de laOficina Municipal de Planificación, por la cantidad de Q. 113,335.50, para cada uno.




16

El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, a efecto de cumplir con enviar copia a laContraloría General de Cuentas, de todas las modificaciones y transferencias presupuestarias que seautoricen en el período por parte del Concejo Municipal.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"En efecto como se indica en su oficio, no se dio el envío de las certificaciones de las transferencias ymodificaciones presupuestarias a la Contraloría General de Cuentas, sin embargo hemos sido cuidadosos deque las modificaciones presupuestarias cuenten con la aprobación del Honorable Concejo Municipal enPleno, como se establece en El Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República, Código Municipal Articulo133 "Aprobaciones de modificaciones de transferencias presupuestarias", certificaciones que se presentaronadjunto al pliego de peticiones para realizar dicha Auditoria".


FALTA DE PRESENTACIÓN DE MODIFICACIONES Y TRASFERENCIAS PRESUPUESTARIAS

El Decreto No.12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 133 establece:Aprobaciones de modificaciones de transferencias presupuestarias. "La aprobación del presupuesto, lasmodificaciones al aprobarlo y las transferencias de partida del mismo, requieren del voto favorable de las dosterceras (2/3) partes de los miembros que integran el Consejo Municipal, que deberá observar las normasnacionales y municipales relativas a la ejecución presupuestaria. De éstas aprobaciones se enviará copiacertificada a la Contraloría General de Cuentas, para los efectos de control y fiscalización".

Falta de cumplimiento del Tesorero Municipal, al no remitir oportunamente la documentación antes referida, ala Contraloría General de Cuentas.

Esto incide en que la Contraloría General de Cuentas, no disponga de toda la información presupuestarianecesaria, para realizar el adecuado registro, control y fiscalización.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 3

Se estableció que durante el año 2008, se efectuaron modificaciones y transferencias presupuestarias,autorizados por el Concejo Municipal, sin embargo no se remitió copia de las mismas, a la ContraloríaGeneral de Cuentas.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en el comentario de la administración se acepta el incumplimiento.

Acción Legales y AdministrativasSanción económica, de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Tesorero Municipal, por la cantidad deQ.4,000.00.




17

El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Tesorero Municipal, a efecto que se cumpla con enviar lainformación de las ejecuciones físicas financieras de su presupuesto, a las instituciones mencionadas en elartículo 47, de la Ley del Presupuesto.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"Como usted pudo verificarlo la información de la ejecución física y financiera de la gestión presupuestaria,se envío en formatos físicos a la Contraloría General de Cuentas, Delegación de Jutiapa, a través de lasejecuciones presupuestarias trimestrales y liquidación del presupuesto anual de 2008; no así al Ministerio deFinanzas Públicas, Congreso de la República, instituciones que como es de su conocimiento obtienen lainformación del portal de transparencia municipal, que se genera con el archivo de transmisión quemensualmente en cada rendición de cuentas la Contraloría General de Cuentas genera automáticamente".


FALTA DE PRESENTACION DE INFORMES DE GESTION

El Decreto Número 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, artículo 47,establece que: "Para fines de consolidación de cuentas e información que debe efectuar el OrganismoEjecutivo, las Municipalidades remitirán al Ministerio de Finanzas Públicas, al Congreso de la República y a laContraloría General de Cuentas, sus presupuestos de ingresos y egresos aprobados. Asimismo lainformación de la ejecución física y financiera de su gestión presupuestaria en la oportunidad y con elcontenido que señale el reglamento".

Derivado a la no aplicación a las normas vigentes, no se envió la información respectiva por parte delTesorero Municipal, a las instituciones correspondientes.

El no enviar la información a éstas Instituciones hay un desconocimiento de los resultados de susejecuciones.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 4

Se estableció que no se cumplió con el enviar la información de la ejecución física y financiera de su gestiónpresupuestaria, al Ministerio de Finanzas Públicas, Congreso de la República y Contraloría General deCuentas, correspondientes al ejercicio fiscal 2,008, la cual asciende a la cantidad de Q.16.333,250.23.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que los responsables no adjuntaron las copias en donde remitieron lainformación a las instituciones correspondientes.Acción Legales y Administrativas

Sanción económica, de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y Tesorero Municipal,por la cantidad de Q. 5,000.00, para cada uno.




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El Concejo Municipal, debe girar sus instrucciones por escrito al Tesorero Municipal, para que se traslade lainformación de los préstamos obtenidos por la Municipalidad, a la Dirección de Crédito Público del Ministeriode Finanzas Públicas, para cumplir con lo estipulado en el Decreto Número 12-2002 del Congreso de laRepública, Código Municipal, artículo 115.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"En efecto, no se ha enviado la información física a la Dirección de Crédito Público, del Ministerio de FinanzasPúblicas, sin embargo, toda esta información se adjunta en el archivo de transmisión que generaautomáticamente la Contraloría General de Cuentas al recibir las Rendiciones de Cuentas mensuales, através del SIAF-MUNI, información que obtiene el Ministerio de Finanzas Públicas y este a la vez la sube alPortal de Transparencia Municipal, por lo que esta información si está llegando a esta Institución solo que pormedios informáticos".


NO ENVIARION A LA DIRECCIÓN DE CRÉDITO PÚBLICO INFORME DE LOS PRÉSTAMOS

El Decreto 12-2002, del Congreso de la República, Código Municipal, artículo 115, Indica: "El ConcejoMunicipal deberá presentar mensualmente, dentro de los diez días del mes siguiente a la Dirección deCrédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, un detalle de los préstamos internos y externos vigentesy el saldo de la deuda contratada, con copia al Instituto de Fomento Municipal. -INFOM-".

Falta de cumplimiento del Concejo Municipal, en remitir la información a la Dirección de Crédito Público,Ministerio de Finanzas Públicas, con copia al INFOM y falta de control del Alcalde y Tesorero Municipal.

Esto incide que la Dirección de Crédito Público del Ministerio de Finanzas Públicas, no disponga de toda lainformación necesaria, para realizar el adecuado registro y control.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 5

Se estableció que El Concejo Municipal, no envió durante el ejercicio 2008 a la Dirección de Crédito Público,del Ministerio de Finanzas Públicas, el detalle mensual sobre los préstamos vigentes y el saldo de la deudacontraída, con copia al INFOM.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud que en el comentario de la administración, no desvanece el mismo, no sepresentó constancia de recepción por parte de la Dirección de Crédito Público de la información indicada enla condición del presente hallazgo y, copia al INFOM. Acción Legales y Administrativas

Sanción económica de conformidad con del Decreto No.31-2002 del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para 6 miembros delConcejo Municipal, Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.5,000.00, para cada uno.




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DUPLICACIÓN DE DOCUMENTOS EN REGISTROS CONTABLES Y PRESUPUESTARIOS

La Constitución Política de la República de Guatemala, artículo 155 Responsabilidad por infracción a una ley.Párrafo segundo, Indica: "La responsabilidad civil de los funcionarios y empleados públicos, podrá deducirsemientras no se hubiere consumado la prescripción, cuyo término será de veinte años"; El Decreto Número89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos, artículo 4. Sujetos deResponsabilidad. Indica: "Son responsables de conformidad con las normas contenidas en esta Ley y seránsancionados por el incumplimiento o inobservancia de las misma, conforme las disposiciones deordenamiento jurídico vigente en el país, todas aquellas personas investidas de funciones públicaspermanentes o transitorias, remuneradas o gratuitas específicamente: a) Los dignatarios, autoridades,funcionarios y empleados públicos que por elección popular, nombramiento, contrato o cualquier otro vinculopresten sus servicios en el estado, sus organismos, los municipios, sus empresas y entidadesdescentralizadas y autónomas. Artículo 8. Responsabilidad administrativa. La responsabilidad esadministrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normasque regulan la conducta del funcionario público, asimismo se incurriere en negligencia, imprudencia oimpericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones legales a la instituciónestatal ante la cual están obligados a prestar sus servicios, además, cuando no se cumplan, con la debidadiligencia las obligaciones contraídas o funciones inherentes al cargo, así como cuando por acción u omisiónse cause perjuicio a los intereses públicos que tuviere encomendados y no ocasionen daños o perjuiciospatrimoniales o bien se incurra en falta o delito". Artículo 13 Responsabilidad solidaria. "Los miembros dejuntas directivas o de cuerpos colegiados y comités, asociaciones, fundaciones, patronatos y demásorganizaciones no gubernamentales encargados de la administración y manejo del patrimonio público a quese refiere el artículo 4 de la presente Ley, incurren solidariamente en responsabilidad administrativa cundoconcurre con sus votos a la aprobación del registro de operaciones o de pagos ilegales de fondos y usoindebido de bienes, valores, enseres o productos, sin perjuicio de la responsabilidad penal y civil que de talesacuerdos pudieran derivarse. Esta disposición será aplicable a los concejos municipales. Incurren igualmenteen la responsabilidad a que se refiere el párrafo anterior, los funcionarios que hubieren autorizado talespagos, salvo que hubieren objetado previamente por escrito la orden respectiva". Decreto 12-2002 delCongreso de la República de Guatemala, Código Municipal, Artículo 87 Atribuciones del Tesorero. Son

Condición

Criterio

HALLAZGO No. 6

Se estableció que dentro de los pagos efectuados en el ejercicio 2008, el Tesorero Municipal en el mes demarzo de 2,008 emitió el cheque No. 14 de fecha 18 de marzo de 2,008, de la cuenta No.3-915-07658-1Cuenta Única del Tesoro Municipal de Pasaco, aperturada en Banrural, por un valor de Q. 843,127.70, afavor de la Empresa Distribuidora Alja, S. A. -ALJASA-, recibo de caja No. 76 de fecha 18 de marzo de2,008, cancelación de factura 28. En concepto de la deuda que la Municipalidad tiene con dicha empresa,por la cantidad de Q. 767,175.05, aprobado por medio del Acta No. 01-2008 de fecha 17 de marzo de 2,008,en el libro de actas de sesiones extraordinarias No. 01 del Concejo Municipal, a folios Nos. 02 al 06, segúnpunto segundo del acta antes descrita contrato 15-2005, es de suministros de tubería y accesorios pvc,tubería galvanizada, accesorios galvanizados y válvulas para el Proyecto Mejoramiento Línea El Perical, sinespecificar cantidades, por un valor original de Q. 3.680,014.02, pero que la municipalidad actualmentereconoce tener una deuda pendiente con la Empresa por la cantidad Q.1.767,175.05 y con la cancelación dela factura antes descrita le efectuaron un abono a la misma. El Tesorero Municipal en nota de fecha 3 dediciembre de 2008, dirigida al Alcalde Municipal, con copia al Concejo Municipal, indica que según registrosen el PEGRITO04 reporte del SIAFITO-MUNI, se estableció que ya se efectuaron los pagos de las facturasNos. 29, 36, 37, 38, 40, 41 y 43, según folio 326 del PEGRITO04, mes de julio de 2,006, Factura No.31 folio304 de la forma 200-B-2 No.2024, mes de marzo de 2,006, factura 28 folio 299 de la forma 200-B-2 No.2020, mes de enero de 2,006 y facturas 27 y 32 folio 307 de la forma 200-B-2 No. 2026, mes de mayo de2,006, en donde se detallan los pagos efectuados. La factura 28 aparece registrado el pago en elPEGRITO04 de enero 2006, por consiguiente el valor del contrato fue cubierto en su totalidad, con el pagode las facturas detalladas por el tesorero municipal, no obstante lo anterior se volvió a efectuar el pago en elmes de marzo de 2008, duplicando en esta forma el pago ya realizado por la municipalidad, por la cantidadde Q. 843,127.70.




20

El Concejo Municipal debe tener el cuidado de que cuando autorice un pago, debe solicitar al TesoreroMunicipal se les informe sobre la disponibilidad presupuestaria y cuando se trate de una deuda se demuestreque efectivamente se tiene pendiente la cantidad a cancelar en concepto de la misma, y ordenar al AlcaldeMunicipal para que cuando someta a consideración un pago pendiente lo documente convenientemente paraque se tenga la certeza y claridad del asunto a tratar y la autorización por parte de este cuerpo colegiado. Yen lo sucesivo no autorizar ningún desembolso por parte de la Municipalidad que no sea debidamentedocumentado y justificado y que proceda la autorización del mismo.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"Como le informe en el pliego de peticiones, la fecha de mi nombramiento como Tesorero de la Municipalidadde Pasaco, fue el 01 de febrero de 2008, en donde se dejo plasmado en acta del Honorable ConcejoMunicipal que se me asignaba el cargo de tesorero Municipal, indicando que no se hacía entrega de ladocumentación de respaldo, ni rendiciones de cuentas a la Contraloría General de Cuentas, porque estabanen poder del Señor Luis René Barrera Chavarría, ex tesorero municipal. Situación que provoco quedesconociera los movimientos presupuestarios y financieros que se realizaron en el periodo del 2004 al 2007,sin embargo recibí instrucciones del Alcalde Municipal, señor Alejandro Gómez Chúa, para efectuar el pago afavor de Distribuidora Alja, S. A., indicando que correspondía a deudas pendientes con la empresa enmención; posteriormente se solicitó se hicieran otros pagos a la misma empresa, a los cuales no accedí,previo a efectuarlos solicite información del reporte de movimientos diarios que se presenta a la ContraloríaGeneral de Cuentas, en donde me pude dar cuenta que dichos cobros que la empresa realizaba, ya habíansido pagados con anterioridad, notificando por escrito al señor Alcalde Municipal y Concejo Municipal el porqué la negativa de pago".


atribuciones del tesorero lo siguientes: Literal d) "Efectuar pagos que estén fundados en las asignaciones delpresupuesto, verificando previamente su legalidad. Si los hiciere sin cumplir los requisitos y formalidades deley, deberá reintegrar su valor al erario municipal, sin perjuicio de las responsabilidades en que hubiereincurrido".

Incumplimiento de las autoridades municipales, Concejo y Alcalde Municipal, al autorizar el pago, y elTesorero Municipal al realizar el pago, sin comprobar que con dicha autorización se estaba duplicando elmismo.

Menoscabo al erario municipal, al duplicar la ejecución de gastos, afectando con esta autorización podercubrir otro tipo de gastos, afectando a las comunidades que se pudieron favorecer con la ejecución deproyectos de beneficio para las mismas, comprometiendo los recursos municipales en forma incorrecta.

Causa

Efecto

Recomendación

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la administración municipal, no desvanecen elmismo, al haberse comprobado el desembolso realizado por parte de la municipalidad al efectuar el pago porreconocimiento de la deuda, por parte del Concejo Municipal.Acción Legales y Administrativas

De conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, artículo 53 se presento formulación provisional de cargos, en contradel Concejo Municipal, Alcalde y Tesorero Municipal, por la cantidad Q. 843,127.70, por duplicidad de pago.




21

El Concejo Municipal y Alcalde Municipal deben cumplir y exigir que el personal involucrado en el proceso deadquisiciones, se apegue estrictamente a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y suReglamento, evitando caer en fraccionamiento.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"Implementos Deportivos, Materiales de Construcción y Diversos. Herramientas y materiales de construccióndiversos, Equipo de Computo y Mobiliario y Equipo de Oficina, Material de balastro y piedrín y Material balastoy arrendamiento de maquinaria. En el Departamento de Jutiapa, se lleva a cabo un torneo anualmentedenominado Copa Pepe Milla, y se realiza en los diferentes municipios del departamento, durante el 2008, lecorrespondió al Municipio de Pasaco, albergar tan prestigioso evento, para lo cual el Honorable ConcejoMunicipal autorizó la compra de implementos deportivos diversos para las premiaciones respectivas. Por loque considero que no cabe el fraccionamiento deliberado por tratarse de productos con característicastotalmente diferentes y que por lo mismo; un mismo producto no excede de los Q.30, 000.00 (treinta milQuetzales exactos) que el Decreto Numero 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, establece. En cuando a los demás aspectos vinculados con el fraccionamiento en la negociación yadquisición, por la situación económica y escases financiera que viven en su mayoría todas lasmunicipalidades del país, nosotros como Municipalidad de Pasaco, no somos ajenos a estos problemaseconómicos, lo cual no obliga a solicitar crédito con los diferentes oferentes dentro del municipio, en dondenos vemos afectados por otro fenómeno, no tienen todos la capacidad económica, para sostener un créditopor un periodo mínimo de dos meses, lo cual no obliga a realizar los crédito con un determinado proveedor; locual al momento de realizar los pagos que generalmente es cuando se recibe el Aporte Constitucional,pareciera que es fraccionamiento, pero no es así, ya que son adquisiciones o compras que por la mismanecesidad de dar cumplimiento a las necesidades del municipio, se traen de varios meses atrás. Sinembargo no está demás indicarle que son materiales y suministros con características diferentes y que cada


FRACCIONAMIENTO EN LA ADQUISICIÓN DE BIENES, SERVICIOS Y SUMINISTROS

El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, ensu artículo 38 Monto. Indica: "Cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneraciónde los servicios exceda de treinta mil quetzales (Q.30,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, lacompra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización así: a) Para las municipalidades que noexceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00). b) Para el Estado y otras entidades, que no exceda denovecientos mil quetzales (Q.900,000.00). En el sistema de cotización, la aprobación de los formularios,designación de la junta y la aprobación de la adjudicación, compete a las autoridades administrativas que enjerarquía le siguen a las nominadas en el artículo 9 de esta Ley. Si los bienes, suministros o remuneración delos servicios, están contemplados en el Contrato Abierto, entonces procederá la cotización. De realizarse lamisma será responsable el funcionario que lo autorizó".

Falta de aplicación de los preceptos legales contenidos en la Ley de Contrataciones del Estado.

Que no se practique la transparencia y calidad del gasto, evita que otros proveedores participen y oferten unmejor precio creando perjuicio al erario municipal.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 7

Se confirmó que el Tesorero Municipal efectuó desembolsos por adquisición de implementos deportivos,para ser distribuidos a los deportistas del municipios, fraccionando los pagos para obviar el proceso decotización como se demuestra en la forma siguiente: 1) Factura 37,295 de Almacén Max Tott, por compra deuniformes deportivos, por un valor de Q. 23,790.00; 2) Factura 37,296 de Almacén Max Tott, por compra deUniforme deportivos, por un valor de Q. 27,750.00, pagadas en el mes de noviembre de 2,008, sumando unvalor total de Q. 47,540.00, sin el IVA incluido Q. 42,446.43.




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uno de ellos se sujeta a diferentes actividades o proyectos y diferentes comunidades del municipio, por lo quesugiero analice y deje sin efecto el fraccionamiento".

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la administración municipal, no desvirtúa ladeficiencia señalada, en virtud de que se evidenció el fraccionamiento en los pagos por compra deimplementos deportivos, como se detalla en la condición del presente hallazgo.Acción Legales y Administrativas

Multa de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado artículo 81, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.1,061.16, para cada uno.




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El Alcalde Municipal debe cumplir y exigir que el personal involucrado en el proceso de adquisiciones, seapegue estrictamente a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, evitando caeren fraccionamiento.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"Implementos Deportivos, Materiales de Construcción y Diversos. Herramientas y materiales de construccióndiversos, Equipo de Computo y Mobiliario y Equipo de Oficina, Material de balastro y piedrín y Material balastoy arrendamiento de maquinaria. En el Departamento de Jutiapa, se lleva a cabo un torneo anualmentedenominado Copa Pepe Milla, y se realiza en los diferentes municipios del departamento, durante el 2008, lecorrespondió al Municipio de Pasaco, albergar tan prestigioso evento, para lo cual el Honorable ConcejoMunicipal autorizo la compra de implementos deportivos diversos para las premiaciones respectivas. Por loque considero que no cabe el fraccionamiento deliberado por tratarse de productos con característicastotalmente diferentes, y que por lo mismo; un mismo producto no excede de los Q.30, 000.00 (treinta milQuetzales exactos) que el Decreto Numero 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, establece. En cuando a los demás aspectos vinculados con el fraccionamiento en la negociación yadquisición, por la situación económica y escases financiera que viven en su mayoría todas lasmunicipalidades del país, nosotros como Municipalidad de Pasaco, no somos ajenos a estos problemaseconómicos, lo cual no obliga a solicitar crédito con los diferentes oferentes dentro del municipio, en dondenos vemos afectados por otro fenómeno, no tienen todos la capacidad económica, para sostener un créditopor un periodo mínimo de dos meses, lo cual no obliga a realizar los crédito con un determinado proveedor; locual al momento de realizar los pagos que generalmente es cuando se recibe el Aporte Constitucional,pareciera que es fraccionamiento, pero no es así, ya que son adquisiciones o compras que por la mismanecesidad de dar cumplimiento a las necesidades del municipio, se traen de varios meses atrás. Sin embargono está demás indicarle que son materiales y suministros con características diferentes y que cada uno deellos se sujeta a diferentes actividades o proyectos y diferentes comunidades del municipio, por lo que



El Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, ensu artículo 38 Monto. Indica: "Cuando el precio de los bienes, o de las obras, suministros o la remuneraciónde los servicios exceda de treinta mil quetzales (Q.30,000.00) y no sobrepase los siguientes montos, lacompra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización así: a) Para las municipalidades que noexceda de novecientos mil quetzales (Q.900,000.00), b) Para el Estado y otras entidades, que no exceda denovecientos mil quetzales (Q.900,000.00). En el sistema de cotización, la aprobación de los formularios,designación de la junta y la aprobación de la adjudicación, compete a las autoridades administrativas que enjerarquía le siguen a las nominadas en el artículo 9 de esta Ley. Si los bienes, suministros o remuneración delos servicios, están contemplados en el Contrato Abierto, entonces procederá la cotización. De realizarse lamisma será responsable el funcionario que lo autorizó".



Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 8

Se confirmo que el Tesorero Municipal, efectuó desembolsos para adquirir materiales de construcción, parala ejecución de diferentes proyectos, fraccionando los pagos para obviar el proceso de cotización, como sedemuestra en la forma siguiente: 1) Distribuidora J. C. facturas Nos. 86, 87, 88, 89, 93 y 95, de fechas 13 y14 de noviembre de 2,008, adquisición de materiales de construcción, por un valor total de Q. 74,630.00, sinel IVA incluido Q. 66,633.93, sin especificar destino de los materiales adquiridos.




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sugiero analice y deje sin efecto el fraccionamiento".

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que los comentarios de la administración municipal, no desvirtúa ladeficiencia señalada.Acción Legales y Administrativas

Multa de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado artículo 81, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad deQ.1,665.85, para cada uno.




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En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: ¿Implementos Deportivos, Materiales de Construcción y Diversos. Herramientas y materiales deconstrucción diversos, Equipo de Computo y Mobiliario y Equipo de Oficina, Material de balastro y piedrín yMaterial balasto y arrendamiento de maquinaria. En el Departamento de Jutiapa, se lleva a cabo un torneoanualmente denominado Copa Pepe Milla, y se realiza en los diferentes municipios del departamento, duranteel 2008, le correspondió al Municipio de Pasaco, albergar tan prestigioso evento, para lo cual el HonorableConcejo Municipal autorizo la compra de implementos deportivos diversos para las premiaciones respectivas. Por lo que considero que no cabe el fraccionamiento deliberado por tratarse de productos con característicastotalmente diferentes, y que por lo mismo; un mismo producto no excede de los Q.30, 000.00 (treinta milQuetzales exactos) que el Decreto Numero 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, establece. En cuando a los demás aspectos vinculados con el fraccionamiento en la negociación yadquisición, por la situación económica y escases financiera que viven en su mayoría todas lasmunicipalidades del país, nosotros como Municipalidad de Pasaco, no somos ajenos a estos problemaseconómicos, lo cual no obliga a solicitar crédito con los diferentes oferentes dentro del municipio, en dondenos vemos afectados por otro fenómeno, no tienen todos la capacidad económica, para sostener un créditopor un periodo mínimo de dos meses, lo cual no obliga a realizar los crédito con un determinado proveedor; locual al momento de realizar los pagos que generalmente es cuando se recibe el Aporte Constitucional,pareciera que es fraccionamiento, pero no es así, ya que son adquisiciones o compras que por la mismanecesidad de dar cumplimiento a las necesidades del municipio, se traen de varios meses atrás. Sin






Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 9

Se confirmo que el Tesorero Municipal, efectuó desembolsos para adquirir materiales de construcción, parala ejecución de diferentes proyectos, fraccionando los pagos para obviar el proceso de cotización, como sedemuestra en la forma siguiente: 1) Venta de Materiales de Construcción Castro, Facturas 430, 431, 432,434, 435, 436 y 438, de fechas 13 y 14 de noviembre de 2,008, adquisición de herramientas y materiales deconstrucción, por un valor total de Q. 53,507.00, sin IVA incluido Q. 47,774.11, sin especificar destino de lasherramientas y materiales adquiridos.




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embargo no está demás indicarle que son materiales y suministros con características diferentes y que cadauno de ellos se sujeta a diferentes actividades o proyectos y diferentes comunidades del municipio, por lo quesugiero analice y deje sin efecto el fraccionamiento".






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El Alcalde Municipal debe cumplir y exigir que el personal involucrado en el proceso de adquisiciones, seapegue estrictamente a lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron losiguiente: ¿Implementos Deportivos, Materiales de Construcción y Diversos. Herramientas y materiales deconstrucción diversos, Equipo de Computo y Mobiliario y Equipo de Oficina, Material de balastro y piedrín yMaterial balasto y arrendamiento de maquinaria. En el Departamento de Jutiapa, se lleva a cabo un torneoanualmente denominado Copa Pepe Milla, y se realiza en los diferentes municipios del departamento, duranteel 2008, le correspondió al Municipio de Pasaco, albergar tan prestigioso evento, para lo cual el HonorableConcejo Municipal autorizo la compra de implementos deportivos diversos para las premiaciones respectivas. Por lo que considero que no cabe el fraccionamiento deliberado por tratarse de productos con característicastotalmente diferentes, y que por lo mismo; un mismo producto no excede de los Q.30, 000.00 (treinta milQuetzales exactos) que el Decreto Numero 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, establece. En cuando a los demás aspectos vinculados con el fraccionamiento en la negociación yadquisición, por la situación económica y escases financiera que viven en su mayoría todas lasmunicipalidades del país, nosotros como Municipalidad de Pasaco, no somos ajenos a estos problemaseconómicos, lo cual no obliga a solicitar crédito con los diferentes oferentes dentro del municipio, en dondenos vemos afectados por otro fenómeno, no tienen todos la capacidad económica, para sostener un créditopor un periodo mínimo de dos meses, lo cual no obliga a realizar los crédito con un determinado proveedor; locual al momento de realizar los pagos que generalmente es cuando se recibe el Aporte Constitucional,pareciera que es fraccionamiento, pero no es así, ya que son adquisiciones o compras que por la mismanecesidad de dar cumplimiento a las necesidades del municipio, se traen de varios meses atrás. Sinembargo no está demás indicarle que son materiales y suministros con características diferentes y que cadauno de ellos se sujeta a diferentes actividades o proyectos y diferentes comunidades del municipio, por lo que


FALTA DE PROCESO DE COTIZACIÓN




Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 10

Se confirmo que el Tesorero Municipal, efectuó desembolsos para adquirir equipo de cómputo y mobiliario yequipo, para uso en las oficinas de la municipalidad, obviando el proceso de cotización, como se demuestraen la forma siguiente: 1) Empresa Metro Tech, S. A. Factura No. 2865 de fecha 14 de abril de 2,008, comprade equipo de cómputo, sillas y escritorios tipo ejecutivo, por un valor total de Q. 51,306.75, sin el IVA incluidoQ. 45,809.60.




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sugiero analice y deje sin efecto el fraccionamiento".


Multa de conformidad con el Decreto Número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley deContrataciones del Estado artículo 83, y Acuerdo Gubernativo 1056-92 Reglamento de la Ley deContrataciones del Estado, artículo 56, para el Alcalde Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q.458.10, para cada uno.




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En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"Implementos Deportivos, Materiales de Construcción y Diversos. Herramientas y materiales de construccióndiversos, Equipo de Computo y Mobiliario y Equipo de Oficina, Material de balastro y piedrín y Material balastoy arrendamiento de maquinaria. En el Departamento de Jutiapa, se lleva a cabo un torneo anualmentedenominado Copa Pepe Milla y se realiza en los diferentes municipios del departamento, durante el 2008, lecorrespondió al Municipio de Pasaco, albergar tan prestigioso evento, para lo cual el Honorable ConcejoMunicipal autorizo la compra de implementos deportivos diversos para las premiaciones respectivas. Por loque considero que no cabe el fraccionamiento deliberado por tratarse de productos con característicastotalmente diferentes, y que por lo mismo; un mismo producto no excede de los Q.30, 000.00 (treinta milQuetzales exactos) que el Decreto Numero 57-92 del Congreso de la República, Ley de Contrataciones delEstado, establece. En cuando a los demás aspectos vinculados con el fraccionamiento en la negociación yadquisición, por la situación económica y escases financiera que viven en su mayoría todas las






Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 11

Se confirmo que el Tesorero Municipal, efectuó desembolsos para adquirir material de balastre y piedrín, sinespecificar el destino del mimos, fraccionando los pagos para obviar el proceso de cotización como sedemuestra en la forma siguiente. 1) Industria General del Transporte, S. A. Factura No. 897 de fecha 4 deenero de 2008, compra de 67 camionadas de balastre, por un valor de Q. 30,000.00; 2) Industria General deTransporte, S. A. Factura No. 896 de fecha 8 de enero de 2008, compra de 67 camionadas de balastre, porun valor de Q. 30,000.00; 3) Industria General de Transporte S. A. Factura No. 900 de fecha 21 de enero de2008, compra de 30 camionadas de piedrín, por un valor de Q. 16,900.00; 4) Industria General de TransporteS. A. Factura No. 901 de fecha 31 de enero de 2008, compra de 37 camionadas de balastre, por un valor deQ. 17,000.00; 5) Industria General de Transporte S. A. Factura No. 902 de fecha 31 de enero de 2008,compra de 63 camionadas de balastre, por un valor de Q. 28,285.00; 6) Industria General de Transporte S.A, Factura No. 903 de fecha 31 de enero de 2008, compra de 67 camionadas de balastre, por un valor de Q.30,000.00; 7) Industria General de Transporte S. A. Factura No. 904 de fecha 31 de enero de 2008, comprade 60 camionadas de balastre, por un valor de Q. 27,000.00, suma total Q. 179,185.00, sin el IVA incluido Q.159,986.61.




30

municipalidades del país, nosotros como Municipalidad de Pasaco, no somos ajenos a estos problemaseconómicos, lo cual no obliga a solicitar crédito con los diferentes oferentes dentro del municipio, en dondenos vemos afectados por otro fenómeno, no tienen todos la capacidad económica, para sostener un créditopor un periodo mínimo de dos meses, lo cual no obliga a realizar los crédito con un determinado proveedor; locual al momento de realizar los pagos que generalmente es cuando se recibe el Aporte Constitucional,pareciera que es fraccionamiento, pero no es así, ya que son adquisiciones o compras que por la mismanecesidad de dar cumplimiento a las necesidades del municipio, se traen de varios meses atrás. Sinembargo no está demás indicarle que son materiales y suministros con características diferentes y que cadauno de ellos se sujeta a diferentes actividades o proyectos y diferentes comunidades del municipio, por lo quesugiero analice y deje sin efecto el fraccionamiento".






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El Alcalde Municipal debe girar instrucciones por escrito, al Tesorero Municipal, para que de inmediatoimplemente la utilización de los formularios indicados en el Reglamento General de Gastos de Viático y quecumpla y exija que se cumpla con todos los requisitos establecidos por la normativa legal antes indicada yque no efectúe ningún pago, sino se ha cumplido con la presentación de la documentación respectiva.

En nota sin número de fecha 13 de mayo de 2,009 el Alcalde y Tesorero Municipal, manifestaron lo siguiente:"En efecto no se observo el Reglamento General de Viáticos, para asignar la cuota para comisionesrealizadas en menos de veinticuatro horas, de conformidad con el Reglamento General de Gastos de Viáticospara el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado; sin embargo en Acta


INCUMPLIMIENTO AL REGLAMENTO GENERAL DE VIATIVOS

El Acuerdo Gubernativo No. 397-98, de fecha 23 de junio de 1,998, Reglamento General de Gastos deViático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado, Artículo 3Otros Gastos Conexos. Indica: "Se entiende por otros gastos conexos, los que en cumplimiento decomisiones oficiales se ocasionen por concepto de: a) Pasajes, b) Transporte de equipo de trabajo, c)Reparación de vehículos del Estado, así como sus repuestos, combustibles y lubricantes. Estos sereconocerán en casos debidamente justificados y hasta por un máximo de quinientos quetzales (Q.500.00);si fueren mayores de esa cantidad se deberá obtener autorización, por la vía más rápida, de la autoridadque hubiere ordenado la comisión d) Pago documentado de derecho de salida tanto de Guatemala como deotros países e) Gastos debidamente comprobados que se ocasiones por caso fortuito o fuerza mayor en eldesempeño de comisiones en el interior o en el exterior del país. Estos gastos deberán ser aprobados por laautoridad máxima de la dependencia que se trate. Artículo 4 Autorización, Indica: "Se autorizará el pago degastos de viático y otros gastos conexos a que se refieren los artículos anteriores, a los servidores públicos ya personal de carácter temporal a quienes se les encomiende por autoridad competente y por escrito, eldesempeño de una comisión oficial que deba cumplirse fuera del lugar permanente de sus labores... Artículo5, Formularios, Indica: "Para el cobro y comprobación de los pagos de viático y otros gastos conexos, seestablecen los siguientes formularios: a) Formulario V-A "Viático Anticipo", Formulario V-C "ViáticoConstancia", c) Formulario V-E "Viático Exterior", d) Formulario V-L "Viático Liquidación". Los formulariosdeben ser impresos por las dependencias o entidades respectivas, con numeración correlativa para cadauno, conforme a los modelos que proporcione las Contraloría General de Cuentas. Para los efectos defiscalización, las dependencias del Organismo Ejecutivo y sus entidades descentralizadas y autónomas,quedan obligadas a llevar un registro debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, para elcontrol de los formularios utilizados y las existencias de los mismos".

Incumplimiento de la normativa legal, por parte del tesorero municipal, al efectuar los pagos al personal sinexigir que presentaran la documentación correspondiente en forma completa.

Que se continúe efectuando pagos sin la utilización de los formularios, indicados en el Reglamento Generalde Gastos de Viático y demás requisitos, evidenciando falta de transparencia en los gastos efectuados poreste concepto.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 12

Se estableció que en Tesorería Municipal, El encargado del Fondo de Caja Chica, efectuó pagos a personalde la municipalidad, por concepto de viáticos, afectando el renglón presupuestario 133 Viáticos en el Interior,sin exigir que presentaran el Nombramiento, Planilla de otros gastos con sus respectivos comprobantes. Deigual forma para la asignación de la cuota diaria, no observó lo que establece el Reglamento General deViáticos, para asignar cuota para comisiones realizadas en menos de veinticuatro horas, de conformidad conel Reglamento General de Gastos de Viático para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas yAutónomas del Estado.




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No. 26-2008 Punto noveno de veinticinco de junio de 2008, en donde aprueba el Honorable ConcejoMunicipal en Pleno, el Reglamento de Viáticos al cual deben regirse todos los empleados municipales de laMunicipalidad de Pasaco, en donde se estipulan las cuotas diarias para cada funcionario en las diferentescomisiones municipales, adjuntado a los reintegros respectivos los formularios con su firmas y sellos de lasdiferentes instituciones donde se ha permanecido".

Comentario de AuditoríaSe confirma el presente hallazgo, en virtud de que el comentario de la administración municipal no desvaneceel mismo, al haberse comprobado que se efectuaron los pagos, sin darle cumplimiento estricto a losformularios y a los requisitos establecidos en forma clara en el Reglamento General de Gastos de Viático.Acción Legales y Administrativas

Sanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala,Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39 numeral 18, para el Alcalde y TesoreroMunicipal, por la cantidad de Q. 5,000.00, para cada uno.




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El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones al Secretario Municipal, para que tramite la autorización delos libros para actas de inicio, de adjudicación y recepción de obras y otros que sean necesarios utilizar, antela Contraloría General de Cuentas a la brevedad posible.



LIBROS DE ACTAS NO AUTORIZADOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

El Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General deCuentas, artículo 4 Atribuciones. La Contraloría General de Cuentas tiene las atribuciones siguientes: literalk) indica: "Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojas movibles, libros principales y auxiliares quese operan en forma manual, electrónica o por otros medios legalmente autorizados de las entidades sujetasa fiscalización". El Decreto Número 49-96 del Congreso de la República y Acuerdo Número A-18-2007, delContralor General de Cuentas, aprueba el Reglamento para la prestación de servicios, autorizaciones y ventade formularios impresos. Artículo 1, indica: "Ámbito de Aplicación. El presente Reglamento es aplicable atodas las entidades o personas, a que se refiere el artículo 2, del Decreto Número 31-2002, del Congreso dela República". Artículo 3, indica: "Precios se autorizan los siguientes precios para cobro de los diferentesservicios, autorizaciones y venta de formularios impresos, que la Contraloría General de Cuentasproporciona, detallándose así: inciso e) Habilitación de libros de cuenta corriente, hojas movibles, actas,registros y otros, por cada hoja habilitada. f) Autorización de libros, hojas movibles, actas, registros u otros".

Incumplimiento a la normativa legal, al no contar con libros autorizados por la Contraloría General deCuentas, para la suscripción de Actas.

Riesgo de que las actas sean impugnadas.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

HALLAZGO No. 13

Se estableció que no utilizan libros autorizados por la Contraloría General de Cuentas, para la suscripción deactas de inicio, de adjudicación, de recepción y apertura de plicas y recepción de obras, en lo que se refierea proyectos de infraestructura a ejecutar por la municipalidad, utilizando para el efecto formatos.

Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que se comprobó la utilización de formatos de actas, no así de librosautorizados por la Contraloría General de Cuentas.Acción Legales y Administrativas

Sanción Económica de conformidad con el Decreto Número 31-2002 del Congreso de la República deGuatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para el AlcaldeMunicipal, Secretario Municipal y Tesorero Municipal, por la cantidad de Q. 5,000.00, para cada uno.




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ALCALDE

SINDICO I

SINDICO II

SINDICO SUPLENTE

CONCEJAL PRIMERO

CONCEJAL SEGUNDO

CONCEJAL TERCERO

CONCEJAL CUARTO

CONCEJAL SUPLENTE

CONCEJAL SUPLENTE II

TESORERO MUNICIPAL

TESORERO MUNICIPAL

COORDINADOR OMP

SECRETARIO MUNICIPAL

AUDITOR INTERNO

AUDITOR INTERNO

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2008

15/01/2000

06/02/2008

15/01/2004

15/01/2004

04/04/2008

16/07/2008

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

14/01/2012

31/01/2008

31/12/2008

31/12/2008

31/12/2008

15/06/2008

31/12/2008

PERSONAL RESPONSABLE DURANTE EL PERIODO DE AUDITORIA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

ALEJANDRO GOMEZ CHUA

ADOLFO LIMA FUENTES

LUIS ALBERTO ESCOBAR YANES

MANUEL DE JESUS AVILA MIJANGOS

LAZARO CONTRERAS REVOLORIO

MANUEL DE JESUS MARROQUIN RUANO

LUPERCIO CASTILLO MARROQUIN

EDUARDO DE JESUS AGUILAR MORALES

RODRIGO SARCEÑO CORTEZ

FRANCISCO JAVIER ENRIQUEZ RAMIREZ

LUIS RENE BARRERA CHAVARRIA

RICARDO ANTONIO FLORES ALVARADO

CARLOS ENRIQUE PALACIOS JACINTO

RONY RAFAEL DIAZ ALVARADO

RIGOBERTO CHACAJ SOC

MARLON ESTUARDO JUAREZ CASTRO




35

ANEXOS

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INFORME DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFASIS EN LA ... · Circular 3-57 y El Acuerdo Gubernativo...

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