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Versin: 14.08.00
INSTRUCTIVO
CIERRE CONTABLE FINANCIERO 2014
Para uso de: Gobierno Nacional, Gobierno Regional, Gobierno Local y
Mancomunidades
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NDICE 1. INDICE .............................................................................................................................................. 2
2. INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
3. GENERALIDADES ............................................................................................................................ 4
3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO ..................................................... 4
3.2 ACCESO AL APLICATIVO .......................................................................................................... 4
4. GUIA FUNCIONAL ............................................................................................................................ 5
4.1 ROL EJECUTORA ....................................................................................................................... 5
4.2 ROL PLIEGO ............................................................................................................................ 13
5. ANEXOS ......................................................................................................................................... 17
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INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad describir las funcionalidades del aplicativo web SIAF - Mdulo Contable Informacin Financiera, el cual permite realizar el proceso de cierre de la informacin financiera para la presentacin de los Estados y Anexos Financieros del Anual 2014, para las Entidades del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Mancomunidades del Ejercicio 2014.
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CIERRE CONTABLE FINANCIERO ANUAL - 2014
GENERALIDADES
3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO
Para acceder al aplicativo se debe ejecutar cualquiera de los siguientes
navegadores:
Chrome.
Mozilla Firefox versin 16 y superiores (considerar procedimiento
establecido- Anexo 1)
3.2 ACCESO AL APLICATIVO
Al ingresar con el usuario y la clave correcta (usuarios y contraseas establecidas
para el acceso a las aplicaciones WEB) se presenta la ventana donde se ha incorporado la opcin Informacin Financiera en donde el Sistema presenta dos ambientes: Unidad Ejecutora y Pliego.
Figura. N 001
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GUIA FUNCIONAL
4.1 ROL EJECUTORA (UE)
La Unidad Ejecutora deber realizar el Pre Cierre en el Mdulo Contable del SIAF Cliente
y enviar la informacin de la Mayorizacin (Balance de Comprobacin), esta informacin
viaja tanto a la BD-MEF como al Pliego.
El Pre Cierre solo se puede cancelar desde la Web.
4.1.1 REGISTRO
En esta opcin se procede a distribuir las cuentas y al registro de informacin en las Hojas
de Trabajo.
Estados Financieros, se presentan las siguientes hojas de trabajo:
EF-1 Distribucin / Reclasificacin de Saldos Histricos
EF-3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
EF-4 Estado de Flujo de efectivo
Figura N 002
Anexos Financieros, en esta opcin se presentan las siguientes hojas de trabajo:
(AF- 1) Inversiones
(AF- 2) Propiedades, Planta y Equipo
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(AF- 2 Anexo 1): Propiedades, Planta y Equipo por Administracin Funcional
(AF- 2 Anexo 2): Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
(AF- 2 A) Propiedades de Inversin
(AF- 3) Depreciacin, Amortizacin, Agotamiento y Deterioro
(AF- 4) Otras Cuentas del Activo
(AF- 5) Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
(AF- 6) Ingresos Diferidos
(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.
(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.
(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de
Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Pblico.
(AF - 10) Declaracin Jurada.
(AF-11) Declaracin Jurada Funcionarios responsables de la elaboracin y suscripcin de la informacin contable y complementaria
Figura N 003
Nota:
Luego de grabar, la informacin registrada en los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2, ser copiada al formato AF2, en las filas que correspondan:
- Bienes en Administracin Funcional
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- Construccin de Edificios y Estructuras
En los Anexos: AF1, AF2, AF2 Anexo 2, AF3, AF4, AF5, AF6, AF7 y OA2A, existen campos que se han bloqueado debido a que sern cargados automticamente con la informacin de las sub cuentas del HT1 en el momento que se recibe el
pre-Cierre financiero desde el Modulo Contable -Cliente.
Registro de Otros Anexos en esta opcin se presentan las siguientes hojas de
trabajo:
(OA-1)Control de obligaciones previsionales
(OA-2) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros
(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP
(OA-3) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Activo
(OA-3A) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Pasivo
(OA-3B) Operaciones Recprocas de las Cuentas de Gestin
(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector pblico
(OA-5)Estadstica del personal en las entidades del sector pblico
(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N 20530 y N 19990
(OA-7)Registro de contadores del sector pblico
Figura N 004
8
Nota:
Para el registro de la informacin de los Formatos OA3, OA3A y OA3B, necesariamente se debe haber realizado la transmisin del IOR (Informacin
de Operaciones Reciprocas) desde el Modulo Contable Cliente, luego la informacin se visualizar en las Hojas de Trabajo respectivas del Mdulo Contable WEB, estos datos podrn ser modificados o eliminados, tambin se
podr insertar nuevas entidades y nuevas Sub cuentas Contables por cada Entidad recproca.
Luego, es necesario que se registre la distribucin y Naturaleza de la operacin
por cada sub Cuenta contable, solo as esta informacin se visualizar en los reportes respectivos.
4.1.2 PROCESOS
CIERRE FINANCIERO
En esta opcin, el Sistema permite la Cancelacin del Pre Cierre, as como el
Cierre de los formatos correspondientes al Cierre Anual 2014 Cancelar el Pre Cierre
Considerar que al dar clic en el botn se eliminar la informacin de la Reclasificacin, Distribucin de las cuentas y Mayorizacin enviada por la
Entidad, para el mes seleccionado. Procedimiento para el Cierre Financiero
Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la conciliacin de operaciones SIAF, el Pre Cierre en el Mdulo del Cliente SIAF y que haya generado el EF-1, EF-2. (Ver Anexo 2)
En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo Restrictiva y no permitir concluir con el proceso.
Nota:
Al cerrar el Formato AF2, automticamente se cierran los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2.
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Figura N 005
CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS
En esta opcin, el Sistema permite la Cancelacin del Pre Cierre de operaciones reciprocas, as como el Cierre de los formatos OA3, OA3A y OA3B Cancelar el Pre Cierre.
Considerar que al dar clic en el botn, se eliminar la informacin realizada en las opciones de registros para las operaciones reciprocas Procedimiento para el Cierre Financiero
Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la
transmisin del IOR (Informacin de Operaciones Reciprocas) en el Mdulo Contable -Cliente SIAF y que haya registrado la informacin respectiva en los formularios OA3, OA3A, OA3B
En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo Restrictiva y no permitir concluir con el proceso.
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Figura N 006
4.1.3 REPORTES
Se visualizan 4 pestaas con sus respectivos reportes, cada reporte se puede
visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros (EF-1) Estado de Situacin Financiera.
Saldo Histrico. (Formato Automtico)
Detalle del EF -1. (Formato Automtico)
(EF-2) Estado de Gestin. (Formato Automtico)
Detalle del EF -2. (Formato Automtico)
(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.
Anexos Financieros
AF-1 Inversiones
AF-2 Propiedades, Planta y Equipo
AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administracin Funcional
AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
AF-2A Propiedades de Inversin
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AF-3 Depreciacin, Amortizacin, Agotamiento y Deterioro
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
AF-6 Ingresos Diferidos
(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.
(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.
(AF-8B) Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados
(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de
Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de
Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Pblico.
(AF - 10) Declaracin Jurada.
(AF-11)Declaracin Jurada Funcionarios responsables de la elaboracin y
suscripcin de la informacin contable y complementaria
(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma
automtica)
(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma
automtica)
Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales
(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros
(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP
(OA-3) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Activo
(OA-3A) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Pasivo
(OA-3B) Operaciones Recprocas de las Cuentas de Gestin
(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector pblico
(OA-5)Estadstica del personal en las entidades del sector pblico
(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los
Ds. Ls. N 20530 y N 19990
(OA-7)Registro de contadores del sector pblico
Informacin Adicional Financiera (BC) Balance de Comprobacin. (Formato Automtico).
(HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automtico).
Si todava no se ha realizado el proceso de Cierre, los reportes mostrarn un sello
de agua con el mensaje: NO OFICIAL y sin firmas.
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Figura N 007
4.1.4 CONSULTAS
Validaciones Financieras
Conciliacin de Operaciones SIAF
Figura N 008
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4.2 ROL: PLIEGO
En este ambiente, se puede realizar el proceso de Cierre Financiero a nivel de pliego
y verificar el estado del proceso en las Unidades Ejecutoras que componen el Pliego.
4.2.1 REGISTRO
Se activa la opcin Anual y se visualiza lo siguiente:
Estados Financieros
EF1 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la informacin de varias UEs)
EF2 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la informacin de varias UEs)
Anexos Financieros
AF-8B Fondos Administrados y financiados con Recursos Autorizados
AF-10 Declaracin Jurada
AF-11 Declaracin Jurada Funcionarios responsables de la elaboracin y
suscripcin de la informacin contable y complementaria
Figura N 009
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4.2.2 PROCESOS
CIERRE FINANCIERO
Procedimiento de Apertura de Cierre de los Formatos a las Unidades Ejecutoras
que conforman el Pliego. Seleccionar el formato y la Unidad ejecutora que requiere la apertura y luego hacer clic en el botn Apertura.
Nota: Al aperturar el cierre del Formato AF2, automticamente se apertura el cierre de los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2
Procedimiento de Integracin Una vez que todas las Unidades Ejecutoras, realizaron el proceso de Cierre, el
Pliego podr realizar el proceso de Integracin de la informacin de los Estados y Anexos Financieros por cada formato.
Procedimiento de Cierre Una vez que el Pliego haya realizado el proceso de Integracin, se proceder a
realizar el proceso de Cierre seleccionando cada formato.
Figura N 010
CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS
El procedimiento de Apertura de Cierre, Integracin y Cierre como Pliego es similar
al que se realiza en el Cierre Financiero.
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Figura N 011
4.2.3 REPORTES
Se visualizan 4 pestaas con sus respectivos reportes, cada reporte se
puede visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros
(EF-1) Estado de Situacin Financiera.
Saldo Histrico. (Formato Automtico)
Detalle del EF -1. (Formato Automtico)
(EF-2) Estado de Gestin. (Formato Automtico)
Detalle del EF -2. (Formato Automtico)
(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.
Anexos Financieros
AF-1 Inversiones
AF-2 Propiedades, Planta y Equipo
AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administracin Funcional
AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
AF-2A Propiedades de Inversin
AF-3 Depreciacin, Amortizacin, Agotamiento y Deterioro
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
AF-6 Ingresos Diferidos
(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.
(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.
(AF - 8A) Concesiones, Usufructo y Otros.
(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de
Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico.
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(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General
de Endeudamiento y Tesoro Pblico.
(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Pblico.
(AF - 10) Declaracin Jurada.
(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma
automtica)
(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma
automtica)
Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales
(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros
(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP
(OA-3) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Activo
(OA-3A) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Pasivo
(OA-3B) Operaciones Recprocas de las Cuentas de Gestin
(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector pblico
(OA-5)Estadstica del personal en las entidades del sector pblico
(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en
los Ds. Ls. N 20530 y N 19990
(OA-7)Registro de contadores del sector pblico
Informacin Adicional Financiera (HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automtico).
Figura N 012
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4.2.4 CONSULTAS
Validaciones Financieras
Figura N 013
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ANEXO 1
CONFIGURACIN DEL PLUGIN DE ADOBE READER CON EL NAVEGADOR MOZILLA FIREFOX PARA COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA
SIAFWEBCONTAPP
Figura N 014
1. SELECCIONAR OPCIONES
Figura N 015
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2. HACER CLIC EN EL CUARTO BOTN APLICACIONES
Figura N 016
3. EN EL TIPO DE CONTENIDO PORTABLE DOCUMENT FORMAT(PDF) SELECCIONAR USAR ADOBE
READER (PREDETERMINADO)
Figura N 017
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4. UNA VEZ SELECIONADA LA OPCION HACER CLIC EN ACEPTAR.
Figura N 018
21
ANEXO 2
CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE ANUAL 2014
Si, al generar el EF1, el Sistema presenta el Siguiente mensaje de error:
Figura N018
Verificar los siguientes puntos:
1.- En la pestaa Distribucin, verificar si el monto de la Cuenta 2101.010501 IGV Cuenta Propia Vigente, se ha
distribuido correctamente.
Figura N019
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2.- Las sub cuentas del Mayor: 1601 Traspasos y Remesas no deben tener saldo, verificar que se haya realizado los
asientos de cierre correctamente.
3.- No se debe tener validaciones en el Reporte del Botn: Otras Validaciones del EF1
Figura N020
Estas Validaciones pueden ser:
La Cuentas 2105 Obligaciones del Tesoro Pblico (2105.01 y 2105.02) no debe tener saldo.
Todas las Cuentas Contables deben estar distribuidas a nivel detalle, ejemplo: El Saldos de la cuenta 2103.99 debe
ser distribuidas a las sub cuentas 2103.990301 o 2103.990901 con una Nota Contable.
Los saldos de las Cuentas contables no deben estar contra su naturaleza, ejemplo: La cuenta 1101.120101 debe
tener saldo deudor.
4.- En la pestaa: Reclasificacin, verificar que los saldos de las sub cuentas que se reclasifican sean correctos.
Figura N021