Date post: | 19-Oct-2018 |
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Contenido
0. Introducción
1. Glosario
2. Misión
3. Visión
4. Política de calidad
5. Objetivo de calidad
6. Organigrama
7. Objetivo del manual
8. Alcance del manual
9. Control del manual
10. Procesos y procedimientos principales
11. Anexos
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0. Introducción
El presente manual muestra la información referente a los
procedimientos que realiza la Dirección de Administración del
Centro Estatal de Justicia de Veracruz, su misión, visión, la
declaración de la política y objetivo de calidad, los cuales están
enfocados a dar cumplimiento a las atribuciones legales en la
parte que le corresponde en la ejecución de sus funciones,
mejorar los servicios prestados, así como dar cumplimiento a las
obligaciones legales ante las autoridades financieras y
presupuestarias, impositivas, de fiscalización como de información
trimestral y anual a la que está obligado el ente.
Su estructura organizacional y los procedimientos permiten el
desarrollo eficiente y eficaz de las actividades del personal que
labora en esta Dirección.
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1. Glosario
Para los efectos del presente manual se entenderá por:
CEJAV. El Centro Estatal de Justicia Alternativa de Veracruz.
Consejo Directivo. Consejo Directivo del CEJAV.
Presidente. Presidente del Consejo Directivo del CEJAV.
Dirección. Dirección de Administración del CEJAV.
Director. Director General del CEJAV.
Dirección General de Administración. Dirección General de
Administración del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial
del Estado.
Manual. Manual de Procedimientos de la Dirección de
Administración.
2. Misión
Optimizar y hacer eficaz la administración de los recursos
financieros, humanos y materiales que se otorgan
presupuestalmente al CEJAV, para el cumplimiento de sus
atribuciones en la aplicación de los medios alternativos, con el fin
de fomentar una cultura de paz a través de la solución de
conflictos mediante el diálogo.
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3. Visión
Lograr la eficiencia administrativa y contabilidad presupuestal que
se requiere para el cumplimiento de las disposiciones legales y
normativas que le son aplicables.
4. Política de calidad
En el CEJAV se desarrolla y administra de forma eficaz y eficiente
los recursos humanos, financieros, materiales y los tiempos
laborales, buscando siempre la optimización de los servicios.
5. Objetivo de calidad
Dar cumplimiento a las disposiciones legales y normativas
aplicables en materia de la administración y contabilidad
presupuestal, conforme a la contabilidad gubernamental y sujeta a
los procedimientos de fiscalización.
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6. Organigrama
7. Objetivo del manual
Proporcionar directrices y documentos que sirvan de guía para
que el personal que labora en esta Dirección, realice sus funciones
diarias de una manera óptima y eficaz, enfocados a la satisfacción de
las obligaciones legales en el cumplimiento de las atribuciones que le
corresponden.
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8. Alcance del manual
Las disposiciones de este manual son de observancia obligatoria
para todos los servidores públicos de la Dirección y tiene por
objeto reglamentar su integración, funcionamiento y atribuciones.
Corresponde al Consejo Directivo y a la Dirección de
Administración en el ámbito de su competencia, velar por su
debido cumplimiento.
9. Control del manual
El manual del procedimiento es la parte fundamental de la
estructura y funciones de la Dirección.
El Consejo Directivo aprobará los cambios que se realicen al
manual.
Es responsabilidad del Director efectuar la programación para la
divulgación, motivación, sensibilización, entrenamiento y
capacitación en temas relacionados con el manual.
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10. Procesos y Procedimientos Principales
A. Establecer, dirigir y ejecutar las directrices, lineamientos y
acuerdos que le instruye el Consejo Directivo y su Presidente
para el cumplimiento de sus atribuciones, en estricto apego a
la Ley de Medios Alternativos para la Solución de Conflictos
del Estado de Veracruz y su Reglamento, así como la demás
normatividad federal y local aplicable para el desempeño de
sus funciones y obligaciones.
i) Con la copia del Acuerdo emitido por el Consejo Directivo se
procede a realizar las actividades que se encargan y competen a
la Dirección.
ii) Para toda actividad que se encomiende y se requiera la
erogación de recursos, se analizará la disponibilidad presupuestal
a fin de estar en condiciones de realizarla, para ello se revisa el
presupuesto calendarizado que se hace en enero de cada año y
se verifica lo que a la fecha del acuerdo se haya ejercido.
iii) En las actividades que se desarrollan en la Dirección se deben
atender, además de los acuerdos del Consejo Directivo, la
normatividad para el ejercicio del presupuesto de egresos y
demás leyes aplicables.
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B. Programar, aplicar, registrar y coordinar la debida
distribución del presupuesto asignado.
i) En enero se realiza el calendario de la distribución del
presupuesto de egresos autorizado por el Congreso Local y
posteriormente por el Consejo Directivo; el cual se envía al
Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la
Judicatura del Estado, con copia a la Dirección General de
Administración.
ii) Mensualmente se solicita a la Dirección General de
Administración el presupuesto del período correspondiente de
acuerdo al calendario aprobado. Esto se hace en los primeros
cinco días de cada mes de la siguiente manera:
✓ Se elabora oficio y formato de solicitud de presupuesto y se
recaban firmas del Presidente y del Director.
✓ Se entrega oficio y formato de solicitud del presupuesto a la
Dirección General de Administración.
✓ Se registra la solicitud de presupuesto en auxiliar de
ministraciones y se archivan.
✓ Se captura la solicitud de presupuesto en el sistema de caja.
iii) Se solicita la ministración al área de recursos financieros de la
Dirección General de Administración.
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✓ Se elabora el formato de solicitud de recursos y se recaban las
firmas del Presidente y del Director.
✓ Se verifica en bancos los depósitos de recursos en cuanto se
informa de los mismos.
✓ Se hacen los registros de ministraciones en el auxiliar
correspondiente y se archivan.
✓ Se capturan los depósitos en el sistema de caja.
Art.16 fracción XI del Reglamento de la Ley de Medios.
C. Dispersión de la nómina.
i) Se elaboran las nóminas.
✓ Se prepara una nómina previa para solicitar al Director General
de Administración la ministración de los recursos
correspondientes, esto en los primeros cinco días de cada mes.
✓ Se prepara la nómina definitiva verificando las incidencias, el
registro y control de permisos, las modificaciones de salario y se
verifican las prestaciones adicionales a las que tengan derecho.
ii) Una vez que la Dirección General de Administración transfiere
los recursos de las nóminas y otras prestaciones, se procede a
depositar a las cuentas de los trabajadores las percepciones
correspondientes, reteniendo los impuestos que correspondan.
✓ Se hace un archivo electrónico para la dispersión de la nómina.
✓ Se entra al portal del Banco y se envían los archivos firmando
las transferencias electrónicas.
iii) Una vez realizados los pagos se procede a hacer los archivos
para el timbrado fiscal de la nómina dentro de los tres días hábiles
siguientes al pago.
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✓ Ya teniendo los recibos timbrados se hace un respaldo
electrónico y también impreso para guardar los registros.
Ordenamiento legal art. 29, C.F.F., fracción: R.M.F. 2015 2.7.5.1
Y art.16 fracs. XVIII, XIX y XXII del reglamento de la Ley de
Medios.
D. Calcular el monto de los impuestos federales y estatales,
así como realizar oportunamente su pago a las instituciones
correspondientes. Una vez que se reciben de la Dirección
General de Administración los recursos para el pago de
Terceros Institucionales se realizan las siguientes
actividades:
i) Pago de ISR y Retenciones a Terceros.
✓ Para el cálculo del ISR por salarios, en los primeros días de
cada mes se hace el cálculo de las percepciones recibidas en el
mes anterior de acuerdo con las tarifas publicadas por el SAT y a
las retenciones efectuadas a terceros por conceptos como
arrendamiento de inmuebles.
✓ Con el cálculo de los impuestos se procede a enviar la
información al SAT vía electrónica para obtener la línea de
captura con la que se pagan.
✓ Una vez que se obtiene la línea de captura se procede a
realizar la transferencia en las fechas establecidas por el SAT y
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así dar cumplimiento en tiempo y forma con las obligaciones
fiscales adquiridas.
✓ Se archivan las declaraciones pagadas con sus respectivos
comprobantes.
Fundamento legal: Ley ISR artículos 94, 96, y 97.
ii) Pago de las cuotas obrero patronales al IMSS
✓ Para el pago de las aportaciones al IMSS se verifica con el
programa del Sistema Único de Autodeterminación (SUA) la
emisión que envía el Instituto y una vez confirmado que están
correctas las cantidades, se elabora un archivo en el mencionado
programa y, con éste, se realiza el pago mediante transferencia
bancaria a más tardar el día diecisiete de cada mes.
✓ Una vez realizado el pago se archivan los comprobantes.
Fundamento legal: Ley del IMSS artículo 15 Fracción III.
iii) Pago de las aportaciones al Instituto de Pensiones del Estado
(IPE).
✓ En enero se remite al IPE un ejemplar del presupuesto de
egresos aprobado y una relación del personal con nombramiento
sujeto al pago de las cuotas que establece la Ley del IPE.
Para el pago de las aportaciones del IPE, se realizan archivos que
se envían electrónicamente al banco de datos del IPE de las
retenciones efectuadas a los trabajadores y de las aportaciones
que corresponden al CEJAV para su revisión y validación.
✓ Una vez teniendo los archivos se procede al pago vía
transferencia electrónica a la cuenta bancaria del IPE.
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✓ Se remiten mediante oficio los archivos previamente enviados
vía electrónica, así como el pago realizado, con lo cual el IPE
elabora un recibo de las aportaciones cubiertas.
✓ Se archivan los oficios, resúmenes, recibos y comprobantes de
pago.
Fundamento legal: Ley número 287 de Pensiones del Estado
artículos 7, 17, 18, 19 y transitorios sexto y séptimo publicada el
21 de julio de 2014 en la Gaceta Oficial del Estado.
iv) Pago del Impuesto sobre erogaciones por remuneraciones al
trabajo personal (Impuesto sobre Nómina: ISN)
✓ Para el pago del impuesto sobre remuneraciones (ISN), se
suma el total de las percepciones recibidas en el mes inmediato
anterior y se realizan los cálculos para pagar tanto el impuesto
como la aportación adicional para fomento a la educación que
requiere el Estado.
✓ Se ingresan los datos al portal de la Secretaria de Finanzas y
Planeación (SEFIPLAN) para que se emita la declaración
correspondiente.
✓ Ya con la declaración, se realiza el pago a través del portal de
la SEFIPLAN (a más tardar el día 17 de mes)
✓ Una vez realizado el pago se archivan la declaración y el
comprobante.
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Fundamento legal: Código Financiero para el Estado de Veracruz
Titulo Primero, Capitulo primero artículos 98 a 106.
v) Pago de aportaciones al Sistema de Ahorro para el Retiro
(SAR)
✓ Para el pago de las aportaciones bimestrales del SAR, se
prepara un archivo electrónico que se envía al departamento de
Seguridad Social de SEFIPLAN para su aprobación.
✓ Con la aprobación, se procede a hacer la transferencia
electrónica al banco autorizado, donde se deben depositar dichas
aportaciones.
✓ Se envía al Secretario Técnico del fideicomiso del SAR
mediante oficio, el comprobante del pago, el cual es sellado por el
departamento de Seguridad Social de SEFIPLAN.
✓ Se resguardan y actualizan los expedientes de los trabajadores.
✓ El banco emite semestralmente estados de cuenta de las
aportaciones que tienen los trabajadores en el fondo.
Fundamento legal: Convenio de Adhesión al SAR.
vi) Pago de los seguros institucionales.
✓ Se mantienen varios seguros con la empresa Metlife México.
✓ La empresa emite un recibo mensual para el pago del seguro
institucional de grupo de los trabajadores.
✓ Una vez que se tiene el recibo, se procede al pago de la prima
mediante transferencia bancaria y se notifica a la empresa, vía
correo electrónico, a fin de que actualice su registro.
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✓ La empresa envía semestralmente los recibos de los Seguros
de Vida y de Gastos Médicos Mayores que se tienen para los
Consejeros.
✓ Con el recibo especificado en el punto anterior, se procede al
pago de la prima mediante transferencia bancaria y se notifica a la
empresa vía correo electrónico, a fin de que actualice su registro.
✓ Para el Seguro de Separación Individualizado se envía a la
empresa archivo electrónico (layout) con los datos de los
trabajadores beneficiados, a quienes se les ha realizado la
retención correspondiente.
✓ Una vez que la empresa confirma que el layout está correcto,
emite una factura y una carta recibo que amparan las cantidades
a depositar.
✓ Con el recibo se procede al depósito de las aportaciones,
mediante transferencia bancaria y se notifica a la empresa, por
correo electrónico, a fin de que actualice su registro.
E. Someter oportunamente a consideración del Consejo
Directivo el anteproyecto de presupuesto de egresos, así
como los informes mensuales, trimestrales y el anual de
rendición de la cuenta pública, mismos que deberán estar
debidamente acreditados, justificados y documentados.
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i) Se formula y presenta al Consejo Directivo para su análisis y
aprobación, el proyecto de Presupuesto de Egresos basado en las
metas y objetivos planteados en el Programa Operativo Anual
(esto se hace en septiembre)
ii) Para elaborar el presupuesto:
✓ Se obtienen los lineamientos y acuerdos del Consejo
Directivo.
✓ Se analizan prioridades y requerimientos en los capítulos a
presupuestar.
✓ De acuerdo a los lineamientos emitidos por la SEFIPLAN, se
elabora el presupuesto del capítulo 10000000.
✓ Se elaboran cédulas analíticas de los materiales, suministros y
servicios requeridos.
✓ Se presenta al Consejo Directivo el presupuesto para análisis y
aprobación.
✓ Se entrega al Presidente del Tribunal Superior de Justicia y del
Consejo de la Judicatura del Estado, con copia a la Dirección
General de Administración, el presupuesto aprobado para su
envió al Congreso Local y a la SEFIPLAN.
✓ Se recibe, por parte del Congreso Local, la autorización del
presupuesto asignado.
✓ Se realiza la calendarización del gasto y se envía a la Dirección
General de Administración.
En cumplimiento a la estipulado en el art. 16 frac. I, II y VI del
Reglamento de la Ley de Medios Alternativos.
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iii) Elaboración, Tramitación y Registro de Órdenes de Pago.
✓ Se recibe la documentación comprobatoria de los bienes,
servicios y pagos diversos y se revisa que cumpla con los
requisitos fiscales vigentes.
✓ Se elabora el formato de orden de pago y se recaban firmas de
autorización.
✓ Se revisa la disponibilidad presupuestal y financiera.
✓ Se capturan las órdenes de pago en sistema de cuentas por
pagar.
✓ Se realiza el pago mediante transferencia electrónica, se
imprime y conserva el comprobante correspondiente.
✓ Se capturan los pagos en el sistema de caja.
iv) Elaboración de Estados Financieros y Presupuestales.
✓ Se verifica que estén debidamente capturadas y conciliadas las
órdenes de pago, depósitos y transferencias bancarias en el
sistema de cuentas por pagar y caja.
✓ Se capturan las nóminas en el sistema de presupuesto y
cuentas por pagar.
✓ Se realizan las conciliaciones bancarias y el análisis de los
saldos de la cuenta de bancos.
✓ Se elaboran los asientos contables y se capturan las pólizas
automatizadas o manuales en el sistema de contabilidad.
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✓ Se integran, archivan y resguardan las pólizas y documentos
comprobatorios de los gastos y operaciones realizados.
✓ Se imprimen y revisan los estados contables y presupuestarios;
de los cuales se obtienen los informes mensuales, trimestrales y
el anual de rendición de la Cuenta Pública, que se entregan al
Presidente y al Director para firma, quien lo envía al Titular del
Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del
Estado, para su remisión a las instancias correspondientes.
F. Realizar en tiempo y forma las afectaciones, transferencias
y recalendarizaciones presupuestales.
i) Transferencias y recalendarizaciones:
✓ Se captura el presupuesto de egresos aprobado en el sistema
de control presupuestal.
✓ Se revisa de manera mensual el presupuesto disponible en la
partida correspondiente.
✓ En caso de no existir disponibilidad, se elabora el formato de
transferencia.
✓ Se recaba firma de autorización del Presidente.
✓ Se registran en el sistema de control presupuestal.
✓ Se emite reporte de transferencias y se archiva.
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G. Llevar a cabo el pago a proveedores por la adquisición de
bienes y servicios.
i) Se verifica en bancos la viabilidad de disposición de recursos
para realizar el pago.
ii) Se presenta al Presidente para su revisión y autorización las
órdenes de pago y documentos justificativos y comprobatorios
que las soporten, previo al pago correspondiente.
iii) Una vez aprobada la adquisición se realiza la transferencia al
proveedor, quien a su vez, emite la factura correspondiente
misma que se verifica que cumpla con todos los requisitos que
establece el Código Fiscal de la Federación.
iv) Las facturas de compras de bienes muebles se archivan y se
les asigna un número de inventario; también, se realiza una
etiqueta para identificarlos.
v) En el caso de los pagos por arrendamiento y servicios, los
proveedores envían las facturas con anticipación para su revisión
y pago correspondiente, a éstos también se les hace una orden
de pago que se presenta al Presidente para su aprobación.
Fundamento legal: Código Fiscal de la Federación artículos 29 y
29ª.
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H. Integrar y mantener actualizado el padrón de proveedores.
i) Se envía invitación por escrito al proveedor de bienes y
servicios con los requisitos establecidos de acuerdo a la
normatividad y legislación vigente, a fin de que los reúnan y los
entregue a la Dirección.
ii) Una vez entregada la documentación, se revisa que cumpla con
todos los requisitos para ser integrados al padrón, en caso
contrario, se le hacen llegar vía correo electrónico la relación de
documentos faltantes.
iii) Si cumple con los requisitos se elabora formato de alta y se
recaba firma del proveedor.
iv) Se le asigna un número de proveedor.
v) Cada año se actualiza y renueva el registro de los proveedores.
I. Efectuar los procedimientos de licitación correspondientes
a la contratación de bienes y servicios.
De acuerdo al monto de las adquisiciones se lleva a cabo el
procedimiento de contratación por licitación simplificada y
adjudicación directa:
Licitación simplificada:
✓ Se verifica si existe disponibilidad presupuestal.
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✓ Se elabora la convocatoria y las bases de licitación de acuerdo
al bien o servicio a contratar.
✓ Se envía invitación por escrito a los proveedores previamente
inscritos en el padrón, anexando las bases para poder participar
en la licitación.
✓ La comisión de licitación realiza el procedimiento de acuerdo a
lo que marca la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,
Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de
Veracruz de Ignacio de la Llave.
✓ Una vez que se emite el fallo, se notifica a los participantes.
✓ Si el ganador dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
notificación del fallo, no suscribe el contrato, se procederá a
celebrarlo con el licitante que haya ocupado la segunda mejor
opción, observando las restricciones mencionadas en el artículo
63 de la citada ley.
✓ Si el ganador se presenta oportunamente, se elabora y firma el
contrato respectivo.
✓ Se integran y resguardan los archivos de las licitaciones.
Adjudicación Directa:
✓ Se verifica la existencia de disponibilidad presupuestal.
✓ Se solicita cotización por escrito a los proveedores previamente
inscritos en el padrón.
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✓ Una vez que se tienen las cotizaciones se realiza un cuadro
comparativo que se presenta al Presidente para su aprobación.
✓ Después de la aprobación, se elabora orden de pago para que
el Presidente la revise y autorice, acompañada de los documentos
justificativos y comprobatorios.
✓ Posteriormente se realiza la transferencia al proveedor quien a
su vez emite la factura correspondiente, misma que se verifica
que cumpla con todos los requisitos que establece el Código
Fiscal de la Federación.
J. Revisar los proyectos de contratos civiles y laborales, en
el ámbito de su competencia.
i) revisión de los contratos de prestación de servicios:
✓ Se reciben los contratos respectivos.
✓ Se revisa que cumplan con el tipo de servicio, costo y periodo
que se contrata.
✓ Se revisa que los datos generales y de representación legal de
Cejav sean correctos.
✓ Se recaban firmas y se archivan en expediente individual.
ii) Revisión de contratos laborales:
✓ Se reciben los contratos por parte de la Dirección General.
✓ Se revisa que sean correctos los datos generales, puesto,
categoría del trabajador, así como el periodo.
✓ Se coteja con el archivo de la nómina para su correcta
descripción en el timbrado.
✓ Se anexo al expediente individual del trabajador.
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K. Realizar y verificar la distribución de los materiales y
suministros.
i) Para poder distribuir los materiales y suministros que cada área
necesita, primero se llena una solicitud firmada por el responsable
del área.
ii) Una vez aprobada, se les entrega el material solicitado firmado
por el personal que recibe.
iii) Se archiva el documento firmado.
L. Registrar las altas, bajas o modificaciones del personal, así
como sus consecuencias ante las dependencias de
seguridad social.
i) Todas las altas, bajas o modificaciones del personal se envían,
previa autorización del Presidente, vía internet, al IMSS.
ii) Se solicita a la SEFIPLAN el número de personal que se le
asignará al trabajador de nuevo ingreso.
iii) Se incluye en la lista de trabajadores que aportarán al Instituto
de Pensiones del Estado.
iv) Se incluye en la lista de trabajadores que tienen derecho a las
aportaciones del SAR.
v) De cada trabajador se abre un expediente personal en donde
se archivan todas las incidencias.
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M. Elaborar y verificar el inventario y los resguardos de
bienes muebles.
i) Cada seis meses se verifica el inventario que se tiene y, si
existe alguna modificación, se realiza el resguardo
correspondiente para que lo firme el trabajador que tiene a su
cargo los bienes muebles.
N. Capacitar al personal sobre el correcto empleo de los
recursos financieros y materiales.
i) A fin de eficientizar el uso de recursos, se coordina la
celebración de cursos sobre la materia, los cuales son impartidos
por funcionarios o personal externo o interno.
11. Anexos
Formato de solicitud de designación de
beneficiarios del empleado.
Formato de altas, bajas y modificaciones
salariales.
Formato de comprobación de gastos.
Formato de solicitud de recursos presupuestales.