INICIATIVA PARA LA REFORMA DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS...

INICIATIVA PARA LAREFORMA DE LAADMINISTRACIÓN DELOS PRESTAMOS(LACI)

MANUAL DEAPLICACIÓN

Septiembre 1998

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Prefacio

El presente Manual contiene los principales conceptos de la Iniciativa para laReforma de la Administración de los Préstamos (LACI, según su sigla en inglés) y sirvede guía al personal del Banco, los prestatarios y los cofinanciadores sobre losprocedimientos de aplicación de la Iniciativa a las operaciones de inversión financiadas oadministradas por el Banco y la Asociación Internacional de Fomento (AIF).

El Banco Mundial puso en marcha la Iniciativa LACI en 1996 con el doblepropósito de encontrar nuevas formas para que el proceso de administración de lospréstamos permita atender mejor las diversas necesidades de los numerosos prestatarios,y aumentar la eficacia en función de los costos. Al diseñar la Iniciativa, el Banco consultóa más de 300 interesados, entre ellos representantes de los países clientes, personal delBanco y organismos de cofinanciamiento. El proceso se puso a prueba y se perfeccionódurante un programa experimental de un año de duración que incluyó 25 proyectos pilotode todas las regiones que se encontraban en distintas etapas del ciclo.

La Iniciativa se basa en la premisa de que una gestión financiera acertada es uncomponente esencial del buen desempeño de los proyectos, pues permite reducir lasdemoras o los obstáculos que se presenten, agilizar los desembolsos y facilitar elseguimiento de los proyectos.

La Iniciativa LACI presenta un sistema integrado de seguimiento de los proyectosque comprende la gestión financiera, los desembolsos, la gestión de las adquisiciones yde los contratos y el progreso físico de los proyectos. Introduce un sistema simplificadode desembolso de los fondos mediante anticipos periódicos a una cuenta especial,tomando en consideración los informes sobre la administración del proyecto (PMR, porsus siglas en inglés). Como tal, esta Iniciativa es más que un procedimientoadministrativo; es un instrumento para incrementar la eficacia en términos de desarrollo.

La Iniciativa LACI se aplicará con flexibilidad, teniendo en cuenta la capacidad delPrestatario en lo que concierne a los aspectos contables, la gestión financiera y lapresentación de informes.

Este Manual será actualizado periódicamente a medida que se tenga másexperiencia con la aplicación de la Iniciativa.

Randolph A. AndersenDirector, Departamento de Préstamos

Septiembre de 1998

INICIATIVA PARA LA REFORMA DE LAADMINISTRACIÓN DE LOS PRÉSTAMOS (LACI)

MANUAL DE APLICACIÓN

ÍNDICE Página

Sección 1 - Introducción

1.01 Iniciativa LACI 11.02 Selección de proyectos 11.03 La reforma 11.04 Método de aplicación de la Iniciativa LACI 21.05 Alcance del Manual 2

Sección 2 -Funciones y Responsabilidades Relacionadas con laIniciativa LACI

2.01 Una estrecha relación de colaboración 32.02 Funciones del Prestatario 32.03 Funciones del Banco 32.04 Funcíones de Operaciones 42.05 Asesores Regionales en Gestión Financiera (ARGF) 42.06 Jefes de Equipo a cargo de proyectos 52.07 Especialistas en Gestión Financiera-Operaciones (FMS-OPR) 52.08 Especialistas en Adquisiciones 62.09 Funciones del Departamento de Préstamos (LOA) 72.10 Personal del Departamento de Préstamos (LOA) 8

Sección 3 - Certificación de los Proyectos para Efectuar Desembolsos enFunción de los PMR

3.01 Proceso de certificación para nuevos proyectos 93.02 Proyectos inadmisibles 93.03 Seguimiento de los planes de acción 103.04 Conversión de los proyectos existentes 103.05 Enmiendas a los Convenios de Préstamo o de Crédito 113.06 Informes sobre la administración del proyecto (PMR) 113.07 Auditorías 12

Sección 4 - Preparativos para los Desembolsos en función de los PMR

4.01 Los procedimientos de desembolso en función de los PMR trimestrales 134.02 Carta de desembolso 13

4.03 Apéndice 1 del Convenio de Préstamo - Retiro de los fondos

del préstamo 14

4.04 Cuentas Especiales 14

4.05 Moneda utilizada en la Cuenta Especial 14

4.06 Selección de un banco para mantener la Cuenta Especial 14

4.07 Moneda utilizada en los PMR y conversión para hacer

las anotaciones en las categorías de gastos 15

4.08 Procedimientos de pago directo y compromiso especial 15

4.09 Procedimiento de reembolso 15

4.10 Documentación necesaria 15

Sección 5 -Tramitación de los Desembolsos en Función de los PMR

5.01 Presentación de las solicitudes de retiro de fondos y los PMR 17

5.02 Formulario de solicitud de retiro de fondos 17

5.03 Plazo para la presentación de los PMR 17

5.04 Distribución de las solicitudes de retiro de fondos y de los PMR 17

5.05 Los requisitos para la tramitación del primer desembolso

en función de los PMR 17

5.06 Condiciones para la tramitación de los PMR subsiguientes 18

5.07 Información sobre el origen de las adquisiciones 19

5.08 Resolución de desacuerdos 19

5.09 Incumplimiento de las disposiciones del Convenio

de Préstamo 20

Sección 6 - Seguimiento del Proyecto

6.01 Asuntos relativos al seguimiento del proyecto y al plan

de acción 21

6.02 Seguimiento de las Cuentas Especiales 21

6.03 Sanciones por no presentar los PMR 21

Sección 7 -Información a los Prestatarios

7.01 Aviso de pago 23

7.02 Resumen mensual de desembolsos 23

7.03 Acceso a la información sobre los desembolsos a travésde Internet. 23

11

SIGLAS Y ABREVIATURAS

BP Normas de Procedimiento del Banco

FMS-LOA Especialista en Gestión Financiera - Departamento de PréstamosFMS-OPR Especialista en Gestión Financiera - OperacionesGP Prácticas Recomendadas

LACI Iniciativa para la Reforma de la Administración de los PréstamosLEG Departamento Jurídico

LOA Departamento de Préstamos

OD Oficial de Desembolsos

OP Procedimientos Operacionales

PMR Informe sobre la Administración del Proyecto (Project ManagementReport)

PPF Servicio de financiamiento para la preparación de proyectosARGF Asesor Regional en Gestión Financiera

DEG Derechos Especiales de Giro

SRF Solicitud de Retiro de Fondos

iii

Manual de aplicación de la Iniciativa LACI Página I

Sección 1 - Introducción

1.01 Iniciativa LACI. Como parte del Pacto Estratégico, el Banco' está poniendo enpráctica la Iniciativa para la Reforma de la Administración de los Préstamos(Iniciativa LACI, según su sigla en inglés). Los objetivos de esta Iniciativa son:

* mejorar la eficacia en términos de desarrollo mediante el fortalecimiento de lagestión financiera de los proyectos;

* mejorar el servicio a los clientes mediante la participación desde las primerasetapas en los proyectos propuestos; la identificación de los conocimientos degestión financiera adicionales que son necesarios para ejecutar eficazmentelos proyectos, y la reducción de la carga administrativa causada por ladeclaración detallada de cada gasto efectuado;

* aumentar la eficacia en función de los costos mediante la modificación de losprocesos de desembolso y de rendición de cuentas por parte del Prestatario.

* mantener la integridad financiera del Banco.

1.02 Selección de proyectos. La Iniciativa LACI se aplica en los siguientes casos:

* a todos los proyectos cuya evaluación inicial se haya hecho a partir del 1 dejulio de 1998, y

* a todos los proyectos existentes con menos de tres años de antiguedad alcomienzo del ejercicio fiscal de 1999 (es decir, los proyectos aprobados apartir del 1 de julio de 1995), y a otros proyectos que el prestatario soliciteincluir en la Iniciativa.

1.03 La reforma. La Iniciativa LACI presenta un sistema integrado de seguimiento delos proyectos que comprende la gestión financiera, los desembolsos, la gestión delas adquisiciones y de los contratos y el progreso físico de los proyectos.Introduce también un sistema simplificado de desembolso de los fondos medianteanticipos periódicos a una cuenta especial, tomando en consideración los informessobre la administración del proyecto (PMR, por su sigla en inglés). Estosinformes vinculan los gastos admisibles con el progreso físico efectivo delproyecto. La entidad del Prestatario encargada de ejecutar el proyecto estableceráy mantendrá un sistema adecuado de gestión financiera y de presentación deinformes, lo cual es requisito para la aplicación eficaz de este sistema simplificado

El término "Banco- incluye a la AIF. y -préstamos" se refiere a todos los fondos administrados por el Banco, incluso loscréditos, los anticipos del Servicio de financiamiento para la preparación de proyectos, las donaciones de Fondo para elDesarrollo Institucional, los fondos fiduciarios y otros fondos relacionados con los proyectos.

Página 2 Manual de aplicación de la Iniciativa LACI

de desembolsos. La revisión del progreso fisico del proyecto por el personal de

Operaciones y una mayor coordinación entre éste y el Departamento de Préstamos

en cada etapa del proyecto son dos aspectos fundamentales. Los actuales

procedimientos de desembolso seguirán vigentes para los proyectos que no reúnan

los requisitos para el desembolso en función de los PMR.

1.04 Método de aplicación de la Iniciativa LACI. La Iniciativa LACI se aplicará

con flexibilidad, tomando en cuenta la capacidad del Prestatario para realizar la

gestión financiera de los proyectos y para presentar los informes correspondientes.

Se mantendrá la exigencia de realizar una buena gestión financiera de los

proyectos, tal como se señala en las Normas Procedimiento y las Prácticas

Recomendadas OP/BP 10.02 - Financial Management (Gestión financiera)

(Anexo 1), con inclusión de informes periódicos sobre la marcha de los proyectos

para fines de gestión y seguimiento. El Banco tratará de obtener el acuerdo de los

países cuando se utilicen los PMR como base de la nueva metodología de

desembolso, particularmente en el caso de los proyectos existentes.

1.05 Alcance del Manual. El presente Manual contiene los principales conceptos de la

Iniciativa LACI y sirve de guía al personal del Banco, los prestatarios y los

cofinanciadores sobre los procedimientos de aplicación de la Iniciativa a las

operaciones de inversión financiadas o administradas por el Banco y la

Asociación Internacional de Fomento (AIF). Los procedimientos de la Iniciativa

se aplicarán al Servicio de financiamiento para la preparación de proyectos, el

Fondo para el Desarrollo Institucional, los fondos fiduciarios y las operaciones de

cofinanciamiento 2 administrados por el Banco, y el sistema de contabilidad y de

presentación de informes será el que corresponda a cada proyecto.

2 Con sujeción al acuerdo de los donantes o cofinanciadores.

Manual de aplicación de la Iniciativa LACI Página 3

Sección 2 - Funciones y Responsabilidades Relacionadas con la Iniciativa LACI

2.01 Una estrecha relación de colaboración. El éxito de la aplicación de la Iniciativadepende de la estrecha colaboración entre los prestatarios y el Banco.

2.02 Funciones del Prestatario. Para la Iniciativa LACI se requiere el establecimientoy mantenimiento de sólidos sistemas de gestión financiera que generenoportunamente la información financiera necesaria para administrar de mejormanera la ejecución de los proyectos. A tal efecto, el Prestatario debe:

* mantener una estructura de organización que defina claramente lasresponsabilidades relacionadas con las actividades del proyecto e incluya alpersonal necesario;

* contar con un buen sistema de gestión financiera y de presentación deinformes para elaborar los informes sobre la administración de los proyectos(PMR);

* contar con un sistema de gestión financiera apropiado que genere los estadosfinancieros anuales en cumplimiento de las normas que el Banco considereaceptables3;

* incluir los recursos necesarios en el presupuesto anual y asegurar eldesembolso oportuno de los fondos de contrapartida a los organismos deejecución;

* disponer a su debido tiempo el nombramiento de un auditor independientecon arreglo a términos de referencia adecuados, y asegurar la presentación deestados financieros anuales e informes de auditoría en cumplimiento de lasnormas que el Banco considere aceptables.

2.03 Funciones del Banco. Las responsabilidades fiduciarias para la aplicación de laIniciativa LACI en el Banco recaen en los departamentos de Operaciones y deContraloría, en coordinación con el Departamento Jurídico. La principalresponsabilidad corresponde a Operaciones y el éxito que se logre depende delcompromiso y el liderazgo de los directores subregionales. Los departamentossubregionales deberán asegurarse de que la gestión financiera de los proyectos seaadecuada antes de que éstos sean aprobados por el Directorio Ejecutivo y durantela etapa de ejecución. De la misma manera, Contraloría deberá asegurarse de queen todas las regiones se cuente con una gestión financiera adecuada de losproyectos y con la documentación necesaria sobre la Iniciativa LACI para apoyar

3 Por ejemplo, el Banco acepta las Normas Internacionales de Contabilidad, publicadas anualmente por la Comisión deNormas Internacionales de Contabilidad (IASC) y ampliamente aceptadas por los contadores profesionales.


así la aprobación de los proyectos y el desembolso de los fondos. El

Departamento Jurídico deberá asegurarse de que en los acuerdos legales se

incluyan todas las disposiciones necesarias relativas a la gestión financiera de los

proyectos, y determinará los recursos legales disponibles en el caso de

incumplimiento de las obligaciones contraídas.

2.04 Funciones de Operaciones. Para facilitar la aplicación de la Iniciativa LACI, la

administración de las oficinas regionales deberá:

* incluir en la estrategia de asistencia al país el fortalecimiento de la capacidad

de gestión financiera en la medida que esto sea necesario;

* incluir en el plan anual de actividades de cada departamento subregional los

recursos necesarios para la evaluación y el examen de la gestión financiera

del proyecto e incluir las tareas respectivas en los programas de trabajo

convenidos;

* establecer un sistema de respaldo para los especialistas en gestión financiera

(FMS, según su sigla en inglés), los especialistas en adquisiciones y los jefes

de equipo, para asegurar que se mantengan los niveles de servicio para la

tramitación de los desembolsos;

* asegurar que en la evaluación inicial de cada proyecto se evalúe el sistema de

gestión financiera;

* trabajar con los prestatarios para fortalecer su capacidad de gestión financiera,

y asegurarse de que se cuente con la asistencia técnica y la capacitación

necesarias;

* en coordinación con el Departamento de Préstamos (LOA), dar a conocer a

los prestatarios la Iniciativa LACI y los procedimientos para su aplicación.

2.05 Asesores Regionales en Gestión Financiera (ARGF). Los asesores regionales

en gestión financiera orientarán a los FMS-OPR en su labor, además de

desempeñar sus funciones habituales de asesoría contable y de auditoría. Las

principales responsabilidades de los ARGF con respecto a la Iniciativa LACI

serán, entre otras:

* asegurar una adecuada dotación y contratación de especialistas FMS, en

colaboración con los directivos de la oficina regional;

* asesorar y supervisar el control de calidad respecto de los FMS-OPR;


* colaborar con los jefes de división del LOA en los asuntos relativos a lagestión financiera y a los desembolsos;

* coordinar el examen de la cartera vigente con los departamentossubregionales, a fin de identificar los proyectos que reúnen las condicionespara el desembolso en función de los PMR;

* realizar y coordinar las evaluaciones de la responsabilidad financiera de lospaíses, que comprenden las normas de contabilidad, presentación de informesfinancieros y auditoría, y

* participar como miembros de la Junta de Gestión Financiera de la Red deServicios Operacionales Básicos;

2.06 Jefes de Equipo a Cargo de Proyectos4 . Serán responsables de:

* efectuar una evaluación general y ratificar la admisibilidad de los proyectospara el desembolso en función de los PMR, a partir de la recomendación delFMS-OPR y del especialista en adquisiciones (Anexo 4);

* coordinar con el Departamento Jurídico (LEG) los asuntos relacionados conla Iniciativa LACI;

* incluir al FMS como miembro del equipo del proyecto para que se encarguede los aspectos relativos a la gestión financiera;

* revisar los PMR trimestrales, particularmente la Sección 2 sobre indicadoresde progreso físico, y certificar, en consulta con el FMS-OPR y el especialistaen adquisiciones asignados al proyecto, la veracidad de la información paraproceder al desembolso.

2.07 Especialistas en Gestión Financiera-Operaciones (FMS-OPR). Cadaespecialista tendrá a su cargo una cartera y deberá determinar si la gestiónfinanciera de los proyectos y el sistema de presentación de informes se ajustan alas exigencias de la Iniciativa LACI. El FMS-OPR estará destacado en la sede delBanco Mundial o en una oficina fuera de la sede. Como miembro del equipo, susprincipales funciones serán:

* asumir la responsabilidad fiduciaria del proceso de gestión financiera, y ser elprincipal encargado de las relaciones con el Prestatario dentro de esta área;

4 También pueden denominarse --jefes de equipo" o 'jefes de proyecto".


* participar en todas las etapas del ciclo del proyecto, desde la preparación

hasta su conclusión, para asegurar que los requisitos de la Iniciativa LACI se

cumplan y mantengan debidamente;

* realizar una evaluación del sistema de gestión financiera del proyecto

siguiendo las directrices generales (Anexo 2), y preparar el informe de dicha

evaluación (Anexo 4);

* trabajar con el Prestatario, en la medida que sea necesario, para elaborar y

hacer el seguimiento de un plan de fortalecimiento de la gestión financiera,

incluidos los desembolsos en función de los PMR;

* examinar los estados financieros presentados en el PMR trimestral, certificar

su adecuación y hacer recomendaciones para la entrega de fondos (Anexo 5);

* asegurar el nombramiento de un auditor competente, normalmente antes de la

entrada en vigencia del préstamo, al que se le darán términos de referencia

específicos;

* verificar el cumplimiento de las disposiciones financieras, incluidas las

auditorías y la adopción de las medidas necesarias, y mantener al día la

información del sistema de cumplimiento de los informes de auditoría

(ARCS, según sus siglas en inglés).

2.08 Especialistas en Adquisiciones. Ellos tendrán las siguientes responsabilidades:

* ejercer obligaciones fiduciarias (de revisión y aprobación) para la realización

de las adquisiciones correspondientes a proyectos financiados y/o

administrados por el Banco;

* colaborar con el organismo de ejecución para elaborar el plan de

adquisiciones del proyecto;

* llevar a cabo una evaluación del sistema de gestión de las adquisiciones

siguiendo las directrices generales que se presentan en el Anexo 3, y preparar

el informe respectivo (Anexo 4);

* trabajar con el Prestatario, en la medida que sea necesario, a fin de elaborar y

hacer el seguimiento de un plan para mejorar la gestión de las adquisiciones,

incluidos los desembolsos en función de los PMR;


* participar en todas las etapas del ciclo del proyecto, desde la preparaciónhasta su conclusión, para asegurar que los requisitos relativos a lasadquisiciones se cumplan y mantengan debidamente;

* examinar la Sección 3 de los PMR trimestrales (relativa a las adquisiciones),certificar su adecuación y hacer recomendaciones para la entrega de fondos(Anexo 5);

2.09 Funciones del Departamento de Préstamos (LOA). El LOA cumple unafunción de contraloría en la administración de los préstamos, incluida la gestiónde los desembolsos y las operaciones de reembolso dentro del Banco. El LOAasegura que se cumplan las políticas y procedimientos del Banco relativos a lagestión financiera' y los desembolsos". De conformidad con las decisionesadoptadas por la Junta de Gestión Financiera de la Red de ServiciosOperacionales Básicos (OCS) y por otras unidades pertinentes del Banco, el LOAtambién es responsable de:

* preparar materiales de capacitación y comunicación sobre los procedimientosrelativos a la Iniciativa LACI para el personal del Banco y para losprestatarios;

* establecer, aplicar y verificar los niveles de servicio para la tramitación de losdesembolsos en el marco de la Iniciativa LACI;

* hacer un seguimiento de los avances logrados en la aplicación de la Iniciativa,incluido su impacto en los desembolsos globales y en la utilización de lasCuentas Especiales;

* mejorar los servicios de información para recolectar y difundir los datos sobrela gestión financiera;

* seguir los resultados de los nuevos procedimientos y proponer lasmodificaciones necesarias;

* coordinar con Adquisiciones, el Departamento Jurídico y otros departamentospertinentes los asuntos relativos a la política de desembolsos y a la aplicaciónde la Iniciativa LACI;

* coordinar con los bancos de desarrollo multilaterales y otros donantes con elfin de uniformar los procedimientos de gestión financiera;

5 Véase OP/BP 10.02 - Financial Management (Gestión financiera) (se adjunta como Anexo 1)6 Véase OP/BP/GP 12.00 - Disbursements (Desembolsos)


* formular una estrategia relativa a la dotación de personal para la aplicación de

la Iniciativa LACI, y

* proporcionar personal de apoyo a la Junta de Gestión Financiera de la Red de

Servicios Operacionales Básicos.

2.10 Personal del Departamento de Préstamos (LOA). Bajo la dirección de los jefes

de división de este departamento, los equipos del LOA encabezados por los

Especialistas en Gestión Financiera (FMS-LOA) y/o los Oficiales de

Desembolsos (OD), además de llevar a cabo sus actuales funciones de

administración de préstamos, tendrán las siguientes responsabilidades:

* asegurar el cumplimiento de los objetivos relativos a la gestión financiera;

* promover el intercambio de información entre distintos proyectos;

* asegurar que se haya realizado la evaluación del sistema de gestión financiera

y que ésta se haya firmado en nombre del LOA, con indicación de una de las

tres opciones7 (Anexo 4);

* trabajar en coordinación con el FMS-OPR para identificar y dar solución a los

problemas relacionados con la gestión financiera de los proyectos;

* aprobar los paquetes de financiamiento preliminares para entablar las

negociaciones;

* hacer un seguimiento de los avances logrados en la aplicación de la Iniciativa

LACI, incluido su impacto en los desembolsos globales y en la utilización de

las Cuentas Especiales;

* coordinar con otros miembros del equipo del proyecto8 , incluidos los

funcionarios de Adquisiciones y del Departamento Jurídico, los aspectos del

proyecto relacionados con la Iniciativa LACI, y

* examinar y aprobar desembolsos en función de los PMR, teniendo en cuenta

las recomendaciones del jefe de equipo, el FMS-OPR y el especialista en

adquisiciones (Anexo 5).

7 Sobre la base de esta evaluación, se decidirá si el sistema de gestión financiera: i) permite llevar a cabo los desembolsos

en función de los PMR. ii) es básicamente adecuado pero sc siguen haciendo mejoras en los procedimientos para permitir

desembolsos en función de los PMR. o iii) no cuenta con los controles básicos necesarios para permitir que el proyecto

siga adelante. (LACI Implementation Strategy Paper, del 22 de abril de 1998.)

8 El equipo del proyecto incluye al jefe dcl equipo, el especialista en adquisiciones, el asesor jurídico, el FMS-OPR y el

FMS-LOA/OD.


Sección 3 - Certificación de los Proyectos para Efectuar Desembolsos en Funciónde los PMR

3.01 Proceso de certificación de nuevos proyectos. Para todos los proyectos cuyaevaluación inicial se efectúa a partir del 1 de julio de 1998, se debe contar con unespecialista en gestión financiera de Operaciones (FMS-OPR) en el equipo delproyecto. Este especialista deberá hacer una evaluación del sistema de gestiónfinanciera del proyecto al comienzo de la etapa de preparación. Los desembolsospara estos proyectos podrán hacerse en función de los PMR siempre y cuando secumplan las siguientes condiciones:

* el FMS-OPR haya efectuado la evaluación del sistema de gestión financiera(Anexo 2) y certificado su adecuación (Anexo 4);

* el especialista en adquisiciones haya realizado la evaluación del sistema degestión de las adquisiciones (Anexo 3) y certificado su adecuación (Anexo 4);

* el jefe del equipo del proyecto haya examinado las evaluaciones del FMS-OPR y del especialista en adquisiciones, y certificado que, en general, elproyecto reúne los requisitos para proceder a los desembolsos en función delos PMR (Anexo 4);

* el LOA haya hecho un examen de la razonabilidad del procedimiento y estéde acuerdo con las recomendaciones del equipo del proyecto (Anexo 4);

* durante la evaluación inicial se haya convenido en el formato de los PMR, sehaya dejado constancia en el plan de ejecución del proyecto y confirmado enlas actas de negociación;

* los requisitos relativos a la Iniciativa LACI estén debidamente indicados enlos convenios legales;

3.02 Proyectos inadmisibles. Cuando no se reúnan los requisitos relativos a laIniciativa LACI que se resumen en el párrafo 3.01 precedente, el equipoencargado del proyecto deberá elaborar un plan de acción que se deberá aplicardentro de un plazo determinado. Dicho plan deberá ser aceptado por el Prestatarioy se adjuntará al informe sobre la evaluación del proyecto para los desembolsos enfunción de los PMR (Anexo 4). Normalmente los proyectos seguirán adelantemientras se aplique el plan de acción, salvo en el caso que se describe másadelante en el párrafo 3.02 b). Se seguirá el siguiente procedimiento:

a) El sistema de gestión financiera del proyecto es básicamente adecuado, pero lossistemas de presentación de informes son inapropiados:

Página lo Manual de aplicación de la Iniciativa LACI

Se seguirán aplicando los procedimientos de desembolso vigentes en el caso de

los proyectos que cuentan con controles internos adecuados pero cuyos sistemas

de contabilidad no permiten elaborar informes del nivel requerido, incluida la

vinculación de la parte financiera con el progreso físico del proyecto o con otros

indicadores necesarios para el seguimiento. El préstamo seguirá adelante sin

retraso, pero dentro de un plazo limitado se deberá aplicar un plan de acción para

fortalecer el sistema de gestión a fin de hacer posibles los desembolsos en función

de los PMR. Durante ese período se prevé que se preparen los siguientes informes

que forman parte del PMR: el Informe 1 A de los estados financieros, y la Sección

3 - Informes sobre la gestión de las adquisiciones.

b) El sistema de gestión financiera y el sistema de presentación de informes son

inadecuados:

Si los proyectos no cuentan con un sistema de control interno o un sólido sistema

de contabilidad para cuando comiencen las negociaciones de los préstamos,

normalmente se retrasará su presentación ante el Directorio Ejecutivo. En

circunstancias muy excepcionales, como en el caso de préstamos de emergencia o

para reconstrucción, la administración podrá decidir que se proceda con el

préstamo a pesar de estos problemas. En tales situaciones, se alertará al

Directorio Ejecutivo y se dispondrán medidas para establecer sistemas de control

interno y de contabilidad esenciales que se aplicarán provisionalmente y antes de

convenir en la utilización de Cuentas Especiales y estados de gastos. Además, en

los documentos del proyecto se deberá incluir un programa de acción correctivo

de duración limitada que deberá contemplar los recursos financieros necesarios

para llevar adelante el programa.

3.03 Seguimiento de los planes de acción. El equipo del proyecto es responsable de

seguir el avance de los planes de acción. Una vez concluido un plan de acción, el

FMS-OPR inicia la conversión del proyecto siguiendo el procedimiento que se

describe a continuación.

3.04 Conversión de los proyectos existentes. Si bien la Iniciativa LACI está dirigida

principalmente a los proyectos nuevos, todos los proyectos existentes que tengan

menos de tres años de antigüedad a partir del 1 de julio de 1998 deberían tenerse

en cuenta para el proceso de conversión, en consulta con el Prestatario.

Asimismo, se debería considerar cualquier otro proyecto respecto del cual el

Prestatario manifieste un interés en tal conversión. Cada departamento subregional

tendrá la responsabilidad principal de examinar la cartera, y el asesor regional en

gestión financiera deberá dar las orientaciones generales y ocuparse de la

coordinación a nivel de la correspondiente oficina regional. El procedimiento de

certificación será el mismo que para los proyectos nuevos y se describe en el

párrafo 3.01. Además, en consulta con el FMS-LOA o el Oficial de desembolsos

(en lo futuro, englobados en el término FMS-LOA/OD), el FMS-OPR deberá:


* analizar la experiencia que se ha tenido hasta la fecha con respecto a lacalidad de las solicitudes de retiro de fondos, el funcionamiento de la CuentaEspecial, la presentación de estados de gastos y la retención dedocumentación en el terreno, así como la eficiencia general del personal acargo de la administración del proyecto y de la contabilidad;

* asegurar que se haya conciliado la Cuenta Especial y se hayan resuelto todoslos asuntos pendientes;

* revisar los informes de supervisión anteriores para evaluar el avance de laejecución y los problemas relacionados con ésta;

* revisar las auditorías de los dos últimos años, así como otros informesfinancieros recibidos para formarse una opinión de la fiabilidad de las cuentasdel proyecto.

3.05 Enmiendas a los Convenios de Préstamo o de Crédito. El jefe del equipo acargo del proyecto iniciará la enmienda al Convenio de Préstamo o de Crédito encoordinación con el Departamento Jurídico (LEG) para indicar que, en losucesivo, los desembolsos se harán en función de los PMR. La enmienda debe seraprobada por el FMS-LOA/OD.

3.06 Informes sobre la administración del proyecto (PMR). El sistema de gestiónfinanciera del proyecto deberá producir los siguientes informes trimestrales (o enotros intervalos que sean acordados entre el Banco y el Prestatario) en respaldo dela solicitud de retiro de fondos:

* Estados financieros (Sección 1). En ellos se presenta información sobre lasfuentes y la utilización de los fondos por categoría de préstamo y poractividad del proyecto, los gastos previstos, el monto del desembolsosolicitado y una conciliación de la Cuenta Especial.

* Informes sobre la marcha del proyecto (Sección 2). En ellos se presentainformación sobre el avance de la ejecución del proyecto desde el punto devista físico y financiero; para ello se utilizan indicadores de seguimiento, talescomo las desviaciones con respecto a los planes, y se explican las razones detales variaciones.

* Informes sobre la gestión de las adquisiciones (Sección 3). Estos soninformes sobre el estado de las adquisiciones y de los compromisos y gastosincluidos en el contrato; en ellos se incluye información sobre el origen de lasadquisiciones correspondientes a contratos que deben someterse al examen


previo por parte del Banco, y a contratos sometidos a examen posterior por un

valor superior a US$100,000 (cien mil dólares) o su equivalente.

En el Anexo 6 figura un modelo de cada uno de estos informes.

3.07 Auditorías. Los estados financieros del proyecto son verificados por un auditor

cuyas calificaciones y experiencia, así como sus términos de referencia, son

aceptables para el Banco9. El FMS-OPR se asegurará de que i) el auditor

seleccionado para el proyecto sea independiente y tenga las calificaciones y la

experiencia necesarias; u) los términos de referencia para realizar la auditoría sean

apropiados, y iii) se nombre al auditor. El FMS-OPR puede solicitar un informe

de auditoría especial sobre el sistema de contabilidad y de seguimiento con que

cuenta el organismo que ejecuta el proyecto. El FMS-OPR también será

responsable de mantener actualizada toda la información del sistema de

cumplimiento de los informes de auditoría (ARCS, por su sigla en inglés). El

Banco exige que el Prestatario presente anualmente informes de auditoría de los

estados financieros del proyecto, incluida la Cuenta Especial. Además la auditoría

deberá incluir por separado una opinión sobre la admisibilidad de los gastos

financiados con los fondos desembolsados en función de los PMR. El FMS-OPR

deberá comprobar que el Prestatario ha cumplido las disposiciones relativas a las

auditorías e iniciar las acciones necesarias en caso de incumplimiento.

9 Véase OP/BP 10.02


Sección 4 - Preparativos para los Desembolsos en Función de los PMR

4.01 Los procedimientos de desembolso en función de los PMR trimestrales seadoptarán para la ejecución de los proyectos que reúnan las condiciones señaladasen los párrafos 3.01 y 3.04, según se trate de proyectos nuevos o proyectosconvertidos, respectivamente. Con la introducción de la Iniciativa LACI, losdesembolsos se harán normalmente en función de los PMR, utilizando la CuentaEspecial. En los casos en que las circunstancias del país o del proyecto lojustifiquen, podrán efectuarse pagos directos o compromisos especiales, los quedeberán haber sido aceptados por el LOA antes de las negociaciones. En lugar deutilizar una Cuenta Especial, los prestatarios tienen la opción de prefinanciar losgastos del proyecto y solicitar el reembolso.

4.02 Carta de desembolso. Una vez que el préstamo ha sido firmado, el FMS-LOA/OD emite una carta de desembolso al Prestatario con copia al organismo deejecución del proyecto, en la cual se describen los procedimientos de desembolsodel préstamo. Durante las negociaciones se suele analizar un borrador de estacarta. En la carta de desembolso se incluyen formularios de la solicitud de retirode fondos que se debe usar, además de instrucciones sobre lo siguiente:

* el envío de una carta por parte del Prestatario en la que autoriza a lossignatarios a firmar las solicitudes de retiro de fondos, junto con el espécimende las firmas autorizadas;

* las condiciones para el desembolso, si las hubiere;

* los requisitos y el formato convenido para los PMR;

* los requisitos para la auditoría;

* el plazo para presentar las solicitudes de retiro de fondos y los PMR;

* los requisitos específicos para el funcionamiento de la Cuenta Especial;

* el financiamiento retroactivo;

* los mecanismos de desembolso con respecto al cofinanciamientoadministrado por el Banco, si los hubiere;

* el acuerdo, si existe, en el sentido de que el Banco acepte solicitudes de pagodirecto y compromisos especiales, y


el lugar al que se deben enviar las solicitudes de retiro de fondos y los PMR

(véase el párrafo 4.10);

En el Anexo 7 se presenta un modelo de la carta de desembolso.

4.03 Apéndice 1 del Convenio de Préstamo - Retiro de los fondos del préstamo.

Para los proyectos en los cuales los desembolsos se hagan en función del PMR, el

Apéndice 1 tendrá normalmente un máximo de cuatro categorías de gastos, a

saber, bienes, obras, servicios de consultoría y otros. Los gastos bajo la categoría

de "otros" deberán definirse claramente en dicho Apéndice 1. Excepcionalmente,

si las circunstancias del proyecto lo hacen necesario, en el Apéndice 1 pueden

incluirse subcategorías dentro de cada categoría de gastos.

4.04 Cuentas Especiales' 0. Normalmente en el caso de desembolsos en función de los

PMR, éstos se realizarán a través de Cuentas Especiales. Sin embargo, el uso de

Cuentas Especiales no es obligatorio para los prestatarios que deseen prefinanciar

con sus propios recursos la parte de los gastos del proyecto que le corresponde al

Banco y solicitar luego al Banco el reembolso de tales gastos. El monto del

desembolso a la Cuenta Especial será la cantidad necesaria para financiar la parte

de los gastos admisibles que le corresponda al Banco para el siguiente período de

declaración, y en ningún caso excederá el monto máximo establecido en el

Convenio de Préstamo. Para fijar un monto máximo superior al 20% del monto

total del préstamo se requiere la aprobación del jefe de división del LOA. Junto

con el PMR se deben presentar los estados de la Cuenta Especial

correspondientes al período declarado.

4.05 Moneda utilizada en la Cuenta Especial. Normalmente, la Cuenta Especial se

deberá mantener en una moneda estable y plenamente convertible que se

especificará en el Convenio de Préstamo. La Cuenta Especial servirá para cubrir

los gastos admisibles tanto en moneda nacional como en divisas. Para utilizar una

Cuenta Especial en la moneda nacional se requiere la recomendación del director

subregional y la aprobación del director del LOA (véase OP 12.20).

4.06 Selección de un banco para mantener la Cuenta Especial. Durante la

evaluación de la gestión financiera del proyecto, el FMS-OPR debe asegurar que

se cumplan los criterios señalados en el Anexo A de la Norma de Procedimiento

OP 12.20 para la selección del banco en que se mantendrá la Cuenta Especial. Se

debería llegar a un acuerdo sobre el banco que se va a seleccionar antes de realizar

las negociaciones. La oficina central del banco comercial seleccionado para

mantener la Cuenta Especial debe enviar una carta de seguridades siguiendo el

formato especificado en el Anexo Al de la OP 12.20. Si la Cuenta Especial se

mantiene en un banco central, la carta de seguridades no es necesaria.

10 OP/BPtGP 12.20- Special Accounts (Cuentas Especiales).


4.07 Moneda utilizada en los PMR y conversión para cargar los gastos a lascategorías de gastos. Los registros contables del proyecto normalmente semantienen en la moneda del Prestatario, y los registros de la Cuenta Especial sellevan en la moneda de dicha cuenta, por ejemplo, en dólares de los EstadosUnidos o en marcos alemanes.

* Para los efectos de la presentación de informes, además de utilizarse lamoneda nacional correspondiente en los PMR, en el Informe 1-A (Fuentes yUsos de Fondos) y el Informe 1-F (Estado de la Cuenta Especial) se debeemplear la moneda de la Cuenta Especial. Asimismo, en los PMR sedeberían mostrar los montos equivalentes en la moneda de la Cuenta Especialcorrespondientes a los "Gastos financiables por el BIRF pagados durante eltrimestre" y a las "Necesidades de efectivo para gastos financiables por elBIRF para los próximos dos trimestres" en los informes l-D y 1-E,respectivamente.

* Los gastos se registrarán en el sistema de administración del préstamo en lamoneda de la Cuenta Especial, tal como se hace actualmente;

* Si el Banco está de acuerdo en efectuar desembolsos por medio de pagosdirectos y compromisos especiales, los gastos se anotarán en el sistema deadministración del préstamo en la moneda en que se hagan los gastos, talcomo se hace actualmente.

4.08 Procedimientos de pago directo y compromiso especial`. Cualquier excepciónal uso de la Cuenta Especial exclusivamente para los desembolsos en función delos PMR suele convenirse en las negociaciones con el Prestatario y debe seraprobada por el jefe de división del LOA. El Prestatario indica por separado en elPMR trimestral los pagos correspondientes a estos procedimientos y, conforme aello, modifica el monto del anticipo que se debe hacer en la Cuenta Especial. Cadacierto tiempo el LOA revisa esas excepciones para determinar si siguen siendonecesarias.

4.09 Procedimiento de reembolso. Si el Prestatario decide prefinanciar con suspropios recursos la parte de los gastos del proyecto que le corresponde al Banco,debe adjuntar al PMR trimestral una solicitud de reembolso. En estos casos, no serequiere una Cuenta Especial.

4.10 Documentación necesaria. La única documentación justificativa que se necesitapara los desembolsos en función de los PMR es el PMR trimestral. Sin embargo,el Prestatario conservará toda la documentación que demuestre los gastosdeclarados en el PMR y la pondrá a disposición para que sea examinada por los

11 Los procedimientos para el uso de solicitudes de pago directo y de compromiso especial, incluida la documentaciónnecesaria, se describen en el Manual de Desembolsos.


auditores y las misiones del Banco, tal como se establece en el Convenio de

Préstamo. Cuando se utilice el procedimiento de pago directo o de compromiso

especial, se exigirá la documentación que se menciona en el Manual de

Desembolsos.


Sección 5 - Tramitación de los Desembolsos en Función de los PMR

5.01 Presentación de las solicitudes de retiro de fondos y los PMR. El Prestatariodebe enviar todas las solicitudes de retiro de fondos y los PMR que las justifican(un original y una copia) a la siguiente dirección: The World Bank, LoanDepartment (LOA), 1818 H St. N.W., Washington D.C. 20433, EE.UU., o unaoficina del Banco Mundial fuera de la sede. El FMS-LOA/OD informará alPrestatario y al organismo de ejecución del proyecto la dirección donde se deberánenviar las SRF y los PMR en la carta de desembolso que se emite una vez que seha firmado el Convenio de Préstamo. Las solicitudes se estampan con la fecha derecepción y se registran de inmediato.

5.02 Formulario de solicitud de retiro de fondos. Para todos los desembolsos enfunción de los PMR (Cuenta Especial y reembolso) se usará una nueva solicitudde retiro de fondos (Formulario 1903B, véase el Anexo 8). Se seguirá utilizando elFormulario 1903 para la solicitud de pago directo y el Formulario 1931 paracompromisos especiales.

5.03 Plazo para la presentación de los PMR. El Banco deberá recibir los PMR en unplazo de 45 días a contar del término del trimestre anterior, ya sea que serequieran o no más anticipos.

5.04 Distribución de las solicitudes de retiro de fondos y del PMR. El personal deLOA será responsable de distribuir copias de las solicitudes de retiro de fondos yde los PMR justificativos al FMS-OPR destacado en la sede del Banco, al jefe delequipo encargado del proyecto y al especialista en adquisiciones en cuanto estosdocumentos sean registrados. En los casos en que la solicitud y el informejustificativo se reciban en una oficina fuera de la sede y el FMS-OPR de dichaoficina esté autorizado a revisar el PMR, el especialista en gestión financiera de laoficina fuera de la sede será responsable de registrarlos y distribuirlos, y denotificar al respecto al LOA (en la sede del Banco). El FMS-LOA/OD esresponsable de seguir la tramitación de estas solicitudes y de que se cumplan losniveles de servicio establecidos por el Banco (véase el párrafo 5.06).

5.05 Los requisitos para la tramitación del primer desembolso en función de losPMR son los siguientes:

* que se hayan solucionado todos los asuntos pendientes señalados en elinforme sobre la evaluación del proyecto para los desembolsos en función delos PMR (Anexo 4) o que hubieran surgido posteriormente en relación conlos requisitos concernientes a la Iniciativa LACI;


* para los proyectos que se hayan convertido: que la Cuenta Especial haya sido

conciliada a la fecha de la conversión;

* que el equipo del proyecto haya certificado que los PMR se han presentado

siguiendo el formato convenido, y que incluyen los gastos programados del

proyecto y las previsiones de caja para seis meses, y

* que se haya nombrado un auditor independiente aceptable para el Banco.

5.06 Condiciones para la tramitación de los PMR subsiguientes

* El FMS-LOA/OD coordinará la realización del examen del PMR trimestral

por los miembros del equipo del proyecto de una manera eficiente y dentro

del plazo establecido para el examen, la aprobación y el desembolso de los

fondos. Todas las solicicitudes de retiro de fondos y los PMR serán

registrados en el sistema de administración del préstamo en cuanto sean

recibidos. Dentro de las 24 horas siguientes a la recepción de la solicicitud de

retiro de fondos y el PMR en el LOA, el FMS-LOA/OD se asegurará de que

se envíen copias de los documentos enviados por el prestatario, así como el

plan de acción (véase el Anexo 5) correspondiente a exámenes anteriores, al

FMS-OPR, al especialista en adquisiciones y al jefe del equipo a cargo del

proyecto para que los sometan a revisión. El FMS-LOA/OD se quedará con

una copia del PMR para su archivo y para facilitar la coordinación del

proceso de examen.

* El FMS-OPR revisará la Sección 1 (Estados Financieros) y el especialista en

adquisiciones revisará la Sección 3 (Administración de las Adquisiciones y

los Contratos) del PMR. En un plazo de cinco (5) días, cada uno de ellos

enviará su informe sobre el examen de los PMR trimestrales (Anexo 5) al jefe

del equipo, con una copia al FMS-LOA/OD.

* El jefe del equipo examinará la Sección 2 (Indicadores Físicos

Comprobables) del informe, así como los informes del FMS-OPR y del

especialista en adquisiciones, en un plazo de dos días a contar de su

recepción. El jefe del equipo enviará su examen de los PMR trimestrales al

FMS-LOA/OD dentro de los siete días calendario a partir de la fecha de

recepción inicial del PMR enviado por el LOA.

* El FMS-LOA/OD aprobará, rechazará o reducirá la cantidad que se ha de

desembolsar, teniendo en cuenta las recomendaciones recibidas del FMS-

OPR, el especialista en adquisiciones y el jefe del equipo, y su propio examen

de todo el paquete de financiamiento; esto se hará dentro de los 10 días

siguientes a la recepción inicial de la solicicitud de retiro de fondos y el PMR

enviados por el Prestatario al LOA.


* Todos los miembros del equipo del proyecto que hayan participado en elproceso de examen (es decir, el FMS-OPR, el especialista en adquisiciones, eljefe del equipo, y el FMS-LOA/OD) comunicarán por correo electrónico suscomentarios sobre la base de las revisiones que cada uno haya hecho. ElFMS-LOA/OD se asegurará de que todos los comentarios se coordinendebidamente y de que los documentos conexos para la aprobación del montoque se ha de desembolsar y de la cantidad registrada como gastos admisiblesse adjunten a la solicicitud de retiro de fondos y al PMR para facilitar laauditoría.

* Todos los montos desembolsados serán notificados al prestatario a través delsistema de administración del préstamo como se hace actualmente (véase elpárrafo 7.01). El personal del LOA comunicará al Prestatario, con copia a losmiembros del equipo del proyecto, las razones para rechazar o reducir elmonto solicitado.

* El plazo normal (nivel de servicio) para el examen y la aprobación deldesembolso será de diez (10) días: siete (7) días para Operaciones y tres (3)días para el LOA. Cuando algunos miembros del equipo del proyecto esténdestacados en las oficinas fuera de la sede, durante la evaluación inicial delproyecto se convendrá en un procedimiento conveniente para recibir ladocumentación que el Prestatario envíe a las oficinas fuera de la sede y parasu tramitación dentro de los plazos generales establecidos.

* Las oficinas regionales establecerán un sistema de apoyo para los FMS, losespecialistas en adquisiciones y los jefes de equipo a fin de garantizar que secumplan los plazos fijados para la tramitación de los desembolsos.

5.07 Información sobre el origen de las adquisiciones. A la administración delBanco y a los países miembros les interesan las estadísticas sobre la procedenciade las adquisiciones financiadas con los fondos de los préstamos. Estainformación se obtendrá de los cuadros sobre el seguimiento de las adquisicionesque forman parte del PMR.

5.08 Resolución de desacuerdos. Es posible y probable que se produzcandesacuerdos entre el personal que trabaja para el país y para el proyecto, elpersonal del LEG y/o el personal de Contraloría. Los procedimientos para encararestas situaciones son los mismos en el caso de la evaluación del proyecto para losdesembolsos en función de los PMR y del examen de los PMR trimestrales, y sedescriben a continuación:


* Si existe desacuerdo entre el jefe del equipo, el FMS-OPR o el especialista en

adquisiciones y el FMS-LOA, el caso se someterá al director subregional o al

director sectorial y al director del LOA;

* Si no se logra adoptar una decisión a ese nivel, el tema será sometido al

Vicepresidente de la oficina regional y al Contralor, quienes tomarán una

decisión en consulta con el Consejero Jurídico General Adjunto;

* En el caso poco probable de que no se logre tomar una decisión al nivel del

Vicepresidente de la oficina regional y del Contralor, el caso se sometería al

Director Gerente, Operaciones, y al Director Gerente, Finanzas, quienes

decidirían sobre el asunto en consulta con el Consejero Jurídico General. Si

aun no se pudiera llegar a una decisión, ésta tendría que ser tomada por el

Presidente del Banco.

5.09 Incumplimiento de las disposiciones del Convenio de Préstamo. Si el PMR

revela que existen problemas con la gestión financiera del proyecto o que no se

están cumpliendo las disposiciones del Convenio de Préstamo, el equipo del

proyecto trabajará con el Prestatario para elaborar un plan de acción a fin de

resolver estos problemas dentro de un plazo determinado. Si el problema es grave,

de acuerdo a las normas vigentes 2̀ , la oficina regional, en consulta con el LEG y

el LOA, advertirán al Prestatario que los desembolsos serán suspendidos a no ser

que se tomen medidas correctivas dentro de un plazo determinado. Mientras

tanto, para asegurar que la ejecución del proyecto siga adelante, el Banco

desembolsará el monto que se requiera para cubrir las necesidades inmediatas del

proyecto (normalmente, los gastos de dos meses), siempre y cuando en el PMR se

demuestre que los gastos son admisibles. El Prestatario presentará los PMR, por lo

general cada dos meses, en los que destacará los avances logrados con las medidas

correctivas, hasta que se cumpla el plazo fijado para presentar el plan de acción o

hasta que se haya dado solución a los problemas señalados.

12 Véase OP 13.40 - Project Related Default (Incumplimiento relacionado con el proyecto).


Sección 6- Seguimiento del Proyecto

6.01 Asuntos relativos al seguimiento del proyecto y al plan de acción. El jefe delequipo será responsable de los asuntos relacionados con el seguimiento delproyecto y de las medidas que deberá tomar el Prestatario, según lo indicado en elplan de acción. El equipo del proyecto realizará exámenes periódicos de lamarcha de los planes de acción para determinar si los problemas se hansolucionado.

6.02 Seguimiento de las Cuentas Especiales. El FMS-LOA/OD asignado al proyectohará el seguimiento de la Cuenta Especial durante el tiempo que dure el proyecto;por ejemplo, observará la frecuencia de los desembolsos, los montos justificados ylos antícipos, y la adecuación de los informes de gestión. El FMS-LOA/ODiniciará las acciones necesarias, con la aprobación del FMS-OPR, el LEG y el jefede equipo, cuando una Cuenta Especial sea mal empleada, no funcionedebidamente o sea inaccesible por alguna razón.

6.03 Sanciones por no presentar el PMR. El establecimiento y el buenfuncionamiento del sistema de gestión financiera durante la vigencia de unproyecto son fundamentales para su ejecución, y en particular para la aplicacióndel método de desembolsos en función de los PMR. Una vez que se aprueba esteprocedimiento para un proyecto determinado, el Prestatario debe presentar PMRtrimestrales, siguiendo el formato acordado, en un plazo de 45 días a contar deltérmino del trimestre anterior. Una vez transcurridos 45 días, el FMS-LOAenviará al Prestatario un recordatorio aprobado por el equipo del proyecto sobre elatraso en la presentación de los PMR. La omisión del PMR dará lugar a que seaplique la norma del Banco relativa a las Cuentas Especiales inactivas'3 :

* Cuando transcurren más de seis meses sin recibir la solicitud de retiro defondos en función de los PMR, el FMS-LOA/OD, después de consultar conlos miembros del equipo del proyecto, prepara una notificación oficialdirigida al Prestatario en la que le comunica que el Banco exigirá el reintegrodel saldo pendiente en la Cuenta Especial a menos que el Prestatario presentelos PMR atrasados en un plazo de 90 días, en los que se justifiquen los gastosadmisibles financiados con cargo a la Cuenta Especial. La notificación seráaprobada por el jefe del equipo y por el abogado y estará firmada por el jefede división a cargo de la operación.

* Si durante 12 meses se continúan incumpliendo los requisitos para losdesembolsos en función de los PMR, el Banco puede verse en la necesidad dea) negarse a incluir Cuentas Especiales para desembolsos en función de los

1 3 Véase OP 12.20, párrafo 7 y BP 12.20, párrafo 20.


PMR en los proyectos nuevos, b) exigir el cumplimiento como condición

para la presentación de nuevos proyectos al Directorio Ejecutivo; c)

suspender los desembolsos de los préstamos afectados por Cuentas Especiales

disfuncionales o por la no presentación de los PMR, o d) en casos extremos,

suspender los desembolsos de todas las operaciones en marcha en el país.


Sección 7 - Información a los prestatarios

7.01 Aviso de pago. Como ocurre actualmente, el aviso de pago será emitido despuésde que el Banco efectúe el pago e incluirá la siguiente información:

* El número del préstamo

* El número de la solicitud (asignado por el Prestatario)

* La moneda, el monto y la fecha del pago

* Las categorías a las que será asignado

* El tipo de cambio y el monto equivalente en la moneda en que estádenominado el compromiso que será cargado a la cuenta del préstamo

* El monto no desembolsado del préstamo

Para los pagos superiores a US$1 millón o su equivalente, el Banco notificará alprestatario por fax o télex, seguido de una copia del aviso de pago.

7.02 Resumen mensual de desembolsos. Tal como se hace en la actualidad, esteresumen se enviará mensualmente al Prestatario y al organismo de ejecución delproyecto. En él se detallarán todas las transacciones relativas al proyectoefectuadas durante el mes, además de los saldos al final del mes correspondientesa cada categoría y al préstamo, y los montos reservados para cubrir loscompromisos especiales, si los hubiere.

7.03 Acceso a la información sobre los desembolsos a través de Internet. ElSistema Integrado de Contraloría (Integrated Controller's System, o ICS) puedeencontrarse en el sitio del Banco en Internet. Ofrece a los funcionarios y a losprestatarios del Banco información sobre la administración de los préstamos, lacontabilidad y los fondos fiduciarios en un formato fácil de usar. La informaciónsobre los desembolsos forma parte del módulo de sistemas de información delsistema integrado y aparece bajo el título "Current Loan Information"(Información actualizada sobre los préstamos). La información sobre losdesembolsos incluye el listado de todos los préstamos otorgados a un país,información básica sobre cada préstamo, categorías, contratos, CuentasEspeciales, compromisos especiales y cancelaciones. Además, el SistemaIntegrado de Contraloría muestra todas las solicitudes de retiro de fondoscorrespondientes a un préstamo o país, etc. La información es actualizadadiariamente. El personal del Banco (incluidos los funcionarios destacados en elcampo que forman parte de la red institucional) pueden acceder al Sistema


Integrado seleccionando Operations «Lending Information»Integrated

Controller's Systems en la página de acceso interna del Banco o ingresando la

dirección electrónica (http://ctr//). Previa solicitud, los prestatarios pueden tener

acceso restringido al sistema integrado (el acceso generalmente se limita a

préstamos específicos hechos al Prestatario que hace la solicitud).

ANEXOS

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Anexo 1Pág. 1 de 10

MANUAL DE OPERACIONES DEL BANCO MUNDIAL OP 10.02

Agosto de 1997POLÍTICAS OPERACIONALES

Estas políticas se han preparado para uso del personal del Banco Mundial y no constituyennecesariamente un análisis exhaustivo de los temas en ellas abordados. Los funcionarios delBanco pueden obtener ejemplares adicionales de este documento en la oficina MC-C3-129, y elpúblico puede obtenerlos a través del InfoShop.

Gestión financieraNota: El OP 10.02 y la BP 10.02 han sido revisados para incluír las normas de auditoríapara entidades no comerciales. Reemplazan la versión de julio de 1996. Los Anexos A, B yC de la BP 10.02 no se han reemplazado. Estos documentos se complementan con lasNormas: Informes financieros y auditorías en proyectos financiados por el Banco Mundial(Washington, D.C.: Banco Mundial, 1982) y con el Manual de Contabilidad, InformesFinancieros y Auditoría (FARAH, segun su sigla en Inglés, (Washington, D.C.: BancoMundial, 1995). Las consultas sobre estos documentos pueden dirigirse al asesorfinanciero, en la Oficina del Director del Departamento de Préstamos.

Gestión financiera1. En proyectos financiados por el Banco11, el prestatario y las entidades encargadas de laejecución de los proyectos mantienen sistemas de gestión financiera adecuados (que incluyensistemas de contabilidad, presentación de informes financieros y auditoría) para asegurarse deque puedan suministrar al Banco información exacta y oportuna sobre los recursos y los gastosrelacionados con los proyectos.

Contabilidad

2. La información contable presentada al Banco por una entidad comercial, industrial o denegocios, ya sea del sector público o privado, debe ajustarse a normas de contabilidad que elBanco considere aceptables21. La información contable que suministren entidades de otro tipodeberá presentarse en un formato debidamente diseñado y aceptable para el Banco. Al iniciarsela ejecución de un proyecto, el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución deberáncontar con sistemas de contabilidad y control interno que sean compatibles con las normas decontabilidad o con los formatos convenidos, y que: a) permitan registrar y declarar en formaconfiable todos los activos y pasivos, así como todas las transacciones financieras del proyecto y,según corresponda, de la entidad, incluidas las transacciones relativas al uso de los fondos

AnexolPág. 2 de 10

proporcionados por el Banco, y b) provean la información financiera necesaria para la gestión y

el seguimiento de las actividades del proyecto.

Presentación de informes financieros

3. Los acuerdos legales del proyecto normalmente exigen que el prestatario y las entidades

encargadas de la ejecución del proyecto presenten al Banco, dentro de los seis meses siguientes

al cierre de cada ejercicio (incluido el ejercicio correspondiente al último desembolso del

Banco)3 /, estados financieros anuales del proyecto, auditados, que sean aceptables para el

Banco4 /. Además, el Banco exige la presentación de estados financieros, también auditados, de

cualquier entidad del prestatario o entidad ejecutora del proyecto que genere ingresos si: a) su

viabilidad financiera es esencial para el éxito del proyecto, o b) uno de los objetivos del

proyecto es mejorar la capacidad institucional de dicha entidad. Además, el Banco puede exigir

la presentación de estados financieros provisionales, no auditados, empleados para la gestión y el

seguimiento del proyecto.

Auditoría

4. El Banco requiere que el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del

proyecto sometan a auditoría los informes financieros correspondientes a cada año, preparados

de conformidad con normas de contabilidad aceptables para el Banco5 /. La auditoría de los

estados financieros comprende a) una evaluación de los sistemas de contabilidad y control

interno para determinar si estos son adecuados para vigilar los gastos y otras transacciones

financieras y para asegurar la custodia de los activos financiados por el proyecto, b) una

determinación con respecto a si el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del

proyecto han mantenido o no debidamente documentadas todas las transacciones pertinentes, y

c) una verificación de que los gastos presentados al Banco pueden ser financiados con fondos del

proyecto, y la identificación de gastos no admisibles para su financiamiento por el Banco.

5. El prestatario y la entidad encargada de la ejecución del proyecto se asegurarán de que se

nombre con suficiente anticipación a un auditor independiente aceptable para el Banco6/ para que

lleve a cabo sus responsabilidades, las que incluyen un examen de los sistemas de gestión

financiera al iniciarse la ejecución del proyecto y otros exámenes periódicos similares más

adelante.

Cuentas Especiales y estados de gastos

6. Cuando el Banco conviene con el prestatario en utilizar una Cuenta Especial y/o estados de

gastos, exige al prestatario la inclusión de un resumen de las actividades de la Cuenta Especial o

un resumen de los desembolsos hechos por medio de estados de gastos, o ambos, en los estados

financieros anuales auditados del proyecto que debe presentar al Banco7/. La Cuenta Especial y

los estados de gastos se tratan por separado en el dictamen del auditor81.

7. Para las operaciones con fines de ajuste que no se rigen por los procedimientos

simplificados de desembolso9', el Banco exige la presentación de un informe de auditoría


aceptable de cualquier desembolso basado en un estado de gastos antes de efectuar eldesembolso de los tramos siguientes.

No presentación de estados financieros auditados aceptables

8. Si a) los estados financieros auditados no se reciben dentro del plazo exigido, b) en eldictamen del auditor se indica que se han detectado deficiencias en la contabilidad y loscontroles internos (incluidos los gastos inadmisibles) o en la confiabilidad de los estadosfinancieros, o c) el Banco considera que el alcance o la calidad de la auditoría no es aceptable, elBanco toma las siguientes medidas: hasta que no reciba estados financieros auditados aceptableso hasta que no se convenga en un plan de medidas correctivas, el Banco normalmente noprorroga la fecha de cierre del préstamo y posterga las negociaciones o la presentación ante elDirectorio Ejecutivo de nuevos préstamos en beneficio de la entidad que ha incurrido en elincumplimientol'/. Cualquier excepción a esta norma debe ser autorizada por el Vicepresidente yContralor y por el Vicepresidente de la correspondiente Oficina Regional.

9. Si dentro de los cuatro meses siguientes al plazo establecido por el Banco éste no recibeestados financieros auditados aceptables, el Banco normalmente descontinúa el uso de estados degastos; si el Banco no recibe los estados financieros auditados aceptables de la Cuenta Especial,normalmente procede a suspender la reposición de fondos en dicha cuenta' 1/. A los nueve mesesde vencido el plazo, el Banco puede suspender todos los desembolsos de ese préstamo. Si losestados financieros auditados revelan graves deficiencias en los controles internos, incluida lafalta de pruebas suficientes de que los fondos se han destinado a financiar gastos admisibles, elBanco puede suspender los desembolsos de ese préstamo hasta que se cerciore de que elprestatario y las entidades encargadas de la ejecución del proyecto han adoptado medidas12/apropiadas para remediar la situación

Operaciones de intermediación financiera

10. En el caso de operaciones de intermediación financiera1 3 , el Banco exige que elintermediario se cerciore de que los subprestatarios cuenten con sistemas adecuados decontabilidad y control interno (y, de ser necesario, con sistemas de auditoría) que permitanproporcionar la información financiera sobre la marcha de la ejecución exigida en los convenioscelebrados entre el intermediario y los subprestatarios.

Financiamiento de las auditorías

11. En los cálculos de los costos del proyecto y en el financiamiento que proporciona el Banconormalmente no se incluyen los costos de las auditorías anuales. Sin embargo, si dichos costosson costos incrementales, pueden incluirse en los costos del proyecto y en el financiamiento delBanco. En tal caso, se hace referencia aparte a esas auditorías tanto en la descripción delproyecto como en la definición de los costos de operación incrementales que figura en elprograma de desembolsos.

1. El térmíno "Banco" incluye a la AIF; "préstamos" se refiere a todos los fondos administrados por elBanco, con inclusión de los créditos, los anticipos del Servicio de financiamiento para la preparación

AnexolPág. 4 de 10

de proyectos, las donaciones del Fondo para el Desarrollo Institucional, y los fondos fiduciarios y de

otro tipo relacionados con proyectos. La expresión "acuerdos legales" incluye los convenios de

préstamo, convenios de crédito de fomento, convenios sobre proyectos y convenios de donaciones, y

la expresión "estados financieros auditados" incluye los estados financieros y el correspondiente

informe de los auditores.

2. Las Normas Internacionales de Contabilidad, publicadas anualmente por Comité de Normas

Internacionales de Contabilidad y aplicadas ampliamente por los profesionales de la actividad

contable, son un ejemplo de normas aceptables para el Banco. (Al momento de emitirse el OP 10.02

y la BP 10.02, la última edición de dichas normas era la de 1995.)

3. Si en un país determinado se acostumbra usar un período más largo, el departamento a cargo de las

operaciones en ese país deberá preparar un plan para reducir ese período a seis meses para fines del

ejercicio de 1998.

4. En el caso de los préstamos para fines de ajuste, normalmente el Banco no exige una auditoría de la

cuenta de depósito del prestatario, pero se reserva el derecho a exigirla.

5. Para las auditorías efectuadas a instituciones comerciales, industriales y de negocios, las Normas

Internacionales de Auditoría, publicadas anualmente por la Federación Internacional de Contadores

y aplicadas ampliamente por los profesionales de la actividad contable, son un ejemplo de normas de

auditoría aceptables para el Banco . (Al momento de emitirse el OP 10.02 y la BP 10.02, la última

edición de dichas normas era la de 1995.) En el caso de las entidades de otro tipo, cuyas auditorías

son efectuadas por entidades fiscalizadoras superiores, las Normas de Auditoría emitidas por la

Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (junio de 1992) son un

ejemplo de normas aceptables para el Banco.

6. Véase el Capítulo V, párrafos 21 a 28 del Manual de Contabilidad, lnfonnes Financieros y

Auditoría, (FARAH) donde se dan orientaciones para la selección, aceptabilidad y nombramiento del

auditor.

7. Si la gestión de la Cuenta Especial es totalmente aparte de la del proyecto, en el Convenio de

Préstamo se puede estipular la preparación de estados financieros y una auditoría por separado para

la Cuenta Especial.

8. En el Anexo XXI del FARAH se presentan modelos de dictámenes de auditores correspondientes a

una Cuenta Especial y a un estado de gastos.

9. Véase el documento del Directorio Ejecutivo titulado Simplifying Disbursements under Structural

and Sectoral Adjustment Loans and Credits, R95-225(Rev.), del 12 de diciembre de 1995.

10. En este párrafo, el término "entidad" significa la entidad autónoma encargada de la ejecución del

proyecto o el organismo o departamento del país miembro que ha incurrido en una falta de

cumplimiento, no el país miembro en general.

11. Véase OP 12.20, Special Accounts.

12. El tema de la suspensión de los desembolsos se trata en OP/BP 13.40.

13. Con respecto a los intermediarios financieros, véase OP/BP 8.30, Financial Sector Operations (de

próxima aparición).


MANUAL DE OPERACIONES DEL BANCO MUNDIAL BP 10.02

Agosto de 1997NORMAS DE PROCEDIMIENTO DEL BANCO

Estas normas se han preparado para uso del personal del Banco Mundial y no constituyennecesariamente un análisis exhaustivo de los temas en ellas abordados. Los funcionarios delBanco pueden obtener ejemplares adicionales de este documento en la oficina MC-C3-129, y elpúblico puede obtenerlos a través del InfoShop.

Gestión financieraNota: El OP 10.02 y la BP 10.02 han sido revisados para incluir las normas de auditoríapara entidades no comerciales. Reemplazan la versión de julio de 1996. Los Anexos A, B yC de la BP 10.02 no se han reemplazado. Estos documentos se complementan con lasNormas: Informes financieros y auditorías en proyectos financiados por el Banco Mundial(Washington, D.C.: Banco Mundial, 1982) y con el Manual de contabilidad, informesfinancierosy aditoría (FARAH), según su sigla en inglés (Washington, D.C.: BancoMundial , 1995). Las consultas sobre estos documentos pueden dirigirse al asesorfinanciero, en la oficina del Director del Departamento de Préstamos.

Gestión financieraPreparación y evaluación inicial

1. Con respecto a cada país, si la correspondiente Oficina Regional del Banco/ lo estimanecesario, el personal de dicha oficina, en consulta con el asesor regional en contabilidadfinanciera y auditoría, revisará periódicamente, entre otras cosas, las disposicionesreglamentarias sobre responsabilidad financiera que se aplican en el país; la función del gobiernoen la determinación de las normas y prácticas contables, y las normas de la actividad contable en2!el país

2. El personal de la Oficina Regional correspondiente informa al posible prestatario y a lasentidades que se encargarían de la ejecución del proyecto de los requisitos que exige el Bancocon respecto a los sistemas de gestión financiera, incluidos los sistemas de contabilidad,presentación de informes y auditoría. Para cada proyecto, el personal de la Oficina Regional, enconsulta con el asesor regional en contabilidad financiera y auditoría (u otra persona calificadaque se designe), deberá cerciorarse de que los sistemas de gestión financiera sean adecuados3 '.En particular, dicho personal evalúa la adecuación de las prácticas y normas de contabilidad yauditoría, así como de los controles internos y de otro tipo, para asegurar la adhesión a normas decontabilidad y auditoría y a formatos para la presentación de informes que el Banco considere

AnexolPág. 6 de 10

aceptables4 /. Si corresponde, el personal de la Oficina Regional también determina si el

prestatario puede cumplir los requisitos del Banco con respecto al uso de Cuentas Especiales y

de estados de gastos5t. Si los sistemas de gestión financiera necesitan modificaciones, el personal

de la Oficina Regional se pone de acuerdo con el prestatario y con las entidades encargadas de la

ejecución del proyecto sobre las medidas correctivas y sobre un calendario para ponerlas en

práctica.

3. Si el proyecto propuesto va a ser ejecutado por una entidad productiva, el personal de la

Oficina Regional examina los estados financieros auditados de la entidad correspondientes a los

últimos ejercicios (normalmente de los tres años anteriores, a menos que, debido a cambios

recientes en su política financiera o a nivel institucional, los datos hayan perdido relevancia o

que la empresa se haya constituido recientemente).

4. El personal de la Oficina Regional examina la situación de los informes financieros y de

las auditorías de los proyectos financiados por el Banco que se encuentran en ejecución en los

que participen entidades y organismos que intervendrían en el proyecto propuesto, y analiza con

ellos cualquier incumplimiento de las disposiciones relativas a las auditorías que pudiera haberse

producido.

5. El personal de la Oficina Regional se cerciora de que en el plan de ejecución del proyecto

preparado por el prestatario se describen debidamente, a) los sistemas de gestión financiera del

prestatario y de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto, en particular sus políticas,

normas y controles internos en materia de contabilidad y auditorías; b) la función de estos

sistemas de gestión financiera en la administración y ejecución del proyecto; c) su función en el

desarrollo a largo plazo de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto, y d) los

mecanismos de contabilidad que se requieren para la administración del proyecto, la forma y el

contenido de los informes financieros del proyecto, así como los métodos de auditoría que se van

a utilizar durante su ejecución.

6/6. En el documento de evaluación inicial del proyecto , el personal de la Oficina Regional:

a) deja constancia de la evaluación que ha hecho para determinar si los sistemas de gestión

financiera y el desempeño financiero de cualquier entidad productiva son adecuados, describe las

medidas propuestas para mejorar las capacidades y fija un calendario para ponerlas en práctica.

b) describe la situación del prestatario y de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto

en lo que respecta al cumplimiento de las disposiciones en materia de auditoría en proyectos

financiados por el Banco que estén en ejecución, y explica las medidas que se están adoptando

en relación con los incumplimientos, y

c) deja constancia de los acuerdos establecidos con el prestatario sobre las normas y la forma de

los estados financieros auditados y el plazo para su presentación.


Negociaciones y documentos legales

7. El Convenio de Préstamo incluye lo siguiente:

a) disposiciones sobre la presentación de informes financieros y auditorías que cubran, entreotras cosas, el plazo para la presentación de los estados financieros auditados durante el períodode seguimiento7 / y, cuando corresponda, los acuerdos establecidos para mejorar la capacidadpara realizar la contabilidad y las auditorías;

b) si corresponde, disposiciones especiales sobre presentación de informes financieros, incluidoslos informes sobre las Cuentas Especiales y los estados de gastos, y la disposición por la que seestipule que el Banco suspenderá la reposición de recursos en la Cuenta Especial en el caso deque haya vencido el plazo para presentar estados financieros auditados aceptables de la CuentaEspecial (véase OP 12.20, párrafo 7).

8. Durante las negociaciones, el personal del Banco confirma con los representantes delprestatario y de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto las condiciones sobre laforma y el contenido de la contabilidad financiera y de los informes que se han de presentar,previamente acordadas con el prestatario y con las entidades encargadas de la ejecución delproyecto.

Supervisión y terminación del proyecto

9. Una vez que el prestatario y las entidades encargadas de la ejecución del proyecto hayanseleccionado a un auditor (para cuando se inicien las actividades del proyecto y, en lo sucesivo,cada vez que se produzca un cambio de auditor), el personal de la Oficina Regional evalúa laindependencia del auditor así como sus calificaciones, experiencia y términos de referencia9 , einforma al prestatario y a las entidades encargadas de la ejecución del proyecto si el auditorreúne las condiciones para ser aceptado. Si se requiere que el auditor se ocupe de asuntos queestén fuera del ámbito habitual de una auditoría, el personal de la Oficina Regional deberáasegurarse de que en los términos de referencia se incluyan esos asuntos especiales.

l0. El personal de la Oficina Regional controla y acusa recibo de los estados financierosprovisionales no auditados y de los estados financieros anuales auditadosi°/ para verificar que sehayan cumplido los plazos acordados durante las negociaciones y establecidos en el Convenio dePréstamo, y examina esos documentos. Si la calidad de la auditoría o de los estados financierosauditados no es aceptable, el personal de la Oficina Regional informa al respecto al prestatario ya las entidades encargadas de la ejecución del proyecto, les expone las razones de sudeterminacíón y les pide que presenten estados financieros auditados aceptables.

11. Si los informes financieros auditados revelan que el proyecto adolece de problemas decontabilidad financiera, el personal de la Oficina Regional, el abogado y el oficial dedesembolsos realizan consultas entre sí y determinan las medidas necesarias para corregir lasituación (por ejemplo, asistencia técnica o una auditoría especial; véase también el OP 10.02párrafo 8). Si el informe de auditoría revela que el Banco ha desembolsado fondos para gastos

AnexolPág. 8 de 10

inadmisibles, el jefe de división responsable informa al prestatario, mediante notificación

aprobada por el oficial de desembolsos y por el abogado, con copia a las entidades encargadas de

la ejecución del proyecto, acerca de la obligación del prestatario de dar pruebas adecuadas de la

admisibilidad de los gastos en cuestión, presentar la documentación de los gastos admisibles o

reembolsar las cantidades desembolsadas"'

12. El personal de la Oficina Regional proporciona información sobre la situación de los

estados financieros auditados al Sistema de cumplimiento de los informes de auditoría (ARCS,

según su sigla en inglés)'21 , con indicación de la fecha en que fueron recibidos y del plazo que se

había acordado para su presentación, la categoría del auditor (gubernamental o privado), el tipo

del dictamen del auditor (por ejemplo, con reservas o sin reservas) y la aceptabilidad de los

estados financieros auditados.

Retrasos

13. Si los informes financieros auditados no se reciben dentro del plazo acordado, el personal

de la Oficina Regional prepara una notificación que se habrá de enviar al prestatario y a las

entidades encargadas de la ejecución del proyecto dentro de 30 días. En la notificación se da al

prestatario y a las entidades encargadas de la ejecución del proyecto hasta 90 días (es decir, hasta

cuatro meses a partir de la fecha de vencimiento del plazo) para presentar estados financieros

auditados aceptables, y se les advierte que después de vencido ese plazo, el Banco dejará de usar

el sistema de desembolsos contra presentación de estados de gastos o suspenderá la reposición de

recursos en la Cuenta Especial, o ambas cosas (según corresponda; véase OP 10.02, párrafo 8).

Esta notificación estará firmada por el jefe de división responsable, previa aprobación del oficial

de desembolsos y el abogado, con copia al director del país*.

14. Si los informes exigidos no se presentan dentro del plazo de 90 días, el jefe de división

responsable, mediante notificación aprobada por el oficial de desembolsos y el abogado, con

copia al director del país, comunica a) la decisión de no permitir nuevos desembolsos contra

presentación de estados de gastos debido al incumplimiento continuado de las disposiciones

relativas a las auditorías, b) que el Banco se reserva el derecho de rechazar las solicitudes de

retiro de fondos para las categorías de gastos que caen dentro de los límites definidos en los

estados de gastos, aunque estén respaldados por toda la documentación requerida'31 , y/o c) que el

Banco suspenderá la reposición de fondos de la Cuenta Especial. Una vez que se hayan recibido

satisfactoriamente los informes financieros auditados, se podrán reanudar los desembolsos contra

presentación de estados de gastos (incluidos los desembolsos para gastos admisibles efectuados

mientras se haya suspendido el uso de estados de gastos), así como la reposición de fondos de la

Cuenta Especial, mediante notificación del jefe de división responsable al prestatario, autorizada

por el oficial de desembolsos y el abogado, con copia al director del país.

15. En el caso de atrasos de nueve meses después de vencido el plazo para presentar los

estados financieros auditados, el personal de la Oficina Regional informa a su Vicepresidente,14/

quien decide si se suspenden los demás desembolsos correspondientes al préstamo

La expresíón "director del país" se refiere al funcionario del Banco Mundial a cargo de las operaciones del Banco

para el país prestatario.


Supervisión e informes de terminación

16. En los informes de supervisión se deja constancia de la aceptabilidad de los métodos decontabilidad, presentación de informes financieros y auditoría del prestatario y las entidadesencargadas de la ejecución del proyecto; la aceptabilidad de los estados financieros auditadosrecibidos; la situación de los informes financieros auditados pendientes; los aspectosinsatisfactorios que requieren un seguimiento, y las medidas correctivas que se están aplicando oque se deben aplicar. En el informe final de ejecución se evalúa el cumplimiento de lasdisposiciones en materia de auditorías por parte del prestatario y las entidades encargadas de la15/ejecución del proyecto'

1. El término "Banco" incluye la AIF; "préstamos" se refiere a todos los fondos administrados por elBanco, con inclusión de los créditos, los anticipos del Servicio de financiamiento para la preparaciónde proyectos, las donaciones del Fondo para el Desarrollo Institucional, y los fondos fiduciarios y deotro tipo relacionados con proyectos. La expresión "acuerdos legales" incluye los convenios depréstamo, convenios de crédito de fomento, convenios sobre proyectos y convenios de donaciones;la expresión "estados financieros auditados" incluye los estados financieros y el correspondienteinforme de los auditores, y "jefe de división" significa cualquier oficial con un cargo equivalente aldel jefe de división y que, de conformidad con el Administrative Manual Statement 1.30, Authorityto Sign Written Instruments, esté autorizado a emitir consentimientos, aprobaciones, notificaciones,exigencias y otros instrumentos necesarios o autorizados en virtud de los convenios legales sobreproyectos del Banco.

2. Si el Banco ha preparado una evaluación de la capacidad de gestión financiera del país, el personalpuede basarse en ella; véase el Manual de Contabilidad, Informes Financieros y Auditoría(FARAH), capítulo VI.

3. En el Anexo A se puede encontrar más información sobre el examen de los sistemas de gestiónfinanciera.

4. Las Normas Internacionales de Auditoría, publicadas anualmente por el Comité de NormasInternacionales de Contabilidad y aplicadas ampliamente por los profesionales de la actividadcontable, son un ejemplo de normas aceptables para el Banco. (Al momento de emitirse el OP 10.02y la BP 10.02, la última edición de dichas normas era la de 1995.) Para las auditorías efectuadas ainstituciones comerciales, industriales y de negocios, las Normas Internacionales de Auditoría,publicadas anualmente por la Federación Internacional de Contadores y aplicadas ampliamente porlos profesionales de la actividad contable, son un ejemplo de normas de auditoría aceptables para elBanco. (Al momento de emitirse el OP 10.02 y la BP 10.02, la última edición de dichas normas erala de 1995.) En el caso de las entidades de otro tipo, cuyas auditorías son efectuadas por entidadesfiscalizadoras superiores, las Normas de Auditoría emitidas por la Organización Internacional de lasEntidades Fiscalizadoras Superiores (junio de 1992) son un ejemplo de normas aceptables para elBanco.

5. Véase OP/BP/GP 12.20, Special Accounts, y OP/BP/GP 12.30, Statements of Expenditure.

6. En la medida que sea necesario, estos temas se tratan en el informe del Presidente sobre unadeterminada operación para fines de ajuste.

7. El "período de seguimiento" normalmente abarca los ejercicios durante los cuales el Banco efectúadesembolsos para el proyecto, incluido el ejercicio del último desembolso.

AnexolPág. 10 de 10

8. Véase el Capítulo V, párrafos 21 a 28, del Manual FARAH, donde se dan orientaciones para la

selección, aceptabilidad y nombramiento del auditor.

9. Los términos de referencia no deben limitar de manera alguna el alcance del examen o el acceso a

los registros de las entidades encargadas de la ejecución del proyecto. En el FARAH aparecen los

aspectos que normalmente se incluyen en los términos de referencia del auditor (véase el Capítulo V,

párrafos 39-41, y los Anexos XVIII y XIX).

10. El auditor entrega un informe a corto plazo, en el que emite su dictamen sobre los estados

financieros básicos (con inclusión de notas explicatorias), o un informe a largo plazo, que incluye

material adicional. El auditor debería presentar, además, una carta a los directivos, en la que formule

recomendaciones, según sea necesario, sobre mejoras de los sistemas y controles internos, la

utilización de recursos u otros asuntos que merezcan la atención especial de la administración. Para

obtener más información, véase el FARAH.

11. En el Anexo B se presentan modelos de télex.

12. Véase el Anexo C en Audit Reports Compliance System (ARCS). En los informes del ARCS se

advierte al personal del Banco sobre el plazo para la presentación de los estados financieros

auditados y se indican los prestatarios y entidades encargadas de la ejecución de proyectos que no

han presentado dichos informes dentro del plazo.

13. El párrafo 15 b) (sic) sólo se aplica a los préstamos negociados después del 1 de septiembre de 1993.

Para esos préstamos, puesto que los estados de gastos se exigen en el Convenio de Préstamo, el

Banco puede suspender los desembolsos contra presentación de estados de gastos sin seguir los

procedimientos sobre suspensión descritos en BP 13.40, Suspension of Disbursements. Con respecto

a los préstamos negociados antes de esa fecha, la notificación especifica la medida (si corresponde)

en que se aceptará la documentación completa.

14. La suspensión se lleva a cabo de conformidad con OP/BP 13.40, Suspension of Disbursements.

15. Véase OP/BP 13.55, Implementation Completion Reporting.

Anexo 2Pág. 1 de 3

Examen del sistema de gestión financiera

A continuación se señalan los aspectos esenciales que comprende el examen y la evaluación delsistema de gestión financiera .

1. Conocimiento del proyecto

1.1 Determinar los objetivos del proyecto a partir del informe de evaluación inicial preparadopor el personal o el documento de evaluación inicial del proyecto.

1.2 Identificar los componentes y subcomponentes que se han de financiar, relacionándoloscon los cuadros sobre costos del proyecto (por ejemplo, formación de docentes).

1.3 Identificar las categorías de gastos asociados a cada componente o subcomponente (porej., equipo para formación de docentes, becas, etc.)

1.4 Identificar los casos en que los costos de los componentes se deben determinar paralugares específicos (por ej., las provincias).

1.5 Determinar los organismos de ejecución y las relaciones entre el organismo principal y losorganismos participantes.

1.6 Identificar las fuentes de financiamiento del proyecto, incluso la forma en que seencauzarán los fondos y el calendario (es decir, si los fondos se entregarán directamente alproyecto o a través de un ministerio público; financiamiento directo o reembolsos)

1.7 Identificar los mecanismos de participación en los costos, con indicación de losporcentajes por categoría de gastos.

1.8 Determinar los métodos para llevar a cabo las adquisiciones, con indicación de laprocedencia de los bienes y servicios.

1.9 Determinar las leyes, normas y reglamentos que podrían incidir en algún aspecto delproyecto.

2. Información necesaria

2.1 Identificar la información financiera que se requiere para seguir la ejecución del proyecto,con el nivel de detalle necesario (debe mantenerse el equilibrio entre los costos y losbeneficios).

2.2 Identificar y, cuando sea posible, establecer la correspondencia entre la información sobrelos aspectos fisicos y la información financiera necesaria.

2.3 Determinar la información que se necesita por unidad (costo por cada mil docentes quereciben formación).

2.4 Determinar la periodicidad de la información necesaria (cierta información se puederequerir diariamente, y otra basta recibirla mensualmente) y el momento en que deberecibirse.

2.5 Determinar el grado de detalle de la información que se necesita para hacer el seguimientodel proyecto (que puede ser menor que el que se requiere para administrar la ejecución).

¡ Al llevar a cabo el examen, el especialista en gestión financiera debería tener en cuenta otras normas quepudiera haber emitido la Oficina Regional o la Junta de Gestión Financiera.

Anexo 2Pág. 2 de 3

El sistema de gestión financiera

3. Controles internos

3.1 Determinar los riesgos del país: el entorno global para los controles internos, como apoyo

a una cultura de responsabilidad en las altas esferas de gobierno; estructura de sueldos del

sector público en comparación con la del sector privado; grado de independencia desde el

punto de vista político, y situación de la actividad contable en el país.

3.2 Determinar los riesgos de la entidad desde el punto de vista de la estructura orgánica:

empleados honrados y competentes, en cuyo desempeño suele influir el nivel de

remuneración, educación y experiencia; clara delegación y segregación de funciones

(distinción que puede anularse por decisiones de los ejecutivos o por prácticas colusorias,

o ambas); normas y procedimientos claros establecidos por escrito; delimitación de

responsabilidades, con indicación de los niveles de autoridad; control bien definido de los

activos, el efectivo y las cuentas bancarias; fácil acceso a la documentación

correspondiente, y presentación oportuna de informes financieros exactos.

4. Contabilidad de los proyectos

4.1 Revisar el plan de cuentas, es decir, el instrumento básico que permite asegurar que se

dispone de la información necesaria para una clasificación congruente de las cuentas.

4.2 Revisar los registros contables para cerciorarse de que se mantengan al día, y que todas las

cuentas se cuadren automáticamente y concilien en todo momento (cuentas bancarias con

estados de cuenta).4.3 Asegurar los mecanismos para mantener registros contables exactos y confiables.

4.4 Asegurar los mecanismos para registrar los compromisos contractuales, gastos y otra

información necesaria para hacer el seguimiento del procedimiento de adquisiciones.

5. Dotación de personal

5.1 Se debería contar con personal suficiente y por lo menos un directivo con una adecuada

preparación y experiencia contable que le permita tomar decisiones acertadas sobre la

manera de llevar los libros de cuentas y sobre la generación de la información financiera.

5.2 Examinar la tasa de retención y de rotación del personal; el procedimiento de contratación

con respecto a las calificaciones adecuadas, y las oportunidades de capacitación. Examinar

también el procedimiento de evaluación del desempeño para determinar si es adecuado.

6. Indicadores para la administración del proyecto

6.1 Revisar los métodos de registro de los impactos, resultados, productos e insumos que se

requieren para evaluar el avance del proyecto hacia la consecución de sus objetivos.

6.2 Comprobar que los indicadores que se obtengan a partir de la información precedente sean

cuantificables y estén directamente relacionados con los componentes del proyecto

(categorías de costos, véase el párrafo 2 de este Anexo).

6.3 Asegurar la disponibilidad y fiabilidad de la información para los indicadores.

Anexo 2Pág. 3 de 3

7. Organización de las auditorías

7.1 Asegurar que se seleccione y se nombre al auditor desde el momento de la evaluacióninicial del proyecto, y que éste sea nombrado nuevamente mucho antes del inicio de cadaejercicio. Asegurar también que la auditoría se ternine a tiempo.

7.2 Asegurar que el auditor sea ajeno a la entidad y al proyecto sometido a la auditoría.7.3 Asegurar que el auditor sea competente y tenga experiencia con respecto al proyecto.7.4 Asegurar que el auditor reúna las calíficaciones necesarias, sea competente y aplique

normas de auditoría aceptables.7.5 Asegurar que los términos de referencia sean adecuados, prestando especial atención a los

aspectos que causan preocupación y que en una auditoría normal no serían objeto de uninterés especial (cumplimiento de las disposiciones financieras y normas sobreadquisiciones establecidas por el Banco). Asegurar también que el auditor reciba lainformación necesaria sobre el proyecto (informe de evaluación inicial preparado por elpersonal, documento de evaluación inicial del proyecto, Convenios de Préstamo, etc.)

8. Presentación de informes sobre la gestión financiera

8.1 Discutir y convenir en la forma, los tipos, la frecuencia (normalmente cada tres meses) yla distribución de los infornes relativos al proyecto.

8.2 Asegurar que el informe sobre la administración del proyecto (PMR) se apegue en lamayor medida posible al modelo que se adjunta, incluida la declaración sobre laprocedencia y la utilización de los fondos, la conciliación de la Cuenta Especial, lainformación sobre el Contrato y otra información sobre las adquisiciones, informaciónsobre el progreso del proyecto (indicadores de insumos, productos, etc., con explicaciónde las variaciones), y proyecciones para los próximos seis meses.

1 Anexo 3

THE WORLD BANK/IFC/M.I.G.A.

OFFICE MEMORANDUMFecha: 1 1 de agosto de 1998

De: Alfonso Sánchez, Directivo Superior, OCSPRExtensión: 30001/30002

Asunto: Evaluación de la capacidad de los organismos para llevar a cabo las adquisicionescorrespondientes a los proyectos; establecimiento de los valores de umbral para elexamen previo, y plan de supervisión de las adquisiciones

1. Se adjunta un instructivo provisional en el que se explica la forma de evaluar lacapacidad de una entidad ejecutora para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes alos proyectos. En él se explica también cómo establecer los valores de umbral para el examenprevio de las operaciones de inversión, y la manera de formular el plan de supervisión de lasadquisiciones. El nuevo procedimiento, que rige para todos los proyectos cuya evaluacióninicial esté programada a partir del 1 de noviembre de 1998, establece una relación directaentre la capacidad de la institución y los riesgos del sistema, y el nivel de profundidad y lanaturaleza de la supervisión de las adquisiciones por parte del Banco. Este instructivoreemplaza las instrucciones para las operaciones de inversión contenidas en la OD 11.04 deenero de 1992, y será incorporados en la nueva OD 1 1.00, actualmente en preparación.

2. La nueva metodología de evaluación incluye la preparación de un plan de accióndirigido a eliminar las deficiencias en la capacidad de las entidades ejecutoras paraadministrar las adquisiciones en forma eficiente y transparente. Lo que se persigue es poneren práctica las mejoras que se recomienden en el plan de acción como parte del proyectopropuesto. Creemos que a la larga este método permitiría mejorar considerablemente lacapacidad de nuestros clientes, objetivo que muchos de nuestros países miembros desearíanlograr.

3. El especialista en adquisiciones o el personal de adquisiciones acreditado para elproyecto es el principal responsable de realizar la evaluación y debe firmar el resumen de lasobservaciones y las medidas propuestas (Apéndice 2) que se debe entregar al asesor regionalen adquisiciones como parte del paquete del proyecto que se presente para su aprobación.

4. Haremos un seguimiento de la aplicación del presente instructivo y le introduciremoslas modificaciones necesarias a medida que vayamos adquiriendo más experiencia en estecampo.

5. Las preguntas sobre este instructivo deberán dirigirse al Directivo Superior, Grupo dePolíticas y Servicios de Adquisiciones, Red de Servicios Operacionales Básicos (OCSPR).

Adjunto: Instructivo

Anexo 3 2

Instructivo paraLa evaluación de la capacidad de los organismos

para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a los proyectos,

El establecimiento de los valores de umbral para el examen previo, y

El Plan de supervisión de las adquisiciones

Introducción

1. La eficacia con que se realizan las adquisiciones en el marco de los proyectos

financiados por el Banco es un aspecto fundamental para su buena ejecución, para alcanzar

los objetivos previstos y para asegurar su sostenibilidad. Del mismo modo, como parte de su

función como institución de desarrollo, al Banco le interesa fortalecer la capacidad de los

prestatarios para administrar las adquisiciones y contrataciones en forma eficaz y

transparente, pues ello forma parte de una buena gestión y una buena administración de los

proyectos. En este contexto, como parte integral de las etapas de preparación y evaluación

inicial, los equipos encargados de los proyectos deben evaluar la capacidad del organismo o

la unidad responsable de su ejecución para administrar las adquisiciones . Los objetivos de

dicha evaluación son los siguientes:

a) evaluar la capacidad del organismo de ejecución y la adecuación de los sistemas

de adquisiciones y sistemas conexos existentes, para administrar las

adquisiciones en general, y las adquisiciones financiadas por el Banco, en

particular;

b) evaluar los riesgos (institucionales, políticos, estructurales, de procedimiento,

etc.) que pueden tener un efecto negativo en la capacidad del organismo para

llevar a cabo el proceso de adquisiciones;

c) elaborar un plan de acción que se ponga en práctica como parte del proyecto, en

la medida que sea necesario, para encarar las deficiencias observadas durante el

análisis de la capacidad y para minimizar los riesgos identificados en el análisis

correspondiente, y

d) proponer un plan de supervisión de las adquisiciones financiadas por el Banco

que sea adecuado y compatible con las ventajas, deficiencias y riesgos relativos

que revele la evaluación.

El tema de la evaluación de la capacidad de un país para efectuar contrataciones públicas se trata en el

diagnóstico de los procedimientos de adquisiciones del país (DPAP), en un instructivo por separado de fecha 1

de junio de 1998.

2 El término "adquisiciones" incluye bienes, obras, servicios y servicios de consultoría, según corresponda. Por

lo tanto, la evaluación debería incluir un examen de la administración de los procesos de selección y

contratación de consultores.

3 Anexo 3

Preparación de la evaluación de la capacidad

2. La evaluación debería realizarse en la etapa de preparación del proyecto. El objetivo esque la evaluación y el plan de acción convenido estén terminados para cuando correspondahacer la evaluación inicial del proyecto. En la evaluación y la preparación del plan de accióndeberían participar plenamente el prestatario y el organismo de ejecución, a fin de asegurarsu identificación con las medidas propuestas. Éstas deberían incorporarse como componentesdel proyecto y, en la medida que sea necesario, financiarse con fondos del préstamo ocrédito. En el análisis se pueden detectar deficiencias fundamentales que deben abordarseantes de poner en marcha el proyecto (por ejemplo, la creación de una unidad encargada delas adquisiciones o la preparación de documentos de licitación o contratación esenciales). Enel caso de que el organismo de ejecución no pueda financiar esas actividades, los integrantesdel equipo del proyecto deberían analizar otras fuentes de financiamiento (por ejemplo, unservicio de financiamiento para la preparación de proyectos, financiamiento retroactivo deesas actividades, etc.) y llegar a un acuerdo al respecto con el prestatario. En el caso deproyectos en que intervengan varios organismos de ejecución, el equipo responsable deberíaevaluar la capacidad de la entidad principal o coordinadora del proyecto, y de todas las quetengan una función importante en la administración de las adquisiciones para el proyecto. Sinembargo, si todas ellas cumplen una función similar, se deberá evaluar la capacidad de unamuestra representativa de dichas entidades. Esta evaluación, al igual que cuando se trata deun solo organismo de ejecución, servirá de base para formular los planes de fortalecimientode la capacidad y de supervisión de las adquisiciones.

3. El especialista en adquisiciones (o el personal autorizado para realizarlas) asignado alproyecto es el principal responsable de efectuar y coordinar la evaluación. Para los aspectosde la evaluación relacionados con los controles (financieros y administrativos) existentes sedebería contar con la ayuda del especialista en desembolsos o el especialista en gestiónfinanciera asignado al proyecto. Esto es necesario debido al carácter especializado de laevaluación de los controles financieros y porque la evaluación también es indispensable enrelación con los desembolsos. En la medida que sea necesario, la dirección de operacionesdel Departamento Jurídico (LEGOP) debería participar en lo relacionado con cualquierasunto sobre los aspectos jurídicos de las adquisiciones.

Alcance del examen de la capacidad

4. El examen incluye una evaluación de la capacidad del organismo para llevar a cabo lasdistintas etapas del ciclo de adquisiciones. En la evaluación se deberían estudiar los aspectosorganizacionales, la preparación del personal, la calidad y adecuación de los sistemas deapoyo y control, y la adecuación de las leyes, normas y reglamentos aplicables al organismo.En el Apéndice 1 se presenta una lista de preguntas que pueden ser útiles para preparar laevaluación. La lista sirve de guía y debería emplearse con flexibilidad. Por ejemplo, en elcaso de prestatarios u organismos de ejecución nuevos podría ser necesario revisar todos lospuntos incluidos en este instructivo. Pero si el Banco conoce bien al prestatario que se va aevaluar, es muy probable que ya disponga de gran parte de la información que aparece en ese

Anexo 3 4

apéndice y sólo habrá que actualizar o realizar las partes fundamentales de la evaluación.

Esta decisión se deberá tomar en consulta con el asesor regional en adquisiciones en la

medida que sea necesario. Del mismo modo, si existe un diagnóstico actualizado de los

procedimientos de adquisiciones del país (DPAP), no será necesario utilizar todas las

preguntas del cuestionario. Normalmente la evaluación incluye una revisión de los siguientes

aspectos:

a) Aspectos jurídicos. Esta parte del examen debería consistir en: a) una

verificación breve para asegurarse de que las leyes y reglamentos aplicables en

materia de contratación pública permitirán a la institución llevar a cabo un

procedimiento de adquisiciones aceptable, y b) una evaluación de la calidad de

las prácticas internas del organismo o los organismos de ejecución en materia de

adquisiciones y de su conformidad con las prácticas aceptables para el Banco.

Se debería consultar el DPAP más reciente para obtener la información

pertinente sobre las reglas y el contexto nacional general que pueden ser

pertinentes al proyecto. Se deberán examinar aspectos específicos, tales como:

i) la situación jurídica del organismo (departamento del gobierno, entidad

gubernamental autónoma, empresa comercial, etc. - régimen de propiedad)

ii) leyes y reglamentación aplicables al organismo

iii) aceptabilidad de las normas y procedimientos para la licitación pública

nacional (LPN)3 y otros métodos de contratación pública

iv) procedimientos internos, reglamentaciones o manuales sobre adquisiciones

existentes, para establecer su claridad, coherencia y previsibilidad

b) Gestión del ciclo de las adquisiciones. Este aspecto comprende un examen de la

calidad general y la puntualidad con que el organismo o institución aborda cada

etapa del ciclo de las adquisiciones. Los elementos clave son los siguientes:

i) Planificación de las adquisiciones

ii) Preparación de los documentos de licitación

iii) Gestión del proceso de licitación, desde el anuncio hasta la apertura de las

ofertas

iv) Evaluación de las ofertas

v) Adjudicación del contrato

vi) Preparación y firma del contrato

3Véase el Apéndice 2 sobre la aceptabilidad de las prácticas relativas a la LPN.

5 Anexo 3

vii) Administración del contrato durante la ejecución del proyecto, coninclusión de los métodos de solución de controversias.

viii) Gestión general del ciclo de las adquisiciones (duración, participantes,exámenes, etc.)

c) Organización yfunciones. Este es un examen de la estructura de la unidadencargada de las adquisiciones, la asignación de responsabilidades, los nivelesjerárquicos para la rendición de cuentas, las autoridades responsables de tomardecisiones y la capacidad para llevar a cabo el plan de adquisiciones propuestopara el proyecto, además de sus otras funciones de rutina, si las tuviese. Losaspectos específicos que se deben examinar son:

i) La organización de la unidad de adquisiciones y la asignación de funciones

ii) Los manuales de procedimiento e instructivos internos y los antecedentessobre su cumplimiento

d) Sistemas de apoyo y control. Este aspecto se refiere a los servicios ymecanismos de control que ponen frenos y contrapesos en el sistema. Laindependencia y credibilidad de las auditorías de las adquisiciones y la calidad delos controles internos son esenciales para la confiabilidad del sistema. Se debenconsiderar los siguientes aspectos específicos:

i) Auditorías

ii) Mecanismos de asesoría jurídica

iii) Controles internos tanto técnicos como administrativos

iv) Código de comportamiento y ética profesionales

v) Iniciativas especiales contra la corrupción

e) Mantenimiento de registros. En forma especial, el equipo responsable de laevaluación debería tomar nota de la disponibilidad e integridad de los registrossobre adquisiciones. Además de los datos generales sobre cantidades, tipos,valores y fechas de los contratos adjudicados y de los nombres de losadjudicatarios, las entidades contratantes deberían llevar, para todos loscontratos, un registro que incluyera, entre otras cosas, lo siguiente:

i) anuncios públicos de las oportunidades de licitación

uí) documentos de licitación y sus agregados

Anexo 3 6

iii) información sobre la apertura de las ofertas

iv) informes de evaluación de las ofertas

v) apelaciones formales presentadas por los licitantes y sus resultados

vi) documentos contractuales firmados, agregados y modificaciones

vii) registros sobre reclamaciones y solución de controversias

viii) registros del tiempo que ha llevado completar las etapas fundamentales del

proceso

ix) información completa sobre los desembolsos (según lo exija el sistema de

gestión financiera aplicado en el país)

En las conclusiones de la evaluación se deberá informar sobre la inexistencia o

las deficiencias importantes de dichos registros, y en el programa de acción

recomendado se deberá abordar ese tema4. El equipo a cargo de la evaluación

también debería determinar la medida en que se emplean sistemas eficaces para

el seguimiento de las adquisiciones y, si existen suficientes datos, debería señalar

las etapas del proceso en que parece haber deficiencias, y recomendar medidas

para eliminarlas.

f) Dotación de personal. La calidad y suficiencia del personal de la unidad

responsable son esenciales para una buena administración de las adquisiciones.

En la evaluación se debería determinar, en general, si se dispone de suficiente

personal calificado para realizar las tareas normales que le sean asignadas en

materia de adquisiciones. Se debería determinar si el personal tiene los

conocimientos necesarios sobre las disciplinas y la capacidad que se requiere

para llevar a cabo el plan de adquisiciones propuesto para el proyecto. De lo

contrario, en la evaluación se debería definir la asistencia indispensable, ya sea

mediante capacitación de personal adicional, o el uso de consultores o agentes de

adquisiciones, e incluir una estimación del alcance, la duración y el costo de esos

servicios y recursos adicionales.

Los registros fundamentales (sobre el procedimiento de adquisiciones) que se deberán mantener en debida

forma durante un período de hasta dos años después del cierre del préstamo son: copias de todos los anuncios

públicos, documentos de precalificación (si ha habido precalificación), informe de evaluación de la

precalificación, en el que se deje constancia de cualquier decisión de no preseleccionar determinados licitantes

potenciales, documentos de licitación y sus posibles addenda, un registro de las reuniones previas a la

licitación que se hayan realizado, las actas de la apertura de las ofertas, el informe final de evaluación de las

ofertas (incluida una explicación detallada de las razones para aceptar o rechazar cada oferta), copias de las

ofertas, apelaciones contra los procedimientos o recomendaciones de adjudicación, una copia firmada del

contrato final y de toda garantía de cumplimiento o garantía por anticipo que se haya presentado.

7 Anexo 3

g) Contexto general para las adquisiciones. También es necesario examinar eldesempeño efectivo de la unidad encargada de las adquisiciones en lo querespecta a la toma de decisiones en forma oportuna, la frecuencia con que seobjetan o revocan las decisiones sobre adjudicación de contratos, elmantenimiento de registros adecuados y otros indicadores similares. Además, sedebe tratar de determinar las causas subyacentes de las deficiencias que sepudieran detectar en los distintos ámbitos. Las deficiencias en las adquisicionessuelen deberse a factores básicos inherentes a la sociedad o a la entidad que laslleva a cabo. Entre estos aspectos cabe mencionar los siguientes:

i) el grado en que en las altas esferas de gobierno se promueve una cultura dela responsabilidad

ui) la reputación de los responsables de las adquisiciones

iii) la estructura de sueldos del personal encargado de las adquisiciones frente asueldos comparables en el sector privado

iv) la medida en que la unidad encargada de las adquisiciones y la instituciónestán libres de las injerencias políticas y de otro tipo

v) la existencia de personal competente en el campo de las adquisiciones

vi) la existencia de normas, procedimientos y delegación de facultades yresponsabilidades en forma clara y por escrito

vii) la solidez de los sistemas de gestión presupuestaria y financiera delorganismo, etc.

h) Evaluación del sector privado. Una parte importante de la evaluación es laopinión de empresas privadas que trabajan con el organismo sobre la manera enque se aplican en la práctica las reglamentaciones y procedimientos establecidospor escrito. Con respecto a este tema, en la medida que sea necesario, la misióndebería ponerse en contacto con firmas privadas para obtener su parecer sobredistintos aspectos, tales como:

i) la eficiencia y la previsibilidad generales del sistema

ii) la transparencia del procedimiento de adquisiciones

iii) la calidad de la gestión de los contratos

iv) la reputación general del organismo en lo que respecta a la corrupción

Anexo 3 8

Evaluación de riesgos

5. Un aspecto fundamental de la evaluación es el análisis de los riesgos en el proceso de

adquisiciones. El análisis debería incluir la evaluación de los riesgos administrativos,

políticos y financieros, y está estrechamente relacionado con la transparencia y la

previsibilidad de dicho proceso. Se deberían examinar los antecedentes de la institución en

cuanto a la gestión de las adquisiciones en general y de las adquisiciones financiadas por el

Banco en particular. La coherencia en la aplicación de las normas y procedimientos

establecidos por escrito reviste especial importancia. Un elemento esencial en este examen es

la opinión y la percepción de los agentes del sector privado, tanto nacionales como

extranjeros, que conocen a la institución. Como parte de la evaluación se deberían sostener

entrevistas con participantes importantes de los círculos empresariales del sector privado que

trabajan con la institución. Esta evaluación, que es indispensable para determinar el método

de supervisión que se ha de recomendar, debería culminar con una clasificación de los

riesgos que entraña la contratación pública en las siguientes categorías: alto, mediano y bajo.

En el Apéndice 2 se presenta un cuadro para resumir las observaciones y recomendaciones

del examen y para facilitar la evaluación general de los riesgos.

6. Para la evaluación del riesgo se requiere mucho criterio profesional y no hay

instrucciones ni pasos precisos que permitan hacer una evaluación general inequívoca.

Además, varias instituciones pueden adolecer de deficiencias en las mismas áreas pero en

diferentes grados. En general, una institución que presente deficiencias graves (calificaciones

de muy deficiente o deficiente) en uno o más aspectos incluidos en la evaluación (subtítulos

a) a h)) debería clasificarse en la categoría de alto riesgo, mientras que una institución que

reciba calificaciones de regular y bueno en todos esos aspectos debería situarse en la zona de

riesgo mediano. Solamente los organismos que obtengan calificaciones satisfactorias o

superiores en todos los aspectos evaluados deberían clasificarse como de bajo riesgo.

Plan de acción para el fortalecimiento de la capacidad de los organismos

7. El análisis descrito en los párrafos precedentes debería permitir identificar las medidas

necesarias, con el calendario correspondiente, encaminadas a mejorar la capacidad del

organismo para administrar las adquisiciones en el largo plazo. Las medidas pueden referirse

a temas tales como reglamentación, procesos, dotación de personal, organización,

capacitación, mantenimiento de registros, auditorías, etc. Las medidas que sean

indispensables para la ejecución del proyecto deberían aplicarse antes de que se inicie la

contratación pública. Otras medidas podrán ponerse en práctica durante la vigencia del

proyecto. Por lo tanto, el calendario propuesto debería reflejar esas prioridades. El plan

debería elaborarse con todo detalle, con indicación de los términos de referencia para los

servicios de consultoría y de las estimaciones de costos. El plan detallado debería formar

parte de la documentación sobre la ejecución del proyecto y durante las negociaciones se

debería acordar con el prestatario su inclusión como componente del proyecto.

9 Anexo 3

Establecimiento de los valores de umbral para el examen previo y plan de supervisión

8. El nivel de profundidad y la naturaleza de la supervisión de las adquisiciones estánrelacionados con la capacidad de la institución mediante el establecimiento de valores deumbral para el examen previo, y mediante el alcance y la profundidad de los exámenesposteriores y las auditorías que se han de realizar. El plan de supervisión también dependedel tipo de proyecto (es decir, si el proyecto incluye unos pocos contratos de gran volumen omuchos contratos de pequeño o mediano valor, o si se va a ejecutar en forma centralizada odescentralizada). Otro factor que se debe tener presente es la capacidad del organismo parafinanciar un contrato por si mismo en el caso de que el Banco se vea en la obligación dedeclarar viciada la adquisición y de anular una parte del préstamo. Por último, la evaluaciónde los riesgos que plantean las adquisiciones (véase el párrafo 5) debería ser un factordecisivo sobre el plan de supervisión.

9. En el caso de los organismos que se clasifiquen en la categoría de alto riesgo, el valorde umbral para el examen previo no debería ser superior a US$200.000 para la adquisición debienes y de US$500.000 para la contratación de obras; los valores de umbral para losorganismos clasificados como de riesgo mediano no deberían exceder de US$350.000 para laadquisición de bienes y de US$5 millones para la contratación de obras, y loscorrespondientes a organismos clasificados como de bajo riesgo deberían ser de hastaUS$500.000 para la adquisición de bienes y de US$10 millones para la contratación de obras.Todos los contratos por un costo estimado equivalente a US$200.000 o más que se celebrencon firmas de servicios de consultoría deberían estar sujetos a un examen previo. En todoslos casos (contratos con firmas o con consultores individuales) el Banco debería emitir su "noobjeción" a los términos de referencia para la tarea propuesta. El Banco puede exigir unexamen previo en el caso de trabajos de importancia fundamental cuyo costo no llegue alequivalente de US$200.000 (es decir, servicios altamente especializados o servicios queproduzcan importantes repercusiones futuras). Para los préstamos a través de intermediariosfinancieros, el examen previo debería abarcar, como mínimo, todos los contratos adjudicadosmediante licitación pública internacional. Estos valores de umbral son límites máximos queno se deben exceder sin la aprobación del Grupo de Políticas y Servicios de Adquisiciones.pero los asesores regionales en adquisiciones pueden establecer valores de umbral más bajos,por ejemplo, en el caso de organismos o países que presentan un riesgo muy elevado, cuandoel proyecto requiere un examen muy profundo o cuando la capacidad del organismo apenascae en las categorías de riesgo mediano o bajo. El objetivo a largo plazo es fortalecer lacapacidad de todos los organismos, a fin de que pasen paulatinamente a la categoría de bajoriesgo. Si corresponde, en los convenios legales se puede incluir como incentivo laposibilidad de elevar gradualmente el valor de umbral, a medida que el organismo alcanceciertos hitos específicos del programa de fortalecimiento de su capacidad. En los conveniostambién se debería contemplar la posibilidad de que el Banco reduzca el valor de umbral,aumente el grado de detalle de los exámenes posteriores o inicie un examen detallado oauditoría de las adquisiciones si determina que la capacidad del organismo se ha deteriorado,o si, como consecuencia de la actuación del organismo, surgen problemas recurrentes o losresultados de los exámenes posteriores revelan tales deficiencias.

Anexo 3 10

10. En el caso de los proyectos que incluyen numerosos contratos similares de pequeño

valor (por ejemplo, de menos de US$200.000) que se han de adjudicar durante la vigencia

del proyecto, tal vez sea innecesario o ineficaz en función del costo realizar un examen

previo de un gran número de dichos contratos. En tales casos, el plan de supervisión debería

incluir un acuerdo previo con el prestatario en cuanto a la documentación estándar que éste

habrá de utilizar, además de un examen previo de una muestra representativa de esos

contratos distribuidos durante la vigencia del proyecto, a fin de permitir un seguimiento

continuo. La cantidad de los contratos sujetos a examen previo debería guardar relación con

la capacidad del organismo de ejecución, pero en ningún caso debería ser inferior al 5% del

número estimado de contratos que se han de adjudicar. Esto debería complementarse con un

grado adecuado de detalle de los exámenes posteriores y las auditorías, dependiendo de los

factores señalados en el párrafo 8.

11. Al determinar el tamaño de la muestra para el examen posterior se deberían tener en

cuenta factores similares a los indicados en el párrafo 8. En general, como mínimo se debería

someter a examen 1 de cada 5 contratos en el caso de organismos de alto riesgo, 1 de cada 10

contratos en el caso de organismo de riesgo mediano, y 1 de cada 20 en el caso de

organismos de bajo riesgo. Al igual que en el examen previo, estas proporciones pueden

ajustarse durante la ejecución del proyecto de acuerdo con el comportamiento del organismo

y los resultados de los exámenes. En el plan de supervisión de las adquisiciones se debería

recomendar la realización de auditorías, si corresponde, con indicación del número y el

alcance de ellas, y se debería sugerir si el plan de supervisión debería incluir misiones

especiales para la supervisión de las adquisiciones en determinados puntos críticos de la

ejecución del proyecto.

12. En la medida que sea necesario, durante la etapa de preparación el especialista en

adquisiciones debería analizar la evaluación y el plan de supervisión propuesto con el asesor

regional en adquisiciones, a fin de asegurar la coherencia a nivel de toda la región. El asesor

regional en adquisiciones y el Departamento Jurídico aprueban el plan como parte de la

aprobación del paquete final del proyecto. Para facilitar esta aprobación, se deberá enviar una

copia de la evaluación resumida (Apéndice 2) al asesor regional en adquisiciones y al

Departamento Jurídico al momento de presentarles el paquete del proyecto para su revisión.

Apéndice 1Pág. 1 de 11

A - Marco jurídico

Al - CARACTERÍSTICAS GENERALES

1. ¿Cuál es la situación jurídica de este organismo? (departamento del gobierno, corporación del estado,empresa paraestatal) ¿Quienes son sus propietarios? ¿Se aplican a este organismo las leyes yreglamentos nacionales? En caso afirmativo, remítase al DPAP vigente donde se presenta un análisisdel sistema jurídico.

2. En caso negativo, ¿tiene el organismo sus propios reglamentos? Descríbanse.

3. ¿Es el sistema claro, completo y congruente? ¿Trata todos los aspectos esenciales sin contenerreglamentos indebidamente complicados, innecesarios, contradictorios o anticuados? ¿Las normas seencuentran en varias fuentes distintas o en un marco jurídico bien coordinado?

4. ¿Está bien determinado el orden de importancia de las fuentes de los reglamentos en materia deadquisiciones?

5. ¿El sistema permite o facilita que se introduzcan técnicas y prácticas de contratación nuevas einnovadoras sin poner en entredicho los principios básicos?

6. ¿Existen normas/procedimientos para la suspensión y la exclusión de licitantes?

7. ¿Se imponen boicoteos directos o indirectos? (Especifíquense.)

8. ¿Existen procedimientos para la solución de controversias contractuales? Descríbanse.

A2 - BASES PARA LA TRANSPARENCIA

1 . ¿Se conitempla en las leyes o en los reglamentos la obligación de divulgar los textos jurídicos relativosa las adquisiciones?

2. ¿Existen disposiciones que obliguen a mantener registros escritos sobre las adquisiciones? ¿Están adisposición del público?

3. ¿Son adecuadas las disposiciones relativas al anuncio de las oportunidades de contratación? Se publicaregularmente el diario oficial del país? ¿Está a disposición del público?

4. ¿Son adecuadas las disposiciones que puedan existir sobre la apertura de ofertas de licitación pública?

5. ¿Están prohibidas en general las negociaciones posteriores a la apertura de las ofertas o a la selecciónde ofertas?

6. ¿Constituyen las reglas que puedan existir sobre las adquisiciones negociadas una base para unproceso justo y transparente? Especifiquese.


7. ¿Están claramente establecidas las condiciones para utilizar los distintos métodos de adquisición, y

existe una disposición que estipule que la licitación pública será el método preferido o el que deberá

utilizarse si no se especifica otra cosa?

8. ¿Existe una disposición que obligue a anunciar públicamente las adjudicaciones de los contratos?

9. ¿Son claras y adecuadas las garantías de seriedad de las ofertas y los contratos? ¿Se exigen a todos los

licitantes?

10. ¿Son los requisitos relativos a las calificaciones de los licitantes justos y apropiados para la finalidad

del contrato?

11. ¿Constituyen las disposiciones sobre el examen y la evaluación de las ofertas la base de un proceso

racional y justo?

12. ¿Se publican resúmenes de la información relativa a las adquisiciones públicas (por ejemplo, el

número de ofertas recibidas, el número de contratos adjudicados, los nombres de los adjudicatarios)?

De ser así, descríbanse el alcance y la frecuencia.

13. ¿Celebra el organismo reuniones periódicas con los círculos empresariales para tratar asuntos relativos

a las adquisiciones?

14. ¿Se aplican normas sobre conflictos de intereses? De ser así, descríbanse sus aspectos esenciales.

15. ¿Se hacen cumplir efectivamente las leyes sobre sobornos a funcionarios? ¿Figuran en los documentos

de licitación y contratos oficiales condiciones para impedir el soborno y la corrupción?

16. ¿Qué oportunidades existen para que funcionarios oficiales adopten decisiones discrecionales durante

el procedimiento de adquisiciones y la preparación de los documentos?

A3 - BASES PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS POR PARTE DE LOS FUNCIONARIOS

ENCARGADOS DE LAS ADQUISICIONES

1 . ¿Deben los funcionarios del organismo atenerse a un código ética publicado? De ser así, descríbanse

sus aspectos básicos.

2. ¿Es fácil para los licitantes denunciar el pago de sobornos por parte de otros licitantes y las demandas

o exigencias de sobornos por parte de funcionarios encargados de las adquisiciones?

3. ¿Disponen los licitantes de un acceso adecuado a procesos administrativos o judiciales de revisión o

de apelación?

4. Existen medidas o iniciativas para combatir la corrupción o limitarla, como estatutos y/u órganos para

tal efecto, disposiciones de advertencia, reformas generales de la administración pública y de la

administración de justicia, iniciativas regionales, disposiciones en el código penal, disposiciones de

lucha contra el soborno, etc.? De ser así, descríbanse.


1B - Gestión del ciclo de las adquisiciones

B1 - PLANIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES

1. Como norma, ¿se preparan con anticipación los planes de adquisiciones?

2. ¿Estos planes son suficientemente detallados y realistas con respecto al pasado?

3. ¿En los planes se tienen debidamente en cuenta las limitaciones técnicas y financieras, y lasrelacionadas con la gestión y la ejecución?

4. ¿El organismo cuenta con personal especializado para la planificación y programación de lasadquisiciones?

5. ¿Disponen las unidades de ejecución de los proyectos de suficiente personal con capacitación enadquisiciones, planificación, programación, tramitación expedita y estimación de costos?

6. ¿La planificación general relativa a contratos complejos de bienes, obras y de otro tipo se lleva a cabocon suficiente detalle para lograr una definición realista del proyecto, plazos de terminación quepuedan cumplirse y estimaciones de costos precisas?

7. ¿Está bien coordinada la planificación técnica y financiera inicial, de modo que al comenzar lostrabajos ya se cuente con todo el financiamiento de los proyectos, sobre la base de estimacionesprecisas?

8. ¿Se utilizan metodologías apropiadas para la planificación de actividades de adquisición múltiples einterrelacionadas en el marco de proyectos de gran volumen? (Por ejemplo, el método del caminocrítico.)

9. ¿Están los componentes del proyecto debidamente determinados para fines de adquisición?

10. ¿Se cumplen generalmente los plazos de terminación de los contratos para la adquisición de bienes yla contratación de obras y de servicios de consultoría? De no ser así, ¿cuál es la causa principal de lasdemoras? ¿Se suele conceder tiempo suficiente para realizar exámenes y obtener aprobacionesexternas?

11. ¿Las unidades encargadas de las adquisiciones llevan a cabo con regularidad estudios de mercado paraactualizar su conocimiento de los precios vigentes de los bienes, obras y servicios?

12. ¿Son adecuados los procedimientos y las metodologías para la planificación de adquisicionesperiódicas? (Por ejemplo, control de inventarios, pronóstico de las necesidades futuras, clasificación,codificación, contabilidad y gestión financiera, gestión de piezas de repuesto y sistemas dedistribución.)

13. En el caso de proyectos financiados por el Banco, ¿en general, se suele respetar el plan deadquisiciones acordado?


B2 - CICLO DE LAS ADQUISICIONES

1. ¿Es aceptable la duración de las diferentes etapas?

2. ¿Quiénes deben intervenir y aprobar las diferentes etapas, y en qué consiste el valor agregado de cada

intervención? ¿Existen posibilidades de simplificar, abreviar o eliminar etapas? Establézcase un ciclo

típico de las adquisiciones, desde el anuncio de la licitación hasta la adjudicación.

B3 - DOCUMENTOS DE LICITACIÓN

1. ¿El organismo cuenta con personal competente para preparar los documentos de licitación?

2. ¿El organismo está familiarizado con las políticas y las Normas sobre adquisiciones establecidas por el

Banco, y con los documentos estándar de licitación que se deben usar en este proyecto?

3. ¿Cómo se calificaría la calidad general de la documentación preparada por el organismo? Indíquense

los aspectos que se deben mejorar.

4. Calidad general de las especificaciones técnicas y planos, claridad, imparcialidad, precisión (incluidas

las listas de requerimientos) y disponibilidad o acceso a personal calificado o a servicios profesionales

en este campo.

5. ¿Existen documentos uniformes para contratos de adquisición de bienes, contratación de obras y de

consultores? (Enumérense.) ¿Se utilizan otros formularios internacionales para los contratos? (De ser

así, especifíquense.)

6. Si esos documentos existen, ¿pueden adaptarse fácilmente a las circunstancias de contratos

específicos? (Por ejemplo, modificándolos mediante una hoja de Datos de la licitación, Condiciones

Especiales del Contrato, o elementos similares.)

7. ¿Existen documentos independientes para las licitaciones públicas nacionales e internacionales que no

sean financiadas por el Banco?

8. ¿En las instrucciones a los licitantes (IAL) figura toda la información necesaria que permita preparar

ofertas que se ajusten a lo solicitado, y comprender claramente los criterios de evaluación y los

métodos de aplicación?

9. ¿Se incluye otra información necesaria, como las condiciones de elegibilidad, las bases para las

ofertas, el idioma y la moneda que deben emplearse en las ofertas, la unidad monetaria común para

fines de evaluación, la fuente y la fecha del tipo de cambio, etc.? ¿Se proporcionan formularios tipo y

otras secciones pertinentes de los documentos?

10. ¿Están los licitantes obligados a presentar una garantía de seriedad de la oferta por una suma adecuada

como garantía de que su oferta se ajusta a lo solicitado?

11. ¿Se contempla la precalificación o la poscalificación?

12. ¿Los criterios de calificación son adecuados y están claramente descritos?


13. En general, ¿son equitativas las condiciones de los contratos? ¿Cubren adecuadamente los aspectoscomerciales y jurídicos más importantes (el método de adquisición, el monto, la naturaleza y el tipo decontrato utilizado) y protegen debidamente al Estado, sin hacer correr riesgos innecesarios a losl icitantes?

14. ¿De ser necesario, pueden introducirse disposiciones adecuadas para el ajuste de precios, y se disponede un sistema apropiado para indexar los precios de los insumos básicos incluidos en el contrato(mano de obra, materiales, uso de equipo)?

15. ¿Se utilizan órdenes de compra uniformes al hacer las adquisiciones?

B4 - PRECALIFICACIÓN

1. ¿Se utiliza la precalificación en los casos apropiados? ¿En qué tipos de contratos se utiliza?¿Contratación de obras? ¿Adquisición de bienes? ¿Contratación de consultores? ¿Otro tipo decontratos?

2. ¿El proceso de precalificación es equitativo y transparente? ¿Se toman oportunamente las decisiones?¿Se permite la participación de empresas extranjeras?

3. ¿En los documentos de precalificación, se describen de forma clara y completa todas las condicionespara presentar solicitudes idóneas y las condiciones para la calificación? ¿Se pide informaciónfinanciera y ésta se somete a un análisis crítico a fin de evaluar la capacidad financiera para cumplirun contrato?

4. ¿Las entidades contratantes verifican, antes de adjudicar un contrato, si el licitante ganador siguecumpliendo los requisitos de precalificación?

5. ¿Están los proveedores obligados a emplear a un agente del país para que se les permita presentarofertas relativas a bienes o servicios?

6. ¿Las entidades contratantes mantienen listas actualizadas de proveedores, contratistas y consultorescalificados y disponen de información de mercado actualizada sobre bienes que se adquierenhabitualmente, como repuestos y bienes fungibles? ¿Se evalúa de forma rutinaria la actuación de losproveedores, contratistas y consultores? ¿Es fácil presentar solicitudes por primera vez y obtener lacalificación?

B5 - PUBLICIDAD

1. ¿Se anuncian públicamente los contratos que han de adjudicarse mediante licitación pública?

2. ¿Se concede un plazo suficiente para obtener los documentos y preparar las ofertas?

3. ¿Cuáles son los antecedentes del organismo en cuanto a la publicación o actualización de los anunciosgenerales y específicos de adquisiciones?


B6 - COMUNICACIONES ENTRE LOS LICITANTESY EL ORGANISMO CONTRATANTE

1. Cuando se piden aclaraciones, ¿se recibe una respuesta por escrito en forma rápida y completa?

2. ¿Las aclaraciones, el acta de la reunión previa a la licitación (de haberla) y las modificaciones de los

documentos se comunican sin demora a todos los posibles licitantes?

3. ¿Se concede a los licitantes un plazo suficiente para que revisen sus ofertas después de que se hayan

modificado los documentos?

4. ¿Las entidades contratantes mantienen registros minuciosos de todas las comunicaciones con los

licitantes (antes y después de concluir el plazo de presentación de ofertas)?

5. ¿Existen comunicaciones entre las entidades contratantes y los licitantes, además de las necesarias

solicitudes de aclaraciones sobre una oferta por parte del comité de evaluación?

B7 - RECEPCIÓN Y APERTURA DE LAS OFERTAS

1 . ¿Se conservan en un lugar seguro las ofertas recibidas antes de que concluya el plazo para su

presentación? ¿Dónde se mantienen? ¿Quiénes tienen acceso a ellas?

2. ¿La apertura de las ofertas se lleva a cabo públicamente?

3. De ser asi, ¿la apertura se realiza en un lugar determinado al poco tiempo de concluido el plazo de

presentación de ofertas? Normalmente, ¿cuánto tiempo después? ¿A quién se invita a asistir?

4. ¿La apertura de ofertas se realiza generalmente conforme a los procedimientos especificados en las

Normas? ¿Qué información se lee en voz alta en la ceremonia de apertura? ¿Se redactan actas?

5. ¿Hay diferencias entre los procedimientos de apertura de ofertas para contratos de adquisición de

bienes y de contratación de obras o de consultores? De ser así, ¿cuáles son esas diferencias?

BS - EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS

1. ¿Son comités de evaluación calificados los que llevan a cabo las evaluaciones de las ofertas?

2. ¿Los comités de evaluación se nombran expresamente para cada evaluación?

3. ¿El que una oferta se ajuste o no a lo solicitado se determina sobre la base de las condiciones

documentales descritas en los documentos o de acuerdo con otras prácticas establecidas? En este

último caso, descríbase.

4. ¿Las evaluaciones de las ofertas se llevan a cabo de forma minuciosa y de acuerdo con los criterios

especificados en los documentos?

Apéndice 1Pág. 7de 11

5. ¿La calificación del licitante ganador para cumplir el contrato se determina únicamente sobre la basede los criterios especificados en los documentos? (Véase más arriba.) De no ser así, ¿qué otroscriterios se consideran?

6. ¿Las evaluaciones se realizan normalmente dentro del período original de validez de las ofertas?

7. ¿Se preparan informes de evaluación de las ofertas que contengan toda la información esencial? (Porejemplo, una descripción clara y completa del proceso de evaluación, con indicación de las razonespara rechazar las ofertas que no se ajusten a lo solicitado, la forma de aplicar los criterios deevaluación especificados y la forma de verificar las calificaciones del licitante ganador.)

8. En relación con los puntos anteriores, descríbanse las diferencias significativas que pudieran existirentre la evaluación de ofertas para la adquisición de bienes y la contratación de obras y deconsultores.

B9 - ADJUDICACIÓN Y ENTRADA EN VIGOR DE LOS CONTRATOS

1 . ¿Existe la obligación de adjudicar los contratos a quien, de entre los licitantes idóneos evaluados,haya presentado la oferta más baja y se considere calificado para ejecutar el contrato de formasatisfactoria?

|2. ¿Las negociaciones con los licitantes se realizan antes o después de la selección?

3. ¿Se necesitan aprobaciones adicionales de la administración pública antes de que los contratos entrenen vigor?

4. ¿Se requiere una garantía de cumplimiento por un valor apropiado y con un formato adecuado?

5. En relación con los puntos anteriores, descríbanse las diferencias que puidieran existir entre laadquisición de bienes y la contratación de obras y de consultores.

B10 - ADMINISTRACIÓN DE LOS CONTRATOS

1. ¿Existen sistemas manuales o computarizados para hacer el seguimiento de las adquisiciones y/o loscontratos? Examínese una muestra de los informes generados u otro tipo de salidas.

2. ¿Se suele pagar puntualmente a los proveedores y contratistas? ¿Cuál es el período que transcurrenormalmente entre la presentación de la factura y su pago final?

3. ¿Existen procedimientos adecuados para supervisar el suministro de bienes y servicios y paraverificar su cantidad, calidad y puntualidad? ¿Se mantienen y administran los almacenes en formadebida y se realiza un control del inventario de los bienes?

4. ¿Los cambios o variaciones en los contratos se tramitan con rapidez de acuerdo con las condicionesdel contrato y la práctica establecida? (Por ejemplo: las órdenes de cambios o variaciones se emiteny/o confirnan por escrito; se evitan las órdenes de cambios en la construcción; aunque se cumplan losprecios unitarios que figuran en el contrato, se permite que el proveedor o el contratista acepte losnuevos precios unitarios que puedan introducirse y los plazos de terminación relativos a cada cambioo variación, etc.)

Apéndice 1Pág. 8 de 115. ¿Las entidades contratantes intentan normalmente resolver de buena fe los desacuerdos mediante

negociaciones informales? (Solución amistosa).

6. Si esto fracasa, ¿los desacuerdos resultantes se resuelven de conformidad con las condiciones del

contrato?

7. ¿Las reclamaciones de los proveedores, contratistas y consultores se tratan de forma justa, sobre la

base de un claro reconocimiento de las obligaciones de ambas partes contraídas en virtud del

contrato?

8. ¿Los contratos de obras son supervisados por ingenieros independientes? ¿Se da el caso de que un

empleado del contratante actúe como ingeniero o gerente de obra?

9. ¿Los administradores o encargados de gestionar un contrato están capacitados para resolver

problemas en forma oportuna y para hacer frente a circunstancias imprevistas que puedan surgir

durante la vigencia del contrato? ¿Documentan claramente todas las actuaciones de importancia

contractual que el comprador/contratante haya emprendido durante la ejecución del contrato?

10. ¿Los recursos contractuales se utilizan sólo cuando es apropiado y de acuerdo con las condiciones del

contrato?

11. ¿Los contratos se suelen terminar en los plazos previstos y dentro del precio acordado originalmente?

¿Es frecuente que se produzcan atrasos y que se excedan los costos? De ser así, ¿en qué sectores y en

qué tipo particular de contratos suele ocurrir esto? ¿Se emplean procedimientos de recepción final

justos y se emiten puntualmente los certificados? ¿Con qué frecuencia se prorrogan o modifican los

contratos?

12. ¿La administración de los contratos suele llevarse a cabo de un modo justo y equitativo? (Por

ejemplo, el comprador o el contratante concede ampliaciones de los plazos cuando los atrasos pueden

atribuirse a la falta de puntualidad de sus propias acciones, concede indemnizaciones justas para

compensar los costos adicionales provocados por sus errores, etc.)

13. ¿Son problemas comunes la inspección insuficiente, la inspección excesiva y/o el rechazo indebido de

bienes, materiales o métodos de ejecutar los trabajos?

14. ¿Son comunes las interrupciones en el desarrollo ordenado de la labor del proveedor, contratista o

consultor? (Por ejemplo, el comprador o el contratante suministra a tiempo todos los bienes,

materiales, mano de obra y datos que ha convenido en proporcionar en virtud del contrato y realiza

puntualmente todas las inspecciones.)

15. ¿Es posible que alguna de las prácticas indebidas en la administración de contratos que se han

mencionado se deba a un problema detectado en el contexto del sistema nacional de adquisiciones?

Especifíquese.

16. ¿Se llevan a cabo evaluaciones y auditorías de las adquisiciones? De ser así, descríbase su alcance y

su frecuencia, e indíquese quién se encarga de llevarlas a cabo, etc.

17. ¿Los pagos finales y el cierre definitivo del contrato se tramitan en forma eficiente?


C - Organización y funciones1. Descríbase la organización de la unidad encargada de las adquisiciones.

2. ¿Están asignadas las funciones esenciales y cuentan éstas con personal suficiente? planificación -preparación de documentos de licitación - gestión del procedimiento de licitación (publicidad,impresión y publicación, atención de consultas/aclaraciones, reunión previa a la licitación) - aperturade ofertas - evaluación de las ofertas - preparación de contratos - gestión de los contratos - control decalidad e inspecciones - transporte y seguros - despacho de aduanas y tramitación expedita, etc.

3. ¿Existen manuales de procedimiento e instrucciones claras para el personal?

4. ¿Se difunde adecuadamente información correcta sobre las adquisiciones? (Por ejemplo, el personalencargado de las adquisiciones conoce las normas y los valores de umbral actualizados, y estáenterado de otras cuestiones pertinentes para sus tareas.)

5. ¿Están claramente diferenciadas las funciones de adquisiciones y de gestión de los suministros?

6. ¿Están razonablemente delegadas las facultades de contratación? (Por ejemplo, no existen niveles deaprobación innecesarios ni procedimientos engorrosos.)

7. ¿Se actualizan periódicamente los valores de umbral relativos a la autoridad de contratación?

8. ¿Se emplean agentes de adquisiciones? ¿En qué circunstancias? ¿Cómo se eligen? Descríbanse lasbases corrientes para determinar la remuneración y la duración de los contratos.

D - Sistemas de apoyo y control1. ¿Existen procedimientos de auditoría y están éstos bien establecidos? Descríbanse.

2. ¿Cómo se calificaría la calidad y el alcance general de los procedimientos de auditoría?

3. ¿Es independiente la auditoría? Se ponen en práctica las recomendaciones formuladas en ella?

4. ¿Existen controles técnicos y administrativos claros para los exámenes, las aprobaciones y la toma dedecisiones?

5. ¿Tiene acceso la unidad a asesoría e información jurídica de calidad?

E - Mantenimiento de registros1. ¿Mantiene la entidad contratante registros completos del proceso relativo a los contratos que debenadjudicarse mediante licitación pública? En los registros deberían figurar, por ejemplo, copias detodos los anuncios públicos, documentos de precalificación (si ha habido precalificación), el informede evaluación de las precalificaciones con información sobre las decisiones de no conceder laprecalificación a algunos posibles licitantes, los documentos de licitación y sus posibles agregados oenmiendas, las actas de las reuniones previas a la licitación (si hubo alguna), las actas de la aperturade las ofertas, el informe de evaluación final de las ofertas (incluido un registro detallado de lasrazones para aceptar o rechazar cada una de las ofertas), copias de las ofertas, recursos contra losprocedimientos o las recomendaciones de adjudicación, una copia firmada del contrato final y de lasgarantías de cumplimiento y por anticipo que hayan podido presentarse, etc. ¿Son adecuadas y claraslas referencias cruzadas con los archivos pertinentes?

Apéndice 1Pág. 10 dell2. ¿Se mantienen registros apropiados de la administración de los contratos? (En ellos deberían figurar

las notificaciones contractuales emitidas por el proveedor, el contratista, el comprador o el

contratante; un registro detallado de todas las órdenes de cambios o variaciones que se hayan emitido

y que afecten el alcance, las cantidades, los plazos o el precio del contrato; registros de las facturas y

de los pagos; certificados de inspección, recepción y terminación; registros de las reclamaciones y

controversias y sus resultados, etc.)

3. Cuando se trata de contratos o de órdenes de compra de poco volumen para bienes que se adquieren

mediante procedimientos de comparación de precios, ¿se mantiene una base de datos en la que

figuren los precios de mercado de los productos que se necesitan habitualmente?

4. ¿Se preparan informes periódicos sobre las actividades generales de adquisición? ¿Quién los prepara?

¿Para quién se preparan?

5. ¿Se mantiene un registro de los precios de los contratos? ¿Qué uso se le da? ¿Se utiliza para

establecer índices de los precios nacionales?

F - Dotación de personal

1. ¿Existe una descripción de funciones para el personal, con indicación de las calificaciones exigidas?

2. En términos generales, ¿se cuenta con personal competente y en cantidad suficiente? ¿Cuáles son las

principales deficiencias con respecto a la dotación de personal?

3. ¿La selección de personal se realiza por concurso o mediante nombramiento directo?

4. ¿Tiene el personal encargado de las adquisiciones experiencia en adquisiciones internacionales?

5. ¿El avance profesional se basa principalmente en logros y factores profesionales?

6. ¿Existen para el personal de adquisiciones, tanto para el que recién ingresa como para el de niveles

superiores, programas de capacitación formales y en el empleo que contribuyan a un adecuado avance

profesional?

7. ¿Existen en el país recursos adicionales de capacitación que estén utilizándose o que puedan utilizarse

para complementar los programas administrados por el Estado o por donantes? (Por ejemplo,

universidades e instituciones privadas.)

8. ¿Los programas de capacitación impartidos en el pasado dieron lugar a una mejora evidente de la

calidad y la productividad en el ámbito de las adquisiciones?

9. ¿Tiene el personal de adquisiciones una capacidad adecuada de gestión de los proyectos y contratos?

G - Evaluación general del riesgo

1. ¿Está bien considerado el personal encargado de las adquisiciones dentro de la organización?

2. ¿El nivel de sueldos de los especialistas en adquisiciones es comparable al de otros especialistas

técnicos del sector público y del sector privado? Indíquense los distintos niveles de remuneración

mensuales.

3. ¿Los profesionales de este campo son generalmente personas honestas y capaces?

4. ¿Se ha delegado claramente a las entidades encargadas de llevar a cabo las adquisiciones la autoridad


necesaria para hacerlo? ¿Están claramente definidos los procedimientos aplicables?

5. ¿Sucede a veces que las decisiones relativas a las adquisiciones sean revocadas por organismosestatales de categoría superior? En caso afirmativo, ¿por cual organismo? ¿En qué medida el procesode forma de decisiones sobre adquisiciones es independiente de las cuestiones políticas? Indíquesecómo se resuelven las discrepancias cuando existen diferencias de opinión entre la entidad contratantey la junta de adquisiciones u otro órgano encargado de dar la aprobación final con respecto a laadjudicación de los contratos.

6. ¿Se fomenta, apoya y exige el cumplimiento de las disposiciones vigentes sobre adquisiciones desdeel nivel más alto del organismo? ¿Se investigan las infracciones y se exige la rendición de cuentas porparte de los funcionarios de adquisiciones u otros responsables?

7. Evalúese la actuación del organismo en proyectos anteriores del Banco desde el punto de vista de sucapacidad para administrar contratos financiados por el Banco (puntualidad, transparencia,adquisiciones viciadas, frecuencia de reclamaciones, anulación de decisiones por parte del Banco,etc.)


Evaluación de la capacidad en materia de adquisicione sResumen de las observaciones y las medidas propuestas

Evaluación Evaluación del riesgoAspecto evaluado Muy de- Defi- Re- Satis- Principales Medidas Fecha deficiente ciente gular factorio deficiencias Bajo Mediano Alto propuestas término propuesta

a) Aspectos jurídicosi) Leyes y

reglamentosii) Procedimientos de

Licitación PúblicaNacional

iii) Códigos ymanuales internos

b) Gestión del ciclo delas adquisicionesi) Gestión generalii) Planificación de las

adquisiciones

iii) Preparación dedocumentos

iv) Gestión del procesov) Evaluación de las

ofertasvi) Adjudicación de los

contratosvii) Preparación y firma

de los contratosviii) Gestión de los

contratosc) Organización y

funcionesi) Organización de la

unidad y funcionesii) Manuales e

instructivosinternos

d) Sistemas de apoyo ycontrol

Apéndice 2Pág.2 de 4

Evaluación Evaluación del riesgo

Aspecto evaluado Muy de- Defi- Re- Satis- Principales Medidas Fecha de

ficiente ciente guiar factorio deficiencias Bajo Mediano Alto propuestas término propuesta

i) Auditoríasii) Asistencia jurídicaiii) Controles técnicos

y administrativosiv) Código de éticav) Iniciativas contra la

corrupción

e) Mantenimiento deregistros

i) Anuncios públicosii) Documentos de

licitacióniii) Infornación sobre

la apertura de lasofertas

iv) Informes deevaluación de lasofertas

v) Apelacionesformales yresultados

vi) Documentoscontractualesfirmados

vii) Registro dereclamaciones ysolución decontroversias

viii) Datos detalladossobre losdesembolsos

f) Dotación de personal


Evaluación Evaluación del riesgoAspecto evaluado Muy de- Defl- Re- Satis- Principales Medidas Fecha deficiente ciente guiar factorio deficiencias Bajo Mediano Alto propuestas término propuesta

g) Contexto generalpara lasadquisiciones

i) Promoción de unacultura de laresponsabilidad

ii) Reputación de losresponsables de lasadquisiciones

iii) Estructura desueldos

iv) Ausencia deinjerenciaspolíticas

v) Existencia depersonalcompetente y conexperiencia

vi) Normas ydelegación deautoridadestablecidasclaramente porescrito

vii) Sólidos sistemaspresupuestarios yfinancieros

h) Evaluación del sectorprivado

i) Eficiencia yprevisibilidadgeneralesu) Transparencia

iii) Calidad de lagestión de loscontratos

iv) Reputación general

Apéndice 2Pág.4 de 4

Evaluación Evaluación del riesgo

Aspecto evaluado Muy de- Defi- Re- Satis- Principales Medidas Fecha de

ficiente ciente guiar factorio deficiencias Bajo Mediano Alto propuestas término propuesta

Valores de umbral propuestos para el examen previo Evaluación general del riesgo

Bienes US$ - (equivalente) Alto

Obras US$ - (equivalente) Mediano

Servicios de consultoría US$ - (equivalente) Bajo =

Proporción de contratos sujetos a examen posterior: Uno de cada contratos

Frecuencia sugerida de las misiones de supervisión de las adquisiciones: Una misión cada meses Formulario preparado por:

(incluida la supervisión especial de las adquisiciones para el examen posterior/auditorías) (Especialista en adquisiciones/Personal acreditado,

asignado al proyecto)Firma:

Fecha:

Observaciones:

World Bank User\\LCRCL02\LCR-REGION\ARDON\LACI Spanish\LACI- anexo3.doc01/04/00 1:07 PM

Anexo 4

4-A Proyecto admisible para desembolsos en función de los PMR

4-B Proyecto no admisible para desembolsos en función de los PMR

4-C Sistema inadecuado de gestión financiera y/o de administración de lasadquisiciones

Anexo 4-APág. 1 de 3

Informe deevaluación del proyecto para realizar los desembolsos

en función de los PMR

Nombre del proyecto:No. de identificación del proyecto:

Proyecto admisible para desembolsos en función de los PMR

Primera parte. Sistema de gestión financiera

He examinado el sistema de gestión financiera adoptado para este proyecto con el objeto dedeterminar si cumple con los requisitos establecidos por el Banco y la AIF en OP/BP 10.02.

Mi examen, que incluyó visitas a la entidad encargada de la ejecución del proyecto, se basó enlas normas para el "Examen del sistema de gestión financiera" y se centró en la evaluación delsistema de contabilidad, los controles internos, los sistemas de planificación, presupuestación ypresentación de informes financieros relacionados con el proyecto, la selección de un auditor, yla forma y contenido del informe sobre la administración del proyecto (PMR) que debe presentarel prestatario para respaldar las solicitudes de retiro de fondos.

Certifico que el proyecto cuenta con un sistema de gestión financiera que puede generar, con ungrado de seguridad razonable, información exacta y oportuna sobre la situación de proyecto(PMR), de acuerdo a las exigencias del Banco y la AIF.

Agregar, cuando corresponda.(Al efectuar el examen, he observado algunas deficiencias del sistema que no sonsuficientemente graves como para no emitir la certificación. En el apéndice he detallado esasdeficiencias, junto con un plan de medidas correctivas convenido por el prestatario.)

Firmado por:Especialista en gestión financiera(FMS-OPR)

Nombre, Depto./Div. Fecha

Segunda parte. Sistema de adquisiciones y de administración de contratos

He examinado el sistema de adquisiciones y de administración de contratos adoptado para esteproyecto, incluidas la forma y el contenido del capítulo del PMR relativo al seguimiento de lasadquisiciones, con el objeto de determinar si cumple con las normas sobre adquisiciones paraproyectos de inversión establecidas por el Banco. El examen que he practicado se basó en lasnormas sobre --Evaluación de la capacidad de los organismos para llevar a cabo las


adquisiciones correspondientes a los proyectos; establecimiento de los valores de umbral para el

examen previo, y plan de supervisión de las adquisiciones" emitidas por el Banco.

Certifico que el proyecto cuenta con un sistema de adquisiciones y de administración de

contratos que puede generar información adecuada sobre la administración de adquisiciones y

contratos de gran volumen (PMR, Sección 3), de acuerdo con las exigencias del Banco y la AIF.

Agregar, cuando corresponda:(Al llevar a cabo el examen, he observado algunas deficiencias del sistema que no son

suficientemente graves como para no emitir la certificación. En el Apéndice he detallado esas

deficiencias, junto con un plan de medidas correctivas convenido por el prestatario.)

Firmado por:Especialista en Adquisiciones


Tercera parte: Indicadores fisicos comprobables y evaluación general

He examinado el sistema adoptado para vigilar el avance de la ejecución física del proyecto,

incluidos los indicadores comprobables de los principales productos o resultados, y certifico que

el sistema puede generar información adecuada sobre los avances fisicos (PMR, Sección 2), de

acuerdo con las exigencias del Banco y la AIF.

Agregar, cuando corresponda:(Al llevar a cabo el examen, he observado algunas deficiencias del sistema que no son

suficientemente graves como para no emitir la certificación. En el Apéndice he detallado esas

deficiencias, junto con un plan de medidas correctivas convenido por el prestatario.)

Además, certifico que, sobre la base de las evaluaciones del especialista en gestión financiera de

Operaciones y del especialista en adquisiciones emitidas en la Primera parte y la Segunda parte,

respectivamente, en conjunto con mi propia evaluación general del proyecto, éste reúne las

condiciones para aplicar el procedimiento de desembolso en función de los PMR.

Firmado por:Jefe de Equipo del proyecto



Cuarta parte. Coincidencia de opinión del Departamento de Préstamos acerca de laadmisibilidad del proyecto para aplicar el procedimiento de desembolso enfunción de los PMR

He examinado la razonabilidad del proceso seguido por el Jefe de equipo para evaluar elproyecto, y concuerdo con su determinación en el sentido de que este proyecto es admisible paraaplicar el procedimiento de desembolso en función del PMR.

Firmado por:FMS-LOA/Oficial de Desembolsos


Anexo 4-BPág. 1 de 3



Proyecto no admisible para desembolsos en función de los PMR

Primera parte: Sistema de gestión financiera


Mi examen, que incluyó visitas a la entidad encargada de la ejecución del proyecto, se basó enlas normas para el "Examen del sistema de gestión financiera" y se centró en la evaluación delsistema de contabilidad, los controles internos, los sistemas de planificación, presupuestación ypresentación de informes financieros relacionados con el proyecto, la selección de un auditor, yla forma y el contenido del informe sobre la administración del proyecto (PMR) que debepresentar el prestatario para respaldar las solicitudes de retiro de fondos.

Confirmo que el proyecto cumple con los requisitos mínimos del Banco respecto de la gestiónfinanciera. Sin embargo, en mi opinión, el proyecto no cuenta con un sistema de gestiónfinanciera adecuado que pueda generar, con un grado de seguridad razonable, información exactay oportuna sobre la situación del proyecto (PMR), de acuerdo a las exigencias del Banco y laAIF para los desembolsos en función de los PMR.

En el Apéndice he detallado esas deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plande medidas correctivas convenido por el prestatario.

Firmado por:Especialista en Gestión Financiera(FMS-OPR)



He examinado el sistema de adquisiciones y de administración de contratos adoptado para esteproyecto con el objeto de determinar si cumple con las normas sobre adquisiciones paraproyectos de inversión establecidas por el Banco.

El examen que he practicado se basó en las normas sobre "Evaluación de la capacidad de losorganismos para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a los proyectos;


establecimiento de los valores de umbral para el examen previo, y plan de supervisión de las

adquisiciones" emitidas por el Banco.

Confirmo que el proyecto cumple los requisitos mínimos del Banco con respecto a la

administración de las adquisiciones. Sin embargo, en mi opinión, el proyecto no cuenta con un

sistema de adquisiciones y de administración de contratos que pueda generar información

adecuada sobre la administración de adquisiciones y contratos de gran volumen (PMR, Sección

3), de acuerdo con las exigencias del Banco y la AIF.

En el Apéndice he detallado las deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan de

medidas correctivas convenido por el prestatario.



Tercera parte: Indicadores fisicos comprobables y evaluación general

He examinado el sistema adoptado para vigilar el avance de la ejecución fisica del proyecto,

incluidos los indicadores comprobables de los principales productos. En mi opinión, el sistema

no puede generar información adecuada sobre los avances físicos (PMR, Sección 2), de acuerdo

con las exigencias del Banco y la AIF.



Además, sobre la base de las evaluaciones del especialista en gestión financiera de Operaciones

y del especialista en adquisiciones, y/o teniendo en cuenta mi propia evaluación general del

proyecto, en mi opinión éste no reúne las condiciones para aplicar el procedimiento de

desembolso en función de los PMR.

Firmado por:Jefe de Equipo del proyecto



Cuarta parte: Coincidencia de opinión del Departamento de Préstamos acerca de laadmisibilidad del proyecto para aplicar el procedimiento de desembolso en función del PMR

He examinado la racionalidad del proceso seguido por el Jefe de equipo para evaluar el proyecto,y concuerdo con su determinación en el sentido de que este proyecto no es admisible para aplicarel procedimiento de desembolso en función de los PMR.

Firmado por:FMS-LOA/Oficial de Desembolsos


Anexo 4-CPág. 1 de 2



Sistema inadecuado de gestión financiera y/o de administración de lasadquisiciones

Primera parte. Sistema de gestión financiera


Mi examen, que incluyó visitas a la entidad encargado de la ejecución del proyecto, se basó enlas normas para el "Examen del sistema de gestión financiera" y se centró en la evaluación delsistema de contabilidad, los controles internos, los sistemas de planificación, presupuestación ypresentación de informes financieros relacionados con el proyecto, la selección de un auditor, yla forma y el contenido del informe sobre la administración del proyecto (PMR) que debepresentar el prestatario para respaldar las solicitudes de retiro de fondos.

En mi opinión, el proyecto no cumple con los requisitos mínimos en materia de gestiónfinanciera exigidos por el Banco.

En el Apéndice he detallado las deficiencias que he detectado en el sistema, junto con un plan deacción de medidas correctivas convenido por el prestatario.

Firmado por:Especialista en Gestión Financiera(FMS-OPR)



He examinado el sistema de adquisiciones y de administración de contratos adoptado para esteproyecto con el objeto de determinar si cumple con las normas sobre adquisiciones paraproyectos de inversión establecidas por el Banco.

El examen que he practicado se basó en las normas sobre "Evaluación de la capacidad de losorganismos para llevar a cabo las adquisiciones correspondientes a los proyectos;establecimiento de los valores de umbral para el examen previo, y plan de supervisión de lasadquisiciones" emitidas por el Banco.

Anexo 4-CPág. 2 de 2

En mi opinión, el proyecto no cumple con los requisitos mínimos en materia de administración

de las adquisiciones exigidos por el Banco.





Anexo 4

PLAN DE ACCIÓNAL MOMENTO DE LA EVALUACIÓN INICIAL /PREPARACIÓN

DEL PROYECTO

Documento de evaluación inicial del proyecto No...Fecha:

Asunto/problema Monto Medida correctiva Miembro del equipo Plazo Observacionesresponsable decorregir el problema

1 Anexo 5

Examen del informe trimestral sobre la administración del proyecto

Nombre del proyecto: ................ ....... No. del préstamo/crédito: .........Trimestre terminado el: .............. No. de la solicitud de retiro de fondos: .........

Primera parte: Estados financieros

1. He examinado los estados financieros incluidos como parte de este PMR, presentados enrespaldo de la solicitud de retiro de fondos que se adjunta, y certifico lo siguiente:

i) que los estados financieros han sido preparados en la forma acordada con el prestatario enel momento de la evaluación inicial/negociación,

ii) que la información contenida en dichos estados financieros, incluidas las explicaciones delas variaciones impotantes, es razonable.

2. También he examinado las partidas pendientes correspondientes al (a los) período(s)precedente(s), de haberlas, respecto de las cuales se requería adoptar medidas correctivas, yme he cerciorado de que el prestatario se ha ocupado debidamente de ellas. Se adjunta unresumen de la situación del plan de acción relativo a períodos precedentes y al período encurso, el cual incluye las razones para las reducciones que aparecen a continuación:

3. Sobre la base del examen que he practicado, mi recomendación es la siguiente:

Gastos declarados Anticipo solicitado

Gastos admisibles Anticipo que se recomienda desembolsar

Firmado por: ......................... ........................................................Especialista en Gestión Financiera (FMS-OPR) Nombre, Depto./Div.

Fecha: ..............................................

Segunda parte: Administración de las adquisiciones y gastos incluidos en los contratos

4. He examinado las declaraciones sobre las adquisiciones incluidas como parte de este PMR,presentadas en respaldo de la solicitud de retiro de fondos que se adjunta, y certifico losiguiente:

iii) que las declaraciones sobre las adquisiciones han sido preparadas en la forma acordadacon el prestatario en el momento de la evaluación inicial/negociación,

iv) que la información contenida en dichas declaraciones, incluidas las explicaciones de lasvariaciones significativas, es razonable.

Anexo 5 2

5. También he examinado las partidas pendientes correspondientes al (a los) período(s)

precedente(s), de haberlas, respecto de las cuales se requería adoptar medidas correctivas, y

me he cerciorado de que el prestatario se ha ocupado debidamente de ellas. Se adjunta un

resumen de la situación del plan de acción relativo a períodos precedentes y al período en

curso, con indicación de las razones de las reducciones que aparecen a continuación:




Firmado por: ......................... .......................................................

Especialista en Adquisiciones Nombre, Depto./Div.

Fecha: ...............................................

Tercera parte: Indicadores fisicos comprobables y recomendación general

7. He examinado las declaraciones sobre los indicadores fisicos comprobables incluidas como

parte de este PMR, presentadas en respaldo de la solicitud de retiro de fondos que se adjunta,

y certifico lo siguiente:

i) que las declaraciones han sido preparadas en la forma acordada con el prestatario en el

momento de la evaluación inicial/negociación,

ii) que la información contenida en dichas declaraciones, incluidas las explicaciones de las

variaciones significativas, es razonable.

8. También he examinado las certificaciones del FMS-OPR y del especialista en adquisiciones,

así como las partidas pendientes correspondientes al (a los) período(s) precedente(s), de

haberlas, respecto de las cuales se requería adoptar medidas correctivas, y me he cerciorado

de que el prestatario se ha ocupado debidamente de ellas. Se adjunta un resumen de la

situación del plan de acción relativo a períodos precedentes y al período en curso, con

indicación de las razones de las reducciones que aparecen a continuación:




3 Anexo 5

Firmado por: ............ ...................... ...........................................................Jefe de Equipo del proyecto Nombre, Depto./Div.

Fecha: ..... ................

DEPARTAMENTO DE PRESTAMOS

Monto aprobado del anticipo: Us$. .........

Monto aprobado de gastos admisibles Us$ ............

Firmado por: ............ ...................... ...........................................................FMS-LOA/Oficial de Desembolsos Nombre, Depto./Div.

Fecha: ...............................................

Apéndices:

Anexo 5 4

Revisión de los PMR trimestrales: Plan de Acción

Nombre del proyecto:No. del préstamo:

Año Trimestre Asunto/problema Monto Medida correctiva Miembro del equipo Fecha Situación/

responsable de corregir límite Observaciones

el problema

40

303°

20

1°

Anexo 6

El anexo 6 del Manual de LACI es el mismo del modelo de PMRdel Manual de Gestión Financiera - anexo 7 ( edición Febrero 1999)

Anexo 6

INFORME SOBRE LA ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

El adjunto Informe sobre la Administración del Proyecto (PMR, por su sigla en inglés), "Modelo

Multi-Moneda", es un ejemplo del informe trimestral para la administración del proyecto. Este

modelo refleja la situación más común en que los registros contables del proyecto se mantienen

en la moneda del prestatario. Aunque los PMR serán expresados principalmente en moneda

local, también es necesario incluir cierta información en la moneda de la Cuenta Especial.

Es importante que el PMR se ajuste a cada proyecto y a las necesidades de información del

Prestatario, Co-financiadores y el Banco. Se recomienda consultar el Manual de Gestión

Financiera de Proyectos para ver los modelos aplicables a la base contable de devengado y el

modelo simplificado utilizado para operaciones pequeñas.

El juego completo de PMR tiene tres partes: administración financiera, monitoreo de la ejecución

fisica, y monitoreo de las adquisiciones.

El informe sobre la administración financiera (reportes 1-A a 1 -F) incluye reportes separados

para: (i) las fuentes y usos de fondos del proyecto; (ii) el uso de fondos por actividad del

proyecto; (iii) desembolsos (retiro de fondos) del proyecto; y (iv) estado de la Cuenta Especial.

Todos estos informes resumen la actividad financiera del financiera del proyecto durante el

periodo que e reporta. Además, el informe debe incluir un reporte (1 -F 1) proporcionando

información sobre loas previsiones de caja o necesidades de efectivo, para el semestre siguiente

al periodo reportado.

Información referente a las adquisiciones (reporte 3) se proporciona antes de los reportes

respectivos.

Informe sobre la administracion del proyecto (PMR) Anexo 6Modelo en efectivo

Pag. 1 de 15

Informe sobre la administración del proyecto (PMR)Informe trimestralModelo en efectivo

Índice

Informe financiero

1-A Fuentes y usos de fondos del proyecto

13-B Usos de fondos del proyecto por actividad

1-C Balance del proyecto (se ha omitido del modelo en efectivo)

1-D Retiro de fondos en efectivo del proyecto (Desembolso)

1-E Estado de la Cuenta Especial

1 -F Previsiones de caja del proyecto

Informe sobre la marcha del proyecto

2-A Informe de seguimiento (Gestión de los contratos)

2-B Informe de seguimiento (Unidades por actividades del proyecto)

Informe sobre la gestión de las adquisiciones

3-A Procedimiento de adquisiciones (Bienes y obras)

3-B Procedimiento de contratación (Servicios de consultoría)

3-C Informe sobre los gastos incluidos en el contrato (Bienes y obras)

3-D Informe sobre los gastos del contrato (Servicios de consultoría)

Informe sobre la administración del proyecto (PMR) Anexo 6

Modelo en efectivo Pág. 2 de 15

PMR trimestralGobierno de Ruritania trmestrA

Proyecto de perfeccionamiento para docentes de la educación secundaria Informe 1-A

Préstamo No. 1234

Fuentes y uso de fondos del proyectoTrimestre que terminó el 31 de diciembre de 1998en miles de unidades de la moneda nacional (UMN)

Documento de

evaluación inicial

Cifras efectivas li Cifras previstas Variación del proyecto /iv

Trimestre Año a Acumulado Trimestre Año a Acumulado Trimestre Año a Acumulado Duración

en curso ¡ii la fecha a la fecha /iii en curso ¡Ai la fecha a la fecha Iiii en curso ¡ii la fecha a la fecha Iiii del proyecto

Saldo de apertura en efectivoCuenta bancaria del proyecto 2,000 10,000

Cuenta Especial del BIRF 48,000 40,000

Total 50,000 50,000 - - - - - -

Más:Origen de los fondos

Fondos públicos 24,000 70,000 260,000 30,000 40,000 148,000 (6,000) 30,000 112,000 900,000

Fondos del BIRF 36,000 110,000 320,000 50,000 130,000 400,000 (14,000) (20,000) (80,000) 1,500.000

Total 60,000 180,000 580,000 80,000 170,000 548,000 (20,000) 10,000 32,000 2,400,000

Diferencia cambiaria (1,000) (3,000) (14,000) - - - - -

Menos:Uso de los fondos

Bienes 4,000 29,000 87,000 5,000 28,000 73,000 (1,000) 1,000 14.000 400.000

Obras 15,000 27,000 58,000 16,000 20,000 70,000 (1,000) 7,000 (12,000) 60,000

Servicios de constltoría y capacitación 1,000 2,000 29,000 2,000 3,000 5,000 (1,000) (1,000) 24,000 40,000

Otros /v 45,000 125,000 348,000 57,000 119,000 400,000 (12.000) 6,000 (52.000) 1,900,000

Total 65,000 183,000 522,000 80,000 170,000 548,000 (1 5,000) 13,000 (26,000) 2,400,000

Saldo en efectivo al cierreCuenta bancaria del proyecto 4,000 4,000 4,000

Cuenta Especial del BIRF 40.000 40,000 40,000

Total 44,000 44,000 44,000 _ _ _ _ _ __ _

NOTAS/i: Las canitidades han sido tomadas de las cuentas del mayor correspondientes al proyecto.

/ii: Para la coniversión se hall utilizado los sigtientes tipos de cambio: US$1 = 29 UMN (saldos de apertira y al cierre de la Cuienta Especial): US$1 = 30 UMN (Fondos del BIRF recibidos durante el trimestre).

/iii: Proyecto a la fecha.

/¡iv. Las cifras de esta columna se haii derivado del documento de evaluación itiicial del proyecto y reflejaii todas las actualizacionies posteriores. Cuanido se hayani producido movimientos significativos cott cargo a la

mioneda de la Cuiesta Especial, estas cifras seráin actualizadas al tipo de cambio vigenite en la fecha del iltimo cierre de trimiestre.

/: Esta categoría puede dividirse eni varias subcategorias, según las categorias de desembolso quie figutreni eni los doctinemitos legales

Inforie sobre la administración del proyecto (PMR) Anexo 6Modelo en efectivo

Pág. 3 de 15PMR trimestral

Informe 1-BGobierno de Ruritania

Proyecto de perfeccionamiento para docentes de la educación secundariaPréstamo No. 1234

Uso de fondos del proyecto por actividadTrimestre que terminó el 31 de diciembre de 1998en miles de unidades de la moneda nacional (UMN)

Documento deevaluación inicial

Cifras efectivas Cifras previstas Variación del proyecto /iiActividades del proyecto /i Trimestre Año a Acumulado Trimestre Año a Acumulado Trimestre Año a Acumulado Duraciónen curso la fecha a la fecha en curso la fecha a la fecha en curso la fecha a la fecha del proyecto

1. Mejorar la formación inicial y elperfecciouaaienlo en el servicio de los docentes 31,000 101.000 257,000 43.000 8S,000 215,000 (12,000) 13,000 42,000 910,000a Mejorar el plan de estudios 1,000 2.000 5,000 500 1,000 4,000 500 1.000 1,000 50,000b Modernizar los laboratorios de ciencias 6,000 55,000 135,000 16,000 39.000 106,000 (10,000) 16000 29,000 455.000cLibros de texto y referencias sobre educacion secundaria 3,000 15,000 45,000 3,500 17,000 25,000 (500) (2,000) 20,000 125,000dCentros de apoyo a los estudiantes 2,000 3,000 7,500 2,500 4.000 10,000 (500) (1,000) (2,500) 40,000e Perfeccionamiento en el servicio para docentes de la educacion secundar 4,000 6,000 14,500 5,000 8,500 15,000 (1,000) (2,500) (500) 150,000fOficinas y salas de conferencias 15,000 20,000 50,000 15,500 18,500 55,000 (500) 1.500 (5,000) 90,000

2. Fortalecer los vínculos entre las escuocas secundariasy las instituciones de formación de docentes 5,000 20,000 50,000 6,000 21,000 60,000 (1,000) (1.000) (10.000) 222,000a Respaldar los vinculos entre los establecimientos de educacion 1,000 2,500 4,000 1.500 2.000 8,000 (500) 500 (4,000) 52.000bRelaciones de colaboración con instituccones del extranjero 4,000 17,500 46,000 4,500 19,000 52,000 (500) (1,500) (6,000) 170.000

3. Mejorar las calificaciones de los formadores de docenles 23,000 50,000 198,500 26,000 53,000 245,000 (3,000) (3,000) (46,500) 1,100,000a Programa de maestria 20,000 33,000 163,500 22,500 35.000 200.000 (2,500) (2,000) (36,500) 530,000bPrograma de doctorado 2,000 15,000 30,000 3.000 16,500 40.000 (1,000) (1,500) (10.000) 500,000Cursos de perfeccionamiento y talleres para docentes 1,000 2,000 5,000 500 1,500 5.000 500 500 - 70,000

4. Fortalecimiento de la capacidad para realizarinvestigacioues sobre educación 5,000 10,800 15,000 4,300 7,000 26,800 700 3,800 (I 1,S00) 166.000a Eval.acion de los alumnos al momento de su ingreso 2,500 4.000 6,000 1,000 2,000 12,500 1,500 2,000 (6,500) 99,000bGarantia de calidad 1,000 3,000 4,000 1,300 2,000 6,800 (300) 1,000 (2,800) 17,000eDonacion para fines de investigación 1,500 3,800 5,000 2.000 3,000 7,500 (500) 800 (2,500) 50,000

5. Gastos de la anidad de ejecución del proyecto 1¡000 1,200 1.500 700 1,000 1,200 300 200 300 2,000a Sueldos del personal 250 400 500 200 300 400 50 100 100 500Otros gastos de operacíon ¡ini 750 800 1,000 500 700 800 250 100 200 1,500

Total de gastos del proyecto 65,000 183,000 522,000 80.000 170,000 548,000 (15,000) 13,000 (26,000) 2,400,000

NOTAS

u Los elementos enuixerados bajo Actisidades del proyecto' seran los que conxengan el Prestatario y el Banco al momento de lo evaluacion Inicial, según figuran en el documento de evaluación inicialcon las modificaciones posteriores

I Ls cifras de esta columna se ha. derisado del documento de exaluacion inicial del proyecto y reflejan todas las actualizaciones posteriores Cuando se hayan producido movimientos significativos concargo a la moneda de la Cuenta Especial, estas cifras seran actualizadas al tipo de cambio vtgente en la fecha del último cierre de trimestre

Esta categoría puede d-s-d,rse en las correspondientes clases de gastos, como materiales de oficina, costos de operación de vehiculos, etc



PMR trimestralInforme I-D

Gobierno de RuritaniaProyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria

Préstamo No. 1234

Retiro de fondos en efectivo del proyecto (Desembolso)

Trimestre que terminó el 31 de diciembre de 1998

E. miles de snidades de la moneda nacional (UMN) En USS fi

Parte de las gastos que corresponde al Gastos financiadosgobierno por el BIRF

Categoría Gastos del proyecto Gastos financiables por el BIRF

de desembolso (a) (b) (c) = (a) - (b) (d) (e) = (c) X (d) (8) (g) = (e) + (f) (h) (i) (i) = (g)(hF(i) (k) = (a) - (e) (I) (m) = (k) - (1) (n)

100% finan Finan por el Fmnanciables Total Monto acum prefinan y Total (acumulada Pagados con cargo Pago directo/ Monto acum prefinan Prefinan (pero aún Pagados con cargo

No Descrtpción Total po el gb gob y el BIRF F rel BIRF (°B del timestre pasado del trim ant fii a la fecha) a la Cuenta Especial compromiso especial 01i y pasudo al trim sgte liv Total Pagados no reembolsados\ ala Cuenta Especial l

1) Bienes 4,000 100 3,900 3,850 150 4,000 3,800 200 150 150 126,666.67

Divisas 3.000 - 3,000 100% 3,000 . 3,000 2,800 200 - - 93,333 33

Moneda nacional (ex fábrica) 750 50 700 100% 700 150 850 850 50 so 20,333 33

Monedo nacional (otro) 230 s0 200 75% 150 - 150 150 -l100 100 5,000 00

2) Obras 15,000 1,000 14,000 11,200 11,200 11,100 100 3,800 3,600 (200) 370,000.00

Divisas 3,000 3,000 80% 2.400 2,400 2,400 600 600 00,000 00

Moneda nacional 12,000 1,000 11,000 00% 8,800 8,800 8.700 100 3,200 3,000 (200) 290,000 00

3) Servicios de consultoria 1,000 - 1,000 1,000 1,000 1,000 - - 33,333.33

D-visas 800 800 100% 800 800 800 26,666 67

Moneda nacional 200 200 100% 200 200 200 6,666 67

4) Otros 45,000 50 44,950 34,468 100 34,568 26,960 7,608 10,533 18,090 7,558 898,666.67

Divisas 15,000 15,000 100% 15,000 100 15,100 9,500 5,600 5,500 5,500 316,666 67

Monedanac,enal 30,000 50 29.950 65% 19,468 - 19,468 17,460 . 2,001 10,533 12,590 2,058 582,00000

Total 65,000 1,150 63,850 50,518 250 50,768 42,860 300 7,608 14,483 21,840 7,358 1,428,666.67

NOTAS

/f Supo-endo que la moneda de la Cuenta Especial es el dólar de los Estados Unidos (USS) Las cifras incluyen el centavo mas próximo

¡ii Las cifras de esta colutmia representan el total de gastos financiables pat el BIRF que han side prefinanciados por el gobiemo y pasados del trimestre anterior

/¡i, Pago directo/compromiso especial

¡ii Los cifras de esta coluina representan el total de gastos financíables por el BIRFI que han sido prefinanciados por el gobierno y pasados al trimestre siguiente

/c El total de esta columna debenia ser la misma cantidad que aparece en la linea 7 del Informe 1 -E

Informe sobre la administración del proyecto (PMR) Anexo 6Modelo en efectivo


Informe 1-E


Préstamo No. 1234

Estado de la Cuenta Especialal 31 de diciembre 1998

en US$ /i

1 Saldo de apertura al 1/10/98 /ii 1,655,172.41

2 Más: Discrepancia acumulada sin explicación /iií3 Anticipo del BIRF durante el trimestre (I /10/98-31/12/98) 1,190,000.00 1,190,000.00

2,845,172.414 Menos: Reintegro de fondos de la Cuenta Especial al BIRF durante el período (1/10/98-31/12/98)5 Monto actual pendiente del anticipo hecho a la Cuenta Especial 2,845,172.41

6 Saldo de la Cuenta Especial al cierre (31/12/98) pasado al período siguiente /iv 1,379,310.34Más: Monto de los gastos admisibles pagados durante el trimestre /v 1,428,666.67

8 Comisiones de servicio (si se debitaron a la Cuenta Especial) - 1,428,666.67

2,807,977.019 Menos: Intereses devengados (si se han acreditado a la Cuenta Especial)10 Anticipo total contabilizado

2,807,977.01

1] Discrepancia (5) -(10) que se debe explicar /vi 37,195.40

NOTAS

/i Suponiendo que la moneda de la Cuenta Especial es el dólar de los Estados Unidos./ii Anotar la cantidad que aparece en la linca 6 del PMR anterior (de fecha 30/9/98). como figura en el estado de la Cuenta especial al 30/9/98preparado por el banco en que se mantiene dicha cuenta/iii Anotar la cantidad que aparece en la linca 11 del PMR anterior (de fecha 30/9/98) - deberá explicarse cualquier diferencia que exista./¡v Anotar el saldo al cierre que aparece en el estado de la Cuenta Especial al 31/12/98 preparado por el banco en que se mantiene dicha cuenta./v La misma cantidad que aparece en la columna n) del Informe 1 -D como total de gastos financiables por el BIRF pagado durante el trimestre/vi La discrepancia, que deberia explicarse en una nota por separado, puede incluir los gastos admisibles pagados con cargo a la Cuenta Especialque aún no han sido anotados por el banco en que se mantiene esa cuenta, el anticipo hecho por el Banco aún no acreditado por el banco de laCuenta Especial, etc



PMR trimestralInforme 1-Fi

Gobierno de Ruritania

Proyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria

Préstamo No. 1234

Previsiones de caja para el proyecto (Parte I)al 31 de diciembre de 1998

En miles de unidades de la moneda nacional (UMN) En miles de USS /ii

(a) (b) (c) = (a) + (b) (d) (e) (fi (g) = (e) x (f) (h) /iii (i) /iv

Categorías Necesidades de Necesidades de Total del efectivo Gastos Gastos Gastos Necesidades de efectivo Total del efectivo necesario Necesidades de efectivo

de desembolso /i efectivo para el efectivo para el necesario para los totalmente financiados financiables para gastos financiables por para gastos financiados por para gastos financiables por

trimestre que trimestre que seis meses que financiados por el el gob. por el BIRF el BIRF para los seis meses el gob. y el BIRF para los seis el BIRF para los seis meses

No. Descripción termina el 31/3/99 termina el 3016/99 terminan el 30/6/99 por el gob. y el BIRF (%) que terminan el 30/6/99 meses que terminan el 30/6/99 que terminan el 30/6/99

1) Bienes 7,000 6,400 13,400 400 13,000 12,100 433 403

Divisas 3,000 3,000 6,000 - 6,000 100% 6,000 200 200

Moneda nacional (ex fábric i1,000 2,400 3,400 3,400 100% 3,400 113 113

Moneda nacional (otros) 3,000 1,000 4,000 400 3,600 75% 2,700 120 90

2) Obras 26,000 16,000 42,000 3,000 39,000 31,200 1,300 1,040

Divisas 17,000 10,000 27,000 - 27.000 80% 21,600 900 720

Moneda nacional 9,000 6,000 15,000 3,000 12,000 80% 9,600 400 320

3) Serviciosde consultoría 6,000 9,000 15,000 - 15,000 15,000 500 500

Divisas 6,000 3,000 9,000 9,000 100% 9,000 300 300

Moneda nacional - 6,000 6,000 - 6,000 100% 6,000 200 200

4) Otros 54,000 33,000 87,000 400 86,600 84,640 2,887 2,821

Divisas 54,000 27.000 81,000 - 81,000 100% 81,000 2,700 2,700

Moneda nacional - 6,000 6,000 400 5,600 65% 3,640 187 121

Total 93,000 64,400 157,400 3,800 153,600 142,940 5,120 4,765

NOTAS

Ir Se aconseja preparar un presupuesto examinando cada componente del proyecto El plan que se presenta en este cuadro se elaboraría una vez que se haya preparado el presupuesto por cada componente

/ii Suponiendo que la moneda de la Cuenta Espeaal es el dólar de los Estados Unidos (US$). Tipo de cambio US$1 = 30 UMN

/ri Cantrdad de la columna (e) convertida a la moneda de la Cuenta Especial aplicando el tipo de cambio de la nota /ii precedente

lSv Cantbdad de la columna (g) convertida a la moneda de la Cuenta Especial aplicando el tipo de cambio de la nota lii

Informe sobre la administración del proyecto (PMR) Anexo 6Modelo en efectivo


Informe l-F2


Préstamo No. 1234

Previsiones de caja para el proyecto (Parte 11)al 31 de diciembre de 1998

en miles de unidades de la moneda nacional (UMNN) y miles de US$ /i

UMN US$ /i

Gastos financiables por el BIRF previstos para los seis mesesque terminan el 30 de junio de 1999 /ii 142,940 4,765

Menos: Cantidad por pagar en forma de pago directoo compromiso especial 13,200 440

129,740 4,325Menos: Saldo de la Cuenta Especial al término del trimestre declarado

(31 de diciembre de 1998) /iii 40,000 1,379Monto del anticipo solicitado para la Cuenta Especial 89,740 2,946

NOTAS

/i: Suponiendo que la moneda de la Cuenta Especial es el dólar de los Estados Unidos. Tipo de cambio:/ii: Las mismas cantidades que aparecen en las columnas de total (g) e (i) del Informe 1-F1./iii: El mismo saldo al cierre de la Cuenta Especial del BIRF que aparece en el Informe 1-A.

Informe de Monitoreo PMR trimestral

del Proyecto (IAP) Informe 2

Contabilidad base de efectivo (caja) Pág. 8 de 15

Informe de Monitoreo de la Ejecución Física

El formato y detalle del Informe de Monitoreo de la Ejecución dependerá de lo que sea

mas apropiado para supervisar cada proyecto en particular, y debe prepararse y acordarse

entre el Prestatario, el Jefe del Equipo del Proyecto y el Especialista en Administración

Financiera.

El aspecto mas importante del Informe de Monitoreo de Ejecución Física es la narrativa

adjunta en que se explique el progreso del proyecto y como sus costos a la fecha se

relacionan con lo planeado en la etapa de evaluación, así como su posible efecto en el

proyecto al final del mismo. Esto se discute mas detalladamente en el capitulo sobre

"Informe de Progreso (ver el párrafo 3.06)

Cada proyecto requerirá el formato que sea mas relevante a sus características. Los

ejemplos adjuntos (Informes 2-A y 2-B) son solamente guías.

El factor de costo-beneficio relacionado con la supervisión de cada actividad debe

considerarse y, como resultado, solamente las actividades significativas requerirían

monitoreo separado por parte del Banco. (El Prestatario o la Unidad de Implementación

del Proyecto pueden agregar detalles adicionales de acuerdo con sus necesidades.)

En algunos casos, como los contratos grandes, lo mas importante será indicar el

estado actual de contrato, y la forma en que la información actual (costo, progreso físico)

permite prever la situación a la conclusión del contrato. El Informe 2-A es un ejemplo.

El Prestatario, el Jefe de Equipo del Proyecto y el Especialista en Administración

Financiera deberían acordar y documentar en la evaluación inicial, el grado de variación

entre el "estado del proyecto" y lo "planeado" que requerirá explicación. Esto variara

entre proyectos.

Informe sobre la administración del proyecto (PMR) AnexoóModelo en efectivo


Informe 2-AGobierno de RuritaniaProyecto de perfeccionamiento para docentes de educación secundaria

Préstamo No. 1234Informe de seguimiento

Gestión de los contratos /ial 31 de diciembre de 1998

en miles de UMN

Plan revisado hasta Plan inicialContrato Progreso efectivo Costo efectivo Costo previsto Variación el término del contrato hasta el término /iia la fecha a la fecha a la fecha Costo Fecha de Costo Fecha deNo Descripción Resultados fisicos total término total término

102 Construcción de establecimientosFase 1 -- Cimientos 60% terminado 4,000.000 3,600,000 400,000 6,900,000 30/9/1999 6,000,000 30/6/1999

(15 meses) (12 meses)

Fase 11 - Paredes 20% terminado 2.100,000 2,000,000 100.000 10,500,000 30/11/1999 10,000,000 31/8/1999(1m5 eses) (12 meses)

Fase 111 -- Techo y acabado Ninguno - - - 5,000,000 31/8/2000 5,000,000 31/8/2000(8 meses) (8 meses)

108 Asistencia técnicaDiseñio detallado Segundo proyecto 800,000 800,00 1,000,000 30/4/2000 1,000,000 30/4/1999

terminado (24 meses) (24 meses)

Asistencia en la evaluación de ofertas ninguno - 300,000 28/2/2000 300,000 28/2/2000(3 meses) (3 meses)

NOTAS/i En este informe se presenta información sobre los contratos correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha del infonme¡ii Según se establece en el contrato



PMR trimestral

Gobierno de Ruritania Informe 2-B


Préstamo No. 1234

Informe de seguimientoUnidades por actividades del proyecto /i

al 31 de diciembre de 1998

en miles de UMN

Cifras efectivas Cifras previstas Variación Documento de evaluación

inicial del proyecto

Actividades del proyecto Unidades Costo Acumulado Unidades Costo Acumulado Acumulado Acumulado Totales del Código de

unitario a la fecha unitario a la fecha a la fecha a la fecha proyecto la unidad

(Unidades) (Costo) Unidades Costo

1. Mejorar la formación inicial y el perfeccionamiento

en el servicio de los docentes.

Oficinas y salas de conferencias 200 250 50,000 220 250 55,000 (20) (5,000) 360 90,000 1

2. Mejorar las calificaciones de los formadores de docentes 198,500 245,000 (46,500) 1,100,000

a. Programa de maestria 163,500 200,000 (36,500) 530,000

Becas nacionales 250 414 103,500 340 400 136,000 (90) (32,500) 500 200,000 1i

Becas intemacionales 150 400 60,000 160 400 64,000 (l0) (4,000) 825 330,000 III

b. Programa de doctorado 30,000 40,000 (10,000) 500,000

Becas nacionales 30 500 15,000 25 600 15,000 5 250 150,000 11

Becas intemacionales 20 750 15,000 25 1,000 25,000 (5) (10,000) 350 350,000 I1

e. Cursos de perfeccionamiento y talleres para docentes 5,000 5,000 70,000

Cursos de perfeccionarniento 30 100 3,000 30 100 3,000 . 500 50,000 IV

Talleres para docentes 10 200 2,000 5 400 2,000 5 50 20,000 V

NOTAS

/i. En este informe se presenta información sobre las actividades del proyecto desde su inicio hasta la fecha de este informe

Descripcion de los códisos de las unidades

I Aletros c,,adrad,s.

/I Becas nacionales

lll Becas ,nernaci,nales

//* ( I depfeccion,im,,sw,o

I I aúJres ¡para dcfcensW

Informe de Administración Informe de Monitoreo Anexo 6del Proyecto (PMR) de las Adquisiciones PMR trimestralModelo Multi-Moneda

Informe 3

Existen dos aspectos importantes para el Monitoreo de las Adquisiciones:1 . La administración de adquisiciones desde la perspectiva de administraciónfinanciera2. Adherencia del proceso a las Guías de Adquisiciones del Banco

1. Administración FinancieraEste aspecto requerirá la revisión del Especialista en Administración Financieraquien deberá analizar lo siguiente:

(a) Asegurar, en cooperación con el Especialista en Adquisiciones, que existeun sistema apropiado de control interno para:

* llevar a cabo los procedimientos requeridos de adquisiciones* aprobar y supervisar los contratos y otros medios de adquisiciones* asegurar que los bienes y servicios han sido proporcionado en

concordancia con los términos de adquisiciones* asegurar que se mantienen registros adecuados de contabilidad y de

contratos (cuando sean necesarios);

(b) Asegurar que los montos de los contratos son registrados con base en loscontratos acordados y que todos los cambios subsecuentes se encuentran enconcordancia con las provisiones contractuales, fueron apropiadamenteaprobados, y se ajustan a las sumas originales en los registros de contratos.Cuando existan varios contratos, será importante mantener un registro decontratos con una subcuenta para cada uno, en la cual se anote informaciónimportante como la retención respectiva, etc.

(c) Para cada contrato, debería anotarse el monto facturado y aprobado(mostrando la fecha de aprobación). Cuando se tiene contabilidad por el métododevengado, la suma por pagar y la retención diferida para futuros pagos deberíanincorporarse a la contabilidad.

(d) Todos los pagos contra contratos deberían anotarse al lado del contratorespectivo mostrando la fecha de pago. Debe darse explicaciones cuando lospagos se hayan atrasado.

(e) La información mencionada arriba sería resumida en el Informe 3-C y/oInforme 3-D. Los registros de contratos estarían disponibles para la revisión deauditores y misiones del Banco.

2. Procedimientos de AdquisicionesEl Especialista en Adquisiciones tendrá la responsabilidad principal de

asegurar que las Adquisiciones siguen los procedimientos acordados en losdocumentos de préstamo, incluyendo la adhesión a las Guías del Banco. EstosProcedimientos y Guías se encuentran en sus respectivos Manuales.


Modelo en efectivo Para contratos que sobrepasan el límile establecido para revisión previa Pag. 12 de 15

PMR trimestralInforme 3 - A



Préstamo No. 1234

Procedimiento de adquisiciones (Bienes y obras) lial 31 de diciembre de 1998

Fechas expresadas en (dd/mmlaa)

Fecha del procedimiento de licitación

Categoria de Descripción Método No. de Documentos de precalificación Documentos de licitación Disponibilidad Apertura No objeción Firma del Término Nombre del No. de

desembolso del contrato empleado Iii licitación Enviados No objeción Enviados [ No objeción del conjunto de de ofertas al contrato Contrato del contrato proveedor/ contrato

bienes a licitar contratista

Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

No Descripcion - prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva prevista efectiva

1) Bienes LPI ___ _

LPN _ ____

_ _ _ _ _ _ C PN _ _ _ _ _ _ _ _ __ __

_

2) Obras CPN ( _ _

======

_______LPN

CD _

_ _ _ _ _

NOTAS/i: En este informe se presenta información sobre las adquisiciones correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha de declaración más reciente.

/ii Cada método descrito en las Normas sobre adquisiciones se debe indicar por separado.

LPI = Licitación púíblica internacional

LPN Licitación pública nacional

CPN = Conhparación de precios a nivel nacional

CD = Contratación directa

Informe sobre la administración del proyecto (PMR) Anexo 6Modelo en efectivo Pág. 13 de 15

PMR trimestralInforme 3-13Para contratos que sobrepasan el límite establecido para revisión previa


Préstamo No. 1234

Procedimiento de contratación (Servicios de consultoría) /ial 31 de diciembre de 1998

Fechas expresadas en (mm/ddlaa)

Fechas del procedimiento de contrataciónCategoria de Método de No. de Expresión Pedido de propuestas (PP) Recepción de No objeción No objeción Contrato Nombre del No. de

desembolso selección /ii propuesta de interés Enviado No objeción | Emitido propuestas de eval. de de eval. de No objeción Firma Término proveedor/ contratoprop. téc. prop. finan.

contratistaFecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha Fecha

No Descripc,o- pres¡sta efectia prevista efectiva perista efecti prevista efectiva preista ef efecti s efectiva r efectiva prevista efectiva prevsta efectivaX

3) Serxticos de SBCC

consultoria y,

capacitación SBC

SPF

SBMIC

SD

NOTAS

/i En este informe se presenta información sobre las contrataciones correspondientes al proyecta desde su inicio hasta la fecha de declaración mnás reciente/tt Cada método descrito en las Normas sobre selección y contratación de consultores se debe indicar por separado

SBCC =Selecctón basada en la calidadv yelcosto SBMC = Selecctón basada en el menor costoSBC =Selección basada en la calidad SD) = Selección directaSPF Selección ciuando el presutpuesto es fijo PC = Prácti¡cas comerciales



PMR trimestral

Para contratos que sobrepasan i) el límite establecido para la revisión previa, y/o Informe 3-C

ii) US$100.000 o su equivalente



Préstamo No. 1234

Informe sobre los gastos del contrato (Bienes y obras) /ial 31 de diciembre de 1998

Categoria de Descripción del Método No. de Proveedor/ Nacionalidad Código postal Moneda del Valor del Monto Monto Tipo de

desembolso contrato empleado rii contrato r/ii Consultor (si es de EE.UU.) contrato contrato facturado hasta pagado hasta gasto fv

No Descripción - -la fecha la fecha

CI r Bienes LPor sprd

2) LcObras p PNTLPN L ó p c n = C

NOTAS/i En este informe se presenta informnación sobre las adquisiciones correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha de declaración más reciente

/ii Cada método descrito en las Normas sobre adquisiciones se debe indicar por separado

/iii Las modificaciones deberian incluirse en una linea adicional, con el mismo número de contrato, e indicar el número de la modificación.

/ix En divisas, en moneda nacional (ex fábrica) o en moneda nacional (otro)

LPI =Licitación públ1ica internacional CPN = Cortiparación de precios a nne,el nacionalLPN =Licitación púiblica nacional (:D = Contratación directa

Informe sobre la administración del proyecto (PMR) Anexo 6Modelo en efectivo Pág. 15 de 15

PMR trimestralPara contratos que sobrepasan i) el límite establecido para la revisión previa, y/o Informe 3-D

ii) US$100.000 o su equivalente


Préstamo No. 1234Informe sobre los gastos incluidos del contrato (Servicios de consultoría) /i

al 31 de diciembre de 1998

Categoría de Método de No. de Descripción del Consultor Nacionalidad Código Moneda del Valor del Monto Monto Tipo dedesembolso selección /ii contrato Iiii contrato postal (si es de contrato contrato facturado pagado gasto /ivNo Descripción EE.UU.) hasta la fecha hasta la fecha

3) Sernicios de SBCC -consultoria y

capacitación SBC

SPF

SD

NOTAS/i En este informe se presenta información sobre las contrataciones correspondientes al proyecto desde su inicio hasta la fecha de declaración más reciente/¡i Cada método descrito en las Normas sobre selección y contratación de consultores se debe indicar por separado./iii Las modificaciones deberian incluirse en una linca adicional, con el mismo número de contrato, y deberian indicar el número de la modificación/iv En divisas o moneda nacional.

SBCC = Selección basada en la calidad>y el costo SBMIC = Selección basada en el nienor costoSBC = Selección basada en la calidad SD = Selección directaSPF = Selección cuiando el presuipuiesto esfijo PC = Prácticas comerciales

Anexo 7

Ejemplo de Carta de Desembolso mediante uso de PMRs

Ministro de FinanzasMinisterio de FinanzasDirecciónCiudad, País

Estimado (a) Señor (a):

Re: Préstamo ....... (Proyecto ...... )

Esta carta proporciona instrucciones para el retiro de fondos del Préstamo del BIRFpara el Proyecto .............. , una vez que este Préstamo sea declarado efectivo. Seadjuntan copias de los Convenios de Préstamo y Proyecto fechados ............. , el Manualde Desembolsos y el Manual de Implementación LACI. Estos documentos clave, y estacarta, deberían estar a disposición de todo el personal responsable de la preparación desolicitudes de retiro de fondos e Informes sobre la Administración del Proyecto. Estamosadjuntando modelos de formularios de solicitud; suministros adicionales de estosformularios pueden obtenerse en la oficina local del Banco (o les han sido enviadasseparadamente). También se adjuntan copias del formato de Informe para laAdministración del Proyecto (PMR) previamente acordado entre el Prestatario y elBanco.

El Manual de Desembolsos y el Manual de Implementación LACI proveeninformación conceptual, así como ejemplos de formularios de retiro de fondos y de losPMR junto con instrucciones detalladas para su confección. Deseamos traer su atención alos párrafos siguientes, los cuales son de particular relevancia a este Préstamo en elproceso de preparación de solicitudes de retiro de fondos de la cuenta del Préstamo:

(a) Firmas Autorizadas son requeridas antes de comenzar los desembolsos ydeberían actualizarse oportunamente cuando se necesiten cambios. Una carta delMinistro de Finanzas [prestatario oficial] en la que se nombren los oficialesautorizados para firmar solicitudes de retiro de fondos, junto a su registro defirmas, nos deben ser enviados antes de la primera solicitud de retiro de fondos.Por favor sírvase utilizar el formato de carta incluido en la página 2 del Manual deDesembolsos.

(b) Solicitudes de Retiro de Fondos y la Cuenta Especial. Todos los desembolsosbajo este préstamo se realizarán a través de la Cuenta Especial.[Consecuentemente, el Banco no procesará ninguna solicitud para realizar pagosdirectamente a una tercera parte o emitir Compromisos Especiales para cubrircartas de crédito. Sin embargo, si dicha necesidad surgiese durante laimplementación del proyecto, por favor envíennos una solicitud junto con lajustificación respectiva y la consideraremos] o [excepto para ciertas adquisiciones,como se indica en el párrafo ....... de las Minutas Acordadas, usted puede

Anexo 7

enviar solicitudes para pagos directos a una tercera parte o para emitir

Compromiso Especial para cubrir cartas de crédito. Sin embargo, para dichas

solicitudes el monto mínimo requerido deberá ser de al menos US$........

equivalentes por solicitud.] Las solicitudes de reposición deberán enviarse en

informes PMRs.

(c) Por intervalos trimestrales (u otro período acordado), y deben acompañarse

por los favor, asegúrese que los Informes de Adquisiciones en los PMR sean

preparados para los contratos sujetos a la revisión previa del Banco, así como los

contratos sujetos a examen posterior por encima de US$ 100,000 equivalentes.

(d) Los Requerimientos de Auditoría y otras cláusulas financieras se especifican

en el Artículo IV del Convenio de Préstamo. Los Informes de Auditoría, sobre el

uso de la Cuenta Especial deberían enviarse a más tardar seis meses después del

final de cada año fiscal. El informe de auditoría también validará los gastos

pagados bajo los PMRs trimestrales.

(e) Avisos de Pago y Resúmenes Trimestrales de Desembolsos. Estos

documentos serán distribuidos a las direcciones mostradas en esta carta, a menos

que seamos informados de cambios en sus requerimientos. Adicionalmente, para

cada pago equivalente a un millón de dólares o más, el Banco enviará un fax a las

agencias ejecutoras; por lo tanto, les agradeceríamos enviamos los

correspondientes números de fax. Esta información también se encuentra

disponible a través de la página de internet del Banco; por favor refiérase al

párrafo ....... del Manual de Implementación LACI para más detalles.

El Anexo 1 del Convenio de Préstamo detalla las categorías de desembolso y los

porcentajes de gastos elegibles para financiamiento bajo cada categoría. Este Anexo

también estipula los siguientes requerimientos para propósitos de desembolso:

(a) Financiamiento retroactivo de gastos: en el párrafo ....... se menciona la

posibilidad de solicitar reembolsos de gastos efectuados después de ..... que se

ajusten al límite de US$ ........ en conexión con la Categoría ....... Por

favor identifique específicamente en el PMR enviado con la primera solicitud de

retiro de fondos, los gastos sujetos a financiamiento retroactivo que fueron

efectivamente incurridos.

(b) Condiciones de Desembolso: el párrafo ........... especifica que no se podrán

realizar retiros de fondos contra la Categoría ......... (Subpréstamos) antes de que

un Convenio de Préstamo Subsidiario satisfactorio al Banco haya sido ratificado.

Consecuentemente, los anticipos realizados a la Cuenta Especial no pueden ser

utilizados para financiar gastos sujetos a las condiciones de desembolso

específicas a menos que dichas condiciones sean cumplidas.

Anexo 7

Por favor, note que la fecha límite de presentación de los PMRs vence 45 díasdespués del final de cada trimestre y deben ser enviados al Banco aunque no se requieranfondos adicionales.

No dude en contactarnos si tiene preguntas acerca de los procedimientos de informaciónfinanciera y desembolsos, citando el Préstamo ............ como su referencia.

Atentamente,

/firmado por/Oficial de Desembolsos/Especialista en Administración Financiera

División de Desembolsos, Departamento de Préstamos

Adjuntos

cc: Coordinador de ProyectoDirección

Director AdministrativoDirección

-Anexo 8

Banco Mundial 1. Préstamo del BIRF o1818 H Street. N.W. Washington, DC 20433 U.S.A. Crédito de la AIF No.SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS 2. No. de ref. Del Cofinanciador

No. de ref del BIRF/AIF3. Solicitud No._

4. Sírvase a Pagar(Moneda) (Cantidad por pagar expresada en cifras)

Solicitamos este desembolso de la cuenta ( la Cuenta) abierta en virtud del Convenio de Préstamo o el Convenio deCrédito de Fomento relativo al Préstamo o Crédito de la referencia, y por medio de la presente certificamos lo siguiente:

A. El que suscribe no ha retirado previamente fondos de la Cuenta con el fin de financiar los gastos para los cuales sesolicita el presente anticipo.

B. El informe sobre la administración del proyecto (IAP) que se adjunta a esta solicitud de retiro de fondos ha sidopreparado siguiendo el formato aprobado por el Banco a los afectos del Préstamo o Crédito de la referencia. Lainformación contenida en dicho informe es completa y correcta, y explica cualquier variación significativa señaladaen el informe.

C. Los gastos hechos con el importe del Préstamo o Crédito de la referencia, según se declaran en el IAP adjunto, y losgastos para los cuales se solicita el presente anticipo ( los Gastos) se han hecho o se harán únicamente por conceptode bienes y servicios de fuentes admisibles y de conformidad con las condiciones establecidas en el Convenio.

D. El que suscribe no ha utilizado ni utilizara el importe de otros prestamos, créditos o donaciones otorgados por otrosorganismo para financiar lo Gasto.

E. Toda la documentación justificativa de los Gatos estará disponible, previa solicitud, para su examen por los auditoresy las misiones del Banco Mundial.

F. En caso de que todos o una parte de los fondos retirados de la Cuenta conforme a esta solicitud sean devueltos alBanco Mundial, el que suscribe, por medio de la presente, autoriza al Banco Mundial a aplicar el importe actual deesos fondos como un crédito a la Cuenta, o, si la cantidad es pequeña, autoriza al Banco Mundial a aplicar talesfondos al próximo pago del prestatario correspondiente a intereses, comisiones por compromiso, comisiones deservicio o al principal.

INSTRUCCIONES DE PAGO

5. Nombre y dirección del banco de depósito del prestatario 7. Nombre y dirección de banco corresponsal si la moneday número de la Cuenta establecida en virtud del Convenio de pago corresponde a la de otro paísde Préstamo de Crédito de Fomento

Código SWIFT: 8. Instrucciones especiales de pago

6. Nombre y dirección de prestatario

9. Por 1I.Nombre del prestatario Firma del representante autorizado

10. 12.Fecha Nombre(s) y cargos(s) de (de los)

Representantes(s) autorizado(s)s

Formulario 1903B (8-98)

�t 1

Para mayor información, favor contactarse:Departamento de PréstamosBanco Mundial1818 H Street, N.W.Washington, D.C. 20433, U.S.A

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