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Seguridad
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SeguridadObjetivo
• Aprender a asignar contraseña al documento.
• Tener conocimiento de las diferentes formas de seguridad en Word.
Contenido
• Introducción
• Añadir contraseña al documento
• Restricciones de formato y edición
• Lafirmadigital
• Otras opciones de seguridad
• Gestión de derechos de información (IRM)
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1. IntroducciónEn Word existe la posibilidad de aplicar niveles de seguridad en nuestros documentos. En esta unidad veremos la importancia de aplicar sistemas de seguridad sobre nuestros documentos.
Podemosdefinirlossiguientesnivelesdeseguridad:
. Añadir contraseña a un documento.
.Controlarquiénpuedeabrir,modificaroimprimirundocumento.
.Identificaralautordeldocumentopormediodelafirmaelectrónica.
. Proteger el documento contra virus de macros.
.Especificarlostiposdecambiosquesepermitensobreeldocumen-to.
Word proporciona un nivel de seguridad adecuado pero no es perfecto, por lo que conviene completar con otras medidas de seguridad los do-cuentos muy importantes.
2. Añadir contraseña al documentoUnaformamuyestrictaybastanteeficazdeaplicarseguridadanues-tro documento es asignándole una contraseña para que únicamente la personaqueconozcaesacontraseñapuedaabrirymodificareldocu-mento.
Una contraseña (o password) es una combinación de caracteres que puedencontenertantoletrascomonúmerosyqueutilizanunsistemadecifrado para convertir el texto introducido en una cadena de caracteres indescifrables.
Pasos:
1. Ir a la opción Archivo,
Accediendo por la pestaña Archivo > Información pulsaremos el botón Proteger documento y elegimos la opción Cifrar con contraseña.
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Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo desde el que introduciremos la contraseña.
Al escribir una contraseña nos aparece otro cuadro de diálogo para que volvamos a repetir la4 contraseña. Así el sistema se asegura de que se haintroducidocorrectamenteysinerrorestipográficos.
3. Restricciones de formato y ediciónRestricciones de formato.
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedanmodificarelformatodenuestrodocumento.
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Losusuariospuedenabrireldocumento,escribirymodificareltextodeldocumento,peronopuedenrealizarningúncambiodeformato.
Para habilitar esta característica debemos acceder a la pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.
Se abrirá el panel de la imagen.
La primera opción es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.
PulsandosobreelenlaceConfiguración...accedemosauncuadrodediá-logo donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.
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Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmar-carunacasillaimplicaríadejardepermitirlamodificacióndelestiloensí, es decir, bloquearlo.
Disponemos de tres botones.
Todo. Marca todos los estilos.
Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el crite-rio de Word.
Ninguno. No deja marcado ningún estilo.
Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamos Acep-tar.
EnelpanelRestringirformatoyedicióneltercerpasoesComenzaraaplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botónnossolicitaque introduzcamosdosveces lamismacontraseña,para que posteriormente podamos desactivar esta restricción.
Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.
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Restricciones de edición.
Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que va-mos a ver a continuación.
Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.
Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasionespodremosseleccionarquéusuariospuedenrealizarlasmodi-ficaciones.
Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modi-ficacionessobreeldocumento,peroloscambiosrealizadosseránresal-tados.
Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden intro-ducir comentarios sobre el documento.
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Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán es-cribir en las áreas de los formularios.
Sin cambios.Estaopcióneslamásrestrictiva,nopermiterealizarnin-gún cambio, equivale a sólo lectura.
4. La firma digitalEn la pestaña Archivo > Información > Proteger documento encontra-moslaopciónAgregarunafirmadigital.
Al hacer clic en ella un cuadro de diálogo nos explica en qué consiste firmardocumentosynospermiteabrirelcatálogodeserviciosdefirmasrecomendados por Word, siempre y cuando dispongamos de internet para conectar con la página web correspondiente.
Paratenerunafirmadigital,debemossolicitarlaconanterioridadaunaautoridadcertificadoracomolaFábricaNacionaldeMonedayTimbre.
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Esta y alguna otra compañía ofrecen certificados de firmas digitales,para más información visita su web e infórmate de cómo solicitar una firmadigital.
Unafirmadigitalsirveparaasegurarlaautoríadeundocumento.Per-mitecertificarqueeldocumentoquehasidorealizado(ocuantomenosquehasidofirmado)porelfirmante.
Enunafirmadigitalexisten2tiposdeclaveparaunmismousuario,laclave pública que todo el mundo conoce y sirve para cotejar que un do-cumentoesdequiendiceser,yunaclaveprivadaqueeslaqueutilizaelusuarioquefirmaeldocumentoyqueúnicamentedebeconocerél.
Wordtedalaposibilidaddecreartupropiacertificación,queúnicamenteserávalidaparaidentificarteparatrabajarconOffice.Siesevaaserelúnicousoquelevasadaratufirmadigitalpuedesutilizarestaalterna-tiva.
Unavezcreadalafirmaveráslaventanadelaimagen.
SiqueremoscambiarlafirmadigitalharemosclicenCambiaryselec-cionaremos otra que se encuentre en el equipo. En caso contrario, hacer clicenFirmar.
Apartirdelmomentoenquesefirmeundocumento,estenopodrásermodificado.Encasodequesufriesealgún tipodeedición lafirmaserompería,puesnoseríaposibleafirmarqueelsujetoqueharealizadoloscambioseselmismoquefirmóeldocumento.
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Puedesfirmaryromperlafirmatantasvecescomoquieras.Loimpor-tanteesquecuandoeldocumentoestefinalizado,alañadirlelafirma,cadapersonaqueloabraveráquelohicistetúynopodrámodificarlosinromperlafirmadigital.
5. Otras opciones de seguridadEn la pestaña Archivo, Opciones podemos escoger la categoría Cen-trodeconfianza.Allíencontraremosvariosenlacesdeinformaciónyunbotónquenos llevaráasuconfiguración:Configuracióndelcentrodeconfianza,enelquepodemosespecificarelniveldeseguridadsobrelosdocumentos.
Existen formas de programar acciones en documentos de Word, median-te las macros. En ocasiones, una macro puede haber sido programada de forma maliciosa, comprometiendo la seguridad de Word y del sistema al ser ejecutada. De modo que puede ser, y de hecho es, un agujero de seguridad que en cierto modo podemos controlar dependiendo del nivel de seguridad que apliquemos.
Deshabilitar todas las macros sin notificación. Es el más restrictivo puesto que no permite la ejecución de macros en tu equipo.
Deshabilitar todas las macros con notificación. Permite la ejecución de macros a petición del usuario. cuando abras el archivo saltará un avi-so que deberás aceptar si quieres que las macros se ejecuten.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente. Permitelaejecucióndelasmacrosconfirmadigital.
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Habilitar todas las macros. Es el nivel más bajo de seguridad y por tanto el más peligroso puesto que no ofrece protección alguna sobre las macros.
En la categoría Editores de confianza podemos seleccionar aquellas firmasdigitalesdeusuariosocompañíasdelascualespermitimoseje-cutar las macros adjuntas en sus documentos.
En la categoría Opciones de privacidad disponemos de una serie de op-cionesdeconfidencialidad,comovemosenestaimagen:
Podemosseleccionar:
Quitar información personal... Si seleccionamos esta opción al guar-dar el documento en Word, eliminará la información relativa a la autoría del documento, es decir los campos relativos al autor del documento como nuestro nombre y demás se dejarán en blanco.
Avisar antes de imprimir... Esta opción permite que seamos avisados antesdeimprimir,guardaroenviarunarchivoconmodificaciones.
Almacenar números aleatorios... Word al guardar un documento le asignaunnúmeroparaposteriormenteidentificarlo,estaopcióngeneraunnúmeroaleatorioparaelidentificadordeldocumento.
Hacer visible el marcado oculto... Esta opción muestra las marcas
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ocultas al abrir o guardar un documento.
6. Gestión de derechos de información (IRM)El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos deacceso,impresión,copiayreenvíodelosdocumentosMicrosoftOfficede una forma bastante completa. Con él conseguimos un mayor control sobre la seguridad de nuestro documento restringiendo el acceso y mo-dificacióncompletaoparcialdeldocumentoalosusuariosquenosotrosespecifiquemos.
Es una herramienta independiente que viene, en el caso de Windows Vista, con la instalación del sistema operativo. En cambio en Windows XP hay que instalarla de forma expresa.
La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que aunque el archivo cambie de manos, sea enviado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguirá vigente. Pero ojo, tampoco esperfecto,nada impidequeporejemplo lapersonaquevisualizaelarchivo haga una captura o una fotografía de su contenido, o bien copie a mano el texto.
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Resumen
Contraseña al documento
PodemoscolocarcontraseñaaldocumentopulsandoenlafichaArchivo,infor-mación, pulsaremos el botón Proteger documento y elegimos la opción Cifrar con contraseña.
Restricciones de formato
Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que pue-danmodificarelformatodenuestrodocumento.
Para habilitar esta característica debemos acceder a la pestaña Revisar y se-leccionar Restringir edición.
La firma digital
Unafirmadigitalsirveparaasegurarlaautoríadeundocumento.Permitecer-tificarqueeldocumentoquehasidorealizado(ocuantomenosquehasidofirmado)porelfirmante.LaopcióndefirmadigitalseencuentraenlapestañaArchivo, Información, Proteger documento.
Gestión de derechos de información (IRM)
El IRM (Information Rights Management) permite gestionar los permisos de acceso,impresión,copiayreenvíodelosdocumentosMicrosoftOfficedeunaforma bastante completa. La principal ventaja es que aplica la seguridad al propio documento, de forma que aunque el archivo cambie de manos, sea en-viado o se abra desde otro ordenador la seguridad seguirá vigente.
