INSTITUTO TECNOLÓGICO DE LA CONSTRUCCIÓN, A.C.
CÁMARA MEXICANA DE LA INDUSTRIA DE LA
CONSTRUCCIÓN
" ANÁLISIS DE UNA PEQUEÑA EMPRESA (PyME) DEL SECTOR CONSTRUCCIÓN, CON BASE EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO"
X E S I S
Q U E S U S T E N T A
KARINA GALLARDO OCAMPO
R A R A O B T E N E R EL. T I T U L O D E :
LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN DE E M P R E S A S , C O N ESPECIALIDAD EN EMPRESAS C O N S T R U C T O R A S .
ASESOR: C.P LUIS JAVIER TORRES TAPIA
ESTUDIOS CON RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFICIAL, POR LA S.E.P. CONFORME AL ACUERDO NO. 00952060, DE FECHA 13 DE JULIO DE 1995
MEXICO, D.F. OCTUBRE DE 2004
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ÍNDICE
CAPITULO I INTRODUCCIÓN
1.- METODOLOGÍA PE LA INVESTIGACIÓN 1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1.1 JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA 2 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 2
2.- PEUMITACIÓN DE OBIEIIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL 3
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. 3
3.- FORMULACIÓN DE LA HIPÓTESIS 3.1 HIPÓTESIS 4 3.2 DETERMINACIÓN DE VARIABLES 4
3.2.1 VARIABLE INDEPENDIENTE 3.2.2 VARIABLE DEPENDIENTE
4.- DISEÑO DE LA PRUEBA 4.1 INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL 5 4.2 INVESTIGACIÓN DE CAMPO 5
CAPITULO 11 MARCO TEÓRICO 6
5.-ANTECEDENTES 5.1 ADMINISTRACIÓN 7 5.2 PROCESO ADMINISTRATIVO 8
CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO 30 6.1 ESTOUCTURA DE UNA PYME DEL SECTOR CONSTRUCCIÓN. . . . 31
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo''
CAPITULO IV ANÁLISIS 85 7.1 ANÁLISIS DE UNA PyME DEL SECTOR CONSTRUCCIÓN. 86
CAPITULO V PROPUESTA 8.1 SUGERENCIAS DE IMPLEMENTACIÓN 94
CAPITULO V 9.1 CONCLUSIONES. 103
BIBLIOGRAFÍA. 105
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo''
A G R A D E C I M I E N T O S
A MI TÍA Y PRIMOS Por creer en mí, por su respaldo y estima incondicional.
JAVIER TORRES TAPIA Y VICTOR SANTÍN Por hacer esto posible.
A MIS AMIGOS Por ser mis mejores aliados y cómplices, por su confianza y sinceridad, ser
incondicionales y por brindarme su amistad invaluable.
A MIS PROFESORES Por compartir sus conocimientos y tiempo, por su ayuda y dedicación.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo''
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D E D I C A T O R I A S
PATRICIA OCAMPO Una mujer excepcional que me alienta siempre a ser mejor; por su esfuerzo, apoyo y
dedicación; por ser padre y madre, y brindarme el regalo de la vida; con amor.
CARMEN GUZMÁN Quien a sembrado en mi con su ejemplo la decisión y el coraje sufiente para lograr mis
metas y defender siempre mis convicciones, por todos sus cuidados y experiencias compartidas; con respeto y cariño.
PATRICIA GALLARDO Por demostrarme que todo es posible y superar expectativas, por su confianza y afecto;
con cariño.
FERNANDO GALLARDO Por compartir tantos momentos y anécdotas, ser siempre " el hombre" y demostrar
fortaleza; con cariño.
ANDREA GALLARDO Por compartir conmigo sus sueños, tristezas, alegrías y logros; por su gran apego y
confianza; con cariño.
GAEL GABRIEL Recién y excepcional fuente de amor y ternura en la familia . . .
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
r« i i c I B L l O T E C A
CAPITULO I INTRODUCCIÓN
Karina Gallardo Ocampo 02
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA
De acuerdo a la situación actual en la que se encuentra la Industria de la
Construcción, y la competítividad que están enfrentando las empresas del
Sector Construcción en México, se propone analizar a una Pequeña Empresa
(PyME) de la Industria de la Construcción, con la finalidad de aportar
sugerencias y/o alternativas que permitan mejorar su funcionamiento
administrativo.
Esto nos lleva a identificar oportunidades y áreas de mejora que sean
susceptibles a un cambio y con ello adquirir un mayor rendimiento, así
como la maximización de la eficiencia y la rapidez para el logro de los
objetivo(s) que persiguen.
Es por esto, que se requiere el proceso administrativo, como herramienta
esencial para el funcionamiento de cualquier empresa, que influye e
interviene en todo momento en la vida de la misma.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo mejorar el funcionamiento administrativo de una Pequeña y
Mediana Empresa (PyME) del Sector Construcción en la actualidad?
Karina Gallardo Ocampo tffi ;
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
OBJETIVO GENERAL
Analizar, con base en el proceso administrativo, el desarrollo del trabajo y
funcionamiento dentro de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector
Construcción, así como proponer recomendaciones y alternativas para
mejorar su funcionamiento administrativo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.- Establecer generalidades de las Pequeñas Empresas (PyMES) dentro del
Sector Construcción y su funcionamiento administrativo.
2.- Mención de las partes que integran el proceso administrativo y análisis
de sus elementos, con el fin de mejorar y ampliar el panorama de
comprensión del presente trabajo.
3.- Señalar las actividades y /o procesos susceptibles de análisis, así como
delimitar las herramientas que serán utilizadas para dicho procedimiento.
4.- Proponer alternativas, sugerencias y/o recomendaciones.
Karina Gallardo Ocampo QJS
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Admirústrativo"
HIPÓTESIS
La aplicación del proceso administrativo en el desarrollo de las actividades
de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, influye en su
funcionamiento administrativo para el logro de una mejor operación,
obteniéndose metas y objetivos que se establezcan.
VARIABLES
VARIABLE INDEPENDIENTE Aplicación del Proceso
Administrativo de una PyME Del Sector Construcción.
VARIABLE DEPENDIENTE Funcionalidad, Grado de Eficiencia.
Karina Gallardo Ocampo rwH
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
Para la realización del presente trabajo se llevó a cabo una investigación
documental, la cuál consiste en asistir a diversas bibliotecas y centros de
información, se utilizaron libros de referencia y de consulta, así como
revistas y demás materiales que soporten la investigación. Además de la
búsqueda de información vía Internet.
INVESTIGACIÓN DE CAMPO
El presente trabajo se refiere al análisis de una PyME (Pequeña y Mediana
Empresa) del Sector Construcción, y éste será el universo.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
CAPITULO 11 ANTECEDENTES
Karina Gallardo Ocampo H?9 Í - 6 -
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACIÓN
La administración aparece desde tiempos muy remotos, desde el momento
en que aparece el hombre. Las primeras manifestaciones reciben el nombre
de acto administrativo. A las empresas se les define como unidades
productoras de bienes o servicios, se les puede clasificar en base a diferentes
criterios.
DEFINICIÓN:
Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los recursos
humanos, materiales, y técnicos, pretende el logro óptimo de los objetivos
mediante el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad.
Pero la definición que será utilizada para el desarrollo del presente proyecto
es: "La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de
los objetivos institucionales por medio de un mecanismo de operación y a
través de un proceso administrativo". *
* José Antonio Fernández Arena.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
PROCESO ADMINISTRATIVO
ANTECEDNTES Y GENERALIDADES
El Proceso Administrativo se inicia con el hombre inteligente, variando su
intensidad de acuerdo con la etapa y sobre todo en función de los elementos
disponibles; de tal suerte se encuentran vestigios en Egipto, China, Grecia,
Roma y demás pueblos de la antigüedad, así como en las comunidades
indígenas de América; aun cuando, en casi todas las civilizaciones citadas se
confunde con el gobierno y la rehgión, debido a la trascendencia de ambas
y a la relativa importancia de los negocios comerciales e industriales.
Todo proceso administrativo forma una unidad inseparable en el que cada
parte, cada caso, cada etapa tienen que estar unidos con los demás, los
cuáles se dan simultáneamente. Por tanto, seccionar el Proceso
Administrativo es imposible e irreal.
En todo momento de la vida de una empresa se da complementándose,
influyéndose mutuamente e integrándose en los diversos aspectos de la
administración.
Así, al hacer planes al mismo tiempo se esta controlando, dirigiendo,
organizando, etc.
Karina Gallardo Ocampo rg75
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
No obstante, desde un punto de vista conceptual metodológico con el fin de
estudiar, comprender y aplicar mejoras a la administración, es conveniente
separar aquellos momentos o elementos que en una circunstancia dada
puedan predominar.
Los autores que destacan en esta escuela pretenden delinear principios y
considerandos generales que otorguen categoría científica a la
administración, proporcionándole universalidad.
La mayoría de los autores que se citan a continuación (tabla siguiente),
abarcan en sus teorías el aspecto integral de la administración.
Karina Gallardo Ocampo on
• ' .4 k 1i3 B i o L i O T E C A
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
AUTOR
Henri Fayol
LyndaU
Urwick
William
Newman
R.C. Davis
KOONTZY
O'DONNELL
John F.Mee
George
RTerry
Louis A.Allen
Dalton Mc.
Farland
A. Reyes
Ponce
Isaac
Guzman V.
J.Antonio
Fernández
Arena
AÑO
1886
1943
1951
1951
1955
1956
1956
1958
1958
1960
1961
1967
FACTORES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación
Previsión
Planeación
Planeación
Planeación
Planeación
Planeación
Planeación
Planeación
Planeación
Previsión
Planeación
Planeación
Planeación
Organización
Organización
Organización
Obtención
de
Recursos
Organización
Organización Integración
Organización
Organización
Organización
Organización
Organización
Organización
Integración
Integración
Comando
Coordinación
Comando
Coordinación
Dirección
Dirección
Motivación
Ejecución
Motivación
Coordinación
Dirección
Dirección y
Ejecución
Implementación
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
Control
* Fernández Arena José Antonio, El Proceso Administrativo, Diana, México 1978. Pp.74.
Karina Gallardo Ocampo ÍJVI
* Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Para la realización de esta investigación, tomaremos el modelo del Proceso
Administrativo propuesto por Koontz y O'Donnell; el cual será seccionado y
analizado conforme se lleve a cabo el desarrollo del presente trabajo.
Proceso Administrativo
KOONTZ Y O'DONNELL
Fases del Proceso
r • Planeación
• Organización
• Integración
• Dirección
• Control
Karina Gallardo Ocampo rwW 11-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
PLANEACIÓN
Elementos del concepto:
* Objetivo.
El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados.
* Cursos alternos de acción.
Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de acción
y estrategias, para conseguir los objetivos.
* Elección.
La planeación implica la determinación, el análisis y la selección de la
decisión más adecuada.
* Futuro.
La planeación trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos
inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras.
Karina Gallardo Ocampo tCS 2
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN
La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente
constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar
estos cambios.
Razones por las cuales es importante la planeación:
• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de
utilización racional de los recursos.
• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro, más no los elimina.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se
presenten, con las mayores garantías de éxito.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir
y un afán de lograr y mejorar las cosas.
• Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
Karina Gallardo Ocampo ÍJÜ
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
• Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las
oportunidades.
• Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.
• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
• Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las
bases a través de las cuales operará la empresa.
• Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
• Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN
Los principios de la administración son verdades fundamentales de
aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la
acción administrativa. Siendo los siguientes:
* Factibilidad:
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes
demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La
planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que
actúan en el medio ambiente.
* Objetividad y cuantificación:
Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos
precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o
cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos
objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad,
cálculos probabilísticos, etc. La planeación será más confiable en tanto
pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y
especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.)
Karina Gallardo Ocampo ui3-i5-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
* Flexibilidad:
Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que
permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos
cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
* Unidad:
Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan
general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal
manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto
al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos.
* Del cambio de estrategias:
Cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario
rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los
propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción
(estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y
presupuestos.
Karina Gallardo Ocampo ÜE-i-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ORGANIZACIÓN
Desde siempre el ser humano ha estado consciente de que la obtención de
eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional
de todos los recursos. Una vez establecidos los objetivos (lo que se quiere
hacer) a través de la planeación, será necesario determinar que medidas
utilizar para lograrlos (como hacerlo).
Elementos del concepto:
*Estructura.
La organización implica el establecimiento del marco fundamental en
el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y
correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr
los objetivos.
^Sistematización:
Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse
racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
*Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades:
Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a
fin de promover la especialización.
Karina Gallardo Ocampo r f f l
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
* Jerarquía:
La organización como estructura, origina la necesidad de establecer
niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.
* Simplificación de funciones:
Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los
métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
Importancia de la organización;
• Es de carácter continuo; jamás se pude decir que ha terminado, dado
que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes
(expansión, contracción, nuevos productos, etc.).
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr
los objetivos del grupo social.
. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar las
funciones y responsabilidades.
Karina Gallardo Ocampo tS-18-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN:
* Del objetivo:
Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización
deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, la
existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para alcanzar realmente
los objetivos.
* Especialización:
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la
ejecución de una sola actividad; mientras más específico y menor campo de
acción tenga un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
* Jerarquía:
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y
la responsabilidad fluyan desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
* Paridad de autoridad y responsabilidad:
A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el
grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Karina Gallardo Ocampo ÍJM
¿H L I £) T E C A ña Empresa (FyME) del Sector "Análisis de una Pequeña
Construcción^ con base en el Proceso Administrativo
* Unidad de mando:
Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe
asignarse un sólo jefe, y que los subordinados no deberán reportarse más
que a un sólo jefe.
* Difusión:
La obligación de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe
publicarse y ponerse por escrito a disposición de todos aquellos miembros
de la empresa que tengan relación con el mismo.
* Amplitud o tramo de control:
Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportarse
a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones
eficientemente.
* Coordinación:
Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en
equilibrio (mercadotecnia, finanzas, producción, recursos humanos).
* Continuidad:
Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere
mantenerse, mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Karina Gallardo Ocampo rlEifil 20-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
INTEGRACIÓN
DEFINICIÓN
• Integrar: Es obtener y articular los elementos materiales y humanos que
la organización y la planeación señalan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organización social. (1)
• Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la
estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva
selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la
estructura. (2)
• Función a través de la cual el administrador elige y se allega de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y
humanos. (3)
• Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para
los puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales,
económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y
como de éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de
controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en: la selección
del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la auto
motivación para el logro de metas cada vez más altas. (4)
(1) Agustín Reyes Ponce, (2) Koontz y O'Donnell, (3) Munch Galindo, (4) Fernández Arenas.
Karina Gallardo Oeampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
PRINCIPIOS DE LA INTEGRACIÓN:
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer
las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto.
Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la
organización y no ésta a los recursos humanos. Puede ocurrir que en los
altos niveles administrativos y directivos si exista cierta adaptación de la
función al hombre, pero en términos generales tratándose de los niveles
medios e inferiores, es lógico que el hombre se adapte a la función.
2. Provisión de elementos necesarios. La dirección debe estar consciente de
los elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su
trabajo, debe dotarse a cada miembro de la organización, de los elementos
administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las
obligaciones del puesto.
3. La importancia de la introducción adecuada. El momento en que el
elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él
dependerán su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento,
su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.
Karina Gallardo Ocampo r í K
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
DIRECCIÓN
Esta etapa del Proceso Administrativo llamada también ejecución, comando
o liderazgo, es una función de tal trascendencia que algunos autores
consideran que la administración y la dirección son una misma cosa debido
a que al dirigir es cuando se ejercen más representativamente las funciones
administrativas, de manera que todos los dirigentes pueden considerarse
administradores. Se da en forma endógena y exógena.
Dirección Endógena
Elementos del concepto:
1. Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura
organizacional.
2. Motivación.
3. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
4. Supervisión.
5. Alcanzar las metas de la organización.
Karina Gallardo Ocampo QuS
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Dirección Exógena
Actualmente los resultados en las empresas se dan hacia fuera de la misma,
esto es, en las relaciones de poder entre cliente y los proveedores, negociar
con ellos es fundamental - los clientes en la recuperación de la cartera en
tiempo, a bajo costo financiero; en los proveedores la calidad de los insumes
y los plazos de pago por la adquisición de los mismos.
Importancia de la Dirección:
a) Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la
Planeación y la Organización.
b) A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en
los miembros de la estructura organizacional.
c) La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados
y consecuentemente, en la productividad.
d) Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación
de métodos de organización, y en la eficiencia de los sistemas de
control.
e) A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la
organización funcione.
Karina Gallardo Ocampo rwfi -24-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
CONTROL
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo
que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los
contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
Elementos del concepto:
1. Relación con lo planeado.
El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se
establecen en la planeación.
2. Medición.
Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3. Detectar desviaciones.
Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que
se presentan entre la ejecución y la planeación.
4. Establecer medidas correctivas.
El objeto del control es prever y corregir los errores.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en d Proceso Administrativo"
IMPORTANCIA DEL CONTROL:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se
alcancen los planes exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el
momento en que se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la
planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la
administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de
todos los recursos de la empresa.
Karina Gallardo Ocampo S E -26-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
PRINCIPIOS DEL CONTROL:
* Equilibrio:
A cada grupo de delegación conferido debe de proporcionarse el grado
de control correspondiente, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad
conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente ejercida.
* De los objetivos:
Ningún control será válido si no se fundamenta en los objetivos y si a
través de él, no se evalúa el logro de los mismos, por lo tanto, es
imprescindible establecer medidas específicas o estándares que sirvan de
patrón para la evaluación de lo establecido.
* De la oportunidad:
El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe
aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.
* De las desviaciones:
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los
planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible
Karina Gallardo Ocampo tffl :
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
* De excepción:
El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales
o representativas, afín de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este
principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
* De la función controlada:
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la
función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es
básico ya que señala que la persona o la función que realiza el control no
debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Karina Gallardo Ocampo 1 1 ¿«i .
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL:
Reflejar la naturaleza de estructura organizacional:
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y
tipo de actividad que se desea controlar.
Oportunidad:
Un buen control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo
lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.
Accesibilidad:
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar
para facilitar su aplicación, las técnicas muy complicadas en lugar de ser
útiles crean confusiones.
Ubicación estratégica:
Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las
actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas
áreas de valor estratégico.
Karina Gallardo Ocampo rwW
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
I I c ñ l B L ¡ G T E C
CAPITULO III DESARROLLO DEL PROYECTO
Karina Gallardo Ocampo r b R 30-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en d Proceso Administrativo"
ESTRUCTURA DE UNA PEQUEÑA EMPRESA (PYME) DEL SECTOR CONSTRUCCIÓN
En este capítulo definiremos los elementos más representativos de la Pequeña
Empresa que vamos a analizar.
DIRECCIÓN GENERAL
1. Definición del Negocio
Actividad, a que nos dedicamos.(fortalezas, crecimiento).
Al ser tan limitados los recursos de la pequeña empresa, es vital una
dirección efectiva que emplee estos recursos allí donde se necesitan.
Sólo el director-propietario puede establecer la objetividad primordial, los
valores y la identidad de la empresa. Sólo él puede fijar las prioridades y
metas, además de decidir la forma de distribuir los fondos de la Empresa
para producir el mayor impacto posible.
La dirección de las pequeñas empresas es el arte de lo esencial. Es
aprovechar al máximo lo mínimo.*
2. Misión
Las metas de cualquier organización deben derivarse de su misión, las
organizaciones de mayor éxito establecen sus misiones por escrito. La
misión es un punto de vista, o visión, a largo plazo de aquello en lo que la
organización desea convertirse.
* Paul Resnik, Como Dirigir una Pequeña Empresa, Me Graw Hill, Espafla 1992. Pp.5.
Karina Gallardo Ocampo GNU
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Cuando una organización decide sobre su misión, en realidad responde a la
pregunta: ¿Cuál es nuestro negocio?; para la visión: ¿cual debería ser
nuestro negocio?, que también se incluye a continuación. Aunque estas
parecen ser preguntas muy simples, de hecho son dos de las preguntas más
difíciles, aunque más importantes, que cualquier empresa puede responder.
El hecho de contar con una declaración de la misión beneficia a la
organización, por lo menos de cinco maneras:
• La declaración de la misión da a la organización un propósito y una dirección clara.
• De este modo mantiene a la organización en el sendero, evitando que pierda el rumbo o la meta.
• La declaración de la misión describe la meta única de la organización que ayuda a diferenciarla de organizaciones similares de la competencia.
• La declaración de la misión mantiene a la organización centrada en las necesidades del chente más que en sus propias capacidades. Esto garantiza que la organización permanezca centrada en el ámbito extemo y no en el interno.
• La declaración de la misión suministra dirección y pautas específicas a la alta gerencia para seleccionar cursos de acción alternativos. De este modo los ayuda a decidir cuáles oportunidades comerciales seguir y cuáles no. Suministra dirección a todos los empleados y gerentes de una organización, aun si trabajan en diferentes partes del mundo. En consecuencia, la declaración de la misión actúa como enlace para mantener unida la organización.
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Calidad enfocada al cliente (ejemplo):
Productos y Clientes: El Huevo y La Gallina.*
Idealmente - y así es consta en los libros de texto - el fundador de una empresa ha
evaluado y estudiado el mercado general, identificado ese hueco especial por cubrir se
ha retirado para diseñar en su pizarra un producto que encaje en ese hueco. Casi
nunca ocurre de ese modo en la práctica. Es más bien un fenómeno de " huevo y
gallina ", el feliz casamiento de dos componentes esenciales: el producto y los
clientes potenciales.
No obstante, aunque el director-propietario probablemente comience por unos
conceptos generales del producto, la percepción comercial ha de empezar por el
cliente. "¿Quiénes son los clientes potenciales?, ¿Cuáles son los valores,
necesidades, preocupaciones y problemas particulares que deben dar forma al
producto en el mercado actual?".
Se dice que uno no reforma a los clientes, sino que bs satisface. Los productos y las
necesidades de los clientes no llevan vidas separadas. Existe un vínculo que debe ser
creado y respetado totalmente si la pequeña empresa ha de prosperar.
* Paul Resnik, Como Dirigir una Pequefta Empresa, Me Graw Hill,Espafla 1992. Pp.35.
Karina Gallardo Ocampo |j^Q .
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
3. Visión
Visión de futuro. Es la capacidad de visualizar las tendencias del medio
con una actitud positiva y optimista y orientar su conducta a la
consecución de objetivos. Las personas que poseen esta habilidad se
caracterizan porque:
• Conocen claramente las tendencias del entorno y se adecúan a él.
• Tienen metas bien establecidas y perseveran en alcanzarlas.
• Establecen actividades encaminadas, cuantificables y específicas
para el logro de las metas.
4. Valores (Corporativos)
Ponerse en el lugar del Cliente.
Los Valores corresponden a los principios de conducta que deberán tener
las Empresas.
Lo cual implica poseer, al menos:
• Ética. Es la interiorización de normas y principios que hacen
responsable al individuo de su propio bienestar y,
consecuentemente, del de los demás, mediante un comportamiento
basado en conductas morales socialmente aceptadas, para
comportarse consecuentemente con éstas.
Karina Gallardo Ocampo {2-34-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
• Responsabilidad. Hace referencia al compromiso, a un alto sentido
del deber, al cumplimiento de las obligaciones en las diferentes
situaciones de la vida.
• Lealtad y sentido de pertenencia. Se refiere a defender y promulgar
los intereses de las organizaciones donde laboran como si fueran
propios. Se aprecia gran sentido de identificación con los objetivos
de las Empresas.
• Adhesión a normas y políticas. Es la disposición para entender,
acatar y actuar dentro de las directrices y normas organizacionales
y sociales.
• Orientación al servicio. Es la disposición para realizar el trabajo
con base en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los
clientes extemos e internos.
Desarrollo de valores hacia el interior de la empresa:
La sociedad ha sido caracterizada como una "sociedad organizacional" y su
población como "hombres de organización".
El hombre vive en un mundo compuesto y rodeado de organizaciones, éstas
representan los sistemas de valores conflictivos y casuales dentro de la sociedad.
Las organizaciones son un factor que contribuye en alto grado al cambio y al
conflicto.*
• J. Amonio Cairama.Admmislración: Un Enfoque lntegml,Lmmsa,Mé"co 1986.
Karina Gallardo Ocampo {3-35-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
5. Objetivos (Estratégicos)
a. Adentro y Afuera: Cliente, Empresa y Competencia.
El Servicio (Ejemplo):
Hay un área en la que las pequeñas empresas están inherentemente ubicadas para
sobresalir y diferenciar sus productos sin importarles quién sea el competidor:
pueden presentarles a sus clientes un servicio realmente excelente.
1.- Prestándole atención a los clientes: El servido significa un contacto
personalizado con el cliente. Un buen servicio, no importa de qué tipo de negocio se
trate, significa prestar atención, escuchar al cliente, para a continuación responder a
sus necesidades y preocupaciones, no a las suyas propias.
2.- La responsabilidad de un buen servicio empieza por el director propietario: Las
cualidades y actitudes de la pequeña empresa son la sombra alargada de su director-
propietario. Las actitudes de esta persona respecto del cliente y hasta qué punto esas
actitudes son traspasadas a la totalidad del personal, son los determinantes de la
calidad del servicio.
3.- Orgullo, Respeto y Miedo a la Competencia: Cuando el servicio es deficiente,
existen tres razones. La primera es gigantesca falta de orgullo por lo que la empresa
Karina Gallardo Ocampo (3-3*-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
vende, y no importa en qué otras áreas sobresalga. La segunda es falta de respeto
hacia el cliente. Y la tercera, existe una flagrante inestabilidad hada la amenaza
comercial de un competidor superior.
Un servicio de calidad, el pasaporte de la pequeña empresa hacia la distinción en su
mercado, es algo tan sencillo y, sin embargo, es evidente que no se consigue
fácilmente.*
6. Filosofía de la Empresa
Conjunto de valores de la empresa encaminados a lograr el objetivo,
desarrollando su actividad acorde con las necesidades y expectativas de
clientes y empleados.
* Paul Resnik, Como Dirigir una Pequeña Empresa, Me Graw Hül, España 1992.
Karina Gallardo Ocampo -37-igffl
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
7. Estructura Organizacional
Estructura: Mandos, obligaciones.
Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o
una forma de organización de acuerdo a sus necesidades (teniendo en
cuenta sus fortalezas), por medio de la cual se pueden ordenar las
actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la empresa.
Es importante conocer la estructura organizacional que se utiliza en la
empresa, saber porqué y como funciona, que ventajas y desventajas posee,
que interés persigue y si se acomoda a las necesidades de las organización.
Entendemos por estructuras organizacionales: como los diferentes patrones
de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas
propuestas y lograr el objetivo deseado.
Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que:
"cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que mas se
acomode a sus prioridades y necesidades" (es decir, la estructura deberá acoplarse y
responder a la planearían), además "Debe reflejar la situación de la organización -
por ejemplo, su edad, tamaño, tipo de sistema de producción el grado en que su
entorno es complejo y dinámico, etc." *
•Henry Mintzberg. El Proceso Estratégico: Conceptos, Contextos y Casos, Capitulo 5,V.p. 274
Karina Gallardo Ocampo ijjj
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
8. Estilo de la Dirección
Uno de los activos más importantes de las empresas lo constituyen las
personas y en especial quienes las dirigen. En su desempeño, la dirección se
puede ejercer de diversas maneras, pero cada una de ellas es apropiada para
diferentes casos, de tal manera que el empresario habrá de escoger aquel
modo de dirigir que mejor le funcione, pues se trata de alcanzar los objetivos
por medio de las personas que colaboran en la empresa.
El papel del dirigente consiste en tres actividades simultáneas que deben
captar los colaboradores: el liderazgo, la comunicación y la motivación.
El liderazgo consiste en la capacidad de convencer a los demás de buscar
alcanzar con interés personal los propósitos definidos para el conjunto. Se
trata de ese don especial, firme y humano para inducir a las demás personas
a cumplir sus indicaciones.
Existen cuatro tipos de líderes: los indiferentes, los autoritarios, los
paternalistas y los democráticos.
El líder indiferente no orienta y deja que sus subordinados enfrenten como
puedan las distintas circunstancias, con ello evitan el ejercicio del poder y
dejan la determinación de las metas en manos del grupo de trabajo. Se
caracteriza además por su ausencia frente a los demás, de modo tal que su
participación es casi nula. Este tipo de dirección se puede dar en
Karina Gallardo Ocampo P9I
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
comunidades académicas, o de tipo similar, en donde el grado de
especialización de los integrantes es muy elevado y tienen claras sus
responsabilidades, por lo cual no se requiere de una constante orientación.
£/ líder autoritario toma las decisiones solo y centraliza el poder. Define las
actividades y ordena que se cumplan. Esto implica una sensación de
explotación por parte de los empleados y trabajadores, lo cual ocasiona
desagrado y un ambiente difícil. No obstante, es indicado para el manejo de
empleados con poca competencia cuya función es obedecer órdenes de las
cuales se puede tener un buen control. Así mismo, esta situación le permite
la toma de decisiones rápida, pues depende de una sola persona.
El líder paternalista tiene una conducta de protección hacia los subordinados,
dando prioridad en la mayoría de las ocasiones a cuestiones personales
(problemas), esta actitud de un jefe se presta para el abuso de confianza,
falta de eficacia en los resultados de actividades del trabajo, faltas
constantes, etc.; como resultado de la misma actitud adoptada por el líder.
El líder democrático se caracteriza por descentralizar la autoridad, con ello
toma en consideración la opinión de los empleados y entre todos llegan a un
acuerdo. En ese ambiente, hay un mayor conocimiento de las circunstancias
que privan dentro de la empresa, pueden contribuir todos con aportaciones
e ideas y permite una mayor cohesión del grupo.
Karina Gallardo Ocampo i£S-40-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Tiene como aspecto inconveniente la lentitud en la toma de decisiones,
ocasionada por la dificultad para integrar la diversidad de opiniones.
Por su parte, la comunicación desempeña un papel importante en las
empresas, pues es el medio por el cual fluyen las ideas, los datos, las
informaciones y las órdenes.
Implica tres instancias, a saber un transmisor (quien manda un mensaje) un
medio (el conducto por el cual se transmite) y un receptor (quien recibe la
información).
Dentro de una empresa, el flujo de la comunicación es muy importante,
pues es indispensable que las indicaciones y las órdenes sean precisas. Esto
es, que el emisor sepa con nitidez qué es lo que pide u ordena.
Un aspecto importante dentro de la empresa es el relativo a la motivación,
que según Maslow se obtiene a través de la satisfacción de las cinco
necesidades principales del individuo.
9. Manual Organizacional
Un manual de organización complementa con más detalle la información
que bosqueja un organigrama. Los manuales de organización exponen la
estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que
existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las
actividades de los órganos de la empresa.
El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre
los asuntos correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender
mejor los requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros
elementos del mismo puesto con los demás de la empresa.
Tipos de manuales de organización:
1. Manuales generales de organización. Son aquellos que abarcan toda
la empresa.
2. Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad
administrativa en particular.
El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin
embargo, hay dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen
en casi todos los manuales, las descripciones de puestos y los organigramas.
La combinación de estos instrumentos muestra las líneas de autoridad y
obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades y
autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las
posiciones clave. Además los manuales de organización suelen incluir la
enunciación del o los objetivos de la empresa.
Karina Gallardo Ocampo UuCjjj .42-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
RECURSOS HUMANOS
10. Capacitación y Desarrollo
En la actualidad la capacitación y desarrollo del recurso humano, es la
respuesta a la necesidad que tienen las empresas o instituciones de contar
con un personal calificado y productivo.
La obsolescencia, también es una de las razones por la cual, las instituciones
se preocupan por capacitar a sus recursos humanos, pues ésta procura
actualizar sus conocimientos con las nuevas técnicas y métodos de trabajo
que garantizan eficiencia.
Para las empresas u organizaciones, la capacitación de recursos humanos
debe ser de vital importancia porque contribuye al desarrollo personal y
profesional de los individuos a la vez que redunda en beneficios para la
empresa.
Abraham Harold Maslow es un psicólogo judío americano. Propone la
conocida "Pirámide de las necesidades de Maslow".
Según Maslow, las necesidades del ser humano están jerarquizadas y
escalonadas de forma tal que cuando quedan cubiertas las necesidades de
un orden es cuando se empiezan a sentir las necesidades del orden
superior.
El escalón básico de Maslow es el de las necesidades fisiológicas, hambre y
sed. Cuando el ser humano tiene ya cubiertas estas necesidades empieza a
Karina Gallardo Ocampo rffS.
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
preocuparse por la seguridad de que las va a seguir teniendo cubiertas en el
futuro y por la seguridad frente a cualquier daflo. Una vez que el individuo
se siente físicamente seguro, empieza a buscar la aceptación social; quiere
identificarse y compartir las aficiones de un grupo social y quiere que este
grupo lo acepte como miembro. Cuando el individuo está integrado en
grupos sociales empieza a sentir la necesidad de obtener prestigio, éxito,
alabanza de los demás. Finalmente, los individuos que tienen cubiertos
todos estos escalones, llegan a la culminación y desean sentir que están
dando de sí todo lo que pueden, desean crear.
Maslow llegó a diversas conclusiones acerca de la naturaleza humana, que
incluían estas ideas básicas:
1) Los seres humanos tienden innatamente hacia niveles superiores de
salud, creatividad y autosatisfacción;
2) la neurosis se puede considerar como un bloqueo de la tendencia hacia la
autorrealización;
3) la evolución de la sociedad sinérgica es un proceso natural y esencial.
Esta es una sociedad donde 'todos' los individuos pueden alcanzar un alto
nivel de auto desarrollo, sin limitar la Ubertad del otro; y
4) la eficacia del trabajo y el crecimiento personal no son incompatibles. De
hecho, la autorrealización conduce a niveles mayores de eficiencia.
Karina Gallardo Ocampo SB-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
t tei^i iaiSisrt j í awtoféiifz aclpn
Necesidades tie autoestima Autovatta, éxito, prestigio
Necesidades de aceptación social
Afecto, amcíi, pertenencia y amiitad
Necesidades de seguridad Seyunri.fju, prnteccinn roritra eí ;"¡ann
Necesidades fisiológicas
Beneficios de la Capacitación:
La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones
en Recursos Humanos y una de las principales fuentes de bienestar para el
personal y la organización.
Cómo Beneficia la capacitación a las organizaciones:
• Conduce a rentabilidad más alta y a actitudes más positivas.
• Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.
• Crea mejor imagen.
• Mejora la relación jefes-subordinados.
• Se promueve la comunicación a toda la organización.
• Reduce la tensión y permite el manejo de áreas de conflictos.
• Se agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción^ con base en el Proceso Administrativo"
• Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.
• Contribuye a la formación de líderes y dirigentes.
Cómo beneficia la capacitación al personal:
• Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución de problemas.
• Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.
• Contribuye positivamente en el manejo de conflictos y tensiones.
• Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
• Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
• Permite el logro de metas individuales.
• Desarrolla un sentido de progreso en muchos campos.
• Elimina los temores a la incompetencia o la ignorancia individual.
11. Programas de Evaluación Técnica para el recurso humano.
El procedimiento para evaluar el personal se denomina comúnmente
evaluación del desempeño, y generalmente se elabora a partir de programas
formales de evaluación, basados en una razonable cantidad de
informaciones respecto a los empleados y a su desempeño en el cargo.
La evaluación del desempeño es un sistema de apreciación del desempeño
del individuo en el cargo y en su potencial de desarrollo. Toda evaluación es
un proceso para estimar o juzgar el valor, la excelencia, las cualidades o el
estatus de algún objeto o persona. La evaluación de los individuos que
desempeñan papeles dentro de una organización pueden hacerse mediante
Karina GaUardo Ocampo i^Q.
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
enfoques distintos que reciben diferentes denominaciones, tales como:
"evaluación del desempeño", "evaluación del mérito", "evaluación de los
empleados", "evaluación de la eficiencia funcional", "informe de progreso",
etc. Algunos de esos conceptos son invariables. En resumen, la evaluación
del desempeño es un concepto dinámico, ya que los empleados son siempre
evaluados, bien sea formal o informalmente, con cierta continuidad por las
organizaciones.
La evaluación del desempeño constituye una técnica de dirección
imprescindible en la actividad administrativa. Es un medio a través del cual
se pueden encontrar problemas de supervisión de personal, de integración
del empleado a la empresa o al cargo que ocupa actualmente, del no
aprovechamiento de empleados con un potencial más elevado que aquel
que es exigido para el cargo; de motivación, etc. De con los tipos de
problemas identificados. La Evaluación del Desempeño colabora en la
determinación y en el desarrollo de una política adecuada a las necesidades
de la empresa.
12. Integración Económica del recurso humano.
Cuando los tres factores de producción: los recursos naturales, el dinero
acumulado y el trabajo son combinados adecuadamente por una intehgente
administración, se crea más capital, o riqueza. La riqueza así creada, se
divide entre las partes interesadas: una parte, en forma de costo, pasa a los
proveedores de la materia prima o equipos, a los propietarios de las
Karina Gallardo Ocampo CM
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
máquinas, equipos o edificios alquilados; la otra, en forma de intereses, que
corresponde a quienes prestaron el dinero a la organización; y la última en
forma de dividendos o partes beneficiarías, a aquellos que proporcionaron el
capital de participación o de riesgo. Sin embargo, en cierta proporción en las
organizaciones, la mayor parte de la riqueza generada pasa a los empleados
en forma de salarios.
Uno de los aspectos más importantes de la filosofía de una organización es
el que se relaciona con la política de salarios. El nivel de salarios en relación
a la producción es el elemento esencial, tanto en la competencia de la
organización en el mercado de trabajo, como en las relaciones de la
organización con sus propios empleados. De hecho, el desarrollo de una
organización se basa en la calidad y en la dedicación de su personal. Una
buena política de relaciones con los empleados, es uno de los mejores
métodos para aumentar la productividad, ya que es natural que un
empleado se esfuerce más cuando recibe de la organización los incentivos y
la motivación adecuada.
POLÍTICA SALARIAL: Conceptuación y Límites.
Política Salarial es el conjunto de principios y directrices que reflejan la
orientación y la filosofía de la organización, y estudian los asuntos que se
relacionan con la remuneración de sus empleados. Así, todas las normas
presentes y futuras, como las decisiones sobre cada caso deberán orientarse
por esos principios y directrices. La política salarial no es estática, por el
Karina Gallardo Ocampo • ™ «
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
contrario, dinámica y evoluciona perfeccionándose con su aplicación frente
a situaciones que se modifican con rapidez.
Las ventajas que la definición de una política salarial trae a la organización
son las siguientes:
1. Define el pensamiento de la organización sobre el asunto, ajusfándolo
adecuadamente a su filosofía global;
2. Expone los principios que representan el espíritu que comanda las
normas concretas de administración salarial;
3. Establece un sistema coherente y lógico de normas y principios sobre
remuneración;
4. Hace posible la aplicación de fajas y clases salariales a los casos
concretos y facilita el tratamiento del asunto.
13. Organigrama
Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y
líneas de autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos
criterios para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se
representa la estructura de un organismo social.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con:
Karina Gallardo Ocampo Í W 7 5
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
rr—*—I C 1. Contenido: * . O L l Ü l C- *-»
• Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que
integran el organismo social.
• Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los
órganos, las funciones principales que éstos realizan.
• De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes
puestos establecidos, así como el número de puestos existentes y
requeridos.
2. Ámbito de Aplicación:
• Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y
sus interrelaciones.
• Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la
organización de una unidad o área de la empresa.
3. Presentación:
• Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes
niveles desde el más alto hasta el más más bajo.
• Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien
que de arriba hacia abajo.
Karina Gallardo Ocampo íiPPS
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
• Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando
combinaciones verticales y horizontales.
• De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número
de unidades en espacios reducidos.
• Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con lineas
horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos
concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.
14. Flujo de Contratación
El activo más valioso de cualquier empresa está constituido por su propio
personal. Este hecho se comprueba cuando uno se percata de que las
actividades de todo negocio deben ser realizadas por sus empleados. El
propietario de un negocio necesita estar consciente de este asunto. Las
medianas y grandes empresas, gracias a sus amplios recursos financieros,
utilizan especialistas que desarrollan las funciones de administración del
personal de la empresa. No obstante, el pequeño empresario tiene a su
disposición recursos financieros limitados. Por lo tanto, casi nunca se
emplea un especialista en administración de personal. En lugar de esto, el
empresario maneja todas las actividades del personal o las delega a un
empleado quien las realiza además de sus tareas normales.
A pesar de que la administración de personal no es una actividad de tiempo
completo dentro de una pequeña empresa, no deja de tener gran
Karina Gallardo Ocampo ihW
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)deI Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
importancia. De hecho el pequeño empresario deberá dedicar gran parte de
su energía para que la administración de personal se realice con efectividad.
El propósito de la administración de personal consiste en contratar y colocar
a la gente en los puestos para los que se encuentran en verdad calificados.
Las actividades que conforman el proceso de administración de personal
inician cuando se presenta una vacante o se crea un nuevo puesto.
15. Obtención de Recursos Técnicos
Cambios coyunturales y estructurales que se hacen para que la empresa
opere en sus diferentes divisiones.
16. Clima Organizacional
Los seres humanos están continuamente sometidos en el ajuste a una
variedad de situaciones, en el sentido de satisfacer sus necesidades y
mantener un equilibrio emocional, lo cual puede definirse como un estado
de ajuste.
El ajuste no se refiere solo a la satisfacción de las necesidades fisiológicas y
de seguridad, si no también a la satisfacción de las necesidades de
pertenecer a un grupo social de estima y de auto-realización. Es la
frustración de esas necesidades lo que causa muchos problemas de ajuste.
Como la satisfacción de esas necesidades superiores depende mucho de
otras personas, particularmente de aquellas que están en posiciones de
Karina Gallardo Ocampo t f f l 52
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
autoridad, se hace muy importante para la administración comprender la
naturaleza del ajuste y del desajuste.
El clima organizacional se refiere al ambiente interno existente entre los
miembros de la organización y está íntimamente relacionado con el grado
de motivación de sus participantes.
El concepto de clima organizacional comprende un cuadro más amplio y
flexible de la influencia ambiental sobre la motivación. "El clima
organizacional es la cualidad o propiedad del ambiente organizacional que:
1. Es percibida o experimentada por los miembros de la organización;
2. Influye en su comportamiento"
El término de clima organizacional se refiere específicamente a las
propiedades motivacionales del ambiente organizacional, o sea, aquellos
aspectos del clima que lleva a provocar diferentes especies de motivación.
Litwin y Stringer resaltan que el clima organizacional depende de seis
dimensiones:
1. Estructura de la organización: El sentimiento de los trabajadores
sobre las restricción en su situación de trabajo, como reglas
excesivas, reglamentos, procedimientos, etc.
Karina Gallardo Ocampo tffl 5
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
2. Responsabilidad: El sentimiento de ser su propio jefe y de no haber
dependencia ni doble confrontación de sus decisiones;
3. Riesgos: El sentido de arriesgar y de enfrentar desafíos en el cargo
y en la situación de trabajo.
4. Recompensas: El sentimiento de ser recompensado por un trabajo
bien hecho; es la substitución de la crítica y de los castigos por la
recompensa;
5. Calor y Apoyo: El sentimiento de buena camaradería general y de
la ayuda mutua que prevalece en la organización;
6. Conflicto: El sentimiento de que la administración no tema
diferentes opiniones o conflictos. Es la colocación de las
diferencias en el aquí y en el ahora.
Estos dos autores concluyeron que climas organizacionales distintos pueden
ser creados por la variación en el estilo de liderazgo empleado en la
organización. Comprobaron que algunos climas organizacionales pueden
ser creados en un corto tiempo y que sus características permanecen
estables. Una vez creados presentan efectos significativos y dramáticos sobre
la motivación y consecuentemente sobre el desempeño y la satisfacción en el
cargo.
Karina Gallardo Ocampo tffi
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Adminisfcrativo"
COMPRAS
17. Proveedores
Hay que tener precaución y asegurarse de que los materiales necesarios se
adquieran con el proveedor adecuado. El análisis y la selección de
proveedores es una de sus tareas más importantes, ya que la calidad de los
productos depende de que las materias primas cubran sus demandas de
calidad, servicio, precio y tiempo de entrega. Para la evaluar y seleccionar
los proveedores se requiere del análisis de los siguientes aspectos básicos:
Confiabilidad. Se debe verificar que el proveedor tenga la capacidad
necesaria para suministrar los insumes en la fecha, cantidad, calidad y
condiciones acordadas por la empresa, con el fin de disminuir los riesgos.
Servicio. Consiste en evaluar el tipo de servicio que el proveedor
proporciona de manera adicional a la entrega de los insumos; entre los
factores más importantes destacan la atención y ayuda personalizada,
descuentos, simplificación en problemas de crédito, garantías, cambios de la
materia prima, estabilidad en las relaciones y mantenimiento de precios
estables.
Número de proveedores. La empresa debe determinar si un sólo proveedor
puede cubrir sus requerimientos o si será mejor disponer de varios a fin de
satisfacer sus necesidades de insumos, sobre todo en etapas de mayor
producción.
Karina Gallardo Ocatnpo (^S -
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción^ con base en el Proceso Administrativo"
Ubicación. Es importante determinar la ubicación geográfica de los
proveedores, ya que el valor del transporte puede incrementar en forma
significativa el costo de los insumos, así como el tiempo de entrega de los
productos.
Condiciones de venta. El análisis de las condiciones de venta permite
obtener beneficios adicionales a los que normalmente otorgan los
proveedores. Por ejemplo, un proveedor puede ofrecer un descuento si la
compra se realiza en efectivo o si el pago se realiza dentro de un período
apto de crédito.
Descuentos en la compra. El empresario estará alerta a las oportunidades de
descuentos en la compra de insumos, que le permitan disminuir el costo de
operación y aumentar sus ganancias.
Descuentos en la cantidad. Evaluar los descuentos que ofrecen los
proveedores en las órdenes de grandes pedidos.
Descuentos por pronto pago. Detectar cuáles son los proveedores que
ofrecen descuentos por pronto pago, como un incentivo adicional.
18. Sistema de Logística
Comprende todos los esfuerzos necesarios para pedidos, entregas,
supervisión. Incluye administración de trasporte, asignación de rutas,
optimización, etc.
Karina Gallardo Ocampo í ? 9 i
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"'
PRODUCCIÓN
La producción y venta de cualquier producto o servicio requiere de la
determinación de los costos de operación, de los precios y de la
administración de inventarios. Estas funciones son fundamentales y
contribuyen a la permanencia y fortalecimiento de la pequeña empresa.
La eficiencia en la producción es un elemento clave para la optimización de
su desempeño. Por lo tanto, ofrece servicios que contribuyan a un
mejoramiento de la eficiencia de su sistema productivo en:
19. Reconversión de Sistemas de Producción
Procesos y Sistemas
El punto central de la administración de operaciones es el sistema de
producción y los procesos que lo conforman y apoyan. Los procesos generan
el valor agregado de la empresa y pueden ajustarse para dar seguimiento
adecuado a cambios tecnológicos, de mercado, y de disponibilidad de
recursos, entre otros. El desarrollo óptimo de los procesos, da a la empresa
la capacidad de crear productos a la medida de las necesidades del cliente,
con la flexibilidad necesaria para acomodar variaciones en el ambiente,
capital disponible, recursos, etc.
Hoy en día la competencia entre las empresas se basa en la manera en que
hacen las cosas. La efectividad y eficiencia de sus procesos son los
Karina Gallardo Ocampo (3-57-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
diferenciadores competitivos claves.
Es por esto que se analizarán todos sus procesos para diagnosticar
problemas en su diseño, su implementación, o en su seguimiento;
generando un sistema completo utilizando diversas herramientas para la
creación, mejora o cambio de sus procesos productivos. Dentro, se encuentra
la Ingeniería de procesos que abarca:
• Innovación
• Planeación
• Reingeniería
• Documentación
• Integración
• Implementación
• Simulación
o Producción y Negocios
o Evaluación de alternativas
Y en lo referente a sistemas, podemos apoyarlo, diseñando operación y
administración, de entre otros los siguientes sistemas:
• Producción
• Abastecimiento
• Órdenes: recepción, seguimiento y autorización
Karina Gallardo Ocampo d S 58
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
20. Inspección de Áreas de Operación
"La manera en la que se manejan los recursos productivos es un factor
crítico para el crecimiento y la competitividad." La administración de
operaciones se encarga del manejo de estos recursos. La correcta
administración de operaciones es de suma importancia, ya que abarca todos
los sistemas productivos de los productos y servicios de la empresa. La
eficiencia en la producción es un elemento clave para la optimización de su
desempeño, por lo tanto es de vital importancia mantener inspección dentro
de las áreas de operación.
21. Inspección de Equipo y Herramienta
El establecimiento de un sistema de renta hacia los proyectos en ejecución
que permita la recuperación de las inversiones en función de la utilización,
el equipo y herramienta.
22. Presupuestos
Presupuestos de Producción: Comúnmente se expresan en unidades físicas.
La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y
capacidades de máquinas, cantidades económicas a producir y
disponibilidad de los materiales que nos permitan conocer las necesidades
financieras para poder satisfacerlas.
Karina Gallardo Ocampo iiffW
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
23. Investigación, Desarrollo e Información.
Contar con conocimiento y experiencia en áreas de investigación y
desarrollo es importante, pues el lograr participación en diversos proyectos
de investigación con la industria ayuda a mantenerse vigente y con un buen
posicionamiento. Saber el valor que tienen el conocimiento y la información,
y reconocer la necesidad de mantenerlos en continua actualización de
tecnologías y herramientas que, permitan que las organizaciones en general,
sean más eficientes y sensibles a las necesidades del mercado es muy
importante.
Mediante convenios con clientes y asociados, podemos proveer de
información estratégica para trazar vías alternativas que incrementen la
competitividad de la organización.
24. Sistemas de Seguridad
El administrador deberá de exigirles a sus residentes que revisen que todo el
personal este dado de alta en el IMSS, de lo contrario no les debe permitir
laborar hasta que estén dados de alta. De la misma manera se les debe
solicitar a los Maestros Destajistas y a los Subcontratistas su registro
patronal y revisar que su gente este dada de alta en el mismo. El
administrador deberá hablar con Destajistas y Subcontratistas para
establecer el sistema de seguridad que se debe seguir en la obra, es decir, el
uso del caso, guantes, cinturones, etc.
Karina Gallardo Ocampo l 2 -60-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
25. Control de Calidad
El proveer calidad significa "hacer lo correcto en la manera correcta". En la
empresa, la calidad abarca el ofrecer productos o servicios que sean seguros
y eficaces y que cubran las necesidades y los deseos del cliente.
En lo referente al tema de control relacionado con la calidad, una tarea
fundamental es detectar las causéis de las fallas. Una información completa
sobre las causas de las fallas permite prevenirlas, lo cual resulta más barato
que reparar errores. El conocimiento sobre las causas de las fallas nos ayuda
a definir qué variables deben ser medidas y controladas.
Existen métodos y herramientas para desarrollar sistemas de calidad de
acuerdo a las necesidades de la empresa, para obtener un buen nivel de
calidad, con ello lograr la máxima satisfacción del cliente:
• Utilizando herramientas como TQM
• Fortaleciendo los sistemas y procesos
• Motivando la participación del personal y el trabajo de equipo
• Basando las decisiones en información confiable.
• Mejorando la coordinación y la comunicación.
• Demostrando compromiso de los directivos de la organización
Todos los procesos de la empresa deben estar orientados a la satisfacción del
cliente. El cliente es el que juzga si los productos o servicios son de calidad.
Karina Gallardo Ocampo (2-61-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
si éstos satisfacen sus necesidades. Todas las características de los productos
y servicios que son de valor para el cliente, deben ser el centro de atención
de la administración de cualquier empresa.
26. Control de Inventarios
El control de los inventarios tiene como función principal determinar la
cantidad suficiente y tipo de los insumes, productos en proceso y
terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto,
facilitando con ello las operaciones de producción y venta, y minimizando
los costos al mantenerlos en un nivel óptimo.
La importancia del control de inventarios radica en los siguientes aspectos:
1. Permite optimizar tiempo.- Ya que ni la producción ni la entrega pueden
ocurrir de manera instantánea, se debe contar con existencias del
producto a las que se pueda recurrir oportunamente, para que la venta
real espere hasta que termine el proceso de producción.
2. Permite hacer frente a la competencia.- Si la empresa no satisface la
demanda de los consumidores de manera rápida y completa, el
comprador recurrirá a la competencia, por lo que la empresa no sólo
debe contar con un inventario suficiente para satisfacer la demanda del
mercado, sino que, además, debe considerar una cantidad adicional
(inventario de seguridad) para solicitudes inesperadas.
Karina Gallardo Ocampo tSS
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
3. El inventario es una protección contra los aumentos de precios y la
escasez de materia prima. Cuando la empresa prevé un aumento
significativo de precios en las materias primas básicas, tendrá que
almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en
el momento. De modo semejante, si se prevé que habrá escasez de
materias primas necesarias, será indispensable contar con una reserva
que permita a la empresa continuar regularmente con las operaciones de
producción.
La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante
para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe
estar familiarizado con los métodos para controlarlos con certeza y asignar
correctamente los recursos financieros.
TIT Y LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
El Sistema de Producción Just In Time: El Just In Time (JIT) es un conjunto
integrado de actividades diseñadas para lograr un alto volumen de producción,
utilizando inventarios mínimos de materias primas, trabajo en proceso y productos
terminados, y se basa en la lógica de que nada se producirá hasta cuando se necesite,
y dicha necesidad es determinada por la demanda real del producto*
' C.P. Julián Guzmán Elísea, Egresado de la Facultad de Contaduría Pública y Administración
Karina Gallardo Ocampo iwW.
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Debido a la gran competitívidad y presión de las empresas de alta calidad y
presiones competitivas ha llevado a muchas empresas a favor de un enfoque
JIT, este modelo tiene dos objetivos competitivos: aumentar las utilidades y
mejorar la posición competitiva de la empresa. Se alcanzan controlando
costos y mejorando las condiciones de entrega y calidad. Además de ofrecer
mayor eficiencia en costos, JIT tiene la flexibilidad necesaria para responder
a las necesidades del cliente.
La manufactura y compra en un sistema de JIT representan la continua
búsqueda de la productividad mediante la eliminación del desperdicio. Las
actividades que no agregan valor son una fuente básica de desperdicio. La
eliminación de las actividades que no agregan valor es un elemento
principal del JIT, y un objetivo básico de cualquier compañía que sigue el
camino de la mejora continua, desde la perspectiva del JIT los inventarios
son un desperdicio, pues atrapan efectivo, espacio y mano de obra; borran la
ineficiencias en la producción e incrementan la complejidad del sistema de
información de una empresa.
JIT no acepta los costos de montaje, trata de llevarlos a cero. Si llegan a ser
insignificantes, solo falta minimizar el costo de manejo, lo cual se logre
reduciendo los inventarios a niveles muy bajos. Los costos de ordenar se
reducen al desarrollar una relación cercana con los proveedores. La
negociación de contratos a largo plazo para el subministro de materiales
externos baja la cantidad de órdenes y los costos asociados con ellas.
Karina Gallardo Ocampo Í3-64-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Reducción de los tiempos de montaje, este objetivo requiere que una
compañía busque nuevas y mas eficientes maneras de lograr el montaje, la
experiencia indica que pueden alcanzar reducciones sorprendentes.
27. Inspección de Materiales
Un enfoque para atacar problemas de producción es analizar los defectos,
primero identificándolos y clasificándolos en categorías, del más al menos
importante.
Lo siguiente sería intentar determinar las causas de los errores que producen
los defectos.
El paso final es diseñar e implementar un dispositivo a prueba de errores o
de detección de errores.
PHILIP B. CROSBY (1926), Padre de la teoría CERO DEFECTOS. Afirma
que la calidad está basada en 4 principios absolutos:
1. Calidad en cumplir los requisitos.
2. El sistema de la calidad es la prevención.
3. El estándar de realización es cero defectos.
4. La medida de la calidad es el precio del incumplimiento.
Karina Gallardo Ocampo |S-65-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
28. Variación en Costos
El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de
negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios,
sino evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y que
esto derive en un resultado negativo.
En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor
cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de
utilización de la capacidad instalada.
Se debe poner atención en la variación del costo sobre los estándares
contratados por el cliente.
29. Fijación de Ruta - Programación
Herramientas de calidad.
La calidad de los procesos no podría ser mejorada mientras no haya datos
suficientes, precisos y concretos que indiquen que el proceso esta bajo
control, esto significa que necesitamos utilizar ciertas medidas para seguirle
la pista a los resultados.
El uso de las herramientas de calidad es una parte extremadamente valiosa
de la mejora continua que puede aclarar su situación, enseñarle sus opciones
Karina Gallardo Ocampo |¡Z9-66-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyM^del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
e indicarle la importancia relativa de varias circunstancias y si algunas de las
que se eligieron han tenido algún efecto.
Funciones de las Herramientas.
A. Encontrar problemas: por lo regular es un problema reducir la
fracción efectiva de un proceso, incrementar los rendimientos o
reducir los costos. Las Hojas de Chequeo o de Registro, y las Gráficas
de Control son de gran utilidad para encontrar dichos problemas.
B. Reducir áreas de problemas y cuantificarlos: el Diagrama de Pareto y
el Histograma, por lo general sirven para reducir el número de los
problemas y concentrarse en los vitales.
C. Dar seguridad sobre si las causas detectadas son verdaderas o no: el
Diagrama de Causa y Efecto (o Diagrama de Ishikawa) permite
seleccionar las causas que originan el problema, es decir la causa
principal a analizar. Posteriormente, se deben generar datos para
confirmar si realmente es la causa del problema en cuestión; y sí la
que seleccionó no lo es se elige otra y así sucesivamente.
D. Prevenir errores debido a confusiones, precipitaciones o negligencias
en la solución de los problemas: sí el tipo de dato generado para
confirmar el efecto de una causa sobre una característica de calidad es
de tipo discreto, se debe de usar una Estratificación; sí es de tipo
continuo se usará el Diagrama de Dispersión, el Histograma o las
Karina Gallardo Ocampo CM
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
E. Gráficas. Para prevenir negligencias y poder descubrir claramente el
problema se usan las Hojas de Chequeo.
F. Confirmar el efecto de la mejora: se debe de usar la misma técnica o
herramienta con que se detectó y planteó el problema, con el
propósito de observar si en verdad hubo alguna mejora. Por ejemplo,
si inicialmente se construyó un Diagrama de Pareto para detectar el
área o factor problema, se deberá trazar, después de la mejora, otro
Diagrama de Pareto y compararlo, para constatar la magnitud de la
mejora.
G. Detectar anormalidades en el proceso: la Gráfica de Control cumple
con esta función, ya que por media de ella es fácil detectar
anormalidades en el proceso.
H. Existen también herramientas como La Ruta Crítica y PERT
Karina Gallardo Ocampo (JE-"-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ALMACÉN
Objetivos del Departamento de Almacén.
Dentro de una empresa del giro de la construcción, el almacén es el
departamento responsable de recibir los pedidos hechos por los
departamentos de la empresa e informar, de su llegada.
Solicitar al departamento de compras materiales cuando estos llegan a su
punto mínimo; y recibir, verificar, almacenar y salvaguardar los materiales
que posteriormente serán utilizados en producción si están establecidos en
políticas de empresa.
Como todo departamento dentro de una organización, el departamento de
almacén tiene objetivos específicos que son los siguientes:
a. Surtir en tiempo las requisiciones de materiales enviadas por el
departamento de producción, previamente autorizadas.
b. Procurar evitar la falta de material solicitando al departamento
de compras nuevos pedidos cuando los materiales lleguen a su
punto de reorden.
c. Mantener registros actualizados de las unidades en existencia
de los materiales.
Karina Gallardo Ocampo rwW
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
d. Salvaguardar los materiales recibidos en las bodegas para así
evitar robos o extravíos, exposición a factores ambientales y
deterioros en general.
e. Informar de las existencias con base en unidades y valores y
antigüedad de los productos que conforman el inventario.
30. Supervisión y Control
Se deberá verificar que el almacenista sea una persona confiable y que
conozca los materiales, que sea muy precavido al recibirlos, ya que los
tendrá que contar y verificar que cumplan con las especificaciones
requeridas (marca, calidad y dimensiones), ya que si el material no
cumple con alguna de las mismas, no deberá aceptarlo y deberá informar
inmediatamente al residente de obra lo sucedido para que éste tome un
decisión al respecto.
31. Seguridad
Un punto muy importante dentro de un almacén, es sin duda la seguridad,
los activos y la información que ahí se manejan son tan críticos que
cualquier daño que pudieran sufrir se convertiría en un gran desastre para
la institución. Por ello es de vital importancia contar con un procedimiento
que regule este punto.
Karina Gallardo Ocampo |jy£¡¡j -70-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
32. Inventarios
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí
la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como
también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que
están listas para la producción, es decir, toda aquella mercancía que posee
una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para
actividades productivas.
Administración de Inventarios:
Aunque las compleíjidades de los modelos de decisiones de inventarios
pueden ser con mayor propiedad el campo de la administración de
operaciones, deben también ocuparse del inventario como parte del ciclo
general de flujos de efectivo, debe entender la lógica del modelo de control
de inventarios, que es uno de los modelos matemáticos usados con mayor
amplitud en los negocios y que tiene aplicabilidad general más allá del
inventario.
Karina Gallardo Ocampo tffl i
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
33. Almacenaje
Deberán observarse ciertas características de almacenamiento de los
materiales a utilizar en virtud de su costo, manejo físico, características que
nos lleven a realizar un adecuado almacenaje de los mismos, dándole a éstos
diferentes características.
34. Recepción y Registro
La Recepción y Registro normalmente realiza las siguientes funciones:
1. Recibe y Registra los materiales y verifica las cantidades con la orden
de compra y la boleta de empaquetamiento (en su caso).
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y
devoluciones a los vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios
departamentos.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.
El documento principal que prepara la recepción y registro, es una guía de
recepción. Generalmente esta guía contiene un espacio destinado a
comentarios acerca de la condición del envío. Sin embargo, en algunas
Karina Gallardo Ocampo tffl 2
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
compañías se prepara un informe de inspección por separado,
particularmente si se reciben materiales muy costosos y de alta precisión.
La guía de recepción es un documento básico para el sistema de control
interno de una empresa. La copia que se envía al departamento de
contabilidad general sirve para hacer una comparación entre las cantidades
reales recibidas y las que aparecen en la factura del proveedor. También se
envían copias de la guía de recepción al almacén (para asignar el espacio
adecuado y asentar los datos en el inventario) y al departamento de compras
(para el control de los pedidos colocados).
VENTAS
35. Presupuestos
Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, áreas
geográficas y proyecto.
36. Técnicas de Comercialización
En una Pequeña Empresa de Construcción, las técnicas de comercialización
generalmente se realizan por medio de las relaciones, participación en
concursos, calidad de obras ejecutadas, promotoría directa de los directivos.
Karina Gallardo Ocampo rc9S
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
37. Posición en el Mercado
No es representativa, y se encuentra en expansión (crecimiento).
38. Control de Ventas
El control de las ventas es la secuela natural a la planeación organización e
instrumentación de las ventas. Las compañías necesitan aplicar cuatro tipos
de control de las ventas. El control del plan anual consiste de dar
seguimiento a las actividades y resultados de ventas, para asegurar que se
logren las ventas anuales y objetivos de utilidades. Las herramientas
principales son análisis de ventas, análisis de participación en el mercado,
análisis financiero, seguimiento de la satisfacción del cliente.
Si se detecta un mal desempeño la compañía puede instrumentar varias
medidas correctivas, incluyendo recortes en producción, modificación de
precios, aumentar la presión sobre la fuerza de ventas y recortes en gastos
marginales.
El control de eficiencia es la labor que consiste en incrementar la eficiencia
en las actividades de ventas, como: promoción de ventas y distribución. El
control estratégico es la actividad consistente en asegurar los objetivos,
estrategias y sistemas de ventas de la compañía para que se adapten de
forma optima al ámbito de la planeación y pronosticado de ventas.
Karina Gallardo Ocampo Q S -74-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Una herramienta, conocida como instrumento de calificación de la eficiencia
de las ventas, describe un perfil de la eficiencia de las ventas a nivel general
de una compañía en términos de filosofía orientada hacia al cliente,
organización de las ventas, información de las ventas, planeación de las
ventas, planeación estratégica y eficiencia operativa.
CONTABILIDAD Y FINANZAS
39. Información de los Resultados de la Empresa
Los estados financieros muestran la forma como las empresas han
conjugado los factores de producción, naturaleza, capital, trabajo y
organización.
Los estados financieras son documentos primordialmente numéricos que
proporcionan informes periódicos a fechas determinadas, sobre el estado o
desarrollo de la administración de una empresa
Los estados financieros deben incluir toda la información financiera
complementaria necesaria, derivada de la misma para juzgar los resultados
de operación, la situación financiera y la generación de recursos internos y
su financiamiento, para tener un conocimiento completo del ente
económico.
Karma Gallardo Ocampo taffi 5
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Los estados financieros principales interesan tanto desde un punto de vista
interno o de administración de la empresa como de un punto de vista
extemo o del público en general, que incluye al gobierno.
La información financiera es una base importante para la planeación y para
ejercer control sobre la operación de la empresa; además se requiere
información específica en forma y contenido que satisfaga las necesidades
de dirección.
40. Análisis de Variaciones Presupuéstales
Es una crítica de la información financiera, en este caso a los
presupuestos, por lo cual es necesario que los estados financieros incluyan
toda aquella información que permita al lector de los mismos, captar mejor
los aspectos generales sobre el desempeño de la entidad económica,
específicamente a lo que se refiere a su estructura financiera, cambios en la
misma, liquidez, capacidad de pago productividad y rentabilidad.
41. Contabilidad
La contabilidad en empresas de edificación tiene como objetivo principal "la
información oportuna interna y externa de los movimientos económicos de
una empresa" y como funciones principales, el registro y control de las
mismas operaciones.
Karina Gallardo Ocampo S E -76-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Desafortunadamente la velocidad de rotación del capital en la empresa
edificadora (que llega a sobrepasar hasta 50 veces su capital contable), la
multiplicidad de materiales, la dispersión geográfica de las mismas, la
imprecisión de su costo final y el complicado y abundante registro de
prestaciones y pagos impositivos de la mano de obra, a más de la falta de
comunicación entre producción y control, provocan que la contabilidad
difícilmente esté al día.
42. Control de Inversiones y Erogaciones.
INVERSIONES.
Representan colocaciones de dinero sobre las cuales una empresa espera
obtener algún rendimiento a futuro, ya sea, por la realización de un interés,
dividendo o mediante la venta a un mayor valor a su costo de adquisición.
INVERSIONES TEMPORALES.
Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto
plazo (certificados de deposito, bonos tesorería y documentos negociables),
valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compañías) y valores
negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con
efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas
inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
y se pueden convertir rápidamente en efectivo cuando las necesidades
financieras del momento hagan deseable esa conversión.
INVERSIONES A LARGO PLAZO.
Son colocaciones de dinero en las cuales una empresa o entidad, decide
mantenerlas por un período mayor a un año o al ciclo de operaciones,
contando a partir de la fecha de presentación del balance general.
EROGACIONES
PROGRAMA DE EROGACIONES.
Conociendo el importe total que representa nuestra obra, se repartirá en la
misma proporción a lo largo de la duración de ésta nuestro importe total,
dicha distribución normalmente es mensual, lo cual se define y depende de
la duración de la misma, en ocasiones puede tomarse por día, semana,
quincena, mes y año. Se sigue este proceso en forma vertical, de manera que
al final de las actividades a realizarse en ese periodo tendremos un importe
total comprendido en dicho periodo, y así sucesivamente hasta el término de
la obra. Si se toman los importes de cada actividad, debemos llegar al
importe total de la obra, que será igual al previsto (presupuesto).
El determinar los importes mensuales, nos refleja la erogación que debemos
de tener en este periodo, y llevando un acumulado de los importes se
determinará el monto de erogaciones en la fecha que se desee.
Karina Gallardo Ocampo IJj Q .
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Dicho cálculo puede hacerse a costo directo o a precio unitario, es decir, se
toman en cuenta todas las actividades elaboradas en un periodo de tiempo y
se evalúan según los análisis de precios establecidos en el catálogo de
conceptos, dando como consecuencia la erogación del periodo.
CONTRALORÍA
43. Costos
Los costos que se acumulan en las cuentas de la contabilidad sirven para tres
objetivos esenciales: Proporcionar informes relativos a costos para
determinar los resultados y valorizar los inventarios; Proporcionan
información para ejercer el control administrativo de las operaciones y
actividades de la empresa y Proporcionar información que sirve de base a la
gerencia para planeación y toma de decisiones.
El control de los costos es de vital importancia para cualquier empresa que
se dedica a la fabricación de cualquier tipo de producto o a la prestación de
un servicio, ya que esto sirve para determinar tanto el precio de venta como
la utilidad que deseamos obtener.
Es conveniente destacar que el llevar un control de costos bajo principios
perfectamente identificados no es exclusivo de las grandes empresas, es
aplicable también a los negocios de poca o mediana amplitud tanto públicos
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
como privados, rentables o sin fines lucrativos, pues estos principios se
pueden adaptar a las necesidades específicas de cada tipo de organización.
La finalidad primordial de un control de costos es obtener una producción
de calidad con el mínimo de erogaciones posibles, para a su vez, ofrecer al
público el precio más bajo y con ello estar en posibilidades de competir en el
mercado y tratar de obtener un equilibrio entre la oferta y la demanda de
nuestros productos.
También la contabilidad de costos es una herramienta que facilita a la
gerencia la realización de sus actividades básicas como son las de
planeación, organización, dirección y control para lograr una mejor toma de
decisiones, así como una organización efectiva del equipo de trabajo.
El grado de participación de la contabilidad de costos en la empresa
depende de la misma, en algunos casos el departamento de costos se dedica
solo a la compilación de los costos del producto; en cambio en otros se
establece un equipo de contadores especializados para proporcionar todo
tipo de información relacionada con los desembolsos que son necesarios
para la fabricación del producto y la finalidad u objeto que tienen para éste.
Concepto general de costos:
El costo es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un
objetivo específico.
El costo de producción es el valor del conjunto de bienes y esfuerzos en que
se ha incurrido o se va a incurrir, que deben consumir los centros fabriles
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
para obtener un producto terminado, en condiciones de ser entregado al
sector comercial.
Entre los objetivos y funciones de la determinación de costos, encontramos
los siguientes:
a. Servir de base para fijar precios de venta y para establecer
políticas de comercialización.
b. Facilitar la toma de decisiones.
c. Permitir la valuación de inventarios.
d. Controlar la eficiencia de las operaciones.
e. Contribuir a planeamiento, control y gestión de la empresa.
44. Presupuestos Generales de la Empresa
El control administrativo ha utilizado a lo largo de los años diversas
herramientas y técnicas para que los planes de la organización tengan éxito.
Una de las técnicas de control más usual es el presupuesto.
Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en
determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.
Karina Gallardo Ocampo tffl-81-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ORGANIZACIÓN DEL PRESUPUESTO.
Toda organización al formular sus planes, deberá delimitar específicamente
las atribuciones y responsabilidades, para que cada persona sepa cómo debe
actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar los derechos de las demás
personas. Un plan orgánico y objetivo muestra a la gerencia quienes deben
rendir cuentas de cada fase sobre la marcha.
Funciones de los presupuestos:
1. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control
financiero de la organización.
2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se
está haciendo, comparando los resultados con sus datos
presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar
las diferencias.
3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la organización.
Karina Gallardo Ocampo rwWI
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
45. Evaluación de Resultados
Es una fase del proceso básico del control.
La evaluación de resultados consiste en la comparación de los resultados
esperados contra los obtenidos determinando su diferencia, e implica el
análisis de los resultados y la determinación de los excesos y diferencias
correlacionándolos con sus consecuencias e implicaciones para la
organización.
Las comparaciones deben realizarse no solo con los resultados esperados,
sino también con los resultados obtenidos por organizaciones similares.
46. Auditaría Administrativa
La auditoria puede definirse como «un proceso sistemático para obtener y
evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre
actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin
consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si
dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos
para el caso».
Por otra parte la auditoria constituye una herramienta de control y
supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades
existentes en la organización.
Otro elemento de interés es que durante la realización de su trabajo, los
auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de
avanzada en las entidades, por lo que requieren de la incorporación
sistemática de herramientas con iguales requerimientos técnicos, así como
de conocimientos cada vez más profundos de las técnicas informáticas más
extendidas en el control de la gestión.
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ANÁLISIS
Karina Gallardo Ocampo üE 5
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
ANÁLISIS DE UNA FvME DEL SECTOR CONSTRUCCIÓN
El desarrollo del presente análisis, corresponde a una Pequeña
Empresa (PyME) del Sector Construcción; ubicada en la ciudad de México.
Este fue realizado mediante la visita y consulta a con el personal que labora
en la Empresa, así como el acceso a los documentos que dentro de la misma
se manejan; con el afán de lograr un auténtico y eficaz punto de partida para
las nuevas propuestas.
1. Definición del Negocio:
Es una empresa integrada por profesionales para la Industria de la
Construcción.
La Calidad es la meta personal de cada uno de nuestros colaboradores,
siendo ésta la filosofía de trabajo de toda la empresa, y para asegurar ésta
calidad desarrollamos una mejora continua en los procesos para así otorgar
a nuestros clientes satisfacción total en sus necesidades de obras y servicios.
En DIOSCI, vemos como un gran reto el futuro, y al mismo tiempo lo
concebimos una oportunidad para contribuir en el desarrollo urbano,
industrial, habitacional y de la infraestructura de nuestro país.
3. Misión:
Efectuar obras y servicios buscando el mejor aprovechamiento de los
recursos y la conservación del ambiente en beneficio de la sociedad.
Karina Gallardo Ocampo |J2-86-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
4. Visión:
Lograr un crecimiento consistente y una rentabilidad atractiva en base a la
tenacidad, organización, disciplina y experiencia de socios y colaboradores,
con ello; obtener un posicionamiento adecuado en los mercados que
atendamos.
5. Valores Corporativos:
No se cuenta con Valores Corporativos por escrito.
6. Objetivos:
Consecución de metas en su totalidad.
7. Filosofía de la Empresa:
No se cuenta con Filosofía de la Empresa por escrito, además de que las
personas que conforman la Empresa no conocen de manera concreta el
concepto, ni lo que ésta debe contener.
Karina Gallardo Ocampo i2g.
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
8. Estructura Organizacional:
a) Dirección General Reporta a: -Le Reportan: Secretaria Particular, Subgerencia de Concursos y Contratos, Gerente de Construcción...
b) Gerencia de Sistemas Reporta a: Dirección General Le Reportan: Secretaria Particular, Subgerencia de Concursos y Contratos.
c) Gerencia de Construcción Reporta a: Dirección General Le Reportan: Residentes de Obra, Subgerencia de Concursos y Contratos.
d) Gerencia de Finanzas Reporta a: Dirección General Le Reportan: Secretaria Particular, Subgerencia de Concursos y Contratos.
e) Subgerencia de Concursos y Contratos Reporta a: Gerencia de Construcción, Secretaria Particular Le Reportan: Residentes de Obra, Proveedores.
f) Residente de Obras Reporta a: Subgerencia de Concursos y Contratos, Gerencia de Construcción. Le Reportan: Auxiliar de Residente.
g) Auxiliar de Residente Reporta a: Residente de Obras Le Reportan: Personal de Campo
Karina Gallardo Oeampo iwW .
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9. Estilo de la Dirección:
Paternalista, se percibe un ambiente cordial, aunque sobreprotegjdo hacia
los subordinados por parte del Director General.
10. Manual Organizacional:
Se encuentra en incompleto, lo desarrolla y modifica el Director de la
Empresa actualmente.
11. Capacitación y Desarrollo:
No se da capacitación y desarrollo a los empleados en las diferentes áreas de
la Empresa por falta de recursos dentro de la misma.
12. Programas de Evaluación Técnica para el Recurso Humano:
No se realiza individualmente, si no que se desarrolla la evaluación
respectiva ya concluida la tarea, proyecto u objetivo; es decir, al final de la
misma.
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13. Integración Económica del Recurso Humano:
Se cuenta con todas las prestaciones de ley, para todos los integrantes de la
Empresa.
14. Organigrama:
Asesor Jurídico
Director General
Secretaria Particular
Gerente de Sistemas
Residente de Obra
Frente 1
Auxiliar de Residente
Gerente de Construcción
Superintendente de Obras
Residente de Obra
Frente 1
Auxiliar de Residente
Gerente de Finanzas
Subgerente de Concursos y
Contratos
Residente de Obra
Frente 1
Auxiliar de Residente
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
Este organigrama no es respetado en su totalidad, en lo que corresponde a
las líneas de autoridad. Además de que no se cuenta en la actualidad con
asesoría jurídica alguna (de manera interna o externa), esto a pesar de estar
contemplado en este organigrama general de la empresa.
15. Clima Organizacional:
El Clima Organizacional es bueno, se desarrolla en condiciones óptimas
debido al liderazgo paternalista que se ejerce y el cual influye de manera
determinante en el ambiente.
16. Proveedores:
Se eligen tomando como base primordial el poder de negociación de la
Empresa, y se da una relación con el (los) proveedores, siempre que esta
misma negociación lo haga posible en ambos sentidos.
17. Reconversión de Sistemas de Producción:
Se da con base en auto evaluaciones de las actividades, y con el fin de
hacerlas más ágiles y expeditas.
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
18. Sistema de Seguridad en la Obra:
Se cuenta con un Sistema de Seguridad del que están al tanto los
trabajadores (previo inicio de la obra), este se da a conocer por medio de los
Residentes de Obra, y se les proporcionan los dispositivos ó instrumentos
de seguridad básicos a los trabajadores, en su caso (guantes, casco, etc).
19. Fijación de Ruta - Programación:
Como una herramienta de control para el desarrollo de proyectos, en ésta
Empresa es necesario implementar una ruta crítica en donde se determinan:
tiempo óptimo, tiempo de holgura y tiempo de ejecución de los proyectos
que se planean realizar.
20. Almacén
En la empresa no existe un encargado en especial para la recepción,
información y registros correspondiente a los materiales que se encuentran
en el almacén; así como para supervisión, control y seguridad de los
mismos.
Karina Gallardo Ocampo
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
21. Ventas
El presupuesto de este departamento es la base para el desarrollo del
presupuesto general; en cuanto a la comercialización se impulsa
principalmente en base a la participación en concursos y promotoría del
director general; además de no contar con una posición significativa dentro
del mercado.
22. Contabilidad y Finanzas
En la Empresa se cuenta con un asesor contable extemo, debido a lo cual la
contabilidad no sé da a conocer en forma oportuna y como consecuencia los
análisis que se requieren se realizan con tiempo de retraso que afecta
algunas de las operaciones que se llevan a cabo.
23.Contraloría
Las actividades se ejecutan en un alto porcentaje de acuerdo con los planes
trazados por la dirección (en tiempo y costo); en el caso de que exista un
plan previamente trazado, el Director es quien se encarga de verificar de
manera general su buen desarrollo, se exceptúan las actividades que carecen
de una planeación previa, y que por el mismo hecho no se desarrollan de
manera óptima.
24. Auditoria
No se realizan auditorias administrativas.
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
CAPITULO V PROPUESTA
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES DE IMPLEMENTACION
> Definición del Negocio:
Dentro de la Definición del Negocio se establece efectivamente la
objetividad primordial. Se sugiere conveniente mencionar la fijación de
metas de manera más específica y destacar la parte del desarrollo del
trabajo en la filosofía de la empresa.
> Misión:
Enfatizar de forma específica en el cliente y mencionar también la parte de
consultoría, con lo que se pretende mantener bien definido el rumbo,
evitando que se pierda la meta.
> Visión:
Preferentemente indicar que se espera en un término de tiempo
determinado, (corto, mediano o largo plazo).
Karina Gallardo Ocampo CMk
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
> Valores Corporativos:
Aunque se conocen los valores corporativos de la Empresa, es
recomendable tenerlos por escrito; con el fin de tener un respaldo físico de
su existencia.
> Objetivos:
Es importante enterar al personal en general, acerca del proyecto o metas
que se realizan a la fecha, así como los futuros planes; inclusive si en esta
tarea no tienen participación, con la intención de que el personal aporte
sugerencias, coopere y responda ante las exigencias que se requieran.
> Filosofía de la Empresa:
La Filosofía de la Empresa se encuentra en una proporción contenida en lo
que es la definición del negocio, una recomendación importante es dar a
conocer al personal la filosofía de la Empresa, previa separación y
determinación de la misma; y con el fin de que el personal tenga la
capacidad de difundir, responder interrogantes, conocer y sentirse integrado
en la Empresa a la que pertenece.
Karina Gallardo Ocampo r f H cu:
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
> Estructura Organizacional:
La estructura que se muestra no es conocida por todos, es decir, cada quien
sabe su trabajo y a quien debe reportarlo, y ese es el único alcance; sin
embargo, es importante que en la práctica, sea conocido por todos como se
avanza y realiza el trabajo (en caso de la ausencia de alguna persona), con la
finalidad de no retrasar el trabajo y agilizarlo si alguna persona conoce los
puntos de desarrollo el mismo.
> Estilo de la Dirección:
Debe orientarse de manera tal que sin perder las lineas de autoridad, se
dirija y guié a los trabajadores y/o subordinados, además de que se
establezca en forma cognitiva, y hacia el interior de la empresa; de esta
manera se logrará que también se traslade hacia el exterior, que es la parte
importante de la dirección.
> Manual Organizacional:
En el caso del Manual Organizacional, es importante que se encuentre claro,
bien definido y completo en su totalidad; no es recomendable que sufra
constantes modificaciones, ni tampoco que sea el Director General quien
haga este proceso.
Karina Gallardo Ocampo CMk
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
> Capacitación y Desarrollo:
Se recomienda contratar personal capacitado y de acuerdo al perfil que se
requiere para el puesto que este disponible, de esta manera no será de vital
importancia el brindar capacitación; sin embargo, este es un rubro muy
importante y debe considerarse en el presupuesto del departamento de
recursos humanos a la brevedad posible.
> Programas de Evaluación Técnica para el Recurso Humano:
Es factible realizar evaluaciones de manera individual, esto puede
contribuir a la motivación del personal por el hecho de reconocer su grado
de rendimiento y la calidad de su trabajo, logrando que los empleados
permanezcan más tiempo en las empresas.
> Integración Económica del Recurso Humano:
Las recompensas económicas tales como aumentos de sueldo y bonos de
productividad son una buena opción para la motivación del personal,
además del logro de una mayor eficiencia, calidad y rendimiento en el
trabajo.
Karina Gallardo Ocampo t£j5
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
> Organigrama:
Dar a conocer al personal en general la estructura que corresponde a la
Empresa, así como las lineas de autoridad que existen y además, eliminar
aquellos rubros que por alguna circunstancia no existen en la empresa, con
la finalidad de evitar confusión dentro de la misma organización.
> Clima Organizacional:
Además de existir el clima organizacional ó ambiente, es importante el
compañerismo; ambos puntos además de ser importantes, son
determinantes en el logro de los objetivos; esto depende principalmente de
la dirección, la recomendación principal es para los directivos, quienes
deben favorecer un buen ambiente sin perder de vista las líneas de
autoridad.
> Proveedores:
Además de tomar en cuenta el poder de negociación de la Empresa, se
sugiere en cuanto a selección de proveedor (es), considerar los elementos
que se muestran a continuación:
• Precio competitivo
• Cercanía con los proveedores
Karina Gallardo Ocampo (2-99-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
• Gozar de descuentos, créditos y garantías por parte de éstos.
• Disponibilidad de accesorios y piezas sueltas.
• Calidad y modernidad de las máquinas, etc.
3b I I c iónl LJ i b . > Reconversión de Sisténias de Predué«óni
Se sugiere dar un mayor grado de importancia a la parte de resultados en
este rubro.
> Sistema de Seguridad en la Obra:
Se recomienda además de seguir proporcionando los dispositivos ó
instrumentos de seguridad necesarios a los trabajadores; crear en estos un
distintivo de la empresa (por color, logotipos, etc) con la finalidad de
unificación, su mejor ubicación dentro de la obra, etc.
> Fijación de Ruta - Programación:
El sistema de control para el desarrollo de proyectos que se utiliza en la
actualidad es muy bueno, se recomienda que se de a conocer su uso y
aplicación a la mayor cantidad de elementos que conforman la Empresa,
para hacerlo susceptible de mejoras y/o modificaciones, y con ello obtener
el posible logro de más eficaces y eficientes resultados.
Karina Gallardo Ocampo í?Pi
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
> Almacén:
Es importante responsabilizar a una persona de la supervisión, control y
seguridad de los materiales, así como de la información, recepción y
registros con respecto de los mismos.
> Ventas
El éxito del desarrollo de las obras y los servicios que se ofrecen, es lo que
hace a la empresa existir. Muchas veces el producto o servicio ofrecido o no
es aceptado por el cliente, por que no satisface por entero sus necesidades,
exigencias ó es bueno pero carece de un sólido plan de promoción, como lo
es el caso de esta empresa, se sugiere para mejorar este punto, tomar en
cuenta el desarrollo de un estudio de mercado para su propagación en el
mismo:
• Investigación de Mercado
• Desarrollo:
o Generación del concepto
o Especificación de diseño y manufactura
o Selección de procesos
o Desarrollo del sistema de abastecimiento, producción y /o entrega
o Comercialización
Karina Gallardo Ocampo UUfa? -un-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
> Contabilidad y Finanzas
Es importante considerar el cambio del asesor contable con el que se cuenta,
o tener un contador de manera interna en la Empresa, con el fin de que la
contabilidad se tenga con la debida oportunidad que se requiera, y además
no perder de vista la magnitud de las consecuencias de riesgo que esto
implica para la empresa si no es solucionado a la brevedad posible.
> Contraloría
Se sugiere delegar autoridad y definir apropiadamente las jerarquías por
departamento; con la finalidad de agilizar y optimizar el buen desarrollo
de las actividades, inclusive si carecen de una planeación previa.
> Auditoria
Realizar una auditoria administrativa, al menos de manera interna y una
vez por año.
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
CAPITULO VI CONCLUSIONES
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"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
CONCLUSIONES
El mercado globalizado actual no permite que las empresas de hoy en
día no sean competitivas, no se puede tolerar que los productos y /o
servicios tengan niveles corrientes aceptando: errores, defectos, materiales
no adecuados, personal que no este comprometido con su trabajo, que
tienen daños en la manipulación, etc.
Cuando la inspección o supervisión rutinaria es del 100% en
general (actividades, procesos, información, etc.) es porque se está
aceptando la posibilidad de defectos, lo cual resulta costoso e ineficiente.
La calidad debe permanecer implícita en todas las actividades desarrolladas
en cualquier empresa, y es importante considerar su importancia en una
Pequeña Empresa, ya que esto aumenta su grado de competitividad y
elimina a quienes no se encuentran en el mismo nivel de vanguardia., de
esta manera, el trabajo que hemos desarrollado abarca los aspectos mas
importantes de una Pequeña Empresa de Construcción, y en este caso en
particular es importante desatacar la parte de Consultoría e Imagen que se
ofrece en el análisis de nuestra Empresa ejemplo, su aplicación y saber
diferenciar adecuadamente las características de cada una de ellas para
poder ser aplicadas a las necesidades y exigencias de los clientes en la
actualidad.
Karina Gallardo Ocampo SE-
"Análisis de una Pequeña Empresa (PyME) del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
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Karina Gallardo Ocampo
* Análisis de una Pequeña Empresa (PyME)del Sector Construcción, con base en el Proceso Administrativo"
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Elementos de administración Quinta edición Harold Koontz & Heinz Weihrich Editorial McGraw Hill México 1992 Los Estados Financieros Básicos Oswaldo Martínez Monroy Universidad abierta.
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