Los Eventos y sus Etapas
EVENTO
Acontecimiento programado que responde a una finalidad específica, en el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Se realizan en espacios y tiempos determinados.
.
Etapas Evento Etapas Proceso Administrativo
Pre-Evento
Planificación
Organización
Evento
Dirección
Post-Evento
Evaluación
ETAPAS DE UN EVENTO
*
Pre-Evento
Pre-Evento 1.- Definir Objetivo del Evento
Tipo y Nombre.
Determinar QUÉ
se quiere alcanzar
con la realización
del Evento
Pre-Evento
El nombre debe ser:
• Corto y llamativo.
• Adecuado al propósito que se persigue con la
realización del Evento.
•En algunos casos es conveniente ubicarlo en el
contexto, local, regional, nacional o internacional
Pre-Evento
2.- Nombrar Comité Organizador
Coordinador General
Es el responsable general del
desarrollo del evento.
Supervisa las labores de las
Comisiones, y es el enlace de
éstas con la máxima autoridad
de la institución responsable
del Evento
Comisiones de Trabajo
Son equipos de personas
que contribuyen a cumplir
los pasos del Evento
sistematizadamente
200
195
190
185
180
175
170
165
160
155
150
Millions o
f D
ollars
199219911990
Production Costs
Unit Price
Profits
Comisión de Logística
Transporte
Alojamiento
Alimentación
Secretaría
Servicios Generales
Pre-Evento
Se encarga de la coordinación, y gestión de los recursos
humanos y materiales, por lo tanto , garantiza la
preparación y la organización del evento, se encarga del
montaje, mantenimiento y desmontaje de las
infraestructuras del evento.
COMISIÓN TÉCNICO-ACADÉMICA
Entre sus responsabilidades se pueden mencionar:
• Elaborar las normas para la presentación de
trabajos en el evento, y seleccionarlos en función
de éstas.
• Revisar el temario a desarrollar.
• Determinar metodología de trabajo.
Pre-Evento
Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y
protocolo
• Atiende las actividades
que abarcan la promoción y
difusión del evento.
•Todo lo relacionado con
protocolo y asistencia a lo
participantes en el evento.
Pre-Evento
Comisión de Festejos y Recreación
Planifica y coordina:
• Lo relativo a la
celebración de cócteles y
fiestas.
• Los tours y excursiones
para los participantes en el
evento.
• La presentación de grupos
artísticos y culturales en el
evento.
Pre-Evento
Se debe tener en cuenta:
• Si hay suficiente margen de tiempo
para la organización requerida.
• Evitar que coincida con la fecha de
una actividad similar o dirigida al
mismo tipo de público.
•Horario y frecuencia de los
transportes.
Pre-Evento
3.- Seleccionar la Fecha
1989
1
1989
25
Delegados:
Asisten al evento en
representación de una empresa,
institución o grupo particular.
Participantes:
Personas que asisten al
evento en calidad de
público.
Invitados Especiales:
Personas que por su prestigio,
reconocimiento científico, social o
político ,le confieren notoriedad al
evento
Expositores o
Ponentes:
Son los encargados de
hacer las disertaciones
durante el evento.
Acompañantes:
No están directamente
relacionados con el
evento, acompañan a
ponentes, delegados o
invitados especiales.
Pre-Evento
4.- Determinar el Número y el
Tipo de Asistentes al Evento
Pre-Evento
5.- Seleccionar el Lugar o
Lugares de Realización.
• Ciudad Sede.
• Instalaciones específicas
donde se realizará el evento:
Capacidad
Comodidad
Iluminación
Equipos
Acceso
DURACIÓN
OBJETIVOS
Programas:
• Técnico o Científico
• Social
• Para Acompañantes
• De Visitas Técnicas
• Turístico
Pre-Evento
6.- Elaborar Cronograma de
Actividades
HUMANOS:
Personal profesional,
especializado y obrero que
se requiere para la
realización del evento
TÉCNICOS:
Equipos de sonido, grabación,
interpretación simultánea, apoyo
audiovisual, computación,
comunicaciones y reproducción;
así como formatos, fichas,
programas, cronogramas, etc.
MATERIALES:
Implementos necesarios
(Ejemplo: lápices, carpetas,
mesas, sillas), y las
instalaciones a utilizar.
Recursos
Pre-Evento
7.- Estimación de Recursos
Pre-Evento
8.- Elaborar Presupuesto y Determinar
Fuentes de Financiamiento
Ingresos:
•Espacios Publicitarios
•Venta de comidas y bebidas
•Cuotas de registro al evento
•Donativos y patrocinios
•Venta de boletos para actividades sociales, artísticas, Culturales y Deportivas.
Egresos: •Publicidad y Promoción
•Impresos y Originales
•Alojamiento
•Alquiler y Montaje Salones
•Transporte
•Servicios Profesionales
•Papelería
•Alquiler de Equipos
*M
M- =
+M
-M
12
3
45
6
78
9
000
¥
%
Ö
+
=x
ON
CE
C
.991.75
3.16
28.03
7.15
2.90
Pre-Evento
9.- Promoción del Evento
Medios de Comunicación
Correo Directo
Publicidad Impresa
Aviso de Prensa
Volante
Pre-Evento
10.-Diseño y Elaboración de
Impresos
Pre-Evento
11.- Selección y Capacitación del
Personal
Pre-Evento
12.- Adquisición o Contratación
de Materiales, Equipos y
Servicios
Evento
Evento
1.- Recepción de los
Participantes y traslado
Alojamiento
Evento 2.- Registro de los Participantes
3.- Realización del Acto de Inauguración
4.- Realización Cóctel de Bienvenida
5.- Implantación del Programa General
de Actividades
6.- Clausura del Evento
7.- Realización Evento
8.- Traslado de los participantes a los
Terminales de Transporte
Post-Evento
Post-Evento
1.- Recopilación y Archivo de la
Información Pertinente al
Evento.
Conclusiones
Elaboración de la Memoria
Información de Tipo Académica y Administrativa
EVALUACIÓN
Comparación cualitativa y
cuantitativa entre lo
programado, lo ejecutado y
lo alcanzado
OPINIÓN
•Participantes
•Expositores o Ponentes
•Comité Organizador
Post-Evento 2.- Evaluación
Lcda. Maribel Lárez Salazar.Msc
•Auspiciantes
•Patrocinantes
•Ponentes
•Otros
Colaboradores
Post-Evento 3.- Agradecimientos
•Cancelación de Obligaciones con
proveedores.
•Pago recurso humano contratado
para trabajar durante el evento.
•Devolución de cualquier material o
equipo que se haya solicitado en
préstamo.
Post-Evento
4.- Cumplimiento de
Compromisos
$$
$
$
$
TIPOS DE EVENTOS
Es un situación grupal donde un expositor
calificado pronuncia un discurso ante un
auditorio, es una técnica muy formal, con
presentaciones completas y detalladas y un
control rígido.
CONFERENCIA.
Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito de abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente.
SIMPOSIO
Debate informal entre un grupo de hasta 8
personas, sobre un tema determinado. El
moderador coordina la sesión de una hora y luego
los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El
público puede realizar consultas a los panelistas.
PANEL
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional
distinguido, relevante, para llevar a cabo trabajos de
investigación o análisis sobre determinados temas propios de la
actividad.
SEMINARIO
Es un conjunto de acciones destinadas a comunicar noticias sobre una entidad. Se debe fijar la información que deben transmitir, con claridad y exactitud, para evitar de este modo equívocos en lo que queremos expresar y falsos rumores. A menudo se suelen utilizar personajes famosos como apoyo.
RUEDA DE PRENSA.
Reunión informativa con el fin de
discutir un problema, sin necesidad
de llegar a un acuerdo.
COLOQUIO
Los eventos laborales o empresariales, son aquellos que se realizan, ya sea para dictar alguna conferencia, presentar alguna información de productos o presentar proyectos de algún departamento especifico de una empresa, con el fin de informar a los integrantes de una organización las directrices a seguir y su puesta en práctica.
LABORALES
Es todo espectáculo deportivo o toda practica de un deporte reconocido, que se realice en un escenario apropiado y que cuente con la presencia de publico sin importar si se realiza con ánimo de lucro o no, sea de carácter nacional o internacional.
DEPORTIVO
Un evento de capacitación tiene por lo general su origen en el deseo de ayudar a la solución de un problema. Éste puede ser realizado de diferentes formas que van desde una reunión sencilla, en donde un expositor de manera frontal presenta un tema, hasta un evento participativo de varios días..
CAPACITACIÓN
Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas. Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.
FOROS
El objetivo de un evento de este tipo es dar a conocer tus productos y servicios y provocar la contratación de los mismos.
PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS
principalmente destinados a “la diversión de los
invitados” y por su simplicidad, no se requiere tener equipos profesionales ni conocimientos reales para dar el servicio.
SOCIALES
Grupo reducido de expertos los cuales mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos.
MESA REDONDA
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales,
culturales o económicos. Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones. Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.
ASAMBLEA
Es una reunión generalmente anual, de agrupaciones con intereses comunes. Pueden ser nacionales e internacionales y generalmente tienen una duración de dos a tres días.
CONVENCIONES
Reunión periódica de una asociación, organización o entidad para
debatir cuestiones previamente asignadas. Prevé tres sesiones
preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas
a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y
las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los
resultados alcanzados.
CONGRESOS