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8/17/2019 Manual de Ayuda Para Ingreso de Notas en La Unidad Educativa Isaac Newton
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MANUAL DE AYUDAPARA INGRESO DE
NOTAS EN LA UNIDAD
EDUCATIVA ISAACNEWTON
Ing. Marco Solórzano1
8/17/2019 Manual de Ayuda Para Ingreso de Notas en La Unidad Educativa Isaac Newton
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Introducción
En estos tiempos cambiantes la tecnología es nuestra mejor
amiga si sabemos cómo aprovecharla por tal motivo el área
informática de esta prestigiosa institución presenta el manual
de auda al docente para el ingreso de notas el ingreso del
comportamiento! lo cual facilitara el trabajo de todos los
docentes a "ue solo deberán generar un archivo plano al
momento de ingresar notas al sistema a partir de los archivo
de E#cel "ue a se utilizan.
Habiitar !acro"
$ara poder dar el correcto uso de estos nuevos archivos de
E#cel debemos en primer lugar habilitar el uso de Macros.
%l momento de abrir por primera vez estos archivos en
nuestras computadoras no aparecerá una barra de color
amarillo dándonos una advertencia! debemos hacer clic en
Habiitar Edición para poder utilizar estos archivos.
&na vez hecho lo anterior nos aparecerá una nuevaadvertencia indicando "ue las Macros se han deshabilitado en
E#cel nos pide permiso para 'abilitar contenido como se
muestra en la siguiente (gura.
Ing. Marco Solórzano)
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* a tendríamos listo nuestro archivo base para la generación
de los formatos en el E#cel.
G#n#rar arc$i%o" d# E&c#
En esta plantilla llenaremos los datos bases "ue
necesitaremos para generar nuestros archivos de notas cabe
indicar "ue mientras no se llenen los datos completos no se
podrá generar el archivo! esto es una seguridad
implementada lo cual garantizara "ue los archivos est+n conIng. Marco Solórzano
,
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los datos completos durante todo el a-o no se podrán
cambiar.
$ara el llenado de estos datos no se deberá escribir
simplemente seleccionar el dato a utilizar en el ejemplo
seleccionamos el curso el cual se despliega una lista con loscursos e#istentes al hacer clip en la fecha de selección "ue
aparece a lado derecho de la celda.
/espu+s de llenar los datos veri(car "ue el curso tenga la
cantidad de alumnos correcta es decir maor a cero hacemos
clip en el botón 0enerar ormato hemos terminado el
proceso de generación de archivo de E#cel.
Ing. Marco Solórzano2
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3os parecerán dos mensajes indicando "ue el proceso fue
correcto "ue se generó el archivo de E#cel con los datos "ue
seleccionamos es decir el curso! paralelo el nombre de la
materia.
En ambos casos debemos hacer clip en aceptar.
Ing. Marco Solórzano4
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3otaran "ue en la barra de título aparecerá el nuevo nombre
del archivo generado el cual lo encontraremos en la misma
carpeta donde se encuentra nuestro archivo base.
U"o d# arc$i%o d# nota"
3uestro libro creado constara de varias hojas de cálculo como
se muestra en la (gura5
En los cuales trabajaremos a lo largo de este a-o lectivo5
6enemos 7 hojas $%89I%: cada una representando un parcial.
Ing. Marco Solórzano7
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) hojas para los formatos ;&IMES68%: los cuales recopilan
información de cada parcial.
1 hoja llamada I3%: con las notas totales de ambos
"uimestres.
Ing. Marco Solórzano<
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1 hoja llamada IM$8IMI8 donde imprimiremos un resumen de
cada parcial para secretaria.
1 hoja llamada ES6%/IS6I9% la cual contendrá información
estadística de las notas ingresadas durante todo el a-o.
Ing. Marco Solórzano=
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Ho'a (arcia
En esta se ingresan la notas de los alumnos durante cada uno
de los parciales en la cual constan 4 parámetros a utilizar los
cuales deberán contener mínimo una notas por parámetro
para poder generar nuestro archivos planos.
%dicionalmente podremos agregar columnas de ser necesario
a cada parámetro de la siguiente manera5
'aga clic derecho en la columna donde deseamos ingresar
otra nos aparece un men> en donde hacemos clic en
Insertar.
.
9omo recomendación general hacer este proceso en las
celdas centrales de los parámetros para evitar la p+rdida de
fórmulas.
&na seguridad e#tra la veras en letras rojas en la partesuperior iz"uierda de esta hoja con un mensaje "ue indica "ue
faltan notas en letras rojas lo cual "uiere decir "ue tenemos
"ue revisar por"ue es posible "ue tengamos alg>n renglón
con errores o en blanco.
Ing. Marco Solórzano?
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G#n#rar # arc$i%o
9uando a tengamos llena completa nuestras actas de
notas deseemos ingresar al sistema estas se deberán
realizar los siguientes pasos5
1@ 0enerar el archivo plano5 Esto se lo realiza dando clic en
el botón 0enerar 1er $arcialA
Ing. Marco Solórzano1B
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)@ Si todos los datos están correctos nos aparece un
mensaje en donde nos indica "ue el archivo se generó de
manera correcta se debe dar clic en %ceptar! en esta se
encuentra la ruta donde se genera el archivo "ue es la
misma donde está el archivo de E#cel.
,@ Este archivo se debe enviar a secretaria para ser subidoal sistema nótese tambi+n "ue el nombre es descriptivo
llevando datos del parcial curso materia.
2@ 3os aparecerá el cuadro de dialogo 0uardar como en
este le daremos nombre al archivo a generar la
dirección donde se grabara por default se guardara en la
misma dirección del archivo de E#cel con el mismo
nombre pero podemos cambiar tanto la dirección como
el nombre del mismo! nótese "ue se grabara con la
e#tensión C.tal este archivo >nicamente sirve para elárea de sistema no lo podremos abrir! ni modi(car en
nuestras computadoras.
Ing. Marco Solórzano11
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Ho'a )ui!#"tra
En esta solo se debe ingresar la nota del e#amen "uimestral
a "ue los otros datos lo captura de las hojas parciales no se
puede realizar ning>n cambio más en esta.
&na vez lleno estos datos al igual "ue en la hoja anterior se
debe generar los archivos planos de la misma manera
presionando el botón E#amen ;uimestral.
Ing. Marco Solórzano1)
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El nombre de este archivo plano es diferente en su estructura
así mismo se debe enviar a secretaria
Ho'a i!(ri!ir
Esta solo tiene la (nalidad de imprimir un resumen de cada
parcial para secretaria a"uí solo se pueden cambiar ) datos elparcial el "uimestre "ue se encuentran en los encabezados.
Ing. Marco Solórzano1,
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En%ió d# arc$i%o (ano
&na vez creado el archivo plano se deberá enviar por mediodel correo corporativo a su respectiva secretaria de sección de
la siguiente forma5
1@ %brimos normalmente nuestro correo nos colocamos
en 3uevo correo como siempre se lo realiza
)@ % este nuevo correo se le debe adjuntar ) archivos
uno el archivo original en E#cel archivo plano
generado como se muestra en las grá(cas siguientes
,@ 'acemos clic en el Insertar seleccionamos datosadjuntos
Ing. Marco Solórzano12
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2@ 3os parecerá el siguiente cuadro de dialogo en el cualbuscamos los archivos a enviar para seleccionar más
de un archivo a la vez presionamos la tecla Ctr
hacemos clic en los archivos re"ueridos hacemos cli
en %ceptar
Ing. Marco Solórzano14
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4@ Si hemos realizado correctamente el paso anterior nos
aparecerán los archivos adjuntados al correo
7@ * por >ltimo llenar los datos al correo indicando lamateria! el curso el paralelo correspondiente como
se muestra en el siguiente grá(co con copia del
mismo al director o rector de nuestra institución como
Ing. Marco Solórzano17
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constancia de "ue se han enviado las notas en el
tiempo debido no tenemos ning>n atraso