Universidad Nacional Experimental “Sur del Lago”

Sede Satelital Francisco Javier Pulgar

Pueblo Nuevo, El Chivo

Facilitador:

Lcdo. Robert E. León

La Organización

como función

Administrativa

Se refiere al acto de

organizar, integrar y

estructurar los recursos y los

órganos involucrados en su

organización; establecer

relaciones entre ellos y

asignar las atribuciones de

cada uno.

La organización es una entidad

social porque esta constituida por

personas, y se halla orientada

hacia objetivos porque esta

diseñada para alcanzar resultado;

por ejemplo, obtener ganancias

(empresas en general),

proporcionar satisfacción social

(clubes), etc.

Esta estructurada deliberadamente porque divide el trabajo, y su

ejecución se asigna a los miembros de la organización

Importancia de la Organización

como función Administrativa

• Las tareas de la Administración son la base del funcionamiento de todacompañía, contando con una gran cantidad de tareas que van desde laelaboración y control del Banco de Datos, como también las distintas tareasde Control de Operaciones, siendo en muchas ocasiones el motor denuevas campañas y tareas que permiten un crecimiento o la elaboración deun plan para brindar Nuevos Ingresos.

• Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresaconsta de las distintas tareas que tienen que realizarse para el Orden yCrecimiento de una compañía, realizándose además una sectorización delos trabajos en distintas Áreas Especializadas, y logrando que cada una deellas no funcione como entes autónomos, sino que se realicen AccionesConjuntas para poder alcanzar la realización de un Objetivo Administrativo,que es propuesto justamente por la administración misma.

Etapas del Proceso

Organizativo

ocurre cuando los consultores en desarrollo organizacional trabajan con los

gerentes para determinar por qué la productividad es baja o por qué los

empleados están insatisfechos. Las reuniones con la alta gerencia y las

entrevistas con los gerentes de nivel medio ayudan a definir la situación actual

de la organización. Una vez que los consultores de desarrollo organizacional

identifican el tipo general de problema, puede diseñarse un proceso más

formal para la recopilación de datos.

Recopilación de datos

Con frecuencia, la etapa de recopilación formal incluye encuestas

mediante cuestionarios y discusiones en grupo. Estas encuestas

incluyen características organizacionales específicas, tales como la

satisfacción en el puesto, el estilo de liderazgo, el ambiente, la

descentralización y la participación de los empleados en la toma de

decisiones.

La etapa de intervención requiere la

capacitación necesaria para resolver los

problemas identificados por los consultores.

La intervención puede incluir un retiro que

dura de tres a cinco días durante el cual los

empleados pueden analizar cómo crear un

mejor ambiente.

Estructura Organizativa

Strategor: (1988) Estructura organizacional es el conjunto de las

funciones y de las relaciones que determinan formalmente las

funciones que cada unidad deber cumplir y el modo de comunicación

entre cada unidad.

Mintzberg: (1984) Estructura organizacional es el conjunto de todas

las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas y la posterior

coordinación de las mismas.

Estructura Organizacional

La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema

de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para

trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en

la planificación.

Elementos de la organización: (requerimientos)

• Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para

que sean precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables

deben ser cualitativos.

• Tiene que haber una clara definición de los deberes, derechos y

actividad de cada persona.

• Se tiene que fijar el área de autoridad de cada persona, lo que cada

uno debe hacer para alcanzar las metas.

• Saber cómo y dónde obtener la información necesaria para cada

actividad. Cada persona debe saber donde conseguir la información y

le debe ser facilitada.

Estructura Organizativa Formal

Características

• Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y

cómo estas son agrupadas en unidades organizativas.

• Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un

supervisor.

• Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de

normas, procedimientos escritos y la burocratización.

Factores que determinan cómo es una estructura organizativa formal:

Tamaño: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa

más compleja + especialización

Tecnología: la tecnología condiciona el comportamiento humano como la propia

estructura organizativa.

Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que está en el sector

agrario que en el industrial, si la empresa está en un sector más simple la

estructura es más simple.

Tipos De Estructura Organizacional

Estructura en Comité:

Es aquella en donde la autoridad y la responsabilidad son

compartidas conjuntamente por un grupo de personas en vez de

una. En ellas se reúne el comité, por lo general para tomar una

decisión y suele complementar a la de línea o staff. Suele aplicarse

para la creación de un nuevo producto, donde se reúnen los

distintos departamentos para decidir. Suele tener detractores por su

lentitud y ser conservadoras.

Estructura Lineal:

La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre

los subordinados, por ejemplo la estructura militar. Esta obedece al

hecho de que entre el superior y los subordinados existen líneas

directas y únicas de autoridad y responsabilidad, cada jefe recibe y

transmite todo lo que sucede en su área puesto que las líneas de

comunicación se establecen con rigidez

Estructura Funcional:

Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional

o principio de la especialización de funciones para cada tarea. El

principio funcional separa, distingue y especializa. Esta estructura fue

consagrada por Taylor quien preocupado por las dificultades

producidas por el excesivo y variado volumen de atribuciones dadas a

los jefes de producción en la estructura lineal de una siderúrgica

estadounidense optó por la supervisión funcional.

Estructura Línea y Staff:

Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa

con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff.

Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de

staff realizan apoyo y asesoramiento.

Tipos De Estructura

Organizacional

Departamentalización

Es una rama diferenciada dentro de la empresa, con un supervisor

que tiene autoridad sobre la realización de ciertas actividades

específicas que realiza un grupo de personas.

• Director general => empresa

• Vicepresidente => división

• Director => departamento/ diferentes cargos dentro de una empresa

• Gerente => sucursal

• Jefe => sección

La departamentalización es la especialización dentro de la empresa

y se rige por el principio de homogeneidad. La departamentalización

puede ser vertical u horizontal.

• Dep. Vertical (proceso escalar): aumenta la calidad en la dirección,

para ello se crean más niveles jerárquicos.

• Departamentalización horizontal: lo normal en una empresa es

que se den las dos departamentalizaciones a la vez, aumentando la

calidad del trabajo y de la dirección y seguimos especializando se

dispara el costo. Hay que buscar el equilibrio lógico.

Clasificación

Departamentalización

Números

Se agrupan a las personas que han de ejecutar la misma tarea bajo un mismo

director siendo lo importante el número de personas que trabajan (está

cayendo en desuso).

Tiempos

Agrupa las actividades con relación al tiempo. Se usan turnos, por ejemplo, la

policía, conductores de autobuses, etc.

Ventajas:

• los servicios pueden ir más allá de la jornada laboral normal.

• el proceso de producción puede ser interrumpido.

• el equipo de capital caro puede usarse más tiempo.

• permite la adaptación a los horarios de algunas personas.

Inconvenientes:

• la falta de supervisión en el turno de noche.

• factor fatiga: se altera el comportamiento.

• problemas de coordinación y comunicación entre los diferentes turnos.

• elevado coste que supone utilizar varios turnos.

Inconvenientes:

• se resta importancia a los resultados globales.

• exagera la especialización.

• se reduce la coordinación entre funciones.

• toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.

• lenta adaptación a los cambios.

• se dificulta la formación de directores generales.

La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que

trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o

servicios y que sus tareas sean rutinarias.

Clasificación Departamentalización

Departamentalización por zonas geográficas

Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la

empresa.

Ventajas:

• la responsabilidad se coloca en niveles superiores.

• aprovecha los mercado locales - • mejora la coordinación regional.

• proporciona una ocasión para la formación de directores generales.

Inconvenientes:

• requiere personal de más alto nivel. -• se dificulta el control de la empresa.

• dificulta la centralización de las funciones.

Clasificación

Departamentalización

Departamentalización por productos

Se da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones

y que debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la

empresa, la departamentalización se queda pequeña. También se utiliza

para poder dar la misma importancia a distintos productos.

Ventajas:

• focaliza la acción sobre el producto.

• facilita la especialización por producto.

• mejora la coordinación de las funciones.

• coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.

• proporciona formación para los futuros directores.

• coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.

• aumenta la diversificación de la empresa.

Clasificación Departamentalización

Inconvenientes:

• requiere más empleados de alta dirección.

• dificulta la centralización de las funciones económicas.

• problemas de control para la dirección general.

Conclusiones: se recomienda en circunstancias ambientales

inestables, aumenta la coordinación entre los técnicos para un mismo

producto.

Clasificación Departamentalización

Departamentalización por clientes

Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.

Ventajas:

• estimula la especialización.- • el cliente tiene la impresión de ser el

único.

• facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Inconvenientes:

• difícil coordinación de demandas opuestas de un mismo cliente.

• es difícil orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.

Conclusión: está orientada al exterior de la empresa al contrario que

las otras especializaciones. Se utiliza cuando se tienen varios productos

o servicios pero el cliente es lo más importante

Clasificación Departamentalización

Departamentalización matricial

Es combinación de la departamentalización funcional y la

departamentalización por productos

Ventajas:

• se orienta hacia los resultados finales.

• mantiene la identificación profesional.

Inconvenientes:

• conflictos de autoridad entre los dos departamentos.

• no se cumple el principio de unidad de mando.

• se requiere de un buen director en cuanto a relaciones humanas.

• debido a los conflictos potenciales, cada persona de la organización

va a querer que se ponga todo por escrito

Dado que la toma individual de decisiones no es un proceso

simple, y que se encuentra condicionado por metas,

características sicológicas y marcos de referencia de quien toma

las decisiones, los sistemas deben ser diseñados de forma que

brinden un verdadero apoyo a la toma de decisiones

proporcionando diferentes opciones para manejar la información y

evaluarla, apoyando los estilos personales y adicionalmente

modificándose conforme las personas aprenden y aclaran sus

valores. Los diseñadores de sistemas de información deben

encontrar la forma de construir sistemas de información que

apoyen a la toma de decisiones en la institución como un proceso

condicionado por luchas burocráticas, líderes políticos y la

tendencia a adaptar aleatoriamente las soluciones a los

problemas.

Modelos para la toma de decisiones.

Modelo racional:

Considera que el comportamiento humano se construye con la

idea que las personas llevan a cabo cálculos o adaptaciones

consistentes que maximizan el valor bajo ciertas restricciones. Una

persona tiene metas u objetivos y una función de utilidad o

preferencia que le permite clasificar todas las posibles acciones de

acuerdo a con la contribución de estas a sus metas. Finalmente la

persona selecciona la alternativa de valor más alto en términos de

las funciones de retribución.

Pasos en el modelo racional de la toma de decisiones:

1.- Definir el problema.

2.- Identificar los criterios de decisión.

3.- Distribuir ponderaciones a los criterios.

4.- Desarrollar las alternativas.

5.- Evaluar las alternativas.

6.- Seleccionar la mejor alternativa.

Modelos para la toma de decisiones.

Modelo de satisfacción:

A diferencia del modelo racional, este modelo propone una

realidad limitada. Afirma que las personas se satisfacen, es decir,

seleccionan la primera alternativa disponible que se mueve hacia

su meta. Considera que las personas evitan alternativas nuevas e

inciertas y en vez de esto, confían en reglas ciertas y probadas.Modelo de selección:

También llamado "comparaciones sucesivas limitadas", afirma que

las personas y las instituciones tienen metas conflictivas, lo que

las lleva a decidir entre las políticas que contienen varias mezclas

en conflicto. La única prueba de haber hecho una buena elección

es si las personas están de acuerdo con ella.

Modelo psicológico:

Todos aquellos que toman decisiones seleccionan metas pero

difieren en cuanto a la recopilación y evaluación de la información.

Los pensadores sistemáticos imponen un orden en percepción y

evaluación. Los intuitivos usan modelos y perspectiva múltiples de

evaluar información.

Modelos para la toma de decisiones.