MANUAL DE CONTRATACION, SUPERVISIÓN E …...Estabilidad y calidad de la obra 9.1.11.3. Calidad del...

INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTES DE ACACIAS

MANUAL DE CONTRATACION,

SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA

CÓDIGO N/A

VERSIÓN 1.0 Página 1 de 100

RESOLUCION No. 1953 DE 2014.

“Por medio del cual se adopta la Modificación al Manual de Contratación, Supervisión e

Interventoría del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías”

(29 de julio de 2014)

EL DIRECTOR DEL INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS

En uso de sus facultades legales, y en especial las conferidas por el Decreto No. 099 de fecha

02 de Mayo de 2012,

CONSIDERANDO

Que mediante Acuerdo 022 de Septiembre 10 de 2005, se creó el Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías – Meta, como una entidad descentralizada, con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal.

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia dispone que las autoridades administrativas coordinen sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que el artículo 1 de la Ley 80 de 1993 dispone: “La presente ley tiene por objeto disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las entidades estatales”.

Que la citada ley, adoptó el estatuto general de contratación, la cual fue modificada mediante la Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”

Que el gobierno nacional expidió el Decreto 1510 de 2013, por el que se reglamenta el sistema de compras y contratación pública y el cual en su artículo 163, derogó el decreto 734 de 2012, en su integridad.

Que el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013 señala que Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto, fecha que fue prorrogada mediante lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente y vence en julio del 2014.

Que para dar cumplimiento a las disposiciones legales se debe ajustar el Manual existente a la nueva normatividad, el cual será de obligatorio cumplimiento para los servidores públicos del Instituto, en cumplimiento de sus funciones.




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INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS-META

MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E INTERVENTORIA DEL INSTITUTO DE TRÁNSITO Y TRANSPORTES DE ACACIAS, VIGENCIA

2014

ACACIAS, JUNIO DE 2014




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INDICE

I. MANUAL DE CONTRATACION:

1. DISPOSICIONES GENERALES 2. AMBITO DE APLICACIÓN 3. RESPONSABLES 4. NORMATIVIDAD APLICABLE 5. PRINCIPIOS 6. POSTULADOS DE LA CONTRATACIÓN 7. CLASES DE CONTRATOS

7.1. CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS 7.1.1. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. 7.1.2. Contratación de trabajos artísticos

7.2. CONTRATO DE CONSULTORÍA 7.3. CONTRATO DE COMPRAVENTA DE BIENES MUEBLES 7.4. COMPRA DE INMUEBLES

7.4.1. Estudios de títulos 7.4.2. Avaluó y procedimiento

7.5. VENTA DE INMUEBLES 7.6. CONTRATO DE SUMINISTRO 7.7. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO 7.8. CONTRATO DE COMODATO 7.9. CONTRATO DE OBRA

8. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 8.1. INHABILIDADES

8.1.1. Inhabilidad por parentesco 8.1.2. Parentesco por consanguinidad 8.1.3. Parentesco por afinidad 8.1.4. Parentesco civil

8.2. INCOMPATIBILIDADES 9. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL

9.1. ETAPA PREVIA O DE PLANEACION DEL PROCESO

9.1.1. Análisis de precios del mercado

9.1.2. Elaboración de presupuesto oficial

9.1.3. Certificado del Banco de Programas y Proyectos

9.1.4. Certificado de Inclusión del Contrato a Celebrar en el Plan de Adquisiciones

9.1.5. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal

9.1.6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal

9.1.7. Estudios Previos

9.1.8. Autorizaciones, Permisos y Licencias




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9.1.9. Especificaciones técnicas

9.1.10. Riesgos en la Contratación Estatal

9.1.11. Garantías

9.1.11.1. Garantía de Cumplimiento

9.1.11.2. Estabilidad y calidad de la obra

9.1.11.3. Calidad del servicio

9.1.11.4. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes

9.1.11.5. Responsabilidad Civil Extracontractual

9.1.11.6. Restablecimiento o ampliación de la garantía

9.1.11.7. Efectividad de las garantías

9.1.11.8. Garantía derivada del incumplimiento de la oferta

9.2. ETAPA PRECONTRACTUAL 9.2.1. MODALIDADES DE CONTRATACIÓN

9.2.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA a) Definición b) Cuando Aplica c) Presentación de la oferta de manera dinámica mediante subasta

inversa. d) Audiencias en la Licitación Pública

1. Audiencia pública de Tipificación, Estimación, y Asignación de los Riesgos Previsibles.

2. Audiencia pública de adjudicación e) PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS

MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA 9.2.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

a) Definición b) Cuando Aplica c) ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA 1. Definición bienes y servicios de características técnicas

uniformes 2. Definición de bienes y/o servicios de común utilización 3. Definición de subasta inversa 4. Formas de adelantar el proceso de selección 5. Contenido adicional del pliego de condiciones 6. Requisito adicional de la etapa previa- ficha técnica 7. Selección del contratista en caso de no cumplirse los

requisitos para que haya subasta. 8. Criterio de selección de la oferta más favorable 9. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA




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d) ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR CATALOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS 1. Definición 2. Definición acuerdo marco de precios 3. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR CATALOGO.

e) SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA 1. Definición. 2. Cuando Aplica 3. Criterio de selección de la oferta más favorable cuando se

adelanta 4. Reglas especiales aplicables 5. Contratación cuyo proceso de licitación pública haya sido

declarado desierto 6. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE

CONTRATISTAS MEDIANTE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA

9.2.1.3. CONCURSO DE MERITOS a) Definición b) Criterio de selección de la oferta más favorable c) Clases de concurso d) PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA

PRECLASIFICACIÓN e) Reglas especiales aplicables f) PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS

9.2.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA a) Definición b) Cuando aplica

1. Urgencia Manifiesta 2. Contratación de Empréstitos 3. Contratos o Convenios Interadministrativos 4. Bienes y servicios en el sector Defensa 5. Contratos para el desarrollo de actividades científicas y

tecnológicas 6. Contratos de Encargo Fiduciario 7. Cuando no existe pluralidad de oferentes 8. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la

gestión o para la ejecución de trabajos artísticos 9. Adquisición de Bienes Inmuebles 10. Arrendamiento de bienes inmuebles

c) Acto administrativo de justificación de contratación directa. d) No publicidad de estudios y documentos previos e) No obligatoriedad de garantías




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f) PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD DE

CONTRATACIÓN DIRECTA. 9.2.1.5. MODALIDAD DE MINIMA CUANTIA

a) Definición b) Aspectos propios de la modalidad c) Estudios Previos d) Adquisición en Grandes Superficies e) Garantías f) PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD DE MINIMA

CUANTIA 9.2.1.6. CONTRATOS Y/O CONVENIOS CELEBRADOS EN DESARROLLO

DEL ARTÍCULO 355 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA a) Documentos internos mínimos para la suscripción b) Documentos mínimos del oferente

9.3. ETAPA CONTRACTUAL 9.3.1. Perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato 9.3.2. Designación de supervisor del contrato 9.3.3. Acta de Inicio 9.3.4. Novedades en la Ejecución de contratos

9.3.4.1. Prórroga al contrato 9.3.4.2. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PRÓRROGA AL CONTRATO 9.3.4.3. Aclaratoria al contrato 9.3.4.4. PROCEDIMIENTO PARA ACLARACIONES AL CONTRATO 9.3.4.5. Adicional en Valor 9.3.4.6. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ACLARACIONES AL

CONTRATO 9.3.5. Acta de Terminación y Acta de Recibo 9.3.6. Liquidación de los Contratos 9.3.7. Procesos para imposición de multas o declaratoria de caducidades

9.4. ETAPA POSTCONTRACTUAL 9.4.1. Reclamación a Aseguradoras 9.4.2. Liquidación Unilateral

II. MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA 1. DEFINICION SUPERVISION 2. DEFINICION INTERVENTORIA 3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISIÓN 4. FUNCIONES Y OBLIGACIONES GENERALES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR. 4.1. FUNCIONES DENTRO DE LAS ETAPAS DEL CONTRATO 4.1.1. EN LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO 4.1.2. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO 5. PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES 6. REVISION DE ASPECTOS FINANCIEROS 7. SEGUIMIENTO A PAGOS 8. INFORMES

III. FORMATOS




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I. MANUAL DE CONTRATACION

1. DISPOSICIONES GENERALES:

Teniendo en cuenta que con la contratación pública se busca el cumplimiento de los fines

estatales, es imperioso que las entidades públicas cuenten con instrumentos que les faculten

lograr la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecución de tales fines.

Por ello, el Manual de Contratación del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías, entidad

descentralizada creada mediante Acuerdo 022 de Septiembre 10 de 2005, tiene como propósito

fijar los lineamientos, directrices reglas en las etapas precontractual, contractual y post

contractual, para aquellas personas que se encuentren interesadas en conocer y participar de

los procesos y procedimientos que rigen la contratación de este organismo de tránsito,

buscando brindar herramientas que permitan una selección idónea.

Este documento establece el tramite interno para llevar a cabo cada una de las etapas del

proceso contractual (etapa previa, etapa precontractual, etapa contractual y etapa

postcontractual), los procedimientos a seguir en el desarrollo en cada una de las modalidades

de selección de contratistas, creadas por la Ley: Licitación Pública, Selección Abreviada,

Concurso de Méritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía; así como el procedimiento para

modificar y liquidar los contratos y así como un capítulo especial de supervisores e

interventores.

En armonía con los principios de la legalidad y la transparencia, siempre dentro del marco de la

ética pública, se adopta este Manual de Contratación, como uno de los mecanismos que

pueden contribuir a materializar el mandato constitucional de someter al ordenamiento jurídico,

toda la actividad de carácter contractual que adelanta el Instituto de Tránsito y Transporte de

Acacías, por tal razón, a través del mismo también se pretende facilitar el análisis y la

comprensión de las normas que regulan la contratación estatal, que han sido objeto de

importantes, vertiginosas y complejas modificaciones.




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2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Manual de Contratación del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías, se aplicara en la

gestión contractual a cargo de este organismo de tránsito, a través de sus dependencias que

demanden bienes, servicios y obra pública necesarios para el cumplimiento misional de esta

entidad.

3. RESPONSABLES.

En armonía, con el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, se guarda relación con la responsabilidad

en cabeza de los servidores públicos para velar por el cumplimiento de los fines de la

contratación, así como la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contratado.

De acuerdo con el principio de responsabilidad, todos los funcionarios públicos del Instituto de

Tránsito y Transporte de Acacías, que intervengan en cualquier etapa el proceso de

contratación, responderán por sus actuaciones y sus omisiones.

4. NORMATIVIDAD

Constitución Política.

Ley 80 de 1993 - Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

Ley 1150 de 2007 - Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

Ley 1450 de 2007 – Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2010 – 2014.

Ley 1474 de 2011 - Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1508 de 2012 - Por la cual se establece el régimen jurídico de las Asociaciones Público Privadas, se dictan normas orgánicas de presupuesto y se dictan otras disposiciones.

Decreto Ley 019 de 2012 - Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Decreto 4170 de 2011 - Por el cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Pública –Colombia Compra Eficiente–, se determinan sus objetivos y estructura.

Decreto 1467 DE 2012 - Por el cual se reglamenta la Ley 1508 de 2012.

Decreto 1510 de 2013 - Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública.

Decreto 777 de 1992 y demás reglamentaciones del mismo




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Demás decretos reglamentarios y disposiciones concordantes.

5. PRINCIPIOS

Toda la contratación del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías debe tener en consideración los fines y principios previstos en la Constitución Política de Colombia, y el marco legal citado en el acápite anterior, así como los siguientes principios:

IGUALDAD: Dispone que todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, Contenido en el artículo 13 de la Constitución Política que establece que todas las personas nacen libres e iguales ante la ley, gozaran de los mismos derechos y oportunidades, sin ningún tipo de discriminación por razones de origen, sexo , raza, opinión política o religión; es por esto que el Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías promoverá para que la igualdad sea real y efectiva, lo anterior en armonía con el artículo 13 de la Constitución Política de Colombia.

MORALIDAD: El principio de moralidad se orienta a la formación de vocación del servicio y responsabilidad, que garanticen el interés general de la Administración Pública, además de que se promueva la publicidad de las actuaciones de los servidores públicos, y se prevengan las conductas corruptas.

EFICACIA: Está referido a la rapidez, la celeridad y la sencillez con que se cumplan los procedimientos de la gestión contractual.

EFICIENCIA: Cumple como objetivo concreto que persigue el cumplimiento del procedimiento de la manera más económica posible, siendo el principio de economía su versión más positiva.

ECONOMÍA: En los procesos de selección de contratistas se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para seleccionar la propuesta más favorable. Así, se señalarán términos preclusivos y perentorios en las distintas etapas del proceso de selección y el competente contractual impulsará de oficio las actuaciones. El funcionario competente, no ordenará la apertura del proceso de selección, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos, e igualmente sin que existan las respectivas disponibilidades presupuestales. Como criterio de actuación para la gestión contractual, se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de esta gestión, sirven a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias, lo anterior, dispuesto en el artículo 25 de la Ley 80 de 1993.

CELERIDAD: Las autoridades administrativas deben evitar costosos, lentos o complicados pasos administrativos que obstaculicen el desarrollo del trámite de los procedimientos contractuales, el cual debe generar una racionalidad en el empleo del tiempo, de los medios y la configuración de las formas.

IMPARCIALIDAD: En armonía con el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, los servidores públicos, en cumplimiento de las funciones públicas que le correspondan, deber




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cumplir a cabalidad con estas; por lo tanto este principio se consagra como un orientador de las actuaciones administrativas, en razón a que se les prohíbe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en los procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden de su actuación.

PUBLICIDAD: Por regla general la gestión contractual es pública, excepto aquellos aspectos que por su naturaleza o condiciones especiales estén amparados de reserva legal. Así, los procesos se publicarán en el SECOP, conforme el artículo 19 de la Ley 1510 de 2013 y se garantiza a todos los interesados el libre acceso a la información generada en los procesos de selección.

DEBIDO PROCESO: El artículo 29 de la Constitución Política lo consagra cuando establece que el debido proceso se aplicará a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a leyes preexistentes al acto que se le imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. En materia penal, la ley permisiva o favorable, aun cuando sea posterior, se aplicará de preferencia a la restrictiva o desfavorable.

En la gestión contractual del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías, todo trámite se surtirá observando y acatando material y formalmente la Constitución, la ley y sus decretos reglamentarios, así como el presente Manual. En tal sentido, el Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías en los términos del artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato, y hacer efectiva la cláusula penal.

BUENA FE: Conforme el artículo 83 de la Constitución Política se establece que las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, se ceñirán a los postulados de la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquellos adelanten ante éstas.

RESPONSABILIDAD: Contenido en el artículo 6 de la Constitución Política y se formula en el sentido de considerar que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.

TRANSPARENCIA: Contenido en el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 subrogado por el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007. En virtud de este principio, la escogencia del contratista se hará con arreglo a las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa y de mínima cuantía; los interesados tendrán oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones y finalmente, las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución Política. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que deben guardar los evaluadores el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente, así como sobre aquellos asuntos o documentos que la ley, le impone el carácter de reservados.




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SELECCIÓN OBJETIVA: Principio contenido en el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007 el cual dispone que “Es objetiva la selección en la cual la escogencia se haga al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva (…)”, a su vez la precitada norma establece que los factores de escogencia y calificación que establezcan las entidades en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, tendrán en cuenta los siguientes criterios:

1. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en el proceso de selección y no otorgarán puntaje, con excepción de la contratación de consultores. La exigencia de tales condiciones debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor. La verificación documental de las condiciones antes señaladas será efectuada por las Cámaras de Comercio.

2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la Entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La Entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello. En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precios soportados en puntajes o formulas señaladas en el pliego de condicione.

b) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo – beneficio para la entidad.

3. En los pliegos de condiciones para las contrataciones cuyo objeto sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características uniformes y de común utilización, el Instituto incluirá como único factor de evaluación el menor precio ofrecido.

4. En los procesos para la selección de consultores se hará uso de factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos de la oferta.

SUBSANABILIDAD: En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, conforme lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 y parágrafo 1º del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007.

Tales requisitos o documentos podrán requerirse por la Entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio de subsanabilidad. Será rechazada la oferta del proponente que dentro del término




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previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.

CALIDAD: Los funcionarios del Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías que intervienen en la contratación, controlarán la calidad de los procesos de selección y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos.

PLANEACIÓN: la planeación de la actividad contractual, significa que, previamente a la iniciación del proceso de contratación, se deben realizar los estudios tendientes a determinar la oportunidad y conveniencia del contrato, así como la educación a los de la entidad contratante, al plan de inversiones y al presupuesto. Se deben poder lograr los fines que con él se persiguen. Y deben preverse las formas de superar las dificultades que puedan ocurrir en su ejecución.

6. POSTULADOS DE LA CONTRATACIÓN

PREVALENCIA DEL INTERÉS GENERAL: En todas las actuaciones contractuales ejecutadas por el ITTA tendrá prevalencia el interés general y será el principio fundamental de cada actuación, no podrán realizarse procesos que favorezcan a un solo interesado o una sola situación

DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: Todas las actuaciones contractuales ejecutadas por el ITTA obedecerán a los postulados de la moralidad Pública

DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES: El Director del ITTA podrá delegar los procedimientos contractuales que estime conveniente para el buen desarrollo administrativo, dicha delegación no lo exime de la responsabilidad sobre los actos delegados, dicha delegación podrá reasumirla en cualquier momento.

7. CLASES DE CONTRATOS

7.1. CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS. Son aquellos que celebra el ITTA ,

para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de

la Entidad. Al momento de determinar el proceso de contratación es necesario tener

en cuenta que existen varias clases de contratos de prestación de servicios:

7.1.1. Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Se realizan mediante contratación directa.

7.1.2. Contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, para lo cual la entidad justificará dicha situación en el respectivo contrato.

Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión el ITTA , podrá contratar

directamente con la persona natural o jurídica que este en capacidad de ejecutar el objeto del




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contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el

área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas.

En ningún caso estos contratos generan relación laboral ni prestaciones sociales y se celebran

por el término estrictamente indispensable. En ellos deberá incluirse todas y cada una de las

cláusulas que le son propias; en especial se deberá pactar la cláusula de “Autonomía del

contratista”, en la que se hará constar que el contratista para la ejecución de las obligaciones

que el contrato le impone, obrara bajo su absoluta responsabilidad y por tanto, entre este y el

ITTA, no existirá relación laboral alguna, como tampoco existirá relación laboral con las

personas que este utilice para la ejecución del contrato.

NOTA: En los contratos de prestación de servicios que conlleven rendición de conceptos,

realizar estudios o efectuar trabajos que impliquen creaciones intelectuales, deberá pactarse

una cláusula donde se señale que la propiedad sobre los mismos será del ITTA, sin perjuicio de

destacar los créditos del contratista.

7.2. CONTRATO DE CONSULTORIA. Son contratos de consultoría los celebrados para

realizar los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios

de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos

así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.

Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la interventoría, gerencia de obras

o de proyectos, dirección, programación y a la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y

proyectos.

7.3. CONTRATO DE COMPRAVENTA DE BIENES MUEBLES. Su objeto es la

adquisición del bien o bienes que requiere el ITTA para su servicio, se diferencia del

contrato de suministro en que este es de ejecución instantánea y el segundo es de

tracto sucesivo. En la adquisición de estos bienes, deberá incorporarse la obligación

del contratista de proveer el mantenimiento de los bienes, con suministro de

repuestos cuando sea el caso, durante el término de garantía, sin costo adicional y

por el periodo de vida útil de los bienes.

7.4. COMPRA DE INMUEBLES. El ITTA podrá adquirir previas las autorizaciones a que

haya lugar bienes inmuebles mediante negociación directa, para lo cual realizara de

manera previa el respectivo estudio previo.

La promesa deberá ser por escrito y deberá contener las siguientes cláusulas mínimas:

Compromiso de venta.

Descripción del inmueble, ubicación y dirección.

Linderos, cavidad, número de matrícula inmobiliaria y cedula catastral.

Tradición.




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Precio y forma de pago. De acuerdo con las disposiciones legales vigentes, es

posible pagar un anticipo con otorgamiento de la garantía única con amparo de anticipo. Debe pactarse que el saldo del precio se pague una vez obtenido el registro en la oficina de registro de instrumentos públicos a favor del ITTA .

Sujeción a las operaciones presupuestales.

Fecha, hora y notaría donde se otorgara la escritura pública correspondiente.

Obligaciones del vendedor y en particular la de saneamiento.

Entrega: determinación de la fecha en que será entregado el inmueble y en qué condiciones.

Impuestos, y contribuciones: definir que estos serán a cargo del vendedor hasta la fecha de firma de la escritura.

Gastos: definir por cuenta de quien serán los gastos notariales, registro de la escritura pública.

Levantamiento de planos del bien en el cual se especificara el área total del terreno y del área construida.

7.4.1. Estudios de títulos: toda la inquisición de muebles debe estar precedida de un

estudio de títulos, elaborado por la Oficina Jurídica del ITTA , pues, que incluya

como mínimo los siguientes puntos:

Descripción del inmueble, área y linderos.

Matricula inmobiliaria y cedula catastral.

Tradición de los 20 años anteriores.

Gravámenes y limitaciones del dominio.

Concepto de viabilidad de la adquisición.

7.4.2. Avaluó y procedimiento: Para efectos de la venta o adquisición de inmuebles, el

ITTA necesitará un avaluó que servirá como base de la negociación y que deberá

efectuarse con una antelación máxima de seis meses a la fecha de negociación.

Dicho avalúo será efectuado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi o por

cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada

y autorizada por la lonja de propiedad raíz del lugar donde esté ubicado el bien,

previa solicitud que se formulará por el oficio en el cual se especificarán los linderos,

la nomenclatura, el área del terreno, el área construida si la tuviere y el número de

matrícula inmobiliaria adjuntado al mismo el plano del bien objeto de la solicitud.

7.5. VENTA DE INMUEBLES. Dependiendo de la cuantía del mismo, previo avalúo

comercial, este procedimiento debe efectuarse mediante la modalidad de Licitación

Pública. Si el pago del bien se pacta a plazos se acordara en la promesa que una

vez cancelado el valor del mismo se suscribirá la escritura pública o podrá

concederse esta pero constituyendo una hipoteca de primer grado sobre el bien a

favor del ITTA , la cual garantizara el cumplimiento de las obligaciones sugeridas del

mismo




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7.6. CONTRATO DE SUMINISTRO: El suministro es el contrato por el cual una parte se

obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma

independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Los

requisitos y documentos previos son los mismos que se señalan para el contrato de

compraventa.

7.7. CONTRATO DE ARRENDAMIENTO. Es un contrato en que las dos partes se

obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa o a ejecutar una

obra o a prestar un servicio y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio

determinado. Los contratos de arrendamiento, tanto cuando la administración es

arrendataria como arrendadora, se celebran directamente a precios del mercado.

7.8. CONTRATO DE COMODATO. El contrato de comodato o préstamo de uso es un

acuerdo mediante el cual una de las partes entrega a la otra gratuitamente una

especia de mueble o inmueble por un tiempo determinado para que este haga uso

de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.

7.9. CONTRATO DE OBRA. Son los que celebran las entidades estatales para la

construcción, el mantenimiento, la instalación, y en general, para la realización de

cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la

ejecución y pago.

8. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

8.1. INHABILIDADES

Son inhábiles para participar en procesos de selección de contratista públicos y para celebrar contratos con el Estado, las siguientes personas:

Aquellos inhabilitados para contratar por la Constitución y las leyes. Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron contratos estando

inhabilitados Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad Quienes en sentencia judicial hubieran sido condenados a la pena accesoria de interdicción

de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución.

Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado. Los servidores públicos o quienes tengan algún parentesco hasta el segundo grado de

consanguinidad o afinidad o primero civil con los mismos, del nivel directivo, ejecutivo o asesor.

Quienes sean conyugues o compañeros permanentes y quienes se encuentran dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otras personas que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación.

Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo




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de afinidad con el Director, o cualquiera de los socios que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación.

Los socios de sociedades de personas a las cuales se haya declarado la caducidad. Así como la sociedad de personas de las que aquellos formen parte con posterioridad a dicha declaratoria.

Las personas naturales declaradas responsables judicialmente por la comisión de delitos contra la administración pública cuya pena sea privativa de la libertad o que afecten el patrimonio del Estado o quienes hayan sido condenados por delitos relacionados con la pertenencia, promoción o financiación de grupos ilegales, delitos de lesa humanidad o narcotráfico.

Las personas que hayan financiado campañas políticas. Haber sido objeto de imposición de dos (2) multas y un incumplimiento durante una misma

vigencia fiscal con una o varias entidades estatales. Esta inhabilidad se extenderá por tres (3) años más, contados a partir de la última multa o incumplimiento en el Registro Único de Proponentes.

Las demás inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones señaladas en la Ley 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción.

8.1.1. Inhabilidad por parentesco. Literal b. numeral 2º del artículo 8º de la ley 80 de

1993: Tampoco podrán participar en licitaciones, ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:

Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles: directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal.

8.1.2. Parentesco por consanguinidad: Artículo 35 del C.C. define que el parentesco de consanguinidad, es la relación o conexión que existe entre las personas que descienden de un mismo tronco o raíz o que están unidos por vínculos de sangre.

Artículo 37 regula los grados de consanguinidad, señalando que entre dos personas se cuenta por el número de generaciones. Ejemplo: el nieto está en segundo grado de consanguinidad respecto del abuelo, lo mismo dos primos hermanos se encuentran en cuarto grado de consanguinidad

8.1.3. Parentesco por afinidad: Artículo 47 del C.C. define el parentesco por afinidad como la que existe entre una persona que está casada o ha estado casada (ver artículo 18 de la ley 1150 de 2007 inciso 2 los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio) y los consanguíneos legítimos de su marido o mujer.

8.1.4. Parentesco civil: Artículo 50 del C.C. es el que resulta de la adopción, mediante la

cual la ley estima que el adoptante, su mujer y el adoptivo se encuentran entre sí, respectivamente en las relaciones de padre, madre e hijo. Este parentesco no pasa de las respectivas personas.




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Entonces la inhabilidad consagrada en el literal b. del numeral 2 del artículo 8 de la ley 80 de 1993, cobija a las siguientes personas:

Por consanguinidad: Los abuelos, los nietos, sobrinos y tíos. Por afinidad: Los hermanos (cuñados del servidor público) y los padres (suegros del servidor

público) del cónyuge. Por parentesco civil: Los padres adoptantes o los hijos adoptivos del servidor público.

8.2. INCOMPATIBILIDADES

Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.

Cuando la inhabilidad o incompatibilidad sobrevenga en un proponente dentro de una licitación o concurso, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección y a los derechos surgidos del mismo.

Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, éste cederá su participación a un tercero previa autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

9. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL

9.1. ETAPA PREVIA O DE PLANEACION DEL PROCESO

Comprende la elaboración de todos los documentos que hacen parte de la planificación del

proceso de contratación tales como la determinación del presupuesto oficial, los estudios

previos y demás documentos que soportan la parte previa de cada modalidad de contratación.

9.1.1. Análisis de precios del mercado: Como parte de la etapa previa de todo proceso a

adelantar (con las excepciones previstas en la modalidad de Contratación Directa),

se adelantará consulta de precios de mercado de los bienes y servicios que

requieran ser adquiridos por el ITTA, con los cuales se elaborará el análisis de

precios de mercado para la futura contratación. Como requisito mínimo deberán

obtenerse al menos dos (2) cotizaciones (detallando la descripción de cada ítem,

unidad de media, cantidad, valor unitario) (discriminar IVA y valor total) para el

respectivo estudio de mercado, de acuerdo al procedimiento establecido para ello,

adjuntándose a cada cotización el certificado de cámara y comercio vigente y con

una fecha de expedición no superior a tres (3) meses de quien cotiza.

9.1.2. Elaboración de presupuesto oficial: El presupuesto oficial es el resultado para el

caso de la contratación de bienes y servicios, obtenido del análisis de precios de

mercado, el cual determina el valor máximo valor que el ITTA está dispuesto a pagar

por el objeto a contratar. Para el caso de contratos de obra civil, dicho presupuesto

se obtiene de precios de referencia adoptados o asimilados de la Gobernación del




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Meta, Alcaldía de Acacías u otra entidad similar, los cuales se encuentran

respaldados con los respectivos análisis de precios unitarios.

En el caso de presupuesto oficial para la contratación de obra, además de la firma el ordenador

del gasto, en caso que este no sea profesional en Ingeniería Civil o Arquitectura, este debe

estar avalado con su firma por un profesional de esta área, según se requiera

9.1.3. Certificado del Banco de Programas y Proyectos. Cuando el proceso de

selección se financia con recursos de inversión, deberá expedirse certificado que

indique el nombre del proyecto, el código de registro y número de certificado,

indicando si el proyecto cuenta con presupuesto.

9.1.4. Certificado de Inclusión del Contrato a Celebrar en el Plan de Adquisiciones

del ITTA de la Vigencia Respectiva. Previa la solicitud de disponibilidad

presupuestal, el Director del ITTA expide la certificación que el bien o servicio a

adquirir se encuentra registrado en el plan de adquisiciones del ITTA.

El Plan Anual de Adquisiciones, es una herramienta que permite identificar, registrar, programar y divulgar las necesidades de bienes, obras y servicios que requiere el INSTITUTO en una vigencia, el cual permite brindar información útil y temprana para que los proveedores participen en las adquisiciones requeridas, y con miras a incentivar la participación ciudadana y a la transparencia. Los insumos para realizar los planes son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI) y el proyecto del presupuesto de gastos de la siguiente vigencia fiscal que contiene los techos de funcionamiento e inversión del ITTA; con el fin de que las adquisiciones estén articuladas con los objetivos de la Entidad. Así mismo, para su preparación, se recolecta información de diferentes fuentes históricas, bases de datos, índice de precios u otros datos necesarios para hacer la proyección de cifras, que permitan formular dichos planes lo más ajustados a la realidad, respetando los principios de economía y eficacia contemplados en la norma, en busca de la estandarización y consistencia en las adquisiciones. El Plan Anual de Adquisiciones es el instrumento gerencial de planificación y programación de las adquisiciones del ITTA, que contribuye efectivamente a realizar una correcta y oportuna ejecución de recursos, convirtiéndose en un mecanismo para el seguimiento a la ejecución contractual y apoyo para el control de la gestión. Comprende principalmente la programación del conjunto de bienes, servicios y obra pública a adquirir, objetos, modalidades de selección, clasificación de los bienes y servicios en el sistema de UNSPSC, tipo de recursos con cargo a los cuales se pagará el bien, obra o servicio y fechas proyectadas de inicio de los procesos de contratación Contenido del Plan Anual de Adquisiciones: El Plan Anual de Adquisiciones, debe contener la descripción técnica, detallada y completa del bien, obra o servicio, el cual se debe codificarse de acuerdo con el Sistema de Codificación Estándar de Naciones Unidas - UNSPSC. Dicho Sistema tiene cuatro (4) niveles: 1. Segmento: Este nivel contiene el primer y segundo dígitos del código en el UNSPSC 2. Familia: Este nivel contiene el tercer y cuarto dígitos del código en el UNSPSC




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3. Clase: Este nivel contiene el quinto y sexto dígitos del código en el UNSPSC 4. Producto: Este nivel contiene el séptimo y octavo dígitos del código en el UNSPSC El INSTITUTO debe codificar cada bien o servicio mínimo a Nivel 3 o de “Clase”, dependiendo de las características del producto y de la información adicional que les pueda suministrar a los proveedores. Así mismo, el Plan Anual de Adquisiciones debe indicar el valor estimado del contrato, el tipo de recursos con cargo a los cuales la Entidad Estatal pagará el bien, obra o servicio, la modalidad de selección del contratista, y la fecha aproximada en la cual la Entidad Estatal iniciará el Proceso de Contratación. Responsable del Manejo del Plan Anual de Adquisiciones: el funcionario encargado de elaborar el Plan Anual de Adquisiciones del ITTA, será aquel que le sean asignadas funciones de Almacenista del INSTITUTO y tendrá a cargo las siguientes obligaciones:

Solicitar al Comité de Plan Anual de Adquisiciones y Contratación la aprobación o modificaciones del Plan Anual de Adquisiciones.

Publicar el Plan Anual de Adquisiciones en la página Web del ITTA y en el Secop a más tardar el 31 Enero de cada año.

Actualizar y/o modificar el Plan cuando sea requerido y coordinar su publicación respectiva.

Certificar en cada uno de los procesos contractuales que pretenda realizar el INSTITUTO, que dicha necesidad se encuentra registrada y aprobada en el Plan Anual de Adquisiciones.

Obligatoriedad del Plan Anual de Adquisiciones: El Plan Anual de Adquisiciones no obliga al INSTITUTO a efectuar los procesos de compra allí relacionados, pues esta herramienta de planeación del gasto podrá ser modificada por la Entidad atendiendo a las necesidades que surjan en el desarrollo de la función pública. Actualización y modificación del Plan Anual de Adquisiciones: El ITTA deberá actualizar su Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia. El deber de actualizar el Plan Anual de Adquisiciones procede cuando:

Se deba ajustar el cronograma de las adquisiciones, valores, modalidad de selección, origen de los recursos.

Para incluir nuevas obras bienes y/o servicios.

Modificar el presupuesto anual de adquisiciones. Toda modificación o variación del Plan Anual de Adquisiciones deberá publicarse en la Página Web de la entidad y en el SECOP y atenderá lo dispuesto para ello en la Ley, Decretos reglamentarios e instructivos que regulen la publicidad de dichos actos.

9.1.5. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. Teniendo en cuenta el valor total del

presupuesto oficial establecido para el contrato y de acuerdo al rubro presupuestal

para la imputación de gasto, el Director solicitará por escrito la solicitud de

disponibilidad presupuestal a la Jefe de Oficina del ITTA.




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9.1.6. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Deberá ser expedido por la Jefe de

Oficina en caso que con la ejecución del contrato a celebrar se compromete la

ejecución de recursos del ITTA.

9.1.7. Estudios Previos. Los estudios previos se consignaran en un escrito en el cual se

deberá, según cada caso en particular como mínimo incluir los contenidos en el

Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, para todos los procesos diferentes al de

mínima cuantía, para el cual se elaborara un estudio previo simplificado, de acuerdo

a lo establecido en el Articulo 84 del mismo Decreto.

9.1.8. Autorizaciones, Permisos y Licencias. Se verificará si para la celebración o

ejecución del contrato se requiere del otorgamiento de autorizaciones, permisos o

licencias de autoridades, funcionario o particulares. En caso que se requieran el

cumplimiento los anteriores requisitos se deberán impartir o recibir con anterioridad a

la expedición del acto administrativo de apertura o a la formulación de la invitación

correspondiente. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación de obligaciones sometidas

a condición.

9.1.9. Especificaciones técnicas: Para la contratación de bienes y servicios, en el Estudio Previo se incluirá el capítulo de Especificaciones Técnicas, en el cual se describirá en detalle todas y cada una de las características requeridas, para el caso de procesos de obra civil, dichas Especificaciones serán presentadas en documento adjunto al Estudio Previo, el cual debe estar suscrito por un Profesional idóneo según el objeto del contrato a suscribir.

9.1.10. Riesgos en la Contratación Estatal: Las entidades estatales deben estructurar un

sistema que permita analizar la tipificación, valoración y asignación de riesgos

previsibles involucrados en la contratación, dando cumplimiento al Art. 4° de la Ley

1150 de 2007.

Dentro de la ejecución y desarrollo de los contratos estatales, se pueden presentar

circunstancias, que puedan alterar el equilibrio económico del contrato, dicho riesgo será

previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable en condiciones normales,

lo anterior en armonía con el Decreto 1510 de 2013.

Por esta razón, los riesgos deben tipificarse en el documento de estudios previos,

determinando el impacto financiero que pueda ocasionarse con la presentación del mismo, la

cuantificación y cuál de las partes que participan en el contrato estatal deberá asumirlo, ya sea

total o parcialmente, la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea

afectado por la ocurrencia del riesgo.

Aquellos riesgos previsibles que no asuman directamente las entidades estatales corresponden

a los contratistas, siempre y cuando hayan sido asumidos en la distribución del riesgo. El

estudio adecuado de los riesgos le permitirá a las entidades estatales hacer las previsiones del




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caso que conduzcan al éxito del proyecto. Así, para hacer un adecuado análisis de riesgos es

imperativo que las entidades estatales examinen en el pasado qué tropiezos o dificultades han

tenido en la ejecución de sus contratos, incluso la ejecución de contratos en el sector privado.

Dentro de los estudios previos, también deberá determinarse, cuando en los contratos por su

objeto contractual, no se prevean riesgos, la justificación de esta circunstancia.

No serán obligatorias en:

a. Los contratos de empréstito

b. Los contratos interadministrativos

c. Los contratos de seguro

d. Los contratos que se celebren con grandes superficies.

e. Los contratos celebrados por contratación directa.

f. Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía

Una vez determinados los riesgos en el documento mencionado, le corresponderá establecer

como aminorarlos, de acuerdo a lo establecido en el Capítulo I, Título III del Decreto 1510 de

2013.

el ITTA, seguirá los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente, organismo que tiene

dentro de sus funciones “diseñar y proponer políticas y herramientas para la adecuada

identificación de riesgos de la contratación pública y su cobertura”, para lo cual ha elaborado un

Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación, el cual

junto con sus modificaciones y ajustes deberá ser tenido en cuenta al momento de establecer

los Riesgos de cada proceso en el estudio previo y pliego de condiciones.

Ver Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo, publicado por Colombia Compra

Eficiente, el cual se puede consultar en el siguiente link:

http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales.

9.1.1.11. Garantías: en el estudio previo que soporta cada proceso de selección, se

determinará de acuerdo a normatividad vigente y las características propias de cada

objeto a contratar, las garantías requeridas para amparar la ejecución del contrato,

las cuales podrán ser las siguientes:

9.1.11.1. Garantía de Cumplimiento. La garantía de cumplimiento una vez suscrito el contrato

deberá cubrir los siguientes amparos:

http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales




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a. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Este amparo cubre los perjuicios sufridos

por el ITTA con ocasión de: (i) la no inversión del anticipo; (ii) el uso indebido del anticipo; y (iii)

la apropiación indebida de los recursos recibidos en calidad de anticipo. El valor de esta

garantía debe ser del 100% del valor entregado en calidad de anticipo y su vigencia será hasta

la liquidación del contrato. Se exigirá en todos los contratos que suscriba el ITTA en los cuales

se pacte en la forma de pago entrega de anticipo.

b. Devolución del pago anticipado. Este amparo cubre los perjuicios sufridos por el ITTA por la

no devolución total o parcial del dinero entregado al contratista a título de pago anticipado,

cuando a ello hubiere lugar. El valor de esta garantía debe ser del 100% del monto pagado de

manera anticipada y su vigencia será hasta la liquidación del contrato. Se exigirá en todos los

contratos que suscriba el ITTA en los cuales se pacte pago anticipado.

c. Cumplimiento del contrato. Este amparo cubre al ITTA de los perjuicios derivados de:

(1) el incumplimiento total o parcial del contrato, cuando el incumplimiento es imputable

al contratista;

(2) el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato, cuando el incumplimiento es

imputable al contratista;

(3) los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra, cuando el

contrato no prevé entregas parciales; y

(4) el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria.

El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el 10% del valor del contrato y su vigencia

será hasta la liquidación del contrato.

d. Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales. Este am-

paro debe cubrir al ITTA de los perjuicios ocasionados por el incumplimiento de las obligaciones

laborales del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado en el territorio

nacional para la ejecución del contrato amparado. El valor de esta garantía debe ser de por lo

menos el 5% del valor del contrato y su vigencia será por el plazo del contrato y tres (3) años

más. Este amparo es obligatorio en todos los contratos de servicios y obra civil en los cuales de

acuerdo con el contrato, el contratista emplea a terceras personas para el cumplimiento de sus

obligaciones.

9.1.11.2. Estabilidad y calidad de la obra. Este amparo cubre al ITTA de los perjuicios

ocasionados por cualquier tipo de daño o deterioro, imputable al contratista, sufrido por la obra

entregada a satisfacción. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el 10% del valor

del contrato y su vigencia será de cinco (5) años contados a partir que el ITTA recibe a

satisfacción la obra. Para que la vigencia de esta garantía sea aceptada por un plazo inferior a

los cinco (5) años, debe mediar justificación técnica de un experto en la materia objeto del

contrato o justificación de por lo menos dos(2) aseguradoras. Este amparo es obligatorio para

los contratos de obra civil, a excepción de los que su objeto corresponda a mantenimiento,

mejoramiento, remodelación entre otros, según el caso.




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9.1.11.3. Calidad del servicio. Este amparo cubre al ITTA por los perjuicios derivados de la

deficiente calidad del servicio prestado. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el

10% del valor del contrato y su vigencia será hasta la liquidación del contrato a excepción de

contratos de interventoría donde se hará extensiva la vigencia por un término igual al plazo de

la garantía de estabilidad del contrato de obra intervenido. Este amparo será exigido en los

contratos de servicios a excepción de aquellos que correspondan a prestación de servicios

personales y los de mínima cuantía en los cuales no se considere necesario su cubrimiento.

9.1.11.4. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Este amparo debe cubrir la

calidad y el correcto funcionamiento de los bienes que recibe el ITTA en cumplimiento de un

contrato. El valor de esta garantía debe ser de por lo menos el 10% del valor del contrato y su

vigencia será hasta la liquidación del contrato.

9.1.11.5. Responsabilidad Civil Extracontractual. El ITTA debe exigir en los contratos de

obra, y en aquellos en que por su objeto o naturaleza lo considere necesario con ocasión de los

Riesgos del contrato, el otorgamiento de una póliza de responsabilidad civil extracontractual que

la proteja de eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad

extracontractual que surja de las actuaciones, hechos u omisiones de su contratista. Se debe

exigir que la póliza de responsabilidad extracontractual cubra también los perjuicios

ocasionados por eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad

extracontractual que surjan de las actuaciones, hechos u omisiones de los subcontratistas

autorizados o en su defecto, que acredite que el subcontratista cuenta con un seguro propio con

el mismo objeto y que el ITTA sea el asegurado. La vigencia de esta póliza deberá ser igual al

plazo de ejecución del contrato y el monto de la misma será de doscientos (200) smmlv para

contratos cuyo valor no exceda los 2500 smmlv y de trescientos (300) smmlv para aquellos que

superen el monto anterior.

Los demás incumplimientos de obligaciones que el ITTA considere deben ser amparados de

manera proporcional y acorde a la naturaleza del contrato.

9.1.11.6. Restablecimiento o ampliación de la garantía. Cuando con ocasión de las

reclamaciones efectuadas por el ITTA, el valor de la garantía se reduce, deberá solicitarse al

contratista restablecer el valor inicial de la garantía.

Cuando el contrato es modificado para incrementar su valor o prorrogar su plazo, el ITTA a través el interventor o supervisor del contrato, debe exigir al contratista ampliar el valor de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según el caso.

9.1.11.7. Efectividad de las garantías. El ITTA hará efectivas las garantías previstas anteriormente así:

a. Por medio del acto administrativo en el cual el ITTA declare la caducidad del

contrato y ordene el pago al contratista y al garante, bien sea de la cláusula

penal o de los perjuicios que ha cuantificado. El acto administrativo de caducidad

constituye el siniestro.




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b. Por medio del acto administrativo en el cual el ITTA impone multas, debe ordenar

el pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente

constituye el siniestro.

c. Por medio del acto administrativo en el cual el ITTA declare el incumplimiento,

puede hacer efectiva la cláusula penal, si está pactada en el contrato, y ordenar

su pago al contratista y al garante. El acto administrativo correspondiente es la

reclamación para la compañía de seguros.

9.1.11.8. Garantía derivada del incumplimiento de la oferta. Para los procesos adelantados

con la excepciones que señala la ley y que se indican en el desarrollo de cada modalidad de

selección en el presente manual, se exigirá con la presentación de la oferta, Garantía de

Seriedad de la Oferta, conforme lo establece el Decreto 1510 de 2013, Artículo 115. El valor

amparado será el equivalente al 10% del total del presupuesto oficial y su vigencia será por

cuatro (4) meses contados a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.

9.1.12. Gestión Documental: La Secretaria de la Oficina Jurídica será la responsable de la custodia y salvaguarda de la documentación que compone los procesos de contratación, en las diferentes etapas hasta su liquidación, para luego trasladar dichos expedientes al archivo del Despacho del Director a cargo de la Secretaria de Despacho. El funcionario responsable de la gestión documental en lo referente a mantener actualizado el expediente de contratación una vez sea legalizado el contrato y hasta su liquidación será el profesional de apoyo en contratación.

La elaboración y expedición de los documentos que se originan en el proceso de contratación estará a cargo del o los funcionarios responsables de acuerdo con lo señalado en el presente manual para cada modalidad de contratación. En cuanto a la publicación de los documentos en los diferentes medios, le corresponde al servidor público designado para tal fin.

1.1. ETAPA PRECONTRACTUAL

1.1.1. MODALIDADES DE CONTRATACION:

De acuerdo a lo establecido en la Ley 1150 de 2007, Artículo 2, las modalidades de contratación son: LICITACIÓN PÚBLICA, SELECCIÓN ABREVIADA, CONCURSO DE MERITOS Y CONTRATACION DIRECTA. Con la expedición de la Ley 1474 de 2011, Artículo 94, se adicionó el Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, incluyó una nueva modalidad a la contratación cuyo valor no excede el 10% de la Menor Cuantía, la cual fue reglamentada por el Decreto 1510 de 2012, denominándose: MINIMA CUANTIA




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1.1.1.1. LICITACIÓN PÚBLICA

a) DEFINICION: La Licitación Pública según el parágrafo art. 30 de la ley 80 de 1993, es el

procedimiento mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades los interesados presentes sus ofertas y seleccionen entre ellas la más favorable.

b) CUÀNDO APLICA: Se debe aplicar para la selección del contratista en los siguientes

casos:

Según el parágrafo art. 30 de la ley 80 de 1993, es el procedimiento mediante el cual la entidad formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades los interesados presentes sus ofertas y seleccionen entre ellas la más favorable.

Según lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007, la escogencia del contratista se efectuara por regla general a través de licitación pública, con excepciones que señalan en los numerales 2 3 y 4 del mismo artículo, es decir, cuando la contratación se enmarca en los eventos de selección abreviada, concurso de méritos o contratación directa (núm. 1, art.2 de la ley 1150/07) o mínima cuantía (artículo 94 ley 1474 de 2011).

Cuando el objeto contractual involucra servicios de consultoría y otras obligaciones principales, como por ejemplo en el caso de ejecución de proyectos que incluyen diseño y construcción de la obra y su valor se halla en los rangos de esta modalidad, la escogencia del contratista deberá adelantarse mediante licitación pública, señalados en los numerales 2 3 y 4 del art.2 de la ley 1150 del 2007, es decir, cuando las adquisiciones se encuadran en los eventos de selección abreviada , concurso de méritos o contratación directa (núm. 1,art.2 de la ley 1150/07).

c) PRESENTACIÓN DE LA OFERTA DE MANERA DINÁMICA MEDIANTE SUBASTA

INVERSA: La selección del contratista mediante Licitación Pública podrá realizarse mediante la Presentación de la Oferta de manera dinámica mediante subasta inversa (artículo 38 del Decreto 1510 del 2013), para lo cual el Instituto señalará en el pliego las variables técnicas y económicas sobre las cuales los oferentes realizarán la puja, llevando a cabo las siguientes etapas especiales dentro del procedimiento general para la licitación pública así:

En la fecha señalada en los pliegos de condiciones, los oferentes deben presentar los documentos que acrediten los requisitos habilitantes requeridos por Instituto.

En el caso de una conformación dinámica parcial de la oferta, a los documentos señalados se acompañará el componente de la oferta que no es objeto de conformación dinámica.

El Instituto, dentro del plazo previsto en los pliegos de condiciones debe verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes y de las condiciones adicionales si hay lugar a ello para determinar los oferentes que pueden continuar en el proceso de selección.




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La subasta inversa para la conformación dinámica de la oferta debe realizarse con los oferentes habilitados, en la fecha y hora previstas en los pliegos de condiciones.

En la subasta, los oferentes deben presentar su oferta inicial con las variables dinámicas, de conformidad con los pliegos de condiciones, la cual puede ser mejorada con los Lances hasta la conformación de la oferta definitiva.

Se tomará como definitiva la oferta inicial realizada por el oferente que no presente Lances en la subasta.

En ningún caso el precio será la única variable sometida a conformación dinámica. ~

La herramienta electrónica usada para la subasta debe permitir que el oferente conozca su situación respecto de los demás competidores y únicamente en relación con el cálculo del menor costo evaluado. Si la subasta recae únicamente sobre algunas variables, las que no admiten mejora deben haber sido previamente evaluadas y alimentadas en el sistema; de manera que éste pueda ante cualquier Lance efectuar el cálculo automático del menor costo evaluado.

De lo acontecido en la subasta, se levantará un acta donde se dejarán todas las constancias del caso.

d) AUDIENCIAS EN LA LICITACIÒN PÚBLICA:

1. Audiencia pública de Tipificación, Estimación, y Asignación de los Riesgos Previsibles: Tipificar, estimar y asignar los riesgos sirve de soporte para que las partes conozcan y tengan plena claridad sobre sus obligaciones y cargas desde el momento en que celebra el contrato. La tipificación, estimación y asignación de riesgos previsibles se hará de acuerdo al objeto contractual y conforme los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente (artículo 17 Decreto 1510 de 2013). La tipificación se entiende como la identificación de los riesgos que puedan ocurrir durante el desarrollo y la ejecución del contrato alterando el equilibrio financiero del mismo; su estimación corresponde al valor monetario del riesgo posible acaecido y finalmente la asignación que tiene que ver con quién asume el riesgo: el contratista o el Instituto. En la audiencia de aclaraciones y de análisis de los riesgos asociados al contrato, o en su defecto hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso para la solicitud de aclaraciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar al Instituto, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del Código de Comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen. 2.Audiencia pública de adjudicación: deberá realizarse de acuerdo a las reglas establecidas en el pliego de condiciones y conforme las consideraciones previstas en el artículo 39 del




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Decreto 1510 de 2013, las cuales se encuentran consignadas en el Formato que hace parte del presente Manual para dicha etapa del proceso de selección.

e) PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA:

Nº FLUJOGRAMA

ACTIVIDAD RESPONSABLE

1

Expedición del certificado del Proyecto,

donde conste que el (los) componentes

a ejecutar corresponden a un proyecto

radicado y viabilizado en el Banco de

Programas y Proyectos del Instituto

(solo cuando corresponde a recursos de

inversión). (FORMATO No.1)

Director

2

Elaboración de Documento de

Necesidad. La dependencia que por el

giro ordinario de sus actividades

requiere el servicio, bien u obra a

contratar, elabora el documento de

Necesidad conforme el procedimiento y

formato señalado en el manual de

contratación. (FORMATO No.2).

Cuando la necesidad surge del

Despacho del Director, esta actividad

no es obligatoria

Jefe de la dependencia

donde se origina la

necesidad

3

De acuerdo a las características de los

bienes, servicios u obras a contratar, se

establece el presupuesto oficial. Para la

adquisición de bienes y servicios se

realiza a través de estudio de mercados

soportado con cotizaciones (detallando la

descripción de cada ítem, unidad de

medida, cantidad, valor unitario

(discriminar IVA) y valor total), para

obras civiles, a través de presupuesto

soportado en análisis de precios unitarios.

(FORMATO No. 3 y No. 4)

Funcionario responsable de

la consulta de precios de

mercado, para la

adquisición de bienes y

servicios.

Para la contratación de

obras civiles, el presupuesto

y análisis de precios

unitarios, será avalado por

profesional con el perfil que

corresponda a la obra

ejecutar.

4

Se verifica que la contratación a

adelantar, se encuentre incluido en el

Plan de Adquisiciones del Instituto para

la vigencia respectiva y se expide el

certificado. (FORMATO No. 5)

Elabora: Responsable del

trámite contractual

Firma: Funcionario

responsable del Almacén

Expedición

Certificado Proyecto

Elaboración de la

necesidad

Verificación y

expedición Certificado

Plan Anual Adquisición

Elaboración del

Presupuesto

Oficial




CÓDIGO N/A


5

Se elabora el estudio previo de

acuerdo a los requisitos establecidos en

el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013

(FORMATO No. 6) y conforme la

Necesidad e instrucciones del Director

Elabora: profesional de

Apoyo, de acuerdo a

instrucciones del Director.

Aprueba y firma:

Director

6

Se elabora solicitud de disponibilidad

presupuestal, por el total del

presupuesto oficial y de acuerdo al

rubro presupuestal para la imputación

del gasto, se radica ante la Tesorería.

(FORMATO No.7)

Elabora la solicitud:

profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director

7 Se expide el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal. (FORMATO

No. 8)

Elabora: Jefe de Oficina

8

Se elaboran: proyecto de pliego de

condiciones, aviso de convocatoria, y

anexo técnico. (FORMATOS No. 9 y 10

)

Elabora: profesional

apoyo contratación, de

acuerdo a instrucciones

del Director

Firma: Director.

Dentro de diez (10) a veinte (20) días

calendario anteriores a la apertura, se

publican hasta tres (3) avisos con

intervalos entre dos (2) y cinco (5) días

calendario, según sea necesario, en la

página Web del ITTA y en el SECOP.

(FORMATO No. 11)

Profesional que maneje las

publicaciones en el SECOP

y Página Web del ITTA

Se publica en el SECOP el Estudio

Previo, Aviso de Convocatoria, Proyecto

de Pliego de Condiciones con Anexos,

de lo cual como soporte se certifica por

escrito el alojamiento y publicación de

dichos documentos. (FORMATO No.12)

9

Diez (10) días hábiles después de la

publicación del proyecto de pliegos de

condiciones, se certifica por escrito el

recibo o no de observaciones y el

tiempo que estuvo alojado en la página

el proyecto de pliego de condiciones,

anexando el pantallazo del proceso de

selección.

Elaboración proyecto

pliegos, aviso conv y

anexo técnico

Elaboración Estudio

Previo

Elaboración Solicitud

de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP

Publicación de avisos

en página web del ITTA

y SECOP

Publicación en SECOP:

estudio previo, aviso

convocatoria, proyecto

pliegos, anexos

Certificación

observaciones y

tiempo alojamiento

proyecto pliegos




CÓDIGO N/A


10

Se da respuesta a las observaciones al

proyecto de pliegos (en caso de

haberse recibido)


apoyo Contratación

Firma: Director

11

Se ajusta el Pliego de Condiciones

definitivo en caso de generarse cambios

como resultado de las observaciones

recibidas

12

Se elabora la Resolución de Apertura

formal del proceso de selección.

(FORMATO No.13)

13

Se publica en el SECOP: Observaciones

al proyecto de pliego, respuesta a las

observaciones, resolución de apertura y

pliego de condiciones definitivo con

anexos. De esta publicación se dejará

constancia impresa y se anexa

pantallazo del estado del proceso.



14

Dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes a la apertura se realizará

audiencia para la concertación de los

riesgos previsibles y para precisar el

contenido y alcance de los pliegos de

condiciones, se levantará un acta

suscrita por los intervinientes.

(FORMATO No. 14).

Lidera: Director

15

En caso de requerirse publicar Adendas

solo podrá hacerse hasta 3 días hábiles

anteriores de la fecha programada para

el cierre del proceso. (FORMATO No.15)


apoyo de Contratación

Firma: Director

Publica: Profesional

encargado de las


16

Se adelantará audiencia de cierre, en la

cual se realizará la apertura de la

propuesta original y se levantará un

acta de acuerdo a lo establecido en el

pliego de condiciones. (FORMATO

No.16)

Profesional apoyo de

Contratación

Respuesta a observ (si

se recibieron)

Ajuste al pliego en

caso de generarse

cambios

Elaboración resolución

apertura

Audiencia

concertación de

riesgos y alcance

pliegos


observac, respuesta,

apertura, pliegos,

anexos

Publicación en SECOP

adendas (en caso de

requerirse)

Audiencia de cierre




CÓDIGO N/A


17

Se publica en el SECOP el acta de cierre

de lo cual se dejará registro físico

anexando el pantallazo del proceso. La

publicación deberá realizarse máximo

dentro de los tres(3) días siguientes a

la expedición del documento.



18

Mediante oficio se designa comité

evaluador. (FORMATO No.17)

Director

19 Se realizan las evaluaciones indicadas

en el pliego, de acuerdo al cronograma

del proceso de selección.

Funcionarios de planta o

por contrato designados

como evaluadores

20

Se publica en el SECOP cada uno de los

informes de evaluación, de lo cual debe

expedirse certificación con el pantallazo

respectivo del SECOP



21 Se alojan por cinco(5) días hábiles los

informes de evaluación para que los

interesados realicen observaciones



22 Se resuelven las observaciones a los

informes de evaluación en caso de

presentarse.

Integrantes Comité

Evaluador, de acuerdo a

sus competencias.

23

Se elabora el Acta de Comité de

Evaluación Final donde se concluye

sobre la habilitación de cada uno de los

proponentes en los factores de

evaluación y se establece la calificación

económica de las propuestas.

(FORMATO No.19)

Comité evaluador

24

Se publica en el SECOP el Acta de

Comité de Evaluación, así como las

observaciones recibidas a los informes

de evaluación y las respuestas dadas

por el comité evaluador.



25

Se realiza audiencia de adjudicación o

declaratoria de desierta del proceso, de

acuerdo al cronograma del proceso de

selección, en la cual se lee el acta de

comité de evaluación y se lleva a cabo

de acuerdo a lo establecido en el pliego

Director e integrantes del

Comité Evaluador

Designación comité

evaluador

Publicación Acta cierre

Evaluación propuestas


informe evaluación

Alojamiento evaluac.

para observaciones

Se resuelven

observaciones

Elaboración Acta

Comité Evaluador


acta de comité

evaluador

Audiencia

Adjudicación/

Declaratoria Desierta




CÓDIGO N/A


de condiciones. De esta audiencia se

levanta un acta que debe ser firmada

por los asistentes y de lectura a la

Resolución de Adjudicación o

Declaratoria de Desierta. (FORMATO

Nos. 20 y 21).

26

Se publica en el SECOP: acta de

audiencia de adjudicación o declaratoria

de desierta y resolución de adjudicación

o declaratoria de desierta. De esta

publicación se dejará constancia

impresa y se anexa pantallazo del

estado del proceso



27

SI SE ADJUDICA, se elabora el

contrato


apoyo

Firma: Director 28

SI NO SE ADJUDICA, termina el

proceso aquí, a menos que se

interponga recurso de reposición, el

cual debe resolverse en los términos de

ley confirmando la desierta o

adjudicando si es necesario

29

Se elabora el contrato y se firma por las

partes.


apoyo Contratación

Firma: Director

30

Publicación de la minuta en el Portal

único de Contratación con plazo

máximo de 3 días después de celebrado

el contrato



31

Se toma copia de la minuta con el fin

de que se tramite la expedición de las

garantías, de acuerdo a contenido del

contrato y lineamientos del manual de

contratación.

Contratista

32

Se expide el registro presupuestal

(FORMATO No.22).

Jefe de Oficina


acta audiencia

adjudicación / desierta

Adjudica?

Elabora y firma

Contrato

Fin


del contrato

Copias del contrato

Expedición registro

presupuestal

No

Si




CÓDIGO N/A


33

Al momento en que el contratista

radique las garantías, se revisara que

cumpla lo estipulado en la minuta

Elabora y aprueba:

Asesor jurídico

Firma: Director

SI CUMPLE: Se elabora la aprobación

de garantías y se ingresa a la carpeta.

(FORMATO No.23).

SI NO CUMPLE: Se contacta al

Contratista para que realice la

corrección.

34

Mediante oficio firmado por el Director

se remiten los documentos bien sea en

físico o medio magnético, al supervisor

o interventor según corresponde, para

dar inicio a la etapa de ejecución. .

(FORMATO No. 24)

Secretaria Oficina Jurídica

35

Se realiza revisión, se folia y elabora

inventario documental para almacenar la carpeta en el archivo.


36

Finaliza el procedimiento

1.1.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA

a). DEFINICIÓN: Es la modalidad de selección prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.

b) CUANDO APLICA: esta modalidad debe llevarse a cabo para la selección de contratistas en los siguientes casos:

Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por subasta inversa

Corrección

contratista

Aprobac.

e ingreso

carpeta

Si

No

Radica garantías,

cumplen?

Remisión documentos

al supervisor

Revisión, foliación e

inventario para archivo

Fin




CÓDIGO N/A


Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes por

catálogo Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes en

bolsas de productos De Menor Cuantía

c) ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA

1. DEFINICION BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES: Los bienes y servicios de características técnicas uniformes, corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Por diseño o características descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan accidentales a la prestación del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la medida en que no alteran sus ventajas funcionales. 2. DEFINICION DE BIENES Y/O SERVICIOS DE COMÚN UTILIZACIÓN: Aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades. Para adelantar proceso bajo esta modalidad se requiere que se den ambas condiciones, es decir, los bienes y/o servicios a contratar por el ITTA deben ser de características técnicas uniformes y de común utilización. No se consideran de características técnicas uniformes y de común utilización las obras públicas y los servicios intelectuales. 3. DEFINICION DE SUBASTA INVERSA: Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en tanto en la normatividad como en los respectivos pliegos de condiciones.

4. FORMAS DE ADELANTAR EL PROCESO DE SELECCIÒN: La contratación de dichos

bienes o servicios, se adelantará bien sea por subasta inversa electrónica o subasta

inversa presencial. En el caso de decidir adelantar la subasta electrónicamente debe

fijarse en los pliegos de condiciones el sistema que utilizará para la subasta inversa y los

mecanismos de seguridad para el intercambio de mensajes de datos.

5. CONTENIDO ADICIONAL DEL PLIEGO DE CONDICIONES: además del contenido mínimo señalado en el artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, de acuerdo a lo establecido en




CÓDIGO N/A


el Artículo 40 del Decreto 1510 de 2013, en el Pliego de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, el Instituto indicará:

La ficha técnica del bien o servicio. Si el precio del bien o servicio es regulado, la variable sobre la cual se hace la

evaluación de las ofertas. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende

hacer por partes. Indicar dentro del procedimiento para la subasta:

(a) la fecha y hora de inicio de la subasta; (b) la periodicidad de los Lances; y (c) el Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa

Aclarar que la oferta contendrá dos partes, la primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el Proceso de Contratación y acredite el cumplimiento de la Ficha Técnica; y la segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.

Indicar que en caso de empate al finalizar la, el Instituto seleccionará al oferente que presentó el menor precio inicial. En caso de persistir el empate, se aplicarán las reglas del numeral 1 al 5 del artículo 33 del decreto 1510 de 2013.

6. REQUISITO ADICIONAL DE LA ETAPA PREVIA- FICHA TÈCNICA: además de los requisitos establecidos en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, deberá elaborarse ficha técnica de los bienes y/o servicios requeridos que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, que deberá contener como mínimo:

la clasificación del bien o servicio de acuerdo con el Clasificador de Bienes y Servicios

la identificación adicional requerida

la unidad de medida

la calidad mínima

los patrones de desempeño mínimos. 7. SELECCIÓN DEL CONTRATISTA EN CASO DE NO CUMPLIRSE LOS REQUISITOS PARA QUE HAYA SUBASTA: Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica. Si en el Proceso de Contratación se presenta un único oferente cuyos bienes o servicios cumplen con la ficha técnica y está habilitado, el Instituto puede adjudicarle el contrato al único oferente si el valor de la oferta es igualo inferior a la disponibilidad presupuestal para el contrato, caso en el cual no hay lugar a la subasta inversa. 8. CRITERIO DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÀS FAVORABLE: El precio.




CÓDIGO N/A


9. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR SUBASTA INVERSA:

Nº FLUJOGRAMA


1








Director

2











no es obligatoria


donde se origina la

necesidad

3





realiza a través de estudio de

mercados soportado con cotizaciones

(detallando la descripción de cada ítem,

unidad de medida, cantidad, valor

unitario (discriminar IVA) y valor total).


Funcionario responsable

de la consulta de precios

de mercado, para la


servicios.

4






Elabora y firma:


del Almacén

5





Necesidad e instrucciones del Director.

Elabora: Profesional de

Apoyo, de acuerdo a


Aprueba y firma:

Director

Expedición


Elaboración de la

necesidad

Elaboración del

Presupuesto

Oficial

Verificación y




Previo




CÓDIGO N/A


6






(FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director



No. 8)


8



fichas técnicas. (FORMATOS No. 9 y 10

respectivamente)




del Director.

Firma: el Director



de Pliego de Condiciones con Anexos y

fichas técnicas de los bienes y/o

servicios a contratar, de lo cual como

soporte se certifica por escrito el

alojamiento y publicación de dichos

documentos. (FORMATO No.12)

Publica: profesional o

funcionario responsable de

las publicaciones en el

SECOP

9

Cinco (5) días hábiles después de la







selección.

10



haberse recibido)


apoyo Contratación, de


del Director.

Firma: Director 11




recibidas


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP


pliegos, aviso conv. y

fichas técnicas




pliegos, anexos y fichas

Certificación

observaciones y

tiempo alojamiento

proyecto pliegos


se recibieron)

Ajuste al pliego en

caso de generarse

cambios




CÓDIGO N/A


12



(FORMATO No. 25)

13








Profesional o funcionario

que maneje las


14


solo podrá hacerse hasta el día anterior

al cierre del proceso. (FORMATO No.15)



Firma: Director

Publica: Profesional o

funcionario encargado de


SECOP

15






No.16)


Contratación

16





dentro de los tres(3) días siguientes a



que maneje las


17



Director

18

Se realizan las evaluaciones a los

requisitos habilitantes indicadas en el

pliego, de acuerdo al cronograma del

proceso de selección.



como evaluadores


apertura



apertura, pliegos,

anexos


adendas (en caso de

requerirse)

Audiencia de cierre



evaluador





CÓDIGO N/A


19






que maneje las


20

Se alojan por tres(3) días hábiles los

informes de evaluación de los requisitos

habilitantes para que los interesados

realicen observaciones



21 Se resuelven las observaciones a los


presentarse.

Integrantes Comité


sus competencias.

22







(FORMATO No. 19)

Comité evaluador

23








24

En la fecha programada en el

cronograma del proceso, se lleva a

cabo audiencia de apertura del sobre

económico, se evalúa la oferta y con los

proponentes habilitados se realiza la

subasta inversa presencial.

De esta audiencia se levanta un acta

que debe ser firmada por los asistentes

y de lectura a la Resolución de

Adjudicación o Declaratoria de Desierta.

(FORMATO No. 27).


Comité Evaluador

25

Se publica en el SECOP: acta de

audiencia de sobre económico y

subasta inversa y resolución de

adjudicación o declaratoria de desierta.

De esta publicación se dejará


pantallazo del estado del proceso


que maneje las



informe evaluación


para observaciones

Se resuelven

observaciones

Elaboración Acta

Comité Evaluador


acta de comité

evaluador

Audiencia apertura

sobre económico y

subasta


acta audiencia sobre

económico y subasta y

resol. adjudicación /

desierta




CÓDIGO N/A


26


contrato


apoyo

Firma: Director




SECOP

27

SI NO SE ADJUDICA, se elabora Acto

Administrativo de Declaratoria de

Desierta el cual se notifica a los

proponentes y se publica en el SECOP.

Se termina el proceso aquí, a menos

que se interponga recurso de

reposición, el cual debe resolverse en

los términos de ley confirmando la

desierta o adjudicando si es necesario

El oferente adjudicatario del proceso,

presenta la oferta económica ajustada

al valor de su último lance y por el cual

se le adjudicó el proceso y el

profesional revisa la consistencia de la

misma

Elabora: oferente

Firma: profesional de

apoyo

28


partes.


apoyo Contratación

Firma: Director

29




el contrato


que maneje las


30





contratación.

Contratista

31


(FORMATO No. 22).

Jefe de Oficina

Adjudica?

Elabora y firma

Contrato

Fin

No

Si

Oferente adjudicatario

presente propuesta

económica ajustada


del contrato

Copias del contrato


presupuestal




CÓDIGO N/A


32




Elabora y aprueba:

Asesor jurídico

Firma: Director



(FORMATO No. 23).



corrección.

33



físico o medio magnético, al supervisor,

para dar inicio a la etapa de ejecución. .

(FORMATO No. 24)


34


inventario documental para almacenar

la carpeta en el archivo.


35 Finaliza el procedimiento

d). ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR CATALOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIOS

1. DEFINICION: Es la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente, según lo establecido en el Artículo 47 del Decreto 1510 de 2013 2. DEFINICIÓN ACUERDO MARCO DE PRECIOS El Acuerdo Marco de Precios es el contrato celebrado entre uno o más Proveedores y Colombia Compra Eficiente, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en éste. Las partes de un Acuerdo Marco de Precios son los Proveedores seleccionados en el marco de la licitación pública y Colombia Compra Eficiente. Las Entidades Compradoras son parte del

Corrección

contratista

Aprobac.

e ingreso

carpeta

Si

No

Radica garantías,

cumplen?


al supervisor



Fin




CÓDIGO N/A


Acuerdo Marco de Precios a partir de la fecha en la cual colocan una Orden de Compra al amparo del mismo. Colombia Compra Eficiente está encargada de la administración de los Acuerdos Marco de Precios y en consecuencia, ofrece a los Proveedores y a las Entidades Compradoras la Tienda Virtual del Estado Colombiano, a través del cual deben adelantarse las transacciones derivadas del Acuerdo Marco de Precios. En un Acuerdo Marco de Precios hay: (i) una Operación Principal en la cual Colombia Compra Eficiente hace los estudios para estructurar el Acuerdo Marco de Precios, prepara los Documentos del Proceso, selecciona los Proveedores y celebra el Acuerdo Marco de Precios; y (b) una Operación Secundaria, en la cual la Entidad Compradora compra, recibe y paga el bien o servicio al amparo del Acuerdo Marco de Precios. La identificación de bienes y servicios objeto de un Acuerdo Marco de Precios, será determinado por Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, a quien se le solicitará un acuerdo marco de precios para un bien o servicio determinado, quien estudiará la solicitud, revisará su pertinencia y definirá la oportunidad para iniciar el proceso de contratación. Para la utilización del Acuerdo Marco de Precios, el Instituto en la etapa de planeación del proceso debe verificar si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente para satisfacer la necesidad, de acuerdo al catálogo publicado por Colombia Compra Eficiente. 3. PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES POR CATALOGO:

Nº

FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1








Director

2








contratación.(FORMATO No.2) Cuando

la necesidad surge del Despacho del

Director, esta actividad no es obligatoria


donde se origina la

necesidad

Expedición


Elaboración de la

necesidad




CÓDIGO N/A


3




adquisición de bienes y servicios se realiza

a través de estudio de mercados




(discriminar IVA) y valor total). (FORMATO

No. 3 )



de mercado, para la


servicios.

4






Elabora: Funcionario


5







Apoyo.

Aprueba y firma:

Director

6






(FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director



No. 8)

Elabora: jefe de Oficina

8

Se registra el Estudio Previo en la

página

www.colombiacompraeficiente.gov.co

en la Tienda Virtual del Estado

Colombiano, diligenciando el formulario

destinado para ello.


apoyo contratación.

9

El ITTA selecciona al Proveedor que

ofrece las condiciones más favorables,

teniendo en cuenta que el criterio para

escoger la mejor oferta en esta

selección abreviada es el precio

El Director

Elaboración del

Presupuesto

Oficial

Verificación y




Previo


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP

Registro de estudio

previo en la Tienda

Virtual del Estado

Registro de estudio

previo en la Tienda

Virtual del Estado

http://www.colombiacompraeficiente.gov.co/




CÓDIGO N/A


10

Se suscribe la Orden de Compra

derivada del Acuerdo Marco de Precios,

diligenciando la misma en la página

www.colombiacompraeficiente.gov.co

en la Tienda Virtual del Estado

Colombiano


apoyo Contratación.

Firma: Director

11


(FORMATO No. 22).

Jefe de Oficina

12





(FORMATO No. 24)


13


inventario documental para almacenar la carpeta en el archivo.


14


e). SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA

1. DEFINICIÓN: Se entenderá por menor cuantía los valores determinados en la ley en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. (Literal b, Numeral 2 del Artículo 2 Ley 1150 de 2007)

2. CUANDO APLICA: se adelantará proceso de selección de contratistas por esta modalidad en los siguientes casos:

a) Cuando el valor del contrato sea igual o inferior a la menor cuantía del ITTA para la vigencia fiscal.

b) Cuando los servicios o bienes a adquirir NO sean de características técnicas uniformes y

de común utilización por parte del ITTA.

c) Cuando el proceso de Licitación Pública se declare desierto. Si el ITTA decide no adelantar un nuevo proceso de licitación, se iniciará el proceso de menor cuantía dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta, y en este caso se puede publicar directamente el pliego de condiciones definitivo.

Suscripción de la orden

de compra derivada

Acuerdo Marco Precios


presupuestal


al supervisor



Fin

http://www.colombiacompraeficiente.gov.co/




CÓDIGO N/A


3. CRITERIO DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÀS FAVORABLE: Para la escogencia de la

oferta más favorable en un proceso de licitación pública, el ITTA deberá establecer factores de

calificación soportados en la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas señaladas en el pliego de condiciones.

4. REGLAS ESPECIALES APLICABLES: adicionalmente a las normas generales establecidas en la ley y en el procedimiento adelante señalado, las siguientes reglas son aplicables a la selección abreviada de menor cuantía:

El ITTA establecerá como término tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura del Proceso de Contratación a los interesados para manifestar su intención de participar, a través del mecanismo establecido para el efecto en los pliegos de condiciones.

Si la entidad estatal recibe más de diez (10) manifestaciones de interés puede continuar el proceso o hacer un sorteo para seleccionar máximo diez (10) interesados con quienes continuará el Proceso de Contratación. La entidad estatal debe establecer en los pliegos de condiciones si hay lugar a sorteo y la forma en la cual lo hará.

Si hay lugar a sorteo, el plazo para la presentación de las ofertas empezará a correr el día hábil siguiente a la fecha en la cual la entidad estatal informe a los interesados el resultado del sorteo.

La entidad estatal debe publicar el informe de evaluación de ofertas durante tres (3) días hábiles.

5. CONTRATACIÓN CUYO PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA HAYA SIDO DECLARADO DESIERTO. Cuando el INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACIAS haya

declarado desierta una licitación puede adelantar el Proceso de Contratación correspondiente aplicando las normas del proceso de selección abreviada de menor cuantía, para lo cual debe prescindir de: a) recibir manifestaciones de interés, y b) realizar el sorteo de oferentes. En este caso, la entidad estatal debe expedir el acto de apertura del proceso de contratación dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la declaratoria de desierta.

6. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE CONTRATISTAS MEDIANTE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA:

Nº


1








Director

Expedición





CÓDIGO N/A


2










Despacho del Director, esta actividad no

es obligatoria


donde se origina la

necesidad

3





realiza a través de estudio de mercados

soportado con cotizaciones (detallando

la descripción de cada ítem, unidad de


(discriminar IVA) y valor total), para

obras civiles, a través de presupuesto

soportado en análisis de precios

unitarios. (FORMATO No. 3 y No. 4)



de mercado, para la


servicios.

Para la contratación de

obras civiles, el

presupuesto y análisis de

precios unitarios, será

avalado por profesional

con el perfil que

corresponda a la obra

ejecutar.

4


adelantar, se encuentre incluida en el






5

Se elabora el estudio previo de acuerdo

a los requisitos establecidos en el

Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013




Apoyo, de acuerdo a

instrucciones del Director. Aprueba y firma:

Director

6


presupuestal, por el total del presupuesto

oficial y de acuerdo al rubro presupuestal

para la imputación del gasto, se radica

ante la Tesorería. (FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director

7

Se expide el Certificado de


No. 8)


Elaboración de la

necesidad

Elaboración del

Presupuesto

Oficial

Verificación y




Previo


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP




CÓDIGO N/A


8



anexo técnico. (FORMATOS No. 9 y 10)




del Director

Firma: Director

9






dichos documentos. (FORMATO No.12)


responsable de las


10








selección.


responsable de las


11


proyecto de pliegos (en caso de haberse

recibido)


apoyo Contratación

Firma: Director

12




recibidas

13



(FORMATO No.13)

14









que maneje las



pliegos, aviso conv. y

anexo técnico




pliegos y anexos

Certificación

observaciones y

tiempo alojamiento

proyecto pliegos


se recibieron)

Ajuste al pliego en

caso de generarse

cambios


apertura



apertura, pliegos,

anexos




CÓDIGO N/A


15

Dentro de los tres (3) días hábiles

siguientes a la apertura los interesados

en conformar la lista de oferentes,

manifestarán su interés de participar, de

acuerdo a lo previsto en el pliego de

condiciones, una vez vencido el plazo de

inscribirse, se publicará la lista de

oferentes (FORMATO No. 28).

Lidera: Director

16



a la fecha programada para el cierre del

proceso. (FORMATO No.15)



Firma: Director


encargado de las


17






No.16)


Contratación

18





dentro de los tres(3) días siguientes a la

expedición del documento.



19



Director






como evaluadores

21







22 Se alojan por tres(3) días hábiles los





Conformación lista de

oferentes y

publicación


adendas (en caso de

requerirse)

Audiencia de cierre



evaluador



informe evaluación


para observaciones




CÓDIGO N/A


23

Se resuelven las observaciones a los


presentarse.

Integrantes Comité


sus competencias.

24







(FORMATO No. 19)

Comité evaluador

25








26

Se expide Acto Administrativo de

adjudicación o declaratoria de desierta del

proceso, de acuerdo al cronograma del

proceso de selección (FORMATO Nos. 20 y

21).


Comité Evaluador

27

Se publica en el SECOP la Resolución de

adjudicación o declaratoria de desierta. De

esta publicación se dejará constancia

impresa y se anexa pantallazo del estado

del proceso



28


contrato


apoyo

Firma: Director 29


proceso aquí, a menos que se

interponga recurso de reposición, el

cual debe resolverse en los términos de

ley confirmando la desierta o

adjudicando si es necesario

30


partes.


apoyo Contratación

Firma: Rector

Se resuelven

observaciones

Elaboración Acta

Comité Evaluador


acta de comité

evaluador

Expedición resolución



resol. adjudicación /

desierta

Adjudica?

Fin

No

Si

Elabora y firma

Contrato




CÓDIGO N/A


31


único de Contratación con plazo máximo

de 3 días después de celebrado el

contrato



32

Se toma copia de la minuta con el fin de

que se tramite la expedición de las



contratación.

Contratista

33


(FORMATO No. 22).

Jefe de Oficina

34




Elabora y Aprueba:

Asesor jurídico

Firma: Director



(FORMATO No.23).



corrección.

35



físico o medio magnético, al supervisor

o interventor según corresponde, para

dar inicio a la etapa de ejecución. .

(FORMATO No. 24)


36





37



del contrato

Copias del contrato


presupuestal

Corrección

contratista

Aprobac.

e ingreso

carpeta

Si

No

Radica garantías,

cumplen?


al supervisor



Fin




CÓDIGO N/A


1.1.1.3. CONCURSO DE MÉRITOS

a). DEFINICIÓN: Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos. En esta modalidad se contratan los servicios de consultoría a que se refiere el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 (las llevadas a cabo con ocasión de la construcción, el mantenimiento y la administración de construcciones de edificios y viviendas de toda índole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vías urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, teleféricos, acueductos, alcantarilladlos, arreglos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, líneas de conducción y transporte de hidrocarburos; líneas de transmisión eléctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniería a que se refiere el artículo 2° de la Ley 842 de 2003.. Los servicios de consultoría que se contrataran mediante el concurso de méritos, son los referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de Diagnostico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventorÍa, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. (Numeral 2 artículo 32 de la ley 80 de 1993) b). CRITERIO DE SELECCIÓN DE LA OFERTA MÀS FAVORABLE: Para la escogencia de la oferta más favorable en un proceso de Concurso de Méritos, el ITTA hará uso de factores de calificación destinados a valorar los criterios de: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo En ningún caso se podrá incluir el precio, como factor de escogencia para la selección de consultores. c). CLASES DE CONCURSO

Concurso de méritos abierto: es el Concurso de Méritos que se realiza prescindiendo de la etapa de preclasificación.

Concurso de Méritos Por preclasificación: Precalificar es la conformación de una lista

limitada de oferentes para uno o varios procesos de selección, la cual se realizará mediante convocatoria pública.

La conformación de listas es una etapa previa al proceso del concurso y se establecerán mediante resolución motivada que se entenderá notificada en estrados a los interesados, en la audiencia pública de conformación de la lista, utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. El Aviso de Convocatoria para la Preclasificación deberá contener como mínimo:

La mención del proceso de contratación para el cual se adelanta la precalificación.




CÓDIGO N/A


La forma en la cual los interesados deben presentar su manifestación de interés y

acreditar los requisitos habilitantes de experiencia, formación, publicaciones y la capacidad de organización del interesado y su equipo de trabajo.

Los criterios que la entidad estatal tendrá en cuenta para conformar la lista de preca-lificados, incluyendo la mención de si hay un número máximo de precalificados.

El tipo de sorteo que el Instituto debe adelantar para conformar la lista de precalificados, cuando el número de interesados que cumple con las condiciones de la precalificación es superior al número máximo establecido para conformar la lista.

El cronograma de la precalificación. d). PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LA PRECLASIFICACIÓN

Nº FLUJOGRAMA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1








Director

2











no es obligatoria


donde se origina la

necesidad

3

Se establece el presupuesto oficial.




de mercado, para la


servicios.

4








Expedición


Elaboración de la

necesidad

Elaboración del

Presupuesto

Oficial

Verificación y






CÓDIGO N/A


5







Apoyo, de acuerdo a


Aprueba y firma:

Director

6






(FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director



No. 8)


8

Se elabora el Aviso de Convocatoria

para la Preclasificación (FORMATO No.

12)




del Director

Firma: Director

9

Se publica en el SECOP el Aviso de

Convocatoria para la Preclasificación, de lo

cual como soporte se certifica por escrito

el alojamiento y publicación de dicho

documentos (FORMATO No.13). el tiempo

de alojamiento será de Mínimo Tres (3)

días hábiles (dependiendo de la

complejidad del objeto a contratar se

podrá ampliar)


responsable de las


10



a la fecha máxima programada para la

presentación de la manifestación de

interés. (FORMATO No. 15)



Firma: Director


encargado de las


12

Se adelantará diligencia de cierre de

presentación de manifestaciones de

interés, en la cual se levantará un acta

que incluya: el nombre de cada

interesado, identificación, número de

folios que componen la propuesta y firma

de los asistentes (FORMATO No. 26)


Contratación

Elaboración aviso

convocatoria

preclasificación


Previo


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP


de aviso convocatoria

preclasificación


adendas (en caso de

requerirse)

Diligencia de cierre




CÓDIGO N/A


13





dentro de los tres (3) días siguientes a




14



Director

15

Se realizan las evaluaciones indicadas





como evaluadores

16

Se publica en el SECOP el Informe de

Preclasificación, de lo cual debe





17

Se aloja por dos(2) días hábiles el

informe de preclasificación para que los




18

En Audiencia Pública se conformará la

lista de interesados precalificados

para participar en el proceso de

contratación respectivo. En la

audiencia se contestarán las

observaciones al informe de

precalificación y se notificará la lista

de precalificación. Si el ITTA

establece un número máximo de

interesados para conformar la lista de

precalificados y el número de

interesados que cumple con las

condiciones de precalificación es

superior al máximo establecido, en la

audiencia el ITTA debe hacer el

sorteo para conformar la lista

(FORMATO No. 30)


Comité Evaluador


evaluador




informe evaluación


para observaciones

Audiencia pública para

conformación lista de

preclasificados para

participar en proceso

de selección.




CÓDIGO N/A


19

SI SE CONFORMA LISTA DE

PRECLASIFICADOS, se decide si se

continúa o no, con el proceso de

selección.

Director y Profesional de

apoyo

20

SI NO SE CONFORMA LISTA DE

PRECLASIFICADOS, termina el

proceso aquí, y se continua con el

proceso en la modalidad de concurso

de méritos abierto.

e). REGLAS ESPECIALES APLICABLES: adicionalmente a las normas generales establecidas en la ley y en el procedimiento adelante señalado, las siguientes reglas son aplicables al Concurso de Méritos Abierto o con Preclasificación:

El ITTA en los pliegos de condiciones debe indicar la forma como calificará, entre otros, los siguientes criterios: a) la experiencia del interesado y del equipo de trabajo, y b) la formación académica y las publicaciones técnicas y científicas del equipo de trabajo.

El ITTA debe publicar durante tres (3) días hábiles el informe de evaluación, el cual debe contener la calificación técnica y el orden de elegibilidad.

El ITTA debe revisar la oferta económica y verificar que está en el rango del valor estimado consignado en los documentos y estudios previos y del presupuesto asignado para el contrato.

El ITTA debe revisar con el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad la coherencia y consistencia entre: i) la necesidad identificada por la entidad estatal y el alcance de la oferta; ii) la consultoría ofrecida y el precio ofrecido, y iii) el precio ofrecido y la disponibilidad presupuestal del respectivo proceso de contratación. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo sobre el alcance y el valor del contrato, dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

Si el ITTA y el oferente calificado en el primer lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo dejarán constancia de ello y la entidad estatal revisará con el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad los aspectos a los que se refiere el numeral anterior. Si la entidad estatal y el oferente llegan a un acuerdo dejarán constancia del mismo y firmarán el contrato.

Si el ITTA y el oferente calificado en el segundo lugar de elegibilidad no llegan a un acuerdo, el ITTA estatal debe declarar desierto el proceso de contratación.

Adjudica?

Se decide si continuar

con el proceso

No

Si

Fin




CÓDIGO N/A


f). PROCEDIMIENTO CONCURSO DE MÉRITOS

Nº FLUJOGRAMA


1








Director

2











no es obligatoria


donde se origina la

necesidad

3

Se establece el presupuesto oficial.

Para la adquisición de bienes y servicios

se realiza a través de estudio de

mercados soportado con cotizaciones.

(FORMATO No. 3 )



de mercado, para la


servicios.

4







del Almacén

5







Apoyo, de acuerdo a


Aprueba y firma:

Director

6


presupuestal, por el total del presupuesto

oficial y de acuerdo al rubro presupuestal

para la imputación del gasto, se radica

ante la Tesorería. (FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director

Expedición


Elaboración de la

necesidad

Verificación y



Elaboración del

Presupuesto

Oficial


Previo


de disponibilidad

presupuestal




CÓDIGO N/A




No. 8)


8



anexo técnico. (FORMATOS No. 9 y 10)




del Director

Firma: Director

9






dichos documentos. (FORMATO No. 9)


responsable de las


10








selección.


responsable de las


11



haberse recibido)


apoyo Contratación

Firma: Director

12




recibidas

13



(FORMATO No.13)

14









que maneje las



pliegos, aviso conv y

anexo técnico

Expedición CDP




pliegos, anexos

Certificación

observaciones y

tiempo alojamiento

proyecto pliegos


se recibieron)

Ajuste al pliego en

caso de generarse

cambios


apertura



apertura, pliegos,

anexos




CÓDIGO N/A


15



a la fecha programada para el cierre del

proceso. (FORMATO No.15)



Firma: Director


encargado de las


16



propuesta original y se levantará un acta

de acuerdo a lo establecido en el pliego

de condiciones. (FORMATO No.16)


Contratación

17





dentro de los tres (3) días siguientes a la

expedición del documento.



18



Director






como evaluadores

20


informes de evaluación y el Acta de

Comité de Evaluación con el Orden de

Elegibilidad, de lo cual debe expedirse

certificación con el pantallazo




21

Se alojan por tres(3) días hábiles los





22



presentarse y se publican en el SECOP

previo a la fecha programada para la

apertura del sobre económico,

confirmando el Orden de Elegibilidad.

Integrantes Comité


sus competencias.


adendas (en caso de

requerirse)

Audiencia de cierre


evaluador




informe evaluación


para observaciones

Se resuelven

observaciones




CÓDIGO N/A


23

En la fecha programada se realiza la

apertura del sobre económico del

proponente ubicado en el primer lugar

de elegibilidad, revisando la oferta

económica; si esta cumple los requisitos

del ITTA contenidos en el pliego de

condiciones y se llega a un acuerdo

sobre el alcance y valor del contrato se

dejará constancia en el acta que será

levantada de la diligencia realizada y se

elabora la resolución de adjudicación

del proceso. De no llegarse a acuerdo

con el oferente ubicado en el primer

lugar, se repetirá el procedimiento con

el oferente ubicado en el segundo lugar

y en caso de no llegar a un acuerdo, se

declarará desierto el proceso de

contratación. (FORMATO No.20)

Director y Comité

evaluador

24

Se expide Acto Administrativo de

adjudicación o declaratoria de desierta

del proceso, de acuerdo al cronograma

del proceso de selección. (FORMATO

No. 21).


Comité Evaluador

25


Apertura de Sobre Económico y la

Resolución de adjudicación o declaratoria

de desierta. De esta publicación se

dejará constancia impresa y se anexa

pantallazo del estado del proceso



26


contrato


apoyo

Firma: Director 27


proceso aquí, a menos que se interponga

recurso de reposición, el cual debe

resolverse en los términos de ley

confirmando la desierta o adjudicando si

es necesario

28


partes.


apoyo Contratación

Firma: Director

Audiencia apertura

sobre económico

Expedición resolución

Adjudicación / Desierta


acta audiencia


Adjudica?

Elabora y firma

Contrato

Fin

No

Si




CÓDIGO N/A


29




el contrato



30





contratación.

Contratista

31


(FORMATO No. 22).

Jefe de Oficina

32




Elabora y Aprueba:

Asesor jurídico

Firma: Director



(FORMATO No. 23).



corrección.

33

Mediante oficio firmado por el Director se

remiten los documentos bien sea en físico

o medio magnético, al supervisor o

interventor según corresponde, para dar

inicio a la etapa de ejecución. (FORMATO

No. 24)


34

Se realiza revisión, se folia y elabora inventario documental para almacenar



35



del contrato

Copias del contrato


presupuestal

Corrección

contratista

Aprobac.

e ingreso

carpeta

No

Radica garantías,

cumplen?


al supervisor



Fin

Si




CÓDIGO N/A


1.1.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA

a. DEFINICION: Es aquella modalidad de contratación en la cual no se requiere adelantar

convocatoria pública para la selección del contratista.

b. CUANDO APLICA: esta modalidad puede llevarse a cabo para la selección de contratistas cuando concurra alguna de las siguientes causales: 1. Urgencia manifiesta: La urgencia manifiesta es una situación que puede decretar cualquier

autoridad administrativa, sin que medie autorización previa a través de acto motivado. Ella se

configura cuando se acredite que la continuidad del servicio exija el suministro de bienes o la

prestación de servicios o la ejecución de obras en el inmediato futuro, o que se presenten

situaciones relacionadas con estados de excepción, o que se busque conjurar situaciones

relacionadas con hechos de calamidad o de fuerza mayor o desastre que demanden

actuaciones inmediatas o en general, que se trate de situaciones similares que imposibiliten

acudir a los procesos de selección o concursos

Esta causal procede cuando:

La continuidad del servicio exige el suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro

Cuando se presenten situaciones relacionadas con los Estados de excepción;

Cuando se trate de conjurar situaciones de calamidad, fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas

2. Contratación de empréstitos: Son aquellos contratos mediante los cuales una Entidad u

organismo estatal, recibe en calidad de préstamo unos recursos en moneda legal o extranjera,

con plazo para su pago.

Las contrataciones de empréstitos en la medida en que involucran operación de crédito público,

se regulan por el decreto 2681 de 1993 que reglamenta parcialmente las operaciones de crédito

público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa

de las mismas; y el decreto 2283 de 2003 que reglamenta algunas operaciones relacionadas

con crédito público.

En caso de que el INSTITUTO demande la contratación de empréstitos, éstos se celebrarán

con arreglo a las normas que regulan la materia, especialmente lo contemplado en el parágrafo

2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007.

3. Contratos o Convenios Interadministrativos: son aquellos que pueden suscribirse entre

entidades estatales, siempre que las obligaciones derivadas de las mismas tengan relación

directa con el objeto de la entidad ejecutora cuando fuere el caso y de conformidad con lo




CÓDIGO N/A


dispuesto en por las normas orgánicas de presupuesto serán objeto del correspondiente

registro presupuestal.

Se exceptúan los contratos de obra, suministro, prestación de servicios de evaluación, de

conformidad respecto de las normas o reglamentos técnicos, encargos fiduciarios y fiducia

pública cuando las instituciones de educación superior públicas o las Sociedades de Economía

Mixta con participación mayoritaria del Estado, o las personas jurídicas sin ánimo de lucro

conformadas por la asociación de entidades públicas, o las federaciones de entidades

territoriales sean las ejecutoras.

De conformidad con el artículo 76 del Decreto 1510 de 2013, cuando la totalidad del presupuesto de una Entidad Estatal hace parte del presupuesto de otra con ocasión de un convenio o contrato interadministrativo, el monto del presupuesto de la primera deberá deducirse del presupuesto de la segunda para determinar la capacidad contractual de las Entidades Estatales. 3.1. Documentos adicionales que debe aportar la entidad ejecutora para la suscripción del contrato o convenio interadministrativo:

El certificado de existencia y representación legal, o copia del acto jurídico de creación de la Entidad ejecutora, en los cuales se verifique su objeto o misión.

La copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales.

Copia del acto de nombramiento y del acta de posesión del Representante Legal de la Entidad ejecutora o de quien haga sus veces para efectos contractuales.

Copia del documento o acto administrativo con el cual se verifiquen las facultades del representante legal de la Entidad ejecutora.

Certificación bancaria de la Entidad ejecutora.

Copia del RUT de la Entidad Ejecutora.

Certificación de parafiscales de la Entidad ejecutora.

Oferta del bien o servicio con la cual se estableció el presupuesto oficial.

4. La contratación de bienes y servicios en el sector Defensa y en el Departamento

Administrativo de Seguridad, DAS, que necesiten reserva para su adquisición. Prevista

en el numeral 4, literal d, del artículo 2 de la ley 1150 de 2007 y el artículo 78 del Decreto 1510

de 2013

5. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas: Contratación

que es celebrada por una determinada persona que realiza una actividad científica y tecnológica

prevista y definida en el artículo 2º del Decreto 591 de 1991.

6. Los contratos de encargo fiduciario cuando inician el Acuerdo de Reestructuración de

Pasivos a que se refieren las Leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que las

modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del

sector público. Son Aquellos que celebren las entidades territoriales cuando inician el acuerdo




CÓDIGO N/A


de restructuración de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las

normas que las modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades

financieras del sector público

7. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado: Se entiende que no existe

pluralidad de oferentes:

a) cuando existe solamente una persona que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor

b) o por ser proveedor exclusivo en el territorio nacional

7.1. Documentos adicionales que debe aportar el contratista:

7.1.1. Para el caso de personas jurídicas:

Documentación que acredite que la persona jurídica a contratar es la única que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo en el territorio nacional.

Copia del documento con el cual se verifiquen las facultades del representante legal.

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de impresión no mayor a 30 días.

Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.

Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa, cuando no exista Revisor Fiscal.

Certificación bancaria de una cuenta vigente.

Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.

Cotización del bien o servicio con la cual se estableció el presupuesto oficial. 7.1.2. Para el caso de personas naturales:

Documentación que acredite que la persona natural a contratar es la única que puede proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo en el territorio nacional.

Copia de la cédula de ciudadanía.

Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN.

Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de Seguridad Social Integral en calidad de COTIZANTE.


Cotización del bien o servicio con la cual se estableció el presupuesto oficial.




CÓDIGO N/A


8. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la

ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas

personas naturales: Son aquellos celebrados por el ITTA a través de los cuales se vincula a

una persona natural o jurídica en forma excepcional, para suplir actividades o labores

relacionadas con la administración o funcionamiento del Instituto, o para desarrollar actividades

especializadas que no puede llevar a cabo el personal de planta.

Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza

intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones del

ITTA, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales.

Para la prestación de servicios profesionales el ITTA podrá contratar directamente con la

persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya

demostrado la idoneidad y experiencia directamente con el área de que se trate, sin que sea

necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto

deberá dejar constancia escrita.

Se procederá de igual forma para la celebración de contratos de prestación de servicios de

apoyo a la gestión de la entidad, los que sólo se realizarán cuando se trate de fines específicos

o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.

Trabajos Artísticos: Aquellos trabajos que sólo pueden ser encomendados a una persona natural en especial, teniendo en cuenta que únicamente esta persona posee las calidades y capacidades para realizar cierta obra o tarea de carácter artístico.(…)”.


Para el caso de personas jurídicas se allegará la documentación con la cual se acredite que la

persona jurídica a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que

demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate:

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio,

con fecha de impresión no mayor a 30 días, en cuyo objeto social se verifique que la

persona jurídica tiene la capacidad para ejecutar el servicio a contratar, tal situación

deberá estar reflejada en el “objeto social” de la empresa.

Certificaciones con las cuales la persona jurídica acredite su idoneidad y experiencia

directamente relacionada con el área de que se trate.

Certificado de Registro Único Tributario (RUT) expedido por la DIAN.

Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día en el pago de aportes

parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del

SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar. Esta certificación debe estar suscrita




CÓDIGO N/A


por el Revisor Fiscal, cuando corresponda, o por el Representante Legal de la empresa,

cuando no exista Revisor Fiscal.


Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal.

Cotización del servicio con el cual se estableció el presupuesto oficial.

Para el caso de personas naturales se allegará la documentación con la cual se acredite que la

persona natural a contratar cuenta con la capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que

demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate:

Copia de la cédula de ciudadanía.

Certificado de registro único tributario (RUT) expedido por la DIAN.

Soporte de pago y copia de la planilla con la cual se verifique que el futuro contratista

se encuentra afiliado y al día en el Sistema General de Seguridad Social en calidad de

COTIZANTE. (Anexar certificación en la que se verifique que el contratista se encuentra

afiliado y activo en el sistema de seguridad social integral por concepto de salud,

pensión y ARL)


Copia de las certificaciones, diplomas o actas de grado con las cuales se verifique la

IDONEIDAD de la persona natural a contratar.

Copia de las certificaciones laborales con las cuales se verifique la EXPERIENCIA

DIRECTAMENTE RELACIONADA con el objeto a contratar de la persona natural

correspondiente.

El “Formato único de Hoja de Vida y el de Declaración de Bienes de la Función Pública,

diligenciado con fotografía reciente.

Cotización del servicio con el cual se estableció el presupuesto oficial.

Certificado del examen médico pre-ocupacional.

Copia Libreta Militar, para hombres menores de 50 años de edad; y,

Que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 227, del Decreto 019 de 2012, la

persona natural con la que se pretende celebrar la contratación haya registrado en el

Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP- administrado por el

Departamento Administrativo de la Función Pública, la información de su hoja de vida.

De conformidad con lo establecido por el artículo 2º de la Ley 1562 de 2012, en forma

obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato

formal de prestación de servicios con la Entidad, cuya duración sea superior a un mes.

El certificado médico pre-ocupacional, podrá presentarse previo a la celebración del

contrato o durante la vigencia del contrato, sin exceder seis (6) meses, contados desde

el inicio de la ejecución del mismo.




CÓDIGO N/A


9. Adquisición de Bienes Inmuebles


Las autorizaciones a que haya lugar.

Análisis y comparación de las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las

necesidades identificadas y las opciones de adquisición.

El avalúo comercial que servirá de base para la negociación, salvo que el Instituto

decida hacer parte de un proyecto inmobiliario para adquirir el bien inmueble que

satisfaga la necesidad que ha identificado.

Certificado de libertad y tradición del inmueble.

Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble.

Copia de la cédula de ciudadanía del propietario.

Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de

apoderado.

El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea

una persona jurídica, y de los Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las

facultades del vendedor.

Oferta para la adquisición del inmueble.

10. Arrendamiento de bienes inmuebles

10.1. Documentos adicionales que deben aportarse para suscribir el contrato:

El análisis de las condiciones de mercado inmobiliario que se haya tenido en cuenta

para el arrendamiento objeto de contratación.

Análisis y comparación de las condiciones de los bienes inmuebles que satisfacen las

necesidades identificadas y las opciones de arrendamiento, análisis que deberá tener

en cuenta los principios y objetivos del sistema de compra y contratación pública.

El certificado de existencia y representación legal, en caso de que el propietario sea

una persona jurídica, y de los Estatutos de la firma en los cuales se establezcan las

facultades del arrendador

Certificado de libertad y tradición actualizado del inmueble.

Copia autentica de la Escritura Pública de adquisición del Inmueble.

Copia de la cédula de ciudadanía del propietario.

Poder autentico en caso de que la negociación se lleve a cabo por medio de

apoderado.

Análisis precios del mercado.

c). ACTO ADMINISTRATIVO DE JUSTIFICACIÓN DE CONTRATACIÓN DIRECTA: El Instituto, debe señalar en un acto administrativo, que deberá ser suscrito por el ordenador del




CÓDIGO N/A


gasto, la justificación para contratar bajo la modalidad de contratación directa, el cual debe contener:

La causal que invoca para contratar directamente.

El objeto del contrato.

El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista.

El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.

Este acto administrativo no es necesario cuando el contrato a celebrar es de:

prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

para la contratación de empréstitos.

Los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República,

Los contratos celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura que requieren reserva

Contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición.

d). NO PUBLICIDAD DE ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS: Los estudios y documentos

previos elaborados para los siguientes procesos de contratación no son públicos:

La contratación de empréstitos;

Los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República,

Los contratos celebrados por la Fiscalía General de la Nación o el Consejo Superior de la Judicatura que requieren reserva

Contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición.

Los Estudios y Documentos Previos elaborados para la contratación de empréstitos no son

públicos.

e). NO OBLIGATORIEDAD DE GARANTÍAS: En la contratación directa la exigencia de

garantías establecidas en el Título III del Decreto 1510 de 2013, no son obligatorias y la

justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentos previos.




CÓDIGO N/A


f). PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA

Nº FLUJOGRAMA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

1


donde conste que el (los) componentes a

ejecutar corresponden a un proyecto


Programas y Proyectos del Instituto (solo

cuando corresponde a recursos de


Director

2

Elaboración de Documento de Necesidad.

La dependencia que por el giro ordinario

de sus actividades requiere el servicio,

bien u obra a contratar, elabora el

documento de Necesidad conforme el

procedimiento y formato señalado en el

manual de contratación. (FORMATO

No.2). Cuando la necesidad surge del

Despacho del Director, esta actividad no

es obligatoria


donde se origina la

necesidad

3




adquisición de bienes y servicios se realiza

a través de estudio de mercados




(discriminar IVA) y valor total). (FORMATO

No. 3 y No. 4)



de mercado, para la


servicios.

4






Elabora y firma:


del Almacén

5

Se elabora estudio previo de acuerdo a

los requisitos establecidos en el Artículo

20 del Decreto 1510 de 2013



al cual se adjuntan los documentos del

contratista de acuerdo a las exigencias


Apoyo, de acuerdo a

instrucciones del Director. Aprueba y firma:

Director

Expedición


Elaboración de la

necesidad

Elaboración del

Presupuesto

Oficial

Verificación y




Previo




CÓDIGO N/A


propias de cada causal de contratación

directa (a excepción de la Urgencia

Manifiesta).

6






(FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director



No. 8)


8


partes.


apoyo Contratación

Firma: Director

9




el contrato


que maneje las


10





contratación.

Contratista

11


(FORMATO No. 22).

Jefe de Oficina

12




Elabora y Aprueba:

Asesor jurídico

Firma: Director



(FORMATO No.23).



corrección.


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP

Elabora y firma

Contrato


del contrato

Copias del contrato


presupuestal

Corrección

contratista

Aprobac. e ingreso carpeta

Si

No

Radica garantías,

cumplen?




CÓDIGO N/A


13





(FORMATO No. 24)


14

Se realiza revisión, se folia y elabora inventario documental para almacenar



15 Finaliza el procedimiento

1.1.1.5. MODALIDAD DE MÍNIMA CUANTÍA a). DEFINICIÓN: Es la modalidad de contratación aplicable en los eventos que se requiera la adquisición de bienes, obras o servicios cuando el valor del contrato sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía del ITTA, independientemente de su objeto. b). ASPECTOS PROPIOS DE LA MODALIDAD - El único factor de ponderación es el precio - No son obligatorias las garantías - No se requiere la inscripción en el RUP c). ESTUDIOS PREVIOS: los estudios previos para esta modalidad deberán contener como mínimo:

La descripción sucinta de la necesidad que pretende satisfacer con la contratación. La descripción del objeto a contratar identificado con el cuarto nivel del Clasificador de

Bienes y Servicios. Las condiciones técnicas exigidas. El valor estimado del contrato y su justificación. El plazo de ejecución del contrato. El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.

d). ADQUISICIÓN EN GRANDES SUPERFICIES CUANDO SE TRATE DE MÍNIMA CUANTÍA. El ITTA aplicará las siguientes reglas para adquirir bienes hasta por el monto de su mínima cuantía en grandes superficies:

La invitación debe estar dirigida a por lo menos dos (2) Grandes Superficies y debe contener: a) la descripción técnica, detallada y completa del bien, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios; b) la forma de pago; c) el lugar de entrega; d) el plazo para la entrega de la cotización que debe ser de un (1) día hábil; d) la forma y el lugar de presentación de la cotización, y e) la disponibilidad presupuestal.


al supervisor



Fin




CÓDIGO N/A


La entidad estatal debe evaluar las cotizaciones presentadas y seleccionar a quien, con

las condiciones requeridas, ofrezca el menor precio del mercado y aceptar la mejor oferta.

En caso de empate, la entidad estatal aceptará la oferta que haya sido presentada primero en el tiempo.

La oferta y su aceptación constituyen el contrato.

e). GARANTÍAS. El ITTA es libre de exigir o no garantías en el proceso de selección de mínima cuantía y en la adquisición en grandes superficies.

f). PROCEDIMIENTO GENERAL MODALIDAD DE MÍNIMA CUANTÍA

Nº


1








Director

2











no es obligatoria


donde se origina la

necesidad

3





realiza a través de estudio de

mercados soportado con cotizaciones

(detallando la descripción de cada ítem,

unidad de medida, cantidad, valor

unitario (discriminar IVA) y valor total).




de mercado, para la


servicios.

Expedición


Elaboración de la

necesidad

Elaboración del

Presupuesto

Oficial




CÓDIGO N/A


4






Elabora y firma:


del Almacén

5







Apoyo, de acuerdo a


Aprueba y firma:

Director

6






(FORMATO No.7)


profesional apoyo

contratación.

Firma la solicitud:

Director



No. 8)


8

Se elabora la Invitación Pública

(FORMATO No. 32)




del Director. Firma: el Director


Previo y la Invitación Pública con

Anexos, de lo cual como soporte se

certifica por escrito el alojamiento y

publicación de dichos documentos.

(FORMATO No.12)

Publica: profesional o

funcionario responsable de


SECOP

9

Durante un (1) día hábil, a partir de la

publicación de la Invitación Pública se

reciben observaciones a las condiciones


10


podrá hacerse hasta el mismo día del

cierre del proceso, previo a la hora

programada como máxima para la

entrega de las propuestas. (FORMATO

No.15)



Firma: Director




SECOP

Verificación y




Previo


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP

Elaboración invitación pública


estudio previo y la

invitación pública

Recepción

observaciones


adendas (en caso de

requerirse)




CÓDIGO N/A


11

Se realiza el cierre del proceso de

selección, de acuerdo al cronograma del

mismo y se levanta acta en la cual se

consigna el nombre del proponente,

identificación, hora de radicación de la

oferta, valor de la oferta y número de

folios de la misma; estableciendo el orden

de elegibilidad y se selecciona para

evaluación la de menor valor (FORMATO

No. 33)




del Director.

Firma: Director

12

Mediante oficio se designa al evaluador

de las propuestas. (FORMATO No. 34)

Director

13

Se realiza evaluación de la propuesta,

verificando que no se encuentre

incurso en causal de rechazo, que

cumpla con los requisitos de la oferta y

que cumpla con los requisitos y

documentos habilitantes.

El funcionario de planta o

por contrato designado

como evaluador

SI CUMPLE, no se evalúa ninguna otra

propuesta

SI NO CUMPLE, con alguno de las

verificaciones a realizar se pasa a

evaluar la segunda propuesta de menor

valor, así hasta seleccionar una

propuesta ganadora o declarar desierto

el proceso

14

Se publica en el SECOP el informe de

evaluación

Funcionario que maneje


SECOP

15 Se aloja por un(1) días hábil el informe

de evaluación para que los interesados

realicen observaciones



16



presentarse.

Funcionario que maneje


SECOP.

Realiza cierre

Designación comité evaluador

Evaluación propuesta

menor valor

Cumple? No

Si

Evaluación segunda

propuesta menor

valor


informe evaluación


para observaciones

Se resuelven

observaciones




CÓDIGO N/A


17

Se elabora la carta de aceptación de la

oferta de menor valor que cumple a

cabalidad con los requisitos habilitantes

y se informa en el mismo, a cargo de

quién estará la supervisión del contrato.




del Director.

Firma: Director

18


contrato


apoyo

Firma: Director




SECOP

19

SI NO SE ADJUDICA, se elabora Acto

Administrativo de Declaratoria de

Desierta el cual se notifica a los

proponentes y se publica en el SECOP.

Se termina el proceso aquí, a menos

que se interponga recurso de

reposición, el cual debe resolverse en

los términos de ley confirmando la

desierta o adjudicando si es necesario

20


partes.


apoyo Contratación

Firma: Director

21




el contrato


que maneje las


22





contratación.

Contratista

23


(FORMATO No.22).

Jefe de Oficina

Elabora carta de

aceptación de oferta

Adjudica?

Fin

No Si

Elabora y firma contrato

Elabora declaratoria

desierta y publica


del contrato

Copias del contrato


presupuestal




CÓDIGO N/A


24




Elabora y Aprueba:

Asesor jurídico

Firma: Director



(FORMATO No.23).



corrección.

25




para dar inicio a la etapa de ejecución.

(FORMATO No. 24)


26





27


9.2.1.6. CONTRATOS Y/O CONVENIOS CELEBRADOS EN DESARROLLO DEL ARTÍCULO 355 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA. La constitución nacional en su artículo 355 de manera expresa consagró la prohibición para las entidades públicas de otorgar auxilios o donaciones a favor de personas de derecho privado; pero consagró en su inciso segundo la posibilidad de la mismas entidades públicas de suscribir contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad, para impulsar programas o actividades de interés público, y facultó al ejecutivo para que reglamentara la materia. El decreto 777 de 1992, modificado posteriormente por el Decreto 1403 del mismo año, consagra los requisitos a que están sometidos esta clase de contratos, a saber:

Que las entidades con las que se suscriben sean sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad. Dicha idoneidad, debe entenderse como la experiencia con resultados

Corrección

contratista

Aprobac.

e ingreso

carpeta

Si

No

Radica garantías,

cumplen?


al supervisor



Fin




CÓDIGO N/A


satisfactorios que acreditan la capacidad técnica y administrativa de la entidad sin ánimo de lucro para realizar el objeto del contrato. Para acreditar lo anterior, se deberá evaluar previamente y por escrito dicha idoneidad.

Que los contratos tengan por objeto el impulso de programas y actividades de interés público, y

Que dichos contratos estén acordes con el plan seccional de desarrollo municipal Además de los anteriores requisitos hay que tener en cuenta lo siguiente para celebrar esta clase de contratos: No se pueden financiar con recursos de funcionamiento ni con recursos destinados a

atender obligaciones propias del ITTA.

No es posible celebrarlos para que el contratista realice actividades por cuenta y riesgo del ITTA las cuales puedan ser realizadas por contratistas con ánimo de lucro.

El objeto del contrato celebrado no puede constituirse en una contraprestación directa a favor del Instituto.

Requisitos especiales que debe cumplir la entidad sin ánimo de lucro con la que se va a celebrar el contrato o convenio:

Tener reconocida idoneidad relacionada con el objeto del convenio o contrato a suscribir

Debe estar constituida con seis meses de antelación a la celebración del contrato o convenio y no debe pesar sobre ellas ningún tipo de sanción que le impida dar cumplimiento al objeto del contrato/convenio.

El término de duración de la entidad no puede ser inferior al término del contrato/convenio y un año más

La entidad, su representante legal o miembros directivos no pueden estar incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la constitución o la ley

El objeto social de la entidad debe facultarla a realizar la actividad objeto del contrato/convenio

a) Documentos Internos mínimos para la suscripción:

Estudios Previos

Certificado de registro en el Banco de Programas y Proyectos

Permisos y Licencias pertinentes

Constancia de estar incluido el bien en el plan de compras Certificado de disponibilidad presupuestal

b) Documentos mínimos del Oferente:

Carta de Presentación de la Propuesta

Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio o el organismo que legalmente le corresponda expedirlo.

Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Representante Legal de la Persona Jurídica Constancia de no estar reportado en el boletín de Responsables Fiscales, de acuerdo con

artículo 60 de la Ley 610 de 2000, expedida por la Contraloría o por el funcionario que realizó la consulta de manera directa en el Boletín expedido por la Contraloría General.




CÓDIGO N/A


Certificado de antecedentes Disciplinarios (Para Personas Naturales y Representantes

Legales de Personas Jurídicas) Certificado de antecedentes Judiciales (Para Personas Naturales y Representantes Legales

de Personas Jurídicas)

Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT)

Las personas jurídicas deberán acreditar el pago de los aportes de sus empleados al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y aportes parafiscales a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, durante un lapso no inferior a Seis (6) meses anteriores a la fecha de apertura del proceso de selección, o por el termino transcurrido desde su constitución si este es inferior a Seis (6) meses, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal.

Si la actividad que se va a desarrollar requiere permisos de funcionamiento, debe anexar fotocopia de los mismos

Documentos que acrediten la idoneidad para la ejecución del proyecto de inversión

Descripción detallada de la oferta con inclusión de propuesta metodológica para la ejecución de las actividades propuestas y el logro de los objetivos del proyecto de inversión.

Para la celebración de contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida

idoneidad se aplicarán las reglas previstas en el artículo 355 de la Constitución Política, el

Decreto 777 de 1992, el Decreto 1403 de 1992 y el Decreto 2459 de 1993 y las normas que los

modifiquen o sustituyan.

1.2. ETAPA CONTRACTUAL

1.2.1. PERFECCIONAMIENTO, LEGALIZACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El contrato se PERFECCIONA con: a) La elaboración del contrato por escrito; b) La suscripción

del mismo por las partes y; c) El Registro Presupuestal.

Para su LEGALIZACIÓN se requiere: a) El otorgamiento de las pólizas requeridas; y para su EJECUCIÓN se requiere: a) La aprobación de las garantías exigidas; b) Nombramiento / Contratación del Supervisor / Interventor c). Elaboración y firma del Acta de Inicio. d) Verificación del paz y salvo del contratista con el Sistema General de Seguridad Social.

1.2.2. DESIGNACION DE SUPERVISOR DEL CONTRATO

Cuando en la minuta no se designe el supervisor del contrato, este se designará una vez se haya aprobado la póliza, mediante Acto Administrativo emitido por el Director del Instituto. La notificación del supervisor se hace de forma personal y se entiende aceptada con su firma. En el caso en que la persona designada para la supervisión se abstenga de aceptarla o después de aceptada no pueda continuar realizando el seguimiento a la ejecución del contrato por causa justificada, corresponde al Director designar un nuevo supervisor según sea el caso.




CÓDIGO N/A


1.2.3. ACTA DE INICIO

Después de surtidos los trámites enunciados en los numerales anteriores, el contratista junto con el supervisor suscriben el acta de inicio con la que queda totalmente legalizado el contrato.

1.2.4. NOVEDADES EN LA EJECUCIÓN DE CONTRATOS:

Cuando se requiera hacer modificaciones al contrato tales como: cambios o modificaciones en

cantidades, fijación de ítems no previstos, suspensiones, solicitudes de prórrogas o adicionales

en valor, el Contratista solicita al Interventor la revisión y análisis de las modificaciones a

realizar, y este a su vez emite concepto técnico, entregando como soporte el respectivo informe.

De la misma forma deberá elaborar, revisar y remitir dichas solicitudes para su aprobación con

la suficiente antelación a la fecha requerida para su implementación.

Dichas solicitudes deben estar plenamente justificadas.

El interventor en este punto deberá tener en cuenta las siguientes prohibiciones:

Adoptar decisiones que le corresponden al I.T.T.A. en su calidad de contratante, tales como la aprobación de adiciones, prórrogas, suspensiones y demás que impliquen modificaciones del contrato.

Autorizar la ejecución de ítems no previstos sin la aprobación del Director del I.T.T.A.

9.3.4.1. Prórroga al Contrato: Es el acto con el cual se otorga más plazo del inicialmente

pactado en el contrato para la ejecución del mismo: Para celebrar dicho acto se requiere:

Solicitud del contratista debidamente soportada con una justificación técnica

Diligenciar el Formato de Solicitud de Adición o Prórroga, Viabilizada por el interventor o

supervisor (Formato No. F36)

Acta suscrita entre contratante y contratista

Si fueron pactadas pólizas, el contratista deberá actualizarlas al nuevo plazo del contrato

9.3.4.2. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR PRÓRROGA DEL CONTRATO

Nº ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE

1

Elaboración de la solicitud de prórroga

el contratista Elaboración solicitud

de prórroga




CÓDIGO N/A


2

Diligenciar Solicitud de Adición o

Prórroga, Viabilizada por el

interventor o supervisor (Formato No.

F36)

El supervisor o interventor

y contratista

3

En la Secretaría del ITTA se radican los

documentos que soportan la solicitud

de prórroga

Radica: supervisor o

interventor Recibe: Secretaria de

Despacho

4

El Director, revisa y viabiliza solicitud de prórroga en apoyo del Profesional

de Contratación.

SI CUMPLE Se procede a organizar

la documentación, y se elabora el acta de prórroga, para la firma del Director

del ITTA. SI NO CUMPLE se requiere al

interventor para generar las correcciones y/o completar los

documentos faltantes.

Viabiliza: Director

Elabora Acta: Profesional de Apoyo

Contratación.

Ajusta (si es necesario):

el Interventor o Supervisor según el caso

5

Firmar el acta de prórroga

Firmas: Director y

Contratista

6

Se publica en el SECOP máximo entre los tres (3) días siguientes a su

expedición (será obligatorio solo en los

casos de contratos suscritos en ocasión de procesos de licitación

pública, selección abreviada y concurso de méritos).


responsable de las publicaciones en el SECOP

7

Se toma copia de la minuta de la

prórroga para la actualización de la póliza (en caso que el contrato esté

amparado con garantía)

Contratista

8

Se radica la póliza actualizada para

aprobación:

SI CUMPLE Se elabora la aprobación

de la póliza para la firma del Director.

SI NO CUMPLE se devuelve al

contratista para el ajuste respectivo.

Radica: el contratista

Revisa y Elabora: el

Asesor Jurídico

9

Firma de la aprobación de la póliza

Director

Diligenciar solicitud

adición o prorroga

Radicación

documentos

Cumple?

No

Si

Firmar acta prórroga

Requerir

interventor


del contrato

Copias del contrato

Corrección

Aprobac.

Si

No

Radica garantías,

cumple?

Firma Aprobación




CÓDIGO N/A


10

Archivar la documentación en el

expediente original del contrato Secretaria Oficina Jurídica

11

Fin del procedimiento de prórroga de contrato

9.3.4.3. Aclaratoria al Contrato: Es el acto con el cual se aclara alguna de las cláusulas o

contenido del contrato que no es clara o que se presta a interpretaciones erróneas. Para

celebrar dicho acto se requiere:

Solicitud del contratista o interventor/supervisor

Acta suscrita entre contratante y contratista

Comunicación al interventor/supervisor informando sobre la aclaración realizada.

9.3.4.4. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR ACLARACIONES AL CONTRATO


1

Elaboración de la solicitud de aclaración

(Cuando la necesidad de aclarar se

origina en el Despacho del Director, no

será necesario dejar registro de esta

solicitud)

Contratista o el

supervisor/interventor.

2

En la Secretaría del Despacho del

Director del ITTA, se recepciona la

solicitud de aclaración

Radica: contratista o

supervisor/ interventor

Recibe: Secretaria de la

Oficina Jurídica

3

Se realiza revisión de fondo de la

solicitud de aclaración para viabilizarla.

SI CUMPLE, se elabora el acta

aclaratoria y se pasa al Director del ITTA

para su firma (FORMATO No. F38)

SI NO CUMPLE se resuelve por escrito

a quien solicitó la aclaración, las razones

de no aceptación de la solicitud.

Profesional de Apoyo de

Contratación

4 Firmar el acta de Aclaración

Director y Contratista

Archivar documentos

Fin

Elaboración solicitud

de aclaración

Radicación

documentos

Cumple? No

Rechazo

solicitud

Firmar acta aclaración

Elabora acta




CÓDIGO N/A


5 Se remite al supervisor o interventor

copia del acta aclaratoria

Secretaria de la Oficina

Jurídica

6

Se publica en el SECOP máximo entre

los tres (3) días siguientes a su

expedición (será obligatorio solo en los

casos de contratos suscritos en ocasión

de procesos de licitación pública,

selección abreviada y concurso de

méritos).


responsable de las


7 Archivar la documentación en el

expediente original del contrato Secretaria Oficina Jurídica

8 Fin del procedimiento para aclarar el

contrato

9.3.4.5. Adicional en Valor. Es el acto con el cual se modifica el valor del contrato, con él se aumenta

la inversión prevista para el objeto contractual. Para celebrar dicho acto se requiere:


Diligenciar Formato de Solicitud de Adición (interventor /supervisor y contratista)

(Formato No. F36)

Informe del Interventor donde se viabilice tanto técnica como económicamente la

adición.

Presupuesto oficial de la adición

Estudio previo

Certificado de inclusión en el Plan de Adquisiciones

Solicitud de Certificado de Disponibilidad presupuestal

Minuta de Adición suscrita entre contratante y contratista (Formato No. F39)

Registro presupuestal

Si fueron pactadas pólizas, contratista deberá actualizarlas al nuevo valor de contrato

Remisión supervisor


del acta

Archivar documentos

Fin




CÓDIGO N/A


9.3.4.6. PROCEDIMIENTO PARA ADICIONAR EN VALOR EL CONTRATO


1

Radicación en la Secretaría del ITTA de

los siguientes documentos: Solicitud del

contratista, Formato de solicitud de

Adición, Informe del Interventor,

Presupuesto Oficial de la Adición

el

Interventor/Supervisor

2

El Director define si es viable el adicional

y traslada al profesional de apoyo en

temas contractuales para revisión de los

documentos allegados que soportan el

adicional.

SI CUMPLE Se procede a revisar de

fondo la documentación allegada y

continuar con el trámite.

SI NO CUMPLE se devuelve para

generar las correcciones.

Viabiliza: Director

Trámite: Profesional

Apoyo de Contratación.

3

Se actualiza el proyecto de inversión y se

expide el certificado de actualización del

proyecto (cuando corresponda a

recursos de inversión y sea necesario

ajustarlo en valor)


del manejo del Banco

de Programas y

Proyectos del ITTA

4

Con fundamento en los documentos

allegados por el supervisor /interventor y

el presupuesto oficial estimado para la

adición, se elabora el estudio previo y

demás documentos previos requeridos

Profesional Apoyo de

Contratación

5



presupuesto oficial de la adición y de

acuerdo al rubro presupuestal para la

imputación del gasto, se radica ante

Tesorería. (REGISTRO No.7)


profesional de apoyo de

contratación

Firma la solicitud:

Director

6

Se expide el Certificado de Disponibilidad

Presupuestal. (REGISTRO No. 8)


Radicación

documentos

Cumple? No

Rechazo

solicitud

Actualización proyecto de

inversión (cuando

corresponda)

Revisión fondo

Elaboración estudio previo

y demás documentos

previos


de disponibilidad

presupuestal

Expedición CDP




CÓDIGO N/A


8

Se elabora minuta de adición en valor del

contrato (REGISTRO No. 39)

Profesional de Apoyo de

Contratación

9

Se firma la minuta de adición en valor Director y contratista

10


Jefe de Oficina

11


que se tramite la expedición de las

garantías, de acuerdo a las condiciones

del contrato inicial

Contratista

12

Se publica la minuta del adicional en el

SECOP máximo entre los tres (3) días

siguientes a su expedición.

Profesional o

funcionario responsable

de las publicaciones en

el SECOP

13




Asesor Jurídico.

14



Elabora y aprueba:

Asesor Jurídico.

Firma: Director

15



corrección.

20

Mediante oficio firmado por el Director,

se remiten los documentos bien sea en físico o medio magnético, al supervisor o

interventor según corresponde, para dar

inicio a la etapa de ejecución de la adición. (FORMATO No. 24)

Secretaria


expediente original del contrato Secretaria

22

Fin del procedimiento de adición en valor

de contrato

Elabora minuta

Firma minuta


Copias del contrato


del contrato

Corrección

Aprobac.

Si

No

Radica garantías,

cumple?


a supervisor

Archivar documentos

Fin




CÓDIGO N/A


Suspensión del Plazo del Contrato

Es el acto con el cual se suspende la ejecución del contrato, solo se pacta si la causa es

externa y no imputable al contratista o cuando el ITTA lo requiere por situaciones no previsibles

que impidan la ejecución del contrato. Para celebrar dicho acto se requiere


Viabilidad del interventor o supervisor

Acta de suspensión firmada por Contratante y contratista (FORMATO No. 40)

Nota: -Si fueron pactadas pólizas el contratista deberá actualizarlas al momento de reiniciar la

ejecución del contrato y en todo caso no deberá dejarlas vencer mientras se encuentra

suspendido el mismo.

PROCEDIMIENTO PARA LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO


1

Elaboración de la solicitud de

suspensión

Elabora: el contratista o el supervisor/interventor

(según origen de la suspensión).

2

Recepción de la solicitud de suspensión

con soportes en la Secretaría de la Dirección.

Radica: supervisor/

interventor

Recibe: Secretaria

3

Se realiza revisión de los documentos

allegados para soportar la elaboración del acta de suspensión

SI CUMPLE Se procede a remitir al profesional respectivo para el trámite

SI NO CUMPLE se devuelve para

generar las correcciones.

Director

5

Se organiza la documentación, verificando datos de la misma con

referencia al contrato y su estado actual.

Profesional de apoyo en

contratación.

6

Firma del acta de Suspensión Director, Contratista y Supervisor/Interventor

Elaboración solicitud

de suspensión

Radicación

documentos

Cumple?

No

Si

Organización de

documentación y

verificación

Devolución

Firmar acta susp.




CÓDIGO N/A


7

Se publica en el SECOP máximo entre los tres (3) días siguientes a su

expedición.


responsable de las publicaciones en el

SECOP


expediente original del contrato Secretaria

9 Fin del procedimiento de Suspensión de

contrato

9.3.5. ACTA DE TERMINACIÓN Y ACTA DE RECIBO.

Terminado el plazo de ejecución del contrato, se elabora el Acta de Terminación del mismo

para los contratos de prestación de servicios personales, arrendamiento y demás tipos no

señalados en los que requieren Acta de Recibo, y se suscribirá acta de Recibo para los

contratos de consultoría, obra, compraventa y suministro; en ambos casos deberá estar suscrita

por el supervisor y el contratista y acto seguido se elabora el acta de liquidación, la cual es

suscrita por el Director, el Contratista y el supervisor.

Teniendo en cuenta la no obligatoriedad de liquidar los contratos de prestación de servicios

profesionales y de apoyo a la gestión (Artículo 217 del Decreto 019 de 2012), para dar por

terminado este tipo de contratos bastará la certificación de cumplimiento del ultimo periodo de

servicio prestado, suscrita por el supervisor respectivo.

Tanto el Acta de Recibo como el Acta de Terminación, son concebidas como un medio de

verificación de la ejecución del objeto contractual, para determinar si el mismo se efectuó

cabalmente y de acuerdo con las especificaciones pactadas en el contrato, lo que significa que

dichas actas constituyen un elemento anterior y útil para la liquidación de los contratos, puesto

que a través de ellas se constata cualitativa y cuantitativamente el cumplimiento de las

prestaciones a cargo del contratista como paso previo para efectuar el respectivo corte de

cuentas que implica la liquidación del contrato . (Ver FORMATOS F41 y F42).

9.3.6. LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS

La liquidación del contrato corresponde a una etapa posterior a su terminación o recibo cuya

finalidad es la de establecer el resultado final de la ejecución de las prestaciones a cargo de las

partes y determinar el estado económico final de la relación negocial, definiendo en últimas,

quién le debe a quién y cuánto. Es en ese momento cuando las partes se ponen de acuerdo

respecto de sus mutuas reclamaciones derivadas de la ejecución contractual y es en la

liquidación en la que deben incluirse los arreglos, transacciones y conciliaciones a los que

lleguen.


del contrato

Archivar documentos

Fin




CÓDIGO N/A


Serán objeto de liquidación los contratos suscritos por el ITTA, cuya ejecución sea de tracto

sucesivo y/o cuya obligación sea pactada en la respectiva minuta (de acuerdo a lo establecido

en el Artículo 217 del Decreto 019 de 2012). Se exceptúan de liquidación los contratos de

prestación de servicios personales. El término fijado para la liquidación bilateral no podrá ser

superior a cuatro (4) meses, después de terminado el plazo de ejecución del contrato.

9.3.7. PROCESOS PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS O DECLARATORIA DE

CADUCIDADES

Es la facultad que tiene el ITTA de dar por terminado un contrato y ordenar su liquidación, en

aquellos casos en los cuales advierta que hay claras evidencias de que el contratista está

incumpliendo con las obligaciones contractuales y que esta circunstancia afecta de manera

grave y directa la ejecución del mismo, hasta el punto de considerar que se puede presentar su

parálisis.

Se pactará la cláusula de caducidad en contratos de obra, concesión, suministro o prestación

de servicios. Esto sin perjuicio que el ITTA pueda pactarla en otro tipo de contratos cuando lo

estime conveniente en razón del objeto contratado.

El procedimiento para su aplicación será el siguiente:

a) Una vez el Interventor o Supervisor (Según el caso) identifique un posible

incumplimiento contractual por parte del contratista deberá proceder en primera

instancia a requerirlo por escrito, informándole acerca de la situación detectada y

dándole instrucciones y términos perentorios para que este cumpla.

b) Agotada esta instancia, sin que el contratista cumpla con las instrucciones y términos

concedidos, el interventor o Supervisor (Según sea el caso) deberá presentar un informe

con destino al Director del ITTA, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:

Estado de ejecución del contrato, indicando de manera detallada la fecha de inicio y

las suspensiones, prorrogas, modificaciones u otro si, en caso que los hubiere.

Indicar los datos de la póliza mediante la cual se amparó el contrato, señalando el

nombre y dirección de notificación de la aseguradora que la expidió.

Detallar en qué consiste el incumplimiento del contratista.

Señalar claramente las normas o cláusulas contractuales incumplidas por el

contratista.

Indicar que requerimientos se le han realizado al contratista y cuál ha sido la

respuesta de este hacia los mismos.




CÓDIGO N/A


Indicar cuál es la sanción que se solicita imponer, teniendo en cuenta tasar la misma

cuando lo solicitado es una multa.

Adjuntar copia de los documentos que puedan soportar o probar lo manifestado.

c) Cumplido lo anterior, el Director del ITTA citará al contratista a audiencia para debatir lo ocurrido. En la citación, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;

d) En desarrollo de la audiencia, el Director del ITTA, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las posibles normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente, y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad;

e) Hecho lo precedente, mediante resolución motivada en la que se consigne lo ocurrido en desarrollo de la audiencia y la cual se entenderá notificada en dicho acto público, la entidad procederá a decidir sobre la imposición o no de la multa, sanción o declaratoria de incumplimiento. Contra la decisión así proferida sólo procede el recurso de reposición que se interpondrá, sustentará y decidirá en la misma audiencia. La decisión sobre el recurso se entenderá notificada en la misma audiencia;

f) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el Director del ITTA, podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación administrativa. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.

El ITTA podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio

tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento.

9.4. ETAPA POSTCONTRACTUAL

Esta etapa inicia con la liquidación bilateral del contrato, en esta etapa pueden ocasionarse las

siguientes actividades:

9.4.1. Reclamación a Aseguradoras: Si se presenta un siniestro de los amparados por las

pólizas exigidas en el proceso contractual, deberá hacerse un informe técnico en el cual se




CÓDIGO N/A


describa detalladamente el siniestro, deberá agruparse el material probatorio e iniciarse el

proceso judicial correspondiente

9.4.2. Liquidación Unilateral: Si hay renuencia por parte del contratista a liquidar

bilateralmente un contrato, si se presentan situaciones extracontractuales que requieran la

terminación inmediata del contrato el ITTA podrá iniciar proceso de terminación y liquidación

unilateral.

El Director del ITTA citara al contratista a liquidar bilateralmente si el contratista no acude a la

cita, se procederá a proyectar acto administrativo motivado que deberá firmar el Director y ser

notificado de acuerdo a lo plasmado en el Código Contencioso administrativo.

II. MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA

1. DEFINICIÒN SUPERVISIÓN

Se entenderá por supervisión el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato que realiza directamente el Instituto de Tránsito y Transporte de Acacías, mediante la designación por parte del ordenador del gasto. Se aplicara la supervisión al contrato, cuando esta actividad no requiera de conocimientos especializados, en armonía con las obligaciones contempladas los artículos 4,5 y 14 de la Ley 80 de 1993.

Siempre que el INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS suscriba un contrato, el ordenador del gasto, designará el funcionario o el contratista que ejercerá la supervisión.

2. DEFINICION INTERVENTORÍA

Se entenderá por interventoría el servicio prestado a la entidad contratante por una persona natural o jurídica con conocimientos especializados, que resulta idónea o calificada para supervisar, asesorar, controlar, solicitar, exigir, colaborar, conciliar, absolver, prevenir, verificar y aprobar, el cumplimiento de los términos del contrato durante todas las etapas contractuales, de acuerdo con el alcance del mismo, velando por el cumplimiento de las actividades y especificaciones técnicas.

Cuando el valor del contrato de consultoría no exceda del 10% de la menor cuantía, se podrá contratar utilizando el procedimiento previsto para la mínima cuantía.

El interventor representa al INSTITUTO DE TRANSITO Y TRANSPORTE DE ACACÍAS ante el contratista durante la ejecución del contrato.

3. DESIGNACION DEL SUPERVISOR




CÓDIGO N/A


Corresponde al ordenador del gasto, designar al servidor público o al contratista que actuará como supervisor, quien tendrá experiencia y conocimientos relacionados con el objeto pactado en el contrato o convenio respectivo. La designación se hará en cada contrato. Para la designación del supervisor, se deben considerar los siguientes criterios:

Debe ser idóneo: El funcionario debe contar con conocimiento de la materia sobre la cual versa el contrato.

Debe ser competente: Debe estar en capacidad de aplicar sus conocimientos sobre la materia para la vigilancia de la ejecución del respectivo contrato.

No debe estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad legal, ni en situación de conflicto de intereses para ejercer la interventoría (artículos 126 y 127 de la Constitución Política de Colombia.)

Como regla general, la función de la supervisión y la interventoría deberá ser desempeñada por un solo supervisor e interventor. No obstante, cuando ello no sea posible o recomendable, el Instituto designará o contratará varios interventores, para lo cual señalará con precisión las obligaciones y responsabilidades de cada uno ellos. La supervisión o interventoría podrá constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participación y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecución del contrato así lo requiera. La participación el interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendrá carácter eminentemente consultivo. En todo caso la designación o contratación se hará a más tardar, dentro de los tres (3) días siguientes a la firma del contrato materia de la interventoría.

4. FUNCIONES Y OBLIGACIONES GENERALES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR.

a) Son funciones del supervisor e interventor, las que se enumeran a continuación; en el caso del interventor, en el contrato correspondiente se establecerán cuál de las referidas en este manual deberán cumplirse en el desarrollo del contrato.

b) Conocer los documentos del contrato que le sean remitidos, y todos los documentos que se produzcan durante la ejecución. Sin perjuicio de lo expuesto, de requerir documentos adicionales al contrato es su responsabilidad solicitar y obtener copia oportunamente para el ejercicio de su función, además deberá remitir, copia u original, según sea el caso, de los documentos relevantes que se generen durante la ejecución del contrato.

c) Establecer mecanismos agiles y eficientes para el desarrollo de la supervisión o interventoría a su cargo, y verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecución del objeto contractual.

d) Cuando se trate de obligaciones de resultado (entrega de productos) deberá elaborar el acta de inicio y requerir al contratista el cronograma de ejecución de actividades del contrato y el programa de ejecución presupuestal.

e) Elaborar las actas que se requieran con ocasión del desarrollo del contrato f) Programar y convocar a reuniones de seguimiento periódico.




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g) Prestar apoyo y acompañamiento constante al contratista para el cabal desarrollo del

objeto contractual. h) Formular recomendaciones por escrito al contratista o al Instituto de Tránsito y

Transporte de Acacías, cuando lo considere necesario para el éxito de los resultados esperados.

i) Realizar las inspecciones que sean necesarias para garantizar la calidad, cumplimiento de especificaciones o cantidades de las actividades, productos o bienes contratados, obras ejecutadas, bienes entregados, así como sobre los materiales empleados o la información utilizada, según el caso.

j) Presentar informes sobre el avance de ejecución objeto contratado, como soporte de la autorización de los pagos periódicos que le corresponde impartir, y remitirlos a la Oficina Jurídica, para que reposen en la carpeta contractual.

k) Requerir al contratista y a la compañía aseguradora por escrito, cuando presente mora en el plazo previsto para la presentación de informes, trabajos u obras, o deficiencias en el cumplimiento de especificaciones.

l) En caso de incumplimiento del contratista, requerirlo por escrito, con el fin de conminarlo al cumplimiento, estableciendo un plazo para el efecto. De no ser satisfactorias las explicaciones del contratista o de persistir el incumplimiento, informar oportunamente y por escrito a la Dirección todos los antecedentes y pruebas que deban servir de soporte para la adopción de las medidas del caso, junto con su recomendación al respecto.

m) Tramitar en forma oportuna a la fecha de expiración del plazo, las solicitudes de modificación, adición o prórroga del contrato, para lo cual deberá anexar soportes a que haya lugar y su concepto de viabilidad.

n) Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones periódicas para analizar el estado de ejecución y avance del contrato.

o) Vigilar la vigencia y suficiencia de las garantías pactadas en el contrato y exigir al contratista su ampliación o modificación que resulte necesaria, cuando haya variaciones en las condiciones del contrato que afecten las condiciones de la garantía.

p) Adelantar las gestiones administrativas a que haya lugar para el pago oportuno de la contraprestación en la forma pactada.

q) Emitir concepto previo de conveniencia y oportunidad frente a las solicitudes de suspensión de la ejecución del contrato, indicando las medidas que se adoptarán para que no se vea perturbada la ejecución o la prestación del servicio, si fuere el caso. La suspensión del contrato se autorizará, cuando con ello no se causen perjuicios a la Entidad, por un término definido o definible y constara en acta motivada suscrita por las partes.

r) Verificar el cumplimiento de requisitos legales y contractuales pactados para aprobar los informes periódicos e impartir su visto bueno.

s) Elaborar el proyecto de acta de liquidación con base en el formato adoptado, verificar el cumplimento de la totalidad de las obligaciones pactadas, el pago de aportes parafiscales y los resultados obtenidos con la contratación, dejando constancia de ello en el acta; realizar el balance financiero final; someter el proyecto a firma del contratista; remitirla a la Dirección para revisión previa a la firma por el ordenador del gasto y concurrir a la firma del acto de liquidación.

4.1. FUNCIONES DENTRO DE LAS ETAPAS DEL CONTRATO.




CÓDIGO N/A


4.1.1. EN LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO.

Legalizado el contrato, la Dirección remitirá al interventor o supervisor, el oficio de comunicación de interventoría, con todos los datos relevantes del contrato y copia del expediente del contrato la cual será tomada a costas del contratista.

En ésta etapa el interventor o supervisor deberán:

a) Revisar y analizar el contenido del contrato, en especial las obligaciones pactadas.

b) Revisar y aprobar, los planes o cronograma de actividades, presentados por el contratista cuando proceda y requerir su envío si fuere el caso.

c) Suscribir con el contratista el acta de inicio del contrato cuando proceda y remitir el original del acta a la Oficina Jurídica para archivo en el expediente respectivo.

d) Verificar que existan las licencias y permisos necesarios, cuando proceda, y que estén vigentes para iniciar la ejecución del contrato.

4.1.2. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO:

En ésta etapa el interventor o supervisor, deberá:

a) Verificar y controlar el cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato y demás documentos contractuales.

b) Informar al Ordenador del Gasto y a la Dirección el estado de avance o ejecución del contrato con base en su plazo.

c) Exigir al contratista que las obras, servicios, o bienes contratados, cumplan con las condiciones y calidades pactadas y si es del caso, solicitar su corrección o reposición cuando verifique que no cumplen con lo requerido.

d) Conceptuar y justificar la viabilidad de las adiciones, prórrogas o modificaciones al contrato que procedan, así como elaborar y remitir la correspondiente solicitud al a la Dirección.

e) Suministrar al contratista toda la información y documentos necesarios para la correcta ejecución del contrato.

f) En el evento de incumplimiento, requerir al contratista para que cumpla las obligaciones pactadas en el contrato.

g) Certificar que los bienes y servicios ofrecidos y efectivamente entregados por el contratista, cumplen con las condiciones exigidas y pactadas en el contrato.

h) Elaborar y firmar conjuntamente con el contratista todas las actas que demande la ejecución del contrato, tales como: 1) Acta de inicio del contrato. 2) Acta de suspensión y reinicio del contrato, cuando se presenten las causales




CÓDIGO N/A


correspondientes previstas en el mismo. 3) Actas de recibo parcial o final de obra. 4) Acta de terminación o de recibo. 5) Acta de liquidación. Las demás actas que se establezcan y se requieran para la ejecución del contrato.

i) A la finalización del contrato. El interventor o supervisor preparará el informe final sobre la ejecución del contrato, para lo cual deberá: Certificar y calificar al contratista respecto del cumplimiento de las obligaciones del contrato, referente a su calidad, seriedad y cumplimiento; así como proyectar el acta de liquidación y realizar el balance financiero final; someter el proyecto a firma del contratista y remitirá a la Dirección para revisión y firma del ordenador del gasto.

j) Revisar los documentos necesarios para liquidar el contrato.

k) Exigir al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de los amparos de estabilidad de obra, de calidad del bien o servicio suministrado, de la provisión de repuestos, del pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; de la póliza de responsabilidad civil y de los demás amparos y garantías requeridos para avalar las obligaciones que deba cumplir el contratista con posterioridad a la terminación del contrato.

l) Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando haya lugar a ello, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y la suma a cotizar.

5. PROHIBICIONES A LOS INTERVENTORES O SUPERVISORES.

a) Ni los Interventores o Supervisores son parte en el contrato, cuya vigilancia y control se les designa, por esta razón no tienen facultad para exonerar al contratista del cumplimiento de sus obligaciones.

b) No podrán autorizar cambios en las especificaciones técnicas ni cantidades de obras o de los bienes o servicios contratados, ni adicionar contratos ni prórrogas.

c) No podrán suspender el contrato, sin previo consentimiento del Ordenador del Gasto. d) Permitir la ejecución contractual sin haberse legalizado el respectivo contrato. e) Adoptar decisiones que impliquen modificación del objeto contractual, o afecten el valor

o el plazo. f) Asumir conductas que dilaten la ejecución del contrato y la toma de decisiones durante

su desarrollo. g) Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para sí o para un tercero, dádivas, favores

o cualquiera otra clase de beneficios, de parte del INSITUTO DE TRANSTO Y TRASNPORTE DE ACACIAS o del contratista.

h) Omitir, denegar o retardar la decisión de asuntos a su cargo. i) Entrabar la actuación de las autoridades públicas o el ejercicio de derechos de los

particulares, en relación con el contrato intervenido. j) Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o

indirectamente en el objeto contratado.




CÓDIGO N/A


k) Permitir indebidamente el acceso de terceros a información reservada, obtenida en

ejercicio de la interventoría l) Gestionar indebidamente, a título personal o en representación de terceros, asuntos

relativos al contrato intervenido, salvo la reivindicación de sus derechos. m) Permitir la suspensión indefinida o no legalizada de los contratos objeto de interventoría.

6. REVISIÓN DE ASPECTOS FINANCIEROS

6.1. Desembolso y Seguimiento del Anticipo: Para la aprobación y desembolso del anticipo

el Interventor o Supervisor designado verifica la existencia de los siguientes documentos legales

según formato Reconocimiento y Pago:

Copia acta de Inicio

Copia acta de inicio Interventoría (cuando es externa)

Copia del RUT

Plan de inversión del Anticipo

Constancia apertura de cuenta bancaria o constitución de fiducia según el caso.

De igual manera el interventor verifica que la aprobación de la póliza corresponda a la

respectiva actualización por fecha del acta de inicio.

6.2. Plan de Inversión del Anticipo: El contratista presenta el Plan de Inversión el cual es

revisado y aprobado por el Interventor o Supervisor, quien verifica que se ajuste a lo requerido y

que éste no supere el porcentaje de anticipo establecido en la minuta del contrato.

6.3. Manejo del Anticipo: En los contratos de obra o concesión y los que se realicen por

licitación pública, el interventor verificara que el contratista haya constituido una fiducia o un

patrimonio autónomo irrevocable para el manejo del anticipo con el fin de garantizar que

dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo

que el contrato sea de menor o mínima cuantía.

Una vez entregado el anticipo el Interventor verifica que se cumpla con lo establecido en el plan

de inversión del anticipo y de acuerdo con las actividades contempladas en el contrato.

7. SEGUIMIENTO A PAGOS

7.1. Pagos parciales en Contratos: El contratista e interventor elaboran el Acta de Recibo

Parcial de acuerdo con el formato del presente manual, en cumplimiento de las obligaciones

contractuales y con los trabajos ejecutados en el mes o período a reconocer al contratista. El

interventor intervendrá directamente en la medición y ubicación de las labores ejecutadas, las

cuales deben quedar consignadas en una pre-acta o memoria de cálculo de cantidades de obra

detallada, cuando se trate de contratos de obra; dichas actas o memorias, serán suscritas

conjuntamente con el constructor y constituyen el soporte para el recibo definitivo de la obra.




CÓDIGO N/A


De la misma forma el contratista entrega al Interventor los demás documentos requeridos en la

minuta del contrato, cláusula correspondiente a pago parcial.

La interventoría en un término no mayor a cinco (5) días hábiles, a la radicación de los

documentos por parte del contratista, revisara y aprobara toda la información suministrada y

elaborara la respectiva acta de pago parcial.

Para efectos de pago del acta parcial, se requieren los siguientes documentos:

Factura Original

Original de Acta de recibo parcial de obra

Original de Acta de pago parcial

Certificado de Interventora de cumplimiento de obligaciones del contratista

Informe de avance físico y financiero del contrato que debe incluir registro fotográfico (cuando sea requerido).

Soporte de pago de seguridad social y parafiscales

Reconocimiento y pago diligenciado

Estos documentos son revisados por el supervisor quien firma el Acta de pago Parcial y los

traslada a la Oficina Jurídica en dos (2) juegos iguales, para revisión y posterior aprobación de

parte del Director al Director del ITTA.

Una vez firmada el Acta de Pago Parcial, se procede a archivar en el expediente del contrato

uno de los juegos de documentos y el segundo se entrega a Tesorería para el correspondiente

pago.

Estos pagos son tramitados de acuerdo con el avance de ejecución del contrato y a lo

establecido en la cláusula de forma de pago de la minuta.

7.2. Pagos finales para la liquidación del Contrato de Obra.: Para el pago final de un

contrato de obra el contratista entrega al Interventor los mismos documentos requeridos para el

pago parcial adicionando los documentos requeridos para la respectiva liquidación de acuerdo

con lo señalado en la minuta del contrato cláusula de liquidación del contrato y la lista de

chequeo establecida por el INSTITUTO. Estos documentos son revisados por el Interventor

quien da su aval con la firma en el Acta de Pago Final y entrega el expediente del contrato al

supervisor, para seguir con el trámite de la misma manera que los pagos parciales.

Una vez firmada el Acta de Pago final, el expediente es entregado a Tesorería para el

respectivo trámite.

Como requisito para el pago final del contrato, se debe contar con el acta de liquidación del

contrato y los requisitos exigidos en la minuta del contrato.

8. INFORMES




CÓDIGO N/A


El Interventor presenta al Supervisor un informe con la periodicidad establecida en la minuta y

con los requisitos exigidos en la misma, indicando los porcentajes de obra programada y

porcentaje obra física ejecutada con sus respectivos valores. En este informe también se indica

los datos del contrato de Interventoría, actividades realizadas durante el periodo y el registro

fotográfico de los avances de obra.

Elementos mínimos que debe contener un informe.

a) Introducción b) Descripción del contrato c) Localización d) Información del contrato de obra: Información financiera del contrato, Avance físico,

descripción de las obras ejecutadas, consolidado de ejecución financiera y físico estableciendo porcentajes ejecutados y por ejecutar, control de programación y avance de obra, informe de equipo y personal, programa de inversiones, resumen del estado del tiempo, dificultades presentadas durante el mes y determinación, análisis de resultados de las pruebas realizadas, estado de contrato y pólizas, alertas, fotocopia de la bitácora, control a la afiliaciones y pago al sistema de seguridad, conclusiones y recomendaciones.

e) Información del contrato de interventoría : Información del contrato, actividades realizadas por la interventoría, personal y equipo, porcentaje de ejecución, estado del contrato y pólizas, relación y ejecución del anticipo, planillas de nómina, comentarios y registro fotográfico,

f) Seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente g) Anexos: grafico de porcentaje programado versus ejecutado, cuadro de resumen de

ensayos realizados, actas suscritas durante el mes, y oficios y demás documentos generados durante el mes.

h) Los demás documentos o información requeridos en la minuta del contrato de Interventoría.

8.1. Informes ejecutivos: Los Interventores entregan a los supervisores o a al Director cuando él los requiera, los informes ejecutivos que sean necesarios, en un máximo de tres páginas en el cual se indica el avance financiero y de ejecución de la obra, las actividades realizadas y equilibrio financiero de la obra. 8.2. Informe Final o de Liquidación: Este informe contiene los mismos elementos de los informes mensuales pero en este, el contratista adicionalmente presenta los siguientes documentos:

Paz y salvo de cada uno de los trabajadores por todo concepto

Certificado de pago de obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social y parafiscales (EPS, FONDO DE PENSIONES, ARP, CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR, ICBF Y SENA)

Actualización de la garantía única debidamente aprobada por el ITTA

Recibo de Caja de la Tesorería del ITTA por reintegro de rendimientos financieros, previa cancelación de la cuenta bancaria.

Planos finales debidamente aprobados por la Interventoría




CÓDIGO N/A


Original de la bitácora de obra

Informe de inversión del anticipo

Informe de liquidación de imprevistos 8.3. Verificación de los Rendimientos financieros del Anticipo: En los contratos distintos a

los de obra, concesión, o los que se realicen por licitación pública, una vez amortizado el

anticipo, los rendimientos financieros generados son consignados en la cuenta que para el

efecto se haya indicado en la minuta del contrato o que indique el Director del I.T.T.A., puesto

que son propiedad de la Entidad. Para establecer la conformidad de las sumas consignadas el

Interventor solicita al Contratista los extractos bancarios de los periodos correspondientes y

verifica que los cargos realizados en la cuenta por Rendimientos Financieros correspondan a

los valores consignados. Para tal efecto se adelanta el Acta de Liquidación del Anticipo y

posteriormente tramitar el correspondiente Recibo de Caja de la Tesorería del ITTA.




CÓDIGO N/A


III. FORMATOS.

F1 CERTIFICADO DEL PROYECTO

F2 NECESIDAD

F3 PRESUPUESTO OFICIAL PARA CONTRATACION DE BIENES Y

SERVICIOS

F4 PRESUPUESTO OFICIAL PARA CONTRATACIÓN DE OBRA

F5 CERTIFICADO INCLUSION PLAN DE COMPRAS

F6 ESTUDIO PREVIO

F7 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

F8 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

F9 AVISO DE CONVOCATORIA

F10 ANEXO TECNICO

F11 AVISO INFORMATIVO LICITACIÓN PÚBLICA

F12 CERTIFICACIÓN DE ALOJAMIENTO PUBLICACIÓN EN EL SECOP

F13 RESOLUCIÓN DE APERTURA LICITACIÓN PÚBLICA

F14A ACTA DE AUDIENCIA DE CONCERTACION DE RIESGOS SIN

PARTICIPACIÓN DE OFERENTES

F14B

ACTA DE AUDIENCIA DE CONCERTACION DE RIESGOS CON

PARTICIPACIÓN DE OFERENTES

F14C ACTA DE AUDIENCIA DE CONCERTACION DE RIESGOS CON

ACLARACION DE PLIEGO DE CONDICIONES

F15 ADENDA

F16A ACTA DE CIERRE LP, MENOR CUANTIA Y CONCURSO

F16B ACTA DE CIERRE MINIMA CUANTIA

F16C ACTA DE CIERRE SUBASTA INVERSA

F17 DESIGNACIÓN COMITÉ EVALUADOR

F18 ACTA DE COMITÉ DE EVALUACIÓN

F19 ACTA DE AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN




CÓDIGO N/A


F20 RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN

F21 APROBACIÓN DE PÓLIZAS

F22 DESIGNACIÓN INTERVENTORÍA/ SUPERVISIÓN

F23 ACTA DE AUDIENCIA DE APERTURA DE SOBRE ECONÓMICO Y

REALIZACIÓN DE SUBASTA INVERSA

F24 INSCRIPCIÓN LISTA DE OFERENTES

F25 AVISO CONVOCATORIA PARA PRECLASIFICACIÓN CONCURSO DE

MÉRITOS

F26 ACTA DE AUDIENCIA CONFORMACIÓN LISA DE PRECLASIFICADOS

F27 ACTA DE APERTURA DE SOBRE ECONÓMICO CONCURSO DE

MÉRITOS

F28 INVITACION PÚBLICA MÍNIMA CUANTÍA

F29 ACTA DE INICIO

F30 PLAN DE INVERSION DEL ANTICIPO

F31 ACTA DE SOCIALIZACION DEL PROYECTO DE OBRA

F32

F33

INFORME EJECUTIVO MENSUAL DE INTERVENTORIA

ACTA DE RECIBO PARCIAL DE OBRA

F34 ACTA DE PAGO CONTRATO DE BIENES Y SERVICIOS TRACTO

SUSESIVO

F35 SOLICITUD DE PRORROGA CONTRATO

F36

F37

SOLICITUD ADICION Y PRORROGA

ACTA DE PRORROGA SERVICIOS Y BIENES

F38 ACTA DE FIJACIÓN DE PRECIOS

F39 MINUTA DE ADICION

F40 ACTA DE SUSPENSIÓN

F41

F42

F43

F44

ACTA DE REINICIO

ACTA DE MODIFICACION Y/O ACLARATOIA CONTRATO DE BIENES Y

SERVICIOS

ACTA MODIFICATORIA CONTRATO DE CANTIDADES DE OBRA E

ITEMS NO PREVISTOS

ACTA MODIFICATORIA CONTRATO DE OBRA




CÓDIGO N/A


F45

F46

F47

F48

F49

F49A

F50

F51

F52

F53

F54

F55

F56

F57

F58

F59

F60

F61

F62

F63

F64

F65

F66

F67

F68

F69

F70

ACTA DE TERMINACION CONTRATO DE SERVICIOS

ACTA DE RECIBO CONTRATO DE OBRA CIVIL

ACTA DE RECIBO CONTRATO DE COMPRA O SUMINISTRO

ACTA DE LIQUIDACION CONTRATO DE BIENES O SERVICIOS

ACTA DE LIQUIDACON CONTRATO DE OBRA

ACTA DE LIQUIDACON ANTICIPO

ESTUDIO PREVIO PARA ADICION EN VALOR

LISTA DE CHEQUEO CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

LISTA DE CHEQUEO CONTRATO DE ARRENDAMIENTO

LISTA DE CHEQUEO LICITACIÓN PUBLICA

LISTA DE CHEQUEO CONCURSO DE MERITOS

LISTA DE CHEQUEO MINIMA CUANTIA

LISTA DE CHEQUEO SELECCIÓN ABREVIADA

LISTA DE CHEQUEO SUBASTA INVERSA

LISTA DE CHEQUEO ADICIÓN A UN CONTRATO

LISTA DE CHEQUEO PAGO PARCIAL BIENES Y SERVICIOS

LISTA DE CHEQUEO PAGO PARCIAL OBRA CIVIL

LISTA DE CHEQUEO PAGO DE LIQUIDACION OBRA CIVIL

LISTA DE CHEQUEO PAGO LIQUIDACIÓN BIENES Y SERVICIOS

LISTA DE CHEQUEO GIRO ANTICIPO

RECONOCIMIENTO Y PAGO

RECEPCION DE OFERTAS

CERTIFICADO DE NO EXISTENCIA DE PERSONAL EN PLANTA

CERTIFICADO DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA

CERTIFICADO DE CONSULTA DE ANTECEDENTES

INVITACION A PRESENTAR OFERTAS

LISTA DE CHEQUEO DOCUMENTOS PARA LIQUIDAR CONTRATO DE

OBRA CIVIL

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MANUAL DE CONTRATACION, SUPERVISIÓN E …...Estabilidad y calidad de la obra 9.1.11.3. Calidad del...

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