Date post: | 15-Apr-2017 |
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Manejo y Participación en reuniones productivas
Perspectivas y HerramientasProf. María Teresa Gandolfo y Prof. Eduardo Díaz Madero
Objetivos Reflexionar sobre aspectos centrales de las
Reuniones Efectivas, desde las perspectivas: Individual: compromisos, contribución, participación Equipo: criterios de organización, comunicación,
contribuciones al personal y a la organización Detectar temáticas de interés en Manejo de
Reuniones Efectivas para próximos encuentros en el 2016
Reuniones de trabajo Concepto: Espacio laboral en que se logra la interacción y
compromiso de personas hacia un objetivo determinado. Contribución: Equipo, institución y personas Tipos: Planificación, Gestión, Control, Consulta, Negociación Elementos
Finalidad Organización Recursos Tiempos Modalidad de trabajo Etc….
http://www.sii.cl/rrhh/Guia_Practica_de_Manejo_de_Reuniones_Efectivas_v2011.pdf
Autodiagnóstico Aspecto a evaluar Nunca A veces Siempre Observaciones
1. Tengo agendada las reuniones
2. Planifico actividades laborales en función de las reuniones
3. Organizo los datos que contribuyen a la organización y a las reuniones
4. Le dedico tiempo a prepararme a una reunión
5. Conozco los objetivos de la reunión o trato de informarme de ellos
6. Conozco la agenda de la reunión previamente
7. Se cuanto tiempo dura la reunión
8. Le dedico a mi jefe tiempo para brindarle información para la reunión
9. Voy a la reunión unos minutos antes de su inicio
10. Llevo a la reunión elementos de trabajo / información/ agenda propia
Trabajo productivo y sistemático
Reunión de Planificación/ Organización
Grupo SH / Bomberos
Revisión de Tareas
Criterios de validez
Delegación
Paradoja de las reunionesRelación T/R Eficaci
aEficiencia
Motivación
Desarrollo
Planificación
Decisión
>Tiempo<Resultado
<Tiempo<Resultados
>Tiempo>Resultados
<Tiempo>Resultados
¿Luego de la reunión hay…..?
Cultura de usar agenda?
Dependencia de las confirmaciones de las
reuniones?
Compartimos datos/tareas antes de cada reunión?
Como planificar reuniones
Antes
Durante
Después
•Convocatoria - envío de agenda•Planificar – Avisar•Acordar temas y anticiparlos•Solicitar datos•Asignar Responsabilidades•Recabar opiniones - ideas
•Aprendizaje•Revisión de agenda•Tomar decisiones•Desarrollar temario / tiempo /objetivo•Cerrar: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Con qué•Próxima reunión•Acta coherente con la agenda •Informar decisiones y comprometerse •Organizarse en el trabajo
Aportes personales en reunión productiva ¿Qué tema/s se han de tratar? Y ¿qué temas no se
tratarán? ¿Cómo es el proceso previsto, centralizado;
descentralizado; colegiado?. ¿Se informó de ello? ¿Se distribuyeron roles como anotador; facilitador,
observador; experto? ¿Qué clima contribuyo a desarrollar desde mi
participación? ¿me convierto en obturador; discutidor; indiferente?Reuniones productivasTiempos x Participación x Clima = Aprendizaje +
Resultados
Tenemos claro ¿cómo seguimos?
Organizando una reunión productiva Técnicas de trabajo:
Presentación Torbellino de ideas Grupos pequeños Metaplan Etc…
Visión compartida para una reunión productiva En función de ella:
Tener claro que se espera de mi Hacer preguntas que aporten
valor: Durante la reunión Luego de la reunión
Aportar: Conocimientos y datos Sugerencias Problemas observados y
soluciones posibles (no se vale sólo problemas = rol obstaculizador)
Qué llevo a una reunión productiva En función de ella:
Concurrir con material y datos posiblemente necesarios
Informes históricos Archivos Papel y lápiz Agenda personal
¿Cómo contribuyen los participantes?Tipos de participantes En cualquier reunión
existen: Hablador Discutidor Conversador privado Errático Obstinado Gran contribuyente
Silencioso Experto Influenciador positivo Influenciador negativo Colaborador Líder Contra líder Etc….
(*) NUEVAS METODOLOGÍAS DOCENTES, Amparo Fernández March, Instituto de Ciencias de la Educación Universidad Politécnica de Valencia
¿Cómo contribuyen los participantes?Tipos de participantes
PAPELES
POSITIVOS
(*)
LÍDER-Personalidad fuerte del grupo, gran autoridad y consigue oirse y captar la atención.-Inconveniente: sólo habla él, amedrenta al resto.-Actuación del profesor: deberá encauzar esta figura, dominarlo o incluso aislarlo si la cosa va mal.
MODERADOR -Calma los ánimos, reduce tensiones y lleva al grupo al plano de las ideas y acciones.-Actuación del profesor: recurrir a él cuando la cosa va mal.
ORIENTADOR-Es el guía del grupo. Centra la conversación en el tema a tratar y recuerda las directrices y objetivos.-Actuación del profesor: se apoya en la persona de talante orientador.
EXPERTO
-Se encarga de informar al grupo.-Inconveniente: que actúe como sabelotodo, que se crea autoridad indiscutible, que inhiba al grupo.-Actuación del profesor: ha de fijar el papel y los límites del experto.
PAPELES
NEGATIVOS
CRÍTICO-Censura todo lo que se dice y se hace. Critica pero no da prouestas válidas ni inválidas. Es la postura fácil y cobarde.-Actuación del profesor: procurar que el grupo lo acalle, pedirle propuestas concretas.
PARALIZADOR-Cada vez que interviene busca bloquear al grupo. Habla de cosas tales como: vocabulario, procedimiento, etc.-Actuación del profesor: decirle que el tema es muy interesante pero que se tratará más adelante; que el tema es muy atractivo y debería animarse a presentarlo a todos.
PESIMISTA-Desde el principio opina que lo que se hace no va a servir para nada. Ninguna idea le entusiasma. Si reconoce la bondad de alguna idea, apostillará que no es aplicable.-Actuación del profesor: Inmiscuirle en un subgrupo optimista; preguntarle qué consideraría válido para todo el grupo.
JOVIAL-Su objetivo es reírse, cada idea manifestada le sugiere un chiste.-Actuación del profesor: pedirle que cuente los chistes en voz alta; encargarle que haga un informe de la reunión.
OPONENTE SISTEMÁTICO
-Sólo sus ideas son válidas, suele tener traumas. Se considera un experto y el único capacitado para opinar.-Actuación del profesor: invitarlo a que haga él la exposición; darle la razón en exceso.
(*) NUEVAS METODOLOGÍAS DOCENTES, Amparo Fernández March, Instituto de Ciencias de la Educación Universidad Politécnica de Valencia
¿Qué no hacer…..?¿Qué no hacer para una reunión?
¿Qué no hacer en una reunión?
¿Qué no hacer luego de una reunión?
¿Qué no hacer en una reunión?QUE NO RESOLUCIÓN POSIBLE
Discutir sin datos o información Planificar cómo seguir el tema y asumir responsabilidades en ello
Incorporar temas de poca importancia
Resolverlo con anticipación para no restar tiempo en las reuniones
Incorporar temas de urgencia sin información
Plantearlo y proponer una pausa para tener la información clave en mano
No escuchar Balancear mi participación para conocer todos los puntos de vista para la decisión
Hablar por demás Hacer aportes sintéticos y clarosEn las reuniones se mezclanConocimientos x habilidades x emociones = Equipo
efectivo (recordar Ep=100%)
Compromiso personal … (para Reuniones Productivas) Afilar la sierra Evitar ser el violinista del Titanic Del timón a la carta, la corrección tal cual marca Comprender antes que ser comprendido Preguntar – Re-preguntar Ganar equipo + ganar yo Urgencia vs Importancia en perspectiva de
equipo Desafiarme y mejorar Comprometerme