“Tu Éxito es Parte de Nuestra Motivación”

Las NIF´S su Observancia en la Contabilidad

Electrónica

“Tu Éxito es Parte de Nuestra Motivación”

Todo organismo necesita de los recursos elementales para garantizar su existencia, esevidente además que dicho organismo se desarrolla hasta que se le agote el elementoo recurso más escaso (Laurence J. Peter), el uso de dichos elementos conllevaentonces la principal actividad de la mayoría de esos organismos; adicionalmente, esnatural del ser humano el deseo de llevar registro de su existencia, para despuéspoder hacer la revisión de su historia, de su biografía, para aprender de sus errores ycrecer a partir de sus logros.

Nuestras empresas no son ajenas a estos concepto, ya que requiere de recursos parapoder existir, operar y crecer, y de un correcto registro, control y sistema deinformación que pueda optimizar los resultados en el uso y aplicación de dichosrecursos, la contabilidad de nuestras empresas tener ser, por ende, herramientaseficientes de toma de decisiones, atendiendo a los fundamentos de la técnicacontable y financiera de acuerdo con la normatividad aplicable en México para lasempresas.

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Adicionalmente, el control interno surge como una necesidad en la empresa y seadecua a cada tipo de organización, porque todas las entidades deben tener uncontrol específico; pero con el objetivo de saber en qué situación se encuentra laempresa: ¿Cómo sabemos si estamos perdiendo o ganando?, ¿Es conveniente seguirasí o es necesario cambiar el sistema? en fin un sin número de preguntas que sepuede hacer el empresario y que solo una contabilidad soportada en un buen controlinterno las puede contestar.

Es importante que las personas que participan en nuestras empresas tenganconocimientos de control interno, para que pueda llevarlo a cabo estrictamente en lasoperaciones que se realizan y no caer en errores que pueden incidir en los recursos.

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En 1494, Luca Pacioli (1445- 1517) publicó en Venecia su obra Summa de Arithmetica,Geometría, Proportioni e Proportionalita. En ella Pacioli dedicó treinta y seis capítulos a ladescripción de los métodos contables empleados por los principales comerciantesvenecianos. Según Pacioli las anotaciones en el libro diario constan de dos partesclaramente diferenciadas: una comenzando con la palabra “Por” (Él debe del asientocontable) y la otra con la palabra “A” (El haber del asiento contable). Dado en que aquellaépoca no era costumbre la utilización del balance de situación, sólo describe los usos en laelaboración del balance de comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarselas páginas del libro mayor.

Estas anotaciones eran efectuadas bajo las normas de la partida doble, la cual Pacioliaseguraba que él solo enseñaba, lo cual ya se ejecutaba mucho antes por los mercaderes.La partida doble asegura que por cada aumento del activo en él debe hay una disminuciónen las cuentas del pasivo y capital dentro del haber. Asimismo habiendo una disminución enlas cuentas del activo dentro del debe, hay un aumento en las cuentas del pasivo y capitaldentro del haber, así efectuándose las normas de la partida doble.

Antecedentes de la Contabilidad

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Contabilidad FinancieraLa contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las transacciones,transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a una entidady que produce sistemática y estructuradamente información financiera.

Su manifestación fundamental son los estados financieros. Se enfoca esencialmente aproveer información que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad, así como,en proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de losflujos de efectivo, entre otros aspectos.

Para que la contabilidad sea de utilidad en la actualidad, debe cumplir con losrequisitos mínimos de calidad que le permitan a cualquier usuario interesado el podertomar decisiones respecto a la entidad que las emite, de ahí la importancia que todoempresario tenga conocimientos básicos de contabilidad, para lo cual debemosasegurar que la información está preparada conforme a las Normas de InformaciónFinanciera y no solo con un alcance fiscal.

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En la siguiente presentación, mostramos una breve guía para poder analizar losestados financieros:

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Información Financiera, Características y Requisitos

En nuestra empresas, debemos garantizar la utilidad de la información financiera, esdecir, que cumpla su objetivo central, que es el de informar con total veracidad,razonabilidad, representatividad, suficiencia y provisionalidad la situación financiera,los resultados de sus operaciones y los cambios en los flujos efectivo tanto de la vidade la empresa como de los periodos menores que de forma práctica se establezcan.

La utilidad de la contabilidad se refiere a la cualidad de adecuarse a las necesidadescomunes del usuario general, es decir, se debe adecuar a todo tipo de usuarios, por loque debe cumplir con los requisitos de fondo y de forma que le dé seguridad acualquiera de que están preparados conforme a las siguientes condiciones:

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• Confiabilidad, que representa la tranquilidad del usuario en que la Contabilidadtiene veracidad (dice únicamente la verdad), la representatividad (un reflejo de larealidad), la objetividad (no está influenciado por sentimentalismos), laverificabilidad (se puede en todo momento comprobar), y que la información seasuficiente (cubriendo lo necesario sin aturdir con datos al usuario).

• Relevancia, es decir, la posibilidad de predicción (saber de antemano con la mayorexactitud posible), de confirmación (que al cruzar la información con otrosusuarios se mantenga la misma sin cambios), así como la importancia relativa(dándole prioridad a la información que tiene más peso específico).

• Comprensibilidad y la Comparabilidad de la contabilidad deben garantizar a losusuarios el poder analizar la información financiera de una forma fácil y rápida,siempre bajo parámetros constantes.

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Contabilidad ElectrónicaSi bien, como hemos visto, la contabilidad tiene más de 500 años de existencia, enMéxico toma nueva relevancia el contar con información financiera de calidad, puesen términos del artículo 28, fracciones III y IV del CFF, desde el 01 de Julio de 2014, loscausantes deben llevar su contabilidad en medios electrónicos e ingresarla a la páginade Internet de este organismo. La disposición aplica a todos los contribuyentes queestán obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que deben hacerlo por mediode la herramienta de “Mis Cuentas” por lo que en esta edición se abarcan los aspectosesenciales que desde ahora debe conocer e implementar en su empresa.

Quedan exentas de la obligación los siguientes: los sindicatos obreros y los organismosque los agrupen, así como la federación, las entidades federativas, los municipios y lasinstituciones que por ley estén obligadas a entregar al gobierno federal el importeíntegro de su remante de operación, y las personas físicas con actividad empresarialcuyos ingresos en el ejercicio anterior no hayan excedido de dos millones de pesos yutilicen Mis Cuentas (cómo ya lo mencionamos), o se encuentren en el Régimen deIncorporación Fiscal.

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Para tales efectos se deben generar y enviar archivos electrónicos con los requisitos yespecificaciones que el Servicio de Administración Tributaria de México establezca,mismos que se pueden generar a través del sistema de facturación electrónica con elque cuente. El envío de la información se hace conforme lo siguiente:

El catálogo de cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2) por única vez enel primer envío (en Enero 2015), y tres días después cada vez que sea modificado.

Las balanzas de comprobación y el sistema financiero de forma mensual, en el messiguiente al que correspondan los datos, de acuerdo con lo siguiente:

Registro Empresarial ante el IMSS e INFONAVIT

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En caso de cierre del ejercicio, a más tardar el 20 de abril del ejercicio siguiente.Personas Físicas a más tardar el día 27 del mes siguiente.

• En caso de cierre del ejercicio, a más tardar el 22 de mayo del ejercicio siguiente.

• No obstante, la información de Julio a Diciembre de 2014 de las personas moralesdebe enviarse en los siguientes términos:

Las personas físicas comienzan a enviar su información a partir de Enero 2015.

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Aspectos a Considerar

Desde nuestra perspectiva los registros contables son integrales, y éstos no deben serpreparados bajo ninguna normatividad distinta de las Normas de InformaciónFinanciera, toda vez que la misma Secretaría de Hacienda y Crédito Público, de quiendepende el SAT, forma parte activa del Consejo de Investigación encargado de publicardichas Normas (CINIF).

Toda la información que se entregue a SAT deberá ser preparada conforme a lasCaracterísticas de utilidad a que se refieren las NIF, sobre todo las de veracidad,objetividad, comprobabilidad y oportunidad, ya que en caso de revisión por parte delas autoridades la falta de estos requisitos puede generar desde discrepancias con lasautoridades hasta problemas de interpretación o sanciones por falsedad dedeclaraciones.

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Para conocer un poco más del tema, en la siguiente presentación les compartimos laestructura que tienen las NIF´S:

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La mayor cantidad de las empresas se verán obligadas a llevar sus registros contables enmedios electrónicos, sin embargo muy pocos tendrán la oportunidad de mejorar susprocesos por la falta de cultura ERP, sobre todo en los contadores.

La información deberá contener registros contables no fiscales, mismos que deben serentendidos en su contexto por la autoridad, tales como:

• Ingresos Contables en los términos del boletín NIF B-3 y NIF D-7, independientemente de quepara efectos fiscales sean o no acumulables (en próximos artículos ahondaremos más en estetema).

• Estimaciones para incobrabilidad de los clientes de nuestras empresas, obsolescencias y lentomovimiento de nuestros inventarios y demás que la Administración de la empresa considerepara darle relevancia a los Estados Financieros.

• Tratamiento contable de propiedades, planta y equipo (NIF C-6), sus depreciaciones y susreservas por obsolescencia.

• Las provisiones para la suficiencia de pasivos tales como Obligaciones Laborales al Retiro,Impuesto diferidos para efectos financieros, para garantías y demás contingentes.

• Fluctuaciones cambiarias, tanto realizadas como no realizadas.

• Tratamiento diferenciado del costo de ventas para empresas comerciales, productivas,agrícolas, constructoras y de servicios.

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Adicionalmente, va a resultar complicado para la autoridad entender que el conceptode contabilidad implica en todo momento la preparación de Estados Financieros, loscuales no pueden existir sin las respectivas notas a los mismos, por lo que una balanzade comprobación no es información financiera.

En adelante resultará aun mas imperante evitar los síndromes mortales delacontabilidad, no sólo por el riesgo fiscal que conlleva, sino por la deformacióncontable que conlleva:

• Ingresos omitidos.

• Costos y gastos apócrifos

• Dividendos fictos.

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Resulta también evidente, que la elección del sistema electrónico y de informaciónfinanciera que se elija deberá tener la posibilidad, al menos, de generar:

• Catálogo de cuentas en medios electrónicos.

• Balanza de comprobación mensual con saldo inicial, suma de cargo, suma deabonos y saldo final.

• Registros detallados de movimientos para ser presentados a solicitud de laautoridad,

• Respaldo y resguardo de la facturación electrónica tanto emitida como recibida.

Todo cambio genera controversia y preocupación, sin embargo siempre tendremos lamisma recomendación:

“Cuida el Orden, y el Orden te Cuidara a Ti”.

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Si le solicitamos a nuestros contadores que desde ahora mantengan una balanza decomprobación depurada y un registro estricto de las operaciones conforme a NIF´s, notendremos de que preocupamos, al contrario, tendremos la posibilidad de evaluarnuestros negocios en sus verdaderas dimensiones, ya que:

“Nadie Sabe lo que Tiene… Hasta que Depura su Contabilidad”

Artículo Original:

www.factura-e.mx/blog/las-nifs-su-observancia-en-la-contabilidad-electronica