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DE SERVICIOS GENERALES N�":1��.:{Jjb 2 ts SEP 2018 REV. 02 ) LN-6014-MAP-P0-41

RESPONSABLE

Subgerencia de Trámites, Gestión y

Archivo Histórico

APROBADO 28/09/2018 ) Pagina 2 de 4

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Op.

1

2

3

4

5

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Recibe documentación de los archivos de trámite

a) Cajas con documentación e indica el lugar dondese efectué la colocación de las mismas.

b) Oficio y Transferencia primaria (documental yarchivo electrónico por medio del Sistema deAdministración de Archivos)

Realiza un cotejo de expedientes y verificación que contenga:carátula, marbete, clasificación (área, fondo sección, serie y no.expediente), legajos, nombre del expediente claro, fecha deapertura y cierra, folios.

a) en caso de encontrar irregularidades, latransferencia no se recibe y finaliza el trámite.

b) si está bien pasa al punto siguiente.

Entrega al Área Solicitante, Acuse del oficio y transferenciaprimaria.

Recibe Acuse del oficio y transferencia primaria.

Elabora y pega marbete de caja con los datos siguientes:

• Número de Caja. • Número de Registro• Procedencia.

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DESARROLLO DE PERSONAL

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Comité de Mejora Regulatori: ;�� UAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES

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APROBADO REIP4tNe_.ili_Bl!i_¡,--.... -t,--.DW..•-.g�a+-'------��--'

Op. DESCRIPCIÓN

6 Actualiza en Base de Datos mediante el Sistema de

Administración de Archivos:

7

8

• Número de Caja.

• Número de Registro

• Fecha de Caducidad (Generada de forma automática en elSistema de administración de Archivos)

Guarda las cajas de Archivo de Concentración.

Archiva en el expediente correspondiente.

• Oficio en original

• Relación de Transferencia Primaria.

FIN.

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GEREl\!CIA DE: OKGANIZACION 't DESARROLLO DE PERSONAL

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Comité de Mejora Regalatoria Interna

28 SEP 2018

APROBADO

DIAGRAMA DE FLUJO

SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO (COORDINACIÓN DE ARCHIVOS)

SERVIDOR PUBLICO DEL ARCHIVO DE TRAMITE

INICIO

Recibe acuse de recibo Recibe cajas con documentación

2

Realiza cotejo de expedientes

NO FIN

SI

3

Entrega acuse de recibo

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r- Elabora y pega marbete de cajas ....

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4

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE

SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-41

28/09/2018 Página 4 de 4

F. 31-13

SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTION Y ARCHIVO HISTÓRICO

(COORDINACIÓN DE ARCHIVOS)

Guarda las cajas en el acervo de concentración

Archiva oficio y transferencia primaria en

expediente

FIN

7

8

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA P DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN 28 SEP 2018

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SERV

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE BAJA DOCUMENTAL ANTE LA SHCP

REV. 02

28/09/2018

LN-6014-MAP-P0-42

Página 1 de 3

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Aplicar la Normatividad Archivística para realizar la baja documental de los expedientes con valor contable que han concluido su periodo de guarda de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental vigente.

Gerencia de Recursos Materiales y Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico.

1. Es responsabilidad de Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo HistóricoDar de Baja la documentación que haya concluido su plazo de conservaciónde acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.

2. Es responsabilidad de Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo HistóricoSolicitar la liberación de expedientes al Titular de la Unidad Administrativa aque pertenezca la documentación.

3. Es responsabilidad de Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo HistóricoAplicar la normatividad emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental eInformes sobre la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y CréditoPúblico y por el Archivo General de la Nación.

4. Es responsabilidad de Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo HistóricoQueda excluida de estas políticas la documentación con valor documentaladministrativa.

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� para la Asistencia Pública

1 * MANUAL ORIGINA L EN RESGUARDO*

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SERVICIOS GENERALES

RESPONSABLE

Subgerencia de Tramites, Gestión y

Archivo Histórico

Gerencia de Recursos Materiales


Archivo Histórico


Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico

28 SEP 2018 REV. 02 J LN-6014-MAP-P0-42

APROBADO 28/09/2018 1 Página 2 de 3

No. de nn

1

2

3

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Recibe oficio de solicitud de autorización de liberación de los expedientes para determinar su destino final (baja definitiva)

Elabora oficio a Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, para solicitar la baja documental contable.

Turna la Gerencia de Recursos Materiales: • Oficio de Solicitud de baja documental.• Inventario de baja documental contable.• Ficha técnica y• Declaratorio de prevaloración

4 Recibe los documentos antes citados, rubrica los documentos y turna a la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico.

5 Recibe oficio, inventario, ficha técnica y declaratoria de prevaloración y se tramita ante la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público.

6

7

Recibe acuse de recibo

Recibe oficio de autorización de baja documental,

A) En caso de no proceder, Regresa a la operación No. 2.

B) En caso de si proceder la baja documental; continua en laoperación siguiente

8 Envía a la Subgerencia de Tramites, Gestión y ArchivoHistorico, para trámite procedente.

9 Archiva Autorización en expediente correspondiente

FIN

(Continua con el procedimieolo dQ baja Eleet1111e11tal ailte el rGN (LN-6p14-MAP-P0-43) ''-'•Lotería Nacion_a

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28 SEP 2018

APROBADO

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SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO

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HISTÓRICO (COORDINACIÓN DE ARCHIVOS)

INICIO

Recibe oficio de liberación de expedientes para determinar su destino final (baja

definitiva)

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Elabora oficio para autorización de baja documental contable

Turna oficio a la Gerencia de Recursos Materiales para rubrica

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de la Gestión Publica de la SHCP

Recibe acuse de recibo

5

6

DIAGRAMA DE FLUJO

GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

4 Recibe documentación antes citada y rubrica documentación y turna a la Subgerencia de Tramites, Gestión y

Archivo Histórico

7

Recibe dictamen de la solicitud de baja de documentación contable

SI

Envía documentación a la Subgerencia de Trámites, Gestión y Archivo Histórico

8


SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-42

28/09/2018 Página 3 de 3

F. 31-13


9

Archiva autorización

FIN

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Comité de Mejora Regu toria Interna

28 SEP 2018

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SE

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE BAJA REV. 02 LN-6014-MAP-P0-43 DOCUMENTAL ANTE EL ARCHIVO GENERAL DE LA

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

NACIÓN 28/09/2018 Página 1 de 7

Aplicar la Normatividad Archivística para realizar la baja documental de los expedientes con valor administrativo y contable (autorizado) que han concluido su periodo de guarda de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.

Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico.

Es responsabilidad de Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico:

1. Dar de Baja la documentación que haya cumplido su plazo de conservación deacuerdo al Catalogo de Disposición Documental.

2. Solicitar la liberación de expedientes al Titular de la Unidad Administrativa aque pertenezcan.

3. El expediente liberado que no cause baja y por sus características seconsidere con valor histórico pasa al Archivo Histórico por medio de laTransferencia Secundaria.

4. Aplicar y cumplir con la normatividad emitida por el Archivo General de laNación.

5. Aplica a la documentación con valor documental contable previamenteautorizada su baja por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes

sobre la Gestión Pública.

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GERENCIA DE: OKGANIZACION '\'


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DE SERVICIOS GENERALES

RESPONS IDLC


Archivo Histórico

Unidades administrativas de la

Entidad


Archivo Histórico



Archivo Histórico


2� SEP 2018REV. 02 1 LN-6014-MAP-SG-P0-43


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Op.

1

2

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5

6

7

8

9

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Elabora y envía oficio de sol.icitud de autorización a cada unidad administrativa para la liberación de los expedientes para determinar su destino final (baja definitiva).

Recibe oficio de solicitud de autorización de liberación de los expedientes para determinar su destino final (baja definitiva)

Envía oficio de respuesta:

a) En caso de negativa, fin al tramite.b) En caso de aceptación se continua con el siguiente

Elabora oficio de solicitud de baja documental al Archivo General de la Nación de los documentos que no tienen valor histórico para la Entidad.

• Inventario de baja documental.• Ficha Técnica y• Declaratoria de prevaloración.

Turna los documentos para firma a la Gerencia de Recursos Materiales.

Recibe los documentos antes citados, los rubrica y turna a la Subgerencia de Tramite, Gestión y Archivo Histórico para su trámite correspondiente.

Recibe los documentos y tramita la documentación ante el Archivo General de la Nación.

Archiva acuse de recibo.

Recibe oficio de respuesta a la solicitud de autorización de baja documental

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GERENCIA DE: OKGANIZACION 'r


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28 SEP 2018 REV. 02 1 LN-6014-MAP-SG-P0-43

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No. dtif • '•--' -· hE SCRIPCIÓN

20 Solicita al Departamento de Pagina Web suba la

documentación del proceso de baja a la página Web de la Lotería Nacional para la Asistencia Pública.

21 Integra y guarda expediente

FIN

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28 SEP 2018

APROBADO

SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO

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INICIO

Elabora oficio de solicitud de liberación de los expedientes para baja definitiva

Elabora oficio de solicitud de baja documental

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DIAGRAMA DE FLUJO

UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA ENTIDAD

Recibe oficio de solicitud de aut9rización de liberación

Envía oficio de respuesta

SI

2

3

Termina procedimiento


SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-43

28/09/2018 Página 5 de 7

F. 31-13

GERENCIA DE RECURSOS MATE RIA LES

Recibe documentación, rubrica y turna a la Subgerencia de Tr�mites, Gestión y Archivo

Histórico

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Comité de Mejora Regulatoria Interna

28 SEP 2018

APROBADO

IAGRAMA DE FLUJO



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Recibe oficio de solicitud de baja documental y copia del listado por serie documental y ficha

técnica

Archiva acuse de recibo

7

8

11

Recibe autorización y efectúa la trituración de la documentación

labora y turna oficio de desalojo

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a al Órgano Interno de Control para la !émn ción de un representante que asista al g Z desalojo

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14

9

Recibe oficio de respuesta del Archivo General de la Nación

SI

10

Turna oficio de autorización a la Subgerencia de Trámites Gestión y Archivo Histórico

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS

GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-43

28/09/2018 Página 6 de 7

F. 31-13

SUBGERENCIA DE ADMINISTRACION DE INMUEBLES

13

Informa la fecha de desalojo de la documentación a la Subgerencia de Trámites Gestión y Archivo

Histórico

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28 SEP 2018

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r Se realiza el desalojo y se elabora el acta

administrativa correspondiente

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Recaba firmas del acta administrativa

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15

16

17

Elabora oficio para enviar acta administrativa de

baja

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18

Recibe y archiva acuses

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ecaba documentación para conformar

expediente

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1

blAGRAMA DE FLUJO


1

20

Solicita se suba la documentación a la pagina Web

de LOTENAL

• 21

Integra y guarda expediente

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1


GENERALES

REV. 02

28/09/2018

LN-6014-MAP-P0-43

Página 7 de 7

F. 31-13

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASIS DIRECCIÓN DE ADMINISTR CIÓN

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SERVI

PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Y EL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN

DOCUMENTAL 28/09/2018 Página 1 de 3

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Aplicar la Normatividad Archivística con la finalidad de contar con un instrumento para la identificar de los grupos documentales en la Entidad, así como el periodo de guarda de los mismos.


1. La Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico recopila de losCoordinadores, Subcoordinadores y Responsables de Archivo de Trámite delArchivo General de la Nación, las propuestas de incremento o modificación delCuadro de Clasificación y Catálogo de Disposición Documental, relativo a lasección y serie documental.

2. El incremento o modificación de una sección o serie documental debe estarsustentado en una función o actividad sustantiva de la Unidad Administrativaque lo solicite.

3. La descripción de la sección o serie documental corresponde a un proceso detrabajo.

4. En el caso de ampliación del periodo de la vigencia documental al Catalogo deDisposición Documental se debe sustentar en los procesos de trabajo o lanormatividad que lo indique.

5. La aplicación del Cuadro de Clasificación y Catalogo de DisposiciónDocumental brinda un soporte en la archivación documental de los expedientesgenerados por las Unidades administrativas de la Entidad.

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GERENCIA DE: OKGANIZACION 'rDESARROLLO DE PERSONAL

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RESPONSABLE


Archivo Histórico

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28 SEP 2018

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES

REV. 02 l LN-6014-MAP-P0-44

APROBADO 28/09/2018 J Página 2 de 3

No. de

1

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8

9

10

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Recibe petición mediante oficio o correo electrónico de los responsables de archivo de trámite para incrementar o modificar una sección o serie documental.

Evalúa la petición:

a) Si es negativa, se informa al responsable de archivo detrámite que serie documental puede utilizar en suclasificación de su documentación, se da por terminadoel procedimiento.

b) Si es positiva, continua la siguiente operación

Informa al responsable de archivo de trámite la aceptación del incremento o modificación de la sección o serie documental, indicándole en número correspondiente.

Actualiza el catálogo de clasificación documental y el cuadro de disposición documental

Informa vía correo electrónico a todos los responsables de archivo de trámite.

Actualiza el catálogo de disposición documental en el Sistema de Administración de Archivos.

Informa al Comité de Información la actualización.

Informa por medio de oficio anexando el Catalogo de Disposición Documental en medio electrónico al Archivo General de la Nación, la actualización para su validación en el mes de febrero de cada año.

Recibe validación del Catalogo de Disposición Documental, por parte del Archivo General de la Nacion.

Solicita al Departamento de Pagina Web de Lotenal para que se actualice en portal de Transparencia el Catalogo de ,1 Disposición Documental. �

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28 SEP 2018

APROBADO

SUBGERENCIA DE TRÁMITE, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO


INICIO

Recibe petición de los responsables de archivos de trámite

Evalúa la petición

2

Se informa que sección y

serie documental debe u tilizar, y seda por terminado el procedimiento

3

Informa al responsable de archivo el nuevo numero de serie documental

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ctualiza el de Cuadro Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental

ma mediante correo electrónico a todos los archivos de trámite

4

5

DIAGRAMA DE FLUJO



Actualiza Catalogo de Disposición Documental en el Sistema de Administración de Archivos

Informa al Comité de Información

Informa oficialmente al Archivo General de la Nación a mas tardar el ultimo día de febrero de

cada aí\o

Recibe validación del Catalogo de Disposición Documental

Solicita a la pagina Web de LOTENAL se actualice en el portal de transparencia

FIN

6

7

8

9

10

1 -


SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-44

28/09/2018 Página 3 de 3

F.31-13

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Comité de Mejora Regula ori�ter�a

¿tj SEP 2018

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE sElmlr1'17''n!i�lTe'l"""�--_¡.--...J

PROCEDIMIENTO DE ALTA O CAMBIO DE RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-45

28/09/2018 Página 1 de 3

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Aplicar la Normatividad Archivística con la finalidad de actualizar al personal que tiene bajo su responsabilidad la organización del archivo de trámite, así como supervisar el registro de los expedientes mediante el Sistema de Administración de Archivos.


Es responsabilidad de la Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico

1. Informar en caso de cambio del responsable de archivo de tramité medianteoficio.

2. Tener bajo su responsabilidad los tres niveles en el control de los archivos detrámite: Coordinador, Subcoordinador y Responsable.

3. Asesorar en el manejo de los archivos de trámite a las áreas usuarias de laEntidad.

4. Entregar un Instructivo del uso del Sistema de Administración de Archivos.

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REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-45

28/09/2018 1 Página 2 de 3

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Archivo Histórico

1

2

3

4

5

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7

8

9

INICIO

Recibe oficio de la unidad administrativa informándonos el alta o cambio de su coordinador, subcoordinador o responsable dearchivo de tramite.

Sella y registra de acuse de recibido el oficio de control correspondiente.

Registra el alta o cambio en directorio de responsables mediante el Sistema de Administración de Archivos.

Asigna número de área.

Envía por correo electrónico el número de área asignado al coordinador, subcoordinador o responsable de archivo de trámite del Archivo General de la Nación.

Programa cita para la capacitación para el control de los archivos.

Otorga la capacitación y entrega Instructivo del uso del Sistema de Administración de Archivos.

Informa por medio oficial al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la Información Publica y Protección de Datos Personales los movimientos realizados en los niveles de los archivos de trámite: coordinador, subcoordinador o responsable de archivo.

Archiva documentación en expediente.

FIN

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO•ºOR 1.t>

GERENCIA DE: 01-<GANIZACION 'r DESARROLLO DE PERSONAL

Lotería

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28 SEP 2018 DIAGRAMA DE FLUJO

APROBADO

SUBGERENCIA DE TRÁMITE, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO SUBGERENCIA DE TRÁMITE, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO


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INICIO

Recibe oficio de alta o cambio del responsablede archivo de tramite

Sella y registra de acuse de recibo

Registra alta o cambio del responsable dearchivo de tramite en el Sistema

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Asigna numero de área

2

5

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Programa cita para capacitación

7

Otorga capacitación

8

Informa al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la Información y

Protección de Datos Personales

9

Archiva documentación

FIN


SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-45

28/09/2018 Página 3 de 3

F. 31-13

cy

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA ÚBLICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

28 SEP 2018

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE S

PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO O CONSULTA DE EXPEDIENTES HISTÓRICOS

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-46

28/09/2018 Página 1 de 6

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Aplicar la Normatividad Archivística a fin de establecer un control de los expedientes del acervo histórico en el proceso de préstamo o consulta.


Es responsabilidad de la Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico.

1. Dar seguimiento a las solicitudes de consulta de los expedientes del archivohistórico.

2. El usuario deber llenar el vale de préstamo, así como la carta responsiva.

3. Exclusivamente el préstamo a personal de la Entidad, con su respectivaautorización.

4. La consulta del archivo histórico esta abierta al público en general,debidamente identificado.

5. El costo de las fotocopias que requiera el usuario, son bajo su costo.

6. Se permitirá el uso de cámara fotográfica, escáner y equipo de cómputo.

7. El manejo de la documentación del acervo histórico debe ser con uso deguantes de látex y cubrebocas.

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RESPONSAS E

Subgerencia de Tramite, Gestión y Archivo Histórico

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Usuario


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SERVICIOS GENERALES

� ó SEP 2018 REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-46 28/09/2018 1 Página 2 de 6

AnDnD.Ann DESCRIPCIÓN

INICIO

Recibe solicitud de información.

Realiza la búsqueda correspondiente en el inventario de expedientes.

Informa al usuario los expedientes localizados

Selecciona los expedientes a consultar

Localiza el expediente y lo entrega al usuario, para que revise.

Elabora en original y copia, formato de vale de consulta.

Entrega vale de consulta para la firma del usuario

8 Recibe el vale de consulta original y copia, revisa que sus datos estén correctos y lo firma.

9 Recibe el expediente para consulta en sala

1 O En caso de requerir fotocopia, indicara al personal de la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico, a efecto de acompañarle a fotocopiar los documentos.

a) al termino de la consulta, pasa a la operación 21b) si lo requiere en préstamo, continua

11 En caso de requerir trasladar el expediente a la Unidad Administrativa de la Entidad en la cual esta adscrito, lo solicita a la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico.

12 Se informa al Usuario que debe solicitar la autorización de préstamo del expediente(s) o documento(s) mediante oficio

13

14

a la Gerencia de Recursos Materiales

Entrega el expediente informando que se realizara el tramite para solicitarlo en préstamo

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Subgerencia de Tramite, Gestión yArchivo Histórico

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AL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE

SERVICIOS GENERALES

28 SEP rn1a REV. 02 LN-6014-MAP-P0-46

28/09/2018 Página 3 de 6

a) en caso de negativa se pasa a la operación 21.b) en caso positivo pasa a la operación siguiente.

15 Recibe solicitud de préstamo de expediente del acervo histórico, evalúa e informa la decisión a la Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico

16 Informa al usuario: a) Negativa del préstamo, pasa a la operación 27.b) Autorización del préstamo y se le indica que pase a

recoger el expediente.

17 Se elabora vale de préstamo y carta responsiva de documentación en préstamo y se entrega al usuario para que firme.

18 Firma el de préstamo y carta responsiva de documentación en préstamo y lo regresa a la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico

19 Recibe la documentación que avala el préstamo y entrega los expedientes correspondientes al usuario

20 Archiva vale de préstamo en carpeta temporal de control correspondiente

21 Entrega expediente a la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico

22 Recibe devolución del expediente

23 Localiza el vale de consulta

24 Sella el vale de consulta con la leyenda "Cancelado".

25 Entrega el original del vale de consulta al usuario

26 Archiva en orden cronológico; Copia del vale de consulta o préstamo y Guarda el expediente.

27 FIN

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28 SEP 2018

APROBADO



INICIO

Recibe solicitud de información

Realiza búsqueda de información en el inventario de expedientes

Informa al usuario los expedientes localizados

Localiza el expediente y lo entrega al usuario

Elabora vale de préstamo

ntrega vale de consulta para la firma del usuario

2

3

5

6

7

DIAGRAMA DE FLUJO

USUARIO

Selecciona los expedientes que consultara

Recibe expedientes en préstamo y rubrica

Recibe el expediente para consulta en sala

En caso de requerir fotocopia, indicara al personal de la Subgerencia de Trámite,

Gestión y Archivo Histórico

Solicita trasladar el expediente a su área

4

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SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-46

28/09/2018 Página 4 de 6

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APROBADO

SUBGERENCIA DE TRÁMITE, GESTIÓN Y ARCHIVO

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Se le informa debe solicitar la autorización a

la Gerencia de Recursos Materiales

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Conserva el expediente de forma temporal

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de los expedientes

17

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DIAGRAMA DE FLUJO

USUARIO

Entrega el expediente informando que

solicitara el préstamo

Localiza el vale de préstamo y lo cancela

13

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28/09/2018 Página 5 de 6


15

Recibe solicitud de autorización del préstamo

de los expedientes

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Archiva vale de préstamo en carpeta temporal de control correspondiente

22

Recibe devolución del expediente

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Localiza el vale de consulta

24

Sella el vale de consulta con la leyenda "Cancelado"

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USUARIO

Entrega expediente a la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico

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REV. 02 LN-6014-MAP-P0-46

28/09/2018 Página 6 de 6

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SE

PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA

DE EXPEDIENTES

REV. 02

28/09/2018

LN-6014-MAP-P0-4 7

Página 1 de 3

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Aplicar la Normatividad Archivística en la transferencia secundaria para dar un seguimiento de los expedientes que incrementaran el acervo histórico de la Entidad.


Es responsabilidad de la Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico;

1. Recibir expedientes del archivo de concentración a través de la TransferenciaSecundaria.

2. Revisar que los expedientes deben haber concluido su periodo de guardadocumental de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental vigente.

3. La organización de los expedientes recibidos en Transferencia Secundaria.

4. La selección de los expedientes de la Transferencia Secundaria.

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28 SEP 2018

APROBADO

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Archivo Histórico

Op.

1

2

3

INICIO

Revisa la documentación seleccionada para su baja documental

Selecciona la documentación que en el Catálogo de Disposición Documental marca como tentativa para documentación histórica

Elabora transferencia secundaria para enviarla al archivo histórico

4 Analiza la documentación estableciendo el tema o asunto de que trata.

5 Asigna la clasificación de acuerdo al Cuadro de clasificación Documental

6 Consulta en base de datos la existencia del expediente

7

8

9

10

11

a) En caso de no contar con expediente se pasa alprocedimiento de apertura de expediente histórico (LN-5014-MAP-P0-39)

b) Si existe expediente continuo en la siguiente operación

Rescata el expediente

Integra la documentación en orden cronológico y lógico

Actualiza el inventario de expedientes

Integra la carátula del expediente

Guarda expediente

FIN

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INICIO

Revisa la documentación seleccionada para baja documental

Selecciona la documentación que en el catalogo de disposición documental maraca

como histórica

Elabora transferencia secundaria

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5

Asigna la clasificación

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6

Coteja en la base de datos la existencia del expediente

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Localiza el expediente

1 ntegra la documentación en forma cronológica y lógica

Actualiza el inventario de expedientes

Actualiza la carátula

Guarda expediente

FIN

Pasa al procedimiento de apertura

de expediente histórico (LN-5014-MAP-P0-39)

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SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-4 7

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCI DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓ 28 SEP 2018

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE S

PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO O CONSULTA DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

REV. 02

28/09/2018

LN-6014-MAP-P0-50

Página 1 de 5

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Aplicar la Normatividad Archivística a fin de establecer un control de los expedientes del archivo de concentración en el proceso de préstamo o consulta.

Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico

Es responsabilidad de la Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico

1. Efectuar el control de los expedientes en préstamo.

2. Se orientará al usuario para la consulta o préstamo de sus expedientes.

3. Solo se permitirá el préstamo o consulta de los expedientes del archivo deconcentración, según correspondan a cada Unidad Administrativa de laEntidad.

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RESPONSABLE


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Usuario


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COMERI Comité de Mejora Regulatoria Interna

28 SEP 2018


1 LN-6014-MAP-P0-50 REV. 02


1

2

3

4

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Recibe solicitud de información

Realiza la búsqueda correspondiente en su respectivo inventario de expedientes o en el Sistema de Administración de Archivos.

Localiza el expediente y lo entrega al área solicitante y/o usuario, para que revise.

Recibe y revisa el expediente:

a) En caso de no ser el expediente o tema que requiere, seregresa a la operación No. 1.

b) Si el expediente es el correcto, pasa a la siguienteoperación.

5 Elabora en original y copia, formato de vale de préstamo y/o consulta (F35-26), mediante el Sistema de Administración de Archivos.

6

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11

12

Entrega vale de préstamo y/o consulta para la firma del área solicitante y/o usuario

Recibe el vale de préstamo, en original y copia, revisa que sus datos estén correctos y lo firma.

Recibe el vale de préstamo y/o consulta, debidamente firmado en original y copia

Entrega al usuario, el expediente correspondiente a su solicitud,

Recibe el expediente.

Registro y control del vale de préstamo

Archiva vale de correspondiente.

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COMERI Comité de Mejora Regulatoria Interna

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Usuario


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13 En caso de requerir fotocopia, hará saber dicha petición, al personal de la Subgerencia de Trámite, Gestión y Archivo Histórico, a efecto de que lo acompañe a fotocopiar los

documentos.

14 Devolución del expediente a la Subgerencia de Tramite Gestión y Archivo Histórico

15 Recibe el expediente.

16 Localiza el vale de préstamo y/o consulta.

17 Cancela el vale de préstamo

18 Entrega el original del vale de préstamo al área solicitante

19 Actualiza el registro y control del vale de préstamo en el Sistema de Administración de Archivos.

20 Archiva el vale de préstamo

21 Guarda el expediente

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INICIO

Recibe solicitud de infonnación

Realiza búsqueda en inventario de expedientes

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Localiza expediente y entrega al usuario

Elabora vale de préstamo mediante el sistema

trega vale de préstamo al usuario para firma

Recibe vale de préstamo firmado

Entrega expediente al usuario

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DIAGRAMA DE FLUJO

USUARIO

4

Recibe y revisa expediente

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Recibe vale de préstamo para firma

10

Recibe expediente


SERVICIOS GENERALES

REV.02 LN-6014-MAP-P0-50

28/09/2018 Página 4 de 5

F. 31-13


11

Registro y control del vale de préstamo

12

Archiva el vale de préstamo

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Comité de Me¡ora Regulatoria Interna

28 SEP 2018

APROBADO

USUARIO

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Devolución del expediente

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15

Recibe el expediente

16

Localiza el vale de préstamo

17

Cancela vale de préstamo

18

Entrega vale de préstamo cancelado al usuario

19

Actualiza registro y control del vale de préstamo

mediante el sistema

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1 Archiva vale de préstamo

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SERVICIOS GENERALES

REV. 02 LN-6D 14-MAP-P0-50

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASIST DIRECCIÓN DE ADMINISTRA

2 8 SEP 26-18·14

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN OFICIAL

28/09/2018 Página 1 de 6

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

Llevar a cabo la recepción de documentos oficiales, para proporcionar un servicio eficiente al ciudadano o servidor público que acuda a la ventanilla de recepción de documentos de la Subgerencia de Trámites, Gestión y

Archivo Histórico, con el propósito de entregar oportunamente la documentación oficial recibida a los diferentes destinatarios (internos y externos) en la Entidad.

Todas las Unidades Administrativas de la Entidad.

La Subgerencia de Trámites, Gestión y Archivo Histórico, llevará a cabo lo siguiente:

1. El horario de recepción de documentación es de lunes a viernes de 8:30horas a 17:00 horas.

2. Recepción de documentación interna y externa, proveniente deDependencias, Entidades, Órgano Interno de Control, ÓrganosDesconcentrados, Empresas y Ciudadanía en general para turnaroportunamente.

3. No se recibe documentos de carácter judicial o administrativo que preveanun plazo legal o un mandato de autoridad que implique una obligación acargo de las áreas de la Entidad, los cuales deberán ser entregadosdirectamente en la Unidad Administrativa encargada de su tramitación.

4. No se recibe animales, fluidos o tejido orgánico, alimentos, dinero, valores,documentos contables o negociables, objetos frágiles o valiosos,sustancias o residuos peligrosos; armas de cualquier tipo, artículosperecederos o de fácil descomposición, entre otros.

5. Para la documentación entregada sin envase, se verifica:

a) Que, la documentación esté dirigida a la Entidad (en caso contrario, se /regresarán al remitente). -=----·1,1 ,r. i Lotería Nacional 's I para la Asistencia Pública

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GEREt,.jCIA DE: OKGANIZACION "r DESARROLLO DE PERSONAL

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28 SEP 2018

APROBADO


REV. 00 1 LN-6014-MAP-P0-52

28/09/2018 1 Página 2 de 6

b) Que, los documentos contengan firma autógrafa o autorizados con huelladigital por el remitente.

c) Que, los documentos citen el domicilio del remitente (en caso contrario, seconsultará a quien entrega la documentación y se asentará en el acuse loconducente).

d) Que si en el documento se menciona la remisión de anexos éstosacompañen al mismo, sean adheridos, tratándose de otros escritos o sea porseparado tratándose de anexos muy voluminosos (en caso contrario, sereclamarán a quien entrega la pieza, asentándose en el acuse lasaclaraciones pertinentes de no entregarse los anexos).

e) Que el documento no contenga expresiones injuriosas.

6. Si la documentación es entregada en sobre cerrado, bajo cubierta, se verifica:

a) Que la cantidad de documentos recibidos corresponda con de las piezasfacturadas y que los datos de los sobres correspondan con los de lasfacturas.

b) Que los sobres de la documentación especifique que están dirigidas a laEntidad.

c) Que los sobres de la documentación estén en buenas condiciones.

7. Si el paquete y/o sobre no está en buenas condiciones se revisará el contenidoy, de encontrarse faltantes, se levantará un acta que haga constar tal anomalía,asentándolo en el sistema manual o informático y en el registro del mensajeropara cualquier aclaración subsecuente.

8. Si la documentación no está completa se informa al mensajero y se asienta en elacuse de recibo.

9. Verifica cuando se trate de documentación con la leyenda clasificado,

reservado o confidencial, así como de sobres cerrados, sólo serán recibidospor la Oficialía de Partes, siempre que pueda capturarse en el sistema manual oinformático los datos mínimos de identificación; en caso contrario se remitirá aldestinatario, sin necesidad de ulterior trámite.

1 O. Otorga el acuse de recibo de la documentación de entrada: a) Sella en el original y las copias del documento, el sello de recibido de la

Oficialía de Partes, marcando la fecha y la hora de su recepción.b) Inmediatamente, coloca también en el original y las copias del propio

documento el folio de registro correspondiente, entregando al interesado elacuse de recibo.

11. Una vez ingresadas a la Oficialía de Partes la documentacjón recibida, abre 91sobre y extrae el contenido. ·'"•Lotería Na_ci�nal

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l •MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO*

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COMERI Comité de Mejora Regulatt>ria Interna

28 SEP 2018

APROBADO


REV. 00 1 LN-6014-MAP-P0-52

28/09/2018 1 Página 3 de 6

12. Una vez extraídas de los sobres la documentación contenida, se verifica:

a) Que los documentos estén dirigidos a la Entidad, (en caso contrario, seregresarán al remitente).

b) Que el asunto de que traten los documentos competa a la Entidad.c) Que si los documentos indican la remisión de anexos éstos se adjunten

efectivamente (en caso contrario se asentará lo procedente en el propiodocumento).

d) Que en los documentos se cite la dirección del remitente (en caso contrario,se anexará el sobre a la pieza, procurando no desprender los timbrespostales).

13. Revisa que toda la documentación que sea recibida por correo o mensajero,deberá estar personalizada deberá contener (nombre del funcionario, área y/ocargo,) en caso contrario será rechazada

14. Verifica y registra en el sistema manual o informático la entrada física de ladocumentación.

15. Verifica que el formato "Ficha de Control de Correspondencia" contenga el sello,nombre y firma de recibido del destinatario, para evidenciar la entrega de ladocumentación.

16. No se elabora "Ficha de Control de Correspondencia" a la documentación oficialque sólo sea de conocimiento. Se fotocopia el documento para su turno al áreacorrespondiente, el cual servirá para acuse y control respectivo.

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO "ºOR '·"

GEREI\JCIA DE: OkGANIZACION 'r DESARROLLO DE PERSONAL

RESPONSABLE


Archivo Histórico

Unidad Administrativa


Archivo Histórico

Unidad Administrativa


Archivo Histórico

No. de Op.

1

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10

C O i\ll E lia· Comité de Mejora Rtgulatoria lntema

MANUAL ADMINISTRATIVO DE

28 SEP 2018 PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES

REV. 00 1 LN-6014-MAP-P0-52


DE SCRIPCIÓN

INICIO

Recibe documentación y/o paquetería oficial externa y verifica que la documentación esté debidamente requisitada.

Asigna sello de entrada, así como número de folio de control a documentación oficial entrante como en el acuse del mensajero.

Registra el documento en la "Ficha de Control de Correspondencia" con el folio asignado, se imprime en dos tantos, en el sistema manual o informático.

Adjunta un tanto de la "Ficha de Control de Correspondencia" a la documentación original que es entregado a la Unidad Administrativa.

Acusa de recibido en el otro tanto de la "Ficha de Control de Correspondencia".

Resguarda la "Ficha de Control de Correspondencia" para el seguimiento del descargo de la respuesta que dio origen a la ficha en mención.

Envía a la ventanilla de recepción de documentos original de la "Ficha de Control de Correspondencia" con la respuesta del trámite, o en su caso de seguimiento del porqué, no se ha dado respuesta ala ficha de control de correspondencia, a través del cual fue anexadoa la documentación oficial para su atención.

Recibe original de la "Ficha de Control de Correspondencia" con la respuesta del trámite o seguimiento para su registro.

Registra respuesta en la "Ficha de Control de Correspondencia" en el sistema manual o informático.

Genera el reporte diario de correspondencia.

FIN

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1 I • MANUAL OR\GINAL EN RESGUARDO *

POR l. P

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28 SEP 2018

APROBADO

DIAGRAMA DE FLUJO

SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO

INICIO

Recibe documentación y/o paqueterla y verifica que este debidamente requisitada. (Ver apartado de

Políticas)

Asigna en la documentación oficial y en el acuse, sello de entrada y número de folio.

Registra el documento en la "Ficha de Control de Correspondencia" e imprime dos tantos .

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GENERALES REV. 00 LN-6014-MAP-P0-52

28/09/2018 Página 5 de6

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Acusa de recibido en el otro tanto de la "Ficha de Control de Correspondencia"

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28 SEP 2018 GENERALES

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SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO UNIDAD ADMINISTRATIVA

Envía original de la Ficha de Control de Correspondencia" con la respuesta del trámite.

8

Recibe original de la "Ficha de Control deCorrespondencia" con la respuesta del trámite para �

su registro.

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� Registra respuesta en la "Ficha de Control de Correspondencia" en el sistema manual o informático.

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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACI IA PÚBLI0/13 SEP 2018 N

APRÓº

BADO MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE SER

PROCEDIMIENTO DE ENVIO Y/O DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN OFICIAL

REV. 00 LN-6015-MAP·P0-53

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

28/09/2018 Página 1 de 5

Proporcionar en tiempo y forma el serv1c10 de envío y distribución de documentación oficial interna, que soliciten las Unidades Administrativas de la Entidad.

Todas las Unidades Administrativas de la Entidad.

Es responsabilidad de Subgerencia de Tramites, Gestión y Archivo Histórico:

1. Vigila que las áreas usuarias, observen que todos los envíos contenganclaramente:

a) Que la documentación interna esté formulada en papel con sello omembrete oficial de la Entidad.

b) Que la documentación lleve inscritos los datos identificadores del áreatramitadora, así como el número del oficio.

c) Verifique que los datos del destinatario estén escritos en forma correctay completa.

d) Que el original contenga firma autógrafa, indicando de manera precisa ycompleta el nombre y el cargo del servidor público remitente.

e) Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas.f) Verifique que si llevan la anotación de anexos en el margen izquierdo

éstos se encuentren completos y bien adheridos. g) Que si menciona la remisión de objetos voluminosos éstos vayan

debidamente empacados tomando en consideración los requerimientos establecidos por el servicio de mensajería relativo a I estado físico quedeben guardar las piezas para envío.

h) Que los documentos que se reciben bajo cubierta llevan inscritos los

y el sello oficial.datos del remitente, la dirección completa del destinatario, el contenido ¡

i) Que, si se desea algún servicio en especial para el despacho de los f documentos, éstos lleven inscrito el nombre de la clase del servicio

("Urgente", "ConfideJl'.fial", . . 1

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1 * MANUAL ORIGINAL EN RESGUARDO *

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE

2 8 SEP 2018 PROCE )IMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES

�EV. 00 LN-6014-MAP-P0-53

APROBADO 2 /09/2018 Página 2 de 5

j) Que, si la documentación por despachar es contestación a algúndocumento tramitado, éste acompañe a la documentación en cuestión,la cual deberá llevar en los datos ya señalados.

2. Devuelve la documentación indicando el motivo.

3. Enviar la documentación para su entrega con la "Ficha de Control de"Correspondencia" debidamente elaborada.

4. No se envían documentos de carácter personal, tales como: estados decuenta bancarios, recibos de cobro de derechos, impuestos y otros, asícomo notificaciones judiciales, boletaje de transportación terrestre o aéreo,publicidad y análogos a los señalados.

5. Cada Unidad Administrativa es responsable de recoger su(s) acuse(s) derecibo en ventanilla única a partir de las 17:00 horas hasta 17:50 horas.

6. Generar el Reporte Diario de Correspondencia.

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GERENCIA DE: OkGANIZACION 'rDESARROLLO DE PERSONAL

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SERVICIOS GENERALES

28 SEP 2018 REV.00 LN-6014-MAP-P0-53

APROBADO 28/09/2018 Página 4 de S

F. 31-13

UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO SUBGERENCIA DE TRÁMITE, GESTIÓN Y ARCHIVO

HISTÓRICO

INICIO

Entrega solicitud de envío y documentación oficial - Acusa de recibo con sello, firma autógrafa, fecha, hora y folio.

¡ 3

Sella en la documentación de salida el número de folio correspondiente.

¡ 4

Registra la documentación en el sistema manual o informático y genera "Formato de Control de

Correspondencia"

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Ordena la documentación para su envío, la identifica y clasifica por Unidad Administrativa.

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Asigna mensajero para envío de documentación. f---+ Entrega documentación y recaba acuses para entregarlos.

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Comité de Mejora Regulatoria Interna IAGRAMA DE FLUJO MANUAL ADMINISTRATIVO DE

PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES

28 SEP 2018 REV. 00 LN-6014-MAP-P0-53

APROBADO 28/09/2018 Página 5 de 5

F. 31-13

SUBGERENCIA DE TRÁMITES, GESTIÓN Y ARCHIVO HISTÓRICO

.

Verifica acuses de recibo.

+ 9

Registra los acuses de recibo en el sistema manual o informático.

+ 10

Genera copia del acuse original para su entrega y control.

¡ 11

Entrega los acuses de recibo a los remitentes que lo solicitan en la ventanilla única

¡ 12

Registra copias de los acuses de recibo en el sistema manual o informático.

¡ 13

Genera el "Reporte Diario de Correspondencia"

FIN �e/

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTE DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓ

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� omite e Mejora R gulatoria Interna ICA

28 SEf.iHJª

PROCEDIMIENTO PARA OBTENER EL PAGO POR CONCEPTO DE SEGURO DE VIDA

REV. 00 LN-6015-MAP-P0-54

28/09/2018 Página 1 de 5

OBJETIVO: Obtener el pago por concepto de seguro de vida, para los empleados en activo; deudores diversos; pensionados y jubilados; y vendedores ambulantes de billetes.

ALCANCE: Gerencia de Servicios Generales, Subgerencia de Correspondencia; Gerencia de Organización y Desarrollo de Personal y Gerencia de Relación de Expendedores Ambulantes de Billetes.

POLÍTICAS:

1. Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Generales, supervisar lasactividades para obtención de pago por concepto de seguro de vida.

2. Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Generales, solicitar a las áreasde alcance los padrones de personas con derecho al seguro de vida. Así como alISSSTE los correspondientes a jubilados y pensionados.

3. Es responsabilidad de las Gerencias de Relación con ExpendedoresAmbulantes de Billetes y Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal,remitir los primeros 5 días de cada mes, los padrones con la información que,permita realizar la validación del personal, billeteros o jubilados y pensionados quetenga derecho al seguro de vida.

4. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, remitir a laaseguradora contratada de manera mensual, los padrones la Gerencia deRelación con Expendedores Ambulantes de Billetes y Gerencia de Organización yDesarrollo de Personal para contar con un padrón actualizado, en caso de undeceso.

5. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, resguardar ladesignación de beneficiarios.

6. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, recibir ladocumentación necesaria para hacer la reclamación ante la aseguradora.

7. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, dar seguimiento a lareclamación hasta la conclusión del mismo.

8.Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, tener el registro delas reclamaciones realizadas a la aseguradora.

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Gerencia de Servicios

Generales

Subgerencia de Correspondencia

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3

4

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28 SEP 2018

APROBADO


REV .00 1 LN-6015-MAP-P0-54 28/09/2018 1 Página 2 de 5

DESCRIPCIÓN

INICIO

Recibe la solicitud de reclamación de seguro de vida por parte del interesado.

Turna a la Subgerencia de Correspondencia para su atención.

Recibe la solicitud y verifica si la información del de cujus, se encuentra en el padrón institucional de Servidores Públicos; Deudores diversos; Vendedores Ambulantes de Billetes y Jubilados o Pensionados.

a) El de cujus, no se encuentra en el padrón institucional deServidores Públicos, Deudores diversos, VendedoresAmbulantes de Billetes y Jubilados o Pensionados. Elaboraoficio de respuesta con su debida justificación.


b) El de cujus, se encuentra en el padrón institucional deServidores Públicos, Deudores diversos, VendedoresAmbulantes de Billetes y Jubilados o Pensionados. Pasa apunto 4.

Analiza si el interesado que, realiza la reclamación de seguro solicita, tiene el beneficio del Seguro de Vida.

c) Si no es beneficiario del Seguro de Vida. Elabora oficio derespuesta con su debida justificación.


d) Si es beneficiario del Seguro de Vida. Inicia el trámite antela compañía aseguradora externa, contratada para tal fin.

Proporciona, los requisitos al beneficiario que reclama el seguro de vida.

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28 SEP 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE f ROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES


Recibe la información necesaria para continuar con el trámite.

Entrega los requisitos y la documentación necesaria a la Subgerencia de Correspondencia para el reclamo del seguro de vida.

Recibe la información conforme a lo solicitado y la remite a la aseguradora para el trámite correspondiente.

Recibe documentación respecto al pago del seguro de vida y verifica la misma.

Emite el título de crédito a favor del beneficiario y lo remite a la Entidad a través de la Subgerencia de Correspondencia para su entrega.

Recibe el título de crédito a favor del beneficiario.

12 Solicita al beneficiario, identificación oficial vigente, coteja los datos personales y entrega al beneficiario, el título de crédito correspondiente.

13 Remite a la aseguradora, el acuse de recibo del título de crédito.

14 Registra el trámite realizado.

FIN

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1 GERENCIA DE:. Ol-<.GANIZACION 'r


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APROBADO


REV.00 LN-6014-MAP-P0-54

28/09/2018 Página 4 de 5

F. 31-13

GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES SUBGERENCIA DE CORRESPONDENCIA

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INICIO

Recibe la solicitud de

reclamación de seguro de vida

Turna a la Subgerencia de

Correspondencia para su

atención

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Recibe solicitud y verifica si el

de cujus se encuentra en el

padrón institucional

Elabora oficio de

respuesta con su

debida justificación

FIN

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4

Revisa la información

disponible para conocer si la

persona interesada cuenta

con el beneficiario

5

Elabora oficio de

respuesta con su

debida justificación

Inicia el tramite ante

la compai\ía externa

contratada para tal

fin

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COMERI ·· · ' - ··-'-- "-···'atoria Interna

28 SEP 2018

APROBADO

DIAGRAMA DE FLUJO

SUBGERENCIA DE CORRESPONDENCIA

u

6

Proporciona los requisitos al

beneficiario que reclama el seguro de

vida

Recibe la información conforme a lo

solicitado y lo remite a la aseguradora

para continuar el tramite

Recibe de la aseguradora el titulo de

crédito a favor del beneficiario

Coteja datos personales del

beneficiario a través de la

identificación oficial vigente y entrega

titulo de crédito

Remite a la aseguradora el acuse de

recibo del titulo de crédito

9

12

13

14

15

Registra el tramite realizado

FIN

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PROVEEDOR

Recibe la información

necesaria para continuar

con el tramite

10

11

Emite el titulo de crédito a

favor del beneficiario y

remite a la Subgerencia de

Correspondencia para su

entrega

REV.00

28/09/2018

SERVICIOS GENERALES

LN-6014-MAP-P0-54

Página 5 de 5

F. 31-13

BENEFICIARIO

Recibe la información necesaria

para continuar el tramite

Entrega la información

requisitada para el reclamo del

seguro de vida

7

8

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTE DIRECCIÓN DE ADMINISTRACI

1c,jpmité de Mejora Regulato ia Interna

28 SEP 2018 F. 31-14

PROCEDIMIENTO PARA PAGO DE PRIMA MENSUAL A REV. 00 LN-6015-MAP-P0-55 LA ASEGURADORA POR CONCEPTO DE SEGUROS DE 1-----+------------1

OBJETIVO:

ALCANCE:

POLÍTICAS:

VIDA 28/09/2018 Página 1 de 4

Realizar el pago de la prima mensual por concepto de seguro de vida, para los empleados en activo; deudores diversos; pensionados y jubilados; y vendedores ambulantes de billetes.

Gerencia de Servicios Generales, Gerencia de Relación con Expendedores Ambulantes de Billetes, Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal y Subgerencia de Correspondencia y Gerencia de Tesorería.

1 . Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Generales, supervisar las actividades para el pago de la prima mensual.

2. Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Generales, solicitar a las áreasde alcance los padrones de personas con derecho al seguro de vida.

3. Es responsabilidad de la Gerencia de Relación con Expendedores Ambulantesde Billetes, Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal remitir losprimeros 5 días de cada mes los padrones con la información que permitarealizar el cálculo para el pago de la prima mensual del seguro de vida.

4. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, realizar el cálculode acuerdo al factor establecido en la póliza contratada.

5. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia, remitir a laaseguradora dichos padrones con el cálculo realizado para la emisión de lasfacturas.

6. Es responsabilidad de la Subgerencia de Correspondencia que, una vez que setengan las facturas, se realicen los trámites correspondientes de pago ante laGerencia de Tesorería.

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RESPONSABLE


Gerencia de Servicios

Generales

Gerencia de Relación con

Expendedores Ambulantes de

Billetes

Gerencia de Administración y

Desarrollo de Personal

Gerencia de Servicios Generales

No.de Op.

1

2

3

4

5

6

COMERI Comité de Mejora Regulatoria Interna MANUAL ADMINISTRATIVO DE

28 SEP 2018 PROCEDIMIENTOS DE SERVICIOS GENERALES

REV .00 1 LN-6015-MAP-P0-55


DESCRIPCIÓN

INICIO

Solicita a la Gerencia de Servicios Generales que, por su conducto, la Gerencia de Relación con Expendedores Ambulantes de Billetes, Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal,remitan los primeros cinco días hábiles, el padrón institucional (Servidores Públicos, Deudores diversos, Vendedores Ambulantes de Billetes y Jubilados y Pensionados).

Elabora oficio para solicitar a la Gerencia de Relación con Expendedores Ambulantes de Billetes, Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal, el padrón institucional(Servidores Públicos, Deudores diversos, Vendedores Ambulantes de Billetes y Jubilados y Pensionados), debidamente actualizado.

Reciben petición por escrito y en atención a la misma, remiten a la Gerencia de Servicios Generales, el padrón institucional, debidamente actualizado. Continua en la operación 5.

Reciben petición por escrito y en atención a la misma, remiten a la Gerencia de Servicios Generales, el padrón institucional, debidamente actualizado. Continua en la operación 5.

Recibe el padrón institucional, debidamente actualizado y conforme a la información de cada Gerencia.

Turna la información a la Subgerencia de Correspondencia para su seguimiento y atención.

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Subgerencia de �orrespondencia

7

8

9

10

COMERI Comité de Mejora Regulatori¡ Interna

28 SEP 2018

APROBADO



Recibe de la Gerencia de Servicios Generales, el padrón institucional, debidamente actualizado.

Realiza el cálculo de acuerdo al factor establecido en la póliza contratada y conforme al padrón institucional entregado.

Remite a la aseguradora, el padrón institucional adjunto al cálculo realizado para la emisión de las facturas.

Realiza el trámite correspondiente para hacer el pago de la factura emitida por la aseguradora.

Registra el trámite realizado.

FIN

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28 SEP 2018

APROBADO

GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES

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2

Recibe solicitud y elabora oficio para solicitar a las Gerencias involucradas el padrón institucional actualizado

4

Recibe el padrón institucional debidamente actualizado r"

¡ 5

Turna la información a la Subgerencia de Correspondencia

para su seguimiento

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PIAGRAMA DE FLUJO

SUBGERENCIA DE CORRESPONDENCIA

e INICIO

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Elabora solicitud para remitir el

REV. 00 LN�014-MAP-P0-55

28/09/2018 Página 4 de 4

F. 31-13

GERENCIA DE RELACIÓN CON EXPENDEDORES AMBULANTES DE BILLETES/ GERENCIA DE ADMINISTRACION

Y DESARROLLO DE PERSONAL E ISSSTE

padrón institucional actualizado 1 3

� Recibe el padrón institucional actualizado

l Realiza el calculo conforme a la

póliza y padrón vigentes

J Remite a la aseguradora el padrón adjunto al calculo para la emisión

de facturas

¡ Realiza el tramite para pagar la

factura emitida por la aseguradora

6

7

8

9

¡ 10

Registra el tramite realizado

e FIN

...

Reciben petición y remiten a la Gerencia de Servicios Genera les

el padrón institucional actualizado

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS ts DE …...DESARROLLO DE PERSONAL / .., / I-V . ......

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