OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL

EVALUACIÓN PANTALLAS Y/O TELEVISORES CRL'S

BOGOTÁ D.C., JUNIO DE 2016

Director General Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspede

Grupo de trabajo Kelly Johanna Serrano RincónContratista

Jairo Antonio Palacios PeñaProfesional Especializado 6 (E)

I. INTRODUCCIÓN 4

II. ALCANCE 4

III. METODOLOGÍA 4

IV. GENERALIDADES Y ANTECEDENTES 4

V. OPORTUNIDADES DE MEJORA 8

IX. HALLAZGOS 9

EVALUACIÓN PANTALLAS Y/O TELEVISORES CRL'S

I. INTRODUCCIÓN

Evaluar las condiciones de uso, custodia, seguridad, beneficio comunitario, beneficioinstitucional de los monitores industriales que actualmente se encuentran en trece (13)Centros Recreodeportivos Locales del Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria en lasdiferentes localidades. Al mismo tiempo analizar las condiciones y modalidad del contratomediante el cual fueron adquiridos, verificando la planeación, objeto, entrega, suministro yadaptación al escenario.

II. ALCANCE

La evaluación se desarrolló en el marco del trabajo de campo que viene desarrollando laOficina de Control Interno en cumplimiento del plan de Auditoría 2016. Se visitaron losdiferentes Centros Recreodeportivos Locales, entrevistando a los Coordinadores Locales,Auxiliares Administrativos, Administradores y Personal de vigilancia. Por otro lado se solicitóinformación al Área de desarrollo y Gestión Comunitaria sobre aspectos como ingreso deestos elementos, su utilización, custodia, contrato, entre otros; se consultó la documentaciónen el aplicativo ORFEO en lo que fue posible y finalmente se recibió información de laOficina Asesora de Comunicaciones.

III. METODOLOGIA

Se realizó la evaluación de acuerdo al procedimiento de auditorias internas de la Oficina deControl Interno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyenindagaciones, visitas en campo con obtención de evidencias y/o soportes, con el fin deobtener el soporte necesario para apoyar las conclusiones obtenidas.

Al final de la evaluación se obtendrá como resultado final, un informe indicando lasobservaciones y/o oportunidades de mejora, las cuales serán presentadas a losresponsables respectivos de las dependencias evaluadas.

IV. GENERALIDADES Y ANTECEDENTES

El Instituto Distrital de Recreación y Deportes en desarrollo del proyecto dedescentralización de actividades recreodeportivas en el año 2013, creó el Área de Desarrolloy Gestión Comunitaria, mediante la resolución 419 de 2013 y asignó los profesionalesencargados de cada una de las localidades. Dado que el proyecto incluía el desarrollo deactividades para la comunidad en ámbitos deportivos y recreativos e incluía la promoción de

los mismos por parte de los funcionarios de los equipos locales ,se justificó la compra de losmonitores con el fin de tener un “apoyo informativo y logístico” con el cual se pudierandifundir a los usuarios información sobre actividades, programas y ofertas recreodeportivasen las localidades.

Dado que el Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria no cuenta con recursos, laSubdirección Técnica de Parques, a través del contrato suscrito en el marco legal delAcuerdo 78 de 2002 y el 352 de 2008, autoriza inversión de recursos por parte de laUniversidad Cooperativa de Colombia con radicado No. 142961 de 25/11/2013. Siendo elobjeto contractual: “Contratar el suministro e instalación de monitores industriales dealgunos de los centros Recreo Deportivos, ubicados en distintos parques administrados porel IDRD”.

Posteriormente se remitió la factura de venta No. 16 del 27 de octubre de 2014 por parte dela constructora Los Ángeles DC SAS, a la Universidad Cooperativa de Colombia por un valorde DOSCIENTOS SIETE MILLONES SETECIENTOS NUEVE MIL SEICIENTOS PESOS($207.709.600) incluido IVA. El día 13 de noviembre de 2014, los Coordinadores Localeshacen la respectiva solicitud de pedido a Almacén General y el 25 de noviembre de 2014, elSubdirector Técnico de Parques mediante el memorando 313323 realiza la solicitud deingreso al almacén.

La descripción de la necesidad en los anexos de los acuerdos anteriormente mencionados,con el radicado No. 142961 de 25 de noviembre de 2013 es: “… informar a los usuarios dela localidad cada una de las actividades, programas y ofertas recreodeportivas del IDRD enla localidad y a nivel distrital, y de esta manera llegar de primera mano con la informaciónlocal a los usuarios de los parques y escenarios”. Además, en respuesta del Área deDesarrollo y Gestión Comunitaria del 16 de mayo de 2016 con radicado 187963, semanifiesta “… en la actualidad los monitores se encuentran en buen estado yfuncionamiento y se están utilizando básicamente en actividades como capacitación yreuniones locales, promoción de actividades y servicios del Instituto, proyección de videos ypelículas para los niños en jornadas vacacionales...” por tales razones la Oficina de ControlInterno programó diferentes recorridos y se realizaron visitas a las instalaciones de lossiguientes CRL's:

CENTRORECREODEPORTIVO

LOCALFECHA RESPONSABLE DISPOSICIÓN, USO Y LOCALIZACIÓN FRENTE AL PARQ

San CristóbalVelodromo Primero de

Mayo28/04/2016

José Javier Ruiz (Vigilante)

La pantalla se encuentra dentro de laoficina del CRL, no está a la vista delpúblico y se encuentra almacenada.

Rafael Uribe UribeEstadio Olaya Herrera

28/04/2016José Esneyder

PinzónCoordinador Local

Se encuentra en las oficinas del CRL en elsalón de reuniones. No está a vista del

público, se está utilizando para lasreuniones locales.

MártiresParque Eduardo Santos 03/05/2016

Carlos AlejandroGarcía

AuxiliarAdministrativo

La pantalla se encuentra en laoficina de administración, no se

puede mover de allí debido a quesu base no pasa por la puerta. Se

utilizó en una ocasión para un foro.

Puente ArandaParque Ciudad Montes

03/05/2016Fernando GonzálezCoordinador Local

La pantalla se encuentra en elCRL, está visible al público,sin embargo no se utiliza

debido a que le hace falta unestabilizador. El CRL cuenta

con un video beam el cual seevidenció en uso para

programas de adulto mayor.

Ciudad BolivarParque Candelaria la Nueva

03/05/2016Nury Perez

Coordinadora Local

El televisor fue cambiado de escenario para utilizarlo en el CRL amediados de febrero de 2016, con la dificultad en que no hay punto

de red.

Barrios UnidosPRD

03/05/2016Carlos Avendaño

Administrador

La pantalla se encuentra encerrado enel cuarto de control de

comunicaciones al ingreso de laadministración, poco visible al

público.

UsmeParque Virrey Sur

10/05/2016Sergio Caicedo Administrador

Se encuentra en el lugar visible al público, al ingreso del módulo deadministración, la información que se proyectaba era para los fines

de promoción, sin embargo no se ha utilizado debido a que lainformación está desactualizada.

BosaParque Naranjos

26/04/2016Héctor Mazuera

Coordinador Local

Se encuentra en el salón de reuniones del Equipo Local, con pocavisibilidad al público, se utilizó para la transmisión de un partido de

la selección Colombia con la comunidad, y su utilización esesporádica.

V. OPORTUNIDADES DE MEJORA

1. Escenario

• El problema por el cual no se encuentra en funcionamiento de las pantallas, para elcumplimiento de la necesidad, es la falta de la adecuación física de los Parques. Serecomienda realizar un análisis a los problemas de red que presentan estos equipos yen el caso de no existir el acondicionamiento (estabilizadores, puntos de red, elsoporte de la pantalla es mucho más grande que el espacio para la circulación delmismo, cuestiones de seguridad, información actualizada por parte decomunicaciones, entre otros), adecuarlos para la necesidad que fueron adquiridos.

2. Servicios

• El uso de estas pantallas debe ser compartida por las Áreas misionales del Instituto,bien sea para las actividades de los CRL's, las actividades de la Subdirección Técnicade Recreación y Deportes, Subdirección Técnica de Parques; además, informar sobreeventualidades que se presentan en los diferentes Parques; informar sobre trámites,

servicios; promoción e información en general del Instituto. Con lo anterior, losusuarios que son los directamente beneficiados con estos medios, podrán tenerinformación de primera mano y actualizada; situación que no se evidencia en ningunode los casos mencionados de las visitas realizadas.

• Por medio del Acuerdo 78 de 2002 y el 352 de 2008, la Subdirección Técnica deParques realizó la compra de 14 televisores Samsung de 65” con su respectivosoportes, los 14 Player Samsung y su regulador de corriente. No se documenta elseguimiento por parte de la Subdirección Técnica de Parques que suministró elrecurso y del Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria quién recibió los elementos,lo anterior desde el suministro e instalación del Monitor Industrial, del regulador deVoltaje, del suministro de los Player y la instalación del punto eléctrico y de datos.

VI. HALLAZGOS

Hallazgo 1.

Se evidenció, en las diferentes visitas que las pantallas adquiridas por medio del Acuerdo 78de 2002 y el 352 de 2008 para la “información a los usuarios de la localidad cada una de lasactividades, programas y ofertas recreodeportivas del IDRD en la localidad y a nivel distrital,y de esta manera llegar de primera mano con la información local a los usuarios de losparques y escenarios”; actualmente no cumple con dicho objeto. En razón a que algunos deestos elementos no se han utilizado desde el suministro hasta la fecha de esta evaluación,otros se utilizan esporádicamente “en actividades como capacitación y reuniones locales,promoción de actividades y servicios del Instituto, proyección de videos y películas para losniños en jornadas vacacionales” incumpliendo lo anterior con la necesidad plasmada en losestudios previos. Por último se observó que algunos de los puntos habilitados para laubicación de las pantallas no cumplen con la suficiente exhibición al público, limitando y/oanulando la información a los usuarios. Lo que puede ocasionar detrimento patrimonial.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI : En razón al análisis entregado por el Área de Desarrollo y GestiónComunitaria en el radicado No. 247393 de 17 de junio de 2016; frente al hallazgo No. 1“Como podemos observar, en los diferentes Centros Recreo Deportivos Locales no secuenta con la infraestructura…( )… apoyo tecnológico en los programas adelantados entemas referentes a nuestra misión.”; finalmente la Oficina de Control Interno concluye que ladeficiencia que generó el hallazgo en el informe preliminar se mantiene, en razón a que larespuesta no desvirtúa los hechos que permiten concluir que el objeto para el cual fueron

adquiridos las pantallas no se cumple.

Hallazgo 2.

Se evidenció, que la compra de estos elementos adoleció de planeación, bien sea por faltade coordinación de las diferentes dependencias (Área de Desarrollo y Gestión Comunitaria,Subdirección Técnica de Parques, Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, Área deSistemas y Oficina de Comunicaciones), ó en el sentido de buscar la promoción de susactividades a través de la implementación de un plan de acción para integrar a todas lasÁreas competentes en la divulgación de la información que le interese a los usuarios. Serequiere que al formular este tipo de compra de elementos para el apoyo en la divulgaciónde estas actividades, se enmarque en el ciclo PHVA, en donde la planeación se ajuste alplan de desarrollo y su ejecución beneficie a la población objeto.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: En razón al análisis entregado por el Área de Desarrollo y GestiónComunitaria en el radicado No. 247393 de 17 de junio de 2016; frente al hallazgo No. 2 “Laspantallas ubicadas en los Centros Recreo Deportivos Locales… () …que esta beneficiandola comunidad en cada una de las localidades” en tal sentido, la Oficina de Control Internomantiene el hallazgo, dado que la falla existe en la carencia de planeación, para la comprade este tipo de suministros, sustentados en los estudios previos, de los cuales carece esteproyecto.

Hallazgo 3.

Se evidenció, que no existe un plan de comunicaciones coordinado institucionalmente parala promoción de las actividades a nivel local, en el sentido de que se suministraronelementos de alto costo, se invirtieron recursos en la ampliación de redes informáticas, setienen los programas Institucionales en Recreación y Deporte; sin embargo, desdemediados de 2015, no se ha gestionado por parte de la Administración contenidosactualizados de información a nivel local para la comunidad y para la óptima utilización deestos elementos.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI: En razón al análisis entregado por el Área de Desarrollo y GestiónComunitaria en el radicado No. 247393 de 17 de junio de 2016; frente al hallazgo No. 3 “A lafecha, el Área de desarrollo y Gestión Comunitaria…()... preparadas para las diferentes

ALCAlOfA MAYORDE BOGOTÁ O.C.

CULTURA, RECREACION V DEPORTEIn,u,llJIoOisln~oeR~ V Oe!lotle

reuniones locales" la Oficina de Control Interno mantiene el hallazgo en el sentido de la faltade coordinación entre dependencias para generar un plan de comunicaciones a nivel local.

Cordialmente, m ~LUISFRANClscwRNTE ~ÉSPEDESJefe Oficina De Control Interno

Proyecto ~ ~HY Johanna Serrano Rincón - Contratista Oficina de Control Interno, Ji A.~_iro Antonio Palacios Peña - Profesional Especializado (E). Oficina de ControllnternoJ1J.

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Calle 63 No. 59A .06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coJnfo: Línea 195Código Postal: 111221

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