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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO:
Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales de información financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo momento y que a la vez funcione como una herramienta de inducción.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Los registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Interna
información Financiera. 2. Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida,
de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y procedimientos que se detal
3. Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información
suficiente y competente, con el fin de que sea comprensible. Los anexos son parte integral de estas políticas y procedimientos.
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: REGISTROS CONTABLES
Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio. Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva Fecha de emisión: 25 de enero 2012
Elaborado por: Unidad de Contabilidad
POL/PRO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO
Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales
financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo momento y que a la vez funcione como una herramienta de inducción.
registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Interna
Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida, de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y procedimientos que se detallarán a continuación.
Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información suficiente y competente, con el fin de que sea comprensible.
Los anexos son parte integral de estas políticas y procedimientos.
POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: REGISTROS CONTABLES
Órganos del Colegio.
Revisado por: Encargado de Contabilidad, Jefatura Financiera y Dirección Ejecutiva
Reemplaza a: POL/PRO-CON02 versión 12 Aprobado para entrar en vigencia:
POL/PRO-CON02
Establecer los lineamientos necesarios que garanticen el adecuado control y registro de todos los movimientos contables, amparadas a las leyes tributarias del país así como a las normas internacionales
financiera y que tanto los respaldos como la forma de realizados sean uniformes en todo
registros contables deben de realizarse de acuerdo a las Normas Internacionales de
Todo colaborador del Colegio está en la obligación a entregar la información necesaria requerida, de forma completa y oportuna a la Unidad de contabilidad, según lo establecen las políticas y
Todo registro contable deberá respaldarse con los documentos que contengan información
Número: POL/PRO-CON02
Versión: 13 Febrero 2015
CON02 versión 12
Aprobado para entrar en vigencia: 25 de enero 2012
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A continuación se detallarán las políticas específicas y procedimiento por cada Registro
A) Planillas: Registro del pago quincenal a los colaboradores
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidadtardar el día posterior a la fecha de pago.
2. La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado, verificando esta contra la transferencia aplicada.
3. El detalle de la planilla debe explicar lade que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada colaborador, la misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, cocoincida la distribución.
4. El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla (14 o 28) por ejemplo.
5. En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANILLAS:colaboradores.
No.
1 Entrega planilla con el detalle del pago a realizar a cada colaborador.
2
Emite del sistema de planillas el reporte “REPPLANI” y revisa que todos los colaboradores estén asignados al la compañía (centro de Costo) correcta, en caso de que se encuentre algún error solicita a Recursos Humanos la modificación de forma procedimiento.
3 Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente.
4 Genera los reportes indicados en las políticas para respaldar el asiento
5
Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión
6
Revisa que el registro de las cueel monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto.
7 Archiva el documento en la caja libre de ácido.
POL/PRO
continuación se detallarán las políticas específicas y procedimiento por cada Registro
Registro del pago quincenal a los colaboradores:
El departamento de Recursos Humanos trasladará la planilla a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día posterior a la fecha de pago. La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado, verificando esta contra la transferencia aplicada. El detalle de la planilla debe explicar la forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin de que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada
a misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema de contabilidad de la distribución por Unidad del gasto de los salarios, con el fin de verificar que
El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla
En el detalle de cada línea del asiento se indicará el número de planilla que se está registrando.
*** FIN DE LA POLÍTICA ***
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PLANILLAS: Registro del pago quincenal a los
Actividades ResponsableEntrega planilla con el detalle del pago a realizar a cada
Recursos Emite del sistema de planillas el reporte “REPPLANI” y
e todos los colaboradores estén asignados al la (centro de Costo) correcta, en caso de que se
encuentre algún error solicita a Recursos Humanos la de forma inmediata, antes de el siguiente
Contador a cargoGenera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente. VER ANEXO 12 Contador a cargoGenera los reportes indicados en las políticas para
el asiento Contador a cargoImprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable para revisión Contador a cargoRevisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto. Encargado Contable.Archiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable.
POL/PRO-CON02
de Contabilidad a más
La Unidad de Contabilidad realizará el registro de la planilla el mismo día que se le traslado,
forma de cada registro realizado en el asiento, con el fin de que este sea comprensible, y debe contar con al menos con los siguientes documentos de respaldo: Planilla facilitada por Recursos Humanos con el detalle del pago realizado a cada
a misma debe contar con la firma de hecho y de revisado que corresponda, reporte emitido del sistema de planillas de la distribución por Unidad de los salarios, reporte del sistema
n el fin de verificar que
El número de asiento será siempre el año (xxxx) el mes (xx) y la fecha de aplicación de la planilla
está registrando.
Registro del pago quincenal a los
Responsable
Recursos Humanos
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable. Encargado Contable.
3
B) Registro del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios:a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. El registro se hará mensualmente, tanto en el Colegio Subsidios.
2. El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según lo establece el acuerdo 42 de la sesión ordinaria 13 del 09/02/2006.
3. Los documentos de respaldo del registro deben sPatrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013Financiero del FMS del mes ant
4. En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos administrativos que se están registrando.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al FondoMutualidad y Subsidios.
No. 1 Fotocopia el Estado Financiero del FMS del mes anterior.
2 Realiza por escrito el cálculo del 0.031% del total del patrimonio del Fondo de Mutualidad y Subsidios
3 Confecciona y firma indicando el nombre y puesto, la factura con la descripción y el monto correspondiente
4
Confecciona el registro en el sistema contable, creando la cuenta por cobrar al Fondo de Mutualidad y el ingreso en el caso del Colegio, y en el caso del registro en el Fondo de Mutualidad crea el gasto correspondiente contra la cuenta por pagar, indicandomes que se está registrando. 14 FMS
5
Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de revisión.
6 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
7 Archiva el documento en la caja libre de ácido.
POL/PRO
del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios:a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad
El registro se hará mensualmente, tanto en el Colegio como para el Fondo de Mutualidad y
El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según lo establece el acuerdo 42 de la sesión ordinaria 13 del 09/02/2006. Los documentos de respaldo del registro deben ser: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar al Fondo de Mutualidad, referencia del acuerdo 42 de la sesión 013-2006, copia del Estado Financiero del FMS del mes anterior al que se está registrando. En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos administrativos que se están registrando.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al Fondo
Actividades ResponsableFotocopia el Estado Financiero del FMS del mes anterior. Contador a cargoRealiza por escrito el cálculo del 0.031% del total del patrimonio del Fondo de Mutualidad y Subsidios Contador a Confecciona y firma indicando el nombre y puesto, la factura con la descripción y el monto correspondiente Contador a cargoConfecciona el registro en el sistema contable, creando la cuenta por cobrar al Fondo de Mutualidad y el ingreso en el caso del Colegio, y en el caso del registro en el Fondo de Mutualidad crea el gasto correspondiente contra la cuenta por pagar, indicando en el detalle el concepto y mes que se está registrando. VER ANEXO 13 Colegio y
Contador a cargoAdjunta todos los documentos de respaldo y firma en el espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para
Contador a cargoRevisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto Encargado ContableArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable.
POL/PRO-CON02
del Cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios: Corresponde a los gastos administrativos asumidos por el colegio por la administración del Fondo de Mutualidad
como para el Fondo de Mutualidad y
El monto a registrar es el 0.031% del Patrimonio Acumulado el Fondo de Mutualidad, esto según
er: cálculo del porcentaje del total del Patrimonio Acumulado del Fondo de Mutualidad, factura de intercompañias con el monto a cobrar
2006, copia del Estado
En el detalle del registro se deben indicar el concepto y el mes en el que se incurrieron los gastos
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Registro del Cobro por Administración al Fondo de
Responsable Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable Encargado Contable.
4
C) Registro de activos y depreciación mensual y Liquidación de activos. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente forma:
Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la fecha de ingreso del mismo, para este caso el cálculo es el siguiente:
Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (30** Primer mes
Días de Vida Útil (Años de vida Util x 360*)
*Cantidad de días del año comercial.** Cantidad de días del mes calendario
Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la siguiente forma:
Valor Histórico del Activo ___________________________________ = Depreciación Mensual del activo. Meses de Vida Útil (Años de vida Util x12*)
• Cantidad de meses en un año. Para el último mes de depreciación del Valor Histórico del Activo ___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes
Días de Vida Útil (Años de vida Util x 360*)
*Cantidad de días del año comercial.** Cantidad de días del mes calendario
Ejemplo con números: Activo: Futbolin Fecha de compra: 03/09/2010 Vida útil: 5 años Valor Histórico: ¢172.833,34 Cálculo para el Primer mes:
POL/PRO
activos y depreciación mensual y Liquidación de activos.
El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente
Para el primer mes de depreciación, el activo se depreciará la cantidad de días a partir de la fecha de ingreso del mismo, para este caso el cálculo es el siguiente:
___________________________________ X (30** - Día del ingreso del activo) =
Días de Vida Útil (Años de vida Util x 360*)
*Cantidad de días del año comercial. ** Cantidad de días del mes calendario
Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la
Valor Histórico del Activo ___________________________________ = Depreciación Mensual del activo.
Meses de Vida Útil (Años de vida Util x12*)
Cantidad de meses en un año.
Para el último mes de depreciación del activo:
___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes
Días de Vida Útil (Años de vida Util x 360*)
*Cantidad de días del año comercial. s calendario
POL/PRO-CON02
El método de depreciación de los activos será el de línea recta, y se calculará de la siguiente
cantidad de días a partir de la
Día del ingreso del activo) = Depreciación del
Para los demás meses de vida útil (excepto el último) el cálculo de la depreciación será de la
___________________________________ = Depreciación Mensual del activo.
___________________________________ X (Días depreciados en el primer mes – 30**) =
5
¢172.833,34 __________________ x ( 27 ( 3 1800 días (5x360) Depreciación para el resto de los meses: ¢172.833,34 ___________________ = ¢2880.56 para la depreciación mensual. 60 (5 x12) Depreciación para el último mes: ¢172.833,34 __________________ x ( 3 ( 27 1800 s (5x360)
2. La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se encuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultarproveedor del activo o al ingeniero a cargo de la obrapara respaldo de la vida útil asignada
3. El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos.4. En caso de que el pago para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya
ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa, debe ser registrado como activo.
5. El registro de la depreciación de los activos se realizará en fo6. Previo a realizar el registro de depreciación
el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de contabilidad y con la información completa.
7. El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de uso general, serán cargados a “Generales del Colegio”.
8. En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciacen el gasto “ gasto por depreciación”
9. Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema contable, sus saldos deben ser iguales.
10. Los documentos de respaldo del asiento deContabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada.
11. Al registro de venta de activos se adjuntaráinstitución o persona solicitando la venta del activo, acuerdo de Junta Directiva, reporte del
POL/PRO
__________________ x ( 27 ( 3 – 30) = ¢ 2.592.50 Para la depreciación del Primer mes.
Depreciación para el resto de los meses:
___________________ = ¢2880.56 para la depreciación mensual.
Depreciación para el último mes:
( 27 – 30) = ¢288.05 Para la depreciación del último mes.
La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se encuentra en esta lista o no existe uno similar, se procederá a consultar proveedor del activo o al ingeniero a cargo de la obra quien deberá dar su criterio por escrito para respaldo de la vida útil asignada. El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos.
para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa, debe ser registrado como activo. El registro de la depreciación de los activos se realizará en forma mensual. Al último día del mes.Previo a realizar el registro de depreciación todos los activos que hayan ingresado al Colegio en el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de
información completa. El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de uso general, serán cargados a “Generales del Colegio”. En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciacen el gasto “ gasto por depreciación” Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la
del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema contable, sus saldos deben ser iguales. Los documentos de respaldo del asiento de depreciación serán: reporte de la Unidad de Contabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la
ertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada. l registro de venta de activos se adjuntarán los siguientes documentos de respaldo: Nota de la
institución o persona solicitando la venta del activo, acuerdo de Junta Directiva, reporte del
POL/PRO-CON02
Primer mes.
30) = ¢288.05 Para la depreciación del último mes.
La vida útil se asignará de acuerdo con lo indicado en la Ley de renta, si el activo no se dicha vida útil al
quien deberá dar su criterio por escrito
El Contador a cargo de los activos es el encargado de monitorear y plaquear los nuevos activos. para la compra de un activo se haya emitido pero el mismo no haya
ingresado, se debe registrar como un activo en tránsito, en el momento en que este ingresa,
rma mensual. Al último día del mes. los activos que hayan ingresado al Colegio en
el mes deben estar plaqueados e incluidos tanto en el sistema de activos fijos como en el de
El gasto por depreciación será cargado a la Unidad que use el activo, en el caso de los activos de
En el registro de la depreciación acumulada se indicara en el detalle “depreciación acumulada” y
Se llevará en forma mensual un auxiliar digital del total de activos que existen en el Colegio que cuente con Unidad a la que pertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la
del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el mes y la depreciación acumulada., el cuál se comparará con el sistema
depreciación serán: reporte de la Unidad de Contabilidad en donde se muestre el valor histórico y la depreciación acumulada por grupos de activos, y el reporte de depreciación extraído del sistema de activos fijos, en donde se muestre la
ertenece el activo, el número de placa, la clase de activo, la descripción del activo, fecha de compra, valor histórico, vida útil, la depreciación mensual, la depreciación en el
n los siguientes documentos de respaldo: Nota de la institución o persona solicitando la venta del activo, acuerdo de Junta Directiva, reporte del
6
sistema del activo en donde se muestre el valor de compra, depreciación y valor en libros del activo, boleta de traslado permanente debidamente llena.
12. El control de los activos del Colegio se regirá por las políticas
DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:
No.
1
Codifica las solicitudes de cheque por compra de activos, si la factura viene adjunta al pago y no ha sido trasladada anteriormente por el custodio del activo ffactura de compra de activos correspondiente.
2
Registra el activo en el asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta, modelo, número de serie, número de placa, fecha de activación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía,casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de depreciación.
3 Imprime la placa con el número y descripción asignada al activo.
4 Confecciona la boleta de control de compra del activo, adjuntando
5
Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compra al custodio del activo o persona que va a entregar el activo al custodio.
6 Firma de recibido conforme del activo en la boleta de control de compra
7 Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control de compra con las firmas completas.
8
Archiva la boleta de con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos
09
A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, se ingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y coincidan con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica como activo en tránsito, hasta que este ingrese
10
Genera en el sistema de actdepreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el número de asiento, la fecha (último día del mes), el corte de las depreciaciones se indica el número de mes y año que se estáregistro que se está realizando y se indica el rango de los activos a depreciar.
11 Verifica en el sistema de Contabilidad que el registro de la depreciación sea el adecuado y en
12 Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el
POL/PRO
sistema del activo en donde se muestre el valor de compra, depreciación y valor en libros del de traslado permanente debidamente llena.
El control de los activos del Colegio se regirá por las políticas POL/PRO-CON01.
PROCEDIMIENTO: Registro de activos y depreciación mensual
Actividades las solicitudes de cheque por compra de activos,
si la factura viene adjunta al pago y no ha sido trasladada anteriormente por el custodio del activo fotocopia la factura de compra de activos correspondiente. Registra el activo en el sistema de Activos fijos, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción, concepto de renta, modelo, número de serie, número de placa, fecha de activación, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa (en todos los casos será azul), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico, vida útil y método de depreciación. Imprime la placa con el número y descripción asignada al
Confecciona la boleta de control de compra del activo, adjuntando la factura de compra. VER ANEXO 15. Plaquea el activo y entrega la boleta de control de compra al custodio del activo o persona que va a entregar el activo al custodio. Firma de recibido conforme del activo en la boleta de control de compra Entrega a la Unidad de Contabilidad la boleta de control de compra con las firmas completas. Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras
A final de mes verifica que todos los activos adquiridos, se ingresaran correctamente en el sistema de activos fijos, y
con la información registrada en el sistema de Contabilidad, en caso de que algún activo se registrara en contabilidad pero no hubiere ingresado se reclasifica como activo en tránsito, hasta que este ingrese Genera en el sistema de activos fijos el asiento de depreciación (El cual se calcula de acuerdo a lo establecido en la política específica 1), indicándole el número de asiento, la fecha (último día del mes), el corte de las depreciaciones se indica el número de mes y año que se está registrando, en concepto se indica el tipo de registro que se está realizando y se indica el rango de los activos a depreciar. VER ANEXO 16 Verifica en el sistema de Contabilidad que el registro de la depreciación sea el adecuado y en las cuentas correctas Adjunta todos los documentos de respaldo y firma en el
POL/PRO-CON02
sistema del activo en donde se muestre el valor de compra, depreciación y valor en libros del
Registro de activos y depreciación mensual
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Custodio del activo.
Custodio del Activo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo Contador a cargo
7
espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.
13 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
14 Archiva el documento en la caja libre de ácido. DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:
No.
1 Codifica la factura en la cuenta de gasto de equipos y accesorios en la Unidad correspondiente.
2 Fotocopia la factura de la compra del activo menor
3
Recibe la factura del Contador Encargado deregistra el activo en el sistema de Activos fijos para control del mismo, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción en español, concepto de renta aclarando en este espacio que es un “Activo menor”, modelonúmero de placa, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico de ¢1 y valor de rescate de ¢1, esto por ser un activo menor.
4 Imprime la placa con el número y descripción asignada al activo.
5
Confecciona la boleta de control de compra del activo, aclarando en el espacio para observaciones que la compra fue tramitada de caja chica por lo que esta se entrega directamente al interesado y no a la Unidad de Compras, por esto no consta la firma de esa Unidad
6
Plaquea el activo y le solicita al custodio del activo la firma de recibido en donde debe indicar también su nombre y puesto.
7
Firma la boleta de recibido indicando su nombre y puesto y la devuelve inmediatamente al Contador a Cargo.
8
Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras de activos.
POL/PRO
espacio de “confeccionado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado de Contabilidad para
registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto Archiva el documento en la caja libre de ácido.
PROCEDIMIENTO: Registro de activos menores:
Actividad
Codifica la factura en la cuenta de gasto de equipos y accesorios en la Unidad correspondiente.
Fotocopia la factura de la compra del activo menor Recibe la factura del Contador Encargado de Activos y registra el activo en el sistema de Activos fijos para control del mismo, asignándole un número de placa y completando la siguiente información: descripción en español, concepto de renta aclarando en este espacio que es un “Activo menor”, modelo, número de serie, número de placa, documento de pago, proveedor, clase de activo, Unidad, compañía, color de la placa), categoría, responsable, ubicación, estado, valor histórico de ¢1 y valor de rescate de ¢1, esto por ser un activo
Imprime la placa con el número y descripción asignada
Confecciona la boleta de control de compra del activo, aclarando en el espacio para observaciones que la compra fue tramitada de caja chica por lo que esta se
a directamente al interesado y no a la Unidad de Compras, por esto no consta la firma de esa Unidad Plaquea el activo y le solicita al custodio del activo la firma de recibido en donde debe indicar también su nombre y puesto. Firma la boleta de recibido indicando su nombre y puesto y la devuelve inmediatamente al Contador a
Archiva la boleta de control de compra del activo junto con la factura, en consecutivo en el auxiliar de compras
POL/PRO-CON02
Encargado Contable Encargado Contable
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Interesado
Contador a cargo
8
DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:
No.
1 Recibe del interesado el reporte por medio de correo electrónico del daño que presenta el activo.
2
Revisa el daño que seguro del daño que presenta el activocon la exclusión del mismo, solicita la autorización ante quien corresponde para el desecho (ante Junta Directiva si el valor en libros es superior al monto autorizadocompras de caja chica y ante el Director Ejecutivo y la Jefatura Financiera si el valor es inferior)
3
En caso de que por la naturaleza del activo no pueda comprobarse el daño que este presenta, solicita al custodio del activo un el daño del activo es irreparable.
4
Revisan la información suministrada respecto al activo, en caso de estar de acuerdo firman la autorización de desecho indicando su nombre y puesto
5
Confecciona el acta de destrucción del activo indicando en esta el número de placa detalle del activo y valor en libros VER ANEXO 17
6 Reúne a Asesor Legal de la Administración y el Jefe Financiero en el lugar donde
7 Destruyen el activo y firman el acta, indicando su nombre y puesto
8
En el detalle del activo en el sistema de activos fijos hace la aclaración entre paréntesis que el activo está liquidado.
9
Busca la boleta de compra del activo e indica en esta que el activo fue liquidado y hace referencia al número de acta con la que se desechó.
10 Genera en el sisdesecho indicando el número de placa en el detalle.
11
Confecciona en el sistema Contable por medio de un registro con un AD1, la exclusión del activo, acreditando la cuenta de valor histórico, acumulada, activo en caso de libros. (En caso de los activos menores no se confecciona ese asiento.
12
Imprime el asiento y firma e en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo según se indica en las políticas y lo traslada al Encargado Contable para revisión
13 Revisa en asiento y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.
POL/PRO
PROCEDIMIENTO: Liquidación de Activos
Actividad
Recibe del interesado el reporte por medio de correo electrónico del daño que presenta el activo. Revisa el daño que presenta el activo, en caso de estar
del daño que presenta el activo y de acuerdo con la exclusión del mismo, solicita la autorización ante quien corresponde para el desecho (ante Junta Directiva si el valor en libros es superior al monto autorizado para compras de caja chica y ante el Director Ejecutivo y la Jefatura Financiera si el valor es inferior) En caso de que por la naturaleza del activo no pueda comprobarse el daño que este presenta, solicita al custodio del activo un criterio técnico que respalde que el daño del activo es irreparable. Revisan la información suministrada respecto al el activo, en caso de estar de acuerdo firman la autorización de desecho indicando su nombre y puesto
Jefe Financiero/
Confecciona el acta de destrucción del activo indicando en esta el número de placa detalle del activo y valor en
VER ANEXO 17
Reúne a Asesor Legal de la Administración y el Jefe Financiero en el lugar donde se encuentra el activo.
Destruyen el activo y firman el acta, indicando su nombre y puesto
Jefe cargo /
En el detalle del activo en el sistema de activos fijos aclaración entre paréntesis que el activo está
Busca la boleta de compra del activo e indica en esta que el activo fue liquidado y hace referencia al número de acta con la que se desechó.
Genera en el sistema de activos el asiento del activo por desecho indicando el número de placa en el detalle. Confecciona en el sistema Contable por medio de un registro con un AD1, la exclusión del activo, acreditando
de valor histórico, debitando la depreciación y sea debitando el gasto por pérdida en
activo en caso de que el activo aún cuente con valor en En caso de los activos menores no se
confecciona ese asiento.) Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo según se indica en las políticas y lo traslada al Encargado Contable para revisión
Revisa en asiento y lo firma en el espacio de revisado indicando su nombre y puesto.
POL/PRO-CON02
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Jefe Financiero/ Director Ejecutivo
Contador a cargo
Contador a cargo Jefe Financiero/ Contador a cargo /Asesor Legal de la
Administración
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable
9
14 Archiva el asiento DESCRIPCIÓN DEL SUB PROCEDIMIENTO:
No.
1
Si tiene activos buenos en deshuso que no pueden ser utilizados en el Colegio solicita a contabilidad la información del activo (fecha y valor de compra, valor en libros)
2
Confecciona un documentoEjecutiva solicitando la venta del activoinformación donde aclare las razones por las que el activo no puede ser utilizado
3
Analiza si la vendocumentacirazones, en caso de que si proceda la venta presenta a Junta Directiva la solicitud de venta del activo proponiendo el precio
4 Acuerda y autoriza el valor para la venta de activos
5 Comunica el acuerdo de Junta Directiva al custodio, Dirección Ejecutiva y Unidad de Contabilidad.
6
Una vez que cuenta con el en donde se autoriza la venta, cpersona que va a comprar el activo y le solicita el pago en las cajas del Colegio del monto autorizado para la venta del activo
7
Solicita a la permanente y la llena los espacios que solicita dicha boleta.
8
Se presenta a las instalaciones del Colegio en cajas y cancela el monto en el que se autorizó la venta del activo.
9
Confecciona el recibo por concepto de venta de activo y le adjunta la solicitud de la institución o persona de la venta del activo, el reporte del sistema de activos fijos del activo en donde se detallade compra, depreciación acumulada y valor en libros, acuerdo de Junta Directiva.donde se encuentra este recibo al auxiliar de Tesorería para revisión
10
Entrega el activo contra el recibo de pago, y le solicita la firma de recibido a la persona que la boleta de traslado permanentecompletada según procedimiento 7.
POL/PRO
asiento en la caja libre de ácido.
PROCEDIMIENTO: Venta de Activos
Actividad
Si tiene activos buenos en deshuso que no pueden ser utilizados en el Colegio solicita a contabilidad la información del activo (fecha y valor de compra, valor
Confecciona un documento dirigido a la Dirección Ejecutiva solicitando la venta del activo con la
solicitada en el procedimiento anterior y en donde aclare las razones por las que el activo no puede ser utilizado en el Colegio. Analiza si la venta procede, si no procede devuelve la documentación al custodio del activo indicándole las razones, en caso de que si proceda la venta presenta a Junta Directiva la solicitud de venta del activo proponiendo el precio simbólico en el que se venderá.
Acuerda y autoriza el valor para la venta de activos
omunica el acuerdo de Junta Directiva al custodio, Dirección Ejecutiva y Unidad de Contabilidad. Secretaria de Junta DirectivaUna vez que cuenta con el acuerdo de Junta Directiva en donde se autoriza la venta, contacta a la institución o persona que va a comprar el activo y le solicita el pago en las cajas del Colegio del monto autorizado para la venta del activo Solicita a la Unidad de Contabilidad la boleta de traslado permanente y la llena los espacios que solicita dicha
Se presenta a las instalaciones del Colegio en cajas y cancela el monto en el que se autorizó la venta del
Confecciona el recibo por concepto de venta de activo y le adjunta la solicitud de la institución o persona de la venta del activo, el reporte del sistema de activos fijos del activo en donde se detalla el valor histórico, fecha de compra, depreciación acumulada y valor en libros, acuerdo de Junta Directiva. Traslada el ingreso en donde se encuentra este recibo al auxiliar de Tesorería para revisión. Entrega el activo contra el recibo de pago, y le solicita la firma de recibido a la persona que retira el activo en la boleta de traslado permanente previamente completada según procedimiento 7.
POL/PRO-CON02
Encargado Contable
Responsable
Custodio del Activo
Custodio del Activo
Director Ejecutivo
Junta Directiva
Secretaria de Junta Directiva
Custodio del activo
Custodio del activo
Interesado
Cajero
Custodio del activo
10
11
Entrega al Contador a cargo de los traslado permanente con todas las firmas correspondientes, anotando en la boleta el número de recibo de pago con el que se pagó la venta del activo.
12
Registra la boleta de traslado permanente en el sistema en el activo que corresponde y archiva la boleta en el consecutivo correspondiente con las demás boletas de traslado permanente
13 Revisa que el ingreso cuente con todos los documentos de respaldo necesarios y lo traslada al contador a cargo
14
Recibe el ingreso y codifica el recibo por concepto de la venta del activo de la siguiente forma: debitando la cuenta de cierre de caja por el monto en efectivo recibido, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la deprel gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de que sea un activo menor, todo el monto cancelado se acreditaría como Utilidad en Venta de Activos y apermanente que le fue entregada en el punto 6 de este procedimiento.
15
Liquida en el sistema de activos el activo que se vendió anotando que corresponde a una venta y aclarando en el detalle que el a
16
Imprime el registro del recibo y lo firma en el espacio de confeccionado por, indicando su nombre y puesto, lo traslada al Encargado de la Unidad para revisión
17 Revisa el registro y lo firma en por indicando su nombre y puesto.
18 Archiva el documento en la caja libre de ácido. D) Registro de gastos prepagados POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Todo gasto pagado por adelantado se registrará detalle el tipo gasto y el plazo que cubre.
2. Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo.
3. El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo ede las seguros se debe indicar el número de póliza.
4. Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento contable indicando en el detalle el mes correspondiente.
POL/PRO
Entrega al Contador a cargo de los activos la boleta de traslado permanente con todas las firmas correspondientes, anotando en la boleta el número de recibo de pago con el que se pagó la venta del activo. Registra la boleta de traslado permanente en el sistema
activo que corresponde y archiva la boleta en el consecutivo correspondiente con las demás boletas de traslado permanente
Revisa que el ingreso cuente con todos los documentos de respaldo necesarios y lo traslada al contador a cargo Recibe el ingreso y codifica el recibo por concepto de la venta del activo de la siguiente forma: debitando la cuenta de cierre de caja por el monto en efectivo recibido, acreditando la cuenta de valor histórico, debitando la depreciación acumulada, ya sea debitando el gasto por pérdida en activo en caso de pérdida o acreditando la cuenta de Utilidad en venta de activos. En caso de que sea un activo menor, todo el monto cancelado se acreditaría como Utilidad en Venta de Activos y adjunta copia de la boleta de traslado permanente que le fue entregada en el punto 6 de este procedimiento. Liquida en el sistema de activos el activo que se vendió anotando que corresponde a una venta y aclarando en el detalle que el activo fue liquidado. Imprime el registro del recibo y lo firma en el espacio de confeccionado por, indicando su nombre y puesto, lo traslada al Encargado de la Unidad para revisión
Revisa el registro y lo firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto.
Archiva el documento en la caja libre de ácido.
) Registro de gastos prepagados
Todo gasto pagado por adelantado se registrará como un gasto prepagado, indicando en el detalle el tipo gasto y el plazo que cubre. Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos prepagados, adjuntando copia del recibo, del pago realizado como respaldo. El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura, en caso de las seguros se debe indicar el número de póliza. Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento contable indicando en el detalle el mes correspondiente.
POL/PRO-CON02
Custodio del Activo
Contador a cargo
Auxiliar de Tesorería
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable
Encargado Contable
como un gasto prepagado, indicando en el
Cuándo se registre un pago por adelantado se debe incluir de inmediato en el auxiliar de gastos
El auxiliar de gastos prepagados debe contar con la siguiente información: Nombre, número de factura, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como
l periodo de cobertura, en caso
Los gastos pagados por adelantado se amortizarán mensualmente por medio de un asiento
11
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIE
E) Registro de Inversiones POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargadainversión, liquidación o retiro.
2. Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una vez realizada la inversión se debe hacer el registro correspon
3. Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de la Unidad Contable y revisados por el Jefe Financiero
4. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobColegio y Fondo de Mutualidad.
5. Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.
No.
1
Codifica la solicitud de pago del gasto por adelantado como un gasto prepagado según corresponda en seguros, suscripciones y otras, según corresponda.
2
Fotocopia la factura del gasto pagado por adelantado y se la entrega al contador a cargo para que la incluya en el auxiliar
3
Incluye dentro del auxiliar el gasto prepagado y adjunta el recibo o factura, con la siguiente información: número de póliza u otro, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura.
4
Confecciona cada mes debitando el gasto y acreditando el gasto prepagado correspondiente, indicando en el detalle el mes que se está amortizando.
5
Imprime el asiento contable, lo firma y adjunta los siguientes documentos de respaldo: movimiento de las cuentas de gastos prepagadosprepagado y lo traslada al Encargado Contable para revisión.
6 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
7
Anota en el auxiliar el número de asiento con el que se registró la amortización de la cuenta para elcorrespondiente
8 Archiva el documento en la caja libre de ácido.
POL/PRO
EDIMIENTO: Registro de gastos prepagados
Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la inversión, liquidación o retiro. Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una vez realizada la inversión se debe hacer el registro correspondiente. Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de la Unidad Contable y revisados por el Jefe Financiero
nidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los intereses ganados por mes, con el fin de mantener un control adecuado sobre las inversiones del Colegio y Fondo de Mutualidad. Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.
Actividades ResponsableCodifica la solicitud de pago del gasto por adelantado como un gasto prepagado según corresponda en seguros, suscripciones y otras, según corresponda. Contador a cargo
factura del gasto pagado por adelantado y se la entrega al contador a cargo para que la incluya en el
Contador a cargoIncluye dentro del auxiliar el gasto prepagado y adjunta el recibo o factura, con la siguiente información: Nombre, número de póliza u otro, periodo de cobertura, cuenta a debitar en la amortización y cuenta a acreditar, así como la distribución del gasto a amortizar mensualmente durante todo el periodo de cobertura. VER ANEXO 18. Contador a cargo
cada mes el asiento contable en el sistema, debitando el gasto y acreditando el gasto prepagado correspondiente, indicando en el detalle el mes que se
Contador a cargoImprime el asiento contable, lo firma y adjunta los siguientes documentos de respaldo: movimiento de las cuentas de gastos prepagados y auxiliar de gastos prepagado y lo traslada al Encargado Contable para
Contador a cargoRevisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado
el nombre y el puesto Encargado ContableAnota en el auxiliar el número de asiento con el que se registró la amortización de la cuenta para el mes
Contador a cargoArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable
POL/PRO-CON02
Todos los documentos correspondientes a inversiones necesarios para el registro deben ser de Tesorería a más tardar el día hábil posterior a realizada la
Los cheques por concepto de inversiones deben ser codificados como inversiones en tránsito, una
Los intereses por cobrar en las inversiones serán registrados mensualmente, el último día del mes, de acuerdo al tipo de inversión realizada. Los mismos serán calculados por la Encargada de
nidad de contabilidad llevará un auxiliar contable con el detalle de cada inversión, que contenga al menos: Entidad, N° y tipo de inversión, tasa de interés, plazo y desglose de los
re las inversiones del
Los intereses ganados y comisiones cobradas deberán ser revisados por la Encargada de Contabilidad, con el fin de verificar que se cumpla lo pactado al realizar la inversión.
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable
Contador a cargo Encargado Contable
12
6. Los movimientos por inversidocumentos a el asiento de Registro:
a) Para cheques de inversiones:
1. Los cheques deben de tener como respaldo:se autoriza la inversión, referencia al núestudio de mercado.
b) Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:
1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.
2. Respaldo de cada uno de los considerándoos indicados.3. Estudio de mercado realizado por escrito.4. En caso de CDP materializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses.5. En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar
inversión realizada. 6. Recálculo de los intereses que ganará la inversión realizado por el Jefe
c) Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una
inversión:
1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Ainversiones en donde se autoriza la transacción registrada.
2. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó.
3. En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin de verificar que lo liquidado corresponde al monto correcto.
4. En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar eque se está liquidando.
5. Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la inversión liquidada.
6. En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin de verificar que el monto liquidado sea correcto.
d) Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las
cuentas SAFI:
1. Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada.
2. Considerandos presentadoscorrespondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó.
3. Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitadonde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas correspondientes.
POL/PRO
Los movimientos por inversiones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes documentos a el asiento de Registro:
Para cheques de inversiones:
Los cheques deben de tener como respaldo: carta firmada por el tesorero del Colegio en donde referencia al número de acuerdo y acta y donde se encuentra el mismo
Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:
Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el el asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de
inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Respaldo de cada uno de los considerándoos indicados.
realizado por escrito. erializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses.
En el caso de los CDP desmaterializados se debe de adjuntar copia el comprobante de la
Recálculo de los intereses que ganará la inversión realizado por el Jefe Financiero.
Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una
Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó. En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin de verificar que lo liquidado corresponde al monto correcto. En el caso de los CDP desmaterializados se debe adjuntar el comprobante de depósito a plazo
Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la
En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin de verificar que el monto liquidado sea correcto.
Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las cuentas SAFI:
a comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de inversiones en donde se autoriza la transacción registrada. Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de quien lo confeccionó y quien lo revisó. Solicitud de transacción vía fax (formulario establecido y facilitado por el Banco Nacional en donde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas
POL/PRO-CON02
ones según la transacción que sea se debe de adjuntar los siguientes
carta firmada por el tesorero del Colegio en donde se encuentra el mismo y
Para registro por medio de asiento de Diario de la Inversión:
Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el el asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de
erializado se debe adjuntar copia del mismo y de los cupones de intereses. el comprobante de la
Financiero.
Para registro por medio de asiento de Diario de la liquidación de una
Acuerdo de la comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el cta de la Comisión de
Considerandos presentados a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de
En el caso de los CDP materializados se debe adjuntar copia del certificado y cupones con el fin
l comprobante de depósito a plazo
Movimiento de cuenta bancaria correspondiente que evidencie el ingreso del dinero de la
En el caso de que el dinero no se haya depositado a ninguna cuenta bancaria debido a que se realice una reinversión se debe adjuntar documentos de respaldo de la nueva inversión con el fin
Para registro por medio de asiento de Diario de Inversiones o retiros de las
a comisión de inversiones, debidamente firmado. Así mismo se debe indicar en el detalle del asiento el número de acta y acuerdo correspondiente del Acta de la Comisión de
a la Comisión de Inversiones junto con los respaldos correspondientes a los considerandos citados, en dicho documento debe considerar las firmas de
do por el Banco Nacional en donde se hace la solicitud formal de la transacción del BN Fondos) con las firmas
13
4. Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto correspondiente.
5. Movimiento de cuenta de la
e) Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:
1. Auxiliar de Inversiones 2. Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al
de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en donde no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar respaldo por escrito de la forma en que se pagarán los intere
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No.
1 Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación sobre el movimiento en las inversiones que se realizaron
2
Incluye en el auxiliar de inversiones, la información facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula del cálculo de los intereses po
3
Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la inversión.
4 Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de este procedimiento.
5
Al cuarto día hábil siguiente una vez concluido el mestraslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su respectiva revisión.
6
Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y días hábiles después de que el Encargado contable se los entregara los
7
Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de inversión indica en el detalle del registro el número de operación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que corresponde el ingreso safis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y paindicará el mes que se está registrando.
8
Imprime el asiento, lo firma indicando su nombre y puesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada al jefe financiero.
9
Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la encargada contable.
POL/PRO
Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto
Movimiento de cuenta de la cuenta bancaria de donde se tomó o depositó el dinero.
Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:
Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en
no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar respaldo por escrito de la forma en que se pagarán los intereses y con qué periodicidad.
EDIMIENTO: Registro de Inversiones
Actividades Recibe de la Encargada de Tesorería la documentación sobre el movimiento en las inversiones que se realizaron Incluye en el auxiliar de inversiones, la información facilitada, incluyendo como mínimo los siguientes datos de la inversión en el caso de los CDP institución, número de CDP, plazo, valor del cupón, tasa de interés, fórmula del cálculo de los intereses por cobrar. VER ANEXO 09 Calcula los intereses a registrar por la inversión durante cada uno de los meses hasta el vencimiento de la
Incluye en el auxiliar el dato calculado en el punto 3 de procedimiento. VER ANEXO 09
l cuarto día hábil siguiente una vez concluido el mes traslada el auxiliar de inversiones actualizado al Jefe Financiero para su respectiva revisión. Revisa que los cálculos e información detallada en el auxiliar sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y tres días hábiles después de que el Encargado contable se los
los devuelve a el Encargado Contable. Registra en el sistema contable el movimiento de la inversión, en el caso de las inversiones y liquidaciones de inversión indica en el detalle del registro el número de operación según corresponda, en el caso del registro de los intereses por cobrar en la cuenta por cobrar se indica el número de operación y en la cuenta de ingresos por concepto de inversiones, se indicará el mes al que corresponde el ingreso VER ANEXO 10. En el caso de los safis, en el detalle se indica si es una inversión o un retiro, y para el registro de los intereses ganados se indicará el mes que se está registrando. VER ANEXO11 Imprime el asiento, lo firma indicando su nombre y puesto y adjunta los documentos de respaldo y la traslada al jefe financiero. Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y la traslada a la encargada contable.
POL/PRO-CON02
Estado de cuenta del SAFI en donde se evidencie la inversión o retiro por el monto
cuenta bancaria de donde se tomó o depositó el dinero.
Para el registro por medio de asiento de Diario de los intereses por cobrar:
Copia del documento que respalda la inversión realizada y los intereses por cobrar al vencimiento de la inversión. En caso de que exista una inversión en una modalidad diferente a los CDP en
no se muestra los intereses por cobrar a la fecha de vencimiento, se debe adjuntar periodicidad.
Responsable
Encargada Contable
Encargada Contable
Encargada Contable
Encargada Contable
Encargada Contable
Jefe Financiero
Encargada Contable
Encargada Contable
Jefe Financiero
14
10 Archiva el documento en las cajas libres de ácido F) Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y FMS POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.
2. En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son i3. La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean
razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de Tesorería, para que gestione lo que corresponda
4. El respaldo del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de Cuenta de la bancaria correspondiente.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:de las cuentas corrientes del Colegio y FMS
No.
1
Recibe del Jefe Financiero vía correo electrónico los Estados de Cuenta de todas las cuentas bancarias con las que tiene el Colegio
2
Registra a final de mes las comisiones bancarias e intereses ganados en el sistema de contabilidad, verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que sean congruentes con lo pactado con la entidad indicando en el detalle si correscomisión o a intereses y además el mes correspondiente que se está registrando.
3
Imprime el estado de cuenta y lo adjunta al registro contable, en el caso del cobro de la transportadora de valores debe adjuntar la banco, junto conColegio y control de lode dinero que se hicieron con la transporel fin de verificar que la comisión cobrada sea la
4 Traslada el registro contable con las firmas y documentos de respaldo para revisión.
5
Revisa el registro verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que son congruentes con lo pactado con la entidad, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y puesto.
6 Archiva el documento en las cajas libres de ácido G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
POL/PRO
Archiva el documento en las cajas libres de ácido
Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del
Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.En el detalle del registro se debe indicar si es una comisión o si son intereses ganados.La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de Tesorería, para que gestione lo que corresponda
o del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de Cuenta de la bancaria correspondiente.
EDIMIENTO: Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y FMS
Actividades ResponsableRecibe del Jefe Financiero vía correo electrónico los Estados de Cuenta de todas las cuentas bancarias con las que tiene el Colegio Contador a cargoRegistra a final de mes las comisiones bancarias e intereses ganados en el sistema de contabilidad, verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que sean congruentes con lo pactado con la entidad indicando en el detalle si corresponde a comisión o a intereses y además el mes correspondiente que se está registrando. VER ANEXO 8 Contador a cargoImprime el estado de cuenta y lo adjunta al registro contable, en el caso del cobro de la transportadora de valores debe adjuntar la nota de débito enviada por el banco, junto con la carta de autorización por parte del Colegio y control de los cajeros de la cantidad de envíos
que se hicieron con la transportadora, esto con el fin de verificar que la comisión cobrada sea la correcta. Contador a cargoTraslada el registro contable con las firmas y documentos de respaldo para revisión. Contador a cargoRevisa el registro verificando que las comisiones cobradas por el banco sean razonables y que son congruentes con
ado con la entidad, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y puesto. Encargado de ContabilidadArchiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado
G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación
POL/PRO-CON02
Encargada Contable
Intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del
Los intereses ganados y comisiones bancarias, serán registrados al último día de cada mes, esta información será extraída de los estados cuenta facilitados por la Jefatura Financiera.
ntereses ganados. La Unidad de Contabilidad debe revisar que las comisiones cobradas por el banco sean razonables, en caso de encontrar alguna inconsistencia le informará por escrito a la Unidad de
o del registro de las comisiones bancarias e intereses ganados, será el Estado de
Registro de Intereses ganados y Comisiones bancarias
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado de Contabilidad Encargado Contable
G) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación
15
1. La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se registrarán como una cuenta por pagar al Colegiado cuál se registrará el ingreso por cuota corriente.
2. La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo dmisma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada dlas medidas correctivas necesarias.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:de cuotas de Incorporación.
No.
1
El primer día hábil del mes emite un de los AF (cobros generados por concepto de afiliación)que existen en la cuenta 4la cuenta 3mes.
2
Por medio de un registro contable en el contabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo contra una cuentincorporación.
3 Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el mes correspondiente”
4
Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 1.
5 Traslada el asiento con los documentos de respaldo para revisión al Jefe Financiero
6
Revisa el asiento y lopor” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la Encargada Contable.
7 Archiva el documento en las cajas libres de ácido
8 Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los juramentados durante el mes a registrar.
9
Revisa que cada colegiado del reporte de juramentados cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la persona en el sistema
10 Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el monto del AF
11
En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y Encargado de la Unidad de Cobrosmedidas correspondientes.
POL/PRO
La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se registrarán como una cuenta por pagar al Colegiado hasta que este se juramente, momento en el cuál se registrará el ingreso por cuota corriente. La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo dmisma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo para que tome las medidas correctivas necesarias.
EDIMIENTO: Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto
Actividades El primer día hábil del mes emite un reporte del sistema
(cobros generados por concepto de afiliación) que existen en la cuenta 4-1-01-000-00 del Colegio y de
cuenta 3-3-01-001-00 del Fondo de Mutualidad del
Por medio de un registro contable en el sistema de contabilidad, uno para el Colegio y otro para el Fondo de Mutualidad y Subsidios, reversa el total que muestra los reportes indicados en el punto anterior, reversando los ingresos en el Colegio y la cuenta de Capital en el Fondo contra una cuenta por pagar por concepto de cuotas de incorporación. Ver anexo 1 y 2 Indica en el detalle del registro “reclasificación de AF y el mes correspondiente” Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y
adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 1. Traslada el asiento con los documentos de respaldo para revisión al Jefe Financiero Revisa el asiento y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada a la Encargada Contable. Archiva el documento en las cajas libres de ácido Imprime un reporte del Sistema de Colegiados, los juramentados durante el mes a registrar. Revisa que cada colegiado del reporte de juramentados cancelara el total por concepto de incorporación y revisa que la fecha del AF sea igual a la Fecha de ingreso de la persona en el sistema Anota en el reporte emitido del sistema la fecha del y el monto del AF En caso de alguna inconsistencia en la revisión del reporte, informa por medio de correo electrónico a Jefatura Administrativa, Encargado de la Unidad de Incorporaciones y Encargada de la Unidad de Archivo y Encargado de la Unidad de Cobros para que se tomen las medidas correspondientes.
POL/PRO-CON02
La primer cuota que cancelan los colegiados dentro de la cuota por concepto de incorporación, se hasta que este se juramente, momento en el
La Unidad de contabilidad, revisará a final de mes que todos los colegiados juramentados cancelaran la cuota de incorporación completa y que la fecha del Recibo de Afiliación sea la misma de la fecha de ingreso en el sistema de la persona. En caso de que exista alguna inconsistencia, la Unidad de Contabilidad informará por escrito a la Jefatura Administrativa,
e la Unidad de Archivo para que tome
Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto
Responsable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Jefe Financiero Encargado Contable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
16
12
De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registrsistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando la cuenta por pagar creada, según se detalla en el punto 2 de este procedimiento. 20 FMS
13
Imprime el registro y lo firma indicando su puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 9 al 11.
14 Traslada para revisión el registro contable a la Encargada de Contable
15 Revisa el registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo archiva.
16 Archiva el documento en las cajas libres de ácido H) Registro de Ingresos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. La Unidad de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del mes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil sigu
2. Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de cajelaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión del ingreso del contador a cargo.
3. Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día.4. En el caso de los recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o
movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el pago.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No. 1 Recibe de la Unidad de Tesorería el Ingreso
2
Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso
3
Revisa en el sistema de Contabilidad que el cierre de caja que indican sea el correcto y corresponda al total de los recibos confeccionados en el día, así como que la comisión por pagos recibidos de tarjetas y la retención a las tarjetas que se registran en el cierre de caja esté por
POL/PRO
De acuerdo a la cantidad de Juramentados y monto cancelado por cada uno realiza el registro contable en el sistema de Contable, registrando el ingreso y cancelando la cuenta por pagar creada, según se detalla en el punto 2 de este procedimiento. VER ANEXO 19 FMS y ANEXO
Imprime el registro y lo firma indicando su nombre y puesto, adjunta como documentos de respaldo los reportes emitidos del sistema que se indican el procedimiento 9 al 11. Traslada para revisión el registro contable a la Encargada de Contable
registro y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo archiva. Archiva el documento en las cajas libres de ácido
de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del mes, deberá ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente. Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de cajelaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión del ingreso del contador a cargo. Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día.
s recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el
EDIMIENTO: Registro de Ingresos Sede Alajuela y Sede San José
Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Tesorería el Ingreso Contador a cargoRevisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso Contador a cargoRevisa en el sistema de Contabilidad que el cierre de caja
sea el correcto y corresponda al total de los recibos confeccionados en el día, así como que la comisión por pagos recibidos de tarjetas y la retención a las tarjetas que se registran en el cierre de caja esté por Contador a cargo
POL/PRO-CON02
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable Encargado Contable
de Tesorería será la encargada de trasladar a la Unidad de Contabilidad a más tardar tres días hábiles de recibido el ingreso en la Unidad de Tesorería. En caso del último ingreso del
Los ingresos deben contar con la hoja de resumen del ingreso en donde debe detallar el consecutivo de los recibos y el concepto al que corresponden, detalle de los recibos que corresponde a trasferencias, número de depósito y número de cierre de caja, firma de quién elaboró el resumen, firma de la revisión del ingreso del auxiliar de tesorería y firma de la revisión
Cada ingreso debe de tener adjunto la copia de los Recibos elaborados durante el día. s recibos por transferencias, deben contar con el comprobante de pago o
movimiento de la cuenta bancaria con la referencia del recibo en donde se está aplicando el
Registro de Ingresos Sede Alajuela y Sede San José
Responsable Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
17
los montos correctos. Según lo estipuladocaso de las comisiones por tarjetas, y según lo establecido por el Ministerio de Hacienda de Forma Semestral por la retención del Impuesto de Ventas a los pagos con tarjetas.
4
En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que perteneccuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) ANEXO 3 y 4
5
Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen dindicando el nombre y puesto.
6
En el cierre de caja (CCA) se registra la cuenta por cobrar al banco por concepto de los pagos realizados por tarjetas de débito o crédito contra depósitos en el espacio de referencia al cierre de caja que corresponde. Imprime el cierre de caja y lo firma en el espacio de hecho por, indicando su nombre y puesto.VER ANEXO 6
7
Registra en el sistema de Contabilidad el dsigla DP1 seguido por el número de colilla con el que se envío a depositar, debitando la cuenta de bancos por el total de efectivo recaudado durante el día y en la cuenta bancaria depositada, el DP1 debe tener la fecha del día en que ingresó el dinero a la cuenta bancaria. ANEXO 7
8
Archiva junto con la documentación trasladada por Tesorería con las firmas correspondientes, el listado de transferencias, el cierre de caja y el depósito, y lo traslada al Encargado Contable para revisión
9
Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo para que lo archive.
POL/PRO
los montos correctos. Según lo estipulado por el BN en el caso de las comisiones por tarjetas, y según lo establecido por el Ministerio de Hacienda de Forma Semestral por la retención del Impuesto de Ventas a los pagos con tarjetas. En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) VER
Contador a cImprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto. VER ANEXO 5 Contador a cargoEn el cierre de caja (CCA) se registra la cuenta por cobrar al banco por concepto de los pagos realizados por tarjetas de débito o crédito contra depósitos en tránsito, indicando en el espacio de referencia al cierre de caja que corresponde. Imprime el cierre de caja y lo firma en el espacio de hecho por, indicando su nombre y puesto.
Contador a cargoRegistra en el sistema de Contabilidad el depósito con las sigla DP1 seguido por el número de colilla con el que se envío a depositar, debitando la cuenta de bancos por el total de efectivo recaudado durante el día y en la cuenta bancaria depositada, el DP1 debe tener la fecha del día
ó el dinero a la cuenta bancaria. VER Contador a cargo
Archiva junto con la documentación trasladada por Tesorería con las firmas correspondientes, el listado de transferencias, el cierre de caja y el depósito, y lo traslada
Contable para revisión Contador a cargoRevisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo para que lo archive. Encargado Contable
POL/PRO-CON02
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable
18
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No.
1 Recibe de la Unidad de Tesorería el ingreso ya revisado por el Auxiliar de Tesorería
2
Revisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso
3 Imprime del sistema el reporte de los recibos que componen el ingreso
4
Verifica que el resumen diario de pagos con tarjetas que se detalla en el ingreso tenga las fechas y los montos por concepto de cuenta por cobrar, comisión y retención del impuesto de venta correctos.
5
Por medio de la sigla ADR en el sistema, incluye una línea por cada cierre diario del datáfono usando al debe la cuenta 1-1-05-004cierre del datáfono y la regional correspondiente y coloca el monto por cobrar por conceptLuego en la cuenta 5total de días que abarca el monto por comisión y coloca al debe el monto correspondiente, posteriormente en la cuenta 1-1-05-004días que abarca el monto por retención del impuesto de ventas y coloca al debe el monto correspondiente. Y por último en la cuenta 1fechas de la cantidad de días que cubre el ingreso, al haber coloca el monto total por conccobrado en el ingreso. Imprime y firma el asiento indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.
6
En caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que perteneccuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) ANEXO 3 y 4
7
Imprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado
POL/PRO
EDIMIENTO: Registro de Ingresos Plataformas Regionales.
Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Tesorería el ingreso ya revisado por el Auxiliar de Tesorería Contador a CargoRevisa en la hoja resumen del ingreso y del depósito: el consecutivo de los recibos, que coincida con los recibos y registro el monto de efectivo, tarjetas de débito y crédito y transferencias, así como el monto total de los recibos, indicando en señal de visto bueno la firma, nombre y puesto en la hoja resumen del ingreso Contador a CargoImprime del sistema el reporte de los recibos que
el ingreso Contador a CargoVerifica que el resumen diario de pagos con tarjetas que se detalla en el ingreso tenga las fechas y los montos por concepto de cuenta por cobrar, comisión y retención del impuesto de venta correctos. Contador a Cargo
medio de la sigla ADR en el sistema, incluye una línea por cada cierre diario del datáfono usando al debe la
004-10, en el detalle coloca la fecha del cierre del datáfono y la regional correspondiente y coloca el monto por cobrar por concepto de tarjetas de ese día. Luego en la cuenta 5-3-01-003-00 en el detalle indica el total de días que abarca el monto por comisión y coloca al debe el monto correspondiente, posteriormente en la
004-08 00 en el detalle indica el total de que abarca el monto por retención del impuesto de
ventas y coloca al debe el monto correspondiente. Y por último en la cuenta 1-1-01-001-97 en el detalle indica las fechas de la cantidad de días que cubre el ingreso, al haber coloca el monto total por concepto de tarjetas cobrado en el ingreso. Imprime y firma el asiento indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso. Contador a CargoEn caso de que existan pagos realizados por medio de transferencias o depósitos bancarios, ingresa en el sistema de contabilidad cada uno de los pagos con la sigla: TR1 seguida del número que asigna el banco al depósito o transferencia según movimiento de la cuenta bancaria indicando en el detalle, el cierre de caja al que corresponde, el número de recibo que aplica la transferencia, la fecha en que la transferencia o el depósito fue realizado en el banco y por último las iniciales del banco al que pertenece, aumentando la cuenta del banco correspondiente, (si la transferencia tiene más de dos meses de haberse realizado se debe debitar la cuenta por pagar de transferencias no aplicadas, contra la cuenta de depósitos en tránsito) VER
Contador a CaImprime del sistema de contabilidad un reporte emitido por el mismo en la opción de movimientos por detalle con el total e transferencias digitadas del ingreso, verifica que el total de transferencias digitadas sea igual al indicado Contador a Cargo
POL/PRO-CON02
Registro de Ingresos Plataformas Regionales.
Responsable
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
19
en el resumen del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.VER ANEXO 5
8
Traslada a la Encargada Contable para revisión el ingreso con todos los documentos de respaldo correspondientes (detalle de recibos
9
Revisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias,de “revisado por” indicando el nombre y el puesto. Y lo devuelve al Contador a Cargo para el archivo del mismo.
I) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por de débito o crédito
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los
pagos realizados con tarjeta de débito o crédito.2. La unidad de contabilidad revisará semestralmente el %
pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año, el primero de enero y primero de julio.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito.
No.
1
Mantiene impreso en un archivo histórico, los factores de las retenciones del Impuesto de Ventas establecidas por el Ministerio de Hacienda
2
Revisa en los meses de enero y julio el factor de retención del impuesto de Ventas asignado al COLYPRO, esto en la página Wb del Ministerio de Hacienda, en Directa.
3
Imprime el documento de la página Web del Ministerio de hacienda en donde se detalle el factor de retención del impuesto de ventas citado en el punto anterior y lo incluye en el archivo
4
Concilia a final de mes la cuenta por cobrar en los registros contables por concepto de pagos con tarjetas contra los recibos realizados por la UnidadTesorería por este mismo concepto, revisando que los registros se hayan realizado de acuerdo con el porcentaje dado por Tributación Directa
POL/PRO
del ingreso y lo firma como hecho por, indicando el nombre y puesto y lo adjunta al ingreso.
Traslada a la Encargada Contable para revisión el ingreso con todos los documentos de respaldo correspondientes (detalle de recibos, ADR y reporte de transferencias) Contador a CargoRevisa el control del ingreso de forma aleatoria algunas documentos, además revisa que las cuentas contables usadas en el registro del ingreso sean correctos: Cierre de Caja, Depósito y transferencias, y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto. Y lo devuelve al Contador a Cargo para el archivo del mismo. Encargada de Contabilidad
) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por
La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. La unidad de contabilidad revisará semestralmente el % de retención del impuesto de ventas por pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año,
rimero de julio.
EDIMIENTO: Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito.
Actividad Responsable
Mantiene impreso en un archivo histórico, los factores retenciones del Impuesto de Ventas
establecidas por el Ministerio de Hacienda Contador a cargoRevisa en los meses de enero y julio el factor de retención del impuesto de Ventas asignado al COLYPRO, esto en la página Wb del Ministerio de Hacienda, en la Dirección General de Tributación
Contador a cargoImprime el documento de la página Web del Ministerio de hacienda en donde se detalle el factor de retención del impuesto de ventas citado en el punto anterior y lo incluye en el archivo histórico. Contador a cargoConcilia a final de mes la cuenta por cobrar en los registros contables por concepto de pagos con tarjetas contra los recibos realizados por la Unidad de Tesorería por este mismo concepto, revisando que los registros se hayan realizado de acuerdo con el porcentaje dado por Tributación Directa Contador a cargo
POL/PRO-CON02
Contador a Cargo
Encargada de Contabilidad
) Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas
La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de las cuentas por cobrar al banco por los
de retención del impuesto de ventas por pagos realizados con tarjeta de débito o crédito. De la revisión debe imprimirse el documento correspondiente y conservado en un archivo físico, el cual debe ser actualizado dos veces al año,
Registro de Cancelación de Cuenta por Cobrar al
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
20
5
Verifica que todos los depósitos en la cuenta bancaria por el pago de tarjetas, se le haya la unidad de tesorería el recibo correspondiente.
6
Incluye en el auxiliar de cuentas por cobrar, los pagos por concepto de tarjetas que quedaron pendientes de depositar departe del banco.
7
En caso de que la cuenta por cobrar tenga más de un día hábil sin ser cancelada, debe informar por escrito a la Unidad de Tesorería para que gestione lo que corresponde.
8 Imprime el auxiliar de la cuenta por cobrar por tarjetas, movimiento de la cuenta por cobrar.
9
Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Encargado Contable para revisión
10
Revisa que el auxiliar este correcto y completo, lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo traslada al Contador a cargo para su archivo.
J) Registro por incobrables POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Según acuerdo de la Junta Directivaincobrables mensualmente el 100% de los colegiados suspendidos.
2. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas mayores a tres meses de antigüedad serán
3. Los pagos de colegiados suspendidosregistros como un ingresoincobrables.
4. La información para elaborar estos registros contables será trasladada por el Encargado de la Unidad de Cobros mensualmentepolíticas y procedimientos.
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: REGISPOR COBRAR A COLEGIADAS.
No.
1 Recibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos en el mes.
2 Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos.
3
Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que cmonto adeudado que corresponde al FMS, y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado). VER ANEXO 22.
4 Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto
POL/PRO
Verifica que todos los depósitos en la cuenta bancaria por el pago de tarjetas, se le haya confeccionado en la unidad de tesorería el recibo correspondiente. Contador a cargoIncluye en el auxiliar de cuentas por cobrar, los pagos por concepto de tarjetas que quedaron pendientes de depositar departe del banco. VER ANEXO 21 Contador a cargoEn caso de que la cuenta por cobrar tenga más de un día hábil sin ser cancelada, debe informar por escrito a la Unidad de Tesorería para que gestione lo que corresponde. Contador a cargoImprime el auxiliar de la cuenta por cobrar por
movimiento de la cuenta por cobrar. Contador a cargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Encargado Contable para revisión Contador a cargoRevisa que el auxiliar este correcto y completo, lo
n el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto, y lo traslada al Contador a cargo para su archivo. Encargado Contable
Según acuerdo de la Junta Directiva en la sesión 100-2004 del 06-10-04 se registrarán como incobrables mensualmente el 100% de los colegiados suspendidos. La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas mayores a tres meses de antigüedad serán provisionadas en un 100%.
de colegiados suspendidos, levantamientos de suspensión, serán consideradoscomo un ingreso del periodo en la cuenta 4-1-04-000-00 Recuperación de cuentas
La información para elaborar estos registros contables será trasladada por el Encargado de la de Cobros mensualmente según lo establecido el inciso a) del apartado Q) de estas
PROCEDIMIENTO: REGISTRO POR INCOBRABLES POR
Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos en el mes. Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el reporte de
cada uno de los colegiados suspendidos. Encargado contableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS, y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de
VER ANEXO 22. Encargado contableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto Encargado contable
POL/PRO-CON02
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado Contable
04 se registrarán como
La unidad de contabilidad llevará un auxiliar contable de otras cuentas por cobrar, las cuentas
, levantamientos de suspensión, serán considerados para los 00 Recuperación de cuentas
La información para elaborar estos registros contables será trasladada por el Encargado de la según lo establecido el inciso a) del apartado Q) de estas
POR INCOBRABLES POR CUENTAS
Responsable
Encargado Contable
Encargado contable
Encargado contable
Encargado contable
21
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: PAGOS(DISMINUCIÓN EN LA ESTIMACIÓN POR INCOBR
No.
1
Recibe de la Unidadcolegiados suspendidos que realizaron pagos durante el mes
2
Imprime en el sistema de colegiados el Estado de cuenta de cada uno de los colegiados suspendidos que realizaron pagos
3
Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión, monto total pagado (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto total pagado que corresponde al Colegio y monto pagado qcorresponde al Fondo de Mutualidad (datos extraídos del Estado de cuenta de cada Colegiado).
4
Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tel Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en aestimación por incobrables.
5
Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3 y los estados de cuenta de cada uno de los colegiados en donde se evidencia el pago.
6
Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, debitando el gasto por incobrables en cada compañía por el monto total de suspendidos y acredipor incobrables. VER ANEXO 23
5
Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos
6
Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
7
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encarg
8 Archiva el documento en la caja libre de ácido.
POL/PRO
PROCEDIMIENTO: PAGOS DE COLEGIADOS SUSPENDIDOS STIMACIÓN POR INCOBRABLES)
Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el
Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el Estado de cuenta de cada uno de los colegiados suspendidos que realizaron pagos Encargado contableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión, monto total pagado (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto total pagado que corresponde al Colegio y monto pagado que corresponde al Fondo de Mutualidad (datos extraídos del Estado de cuenta de cada Colegiado). VER ANEXO 24 Encargado contableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables. VER ANEXO 25 Encargado contableImprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3 y los estados de cuenta de cada uno de los colegiados en donde se evidencia el pago. Encargado contable
Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para
Encargado contable
para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, debitando el gasto por incobrables en cada compañía por el monto total de suspendidos y acreditando la estimación
VER ANEXO 23 Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado contableFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para
Encargado contableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
al Encargado Contable para su archivo. Jefe FinancieroArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado Contable
POL/PRO-CON02
DIDOS
Responsable
Encargado Contable
Encargado contable
Encargado contable
Encargado contable
Encargado contable
Encargado contable
Encargado contable
Encargado contable
Jefe Financiero Encargado Contable
22
7
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisadopuesto y lo trasladaarchivo.
8 Archiva el documento en las cajas libres de ácido DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: RETIR(DISMINUCIÓN EN LA ESTIMACIÓN POR INCOBR
No.
1
Recibe de la Unidadcolegiados suspendidos que realizaron pagos durante el mes
2 Imprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos
3
Confecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS yadeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de cada Colegiado).
4
Realiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para elFondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriorestimación por incobrables.
5
Imprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos
6
Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
7
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada Encarg
8 Archiva el documento en las cajas libres de ácido DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: ESTIMCUENTAS POR COBRAR.
No. 1 Emite un movimiento de la cuenta por cobrar “otros” del
POL/PRO
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al Encargado Contable para su
Jefe Financiero
Archiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado Contable
PROCEDIMIENTO: RETIROS Y LEVANTAMIENTOS DE SUSPENSIÓN STIMACIÓN POR INCOBRABLES)
Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Cobros el reporte de los colegiados suspendidos que realizaron pagos durante el
Encargado ContableImprime en el sistema de colegiados el reporte de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado ContableConfecciona un cuadro en donde detalla: número de cédula, nombre del colegiado, fecha de suspensión (estos datos son extraídos del reporte que traslada la Unidad de Cobros), monto adeudado que corresponde al Colegio, monto adeudado que corresponde al FMS y monto total adeudado (datos extraídos del reporte de morosidad de
VER ANEXO 26 Encargado ContableRealiza el registro en el sistema de contabilidad de la disminución en la estimación por incobrables correspondiente al mes tanto para el colegio como para el Fondo de Mutualidad, acreditando el gasto por incobrables en caso de los suspendidos en el año o la cuenta de pérdidas y excedentes en periodos anteriores en caso de que las suspensiones de los colegiados suspendidos en años anteriores, y debitando la estimación por incobrables. VER ANEXO 27 Encargado ContableImprime el registro contable y le adjunta el cuadro elaborado indicado en el procedimiento 3, los reportes de morosidad de cada uno de los colegiados suspendidos Encargado CFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para
Encargado ContableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
Encargado Contable para su archivo. Jefe Financiero
Archiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado Contable
PROCEDIMIENTO: ESTIMACION POR INCOBRABLES POR OTRAS
Actividades ResponsableEmite un movimiento de la cuenta por cobrar “otros” del Contador a Cargo
POL/PRO-CON02
Jefe Financiero
Encargado Contable
DE SUSPENSIÓN
Responsable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Jefe Financiero
Encargado Contable
S POR OTRAS
Responsable Contador a Cargo
23
sistema de contabilidad del mes que acaba de concluir, incluye en el auxiliar las nuevas cuentas por cobrar, y elimina las que han sido canceladas.
2
Imprime el auxiliar, lo firma en el espacio de confeccionado por traslada al encargado de la Unidad para revisión.
3
Revisa el auxiliar, realiza las consultas correspondientes por escrito a las personas relacionadas con la cuenta por cobrar.
4
Las cuentas por y se confecciona un asiento contable en el sistema con el monto que sumen estas, acreditando la estimación por incobrables y debitando el gasto por incobrablesANEXO 29
5
Imprime el registro yconfeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
6
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puestoy lo traslada al encargado contable.
7
Si al revisar el auxiliar de cuentas por cobrar alguna de las cuentas incluida en la estimación por incobrables es cancelada, confecciona un asiento disminuyendo la estimación por el monto de la cuencancelada.
8
Imprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
9
Revisa que el registro sea el correcto y lo fespacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable para su archivo.
10 Archiva el documento en las cajas libres de ácido K) Registro de Distribución de fotocopias POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de papelería y suministros de oficina de generales del Colegio.
2. El Encargado de Contabilidad será el responsable de trasladar al Contadorconfeccionar el registro contable de la distribución del gasto de las fotocopiasde haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad durante el mes.
3. Al final de mes por medio de un registro contable se distrequisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la cantidad de copias sacadas por cada Unidad.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No. 1 El primer día hábil de cada mes Imprime de las
POL/PRO
sistema de contabilidad del mes que acaba de concluir, incluye en el auxiliar las nuevas cuentas por cobrar, y elimina las que han sido canceladas. VER ANEXO 28 Imprime el auxiliar, lo firma en el espacio de
por indicando su nombre y puesto y lo traslada al encargado de la Unidad para revisión. Contador a CargoRevisa el auxiliar, realiza las consultas correspondientes por escrito a las personas relacionadas con la cuenta por
Encargado Contable cobrar con más de tres meses se suman
y se confecciona un asiento contable en el sistema con el monto que sumen estas, acreditando la estimación por incobrables y debitando el gasto por incobrables VER
Encargado ContableImprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión Encargado ContableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable. Jefe FinancieroSi al revisar el auxiliar de cuentas por cobrar alguna de las cuentas incluida en la estimación por incobrables es cancelada, confecciona un asiento disminuyendo la estimación por el monto de la cuenta por cobrar
Encargado ContableImprime el registro y lo firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión Encargado ContableRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable para su archivo. Jefe Financiero
Archiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado Contable
Distribución de fotocopias
El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de suministros de oficina de generales del Colegio.
Contabilidad será el responsable de trasladar al Contadorconfeccionar el registro contable de la distribución del gasto de las fotocopias de haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad durante el mes. Al final de mes por medio de un registro contable se distribuirá el gasto total del papel y tóner requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la cantidad de copias sacadas por cada Unidad.
EDIMIENTO: Registro de Distribución de fotocopias
Actividades ResponsableEl primer día hábil de cada mes Imprime de las Encargado de Contabilidad
POL/PRO-CON02
Contador a Cargo
Encargado Contable
Encargado Contable
Encargado Contable
Jefe Financiero
Encargado Contable
Encargado Contable
Jefe Financiero
Encargado Contable
El papel y tóner requisado durante el mes para uso de las fotocopiadoras, se cargará al gasto de
Contabilidad será el responsable de trasladar al Contador a Cargo de el primer día hábil
de haber terminado el mes la cantidad de copias que sacó cada Unidad durante el mes. ribuirá el gasto total del papel y tóner
requisado por la Unidad de Servicios Generales para uso de las fotocopiadoras, de acuerdo a la
Distribución de fotocopias
Responsable Encargado de Contabilidad
24
fotocopiadoras el reporte por código de la cantidad de fotocopias
2 Borra el conteo de copias de la fotocopiadora
3
Imprime el nuevo reporte de la fotocopiadora en donde se evidencia que el conteo se mantiene en 0los reportes al contador a cargo de realizar el registro
4
Confecciona un reporte con la cantidad total de fotocopias por código, le adjunta los reportes emitidos por la fotocopiadora, lo firma en “confeccionado por”
5
Divide el monto total del papel y tóner requisado por servicios Generales entre la cantidad de copias que se encuentran en el reporte facilitado
6 Multiplica el valor de la copia por la cantidad de copias sacadas por cada Unidad
7 Registra el gasto correspondiente a cada unidad y reversa el gasto de papelería de Generales.
8
Firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Contabilidad para revisión
9
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el y lo archiva.
10 Archiva el documento en las cajas libres de ácido L) Registro de facturas de proveedores POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. De las facturas que corresponden a inventario
ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de Compras para el trámite de pago correspondiente.
2. De las facturas que corresponde a publicaciones y gastos variospersona que tramita el pago trasladar copia de las facturas a la Unidad de Contabilidad para el registro por medio de captura
3. La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de inventarios como de gastos.
4. La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera establecerán un horario para lcomunicado a los interesados por correo electrónico en el momademás dicho horario se mantendrá disponible para consulta en Intranet en Contabilidad en Documentos Públicos el documento llamado “Horario
5. En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura razón de esto.
6. En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de proveedores frecuentes, se codificará en len el detalle claramente el nombre completo del proveedor.
POL/PRO
fotocopiadoras el reporte por código de la cantidad de
Borra el conteo de copias de la fotocopiadora Encargado de Contabilidadel nuevo reporte de la fotocopiadora en donde
se evidencia que el conteo se mantiene en 0 y traslada al contador a cargo de realizar el registro Encargado de Contabilidad
Confecciona un reporte con la cantidad total de fotocopias o, le adjunta los reportes emitidos por la
fotocopiadora, lo firma en “confeccionado por” Contador a CargoDivide el monto total del papel y tóner requisado por servicios Generales entre la cantidad de copias que se encuentran en el reporte facilitado Contador a CargoMultiplica el valor de la copia por la cantidad de copias sacadas por cada Unidad VER ANEXO 30 Contador a CargoRegistra el gasto correspondiente a cada unidad y reversa el gasto de papelería de Generales. VER ANEXO 31 Contador a CarFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de Contabilidad para revisión Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
Encargado ContabilidadArchiva el documento en las cajas libres de ácido Encargado Contable
facturas de proveedores
De las facturas que corresponden a inventario: es responsabilidad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de
ara el trámite de pago correspondiente. De las facturas que corresponde a publicaciones y gastos varios: es respopersona que tramita el pago trasladar copia de las facturas a la Unidad de Contabilidad para el registro por medio de captura correspondiente. La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de inventarios como de gastos. La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera establecerán un horario para la recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será comunicado a los interesados por correo electrónico en el momento en que exista algún cambio, además dicho horario se mantendrá disponible para consulta en Intranet en Contabilidad en
os Públicos el documento llamado “Horario de codificación de Facturas”En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura
En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de proveedores frecuentes, se codificará en la cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando en el detalle claramente el nombre completo del proveedor.
POL/PRO-CON02
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Encargado Contabilidad Encargado Contable
responsabilidad del Encargado de la bodega, ingresar la factura al sistema de inventarios y trasladarlas a la Unidad de Contabilidad (original y copia), para la revisión y codificación de la misma y de trasladar la Factura original a la Unidad de
ponsabilidad de la persona que tramita el pago trasladar copia de las facturas a la Unidad de Contabilidad para el
La Unidad de Contabilidad mantendrá un auxiliar con todas las facturas codificadas tanto de
La Unidad de Contabilidad en conjunto con la Unidad de Tesorería y Jefatura Financiera a recepción y entrega de las facturas codificadas, el cual será
ento en que exista algún cambio, además dicho horario se mantendrá disponible para consulta en Intranet en Contabilidad en
ón de Facturas” En caso de que se deba incluir una factura al sistema la cual tiene una numeración que ya existe, se indicará en el detalle el número de factura correcto, el nuevo número de factura asignado y la
En caso de que la factura que se está codificando corresponda a un pago de un proveedor al cual no se le ha realizado una compra durante el último año y no esté dentro del registro de
a cuenta por pagar de “Proveedor Ocasional” indicando
25
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: correspondientes a gastos
No.
1
Traslada a la Unidad de Contabilidad copia de la Factura para que sea codificada, en caso de las plataformas regionales las plataformistasmedio de correo electrónico escaneadas.facturas por publicaciones la asistente de comunes quien traslada escaneadas por medio de correo electrónico copia de la factura.
2
Revisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no cumpla con los requisitos se devuelve al colaborador encargado del trámcon los requisitos ingresa en el sistema de contabilidad la factura indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de factura, concepto del gasto y nombre del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional.
3
Imprime dos copias de la codificación de la factura,de ellas la adjunta a la copia de la factura,copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombrey puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para Revisión
4
Revisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto
5
Entrega una copia de la codificación de la factura con la copia de la factura adjunta la otra copia de la codificación encargados de tramitar el pago que se encuentran en Sede Alajuela.
6
En el caso de las facturas que fueron trasladadas escaneadas por correo electrónico la codificación es devuelta a la misma persona escaneada por correo electrónico igualmente escaneada.
7
Archiva en el auxiliar correspondiente por ordenla codificación de la factura con copia de la factura adjunta.
8
Con la codificación recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al J
POL/PRO
PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura
Actividades ResponsableUnidad de Contabilidad copia de la Factura
para que sea codificada, en caso de las plataformas las plataformistas envían las facturas por
medio de correo electrónico escaneadas. En el caso de las facturas por publicaciones la asistente de comunicaciones es quien traslada escaneadas por medio de correo electrónico copia de la factura. Colaborador encargado del
trámite de pagoRevisa que la misma cumpla con todos los requisitos correspondientes (número de cédula, teléfono, dirección, descripción clara de lo comprado y que no tenga tachones) en caso de que no cumpla con los requisitos se devuelve al colaborador encargado del trámite, si cumple con los requisitos ingresa en el sistema de contabilidad la factura indicando la sigla FG1 seguido de la numeración, indica en la parte de la fecha, la fecha de la factura, en el detalle indica, número de factura, concepto del gasto y
del proveedor, en la parte del registro debita la cuenta del gasto adecuada indicando en el detalle cuál gasto es el que se está registrando, y acredita la cuenta por pagar según sea el caso, proveedor existente o proveedor ocasional. VER ANEXO 32 ContadImprime dos copias de la codificación de la factura, una de ellas la adjunta a la copia de la factura, firma ambas copias en el espacio de “hecho por”, indicando el nombre y puesto, y la traslada al Encargado de Contabilidad para
Contador a CargoRevisa que el registro de la factura sea el correcto y lo firma en el espacio de “Revisado por” ambas copias indicando su nombre y puesto Encargado ContableEntrega una copia de la codificación de la factura con la copia de la factura adjunta al contador a cargo, traslada la otra copia de la codificación a los colaboradores encargados de tramitar el pago que se encuentran en
Encargado Contablen el caso de las facturas que fueron trasladadas
escaneadas por correo electrónico la codificación es devuelta a la misma persona escaneada por correo electrónico igualmente escaneada. Contador a CargoArchiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura
Contador a CargoCon la codificación recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la
Colaborador encargado del trámite de pago
POL/PRO-CON02
Responsable
Colaborador encargado del trámite de pago
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Encargado Contable
Encargado Contable
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Colaborador encargado del trámite de pago
26
firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de contabilidad.
9
Revisa en la solicitud de pago que la captura dese realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y entrega dicha solicitud a la Unidad de Tesorería para el pago de la misma.
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: correspondientes Inventarios:
No.
1 Ingresa la factura con las cantidades correspondientes en el módulo de inventarios
2 Traslada factura original debidamente firmada a la de Contabilidad
3
Recibe la factura y revisa que la integración y registro de la factura en el sistema de contabilidad sea correcta, imprime la codificación de la factura y la firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto VER ANEXO 33
4 Devuelve la factura original al Encargado de Bodega con la codificación adjunta
5
Recibe factura original con la codificación adjunta fotocopia), la anota en el acta de control de entrega de facturas a contabilidad
6
Entrega copia de la factura con el registro contable adjunto al Contador Encargado y factura original con el registro contable adjunto a la Unidad de Compras.
7
Archiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura adjunta.
8
Con la Factura original recibida, confecciona la solicitud de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmedique este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de Contabilidad.
9
Recibe la solicitud de pago, revisa que cumpla con las políticas y procedimientos Contador Encargado para codificación.
10
Revisa que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y la traslada de Tesorería para el pago de la misma
POL/PRO
firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad
Revisa en la solicitud de pago que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y entrega dicha solicitud a la Unidad de Tesorería para el pago de la
Contador a Cargo
PROCEDIMIENTO: Registro de facturas por captura
Actividades ResponsableIngresa la factura con las cantidades correspondientes en el módulo de inventarios Custodio de la BodegaTraslada factura original debidamente firmada a la Unidad
Custodio de la BodegaRecibe la factura y revisa que la integración y registro de la factura en el sistema de contabilidad sea correcta, imprime la codificación de la factura y la firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto VER ANEXO 33 contador a cargoDevuelve la factura original al Encargado de Bodega con la codificación adjunta contador a cargoRecibe factura original con la codificación adjunta (la
, la anota en el acta de control de entrega de facturas a contabilidad Custodio de la Entrega copia de la factura con el registro contable adjunto al Contador Encargado y factura original con el registro contable adjunto a la Unidad de Compras. Custodio de la bodegaArchiva en el auxiliar correspondiente por orden de fecha la codificación de la factura con copia de la factura
Contador a Cargooriginal recibida, confecciona la solicitud
de pago por medio de captura en el sistema de contabilidad haciendo referencia a la factura que se va a cancelar, la firma en el espacio de “hecho por” indicando su nombre y puesto y se la entrega al Jefe inmediato para que este la firme también en señal de revisada en el espacio de Visto bueno de la Jefatura inmediata y la entrega a la Unidad de Contabilidad. Gestor de ComprasRecibe la solicitud de pago, revisa que cumpla con las políticas y procedimientos establecidos, las traslada a la Contador Encargado para codificación. Encargada de ContabilidadRevisa que la captura de la factura se realizara de forma correcta y la firma en el espacio de “Codificado por” indicando su nombre y puesto, y la traslada a la Unidad de Tesorería para el pago de la misma Contador a Cargo
POL/PRO-CON02
Contador a Cargo
Registro de facturas por captura
Responsable
Custodio de la Bodega
Custodio de la Bodega
contador a cargo
contador a cargo
Custodio de la bodega
Custodio de la bodega
Contador a Cargo
Gestor de Compras
Encargada de Contabilidad
Contador a Cargo
27
M) Registro y control de inventarios POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del sistema de inventarios con el fin después del que se está.
2. El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que siguen en importancia de porcentaje del 81% hasta el 99.99% dellos categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada Contable quien la conservará de forma digital en
3. Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos categoría C mínimo cada tres meses, se hará un inventario coAdemás se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.
4. Previo a la realización de cada toma física de inventario anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última requisición existente en el sistema.
5. Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales que el consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al sistema.
6. En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar aconsiderará a la hora de realizar la toma física del inventario.
7. En la Unidad de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como ureporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los ajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones corres
8. Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las facturas y requisiciones.
9. La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las facturas y requisiciones de las difer
10. Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean entregados el último día del mes las requtardar el día siguiente.
11. Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un día después de recibidas.
12. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anulentregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondienadjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.
13. Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de acuerdo a las políticas y procedimientos establec
POL/PRO
) Registro y control de inventarios
La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del sistema de inventarios con el fin de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o después del que se está. El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que siguen en importancia de porcentaje del 81% hasta el 99.99% del total de lo consumido y los categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral.Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada Contable quien la conservará de forma digital en su computadora. Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos categoría C mínimo cada tres meses, se hará un inventario completo dos veces al año. Además se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.Previo a la realización de cada toma física de inventario de las bodegas 01, 02, 03 y 04, se anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última requisición existente en el sistema. Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales
consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al
En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar aconsiderará a la hora de realizar la toma física del inventario.
de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como ureporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los ajustes de dichas diferencias con las firmas y justificaciones correspondientes.Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las facturas y requisiciones. La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las facturas y requisiciones de las diferentes bodegas del Colegio. Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean entregados el último día del mes las requisiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más
Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un día después de recibidas. El Encargado de Servicios Generales será el responsable de anular las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del sistema. Y trasladarlas en el consecutivo correspondiente a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada.Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos en las POL/PRO- SG02.
POL/PRO-CON02
La Encargada de Contabilidad será la responsable de cerrar diariamente los parámetros del de que nadie pueda incluir o retirar artículos en días antes o
El Encargado de Contabilidad clasificará según su importancia los artículos de las bodegas que conforma el Colegio, esto según el costo unitario y el consumo semestral de los mismos, los artículos categoría “A” serán aquellos que poseen el mayor porcentaje de consumo en ¢ hasta que acumulan el 80% del total consumido, los artículos categoría “B” son los que
total de lo consumido y los categoría “C” serán aquellos que representan el restante 0.01% del consumo semestral. Dicha clasificación será revisada y ajustada en caso necesario cada 6 meses por la Encargada
Las tomas físicas de inventarios se harán de la siguiente manera: Los artículos categoría A mínimo una vez al mes, los artículos categoría B mínimo cada dos meses y los artículos
mpleto dos veces al año. Además se harán tomas físicas de inventario cuando la Unidad de Contabilidad lo considere conveniente para lo cual el custodio de la bodega debe estar anuente a realizarlo.
de las bodegas 01, 02, 03 y 04, se anotará en el reporte con el que se va a hacer la toma física el número de la última
Antes de iniciar con el inventario se debe verificar con el Encargado de Servicios Generales consecutivo de requisiciones esté completo y que todas estén entregadas, así como
que todas las facturas por concepto de compra de suministros hayan sido ingresadas al
En caso de que exista alguna requisición sin entregar o factura sin ingresar al sistema se
de Contabilidad se tendrá un auxiliar de cada bodega, en donde mensualmente se archivará, la toma física, reporte de compras de la bodega, reporte de requisiciones de la bodega y un reporte general con los movimientos y saldos de cada artículo, así como un reporte de la cuenta de inventario del sistema de contabilidad que corresponda a la bodega, Además se debe adjuntar un reporte de diferencias de la toma física realizada y adjuntos los
pondientes. Es responsabilidad de los custodios de las bodegas trasladar a la Unidad de Contabilidad las
La Unidad de Contabilidad conservará en un ampo de acuerdo con el orden cronológico las
Las requisiciones deben ser trasladas a la Unidad Contable máximo tres días hábiles posterior a la entrega de los artículos, con el consecutivo completo, en caso de que los artículos sean
isiciones deben ser trasladas a Contabilidad a más
Las requisiciones deben ser revisadas y archivadas por la Unidad de Contabilidad máximo un
ar las 1RQ que no sean entregadas tanto en el sistema como físicamente, indicando en las mismas la leyenda de “anulado”, su firma, nombre y puesto, para esto previo a su anulación debe imprimirlas del
te a Contabilidad en donde se le adjuntará el movimiento contable con el fin de respaldar que la misma ha sido anulada. Los faltantes y sobrantes de inventario, inventario obsoleto y sin uso, se manejará de
SG02.
28
14. Los ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustlos ajustes de faltantes del CCR.
15. Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario FCON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicadjustificación.
16. En caso de que en el formulario Fque sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea satisfactoria a criterio de la Unidad Contable,Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes.
17. En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad, Departamento u Órgano que utilice el signo externo.
18. Toda regalía correspondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos necesarios que lo demuestren.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: No.
1
Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al sistema de inventarios.
2
Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en caso de que alguna no esté entregada se anota en elfísica detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la hora de realizar la toma física.
3
Realiza la toma física, punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y posteriormente hacer la comparación.
4
Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha labor.
5 Colabora con la realización del inventario físicoobligatoriamente durante toda la toma física.
6
Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la toma física.
7
Firma de conforme en el documento de la toma físico indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la toma física.
POL/PRO
os ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes de sobrantes del Centro de Recreo, 1AN para los ajustes de faltantes del Colegio y 2AN para los ajustes de faltantes del CCR. Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario FCON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicad
En caso de que en el formulario F-CON06 no sea autorizado el ajuste de algunos artículos o que sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea satisfactoria a criterio de la Unidad Contable, dicha boleta será trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes. En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad, Departamento u Órgano que utilice el signo externo.
orrespondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos
s que lo demuestren.
EDIMIENTO: Registro y control de inventarios
Actividad
Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al sistema de inventarios. VER ANEXO 34 Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en caso de que alguna no esté entregada se anota en el reporte de la toma física detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la hora de realizar la toma física. Realiza la toma física, según lo establece la política número 3 de este punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y posteriormente hacer la comparación. Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha
Colabora con la realización del inventario físico y está presente durante toda la toma física.
Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la
conforme en el documento de la toma físico indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la
POL/PRO-CON02
os ajustes de inventario se harán por medio del documento asignado para esto en el sistema de inventarios 1AP para los ajustes de sobrantes del Colegio o 2AP para los ajustes
es de faltantes del Colegio y 2AN para
Todos los ajustes deberán de estar respaldados por la toma física realizada, el formulario F-CON06 en donde debe constar la justificación del Encargado de la bodega por la diferencia presentada con el visto bueno de su jefatura inmediata, así como, el reporte del mismo día en que se realizó a toma física del movimiento de cada uno de los artículos que presentaron diferencia, así como los documentos de respaldo que demuestren lo indicado en la
CON06 no sea autorizado el ajuste de algunos artículos o que sea autorizado algún ajuste y la justificación dada por el Encargado del Inventario no sea
dicha boleta será trasladada a la Dirección
En las requisiciones correspondientes a signos externos el gasto será cargado a la Unidad,
orrespondiente a artículos que se manejan como Inventario por parte de un proveedor, deben ser registradas como un ingreso y registrarse en el sistema de inventarios como corresponde para su control adecuado, además se debe adjuntar los respaldos
Responsable
Emite del sistema de inventarios un reporte con la cantidad de artículos mayores a 0 registrados en la bodega en la que se va a realizar inventario y anota en el reporte el último número de 1RQ ingresada al Contador a Cargo y
Encargado Contable Se presenta a la bodega a la que va a realizar en inventario físico, en conjunto con el Encargado de Servicios Generales revisa que el consecutivo de las 1RQ esté completo y que todas estén entregadas, en
reporte de la toma física detallando el número de 1RQ, fecha de la misma, artículos y cantidad de artículos, con el fin de que estos sean considerados a la Contador a Cargo y
Encargado Contable según lo establece la política número 3 de este
punto, cuando la toma física sea completa se debe de verificar conforme a lo que hay físicamente y no a lo que hay en el listado y Encargado de Bodega
y Contador a Cargo Asiste a la realización de la toma física con el fin de colaborar con la toma física en caso de ser necesario y ejerce supervisión sobre dicha
Encargada Contable y está presente Encargado de la
Bodega Firma de realizado por en el documento de la toma física indicando su nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la Contador a Cargo y
Encargado Contable conforme en el documento de la toma físico indicando su
nombre y puesto, así como la fecha y hora en la que se concluyó la Encargado de la bodega
29
8
En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta F-CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que presentan diferencias con el fin de determinar diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y adjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas.
9
Completa en el formulario Fla Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación dada. Traslada el formulario
10
Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los documentos de respaldo del formulario “Fencontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajusterealizar y traslada el formulario a la Unidad Contable.
11
Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el formulario F-CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice faltantes
12 Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Unidad Contable para el ajuste correspondiente
13 Una vez recibido el formulario completo Fsistema de inventarios el ajuste.
14
Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la codificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo señal de autorizado.
15
Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta y firma en el espacio de revisatraslada a el Contador a cargo para que lo traslade al Jefe
16 Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargo
17 Traslada a la Jefatura del Encargado de la bodega ajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento
18
Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a cargo.
19 Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el espacio de recibido, indicando su nombre y puesto
20
Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto con los demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas aclaratorias que se consideren necesarias.
N) Registro de Provisión de Vacaciones POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
POL/PRO
En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite
e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que presentan diferencias con el fin de determinar alguna causa de la diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y adjunte los documentos de respaldo de las diferencias encontradas. Completa en el formulario F-CON06 entregado por el contador a cargo la Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación dada. Traslada el formulario a su Jefatura Inmediata. Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los documentos de respaldo del formulario “F-CON06” de las diferencias encontradas en el inventario realizado, autoriza o no los ajustes a realizar y traslada el formulario a la Unidad Contable. Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el
CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que tome las medidas correspondientes y/o autorice el cobro en el caso de
Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Unidad Contable para el ajuste correspondiente Una vez recibido el formulario completo F-CON06, confecciona en elsistema de inventarios el ajuste. Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la codificación del asiento y a la Jefatura Financiera para que lo firme en señal de autorizado. Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta y firma en el espacio de revisado indicando su nombre y puesto y lo traslada a el Contador a cargo para que lo traslade al Jefe Financiero. Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su nombre y puesto como autorizado y lo devuelve al contador a cargo Traslada a la Jefatura del Encargado de la bodega correspondiente el ajuste, con el fin de que este le dé un VB° por escrito al documento Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a
Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el espacio de recibido, indicando su nombre y puesto Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto
demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas aclaratorias que se consideren necesarias.
Provisión de Vacaciones
POL/PRO-CON02
En caso de que existan diferencias en la toma física completa la boleta CON06 y en conjunto con el Encargado de Servicios Generales emite
e imprime el reporte de movimientos de cada uno de los artículos que alguna causa de la
diferencia presentada, la entrega al Encargado de bodega contra firma de recibido, con el fin de que complete el espacio de justificación y
Contador a Cargo / Encargado de la
bodega CON06 entregado por el contador a cargo
la Justificación del faltante o sobrante más tardar el día siguiente de la toma física y adjunta los documentos que respalden la justificación Encargado de la
bodega Revisas las justificaciones dadas por el Encargado del Inventario y los
CON06” de las diferencias s a
Jefe Inmediato del Encargado de la
bodega Si las justificaciones son adecuadas y documentadas y el formulario está completo pasa al procedimiento 15. En caso de que no se autoricen los ajustes por parte de la Jefatura del Encargado del Inventario y/o las justificaciones dadas no sean satisfactorias para la Unidad Contable el
CON06 se trasladada a la Dirección Ejecutiva para que el cobro en el caso de
Contador a Cargo
Autoriza el cobro indicando el monto del mismo y lo devuelve a la Director Ejecutivo
CON06, confecciona en el Contador a Cargo
Imprime el ajuste y le adjunta los documentos de respaldo necesarios y lo traslada a la Encargada de Contabilidad para que revise la
firme en Contador a Cargo
Revisa que la codificación del registro contable del ajuste sea la correcta do indicando su nombre y puesto y lo Encargada de
Contabilidad Revisa el ajuste y los documentos de respaldo, y lo firma indicando su
Jefe Financiero correspondiente el
Contador a Cargo Firma el ajuste correspondiente, indicando su nombre y puesto, en señal de visto bueno al ajuste realizado y lo devuelve al contador a Jefe del Encargado de
la Bodega Entrega copia del ajuste al Encargado de la Bodega, quien firma en el
Contador a Cargo Archiva el ajuste con todas las firmas, a la toma física realizada, junto
demás documentos de respaldo necesarios para que la toma física sea comprensible por sí sola, realizando los cruces y notas
Contador a Cargo
30
1. El registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la
planilla. 2. La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado.3. La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaborad
actualizado mensualmente (ver formato adjunto).4. El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el
segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior.
5. La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de vacaciones con el promedio del salario de los últimos 6 meses.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No.
1
Recibe del Departamento de Recursos Humanos el reporte mensual de las vacaciones disfrutadas por todos los colaboradores durante el mes.
2
Confecciona un auxiliar de vacaciones que contenga: una columna con el código y nombre del colaborador, una columna con el monto total de vacaciones acumuladas, una columna con el salario devengado en el mes, una columna con el monto de la provisión realuna columna con el monto de los salarios acumulados en los últimos seis meses, una columna con los días disfrutados durante el mes, una columna para liquidaciones y una columna con el total al final del mes de la provisión. Traslada el salario devengado por cada colaborador durante el mes y muestra en la columna correspondiente la provisión de vacaciones para ese mes.
3
En la columna correspondiente coloca el salario de cada colaborador ganado durante los últientre 6 y luego entre 30, para sacar el costo promedio de un día de trabajo del colaborador.
4
En la columna de días disfrutados coloca la cantidad de días disfrutados según reporte facilitado por Recursos Humanos
5
En otra columna multiplica el costo promedio de un día de trabajo del colaborador, según se detalla en el procedimiento 3 y lo multiplica por la cantidad de días disfrutados durante ese mes, este sería el monto a deducir de la provisió
6
Registra por medio de un asiento contable las vacaciones disfrutadas de la siguiente forma, debita la provisión de vacaciones, y acredita el gasto de salarios ordinarios de la Unidad a la que pertenece el colaborador, lregistro el auxiliar de la provisión una vez terminado, el reporte entregado por Recursos Humanos y el movimiento de la cuenta de la provisión de vacaciones del mes correspondiente.
7 Firma en el espacio de confe
POL/PRO
registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la
La provisión para las vacaciones será de un 4.17% del salario devengado. La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaboradactualizado mensualmente (ver formato adjunto). El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en
La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de vacaciones con el promedio del salario de los últimos 6 meses.
EDIMIENTO: Registro de Provisión de Vacaciones
Actividades ResponsableRecibe del Departamento de Recursos Humanos el reporte mensual de las vacaciones disfrutadas por todos los colaboradores durante el mes. Contador a CargoConfecciona un auxiliar de vacaciones que contenga: una columna con el código y nombre del colaborador, una columna con el monto total de vacaciones acumuladas, una columna con el salario devengado en el mes, una columna con el monto de la provisión realizada en el mes, una columna con el monto de los salarios acumulados en los últimos seis meses, una columna con los días disfrutados durante el mes, una columna para liquidaciones y una columna con el total al final del mes
ario devengado por cada colaborador durante el mes y muestra en la columna correspondiente la provisión de vacaciones para ese mes. VER ANEXO 37 Contador a CargoEn la columna correspondiente coloca el salario de cada colaborador ganado durante los últimos 6 meses, lo divide entre 6 y luego entre 30, para sacar el costo promedio de un día de trabajo del colaborador. Contador a CargoEn la columna de días disfrutados coloca la cantidad de días disfrutados según reporte facilitado por Recursos
Contador a CargoEn otra columna multiplica el costo promedio de un día de trabajo del colaborador, según se detalla en el procedimiento 3 y lo multiplica por la cantidad de días disfrutados durante ese mes, este sería el monto a deducir de la provisión de vacaciones. Contador a CargoRegistra por medio de un asiento contable las vacaciones disfrutadas de la siguiente forma, debita la provisión de vacaciones, y acredita el gasto de salarios ordinarios de la Unidad a la que pertenece el colaborador, le adjunta al registro el auxiliar de la provisión una vez terminado, el reporte entregado por Recursos Humanos y el movimiento de la cuenta de la provisión de vacaciones del mes correspondiente. VER ANEXO 38 Contador a CargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su Contador a Cargo
POL/PRO-CON02
registro de la provisión de las vacaciones se hará quincenalmente cuándo con el registro la
La Unidad de Contabilidad llevará un auxiliar con la provisión de cada colaborador, el cuál será
El Departamento de Recursos Humanos, será el responsable de trasladar a más tardar el segundo día hábil de cada mes el reporte de las vacaciones disfrutadas por los colaboradores en
La disminución de la provisión de las vacaciones se hará por medio de un registro contable con base en el reporte trasladado por la Unidad de Recursos Humanos y con el valor por día de
Responsable
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo Contador a Cargo
31
nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión
8
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al contador a cargo.
9
Revisa en la cuenta contable de la provisión de vacaciones, para verificar si existe alguna liquidación por despido o renuncia, en caso de que exista, traslada el dato y monto al auxiliar en la columna para este fin
10
En la última columna del Auxiliar, suma el saldo anterior de la provisión más la provisión del mes, resta los días disfrutados y liquidaciones en caso de que existan.
11
Genera el reportevacaciones del periodo correspondiente en el sistema, verifica que los débitos, créditos y el saldo coincidan con el auxiliar
12
Firma el auxiliar en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lpara revisión
13
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva como corresponde.
Ñ) Registro de transferencias no aplicadas POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras anterior para atrás, que no han sido posible aplicarlas
2. Esta cuenta tendrá un auxiliar elaborado pobanco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco.
3. El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de Tesorería y cajero de la Sede San José.
4. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos años que no se han podido aplicar.
5. Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” las transferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:
No.
1
Al tener la información necesaria para aplicar la transferencia, confecciona el recibo, anotando en el detalle del mismo el número transferencia, el banco al que pertenece y la fecha de la transferencia
2
Ingresa la transferencia en el sistema contable, debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de depósitos en tránsito.
POL/PRO
nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto
contador a cargo. Encargado ContabilidadRevisa en la cuenta contable de la provisión de vacaciones, para verificar si existe alguna liquidación por despido o renuncia, en caso de que exista, traslada el dato y monto al auxiliar en la columna correspondiente
Contador a CargoEn la última columna del Auxiliar, suma el saldo anterior de la provisión más la provisión del mes, resta los días disfrutados y liquidaciones en caso de que existan. Contador a CargoGenera el reporte de la cuenta de la provisión de vacaciones del periodo correspondiente en el sistema, verifica que los débitos, créditos y el saldo coincidan con
Contador a CargoFirma el auxiliar en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Encargado de la Unidad
Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo archiva como corresponde. Encargado Contabilidad
transferencias no aplicadas
Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras anterior para atrás, que no han sido posible aplicarlas Esta cuenta tendrá un auxiliar elaborado por la Unidad de Contabilidad, en el cuál se detallará, el banco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco.El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de
ajero de la Sede San José. Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos años que no se han podido aplicar. Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas”
ransferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.
PROCEDIMIENTO: Registro de transferencias no aplicadas
Actividades ResponsableAl tener la información necesaria para aplicar la transferencia, confecciona el recibo, anotando en el detalle del mismo el número transferencia, el banco al que pertenece y la fecha de la transferencia
transferencia en el sistema contable, debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de depósitos en tránsito. Contador a Cargo
POL/PRO-CON02
Encargado Contabilidad
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Encargado Contabilidad
Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias del mes tras
r la Unidad de Contabilidad, en el cuál se detallará, el banco al que pertenece, fecha de la transferencia y detalle según estado de cuenta del banco. El Auxiliar será actualizado y trasladado mensualmente a la Jefatura Financiera y Unidad de
Se mantendrán en la cuenta de transferencias no aplicadas las transferencias de los últimos dos
Al 31 de diciembre de cada año se pasaran como ingreso por “Transferencias no identificadas” ransferencias que tengan más de dos años sin aplicar. Y se mantendrán de forma
permanente en un auxiliar para consulta o devolución del dinero en caso de que sean necesario.
transferencias no aplicadas
Responsable
Cajero
Contador a Cargo
32
3 Al realizar la conciliaciones, detecta las transferencias del mes tras anterior que aun están sin
4
Confecciona un registro contable con el total de transferencias detalladas en el procedimiento 3, debitando la cuenta bancaria correspondiente y acreditando la cuenta por pagar.
5
Incluye en el auxiliar de transferencias no aplicadas, las transferencias que se registraron en el asiento detallado en el procedimiento 4.
6 Una vez concluido el mes, emite del sistema el reporte de la cuenta de transferenci
7 Elimina del auxiliar las transferencias antiguas que fueron aplicadas, según reporte emitido en el procedimiento 6
8
Traslada a la Jefatura Financiera, cajero de la Sede San José y Unidad de Tesorería aplicadas con el fin de que estos depuren lo más que se pueda el archivo
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:
No.
1
Al 31 de diciembre identifica en el auxiliar de transferencias no aplicadas aquellas que tienen más de dos años y no se han aplicado
2
Suma las transferencias con esta antigüedad e ingresa en el sistema de contabilidad un registro por el monto correspondiente debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de ingresos por transferencias no identificadas, en el dse indicará el banco al que pertenecen y los años. ANEXO 41
3
Firma el registro en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
4
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo.
5 Archiva el documento en la caja libre de ácido. O) Registro de liquidación de adelantos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de solicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto.
POL/PRO
Al realizar la conciliaciones, detecta las transferencias del mes tras anterior que aun están sin registrar Contador a CargoConfecciona un registro contable con el total de transferencias detalladas en el procedimiento 3, debitando la cuenta bancaria correspondiente y acreditando la cuenta por pagar. VER ANEXO 39
Contador a CargoIncluye en el auxiliar de transferencias no aplicadas, las transferencias que se registraron en el asiento detallado en el procedimiento 4. VER ANEXO 40 Contador a CargoUna vez concluido el mes, emite del sistema el reporte de la cuenta de transferencias no aplicadas Contador a CargoElimina del auxiliar las transferencias antiguas que fueron aplicadas, según reporte emitido en el procedimiento 6 Contador a CargoTraslada a la Jefatura Financiera, cajero de la Sede San José y Unidad de Tesorería el auxiliar de transferencias no
con el fin de que estos depuren lo más que se pueda el archivo Contador a Cargo
PROCEDIMIENTO: ingreso por transferencias no identificadas.
Actividades Responsablediciembre identifica en el auxiliar de
transferencias no aplicadas aquellas que tienen más de dos años y no se han aplicado Encargada de ContabilidadSuma las transferencias con esta antigüedad e ingresa en el sistema de contabilidad un registro por el monto correspondiente debitando la cuenta de transferencias no aplicadas y acreditando la cuenta de ingresos por transferencias no identificadas, en el detalle del registro se indicará el banco al que pertenecen y los años. VER
Encargada de ContabilidadFirma el registro en el espacio de “Hecho por” indica el nombre y puesto y lo traslada al Jefe Financiero para
Encargada de Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo. Jefe FinacieroArchiva el documento en la caja libre de ácido. Encargado
liquidación de adelantos
Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de solicitud de pago debe indicar claramente que corresponde a un adelanto.
POL/PRO-CON02
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
ingreso por transferencias no identificadas.
Responsable
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Jefe Finaciero Encargado Contable
Cuando se emita un adelanto de viáticos o gastos, este debe tener como respaldo y con las firmas de hecho y de revisado el cálculo del monto que se va a girar, y en el detalle de la
33
2. La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación del mismo, para el registro correspondiente.
3. El traslado y registro, debe darse generó el gasto.
4. La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta Fdebidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto limonto sobrante y recibo que aplica al monto sobrante.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
P) Codificación de gastos POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la
2. Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse claramente y firmado por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata.
3. La solicitud de pago será recibida por la Unidad de Contabilidad en la cual se hará revisión aleatoria de algunas de ellas, en su totalidad las solicitudes Tesorería, en caso de que cualquiera de las dos Unidades devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda.
4. En el caso de los reintegros de caja chica es responsabilidadsolicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas.
5. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los pagos.
No.
1
Recibe de la Unidady la registra en el sistema de contabilidad, según corresponda como un adelanto de viáticos o como un adelanto de gastos
2
Por medio de un registro contable, ingresa en el sistema de contabilidad, ecorrespondiente y acredita la cuenta de adelanto, indicando en el detalle el cheque que se está liquidando y el nombre de la actividad realizada.
3
Firma en el espacio de confeccionado por indicanombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión
4
Revisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto.
5 Archiva el documento en la caja libre de ácido.
POL/PRO
La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación del mismo, para el registro correspondiente. El traslado y registro, debe darse dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que
La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta Fdebidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto limonto sobrante y recibo que aplica al monto sobrante.
EDIMIENTO: Registro de lliquidación de adelantos
El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario establecido por la Jefatura Financiera y la Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse
por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata. de pago será recibida por la Unidad de Contabilidad en la cual se hará revisión
aleatoria de algunas de ellas, en su totalidad las solicitudes deben ser revisada por la Unidad de que cualquiera de las dos Unidades encontraran alguna inconsistencia será
devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda.En el caso de los reintegros de caja chica es responsabilidad de la persona que confecciona la solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas.Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los
Actividades ResponsableRecibe de la Unidad de Tesorería la solicitud del adelanto y la registra en el sistema de contabilidad, según corresponda como un adelanto de viáticos o como un
Contador a CargoPor medio de un registro contable, ingresa en el sistema de contabilidad, el gasto en la cuenta y unidad correspondiente y acredita la cuenta de adelanto, indicando en el detalle el cheque que se está liquidando y el nombre de la actividad realizada. VER ANEXO 42 Contador a CargoFirma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada al Jefe Encargado de la Unidad para revisión Contador a CargoRevisa que el registro sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el
Encargado Contabilidaddocumento en la caja libre de ácido. Encargado Contable.
POL/PRO-CON02
La Unidad de Tesorería es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad, la liquidación
dentro del mismo mes en el cuál se ejecutó la actividad que
La liquidación trasladada a Contabilidad debe tener al menos lo siguiente: la boleta F-TES04 debidamente completa, cheque que se está liquidando, banco, monto a liquidar, monto liquidado,
El interesado del pago es el responsable de entregar las solicitudes de pago en el horario Encargada de Tesorería, en la Unidad de Contabilidad.
Las solicitudes deben ser presentadas de acuerdo a las políticas establecidas para cada uno de los casos, en caso de no poder cumplir con lo establecido en las políticas debe de justificarse
por quien da la justificación y el visto bueno de la Jefatura inmediata. de pago será recibida por la Unidad de Contabilidad en la cual se hará revisión
da por la Unidad de alguna inconsistencia será
devuelta de forma inmediata al interesado para que corrija lo que corresponda. de la persona que confecciona la
solicitud de pago para el reintegro digitar en cuenta “9” cada una de las facturas. Es responsabilidad de la Unidad de Contabilidad la codificación correcta de cada uno de los
Responsable
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Encargado Contabilidad Encargado Contable.
34
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENT
No.
1 Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de respaldo adecuados
2
Codifica la solicitud de pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los documentos de respaldo que se adjuntan
3 Imprime del sistema la codificación de la
4
Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión dcasos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.
5
Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto codificación de pagos.
6 Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:
No.
1
Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con cuenta “9”, en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos comprados y al menos el inicio del nombre del proveedor o persona que se le está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre del beneficiario, en el caso del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto de la factura, firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada a su Jefe inmediato.
2
Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de Visto Bueno de Jefe Inmediato, indicando su nombre y puesto y lo devuelve al custodio de la caja chica. En el caso de los custodios que estánAlajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.
3 Traslada el reintegro a la Unidad Contable
4
Revisa en el reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas cumplan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos correspondientes.
5 Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chica
POL/PRO
PROCEDIMIENTO: pagos a proveedores y gastos varios
Actividad
Recibe y revisa que la solicitud de pago cuente con las firmas y documentos de
Codifica la solicitud de pago de acuerdo al gasto que corresponda, según la partida presupuestaria de la que será deducida de acuerdo a lo indicado en los documentos de respaldo que se adjuntan
Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. (VER ANEXO 43) Firma en la solicitud de pago en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por (haciendo referencia a que la codificación contable es hecha por la Unidad Contable) en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad
Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo devuelve al contador a cargo de la
Entrega mediante una bitácora la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería
PROCEDIMIENTO: Codificación de reintegros de Caja Chica
Actividad
Confecciona la solicitud de reintegro de caja chica ingresando en el sistema con , en cada línea una factura e indica el detalle claramente los artículos
comprados y al menos el inicio del nombre del proveedor o persona que se le está pagando, en el caso de viáticos, kilometraje y hospedaje anota el nombre
del pago de combustible debe anotar el número de placa y kilometraje. En todos los casos en la columna del debe, anota el monto de la factura, firma en el espacio de confeccionado por indicando su nombre y puesto y lo traslada a su Jefe inmediato. VER ANEXO 45 Revisa el reintegro de caja chica, Firmando la solicitud de pago en el espacio de Visto Bueno de Jefe Inmediato, indicando su nombre y puesto y lo devuelve al custodio de la caja chica. En el caso de los custodios que están en Sede Alajuela, el Jefe inmediato lo traslada directamente a la Unidad de Contabilidad.
Traslada el reintegro a la Unidad Contable
chica o Jefe
reintegro de caja chica que las facturas sumen el total por el que está confeccionado la solicitud de pago, además revisa que dichas facturas cumplan con los requisitos establecidos por las políticas y procedimientos
Codifica cada una de las facturas según el gasto y Unidad a la que correspondan, revisando que el detalle indicado por el custodio de la caja chica
POL/PRO-CON02
pagos a proveedores y gastos varios
Responsable
Colaboradores de la Unidad de
Contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de la Unidad Contable
Contador a cargo
reintegros de Caja Chica
Responsable
Custodio de Caja Chica
Jefe Inmediato del Custodio
Custodio de la caja chica o Jefe inmediato de acuerdo al punto
anterior.
Contador a cargo
Contador a cargo
35
sea correcto y claro, en caso necesario modifica el detalle.
6 Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” indicando su nombre y puesto.
7
Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho por indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.
8 Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto
9 Traslada la solicitud de pago a la Unidadcheque correspondiente
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:
No.
1
Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9”siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra cuenta “9” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, ecaso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por separado en una cuenta “9” en los débitos, al finalizar este detalle debe quedar en la cuenta de bancos al créditodetalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final el mes que se le está pagando
2
Adjunta a la solicitud de pago el están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano, comisión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombreconfeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás pagos la referencia de en donde se encuentran las listas de asistencia originales
3 Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de Contabilidad
4 Recibe la solicitud de pago y revisa el monto que se está cancelando y los documentos de respaldo que se adjuntan en las solicitudes de pago
5
Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto ya sea estipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en lasiguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar a la cuenta de gasto y Unidad correspondiente y por último el monto a pagar, debe quedar codificado a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de este pago. VER ANEXO 44
6 Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago.
7
Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.
POL/PRO
sea correcto y claro, en caso necesario modifica el detalle.
pacio de “codificado por” indicando su nombre y
Imprime la codificación del reintegro la firma en el espacio de hecho por indicando su nombre y puesto la adjunta a la solicitud de pago y la traslada al
para revisión.
Revisa que la codificación de los gastos sea la correcta y firma en el espacio de revisado por indicando su nombre y puesto
Traslada la solicitud de pago a la Unidad de Tesorería para la confección del
PROCEDIMIENTO: Codificación de Estipendios, Dietas
Actividad
Confecciona la solicitud detallando en cuentas “9” el monto a cancelar de la siguiente forma: en la primer cuenta “9” al débito indica el monto a cancelar por concepto de dieta o estipendio antes de deducirle el impuesto, en otra cuenta “9” al crédito detalla el monto a deducir por concepto de impuesto, en caso de que se les cancelen otros conceptos, por ejemplo Internet o celular en el caso de los miembros de Junta Directiva, deben detallarse cada uno por separado en una cuenta “9” en los débitos, al finalizar este detalle debe quedar
crédito el monto total a cancelar a la persona. En el detalle se debe indicar en todas las cuentas el nombre del beneficiario y al final
Adjunta a la solicitud de pago el resumen de asistencia a las sesiones que se le están cancelado dicho resumen debe tener el nombre completo de cada miembro, el número y fecha de sesión que se están cancelado, grupo, órgano, comisión o Junta Regional a la que pertenecen y la firma y nombre de quien lo confeccionó y de quien lo revisó. Además debe adjuntar en uno de los pagos las listas originales de asistencia con las firmas correspondientes y en los demás pagos la referencia de en donde se encuentran las listas de asistencia originales
Traslada en el horario establecido la solicitud de pago a la Unidad de
Recibe la solicitud de pago y revisa el monto que se está cancelando y los s de respaldo que se adjuntan en las solicitudes de pago
Codifica en cada cuenta “9”, la cuenta correcta, en la primer cuenta la del gasto ya sea estipendios o dietas y de la Unidad a la que correspondan, en la siguiente cuenta la cuenta por pagar por concepto de retención de impuestos de dietas y estipendios, y en caso de que existan más gastos se deben codificar a la cuenta de gasto y Unidad correspondiente y por último el monto a pagar,
o a la cuenta del banco que se va a deducir por motivo de
Imprime del sistema la codificación de la solicitud de pago. Firma la solicitud en el espacio de “codificado por” y firma en el espacio de hecho por en la impresión de la codificación en ambos casos indicando su nombre y puesto la traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.
POL/PRO-CON02
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Codificación de Estipendios, Dietas
Responsable
Colaborador Encargado de
Tramitar el pago
Colaborador Encargado de
Tramitar el pago Colaborador Encargado de
Tramitar el pago Colaboradores de la
Unidad de Contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
36
8 Entrega la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería
9
Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y losolicitudes de pago para la confección del cheque o transferencia según corresponda.
Q) Elaboración de los Estados Financieros: POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
a) Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos: Del Departamento de Recursos Humanos:la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior segundo día hábil de cada mes.De la Unidad de Tesorería: ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de recibido por la Unidad de TesoSan José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de que fueron aplicadas.De la Unidad de Cobros: Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de cierre de mes de la Unidad de Cobrosuspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.Oficinas Regionales Los ingresos de las plataformas regionales deben sedocumentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma escaneada, por medio de cocontratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez que el contrato está firmado.Dirección Ejecutiva Los contratos de alquiler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas las firmas correspondientes.Comisión de InversionesLos acuerdos de la comisión de invComisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos necesarios para respaldar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente.
b) Para los cierres de los meses de diciembre y marzo de cada año la Unirevisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos
POL/PRO
Entrega la solicitud codificada a la Unidad de Tesorería Revisa la codificación de la solicitud de pago y firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Unidad de Tesorería las
para la confección del cheque o transferencia según
Elaboración de los Estados Financieros:
Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en los siguientes plazos:
Del Departamento de Recursos Humanos: las planillas a más tardar el día hábil posterior a la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior segundo día hábil de cada mes. De la Unidad de Tesorería: Los ingresos una vez recibidos por la Unidad de Tser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día hábil siguiente de recibido por la Unidad de Tesorería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a
il siguiente de que fueron aplicadas.
Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de
de mes de la Unidad de Cobros, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.
Los ingresos de las plataformas regionales deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma escaneada, por medio de correo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez que el contrato está firmado.
iler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas las firmas correspondientes. Comisión de Inversiones Los acuerdos de la comisión de inversiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos
ar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día
Para los cierres de los meses de diciembre y marzo de cada año la Unidad de Contabilidad revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos
POL/PRO-CON02
Contador a cargo
Encargada de la Unidad Contable
Para la confección oportuna de los Estados Financieros los documentos y reportes necesarios
las planillas a más tardar el día hábil posterior a la fecha de pago, el reporte de vacaciones disfrutadas por los colaboradores en el mes anterior
Los ingresos una vez recibidos por la Unidad de Tesorería deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad en un plazo máximo de tres días hábiles. En el caso del ingreso del último día hábil del mes debe ser trasladado a Contabilidad a más tardar el día
rería. Los cierres de caja de los ingresos de Sede San José y Sede Alajuela, deben ser corridos en el sistema a más tardar en la mañana del siguiente día hábil. Las transferencias de pago deben ser subidas al sistema de contabilidad a
Los RM, CXP, ACP deben ser entregados de forma semanal a la Unidad de Contabilidad y las NCC y ND1 a más tardar dos días hábiles concluido el mes en que se confeccionaron. Los reportes de
s, los de morosidad, cuentas por pagar, arreglos de pago, suspendidos, deben ser trasladados a más tardar el quinto día hábil posterior a concluido el mes.
r enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación más próximo una vez concluida la semana del ingreso. Para el último ingreso del mes debe ser enviado a la Unidad de Contabilidad a más tardar el siguiente día hábil de forma
rreo electrónico los cierres de datáfono de cada uno de los días. Los contratos de alquiler de Salón deben ser enviados a Sede Alajuela en el envió de documentación
iler de Salón del Centro de Recreo de Alajuela, deben ser trasladados a la Unidad de Contabilidad a más tardar en dos días hábiles una vez que el mismo cuenta con todas
ersiones deberán ser trasladados por la secretaria de la Comisión a la Unidad de Contabilidad máximo dos días hábiles una vez que los mismos son firmados por el Tesorero de Junta Directiva. Los considerandos con los demás documentos
ar el registro de la inversión, una vez que se encuentran completos deben ser trasladados por la Encargada de Tesorería a la Unidad de Contabilidad a más tardar el día
dad de Contabilidad revisará cada uno de los cheques que se encuentren en cartera con el fin de verificar que el gasto registrado realmente corresponda al periodo en cierre, si el gasto corresponde a periodos
37
futuros se registrará como una cuenta por cobrase anule el pago en el periodo correspondiente.
c) Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera.
d) Los Estados Financieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes.e) El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe
constar por escrito. f) Los Estados Financieros serán presentados en forma separada g) Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y
las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO:
No.
1
Antes de iniciar con la confección de los Estados Financieros revisa los auxiliares, conciliaciones bancarias y las cuentas transitorias, en caso necesario confecciona los ajustes contables que sean necesarios y los traslada a la Jefatura financiera para revisiónestén bien
2
Revisa que el registro del ajuste y sus respaldos sea el correcto y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al Encargado Contable para su archivo.
3 Archiva el ajuste en las cajas libres de ácido y continúa con la elaboración de los Estados Financieros.
4 Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por compañía
5
Revisa que los gastos estén registrados en la cuenta y compañía correcta, por medio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada uniddepartamento durante el mes.
6 En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema como en el documento físico.
7 Emite del sistema de reporte el Balance de Situación requiera (Colegio o Fondo de Mutualidad)
8 Revisa el Balance y verifica con detalle cualquier inconsistencia encontrada
9 Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Esencuentra en mi PC en el disco duro N
10 En la hoja “datos” elimina el “DNS”, cambia la fecha inicial y fecha final en la columna izquierda la del año actual y derecha la del año anterior
11 En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna derecha Actual
12 Verifica que los saldos en las cuentas del balance de comprobación sean iguales a las del Estado Financiero
13 En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y modifica el Toolkit si es necesario
14 Imprime los Estados Financieros yrevisión, junto con las conciliaciones bancarias y auxiliares
POL/PRO
futuros se registrará como una cuenta por cobrar y si el gasto no se realizó y no se va a realizar en el periodo correspondiente.
Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las Normas Internacionales de Información Financiera.
inancieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes.El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe
Los Estados Financieros serán presentados en forma separada Colegio y Fondo de Mutualidad.Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.
PROCEDIMIENTO: Elaboración de los Estados Financieros
Actividad
Antes de iniciar con la confección de los Estados Financieros revisa los auxiliares, conciliaciones bancarias y las cuentas transitorias, en caso necesario
contables que sean necesarios y los traslada a la Jefatura financiera para revisión, esto con el fin de asegurarse que las cuentas
Revisa que el registro del ajuste y sus respaldos sea el correcto y lo firma en el e “revisado por” indicando el nombre y el puesto y traslada al
Encargado Contable para su archivo.
Archiva el ajuste en las cajas libres de ácido y continúa con la elaboración de
Emite del sistema de Contabilidad un reporte de todos los gastos del mes por
Revisa que los gastos estén registrados en la cuenta y compañía correcta, por medio de un reporte de la totalidad de los gastos de cada unidad y
En caso de que exista algún error, se cambia la codificación tanto en el sistema
Emite del sistema de reporte el Balance de Situación de la compañía que se requiera (Colegio o Fondo de Mutualidad)
Revisa el Balance y verifica con detalle cualquier inconsistencia encontrada
Abre el archivo del Toolkit para la elaboración de los Estados Financieros que se encuentra en mi PC en el disco duro N
En la hoja “datos” elimina el “DNS”, cambia la fecha inicial y fecha final en la columna izquierda la del año actual y derecha la del año anterior
En el DNS en la columna Izquierda se indica Anterior y en el DNS de la columna
Verifica que los saldos en las cuentas del balance de comprobación sean iguales a las del Estado Financiero
En caso de alguna inconsistencia verifica detalladamente a que se debe y modifica el Toolkit si es necesario
Imprime los Estados Financieros y los traslada a la Jefatura Financiera para revisión, junto con las conciliaciones bancarias y auxiliares
POL/PRO-CON02
r y si el gasto no se realizó y no se va a realizar
Los Estados Financieros del Colegio deben ser presentados de acuerdo a lo que establecen las
inancieros deben ser entregados a más tardar el décimo día hábil de cada mes. El Jefe Financiero debe dar el Visto bueno a dichos Estados Financieros, el visto bueno debe
Colegio y Fondo de Mutualidad. Estarán conformados por el Estado de Situación y las notas respectivas, Estado de Resultados y las notas respectivas, el Estado de Cambios en el patrimonio y el Balance de Comprobación.
Elaboración de los Estados Financieros
Responsable
Encargado Contable
Jefe Financiero
Encargado Contable
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
38
15 Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad cualquier observación al respecto
16 Aplica las observaciones realizadas por el Jefe Financiero
17 Imprime los Estados Financieros, los firma, los fotocopia
18
Entrega el Estado Financiero original a la UnidadDirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura Financiera
R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos. POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
1. Los respaldos originales (ver adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.
2. Previo a la Elaboración de cada una de las
Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos este debidamente actualizada en el sistema.
3. Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien lo
de quien los revisó (del confecciona la Contador Encargado
4. Las declaraciones (D-101, D
plazo establecido por Tributación Directa.
5. Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben respaldarse adecuadamente al menos con los siguientes documentos:
Ventas (D-104): a) Reporte de ingresos del sistema contable (cuenta 4)b) Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetasc) Resumen elaborado por el
y el total a pagar. d) Borrador del formulario D-104 firmado por el representante Legal del Colegio.e) Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.
Retención del Impuesto a la Fuente (Da) Reporte retención del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas b) Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietasc) Resumen elaborado por el Contador Encargad
que corresponde a Dietas y Estipendiosd) Borrador del formulario D-103 firmado por el representante Legal del Colegio.e) Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda
POL/PRO
Revisa los Estados Financieros y comunica al Encargado de Contabilidad cualquier observación al respecto
Aplica las observaciones realizadas por el Jefe Financiero
Imprime los Estados Financieros, los firma, los fotocopia Entrega el Estado Financiero original a la Unidad de Secretaría, una copia a la Dirección Ejecutiva, otra copia a Auditoría Interna y una Copia a la Jefatura
R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos.
(ver política número 5 en donde se detalla cada uno de ellos)adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una copia de dichos documentos para cualquier consulta.
Previo a la Elaboración de cada una de las declaraciones debe verificar con la Unidad de Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos este debidamente actualizada en el sistema.
Todas las declaraciones y sus respaldos deben tener la firma de quien los confeccionó y la firma Encargado de Contabilidad en el caso de las declaraciones que
Contador Encargado y del Jefe Financiero en todos los casos).
101, D-103 y D-104) deben ser presentadas y pagadas a más tardar en el plazo establecido por Tributación Directa.
Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben
se adecuadamente al menos con los siguientes documentos:
Reporte de ingresos del sistema contable (cuenta 4) Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetasResumen elaborado por el Contador Encargado de los ingresos menos la retención del impuesto
104 firmado por el representante Legal del Colegio. Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.
Retención del Impuesto a la Fuente (D-103): Reporte retención del impuesto a los colaboradores del sistema de planillas Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietas
Contador Encargado el detalle de lo que corresponde a salarios y de lo que corresponde a Dietas y Estipendios
103 firmado por el representante Legal del Colegio. Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda
POL/PRO-CON02
Jefe Financiero
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
Encargado de Contabilidad
política número 5 en donde se detalla cada uno de ellos) quedarán adjuntos en la solicitud de pago, además se mantendrá en un archivo de la Unidad Contable una
declaraciones debe verificar con la Unidad de Tesorería y Recursos Humanos que toda la información necesaria para el pago de los impuestos
s confeccionó y la firma de Contabilidad en el caso de las declaraciones que
pagadas a más tardar en el
Las declaraciones de impuestos de renta, ventas y el pago de la retención a la fuente, deben contar con los cruces correspondientes en sus documentos de respaldo, además deben
Reporte del sistema del la retención del impuesto de venta de los pagos efectuados con tarjetas de los ingresos menos la retención del impuesto
Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda.
Reporte del sistema contable de la retención efectuada por los pagos de estipendios y dietas el detalle de lo que corresponde a salarios y de lo
Confirmación de recibido de la declaración por parte del Ministerio de Hacienda
39
Renta (D-101): a) Borrador del formulario D-101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero.b) Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos
colocados en las casillas del Formulario D Cambio en el Representante Legal (D 6. Acuerdo de Asamblea en donde conste el cambio en el Presidente del Colegio.
7. El responsable de la presentación oportuna del formulario D
legal ante Tributación directa será el dicho formulario con el fin de respaldar el cambio efectuado.
A) DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: sobre la renta D-101
No.
1 Consolida los Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con corte al 30 de setiembre de cada año
2 Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar el formulario D-101
3
Realiza un resumen de los ingresos y gastos a presentar en la declaración con base en los reportes emitidos del sistema según procedimiento 2 anterior ANEXO 62 y 63
4 Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se vaDeclaración D-101VER ANEXO
5 Traslada todos los documentos a la Jefatura Financiera para revisión
6
Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al encargado contable.
7
Confecciona según la información recopilada la Declaración DEDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributde acuerdo a las instrucciones dadas por esa entidad.
8 Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Calidad de Representante Legal
9 Firma el borrador del Formulario D
10 Presenta de forma electrónica el formulario D
11 Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a demás documentos de respaldo.
12
Conserva en el archivo de contabilidad la Declaración Ddocumentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces correspondientes
B) DESCRIPCIÓN DEL SUBventas
POL/PRO
101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero.Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos colocados en las casillas del Formulario D-101
Representante Legal (D-140)
Acuerdo de Asamblea en donde conste el cambio en el Presidente del Colegio.
El responsable de la presentación oportuna del formulario D-140 para el cambio de representante legal ante Tributación directa será el Contador Encargado, quien deberá conservar una copia de dicho formulario con el fin de respaldar el cambio efectuado.
PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Declaración del impuesto
Actividad
Estados Financieros del Colegio y del Fondo de Mutualidad con corte al 30 de setiembre de cada año
Emite del sistema los reportes correspondientes a ingresos y gastos para llenar
Realiza un resumen de los ingresos y gastos a presentar en la declaración con base en los reportes emitidos del sistema según procedimiento 2 anterior VER
Confecciona un Borrador en Excel de los datos que se van a presentar en la VER ANEXO
Traslada todos los documentos a la Jefatura Financiera para revisión Revisa que los cálculos e información detallada sea la correcta y lo firma en el espacio de “revisado por” indicando el nombre y el puesto y lo traslada al
Confecciona según la información recopilada la Declaración D-101 en el Sistema EDDI que previamente debe ser descargado de la Página de Tributación Directa de acuerdo a las instrucciones dadas por esa entidad.
Imprime el borrador y lo traslada a la Presidencia para que esta la firme en su Calidad de Representante Legal
Firma el borrador del Formulario D-101 y lo devuelve a la Encargada Contable
Presenta de forma electrónica el formulario D-101
Imprime el comprobante de la presentación de la Declaración y la adjunta a los demás documentos de respaldo. Conserva en el archivo de contabilidad la Declaración D-101 con todos los documentos de respaldo, según se detalló en el procedimiento y con los cruces
DESCRIPCIÓN DEL SUB-PROCEDIMIENTO: Calculo del pago de impuesto sobre las
POL/PRO-CON02
101 con la firma de confeccionado y revisado del Jefe Financiero. Todos los reportes y resúmenes de estos del sistema contable que respaldan los montos
140 para el cambio de representante , quien deberá conservar una copia de
Elaboración de la Declaración del impuesto
Responsable
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Jefe Financiero
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Representante Legal
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Calculo del pago de impuesto sobre las
40
No.
1
Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las transferencias se encuentren registradas en el sistema
2 Imprime del sistema de contabilidad un reporte de las cuentas 4la 4-3-00-000-00 (ingresos)
3
Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y multiplicando el resultado por 13%, el resultado final debe coincidir conde los débitos de dicho reporte
4
Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 2
5
Imprime un reporte de la cuenta 2correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al total de los impuesto indicados en el cuadro de Excel (anexo 46).
6
Imprime del sistema reporte de la cuenta 1tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley (anexo 46)
7
Imprime reporte en el sistema de contabilidad de ventas exentas utcuentas 4-1-01-000-00 a la 4-1documentos con la sigla RA y se suman los subcontenga RA, lo comunica la Encargada de Contabilidad para su corrección.
8
Realiza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 2-4-5-6-7, para su respectiva revisión
9
Revisa que los cálculos y documentos en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
10
Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.
11 Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago
12
Llena el formulario D-104, mediante el sistema de EDDI, el cual es proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos 48-49-50 y 51
13
Sube en la página de hacienda el archivo generado en el punto 8, pasos de los anexos 52-53 y 54
14 Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia
C) Impuesto de retención de la fuente:
POL/PRO
Actividad
Verifica con el auxiliar de contabilidad que todos los ingresos se encuentren digitados en el sistema. Además verifica con el cajero de Alajuela que todas las transferencias se encuentren registradas en el sistema
de contabilidad un reporte de las cuentas 4-2-00-000-00 a
Revisa el reporte emitido en el paso 2, dividiendo los créditos entre 1,13 y multiplicando el resultado por 13%, el resultado final debe coincidir con el dato de los débitos de dicho reporte
Llena el cuadro de Excel (anexo 46) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 2
Imprime un reporte de la cuenta 2-1-04-003 (impuesto de ventas) del mes correspondiente al pago de impuestos, el saldo de este reporte debe ser igual al total de los impuesto indicados en el cuadro de Excel (anexo 46). Imprime del sistema reporte de la cuenta 1-1-05-004-08 (retención impuesto de tarjetas) toma el saldo y lo digita en la parte del cuadro de retenciones de ley
Imprime reporte en el sistema de contabilidad de ventas exentas utilizando las 1-02-000-00 (resumen), revisa que no contenga
documentos con la sigla RA y se suman los sub-totales, en caso de que contenga RA, lo comunica la Encargada de Contabilidad para su corrección.
iza e imprime solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 47) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los
7, para su respectiva revisión Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para
y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.
Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago 104, mediante el sistema de EDDI, el cual es
proporcionado por el Ministerio de Hacienda. Siguiendo los pasos de los anexos
Sube en la página de hacienda el archivo generado en el punto 8, siguiendo los
Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia
Impuesto de retención de la fuente:
POL/PRO-CON02
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de contabilidad
Jefe Financiero
Encargada de contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de Tesorería
41
No.
1
Imprime reporte en la parte de características: periodo (se indica fechas del mes)/código/nombre/cedula/impuesto de renta/ y se agrupa por código.
2 Imprime del sistema de contabilidad reporte de la cuenta 2(Impuesto de dietas y estipendios)
3
Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/añoinformación obtenida del reporte del punto 1 y 2
4
Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 1 y 2, para su respectiva revisión
5
Revisa que los cálculos y documenten señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para revisión
6
Revisa que los cálculos y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.
7 Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago
8
Llena el formulario D-103 en digital, el cual está disponible en la página de hacienda, siguiendo los pasos de los anexos 57
9 Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** S) Obras en Proceso: POLITICAS ESPECÍFICAS:
1. Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como
sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en 1-2-07-001-00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución correspondiente entre cada obra con el respaldo adecua
2. La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por cada una de las obras indicadas por el Contador Encargadoocasional por la Jefatura Financiera, cuando esta lo considere necesario.
3. El desglose de cada una de las ode inicio de la obra, el monto acumulado de la obra al finalizar el mes.
4. Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque o transferencia con la que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo, contrato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la
POL/PRO
Actividad
Imprime reporte en la parte de rubros del sistema de planillas con las siguientes características: periodo (se indica fechas del mes)/código/nombre/cedula/impuesto de renta/ y se agrupa por código.
Imprime del sistema de contabilidad reporte de la cuenta 2-1-04-002-00 (Impuesto de dietas y estipendios) Llena el cuadro de Excel (anexo 55) que se ubica en la computadora del Contador Encargado: mis documentos/impuesto de ventas/año/mes, con la información obtenida del reporte del punto 1 y 2
Realiza e imprime la solicitud de pago a nombre del Ministerio de Hacienda (anexo 56) y lo traslada al Encargado (a) de contabilidad con los documentos de los puntos 1 y 2, para su respectiva revisión Revisa que los cálculos y documentos de respaldo sean los correctos, lo firma en señal de revisado tanto en la solicitud de pago con en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo traslada al Jefe Financiero para
s y documentos sean los correctos, lo firma en señal de revisado en los documentos de respaldo indicando su puesto y nombre y lo devuelve a la Encargada Contable.
Entrega a la Unidad de Tesorería la solicitud de pago 103 en digital, el cual está disponible en la página de
hacienda, siguiendo los pasos de los anexos 57-58-59-60-61
Realiza el pago de los impuesto por medio de transferencia
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en
00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución correspondiente entre cada obra con el respaldo adecuado y notas aclaratorias necesarias.La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por cada una de las obras indicadas en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente
Contador Encargado, revisado por la Encargada de Contabilidad y revisado en forma ocasional por la Jefatura Financiera, cuando esta lo considere necesario. El desglose de cada una de las obras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha de inicio de la obra, el monto acumulado de la obra al finalizar el mes. Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque
a que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo,
rato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la
POL/PRO-CON02
Responsable
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de contabilidad
Jefe Financiero
Encargada de contabilidad
Contador a cargo
Encargada de tesorería
Todos los pagos y facturas relacionados con una obra de infraestructura o proyecto como sistemas informáticos para el Colegio de Licenciados y profesores, serán registrados en la cuenta
00 de Obras en Proceso, indicando en el detalle claramente a que obra pertenece. En caso de que en un solo pago o factura se incluyan varias obras, se debe realizar la distribución
do y notas aclaratorias necesarias. La Unidad de contabilidad llevará un auxiliar de obras en proceso el cual consta de una hoja resumen en donde se detallan todas las obras en proceso del Colypro y el desglose de pagos por
en el resumen, dicho auxiliar será actualizado mensualmente , revisado por la Encargada de Contabilidad y revisado en forma
bras debe indicar claramente cuál es la obra detallada, la fecha
Todos los montos indicados en el desglose de pagos por obra debe detallar por escrito el cheque a que se canceló, el número de factura, la fecha, a nombre de quien se
emitió el pago, el detalle del pago, y el monto. Además de que estos deben respaldarse físicamente, con la copia del documento de pago (cheque o transferencia), factura y/o recibo,
rato, acuerdo de Junta Directiva con la aprobación de la obra, cotizaciones (En el caso de las cotizaciones que excedan las 20 páginas, estas se conservarán únicamente en el expediente de la
42
Unidad de Infraestructura y elposteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de Infraestructura y demás documentos que s
5. El respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el auxiliar.
6. El Jefe de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de informar a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una semana después de dado el evento.
7. El Jefe de Infraestructura y mantenimiento deberá dar el visto bueno por escrito en el autodos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y corresponden al proyecto terminado.
8. En los casos en que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabicon la documentación incompleta el Proyecto será el responsable de entregar copia de la información faltante una vez completada, esto con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras e
9. En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras
10. Para cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo contará con la boleta de compra en la que se debe indicar expediente del activo placa XXContabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en proceso, mostrando en el detalle la
11. Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado, los documentos deben estar en los efácilmente.
A) SUB – PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:
No.
1 Informa al Contador Encargado sobre el inicio de una nueva obra de infraestructura
2 Abre una hoja en Excel de detalle de obra, e indica la fecha de inicio
3 Entrega al Encargado de Contabilidad la solicitud de pago y/o factura de la obra en proceso
4 Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la obra de infraestructura
5 Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en
POL/PRO
nidad de Infraestructura y el expediente de la obra en proceso en la Unidad de Contabilidad y posteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de Infraestructura y demás documentos que se consideren necesarios para respaldar el auxiliar.
respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el
de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una
semana después de dado el evento. Jefe de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto una vez concluida la obra
deberá dar el visto bueno por escrito en el auxiliar de obras en proceso en donde se detallan todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y
al proyecto terminado. que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabi
con la documentación incompleta el Jefe de Infraestructura y mantenimientoresponsable de entregar copia de la información faltante una vez completada,
esto con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso. En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de respaldar adecuadamente el auxiliar de obras en proceso.
a cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo contará con la boleta de compra en la que se debe indicar que los respaldos están en el expediente del activo placa XX-XXXX, la finalización de la obra en proceso será registrada en la Contabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en proceso, mostrando en el detalle la obra que se está registrando. Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado, los documentos deben estar en los expedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:
Actividad
Informa al Contador Encargado sobre el inicio de una nueva obra de
Abre una hoja en Excel de detalle de obra, e indica la fecha de inicio
Entrega al Encargado de Contabilidad la solicitud de pago y/o factura de la obra
Recibe y traslada a la Contador Encargado la solicitud de pago y/o factura de la
Codifica el pago y/o factura debitando la cuenta de obras en proceso y acreditando bancos en el caso de las solicitudes de pago y cuenta por pagar en
POL/PRO-CON02
n la Unidad de Contabilidad y posteriormente expediente, se conservará únicamente la cotización de la empresa que fue seleccionada para la realización de la obra), informes de los ingenieros a cargo y/o Encargado de
e consideren necesarios para respaldar el auxiliar. respaldo físico de cada pago se encontrará en el mes y año, según la fecha detallada en el
de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del Proyecto será el responsable de a la Unidad de Contabilidad una vez que se inicia o concluye una obra. Máximo una
o Encargado del Proyecto una vez concluida la obra xiliar de obras en proceso en donde se detallan
todos los pagos con el fin de respaldar que todos los datos incluidos son correctos y
que un pago por una obra en proceso se entregue a la Unidad de Contabilidad Jefe de Infraestructura y mantenimiento o Encargado del
responsable de entregar copia de la información faltante una vez completada,
En caso de que los pagos de obras en proceso entregados a la Unidad Contable estén con la documentación completa, está será la responsable de fotocopiar dichos documentos con el fin de
a cada obra en proceso terminada la Unidad de Contabilidad le asignará un número de activo y se incluirá en el auxiliar de activos fijos, tanto digital como en el físico, en el caso del físico solo
que los respaldos están en el XXXX, la finalización de la obra en proceso será registrada en la
Contabilidad debitando el valor histórico correspondiente y acreditando la cuenta de obras en
Cada obra en proceso terminada contará con un expediente físico el cual se respaldará con todos los documentos acumulados en el auxiliar de obras en proceso, detalle de cada pago realizado,
xpedientes ordenados y con un índice para poder localizarlos
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACION EL AUXILIAR DE OBRAS EN PROCESO:
Responsable
Jefe de Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del
Proyecto
Contador a cargo Jefe de
Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del
Proyecto
Encargada de la Unidad Contable
Contador a cargo
43
el caso de las facturas.
6
En caso de que los documentos de las solicitudes de pago y/o facturas estén completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes. En el caso de que las solicitudes de pago vengan sin los documentos de respaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunde obras en proceso de igual forma cruzándolos con la hoja de detalle al finalizar el mes.
7 Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago y/o facturas
8
Revisa que la codificación de las facturas y solicitudes de pago, con detallando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente ytraslada a la Unidad de Tesorería.
9 Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de obras en proceso
10 Traslada a cada hoja resumen correspondiente movimiento que emitió según el punto anterior
11
Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo que en la cuenta contable y lo traslada con los documentos de respaldo al Encargado de Contabilidad para revisión.
12
Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su espacio correspondiente, lo devuelve al Contador Encargado.
13
Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los sde correo electrónico al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento con el fin de darle seguimiento.
14
Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimieencuentran en el auxiliar, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las obras que se indican en el auxiliar son las que realmente están en p
15
Revisa el auxiliar de obras en proceso enviado por el Contador Encargado, confirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya se van a realizar, lo indica por correo electrónico al Contador Encargado.
16
En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras del auxiliar del mes siguiente lo que sea necesario.
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
B) SUB – PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE NO SE VA A REALIZAR.
POL/PRO
En caso de que los documentos de las solicitudes de pago y/o facturas estén completos los fotocopia y los incluye en el auxiliar de obras en proceso como respaldo y los cruza con la hoja de detalle correspondiente al finalizar el mes.
solicitudes de pago vengan sin los documentos de respaldo completos, espera a que el Encargado de Infraestructura y mantenimiento o encargado del proyecto que se está desarrollando entregue copia de los documentos faltantes a la Unidad Contable y la adjunta al auxiliar de obras en proceso de igual forma cruzándolos con la hoja de detalle al
Devuelve a la Encargada de Contabilidad para revisión las solicitudes de pago
icación de las facturas y solicitudes de pago, con detallando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente. Las facturas las devuelve al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento para que este confeccione la solicitud de pago correspondiente y las solicitudes de pago las traslada a la Unidad de Tesorería.
Al final de mes emite del sistema de contabilidad un reporte de la cuenta de
Traslada a cada hoja resumen correspondiente cada pago detallado en el movimiento que emitió según el punto anterior Traslada el total acumulado en el detalle de cada obra a la hoja resumen de todas las obras en proceso y verifica que el saldo en el auxiliar sea el mismo
a cuenta contable y lo traslada con los documentos de respaldo al Encargado de Contabilidad para revisión. Revisa la hoja resumen de obras y cada uno de los detalles por obra junto con los respaldos correspondientes, estampando su firma nombre y puesto en el espacio correspondiente, lo devuelve al Contador Encargado. Realiza los cruces entre el auxiliar y los documentos de respaldo, en caso de que estén sin entregar algunos documentos de respaldo los solicita por medio de correo electrónico al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento con el
Envía por medio de correo electrónico el auxiliar de obras en proceso al Encargado de Infraestructura y Mantenimiento, encargado de proyectos que se encuentran en el auxiliar, con copia a la Encargada de Contabilidad, Jefe Financiero, Director Ejecutivo, esto con el fin de que este verifique que las obras que se indican en el auxiliar son las que realmente están en proceso.
Revisa el auxiliar de obras en proceso enviado por el Contador Encargado, confirma por el mismo medio que el auxiliar contiene la información correcta o en caso de notar alguna inconsistencia como obras ya concluidas o que ya no se van a realizar, lo indica por correo electrónico al Contador Encargado. En caso de recibir correo departe del Encargado de Infraestructura y Mantenimiento sobre el auxiliar de obras en proceso, depura para la confección del auxiliar del mes siguiente lo que sea necesario.
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE
POL/PRO-CON02
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de Contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de Contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo Jefe de
Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del
Proyecto
Contador a cargo
PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE UNA OBRA EN PROCESO TERMINADA O QUE
44
No.
1
Informa por escrito a la Unidad de Contabilidad que la obra en proceso ha concluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma incompleta a la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO JD-05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia de los documentos de respaldo corr
2
Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento; en el caso de que la solicitud de cheque del último pago de la obra entregado alos documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo establecido en las POL PRO JD-
3 Lleva el auxiliar resumen de pagos de la obra en proceso concluida al Encargado de Infraestructura y mantenimiento
4
Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y puesto, lo devuelve al Contador Encargado
5
Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra esté concluida debita la cuenta de valor histórico correspondiente y acredita la cuenta de obras en proceso, adjunta del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de Infraestructura y mantenimiento según lo establezca el contrato, este idebe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva según lo estable las POL PRO JDen donde se informa de la obra concluida y auxiliar elaborado por el Encargado de Infraestructura y mantenimiento y Lo traslada a la Encargada de Contabilidad para revisión.
6
Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firma en sistema en el espacio destinado para revisadopuesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientosmes.
7
Incluye en el auxiliar de activos fijos, el nuevo activo con un número de placa, en el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de acuerdo a lo que establece la Ley de Renta
8
Confecciona la boleta de compra con Findica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la auxiliar físico de activos con el fin de mantener el consecutivo de las boletas
9
Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expactivo y detalla el número de placa y los incluye un expediente de forma ordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de confeccionado por y revisado por, además se debe indicar el Asiento con el que
POL/PRO
Actividad
Informa por escrito a la Unidad de Contabilidad que la obra en proceso ha concluido o que ya no se va a realizar, en el caso de las obras concluidas en que la solicitud de cheque del último pago hubiera sido entregado de forma
la Unidad de Contabilidad según los establecido en las POL PRO 05, entrega copia de los documentos de respaldo de la conclusión de la obra
al Contador Encargado. En el caso de que la obra ya no se realice entrega copia de los documentos de respaldo correspondientes al Contador Encargado. Recibe los documentos de respaldo de que la obra no se va a realizar o de la finalización de una obra en proceso entregados por el Encargado de Infraestructura y Mantenimiento; en el caso de que la solicitud de cheque del último pago de la obra entregado a la Unidad de Contabilidad cuente con todos los documentos de respaldo de la conclusión de la obra los fotocopia según lo
-05.
Lleva el auxiliar resumen de pagos de la obra en proceso concluida al de Infraestructura y mantenimiento
Revisa que todos los pagos detallados en el auxiliar correspondan a la obra concluida y firma en señal de visto bueno indicando su nombre completo y puesto, lo devuelve al Contador Encargado Confecciona un asiento en el sistema de contabilidad, en el caso de que la obra esté concluida debita la cuenta de valor histórico correspondiente y acredita la cuenta de obras en proceso, adjunta el resumen de pagos con el visto bueno del Encargado de Infraestructura y mantenimiento, informe de recibido a satisfacción elaborado por el ingeniero a cargo de la obra o Encargado de Infraestructura y mantenimiento según lo establezca el contrato, este informe debe tener el visto bueno de un miembro de Junta Directiva y Dirección Ejecutiva según lo estable las POL PRO JD-05, además debe adjuntar el correo en donde se informa de la obra concluida y auxiliar elaborado por el Encargado
antenimiento y Lo traslada a la Encargada de
afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firma en el asiento impreso del
destinado para revisado indicando su nombre completo y puesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demás asientos del
Incluye en el auxiliar de activos fijos, el nuevo activo con un número de placa, en el espacio para descripción realiza un breve informe de la obra registrada, incluye el valor histórico, indica la cantidad de años a depreciar el activo de
establece la Ley de Renta Confecciona la boleta de compra con F-CON04 completa toda la información, indica en observaciones que los documentos de respaldo del activo se encuentran en el expediente correspondiente, la imprime y la incluye en el auxiliar físico de activos con el fin de mantener el consecutivo de las boletas Saca del Auxiliar de obras en proceso los respaldos, indicando en el detalle de la obra que los documentos de respaldo se encuentran en el expediente del activo y detalla el número de placa y los incluye un expediente de forma ordenada, en dicho expediente se debe detallar en una portada la vida útil, concepto de renta, depreciación mensual, Unidad de destino, firma de
do por, además se debe indicar el Asiento con el que
POL/PRO-CON02
Responsable
Jefe de Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del
Proyecto
Contador a cargo
Contador a cargo Jefe de
Infraestructura y Mantenimiento/ Encargado del
Proyecto
Contador a cargo
Encargada de Contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo
Contador a cargo
45
se incluyó en contabilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.
10
Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los docurespaldo necesarios, estampar su firma de revisado detallando su nombre y puesto.
11 Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa asignada al activo.
12
En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en el sistema de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en proceso los documentos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el último resumen de la obra en proceso, en el auxiliar de obras en proceso, que la misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicaAdjunta al asiento los documentos de respaldo necesarios para demostrar que la obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión
13
Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los documentos de respaldo necesarios, coloca su firmasistema en el espacio destinado para revisadopuesto, lo archiva en la caja libre de ácido junto con los demásmes.
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** T) Registro de la Provisión de Cesantía:
POLITICAS ESPECÍFICAS: La provisión por cesantía se estimará
1. Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por concepto de cesantía de los
2. El porcentaje obtenido del puperiodo, y esta será la provisión por concepse harán los ajustes contables requeridos
3. Con el fin de mantener la provisión actualizada mensualmente, se mismo porcentaje obtenidodevengados en el mes.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No.
1 Emite del sistema de planillas el salario devengado
2
Emite del sistema contable un reporte de la cuentadetermina el monto total por pagos que se realizaron durante el año por este concepto.
3 Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo
POL/PRO
se incluyó en contabilidad el activo, la fecha y un índice. Lo traslada al Encargado de Contabilidad para revisión.
Revisa que el expediente esté completo y cuente con todos los documentos de respaldo necesarios, estampar su firma de revisado detallando su nombre y
Archiva en caja libre de ácido el expediente, en consecutivo según la placa
En el caso de las obras que ya no se van a realizar, confecciona un asiento en el sistema de contabilidad debitando la cuenta de gasto correspondiente según el caso y acredita la cuenta de obras en proceso, saca del auxiliar de obras en
tos de respaldo y los incluye en el asiento, indica en el último resumen de la obra en proceso, en el auxiliar de obras en proceso, que la misma se pasó por gasto e indica el número de asiento con la que se registró indicando además que ahí se pueden ubicar los documentos de respaldo. Adjunta al asiento los documentos de respaldo necesarios para demostrar que la obra ya no se va a realizar. Lo firma en el espacio de confeccionado por y lo
Contabilidad para revisión Revisa que el asiento afecte las cuentas contables correctas y cuente con los
necesarios, coloca su firma en el asiento impreso del sistema en el espacio destinado para revisado indicando su nombre completo y
n la caja libre de ácido junto con los demás asientos del
*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
) Registro de la Provisión de Cesantía:
estimará de la siguiente manera:
Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por de los últimos 5 años.
del punto anterior, se debe aplicar a los salarios devengadola provisión por concepto de cesantía. Para que el monto quede actualizado
se harán los ajustes contables requeridos. Con el fin de mantener la provisión actualizada mensualmente, se estimará todos los meses el
obtenido en el punto número uno de esta política, sobre
EDIMIENTO: Ajuste Anual de la Cesantía
Actividad
Emite del sistema de planillas el salario devengado del año que concluye. Emite del sistema contable un reporte de la cuenta2-3-01-004-00cesantía y determina el monto total por pagos que se realizaron durante el año por este
Divide el monto de lo pagado en el año por concepto de cesantía entre el total del salario devengado en ese mismo año y así obtiene el porcentaje del lo
POL/PRO-CON02
Encargada de Contabilidad
Contador a cargo
Contador a cargo
Encargada de Contabilidad
Cada 31 de diciembre (al final del periodo) se debe calcular el porcentaje promedio pagado por
devengadosal final del . Para que el monto quede actualizado
todos los meses el de esta política, sobre los salarios
Responsable
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
46
usado por cesantía respecto a los salarios devengados en el año.
4
Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los últimos 5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje promedio de lo pagado por cesantía
5 Multiplica el porcentaje por el total del salario devengado del último año y obtiene el monto por provisión de cesantía
6
Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en la cuenta de la provisión de cesantíacontable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las cuentas 2-3-01-004-00 cesantía y 5
7
Con todos los datos y cálculos, todos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado indicando su nombre y puesto.
8
Imprime del sistema el ajuste realizado y adjunta el documento detapunto 7 del procedimiento correspondientes y realiza los cruces de hecho por y lo traslada al Jefe Financiero para su revisión
9
Revisa el ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo, firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Encargada Contable para el archivo correspondiente.
10 Archiva el documento según corresponda DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
No.
1 Recibe del Departamento de Recursos Humanos la planilla quincenal.
2 Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número correspondiente. VER ANEXO 12
3
Al generar el asiento contable se debita la cuenta de gasto por cesantía 5007-00y se acredita la cuenta 2porcentaje determinado según la política salarios devengados.
4 Revisa que el monto registrado por concepto de cesantía sea el correcto
5
Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargadopara revisión
6
Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indinombre y puesto y lo archiva como corresponde.
U) Revisión de documentos trasladados por la Unidad de Cobros:
1. La Unidad de Cobros es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad los siguientes
documentos con los documentos de respaldo completos y correctos: recibos de mecanizada
POL/PRO
usado por cesantía respecto a los salarios devengados en el año.
Suma los porcentajes obtenidos, según se detalla en el paso 3, durante los 5 años y lo divide entre 5 con el fin de determinar el porcentaje
cesantía respecto al salario devengado.
l porcentaje por el total del salario devengado del último año y provisión de cesantía.
Revisa el monto obtenido en el procedimiento anterior contra el saldo en la de cesantía, en caso de ser necesario realiza el ajuste
contable en el sistema por medio de un AD1, debitando o acreditando las 00 cesantía y 5-1-01-007-00 según corresponda.
realiza un documento en Excel en donde detalla todos los pasos realizados y los montos correspondientes, lo firma de realizado
Imprime del sistema el ajuste realizado y adjunta el documento detallado en el
miento y además todos los reportes de respaldo y realiza los cruces necesarios. Firma el ajuste en el espacio
de hecho por y lo traslada al Jefe Financiero para su revisión l ajuste realizado junto con los cálculos y los documentos de respaldo,
firma en el espacio de “revisado por” indicando su nombre y puesto y lo traslada a la Encargada Contable para el archivo correspondiente.
según corresponda
EDIMIENTO:Registro Mensual de la provisión por Cesantía.
Actividad
Recibe del Departamento de Recursos Humanos la planilla quincenal. Genera en el sistema de planillas el asiento contable, asignándole el número
VER ANEXO 12 Al generar el asiento contable se debita la cuenta de gasto por cesantía 5-1-01-
00y se acredita la cuenta 2-3-01-004-00 de provisión por cesantía por el porcentaje determinado según la política específica 1 respecto al total de
Revisa que el monto registrado por concepto de cesantía sea el correcto Imprime el asiento y firma e indica su nombre y puesto en el espacio de “hecho por”, adjunta los documentos de respaldo y lo traslada al Encargado Contable
Revisa que el registro de las cuentas sea el correcto y que el monto aplicado sea igual al registro, firma en el espacio de “revisado por” indicando además su nombre y puesto y lo archiva como corresponde.
U) Revisión de documentos trasladados por la Unidad de Cobros:
La Unidad de Cobros es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad los siguientes
documentos con los documentos de respaldo completos y correctos: recibos de mecanizada
POL/PRO-CON02
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Encargada de Contabilidad
Jefe Financiero
Encargada Contable
Registro Mensual de la provisión por Cesantía.
Responsable
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a cargo
Encargado Contable
La Unidad de Cobros es la responsable de trasladar a la Unidad de Contabilidad los siguientes
documentos con los documentos de respaldo completos y correctos: recibos de mecanizada
47
(RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC), Cuentas por Pagar (CXP
cuentas por pagar (ACP).
2. Los documentos deben ser trasladados la unidad de contabilidad en el plazo que establece el
inciso a) del punto Q) de estas políticas.
3. Los documentos de la Unidad de Cobros serán archivados por el Contador a cargo
forma consecutiva.
4. Los documentos deben ser revisados por el contador a cargo tanto en el sistema como
físicamente.
No.
1
Recibe los documentos trasladados por la Unidad de Cobro, recibos de
mecanizada (RM), Notas de
Cuentas por Pagar (CXP), aplicación de cuentas por pagar (ACP).
2
Verifica que los mismos estén en orden consecutivo (que no falte
ninguno), que cuenten con las firmas correspondientes.
3
Si falta algún documento lo solicita por escrito a la Unidad de Cobros
con el fin de completar el consecutivo.
3
Verifica en el sistema que los documentos estén registrados con las
cuentas y compañías contables correspondientes y
correcto. En el caso de los RM (recibos de mecanizada) verifica que el
monto aplicado coincida con el depósito realizado por la entidad
de pago), en caso de que exista alguna diferencia solicita la justificación
correspondiente por escrito al Gestor de Cobros II.
4
En caso de que las cuentas o compañías contables estén mal integradas
o las que se asignaron no sean las correctas, modifica el asiento en el
sistema de Contabilidad según corresponda.
5
Archiva los documentos en folders por consecutivo de documento y
posteriormente en cajas libr
según corresponda.
HISTÓRICO DE VERSIONES
Versión Fecha de
cambio 9 5-6-14 Cambio de nombre de Asistente y Auxiliar Contable a Contador a
Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. Cambios en políticas específicasdepreciación mensual y liquidación de activos” punto 3,
“Registro de inversiones”puntos 1 y 2, I “Registro de cancelación de cuenta por cobrar al Banco por pagos recibidos por tarjetas de dé2, L “Registro de facturas de proveedores”
POL/PRO
(RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC), Cuentas por Pagar (CXP
Los documentos deben ser trasladados la unidad de contabilidad en el plazo que establece el
inciso a) del punto Q) de estas políticas.
Los documentos de la Unidad de Cobros serán archivados por el Contador a cargo
Los documentos deben ser revisados por el contador a cargo tanto en el sistema como
Actividad
Recibe los documentos trasladados por la Unidad de Cobro, recibos de
mecanizada (RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC),
Cuentas por Pagar (CXP), aplicación de cuentas por pagar (ACP).
Verifica que los mismos estén en orden consecutivo (que no falte
, que cuenten con las firmas correspondientes.
Si falta algún documento lo solicita por escrito a la Unidad de Cobros
con el fin de completar el consecutivo.
Verifica en el sistema que los documentos estén registrados con las
cuentas y compañías contables correspondientes y por el monto
correcto. En el caso de los RM (recibos de mecanizada) verifica que el
monto aplicado coincida con el depósito realizado por la entidad (recibo
, en caso de que exista alguna diferencia solicita la justificación
crito al Gestor de Cobros II.
En caso de que las cuentas o compañías contables estén mal integradas
o las que se asignaron no sean las correctas, modifica el asiento en el
sistema de Contabilidad según corresponda.
rchiva los documentos en folders por consecutivo de documento y
posteriormente en cajas libres de ácido de forma mensual, rotulándolas
Breve descripción del cambio
Cambio de nombre de Asistente y Auxiliar Contable a Contador a Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub
procedimiento Registro de ingresos Plataformas Regionales. Cambios en políticas específicas: C “Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos” punto 3, E
“Registro de inversiones” punto 2,4 y 5, H “Registro de Ingresos” , I “Registro de cancelación de cuenta por cobrar al
Banco por pagos recibidos por tarjetas de débito o crédito” punto , L “Registro de facturas de proveedores” punto 1, M “ Registro y
POL/PRO-CON02
(RM), Notas de Débito (ND1), Notas de Crédito (NCC), Cuentas por Pagar (CXP), aplicación de
Los documentos deben ser trasladados la unidad de contabilidad en el plazo que establece el
Los documentos de la Unidad de Cobros serán archivados por el Contador a cargo por mes y en
Los documentos deben ser revisados por el contador a cargo tanto en el sistema como
Responsable
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Contador a Cargo
Solicitado por
Cargo. Modificaciones en los sub procedimientos. Creación de sub
, M “ Registro y
Unidad de Contabilidad
48
control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados fde puntos a y b, modificación de punto d, R “Elaboración de las
declaraciones de impuestos” punto
10 16-6-14 Modificación de punto t) Registro de la provisión de
12 05/03/15 Modificación de los siguientes procedimientos:Registro pago quincenal a los colaboradoresRegistro del cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y Subsidios Puntos 2 y 11 de activos y depreciación mensual y liquidación de activos, así como el procedimiento.Modificación del subprocedimiento de Liquidación de activos fijosModificación del subprocedimiento de Venta de activosModificación del procedimiento de registro de gastos prepagadosModificación del punto 6 del inciso e) Registro de Inversionescomo el procedimiento.Modificación del procedimiento para registro de intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas FMS Eliminación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso g) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación, así como modificación del procedimiento. Modificación de los puntos 3 y inciso j) Registro por incobrables, así como modificación del procedimiento. En este mismo inciso se modificaron los subprocedimientos: Pagos de colegiados suspendidos, Retiros y levantamientos de suspensión y Estimación otras cuentas por cobrar.Modificación del punto 2 de las políticas específicas del inciso k) Registro de distribución de fotocopias, así como su procedimiento.Modificación de los puntos 1, 2 y 4 de las políticas específicas del inciso L) Registro de facturas de provedores, como su procedimiento y se elimina el subfacturas por captura correspondientes a publicaciones.Modificación del procedimiento del inciso M) Registro y control de inventarios Modificación del procedimiento ingreso por transferencias no identificadas, del inciso Ñ) Registro de transferencias no aplicadasModificación del procedimiento Registro de liquidaciones de adelantos, del inciso O) Registro de liquidación de adelantosModificación del como del sub-procedimiento Codificación de Estipendios, Dietas.Modificación del subEstados Financieros. Modificación del punto 1 de las políticas específicas dElaboración de las Declaraciones de Impuestos.Modificación del subproceso terminada o que no se va a realizar, del inciso s) Obras
POL/PRO
control de inventarios” puntos 1, 5 y 6, Ñ “ Registro de Transferencias no aplicadas” punto 3, P “Codificación de gastos” punto 1 y 3, Q “ Elaboración de los estados financieros” creación de puntos a y b, modificación de punto d, R “Elaboración de las
declaraciones de impuestos” punto 3, 5 y 7, S “ Obras en proceso” punto 2 y 4,
Modificación de punto t) Registro de la provisión de Cesantía, así como sus procedimientos
Modificación de los siguientes procedimientos: Registro pago quincenal a los colaboradores Registro del cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y
Puntos 2 y 11 de la política específica del inciso c) Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos, así como el procedimiento. Modificación del subprocedimiento de Liquidación de activos fijos Modificación del subprocedimiento de Venta de activos
ificación del procedimiento de registro de gastos prepagados Modificación del punto 6 del inciso e) Registro de Inversiones, así como el procedimiento. Modificación del procedimiento para registro de intereses ganados y Comisiones bancarias de las cuentas corrientes del Colegio y
Eliminación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso g) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación, así como modificación del
Modificación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso j) Registro por incobrables, así como modificación del procedimiento. En este mismo inciso se modificaron los subprocedimientos: Pagos de colegiados suspendidos, Retiros y levantamientos de suspensión y Estimación por incobrables por otras cuentas por cobrar. Modificación del punto 2 de las políticas específicas del inciso k) Registro de distribución de fotocopias, así como su procedimiento. Modificación de los puntos 1, 2 y 4 de las políticas específicas del
L) Registro de facturas de provedores, como su procedimiento y se elimina el sub-procedimiento Registro de facturas por captura correspondientes a publicaciones. Modificación del procedimiento del inciso M) Registro y control de
del procedimiento ingreso por transferencias no identificadas, del inciso Ñ) Registro de transferencias no aplicadas Modificación del procedimiento Registro de liquidaciones de adelantos, del inciso O) Registro de liquidación de adelantos Modificación del punto 3, del inciso P) Codificación de gastos, así
procedimiento Codificación de Estipendios, Dietas. Modificación del sub-procedimiento del inciso Q) Elaboración de Estados Financieros. Modificación del punto 1 de las políticas específicas del inciso R) Elaboración de las Declaraciones de Impuestos. Modificación del sub-procedimiento Registro de una obra en proceso terminada o que no se va a realizar, del inciso s) Obras
POL/PRO-CON02
Unidad de Contabilidad
Registro del cobro por Administración al Fondo de Mutualidad y
la política específica del inciso c) Registro de activos y depreciación mensual y liquidación de activos, así como
, así
Modificación del procedimiento para registro de intereses ganados corrientes del Colegio y
Eliminación de los puntos 3 y 4 de las políticas específicas del inciso g) Registro de cuenta por pagar e ingreso por concepto de cuotas de Incorporación, así como modificación del
4 de las políticas específicas del inciso j) Registro por incobrables, así como modificación del procedimiento. En este mismo inciso se modificaron los subprocedimientos: Pagos de colegiados suspendidos, Retiros y
por incobrables por
Modificación del punto 2 de las políticas específicas del inciso k)
Modificación de los puntos 1, 2 y 4 de las políticas específicas del L) Registro de facturas de provedores, como su
procedimiento Registro de
Modificación del procedimiento del inciso M) Registro y control de
del procedimiento ingreso por transferencias no
Modificación del procedimiento Registro de liquidaciones de
punto 3, del inciso P) Codificación de gastos, así
procedimiento del inciso Q) Elaboración de
el inciso R)
procedimiento Registro de una obra en proceso terminada o que no se va a realizar, del inciso s) Obras
Unidad de Contabilidad