Date post: | 13-Feb-2015 |
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Los viajes son facilitadores de negocios
ldquoInstrumentos de pago y financieros para lograr una oacuteptima facilitacioacutenrdquo
Daniel FeigePartner Outback Consulting
Medelliacuten 15 de Abril de 2010
Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente
y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE
Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente
y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE
OBJETIVO
Optimizar y Facilitar Optimizar y Facilitar MejorMaacutes simpleMejorMaacutes simple
Maacutes raacutepidohellipJuntosMaacutes raacutepidohellipJuntos
Primeras consideraciones importantes
bull Visioacuten global de la compantildeiacutea no solamente insular ( viajes)
bull Los viajes estaacuten directamente asociados al eacutexito del negocio
bull En la mira reducir costos indirectos ( adelantos trabajo manual) EL PARADIGMA DEL MOMENTO
bull Decisiones a tiempo Informacioacuten de multifuentes ( TMC CCC Agregadores)
bull Identificar los impedimentos tratarlos y removerlos
Conocer el terreno
bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS
Sun Tzu
La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip
hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es
quizaacutes uno de los principales aspectos
Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el
equilibrio entre las preferencias de los viajeros su
seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes
con las objetivos de negocio de cada empresa
Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar
bull Forzar
bull Reforzar
bull Delegar (Empower)
bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos
bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad
bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso
bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR
Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente
y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE
Apoyar para lograr Apoyar para lograr una gestioacuten una gestioacuten inteligenteinteligente
y por sobre todoy por sobre todoSUSTENTABLESUSTENTABLE
OBJETIVO
Optimizar y Facilitar Optimizar y Facilitar MejorMaacutes simpleMejorMaacutes simple
Maacutes raacutepidohellipJuntosMaacutes raacutepidohellipJuntos
Primeras consideraciones importantes
bull Visioacuten global de la compantildeiacutea no solamente insular ( viajes)
bull Los viajes estaacuten directamente asociados al eacutexito del negocio
bull En la mira reducir costos indirectos ( adelantos trabajo manual) EL PARADIGMA DEL MOMENTO
bull Decisiones a tiempo Informacioacuten de multifuentes ( TMC CCC Agregadores)
bull Identificar los impedimentos tratarlos y removerlos
Conocer el terreno
bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS
Sun Tzu
La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip
hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es
quizaacutes uno de los principales aspectos
Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el
equilibrio entre las preferencias de los viajeros su
seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes
con las objetivos de negocio de cada empresa
Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar
bull Forzar
bull Reforzar
bull Delegar (Empower)
bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos
bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad
bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso
bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR
Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Primeras consideraciones importantes
bull Visioacuten global de la compantildeiacutea no solamente insular ( viajes)
bull Los viajes estaacuten directamente asociados al eacutexito del negocio
bull En la mira reducir costos indirectos ( adelantos trabajo manual) EL PARADIGMA DEL MOMENTO
bull Decisiones a tiempo Informacioacuten de multifuentes ( TMC CCC Agregadores)
bull Identificar los impedimentos tratarlos y removerlos
Conocer el terreno
bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS
Sun Tzu
La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip
hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es
quizaacutes uno de los principales aspectos
Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el
equilibrio entre las preferencias de los viajeros su
seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes
con las objetivos de negocio de cada empresa
Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar
bull Forzar
bull Reforzar
bull Delegar (Empower)
bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos
bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad
bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso
bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR
Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Conocer el terreno
bull QUE EL TERRENO SIGNIFICA QUE EVALUAMOS LA SITUACION EN TERMINOS DE TIEMPO DISTANCIA FACILIDAD DEL VIAJE Y PELIGROS
Sun Tzu
La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip
hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es
quizaacutes uno de los principales aspectos
Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el
equilibrio entre las preferencias de los viajeros su
seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes
con las objetivos de negocio de cada empresa
Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar
bull Forzar
bull Reforzar
bull Delegar (Empower)
bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos
bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad
bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso
bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR
Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
La eficiencia de un Programa de Gestioacuten de Viajes para Empresas (PGVE)hellip
hellipno consiste solamente en la reduccioacuten de gastos de viajes aunque es
quizaacutes uno de los principales aspectos
Una verdadera gestioacuten integral incluye mejoras en los procesos y poliacuteticas para mejorar la productividad contemplando siempre el
equilibrio entre las preferencias de los viajeros su
seguridad la cultura de la compantildeiacutea y la integracioacuten de tecnologiacuteas que permitan alinear la administracioacuten de viajes
con las objetivos de negocio de cada empresa
Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar
bull Forzar
bull Reforzar
bull Delegar (Empower)
bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos
bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad
bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso
bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR
Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Para conseguir adopcioacuten de poliacuteticabull Comunicar
bull Forzar
bull Reforzar
bull Delegar (Empower)
bull Involucrando a todos los actores sobre poliacuteticas acatamiento y desviacuteos
bull Negociaciones Prevenir maacutes que Resolver Nivel de Obligatoriedad
bull Involucrar a los viajeros y otros actores en el proceso
bull EL VIAJERO EMPRENDEDOR
Policy and Policing - How Companies Control Travel CostsProMediacom for Expedia Corporate Travel 2007
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Visioacutenbull Un programa de viajes de empresa bien llevado por un
profesional capacitado contribuye a ahorrar miles en forma predecible y consistente antildeo tras antildeohellip
hellip y es el travel manager quien continua identificando la proacutexima aacuterea de oportunidades de ahorros
The impact of technology in the evolving role of the corporate travel manager ndash ACTE amp Amadeus 2006
Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
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Funcioacuten extendida
bull Travel Manager gestioacuten de la demanda especialista en sustentabilidad expertos en gestioacuten de gastos actuarios y estrategas de la comunicacioacuten
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
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AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
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E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
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12
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1
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POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
En siacutentesishelliphelliphelliphellip
PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
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PAGOSGASTOS
EVENTOSVIAJES DE INCENTIVO
VIAJES DE NEGOCIO
AHORROSAHORROSAHORROSAHORROS
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
RETORNOS RETORNOS ADICIONALESADICIONALES
PLAN DE GESTION PLAN DE GESTION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Documentacioacuten
Comunicacioacuten
Reporting
Enforcement
Control
Negociacioacuten
Reporting
Objetivos de Negocio
El Travel Manager como duentildeo del PGVE
TM Travel Manager
PGVE Programa de Gestioacuten de Viajes de Empresa Outback
Decisioacuten
Presupuesto Cliente
Interno
DocumentacioacutenComunicacioacuten
Reporting
Medios de pago
ControlNegociacioacuten
Reporting
TMC amp Proveedores de servicios varios
Proveedores de Recursos
Externo
Alcance del el PGVETM
Poliacutetica
ControlContratacioacuten
Contratacioacuten
Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
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Las 3 Cacutes de la poliacutetica de uso y gastos
bull Cumplimientobull Comprensivabull Controlada
bull La informacioacuten y conocimiento generado sobre quieacuten estaacute comprando queacute y a quieacuten es hoy una mejor praacutectica imprescindible para accionar en pos de minimizar desviosmejorar la eficiencia y reducir el TCT
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
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Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
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ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
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preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
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Contratacioacuten
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ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
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Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
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Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
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La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
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bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
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Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
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bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
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Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
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bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
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Contactos
Gestioacuten de la demanda
bull Alinear compras con necesidades especiacuteficas del negocio Generacioacuten de valor hacia la concresioacuten de los objetivos del negocio
bull Preguntas existenciales Cual es el propoacutesito del viaje es necesario este viaje Quieacuten necesita viajar Este viaje generaraacute valor agregado Coacutemo mediremos el ROI
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
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Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Tendencias vs modas
bull Redefinir los viajes de empresa 3Gbull Ganancias Gente Geo capital de trabajo
humano y naturalbull Cash management Incrementar liquidez y
preservar capital de girobull Gasto vs Impacto en ventas Costo total de
hacer negociosbull Gasto vs ROI Coacutemo lo medimos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
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bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
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Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
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55
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Contactos
Medios de pago
Desafiacuteos y Oportunidades
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
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Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
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bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
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Corporativo
Eventos
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TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
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Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
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Meacutetodos de pago
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Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
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bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
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financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
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Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
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bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
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Contratacioacuten
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ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
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Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
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Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
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Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Estrategiasbull Ver maacutes allaacute de mejoras solo incrementales
1Establecer niveles de ahorros requeridos amplitud del cambio y tiempos
Anaacutelisis del gasto CONTROLABLE2
Equilibrar corto y largo plazo Capitalizar oportunidadesReconocer programa actual Maduro emergente inmaduro
3
Liderar el proceso de cambio POR QUE PARA QUE Input de todos los ldquostakeholdersrdquo4
Sostenibles en el tiempo o coyunturales Renegociar conproveedores OPORTUNIDAD ESTRATEacuteGICA5
iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
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iquestCoacutemo pagan las Empresas sus GVR
Fondos fijos
Adelantos en efectivo
Tarjetas Personales
Tarjetas Corporativas
Reembolso a Empleados
Pago Directo a Proveedores
Cuenta Corriente con Agencias
Otros
ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
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S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
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EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
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EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
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ldquoAhorrar dinero controlando gastosrdquo
Nuestra estrateacutegia
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
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VE
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S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Aeacutereo
bull Reduccioacuten de riesgo bull La TMC deja de ser
agente financierobull Disminucioacuten del costo
operativobull Menor costo por
transaccioacuten
Corporativo
Eventos
P Cuantos de ustedes pagan los aeacutereos con tarjeta de creacutedito
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
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Contactos
Aereo
bull 60 al 70 de las grandes cuentas ya utilizan este medio
bull Mercado se acomodo maacutes con la tarjeta virtual( BTA Business Travel Account) que con la tarjeta fiacutesica
bull Integracioacuten de datos
Corporativo
Eventos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Tarjeta virtual centralizadora (TVC)
VE
NT
AJA
S
Financieras Pago hasta en 28 diacuteas
De Control deGestioacuten
Consolida la informacioacuten Asegura y facilita el monitoreo de la Poliacutetica de Viajes a traveacutes de los Reportes Gerenciales Asegura la transparencia de la gestioacuten
Administrativas Asegura y reduce el tiempo de reintegro del dinero de los pasajes aeacutereos devueltos o no utilizados Reduce los costos de emisioacuten de cheques u otros valores
P Cuantos de ustedes utilizan este medio de pago
Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
bull Riesgo financiero
Corporativo
Eventos
Hotel
TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
2 Tarjeta Virtual para el pago de hoteles y otros proveedores auacuten mayoritariamente fuera del proceso
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
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Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
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+54 911 5002 2088
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Terrestre
bull Mayoriacutea de servicios son facturados en cuenta corriente
bull TMC sigue siendo agente financiero
bull Costo administrativo elevado
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Corporativo
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TrasladosSegurosEtc
Terrestre Mundo ideal
1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
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Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
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Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
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Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
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bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
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de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
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bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
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GU
RO
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E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
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Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
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CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
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ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
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Contratacioacuten
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ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
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Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
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AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
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1
TMC
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POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
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Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
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THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
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Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
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1 Inversioacuten masiva en tarjetas para distribuir e instituir la cultura de pago con este medio
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Meacutetodos de pago
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Las TMC ganan dinero
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Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
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Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
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Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
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CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
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CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
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bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
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ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
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Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
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1
TMC
HotelHotel
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POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
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Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
Cuenta Virtual Terrestre
Dificultades para su desarrollo
- Hoteles y demaacutes proveedores precisan integrar sus sistemas com el de las tarjetas para viabilizar informaciones contables y de gestioacuten para sus clientes Vamos en esa direccioacuten
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
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Contactos
Meacutetodos de pago
bull Las TMC auacuten financian directamente Este es el ldquo Beso de la muerterdquo
bull Atencioacuten El costo financiero de las TMC va a ser pasado al cliente
Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
bull 70 emplea este meacutetodo Adelantos a rendir ( Cuaacutendo) per diems
bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
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Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
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bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
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THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
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bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
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Las TMC ganan dinero
Vendiendo servicios de viajehellip no financiado
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
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bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
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Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
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bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
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Seguridad
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THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
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Contactos
Adelantos en efectivo Las gotas que rebalsan la copa
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bull P Cuantos de ustedes otorgan adelantos en efectivo
bull Por viaje por regioacuten por ciudadbull Quieacuten de ustedes ha analizado el costo de retiros
de efectivo de cajeros automaacuteticos bull Por cada adelanto en efectivo es necesario
extraer U$600hellipsi es que lo necesitabull Costo procesamiento U$15 a U$25 + costo
financiero
Ventajas bull Float 40+ diacuteas Supera promedio pagos en
cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Demora en la entrega de equipaje
Si pierde una conexioacuten aeacuterea sin otra alternativa en las siguientes 4 horas usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios comidas y hoteleriacutea que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
Partida demoradacancelacioacuten o
abordaje denegado
Si surge una demora de 8 horas o maacutes si se cancela su vuelo usted tendraacute cubiertos los gastos incurridos por refrigerios y comidas que haya abonado con The Corporate Card hasta un total de $300
Si pierde su equipaje y luego de 48 horas no aparece se lereembolsaraacuten los gastos incurridos por la compra de efectos personales que haya realizado con The Corporate Card hastaun total de $600
Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
bull Menos trabajo manual administrativo (ahorro de tiempo)
CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
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Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
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cuenta corrientebull Reduce costos y tiempos de procesamiento
y pagobull Beneficios blandos seguro de equipaje por
demoras cancelaciones conexiones perdidas recompensas
bull Seguridad Reemplazo por peacuterdida o robo La tarjeta es a los gastos de viaje como el e ticket lo es al aeacutereo
bull Beneficios duros Descuentos (hasta 075)
Este seguro le ofrece una cobertura ante gastos que los viajeros puedan tener que realizar debido a
imprevistos en viajes cada vez que abone sus pasajes con The Corporate Card
Travel Insurance
ES
TE
SE
GU
RO
CU
BR
E
Si sufre una demora de maacutes de 24 horas en la entrega de su equipaje este seguro le cubriraacute los gastos incurridos por la Compra de ropa y artiacuteculos personales indispensables que hayaAbonado con The Corporate Card hasta un total de $300
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Peacuterdida de conexioacuten aeacuterea
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Peacuterdida de equipaje
P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
(organizacioacutenempleado)Precisioacuten e integridad
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CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
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ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
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Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
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preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
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Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
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Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
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Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
EmpresaEmpresa
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AerolineaAerolinea
Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
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Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
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transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
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Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
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bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
efectivo (Cash Flow)bull Reportes
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ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
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del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
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Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
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Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
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bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
Reporte
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AerolineaAerolinea
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Datos financierosDatos de reserva
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12
Check-out
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POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
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Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
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55
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P CCC Beneficios para la organizacioacuten
bull Ahorrosbull Cargos por emisioacutenbull Minimiza la necesidad de contar con
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Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
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tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
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Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
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Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
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TMC
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Reserva
Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
EmpresaEmpresa
1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
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CCC BENEFICIOS PARA LOS USUARIOS
Asistencia en viajesServicio al clienteAceptacioacutenSoporte en emergenciasOpciones de facturacioacutenSegurosAcceso a efectivo
Implementacioacuten exitosa
bull Compromiso del sponsor
bull Comunicacioacuten clara concisa directa
bull Transparencia (lo bueno lo malo amp lo feo)
bull Equipo de implementacioacuten calificado
bull Testear testear testearhellip
bull Escuchar la voz del cliente interno
ldquoNadie puede salir del lugar donde no sabe o acepta que
estaacuterdquo
Jaime Dayaacuten
El valor de los datos ACTE 2008
bull Lo que se puede medir se puede gestionar bull 70 utiliza los reportes de su programa de
tarjetas corporativas para gestionar sus comprasproveedoreses un porcentaje mayor que cualquier otra aplicacioacuten
bull Esto valida la importancia de los datos generados por esta fuente lo que explica tan alto porcentaje de adopcioacuten
Hablando de informacioacutenhellip
bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
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bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
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bull Todos la necesitamosbull KPIacutes Cuales y para que bull 3 tipos Alcance rendimiento calidadbull Alcance Voluacutemen de gastos ( por actividad por
proveedor)bull Rendimiento de utilizacioacuten de proveedores
preferentes ahorros generadosbull Calidad Tiempos de respuesta cumplimiento
satisfaccioacuten de usuario ( Encuestas)
Orden de compra
Reporte
Contratacioacuten
Pago
ReconciliacioacutenAuditoria
PROCESO INTEGRAL
Asegurar procesos consistentes y confiables
Beneficios de aplicar el proceso integradoContratacioacuten Mejora la trasparencia Controla cumplimiento
del proveedor
Orden de compra Hacer cumplir la politica en PDC
Limites y control del gasto base individual
Pago Recepcioacuten revisioacuten y liquidacioacuten electroacutenica
Soporte clave en la presupuestacioacuten
Reconciliacioacuten y auditoriacutea
Asignacioacuten a cada centro de costo
Pone en funcionamiento disparadores para identificar mal uso
Reportes Integrar con sistema contable( libro mayor)
Conocimiento en accioacuten
Barreras
bullPortales de aeroliacuteneas baja integracioacuten com sistemas de TMCs
bull Baja adhesioacuten a tarjetas corporativas (plaacutesticos)
bull Alta penetracioacuten de cuentas virtuales bull Amex 23bull MCVS 13
bullP Cuales son las suyas
Datos financieros
Datos de reserva
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EmpresaEmpresa
TMC
AerolineaAerolinea
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Datos financierosDatos de reserva
Reporte
12
Check-out
NF
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1
TMC
HotelHotel
Reserva
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
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Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
P Cuaacutentos de ustedes han realizado un RFP
Proceso de RFP
Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
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Buscamos1048708 Teacuterminos y condiciones1048708 Caracteriacutesticas y beneficios del programa1048708 Tecnologiacutea1048708 Soporte1048708 Cronograma de implementacioacuten y entrega1048708 SLA1048708 Temas financieros
Tendenciasbull Compantildeiacuteas desarrollaraacuten soluciones maacutes
sofisticadas e integradas Desde administracioacuten a contabilidad integracioacuten con ERP
bull Obstaculos Temas culturales lo loacutegica dice SIacute el escepticismo dice ldquopuede serrdquo
Confianza en el buen uso y los controles P Es el mal uso o uso fraudulento una
barrera
Nuestras sugerencias recetas creativas
Hay cada vez menos excusas para mantener los adelantos en efectivo ya que las tarjetas cubren un alto porcentaje de los gastos de y en viaje
Delinear los objetivos y criterios de eacutexito Realice procesos de RFP yo RFIacutes
Apunten a emitir tarjetas individuales con BTAacutes para aeacutereos y hoteles para diferentes aacutereasdivisioneshellipcon facturacioacuten centralizada
Emita tarjetas temporarias yo con limites pre establecidos de gastos para pasantesviajeros no frecuentes
Averiguen
bull Cuanto tiempo se mantienen los archivos de informacioacuten
bull El sistema de informacioacuten es accesible via Internet
bull Los datos pueden ser integrados con sus sistemas contables
bull Como se tratan los fraudes suspensiones y cancelaciones de cuentas
bull Procedimientos para disputa de cargos
Seguridad
bull Darle gran visibilidad interna al hecho que la Empresa es la responsable final Sentildeal que NO se debe ni se puede utilizar para gastos personales
bull Ser claro en las consecuencias de mal uso
THE END
Descuento de haberes
No reembolso de gastos
AVISO INICIAL
FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
Contactos
POLITICA
Aprobada por el Senior Management 8
Todos los gastos reembolsable y no reembolsables estaacuten considerados
9
Requiere cumplimiento establece reglas y excepciones 7
El uso de proveedores preferentes estaacute definido 8
La utilizacioacuten de la agencia para las transacciones estaacute definida
8
Requiere integrar recibos a los reportes de gasto
6
Actualizaciones perioacutedicas ( establecer frecuencia) 9
Componentes de la categoriacutea
bull MEDIOS DE PAGObull Uso mandatorio de tarjetas corporativas en los
establecimientos que las aceptan 8bull Los pagos son procesados centralmente 7bull Reportes consolidados y administracioacuten on
line 10bull Los reportes de gastos se integran con el ERP 7 bull Controles de uso 9
Fuente Visa payment Source
010203040506070
Importancia
Reportes
Funcionalidad
Reputacioacuten
ReportesCoberturaFuncionalidadDescuentosReputacioacutenBeneficios
Menos del 50 de las Empresas aplican estos criterios en un RFP
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transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
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FRAUDES $350 cada $1000000 de gastos
Opciones taacutecticas Medios de pago
bull Requerir uso de la tarjeta corporativa para todos los gastosbull Retornos por utilizacioacuten Reducir los gastos administrativos y financieros de los adelantos de efectivobullDefinir per diems maacuteximos reembolsar por gastos realesbull Monitorear y no permitir el uso de la tarjeta corporativa para gastos personales bull Cerrar las cuentas no utilizadas en los uacuteltimos 12 mesesbullAprovechar el ldquofloatrdquo de las e BTAacutes
Oportunidades y amenazas
bull Ya abordadas bull Fees de emisioacutenbull 80 billones de
transacciones U$ 65 trilliones 25 billiones de tarjetas
bull Costo promedio 35
Proacuteximos pasosbull 1 Asegurar auspicio ejecutivo al programabull 2 Centralizar la gestioacuten y el controlbull 3 Comunicar y educar regularmente a los funcionariosbull bull La compantildeiacutea obtendraacute ahorros en costos de transaccioacutenbull bull Mejora de productividad y gastos totales( TCT) menoresbull 4 Implementar un programa de tarjeta + sistema de gestioacuten de gastosbull 5 Apalanque la informacioacuten de compra y gastos La informacioacuten es
inuacutetil si no se actuacutea sobre ella bull 6 Adjudique estrateacutegicamente las categoriacuteas aproveche las ventajas y
fortalezas relativas ( TCT) Continuamente revea el rendimiento de sus proveedores vs La media de mercado para asegurarse que siempre obtiene el valor maacutes alto posible
bull INFORMACIOacuteN y CONOCIMIENTO
Presentacioacuten
Encuesta sobre medios de pago
Realizada entre el 233 y el 94
Respuestas 25
bull Algunas personas HACENHACEN que las cosas sucedan
bull Algunas OBSERVANOBSERVAN como ocurren
bull Otras se PREGUNTANPREGUNTANhellipQueacute paso
55
Daniel Feigedanielfeigeoutbackconsultingcomar
+54 911 5002 2088
wwwoutbackconsultingcomar
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