INSTRUCTIVO
TRÁMITES EN EL APLICATIVO ORFEO
Código: INS003GDO Versión: 02
Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 1 de 14
Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
OBJETIVO
Orientar al usuario interno del aplicativo ORFEO, sobre las actividades que debe realizar
para la reasignación, visto bueno, devolución, archivo y consulta de documentos.
NORMATIVIDAD
Ley N° 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.
Ley N° 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.
Decreto N° 1080 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.
Acuerdo N°027 de 2006. Archivo General de la Nación “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.
Directiva Presidencial Nº 04 de 2012, Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.
RESPONSABLE
Subdirección de Servicios Generales – Grupo de Archivo y Correspondencia
APLICACIONES
ORFEO
DEFINICIONES
REASIGNAR: Actividad en la que se vuelve a asignar un registro de un usuario a otro,
indicando como proceder.
VISTO BUENO: Aprobación que da una autoridad o un superior a algún documento que se le
ha presentado, después de revisarlo.
ARCHIVAR: Acción de guardar o enviar sistemáticamente documentos de archivo a espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. TRAMITE: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento
de su función administrativa.
TRAZABILIDAD: Conjunto de procedimientos que permiten conocer el histórico, la ubicación
y la trayectoria de un documento o registro a través de sus trámites.
INFORMAR: Comunicar o copiar a, un documento o trámite a un usuario diferente al
destinatario.
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USUARIO: Funcionario con autorización para ingresar, modificar y tramitar documentos o
registros en un aplicativo o software, mediante un identificación y una clave de acceso.
PERFIL: Conjunto de características y/o permisos asignados a un usuario para la operación
de un aplicativo o software.
DESCRIPCIÓN:
CONTENIDO
A. REASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................ 3
B. VISTO BUENO PARA DOCUMENTOS ............................................................................................... 7
C. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 10
D. ARCHIVO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS ................................................................................ 12
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A. REASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS
Esta tarea se realiza para enviar los registros al usuario que continuará con el trámite.
Nota: A excepción de los usuarios con el perfil de jefe, los demás deben realizar esta
actividad posterior a la aplicación de la TRD y creación o asignación de expediente, de lo
contrario el aplicativo no le permitirá continuar.
1. Ingrese al módulo de carpetas, opción entrada.
2. Digite el número de radicado o búsquelo en el listado que se despliega y verifique
datos.
3. Ingrese al registro dando click en del registro.
4. Seleccione la pestaña y de click en
, en el campo
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5. Elija la opción Abrir con, o Guardar archivo, de la ventana emergente según el caso
6. Lea el documento y determine cual usuario debe continuar con el trámite y oprima
,. Seleccione la dependencia y de click en
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7. Seleccione el usuario, si es el caso, a quien reasignara la actividad.
8. Describa las acciones a seguir de acuerdo con el registro.
9. Si requiere Informar a: (copiar a) seleccione la dependencia y funcionario
correspondiente; si desea agendar oprima y elija la fecha en la que
realizara seguimiento a la acción solicitada.
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10. Oprima para validar la acción, se evidenciará así:
Nota: Tenga en cuenta que el sistema, a través de un correo electrónico, enviará un
recordatorio al usuario destino.
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B. VISTO BUENO PARA DOCUMENTOS
La actividad se realiza para enviar los documentos al líder o jefe de la dependencia, que
requieren de su revisión y/o aprobación. Aplica únicamente para documentos de salida o
memorandos.
Nota: Este trámite es posterior a la aplicación de la TRD y creación o asignación de
expediente, de lo contrario el aplicativo no le permitirá continuar.
1. Ingrese al módulo de carpetas y elija la requerida.
2. Verifique que haya anexado el documento del cual requiere obtener visto bueno, en
la pestaña documentos
3. Seleccione la opción
Nota: recuerde que esta opción envía el registro al jefe o líder de la dependencia, a
la cual usted está adscrito.
4. Solicite revisión, aprobación y/o visto bueno.
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5. Si requiere Informar a: (copiar a) seleccione la dependencia y funcionario
correspondiente; si desea agendar oprima y elija la fecha en la que
realizara seguimiento a la acción solicitada.
6. Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así:
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7. Los documentos que el usuario tiene para conceder visto bueno, se visualizan en
esta carpeta
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C. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS
Esta actividad se realiza para devolver los registros al usuario remitente
Nota: La devolución de documentos aplica para radicaciones erradas, vistos buenos o
trámites de la comunicación.
1. Ingrese al módulo de carpetas y elija o
2. Seleccione el registro que desea devolver e ingrese por fecha de radicado
3. Seleccione la opción
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4. Describa el motivo por el cual devuelve el documento.
5. Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así:
6. Los documentos que el usuario tiene devueltos, se visualizan en esta carpeta
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D. ARCHIVO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
Esta acción se ejecuta para archivar los registros de forma permanente, una vez se han
finalizado todos los trámites sobre el mismo
Nota: El permiso para archivar expedientes, solamente lo tiene el funcionario de la dependencia que
administre el archivo.
Nota: Los registros archivados irán a un repositorio llamado Archivo Virtual y allí podrán ser
consultados pero no modificados (mover, reasignar, TRD, crear o asignar expediente, etc.).
1. Ingrese al módulo de carpetas y elija entrada.
2. Seleccione el registro que desea archivar e ingrese por fecha de radicado
3. Seleccione la opción
4. Describa la ubicación del documento físico en su dependencia (AZ, carpeta, caja,
estante, depósito, etc.).
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5. Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así:
6. Para consultar los documentos archivados oprima la opción consultas
7. Digite el criterio de búsqueda y oprima
8. Elija el registro e ingrese por fecha de radicado
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9. La aplicación visualizará el registro consultado
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
03-10-2014 01 Creación del documento
25-04-2016 02 Actualización de íconos, imágenes, cambio
en redacción de algunas actividades
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Equipo de Trabajo
Proceso de Gestión
Documental
Fernando Méndez Díaz
Líder Proceso Gestión
Documental
Adolfo León Atehortúa Cruz
Rector