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ARCHIVO CENTRAL INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO DE INFORMACIÓN DIGITAL 2014
ARCHIVO CENTRAL
INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO DE INFORMACIÓN DIGITAL
2014
ARCHIVO CENTRAL
INSTRUCTIVO PARA EL RESPALDO DE LA INFORMACIÓN DIGITAL
ELABORADO POR:
Luis Gerardo Villalobos Picado
Geiner Díaz Méndez
REVISADO POR:
Luis Gerardo Villalobos Picado
APROBADO POR:
Katia Zamora Guzmán
SAN JOSÉ, COSTA RICA
JULIO 2014
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Presentación
La protección de la información digital que se produce en nuestra institución es de
vital importancia y una manera de protegerla es mediante los respaldos periódicos
de dicha información.
De acuerdo con el artículo 25 del Reglamento para regular el proceso de
planificación, adquisición y el uso de los equipos de cómputo y programas
informáticos, “todos los usuarios del Tribunal que tengan asignado algún equipo
computacional para desarrollar sus labores, están en la obligación de respaldar los
datos y la información que han producido para la Institución…”
Con la herramienta que se presenta, se pretende ir un paso más allá,
normalizando el respaldo de la información digital que produce cada unidad
administrativa, para lo cual se ofrece un instructivo como guía de la persona
usuaria de esta herramienta.
Además permite a las personas funcionarias de las unidades administrativas que
se encargan de los respaldos de la documentación digital, controlar los
incrementos o disminuciones en el espacio en disco que se utiliza para este fin,
con lo cual la jefatura o persona responsable podrá tomar decisiones en cuanto al
uso que se da al espacio designado para el respaldo de información digital.
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Instrucciones generales
1. Es necesario que la jefatura determine tanto el equipo de cómputo en donde se
realizarán los respaldos así como los archivos (sean estos documentos de
texto, imágenes, videos, entre otros) que considere sustantivos y de interés
para las labores de la oficina, los cuales serán reunidos en una carpeta digital
en la unidad de respaldo designada, para facilitar la ubicación de los
documentos a respaldar.
2. La carpeta debe identificarse con un nombre compuesto por la palabra
"RESPALDO" más las SIGLAS DE OFICINA, por ejemplo: RESPALDO AC.
3. Deben asignarse al menos dos personas por oficina (un titular y un suplente)
para hacerse cargo de esta labor por oficina.
4. El respaldo de la información digital debe realizarse al menos una vez por
semana.
5. El Archivo Central, en cumplimiento de sus funciones, podrá solicitar a las
oficinas, los registros que den evidencia de la labor de respaldo de los
documentos digitales que producen y reciben.
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Pasos a seguir para realizar los respaldos de los documentos digitales
1. Se posiciona con el cursor sobre la carpeta que contiene todos los
documentos digitales de interés de la oficina, nombrada como se indicó en el
punto 2. de las instrucciones generales.
Figura No.1
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2. De un click derecho sobre esta carpeta. Seguidamente se desplegará una
ventana que incluye el submenú con el título "Propiedades".
Figura No. 2
3. De click a la opción "Propiedades" y podrá identificar en orden, los siguientes
datos de interés para el respaldo (Figura N° 3).
1 Nombre de la carpeta seleccionada.
2 Tipo de carpeta.
3 Ubicación de la carpeta.
4 Tamaño.
5 Tamaño en disco duro de la carpeta.
6 Cantidad de archivos y carpetas que contiene.
7 Fecha y hora de creación de la carpeta.
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Figura No. 3
4. Estos datos serán utilizados para completar el informe de respaldos que
debe realizar cada oficina o unidad administrativa.
5. Para realizar la copia de la ventana, presione la tecla “Alt” e "Impr Pant", las
cuales se encuentran ubicadas en la parte inferior izquierda y en la parte
superior derecha del teclado respectivamente.
Figura No. 4
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6. En la carpeta “Documentos”, abra la carpeta denominada “Herramientas”, en
la cual se encuentra la carpeta “Controles”.
Figura No. 5
7. Seleccione el archivo “Respaldos” que contiene la plantilla para elaborar el
informe correspondiente (Figuras No.6 y No.7).
Figura No. 6
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Figura No. 7
8. En el archivo digital denominado “Control de Respaldos”, se ingresa a la hoja
"MATRIZ" donde se encontrará con un índice que incluye los registros de
respaldo para cada semana de los doce meses del año. (Figura No. 8)
9. Puede ingresar al registro de cada semana, dando un click sobre el número
de semana correspondiente.
Figura No. 8
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También se puede ingresar al informe de respaldo anual dando un click en la
hoja denominada “ANUAL” tal y como se muestra en el extremo inferior de la
figura anterior.
En el informe anual, los datos se completan de manera automática.
10. En el informe de la semana correspondiente, presione el botón derecho
del mouse sobre el espacio “Pantallazo aquí”, y en el menú que se
despliega, elige la opción "Pegar" para que se visualice la imagen
copiada, según lo indicado en el punto 5.
Figura No. 9
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11. Se abrirá en el informe la ventana de propiedades de la carpeta copiada.
Figura No. 10
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12. Podrá notar que la imagen copiada es como una especie de fotografía de la
ventana de propiedades de la carpeta de respaldo, por lo que deberá
ajustar la imagen a un tamaño que se adapte al espacio suministrado para
dicho efecto, en el archivo de respaldo (área coloreada en la Figura No.11).
Figura No. 11
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Figura No. 12
13. La figura No.13 muestra la ubicación correcta de la imagen de la carpeta de
respaldo en el informe correspondiente.
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Figura No. 13
14. Complete los datos en el informe de respaldo con la información
suministrada en la imagen “Propiedades de respaldo”.
15. Verifique que en el archivo correspondiente a cada mes se encuentren
definidos al menos cuatro informes, uno por semana. Algunos meses
cuentan con cinco plantillas de informe.
16. Registre la fecha de respaldo según se indica en el punto G. de la imagen
incluida en la figura No. 14.
17. Registre la cantidad de GB que se han respaldado, según se indica en el
punto D. de la imagen incluida en la figura No. 14.
18. Registre la cantidad de archivos que se han respaldado, según se indica en
el punto F. de la imagen incluida en la figura No. 14.
19. Registre la cantidad de carpetas que se han respaldado, según se indica en
el punto E. de la imagen incluida en la figura No. 14.
20. En el espacio correspondiente, registre las observaciones que justifiquen los
cambios cuantitativos que se originan entre el respaldo realizado y el
anterior. Para esto puede utilizar una calculadora u hoja de cálculo.
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Figura No. 14
A. Permite verificar el nombre que se le asigna a la carpeta de respaldo.
B. Es el tipo de documentos a respaldar (Carpeta de archivos).
C. Ubicación de la unidad de disco o dispositivo donde se realiza el respaldo.
D. Tamaño en bytes de los archivos respaldados en la unidad seleccionada.
E. Cantidad de carpetas respaldadas.
F. Cantidad de archivos respaldados.
G. Fecha de creación del respaldo.
21. Confronte el registro de los datos y proceda a guardar el archivo de respaldo.
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Figura No. 15
Se aprecia además un gráfico con los datos de los respaldos realizados cada
semana y espacios para los nombres y firmas de las personas responsables de
completar, revisar y aprobar este control:
Figura No. 16
Esta figura muestra el respaldo anualizado.
