S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N Jornada de Seguimiento
Asociaciones Estratégicas KA2 Convocatoria 2016
Controles a los Beneficiarios
Sevilla, 6 de abril de 2018
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Unidad de Evaluación y Control Los controles
Incidencias más frecuentes Recomendaciones
Normativa
ÍNDICE
1
3
2
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Unidad de Evaluación y Control
Los controles
1
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Unidad de Evaluación y control
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Nueva convocatoria trianual Octubre -Noviembre 2018
Panel de expertos
Rogamos máxima difusión
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Podrán efectuarse controles técnicos y financieros y auditorías por*:
Agencia Nacional
Comisión Europea
Tribunal de Cuentas Europeo
Oficina Europea de Lucha contra el Fraude
*Cláusula II.27 del Anexo I-Condiciones Generales al Convenio de Subvención
Controles y auditorías
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Razón Obligación de la Agencia Nacional (SEPIE)
en cumplimiento de su contrato con la Comisión Europea
Propósito Verificar la realidad y elegibilidad de las actividades financiadas por el Programa
Erasmus+
Obligaciones para el
beneficiario
Conservar la documentación por un periodo de 5 años (3 años si el
importe de la subvención no es superior a 60.000 €)
Facilitar cualquier información que se le
requiera relativa al proyecto
Controles y auditorías
Cláusula II.27.3 del Anexo I-Condiciones Generales al Convenio de Subvención: “En caso de que el beneficiario interesado no cumpla con las obligaciones establecidas […]” se podrá considerar “[…] no subvencionable cualquier coste insuficientemente justificado por la información presentada”
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
En las instalaciones de la AN
Revisión de informe final (100%)
Revisión documental
En las instalaciones del beneficiario
Visita de control in situ
Auditoría Financiera
Auditoría de Sistemas
(NO KA2) Durante la ejecución del proyecto Al finalizar el proyecto
Durante la realización del proyecto y al finalizar el proyecto
Tipos de Controles
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Control durante la acción: Visita de control in situ
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Realizada por personal técnico de la Unidad de Evaluación y Control, durante el desarrollo del proyecto.
Comprobar la realidad de los hechos desencadenantes en base a evidencias sobre las partidas subvencionadas:
Reuniones transnacionales Productos intelectuales Eventos multiplicadores Actividades de aprendizaje, enseñanza y formación Necesidades especiales Costes excepcionales
Corregir posibles deficiencias detectadas en el momento de la visita
Revisar registros contables del proyecto
Visitas de Control In situ
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Notificación Realización de la visita
Informe provisional Alegaciones Informe
definitivo
Procedimiento de una visita de control in situ
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Documento para comprobar el Diseño y ejecución del proyecto: •Publicación y selección de los participantes •Ejecución de reuniones transnacionales •Ejecución de los productos intelectuales •Planificación y ejecución de eventos multiplicadores •Ejecución de las actividades transnacionales de aprendizaje, enseñanza y formación
Documentos para comprobar la Calidad de los equipos y de los acuerdos de cooperación: •Reparto de tareas entre socios y entre participantes, mecanismos de comunicación.
Documentos para comprobar la Difusión, impacto y sostenibilidad: •Planificación y evaluación de estas actividades
¿Qué vamos a revisar en una Visita de Control in situ?
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Control después de la acción: Revisión Documental
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N Revisión documental
Objetivo:
Verificar la elegibilidad y realidad de los costes declarados en el informe final Aprendizaje para futuros proyectos
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Notificación Envío de la
documentación Informe
provisional Alegaciones Informe
definitivo
Procedimiento Revisión Documental
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N “Gestión y ejecución del proyecto”
Las pruebas de las actividades realizadas y los resultados obtenidos se presentarán en forma de descripción de esas actividades y resultados en el informe final El coordinador transferirá los resultados obtenidos a la Plataforma de Resultados de los Proyectos Erasmus+ (E+PRP) Anexo III Reglas Financieras y Contractuales
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Listados de asistencia firmados por los participantes y la institución destino: detallado.
Certificados de asistencia firmada por la institución de destino: detallados
Orden del día de la reunión y documentos derivados de la reunión
Tickets y facturas de viaje. Sólo en caso de origen-destino diferentes a las instituciones y que impliquen cambio de banda de distancia.
Vinculación de los participantes con sus instituciones.
Seguros de viaje. Guía E+ 2016 “Protección y seguridad de los participantes”
Reuniones transnacionales
Anexo III_Regla I.2.B
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Prueba del producto intelectual realizado (E+PRP)
Ficha de control horario por persona, categoría profesional, fecha y número total de días dedicados al producto intelectual
Vinculación de las personas han participado en la realización del producto intelectual. Probar que pertenecen a la institución durante la vida del proyecto.
Resultados o productos intelectuales
Anexo III_Regla I.2.C
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Listados de asistencia firmados: detallados.
Orden del día detallado y documentos utilizados o distribuidos en el evento.
Eventos multiplicadores
Anexo III_Regla I.2.D
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Certificado de asistencia: detallado.
Tickets y facturas de viaje. Sólo en caso de origen-destino diferentes a las instituciones y que impliquen cambio de banda de distancia.
Apoyo lingüístico: prueba de asistencia a cursos o
factura de compra de materiales
Vinculación de los participantes con su institución.
Actividades de enseñanza, aprendizaje y formación
Anexo III_Regla I.2.E
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Factura de los costes
Subcontratación- factura de los costes
Costes por amortización- prueba de la compra o alquiler del equipo según registro contable
Viajes a regiones ultra periféricas y países y regiones de ultramar
Costes reales
Apoyo necesidades especiales
Costes excepcionales
Anexo III_Regla II.2.
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Control después de la acción: Auditoría Financiera
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Comprobación de los hechos desencadenantes de costes unitarios y, en su caso, costes reales, mediante documentos de soporte y registros contables del beneficiario.
Los trabajos y el informe (pero no las liquidaciones) los realiza una firma de auditoría externa, siendo en todo momento el SEPIE quien ostenta la titularidad y la responsabilidad del control.
Auditoría Financiera
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Notificación Visita de la empresa auditora
Informe provisional
Alegaciones Informe definitivo
Auditoría Financiera
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Documento de consulta para beneficiarios de convenios de Asociaciones Estratégicas Erasmus+ (KA2):
Los controles de la Agencia Nacional La documentación requerida en los diferentes controles coordinados por la Unidad de Evaluación y Control y generados a lo largo de la vida del proyecto Errores frecuentes observados durante los controles Los resultados de un control
Guía de controles a beneficiarios
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Guía de controles a beneficiarios
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N Guía de controles a beneficiarios
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Reglamento (EU, Euratom) N° 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo
Costes Subvencionables Pago de las subvenciones y controles
Artículo 126,2 Artículo 135
Reglamento (UE) Nº 1288/2013 Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de diciembre de 2013 por el que se crea el programa «Erasmus+»
Artículos 31 y 32
LEY 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
Obligaciones de los beneficiarios: Comprobación de las subvenciones
Artículo 14 Artículo 32 Artículos 44-51
REAL DECRETO 887/2006 De 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
Artículos 84-87
Guía del Programa Erasmus+ Version 2 de 2016, de 07/01/2016: Parte integral de la Convocatoria de propuestas 2016 EAC/A04/2015
Anexo I del Convenio de subvención “Controles, auditorías y subvenciones” Obligación de guardar la documentación, proveer información, facilitar el acceso a las instalaciones, Auditorías de la OLAF y del Tribunal Europeo de Cuentas
Cláusula II.27
Anexo III del Convenio de subvención
“Reglas Financieras y contractuales” -
Cuadro resumen normativa
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
1. Reglamento (EU, Euratom) N° 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 25 de octubre de 2012, TÍTULO VI, SUBVENCIONES, CAPÍTULO 2 Principios,
- Artículo 126.2 Costes Subvencionables (requisitos)
- Artículo 135 Pago de las subvenciones y controles
2. Reglamento (UE) Nº 1288/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de diciembre de 2013 por el que se crea el programa «Erasmus+», artículos 31 (controles primarios) y 32 (controles de la OLAF y del TEC).
3. LEY 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones Art. 14, Obligaciones de los beneficiarios: justificar requisitos para la obtención, realizar las actividades, someterse a los controles, etc. Art. 32, Comprobación de las subvenciones TÍTULO III, Del control financiero de subvenciones, artículos 44-51
Normativa
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
4. REAL DECRETO 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones
Título II Capítulo IV, “Comprobación de subvenciones”, artículos 84-87
5. Guía del Programa Erasmus+ (Version 2 de 2016, de 07/01/2016): parte integral de la Convocatoria de propuestas 2016 EAC/A04/2015.
6. Convenio de subvención
Anexo I - Condiciones generales: Cláusula II.27 “Controles, auditorías y evaluaciones”: los controles, la obligación de guardar la documentación, de proveer información, de facilitar el acceso a las instalaciones, y las auditorías de la OLAF y del Tribunal Europeo de Cuentas. Anexo III - Reglas Financieras y Contractuales: controles dirigidos a los beneficiarios de las subvenciones y presentación de documentos justificativos.
Normativa
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Incidencias más frecuentes/Recomendaciones
3
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Falta de vinculación del participante a la
institución
Discrepancias de días de trabajo en MT+ y Timesheets
Ausencia/defectos
formales en las prueba de
asistencia a Reuniones
Transnacionales/ Actividades de
Formación/ Eventos
Multiplicadores
Discrepancias de fechas en MT+ y
certificaciones de estancia
Seguro: ausencia/ cobertura
insuficiente/ documentación
incompleta
Incidencias más frecuentes
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Responsabilidad de cada organización participante Coberturas obligatorias
Seguro de viaje (incluido
extravío o deterioro del
equipaje)
Seguro de accidentes y enfermedad
grave (incluida IT o IP)
Seguro de defunción (incluida
repatriación)
Seguro de responsabilidad
civil (incluida responsabilidad profesional, si
procede)
Protección y Seguridad de los Participantes
Relación individual de asegurados
Fuente normativa: Convenio Subvención-C. Particulares, Cláusula I.7
Guía del Programa Erasmus+ 2016, p. 12
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
Realizar actividades subvencionadas
Conocer y cumplir la normativa que regula la acción
Visibilidad del Programa y reconocimiento de la subvención
Registro contable para el proyecto para poder seguir la trazabilidad de los
gastos e ingresos en cualquier momento
Custodia y organización de la documentación
Solicitar asesoramiento al SEPIE en caso de dudas sobre controles
Envío de documentación: relación ordenada de documentación
ASUNTO: Tipo de control_Nº proyecto 2017-1-ES01-KA20X-000000
Recomendaciones
S
ERVI
CIO
ESP
AÑO
L PA
RA L
A
INTE
RNAC
ION
ALIZ
ACIÓ
N D
E LA
ED
UCA
CIÓ
N
¡Gracias por su atención!
ErasmusPlusSEPIE @sepiegob @sepie_gob SEPIE
www.sepie.es www.erasmusplus.gob.es [email protected] ErasmusPlus #