La Organización

VICTOR MORALES NIEVES

Estudio de la Organización

El estudio de la organización debe ser un proceso permanente que permite ajustar a las variaciones que presenta la economía mundial.

•Aceleración del ritmo del cambio de todas las actividades.•Consecuente aumento de la incertidumbre.•Retorno de la economía productivista.•Adecuación de la cultura al acelerado ritmo de avance tecnológico.•Entrada plena en la era de la informativa, las comunicaciones y los sistemas.•Coincidencias de actividades económicas crecientes y otras bruscamente decrecientes.•Creciente innovación dinamismo de los mercados.•Creciente globalización de la economía.

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Etapas de la Administración

• Era de la producción en masa: cantidad, sin preocupación por el cliente, el más grande, el mejor.

• Era de la eficiencia: productividad, controles, lejos del cliente.

• Era de la calidad: satisfacción del cliente, mejora de procesos de gestión de equipos.

• Era de la competitividad: sobrevivencia, focalización, producción clase mundial, asociación entre empresas.

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Empresa Moderna

Las condiciones y características más notables de una administración moderna son:

•Flexibilidad.•Basada en hechos y datos concretos.•Incentivadora del trabajo en equipo.•Focalizada.•Orientada a la obtención de resultados.

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Planificación o formulación estratégica

Según Evoli:

La planeación estratégica es el proceso administrativo de desarrollar y mantener una relación variable entre los objetivos, recurso de la organización y las cambiantes oportunidades del mercado.

La planeación estratégica exige cuatro faces dicen definidas: Formulación de objetivos organizacionales, análisis de las fortalezas y limitaciones de la empresa, análisis del entorno y alternativas estratégicas.

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Es el primer documento donde se empieza a plasmar la Unidad de dirección.

•¿A qué negocio se dedicará?•¿Qué lo diferenciará ahora y en el futuro?•¿Qué fabricará?•¿Qué nivel de calidad pretende para sus productos?•Flexibilidad del proceso productivo.•Investigación básica ¿sí o no?•¿Desarrollo de productos propios o tercerizado?

Misión

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En la visión se tienes que:

•Es inherente a la alta dirección. •Define al conjunto.•Enfoque holístico de la empresa.•Es la expresión formal de cómo la empresa «ve» su realidad futura en el más alto nivel.

Visión

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Objetivos

Un objetivo se refiere a un resultado que se desea o necesita lograr dentro de un periodo de tiempo especifico.

Los objetivos están relacionados con:•Estrategias: se empieza a formular el ‘‘¿cómo?’’.•Planes de acción: son respuestas del ‘‘¿cómo?’’.•Presupuesto: «es el compromiso operaciones de la empresa, con un horizonte de un año ». Se materializa y expresa casi exclusivamente en números.

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Procesos para establecer objetivos

La definición de los objetivos de las organizaciones esta

relacionada con su tamaño.

La fijación de dichos objetivos debe tener en cuenta:•Estar acorde a los fines misionales de la organización.•Deben ser cuantificables en el tiempo.•Que sea posible su realización.•Deben ser admitidos por los integrantes de la organización.•Estar al alcance de la organización.•Deben ser comprensibles.•La organización debe comprometerse con su realización.

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Estructura Legal

Es el andamiaje jurídico que regula las relaciones de los diferentes miembros de la organización, las cuales deben estar enmarcadas en la Constitución y la ley.

Elección de la forma jurídica: se debe tener en cuenta los diferentes tipos de organización contempladas en la normatividad vigente. En mayor parte del mundo usan con más frecuencia dos tipos principales de formas legales para operar iniciativas empresariales: negocios de un solo propietario y sociedades.

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• Requisitos para la constitución

1. El nombre y domicilio de las personas que intervengan como otorgantes.

2. La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.

3. Domicilio de la sociedad y el de las distintas sucursales.

4. Objeto social.

5. Capital social.

6. La forma de administrar los negocios sociales, con indicación de las atribuciones y facultades de los administradores.

7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias.

8. Las fechas en que deben hacerse inventarios y balances generales.

9. Duración precisa de la sociedad y las causalidades de disolución anticipada.

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10. forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad.

11. si las diferencias que ocurran a los asociados entre sí o con la sociedad, con motivo del contrato social, han de someterse a decisión arbitral o de amigables.

12. Nombre y domicilio de la persona que va a representar legalmente a la sociedad.

13. Facultades y obligaciones del revisor fiscal, cuando el cargo esté previsto en la ley o en los estatutos.

14. Además de pactos que, siendo compatibles con la índole de cada tipo de sociedad.

• Requisitos para la constitución

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Datos de identificación

Los datos de la identificación de la empresa son:•Razón social.•RUT.•Forma jurídica: sociedad anónima, sociedad limitada, empresario individual, cooperativa, otras.•Domicilio social.•Capital social.•% desembolsado.•Ampliación prevista.•Fecha de ampliación.•Participación de capital extranjero: No, Sí, porcentaje, nacionalidad.•Relación de los socios: nombre y apellido o razón social, RUT y %•Objeto social. •Órganos de administración y gestión.

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Estructura Administrativa

En toda actividad organizada se plantea una división del trabajo y una coordinación de esas tareas para llegar al trabajo.Existen tres formas distintas de entender la estructura administrativa:•El conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en áreas distintas consiguiendo luego una coordinación de las mismas.•Patrón establecido de las relaciones entre los componentes de la organización.

•Complejo diseño de comunicaciones y demás relaciones existentes dentro de un grupo de seres humanos.

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Estructura Administrativa

Los elementos que compones la estructura de la organización son tres:•Individuos: desempeñan la actividad y tienen una serie de objetivos a cumplir.•Grupos: conjunto de personas unidas por vínculos de amistad, trabajo, que tienen unos intereses.•Estructura formal: distinguimos entre formal e informal:

- la formal: es la voluntad de la dirección, la que ellos disponen.

- la informal: grupos, relaciones socioafectivas, espontaneas y no previstas.

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El Organigrama

Es el diagrama de organización de un negocio, empresa, trabajo o cualquier entidad que generalmente contiene las principales áreas dentro del organismo.

¿Para qué sirve un organigrama?Los organigramas revelan:•La división de las funciones.•Los niveles jerárquicos.•Las líneas de autoridad y responsabilidad.•Los canales formales de comunicación.•Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccion.

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Organigrama Clásico

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Requisitos de un organigrama

Entre estos se encuentran:•Los organigramas deben ser ante todo muy claros.•Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados.•Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas.•Los organigramas pueden presentar un número muy grande de elementos de organización.

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Limitaciones del Organigrama

Los organigramas están sujetos a limitaciones importantes. En primer lugar, un organigrama sólo muestra las relaciones formales de autoridad y omite las múltiples relaciones importantes informales que se encuentran en un empresa típicamente organizada, aunque no todas.

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Tipos de Organigramas

El organigrama debe responder a las necesidades de la empresa, presentándose las siguientes opciones:

•Tipo lineal, donde la autoridad y responsabilidad viajan en forma directa, con poca nivelación entre los elementos integrantes.

•Tipo lineal-asesor, con la participación de expertos, carentes de autoridad directa sobre las unidades operativas de la organización.

•Tipo matricial, donde la matriz se compone de las áreas operativas y las que brindan apoyo común en una interrelación lineal-asesor que

permite la expansión y optimización de recursos.

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Departamentalización

Integra áreas, divisiones y unidades de empresas o proyectos con sus actividades relacionadas, de las cuales se responsabilizan determinados funcionarios.Actividades que pueden realizarse dentro del departamento: •Dirigir a los departamentos de la empresa.•Organizar a dichos departamentos. Autorizar gastos.•Proteger bienes y valores.•Promover eficiencia de personal.•Prevenir fraudes.•Administrar presupuestos.•Planeación estratégica.•Administrar recursos económicos y financieros.•Medir riesgo.

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Departamentalización

• Limitar la autoridad.• Coordinar mejor planes y políticas.• Trasmitir información. • Consolidar la autoridad.• Motivar a los funcionarios inferiores a la mayor participación de las

tareas administrativas.• Cuidar que no se omita ninguna labor, por insignificante que sea.• Detectar desperdicios innecesarios, tanto de materia, tiempo, costo, etc.• Actualizar tecnología.• Organizar y reclutar personal.

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Descripción de Funciones

La descripción de las funciones departamentales es el último paso dentro de la organización. Una vez establecidos los diversos departamentos y niveles jerárquicos, se define de maneta precisa lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo, lo que comúnmente se le conoce con el nombre de puesto.

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División de trabajo

Con el propósito de aumentar la productividad, a los trabajadores se les especializa en la realización de tareas. Dicha especialización puede ser:

•Especialización de personal: donde se le proporcional al trabajador alto grado de capacitación para la realización de labores especificas.

•Especialización de tareas: donde se capacita a trabajadores específicamente en cada uno de los pasos del proceso de producción o prestación de servicio.

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Administración de Personal

Comprende las relaciones del recurso humano con los demás funcionarios y con la empresa, tales como:

•Requisitos para ocupar cargos y funciones especificas.•Reclutamiento y contratación.•Reglamento interno de trabajo.•Salarios y prestaciones.•Seguridad social y servicios complementarios.

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