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1 OPENOFFICE.ORG CALC A TU ALCANCE Antonio Roldán Martínez Colección Hojamat.es
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OPENOFFICE.ORG CALC A TU ALCANCE
Antonio Roldán Martínez
Colección Hojamat.es
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©Antonio Roldán Martínez http://www.hojamat.es ISBN 978-1-4452-1948-6 Publicado por Lulu Press Inc.
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A Leli, que con su compresión y presencia constante ha hecho posible la existencia de este libro
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OPENOFFICE.ORG CALC A TU ALCANCE ....................................................1 PRIMEROS PASOS ...........................................................................................9
INICIO DEL OPENOFFICE.ORG 3 ............................................................................ 9 Estructura de una Hoja de Cálculo ...........................................................10
MOVIMIENTOS DEL CURSOR ................................................................................12 CELDA ACTIVA ....................................................................................................13
Referencia de una celda ...........................................................................14 Formato de una celda...............................................................................15 Protección de celda ..................................................................................17 Código de formato ....................................................................................18
BORRADO DE CELDAS .........................................................................................18 EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA.............................................................19 INSERCIÓN DE UN NOMBRE EN UNA CELDA ..........................................................19 COMANDOS DEL MENÚ ARCHIVO.........................................................................20 ESCALA ..............................................................................................................21
FORMATOS Y RANGOS .................................................................................23 FORMATOS DE CELDA .........................................................................................23 COLORES DE RELLENO Y BORDES .......................................................................25 FORMATOS NUMÉRICOS ......................................................................................27 COMANDO DESHACER.........................................................................................28 AJUSTAR TEXTO AUTOMÁTICAMENTE ..................................................................29 ESTILOS..............................................................................................................29 COPIAR FORMATO...............................................................................................31 AUTOFORMATOS.................................................................................................32 FORMATOS CONDICIONALES ...............................................................................32 COMBINAR CELDAS .............................................................................................34
Alto y ancho de celda ...............................................................................35 OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS ..............................................................35 OPERACIONES CON RANGOS...............................................................................37 COPIA DE UN RANGO...........................................................................................37 MOVER UN RANGO ..............................................................................................40 OTRAS FORMAS DE RELLENAR RANGOS ..............................................................40
GRÁFICOS .......................................................................................................41 INSERTAR GRÁFICO.............................................................................................41 OPCIONES DEL GRÁFICO .....................................................................................45 GRÁFICOS EN 3D................................................................................................49 CASOS PARTICULARES DE GRÁFICOS ..................................................................50
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UTILIDADES ....................................................................................................63 TEXTOS LARGOS.................................................................................................63 ESCRITURA DE SUBÍNDICES Y SUPERÍNDICES ......................................................63 SALTO DE LÍNEA EN UNA CELDA...........................................................................64 SUPRIMIR LÍNEAS DE DIVISIÓN.............................................................................65 PROTECCIÓN DE UNA HOJA .................................................................................65 DESTACAR VALORES...........................................................................................66 INSERCIÓN DE OBJETOS .....................................................................................67 INSERCIÓN DE IMÁGENES ....................................................................................69 NOTAS ................................................................................................................72 INSERCIÓN DE SÍMBOLOS ....................................................................................72 VÍNCULOS ...........................................................................................................73 HIPERENLACES ...................................................................................................73 CREACIÓN DE LISTAS PROPIAS............................................................................75 NAVEGADOR .......................................................................................................76
FUNCIONES ESPECIALES - IMPRESIÓN .....................................................77 FUNCIONES ESPECIALES .....................................................................................77 PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN.....................................................................83 ESCENARIOS.......................................................................................................87 BUSCAR UN VALOR DESTINO ...............................................................................88
ÁREAS DE DATOS. ANÁLISIS DE DATOS ...................................................91 DEFINICIÓN DE ÁREA DE DATOS..........................................................................91 OPERACIONES CON ÁREAS DE DATOS ................................................................93 ORDENAR ...........................................................................................................94 FILTRAR..............................................................................................................96 CONSOLIDAR ......................................................................................................98 SUBTOTALES ......................................................................................................99 VALIDACIÓN DE DATOS......................................................................................101 TEXTO A COLUMNAS .........................................................................................105 ACCESO A UNA BASE DE DATOS ........................................................................107
PILOTO DE DATOS Y HERRAMIENTA SOLVER....................................... 111 PILOTO DE DATOS .............................................................................................111 DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA .........................................................................113 CAMBIO DE OPERACIONES ................................................................................114 CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA...................................................................116 FILTRADOS .......................................................................................................116 CONFIGURACIÓN DE CAMPO..............................................................................119 OBTENCIÓN DE SUBTABLAS...............................................................................122 SUBTOTALES ....................................................................................................122
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HERRAMIENTA SOLVER ............................................................................ 124 PROBLEMAS DE OPTIMIZACIÓN .........................................................................124 SISTEMAS DE ECUACIONES LINEALES................................................................129
CONTROLES Y MACROS............................................................................ 131 IDEAS PREVIAS .................................................................................................131 GRABACIÓN DE MACROS ...................................................................................133 ASIGNACIÓN DE UNA MACRO A UN OBJETO........................................................137 USO DE BOTONES .............................................................................................141 ASIGNACIÓN DE LA MACRO................................................................................143 DEFINICIÓN DE FUNCIONES ...............................................................................146 OTROS CONTROLES..........................................................................................149 MACROS DE APERTURA.....................................................................................152 UN EJEMPLO: CÓMO SUMAR DATOS DISPERSOS ETIQUETADOS .........................153 EJEMPLOS DE FUNCIONES DEFINIDAS ...............................................................157
ANEXO .......................................................................................................... 163 FUNCIONES.......................................................................................................163
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PRIMEROS PASOS
INICIO DEL OPENOFFICE.ORG 3
Si tienes un icono del programa OpenOffice.org 3 en el escritorio, basta con que hagas un doble clic sobre él para iniciarlo.
Si no, sigue la ruta: Inicio; Programas; OpenOffice 3. De esta forma accedes a todos los tipos de documentos: Hojas de cálculo, Bases de datos, Documentos HTML, Presentaciones, etc.
Si eliges la primera opción, OpenOffice.org, se abrirá la entrada general y podrás elegir el programa que desees:
En nuestro caso nos interesa la Hoja de Cálculo Calc. Si no tienes acceso directo en el escritorio, señala OpenOffice.org Calc en el menú de la figura anterior y pulsando el botón derecho elige Enviar a... y después Escritorio (crear acceso directo).
De esta forma obtendrás un acceso directo en el escritorio representado por el icono
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Una vez abierto el programa OpenOffice.org Calc se te presentará esta ventana:
Estructura de una Hoja de Cálculo
Los archivos de Calc reciben el nombre de libros, porque están compuestos de hojas distintas (por defecto tres)
Una hoja contiene diferentes celdas distribuidas en filas y columnas, que se parecen a un papel cuadriculado. Las filas están rotuladas con números desde 1 hasta 35536 y las columnas con letras simples o dobles que van desde la A hasta la Z, AA hasta ZZ y AAA hasta la última columna que se nombra con las letras AMJ. Cada celda se nombra mediante su fila y columna. Así por ejemplo la celda B4 será la situada en la fila 4 y columna B.
Los rótulos de las filas y columnas se encuentran en el borde de la ventana: en la parte superior los de las columnas y a la izquierda los de las filas. Pulsando sobre un rótulo se seleccionará toda la columna o fila. Si se pulsa sobre su intersección arriba a la izquierda, se seleccionará toda la hoja. Una celda se selecciona al pulsar sobre la intersección de los rótulos de filas y de columnas.
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En la parte superior figuran las barras de herramientas o de símbolos. No siempre figuran todas, porque se pueden ocultar o mostrar a voluntad. En la figura puedes ver la barra de menú, que contiene los comandos Archivo, Editar, etc. que son la base de todos los itinerarios de órdenes más importantes. Las barras que muestra esta pantalla son las más usadas. Las puedes ocultar o mostrar con el
comando Ver
La zona intermedia es la de Trabajo, cuya estructura explicaremos a continuación, y la inferior la Barra de estado, que por ahora ignoraremos.
Las Barras más importantes están mostradas en la siguiente figura:
• Barra de Menús: contiene las entradas a rutas de órdenes: Archivo, Editar,....
• Barra de Funciones: contiene comandos básicos de Imprimir, Cortar, Pegar, etc.
• Barra de Objetos: permite cambiar Fuentes, Bordes, Rellenos, etc.
• Barra de Fórmulas: en ella se escriben y corrigen los contenidos de una hoja
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Para cambiar de hoja en un mismo libro, señala las distintas pestañas que figuran en la parte inferior de la pantalla, rotuladas con Hoja1, Hoja2, etc. para verlas todas. Recorre cualquiera de ellas mediante las barras de desplazamiento (horizontal y vertical), con las teclas de AvPág. y RePág. o con las cuatro teclas de flecha de cursor. Aprende también a señalar directamente cualquier celda con el ratón. Si pulsas
simultáneamente las teclas Ctrl y una de esas cuatro flechas, llegarás a los límites de la hoja, la fila 65536 y la columna AMJ.
MOVIMIENTOS DEL CURSOR
Con el ratón
El cursor se desplaza a la celda que señale el ratón al pulsar el botón izquierdo. También con el ratón se puede mover el cursor mediante las barras de desplazamiento horizontal o vertical.
Con el teclado
Las principales combinaciones de teclas para mover el cursor son, además de las usuales de flecha de cursor y RePág o AvPág, etc. son las siguientes:
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Combinación de teclas
Ctrl+Inicio Mueve el cursor a la celda A1.
Ctrl+Fin Mueve el cursor al final del área de datos.
Inicio Señala a la primera columna A de la fila actual.
Fin Lleva el cursor a la última columna del área con datos, dentro de la fila.
Ctrl+Izquierda Salta a la columna izquierda del bloque actual.
Funcionan de forma similar las combinaciones Ctrl+Derecha, Ctrl+Arriba y Ctrl+Abajo
Ctrl+AvPág Salta a la hoja anterior de la tabla.
Ctrl+RePág Salta a la hoja siguiente de la tabla.
Alt+RePág Desplazamiento de una página de la pantalla hacia la izquierda.
Alt+AvPág Desplazamiento de una página de la pantalla hacia la derecha.
El resto de combinaciones de teclas figuran en la Ayuda de OpenOffice.org
CELDA ACTIVA
Para modificar el contenido de una celda la debemos seleccionar previamente con el cursor. Con esta operación se convertirá en la celda activa, es decir la que constituye el foco del trabajo. Si se selecciona todo un rango todas sus celdas estarán activas, aunque no se podrán editar una por una.
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Observa la Barra de fórmulas de la parte superior de la pantalla. El nombre de la celda figura a la izquierda y su contenido en el centro, en la llamada línea de entrada de fórmulas. Escribe algo manteniendo seleccionada la celda y pulsa Intro. Leerás entonces en esa línea de fórmulas lo que has escrito.
Una celda puede contener
Un texto: Es un conjunto de caracteres que la Hoja no interpreta como cantidades: "Factura", "Compras 2004", etc.
Un número: Dentro de esta categoría están los números propiamente dichos, los porcentajes y las fechas.
Una fórmula: Es una expresión que indica la operación que hay que efectuar en esa celda: =4+E3, =SUMA(A2:B4), etc.
Además, todas las celdas poseen un formato, que es el conjunto de tipos de letra, colores, alineación o bordes que cambian el aspecto de cada celda.
Debemos, pues, distinguir el valor de una celda de su fórmula. El valor es el resultado de aplicar una fórmula. Por ejemplo, si una celda contiene la fórmula =2+2, su valor será 4.
Referencia de una celda
Toda celda de la hoja posee un nombre, una referencia, que la distingue de las demás. Es un símbolo compuesto de las letras correspondientes a la columna a la que pertenece y unos números coincidentes con los de su fila: C5, AA8, BC234; etc.
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Las referencias normales se llaman relativas, porque en operaciones de copiado o rellenado de rangos el programa supone que al mover unas celdas, también se han de mover las referencias contenidas en las fórmulas. Así, si en la celda N7 está contenida la fórmula =A4*34, al copiarla o arrastrarla a la celda N10, su fórmula se verá también arrastrada a A7*34. Los datos sufrirán el mismo movimiento que la celda que los contiene.
Cuando deseamos que al mover una celda no se altere algún dato que contenga, escribiremos referencias absolutas, que se distinguen porque van precedidas del signo $. Hay tres modalidades:
Tipo $B$32: es totalmente absoluta. No se altera ni la fila ni la columna.
Tipo $B32: sólo se protege la columna, pero se puede alterar la fila.
Tipo B$32: se alterará la columna y permanecerá la fila.
Para convertir una referencia relativa en absoluta, además de escribir manualmente el signo $, basta pulsar la tecla Mayúscula + F4 al escribirla. Con una primera pulsación se cambiará al tipo $A$32 y con sucesivas pulsaciones irá cambiando a A$32 y a $A32.
También podemos referirnos a una celda por su nombre. Lo verás más adelante.
Si la celda se encuentra en otra hoja deberemos escribir previamente el nombre de esta seguido de un punto, antes de escribir la referencia propiamente dicha. Por ejemplo Hoja1.D$22
Formato de una celda
Llamaremos formato de una celda o rango de celdas al conjunto de opciones que constituyen su forma de presentación en pantalla y que no afectan a su contenido. A todas esas opciones se accede al activar el comando Formato Celda... del menú principal del programa.
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A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formatear celdas en el menú contextual que se obtiene.
En el cuadro de diálogo correspondiente podemos elegir las siguientes pestañas:
Fuente
No necesita explicación particular porque coincide en lo esencial con todos los cuadros de elección de fuentes en Windows. Los aspectos de tamaño, fuente, color, efectos, etc. son de comprensión fácil.
Borde
También es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas. Lo más importante de reseñar es que todos los efectos posibles en los bordes afectan a toda un área, si está seleccionada y no sólo a una celda. Los conceptos de bordes predeterminados, estilo de líneas, colores de líneas y sombras, etc. se explican por sí solos.
Fondo
Para cambiar el color de fondo de un rango de celdas basta seleccionarlo de la paleta que se ofrece.
Alineación
Es un conjunto muy potente de opciones, pues permite encajar el contenido de una celda respecto a su contorno cambiando numerosos parámetros, como: la alineación horizontal, la vertical, inclinación del texto, la distancia a la cuadrícula. Para comprender todas ellas el mejor camino es experimentar con algún texto concreto.
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Protección de celda
Las celdas de una hoja de cálculo pueden protegerse para evitar alteraciones de su contenido por una distracción. Con esta opción se pueden activar o dejar en blanco cada una de las tres opciones: Protegido, Ocultar fórmulas, Ocultar todo. Esta operación se hará por separado en distintos rangos, los que se quiere proteger y los que se dejarán para entrada o modificación de datos. La protección sólo será efectiva si después se protege todo el documento con el comando Herramientas – Proteger documento – Hoja de Cálculo.
Combinar celdas
Permite unir las celdas seleccionadas formando con ellas una sola. Si está propiedad no está activada, se consigue el efecto con el menú Formato - Combinar celdas. Si ya está definida, se puede anular mediante el mismo comando.
Números
Las opciones de formato numérico también son muy variadas:
Categoría
Permite expresar un número como fecha y hora, moneda, formato estándar, etc. A veces tiene un efecto que puede sorprender al usuario. Si no se indica otra cosa, el formato por omisión es el de Número. Es interesante experimentar con el de Fecha y Hora. Los formatos posibles en cada categoría figuran en el panel del centro, bajo el título de Formatos.
Opciones
Se pueden fijar el número de decimales y si deseamos si los números negativos se presenten en rojo. Es adecuado para documentos mercantiles.
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El número de ceros a la izquierda es muy útil si se quieren escribir códigos con número fijo de dígitos y los separadores de miles, dan a las cantidades un aspecto más legible.
Código de formato
Para operaciones elementales no hay que alterar el código que figure en este campo. No obstante, hay casos, como en las unidades físicas, en los que desearemos añadir símbolos como w, Km. o €. Para ello añadiremos, detrás del formato estándar (u otro cualquiera que figure como código), el símbolo deseado entre comillas dobles: #.##0.00 "€", estándar "Km"., etc.
Para más detalles hay que consultar el apartado Códigos de formato numérico de la ayuda de OpenOffice.org.
BORRADO DE CELDAS
Debemos distinguir entre Eliminar celdas o eliminar contenidos.
En el primer caso, se eliminan totalmente las celdas y otras ocupan su lugar. El programa solicita información sobre cuáles serán esas celdas que reemplazan a las eliminadas. Esta operación se ejecuta mediante la
secuencia Editar – Eliminar celdas
En el segundo caso, si se usa la tecla “retroceso” se elimina el contenido, pero si se usa Supr, se debe concretar si se borra todo, o sólo formatos, fechas, etc. Esta operación se ejecuta mediante la tecla Supr o con la secuencia Editar – Eliminar contenidos y después se concreta si se desea Borrar todo o sólo algún elemento.
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EDICIÓN DEL CONTENIDO DE UNA CELDA
Para cambiar el contenido de una celda debes seleccionarla previamente (convertirla en la celda activa). A continuación escribe, sin más, el nuevo contenido, si sólo deseas sustituir el antiguo, o bien pulsa con el ratón sobre la línea de fórmulas de la parte superior y corrige lo que desees. Termina de corregir con la tecla Intro (o Entrar). También se puede corregir una celda pulsando sobre ella con doble clic. Observa el efecto que se produce.
Recuerda los tres procedimientos:
• Escribir directamente sobre la celda seleccionada si se desea sustituir todo lo escrito
• Pulsar sobre la línea de entrada para activarla y corregir lo escrito
• Efectuar un doble clic sobre la celda activa
INSERCIÓN DE UN NOMBRE EN UNA CELDA
Para algunos trabajos es conveniente asignar un nombre a una celda. Es más fácil manejar el nombre total que la referencia A3. Así, en una tabla cualquiera se pueden asignar nombres a celdas, del tipo Ingresos, Ganancias, Saldos, etc. que hacen más legibles las fórmulas.
Para asignar un nombre a una celda debes, en primer lugar, seleccionar dicha celda, y con la secuencia de órdenes Insertar - Nombres - Definir se le asigna el nombre deseado. De esta manera, fórmulas como C5*C8/100 se pueden convertir en Capital*Interés/100.
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COMANDOS DEL MENÚ ARCHIVO
Los comandos más importantes del menú Archivo en OpenOffice.org 3 son similares a los de todos los programas de Windows:
Nuevo Permite crear un documento nuevo y elegir su tipo en el submenú correspondiente. Abrir Abre un documento ya creado
Documentos recientes Te facilita una lista para acceder a los libros de OpenOffice.org que has usado recientemente Cerrar Interrumpe el trabajo con un modelo y cierra el archivo correspondiente. Si hay datos nuevos no guardados, avisará para guardar el modelo antes de cerrarlo. Guardar Guarda la información del Libro de Trabajo actual en su archivo correspondiente (cuyo nombre ya se conoce) pero no lo cierra y permite seguir trabajando sobre él y modificarlo. Guardar como Es similar al anterior, pero pide previamente el nombre y la carpeta en la que debe ser guardado. Hay que usar este comando cuando no se ha asignado aún un nombre a un trabajo o si se desea una copia del mismo con nombre diferente.
Guardar todo Guarda todos los archivos que estén abiertos de forma simultánea
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Imprimir Obtiene una copia impresa del área de datos actual. Enviar Envía el documento como correo.
Exportar Permite exportar el documento en formato PDF o en XHTLM Propiedades Describe las propiedades generales del archivo
ESCALA
En el menú Ver se nos ofrece la posibilidad de cambiar la escala de visión de la hoja, lo que llamamos “zoom” en otros programas.
La venta se explica por sí sola. Para el efecto zoom deberemos elegir la opción Variable, pero en las últimas versiones del programa se puede usar la barra de desplazamiento situada en la parte inferior derecha de la pantalla, que es mucho más intuitiva:
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FORMATOS Y RANGOS
FORMATOS DE CELDA
En la Guía 1 has aprendido que la apariencia que presenta una celda se concreta con las opciones de Formato. A continuación descubriremos las principales opciones de formato que existen, dejando el resto a tu experimentación.
Abre un archivo nuevo, señala con el ratón una celda y escribe algo sobre ella, por ejemplo "Cesta de inversiones". Observa los datos de la barra de objetos, que serán parecidos a los siguientes:
Obtenemos las siguientes informaciones: es un texto en la fuente de letra Arial, tamaño de 12 puntos, modalidad negrita y el texto está centrado (como ejemplo).
Cambia ahora las características de esta celda a tu gusto. Para eso puedes pedir FORMATO– Celda y en el cuadro de diálogo que se abre elegir la pestaña Fuente.
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Cambia en ella el tipo de letra, el tamaño y ponla cursiva en lugar de negrita. Después busca la pestaña Alineación y la cambias a izquierda o derecha o centro. Si te atreves a experimentar, cambia también la alineación vertical o la inclinación.
En realidad, lo más cómodo para cambiar la alineación horizontal son los botones de izquierda, derecha y justificación. centro
También es muy cómodo usar los botones de la barra de formato para cambiar fuentes y tamaños. Observa que en esa barra también dispones de las principales opciones de fuentes: Tipo de fuente, negrita, cursiva, color de fondo y de letra, etc.
Experimenta, si quieres con las opciones de la pestaña Efectos de fuente. Puedes conseguir dar relieve, contorno o sombra a los caracteres que uses.
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COLORES DE RELLENO Y BORDES
También es muy simple cambiar el color de relleno y los bordes de una celda o de un grupo de celdas.
Cambio de fondo
Señala con el ratón una parte de la hoja que esté en blanco.
Pulsa el ratón sobre una celda y sin dejar de pulsar, arrastra hacia abajo y hacia la derecha, para seleccionar varias celdas.
Observarás que toda la región ha cambiado de color. Eso significa que está seleccionada. No toques nada y disponte a cambiarle el color de relleno a esa zona.
Para lograrlo vuelve a pedir Formato - Celda, pero ahora busca la pestaña Fondo, elige un color de relleno y pulsa Aceptar. Mueve el ratón, señala fuera de la zona y verás el cambio de color.
Ese mismo efecto lo puedes conseguir con el botón
Al pulsar sobre la pequeña flecha de la derecha se te abrirá el catálogo de colores de fondo.
Cambio de borde
Los bordes también son sencillos de quitar o poner:
Señala una celda que tenga borde, como la del título. Vuelve a Formato - Celda y busca Borde.
Entre los predefinidos, en el apartado Disposición de líneas, elige el borde en blanco.
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Pulsa aceptar y deberá desaparecer el borde anterior. Experimenta con otra celda que no tenga borde y le asignas uno cuadrado con sombra a la derecha y abajo. Haz cuantos cambios necesites para comprenderlo.
Los bordes y colores de relleno los puedes cambiar más rápidamente con los botones correspondientes en la barra de formato.
A los formatos de celda también se accede pulsando con el botón derecho y eligiendo Formatear celdas en el menú contextual que obtienes.
Debes acostumbrarte desde ahora a esta técnica. Cuando no tengas claro qué hacer con un objeto (celda, imagen, gráfico, etc.) pulsa sobre él con el botón derecho y elige una de las opciones que te ofrece el menú contextual.
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FORMATOS NUMÉRICOS
Aprenderemos a continuación cómo se cambian los formatos de los números.
Pide Formato - Celda y elige la pestaña Números. Verás que hay muchas variantes en los formatos numéricos:
Categoría: te permite expresar un número como fecha y hora, moneda, formato estándar, etc.
Opciones: puedes fijar las siguientes:
• El número de decimales • Negativos en rojo, que es muy útil en modelos de tipo
financiero, para distinguir el efectivo de las deudas. • Ceros a la izquierda, para completar con ceros a la izquierda.
No es muy útil para la enseñanza. • Separador de miles. Te permite expresar las cantidades
grandes según la forma acostumbrada, con separación en miles y millones.
Código de formato: Para quitar o añadir un símbolo a un número observa el código del formato, por ejemplo #.###,00"km/h" o similar (la
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primera parte del código la construye el programa y en este caso significa que hay punto separador y que se trabaja con dos decimales y la segunda parte la escribe el usuario entre comillas.
Si eliges previamente la categoría Definido por el usuario dispondrás de este código en la lista general para otras hojas que crees.
Categoría moneda: Si defines el formato de una celda como moneda, el programa la elegirá según la región geográfica que esté definida en tu equipo, en nuestro caso el euro € .
El resto de modalidades de formato numérico lo puedes experimentar a tu gusto.
COMANDO DESHACER
Si alguno de los cambios de formato que has efectuado no te satisface, puedes acudir al comando del menú Editar - Deshacer, para que el programa no tenga en cuenta el último cambio. Si también cambias de opinión en esto y no quieres deshacer, con Editar - Restaurar vuelves a efectuar el cambio.
Es mucho más útil acudir a los botones correspondientes
pues pulsando sobre unos de ellos los segundos suficientes se abre un menú con las últimas acciones que has deshecho o restaurado, para que elijas. Si no lo haces así, se deshace o restaura la última operación.
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AJUSTAR TEXTO AUTOMÁTICAMENTE
En algunas situaciones se puede desear incluir en una celda todo un párrafo con saltos de línea, como ocurre en la siguiente imagen
Para conseguirlo debes seleccionar la celda deseada y seguir la secuencia de órdenes Formato - Celda - Alineación y en ella activar la opción de Ajustar texto automáticamente.
Si una vez que estás escribiendo un texto deseas activar el salto de línea, puedes usar la combinación de teclas Ctrl-Intro
ESTILOS
Cuando tengas en unas celdas opciones de formato cuya combinación te agrade, puedes convertirlas en estilos, que son estructuras formadas por fuentes, tipos de alineación, bordes, rellenos, etc. que se pueden aplicar todos a la vez en una misma celda, y que se guardan con tu archivo. También existen estilos ya diseñados, que puedes usar para tus documentos de Hoja de Cálculo. Comenzaremos con estos últimos
Estilo y formato
El Estilo y formato es la herramienta que te permite para asignar estilos a las diversas celdas. Los estilos se pueden actualizar y modificar, y verás más adelante que los puedes crear.
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Con la tecla F11 o mediante el menú Formato - Estilo y formato puedes abrir la ventana correspondiente.
También tienes un botón en la barra de funciones para abrir o cerrar el
Estilo y Formato
Como ves, contendrá ya estilos que tú no has creado.
Aplicación de un estilo
Para aplicar un estilo a unas celdas ya seleccionadas, basta con pulsar con doble clic sobre un estilo de la lista. Prueba a cambiar el estilo de algunas celdas que contengan textos o números.
Observa que existen estilos de celda, como los que se ven en la imagen, y de página. A cada uno se accede con su botón correspondiente en la parte superior. Nosotros nos referiremos siempre a estilos de celda.
Si deseas experimentar un poco, activa el modo regadera, y verás que puedes rellenar con un mismo estilo las celdas sobre las que pulses.
Creación de un estilo a partir de una selección
Desde el mismo Estilo y formato puedes crear un estilo nuevo. Para ello basta que asignes a una celda, directamente, sin usar estilos, todas las opciones de formato que quieras: fuentes, relleno, bordes, etc. Por ejemplo, en la figura se ha elegido un amarillo de fondo, el título está bien centrado y el tamaño de la fuente es de 14 puntos.
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Si deseo crear un estilo, selecciono la celda que posea este formato y pulso sobre el botón de Estilo y formato Nuevo estilo a partir de selección.
Se abrirá una ventana en la que puedo asignar un nombre a ese estilo. Después de pulsar Aceptar, ese estilo se incorporará a la lista de estilos.
Una observación importante: el estilo que has creado sólo te vale para el documento con el que estés trabajando.
Prueba a hacerlo tú: elige una celda, asígnale las fuentes, alineaciones o colores que desees e intenta convertirla en un estilo.
Si señalas un estilo de la lista, con el botón derecho puedes acceder a su modificación.
COPIAR FORMATO
Para copiar directamente los formatos de una celda a otra dispones
del Pincel de formato, botón situado en la Barra de Formatos.
Si deseas conseguir la copia de formato deberás seguir estos pasos:
Selecciona la celda cuyo formato deseas copiar y pulsa sobre el botón Pincel
Selecciona la celda (o celdas) destino. Sólo con esa operación se copiará el formato.
Si deseas copiar en otras celdas, deberás repetir todas las operaciones, o bien pulsar al principio sobre la primera celda con doble clic. Así permanecerá activo el pincel hasta que se vuelva a pulsar sobre él.
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Otro modo de copiar formatos y otras características es la de Pegado Especial
Selecciona la celda cuyo formato deseas copiar y pide Editar - Copiar. Selecciona la celda (o celdas) destino y pide Editar - Pegado especial
En el apartado Selección desactiva todas las opciones dejando tan sólo la de Formatos.
AUTOFORMATOS
En OpenOffice.org el Autoformato se denomina Formateado Automático. Los autoformatos recogen varios modelos de presentación predeterminados que puedes elegir en un catálogo que se te ofrece. No requieren más explicación. Selecciona una tabla, que tanga como mínimo 3x3 filas y columnas, porque en caso contrario no funciona, pide Formato - Formateado automático... y elige uno para ver su efecto en la tabla.
FORMATOS CONDICIONALES
En algunas ocasiones podemos desear que en una celda cambien los colores o el tipo de fuente según el valor que contenga. Por ejemplo, en una escala del 0 al 10 podemos desear que los valores 0, 1, 2, 3 y 4 aparezcan en rojo y los 5, 6, 7... en azul. En calificaciones escolares
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también desearíamos que algunas de ellas se destacasen por alguna propiedad de su formato.
Sigamos el ejemplo propuesto para dotar a una celda de formateado condicional. Para conseguirlo deberemos seguir este proceso:
• En primer lugar se deben definir tantos estilos como modalidades deseemos que tenga la apariencia de los resultados. En nuestro ejemplo definiríamos el estilo rojo como aquel en el que la fuente aparezca de ese color y lo mismo haríamos con el estilo azul. Consulta el apartado de Estilos sobre cómo hacerlo.
• Pasaremos después a una de las celdas que deben tener formateado condicional (si hay varias, se les dota de formato con la opción explicada arriba de Copiar Formato) y, una vez seleccionada, pediremos menú Formato - Formato condicional, con lo que obtendremos el siguiente cuadro de diálogo:
Para cada condición deberás efectuar estas operaciones:
Elegir como tipo de condición El valor de la celda (Dejamos por ahora la opción de La fórmula es).
En la siguiente línea, especificar qué comparación efectuaremos: menor o igual, igual, menor que, etc. En este caso definiremos menor que para el rojo y mayor o igual para el azul.
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Por último escribimos los valores que son términos de la comparación. En nuestro caso el 4. Con ello conseguiremos que el estilo rojo aparezca cuando el valor es menor que 5 y el azul cuando es mayor o igual a 5. No es necesario usar el mismo valor para las dos condiciones, pues el azul podríamos haberlo definido como mayor que 3.
Una vez compruebes que funciona, escribiendo valores del 0 al 8 y viendo los cambios de color, procede a copiar ese formato a todas las celdas que desees. Una lista podría quedar así:
Juanita 3 Luis 6 Héctor 5 Aida 4 Pedro 7 María 2 Ángela 3 Jaime 6
COMBINAR CELDAS
En algunos momentos, para incluir textos largos o dar una presentación especial, podemos desear convertir varias celdas adyacentes en una sola.
Para conseguirlo se deben seleccionar las celdas que se van a unir y se acude al menú Formato - Combinar celdas.
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Una vez combinadas se pueden tratar a efectos de formato como una sola celda.
Para deshacer la unión usa el mismo comando Formato - Combinar celdas.
Esta operación es más rápida con el botón
Alto y ancho de celda
La altura de una fila se cambia mediante la orden Formato - Fila- Altura..., y el ancho de una columna con Formato - Columna - Ancho...
El mismo efecto se logra cambiando los márgenes en los rótulos de fila o columna señalando y arrastrando con el ratón:
Si efectúas un doble clic de ratón en cualquiera de esas separaciones, las filas o columnas se autoajustan a los textos que contienen. Prueba también a autoajustar desde el menú Formato.
OPERACIONES CON FILAS Y COLUMNAS
Las filas y columnas, consideradas como un objeto, admiten varias operaciones. En primer lugar has de aprender a seleccionar toda una fila. Para eso basta con que pulses sobre el número que le sirve de cabecera a la izquierda. Igualmente, si señalas en la letra superior de
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una columna, también se selecciona toda ella. Lo notarás por el cambio de color.
Si seleccionas una fila o columna y pulsas con el botón derecho del ratón obtendrás un menú contextual con opciones interesantes:
Cambio de altura o anchura: Te permite asignar un valor numérico, pero es más interesante arrastrar con el ratón la línea divisoria entre una cabecera y la siguiente. Practícalo.
Ocultar y mostrar: Si seleccionas una fila o columna y pides Ocultar, esta se hará invisible a los usuarios, aunque seguirá conteniendo fórmulas y valores, y funcionarán todas las referencias. Esto puede ser útil para ocultar cálculos engorrosos cuya visión alteraría la estética del documento.
Si una fila o columna oculta se desea mostrar de nuevo, habrá que seleccionar algunas filas o columnas anteriores y posteriores y usar el comando Mostrar (accesible también con el botón derecho)
Insertar o borrar filas y columnas nuevas: Para efectuar estas operaciones dispondremos de las opciones del menú contextual Insertar filas, Borrar filas, insertar columnas y Borrar columnas, con funcionamiento muy claro.
Más confusa es la inserción de celdas o su borrado, pues esto afecta a la organización general de los modelos, por el efecto de desalinear datos que estaban todos en la misma fila o columna. No es aconsejable el uso de esta posibilidad y, en caso de usarla, debemos estar muy atentos a las posibilidades que se nos ofrecen.
Si seleccionas una celda cualquiera, con el menó Formato, eligiendo Fila o Columna, dispondrás también de todas estas posibilidades.
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OPERACIONES CON RANGOS
Llamaremos RANGO o área, en una Hoja de Cálculo, a un conjunto de celdas, preferiblemente adyacentes, seleccionadas en una Hoja, como los de color azul de la imagen. Lo normal es que un rango constituya un rectángulo de celdas, pero también se pueden seleccionar dos o más rectángulos no adyacentes.
La primera operación básica en un rango es seleccionarlo. Para ello se sitúa el ratón sobre la celda superior izquierda y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual, pero se puede trabajar entre otras dos esquinas opuestas.
También puedes seleccionar con el teclado, señalando un vértice o esquina del rango y usando las teclas de flechas de cursor para ampliar la selección hasta el punto opuesto, manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas.
COPIA DE UN RANGO
Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de Windows: Se seleccionan, se pide Copiar, se señala la celda de destino y se pide Pegar. Como en otros programas, puedes usar para estas dos operaciones las combinaciones de teclas Ctrl+C para copiar y Ctrl+V para pegar, además de los botones que aparezcan en la barra de herramientas.
Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las fórmulas, si las hay, las referencias cambian siguiendo el copiado de un rango.
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Por tanto, OpenOffice.org, al copiar las fórmulas ha cambiado su contenido =D4+D5 para adaptarlo a la nueva columna =G4+G5. En realidad, lo que ha hecho es interpretar la copia en sentido RELATIVO. Si en la columna D se sumaban "las dos celdas de arriba", la del G, también, sólo que ahora son G4 y G5 las que antes eran C4 y C5.
Si no se indica lo contrario, las copias en una Hoja de Cálculo son relativas:
Al mover o copiar las fórmulas en un sentido, los datos se mueven también en ese sentido.
Observa ahora esta otra forma de copiar:
Por tanto, la afirmación anterior de que las copias son relativas no nos sirve en este caso para la celda $D$5. La causa de esta discrepancia es el signo $, que sirve para proteger la referencia de una celda ante los cambios: es una referencia ABSOLUTA.
Cuando una referencia de celda viene precedida por signos $ se convierte en absoluta y no le afectan los movimientos en las copias.
Resumiendo:
Hay tres tipos de referencia de una celda:
• Relativa: No contiene el signo $. Al copiar la fórmula cambia la referencia: D4, CC3, A89,...
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• Absoluta: Contiene dos signos $. No se altera en las copias: $D$2, $AB$6,...
• Mixta: Contiene un signo $ que protege la fila o la columna en los cambios: $D9, $AA2, F$34,... pero el resto no se protege.
Borrado de un rango
Para borrar un rango basta seleccionarlo y pulsar la tecla Supr o bien ejecuta la orden Edición - Borrar
Rellenar un rango
Se puede arrastrar una fórmula a lo largo de luna fila o columna o, lo que es lo mismo, rellenar toda la fila o columna hasta un límite con la misma fórmula que contenga la celda actual. Para lograrlo basta señalar con el ratón el controlador de relleno de la celda, que es el pequeño rectángulo de la parte inferior derecha de la celda.
Sin dejar de pulsar el botón izquierdo del ratón, arrastra ese controlador hasta que la selección llegue al final de la fila o columna, hasta donde quieras copiar, suelta el botón y se rellenará toda ella con los valores que tiene la primera celda.
Si las celdas contienen datos, el controlador puede operar de forma automática, de forma que a las celdas con contenidos 1,2,3... por ejemplo, puede seguir rellenando con 4.5.6... Igual puede ocurrir con las fechas, que a Enero, Febrero,... le siga Marzo, Abril,... Antes de usar el controlador de relleno, observa su comportamiento automático en la forma de rellenar, porque puede ofrecerte resultados no deseados.
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Si lo que deseas es una copia del valor de la celda que has seleccionado, sin la construcción de una serie, pulsa la tecla CTRL simultáneamente con el uso del controlador.
MOVER UN RANGO
Esta operación se diferencia de copiar en que al crear una copia de un rango, el primitivo desaparece, y da la ilusión de un movimiento. Se logra con las órdenes de Cortar y Pegar. También puedes arrastrar el rango seleccionándolo previamente. A diferencia de Excel, no hay que señalar uno de sus bordes.
OTRAS FORMAS DE RELLENAR RANGOS
Una fila o columna se puede rellenar mediante el controlador de relleno, pero si no deseas depender de su automatismo, selecciona el rango a rellenar y pide Editar - Rellenar, - Series con lo que dispondrás de rellenos a la derecha, hacia arriba, siguiendo una serie, etc. y también de la construcción de series aritméticas, geométricas, de fechas, etc.
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GRÁFICOS
Para confeccionar un gráfico necesitaremos una tabla previa de datos. En OpenOffice es preferible que esa tabla (o rango) de datos posea títulos de cabecera en la primera fila y en la mayoría de los casos, que también existan en la primera columna. Si los encabezamientos (o rótulos, o etiquetas) deseados no son adyacentes a los datos, es preferible copiarlo todo en una tabla nueva. También se pueden usar tablas sin etiquetas, pero después es complicado intentar añadirlas.
INSERTAR GRÁFICO
Desarrollaremos la explicación a partir de esta tabla:
Mes Altas Enero 4 febrero 12 marzo 8 abril 6 mayo 9 junio 4
Una vez seleccionada una tabla acude al comando Insertar – Gráfico o al botón correspondiente. Con ello abres el Asistente para gráficos,
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que te permitirá crearlo siguiendo unos pasos determinados, con alguna variante. Mientras tomas decisiones podrás ir viendo formarse el gráfico a tu gusto junto a la tabla. Un gráfico también se puede
insertar mediante el botón
Primer paso: Concretar el tipo de gráfico
Los distintos pasos del asistente los puedes elegir en la lista de la izquierda de la ventana, o bien usar el botón "Siguiente".
Marcamos el primer paso, y se nos ofrecen todos los tipos de gráficos. Al elegirlos, van cambiando simultáneamente en el gráfico creado. Como la tabla ejemplo es de tipo temporal, elegimos Línea, y como subtipo el de Puntos y líneas. También activamos la suavización de la línea mediante un spline:
El gráfico quedará así:
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Observa que automáticamente se han rellenado los rótulos del eje x y la leyenda "Altas"
Segundo paso: Rango de datos
En este paso se te invita a cambiar los datos si no te satisface lo que él ha decidido automáticamente. En el caso del ejemplo ha supuesto que tanto la primera fila como la primera columna son etiquetas sin valor numérico, y ha acertado. También puedes cambiar el área de datos si ves que no es exactamente la que deseabas.
Si los rótulos fueran números y el programa se confundiera, en este momento puedes indicar si la primera fila y la primera columna son etiquetas o no. Si estás de acuerdo con todo, pulsa en el botón Siguiente o elige el tercer paso.
En el caso del ejemplo interpreta bien todos los datos, por lo que no hay que corregir:
Tercer paso: Series de datos
El tercer paso nos da oportunidad de cambiar las series una a una, añadir alguna nueva, cambiar los datos del eje x de categorías, etc. Si se ha seleccionado bien la tabla y no ha habido mala interpretación, este paso se puede pasar de largo.
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Cuarto paso: Elementos de gráficos
Termina la confección del gráfico concretando el título, si deseas leyenda o no, y si los ejes tendrán título. En el gráfico podrás ver el efecto de cada cambio. Cuando termines de decidir los elementos, pulsa en Finalizar. En el ejemplo hemos suprimido la leyenda, escrito "Altas por meses" como título y hemos pedido cuadrícula para ambos
ejes
Si la posición del gráfico no te satisface, cámbiala arrastrándolo con el ratón. Si no puedes arrastrarlo, pincha fuera del gráfico y después dentro, para
que cambie el contorno del gráfico.
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OPCIONES DEL GRÁFICO
Cuando se pulsa una vez sobre un gráfico, el contorno se transforma en una línea de puntos, y tienes acceso a todas las opciones de la ventana de gráfico: Moverlo, borrarlo, modificar el área de datos, copiarlo, etc. Para saber mejor qué puedes hacer, pulsa con el botón derecho sobre el gráfico para obtener el menú contextual.
Mover el gráfico
Para mover u gráfico señala el gráfico con el ratón, con lo que aparecerán ocho cuadritos verdes en su contorno, y cuando veas que el puntero del ratón presenta el símbolo de las cuatro flechas en cruz, arrastra el gráfico a otra zona y suelta. Si el borde es un marco gris, deberás señalar fuera del gráfico con el ratón, y después dentro, para que veas el puntero en forma de cruz
Con los ocho cuadrados verdes puedes alterar, arrastrando, el tamaño del gráfico.
Acceso a los distintos objetos del gráfico
Si pulsas sobre el gráfico con doble clic o con el botón derecho y el menú emergente pides Editar, podrás acceder a todos los elementos del gráfico. Para ello mueve despacio el ratón sobre sus componentes, y verás que van cambiando uno por uno los objetos del gráfico: ejes, datos, título, leyendas, etc. que estamos señalando. Para acceder a todas las propiedades de cada objeto, debes hacer doble clic, para que o bien se abra una ventana de propiedades, o bien (caso del título) acceder a su contenido. Al cambiar a este estado, aparecerá la barra de gráficos en la zona de las barras de herramientas
Esto es muy largo de exponer, y es preferible que vayas con paciencia efectuando el clic sobre cada zona del gráfico, lentamente, y observar cuándo un objeto queda enmarcado. Si es con línea de puntos, puedes, por ejemplo, moverlo o cambiar su tamaño.
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La imagen que sigue es el resultado de cambiar el área de gráfico (con un gradiente), la de trazado (plano lateral) y el formato de la serie de datos (distinto grosor y color). También hemos cambiado su tamaño. Intenta algo similar. Ya sabes que el gráfico ha de estar en estado de edición, y eso se sabe porque lo rodea un marco gris continuo.
Si, con cuidado, señalas en primer lugar la serie de datos, y después haces un clic sobre un punto determinado, lo podrás seleccionar a él solo.
Haz doble clic sobre él y podrás cambiar sus características en la ventana que se abre. En la siguiente imagen se ha destacado en rojo y tamaño mayor el máximo del gráfico.
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Cambio de escala
Ocurre a veces que los elementos del gráfico no están bien centrados. Para centrarlos mejor hay que cambiar la escala del eje Y. Inténtalo: sitúa el puntero del ratón sobre el eje Y y cuando aparezca su rótulo, haz doble clic. En la ventana que se abre puedes realizar cambios de fuente, de situación de la leyenda, etc., pero en este caso nos interesa la escala. En el ejemplo podríamos desear que el mínimo fuera 2 en lugar de 0. Desactiva el mínimo automático y escribe el valor 2
El gráfico quedaría así con la escala nueva:
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Etiquetas en el eje X
Al igual que con el eje Y, en el eje X podrás realizar cambios de fuentes, colores, líneas o alineación. A veces no encajan bien las opciones que elijamos, y habrá que cambiarlas. En la siguiente imagen se ha cambiado la fuente y se ha inclinado 65"
Líneas de error
Una vez seleccionada la serie de datos en un gráfico, con el botón derecho del ratón se puede acceder a la inserción de líneas de error. En la siguiente imagen se han añadido una línea de Valor medio y todas las barras de error de la Y, en concreto las de la desviación típica. Así queda destacado el valor del mes de febrero como el que se separa significativamente del resto:
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Se deja como ejercicio abierto la gestión del formato de esas líneas y otras opciones estadísticas para ellas.
GRÁFICOS EN 3D
Mientras el gráfico está en modo de edición, está abierta la barra de herramientas de gráficos
En el primer botón tienes la posibilidad de cambiar el tipo de gráfico. Púlsalo y elige la cuarta posibilidad, la de 3D
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y quedará el gráfico bastante vistoso:
CASOS PARTICULARES DE GRÁFICOS
GRÁFICOS CIRCULARES
Los gráficos de tipo circular, también llamados de tarta o de sectores están muy indicados cuando no hay muchos datos y tenemos interés en destacar los porcentajes, ya que el círculo completo representará el 100%.
El gráfico del apartado anterior se puede transformar rápidamente en uno circular. Para ello haz doble clic sobre el mismo para pasar al modo de edición y activa, o en la barra de herramientas que aparece arriba, o en el menú contextual que se abre con el botón derecho, la opción de Tipo de gráfico. Una vez localizada, elige una de las cuatro variantes de gráficos circulares, por ejemplo el primero:
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Existen dos cuestiones interesantes en estos gráficos: Representar de forma automática los porcentajes y destacar uno de los sectores.
Porcentajes
Para que aparezcan los porcentajes, sigue en modo de edición (gráfico con borde gris continuo) y pulsa dentro del círculo cuando veas el rótulo de Punto serie de datos. Haz doble clic y se abrirá la ventana de opciones.
En la pestaña Etiquetas de datos puedes elegir "Mostrar valores como porcentaje" y "Mostrar categoría". También es aconsejable que en la pestaña de caracteres aumentes el tamaño de la fuente. Puede quedar así:
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Sector destacado
Vuelve a abrir la serie de datos, pero ahora señala sólo uno de los puntos que representan a los sectores, por ejemplo el de mayo. Haz doble clic sobre él y todo el sector se rodeará con un rectángulo de puntos. Puedes entonces mover el sector arrastrándolo hacia afuera. También si haces doble clic, obtienes una ventana con las opciones de "punto", y puedes cambiar los bordes, los caracteres, el color, etc.
Experimenta también cambiar a vista 3D, rotar todo el gráfico o dotar de transparencia al área de gráficos. La mejor forma de dominar este tema es experimentando.
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GRÁFICOS EN COLUMNA
Son los más populares, y nos permiten algunas operaciones que los hacen más vistosos. Veamos algunas:
Achura de la columna
La anchura de columna que aparece de forma automática se puede modificar fijando en un número menor el espacio que queda entre una columna y otra. Para lograrlo haz doble clic sobre el gráfico, mueve el ratón hasta obtener el rótulo de Serie de datos y vuelve a pulsar con doble clic. La ventana que se abre tiene muchas pestañas. Has de elegir Opciones, que está situada más alta que las demás. Allí tienes la opción de Espacio - Configuración. Cuanto mayor sea esa cantidad (el máximo es 600%) más estrecha será la columna.
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Si lo fijamos en 0% las columnas llegarán a tocarse, y habremos obtenido un Histograma.
Contenido del área
Gradientes
Siguiendo el procedimiento ya explicado para acceder a las propiedades de la serie de datos, en la pestaña Área puedes elegir otro color para la columna, y en la pestaña Transparencia puedes definir, por ejemplo, un gradiente entre grado 0 y grado 50%. Quedaría así:
Si en el relleno, en lugar de color, eliges Gradiente, puedes concretarlo en un catálogo predeterminado:
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Figuras
Las columnas, en lugar de rectangulares, pueden aparecer, en 3D, como cajas, conos, cilindros o pirámides. Acude para ello a Tipo de Gráfico (ya sabes cómo) y elige Columnas en 3D. En esta opción se te ofrecen las cuatro posibilidades.
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PICTOGRAMAS
Los pictogramas son gráficos de barras en los que estas se han sustituido por dibujos alusivos al tema que se está tratando. Por ejemplo, si estudiamos producción de petróleo, cada barra puede sustituirse por un barril o una pila de barriles. En OpenOffice.org es muy sencillo crear pictogramas. Sigue estos pasos:
Construye un gráfico de columnas a partir de unos datos.
Número de árboles plantados
Enero 23
Febrero 55
Marzo 120
Abril 89
Mayo 56
Junio 44
Julio 32
Agosto 38
Septiembre 60
Octubre 60
Noviembre 44
Diciembre 30
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Lo más rápido es que selecciones estos datos en este mismo documento y pidas Copiar.
Después abres OpenOffice.org Calc, señalas una celda adecuada y pide Editar - Pegado especial - Formato HTML. De esta forma se pegarán los datos cada uno en una celda.
A partir de ellos construye un gráfico de barras verticales que sea más bien ancho, como este:
Ahora hay que dotar a cada barra de un fondo formado por árboles. Esto es lo que se llama un Pictograma. El problema es que la imagen que te interesa quizás no esté en la lista de bitmap disponibles. Por eso debes aprender antes cómo incluir la imagen en la lista
Inclusión de una imagen en el catálogo de Bitmaps
Para convertir las barras en un pictograma, debemos tener archivada previamente la imagen que sustituirá cada barra., por ejemplo, un árbol:
Imagina que tú la tienes en el archivo arbol.gif. Para que esta imagen sustituya a las barras deberás hacer lo siguiente:
Abre el programa OpenOffice.org Draw y un archivo nuevo. Sin necesidad de dibujar nada, pide Formato - Relleno. Elige la pestaña Modelos de bitmap. Ábrela y pulsa el botón Importar.
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Así abrirás un navegador para buscar tu imagen. Busca arbol.gif. Una vez lo encuentres pulsas sobre el botón Abrir. Seguidamente el programa te pide un nombre para el bitmap. Se lo das, y ya se debe incorporar a la lista. Compruébalo.
Inclusión de la imagen dentro de las barras
Recorre despacio con el ratón todo el gráfico hasta que veas el rótulo emergente en el que se refiera a serie...punto...valor. Haz doble clic y elige la pestaña Área de la ventana que se abre. En la opción de Relleno elige Mapa de bits. Si la operación anterior la desarrollaste correctamente, aparecerá el árbol (o cualquier otra imagen) en el catálogo de bitmaps.
Las opciones de la derecha te ayudan a encajar el bitmap en las barras, pero no siempre resulta bien y hay que tener paciencia.
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El gráfico de barras puede quedar así:
Hemos optado por construir el pictograma mediante embaldosado, que es una de las opciones que aparecieron a la derecha de la ventana de inserción del bitmap. Si se desactiva esta opción y también la de mantener el tamaño original del bitmap, se puede optar por el tamaño relativo y cada columna alojaría a un solo árbol.
Investiga tú otras posibilidades.
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GRÁFICOS DE DISPERSIÓN XY
Estos gráficos se usan cuando tanto X como Y alojan datos cuantitativos que se suponen relacionados. No ha de existir una correspondencia de uno a uno entre cada valor de X y el correspondiente de Y, por lo que estos gráficos reciben el nombre de nubes de puntos.
Pensemos, por ejemplo, en una tabla que relaciones las horas de estudio con las calificaciones recibidas:
Horas 0 0 1 1 1 2 2 2 2 2
Calificación4 3 3 0 1 3 7 6 4 5
Horas 3 3 4 4 4 4 5 5 6 7
Calificación5 4 8 7 6 7 10 9 4 6
Puedes copiarla en OpenOffice.org Calc. Si la dejas así, deberás situar en sólo dos filas las horas y las calificaciones y concretar en el gráfico que tus datos están en fila. Para convertirlas en columnas puedes usar Copiar y Pegado especial, con la opción de Transponer.
Si seleccionamos la tabla y construimos el gráfico de tipo XY obtendremos esta nube:
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En ella son válidas todas las técnicas que hemos aprendido para cambiar fondos, áreas o líneas. Este tipo tiene además la particularidad de admitir de forma muy natural las líneas de tendencia, ya sean lineales, exponenciales o potenciales, por ejemplo. Para ello selecciona la serie de datos y abre, con el botón derecho, el menú emergente en el que figura la opción Añadir Línea de tendencia- Elige en él el tipo de tendencia que deseas, y si se añadirá la ecuación y el coeficiente de determinación.
En la imagen se ha añadido una línea de tipo lineal. Para profundizar más debes consultar algún manual de Estadística. Observa que también se han cambiado los símbolos, acudiendo a la Galería. Investiga cómo se logra.
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UTILIDADES
TEXTOS LARGOS
Si al escribir en una celda aparecen signos ###, significa que el contenido no cabe en la anchura actual de la columna.
Para que desaparezcan, aumenta la anchura de la columna. Para ello señala con el ratón la línea divisoria entre la cabecera de la columna y la siguiente.
Si arrastras esa línea a la derecha, aumentarás la anchura y desaparecerán los signos ###. Otra alternativa es pulsar con doble clic, y el ajuste será automático.
ESCRITURA DE SUBÍNDICES Y SUPERÍNDICES
Para escribir un subíndice, por ejemplo x3, deberás escribir todo el texto deseado sin subíndices, por ejemplo x3 y, si lo deseas, aceptar con Intro. Después sigue estas operaciones:
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• Haz doble clic sobre la celda correspondiente, para abrir la edición dentro de la misma celda o bien pulsa en la línea de entrada.
• Selecciona el carácter o caracteres que deseas convertir en subíndices, y pide Formato - Carácter.
• En la ventana que se abre elige la pestaña Posición de la fuente y en ella concreta si deseas que sea subíndice o superíndice, su tamaño relativo, etc.
• Termina con Aceptar.
SALTO DE LÍNEA EN UNA CELDA
A veces deseamos escribir en una celda un aviso o explicación que tenga estructura de párrafo formado por varias líneas, para evitar un exceso de anchura. Por ejemplo, para una nota muy importante.
En realidad, lo que pretendemos es poder incluir saltos de línea en una
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misma celda. Para lograrlo usa el menú Formato - Celda, elige la pestaña Alineación y en la parte inferior verás esta opción de Ajustar texto automáticamente.
Comienza a escribir en la celda y usa la combinación de teclas Ctrl – Intro para producir los saltos de línea.
SUPRIMIR LÍNEAS DE DIVISIÓN
Puedes lograr que en un libro no se vean las líneas de división de las celdas. Basta activar la secuencia de comandos Herramientas - Opciones - OpenOffice.org Calc - Ver y desactivando la opción de líneas de cuadrícula. Con la misma ruta de comandos puedes volver a la configuración primitiva de ver las líneas e incluso cambiar su color.
PROTECCIÓN DE UNA HOJA
Una hoja de cálculo se puede proteger contra cambios. Basta acudir a Herramientas - Proteger documento - Hoja de cálculo... Se pediré una contraseña que se puede ignorar, y con ello todas las celdas definidas como protegidas lo estarán de forma efectiva.
Para anular la protección se acude también a Herramientas - Proteger documento y se desactiva la protección de Hoja de Cálculo. Si has establecido una contraseña, te la pedirá.
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Hay que tener en cuenta que:
- Cada celda tiene el carácter de protegida o de desprotegida. Cuando se crea un documento nuevo, todas las celdas se consideran protegidas, pero esa cualidad no se hace efectiva hasta que no se protegen las hojas de cálculo completas. El carácter de protegida se establece en el menú Formato.
- Si se protege la hoja de cálculo, esa cualidad de protegidas se hace efectiva y ya no podrás alterar ninguna celda, salvo que con las mismas órdenes se vuelva a desproteger toda la hoja.
- Para desproteger sólo unas celdas concretas y que las demás sigan protegidas se debe usar la secuencia Formato - Celdas… - Protección de Celda teniendo seleccionadas esas celdas y desactivar el carácter de Protegido.
- Si se protege todo el documento con Herramientas - Proteger documento - Documento, lo que se protege es la estructura de hojas, que no se pueden eliminar ni cambiar, pero las celdas no alteran su carácter por ello.
DESTACAR VALORES
Según su tipo
Si deseas colorear los datos según su significado. Selecciona un rango, y con la opción Ver - Destacar valores (o la combinación Ctrl+F8) se consigue que las celdas de texto se coloreen de negro, las numéricas de azul y los demás tipos de celda de verde. Estos colores anularán otros que tú hayas definido previamente.
Según su signo
Se puede asignar a las celdas un formato numérico que destaque los números negativos en rojo. Para ello usa Formato - Celdas y lo podrás activar en la pestaña Números. Esta prestación es incompatible con la anterior de Destacar valores.
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INSERCIÓN DE OBJETOS
INSERCIÓN DE FÓRMULAS
Las fórmulas contenidas en las celdas de una hoja sólo son visibles en su formato propio, pero no en la forma usual que se suele usar en los libros de texto. Así, la fórmula del interés simple, para OpenOffice.org se traduce, por ejemplo, en =A2*B2*C2/100, mientras que nuestra forma usual es la de
OpenOffice.org posee un editor de fórmulas. Si deseas escribir una, puedes usar dos métodos:
a) Sitúas el cursor en la celda deseada y pides Insertar - Objeto - Fórmula. Esta es la más sencilla y la recomendable para comenzar. No obstante, si deseas tener la fórmula en un archivo aparte puedes usar el segundo método.
b) Abres un archivo nuevo con Archivo - Nuevo - Fórmula. En este caso, cuando termines de escribir la fórmula deberás guardarlo en un archivo y después, para insertarlo en una hoja, pedir Insertar - Objeto - Objeto OLE... y después concretar que sea una fórmula, desde un archivo y usar el botón Buscar para insertarlo.
En el primer caso se abrirá el Editor de Fórmulas. Observa en la figura que contiene dos visores, el superior, que es la misma hoja de cálculo que estás usando y que contendrá el diseño de la fórmula, y el inferior, en el que van apareciendo los códigos internos que usa OpenOffice.org en el editor. Debe abrirse también la ventana de Selección. Si no lo hiciera, pide Ver - Selección.
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Para editar una fórmula debes elegir en cada momento la operación a+b a/b, etc. en la ventana de Selección y en la ventana inferior ir sustituyendo (borrándolo con la tecla Supr, si es necesario) el símbolo <?> por el que tú desees. Por ejemplo, para editar la fórmula
deberíamos seguir estos pasos:
• Seleccionar la operación a.b en la Selección. Si no la ves, es que están activos otros operadores y debes pulsar el botón de la parte superior izquierda del Selector
• El primer símbolo <?> que figura en la ventana de comandos lo sustituyes por la letra x
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• Seleccionas f(x) en el Selector de operaciones, buscas la raíz cuadrada y la seleccionas
• Vuelves a operadores pulsando el botón
Sitúas el cursor detrás de la palabra sqrt seleccionas el operador suma a+b y rellena los símbolos <?> por una x y el 2. Borra los símbolos <?> sobrantes.
El tamaño de la fórmula está protegido. Si quieres alterarlo deberás pulsar con el botón derecho sobre ella y pedir Posición y tamaño... Una vez abierto el cuadro de diálogo, desactiva la protección y ahí mismo asigna otro ancho y otro alto. Termina con Aceptar.
Observa todas las opciones que posee la ventana Selección en su parte superior: Conjuntos, vectores, sumas e integrales, etc. Practica con ellas y con nuevas fórmulas.
INSERCIÓN DE IMÁGENES
Para insertar una imagen que tenemos almacenada en un archivo, basta situar el ratón en la celda adecuada y activar la opción de Insertar - Imagen - A partir de archivo… En el explorador que se abre se busca el archivo que
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contiene la imagen y se pulsa en Abrir.
Si deseas usar la imagen como fondo de algún cálculo deberás pulsar con el botón derecho sobre y elegir Posición - En el fondo. Observa en la imagen que hemos usado una fotografía como fondo de un cálculo.
Al insertar una imagen se abre automáticamente la barra de herramientas de imagen:
Explora todo su contenido. Puedes aplicar filtros, graduar el color, cambiar el tipo de ajuste que tiene la imagen con el texto, su alineación izquierda, centrada o derecha, las propiedades del marco, etc.
Tienes otra posibilidad, y es usar la Galería de OpenOffice.org. Para verla, usa la secuencia Herramientas - Gallery, y la zona de trabajo se dividirá en dos paneles. Si buscas cualquier imagen en el panel de arriba, de Gallery, puedes insertarla en el texto mediante la técnica de arrastrar y soltar con el ratón. Prueba a insertar cualquier diseño de botones y después cierra el panel con la misma secuencia Herramientas - Gallery
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Cuadros de texto
Un cuadro de texto se puede insertar desde la Barra de Dibujo
Basta con señalar la T de texto para abrir un cuadro. El cursor cambiará a forma de cruz y arrastrando el ratón se podrá dibujar con el tamaño que se desee. Una vez diseñado se pueden escribir textos dentro de él o pegarlos directamente desde un procesador de texto.
Se pueden cambiar las propiedades del cuadro de texto usando la Barra de Imágenes que aparece cuando se pulsa sobre él.
Puedes cambiar las líneas, relleno, colores, etc.
Como todos los objetos en OpenOffice.org, si pulsas sobre él con un solo clic de ratón el marco se dibujará como una línea de puntos y accederás a sus propiedades como objeto. Si usas el doble clic, podrás escribir y dar formato a las fuentes y párrafos. El marco se convertirá en una zona gris y se abrirá la Barra de Formato de textos.
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NOTAS
Las notas (o comentarios) son como etiquetas adhesivas que se leen cuando pasa el puntero del ratón por la celda. Se usan para explicar contenidos o estructuras de cálculo.
Se sabe que una celda contiene una nota o comentario cuando aparece un pequeño rectángulo rojo en su esquina superior derecha
Para insertar una nota se puede acudir al menú Insertar - Nota para obtener un cuadro de texto en el que se puede escribir el comentario. Esta misma orden sirve también para editar una nota ya existente e incluso para borrarla.
INSERCIÓN DE SÍMBOLOS
En algunos documentos pueden ser necesarios símbolos especiales, como ∑, π, ©... Para conseguirlos puedes acudir a Insertar - Símbolos, que te permite insertar caracteres especiales no accesibles directamente desde el teclado.
Obtendrás un cuadro de diálogo en el que, en primer lugar, deberás concretar la fuente que vas a usar. Por ejemplo, para letras griegas, la Symbol, y para pequeños iconos Wingdings y similares. Después, pulsa sobre el carácter deseado y aparecerá su previsualización y código numérico. Con Insertar lo incorporas al texto. Pulsa Cerrar cuando termines.
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VÍNCULOS
En algunas ocasiones se desea disponer en un documento de una copia de una tabla u objeto situados en otro documento distinto, pero que al cambiar los datos originales, esos cambios se reflejen en la copia. Esta operación se conoce con el nombre de vincular, y en OpenOffice.org se usan los vínculos en formato DDE, en los que la copia se lee directamente del archivo que contiene el original. Por eso, si se abre el archivo que contiene la copia, se nos preguntará si deseamos actualizar los vínculos.
Los vínculos DDE se crean de varias formas:
(a) Si el vínculo se crea desde una hoja a un documento de texto, se seleccionan las celdas en la hoja y se pide Copiar. Después se pasa al documento y usamos Editar - Pegado Especial - Vínculo DDE. Después habrá que formatear debidamente la tabla creada.
(b) Si el vínculo se construye entre dos hojas de cálculo (en documentos distintos o en el mismo documento) se usa también Copiar en la primera y después Editar - Pegado Especial en la segunda, activando la opción de Vincular.
HIPERENLACES
Un Hiperenlace (o enlace, vínculo o hipervínculo) es un punto de un documento desde el que es posible saltar a otra parte del mismo o a otro documento distinto. Al pulsar sobre él para activarlo se abrirá el archivo deseado en la modalidad de sólo lectura.
No es difícil insertar un hiperenlace en un documento de OpenOffice.org. Intenta crear uno en cualquier hoja de cálculo que tengas abierta.
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Se comienza seleccionando la palabra o frase en la que va a residir el enlace. A continuación se activa la orden Insertar Hiperenlace, con lo que se obtiene el siguiente cuadro de diálogo:
Puedes elegir Documento como tipo de enlace en los iconos de la parte izquierda del cuadro, y escribir o copiar la dirección del documento al que se dirige el enlace.
Deberemos rellenar la Ruta con el nombre y ruta completa del archivo de destino
Lo más cómodo es usar el pequeño icono de carpeta que figura a su derecha y examinar las carpetas y subcarpetas hasta encontrar el archivo. De esta forma será el propio ordenador el que escriba la ruta completa.
Si deseamos establecer un enlace dentro del mismo documento (o en un lugar concreto de otro documento), deberemos concretar el destino que tendrá el hiperenlace pulsando sobre el pequeño botón de navegador de la derecha.
Al pulsar sobre él veremos un navegador de destinos dentro del documento: hojas, nombres de celdas, etc. Elige una hoja cualquiera (o un nombre) y pulsa Aplicar y Cerrar en las ventanas que tienes abiertas.
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Comprueba que has seguido bien las instrucciones. Pulsa sobre el hiperenlace y obtendrás como destino la Hoja del archivo que has elegido.
CREACIÓN DE LISTAS PROPIAS
El controlador de relleno hace uso de unas listas predeterminadas para ejecutar la operación de relleno automático. Entre ellas están Lunes, Martes,... Enero, Febrero..., etc. Si deseas saber qué listas usa tu versión de OpenOffice.org, sigue el comando Herramientas- Opciones, elige OpenOffice.org Calc y dentro de él la opción de Ordenar listas.
En la imagen aparecen cuatro listas referentes a fechas.
Si se desea crear una lista nueva, basta con pulsar el botón Nuevo e ir escribiendo los elementos de la lista en el espacio dedicado a entradas, uno debajo de otro. En la imagen se ha creado la lista Muy mal, Mal, Regular, Bien, Muy bien.
Una vez terminada la escritura de los elementos, con el botón Añadir se acepta la lista. Posteriormente se puede borrar con el botón Eliminar.
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Haz la prueba: crea esa lista, y después escribe "Muy Mal" en una celda y rellena con el controlador. Si la has definido bien, aparecerán los restantes elementos: Mal, Regular, etc.
NAVEGADOR
Con la tecla F5, o con Editar - Navegador puedes acceder a esta herramienta de navegación. Con sólo observar la imagen siguiente, se comprende su funcionamiento, que puede trasladar la celda activa a otra dada por fila y columna, o a un nombre elegido en la lista de nombres, o a un área de datos, etc.
Una utilidad importante del Navegador es la de arrastrar con el ratón el objeto seleccionado en el mismo y soltarlo en cualquier celda del libro activo. El último icono de la parte superior del Navegador permite elegir si el arrastre efectuará una copia, un vínculo, etc.
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FUNCIONES ESPECIALES - IMPRESIÓN
FUNCIONES ESPECIALES
FUNCIONES CONDICIONALES
Para la confección de documentos en Open Office que dispongan de funcionalidades interesantes conviene tener en cuenta las siguientes funciones:
SI
Es la función condicional. Actúa sobre una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula y si es falsa otra segunda.
SI(Condición; Valor si es verdadera la condición; Valor si es falsa)
SI(D34>8;44;23)
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significaría que si la celda D34 es mayor que 8, el resultado que se escribiría sería el 44, y en caso contrario el 23.
ESBLANCO, ESNÚMERO, ESTEXTO
Estas tres funciones informan sobre el contenido de una celda:
ESBLANCO Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento está vacía. Se puede combinar con SI:
SI(ESBLANCO(Una celda);Valor si está en blanco; Valor si no lo está)
SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO")
ESNÚMERO Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un número.
SI(ESNÚMERO(K9);K9/2;" ")
ESTEXTO Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un texto.
CONTAR.SI, SUMAR.SI
Ambas efectúan un recuento o un cálculo sobre un rango eligiendo tan sólo los elementos que cumplen una condición. CONTAR.SI efectúa un recuento. Su sintaxis es:
CONTAR.SI(Rango;Criterio)
El rango es el ámbito de búsqueda y el criterio puede ser un número, texto, referencia a una celda o una expresión entre comillas del tipo ">=4", "<20", etc.
CONTAR.SI(A22:B32;"<>2") cuenta los valores distintos de 2 en el rango A22:B32
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CONTAR.SI(C1:C100;"Gu*") cuenta todas las celdas del rango que contengan texto que comience por "Gu".
SUMAR.SI también efectúa una búsqueda en un rango siguiendo un criterio, pero suma en lugar de contar. Además, el rango de la suma puede ser distinto al de la búsqueda. Por ejemplo, se puede buscar un mes y sumar los ingresos habidos en ese mes si están situados en una línea paralela.
SUMAR.SI(A10:A110;"Ramírez";B10:B110) suma los elementos del rango B10:B110 que se correspondan con "Ramírez" en el rango de búsqueda "A10:A110")
También se dispone de la función CONTAR.BLANCO, que cuenta las celdas vacías existentes en un rango: CUENTA.BLANCO(B11:F29)
FUNCIONES DE BÚSQUEDA
BUSCARV, BUSCARH
Son dos funciones de búsqueda de un elemento en una lista. Su formato es, en el caso de BUSCARH:
BUSCARH(Elemento que se busca; Matriz o rango en el que hay que buscar; número de columna desde la que devuelve la información encontrada)
BUSCARH
Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya primera fila ha de buscar y el número de orden de la columna en la que debe extraer la información paralela a la buscada. Así, en la matriz
Teresa Pablo María Gema
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1976 1975 1980 1977
Abril Mayo Enero Marzo
la función BUSCARH(María;Matriz;3) daría como resultado Enero y BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvería el año 1975 (La palabra Matriz quiere significar el rango en el que estén los datos, por ejemplo A3:D6).
BUSCARV Similar a la anterior, pero realiza la búsqueda por columnas en lugar de por filas.
COINCIDIR
Busca en una fila o columna un valor dado y devuelve su posición relativa en forma de número,
Su formato es COINCIDIR(Criterio; Rango; Tipo)
El Tipo puede tomar los valores 1, 0 o -1. Si tipo = 1 o si falta dicho parámetro opcional, se supone que la primera columna de la matriz de búsqueda está ordenada de forma ascendente. Si tipo = -1, se supone que dicha columna está en orden descendente. Si el Tipo = 0, solo encuentra coincidencias exactas.
Si se encuentra el valor buscado, se devuelve la posición de la primera coincidencia.
COINCIDIR(D3;A1:A101;0) buscaría la primera coincidencia exacta del contenido de la celda D3 en la columna A1:A101
Gestión de fechas y horas
Un formato interesante para las celdas es el de fecha (y el de hora, o ambos). Elige un archivo nuevo o una parte en blanco del que estés usando. Escribe en una celda tu fecha de nacimiento con el formato que uses normalmente, por ejemplo 23-7-63. Verás que el programa interpreta que es una fecha y le asigna el formato 23/07/63.
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Para cambiar la presentación de una fecha acude a Formato - Celdas... - Número - Fecha y elige en el catálogo de formatos de fecha el que más te guste.
Escribe en otra celda la fecha actual y cambia su formato también.
En otra celda escribe la fórmula (en lenguaje de celdas)
=Fecha actual – Fecha de nacimiento
y obtendrás los días que llevas vividos.
3 de feb de 02
23 de jul de 63
14075 Días vividos
Funciones de fecha y hora
En el anterior cálculo podías haber usado funciones de fecha y hora.
Por ejemplo, en lugar de escribir la fecha de hoy, podías haber escrito =HOY() y te la hubiera escrito OpenOffice.org (si tu ordenador tiene la fecha correcta). También, para calcular los días podrías haber usado la función DIAS360, pero hubiera contado años de 360 días.
Existen muchas funciones de fecha y hora. Las más importantes son:
AÑO, MES, DÍA, MINUTO SEGUNDO
Estas funciones extraen información (el año, el día, etc.) de una fecha o de una hora.
Por ejemplo: AÑO(29/10/08)=2008 y HORA(13:32)=13
DÍASEM
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Devuelve el día de la semana que corresponde a una fecha mediante un número entre 1 y 7. Si sólo se escribe la función y la fecha: DIASEM(12/12/1987)=7 el número 1 corresponde al domingo y el 7 al sábado.
DÍAS, DÍAS.LAB Y DÍAS360
Devuelven el número de días entre dos fechas, naturales, laborables o de años de 360 días respectivamente. Actúan sobre celdas que tengan formato de fecha o entre celdas directamente.
HOY(), AHORA()
Devuelven el día y la hora actuales respectivamente.
Rellenos con fechas y horas
El Controlador de Relleno es muy potente en lo concerniente a fechas y horas. Escribe una fecha cualquiera en una celda y arrastra hacia abajo mediante el controlador de relleno. Verás una lista de fechas consecutivas.
Experimenta el rellenar fechas y horas, para comprobar el tipo de relleno automático que puedes obtener. Si alguno falla, escribe dos términos consecutivos de la serie, selecciona ambos y usa el controlador de relleno.
Intenta hacer lo mismo con una hora: escribe, por ejemplo 16:55. Arrastra hacia abajo y verás que se incrementan las horas y no los minutos. Prueba de otra forma: escribe 16:45 y debajo 16:50. Selecciona ambas horas y arrastra con el controlador. Ahora sí funciona, porque aumentará de 5 en 5 minutos.
Experimenta varias modalidades de relleno para familiarizarte.
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PREPARACIÓN PARA LA IMPRESIÓN
Vista preliminar
Para ver cómo quedaría al imprimirse una hoja, pide Archivo – Vista preliminar, que reproduce con exactitud la distribución de los textos y tablas en la página que esté definida en la impresora predeterminada de tu equipo. Con los botones de lupa puedes acercar o alejar la imagen. En esta página no se puede editar, por lo que posee el botón "Cerrar la vista preliminar" por si se desea efectuar cambios. También posee otro botones para cambios de última hora, pero los estudiaremos en el apartado siguiente.
Una vez que te satisfaga la distribución de la página puedes pedir Archivo – Imprimir y decidir las múltiples opciones de impresión según tus deseos.
Configurar Página
Para configurar la página que producirá la impresora debes acudir al menú Formato, y dentro de él elegir Página...
Las pestañas de la ventana de diálogo que obtienes son todas muy sencillas de manejar:
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Página
Basta que observes la imagen y reconocerás opciones más importantes que se repiten en todos los programas:
• Orientación del papel: Vertical y Horizontal • Márgenes: Te permite definir los cuatro posibles. Ten cuidado
de comprobar después, por si no coinciden con los propios de tu impresora.
• Formato: A4, Ficha, etc. • Orientación de la hoja: Al activar las casillas se centran los
datos horizontal o verticalmente.
Observa todas estas opciones en la imagen anterior
Pestañas de Encabezado y Pie de Página
Te permite activarlos o no, y decidir sus márgenes y características.
Más adelante veremos el botón Editar
Hoja
Contiene muchas opciones, que se deben estudiar en una Guía de más nivel. Destacamos:
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• La posibilidad de repetir los títulos de las filas y columnas • Establecer el orden de impresión • Ajustar la impresión a un número determinado de páginas, o
bien ajustar el tamaño de impresión. Estas opciones son interesantes para que la impresión se adapte bien a la estructura del documento, especialmente si se elige la opción de escala "Ajustar intervalos de impresión a lo largo/alto", porque se puede decidir el número de hojas por fila y por columna.
• Decidir si se imprime o no la cuadrícula y si se insertan las notas.
Encabezado y pie de página
En las pestañas de Encabezado y de Pie de Página puedes usar el botón Editar, que te permite decidir qué textos incluirás tanto en uno como en otro. previamente debes activar estas características de Encabezamiento y Pie.
Con los botones de la parte central del cuadro de diálogo que aparece podemos gestionar los contenidos y características de los encabezamientos. Basta mover el ratón sobre ellos para comprender las acciones que ejecutan.
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En la imagen podemos estudiar la edición de encabezados, pero con el pie de página actuaríamos igual. Podemos efectuar estas operaciones (siguiendo los botones de izquierda a derecha)
• Escritura directa: Basta señalar con el ratón cualquiera de las tres áreas, izquierda, central y derecha y escribir lo que se desee.
• Efecto de fuente: Podemos modificar los atributos del texto que tengamos seleccionado
• Insertar el nombre del archivo en el encabezado o pie. • Con los siguientes botones es posible insertar el nombre de la
hoja, el número de página el número total de páginas del documento, respectivamente.
• Finalmente, es posible añadir la fecha del día y la hora.
Existe también la posibilidad de acceder a encabezados ya diseñados y guardador en la lista que figura en el centro de la ventana.
Pide Vista preliminar para ver los cambios. Puedes alterar otras características de la página o insertar fecha y hora en el pie de página.
Imprime el resultado con Archivo – Imprimir.
Nota: A los encabezados y pies de página se puede también acceder desde el menú Editar.
Líneas de salto de página
En las hojas de cálculo es difícil ver dónde termina una página y comienza otra. Para facilitar esa visión, activa la opción de Previsualización del salto de página en el menú Ver. Te aparecerán nítidos los bordes de las páginas, pero se harán confusos los textos. Por eso, cuando hayas estudiado los saltos de página puedes desactivar esta opción pulsando sobre la misma opción.
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ESCENARIOS
A veces puede ser muy útil disponer, en unas celdas dadas, de varios juegos de valores distintos, aunque en cada momento sólo aparezca uno. Una persona que está elaborando un presupuesto puede desear disponer de distintos “escenarios” en los cálculos de sus finanzas particulares en los próximos años. Por ejemplo, un escenario sería que sigan tipos de interés bajos, que se contenga el IPC y que sus ventas aumenten en cierto porcentaje. Otro muy distinto sería el de subida de los tipos y estancamiento de las ventas.
La idea de un escenario es reunir los datos de cada supuesto en unas mismas celdas y activar en cada momento las que se deseen.
Si deseas construirte un escenario propio, deberás comenzar por seleccionar el rango de celdas que lo contendrá. Por ejemplo, imagina un seguidor de un club de fútbol que está impaciente por ver si su equipo se clasificará o no para jugar la Champion. Como hay varios aspirantes, él quiere calcular las clasificaciones según los resultados que se produzcan en la próxima jornada.
Comienza seleccionando unas celdas que ya contengan una situación de datos entre todas las posibles. Por ejemplo:
Una vez seleccionadas las celdas, pide Herramientas - Escenarios y da nombre y comentarios al primer escenario que crearás.
Por ahora deja las opciones como están.
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Sin dejar de seleccionar todas las celdas del escenario, vuelve a pedir Herramientas - Escenarios cuantas veces quieras, asignando nombre y comentario. Después una vez creados, puedes ir cambiando los valores de cada uno, en este caso los resultados de los partidos. De esta forma tendrías construido el escenario.
Si deseas profundizar en el tema consulta la ayuda de OpenOffice.org, en particular la relación entre los escenarios y el Navegador.
BUSCAR UN VALOR DESTINO
Una ayuda importante para la resolución de problemas es la posibilidad de las Hojas de Cálculo de despejar una variable en una fórmula. Suele llamarse persecución de objetivos o búsqueda de valor destino. Consiste en ajustar el valor de una celda para conseguir otro valor determinado en otra celda.
La resolución se basa en la herramienta Buscar valor destino
Imaginemos, por ejemplo que deseamos encontrar un número que sumado con su raíz cuadrada nos dé un resultado de 250. En la imagen puedes observar la disposición de los cálculos
Supongamos que las celdas de los cálculos son, por orden de arriba a abajo, C4,C5 y C6
Esta herramienta necesita tres datos (dos celdas y un valor):
a) Celda de la fórmula: Es una celda que contiene una fórmula cuyo valor al evaluarla queremos fijar. En la imagen se trataría de la celda C6, en la que figura la suma 245,17, pero el planteamiento inicial que
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teníamos era que la suma tuviera el valor de 250. Ese es nuestro objetivo.
b) Valor destino: Es el valor que deseamos que contenga la celda de la fórmula. En el ejemplo debemos lograr que valga 250
c) Celda variable: Contiene un valor del cual depende el resultado de la celda de la fórmula. Este valor es el que deseamos que el ordenador calcule a fin de que aparezca en la celda variable el valor deseado. En este caso se tratará del valor de 230, que deberá cambiar para que el resultado sea 250. Por tanto, deberemos responder C4
Esto, en lenguaje algebraico, equivale a despejar una variable en una fórmula. Al pulsar Aceptar, se te propone como valor alternativo a la cantidad de 230, la de 234,68, que al sumarle la raíz cuadrada da como resultado el 250 pedido.
Al abrir el modelo la celda F8 contiene la fórmula =X^2+X-200, que se corresponde con la resolución de la ecuación de segundo grado x2 + x – 200 = 0. Esta celda será la celda de fórmula y su valor destino será cero. La ceda D8 contiene el valor de x, luego será la celda variable.
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ÁREAS DE DATOS. ANÁLISIS DE DATOS
DEFINICIÓN DE ÁREA DE DATOS
En OpenOffice.org Calc todo conjunto de filas y columnas que esté separado del resto de la hoja por otras filas y columnas en blanco y que en la fila superior contenga rótulos, se considera como un área de datos.
Es imprescindible que la tabla esté totalmente rodeada de filas y columnas en blanco y que la primera fila contenga los rótulos de los datos que figuran debajo.
Cada fila del área se interpreta como un registro, es decir, un conjunto de datos distintos que corresponden a una sola entidad o individuo. La tabla del ejemplo contiene cuatro registros, correspondientes a María,
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Marcos, Elena y Cristina respectivamente. El registro de Elena se compone de la fila Elena - 37 - S
Las columnas constituyen los campos, que son las partes de un registro, cada una con un carácter diferente: Nombre, Edad y Estado. Así, el campo Estado de Marcos es S.
Selección de un área de datos
Escribe una pequeña tabla como la de María, Marcos,... Señala con el ratón en cualquier celda de esa tabla. Sólo con esto el programa reconocerá qué filas y columnas forman la tabla y los nombres de los campos. En versiones anteriores se pedía Definir el área antes de seleccionarla. En esta versión 3 no es necesario, pero puede que desees asignar un nombre a tu tabla de datos.
Definir rango
Señala previamente con el ratón una celda cualquiera de la tabla de datos. Pide Datos - Definir rango, con lo que tu tabla quedará seleccionada toda entera (observa el cambio de color del fondo). En la ventana que se abre escribe el nombre que desees dar a tus datos. Explora las opciones por si te interesa cambiar alguna, y comprueba que el rango coincide con tu tabla. Pulsa Aceptar y ya tendrás registrados tus datos como tabla con nombre.
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Seleccionar rango
Una vez definido el rango tabla, puedes situar el cursor en cualquier parte de la hoja, y si pides Datos - Seleccionar datos, podrás escribir el nombre del rango deseado para seleccionarlo.
OPERACIONES CON ÁREAS DE DATOS
Para una mejor comprensión de las operaciones, se usará siempre el siguiente ejemplo de área de datos:
número Categoría Departamento Antigüedad Calificación
1 1 a 2 Mal
2 2 c 2 Bien
3 3 d 3 Muy mal
4 3 d 1 Mal
5 2 c 1 Mal
6 4 b 2 Muy bien
7 1 c 2 Regular
8 4 b 3 Regular
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Puedes pasar estos datos a una hoja con Copiar y Pegado especial (Formato HTLM)
ORDENAR
Un área de datos contiene varios campos. Si deseamos ordenar el área, se podrá realizar tomando como criterio cualquiera de los campos. Toda el área se ordenará simultáneamente, para que no se pierda el emparejamiento de datos en cada registro.
Selecciona un área de datos (basta señalar una celda con el ratón) y pide Datos – Ordenar. Obtendrás un cuadro de diálogo en el que puedes dar hasta tres criterios, ordenados por orden de prioridad.
Observa que Calc ya sabe cuáles son los campos: Departamento, Categoría, et.
Puedes concretar, por ejemplo, como primer criterio Departamento y Ascendente. Como segundo, Categoría y Ascendente, y dejar el tercero como No definido (ver imagen). Cada criterio actuará en caso de empate en su predecesor. Si temes alterar demasiado la tabla de datos debes guardarla antes de efectuar estas operaciones, o bien no guardar los cambios que hagas.
Intenta varios criterios para ordenar los datos que hayas definido.
Si deseas que el área ordenada se copie en otro lugar de la hoja, en otra hoja o un área de datos distinta, tendrás que activar, en
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Opciones, la de Copiar resultado de clasificación en, e indicar la celda de destino.
Ordenar según una lista
Si el campo que se usa para ordenar es de tipo Texto, el orden que se sigue es el alfabético, pero se presentan muchos casos en los que ese orden no es conveniente. En el ejemplo se usan las calificaciones Mal, Bien, Regular, etc., y en ellas no nos sirve el orden alfabético sino el ordinal que va desde la menor calificación de Muy mal hasta la de Muy bien.
En esos casos se puede crear una lista. Para ello acude a Herramientas - Opciones - OpenOffice.org Calc - Ordenar Listas
Observa que ya se ha definido la lista que va desde Muy mal hasta Muy bien. Si deseas definir otra lista distinta, pulsa sobre el botón Nuevo, escribe tu lista, y pulsa sobre Añadir. Si después no te interesa puedes eliminarla siguiendo la misma ruta y usando el botón de Eliminar.
Una vez creada la lista, para ordenar tus datos de acuerdo con ella, deberás, al definir la ordenación, abrir la pestaña de Opciones y concretar respecto a qué lista deseas ordenar.
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En la imagen se observa activada la opción de clasificación definida por el usuario, en la que se ha elegido la lista deseada entre el catálogo que se ofrece.
Repasa todas las opciones de este cuadro de diálogo, pues algunas te pueden interesar. Ya explicamos la opción de Copiar el resultado de clasificación en otra celda.
FILTRAR
Filtro predeterminado
Cuando las tablas de datos contienen mucha información, es conveniente disponer de un instrumento de consulta y búsqueda, para poder restringir los datos a ciertas propiedades o categorías. Por ejemplo, en una tabla de datos de cuerpos celestes del sistema solar podríamos estar interesados en los satélites de Júpiter, o en los diez cuerpos de más masa.
En OpenOffice.org Calc esto se consigue con filtrados, que son criterios de búsqueda que te restringen el área de datos a los que verdaderamente te interesan en cada momento.
Para ello, (siempre con el área seleccionada pulsando sobre ella) elegimos Datos – Filtro automático. Con ello lograremos que se adjunten unas pequeñas flechas en cada campo, que nos permitirán elegir los criterios de filtrado.
Con cada flecha se abre un catálogo de filtros cuyo significado es muy fácil de entender: Puedes seleccionar todos los elementos, los diez primeros o alguno en particular.
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Elige uno y observarás que la tabla se reduce inmediatamente, para presentarte sólo los registros que comparten ese elemento.
Puedes usar simultáneamente los filtros que desees. En el ejemplo puedes desear ver las personas del Departamento C con antigüedad 2. Así lograrás que aparezcan sólo los datos que cumplen los requisitos de los filtros. Puedes quitar los filtros con la misma opción de Datos - Filtro automático. También puedes elegir Todo en cada uno de los filtros activos.
Con la opción de Predeterminado puedes definir el filtro de forma más potente, eligiendo criterios del tipo mayor, menor, mayor o igual, etc. También puedes determinar que los datos del filtro se copien en otras celdas. Abre las Opciones y activa Copiar resultado en... y, señalando o escribiendo, concreta que la celda en la que se copiaran los datos. Incluso se puede exigir que sólo se copien los no repetidos.
En la imagen se ha definido un filtrado para obtener los registros en los que la Categoría es mayor que 1 y la Antigüedad menor que 2
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CONSOLIDAR
Esta función permite agrupar datos de varias áreas de hoja independientes. Entonces, a partir de estas áreas se calcula una nueva área con ayuda de una función matemática seleccionable: Suma, cuenta, promedio, etc. Es decir, unifica la información que contengan varias áreas, y a la par, aplica una operación matemática sobre ellas.
Todas las tablas de datos deben tener la misma estructura.
Para consolidar varias tablas pide Datos - Consolidar... y obtendrás este cuadro de diálogo, que se explica por sí mismo:
Para rellenar las áreas de consolidación busca en Intervalo de datos de origen la primera y pulsa Añadir. Haz lo mismo con las restantes. Concreta también qué operación e efectuará (en la imagen es la de promedio)
Por último deberás concretar la celda de la Hoja (o de otra hoja) en la que se va a situar la consolidación.
El resultado puede ser decepcionante, pues no copia los formatos.
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SUBTOTALES
Cuando se selecciona un área de datos, es posible agruparla automáticamente por categorías dentro de sus campos y además realizar cálculos parciales (subtotales) sobre ellas. Es importante indicar a OpenOffice.org en qué filas de la tabla se deben sumar los resultados parciales. Esto se realiza cuan existen cambios en un campo. Basta indicar qué campo producirá los subtotales.
Ante todo debes seleccionar un área de datos. Imagina que dispones de datos sobre el consumo eléctrico:
Si deseamos crear subtotales para los distintos años, se debe ordenar primeramente según ese campo. Con Datos - Ordenar... se le da como primer criterio Años (ascendente) y como segundo Meses
(ascendente). Con ello la tabla estará ordenada de forma temporal.
Para dotarla de subtotales, se usará la secuencia Datos - Subtotales. Se abrirá el marco de Subtotales para que elijas los criterios
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Como ves en la figura, podemos probar a agrupar por años y sumar el Consumo Total. Observa que está activado el TOTAL y la SUMA. Acepta y obtendrás los subtotales de consumo por año y el Consumo Total de todo el periodo. Se escriben en cursiva para destacarlos.
Observa que debes concretar tres detalles:
Agrupar por: Aquí se elige el campo cuyos cambios producirán subtotales. En la imagen se refleja que se ha elegido que aparezcan subtotales en los cambios de meses.
Calcular subtotales para: Se determina en qué campos aparecerán los subtotales. En el ejemplo sería sólo el consumo total, pero podrían elegirse varios.
Usar función: No sólo pueden aparecer sumas. Se puede también contar, calcular promedios, máximos, etc.
Con la secuencia Datos - Subtotales - Eliminar puedes anular lo que has hecho.
Los subtotales también crean un esquema en la parte izquierda de la pantalla. Los signos + y - que contienen te permiten abrir o cerrar los detalles de la agrupación por meses.
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Lee las Opciones, por si te interesa alguna variante. Entre ellas no está la de copiar en otra celda, pero puedes realizarlo de forma manual. Si defines subtotales y después copias la nueva tabla en otra hoja, al eliminar los subtotales no quedarían eliminados en la copia.
VALIDACIÓN DE DATOS
Un error en la entrada de datos dentro de un área puede alterar el manejo de esta. Por eso puede ser interesante proceder a definir la validez de las entradas a un rango de celdas, como puede ser un campo en una base de datos. Si el campo es una fecha, deberemos evitar que se escriba en él un número decimal y negativo. Si es una edad, evitaremos los negativos. Para concretar los criterios de validación deberemos seguir la secuencia Datos - Validez. Con ella obtenemos un asistente en tres pasos que nos permitirá definir los criterios, la ayuda y los mensajes de error.
La regla de validez se activa al especificar un valor nuevo. Si en la celda ya se ha insertado un valor incorrecto, o si se inserta un valor con copiar y pegar, la regla de validez no surte efecto.
En la imagen puedes ver las tres pestañas que se abren para que concretes cada aspecto.
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Ayuda de entrada
En esta pestaña Ayuda de entrada, como ves en la imagen, se puede concretar el título del mensaje de ayuda y su texto. Es un recordatorio de que la celda actual está restringida por criterios de validez.
De la misma forma, si abres la pestaña Criterios, podrás indicar qué tiene que cumplir la entrada para ser válida.
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Los criterios más importantes son:
Entero o decimal: Indica si se permiten decimales o no. Por ejemplo, el número de hijos debería escribirse sin decimales. En ambos casos se puede precisar también si han de ser mayores o menores que uno dado, si han de estar entre un máximo y un mínimo, y otros tipos de condiciones lógicas.
Fecha y hora: Estos dos criterios son muy importantes, pues si un dato debe ser una fecha y se escribe otro tipo de número pueden obtenerse resultados inesperados.
Longitud del texto: En muchos casos se debe restringir la longitud de los textos, por ejemplo en datos telefónicos o códigos que se hayan definido con una longitud dada.
Lista o rango de celdas: Si eliges como criterio un intervalo o rango de celdas, los datos sólo podrán ser iguales a los contenidos en ese rango. Por ejemplo, puedes escribir en columna desde B3 hasta B5 los datos Bajo, Medio, Alto, y si concretas como intervalo B3:B5, las entradas sólo podrán consistir en una de esas tres palabras.
Si eliges el criterio de Lista, en lugar de leer los datos permitidos en unas celdas, tendrás que escribirlos directamente en la ventana de criterios:
En la imagen se observa que se ha creado una lista con las ciudades Madrid, Barcelona, Valencia y Sevilla, que serán los únicos datos que se permitan en el rango dado.
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Hay un detalle interesante en esa imagen, y es que se ha activado la opción Mostrar Lista de selección (también se puede activar si se ha definido un criterio a partir de un intervalo de celdas), a fin de que cuando se edite una celda de ese rango, aparezca una lista desplegable que recuerde los únicos valores posibles y permita no tener que escribirlos, sino sólo señalarlos en la lista:
Mensajes de error
Son similares a los mensajes de ayuda, pero sólo aparecen cuando la entrada no es válida. Investiga por tu cuenta la pestaña de Mensajes de error.
Ampliación de los criterios de validez
Cuando se crea un criterio de validez para, por ejemplo, una columna de una tabla de datos, si se siguen escribiendo más datos debajo, ya no tiene por qué seguir surtiendo efecto la validación. Por ello es aconsejable se validen muchas más celdas de las existentes, para no tener que definir las validaciones para datos nuevos.
Una forma muy sencilla de extender la validación hacia abajo o a la derecha es usar el pincel de formato, porque al copiar los formatos también se copian los criterios de validación. Haz la prueba.
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TEXTO A COLUMNAS
Esta opción del menú Datos nos sirve para repartir en varias columnas datos que estén separados por comas, espacios en blanco, punto y coma, etc. y que estén unidos en una misma columna. El caso más frecuente es el de separar los nombres y apellidos en varias columnas.
Por ejemplo, supongamos que en una columna de la hoja de cálculo se han insertado series de números separados por comas y deseamos repartirlos en varias columnas. Ante todo, deberemos asegurarnos de que las columnas de su derecha estén vacías. Seleccionamos los datos:
23,43,55,2
12,32,33,76
91,45,23,22
17,28,75,100
Si deseamos repartirlos en columnas deberemos acudir a Datos – Texto a columnas…, y en la ventana emergente deberemos concretar las opciones que deseemos:
La primera pregunta que se nos hará es la de si los datos están separados o son de ancho fijo. En nuestro caso están separados por comas,
luego elegiremos Separado y marcaremos Coma.
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La señalamos y veremos en la parte inferior la forma de repartirse los números en columna. Terminamos pulsando sobre Aceptar y se repartirán los datos de la forma deseada:
23 43 55 2
12 32 33 76
91 45 23 22
17 28 75 100
Puede ocurrir que los separadores sean dobles, por ejemplo comas y espacios en blanco, como en este ejemplo:
Pérez, Rodríguez, Jaime
López, Martín, Julio
Campos, Fernández, Marisa
En este caso señalaremos los dos, coma y espacio, y activaremos la opción de Reagrupar los separadores de campo:
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ACCESO A UNA BASE DE DATOS
Registro de una base de datos
Para poder usar una base de datos en OpenOffice.org debes registrarla antes. Para registrarla deberás abrir el programa
OpenOffice.org Base. Si estás trabajando con la hoja de cálculo no tienes que cerrar el programa ni iniciar OpenOffice.org Base. Basta con pedir Archivo - Nuevo y elegir Base de datos. Con ello se te abre el asistente para bases de datos.
En el primer paso del asistente se te ofrecen tres posibilidades:
Crear una nueva base de datos: Corresponde al uso de OpenOffice.org Base
Conectar con una base de datos existente: Esta opción es muy interesante, si tienes acceso a bases de datos con formato distinto al de Open Document propio de OpenOffice.org, por ejemplo, de Microsoft Access, Dbase, Oracle, Libretas de direcciones, etc. Te permite manejarlas aunque no tengas los programas que las crearon.
Abrir un archivo de base de datos existente: Esta es la opción que explicaremos a continuación... Pulsa sobre esta opción y en el botón Abrir.
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Elige una base de datos. Imagina que tuvieses construida una sobre Química, por ejemplo quimica.odb.
En una base de datos dispones de varios elementos, como ves en la imagen: tablas, consultas, formularios, informes, etc. Una vez que la has consultado, debes registrarla en tu equipo. Para ello accede a Herramientas - Opciones... - OpenOffice.org Base - Bases de datos y podrás consultar qué bases de datos están registradas. Para registrar pulsa sobre el botón Nuevo... y después sobre el botón Examinar en el cuadro de diálogo que se abre. Busca la base de datos y haz doble clic sobre ella.
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Asígnale un nombre, con lo que habrás terminado de registrar la base de datos.
Fuentes de datos
Para comprobar si todo ha ido bien, abre cualquier archivo de hoja de cálculo, o bien uno nuevo con Archivo - Nuevo - Hoja de Cálculo.
Si deseas acceder a la base que has registrado, usa la secuencia Ver - Fuentes de datos, o bien pulsa la tecla F4. Con estas operaciones abres una ventana nueva que te servirá para consultar y copiar sus datos. Supongamos que fueran estos:
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Si ahora deseas copiar los registros a tu hoja de cálculo basta con que señales la pequeña flecha verde situada la izquierda y arrastres con el ratón a una celda de la hoja de cálculo.
Puedes usar las técnicas generales para copiar varios registros. Recuerda:
• Para bajar varios registros no consecutivos, señalas el primero de ellos con el ratón, mantienes pulsada la tecla Ctrl y sin soltarla señalas los demás registros.
• Para bajar varios registros consecutivos, señala el primero, mantén pulsada la tecla de Mayúsculas, y señala el último. Prueba a copiar los diez primeros elementos.
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PILOTO DE DATOS Y HERRAMIENTA SOLVER
PILOTO DE DATOS
Esta prestación es la que se conoce en otras hojas como Tablas dinámicas.
Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de OpenOffice.org Calc no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos.
Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y según la gravedad de la intervención, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos en cada intervención. En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla
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Urgencias La Rápida
Parte de intervenciones a domicilio
Decena del 1 al 10 de Octubre de 2008
Día Barrio Doctor Gravedad Importe
1 La Elipa Pérez 1 50 €
1 Concepción Salinas 1 75 €
1 Concepción Yuncos 3 100 €
2 La Elipa Salinas 2 100 €
1 La Elipa Yuncos 3 50 €
3 La Elipa Pérez 3 100 €
3 Concepción Pérez 3 75 €
Los datos están tal como se han recogido, sin ninguna presentación u orden, y nuestro objetivo ahora será estructurarlos. Por ejemplo, deseamos calcular los honorarios de los doctores según su actuación en los distintos barrios. Para eso sirven las Tablas dinámicas para resumir datos según la estructura que deseemos. Diseñaremos una tabla dinámica con este ejemplo con él.
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DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA
Selecciona una celda cualquiera de la tabla origen y pulsa con el ratón sobre ella. Pide Datos - Piloto de datos - Inicio
Se iniciará el Piloto de datos. Acepta la opción que te propone. La otra es para datos externos
Dispondrás de una lista de campos y un diseño de tabla:
Ahora debemos indicar qué datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el importe que se les debe.
Señala el botón Doctor en la lista de campos y arrástralo hasta la zona de Campos de columnas. Haz lo mismo con el botón Barrio. Arrastra el botón Barrio a la zona de Campos de filas. Por último, arrastra el
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campo Importe a la zona de Campos de datos. Pulsa Aceptar y la tabla dinámica quedará así:
Es sorprendente la construcción de la tabla, porque la hoja de cálculo lo ha organizado todo sin nuestra intervención. La nueva tabla se sitúa debajo del rango seleccionado. Si deseas abrir una hoja nueva para ella, pulsa con el botón derecho sobre una celda de la tabla dinámica y elige Activar en el menú emergente. Volverás a ver la ventana de diseño del piloto de datos. Pulsa el botón Opciones. Busca Resultado en... y elige -nueva hoja-. De esa forma se abrirá una hoja nueva y la tabla se alojará en ella.
Observa que en esa parte de la ventana también puedes decidir qué totales se presentarán en la tabla (por filas, columnas o ambos)
CAMBIO DE OPERACIONES
En la esquina superior izquierda figura el rotulado “Suma - Importe”. Imagina que se quisiera contar los pagos en lugar de sumarlos. Activa la tabla dinámica tal como has aprendido en el párrafo anterior. Haz un doble clic sobre el botón Total - Importe y obtendrás las opciones de operación:
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En las opciones que aparecen elige Cuenta en lugar de Suma, porque lo que deseamos es contar cuántos importes distintos se deben a los doctores.
Este sería el resultado:
Cantidad - Importe Doctor
Barrio Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
Concepción 4 4 4 12
La Elipa 9 2 3 14
San Pascual 4 3 5 12
Total Resultado 17 9 12 38
Prueba a usar también promedios, máximos o mínimos.
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CAMBIOS INMEDIATOS EN LA TABLA
El diseño de una tabla dinámica puede cambiarse de forma inmediata trasladando los botones de campo con el ratón. Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden mover para ordenarlos de forma distinta (no todos los cambios están permitidos) y alterar así su prioridad en el esquema. Prueba a mover así algunos botones de campo y observa los cambios que se producen.
Si se pulsa sobre una celda con el botón derecho del ratón se pueden realizar algunas operaciones, como Activar, que permite cambiar de nuevo todo el diseño, o Eliminar, que borra toda la tabla dinámica.
Otra opción importante accesible mediante el botón derecho es la de actualizar datos, Cuando se cambian los datos de origen, la tabla dinámica no refleja esos cambios. Por eso es importante disponer de la opción de actualizar datos.
FILTRADOS
Una vez organizada la tabla dinámica, se pueden establecer filtrados, es decir reducciones de los datos a una sola categoría. Por ejemplo, en la anterior tabla se puede desear estudiar sólo los partes de gravedad 3. Para ello activa la tabla, tal como se explica en el apartado anterior y mueve el botón de Gravedad a la parte superior de la tabla, rotulada como “Campos de página”. Esa parte es la que sirve para filtrar datos sin alterar la estructura de la tabla. Quedará así:
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Filtro
Gravedad - todo -
Suma - Importe Doctor
Barrio Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
Concepción 350 € 275 € 350 € 975 €
La Elipa 725 € 150 € 150 € 1.025 €
San Pascual 300 € 150 € 350 € 800 €
Total Resultado 1.375 € 575 € 850 € 2.800 €
Si ahora pulsas sobre la flecha situada a la derecha del nuevo botón, podrás elegir entre los niveles 1, 2 ó 3 de gravedad. En la imagen que sigue se ha elegido el nivel 3.
Suma - Importe Doctor
Barrio Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
Concepción 75 € 50 € 275 € 400 €
La Elipa 375 € 100 € 475 €
San Pascual 50 € 150 € 200 €
Total Resultado 450 € 100 € 525 € 1.075 €
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Hemos efectuado un filtrado mediante una variable distinta de las estudiadas, pero también podríamos filtrar los barrios o los doctores o incluso una variable que no figure en la estructura.
La gestión de filtros del Piloto de Datos es bastante completa y versátil. Filtraremos la tabla básica que hemos creado para que sólo figuren los datos de los cinco primeros días. Para esto, seleccionamos cualquier celda y con el botón derecho elegimos Filtro... Obtendremos una ventana en la que se pueden definir hasta tres filtros distintos unidos por las conectivas Y/O
En la imagen se refleja que hemos elegido el filtrado consistente en que el campo Día contenga valores menores o iguales que 5, y el resultado es
Suma - Importe Doctor
Barrio Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
Concepción 150 € 175 € 200 € 525 €
La Elipa 425 € 150 € 50 € 625 €
San Pascual 250 € 50 € 50 € 350 €
Total Resultado 825 € 375 € 300 € 1.500 €
Con Y y con O se pueden combinar filtros de distintos campos.
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CONFIGURACIÓN DE CAMPO
Podemos decidir la forma en la que deseamos ver los datos. Activa la tabla y señala, por ejemplo Total Importe. Haz doble clic sobre él y elige Opciones. En Tipo puedes elegir Normal, porcentaje de filas, de columnas, etc. Elige % de fila y acepta.
Toda la tabla dinámica se expresará en porcentaje, pero quizás sólo veas 0 y 1. Debes entonces cambiar a formato de porcentaje con Formato - Celdas - Número, y quedará, por ejemplo, así:
Suma - Importe Doctor
Barrio Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
Concepción 35,9% 28,2% 35,9% 100,0%
La Elipa 70,7% 14,6% 14,6% 100,0%
San Pascual 37,5% 18,8% 43,8% 100,0%
Total Resultado 49,1% 20,5% 30,4% 100,0%
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De igual forma se podrían haberse expresado como porcentajes del total, como índices, diferencias, etc.
Por ejemplo, cambia el campo Barrio de las filas por el Día. La tabla quedará así:
Suma - Importe Doctor
Día Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
1 50 € 75 € 150 € 275 €
2 100 € 100 € 200 €
3 250 €
250 €
4 100 € 50 € 150 € 300 €
5 325 € 150 € 475 €
6 100 € 100 € 75 € 275 €
7 250 € 125 € 375 €
8 125 € 250 € 375 €
9 75 € 50 € 125 €
10 50 € 100 € 150 €
Total Resultado 1.375 € 575 € 850 € 2.800 €
Ahora podemos desear expresar los datos de cada doctor como porcentaje de lo que cobró el día 1. Para conseguirlo activa la tabla, haz doble clic sobre el campo Total Importe y accede de nuevo a Valor mostrado Tipo. Rellena las tres opciones:
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Tipo: % de
Campo base: Día
Elemento base: 1
Pulsa Aceptar y te darás cuenta de que los datos siguen expresados en €, lo que es incorrecto, pero puedes cambiar su formato a Porcentajes, y quedará:
Suma - Importe Doctor
Día Pérez Salinas Yuncos Total Resultado
1 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
2 200,0% 133,3% 0,0% 72,7%
3 500,0% 0,0% 0,0% 90,9%
4 200,0% 66,7% 100,0% 109,1%
5 650,0% 200,0% 0,0% 172,7%
6 200,0% 133,3% 50,0% 100,0%
7 500,0% 0,0% 83,3% 136,4%
8 250,0% 0,0% 166,7% 136,4%
9 150,0% 66,7% 0,0% 45,5%
10 0,0% 66,7% 66,7% 54,5%
Total Resultado
Las sumas de abajo han desaparecido, pero eso es normal en este tipo. Observa que el día 1, por ser el elemento base, tiene asignado el porcentaje de 100% y los demás como el porcentaje relativo a él.
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OBTENCIÓN DE SUBTABLAS
Afirmamos al principio que las tablas dinámicas resumían y ordenaban datos dispersos. Se puede también proceder en sentido contrario. Dado un dato de la tabla dinámica, buscar su origen en la tabla primitiva. Por ejemplo, el Doctor Salinas cobrará 275 euros por sus servicios en el barrio Concepción, pero ¿cómo se ha acumulado esa cantidad?
Señala la celda de la tabla en la que figuran esos 275 € y haz un doble clic de ratón sobre ella. Entonces, en hoja aparte, la tabla dinámica te ofrecerá el detalle de los sumandos que formaron esa cantidad:
Día Barrio Doctor Gravedad Importe 10 Concepción Salinas 2 50 1 Concepción Salinas 1 75 9 Concepción Salinas 3 50 5 Concepción Salinas 1 100
SUBTOTALES
Si coinciden dos campos en una misma fila o columna, se pueden añadir subtotales para el campo de más jerarquía (el de arriba o el de la izquierda, pero esa condición ya vimos que se puede cambiar moviendo los botones). Según las opciones que hayas elegido con anterioridad, puede que aparezcan subtotales de forma automática. En caso contrario, pulsa sobre ese campo con doble clic y elige Subtotales automáticos. Si deseas obtener otro tipo de subtotales, como promedios, desviación típica, máximo, pulsa en la opción Definido por el usuario.
Como ejemplo podíamos usar los subtotales en una tabla formada sólo por columnas. Activa la tabla y pasa el botón Doctor desde la fila hasta la columna, debajo de Barrio. Créale después subtotales y obtendrás esta tabla con los subtotales por barrios.
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Barrio Doctor
Concepción Pérez 350 €
Salinas 275 €
Yuncos350 €
Concepción Resultado 975 €
La Elipa Pérez 725 €
Salinas 150 €
Yuncos150 €
La Elipa Resultado 1.025 €
San Pascual Pérez 300 €
Salinas 150 €
Yuncos350 €
San Pascual Resultado 800 €
Total Resultado 2.800 €
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HERRAMIENTA SOLVER
PROBLEMAS DE OPTIMIZACIÓN
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos Objetivo, que depende linealmente de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar sometido a restricciones. Como se ve, es en realidad el problema matemático de Programación Lineal.
Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo:
Después de vender una casa, a una persona le quedan 170.000 € para invertir. Desea una inversión conservadora, por lo que duda entre varias inversiones
A) Depósito en banca de Internet, que está dando el 4,2% TAE, pero es un producto novedoso que no le termina de convencer
B) Su banco de toda la vida le ofrece plazo fijo con interés de 3,75% TAE, y que ella considera seguros.
C) Un producto vinculado a un fondo, con rendimientos del 6% pero sujeto a volatilidad.
En vista de la situación, decide invertir en B) al menos la mitad del capital, y en C) menos de 15.000 €
¿Qué cesta de inversiones le daría el máximo rendimiento?
Volcamos los datos en la tabla siguiente:
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En la columna C hemos concretado unos capitales inventados, pero cercanos a la posible solución y con suma 170000. Sobre esta tabla podemos concretar los parámetros del problema:
Celda objetivo: E8, que es el rendimiento total.
Celdas que cambian: C5 a C7, la composición de la cesta.
Restricciones: C6 ha de valer, como mínimo, 170000/2 = 85000 €, la celda C7 no debe llegar a 15000 €, y la C8 ha de contener 170000 €
Objetivo que se pretende: Maximizar
Todo esto se puede concretar en la herramienta Solver.
Pulsa sobre el menú Herramientas y elige Solver...
En la ventana que se abre concreta objetivo, celdas que cambian, restricciones, etc.
Estudia bien la forma de hacerlo:
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Pulsamos Solucionar, y en este caso existe la solución, 7027,50 €. Elegimos Mantener resultados y podemos ver que la solución es:
Invertir 70000 € en A, 85000 € en B y 15000 € en C
Otras posibilidades serían:
Pide Mínimo en lugar de Máximo y obtendrás la solución de 6375 €, si se invierte todo el dinero en C)
Puedes también lograr que la inversión rinda una cantidad determinada (entre el mínimo y el máximo), por ejemplo 6800 €. Para ello elige Valor de e iguálalo a 6800. Obtendrás una solución si en Opciones (busca el botón) no obligas a que los valores sean enteros: Obtendrás esta solución:
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Capital Rendimiento Interés anual
A 19444,44 4,20% 816,67
B 135555,56 3,75% 5083,33
C 15000 6,00% 900
Total 170000 6800
Opciones de Solver
A veces Solver no puede encontrar la solución. Este se puede deber a tres causas:
• El problema es de tipo indefinido. Existen muchas soluciones. • Las soluciones tienden a infinito (especialmente en problemas
de máximos) y se produce un desbordamiento. • No hay convergencia. Las soluciones no se acercan lo
suficiente al objetivo
Esta última posibilidad se puede a veces corregir con el botón de Opciones. Observa la ventana:
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Tiene cuatro posibilidades de toma de decisión:
Asume variables como no negativo
Lo normal en problemas prácticos es que las cantidades sean positivas, luego esta opción debe estar activada siempre, salvo que admitas valores negativos, que quizás sean los que te devuelvan una solución.
Asumir variables como enteros
Esta opción la marca claramente el problema. Hay variables, como las personas, los camiones o el número de llamadas telefónicas, que son números enteros, y otras, como el dinero o los porcentajes, que admiten decimales. En este caso deberás desactivar esta opción.
Nivel épsilon
Pulsa con doble clic sobre esta opción para cambiar el nivel de exigencia de aproximación (el cero) a otros que toleren un error mayor (de 1 a 3)
Límite de tiempo
Con 100 segundos tienes de sobra en ejemplos sencillos. Si ves que no converge de ninguna forma, amplíalo.
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SISTEMAS DE ECUACIONES LINEALES
Con un poco de habilidad, la herramienta Solver puede resolver sistemas de ecuaciones lineales, con un máximo de cinco ecuaciones.
Imagina que deseas resolver este sistema
2X+Y+Z+W=10 4X+7Y+2U+2W=30 2X+Y-3Z-2U+W=-2 2X-Y+Z+U+2W=10 4X+Z+U+W=14
Bastará reflejar cuatro de las ecuaciones como restricciones, y la quinta como la celda a optimizar. Tanto en unas como en otra, deberemos usar el signo =
Observa la resolución de un sistema con Solver en la siguiente imagen.
En la imagen ya están escritos los coeficientes y los valores de las incógnitas están elegidos aleatoriamente.
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Sobre estos datos aplicamos Solver de la siguiente forma:
Las cuatro primeras ecuaciones están tratadas como restricciones. Observa las celdas $C$12 a $F$12 y los valores asignados: 10, 30, -2 y 10 que son los segundos miembros de esas ecuaciones.
La quinta ecuación se ha tratado como celda a optimizar con una asignación de valor de 14, que es el último término independiente.
El rango a cambiar es el que contiene los valores de las incógnitas.
Pulsa en Solucionar y obtendrás
que es la solución del sistema: X=Y=Z=U=W=2
Si deseas resolver un sistema de menor número de ecuaciones, rellena con ceros y usa un menor número de restricciones
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.
CONTROLES Y MACROS
IDEAS PREVIAS
¿Qué es una macro?
Una macro es un conjunto de operaciones de Hoja de Cálculo que el programa memoriza para repetir ese conjunto cada vez que se desee.
En el uso de macros podemos distinguir tres operaciones:
• Usar macros que han programado otras personas. • Grabar y ejecutar nuestras propias macros • Aprender a programar macros mediante el lenguaje Basic de
OpenOffice.org
En esta guía estudiaremos los dos primeros usos
¿Dónde se guardan las macros?
Las macros están alojadas en unos contenedores llamados módulos. Pueden pertenecer a las carpetas Mis macros o a Macros de OpenOffice.org, en cuyo caso se pueden ejecutar en cualquier hoja de cálculo, o bien estar destinadas sólo a una hoja, y estas serán las
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que nos interesen en este momento, porque las otras es peligroso tocarlas.
Usa la secuencia Herramientas - Macros - Organizar macros - OpenOffice.org Basic para ver qué macros tiene definidas tu hoja de cálculo. En la imagen se pueden ver algunas de las pertenecientes a la hoja divisibilidad.ods contenida en esta página web:
Estudia bien esta ventana. A la izquierda figuran las carpetas Mis macros y Macros de OpenOffice.org, que no debes tocar. Debajo figura la hoja que está abierta, divisibilidad.ods. En su carpeta Standard figura el módulo Module1 que el autor ha creado para contener todas sus macros. La lista de estas macros figura a la derecha: esprimo, mcd, mcm,...que son los algoritmos de divisibilidad que se han implementado en las macros.
Por pura curiosidad, pulsa sobre el botón Editar y descubrirás el código de cualquier macro. Si no tienes experiencia en programación, te parecerá ininteligible. Cierra sin cambiar nada y no creas que hay que dominar esto para usar macros, porque seguidamente aprenderás a grabarlas automáticamente.
Seguridad de las macros
Como una macro puede contener virus, OpenOffice.org define cuatro niveles de seguridad para el uso de las mismas. Puedes cambiar el nivel con la secuencia Herramientas - Opciones... - OpenOffice.org - Seguridad, pulsando después sobre el botón Seguridad de macros... Se te ofrecerán los niveles Muy alto, Alto, Medio y Bajo.
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No se recomienda el Bajo, porque equivale a dejar una puerta abierta a posibles virus. Si sólo vas a usar macros de fuentes de confianza, como las contenidas en esta página, puedes elegir el nivel Medio, que te avisa de la existencia de macros al abrir una hoja, para que decidas si se desactivan o no. Ten en cuenta que no funcionarán si las desactivas, con lo que la hoja de cálculo puede perder su sentido.
GRABACIÓN DE MACROS
Para que te inicies en la grabación de macros, crearemos una que borre un rango de celdas, por ejemplo B4:D12
Para crear una macro mediante grabación has de seguir esta secuencia:
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1. Pides Herramientas - Macros - Grabar macro 2. Realizas manualmente las operaciones que deseas que
automatice la macro, en este caso borrar el rango B4:D12 3. Decides Finalizar la grabación 4. Guardas la macro en un módulo contenedor. 5. Ejecutas la macro para comprobar que la has grabado bien.
Intenta recorrer esa secuencia con el ejemplo propuesto:
1. Recuerda bien qué celdas deseas borrar. En este caso, desde B4 hasta D12
Activa la secuencia de menú Herramientas - Macros - Grabar Macro.
Te aparecerá una pequeña ventana con el botón de Finalizar Grabación. Ignórala por ahora. Déjala abierta sin tocarla.
2. Realiza manualmente las operaciones para borrar los datos:
(a) Selecciona los datos B4:D12
(b) Pulsa la tecla Supr
(c) Elige, por ejemplo, Eliminar todo y pulsa Aceptar
3. Pulsa sobre el botón de Finalizar grabación
Con esto ya tienes grabada la macro. Pasamos a guardarla. Imagina que tu hoja se llama prueba.ods.
4. Guardar macro
En cuanto des al botón de Finalizar se te abrirá esta ventana.
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Pulsa sobre el signo + de la carpeta prueba.ods para que se abra la subcarpeta Standard, como ves en la imagen. Ahora debes decidir en qué módulo (contenedor de macros) vas a guardar tu macro y cómo la vas a llamar. Para ello pulsa sobre el botón Módulo Nuevo y se te ofrecerá un módulo llamado Module1 o Module2 o similar. Puedes conservas el nombre o cambiarlo. Supongamos que se llama Module1. Pulsa el botón de Aceptar y observarás que se ha creado una subcarpeta de Standard llamada Module1. El programa ha creado una macro llamada Main que puedes ignorar.
Para darle un nombre a la macro que has grabado, en la línea de Nombre de la macro escribe, por ejemplo, Borrar y pulsa sobre el botón Guardar. Se cerrará la ventana, dejando guardada macro con el nombre de Borrar.
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5. Ejecutar la macro Borrar.
Escribe varios números en el rango B4:D12, para probar tu macro.
Pide ahora Herramientas - Macros... - Ejecutar Macro
Busca tu macro abriendo sucesivamente las carpetas prueba.ods - Standard - Module1 (u otro nombre) y la verás.
Ya solo tienes que seleccionarla y pulsar sobre el botón Ejecutar. Si has seguido las instrucciones correctamente, se deberán
borrar todos los datos.
Ahora puedes repetir la operación cuantas veces desees: escribe datos y ejecuta la macro, y se borrarán en un instante.
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ASIGNACIÓN DE UNA MACRO A UN OBJETO
La forma de ejecutar una macro mediante la secuencia Herramientas - Macros... - Ejecutar macro es muy lenta. Sería preferible ejecutar macros con una sola pulsación de ratón. Para ello basta con asignar la macro a un objeto, como una imagen, autoforma, rótulo fontwork, cuadro de texto, botón etc.
Lo veremos con varios ejemplos, y simultáneamente aprenderemos algunas operaciones sobre celdas.
Incremento del valor de una celda
Escribe un número cualquiera en la celda B4 y algún rótulo de presentación sobre ella. Por ejemplo así:
Ahora, con Herramientas - Galería - Página principal, arrastra una imagen de botón junto a la celda B4. Si no dominas esta operación, inserta una imagen cualquiera.
Guarda la hoja con el nombre prueba.ods u otro similar.
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Accede a la edición de una macro nueva siguiendo los pasos Herramientas - Macros - Organizar macros - OpenOffice.org Basic... Si no tienes módulo contenedor, créalo como ya vimos en el apartado anterior.
Si no se abre de forma automática el editor de macros, pulsa el botón Editar y obtendrás una pantalla de edición, en la que quizás esté iniciada la macro Main, que puedes borrar o ignorar.
Escribe debajo este código de macros (puedes copiarlo desde esta misma página web con CTRL-C y CTRL-V), aunque todavía no lo entiendas:
Sub incrementar
v=StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1,3).value v=v+1
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StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1,3).value=v end sub
Esta macro te incrementa de 1 en 1 el valor de la celda B4. Después la explicaremos.
Ahora viene lo más fácil: Señala la imagen del botón y pulsa el botón derecho. Elige la opción de Asignar macro... Se te abrirá este cuadro de diálogo (a veces tarda en aparecer)
Busca tu archivo prueba.ods, el módulo Module1 (u otro que tengas) y la macro incrementar. Selecciónala y pulsa Asignar y después Aceptar.
Con esto, cada vez que pulses sobre la imagen (el puntero del ratón se transformará en un dedo señalador) se incrementará el valor de la celda B4.
Para repasar todo esto bien puedes descargarte el archivo comprimido prueba.zip y seguir paso a paso la explicación anterior.
Explicación del código
Aunque este documento no pretende enseñarte a programar, te vendrá bien saber interpretar el código que has copiado:
Sub incrementar
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v=StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1,3).value v=v+1 StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(1,3).value=v end sub
Lo explicamos por partes:
Todas las macros han de comenzar con la palabra clave Sub seguida del nombre d la macro (en este caso incrementar) y han de terminar con la línea end sub.
En la segunda línea y en la cuarta se usan tres palabras que conviene interpretar bien. Son nombres de objetos de OpenOffice.org.
StarDesktop.CurrentComponent: Se refiere al archivo actual de OpenOffice.org que tienes abierto.
sheets(0): Se refiere a la hoja en la que se actuará. Se usa el cero para referirse a la primera hoja, porque la numeración en los objetos comienza siempre con el 0 y no con el 1.
GetCellByPosition(1,3): Es la referencia al objeto celda B4. El 1 se refiere a la columna B, que es la segunda, pero como comenzamos a contar por el cero, hay que escribir un 1. El 3 se refiere a la cuarta fila, que también hay que situar contando desde cero.
Explicado esto, se entiende mejor lo que ejecuta la macro:
Línea 1: Comienzo obligatorio con la palabra Sub y el nombre de la macro.
Línea 2: Se lee el valor de la celda B4 (palabra value) y el resultado se guarda en una variable llamada v.
Línea 3: Se incrementa v en una unidad.
Línea 4: Se copia el valor de v en la celda B4 de nuevo, pero ya incrementado.
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Línea 5: Sentencia obligatoria end sub
La explicación anterior sólo pretende que te vayas acostumbrando a la forma de trabajar en Basic. Un aprendizaje más profundo requiere un manual sistematizado.
USO DE BOTONES
Se llama control a cualquier objeto activo, es decir, con sus propiedades y métodos, que se inserte en la hoja de cálculo para actuar de interfase entre los usuarios y la hoja. Son controles los botones de acción, las casillas de verificación, las listas desplegables, etc. Son elementos que has visto en cualquier programa de ordenador, que también se pueden usar en OpenOffice.org.
Para ver cuántos controles puedes usar, pide Ver - Barra de herramientas y activa la barra de Campos de control de formulario.
Recorre uno a uno con el ratón sin pulsar para aprenderte sus nombres.
Un caso práctico
Diseñaremos un botón tal que al pulsar sobre él aparezca una ventana nueva en la que figure escrita la fecha actual. Los pasos que hemos de dar son:
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Preparar una macro
Repite los pasos que diste para definir la macro del apartado anterior, la que incrementaba el valor de la celda B4: crea un archivo de hoja de cálculo llamado, por ejemplo, fecha.ods.
Accede al editor de macros como ya has aprendido, pero ahora escribe lo siguiente:
Sub fecha_actual msgbox(date$,0,"Fecha actual") End Sub Guarda el archivo que has creado.
Diseñar un botón
Asegúrate de tener a la vista la barra de controles:
Si no es así, actívala con el menú Ver, como ya se indicó antes.
Si los controles se ven en gris desvaído, es que no está activo el modo de diseño. Para activarlo pulsa el segundo botón, el que representa un
lápiz y una escuadra
Pincha sobre el icono de botones
Pasa a cualquier celda de la hoja y, sin soltar el dedo del ratón, dibuja un rectángulo con el mismo:
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Ya tienes creado un botón de acción.
Sería conveniente cambiarle el nombre, por ejemplo a Fecha actual. Para ello, pulsa sobre él con el botón derecho y elige Campo de control...
Obtendrás una completa ventana de propiedades. Busca la pestaña General y en ella la propiedad Título. Cámbialo a "Fecha actual".
De forma inmediata cambiará su título.
ASIGNACIÓN DE LA MACRO
Para que el botón sea útil deberemos asignarle una macro que se ejecute al pulsarlo. Los pasos a dar son los siguientes:
Pulsa con el botón derecho del ratón sobre el botón. En la ventana que se abre elige la pestaña Acontecimientos.
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Pulsa ahora sobre el botón de puntos suspensivos situado a la derecha de la frase "Al ejecutar"
En la siguiente ventana elige Al iniciar y pulsa sobre el botón Macro.
Al pulsar puede ser que tarde un poco en aparecer la ventana de asignación. Espera sin inquietarte.
Busca la macro fecha_actual, selecciónala y pulsa Aceptar.
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Con estas operaciones has terminado de configurar el botón de acción. Ahora debe funcionar. Pulsa Aceptar en todas las ventanas y cierra la de propiedades.
Ejecución desde el botón
En primer lugar, asegúrate de que has salido del modo de diseño en la barra de controles. Si no tienes la seguridad, pulsa varias veces en el
botón hasta que veas los controles en gris desvaído.
Eso será señal de que has entrado en el modo de ejecución.
Ahora, cada vez que pulses sobre el botón que has creado, aparecerá un mensaje con la fecha actual.
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Práctica
Intenta repetir todo el trabajo creando un botón nuevo titulado "Hora actual" y en el código de la macro, en lugar de la variable date$ escribe time$, para que te devuelva la hora en lugar de la fecha.
DEFINICIÓN DE FUNCIONES
En ocasiones desearás definir funciones que la hoja de cálculo no ofrece. Por ejemplo, en Electricidad nos puede convenir definir la resistencia equivalente a otras dos situadas en paralelo, o en Geometría, la función que devuelve una hipotenusa en función de los dos catetos. Mediante un uso sencillo de las macros puedes lograrlo.
Secuencia para definir tus propias funciones
1) Abrir el Editor de Basic
Sigue el menú Herramientas - Macros - Organizar macros - OpenOffice.org Basic para abrir el editor.
Si es la primera función que defines, busca la carpeta Standard correspondiente al nombre de tu modelo (si lo acabas de crear, se llamará Sin Nombre). No señales la otra carpeta Standard, que es más general. Una vez elegida la carpeta, pulsa el botón Nuevo para abrir un módulo contenedor. Se te ofrecerá el nombre de module1, module2 u otro similar. Acepta el nombre o cámbialo según tu criterio. Al aceptar el nombre se abrirá el editor de macros. Por defecto aparecerá la macro Main, que puedes borrar o ignorar.
Escribe debajo el código de tu función, según se explica en el siguiente apartado.
2) Escritura del código
Terminada la secuencia anterior, comienza a escribir el código de una función.
147
Debes comenzar con
Function nombre de la función ( argumento )
y terminar con
End function
y entre ambas, el código de la función
En ese código debemos usar el nombre de la función seguida del signo igual y de su definición
Es mejor verlo con un ejemplo:
Function cubo ( numero ) cubo=numero*numero*numero End function
En el ejemplo, el nombre de la función es cubo, y su argumento numero (lo traduciríamos como "Cubo de un número"). Después volvemos a escribir cubo, el signo igual, y su definición.
3) Uso de la función
Una vez escrito el código, cierra el Editor de Basic y usa tu función en cualquier celda. En la imagen puedes ver una celda definida mediante la nueva función CUBO.
Con esto ya tienes definida la función.
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Con la técnica explicada, esa función sólo estará activa en la hoja de cálculo en la que la has creado, no en otras. Al cerrar la hoja ya no podrás usarla.
Función con varios argumentos
Una función puede actuar sobre varios argumentos, por ejemplo la resistencia equivalente a la que se aludía en el primer párrafo. En ese caso, se deberán separar mediante una coma:
Function resisequiv(r1, r2) resisequiv = r1 * r2 / (r1 + r2) End Function Cuando uses esta función en una celda, debes sustituir la coma por un punto y coma, por ejemplo resisequiv(4;6). Estudia el ejemplo de la imagen:
Variables auxiliares
En una definición puedes usar las estructuras del Basic: FOR...NEXT, SELECT CASE, etc. Aquí sólo usaremos DIM, para crear variables auxiliares. Observa este ejemplo
Function area6(lado) Dim perimetro, apotema perimetro = 6 * lado apotema = lado * Sqr(3) / 2 area6 = perimetro * apotema / 2 End Function
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que devuelve el área de un hexágono en función del lado. El nombre de la función, en este caso area6, debe figurar en la definición, aunque uses otras variables.
En el sencillo ejemplo animdivi.zip, también de OpenOffice puedes observar que se van contabilizando los divisores de algunos números dejando transcurrir un intervalo de tiempo entre uno y otro.
OTROS CONTROLES
Además de los botones, puedes usar todo un catálogo de controles. No vamos a estudiarlos todos, pero incluiremos dos tipos para que te animes a investigar por tu cuenta.
Botones de opción
Estos botones, casi siempre agrupados en conjuntos, nos sirven para elegir entre varias posibilidades. Para conocerlos mejor nos plantearemos un conversor de un número decimal a las expresiones binaria, hexadecimal y romana.
En la imagen puedes observar el grupo de botones de opción que servirá para elegir la expresión deseada. Según se pulse sobre uno u otro, aparecerá una expresión distinta.
Para construir este modelo de cálculo deberemos seguir estos pasos:
Construcción de los botones
Busca la Barra de controles. Si no la encuentras acude al comando Ver.
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Habilita el modo Diseño pulsando sobre el botón
Pulsa sobre el botón de opción
Sin soltar el dedo del botón izquierdo del ratón, señala la celda B7 y abre sobre ella un rectángulo que acogerá el botón de opción. Haz lo mismo sobre la celda B8 y sobre la B9. Deberás tener tres botones de opción en columna. Si no están bien alineados, mueve algunos de ellos arrastrando con el ratón.
Señala los botones uno a uno, pulsa el botón derecho, elige Campo de control... y abre la pestaña General de la ventana de diálogo que se abre. Borra el título y déjalo en blanco para que no estorbe. Haz lo mismo con los tres botones.
Pasa ahora a la pestaña de Datos y rellénalos para cada botón. Para el primero fija la celda vinculada la B7, como Valor activado 1 y como desactivado 0. Los tienes en la siguiente imagen:
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Para el segundo botón fija la celda B8 y los mismos valores 1 y 0. Igual para el tercero, pero con la celda B9.
El sentido de todo esto es que si se pulsa el primer botón, la celda B7 valdrá "1" y en caso contrario, "0". La celda B8 valdrá "1" cuando se pulse el segundo botón, e igual ocurrirá con la B9 y el tercero.
El problema es que los valores se ven, y no queda estético
Para que no se vean, asigna a las celdas B7, B8 y B9 el color de texto blanco.
Escribe los demás textos que ves en la imagen
El número escrito en el sistema decimal lo escribes en la celda E5. Finalmente, en la celda E8 ha de incluirse la siguiente fórmula:
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=SI(B7="1";DEC.A.BIN(E5);SI(B8="1";DEC.A.HEX(E5);ROMANO(E5)))
que decide según el botón que esté activado: Si es el primero, se usa la función de conversión DEC.A.BIN(E5), si es el segundo, DEC.A.HEX(E5) y si es el tercero, ROMANO(E5)
Puedes repasarlo todo con el archivo otros_controles.zip
MACROS DE APERTURA
En ocasiones podemos desear que se ejecute cualquier operación al abrir una hoja de cálculo, como borrar un rango, abrir una hoja determinada, dar un valor a una celda, etc. Para lograrlo debes, en primer lugar, escribir o grabar una macro con las operaciones que deseas. Una vez escrita, el procedimiento para que se ejecute al abrir una hoja cambia mucho si trabajas en Excel o si lo haces en OpenOffice.org.
Escribes o grabas una macro y le das el nombre que desees. Supongamos que fuera Sub inicio().
Una vez construida la macro, abres el menú Herramientas - Personalizar, eliges la pestaña Eventos y señalas con el ratón el evento de Abrir Documento.
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Pulsas sobre el botón Asignar macro, y la buscas (por ejemplo inicio). Debes saber dónde está. En la imagen estaría en el documento Sin nombre, macros Standard, módulo Module2. Aceptas dos veces y ya tienes una macro de inicio.
UN EJEMPLO: CÓMO SUMAR DATOS DISPERSOS ETIQUETADOS
En ocasiones se usan tablas de recogida de datos en las que existen algunos de la misma naturaleza pero que aparecen dispersos. Por ejemplo, calificaciones correspondientes a preguntas aisladas en una clase.
Como no se pregunta cada día a los mismos alumnos o alumnas, sus notas aparecerán en la tablas de forma desordenada. Sin embargo, lo usual es que vengan acompañadas de una etiqueta que recuerde a quién pertenece la calificación. Si después se desean contar o sumar estos datos, ninguna función de Excel u OpenOffice nos resolvería el problema de forma satisfactoria.
Un ejemplo típico se da cuando la organización de los datos se efectúa mediante múltiples fichas personales, que pueden llenar toda una hoja. En la imagen se registran los pedidos de botellas que ha efectuado un socio de un Club de Vinos. A la derecha figuran los totales mensuales, que se habrán obtenido con las funciones generales de OpenOffice.org Calc.
154
Imaginemos que existen numerosas fichas de este tipo y que se desea sumar o contar todas las botellas enviadas en el mes de Abril. En ese caso se deberá explorar toda la hoja, y cuando se encuentre la etiqueta "Abril", sumar la cantidad que figure a su derecha. Para lograrlo podemos definir en Basic dos funciones nuevas. Habrá que tener en cuenta cuántas filas y columnas separan la etiqueta del dato. En este ejemplo sería +1 columna (está a su derecha) y 0 filas, pero la etiqueta puede estar escrita superiormente al dato, como en
Alfredo Gómez
8,3
en cuyo caso se considerará un desplazamiento de +1 fila y 0 columnas.
Se desarrollan a continuación posibles códigos para resolver la situación. Se escriben en negro las líneas que funcionan indistintamente en Excel y OpenOffice, en verde las que hay que usar sólo en Excel, y en rojo las que sólo se escribirán en OpenOffice. Finalmente, lo escrito en azul y en cursiva corresponderá a comentarios. Para editar este código se deberán seguir las instrucciones del apartado Define tus propias funciones.
Sumar los datos de todas las apariciones de una etiqueta
Public Function sumar_etiq(a$,filas, columnas) Esta función sumaría los datos de las apariciones de la etiqueta: mes, alumno/a,
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marca de coche, etc. a$ representa a la etiqueta que estamos buscando. Los parámetros filas y columnas representan el desplazamiento que existe entre etiqueta y dato. En el ejemplo de los vinos serían 0 y +1 respectivamente. Dim i, j, suma, suma0
Dim g$ suma = 0 For i = 1 To 3000 filas que abarcan los datos. Hay que cambiar el 3000 por el número de cada ejemplo concreto For j = 1 To 20 columnas que abarquen los datos g$= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j-1,i-1).String
If g$ = a$ Then Comprueba si la celda contiene la etiqueta solicitada
suma0= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j-1`columnas,i-1+filas).String Lee el dato asignado a la etiqueta
suma = suma + suma0 End If
Next j Next i sumar_etiq = suma End Function
Una vez definida, se puede usar en cualquier celda. En el ejemplo de los vinos, para buscar Abril deberíamos escribir en cualquier celda
=SUMAR_ETIQ("Abril",0,1)
El 1 representa el desplazamiento de una columna a la derecha y el 0 que el dato se encuentra en la misma fila.
Contar las apariciones de una etiqueta
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Se puede definir una función CONTAR_ETIQ de forma similar, con pocos cambios:
Public Function contar_etiq(a$,filas, columnas) Esta función sumaría los datos de las apariciones de la etiqueta: mes, alumno/a, marca de coche, etc. a$ representa a la etiqueta que estamos buscando Los parámetros filas y columnas representan el desplazamiento que existe entre etiqueta y dato. En el ejemplo de los vinos serían 0 y +1 respectivamente. Dim i, j, conta, conta0 Dim g$ conta = 0 For i = 1 To 3000 filas que abarcan los datos. Hay que cambiar el 3000 por el número de cada ejemplo concreto For j = 1 To 20 columnas que abarquen los datos
g$= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j-1,i-1).String
Lee el contenido de las celdas para descubrir la etiqueta y recogerla en la variable g$
If g$ = a$ Then Comprueba si la celda contiene la etiqueta solicitada
suma0 = ActiveWorkbook.Sheets(1).Cells(i+filas, j+columnas).Value
suma0= StarDesktop.CurrentComponent.sheets(0).GetCellByPosition(j-1`columnas,i-1+filas).String Lí
Lee el dato asignado a la etiqueta if conta0>0 then conta = conta + 1 End If
Next j Next i
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contar_etiq = conta End Function
Una vez definida, se puede usar en cualquier celda. En el ejemplo de los vinos, para buscar Abril deberíamos escribir en cualquier celda
=SUMAR_ETIQ("Abril",0,1)
El 1 representa el desplazamiento de una columna a la derecha y el 0 que el dato se encuentra en la misma fila.
if conta0>0 then conta = conta + 1 End If
Next j Next i contar_etiq = conta End Function
EJEMPLOS DE FUNCIONES DEFINIDAS
En cada ejemplo se incluirá el código compacto, sin explicaciones, para su fácil copiado, y seguidamente el mismo código comentado.
En este momento están incluidas las siguientes funciones
Invertir las cifras de un número natural INVERTIR_CIFRAS
Averiguar si un número es capicúa ESCAPICUA
Invertir las cifras de un número natural
Función INVERTIR_CIFRAS
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Objetivo: Si actúa sobre un número entero, devuelve otro número formado por las cifras del primero en orden inverso
Observaciones: Si se aplica a un número no entero puede producir algún resultado inesperado
function invertir_cifras(n) dim l%,i% dim auxi$,auxi2$,c$ dim m auxi = str$(n) l = len(auxi) auxi=mid(auxi,2,l-1) l = l-1 auxi2="" for i=1 to l c=mid(auxi,i,1) auxi2=c+auxi2 next i m=val(auxi2) invertir_cifras=m End function
Código comentado:
function invertir_cifras(n) Se declara la función como pública y no se exige ningún tipo de variable. dim l%,i% Se declaran dos variables auxiliares de tipo entero, para ahorrar memoria dim auxi$,auxi2$,c$ Estas variables de tipo texto (string) servirán para estudiar la expresión decimal del número n dim m Esta variable recogerá las cifras de n pero en orden inverso. auxi = str$(n) La variable auxi equivale al número n pero en forma de texto, para poder leer sus cifras. La función str$ convierte un número en texto. l = len(auxi) Tomamos nota de la longitud del texto y lo almacenamos
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en la variable l auxi=mid(auxi,2,l-1) Esta instrucción es importante. Sirve para quitar un espacio en blanco que ha añadido el programa. l = l-1 Como se ha quitado un espacio, la longitud disminuye en una unidad. auxi2="" Esta variable recogerá las cifras invertidas
El siguiente bloque FOR-NEXT recorre las cifras del número
for i=1 to l c=mid(auxi,i,1) Aquí se extrae un cifra. La función MID sirve para trocear textos. auxi2=c+auxi2 Aquí se incorpora por la izquierda, para que al final salga invertida next i
m=val(auxi2) La función VAL vuelve a convertir texto en número, pero ahora resultará con las cifras invertidas. invertir_cifras=m El resultado se recoge como función INVERTIR_CIFRAS End function
Averiguar si un número es capicúa
Función ESCAPICUA
Objetivo: Devuelve 1 si el argumento es capicúa y 0 si no lo es.
Observaciones: Si se aplica a un número no entero puede producir algún resultado inesperado
Código:
Public function escapicua(n) dim l%,i%,c% dim auxi$
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auxi = str$(n) l = len(auxi) auxi=mid(auxi,2,l-1) l = l-1 if l<2 then escapicua = 0 else c = 1 for i=1 to int(l/2) if mid(auxi,i,1)<>mid(auxi,l-i+1,1) then c = 0 next i escapicua = c end if end function
Código comentado:
Comentarios en rojo
Public function escapicua(n) Se declara la función como pública y no se exige ningún tipo de variable. dim l%,i%,c% Se declaran tres variables auxiliares de tipo entero, para ahorrar memoria dim auxi$ Esta variable es de tipo texto (string) para recoger la expresión decimal del número n auxi = str$(n) La variable auxi recoge la conversión del número en texto, para poder ver sus cifras. l = len(auxi) Tomamos nota de la longitud del texto y lo almacenamos en la variable l auxi=mid(auxi,2,l-1) Esta instrucción es importante. Sirve para quitar un espacio en blanco que ha añadido el programa. l = l-1 Como se ha quitado un espacio, la longitud disminuye en una unidad.
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Nos preguntamos ahora si el número tiene una sola cifra. En ese caso se ejecutan las instrucciones en azul y en caso contrario las de color violeta if l<2 then escapicua = 0 Si tiene una cifra, no es capicúa. else c = 1 Si tiene varias cifras, con el FOR-NEXT las recorremos para ver si cada una es igual a su simétrica for i=1 to int(l/2) if mid(auxi,i,1)<>mid(auxi,l-i+1,1) then c = 0 La función MID selecciona un trozo del texto. En este caso de una cifra. Si no son iguales, hacemos c=0 next i escapicua = c Si c=1 es señal de que el número es capicúa end if end function
162
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ANEXO
FUNCIONES
En todas las Hojas de Cálculo existen los operadores llamados Funciones, que a partir de uno o varios datos producen un resultado. Así, la función SUMA(A1:B3) devolvería la suma de todas las cantidades comprendidas entre la celda A1 y la B3. Existen muchas funciones en OpenOffice.org. A continuación se incluyen las más importantes:
Funciones estadísticas
Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.org.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Calcula la asimetría de unas celdas o rangos. COEFICIENTE.ASIMETRIA(2;3;4;9)=1,6 COEFICIENTE.ASIMETRIA(Hoja1.B12:Hoja1.B34)
COEF.DE.CORREL Halla el coeficiente de correlación que relaciona dos rangos. COEF.DE.CORREL(A1:A9;B1:B9)
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COVAR Devuelve la covarianza de números, celdas o rangos. COVAR(C2;C4;C6)=23,4
CUARTIL Calcula el cuartil de un conjunto de celdas o rangos según un nivel determinado 1, 2 o 3. CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil del rango G1:G50
CURTOSIS Devuelve la curtosis o aplastamiento de una distribución contenida en un conjunto de celdas o rangos. CURTOSIS(A1:A20;C1:C20)=3
DESVEST Calcula la desviación estándar de una muestra, es decir, con cociente n-1 en la fórmula. DESVEST(2;3;5)=1,53
DESVESTP Calcula la desviación típica de la población. DESVESTP(2;3;4)=0,82 DESVESTP(B22:H25)=9,23
DISTR.NORM Calcula la probabilidad en la distribución normal correspondiente a un valor x, según la media y la desviación estándar dadas. =DISTR.NORM(4;2;1;1)=0,98 (probabilidad de 4 con media 2, desviación 1 y acumulada o función de distribución) =DISTR.NORM(4,1;3;1;0) = 0,22 (Función densidad normal de 4,1 con media 3 y desviación 1)
DISTR.NORM.ESTAND Idéntica a la anterior, con media 0 y desviación estándar 1.
ERROR.TÍPICO.XY Calcula el error típico en el ajuste lineal de los datos de
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un rango. ERROR.TÍPICO.XY(A3:A67;B3:B67)
GAUSS Calcula la integral o función de distribución normal desde cero hasta el valor dado. GAUSS(1,65)=0,45
INTERSECCIÓN.EJE Devuelve el coeficiente B de la recta de regresión Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X. INTERSECCIÓN.EJE(B2:B10;A2:A10)
MÁX y MÍN Buscan el máximo y mínimo, respectivamente, de un rango.
MEDIANA Devuelve la mediana de unos valores, celdas o rangos. No actúa sobre frecuencias. =MEDIANA(1;2;2;2;3;4)=2
NORMALIZACIÓN Tipifica un valor según una media y desviación estándar dadas.
PENDIENTE Devuelve el coeficiente A de la recta de regresión Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X. PENDIENTE(B2:B10;A2:A10)
PERCENTIL Calcula el k-ésimo percentil en una distribución contenida en un rango. PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8
PROMEDIO Calcula la media aritmética de números, celdas aisladas o rangos. Sobre números aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75
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Sobre celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9) Sobre un rango de celdas: =PROMEDIO(Recogida.$B$11:Recogida.$G$20)
PRONÓSTICO Devuelve el pronóstico de un valor dado en el ajuste lineal entre dos rangos Y X. PRONÓSTICO(C11;D1:D20;C1:C20)
RANGO.PERCENTIL Es la función inversa de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un valor dado. RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67%
VAR y VARP Calculan la varianza de la muestra y la de la población respectivamente. Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.org.
COEFICIENTE.ASIMETRIA Calcula la asimetría de unas celdas o rangos. COEFICIENTE.ASIMETRIA(2;3;4;9)=1,6 COEFICIENTE.ASIMETRIA(Hoja1.B12:Hoja1.B34)
COEF.DE.CORREL Halla el coeficiente de correlación que relaciona dos rangos. COEF.DE.CORREL(A1:A9;B1:B9)
COVAR Devuelve la covarianza de números, celdas o rangos. COVAR(C2;C4;C6)=23,4
CUARTIL Calcula el cuartil de un conjunto de celdas o rangos según un nivel determinado 1, 2 o 3. CUARTIL(G1:G50;3) devuelve el tercer cuartil del rango G1:G50
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CURTOSIS Devuelve la curtosis o aplastamiento de una distribución contenida en un conjunto de celdas o rangos. CURTOSIS(A1:A20;C1:C20)=3
DESVEST Calcula la desviación estándar de una muestra, es decir, con cociente n-1 en la fórmula. DESVEST(2;3;5)=1,53
DESVESTP Calcula la desviación típica de la población. DESVESTP(2;3;4)=0,82 DESVESTP(B22:H25)=9,23
DISTR.NORM Calcula la probabilidad en la distribución normal correspondiente a un valor x, según la media y la desviación estándar dadas. =DISTR.NORM(4;2;1;1)=0,98 (probabilidad de 4 con media 2, desviación 1 y acumulada o función de distribución) =DISTR.NORM(4,1;3;1;0) = 0,22 (Función densidad normal de 4,1 con media 3 y desviación 1)
DISTR.NORM.ESTAND Idéntica a la anterior, con media 0 y desviación estándar 1.
ERROR.TÍPICO.XY Calcula el error típico en el ajuste lineal de los datos de un rango. ERROR.TÍPICO.XY(A3:A67;B3:B67)
GAUSS Calcula la integral o función de distribución normal desde cero hasta el valor dado. GAUSS(1,65)=0,45
INTERSECCIÓN.EJE Devuelve el coeficiente B de la recta de regresión Y' =
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A + B X del rango Y sobre el rango X. INTERSECCIÓN.EJE(B2:B10;A2:A10)
MÁX y MÍN Buscan el máximo y mínimo, respectivamente, de un rango.
MEDIANA Devuelve la mediana de unos valores, celdas o rangos. No actúa sobre frecuencias. =MEDIANA(1;2;2;2;3;4)=2
NORMALIZACIÓN Tipifica un valor según una media y desviación estándar dadas.
PENDIENTE Devuelve el coeficiente A de la recta de regresión Y' = A + B X del rango Y sobre el rango X. PENDIENTE(B2:B10;A2:A10)
PERCENTIL Calcula el k-ésimo percentil en una distribución contenida en un rango. PERCENTIL(H7:H13;80%)=7,8
PROMEDIO Calcula la media aritmética de números, celdas aisladas o rangos. Sobre números aislados: =PROMEDIO(3;4;5;7) = 4,75 Sobre celdas aisladas: =PROMEDIO(C7;C8;C9) Sobre un rango de celdas: =PROMEDIO(Recogida.$B$11:Recogida.$G$20)
PRONÓSTICO Devuelve el pronóstico de un valor dado en el ajuste lineal entre dos rangos Y X. PRONÓSTICO(C11;D1:D20;C1:C20)
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RANGO.PERCENTIL Es la función inversa de PERCENTIL. Calcula el rango percentil correspondiente a un valor dado. RANGO.PERCENTIL(H7:H13;7)=67%
VAR y VARP Calculan la varianza de la muestra y la de la población respectivamente.
Funciones de fecha y hora
AHORA Devuelve el día actual y la hora, todo en l misma celda, según marque el reloj del sistema.
DÍAS Calcula el número de días entre dos fechas. Así, si en B8 tenemos la fecha 20/12/2005 y en la B7 04/04/2004, la fórmula =DIAS(B8;B7) nos dará un resultado de 625 días.
HOY Nos devuelve la fecha actual del sistema.
Funciones de información Se incluyen sólo las básicas. Para más información consúltese la Ayuda de OpenOffice.org.
ESBLANCO Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento está vacía. SI(ESBLANCO(D12);"ES BLANCO";"TIENE CONTENIDO")
ESNÚMERO Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un número. SI(ESNÚMERO(K9);K9/2;" ")
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ESTEXTO Devuelve el valor lógico VERDADERO si la celda argumento contiene un texto. ESTEXTO(J1)
TIPO Devuelve un número según el tipo de dato contenido en una celda: 1: número 2: texto 4: valor lógico 8: fórmula 16: error.
TIPO.DE.ERROR Devuelve el tipo de error que produce la fórmula de una celda. TIPO.DE.ERROR(C16)=503 significa que se ha dividido entre cero.
Funciones lógicas Todas son muy fáciles de entender:
FALSO Devuelve el valor FALSO.
O Aplica la conectiva lógica O a varios argumentos. O(A11=2;A12=2;A13=0)
NO Aplicada a un resultado lógico, cambia su valor entre VERDADERO o FALSO. NO(C12<23) NO(ESNÚMERO(C2))
SI Es la función condicional. Actúa sobre una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las demás, se pueden anidar. SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
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Y Aplica la conectiva lógica Y a varios argumentos. Y(ESBLANCO(D6);ESBLANCO(D7))
Funciones matemáticas Se incluyen las más elementales o de más frecuente uso. Para más detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.org.
ABS Valor absoluto de un número: ABS(2)=2 ABS(-6)=6
ACOS Arco coseno expresado en radianes: ACOS(-1) = -3,141
ALEATORIO Genera un número aleatoriamente elegido entre 0 y 1.
ALEATORIO.ENTRE
Similar al anterior, pero que genera números al azar entre dos límites, pero no se recalcula con F9.
ÁRABE Convierte un número romano a notación árabe normal ÁRABE(XXVII) = 27
ASENO
Arco seno expresado en radianes: ASENO(1) = 1,5708
ATAN Arco tangente expresado en radianes: ATAN(1) = 0,7854
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ATAN2 Ángulo correspondiente a las dos componentes de un vector: ATAN2(3;3) = 0,7854 ATAN2(4;0)=0
COMBINAR Número de combinaciones sin repetición o número combinatorio. COMBINAR(5;2) = 10 COMBINAR(8,7) = 28
COMBINAR2 Número de combinaciones con repetición. COMBINAR2(4,2) = 10
CONTAR Cuenta el número de celdas no vacías que contiene un rango. CONTAR(A12:A40) = 28
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco que contiene un rango. CONTAR.BLANCO($A$12:$B23) = 11
CONTAR.SI Cuenta el número de celdas que cumplen una condición en un rango. La condición puede ser : Un número o una expresión entre comillas. CONTAR.SI(A7:J7;">89")=2
ENTERO Redondea un número real al entero inferior a él más cercano. ENTERO(-2,7)=-3 ENTERO(2,2)=2
EXP Devuelve la exponencial de ese número, es decir en. EXP(1)=2,718
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FACT Calcula el Factorial de un número. FACT(5)=120
GRADOS Convierte radianes en grados. GRADOS(PI())=180
LN Es el logaritmo natural o neperiano de un número. LN(3)=1,099
LOG Devuelve el logaritmo de un número dado en una base también dada. LOG(16,2)=4 LOG(125;5)=3
LOG10 Calcula el logaritmo en base 10 de un número. LOG10(10000)=4
M.C.D Encuentra el máximo común divisor de un conjunto de números. M.C.D(144;90:84)=6
M.C.M Como el anterior, pero calcula el mínimo común múltiplo. M.C.M(12;15;25;30)=300
PERMUTACIONES Devuelve el número de Variaciones sin repetición a partir de dos números. Si los dos son iguales equivale a Permutaciones sin repetición o al Factorial. PERMUTACIONES(8;2)=56
PERMUTACIONESA Calcula el número de Variaciones con repetición. PERMUTACIONESA(8;2)=64
174
PI() Devuelve el número 3,14159265...
RADIANES Convierte grados en radianes. RADIANES(360)=6,2832
RAÍZ Equivale a la raíz cuadrada. En OpenOffice.org, a diferencia de otras Hojas, se debe acentuar como en castellano. RAÍZ(625)=25
REDONDEAR Redondea un número al decimal más cercano con las cifras decimales determinadas. REDONDEAR(2,4567;2)=2,46 REDONDEAR(3,14159;3)=3,141
RESIDUO Equivale a la operación MOD de otros lenguajes y Hojas de Cálculo. Halla el resto de la división entera entre dos números. Como curiosidad, admite datos no enteros. RESIDUO(667;4)=3 RESIDUO(2,888;1,2)=0,488
ROMANO Convierte a número romano ROMANO(7) = VII
SENO Seno de un ángulo expresado en radianes. SENO(RADIANES(60))=0,866
SI Es la función condicional. Actúa sobre una condición y si es verdadera se calcula una primera fórmula y si es falsa otra segunda. Las funciones SI, como todas las demás, se pueden anidar. SI(9>8;44;23)=44 SI(D5<12;D6;SI(D5>0;0;1))
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SIGNO Si el número es positivo devuelve un 1, si es negativo un –1 y si es nulo un 0. SIGNO(-8)=-1 SIGNO(7)=1
SUMA Es una de las funciones más útiles de la Hoja de Cálculo. Suma todos los números contenidos en un rango. SUMA(A12:A45)=34520
SUMAR.SI Idéntica a la anterior, pero sólo suma los números que cumplan una condición. El criterio es similar al de la función CONTAR.SI. Hay una variante con dos rangos que se puede consultar en la Ayuda. SUMAR.SI(A45;D45;"<21")
TAN Calcula la tangente trigonométrica de un ángulo en radianes. TANGENTE(PI()/4)=1
Funciones de tipo financiero
Se incluyen las más elementales o de más frecuente uso. Para más detalles se debe consultar la Ayuda de OpenOffice.org.
INT.EFECTIVO Devuelve el T.A.E., interés efectivo anual según los plazos de pago. Su formato es INT.EFECTIVO(Interés nominal anual; Número de periodos de pago anuales)
NPER Calcula el número de periodos de pago necesarios para obtener un capital o pagar una deuda. Formato: NPER(Tasa; Pago; Capital actual;Capital
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deseado;Tipo) El significado de estos datos se incluye en las otras funciones financieras. El Tipo (opcional) sirve para concretar si los pagos se efectúan al principio o al final de cada periodo.
PAGO Halla el pago periódico necesario para reunir un capital o pagar una deuda. Su formato es =PAGO(Tasa; Número de pagos; Capital actual; Capital deseado) Tasa: Es el tipo de interés correspondiente a cada periodo. Número de pagos: Pueden ser años, trimestres, etc. Capital actual: Es el capital con el que se comienza la inversión. En el caso de anualidades de capitalización valdrá cero. Capital deseado: Es el capital final del proceso. En el caso de amortización será nulo, mientras el capital inicial se puede usar como negativo.
PLAZO Halla el número de periodos necesarios para acumular un capital a interés compuesto. Su formato es PLAZO(Tasa de interés; Capital actual; Capital deseado)
TASA.NOMINAL Calcula el interés nominal correspondiente a un T.A.E. determinado. Formato: TASA.NOMINAL(Tasa efectiva (TAE); Número de periodos de pago anuales)
VF Calcula el valor futuro de una inversión con los siguientes parámetros: VF(Tipo interés; Número de periodos; Pago periódico; Capital inicial) Tipo de interés: Corresponde al interés en cada periodo de tiempo, no necesariamente anual
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Número de periodos: Pueden ser meses, años, trimestres, etc. Pago periódico: Se puede igualar a cero si es una inversión con interés compuesto y con sólo el pago inicial. Capital inicial: Será igual a cero si sólo se ingresan los pagos periódicos (anualidades de capitalización). Este parámetro es opcional.
Funciones de texto
CONCATENAR Esta función equivale al operador & y permite reunir en uno solo varios textos: Si C9 contiene el texto " y " tendríamos que CONCATENAR("Pedro";C9;"Pablo") = "Pedro y Pablo" Su formato es CONCATENAR(Texto1;Texto2;...;TextoN) y equivale a Texto1&Texto2&...&TextoN.
EXTRAE Extrae uno o varios caracteres del texto contenido en una celda o de una palabra. Hay que indicarle a partir de qué número de orden se extraen los caracteres y cuántos. Equivale a "cortar" unos caracteres de un texto. EXTRAE("Gloria";2,5)="loria", EXTRAE(C9,2,2)="DE" Formato: EXTRAE(Celda o palabra; inicio del corte; número de caracteres extraídos)
REPETIR Permite construir un texto a base de la repetición de otro menor. Por ejemplo: =REPETIR("LO";4)=LOLOLOLO
TEXTO Convierte un número en texto según un formato determinado. El código de este formato determinará el número de decimales, el punto de los miles, etc. Así, si
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tenemos en la celda C9 el valor 0,14187, la función texto lo convertirá en su expresión decimal sin valor numérico: TEXTO(C9;"0##,##0") = "0,14"
VALOR Es la función contraria a la anterior: convierte un texto en número. Por ejemplo =VALOR(CONCATENAR("32";"32")) nos devuelve el número 3232. Un ejemplo curioso es que una fecha la convierte en los días transcurridos entre el día 30/12/1899 y la fecha escrita. Por ejemplo VALOR(03/03/2004) = 38049, que son los días transcurridos.
Otras funciones
BUSCARH Es una función de búsqueda. Se le dan como datos un valor determinado, una matriz en cuya primera fila ha de buscar y el número de orden de la columna en la que debe extraer la información paralela a la buscada. Así, en la matriz
Teresa Pablo María Gema
1976 1975 1980 1977
Abril Mayo Enero Marzo
la función BUSCARH(María;Matriz;3) daría como resultado Enero y BUSCARH(Pablo;Matriz;2) nos devolvería el año 1975 (La palabra Matriz quiere significar el rango en el que estén los datos, por ejemplo A3:D6).
BUSCARV Similar a la anterior, pero realiza la búsqueda por columnas en lugar de por filas.
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IGUAL Devuelve el valor VERDADERO si dos expresiones o celdas son iguales, y FALSO en el caso contrario. Admite como argumentos textos, celdas o incluso expresiones matemáticas. Por ejemplo: IGUAL(C2;D2)=VERDADERO; IGUAL(A2;B2+1)=FALSO; IGUAL(2+2;4)=VERDADERO.
