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COLEGIO UNIVERSITARIO DE CARACAS
Informe Final de Auditoría InformáticaGestión de Calidad y Auditoría Informática
del Módulo de Contabilidad del Sistema Integrado Administrativo y Financiero en el
INAVI, sede Central.
(1.0) Fecha: Julio 2013
REVISIONES
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN AUTOR
10/07/2013 1.0 Informe Final de
Auditoría Informática
Julio Blanco, Jesús
Cardozo, Alfonso
Martínez
Trayecto IV, Proyecto Sociotecnológico 1
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Informe Final de Auditoría InformáticaGestión de Calidad y Auditoría Informática
del Módulo de Contabilidad del Sistema Integrado Administrativo y Financiero en el
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(1.0) Fecha: Julio 2013
ÍNDICE
Página
1. Introducción...............................................................................................................3
2. Objetivo General........................................................................................................3
3. Objetivos Específicos...............................................................................................4
4. Metodología de la Auditoría Informática.................................................................5
5. Alcance de la Revisión..............................................................................................8
6. Procedimiento............................................................................................................8
7. Resultados...............................................................................................................16
8. Conclusiones...........................................................................................................28
9. Evidencias................................................................................................................30
Evidencia N°1 – Programa de Auditoría....................................................................30
Evidencia N°2 – Guía de descripción del Módulo de Contabilidad...........................39
Evidencia N°3 – Encuestas de evaluación................................................................40
Evidencia N°4 – CD grabado de entrevistas realizadas............................................42
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Informe Final de Auditoría InformáticaGestión de Calidad y Auditoría Informática
del Módulo de Contabilidad del Sistema Integrado Administrativo y Financiero en el
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(1.0) Fecha: Julio 2013
1. Introducción
El siguiente informe, muestra los resultados de la evaluación efectuada al Módulo de
Contabilidad del Sistema Integrado, Administrativo y Financiero del INAVI, sede Central.
La gestión de auditoría informática se realizó en concordancia con:
• Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS).
• Las Normas Generales para la Auditoría de Sistemas de Información.
• La Norma ISO 9126 que es un estándar internacional para la evaluación de calidad del
software.
A este sentido, el instituto evaluado recibió propuestas ofrecidas por parte del equipo
auditor, relacionadas con la optimización de la calidad interna, externa y de uso del módulo
de contabilidad del sistema escogido, incluyendo el planteamiento de una posible migración a
otro software robusto y que cumpla con las políticas de la administración pública acerca de la
implantación y utilización del software libre. Ésta gestión de auditoría informática se ejecuta
debido a que la institución y sus departamentos (en este caso contabilidad) emplean para el
cumplimiento de sus funciones un sistema privativo el cual no ha recibido un estudio
específico de calidad y conformidad de uso para los empleados de la organización.
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La importancia que obtuvo la realización de la auditoría informática radica en que a
través del análisis y revisión del sistema, se pudieron detectar debilidades y deficiencias a
través de los hallazgos encontrados y debidamente analizado por el equipo auditor y con las
mismas permitir sugerir recomendaciones para mejorarlas.
2. Objetivo General
La auditoría tuvo por objetivo revisar y evaluar el Módulo de Contabilidad del Sistema
Integrado, Administrativo y Financiero del INAVI, sede Central, de acuerdo a la norma ISO
9126, que describe un modelo de calidad para los productos de software, dividido en dos
partes:
• Calidad Interna y Externa, relacionada íntimamente con: la funcionalidad, fiabilidad,
usabilidad, eficiencia, capacidad de mantenimiento y portabilidad del módulo de
contabilidad.
• Calidad de Uso, que abarca: la eficacia, productividad, seguridad y satisfacción hacia
los usuarios.
3. Objetivos Específicos.
El proceso de auditoría informática abarcó los siguientes objetivos específicos:
• Determinar el estado general del departamento de contabilidad y su situación dentro
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de la organización.
• Examinar el módulo de contabilidad del sistema seleccionado en concordancia con el
estándar de calidad ISO 9126 que abarca calidad interna y externa, y calidad de uso
del software seleccionado.
4. Metodología de la Auditoría Informática
En este apartado se utilizaron los aspectos de los estándares internacionales de la
gestión de la tecnología de información, que fueron utilizados como referencias para los
objetivos de evaluación del módulo de contabilidad con el fin de cumplir con el objetivo
general de la auditoría informática, como son los siguientes:
• Normas NAGAS: en la gestión de auditoría se aplicaron las Normas de Auditoría
Generalmente Aceptadas (NAGAS), que son los principios fundamentales de auditoría
a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de
auditoría. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional
del auditor. De estas normas se tomaron 3 ejes fundamentales:
- Normas Generales o Personales, (Entrenamiento, Independencia y Esmero
Profesional).
- Normas de Ejecución del Trabajo, (Planeamiento, Supervisión y Evidencia
Suficiente).
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- Normas de Preparación del Informe. (Consistencia, Revelación Suficiente y Opinión
del Autor).
• Normas Generales para la Auditoría de Sistemas de Información: tiene por objeto
informar a los auditores del nivel mínimo de rendimiento aceptable para satisfacer las
responsabilidades profesionales establecidas en el Código de Ética Profesional. Se
hizo alusión a los siguientes documentos:
- N° S5 – Planeación de Auditoría de Sistemas de Información.
- N° S6 – Realización de Labores de Auditoría.
- N° S7 – Reporte de Auditoría.
- N° S11 – Uso de la Evaluación de Riesgos en la Planificación de Auditoría.
- N° S13 – Uso del Trabajo de Otros Expertos.
- N° S14 – Evidencias de Auditoría.
• Norma ISO 9126: es un estándar para la evaluación de la calidad del software. La
definición conforma a la norma ISO 9126 dice: “Capacidad de un producto de software
de ser entendido, aprendido, usado y atractivo para el usuario, cuando es usado bajo
unas condiciones específicas”.
Se usaron las siguientes características para evaluar el software:
-Funcionalidad: capacidad del software de proveer los servicios necesarios para
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cumplir con los requisitos funcionales.
-Fiabilidad: capacidad del software para mantener las prestaciones requeridas del
sistema, durante un tiempo establecido y bajo un conjunto de condiciones definidas.
-Usabilidad: esfuerzo requerido por el usuario para utilizar el producto
satisfactoriamente.
-Eficiencia: relación entre las prestaciones del software y los requisitos necesarios
para su utilización.
-Mantenibilidad: esfuerzo necesario para adaptarse a las nuevas especificaciones y
requisitos del software.
-Portabilidad: capacidad del software de ser transferido de un entorno a otro.
-Eficacia: capacidad del producto de software para permitir a los usuarios lograr las
metas especificadas con exactitud e integridad.
-Productividad: capacidad del producto de software para permitir a los usuarios
emplear cantidades apropiadas de recurso en relación a la eficacia lograda.
-Seguridad: capacidad del software para lograr niveles aceptables de riesgo de daño a
las personas, institución, software, propiedad o entorno, en un contexto especificado
de uso. Los riesgos son normalmente el resultado de deficiencias de la funcionalidad
(incluyendo seguridad), fiabilidad, usabilidad o facilidad de mantenimiento.
-Satisfacción: capacidad del producto de software para satisfacer a los usuarios como
respuesta a su interacción y actitudes hacia el uso del mismo.
Cada una de estas características se evaluaron dentro del software basándonos en la
recolección de información, pruebas de funcionamiento, pruebas de medición y pruebas con
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los usuarios que usan el sistema.
5. Alcance de la Revisión
El proceso de auditoría informática tuvo su alcance específico en la revisión y
evaluación del módulo de contabilidad de acuerdo a los estándares de calidad ISO 9.126 con
la finalidad de indicar los beneficios derivados del uso de éste software. También se
examinan los procedimientos para el procesamiento de datos y los controles necesarios para
la seguridad de la información contenida en sistema seleccionado, el tiempo destinado para
la duración del presente proceso de auditoría informática es de tres semanas.
6. Procedimiento
La evaluación del módulo de contabilidad del sistema integrado, administrativo y
financiero del INAVI, sede Central, usó las siguientes etapas que permitieron cumplir
debidamente el proceso de auditoría informática dentro del tiempo estimado de duración:
➢ Tomar la decisión de programar y ejecutar la auditoría informática, el módulo de
contabilidad cumple el trabajo requerido en la unidad administrativa pero no es muy
amigable ni intuitivo, por tal motivo existe la necesidad de aplicar el estudio de su
funcionamiento y usabilidad incluyendo la base de datos que lo conforma y los
equipos de cómputo dispuestos en el departamento. Se debe indicar que los procesos
de auditoría pueden ser programados por la organización, por ejemplo una evaluación
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de los procedimientos de almacenado de datos cada tres semanas.
➢ Asignación del trabajo a un grupo de auditores, en esta etapa los integrantes del
equipo de proyecto constituyen los auditores encargados de cumplir con las
actividades a ejecutar durante el proceso de evaluación y revisión del módulo de
contabilidad, los mismos son técnicos en informática con experiencia en el área, en
análisis de sistemas, en base de datos y redes.
➢ Definición del alcance y objetivos de la auditoría informática, expresa los límites de la
misma y existe un acuerdo muy preciso entre los integrantes del equipo del proyecto
socio-tecnológico (auditores) y la Gerencia de Sistemas del INAVI (cliente) sobre las
funciones, las materias y el módulo del sistema a auditar. El alcance del actual
proceso de auditoría esta definido anteriormente con los objetivos respectivos.
➢ Estudio inicial del entorno auditable, se examinan las funciones y actividades
generales de la informática en el departamento de contabilidad. El equipo evaluador
deberá fijar la siguiente información:
• Organigrama, expresa la estructura oficial de la organización a auditar, en este caso el
departamento de contabilidad.
• Relaciones jerárquicas y funcionales entre los órganos del INAVI, verificar si el
organigrama implica la correspondiente subordinación y funciones en el departamento
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de contabilidad.
• Flujos de información, son necesarios para la eficiente gestión del departamento de
contabilidad, siempre y cuando tales corrientes no distorsionen el propio organigrama.
Actualmente el equipo de auditores posee el flujo de trabajo del instituto, donde se
manifiesta la relación entre los diferentes órganos que constituyen la empresa.
• Número de puestos de trabajo, el equipo auditor comprobará que los nombres de los
puestos de trabajo corresponden a las distintas funciones reales.
• Número de personas por puesto de trabajo, determinar si las personas que realizan
las mismas funciones coinciden con la estructura oficial de la organización.
• Situación geográfica de los sistemas, se determinará la ubicación geográfica de los
distintos Centros de Proceso de Datos en la empresa. A continuación, se verificará la
existencia de responsables en cada unos de ellos, así como el uso de los mismos
estándares de trabajo.
• Documentación, verificar la existencia adecuada de los escritos de las aplicaciones y
programas que ayudan al mantenimiento de los mismos.
➢ Determinación de los recursos necesarios para realizar la auditoría, después de haber
realizado el estudio inicial, se determinan el recurso humano y material necesario para
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el cumplimiento de la evaluación del Módulo de Contabilidad del Sistema Integrado,
Administrativo y Financiero del INAVI, sede Central, así como también la base de
datos que lo conforma y los equipos de cómputo que participan en el procesamiento
de la información.
➢ Elaboración del Plan y de los programas de trabajo, una vez asignado los recursos, el
equipo del proyecto socio-tecnológico establece un plan de trabajo y decidido éste, se
procede a la programación del mismo tomando en cuenta los siguientes criterios:
• En el Plan no se consideran calendarios, porque se manejan recursos genéricos y no
específicos.
• En el Plan se establecen los recursos y esfuerzos globales que van a ser necesarios.
• En el Plan se establecen las prioridades de materias auditables, de acuerdo siempre
con las prioridades del cliente.
• El Plan establece disponibilidad futura de los recursos durante la revisión.
• El Plan estructura las tareas a realizar por cada integrante del grupo.
• En el Plan se expresan todas las ayudas que el auditor ha de recibir del auditado.
➢ Actividades de la Auditoría Informática, una vez elaborado el plan, se procede a la
programación de actividades, las mismas se representan en una tabla que indica por
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cada actividad a ejecutar, el tiempo y el responsable que la va a efectuar. Cómo el
actual proceso de auditoría se realiza específicamente en el módulo de contabilidad,
se abarcan todas la peculiaridades que afectan a la misma, de forma que el resultado
se obtiene más rápidamente y con la calidad necesaria.
➢ Aprobación con el Jefe de Auditoría la ejecución de las actividades concernientes al
Plan de Auditoría Informática.
➢ Emisión de Credencial y ejecución del Plan de Auditoría Informática.
➢ Detección de desviaciones y debilidades, en esta etapa los integrantes del equipo
determinan la aplicación incorrecta o ausencia de los controles necesarios para el
buen funcionamiento del módulo de contabilidad, la base de datos adjunta a él y la red
informática implantada en el instituto, tal información debe estar debidamente
soportada con evidencias.
➢ Elaboración del Informe Final, la función de la auditoría informática hacia el módulo de
contabilidad se materializa exclusivamente por escrito. Resulta evidente la necesidad
de redactar borradores e informes parciales previos al informe final, los que son
elementos de contraste entre opinión del auditor y el auditado y que pueden descubrir
fallos de apreciación en el auditor. El documento final debe constar de la siguiente
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estructura:
• Definición de objetivos y alcance de la auditoría.
• Enumeración de temas considerados.
• Cuerpo expositivo: para cada tema, se seguirá el siguiente orden a saber: situación
actual, tendencias, puntos débiles y amenazas, recomendaciones y planes de acción,
redacción posterior a la carta de introducción o presentación.
• Modelo conceptual de la exposición del informe final, el documento debe incluir solo
hechos importante. La aparición de un hecho en un informe de auditoría implica
necesariamente la existencia de una debilidad que ha de ser corregida y debe ser
presentado de la siguiente forma: hecho encontrado, consecuencias del hecho,
repercusión del hecho, conclusión del hecho y recomendación del auditor informático.
➢ Carta de Introducción o Presentación del Informe Final, tiene especial importancia
porque en ella ha de resumirse la auditoría realizada. Se destina exclusivamente al
responsable máximo de la empresa, o la persona concreta que encargo o contrató la
auditoría, en este caso la Gerencia de Sistemas. Se debe llevar a cabo una reunión
donde exista una calificación del proceso de auditoría por parte del ente auditado con
la finalidad de ofrecer opiniones finales en conformidad de ambas partes y tener la
capacidad de mejorar los procesos dejando abierto la oportunidad de mejoramiento
continuo.
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El informe final reúne los resultados obtenidos como producto de la información
recabada y los hallazgos encontrados durante el proceso de auditoría informática, los
mismos poseen un resumen de calificaciones que se basó en el siguiente orden:
Satisfactorio:
a) No hay hallazgos importantes.
b) Sólo hallazgos menores.
c) Sólo recomendaciones y/o comentarios.
Satisfactorio Excepto por:
a) De 1 a 4 hallazgos importantes y cualquier hallazgo menor, recomendaciones o
comentarios.
b) Numerosos hallazgos menores, recomendaciones o comentarios.
No Satisfactorio:
a) Incumplimiento de las políticas tanto establecidas por el banco, como por leyes y
reglamentos.
b) Posible pérdida de ingreso patrimonial.
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Excepciones
Hallazgos: desviaciones de los procedimientos operativos, mala organización de los
departamentos y del personal, fallas en el funcionamiento del módulo de contabilidad.
Excepciones Tipo I:
Las clasificadas dentro de esta categoría son consideradas de la más alta importancia,
las excepciones citadas pueden tener un impacto negativo en la seguridad de datos,
desviación total de las políticas ya establecidas, violación a las leyes y regulaciones y la
aplicación inapropiada de principios, se consideran de gran importancia. Las excepciones de
esta naturaleza deben recibir la prioridad y pronta atención de parte de la gerencia, a fin de
tomar acciones correctivas.
Excepciones Tipo II:
Las excepciones dentro de esta categoría son clasificadas de mediana importancia,
son consideradas menor que las de tipo I, pero no menos en su naturaleza. Las excepciones
no han causado omisión o error en el desenvolvimiento de la operación diaria actual; sin
embargo, tales excepciones requieren la atención de la gerencia para así evitar futuros o
posibles errores.
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Excepciones Tipo III:
Las excepciones citadas en esta categoría deben considerarse de naturaleza menor,
pueden incluir desviaciones de los procedimientos operativos, como errores de trascripción
en la entrada de los datos.
7. Resultados
Luego de cumplir con el programa de trabajo referenciado como evidencia N°1 del
presente documento y relacionado con los objetivos específicos del proceso de auditoría
informática al módulo de contabilidad, además, habiendo aplicado el respectivo análisis de
las evidencias recabadas producto de las herramientas de evaluación y levantamiento de
información, se obtuvieron los siguientes resultados:
a) Estado General del Departamento de Contabilidad y su situación dentro del INAVI.
El Instituto Nacional de la Vivienda es un ente público nacional cuya misión es
promover la ejecución de obras, incrementar la recaudación y satisfacer la demanda natural
de solicitudes de vivienda de interés social, desarrollando proyectos
urbanos y financiando proyectos presentados por las comunidades organizadas. Así mismo
el INAVI posee el organigrama estructural del departamento de contabilidad que sirve de
asistencia y orientación de ésta unidad administrativa dentro de la institución, además, refleja
el nivel de importancia que significa su gestión administrativa y contable.
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Su dependencia es del nivel de apoyo del INAVI, se divide en tres (3) divisiones:
División de Análisis Contable, División de Registro Contable, División de Asistencia
Administrativa.
Tendencias
La organización de la unidad administrativa está sujeta a cambios de corto y largo
plazo por modificaciones estructurales o incremento de los requerimientos del INAVI.
Puntos débiles y amenazas
Los organigramas departamentales no se encuentran disponibles para acceder a ellos
fácilmente, pudiendo generar desconcierto entre los trabajadores de la institución.
Recomendaciones
Se recomienda difundir en la cartelera o enviar por email a los empleados del
departamento, el organigrama del mismo.
La calificación de este aspecto evaluado es: “satisfactorio” con excepción de tipo III, ya
que a pesar de que existen problemas con la divulgación de información, los procedimientos
operativos de los empleados hacia el uso del sistema no varían en exceso por la inducción
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recibida antes de comenzar las funciones que ofrece el módulo de contabilidad.
b) Concordancia del módulo de contabilidad con el estándar de calidad ISO 9126. (Calidad
interna y externa, y calidad de uso del software seleccionado).
El módulo de contabilidad está direccionado a mantener el control sobre la recepción,
registro y generación de los Asientos Contables correspondientes para cada uno de los
documentos, emitidos por otras unidades y por otros creados manualmente, que afectan la
situación contable del organismo, así como la emisión de los informes contables exigidos en
las publicaciones oficiales. Éste posee un ámbito administrativo para la disponibilidad de
información contable y oportuna sobre la gestión contadora del instituto. El sistema consta de
tres (3) módulos generales divididos en: Módulos de Control (configuración del sistema),
Módulos Financieros (funciones del sistema) y Módulos de Logística (consulta de datos), los
mismos son de alta prioridad para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la
organización y se dividen en sub-módulos, dentro de las cuales está el de contabilidad y
cubren las transacciones diarias de la empresa.
El personal del departamento de contabilidad tiene sus responsabilidades demarcadas
según los servicios u objetivos que debe cometer el departamento en cuestión, definidas de
acuerdo a los servicios y objetivos que debe cumplir ésta unidad administrativa, esto
posibilita fijar un número de personal específico para cada responsabilidad. El Módulo de
Contabilidad del Sistema Integrado, Administrativo y Financiero abarca las operaciones
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necesarias para realizar todos los objetivos del departamento, observado dentro de una guía
suministrada por el personal de la institución que refleja las características del módulo
(Anexado como evidencia N°2).
Se aplicaron encuestas y entrevistas (evidencias N°3 y N°4 respectivamente) de
acuerdo a las directrices de calidad del software establecidas en la norma ISO 9126, las
mismas son pruebas irrefutables de éste proceso de auditoría y el análisis de las mismas
llevaron a los siguientes resultados categorizados de la siguiente manera:
Funcionalidad: capacidad del módulo de contabilidad en proveer los servicios
necesarios para cumplir con los requisitos funcionales. En este aspecto “no” se detectaron
hallazgos significativos con excepciones de ningún tipo, que afecten la gestión administrativa
del módulo de contabilidad, es decir, fue satisfactorio. De acuerdo al análisis aplicado a las
encuestas realizadas se obtuvo lo siguiente:
• El módulo de contabilidad cumple con las funciones básicas de registro y control de
asientos contables, además permite ubicar, consultar, modificar y anular operaciones
contables sin hacer gastar mucho tiempo a los usuarios.
• El módulo de contabilidad emite informes y genera resultados que sirven de apoyo
para la toma de decisiones en el INAVI.
• El módulo de contabilidad interactúa con otros módulos del sistema a través de
soportes contables digitalizados.
• El módulo solicita usuario y contraseña para ingresar y utilizar sus funciones que están
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asignadas de acuerdo al rol de los empleados en el área de contabilidad.
• El módulo tiene opciones especiales para evitar modificaciones en la información
contable contenida en los documentos oficiales ya habiendo procesado el cierre
mensual.
• El módulo de contabilidad cumple con los requerimientos u objetivos manejados en el
departamento.
Fiabilidad: capacidad del módulo de contabilidad para mantener las prestaciones
requeridas del sistema, durante un tiempo establecido y bajo un conjunto de condiciones
definidas. En relación a la fiabilidad del módulo se detectaron los siguientes hallazgos con
excepciones tipo III:
• El módulo de contabilidad no puede operar cuando existen errores de diseño en sus
pantallas como color, texto, ubicación de sus opciones, etc.
• Como no se han presentado apagones de luz recientemente con el sistema
implantado, los usuarios no conocen si el módulo de contabilidad reinicia su
funcionamiento y recupera los datos de las operaciones contables codificadas.
• Los usuarios no conocen si el módulo de contabilidad es fiable o no.
Recomendaciones:
Se recomienda a la institución hacer pruebas de funcionamiento al módulo de
contabilidad y al sistema en general, con errores de diseño para observar el procesamiento
de datos y mejorar “si es necesario” la tolerancia del mismo ante este tipo de fallos,
desarrollando el código fuente del mismo, cabe destacar, que dicha propuesta debe hacerse
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a la empresa dueña del sistema ya que el software es propietario, además, se recomienda
establecer un procedimiento de recuperación de datos en caso de cortes de energía eléctrica
como medida de prevención en la pérdida de información.
La coordinación de contabilidad debe ofrecer a los empleados de ésta unidad
administrativa, charlas frecuentes relacionadas con las bondades que ofrece el módulo de
contabilidad para el cumplimiento de los objetivos del departamento y dar a conocer las
actualizaciones del mismo para prevenir fallos en los procedimientos de la gestión contable
que allí se desarrolla.
El resultado de la evaluación de este aspecto fue satisfactorio excepto por los
hallazgos menores encontrados y las recomendaciones anteriormente descritas.
Usabilidad: esfuerzo requerido por el usuario para utilizar el módulo de contabilidad
satisfactoriamente. Esta característica arrojó los siguientes hallazgos con excepciones de
tipo II:
• El módulo de contabilidad no posee manuales técnico y de usuario elaborados por el
INAVI, existen guías físicas elaboradas por la compañía Kentron (empresa vendedora
del sistema), además el sistema no contiene ayuda en línea.
• La mayoría de los usuarios piensan que el módulo de contabilidad no cumple con sus
expectativas de operabilidad y control en el manejo de su opciones, sin embargo,
registra al usuario que realiza una operación contable que es muy importante en todo
sistema de información.
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• Los usuarios se sienten satisfechos con la implementación y uso del software, sin
embargo, no todos piensan que se alcanza con exactitud e integridad las metas
específicas del departamento.
Recomendaciones:
Se recomienda al INAVI, desarrollar y establecer guías de utilización (manuales),
propias de la empresa sobre el módulo de contabilidad para sus usuarios y programadores, a
fin de encontrar el apoyo necesario frente alguna duda existente con las opciones del
sistema o fallas de funcionamiento del mismo, además de esto, es necesario que un equipo
de informática del instituto, le realice chequeos periódicos a la arquitectura y código fuente,
con la finalidad de ofrecer mejoras continuas, cubriendo las expectativas de los usuarios en
función de la integridad y exactitud de las metas específicas de departamento. Partiendo de
lo recomendado se define esta evaluación como satisfactoria excepto por la falta de
manuales y la inconformidad de los usuario hacia él.
Eficiencia: relación entre las prestaciones del módulo de contabilidad y los requisitos
necesarios para su utilización. Como producto de la información recabada a raíz de la
aplicación de encuestas y entrevistas (evidencias N°3 y N°4) el resultado fue satisfactorio con
hallazgos positivos sin ningún tipo de excepciones, los mismos fueron los siguientes:
• El módulo de contabilidad provee los tiempos adecuados de respuesta y
procesamiento de datos cuando el usuario gestiona una operación contable, además,
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no disminuye su tiempo cuando el usuario utiliza otros recursos del sistema.
• El porcentaje de uso promedio del CPU mientras ejecuta una tarea asignada al
módulo de contabilidad está por debajo del 80% - 90% lo que ocasiona que no exista
retraso en el procesamiento de datos.
• La memoria RAM no sobrepasa el 100% de uso, por tanto, el sistema operativo no
utiliza otros métodos de simulación de memoria.
• El módulo de contabilidad requiere de la atención de mas de 50 procesos o trabajos
por unidad de tiempo, lo que hace que el sistema gestione gran cantidad de datos y
utilice una mayor parte del CPU sin superar su porcentaje promedio de uso.
• El número de usuarios que genera peticiones del módulo de contabilidad al servidor
de aplicaciones no es superior a los 30, lo que permite atender correctamente la cola
de procesos y responder a las peticiones de las estaciones de trabajo.
• La red informática se encuentra en un 99% operativa para el funcionamiento del
módulo de contabilidad.
• Los usuarios informáticos encuestados consideran que el sistema es altamente
efectivo.
Recomendaciones
Se recomienda al INAVI, mantener la misma línea de atención a la eficiencia del
sistema ya que los usuarios lo consideran altamente efectivo y además trabaja dentro de los
estándares requeridos para su correcto funcionamiento dentro de las estaciones de trabajo
del instituto.
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Mantenibilidad: esfuerzo necesario para adaptarse a las nuevas especificaciones y
requisitos del software. El resultado de la evaluación de éste aspecto fue satisfactorio
excepto por los siguientes aspectos de tipo II encontrados durante el proceso de
examinación (la información fue recabada gracias al análisis que realizó el equipo auditor de
la información contenida en las evidencias N°3 y N°4):
• El módulo de contabilidad permite cambios en su codificación o diseño pero requieren
de gran cantidad de tiempo.
• El INAVI puede realizar un número determinado de corrección en la codificación y en
el diseño del sistema, pero no en todo ya que el software es desarrollado por otra
compañía.
• El módulo de contabilidad no tiene la capacidad de evitar efectos inesperados cuando
se aplican cambios en la codificación del mismo, por tal motivo si se implantan
cambios no se pueden detectar los fallos que posiblemente generen.
Recomendaciones
Se recomienda al ente auditado, realizar un estudio de factibilidad para determinar la
posibilidad de adquirir o desarrollar un nuevo software que permita hacer modificaciones en
su codificación y diseño sin invertir gran cantidad de tiempo, además, el nuevo sistema debe
ofrecer al personal de mantenimiento un número ilimitado de correcciones y debe poseer la
tolerancia necesaria para los cambios que se le apliquen.
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Portabilidad: capacidad del módulo de contabilidad de ser transferido de un entorno a
otro. La información recabada y examinada de las herramientas de evaluación aplicadas
(Evidencias N°3 y N°4), señaló los siguientes hallazgos dando un resultado satisfactorio con
excepciones tipo II, estos aspectos fueron:
• Como el módulo de contabilidad está íntimamente relacionado con otros módulos de
naturaleza similar, el mismo no puede ser reemplazado por un módulo de otro sistema
que opere bajo el mismo propósito y el mismo entorno.
• Los usuarios consideran alta la capacidad de portabilidad sólo si el sistema completo
con módulos se transfiere a otro entorno operativo, de lo contrario se considera baja
por la relación de sus módulos.
• El módulo de contabilidad no ha sido probado en plataforma LINUX.
Recomendaciones
Se recomienda a la parte auditada, estudiar, desarrollar e implementar la
independencia de los módulos para su portabilidad, es necesario hacer pruebas pertinentes
en ambiente LINUX sobre el funcionamiento del sistema ya que existe el Decreto 3.390 que
avala la migración de todas las empresas públicas a software libre, por tanto deben
realizarse las adecuaciones necesarias para su implantación en esta plataforma, cabe
destacar que es un proceso complejo que lleva tiempo, por tal motivo se debe manejar como
proyecto a largo plazo.
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Eficacia: capacidad del módulo de contabilidad para permitir a los usuarios lograr las
metas especificadas con exactitud e integridad. En este aspecto, como resultado de la
información recabada gracias a las evidencias contundentes N°3 y N°4 (encuestas y
entrevistas), el módulo de contabilidad cumple con las funciones básicas de registro y control
de asientos contables, además permite ubicar, consultar, modificar y anular operaciones
contables sin hacer gastar mucho tiempo a los usuarios, además, la información contenida
en los informes que genera puede utilizarse perfectamente para la toma de decisiones. Por
tal motivo, “no” se encontraron hallazgos de gran significación con excepciones, es decir, se
obtuvo un resultado satisfactorio de la evaluación.
Productividad: capacidad del módulo de contabilidad para permitir a los usuarios
emplear cantidades apropiadas de recurso en relación a la eficacia lograda. Producto de la
encuesta anexada como evidencia N°3 y aplicada a los usuarios del sistema, e incluyendo la
observación directa del módulo de contabilidad el usuario al procesar una operación contable
lo hace sin gastar mucho tiempo y esfuerzo, además, el módulo de contabilidad utiliza
correctamente los recursos del CPU y la memoria RAM sin llegar a sus límites a pesar de
que requiera la atención de mas de 50 trabajos por unidad de tiempo. Se puede mencionar
que “no” se encontraron hallazgos significativos con excepciones de algún tipo, que afecten
el funcionamiento y operabilidad del sistema. El resultado fue satisfactorio.
Seguridad: capacidad del módulo de contabilidad para lograr niveles aceptables de
riesgo de daño a las personas, institución, software, propiedad o entorno, en un contexto
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especificado de uso. Los riesgos son normalmente el resultado de deficiencias de la
funcionalidad (incluyendo seguridad), fiabilidad, usabilidad o facilidad de mantenimiento. De
acuerdo a la evaluación realizada y a las observaciones hechas al módulo de contabilidad, el
equipo auditor no detectó hallazgo alguno con excepciones, que atenten con la integridad de
los datos contables y que generen un riesgo operacional para el INAVI en general. Partiendo
de la información extraída de las evidencias irrefutables N°3 y N°4, se obtuvieron los
siguientes resultados:
• El módulo valida usuario y contraseña para ingresar y utilizar sus funciones que están
asignadas de acuerdo al rol de los empleados en el área de contabilidad.
• En este mismo contexto el módulo de contabilidad evita modificaciones posteriores a
la fecha de cierre mensual como medida de seguridad.
• Los datos que maneja el módulo de contabilidad es muy sensible, por tanto la
utilización de estas estrategias de seguridad mitigan la ocurrencia de un riesgo
operacional que afecte al INAVI.
• El módulo de contabilidad utiliza la encriptación para proporcionar privacidad a las
claves secretas.
De acuerdo a estos resultados, el equipo de auditores concluyó que el proceso de
evaluación aplicado a esta directriz fue satisfactorio.
Satisfacción: capacidad del módulo de contabilidad para satisfacer a los usuarios
como respuesta a su interacción y actitudes hacia el uso del mismo. En este aspecto “no” se
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encontraron hallazgos de gran importancia con excepciones de ningún tipo, que afecte la
gestión administrativa del módulo de contabilidad, los usuarios se encuentran satisfechos con
la implantación del módulo de contabilidad y del sistema en general.
8. Conclusiones
Según la evaluación y examinación del módulo de contabilidad del sistema integrado,
administrativo y financiero del INAVI, sede Central, el equipo auditor concluyó que:
• El módulo de contabilidad es un subsistema completo que recoge todas y cada una de
las operaciones con contenido económico que figuran de acuerdo a la Oficina
Nacional de Contabilidad Pública (ONCOP).
• El módulo de contabilidad permite la captura de documentos en el lugar más cercano
a donde se producen, evitando, en lo posible, los procesos manuales de información.
Además la captura o toma de datos sólo se realiza una vez, produciéndose las
actualizaciones correspondientes en cada proceso relativo sin necesitar reiterar dicho
tratamiento de la información de entrada.
• El módulo de contabilidad maneja información procesada en tiempo real, lo que
posibilita que los resultados estén constantemente actualizados, y por tanto, no
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retrasados en el tiempo.
• El módulo de contabilidad le permite al usuario extraer información, según sus
necesidades, y sin intervención de los departamentos de informática.
• El módulo de contabilidad tiene procedimientos que minimizan la posibilidad de
accesos no deseados a la información, ya sea para modificarla, ya sea sólo a
consultarla.
• El módulo de contabilidad realiza, en cada caso, las actualizaciones en la base de
datos de forma adecuada, permitiendo que la información en ella contenida sea no
sólo correcta, sino integra y coherente.
Para finalizar, el resultado del proceso de auditoría informática para el INAVI fue
satisfactorio ya que el equipo estuvo atento en cumplir con el programa de trabajo, hacer las
reuniones con el personal del área evaluada, aplicar las herramientas de levantamiento de
información y aportar las conclusiones necesarias caracterizando el funcionamiento del
módulo de contabilidad y recomendando mejorar para optimizar su uso, cabe destacar, que
se deja abierta la posibilidad a la institución de ofrecer propuestas de mejora en beneficio del
Sistema Integrado, Administrativo y Financiero a fin de alcanzar los objetivos institucionales
con ahorro de tiempo y recursos.
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9. Evidencias
Evidencia N°1 – Programa de Auditoría
Todas las actividades que comprendan las acciones de solicitar, obtener, requerir,
comprobar, adquirir algún documento o información en específico se deberá marcar con una
“X” alguna casilla que indique el estado de lo solicitado, cuyo significado es el siguiente:
N/S: No se tiene, se necesita.
N/N: No se tiene, no se necesita.
S/NU: Se tiene pero no se usa.
S/INC: Se tiene pero esta incompleto.
S/NOAC: Se tiene pero no está actualizado.
S/N ADEC: Se tiene pero no es el adecuado.
S/ CORR: Se tiene, es el correcto, está actualizado y se usa.
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Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
1. Solicite documentos relacionados con los objetivos a corto y largo plazo del departamento de contabilidad.
X
2. Solicite un organigrama estructural del departamento de contabilidad.
X
3. Obtenga información escrita donde figuren todos los elementos físicos y lógicos del área de contabilidad. En cuanto a hardware, figurarán las CPU's, unidades de control local y remotas, periféricos de todo tipo, etc. En relación al software se representarán todos los productos lógicos del sistema, desde el software básico hasta los programas de utilidad adquiridos o desarrollados internamente.
X
Se obtuvo el plano del piso 8, que contiene la distribución de los elementos físicos y lógicos del departamento de contabilidad y se observó un inventario de aplicaciones, que poseen las estaciones de trabajo.
4. Requiera el manual de políticas, reglamentos internos y lineamientos generales.
X
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(1.0) Fecha: Julio 2013
Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
5. Compruebe la existencia de un previo estudio de factibilidad del módulo para verificar si se consideró la disponibilidad y características del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilización del mismo, el costo y los beneficios que reportaría el sistema, el efecto que produciría en quienes lo usarían y el efecto que éste tendría sobre diferentes sistemas.
X
Por medio de las entrevistas realizadas al Jefe de la División de Registros Contables, se determino que existió un estudio de factibilidad previo a la implantación del módulo auditado.
6. Obtenga la fecha de instalación del software en estudio.
X
7. Adquiera el manual técnico del módulo de contabilidad.
X
8. Requiera el manual usuario del módulo de contabilidad.
X
9. Solicite el manual de normas y procedimiento del módulo de contabilidad.
X
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Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
10. Identifique el tipo de configuración operacional del módulo contabilidad.
El tipo de configuración es cliente-servidor con opción a se utilizado como aplicativo web.
11. Detalle las especificaciones técnicas del módulo de contabilidad.
El sistema actual tiene sus especificaciones adecuadas, y están reflejadas en entregable de atributos de calidad.
12.Detalle si el módulo de contabilidad posee un adecuado control y seguridad sobre los datos.
Posee una Base de datos Oracle que protege y da integridad a los datos y al igual que el módulo de contabilidad posee control de acceso.
13. Contemple la operatividad del módulo de contabilidad y detallar si: ¿Es fácil de usar?, ¿Es intuitivo?, ¿posee lagunas?, ¿hay faltas de control?, ¿se ajusta al
Es fácil de usar para empleados que llevan tiempo utilizando el módulo, pero para usuarios
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(1.0) Fecha: Julio 2013
procedimiento existente?. inexpertos requiere de un
Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
tiempo prologando de aprendizaje.
14. Observe el funcionamiento del módulo de contabilidad y tomar nota sobre ¿Qué hace, quién lo hace, cuándo y cómo?.
El módulo de contabilidad posee un buen funcionamiento, el analista contable introduce los datos de las cuentas no modeladas, el sistema procesa la información y arroja el asiento contable.
15. Determine el flujo, nivel y jerarquía de la información que tiene el módulo de contabilidad.
El flujo de la información es el correcto y tiene relación con todos los módulos del sistema, partiendo desde el de presupuesto y finalizando con
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(1.0) Fecha: Julio 2013
tesorería.
Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
16. Observe cómo es el procedimiento de entrada y salida de datos en el módulo de contabilidad.
El procedimiento de entrada, es sencillo: el módulo muestra las ventanas compuestas por formularios que el usuario que conoce del tema de contabilidad debe ir llenando para procesar el registro contable.
17. Determine si existe la posibilidad de simplificar el procesamiento de datos para aprovechar el funcionamiento del módulo de contabilidad.
Existe la necesidad de hacer mas amigable el entorno operativo del módulo de contabilidad para usuarios inexpertos e incluir un módulo de ayuda en línea para cualquier duda que se tenga
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sobre su uso.
Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
18. Identifique el tamaño y características de las Bases de Datos del módulo de contabilidad (información general).
El tamaño de la base de datos es de 32 tablas y contiene las entidades utilizadas por el módulo de contabilidad para crear el registro correcto de los datos.
19. Especifique el número de usuarios que se conectan al módulo de contabilidad y los privilegios que poseen.
Se conectan al módulo de contabilidad ocho (8) usuarios con privilegios diferenciados entre el Jefe de División de Registro Contable y los Analistas Contables.
20. Identifique las técnicas de seguridad lógica aplicadas al módulo de contabilidad: control de acceso, autenticación, encriptación,
Se utilizan todas las técnicas de seguridad definidas en este ítem.
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firewalls, antivirus, entre otros.
Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
21. Entreviste al Jefe de Contabilidad para determinar los cargos y las funciones específicas de los empleados del departamento de contabilidad.
Se realizaron entrevistas al Jefe de División Registro Contable y se obtuvieron con éxito los resultados de las mismas, quedando demostrado en las evidencias del informe final de auditoría.
22. Aplique encuestas y entrevistas a los usuarios del software seleccionado para determinar la calidad interna, externa y uso del mismo.
Se aplicaron con éxito las encuestas a los usuarios del módulo, obteniendo información relacionada con la calidad interna, externa y de uso del módulo de contabilidad.
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23. Entreviste al Jefe de la División de Red y Base de Datos para determinar el tipo de red informática existente
Se entrevisto a la Jefe de División de Red y Base de datos del
Auditoría: Gestión de Calidad y Auditoría Informática. Realizado por:Equipo del PST
Inicio: 25/06/2013Fin: 12/07/2013
Módulo de Contabilidad, Sistema INAVI Fecha de Revisión:17/07/2013
Procedimiento N/S N/N S/NU S/INC S/NOAC S/N ADEC
S/ CORR
Observación
en el departamento de contabilidad, así como también, su configuración, rendimiento y las fallas que regularmente ocurren.
INAVI, obteniendo datos sobre la configuración de la red local, la seguridad lógica y la seguridad física aplicada a los equipos de cómputo y aplicaciones, además de las fallas de conexión que regularmente ocurren.
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(1.0) Fecha: Julio 2013
Evidencia N°2 – Guía de descripción del Módulo de Contabilidad
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Evidencia N°3 – Encuestas de evaluación
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(1.0) Fecha: Julio 2013
Evidencia N°4 – CD grabado de entrevistas realizadas
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