FR-1400-OCI-14 V3
10/08/2017
Informe Final de Auditoría de Seguimiento al Contrato
9677-SAPII013-281-2015 celebrado entre el FNGRD, La
FIDUPREVISORA y la Financiera de Desarrollo
Territorial FINDETER para el Apoyo al Desarrollo
Sostenible del Departamento Archipiélago de San
Andrés, Providencia y Santa Catalina
Oficina de Control Interno
Diciembre de 2017
2
TABLA DE CONTENIDO
I. OBJETIVO ........................................................................................................ 3
II. ALCANCE ......................................................................................................... 3
III. METODOLOGÍA ............................................................................................... 3
IV. MARCO LEGAL O CRITERIOS ........................................................................ 5
V. RESULTADOS DE AUDITORIA ....................................................................... 6
VI. RIESGOS IDENTIFICADOS ........................................................................... 20
VII. RECOMENDACIONES ................................................................................... 21
VIII. CONCLUSIONES ........................................................................................... 23
3
I. OBJETIVO
Verificar el cumplimiento del Contrato 9677-SAPII013-281-2015 celebrado entre el FNGRD, La
FIDUPREVISORA y la Financiera de Desarrollo Territorial FINDETER para el Apoyo al Desarrollo
Sostenible del Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina, suscrito en su
momento en virtud del Contrato de préstamo No. 3104/OCCO y el desempeño de los intervinientes en
el marco del contrato mencionado.
II. ALCANCE
Acorde con la solicitud efectuada por la Secretaría General de la UNGRD, se realizará la verificación
del cumplimiento de las obligaciones y el desempeño de los intervinientes en virtud de lo establecido
en el contrato 9677-SAPII013-281-2015, esta actividad incluye lo relacionado con la fase
precontractual y contractual en el marco del contrato mencionado, así como el ejercicio de la
supervisión de dicho contrato, atendiendo los objetivos, actividades, plazos y resultados del Programa
a cargo de la UNGRD.
III. METODOLOGÍA
La verificación y evaluación se realizó en fases detalladas así:
1. Se cotejó la información inicial remitida por la Secretaría General de la UNGRD. Entre ellas:
Contrato 9677-SAPII013-281-2015, Reglamento Operativo, Contrato de Préstamo 3104/OC-CO y
su anexo técnico.
2. Teniendo en cuenta la documentación señalada en el numeral anterior, desde la OCI se realizó con
fecha 10 de octubre de 2017 vía correo electrónico, la solicitud de la siguiente información, la cual
fue suministrada por la Supervisión de la Subcuenta San Andrés:
- Acorde con el Contrato de Préstamo 3104/ OC-CO y específicamente en lo señalado sobre la cláusula 5.01. de
registros, inspecciones e informes, remitir los siguientes informes mencionados en el literal (B) y (C):
LITERAL B
i. Actividades realizadas en el programa, el avance en su ejecución, los problemas surgidos y la manera de
solucionarlos;
ii. Seguimiento a la matriz de resultados
iii. Seguimiento al plan de adquisiciones
iv. Seguimiento al plan operativo anual
v. Seguimiento a la matriz de riesgos
vi. El desempeño en la ejecución de los planes de gestión ambiental y social
vii. Cualquier otra información que solicite el Banco.
4
Respuesta de la Coordinación de la Subcuenta San Andrés 18 de Octubre de 2017:
Teniendo en cuenta “lo establecido en el Artículo 7.03 de las Normas Generales, el Organismo Ejecutor presentará
para la aprobación del Banco, dentro de los sesenta (60) días siguientes a la finalización de cada semestre y durante
la ejecución del programa, informes de seguimiento de las actividades del mismo. Estos informes contendrán
información sobre: (i) las actividades realizadas en el Programa, el avance en su ejecución, los problemas surgidos y
la manera de solucionarlos; (ii) seguimiento a la Matriz de Resultados; (iii) seguimiento al Plan de Adquisiciones; (iv)
seguimiento al Plan Operativo Anual (POA) ; (v) seguimiento a la Matriz de Riesgos; (vi) el desempeño en la
ejecución de los Planes de Gestión Ambiental y Social; y (vii) cualquier otra información que solicite el Banco”. Los
informes que cumplen con la obligación, corresponde a los informes semestrales.
Cabe mencionar que los informes semestrales del progreso son estructurados por la Unidad Coordinadora del
Programa – FINDETER- y remitidos por parte de la UNGRD a la NO OBJECIÓN del BID; dentro de este informe se
entregan en archivo Excel los anexos de Matriz de Resultados, Matriz de Resultados por Producto, Matriz de
Riesgos, PEP y POA.
LITERAL C, Según lo establecido en el literal (C) del contrato antes mencionado, El organismo ejecutor se
compromete a contratar los servicios de consultoría para presentar al Banco las siguientes evaluaciones:
(i) una evaluación de medio término, a los después de transcurridos 24 meses de declarada la elegibilidad del
préstamo por el Banco o cuando se haya desembolsado el 35% de los recursos del préstamo, lo que primero ocurra
y (iii) evaluación final a los 90 días contados a partir de la fecha de desembolso del 95% de los recursos del
préstamo ye en donde se manifiesta que sobre dicho informe se incluirá como mínimo
-análisis de ejecución financiera del programa, por componente y fuente de financiamiento
-Avance en el logro de productos, resultados e impactos de la matriz de resultados
-efectividad de la aplicación del Reglamento Operativo del Programa.
-nivel de cumplimiento de las cláusulas contractuales
-resumen de los resultados de auditoría socio ambientales y Cumplimiento del Plan de Gestión ambiental y social
-resumen de los resultados de auditorías del programa sobre estados financieros, adquisiciones, desembolsos y
control interno
-Una evaluación económica ex post, en el último semestre de ejecución cuya finalidad es responder si el programa
mediante obras de inversión realizada ha logrado:
a. aumentar el valor de las propiedades en las zonas intervenidas por los programas (tanto urbanos como rurales)
b. ampliar la cobertura
c. mejorar la calidad de los servicios públicos de agua y saneamiento.
Estados Financieros (último informe con sus respectivas notas a los estados)
La coordinación de la Subcuenta San Andrés manifiesta lo siguiente:
Las acciones mencionadas respecto a la evaluación del medio término y evaluación final hace referencia a una obligación
del organismo ejecutor el cual “se compromete a contratar servicios de consultoría para presentar al banco las siguientes
evaluaciones: (i) una evaluación de medio término, a los después de transcurridos 24 meses de declarada la elegibilidad
del préstamo, lo que primero ocurra; y (iii) evaluación final, a los noventa (90) días contados a partir de la fecha de
desembolso de noventa y cinto (95) de los recursos del préstamo”.
5
Teniendo en cuenta lo anterior, se debe mencionar que ninguna de las dos evaluaciones se han realizado aun, toda vez
que la ejecución del 35% de los recursos no se ha cumplido y por lo mismo la evaluación final no cuenta con una
ejecución del 100% y la NO OBJECIÓN del Banco para que la misma se realice con el desembolso del 35% de los
recursos del préstamo, se estima que esta obligación se estará realizando en el mes de enero de 2018.
3. Teniendo en cuenta el reglamento operativo, el Contrato de Préstamo 3104/OC-CO junto con su
anexo técnico y el Contrato 9677-SAPII013-281-2015, se solicitó los diferentes informes que
genera la Unidad Ejecutora (FINDETER) y el organismo ejecutor (UNGRD), entre ellos, la matriz de
resultados, plan de adquisiciones (PAA), plan operativo anual (POA), plan de ejecución plurianual
(PEP), matriz de riesgos, el desempeño en la ejecución de los planes de gestión ambiental y social
análisis de ejecución financiera del programa por componente y fuente de financiamiento, avance
en el logro de productos, resultados e impactos de la matriz de resultados, resumen de los
resultados de auditorías del programa sobre estados financieros, entre otros.
4. Por otro lado, en el marco de la supervisión del Contrato 9677-SAPII013-281-2015, se verificó
algunas de las obligaciones establecidas a FINDETER en su cláusula novena, así como los
compromisos derivados en los dos últimos comités ejecutivos.
5. Se articuló con la supervisión del contrato, la reunión de apertura la cual fue efectuada con fecha
14 de Noviembre de 2017.
6. En el marco de la supervisión del contrato, se realizó la verificación de la Cláusula Novena del
Contrato en las instalaciones de FINDETER, actividad que fue articulada previamente con la
coordinación y supervisión de la Subcuenta San Andrés
IV. MARCO LEGAL O CRITERIOS
1. Contrato de Préstamo 3104/ OC-CO y su anexo único
2. Reglamento Operativo, Programa de Apoyo al Desarrollo Sostenible del Departamento de San
Andrés, Providencia y Santa Catalina CO-L1125
3. Contrato 9677-SAPII013-281-2015 celebrado entre el FNGRD y FINDETER
4. Informes de Seguimiento del Programa San Andrés,
5. Actas comités Ejecutivos
6
V. RESULTADOS DE AUDITORIA
FORTALEZAS
1. Dentro del ejercicio auditor se identificó como fortaleza el compromiso, la disposición, así como la
entrega de la documentación solicitada durante la ejecución de la auditoría, por parte del equipo de
la Subcuenta San Andrés.
2. Así mismo, se identificó una buena disposición por parte de la entidad FINDETER durante el
ejercicio de auditoría.
3. Se evidencia el fortalecimiento de la Cultura de Autocontrol por parte de la Secretaría General de la
UNGRD y la Coordinación de la Subcuenta San Andrés, toda vez que se han definido
compromisos y ajustes en sus actividades, así como la solicitud de una auditoría para promover el
seguimiento y control.
CONFORMIDADES
Una vez verificadas las cláusulas establecidas en el Contrato 9677-SAPII013-281-2015, se pudo
evidenciar las siguientes conformidades:
1. Otrosí modificatorio No. 1 - Cláusula Séptima señala lo siguiente:
HONORARIOS DE FINDETER: los servicios que presta FINDETER correspondientes a la ejecución de
actividades necesarias y conducentes que permitan desarrollar el programa San Andrés…serán
remunerados por concepto de honorarios, con cargo a los recursos del presente contrato de la siguiente
manera: El valor total de los recursos recibidos por honorarios por parte de FINDETER no podrán superar la
suma de OCHO MIL VEINTE MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA Y SIETE MIL SETECIENTOS
VEINTIÚN PESOS CON OCHENTA Y CINCO CENTAVOS ( $8.020.647.721,85).
Será responsabilidad de FINDETER la adecuada planeación en el uso de dichos recursos. En caso que el
presente contrato se ejecute en un menor tiempo al pactado, FINDETER cobrará la porción fija de sus
honorarios hasta completar este valor.
Dentro de este valor se incluyen los siguientes conceptos:
i. Una suma fija de OCHENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($80.000.000) mensuales, para lo cual
se presentará una solicitud de pago.
ii. Un porcentaje del 2.2% sobre cada solicitud de desembolso, sin tener en cuenta los honorarios
fijos de FINDETER.
PARÁGRAFO PRIMERO: Para el pago de los honorarios establecidos en la presente cláusula, FINDETER
presentará:
- Solicitud de autorización de pago al supervisor del contrato.
- Certificación donde conste: vinculación, dedicación y pago de aportes al sistema general de
seguridad social integral y parafiscales del equipo de trabajo a que hace referencia el numeral 1 de
la cláusula novena.
7
Los pagos se realizarán previa certificación de cumplimiento de las actividades, suscrita por el supervisor
del FONDO.
Cláusula Séptima del Contrato - Numeral 1:
Autorizar los pagos, manteniendo la responsabilidad de todas las actividades desarrolladas en cumplimiento
del objeto del presente contrato.
Una vez verificada dichas cláusulas conjuntamente con la supervisión del contrato y su respectivo
Otrosí No. 1, se pudo evidenciar que desde la supervisión actualmente se ha dado cumplimiento de
los pagos efectuados a FINDETER, según los requisitos establecidos en las mismas, toda vez que
se pudo comprobar que se están realizando previamente los filtros correspondientes de verificación
documental como son las certificaciones de paz y salvo de aportes al sistema de seguridad social
integral parafiscales, expedidas por la Firma S&A – Servicios y Asesorías SAS. Adicionalmente se
pudo evidenciar que FINDETER anexa las certificaciones del personal de Dedicación Exclusiva al
Programa San Andrés y el Informe de actividades del 01 de abril de 2017 al 31 de julio de 2017.
Esto también se pudo demostrar con la última solicitud de pago de fecha 20 de octubre de 2017
(Radicado 2017ER11431) y en visita efectuada a FINDETER, en donde se explicó que la UNGRD
como organismo ejecutor y supervisor del contrato, realizó la devolución de las últimas planillas de
aportes al sistema de seguridad social integral parafiscales, dado que las allegadas en su momento
no correspondían al periodo de pago. Sobre la mencionada solicitud, además se pudo evidenciar la
respectiva Certificación de cumplimiento de las actividades suscritas por el supervisor.
Por otro lado, es importante resaltar que FINDETER tiene claros y controlados los pagos
efectuados a la fecha, en donde aclararon que según lo establecido en la Cláusula séptima, son
unos honorarios globales y la razón de ser de los $80 millones, es por la sostenibilidad de gastos
fijos mensuales para actividades fijas y precisando que fue la manera como se pactó.
Sobre las dos últimas solicitudes de pago por parte de FINDETER se evidenciaron los siguientes
documentos:
Solicitud de FINDETER, especificando los honorarios a favor de la entidad.
Autorización de traslado de pago de honorarios a FINDETER.
Documentos soportes como son la certificación de Dedicación Exclusiva al Programa San
Andrés, por parte de la Firma S&A – Servicios y Asesorías, certificado de aportes del sistema
de seguridad social
Informe de actividades.
Por otro lado, FINDETER afirma que no se ha presentado dificultades en los pagos solicitados y
que desde la supervisión se responde rápidamente, generando la respectiva autorización de
pagos.
Finalmente, es importante resaltar que actualmente los pagos se encuentran cobijados hasta el 20
de julio de la presente vigencia, según las solicitudes efectuadas por FINDETER.
8
2. Verificación de la cláusula novena del Contrato - Numeral 1:
Contar con un equipo con dedicación exclusiva, para la implementación del programa como administrador
del programa durante la vigencia, con cargo a los recursos del contrato de préstamo No. 3104OC-CO. La
Unidad Coordinadora del Programa (UCP) estará a disposición para la atención de las consultas y
observaciones que surjan en desarrollo del presente contrato.
Una vez verificada esta obligación y acorde a lo señalado por la UNGRD y FINDETER, se puedo
evidenciar que no se presentaron dificultades con la contratación del equipo de trabajo. A su vez,
como se manifestó en la conformidad anterior, existe un equipo de trabajo con Dedicación
exclusiva. Es importante mencionar que FINDETER explica que hay cuatro personas cien por ciento
dedicadas al Programa San Andrés y que parcialmente se han contratado otros profesionales
temporalmente para acompañar ciertos procesos como son los temas relacionados con hídricos,
supervisiones en terreno, apoyos en supervisión del contrato de la planta desalinizadora, temas de
urbanismo, entre otros. Así mismo, se aclaró que desde la Vicepresidencia Técnica de FINDETER,
se define y asigna a los profesionales para los eventos que se requieran y se compromete a realizar
los diferentes apoyos.
FINDETER también aclara que una parte del equipo de trabajo se encuentra contratado a través de
la Firma S&A Servicios y Asesorías, y otra parte con un contrato de prestación de servicios
celebrado con FINDETER.
Acorde con lo anterior, se pudo evidenciar contrato de prestación de servicios profesionales No.
0020 de 2017, celebrado entre la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. – FINDETER y Mauricio
Arias Arango. El objeto del mencionado Contrato es “Coordinar el programa de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina (CO-L1125), en desarrollo del objeto del Contrato No. 9677-SAPII013-
281-2015, suscrito entre el Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (FNGRD) –
Fiduprevisora S.A. y la Financiera de Desarrollo Territorial S.A. – FINDETER”.
Igualmente se manifestó, que conforme con el reglamento operativo y el contrato, no se requirió
realizar términos de referencia ni la NO OBJECIÓN por parte del Banco Interamericano de
Desarrollo - BID para la contratación del equipo de trabajo con dedicación exclusiva. Sin embargo,
las hojas de vida son remitidas al Banco para que brinden una opinión. Tampoco hay estudios
previos para el caso de las personas que hace parte de este equipo, dado que son contratadas a
través de una firma privada y las validaciones por experiencia y demás requisitos se realizan a
través de la mencionada firma. Asimismo, se explicó que la UNGRD no ha tenido injerencia en la
toma de decisiones de selección del personal. Finalmente se aclara que solo hay elaboración de
términos de referencia para consultores individuales o los procesos que se establezca en el plan de
adquisiciones y de los cuales si se requiere la NO OBJECIÓN del Banco, como lo establece el
Numeral 2 de la Cláusula Novena del Contrato – Obligaciones de FINDETER: “Garantizar el
cumplimiento y ejecución del Reglamento Operativo, en el cual se reglamentan los procesos y
modalidades de contratación de conformidad con el contrato de préstamo No. 3104/OC-CO, según
las normas y procedimientos que tenga el BID, para tal efecto”.
Finalmente, sobre lo anterior, es relevante mencionar que el reglamento operativo señala en su
numeral 4.1.4 “Procedimientos de adquisiciones y contrataciones que... El Coordinador Especial
9
podrá tramitar ante el Banco las solicitudes de No Objeción a que haya lugar durante la ejecución
del Programa con copia al Coordinador General del Programa - CGP en la UNGRD.
3. Numeral 11:
Realizar la gestión financiera del programa, que incluye preparación de la documentación soporte de las
solicitudes de desembolsos y la rendición de cuentas de los gastos efectuados con cargo a los recursos de
préstamo, velando por la óptima ejecución de los recursos garantizando para ello los principios de
efectividad y transparencia.
Acorde con lo manifestado por FINDETER y la UNGRD, actualmente se está socializando la solicitud
del cuarto desembolso junto con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. También se manifestó
que la información financiera es conciliada y que se requiere que mínimo el 80% sea justificado.
En desarrollo de la verificación de esta actividad, se pudo evidenciar los respectivos informes de
Rendición de Cuentas de los gastos efectuados con cargo a los recursos del préstamo, a través de los
informes financieros y de gestión de actividades, así como el análisis de las contingencias que pueden
afectar el desembolso en determinados momentos del paso a paso de la solicitud del desembolso para
armonizarlos con los plazos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. A su vez,
desde FINDETER se aclara que esto se ha venido trabajando articuladamente con un profesional del
Equipo de Proyecto Especial de la Subcuenta San Andrés en la UNGRD.
4. Teniendo en cuenta la cláusula Novena del Contrato de Obligaciones de FINDETER,
específicamente lo establecido en el parágrafo Primero, se pudo evidenciar que se da
cumplimiento con la entrega de informes que se encuentran establecidos en el Reglamento
Operativo, entre ellos:
a) Informes de ejecución bimestral donde se reporten las acciones y actuaciones que se hayan
adelantado para el cumplimiento del presente contrato, presentado al FONDO
b) Informe de ejecución financiera bimestral donde se reporten los pagos efectuados por fuente de
recursos derivados de la ejecución del contrato, presentados al FONDO con posterioridad al
primer desembolso.
c) Presentar un informe sobre el balance del Impacto económico y social al finalizar cada año de
ejecución dela vigencia del presente contrato.
d) Informes requeridos por el BID: entre ellos están:
Informes de seguimiento: Informe semestral del progreso
Informes financieros: Estados financieros auditados
Informe de análisis de riesgo
Otros informes financieros: Estados financieros intermedios, solicitudes de
desembolsos, ejecución presupuestal, inversiones del programa.
10
NO CONFORMIDADES
Durante el ejercicio auditor, no se identificaron NO conformidades relacionadas con el cumplimiento de
las obligaciones y el desempeño de los intervinientes en virtud de lo establecido en el contrato 9677-
SAPII013-281-2015.
OBSERVACIONES
Una vez verificadas las cláusulas establecidas en el Contrato 9677-SAPII013-281-2015, se pudo
establecer las siguientes observaciones asociadas a la cláusula novena del Contrato
1. Numerales 6 y 15:
6. Llevar a cabo los procesos de contratación de bienes, obras y los servicios de consultoría previstos en
los documentos mencionados en el numeral anterior (POA y plan de ejecución del programa PEP),
FINDETER elaborará términos de referencia y/o pliegos de condiciones y minutas necesarias para la
contratación de la ejecución de los proyectos.
15. Generar una herramienta de control para el seguimiento de los tiempos de las actividades
precontractuales, y de ejecución requeridas para el cumplimiento de sus obligaciones.
En relación con esta actividad, FINDETER aclara que los procesos de contratación de bienes, obras y
los servicios de consultoría, deben estar previstos en el Plan Operativo Anual - POA y Plan de
Ejecución del Programa PEP. Así mismo, todos deben contar con la NO OBJECION del BID y deben
estar incorporados en el plan de adquisiciones, el cual detalla que se va a contratar y van de acuerdo a
los montos, al proceso de contratación, etc.
A su vez, se brindó la claridad de que FINDETER remite el Plan de Adquisiciones para revisión de la
UNGRD y luego se realiza su respectivo traslado al BID. Sobre el mismo se toman decisiones de si se
modifica o no.
Para el control y seguimiento a la ejecución de los proyectos correspondientes a las iniciativas
planteadas, FINDETER cuenta con una herramienta de software llamada PROJECT, como parte del
seguimiento a cada una de las fases contractuales y estado actual de cada proceso, el cual es
administrado por el equipo con dedicación exclusiva.
Por otro lado, FINDETER y la UNGRD se conectan a través del SEPA, que es una herramienta de
software donde aparece reflejada la adquisición, pero que la misma no sirve de herramienta de
seguimiento según lo manifestado. El administrador de dicha herramienta es el BID y dado que son
ellos los que aprueban el Plan de adquisiciones, todo se trabaja en línea entre las dos entidades.
Para FINDETER y la UNGRD el control es más efectivo a través del Plan de Ejecución Plurianual del
Programa – PEP y, el Plan Operativo Anual – POA, toda vez que tiene en forma más clara y detallada
que se van a contratar, costos y fechas establecidas, entre otros.
11
Sin embargo, una vez verificada la documentación en la UNGRD, se pudo establecer que no siempre
cuentan con la información a la mano o de manera oportuna, dado que cuando es requerida o para
revisión de la misma, el personal de la Unidad se debe desplazar a las instalaciones de FINDETER
para solicitar o validar cualquier tipo de información. También se pudo evidenciar que no se pueden
tener archivo compartidos en ningún tipo de espacio o nube, debido a que FINDETER es una banca de
desarrollo y se encuentran constituidos como una sociedad de economía mixta del orden nacional, del
tipo de las anónimas, organizada como un establecimiento de crédito, con régimen de derecho
privado, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP y vigilada por la
Superintendencia Financiera de Colombia. Lo anterior impide cualquier tipo de acceso a la información
como lo manifestó esta entidad.
FINDETER manifiesta además que hasta que un proceso no se adjudique, el mismo queda en reserva
o confidencialidad.
Por otro lado, acorde a lo explicado por la entidad, se pudo evidenciar los siguientes informes
entregados por FINDETER a la UNGRD para su revisión previo envío al BID:
- Informes Financieros: aunque su entrega es bimestral FINDETER remite la información
mensualmente. Sobre este informe se aclara que va conciliado y debe coincidir con los estados
financieros auditados por la Firma Price waterhouse Coopers Ltda – PWC
- Informe Bimestral de Actividades: Es un informe ejecutivo, fue acordado y ayuda a la UNGRD
en el seguimiento.
- El informe bimestral del progreso que se debe entregar el día 10 de cada mes. El profesional se
tiene que remitir y cuadrar el tema con contabilidad.
- Se manifiesta que hay una herramienta de seguimiento (hay 44 actas de seguimiento) en
donde se establecen compromisos. La mayoría son compromisos del día a día.
Dado lo anterior, se pudo evidenciar que no se encuentra un cronograma establecido entre FINDETER
y la UNGRD para la entrega de informes, en especial los requeridos por el BID a través del reglamento
operativo. FINDETER manifiesta que muchos temas se cuadran verbal o telefónicamente con un
profesional de la Subcuenta San Andrés de la UNGRD. De este tema también se pudo concluir que en
ciertos momentos se presentan retrasos en la entrega de la información solicitada a FINDETER y que
la falta de la misma puede generar información incompleta o se pasen por alto ciertos temas.
2. Numeral 7:
Realizar las actividades de supervisión de obras, servicios y/o consultoría requeridas a lo largo de la
ejecución del contrato de préstamo y en general de monitoreo y seguimiento de la ejecución del programa.
Esto incluye visitas In Situ a las obras construidas y/o al desarrollo de los contratos de prestación de
servicios o consultoría.
Para el desarrollo de esta actividad, FINDETER manifiesta que cada supervisor tiene un cronograma
de actividades, el cual se encuentra establecido en la herramienta Sistema de Información para
12
Gerencia y Estructuración de Proyectos – SIGEP, para el adecuado control y seguimiento a la
ejecución de los proyectos.
Otro de los controles establecidos, es que la UNGRD, ha solicitado reuniones con el equipo de trabajo
con dedicación exclusiva, con los supervisores y demás personal que apoya la gestión del Programa
San Andrés.
También se manifestó que se realizan reuniones cada 15 días, varias de ellas en San Andrés para
tocar los diferentes temas.
Sin embargo, durante el ejercicio auditor se pudo evidenciar que FINDETER no cuenta con un
cronograma establecido como parte del desarrollo de las actividades de supervisión de obras, servicios
y/o consultorías requeridas a lo largo de la ejecución del contrato de préstamo, que incluya además el
seguimiento, control y monitoreo a la ejecución del mencionado programa.
Así mismo, se pudo comprobar que la UNGRD no se entera de todas las visitas In situ que realiza
FINDETER en el marco del desarrollo de esta actividad. A su vez, FINDETER aclara que la Unidad
asiste solamente cuando hay visitas hacia Bogotá, con ocasión de la MISIÓN BID.
Es importante resaltar que realizadas las visitas y dadas a conocer con posterioridad a la UNGRD,
desde la supervisión se solicita evidencias como el respectivo registro fotográfico. También se aclaró
que se realizan reuniones en FINDETER como en las comisiones intersectoriales, donde se socializa a
la supervisión del contrato el estado de los proyectos u obras.
3. Numeral 8:
Realizar acompañamientos en la socialización de los proyectos.
En relación con esta actividad, FINDETER manifiesta que se han llevado a cabo las respectivas
socializaciones de los proyectos y las realizan durante las visitas in situ. Se aclaró además que el
Constructor debe tener un equipo social y FINDETER también lo tiene y son los que desarrollan las
respectivas socializaciones previas a las obras y que para ellos se debe realizar todo un trabajo de
evaluación de los tipos sociales.
Por otro lado, se manifestó que no hay periodicidad de las reuniones y además que no se cuenta con
un cronograma definido ni metodología diseñada para el desarrollo de estas actividades. Asimismo, la
supervisión del contrato se entera de dichas socializaciones con posterioridad en los diferentes
informes.
Finalmente, se pudo comprobar que no se lleva un control de la cantidad de acompañamientos de las
socializaciones. Se menciona que son 40 aproximadamente y no se tiene el número determinado de
los acompañamientos realizados por la UNGRD en el marco de la supervisión del contrato, ni como
organismo ejecutor.
13
4. Numerales 12 y 13:
12. Contar un sistema de información y control para la rendición de cuentas para la administración, registro
y pago de los contratos de obras, adquisición de bienes y servicios de consultoría.
13. Presentar informes financieros y la información contable que se requiera del programa ante el FONDO,
el BID y auditores externos.
Acorde con lo señalado por FINDETER, además de contar con el aplicativo Sistema de Información
para Gerencia y Estructuración de Proyectos – SIGEP para el adecuado control y seguimiento a la
ejecución de los proyectos, como se mencionó en la verificación del numeral 7° de la cláusula novena
del contrato, también se cuenta con una herramienta informática que funciona y es administrada por la
dependencia de Contabilidad y Operaciones.
FINDETER aclara que inicialmente llega la factura de los proveedores (contratistas) y se revisa con los
informes de supervisión. Adicionalmente se verifica que se hayan pagado los parafiscales y en general
se revisa el check list para validar el respectivo cumplimiento. La factura se causa en el área de
Contabilidad y con ello dan la orden de pago. Las actas de obra vienen con el concepto de supervisor
y con visto bueno de la Gerencia de Infraestructura de FINDETER.
La herramienta contable permite generar información financiera que una vez descargada en formato
Excel, es ajustada por FINDETER para el entendimiento de la información en la UNGRD, sin embargo,
la UNGRD no cuenta con un acceso o perfil de consulta en donde como organismo ejecutor o la
supervisión del contrato pueda verificar información o archivos directamente en el evento que lo
requiera, ni como un mecanismos de control o veracidad de la información y como se señaló
anteriormente, no se pueden tener un espacio compartido, debido a que FINDETER es una banca de
desarrollo organizada como un establecimiento de crédito, vinculada al Ministerio de Hacienda y
Crédito Público - MHCP y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Es importante resaltar que aunque el compromiso de FINDETER es allegar los informes financieros en
forma bimestral, los mismos están siendo allegados mensualmente y que cualquier duda se puede
resolver telefónicamente o desde la Subcuenta San Andrés se designa un profesional para que se
desplace a las instalaciones de FINDETER.
Finalmente, los informes financieros también son remitidos al BID y a la firma auditora externa cuando
son auditados o requeridos, previa verificación del organismo ejecutor.
5. Numeral 14:
Mantener un sistema adecuado de archivo de la documentación respaldo de los gastos elegibles para
verificación del FONDO, el BID y auditores externos y deberá conservarse por el tiempo previsto en el
contrato de préstamo.
Frente a la actividad, se pudo establecer que en las instalaciones de FINDETER se cuenta con un
archivo documental el cual tiene designado un auxiliar de apoyo. FINDETER manifiesta que no hay
14
dificultades, sin embargo, se brindó la claridad que el archivo se encuentra actualizado solamente
hasta diciembre de 2016. A su vez, por parte de las dos entidades se manifestó que no hay un
proceso en línea y al no tener el archivo al día, esto ha generado reprocesos al no poder contar con la
información de primera mano.
Por otro lado, se encuentra el archivo digital a través del SIGEP y un espacio asignado en el servidor
el cual es administrado por uno de los especialistas del equipo con dedicación exclusiva que es
insumo para FINDETER, sin embargo, como se manifestó anteriormente, la Unidad como organismo
ejecutor ni como supervisora del contrato, tiene acceso a dicha información.
6. Numeral 18 de la cláusula novena del contrato No. 9677-SAPII013-281-2015 y Cláusula 5.01
del Contrato de Préstamo 3104/ OC-CO Literal C:
Numeral 18 Cláusula Novena (Cto. 9677-SAPII013-281-2015) Contratar los servicios de consultoría para
prestar, entre otros, los siguientes servicios al BID: evaluación de término medio, transcurridos 24 meses o
cuando se hayan desembolsado el 35% de los recursos de crédito, evaluación final, la cual incluye análisis
de la ejecución financiera del Programa por componente y avance en el logro de los productos; y la
contratación de una auditoría.
Literal C Cláusula 5.01 (Cto de préstamo 3104/OC-CO) El organismo ejecutor se compromete a contratar
los servicios de consultoría para presentar al Banco las siguientes evaluaciones: (i) una evaluación de
medio término, a los después de transcurridos 24 meses de declarada la elegibilidad del préstamo por el
Banco o cuando se haya desembolsado el 35% de los recursos del préstamo, lo que primero ocurra…
Una vez verificada estas obligaciones, se pudo establecer el siguiente análisis:
a) Se pudo cotejar que con fecha 05 de mayo de 2016, La UNGRD como organismo ejecutor en
comunicado SAPII-RO-056-2016 solicita la primera prórroga de la presentación de la “Evaluación
de Medio Término” la cual será contratada una vez se haya desembolsado el 35% de los recursos
del préstamo y una vez realizado el cuarto desembolso en diciembre de 2016.
Lo anterior a que FINDETER fundamentó a la UNGRD su petición con las siguientes consideraciones:
Teniendo en cuenta que el 24 de abril de 2014 se declararon las condiciones de elegibilidad, el 24 del
presente mes se vence el plazo para dicha contratación.
Sin embargo como es de su conocimiento la Corte Constitucional mediante Sentencia C- 465 del 9 de junio
de 2014, notificada por Comunicado de Prensa No. 27, del 21 de julio de 2014, declaró inexequibles
algunos artículos de la Ley 1607 de 2012, entre ellos el artículo 151, por el cual se creó el FNGRD, la
subcuenta denominada “Departamento Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina”.
Como consecuencia de la declaratoria de inexequibilidad del artículo 151 de la Ley 1607 de 2012, el
ordenador del gasto de la UNGRD, en desarrollo de sus obligaciones y facultades legales relacionadas con
EL FONDO, carecía de competencia para ordenar gasto con posterioridad al día 21 de julio de 2014, día en
el cual fue comunicada por la corte constitucional su decisión, puesto que no era jurídica ni
presupuestalmente viable efectuar dicha operación contra una subcuenta que dejó de existir en
ordenamiento jurídico colombiano.
La subcuenta Archipiélago de San Andrés… se crea nuevamente a partir de la Artículo 98 de la ley 1737 del
2 de diciembre de 2014 (ley de presupuesto nacional)
15
El 19 de marzo de 2015 la Dirección General de Presupuesto Público Nacional aprobó las vigencias futuras
para la financiación del programa.
El 20 de marzo de 2015 el FNGRD y FINDETER suscribieron el contrato No. 9677-SAPII13-281-2015
El atraso que enero la situación descrita ha tenido como consecuencia, que si bien a la fecha han
transcurrido 24 meses desde que se dieron las condiciones de elegibilidad, solo se han desembolsado
U$5.339.197,54 equivalente al 7.6% de los recursos del préstamo.
b) La UNGRD como organismo ejecutor solicita en comunicado SAPII-RO-269-201 de fecha 28 de
diciembre de 2016 al Banco Interamericano de Desarrollo – BID, la segunda solicitud de prórroga
de la Cláusula 5.01 (C) (i) de las Estipulaciones Especiales del Contrato de Préstamo, que
corresponde a la presentación de la Evaluación de Medio Término del Programa. Lo anterior a que
FINDETER a su vez, en comunicado de fecha 27 de diciembre de 2016, dirigido a la UNGRD
manifiesta las siguientes consideraciones solicitando que como organismo ejecutor, solicite ante la
Banca, una prórroga de cumplimiento de los requisitos señalados a continuación:
El 24 de abril de 2014 se declararon las condiciones de elegibilidad
En ese momento enviamos un requerimiento para que la UNGRD, como organismo ejecutor solicitara
ante el Banco la prórroga del cumplimiento del requisito señalado en las cláusulas citadas hasta que se
hubiese desembolsado el 35% de los recursos del préstamo
Que este porcentaje se cumpliría una vez realizado el cuarto desembolso, que en ese momento se
proyectaba para diciembre de 2016.
Que a esta fecha se realizó la solicitud del tercer desembolso.
Que el cuarto desembolso se solicitará como máximo en el mes de junio de 2017.
… presentar al banco la solicitud de prórroga para el cumplimiento de la cláusula citada hasta el mes de
junio de 2017, una vez cumplido el requisito de haber desembolsado el 35% de los recursos.
En el mencionado comunicado también se aclara que a la fecha se han desembolsado
US$10.094.498,96 equivalentes al 14.42% del total del crédito.
c) La UNGRD como organismo ejecutor remite comunicado SAPII-RO-096-2017 de fecha 29 de junio
de 2017 al Banco Interamericano de Desarrollo – BID, realizando una tercera solicitud de prórroga
para presentar la “Evaluación de Medio Término del Programa”, hasta el mes de septiembre de
2017, toda vez que a la fecha se han desembolsado US$10.094.498,96 equivalentes al 14.42% del
total del crédito, siendo requisito para cumplir con la cláusula 5.01 literal C, desembolsar el 35% de
los recursos del préstamo.
Lo anterior a que FINDETER fundamentó a la UNGRD su petición con las siguientes consideraciones:
El 24 de abril de 2014 se declararon las condiciones de elegibilidad
El 24 de abril de 2016 se envió un requerimiento al Banco solicitando la prórroga de cumplimiento del
requisito señalado en las cláusulas citadas hasta que se hubiese desembolsado el 35%
El 27 de diciembre de 2016 se solicitó una prórroga para contratar la evaluación en el mes de junio de
2017, teniendo en cuenta que el porcentaje se cumpliría una vez realizado el cuarto desembolso, que
en dicho mes se proyectaba solicitar.
El cuarto desembolso según las proyecciones actuales, se solicitará en el mes de agosto de 2017, para
ser desembolsado en el mes de septiembre de 2017.
El porcentaje de ejecución financiera del préstamo en la actualidad es del 8% y de desembolso es del
14%
16
Sobre este comunicado, finalmente se aclara que FINDETER espera realizar la evaluación en
septiembre de 2017 donde se proyectan alcanzar desembolsos equivalentes al 35% del total de los
recursos del crédito.
d) La UNGRD como organismo ejecutor mediante comunicado 2017EE4188 de fecha 17 de octubre
de 2017 dirigido al Banco Interamericano de Desarrollo – BID, realizando una cuarta solicitud de
prórroga para presentar la “Evaluación de Medio Término del Programa”, hasta el mes de enero de
2018, toda vez que a la fecha se han desembolsado US$10.094.498,96 equivalentes al 14.42% del
total del crédito, siendo requisito para cumplir con la cláusula 5.01 literal C, desembolsar el 35% de
los recursos del préstamo.
Lo anterior a que FINDETER fundamentó a la UNGRD su petición con las siguientes consideraciones:
El 24 de abril de 2014 se declararon las condiciones de elegibilidad
El 24 de abril de 2016 se envió un requerimiento al Banco solicitando la prórroga de cumplimiento del
requisito señalado en las cláusulas citadas hasta que se hubiese desembolsado el 35%
En el mes de junio de 2017, se solicitó una prórroga hasta el mes de septiembre de 2017
Que el desembolso según las proyecciones actuales, se solicitará en el mes de noviembre de 2017,
para ser desembolsado en el mes de diciembre de 2017.
Lo anterior de acuerdo con lo establecido en el numeral 18 de la cláusula novena del contrato 9677-
SAPI1013-281-2015 celebrado entre el FNGRD y FINDETER
Sobre este comunicado se aclara que FINDETER espera realizar la evaluación en enero de 2018,
donde se proyecta alcanzar desembolsos equivalentes al 35% del total de los recursos del crédito.
e) El BID, atendiendo las solicitudes elevadas por la UNGRD y por FINDETER, ha respondido en
diferentes comunicados que una vez analizada la información enviada, extienden los plazos para la
presentación del mencionado compromiso contractual, siendo el último plazo el 30 de septiembre
de 2017, fecha en la que se prevé se habrán alcanzado las condiciones necesarias para dar
cumplimiento.
Se considera que las anteriores situaciones ponen en peligro y exponen la ejecución del programa.
Si bien es cierto, se estipuló en su momento a través del Reglamento Operativo Numeral 3.2. Flujo de
Recursos: que el presupuesto del Programa asciende a USD$ 70 millones, los cuales serán
ejecutados en un período de cinco años a partir del cumplimiento de la entrada en vigencia del
Contrato de Préstamo. En el mismo se estableció el plan de desembolsos del programa que definió los
recursos en cada vigencia y que los mismos podrían ajustarse a las necesidades del programa, así:
3.2.1. Plan estimado de desembolsos
2015 2016 2017 2018 TOTAL
Desembolsos 6.603.864 25.310.502 22.961.645 15.123.989 70.000.000 Cifras en dólares
17
Con base en lo anterior, se ha podido establecer que la programación del plan de pagos o
desembolsos no ha correspondido a la programación de actividades del Programa de acuerdo a las
herramientas de gestión (PEP/POA), y que dicha planificación ha surtido ajustes significativos debido
a las dificultades presentadas anteriormente por FINDETER que han generado demoras en la
ejecución del Programa. Acorde con lo anterior, se describe a continuación las dificultades técnicas,
las cuales no se señalan en las diferentes solicitudes de prórroga y que fueron detalladas en los
últimos informes semestrales:
1) Dificultad en la obtención de las licencias ambientales y concesión de aguas por parte de Coralina. Plan de
Acción: Se han soportado las solicitudes con todos los soportes técnicos y los Estudios y Diseños
aportados por el PDRH. Se han tenido diversas reuniones con las autoridades gubernamentales, tanto del
Archipiélago como nacionales, enfatizando sobre la importancia de agilizar estas licencias, para no afectar
el cronograma de las obras.
2) La situación fiscal del país y la baja ejecución financiera del Programa, ha dificultado el trámite de la
ampliación de las vigencias futuras de 2018, lo que pone en riesgo la posibilidad de desembolsar la
totalidad de los U$70.000.000. Plan de Acción: Se han realizado varias reuniones con el Ministerio de
Hacienda y Crédito Público –MHCP- exponiendo esta situación que pone en peligro la ejecución total del
Programa. Se debe enfatizar que si bien la ejecución financiera es baja frente a lo planeado, los recursos
comprometidos (contratos Firmados) ascienden a más del 60% de las vigencias aprobadas y al 45% del
valor total del préstamo. Para el segundo semestre se debe tener firmado el contrato de renovación de
redes por un valor aproximado de $ 30.000MM (incluyendo la interventoría). Con este contrato los
compromisos ascenderán a $ 130.000MM lo que representa un uso del 82% de las vigencias aprobadas
para el Programa. También se deben tener avanzados en el momento de la solicitud de desembolso los
procesos de Obras Complementarias del Acueducto de Providencia y Revitalización del Centro Urbano.
Con estos procesos se estarían comprometiendo la totalidad de los recursos, situación que evidenciaría
ante el Ministerio la importancia de ampliar las vigencias de manera que se pueda cumplir con todos los
productos del Programa.
3) Se han presentado retrasos en la firma de las actas de inicio de los contratos de MIB y la Planta
Desalinizadora. En el primer caso se debió a que el proceso de Interventoría toma más tiempo que las
licitaciones de obra, situación que no se tuvo en cuenta en su momento. De esta situación se evidenció la
importancia de comenzar los procesos de Interventoría con suficiente anticipación a las licitaciones de obra.
En el caso de la LIL (Planta Desalinizadora), el proponente seleccionado tuvo demoras para la presentación
de la Garantía Bancaria la cual debía ser expedida por una entidad vigilada por la Superintendencia
Financiera de Colombia.
4) Hubo retrasos en el inicio de los procesos precontractuales que estaban programados para el primer
semestre por dificultades en la elaboración de los documentos precontractuales y demoras en la escogencia
de la metodología del proceso de renovación de redes.
5) La ejecución de algunos contratos como la renovación de redes, excede el plazo del préstamo. Pare esto se
está solicitando al MHCP la ampliación del plazo del crédito teniendo en cuenta que el fallo de la Corte
Constitucional retraso un año el comenzó de la ejecución del mismo.
Así mismo se pudo evidenciar que en el Comité Ejecutivo (Acta 08 de mayo de 2017), se derivó como
compromiso: “Reunión de interventoría, contratista de las plantas desalinizadoras de la UNGRD Y
FINDETER para revisar el tema de estudios de suelo”. Sobre este compromiso FINDETER manifestó
que a la fecha “la idea no era realizar los estudios de suelo y que la reunión no se ha realizado
formalmente con el organismo ejecutor. Que hasta el momento se realizó informalmente con San
18
Andrés y que de esto tiene conocimiento la UNGRD. Esto también se pudo evidenciar en el siguiente
comité ejecutivo (Ayuda de memoria del 19 de julio de 2017) en donde se resalta en el numeral III de
resultados de la reunión lo siguiente:
Durante la reunión el Banco hizo un llamado de atención por la demora en el proceso de selección para
contratar las obras de rehabilitación de redes, teniendo en cuenta que la primera reunión de discusión se
realizó el 1 de marzo de 2017 en la que se sugirió explorar dos alternativas: (i) adición al contrato suscrito
entre FINDETER y PROTECNO para los diseños, construcción y mantenimiento de la planta desalinizadora;
y (ii) comparación de precios. Al respecto se precisó que se han venido trabajando conjuntamente con el
BID los documentos para sacar adelante el proceso de contratación de la obra bajo la modalidad de
comparación de precios.
Por su parte, FINDETER manifestó que a la fecha no se ha iniciado el proceso de selección de la
interventoría de las obras de redes, lo cual también ha contribuido en el retraso para la contratación de las
obras.
A su vez, frente al tema de obras, se incluyó como conclusiones lo siguiente: en relación a las dos
alternativas a explorar:
Adición al contrato con PROTECNO: el objeto del contrato es "diseño, suministro e instalación de una
planta desalinizadora nueva, con capacidad efectiva de agua desalinizada potable de 50 It/s y diseño,
suministro y construcción de un tanque de almacenamiento de 1.000m3, un sistema de bombeo y
conducción desde la planta, hasta el nuevo tanque. Operación y mantenimiento durante 4 meses". El valor
del contrato asciende a USD$13.794.951. Este contrato tendría un objeto diferente al contrato de
rehabilitación de redes, por lo que la adición podría presentar dificultades.
Comparación de precios: FINDETER, con el apoyo del Banco, ha venido elaborando y ajustando las
especificaciones técnicas y los pliegos con base en los pre-diseños entregados por CDM Smith. A la
fecha, ya se encuentran elaborados los términos de referencia, los cuales están en revisión técnica final
por parte de FINDETER. Se estima que este proceso podría demorar entre 3 y 4 meses hasta la
adjudicación.
Con base en lo anterior, se avanzará con el proceso de selección bajo la modalidad de comparación de
precios considerando que el objeto del contrato de la planta desalinizadora no permite hacer una adición
sino una modificación al alcance.
Sobre los problemas surgidos 3, 4 y 5, no se presenta el planteamiento de un plan de acción
establecido, y como lo manifestó FINDETER durante el proceso de auditoría, se está trabajando sobre
la marcha para la solución de estos problemas.
Si bien es cierto, la cláusula 5.02. “Supervisión de la Ejecución del Programa, del Contrato de Crédito
señala que (a) el banco utilizará el plan de ejecución del Programa – PEP a que se refiere el artículo
4.01 (d) (i) de las Normas Generales como un instrumento para la supervisión de la ejecución del
programa. Dicho plan deberá comprender la planificación completa del Programa, con la ruta crítica de
acciones que deberán ser ejecutadas para los recursos del Préstamo sean desembolsados en el plazo
original de desembolsos”.
Con lo anterior, a pesar de contar con el PEP y otros planes como el POA, no se evidenció un plan de
acción, de choque o de mejoramiento establecido por parte de la Unidad Ejecutora, que incluya el
seguimiento al cumplimiento de los compromisos derivados de temas relevantes, que han podido
ocasionar los retrasos en la ejecución del programa.
19
7. Resultados de auditoría Externa - Estados financieros auditados por la Firma Price
waterhouse Coopers Ltda – PWC
A continuación se detalla algunos acápites que contienen los resultados de las auditorías externas
durante la vigencia 2016 y 2017, efectuadas por la firma PWC, así como la respuesta efectuada por el
BID ante dichos resultados:
a) Resultado auditoría PWC Estados Financieros Auditados del Proyecto – Vigencia 2015. Resultado
entregado el 29/04/2016
Sin modificar la opinión de PWH, se llamó la atención sobre la Nota 3 a los estados financieros, en
cuanto que las inversiones acumuladas al 31/12/2015 y el efectivo recibido y desembolsos efectuados
por el año terminado en esa fecha, fueron preparados con base en el método de efectivo. Por este
método los ingresos se reconocen cuando se perciben y los gastos cuando se pagan. Esta es una
base de contabilidad aceptable, diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia (RESULTADO AUDITORÍA 2016).
El BID responde con fecha 12/06/2016 al resultado de la auditoría:
… se observa que la opinión sobre los Estados Financieros del Proyecto, no consideró las
modificaciones realizadas por las NIA 700 y 800 (Revisadas) en cuanto al formato de la misma, por lo
que agradeceríamos que en su revisión de futuros informes se verifique la aplicación de dichos
cambios,
Adicionalmente, y con base en las observaciones de la auditoría se solicita la preparación del Plan de
Acción, el cual establezca el hallazgo, recomendación de la firma, acciones a implementar, responsable
y fecha de implementación, el avance de dicho plan será objeto de revisión del Banco en las visitas de
supervisión fiduciaria y de la auditoría externa del año 2017.
b) Resultado auditoría PWC Estados Financieros Auditados del Proyecto – Vigencia 2016. Resultado
entregado el 25/04/2017
Sin modificar la opinión de PWH, se llamó la atención a que el programa presenta al 31/12/2016 una
ejecución acumulada de US$3.141.661 correspondientes al 4% del monto total del contrato de
préstamo, el cual asciende a US$70.000.0000 y cuyo plazo para el último desembolso con cargo al
mismo concluye el 16/12/2018.
Sin modificar la opinión de PWH, se llamó la atención sobre la Nota 3 a los estados financieros, en
cuanto que las inversiones acumuladas al 31/12/2016 y 31/12/2015 y el estado de efectivo recibido y
desembolsos efectuados por los años terminados en esa fecha, fueron preparados con base en el
método de efectivo. Por este método los fondos aportantes por el programa se reconocen cuando se
recaudan y uso cuando se efectúen los pagos. Esta es una base de contabilidad aceptable, diferente a
las normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia (RESULTADO AUDITORÍA 2017).
El BID responde con fecha 12/06/2017 al resultado de la auditoría:
…se observa que la opinión sobre los Estados Financieros del Proyecto, no consideró las
modificaciones realizadas por las NIA 700 y 800 (Revisadas) en cuanto al formato de la misma, por lo
que agradeceríamos que en su revisión de futuros informes se verifique la aplicación de dichos
cambios. Adicionalmente, y con base en las observaciones de la auditoría se solicita la preparación del
Plan de Acción, el cual establezca el hallazgo, recomendación de la firma, acciones a implementar,
20
responsable y fecha de implementación, el avance de dicho plan será objeto de revisión del Banco en
las visitas de supervisión fiduciaria y de la auditoría externa del año 2017.
Al respecto, FINDETER explica que en el componente 4 “Desarrollo Económico Local” se realizaron
dos convenios, uno con el Fondo emprender SENA y con FNG. Con el primero se pagan de entrada
los $6 mil millones, pero hay un tiempo mientras se realizan las convocatorias, dicho monto no quedó
en el estado de inversión sino en el estado de efectivo. Se mencionó además que el plan de
mejoramiento es acelerar los pagos a los emprendedores y que los mismos se realizan por intermedio
de los proveedores.
Frente a las observaciones realizadas por la firma auditora externa, así como las señaladas por
FINDETER, se concluye que se tiene conocimiento y se trabaja sobre la marcha para la solución de la
no conformidad a los estados financieros, sin embargo, al respecto, no se evidenció documento de
levantamiento de plan de acción o mejoramiento como lo recomienda la firma y el BID, que incluya
acciones a implementar, responsable y fecha de implementación, y que, como lo señala el BID, el
avance de dicho plan es objeto de revisión del Banco en las visitas de supervisión fiduciaria y de la
auditoría externa del año 2017.
VI. RIESGOS IDENTIFICADOS
Una vez verificada la documentación y demanda de informes, se pudo evidenciar que el programa
cuenta con una matriz de evaluación de riesgos diseñada, de la cual se realiza seguimiento
conjuntamente con los informes semestrales. A continuación se describen los riesgos asociados al
programa del informe semestral enero – junio de 2017:
1. Bajo nivel de coordinación entre las entidades involucradas en el nivel nacional y de estas con
el Gobierno Departamental del archipiélago
2. Falta de apropiación por parte del Gobierno Departamental del Programa
3. Aumento en los costos por inflación o apreciación del tipo de cambio
4. Oposición por parte de la ciudadanía a las intervenciones propuestas en el programa.
5. El efecto de la devaluación y la subvaloración de los costos de las intervenciones en la etapa
de planeación puede afectar el alcance del Programa.
6. Dificultad para operar la planta desalinizadora debido a los altos costos de operación
7. Capacidad fiduciaria potencialmente deficitaria en FINDETER para atender el programa podría
generar demoras en los procesos de adquisiciones y en la gestión financiera
8. Mecanismo de flujo de recursos entre la UNGRD y FINDETER complejo y de alto costo.
9. Dificultad en la claridad de la titularidad de predios en las zonas de intervención.
Sin embargo en la misma no se consideran un responsable asignado, la definición de un control
preventivo o correctivo, un indicador, no se identifica qué medidas se pueden tomar si un control no es
efectivo, para mitigar la materialización de los riesgos identificados.
Por otro lado, teniendo en cuenta los problemas surgidos para el cumplimiento de la ejecución del
programa definido por las partes, las dificultades presentadas según lo señalado en las prórrogas de la
Evaluación de medio término y con ocasión del cuarto desembolso que se encuentra en proceso de
21
solicitud ante el Ministerio de Hacienda, los mismos puede generar incumplimientos y retrasos en la
ejecución de las actividades previstas en el marco del contrato No. 9677-SAPII013-281-2015,
celebrado entre el Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres-FIDUPREVISORA S.A. y la
Financiera de Desarrollo Territorial S.A.-FINDETER, así como las establecidas en el contrato de
crédito 3104/OC-CO.
Finalmente, aun cuando existe comunicación entre las partes (UNGRD y FINDETER), no se evidencia
total articulación para el desarrollo de las actividades, la entrega de información de primera mano y la
participación de la UNGRD como organismo ejecutor, lo que puede generar riesgos en el
entendimiento y ejecución del contrato.
VII. RECOMENDACIONES
1. Teniendo en cuenta la verificación del cumplimiento de Cláusula Séptima del Contrato, se
recomienda que el documento de informe de actividades emanado por FINDETER, aclare las
situaciones que se presentan durante el desarrollo de aquellas actividades de las que no pudo
cumplir en tiempos establecidos, toda vez que se pudo evidenciar dos actividades relacionadas con
la “Mejora de la Infraestructura Costera y de la Gestión de Riesgos Costeros, de la cual los
Estudios y Diseños para la recuperación de Playas y el Sistema de análisis de los riesgos costeros,
así como su correspondiente interventoría, los contratos fueron suspendidos para negociar con el
consultor la adecuación de los productos necesarios para obtener la licencia ambiental ANLA 2017.
En desarrollo de esta actividad, se menciona que en este componente una de las consultoras, ha
venido adelantando la supervisión a estos dos contratos, sin embargo, no se evidencia que
actividades se han desarrollado para dar continuidad con la ejecución de los contratos. Lo anterior,
para que desde la supervisión se generen alertas y observaciones para el cumplimiento acorde a
las obligaciones del contrato que permitan dejar trazabilidad no solo de dicho cumplimiento sino de
los problemas presentados.
2. En relación con el Numeral 6° de la cláusula novena del contrato, dado que no se puede tener
acceso directo a la información o contar con la misma de manera oportuna cuando se requiera, se
recomienda validar con FINDETER y el área de Sistemas de Información de la UNGRD, la
posibilidad de que FINDETER cargue la información en la herramienta
CONEXIÓN(http://conexion.gestiondelriesgo.gov.co) como actualmente se realiza con la
FIDUPREVISORA en el tema de la conciliación de subsidios de arriendo, lo que podría evitar
reprocesos o desplazamientos por parte del personal de la Subcuenta San Andrés de la UNGRD
hacia FINDETER.
3. Teniendo en cuenta la entrega de informes que debe realizar FINDETER, así como información del
día a día que requiere la UNGRD como organismo ejecutor para el seguimiento y remisión de
informes requeridos por la Alta Dirección o Presidencia, se recomienda que desde la supervisión
del contrato y en articulación con FINDETER, se realice el establecimiento de un plan o un acuerdo
de niveles de servicio que permita realizar la entrega de cualquier tipo de información requerida,
para mitigar demoras en tiempos en entrega de información, así como la toma de decisiones
oportuna ante cualquier eventualidad.
22
4. Frente a la actividad No. 7 establecida en la cláusula novena del contrato, se recomienda que la
UNGRD a través de la supervisión del contrato, articule conjuntamente con FINDETER un
cronograma de las actividades o un plan de trabajo de supervisión de obras, servicios y/o
consultoría requeridas a lo largo de la ejecución del contrato de préstamo, que incluya el
monitoreo, seguimiento y control de la ejecución del programa. Así mismo, se incluyan las visitas In
Situ a las obras construidas y/o al desarrollo de los contratos de prestación de servicios o
consultoría
5. Acorde con lo señalado en el numeral 8 de la cláusula novena del contrato, se recomienda que
desde la supervisión del contrato, se articule el establecimiento de un plan de trabajo
conjuntamente con FINDETER, en donde la UNGRD tenga conocimiento de la realización de
acompañamientos en la socialización de los proyectos efectuados y que se haga participe de estas
actividades como parte del seguimiento. A su vez, se recomienda solicitar a FINDETER un
documento metodológico, así como un informe que permita realizar una evaluación de las
experiencias obtenidas en el desarrollo de esta actividad como parte de la mejora continua del
programa.
6. Acorde con lo establecido en el numeral 14 de la cláusula novena del contrato, en donde se pudo
establecer que en las instalaciones de FINDETER se cuenta con un archivo documental y en
donde se manifestó que dicho archivo se encuentra actualizado solamente hasta diciembre de
2016, asimismo, dado a que por parte de las dos entidades no hay un proceso en línea y al no
tener el archivo al día, generado reprocesos al no poder contar con la información de primera
mano, se recomienda que la UNGRD, como organismo ejecutor, conserve copia de toda la
información de los procesos contractuales de cada uno de los componentes del programa que se
lideran en FINDETER, esto incluye, términos de referencia, estudios previos, fases pre y post
contractuales, procesos de liquidación, entre otros.
7. Se recomienda incorporar en la matriz de riesgo los responsables asignados para el seguimiento a
los riesgos, la definición de controles preventivos o correctivos, un indicador, la identificación de
medidas que se pueden tomar si un control no es efectivo, para mitigar la materialización de los
riesgos identificados.
8. Frente a las dificultades presentadas para el cumplimiento de la ejecución del programa definido
por las partes, según lo señalado en los informes semestrales, las prórrogas de la Evaluación de
medio término, y con ocasión del cuarto desembolso que se encuentra en proceso de solicitud ante
el Ministerio de Hacienda, y de las cuales se pueden generar incumplimientos y retrasos en la
ejecución de las actividades previstas, se recomienda que el marco del contrato No. 9677-
SAPII013-281-2015, celebrado entre el Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres-
FIDUPREVISORA S.A. y la Financiera de Desarrollo Territorial S.A.-FINDETER, así como las
establecidas en el contrato de crédito 3104/OC-CO, se eleve la posibilidad de generar un riesgo
asociado a los presuntos incumplimientos de las cláusulas establecidas en los mencionados
contratos.
9. Se recomienda realizar el levantamiento de un plan de acción o de mejora sobre los problemas
surgidos en los retrasos en la firma de las actas de inicio de los contratos de MIB y la Planta
Desalinizadora, en los retrasos en el inicio de los procesos precontractuales que estaban
23
programados para el primer semestre por dificultades en la elaboración de los documentos
precontractuales y demoras en la escogencia de la metodología del proceso de renovación de
redes y en la ejecución de algunos contratos como la renovación de redes, que excede el plazo del
préstamo, y que se describan en los informes semestrales.
10. Así mismo, a pesar de contar con el PEP y otros planes como el POA, se recomienda realizar el
levantamiento de un plan de acción, de choque o de mejoramiento establecido por parte de la
Unidad Ejecutora, que incluya el seguimiento al cumplimiento de los compromisos derivados en
comité ejecutivo y demás temas relevantes, que han podido ocasionar los retrasos en la ejecución
del programa.
11. Teniendo en cuenta los resultados de las auditorías externas realizadas por la Firma PWC, se
recomienda realizar el levantamiento del respectivo plan de acción o de mejoramiento, para la
solución del hallazgo establecido hasta el momento en los estados financieros.
VIII. CONCLUSIONES
Por lo anteriormente expuesto, la Oficina de Control Interno considera que los mecanismos de control
establecidos por la supervisión del Contrato para el desarrollo y buen término del programa en la
mayoría de sus gestiones, han sido adecuados para garantizar la ejecución del programa toda vez que
se da cumplimiento con la entrega de informes establecidos en el reglamento operativo.
Lo anterior, toda vez que se cuentan con informes mensuales financieros, informes semestrales de
gestión, el plan ejecutivo plurianual del programa, el plan operativo anual, el plan de adquisiciones y la
matriz de resultados. También se cuenta con una matriz de riesgos identificada con la clasificación y
nivel de riesgo definidos y con las respectivas medidas de mitigación.
A su vez, se pudo concluir que se evidenció como fortaleza, el fortalecimiento de la Cultura de
autocontrol por parte de la Secretaría General de la UNGRD y la Coordinación de la Subcuenta San
Andrés, toda vez que se han definido compromisos y ajustes en sus actividades, así como la solicitud
de una auditoría, para promover el seguimiento y control para el buen desarrollo y término del
Programa para el Apoyo al Desarrollo Sostenible del Departamento Archipiélago de San Andrés,
Providencia y Santa Catalina.
No obstante a lo anterior, se identificó la falta de establecimiento de cronogramas y/o planes de acción
para el desarrollo de actividades definidas en el contrato, así como los acompañamientos en el
seguimiento a las obras y la socialización de proyectos con las comunidades, de las cuales se deja la
recomendación para que se articule estos temas conjuntamente con FINDETER. Así mismo, se
identificó restricciones en el acceso a la información con un perfil de consulta cuando la UNGRD lo
requiere, teniendo en cuenta las políticas establecidas por FINDETER, lo que genera en ciertos
momentos retrasos en la entrega de información solicitada por la Alta Dirección o para la toma de
decisiones, sugiriendo se tomen acciones como conservar backups de la gestión contractual para el
caso de archivo documental y el establecimiento de un espacio compartido en la nube para obtener
información de primera mano.
24
Cabe resaltar que debido a las limitaciones de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir
errores o irregularidades que no hayan sido detectadas bajo la ejecución de nuestros procedimientos
de auditoría, evaluación o seguimiento, previamente planeados. La Unidad y las áreas que la
componen, son responsables de establecer y mantener un adecuado sistema de control interno y de
prevenir posibles irregularidades.
Así mismo, es responsabilidad del área la información suministrada, por cualquier medio, para la
realización de esta actividad de manera oportuna, completa, integra y actualizada y la de informar en
su momento las posibles situaciones relevantes y/o errores que pudieran haber afectado el resultado
final de la actividad.
ORIGINAL FIRMADO
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO UNGRD
Elaboró: Magnolia Vargas Fonseca / OCI
Revisó: Germán Moreno / Jefe OCI
Aprobó: Germán Moreno / Jefe OCI
