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Libros Electrónicos Anuales: La importancia de su correcta presentación Marzo 2020
Libros Electrónicos Anuales:La importancia de su correcta presentación
Marzo 2020
Temas a tratar:
1. Obligatoriedad de llevar libros y
registros contables de manera
electrónica, según régimen
tributario.
2. Plazos máximos de atraso para
realizar la anotación de los
libros contables electrónicos.
3. Ejemplos prácticos y
preguntas frecuentes
relacionadas a los libros
electrónicos anuales.
4. Preguntas.
Obligatoriedad de llevar libros y registros contables de manera electrónica, según régimen tributario
1.
Libros y registros contables según el Régimen Tributario
Nuevo RUS
Régimen Especial
de Renta - RER
• No habrá
obligatoriedad de
llevar libros ni
registros contables
• Registro de
Compras
• Registro de Ventas
Nuevo RUS
Régimen Especial de
Renta - RER
Régimen MYPE
Tributario
Régimen
General - RG
Libros obligados
Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario
Simplificado
Límite de ingresos
Hasta 300 UIT de
ingresos netos
Ingresos netos
anuales superiores a
300 UIT hasta 500
ingresos brutos
De 500 Ingresos
Brutos a 1700
Ingresos Netos
Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario - Mayor
Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario - Mayor
Libro de Inv. Y
Balances
Más de 1700 UIT
Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario
Simplificado
Volúmen de ingresos Libros obligados
Hasta 300 UIT
Más de 300 UIT
hasta 500 UIT
Más de 500 UIT
hasta 1700 UIT
Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario - Mayor
Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario - Mayor
Libro de Inv. Y Balances
Contabilidad
Completa
Obligación de los contribuyentes de llevar libros y/o registros electrónicos
Principales Contribuyentes Nacionales
con ingresos iguales o mayores a 3000
UIT
Principales Contribuyentes designados
mediante Resolución de
Superintendencia. (Pricos Regionales)
Los nuevos Principales
Contribuyentes que sean
designados en el futuro
mediante Resolución de
Superintendencia.
Contribuyentes del Régimen General o
del RER que en el año 2015 obtengan
ingresos mayores a 75 UIT = S/288,750
(con UIT de 2015=S/ 3850).
Libro Diario y
Libro Mayor
Libro de Inventarios y Balances, Registro de activo
fijo, Registro de Consignaciones, Registro de
Costos, Registro de Inventario Permanente
Valorizado y en unidades físicas
1
2
3
4
Registro de Compras
y Registro de Ventas
Desde Marzo 2013 Desde Junio 2013
Desde el cuarto mes siguiente a aquel en que entre
en vigencia la R. S. que lo designe como Principal
Contribuyente
Desde Enero 2016
Desde Enero 2013 Desde Junio 2013 Desde Enero 2016
Plazos máximos de atraso para realizar la anotación de los libros contables electrónicos
2.
Plazo máximo de atraso permitido
Tres (3) mesesTres (3) meses Tres (3) meses Tres (3) meses Tres (3) meses(*)
(*) Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al cálculo de los pagos a cuenta del régimen general del impuesto a la renta deberá tener registradas
las operaciones que lo sustenten con un atraso no mayor a sesenta (60) días calendario contados desde el primer día del mes siguiente a enero o junio, según corresponda.
Libro caja y
bancos
Libro de
inventarios y
balances
Libro diarioRegistro de activos
fijos
Registro de
inventario
permanente
valorizado
Prórroga de los plazos máximos de atraso de libros y registros vinculados a
asuntos Tributarios:
• Hasta el 4 de mayo de 2020 para aquellos contribuyentes que debían presentarlos
desde el 16 de marzo y hasta el 6 de abril de 2020. (R.S. 058 - 2020/sunat).
• Aplican a las prórrogas los contribuyentes cuyos ingresos netos no hubieran
superado las 2,300 UIT (9.66 M) en el ejercicio 2019, (R.S. 055 - 2020/sunat)
Plazo máximo de atraso permitido
Libro Inventario y Balances Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable
Registro de Activo Fijo Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable
Registro de Costos Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable
Fecha máxima de anotación libros 2019: 01 de abril 2020
Plazos de Atrazo de los Libros y Registros Vinculados a Asuntos Tributarios
Ejemplos prácticos y preguntas frecuentes relacionadas a los libros electrónicos anuales
3.
Estructura e información del libro de activo fijo
La estructura e información que contendrá los archivos de texto han sido aprobadas de acuerdo al anexo
2 de la Resolución de Superintendencia N° 361-2015/SUNAT
Código Estructura del nombre del archivo
7 Registro de Activos Fijos
7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS 070100 LERRRRRRRRRRRAAAA000007010000OIM1.TXT
7.3 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LA DIFERENCIA DE CAMBIO 070300 LERRRRRRRRRRRAAAA000007030000OIM1.TXT
7.4 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS BAJO LA MODALIDAD DE ARRENDAMIENTO
FINANCIERO AL 31.12
070400
LERRRRRRRRRRRAAAA000007040000OIM1.TXT
Libros y Registros
Este libro es obligatorio en la
medida que el contribuyente
requiere sustentar gasto o costo
por depreciación, tal como lo
señala el inciso f) del artículo 22º
del Reglamento del TUO de la Ley
del Impuesto a la Renta.
Este registro es netamente
tributario, se debe registrar la
depreciación que se
determine conforme a la
normativa del Impuesto a la
Renta, conforme al Informe N°
006-2014/SUNAT.
L. Activo Fijo
Errores por llave única duplicadaEl registro contiene dos o más operaciones
con la misma referencia (Formato 7.1) L. Activo Fijo
La llave única está compuesta por la concatenación de los campos 1, 2 y 3 de cada registro,
no sólo por el CUO
Recuerda:
El Periodo, CUO y
correlativo son los únicos
campos que no se puede
modificar una vez anotado
el libro electrónico.
Formato X.X
Periodo
(Campo 1)
20180000
CUO
(Campo 2)
111256
Correlativo
(Campo 3)
M1
20180000 111256 M1
Formato X.X
Periodo
(Campo 1)
20180000
CUO
(Campo 2)
111256
Correlativo
(Campo 3)
M1
20180000 111256 M2
Errores por longitud incorrectaLa información anotada no cumple la
longitud establecida por dicho campo
(Formato 7.1)L. Activo Fijo
Si bien la longitud es un error común que se identifica en la validación del campo,
corregirlo manualmente puede tomar varios minutos
Errores típicos:
Los montos no han sido redondeados a 2
decimales.
La fecha de adquisición e inicio del activo fijo
debe cumplir el formato de DD/MM/AAAA.
La fecha de adquisición del activo fijo no
necesariamente es la misma fecha de inicio del
uso.
Longitud de caracteres de la descripción del
activo fijo no debe exceder de 40.
Recomendaciones:
✓ Incluir estas validaciones (redondeos) dentro
del sistema contable.
Errores por no completar las características del activo en el campo correcto
El PLE sólo valida si el campo tiene
información y esta cumple con el formato
solicitado (Formato 7.1)L. Activo Fijo
Usualmente las compañías registran todas las características del activo fijo en el campo
de descripción.
Errores típicos:
Completar los campos obligatorios
que no han sido llenados con cero
(0) o con espacios en blanco, para
que el PLE valide el archivo *.txt.
Recomendaciones:
✓ Estandarizar el catálogo de activo
fijo con los parámetros de PLE con
anticipación.
7 Estructura del Registro de Activos Fijos7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS
Campo Obligatorio Descripción Observaciones
10 Si Descripción del Activo Fijo 1. Obligatorio
11 Si Marca del Activo Fijo
1. Obligatorio
2. Si no existe, registrar '-'
12 Si Modelo del Activo Fijo
1. Obligatorio
2. Si no existe, registrar '-'
13 Si Número de serie y/o placa del Activo Fijo
1. Obligatorio
2. Si no existe, registrar '-'
Cambio
manual
ERP / Excel
Libro físico de Activo Fijo
DESCRIPCIÓNMARCA DEL
ACTIVO FIJO
MODELO DEL
ACTIVO FIJO
NÚMERO DE SERIE
Y/O PLACA DEL
ACTIVO FIJO
TELEFONO SAMSUM HI-PHONE SS1800
AUTOMOVIL AUDI A6 SEDAN 2008
02 Motosierras 395 XP
Impresora Multifuncional
TELEVISOR LCD 26 PULGADAS MARCA LG
DETALLE DEL ACTIVO FIJO
Formato 7.1
Registro de activos fijos
DESCRIPCIÓNMARCA DEL
ACTIVO FIJO
MODELO DEL
ACTIVO FIJO
NÚMERO DE SERIE
Y/O PLACA DEL
ACTIVO FIJO
Teléfono Samsung HI-Phone SS1800 MY83JG2106
Motosierra Husqvarna 395 XP B4H01129
Motosierra Husqvarna 395 XP A5H02535
Camioneta Pickup Toyota Hi Lux A6O - 876
Impresora Multifuncional HP Laser Jet BRBFC9WQ4P
Televisor LG LCD 6750-512 TB SD
DETALLE DEL ACTIVO FIJO
Consideraciones por el cambio del PCGE 2020 Activo Fijo (Formato 7.1) L. Activo Fijo
Dentro de la estructura los campos relacionados a: código de la cuenta contable, importe de saldo inicial del activo fijo y la
depreciación al cierre del ejercicio anterior, se deberá tener en cuenta la consolidación o apertura en ciertos rubros.
Apertura de subcuentas Consolidación de subcuentas
Consideraciones valor de revaluaciones Activo Fijo (Formato 7.1) L. Activo Fijo
Dentro de la estructura los campos relacionados a: Valor de la revaluación voluntaria, por reorganización de sociedades, y otras
revaluaciones efectuadas; así como su depreciación relacionada, deberá completarse en caso aplique.
Consideraciones:
7.1 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS - DETALLE DE LOS ACTIVOS FIJOS REVALUADOS Y NO REVALUADOS
Descripción
Valor de la
revaluación
voluntaria
efectuada
Valor de la
revaluación
efectuada por
reorganización de
sociedades
Valor de otras
revaluaciones
efectuada
Valor de la
depreciación de
la revaluación
voluntaria
efectuada
Valor de la
depreciación de
la revaluación
efectuada por
reorganización de
sociedades
Valor de la
depreciación de
otras
revaluaciones
efectuadas
Campo 19 20 21 32 33 34
• Las revaluaciones deben realizarse periódicamente, por lo tanto su valor en el libro de activo fijo también debe ser
actualizado.
Consideraciones en el detalle de la diferencia de cambio
Activo Fijo (Formato 7.3) L. Activo Fijo
Tributariamente la diferencia de cambio
originada por pasivo en moneda extranjera
relacionadas con activo fijo afectan al
costo del activo. La depreciación de estos
activos reajustados, por diferencia de
cambio, se hará en cuotas proporcionales
al número de años que falten para
depreciarlos totalmente. Este tratamiento
estuvo vigente hasta el año 2012.
Consideraciones:
• Los efectos de la depreciación por ajuste
de diferencia en cambio por activos hasta
el 2012, tienen relación directa con
adiciones o deducciones que el
contribuyente realiza por este concepto,
el importe de estas partidas deberán
guardar relación con el detalle que se
considere en el formato 7.3 del activo fijo.
Consideraciones por el cambio del PCGE 2020 (NIIF 16)
Activo Fijo (Formato 7.4) L. Activo Fijo
Dentro del formato 7.4 del activo fijo sólo debe considerarse los arrendamientos que son financieros (Leasing)
PP
PCGE
2020
Estructura e información del libro de Inventarios y balances
Inven y bal (Formato 3.2, 3.4, 3.7, 3.8,
3.11, 3.14) Libro Inventario y Balances
La estructura e información que contendrá los archivos de texto han sido aprobadas de acuerdo al anexo 2 de la Resolución de
Superintendencia N°361-2015/SUNAT. Son 23 los anexos o formatos que componen el libro de Inventarios y balances.
Código Estructura del nombre del archivo
3 Libro de Inventarios y Balances
3.2 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE
EFECTIVO
030200
LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030200CCOIM1.TXT
3.4 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 14 CUENTAS POR COBRAR AL
PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS), DIRECTORES Y GERENTES
030400
LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030400CCOIM1.TXT
3.7 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 20 - MERCADERIAS Y LA CUENTA 21 -
PRODUCTOS TERMINADOS
030700
LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030700CCOIM1.TXT
3.8 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 30 INVERSIONES MOBILIARIAS 030800 LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD030800CCOIM1.TXT
3.11 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 41 REMUNERACIONES Y
PARTICIPACIONES POR PAGAR
031100
LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD031100CCOIM1.TXT
3.14 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 47 - BENEFICIOS SOCIALES DE LOS
TRABAJADORES (PCGR) - NO APLICABLE PARA EL PCGE
031400
LERRRRRRRRRRRAAAAMMDD031400CCOIM1.TXT
Libros y Registros
• Estos anexos referenciados podrán ser elaborados sin información, siempre y cuando el contribuyente
cuente con la referida información con la estructura establecida en otro libro y/o registro llevado de manera
electrónica y sea presentado cuando le sea requerido por la SUNAT.
Consideraciones:
Consideraciones por el cambio del PCGE 2020
Libro de Inventarios y Balances
Se debe tomar en cuenta las nuevas sub cuentas y divisionarias que debe formar parte de algunos anexos del IyB. Como
se muestra en el formato 3.5 (tributos por acreditar) y 3.11 (AFP). Por lo contrario el formato 3.14 seguirá sin aplicación
debido a que se encuentra relacionado PCGR
Libro Inventario y Balances
Estructura e información del libro de Inventarios y balances
Validación de Ruc, Usuario y Clave
SOL del Contador
Para poder realizar la anotación del de libro de inventarios y balances, además de contar con el Ruc, usuario y contraseña
de SUNAT virtual del contribuyente, es necesario identificar estas credenciales del contador que elaboró los estados
financieros (Resolución de Superitendencia 248-2012).
“Tratándose del Libro de Inventarios y Balances, este deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable,
según corresponda, por el deudor tributario o su representante legal así como por el Contador Público Colegiado
responsable de su elaboración.
Libro Inventario y Balances
Estructura e información del libro de costos
La estructura e información que contendrá los archivos de texto han sido aprobadas de
acuerdo al anexo 2 de la Resolución de Superintendencia N° 361-2015/SUNAT
L. Costos
Código Estructura del nombre del archivo
10 Registro de Costos
10.1 REGISTRO DE COSTOS - ESTADO DE COSTO DE VENTAS ANUAL 100100 LERRRRRRRRRRRAAAA000010010000OIM1.TXT
10.2 REGISTRO DE COSTOS - ELEMENTOS DEL COSTO MENSUAL 100200 LERRRRRRRRRRRAAAA000010020000OIM1.TXT
10.3 REGISTRO DE COSTOS - ESTADO DE COSTO DE PRODUCCION VALORIZADO ANUAL 100300 LERRRRRRRRRRRAAAA000010030000OIM1.TXT
10.4 REGISTRO DE COSTOS - CENTRO DE COSTOS 100400 LERRRRRRRRRRRAAAA000010040000OIM1.TXT
Libros y Registros
Este libro es obligatorio en la
medida que el contribuyente se
encuentre realizando un proceso
productivo. tal como lo señala el
informe 0135-2015-SUNAT.
No es aplicable a ninguna
empresa de servicios,
comercialización u otra actividad
que nos implique la producción
de bienes.
Los importes declarados en
los formatos del libro de
costos guardan relación con
la información anotada en el
libro inventario permanente
valorizado (formato 13.1).
Errores en el periodo y el estado de anotación
Los periodos hacen referencia a la oportunidad de anotación de una operación.
Todos los librosCada libro electrónico tiene un
formato distinto para indicar el
periodo de la operación
Estados de anotación:
EstructuraPeriodo
Periodos anterioresMismo periodo
¿Cómo se realizan las correcciones?
En un eventual requerimiento, siempre se tiene que entregar a SUNAT los registros originales presentados
en el PLE, aunque se hayan corregido en una presentación posterior.
Todos los libros
Modificar
Añadir *
Periodo origen del registro
Incluir todos los datos del registro actualizado
Periodo Datos en las estructuras
CUOoriginal
CUO
9
Indicador
Correlativo original
Correlativo
Periodo origen del registro Información del registro a incluir
Periodo Datos en las estructuras
CUO
CUO
8
Indicador
Correlativo
Correlativo
* Para el formato 8.1 Registro de compras esta opción no esta habilitada
Errores típicos:
Intentar añadir registros no
anotados en el registro de
compras de periodos anteriores
(Utilizar estado 8)
Recomendaciones:
✓ Establecer un procedimiento
de control de la información
anotada en los registros
antes de su envío por el PLE,
para evitar regularizaciones
posteriores.
Errores por diferencias en la información inicial vs la anotada
Es indispensable que los archivos *.txt contengan el 100% de la información revisada en los papeles de trabajo.
Todos los librosLa información anotada corresponde a
los archivos *txt validados, no a los
papeles de trabajo
Errores típicos:
Generar el archivo *txt en
forma parcial o enviar a
través del PLE un archivo
con una versión anterior.
Recomendaciones:
✓ Revisar que los papeles de
trabajo muestren la misma
información que el Reporte
de Información Consistente
ANTES de hacer la anotación
en el PLE.
Reporte de Información Consistente
Papeles de trabajo
Archivos *txt
Reporte de Información Consistente
Papeles de trabajo Archivos *txt
P
¿Qué es código UNSPSC, GS1 o CUBSO?
A partir del 01.01.2020 y de forma gradual es obligatorio indicar alguno de los códigos mencionados en el
Registro de inventarios (Formato 12.1 y 13.1) y Activo fijo (Formato 7.1). Sólo en el caso del Libro de Inventarios
y Balances (Formato 3.7) es de manera opcional el uso de dichos códigos.
Todos los libros
A través de la R.S. N°315-2018/SUNAT se modifica el uso
obligatorio del código de productos y servicios estándar de las
Naciones Unidas o del estándar global uno o del CUBSO para
efecto de la identificación de existencias
(27)
Segmento
(11)
Familia
(19)
Clase
(08)
Commodity
(xxxxxxx)
Item
Catálogo de las Naciones Unidas (UNSPSC) Código que aprueba la OSCE
o de lo contrario “00000000”
Por ejemplo:
27111908-00000618
Broca de acero 12 mm
CUBSO:
Catálogo de artículos CUBSO
¿Cómo debo conservar los archivos de los registros y/o libros electrónicos?
Todos los libros
Archivos *.txt
Archivos *.xple
Reporte de Información Consistente
Papeles de trabajo
Custodia de archivos PLEC:\Users\[Usuario]\SUNAT\PLE
Errores típicos:
No realizar una copia de
seguridad de los archivos *.txt
que general el PLE en la PC que
realiza la presentación.
No guardar el último reporte de
información consistente (Saldos
de la presentación)
Modificar los archivos *.txt
presentados.
Recomendaciones:
✓ Establecer un procedimiento de
control los archivos del PLE
para evitar pérdidas.
Constancia de verificación
Constancia de Recepción
Custodia de Papeles de trabajo
¿Qué tengo que hacer en caso de pérdida de los archivos electrónicos?
Todos los librosSegún R.S 286-
2009/SUNAT
Denuncia policialComunicación a
SUNAT
Periodo
origen del
registro
Incluir todos los datos del
registro actualizado
Periodo Datos en las estructuras
CUO
original
CUO
9
Indicador
Correlativo
original
Correlativo
Regularización de
libros electrónicos
Comentarios finales
4
• Existen campos que son obligatorios sólo si la compañía cumple con ciertas condiciones.
• La mayoría de los sistemas contables de las compañías, no están preparados para la generación automática de los libros de acuerdo a las estructuras solicitada por SUNAT y provienen de diferentes fuentes de información. Esta situación genera sobrecarga de actividades manuales en las áreas de contabilidad y potenciales oportunidades de error.
• El PLE sólo realiza la validación de formato pero no del contenido. Por lo tanto la compañía debe asegurarse que dicha información corresponda a la realidad de la transacción.
• La información anotada en el PLE permite a la SUNAT incrementar el nivel de detalle de las fiscalizaciones.
Comentarios Finales
• El realizar modificaciones en los libros electrónicos podría generar el envío de Cartas aclaratorias por parte de SUNAT, para ello será necesario contar con los sustentos correspondientes.
• La Compañía es responsable de custodiar los archivos declarados a través del PLE (archivos en formato *txt, *xple, constancias de presentación y papeles de trabajo.
• Actualizar el PCGE de la Compañía tomando en cuenta la actualización requerida para el 2020, el cual tiene un impacto con la información a presentar en los Libros electrónicos.
• SUNAT ha designado a los PRICOS Nacionales el uso obligatorio del Código de productos y servicios estándar de las Naciones Unidas (UNSPSC) o del estándar global uno (GS1) o del CUBSO a partir del 2020 y para los demás contribuyentes de manera progresiva hasta el 2021.
Comentarios Finales Comentarios Finales
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