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Concepción Ferro
Claudia Patricia Flórez
María del Carmen López
Andrea Constanza Andrade
José Alberto García José Pastor Sanabria Millán
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Ingeniero de Sistemas
Especialista en Desarrollo de Software
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ARCHIVOS DIGITALESFebrero 2011
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS
CONTENIDO
Introducción
Objetivos
1. La Gestión archivística de documentos electrónicos
2. El Archivo Digital
3. Áreas de Acción
4. Principios de la Gestión de archivos Digitales
5. Áreas de gestión de los archivos Digitales
Autentificación
Preservación
Organización
Acceso
Conclusiones
Bibliografía
INTRODUCCION
El desarrollo de la archivística ha estado enmarcado en los últimos 10 años por
disciplinas como la informática, la administración y la gestión de información, gracias
a las cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión documental, gestión de
electrónica de documentos y gestión de información empresarial, los cuales convergen
en el campo de la administración de negocios. En un primer escenario, la tecnología
ha modificado enormemente, durante los último años la forma como se almacena,
genera, accede y usa la información, lo cual no solo ha traído como consecuencia el
cambio de paradigmas que hasta hace poco eran simples predicciones de los
tecnologistas, sin ninguna base empírica, caracterizada cada vez más por la creciente
clientela de información en soportes electrónicos.
Definir en que consiste la Gestión archivística de documentos
electrónicos
Definir que es Archivo Digital.
Identificar las areas de Acción.
Conocer en que consisten los principios de la Gestión de archivos
Digitales.
Describir las areas de gestión de los archivos Digitales.
OBJETIVOS
CREACIÓN Y CAPTURA EN UN ENTORNO SEGURO
La captura es un interface técnico entre el sistema de gestión de documentos y las aplicaciones de
trabajo (Word, email…), y una serie de reglas y procedimientos para ello. Los mecanismos de
captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos,
incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la
agrupación en la que se integran.
SELECCIÓN Y DISPOSICIÓN DE CONJUNTOS DOCUMENTALES
Debe adoptarse en el momento de la creación del documento electrónico de acuerdo con el
calendario de conservación. El sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos
relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más
adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
PRESERVACIÓN, TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE CONJUNTOS
DOCUMENTALES:
Los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben
haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de
un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo
permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los
requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.
Hace falta disponer de unos usos (best practices) y de normas sobre formatos
y transferencia de documentos, incluyendo la prevención y la conservación.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
La selección de formatos debe: Los tipos de formatos físicos pueden agruparse en:
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
Minimizar el riesgo de bloquearse conformatos y aplicaciones propietarias.
Limitar el número de formatos paraminimizar el número de rutinas (paths) demigración.
Los formatos seleccionados deben poseeruna mínima conexión con las aplicacionesdepartamentales.
Reducir al mínimo, en el funcionamientodiario, la intervención de lainfraestructura tecnológica de undepartamento.
Los formatos seleccionados no deberíanexcluir añadidos y cambios futuros amedida que se produzcan nuevosdesarrollos.
Formatos de transferencia: deben comprender
el contenido, la estructura y el contexto del
documento y documentar que también se
conservan los metadatos a nivel de documento
y de expediente.
Formatos de preservación: asegurar la
integridad del conjunto y, al máximo posible, la
estabilidad.
METODOLOGIA ARCHIVISTICA PARA DOCUMENTOS ELECTRONICOS
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
EL ARCHIVO DIGITAL
El archivo digital es una aplicación que permite el
almacenamiento y administración de los documentos
electrónicos, dándole al usuario acceso directo y recuperación ágil
de los mismos, al tiempo que se garantizan los niveles de acceso y
seguridad que la compañía requiere mediante el uso de esta
plataforma.
Un archivo digital, es todo programa que edites y guardes en el
computador desde un simple block de nota hasta u programa
ejecutable de grandes rasgos.
Los formatos de archivos digitales almacenan la información
codificando toda la imagen cada píxel de forma individual, esto
ocasiona que el archivo pese mucho (ocupa mucho espacio en MB
en el ordenador) pero, a cambio, no pierda ninguna clase de
información.
Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo
informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos
formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de
archivo o formato.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
ÁREAS DE ACCIÓN
En cuanto al manejo de la Gestión Documental comprende algo más que una readecuación y
renovación de técnicas archivísticas del profesional archivero. Las habilidades y
conocimientos que debe desarrollar este profesional se pueden resumir en cuatro áreas de
acción.
La primera está enfocada al análisis de procesos, es decir, a la descripción, caracterización
y reconocimiento de los procesos al interior de la organización como fuentes de generación
documental.
Una segunda área lo constituye el análisis de información documental, para lo cual debe
tener una amplia competencia en el manejo de generación documental, analizando en que
fases de los procesos de trabajo se producen documentos y los soportes o medios donde estos
se registran.
Una tercera área comprende la selección y valoración documental en los lugares donde se
genera y se dispone (archivos de gestión o de oficina), efectuando una preselección y pre
valoración de la misma.
Una cuarta área abocada al desarrollo de mecanismos de control, para verificar cómo se
está produciendo la documentación y cómo debe fluir sin interferencias, desvíos o retrasos
hacia el archivo o los lugares destinados para un depósito parcial o permanente.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
El proceso se ve enriquecido por los adelantostecnológicos al encontrar nuevos soportes paraalmacenar, acceder y usar la información, lo cualgenera cambios en el sistema tradicional degestión documental para incluirse en el procesoque facilitan los soportes electrónicos
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Dentro del desarrollo tecnológico de la archivística se
han integrado diferentes disciplinas que motivan
desarrollar la gestión de la información y la
automatización de los procesos, gracias a lo que hoy
en día se denomina como gestión de electrónica de
documentos.
Las organizaciones exitosas necesitan sistemas de
información para crear, mantener y utilizar los
documentos que permitan satisfacer sus necesidades
en cuanto a la organización y conservación del fondo
documental.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
En el entorno de la era electrónica, el desarrollo y la
implementación de dichos sistemas se requiere que el
programa de administración de documentos y
archivos electrónicos este basado en los siguientes
principios:
Identificable, esto significa que el programa debe
ser identificable desde otros programas
corporativos.
Soportado en políticas, las cuales deben estar
documentadas, autorizadas y divulgadas
institucionalmente.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos
niveles: estratégico y operativo.
Asignado a una responsable, que tenga la función
específica de planearlos, desarrollarlo y
monitorearlo.
Localizado, esto quiere decir que el programa debe
ser ubicado adecuadamente dentro de la
estructura organizacional de la entidad.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Organizado de acuerdo con las necesidades y la
estructura de la institución, la naturaleza del
negocio y el ambiente tecnológico.
Manejado por personas con habilidades y
conocimiento adecuados en el campo de la
información, la gestión de documentos y la
informática.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
Implementado en toda la organización de manera
sistemática y bajo la dirección de un gerente con
autoridad y autonomía.
Mensurable regularmente, a través de procedimientos
de auditoria de información
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
AUTENTIFICACIÓN
Su fin es identificar los elementos de los documentos
electrónicos que son necesarios para mantener su
autenticidad a lo largo del tiempo y fijar los controles que
se deben realizar para comprobar no sólo la integridad
física y lógica de los documentos, sino también su calidad
cuando se almacenan y transfieren a los diversos
depósitos.
Su método todavía está en fase de construcción y
posiblemente dará lugar a la publicación de una norma
internacional. Presenta una estrecha con:
• El proceso de reunión y captura de los documentos
• La conservación preventiva de su contenido y la
identificación y selección de las series.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALESPRESERVACIÓN
La investigación en su preservación se enfrenta
fundamentalmente a dos retos:
Creación de depósitos de conservación adecuados, tanto físico-
lógicos (disquetes, discos compactos, video discos digitales, etc.)
para los originales y las copias, como contenedores y almacenes
de estos depósitos seguros, siempre en óptimas condiciones.
La adopción de nuevas y más urgentes medidas de actuación ya
que lo digital es más vulnerable al paso del tiempo que el
papel.
Mayor deterioro físico, Agentes:
Humedad, oxidación, manipulación.
Campos magnéticos, agentes bióticos, hongos
Obsolencia Técnica:
Depósitos: Expectativa de media de 5 a10 años. Se convierten en
obsoletos incluso antes de que se deterioren.
Hardware y Software:
Incompatibilidad, Obsolescencia mayor que la de depósitos.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
PRESERVACIÓN
PROGRAMA
Elaboración de un detallado programa de intervención, que
constará de tres partes:
Plan de preservación
•Planificar depósitos acordes con las normas de conservación.
•Medidas de seguridad informática contra robo e
intervenciones.
•Crear un reglamento para el uso y manipulación.
•Planes de emergencia: incendios, inundaciones.
Medidas de conservación
•De los soportes: agentes de deterioro bióticos, lumínicos y
climáticos.
•Del contenido: Virus informáticos.
•Reproducción del documento.
Restauración de documentos deteriorados
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
PRESERVACIÓN
REPRODUCCIÓN
Realización de copias periódicas de seguridad de:
El documento en nuevos almacenes digitales.
Las copias de seguridad en otros almacenes.
Medidas contra la obsolescencia:
Guarda especificación de las versiones de los formatos junto
con la publicación para permitir su futura de codificación.
Migración de formatos: copia la publicación de un nuevo
formato.
Desarrollo de software que emule el funcionamiento de
hardware y software.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
ORGANIZACIÓN
Organización de los documentos manteniendo las agrupaciones
naturales. Identificación de:
Fondos y secciones mediante el análisis del fin, las funciones y los
órganos de las instituciones productoras.
La series mediante el análisis de los tipos documentales.
Clasificación y ordenación:
Cuadro de clasificación.
Descripción:
ISAD(G) Descripción multinivel
ISAAR(CPF) Control de puntos de acceso e índices contenido.
Valoración y selección:
Calendario de conservación y transferencias según la edad y el valor de
los documentos.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DIGITALES
ORGANIZACIÓN
Análisis de tipos documentales
Denominación de la serie o documento.
Definición de la serie.
Productor, órgano u oficina y función.
Fechas extremas
Legislación y normatividad que rige su producción.
Procedimiento y tramite de creación.
Descripción de documentos que forman la unidad documental.
Contenido (palabra clave)
Ordenación de la serie
Series o documentos precedentes
Series o documentos descendientes.
Series relacionadas
Documentos de recopilación.
Descripción física: soporte, tipo de archivo y volumen de megas.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
AREAS DE GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS
DIGITALES
ACCESO
Evolución y difusión electrónica de:
Documentos:
Formato de texto: txt, pdf, rtf.
Formato de datos estructurados: bases de datos,
hojas de calculo.
Formatos de imagen fija o en movimiento: gif,
pict, jpeg.
Formatos de sonido.
Formatos de hipertexto: SGML, XML.
Formatos multimedia.
Instrumentos de descripción: EAD (DTD)
Modulo de recuperación de información
Servicio de información multimedia tipo WWW.
LA GESTIÓN ARCHIVÍSTICA DE DOCUMENTOS
DIGITALES
CONCLUSION
Adopción de tecnologías de información coherentes con la realidad. la denominadarevolución de la información electrónica está suponiendo un enorme cambio en la forma detrabajo en las organizaciones. si cambian los métodos de trabajo, cambiarán, naturalmente,los productos de dicho trabajo: los documentos, los expedientes y los archivos.
los sistemas de gestión electrónica de documentos y los sistemas de gestión de archivosactuales pueden ser adaptados y/o integrados para hacer frente al tratamiento de losdocumentos electrónicos, pero difícilmente pueden incorporar, al mismo tiempo, lascaracterísticas funcionales de la práctica archivística tradicional.
La solución puede venir de un cambio estratégico. conceptualmente hablando, unaestrategia posible consiste en modificar el centro de atención desde el contenido de unregistro a su contexto; desde el registro en sí mismo a la función de dicho registro; desde lapreservación y acceso hacia la intervención en el proceso de creación.
El conocimiento de las normas y estándares del mercado marcan la pauta para la acer uso deellas, referenciarlas y aplicarlas de manera precisa asegura la operatividad dentro de unentorno que reclama cada vez más ser parte del mundo «digital»
BIBLIOGRAFÍA
• http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/2001/diciembre/9.pdf
• Zapata, Carlos Alberto . Administración y manejo dearchivos electrónicos. En http://eprints.rclis.org