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MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS

INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD

Manual de Procedimientos

Instituto Municipal de la Juventud

INDICE GENERAL

1. Introducción__________________________________________ 3 2. Visión, Misión y Valores_________________________________ 4 3. Presentación de Procedimientos.

A. Solicitud para credencial del usuario____________ 5 B. Impartición de cursos________________________ 12 C. Concursos________________________________ 17 D. Torneos Deportivos____________________________22

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INTRODUCCION

El siguiente manual de procedimientos tiene como objetivo cumplir con los procedimientos y controlar las rutinas de trabajo evitando su alteración arbitraria; facilitar el control interno y su vigilancia. Que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente. Reducir los costos al aumentar la eficiencia general.

Además con el presente manual se puede llevar un seguimiento adecuado y esencial de las actividades programadas en orden lógico y en tiempo definido.

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MISION

El Instituto Municipal de la Juventud es una institución, cuyo propósito es promover un Peñasco hacia adelante, para la sociedad, con una estructura solida a base de políticas públicas, integrales. Que surjan del reconocimiento de los jóvenes rocaportenses y que respondan a sus necesidades, propiciando el mejoramiento de su calidad de vida, su participación plena, así como su desarrollo a través de actividades culturales, académicas, sociales y deportivas.

VISION

Nuestro compromiso es impulsar y facilitar las herramientas necesarias para un cambio y mejoramiento continuo de la calidad de vida de todo joven rocaportense para que logren una mejor formación que contribuya al cambio de nuestra localidad, y construir un Peñasco hacia adelante.

VALORES

• Honestidad • Responsabilidad • Lealtad • Compromiso • imparcialidad • Trabajo de equipo

• puntualidad • Espíritu de servicio • Disciplina • Respeto

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Instituto Municipal de la Juventud.

NOMBRE DEL PROCESO: Solicitud para Credencial de Usuario.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Mariel Montoya López.

1.- OBJETIVO: Describir las actividades del proceso de solicitud y obtención de credenciales como usuario.

2.- ALCANCE: Este mapa de proceso es aplicable para todos los procesos que interactúan con el mismo, desde que se recibe la solicitud para obtener credencial de usuario el cliente hasta que se le otorga dicha credencial, con la cual puede hacer uso apropiado de nuestras instalaciones y servicios.

3.- RESPOSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del proceso solicitud de credencial: Informar al solicitante acerca de las reglas de usuario al solicitar su credencial.

• Que el solicitante entregue 2 fotografías (no se cobra ninguna cuota) • Informar al usuario cuanto tiempo toma el tramite y la vigencia de la credencial. • Pasar la credencial para firmar. • Una vez firmada entregarla al solicitante y comienza su vigencia.

Es autoridad del proceso de solicitud de credencial :

• Autorización de la credencial. • Que haya un formato de credencialización.

4.- DEFINICIONES:

• Credencial: Es el instrumento que acredita al portador de la misma como miembro de una determinada institución.

• Usuario: Toda persona que utiliza los servicios o instalaciones que ofrece determinada institución.

• Vigencia: Es el tiempo determinado en el que el usuario disfruta del uso de dicha credencial, después del cual tendrá que renovarla si desea continuar utilizando los servicios.

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5.- DESARROLLO.

5.1.- Matriz EPS.

ENTRADAS (INSUMOS)

PROCESO (ACTIVIDADES)

SALIDAS (PRODUCTOS)

INFORMACION: -Obtención de la credencial -Expedida por el instituto municipal de la juventud. INSTALACIONES Y EQUIPO: -Equipo de computo software office RECURSOS HUMANOS:

- Personal capacitado - Personal requerido

MATERIALES: -Material de oficina en general MEDIO AMBIENTE:

- Lo establecido en las 5´S.

ACTIVIDADES: 1.- El interesado pide a la responsable de la biblioteca el formato que deberá llenar con sus datos. 2.- La responsable de biblioteca recibe:

• Formato de credencial ya con sus datos.

• Fotografías. • Cuota simbólica de parte

del solicitante. 3.- Se elabora la credencial. 4.- Se entrega al usuario la credencial ya firmada. 5.- Con dicha credencial el solicitante podrá hacer uso correcto de las instalaciones y equipo de cómputo. 6.- para tal efecto, deberá entregar su credencial de usuario al responsable del centro de cómputo. ( terminar proceso)

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5.2.- Diagrama de flujo.

CIUDADANIA



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INICIO

Entrega de solicitud de credencial

La receptora recibe

fotografías y la pasa para

firmar

Se regresa la credencial autorizada

Recibe la credencial ya

autorizada por el director

Se entrega al

solicitante

Este puede empezar a

usarla

Accede al uso de internet, impresiones préstamos de libros, gratuitos a si como

cualquier actividad o servicio que ofrezca u organice el

instituto

Accede igualmente al préstamo de balones

deportivos

Autorizado

Al término de su consulta el usuario pide su credencial y le es devuelta por el responsable

del area correspondiente

Si

El instituto recibe toda duda, aclaración, queja, comentario o

sugerencia de los usuarios y termina el proceso

FIN



5.3.- Diagrama de interacción:

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CIUDADANIA

SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO

ADMINISTRACION INTERNA

TESORERIA

PRESIDENCIA MUNICIPAL




RECIBE PROCESO DE INTERACION OFRECE

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-Papelería, tinta. Administración I nterna Entregar al solicitante su credencial, una vez firmada por el director de la dependencia.

-Solicitud para tramitar credencial de usuario

Responsable de biblioteca instituto municipal de la juventud

-Autorización de expedir dicha credencial, para los usos debidos únicamente.




5.4.-Criterios del proceso

5.4.1.- Solicitud de credencial de usuario.

CRITERIO.-1 Haber recibido la solicitud por parte del joven u haber entregado los requisitos establecidos.

CRITERIO.-2 Las personas que soliciten esta credencial deben cumplir con los siguientes requisitos:

� Ser estudiante de 12 a 29 años. � La persona que solicita la credencial debe de tener la edad de 12 a 29 años.

CRITERIO.-3 Que acuda a recoger su credencial en el término que le comuníquela responsable de biblioteca.

CRITERIO.-4 El usuario al obtener esta credencial podrá hacer uso del equipo de cómputo, préstamo de libros, balones, etc.

CRITERIO.-5 El usuario que haga mal uso de las instalaciones se procederá a cancelar la credencial.

6.- REFERENCIA DOCUMENTAL.

-Documentos internos:

� Reglamento interior municipal. � Formato para credencial.

-Documentos externos:

� Ley de Gobierno y Administración Municipal. � Constitución Política del Estado de Sonora.

6.1.- Registros y Tiempos de Retención.

CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION Inexistente Solicitud para obtener credencial de usuario

del instituto municipal de la juventud. 1 Día

Inexistente Entrega de credencial debidamente autorizada y firmada.

2 Días

Inexistente Vigencia de la credencial. 3 Años 10



ANEXO 1

OBJETIVOS DE CALIDAD DE ESTE PROCESO

(MEDICION PARA LA MEJORA)

Entregar el 100% de solicitudes de credencial de usuario en el tiempo máximo de una semana, para que el usuario pueda comenzar a utilizarla.

Los objetivos de calidad para este proceso son las siguientes ( la eficacia de este proceso es medida mensualmente).

NOMBRE DEL INDICADOR

FORMA DE MEDIRLO PERIODO RESULTADO DEL INDICADOR

RECEPCION

NUMERO DE CREEDENCIALES SOLICITADAS A LA SEMANA

MENSUAL

VALIDACION

NUMERO DE CREDENCIALES AUTORIZADAS.

MENSUAL

ENTREGA

NUMERO DE CREDENCIALES ENTREGADAS.

MENSUAL

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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Instituto Municipal de la Juventud

NOMBRE DEL PROCESO: Impartición de cursos.

RESPONSABLE DEL PROCESO: Instructores varios.

1.- OBJETIVO: Describir el proceso para inscribirse a los diferentes curos que imparte en beneficio y apoyo de la población joven.

2.- ALCANCE: Este Mapa de proceso es aplicable para todos los procesos que interactúan con el mismo, tal como lo establece la matriz de interacciones. Abarca desde la inscripción al curso deseado hasta la conclusión del mismo.

3.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

Es responsabilidad del Proceso de Inscripción a cur sos:

• Que se ofrezcan cursos determinados, como por los son: computación, idiomas, pintura, karate, etc.

• Que se presenten interesados a inscribirse a dichos cursos mediante convocatorias. • Recibirles su documentación e inscribirlos al curso. • Informarles cuál será la duración y material necesario si se requiere. • Acordar el horario con los alumnos y comenzar a impartirlo.

Es autoridad del proceso de inscripción al curso:

• Inscribir a los alumnos. • Impartir el curso.

4.- DEFINICIONES:

Curso: Impartir lecciones de alguna materia, disciplina artística, educativa o cultural.

Instructor: Profesional capacitado para impartir clases a los estudiantes. 12



5.- DESARROLLO.

5.1.- MATRIZ DE EPS

ENTRADAS

INSUMO

PROCESO ACTIVIDAD

SALIDAS

PRODUCTO

INFORMACION

- Ofrecer el curso INSTALACIONES Y EQUIPO:

• Computadora RECURSOS HUMANOS:

• Personal capacitado • Personal requerido

MATERIALES:

• Material de oficina en general

MEDIO AMBIENTE:

• Lo establecido en las 5’s

1.- se solicita la documentación:

• 2 fotos tamaño infantil • Comprobante de

domicilio. 2.- se recibe la documentación requerida de quien solicite inscribirse. 3.- se le informa el calendario, el horario y programa a seguir. 4.- impartir el curso. 5.- conclusión del curso.

Conclusión de curso y entrega de un diploma a los estudiantes que lo terminen.

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5.2 DIAGRAMA DE FLUJO

CIUDADANIA

INSTITUTO DE LA

JUVENTUD

INSTITUTO DE LA

JUVENTUD

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INICIO

OFRECER ALGUNO O VARIOS DETERMINADOS CURSOS GRATUITOS, COMO POR EJEMPLO COMPUTACION E IDIOMAS.

INSCRIBIR A LOS INTEREADOS EN DICHOS CURSOS.

LLENAR UN FORMATO MUY SIMPLE EN EL QUE SE LES PIDE ENTREGUEN SOLAMENTE DOS FOTOGRAFIAS

COMIENZA A IMPARTIRSE EL CURSO EN EL LUGAR FECHA Y HORA

SE LES INFORMA LA DURACION DEL CURSO

AL CONCLUIR EL URSO SE LES ENTREGA UN DIPLOMA

FIN



5.3 DIAGRAMA DE INTERACCION

RECIBE

PROCESO DE INTERACCION

OFRECE

Solicitud de inscripción al (o’) a los cursos.

Ciudadanía Interesado.

Cursos gratuitos de diversas disciplinas, artísticas, culturales y educativas.

Secretaria

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CIUDADANIA SECRETARIA




5.4.- Criterios del proceso

5.4.1.- Certificación de Documentos Oficiales.

CRITERIO 1.- Que se inscriban los interesados a los cursos.

CRITERIO 2.- Que asistan a los mismos hasta su conclusión definitiva.

CRITERIO 3.- Que el instructor sea una persona capacitada para impartir el curso adecuadamente.

CRITERIO 4.- Que acuda el participante a recibir su diploma al concluir.

6.- REFERENCIA DOCUMENTAL

DOCUMENTOS INTERNOS.- Ley de Gobierno y Administración Municipal, Reglamento Interno del Ayuntamiento y de la Administración Pública Municipal.

DOCUMENTOS EXTERNOS.- Constitución Política del Estado de Sonora.

6.1.- Registro y Tiempos de Retención.

CODIGO

NOMBRE

TIEMPO DE RETENCION

DURACION DE (O’) DE LOS CURSOS OFERTADOS

INDEFINIDO

ENTREGA DE DIPLOMAS

INDEFINIDO

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NOMBRE DEL PROCESO: Concurso.

RESPONSABLE DEL PRECESO: coordinador de eventos.

1.- OBJETIVO: Describir el proceso para inscribirse a los diferentes concursos que realiza el instituto en beneficio y apoyo de la población joven.

2.- ALCANCE: Este mapa de proceso es aplicable para todos los procesos que interactúan con el mismo tal como lo establece la matriz de interacciones. Abarca desde la convocatoria al mismo hasta la premiación.

3.- RESPOSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad del proceso de lanzar convocatoria para participar en concursos por el Instituto Munic ipal de la Juventud.

• Convocar a los jóvenes a participar en un concurso determinado como grafiti con temática social, baile, rally, canto y ajedrez, etc.

• Dar a conocer la información necesaria para la inscripción al concurso.

Es responsabilidad del Empleado:

• Publicar la convocatoria y sus bases. • Reunir al jurado calificador. • Fijar la hora y fecha y lugar del concurso. • Dar a conocer los resultados finales.

4.- DEFINICIONES:

• Publicar: Hacer notorio o patente, algo que se quiere hacer llegara noticia de todos. Difundir por cualquier medio de comunicación un escrito.

• Convocatoria: Anuncio publicado para la población interesada en participar en algún evento acuda a inscribirse en el.

• Bases: Reglas bajo las cuales tendrá que desarrollarse el concurso y los criterios a calificar por parte del jurado

• Jurado Calificador: Personal calificado y perito en la disciplina o arte material de concurso.

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5.- DESARROLLO.

5.1.- Matriz EPS.

ENTRADAS (INSUMOS)


SALIDAS (PRODUCTOS)

INFORMACION: -Convocatoria al concurso. -Inscripción. INSTALACIONES Y EQUIPO: -Lograr donde se llevara a cabo el concurso. RECURSOS HUMANOS:


MATERIALES: -Material de oficina en general, MEDIO AMBIENTE:


ACTIVIDADES: 1.- Información a la ciudadanía el tipo d curso que se va impartir. 2.- Solicitar los requisitos: Llenar los formatos con sus datos generales. 3.- iniciar con las inscripciones de los participantes. 4.- Dar a conocer las bases del concurso 5.- Lugar, fecha y premios a los tres primeros lugares. 6.- Dar a conocer a los ganadores del concurso.

Debida observancia de las leyes y reglamentos municipales. Entrega de premios a los tres primeros lugares ganadores del concurso.

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5.2.- Diagrama de flujo.

CIUDADANIA INSTITUTO MUNICIPAL DE LA JUVENTUD

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INICIO

Planeación del concurso

y designación de quienes

fungirán como jurado

calificador.

Publicar la convocatoria y

las bases, temática,

lugar, fecha y premios

del concurso.

Inscribir a los interesados

en particular en el

concurso.

Designar a los

encargados de la logística

y desarrollo del

concurso.

Desarrollo del concurso y

anuncio de los

ganadores.

PREMIACION

FIN



5.3.- Diagrama de Interacción:

RECIBE

PROCESO DE INTERACION

OFRECE

-Inscripción de concursantes Instituto Municipal de la Juventud

-Jurado imparcial -Premios en efectivo o en especie a los tres primeros lugares.

-Oficio de solicitud Secretaria -Apoyos económicos y/o especies

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CIUDADANIA


SECRETARIA




5.4.1.- Compilar las disposiciones reglamentarias q ue tengan vigencia en el municipio.

CRITERIO.-1 Que la solicitud del concursante cumpla con todos los requisitos especificados en las bases del mismo.

CRITERIO.-2 Que participe el concursante en tiempo y forma

CRITERIO.-3 Que haya al menos (10 concursantes como mínimo) participantes inscritos para que el concurso se pueda llevar a efecto.



� Reglamento interior del Ayuntamiento. � Diplomo o reconocimiento del ganador.




CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION

Duración del concurso 1 Día

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NOMBRE DEL PROCESO: Torneos Deportivos.

RESPONSABLE DEL PRECESO: Coordinador deportivo.

1.- OBJETIVO: Describir las actividades del proceso de organizar torneos deportivos.

2.- ALCANCE: Este mapa de proceso es aplicable para todos los procesos que interactúan con el mismo, tal como lo establece la matriz de interacciones. Abarca desde la inscripción al torneo deportivo por parte de la ciudadanía hasta la finalización y premiación del mismo.

3.- RESPOSABILIDAD Y AUTORIDAD: Es responsabilidad de torneos deportivos:

• Que el interesado entregue toda la documentación completa y a tiempo. • Inscribir a los equipos en un (formato reglamentario). • Que los equipos participantes cumplan con las bases y el reglamento. • Proveer de balones e instalación deportivas adecuadas para llevar a cabo el

torneo • Buscar a los árbitros adecuados para el juego.

Es autoridad del proceso de Declaración de la Situa ción Patrimonial:

• Autorizar quienes son los que van a participar en el torneo. • Dar a conocer a los equipos ganadores. • Hacer la premiación de equipos y de jugador destacado del torneo.

4.- DEFINICIONES:

• Torneo Deportivo: Competencias entre varios equipos para ganar un trofeo. • Jugador sobresaliente: Es aquel que lleva el mejor record teniendo en su haber

el mayor número de puntos o goles individuales a favor como anotación.

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5.- DESARROLLO.

5.1.- Matriz EPS.

ENTRADAS (INSUMOS)


SALIDAS (PRODUCTOS)

INFORMACION: -Se recibe la información para inscribir a los equipos en el torneo. INSTALACIONES Y EQUIPO: -Canchas -Balones RECURSOS HUMANOS:


MATERIALES: -Material de oficina en general MEDIO AMBIENTE:


ACTIVIDADES: 1.-Se inscribe a los equipos interesados. 2.- Se solicita la información y documentación.

. 3.- Se publican los roles de juego. 4.- Se informan las bases y reglamentos del torneo. 5.-Se empieza el torneo. 6.- Se da a conocer a los equipos triunfadores del primer, segundo y tercer lugar así como al jugador más destacado.

-Fin del torneo y ceremonias de entrega de trofeos.

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5.2.- Diagrama de Flujo.

CIUDADANIA

INSTITUTO DE LA JUVENTUD

INSTITUTO DE LA JUVENTUD

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INICIO

Recibe solicitud de

inscripción de torneo

deportivo en cuestión

Inscribe a los equipos

participantes

Publica el rol de juegos

Tienen efectos los eventos deportivos

Se da a conocer a los equipos ganadores del

primer, segundo y tercer lugar

Se da a conocer el lugar y fecha de la premiación

para los equipos ganadores y el jugador destacado del torneo

Premiación

FIN



5.3.- Diagrama de Interacción:

RECIBE

PROCESO DE INTERACION

OFRECE

-Inscripción de equipos participantes

CIUDADANIA

Competir acatando las bases del torneo


Trofeos al primer, segundo y tercer lugar así como al jugador más destacado

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CIUDADANIA


SECRETARIA




5.4.1.-Torneos Deportivos.

CRITERIO.-1 Que haya suficiente número de equipos inscritos.

CRITERIO.-2 Que cumplan con los requisitos y entreguen a tiempo su documentación.

CRITERIO.-3 Que participen todos los equipos inscritos en los juegos programados.

CRITERIO.-4 Que las instalaciones y equipo deportivo se encuentren en buen estado.



� Reglamento interior del Ayuntamiento. � Diplomo o reconocimiento del ganador.




CODIGO NOMBRE TIEMPO DE RETENCION

Duración del torneo 1 Día

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