Manual de Procedimientos
Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores
Secretaría de Finanzas y PlaneaciónSubsecretaría de Finanzas y AdministraciónDirección General de AdministraciónSubdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios
Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010
SFA/DGA/SACI-P-01-A4
COPIA NO CONTROLADA
ÍNDICE
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1
2
47
1316
192530
33
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento.........................................................................
Simbología de Diagramas............................................................................................
Descripción y Diagramas de Procedimientos
Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores
Solicitudes Internas de Adquisición............................................................................Realización de Compras Directas..............................................................................Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por LicitaciónPública o Simplificada.............................................................................................Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada...........................Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en LicitacionesPúblicas o Simplificadas..........................................................................................Trámite de Pago a Proveedores...... ...........................................................................Solicitudes Internas Semanales (Distribución).............................................................
Firmas de Autorización................................................................................................
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:
• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.
• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.
• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.
• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.
Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.
Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Cotizadores yPago a Proveedores, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en elmismo se detallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.
La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel Área, objeto del Manual en cuestión.
• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.
• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.
• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.
COPIA NO CONTROLADA
PRESENTACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las
actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.
COPIA NO CONTROLADA
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
11111
DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A
PROVEEDORES
DEPARTAMENTODE LICITACIONES
DEPARTAMENTODE SEGUROSY FIANZAS
ANALISTAFINANCIERO DE
PAGO APROVEEDORES
COTIZADORDE CONSUMIBLES Y
EQUIPO DE CÓMPUTO
COTIZADOR DEPAPELERÍA Y
ARTÍCULOSDE OFICINA
COTIZADORDE MOBILIARIO, EQUIPODE OFICINA Y MATERIAL
DE IMPRESIÓN
COTIZADOR DEFORMAS VALORADAS Y
VEHÍCULOS
COTIZADORDE MATERIALES,HERRAMIENTAS
Y MANTENIMIENTOEN GENERAL
DEPARTAMENTODE ALMACENESE INVENTARIOS
DEPARTAMENTODE CONTROL
PRESUPUESTAL
DEPARTAMENTODE SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
SUBDIRECCIÓN DEADQUISICIONES Y
CONTROL DEINVENTARIOS
SUBDIRECCIÓN DEORGANIZACIÓN Y
PROCESOSADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓNDE SERVICIO
PÚBLICO DE CARRERA
SUBDIRECCIÓN DERECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOSGENERALES
DIRECCIÓNGENERAL
DEADMINISTRACIÓN
TESORERÍADIRECCIÓN
GENERAL DEINNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
DIRECCIÓN GENERALDE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓNDE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERALDEL PATRIMONIO DEL
ESTADO
OFICINA SECTORIALDE ENLACE DE
TURISMO, CULTURAY NEGOCIOS
INTERNACIONALES
DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓNGENERAL DE
INVERSIÓN PÚBLICA
SUBSECRETARÍADE
INGRESOS
SUBSECRETARÍADE
FINANZAS YADMINISTRACIÓN
PROCURADURÍAFISCAL
UNIDAD DE ACCESOA LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
SECRETARÍADE FINANZAS YPLANEACIÓN
COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL
COMITÉ DEPLANEACIÓN PARAEL DESARROLLODEL ESTADO DE
VERACRUZ
COORDINACIÓN DE
ASESORES
COPIA NO CONTROLADA
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
22222
COPIA NO CONTROLADA
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
33333
DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO
A PROVEEDORES
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
44444
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
- Anual en el material de limpieza y neumáticos.- Semestral en las partidas de papelería y consumibles.- Diaria para atender los diversos requerimientos de bienes y servicios de las áreas administrativas de
la SEFIPLAN.
Solicitudes Internas de Adquisición.
• Los montos para determinar la modalidad de compra serán los establecidos en el artículo 27 de laLey de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
Obtener de los Proveedores las cotizaciones de los bienes que solicitan las áreas administrativas de laSEFIPLAN.
- Realización de Compras Directas.- Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por Licitación Pública o Simplificada.
COPIA NO CONTROLADA
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
55555
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Cotizador quecorresponda.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, lasSolicitudes internas en original y fotocopia.
Sella y devuelve a las áreas administrativas de la SEFIPLAN,las Solicitudes internas en fotocopia.
Accesa y corrobora que en el Sistema Integral deAdministración Financiera SIAFEV, se encuentren lasSolicitudes internas, determina conjuntamente con elSubdirector, la modalidad de compra y envía a través del mismosistema al cotizador que corresponda las Solicitudesinternas, así como el documento original.
Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, las Solicitudes internas en original y a travésdel Sistema Integral de Administración Financiera (SIAFEV).
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera, yconsulta el Catálogo de Proveedores, para verificar a queproveedores se va a cotizar.
Accesa al programa de excel, elabora la Solicitud decotización, imprime en un tanto y envía a través de fax a losProveedores.
Pasa el tiempo.
Recibe de los Proveedores las Cotizaciones vía fax.
Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Solicitudde cotización en un tanto, y el fax de las Cotizaciones y laSolicitud interna en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:
- Realización de Compras Directas.- Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras
por Licitación Pública o Simplificada.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Solicitudes Internas de Adquisición.
COPIA NO CONTROLADA
SOLICITUDES INTERNAS
SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIÓNDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
RECIBE
COTIZACIONES
1F
PROVEEDORES
COTIZADOR QUE CORRESPONDA
ACCESA, CONSULTAY VERIFICA A QUÉ
PROVEEDORES COTIZAR
SIAFEV, CATÁLOGO DE PROVEEDORES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGOA PROVEEDORES
ACCESA, ELABORA, IMPRIME Y ENVÍA
PROGRAMA DE EXCEL
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
1T
PROVEEDORES
A TRAVÉS DE FAX
VÍA FAX
FIN
C
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS.- OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL PARA LAS COMPRAS POR LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA.
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN
SOLICITUDES INTERNAS
SELLA Y DEVUELVE
RECIBE
SOLICITUDESINTERNAS
O
INICIO
ACCESA, CORROBORA, DETERMINA LA
MODALIDAD DE COMPRA Y ENVÍA A TRAVÉS DEL
MISMO SISTEMA
1F
SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
CONJUNTAMENTE CON EL SUBDIRECTOR
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN
ORDENA
SOLICITUD DECOTIZACIÓN
COTIZACIONES
SOLICITUDES INTERNAS
1T
1F
O
COTIZADOR QUE CORRESPONDA
O
RECIBE
SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
SOLICITUDESINTERNAS
O
1F
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
COPIA NO CONTROLADADE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
77777
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Realización de Compras Directas.
• La frecuencia de los pedidos de bienes y servicios, podrá variar dependiendo de las necesidades delas áreas administrativas.
• Las áreas administrativas deberán contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición de losbienes que solicitan en sus Solicitudes internas.
• Los montos para determinar la modalidad de compra serán los establecidos en el artículo 27 de laLey de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• El Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, en coordinación con el Departamento deAlmacenes e Inventarios, realizarán las actualizaciones al Catálogo de artículos.
Asignar la compra de los bienes que solicitan las áreas administrativas de la Secretaría de Finanzas yPlaneación (SEFIPLAN), a los Proveedores que ofrezcan las mejores condiciones de adquisición.
- Trámite de Pago a Proveedores.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
88888
Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), e ingresa los precios, de las Cotizaciones enfotocopia del proveedor.
Elabora e imprime en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), el Cuadro comparativo general decotizaciones en un tanto.
Analiza en el Cuadro comparativo general de cotizacionesen un tanto, si los productos que el Proveedor ofrece cuentancon buena calidad, rapidez en el tiempo de entrega, y en casonecesario, selecciona a otro Proveedor.
Firma el Cuadro comparativo general de cotizaciones enun tanto.
Realiza a través del apartado Creación automática, el Pedidode compra en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), asignándose automáticamente elnúmero.
Imprime y firma de elaborado el Pedido de compra en cincotantos.
Turna al Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.- Pedido de compra en cinco tantos.
Recibe del Cotizador que corresponda los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.- Pedido de compra en cinco tantos.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Cotizador quecorresponda.
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Realización de Compras Directas.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
99999
Verifica que estén correctos los datos del Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y elPedido de compra en cinco tantos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Solicita y recibe las correcciones pertinentes del Cotizador quecorresponda en el Cuadro comparativo general decotizaciones en un tanto y/o en el Pedido de compra encinco tantos.
Continúa con la actividad No. 11.
En caso de estar correctos los datos:
Firma de revisado, recaba firma de visto bueno del Subdirectorde Adquisiciones y Control de Inventarios en el Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y en elPedido de compra en primer tanto y recaba facsímil delsegundo al quinto tanto.
Recaba firma del Director General de Administración en elPedido de compra en cinco tantos.
Turna la documentación de la siguiente forma:
Al Cotizador que corresponda:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.
Al Director General de Administración:- Pedido de compra en cuarto tanto.
Al archivo cronológico temporal:- Pedido de compra en quinto tanto.
Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.
10.
10A.
11.
12.
13.
14.
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Cotizador quecorresponda.
Realización de Compras Directas.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1010101010
Envía a través de fax el Pedido de compra en primer tanto alProveedor.
Accesa al programa de excel y Elabora la Nota de salida.
Accesa al SIAFEV y elabora el Pedido y turna vía electrónicaal Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios para surecepción y entrega del material o bienes al área solicitante.
Pasa el tiempo.
Recibe del Proveedor la Factura en original y copia y las sellade recibido.
Devuelve al Proveedor la Factura en copia, sellada de recibido.
Obtiene fotocopia de las Solicitudes internas en original y dela Factura en original.
Turna al Analista Financiero de Pago a Proveedores lossiguientes documentos:- Solicitudes internas en original y copia.- Cotizaciones en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.- Pedido de compra en primer y segundo tanto.- Factura en original y dos fotocopias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Trámite de Pago a Proveedores.
Cotizador quecorresponda.
Realización de Compras Directas.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
COPIA NO CONTROLADA
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES
CUADROCOMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
ANALIZA CONDICIONESY EN CASO NECESARIOSELECCIONA A OTRO
PROVEEDOR
1T
1T
FIRMA
CUADROCOMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES 1T
REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS
DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
COTIZADOR QUE CORRESPONDA JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
PEDIDO DE COMPRA
IMPRIME YFIRMA DE ELABORADO
1-5T
REALIZA
SIAFEV, CREACIÓNAUTOMÁTICA, PEDIDO DE COMPRA
PEDIDO DE COMPRA
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES
COTIZACIONES
SOLICITUDES INTERNAS
TURNA
JEFE DEL DEPTO. DECOTIZADORES Y PAGOA PROVEEDORES
O
1F
1T
1-5T
RECABA FIRMA
PEDIDO DE COMPRA
1-5T
SOLICITUDES INTERNAS
RECIBE
O
COTIZACIONES
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
1F
1T
1-5T
COTIZADOR QUECORRESPONDA
PEDIDO DE COMPRA
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES
VERIFICA QUE ESTÉNCORRECTOS LOS DATOS
PEDIDO DE COMPRA
1T
1-5T
¿ESTÁNCORRECTOS LOS
DATOS?
SOLICITA Y RECIBE CORRECCIONES
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
1T
1-5T
NO
COTIZADOR QUECORRESPONDA
FIRMA,RECABA FIRMA DEVO. BO. Y RECABA
FACSÍMIL
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
1T
1-5T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
SI
TURNA
PEDIDO DE COMPRA
SOLICITUDES INTERNAS
COTIZACIONES
O
1F
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
1T
1-3T
4T
5T
COTIZADOR QUECORRESPONDA
DIRECTORGENERAL DEADMINISTRACIÒN
ELABORA E IMPRIME
INICIO
ACCESA E INGRESA PRECIOS COTIZADOS
SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
OBTIENE
COTIZACIONES
1F
SOLICITUDES INTERNAS
O
C
DIRECTOR GRAL. DE ADMÓN.
1
SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
C
COPIA NO CONTROLADA
REALIZACIÓN DE COMPRAS DIRECTAS
DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
COTIZADOR QUE CORRESPONDA
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES.
TURNA
SOLICTUDESINTERNAS
O-1C
COTIZACIONES
1F
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES 1T
PEDIDO DE COMPRA
1-2T
FACTURA
O-2F
RECIBE Y LAS SELLA DE RECIBIDO
FACTURA
O-1F
PROVEDOR
ENVÍA
PEDIDO DE COMPRA
1T
RECIBE
SOLICITUDES INTERNAS
O
COTIZACIONES
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
1F
1T
1-3T
JEFE DELDEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
PEDIDO DE COMPRA
1
A TRAVÈS DE FAX
PROVEEDOR
JEFE DEL DEPTO. DE ALMACENES E
INVENTARIOS
ANALISTA FINANCIERODE PAGO APROVEEDORES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
ACCESA Y ELABORA
PROGRAMA DE EXCEL
NOTA DE SALIDA
ACCESA, ELABORA Y TURNA VÍA ELECTRÓNICA
SIAFEV
PEDIDO
FACTURA
O
SOLICITUDES INTERNAS
OBTIENE
O
O
1F
1-2F
FACTURA
DEVUELVE SELLADA DE RECIBIDO
O
PROVEDOR
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1313131313
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
- Anual en las partidas de material de limpieza y neumáticos.- Semestral en las partidas de papelería y consumibles.- Diaria para atender los diversos requerimientos de bienes y servicios de las áreas administrativas de
la SEFIPLAN.
Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por Licitación Pública o Simplificada.
• Las áreas administrativas deberán contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición delos bienes que solicitan en sus Solicitudes internas.
• El formato de Disponibilidad presupuestal para adquisiciones deberá contener la siguienteinformación:- Modalidad de compra.- Concepto.- Unidad Presupuestal.- Código presupuestal.- Presupuesto base.- Disponibilidad.- Mes estimado de liquidación.
Recabar autorización de disponibilidad presupuestal para la adquisición de los bienes que solicitan lasáreas administrativas de la SEFIPLAN.
- Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1414141414
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Elabora formato de Disponibilidad presupuestal paraadquisiciones en tres tantos y recaba firma de revisión delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios y delDirector General de Administración.
Turna para autorización del Director General de Programación yPresupuesto la Disponibilidad presupuestal paraadquisiciones en tres tantos.
Recibe del Director General de Programación y Presupuesto, laDisponibilidad presupuestal para adquisicionesautorizado, en primero y segundo tanto.
Turna al Departamento de Licitaciones, la Disponibilidadpresupuestal para adquisiciones autorizado, el primer tantoy archiva de manera cronológica temporal el segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o
Simplificada.
1.
2.
3.
4.
Obtención de Autorización Presupuestal para las Compras por Licitación Pública o Simplificada.
COPIA NO CONTROLADA
OBTENCIÓN DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL PARA LAS COMPRAS POR LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA
DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
C
- SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS- DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
TURNA PARAVISTO BUENO
Y AUTORIZACIÓN
ELABORAFORMATO Y
RECABA FIRMA
DISPONIBILIDADPRESUPUESTALPARA ADQUISICIONES
1-3T
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPARA ADQUISICIONES
DIRECTOR GENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
1-3T
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPARA ADQUISICIONES
RECIBE AUTORIZADO
1-2T
DIRECTORGENERAL DEPROGRAMACIÓN YPRESUPUESTO
DISPONIBILIDAD PRESUPUESTALPARA ADQUISICIONES
TURNA
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- PREPARACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADA.
1T
2T
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
INICIO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1616161616
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.
• Las áreas administrativas deberán contar con disponibilidad presupuestal para la adquisición delos bienes que solicitan en sus Solicitudes internas.
• Los montos para determinar la modalidad de compra serán los establecidos en el artículo 27 de laLey de Adquisiciones, Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles delEstado de Veracruz de Ignacio de la Llave.
• En el caso de Licitación simplificada, se integrará al Anexo técnico una Relación deproveedores a invitar.
Proporcionar al Departamento de Licitaciones, el antecedente documental para la realización de lasadjudicaciones a través de licitación.
- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1717171717
Preparación del Anexo Técnico para Licitación Pública o Simplificada.
Cotizador quecorresponda.
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cotizaciones en fotocopia.
Elabora el Anexo técnico en un tanto, en el cual se incluyen lasespecificaciones técnicas de lo solicitado.
Obtiene fotocopia de las Solicitudes internas en original.
Turna al Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores las Solicitudes internas en original, vía correoelectrónico el Anexo técnico y archiva de manera cronológicatemporal los siguientes documentos:- Solicitudes internas en fotocopia.- Cotizaciones en fotocopia.
Recibe del Cotizador que corresponda, las Solicitudes internasen original, vía correo electrónico el Anexo técnico y procede arevisarlas.
Turna al Departamento de Licitaciones, las Solicitudes internasen original, vía correo electrónico el Anexo técnico.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en
Licitaciones Públicas o Simplificadas.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
COPIA NO CONTROLADA
ANEXO TÉCNICO
COTIZACIONES
1F
1F
SOLICITUDESINTERNAS
C
ANEXO TÉCNICO
1T
PREPARACIÓN DEL ANEXO TÉCNICO PARA LICITACIÓN PÚBLICA O SIMPLIFICADADEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORESCOTIZADOR QUE CORRESPONDA
C
ACCESA Y ELABORA
INICIO
OBTIENE
SOLICITUDES INTERNAS
O
1F
COTIZACIONES
EN EL CUAL SE INCLUYEN LAS
ESPECIFICACIONESTÉCNICAS DE LO
SOLICITADO
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADAS.
RECIBE Y PROCEDEA REVISARLAS
SOLICITUDESINTERNAS
O
TURNA
SOLICITUDESINTERNAS
O
ANEXO TÉCNICO
1T
COTIZADOR QUECORRESPONDA
DEPARTAMENTODE LICITACIONES
FIN
TURNA
SOLICITUDESINTERNAS
O
ANEXO TÉCNICO
JEFE DELDEPARTAMENTO DECOTIZADORES YPAGO APROVEEDORES
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
O
SOLICITUDES INTERNAS
OBTIENE
O
1F
VÍA CORREO ELECTRÓNICO
PROGRAMA EXCEL
ANEXO TÉCNICO VÍA CORREO ELECTRÓNICO
ANEXO TÉCNICO VÍA CORREO ELECTRÓNICO
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
1919191919
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Diaria.
Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.
Realizar el pedido a los proveedores o prestadores de servicio a los que se les adjudicó una licitación.
- Trámite de Pago a Proveedores.
• Las Órdenes de compra para los licitadores adjudicados, se elaborarán conforme al Pedido decompra derivado del Dictamen técnico - económico que sirvió de base para el fallo en lalicitación.
• En caso de papelería y consumibles de cómputo de existencia de almacen las Notas de salida serealizarán mediante el Sistema de Almacen.
• En caso de realizar licitaciones con excepción de papelería y consumibles de cómputo, las Notasde salida se realizarán a traves del programa de Excel.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2020202020
Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Cotizador quecorresponda.
Recibe del Jefe del Departamento de Licitaciones, lasPropuestas técnicas y Propuestas económicas ambosdocumentos en original.
Analiza las Propuestas técnicas en original y Propuestaseconómicas en original, y en coordinación con el Cotizadorque corresponda y el área solicitante, elabora el Dictamentécnico y el Dictamen económico, ambos documentos en untanto.
Turna al Jefe del Departamento de Licitaciones, el Dictamentécnico en un tanto, el Dictamen económico en un tanto, lasPropuestas técnicas en original y las Propuestaseconómicas en original.
Pasa el tiempo.
Recibe del Jefe del Departamento de Licitaciones, el Dictamentécnico - económico en fotocopia y lo turna al Cotizador quecorresponda.
Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, el Dictamen técnico - económico en fotocopia.
Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de
licitación en fotocopia.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), y captura precios en el apartado ‘’cotizaciones’’, eimprime el Cuadro comparativo general de cotizaciones enun tanto.
Elabora, imprime y firma de elaborado el Pedido de compraen cinco tantos.
Devuelve al Departamento de Licitaciones el Dictamentécnico - económico en fotocopia.
Turna al Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de
licitación en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2121212121
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores. 11.
12.
12A.
13.
14.
15.
- Pedido de compra en cinco tantos.
Recibe del Cotizador que corresponda, los siguientesdocumentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de
licitación en fotocopia.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.- Pedido de compra en cinco tantos.
Verifica que estén correctos los datos del Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y elPedido de compra en cinco tantos.
¿Están correctos los datos?
En caso de no estar correctos los datos:
Solicita y recibe las correcciones pertinentes del Cotizador quecorresponda en el Cuadro comparativo general decotizaciones en un tanto y/o en el Pedido de compra encinco tantos.
Continúa con la actividad No. 13.
En caso de estar correctos los datos:
Firma de revisado, recaba firma de visto bueno del Subdirectorde Adquisiciones y Control de Inventarios en el Cuadrocomparativo general de cotizaciones en un tanto y en elPedido de compra en primer tanto y recaba facsímil delsegundo al quinto tanto.
Recaba firma del Director General de Administración, en loscinco tantos del Pedido de compra.
Turna la documentación de la siguiente forma:
Al Cotizador que corresponda.- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de
licitación en fotocopia.
Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2222222222
Cotizador quecorresponda.
Al Director General de Administración:- Pedido de compra en cuarto tanto.Y archiva de manera cronológica temporal el quinto tanto delPedido de compra.
Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores los siguientes documentos:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Pedido de compra del primer al tercer tanto.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de
licitación en fotocopia.
Envía a través de fax al proveedor, el Pedido de compra enprimer tanto.
Accesa al programa de excel y elabora Nota de salida en untanto.
Turna al Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios laNota de salida y el Pedido de compra vía electrónica, parasu recepción y entrega del material o bienes al área solicitante.
Pasa el tiempo.
Recibe del Proveedor la Factura en original y copia y las sellade recibido.
Devuelve al Proveedor la Factura en copia, sellada de recibido.
Turna al Analista Financiero de Pago a Proveedores lossiguientes documentos:- Pedido de compra en primer al tercer tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Factura en original y copia.
Turna al Departamento de Licitaciones:- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo de propuestas económicas de
licitación en fotocopia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:- Trámite de Pago a Proveedores.
Realización de Pedidos a los Licitadores Adjudicados en Licitaciones Públicas o Simplificadas.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
COPIA NO CONTROLADA
1T
O
O
PROPUESTASTÉCNICAS
PROPUESTASECONÓMICAS
REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADASDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
COTIZADOR QUE CORRESPONDAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
ANALIZA PROPUESTASY ELABORA
DICTAMEN TÉCNICO
1T
TURNA
EN COORDINACIÓN CON COTIZADOR QUE CORRESPONDA
INICIO
RECIBE
PROPUESTAS TÉCNICAS
PROPUESTASECONÓMICAS
O
O
JEFE DEL DEPARTAMENTODE LICITACIONES
DICTAMEN TÉCNICO
JEFE DELDEPARTAMENTODE LICITACIONES
VERIFICA QUE ESTÉNCORRECTOS LOS DATOS
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
1T
1-5T
RECIBE
COTIZADOR QUECORRESPONDA
SOLICITUDESINTERNAS
O
CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DELICITACIÓN
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
1F
1T
PEDIDO DE COMPRA
1-5T
¿ESTÁNCORRECTOS LOS
DATOS?
SOLICITA Y RECIBE CORRECCIONES
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
1T
1-5T
NO
COTIZADOR QUECORRESPONDA
FIRMA, RECABA FIRMA DE VO. BO. Y RECABA FACSÍMIL
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DE COTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
1T
1-5T
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
SI
PEDIDO DE COMPRA
RECABA FIRMA
PEDIDO DE COMPRA
1-5T
TURNA
SOLICITUDES INTERNAS
CUADROCOMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DE LICITACIÓN
O
1T
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
1F
1-3T
4T
5T
COTIZADOR QUECORRESPONDA
DIRECTORGENERAL DEADMINISTRACIÒN
C
DIRECTOR GRAL. DE ADMÓN.
1
C
ELABORA, IMPRIME Y FIRMA DE ELABORADO
PEDIDO DE COMPRA
1-5T
RECIBE
DICTAMENTÉCNICO-ECONÓMICO
1F
JEFE DELDEPARTAMENTODE COTIZADORES YPAGO A PROVEEDORES
OBTIENE
SOLICITUDESINTERNAS
O
CUADRO COMPARATIVO DE RESPUESTAS ECONÓMICAS DE LICITACIÓN
1F
CUADRO COMPARATIVO GENERAL DECOTIZACIONES
1T
ACCESA Y CAPTURA PRECIOS E IMPRIME
SIAFEV: APARTADO COTIZACIONES
TURNA
SOLICITUDES INTERNAS
CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DE LICITACIÓN
O
1F
1T
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA1-5T
1
JEFE DELDEPARTAMENTODE COTIZADORES YPAGO A PROVEEDORES
1
RECIBE Y TURNA
DICTAMENTÉCNICO-ECONÓMICO
1F
JEFE DELDEPARTAMENTODE LICITACIONES
COTIZADOR QUECORRESPONDA
DICTAMEN ECONÓMICO
1T
DICTAMEN ECONÓMICO
1T
1T
PEDIDO DE COMPRA
DEVUELVE
DICTAMENTÉCNICO-ECONÓMICO
1F
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
COPIA NO CONTROLADA
REALIZACIÓN DE PEDIDOS A LOS LICITADORES ADJUDICADOS EN LICITACIONES PÚBLICAS O SIMPLIFICADASDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
COTIZADOR QUE CORRESPONDA
ENVÌA
PEDIDO DE COMPRA
1T
RECIBE
SOLICITUDES INTERNAS
O
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
1T
JEFE DELDEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
1
A TRAVÈS DE FAX
PROVEEDOR FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES.
TURNA
SOLICTUDESINTERNAS
O
CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DELICTACIÓN
1F
1-3T
DEPARTAMENTO DE LICITACIONES
CUADRO COMPARATIVODE PROPUESTASECONÓMICAS DELICITACIÓN
1F
RECIBE Y LAS SELLA DE RECIBIDO
FACTURA
O-1C
PROVEEDOR
JEFE DEL DEPTO. DE ALMACENES E
INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
ACCESA Y ELABORA
PROGRAMA DE EXCEL
NOTA DE SALIDA
TURNA
NOTA DE SALIDA
PEDIDO DE COMPRA
VÍA ELECTRÓNICA
DEVUELVE SELLA DE RECIBIDO
FACTURA
1C
PROVEEDOR
FACTURA
CUADRO COMPARATIVO GENERAL DE COTIZACIONES
PEDIDO DE COMPRA
TURNA
ANALISTA FINANCIERO
1-3T
1T
O-1C
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2525252525
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
• Las Facturas deberán contar con los requisitos fiscales establecidos en el Código Fiscal de laFederación en el Artículo 29-A:- Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro
federal de contribuyentes de quien los expida. Tratándose de Contribuyentes que tengan más deun local o establecimiento, deberán señalar el domicilio del local o establecimiento en el que seexpidan los comprobantes.
- Contener impreso el número de folio.- Lugar y fecha de expedición.- Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida.- Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen.- Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el
monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse ensu caso.
- Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual realizó la importación,tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación.
- Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado.
• Las Facturas que presenten tachaduras o enmendaduras serán rechazadas.
Diaria.
Trámite de Pago a Proveedores.
Realizar los trámites para el pago de los bienes y servicios recibidos de los Proveedores o Prestadoresde servicios, adquiridos en su modalidad de adjudicación directa y de licitaciones simplificadas ypúblicas.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2626262626
• El Analista Financiero de Pago a Proveedores podrá recibir del Cotizador que corresponda, comoantecedente, Tarjetas u Oficios de solicitud en lugar de las Solicitudes internas.
• El primer tanto del Pedido de compra, contendrá las firmas autógrafas del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y del Director General de Administración, el segundo tantotendrá facsímil de los mismos.
• En la Solicitud-comprobación de recursos se deberá recabar firma del Subdirector deAdquisiciones y Control de Inventarios y el visto bueno de la Dirección General de Administración.
• Dentro del Capítulo 2000 de Materiales y Suministros, se encuentran comprendidos los siguientesconceptos y partidas:
2100 Materiales y útiles de administración y de enseñanza.2101 Materiales y útiles de oficina.2102 Material de limpieza.2103 Material didáctico.2105 Materiales y útiles de impresión y reproducción.2106 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informativos.2107 Material para información.2108 Suscripción a periódicos.2109 Material de fotografía, cinematografía y audiovisual.2110 Valores de tránsito.
2200 Productos alimenticios.2201 Productos alimenticios para los efectivos que participen en programas de seguridad pública (Academia de policía, cocinas móviles).
2202 Productos alimenticios para personas derivado de la prestación de servicios públicos en unidades de salud, educativas, de readaptación social y otras.
2206 Productos alimenticios para el personal derivado de actividades extraordinarias.2207 Productos alimenticios para animales.
2300 Herramientas, refacciones y accesorios.2301 Refacciones, accesorios y herramientas.2303 Utensilios para servicio de alimentación.2304 Neumáticos y cámaras.2305 Material para talleres.2306 Materiales y suministros varios.
2400 Materiales y artículos de construcción y mantenimiento.2401 Materiales de construcción.2404 Material eléctrico y electrónico.2405 Plantas de ornato.2406 Pinturas.2407 Material para mantenimiento de maquinaria y equipo.
2500 Productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio.2502 Sustancias químicas.2503 Plaguicidas, abonos y fertilizantes.2504 Medicinas y productos farmacéuticos.2505 Materiales, accesorios y suministros médicos.2506 Materiales, accesorios y suministros de laboratorio.
2600 Combustibles, lubricantes y aditivos.2601 Combustibles, lubricantes y aditivos para programas de seguridad pública.2602 Combustibles, lubricantes y aditivos para operación de programas públicos.2603 Combustibles, lubricantes y aditivos para servicios administrativos.
COPIA NO CONTROLADA
NORMAS
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2727272727
2700 Vestuario, prendas de protección y artículos deportivos.2701 Vestuario, uniformes y blancos.2702 Prendas de protección.2703 Artículos deportivos.2704 Textiles.
2800 Materiales y suministros para seguridad pública.2801 Sustancias y materiales explosivos.2802 Material para policía y tránsito.2803 Prendas de protección para seguridad pública.
• Del Capítulo 3000 Servicios Generales, se considerarán los siguientes conceptos y partidas:3400 Servicios comercial, bancario, financiero, subcontratación de servicios con terceros y gastos
inherentes.3403 Servicios bancarios y financieros.
3500 Servicios de mantenimiento y conservación.3502 Conservación y mantenimiento de bienes informáticos.3504 Conservación y mantenimiento de inmuebles (edificios públicos).
3600 Servicios de impresión, publicación, difusión e información.3603 Publicaciones oficiales para licitaciones públicas y trámites administrativos.3605 Impresiones.
3800 Servicios oficiales.3804 Congresos y convenciones.
• Del Capítulo 4000 Subsidios y Transferencias, se considerarán los siguientes conceptos ypartidas:
4324 Protección a ancianos y desvalidos.4403 Subsidios a Instituciones gasto corriente.
• Del Capítulo 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, se considerarán los siguientes conceptos ypartidas:
5101 Mobiliario y equipo de oficina.5102 Otros muebles.5110 Equipo audiovisual y fotográfico.5206 Bienes informáticos.5303 Vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales para servicios y operación de
programas públicos.5304 Vehículos terrestres, aéreos, marítimos, lacustres y fluviales para servicios administrativos.5902 Otros bienes inmuebles.
• En el caso de pago derivado de licitaciones no se entregará por parte del Cotizador las Solicitudesinternas y el Cuadro comparativo general de cotizaciones al Analista Financiero de Pago aProveedores.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
2828282828
Analista Financiero dePago a Proveedores.
Recibe del Cotizador que corresponda, los siguientesdocumentos:- Pedido de compra en primer al segundo tanto.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un
tanto.- Cotizaciones en fotocopia.- Solicitudes internas en original y fotocopia.- Factura en original y dos fotocopias.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), elabora e imprime la Solicitud-comprobación derecursos en cinco tantos, y recaba firma de autorización delSubdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios y vistobueno del Director General de Administración.
Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV), y elabora el Detalle de la orden de pago, eimprime en cuatro tantos y lo firma.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control deInventarios en el Detalle de la orden de pago en cuatrotantos.
Turna al Departamento de Órdenes de Pago la siguientedocumentación:- Solicitud-comprobación de recursos en primer al cuarto
tanto.- Detalle de la orden de pago en primer al tercer tanto.- Pedido de compra en primer tanto.- Factura en original y fotocopia.- Solicitudes internas en fotocopia.
Y procede a archivar de manera cronológica temporal losiguiente:
- Factura en fotocopia.- Solicitud-comprobación de recursos en quinto tanto.- Solicitudes internas en original.- Cuadro comparativo general de cotizaciones en un tanto.- Cotizaciones en fotocopia.- Detalle de la orden de pago en cuarto tanto.- Pedido de compra en segundo tanto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
1.
2.
3.
4.
5.
Trámite de Pago a Proveedores.
COPIA NO CONTROLADA
C
FACTURA 1F
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
5T
SOLICITUDES INTERNAS
O
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES 1T
COTIZACIONES
1F
DETALLE DE LA ORDEN DE PAGO
4T
PEDIDO DE COMPRA2T
1F
SOLICITUDES INTERNAS
FACTURA
TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORESDEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
ANALISTA FINANCIERO DE PAGO A PROVEEDORES
DETALLE DE LA ORDENDE PAGO
ACCESA, ELABORA IMPRIME Y FIRMA
SISTEMA INTEGRAL DEADMINISTRACIÓN FINANCIERA
1-4T
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
ACCESA, ELABORA, IMPRIME Y RECABA FIRMA
DE AUTORIZACIÓN
SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
INICIO
SOLICITUDESINTERNAS
PEDIDO DE COMPRA
RECIBE
COTIZADOR QUECORRESPONDA
1-2T
CUADRO COMPARATIVOGENERAL DECOTIZACIONES 1T
COTIZACIONES
1F
O-1F
1-5T
DETALLE DE LA ORDEN DE PAGO
RECABA FIRMA
1-4T
SUBDIRECTOR DEADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
FIN
FACTURA
PEDIDO DE COMPRA
DETALLE DE LA ORDENDE PAGO
SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS
TURNA
1-4T
1-3T
1T
O-1F
DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
O-2F
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA
NORMAS
OBJETIVO
FRECUENCIA DE REALIZACIÓN
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3030303030
MARZO 2010
ELABORACIÓN REVISIÓNSUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES YCONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS YADMINISTRACIÓN
VISTO BUENO AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN
Variable con base al calendario establecido.
Solicitudes Internas Semanales(Distribución).
• Las áreas administrativas deberán entregar su Solicitud interna semanal, un día hábil antes deldía establecido en el calendario semanal.
• La cantidad solicitada por semana podrá hacerse hasta por el 5% del total en existencia dealmacén de acuerdo a la Solicitud interna (compra), con excepción de los materiales destinadospara una actividad específica, kits de limpieza, equipos o unidades mínimas para entrega.
• En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en elpunto anterior, deberán cumplir con lo siguiente:- Presentar justificación.- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.
• Los materiales incluidos en la Solicitud interna semanal que no hayan sido requeridos en laSolicitud interna (compra), y aquellos que el Almacén no cuente con cantidad suficiente, deberánincluirse por separado en un trámite nuevo de Solicitud interna (compra) para su respectivacotización.
Recibir de las áreas administrativas de la Secretaría, las solicitudes para la distribución de papelería yconsumibles de cómputo, y atenderlas de acuerdo a su consumo y existencias.
COPIA NO CONTROLADA
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3131313131
Jefe del Departamento deCotizadores y Pago aProveedores.
Cotizador quecorresponda.
Recibe de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, lasSolicitudes internas semanales, en original y fotocopia.
Sella y devuelve a las áreas administrativas la fotocopia de lasSolicitudes internas semanales.
Accesa y corrobora que en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera (SIAFEV), se encuentren las Solicitudes internassemanales y envía a través del mismo sistema al cotizador quecorresponda las Solicitudes internas semanales, así como eldocumento original.
Recibe del Jefe del Departamento de Cotizadores y Pago aProveedores, las Solicitudes internas semanales en original ya través del Sistema Integral de Administración Financiera(SIAFEV).
Analiza las Solicitudes internas semanales, accesa al sistemade Alamacen y elabora las Notas de salida de almacén.
Turna vía electrónica al Departamento de Almacenes eInventarios de la SEFIPLAN las Notas de salida de almacén,para la entrega del material al área solicitante y procede aarchivar de manera cronológica temporal las Solicitudesinternas semanales en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el Procedimiento:- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas
Administrativas de la SEFIPLAN.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Solicitudes Internas Semanales(Distribución).
COPIA NO CONTROLADA
SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES (DISTRIBUCIÓN)DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES COTIZADOR QUE CORRESPONDA
COTIZADOR QUECORRESPONDA
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO
A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
ÁREASADMINISTRATIVASDE LA SEFIPLAN
SELLA Y DEVUELVE
RECIBE
SOLICITUDESINTERNAS SEMANALES
O
INICIO
SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES
ACCESA Y CORROBORA SE ENCUENTRENLAS SOLICITUDES
INTERNAS SEMANALESY ENVÍA
1F
SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
ÁREASADMINISTRATIVAS
TURNA
SOLICITUDES INTERNASSEMANALES
O
ANALIZA LAS SOLICITUDES
INTERNAS SEMANALESY ELABORA
JEFE DEL DEPTO. DE ALMACENES E INVENTARIOS
SOLICITUDES INTERNAS SEMANALES
O
JEFE DEL DEPARTAMENTO DECOTIZADORES Y PAGOA PROVEEDORES
RECIBE
SISTEMA INTEGRAL DEADMINISTRACIÓN FINANCIERA
SOLICITUDESINTERNASSEMANALES
O
1F
C
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZASY ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS MARZO 2010
ELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓNREVISIÓN
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
NOTAS DE SALIDA DE ALMACÉN
VÍA ELECTRÓNICA
COPIA NO CONTROLADA
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN
SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE A A A A ADQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONESDQUISICIONES YYYYY C C C C CONTROLONTROLONTROLONTROLONTROL DEDEDEDEDE I I I I INVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOSNVENTARIOS
MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS
SACISACISACISACISACI
3333333333
LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVASUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave
C.P. TERESA MACHORRO LÓPEZJEFA DEL DEPARTAMENTO DE
COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES
LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN