Manual de Procedimientos para la Digitalización de

Documentos

19 de Octubre de 2007

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Tabla de Contenido

1 Procedimiento para la Clasificación y Preparación de Documentos.................. 3

2 Procedimiento para la Digitalización de Documentos. ........................................ 5

3 Procedimiento para la Indexación de Documentos. ............................................ 7

4 Procedimiento para Control de Calidad de Imágenes e Indices. ........................ 9

5 Manejo de la Plataforma de ProDoctivity………………………………………...11

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1 Procedimiento para la Clasificación y Preparación de Documentos.

Introducción La clasificación y preparación de documentos es vital para llevar a cabo una digitalización del día a día, ya que los documentos son la materia prima y permiten iniciar el flujo de trabajo. Un elemento importante que debemos tomar en cuenta antes de tener contacto con los documentos, es recibir orientación por parte del personal que lo custodia, con el objetivo de identificar Grupos y Tipos de documentos, estados físicos, valor que representan para la empresa y nivel de confidencialidad de los mismos. Para hacer efectivo una digitalización, es necesaria la clasificación de los documentos, ya sea por tipos de documentos, por índices, por año o por cualquier criterio que obedezca a mantener el orden en el cual fueron entregados. Para que los documentos puedan ser sometidos a scanner, requieren de una preparación compuesta por: Des grapar / Desencuadernar, Abanicar hojas, alinear páginas con perforaciones al contrario de la entrada del alimentado automático del scanner, insertar separadores de documentos, que permitan al sistema de captura, identificar el tipo, inicio y fin de un documento, por medio de la exploración del scanner a través de metodologías tales como: códigos de barra, diseños personalizados y páginas en blanco.

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Pasos para la Preparación y Clasificación de Documentos

1. Se recibe los documentos y copia del formulario de recepción (Formulario de Control) en el cual están registrados los documentos recibidos por parte del Supervisor de Unidades y la persona responsable del suministro de los documentos.

2. Postear o Revisar que todos los documentos recibidos estén asentados en la copia del formulario suministrada por el supervisor.

3. Si se detecta una anomalía en la verificación entre el formulario y los documentos, debe ser reportado al supervisor de unidades. Se pueden presentar las siguientes anormalidades: tipos de documentos no contemplados para ser digitalizados, errores ortográficos en el registro del formulario, documentos que presentan deterioro físico y no están aptos para ser sometidos al proceso de digitalización, entre otras.

4. Desencuadernado (en caso de libros), despojo de cintas adhesivas, clips,

grapas, desdoblado y abanicado de páginas.

5. Clasificación de documentos de acuerdo a criterios establecidos por la institución o empresa, es decir, por tipo, grupo, fecha, número de oficio, etc.

. 6. Creación de lotes de documentos equivalentes a volúmenes considerados,

que puedan ser sujetados con bandas elásticas.

7. Entrega de lotes de documentos a la unidad de digitalización.

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2 Procedimiento para la Digitalización de Documentos.

Introducción Luego de realizar las tareas de clasificación y preparación, los documentos están aptos para someterse a un proceso de digitalización. En esta tarea intervienen los componentes siguientes: sistema de captura (OnBase), scanner y personal humano, a diferencia del proceso de preparación y clasificación que solo interviene personal humano. La Digitalización no es más que fotografiar páginas de documentos a través de un dispositivo llamado scanner. También, podemos agregar, que es un proceso mediante el cual se realizan conversiones a documentos de formato físico a formato digital. La fotografía resultante del proceso se le llama Imagen, y cada imagen es creada y almacenada en un formato estándar o universal, por ejemplo: TIFF, JPG, BMP etc. El formato estándar recomendado por la industria a nivel mundial es TIFF Grupo IV; por brindar mayor compresión manteniendo la integridad de la imagen. Al finalizar la digitalización de un documento, las imágenes resultantes se consideran vírgenes por la sencilla razón de no contar con datos adjuntos que permita hacer referencia del documento y poder realizar una búsqueda lógica, ejemplo: Cedula de Identidad, Nombres, Apellidos, Fecha Nacimiento etc.

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Pasos para la Digitalización de Documentos

1. Se reciben los lotes de documentos de parte de la Unidad de Clasificación y Preparación de Documentos.

2. El Operador de Digitalización despoja el lote de la banda elástica, abanica y alinea

los documentos hasta ser emparejados.

3. Se introducen los documentos en el alimentador automático del scanner, de acuerdo a la capacidad de carga del modelo de scanner utilizado.

4. Se procede a crear un lote lógico en el sistema de captura por cada lote físico, con el objetivo de agrupar las imágenes de igual modo.

5. Se someten a digitalización los documentos introducidos en el alimentador

automático (feeder).

6. En caso de identificar un documento que no pueda ser digitalizado por el alimentador automático, el mismo deberá ser digitalizado por la cama plana (flatbed).

7. Si en la operación de digitalización, se detecta una anomalía con el sistema,

scanner o documentos, el operador debe detener la operación y notificar al supervisor.

8. Se debe repetir el paso 5 hasta terminar el lote de documentos.

9. Se realiza un control de calidad de imágenes de forma visual al lote lógico.

10. En caso de detectar una imagen con calidad no apropiada, se localiza la página en

el lote correspondiente y se somete a una segunda digitalización.

11. Después de verificar que todo está correcto, se organiza el lote y se sujeta con la banda elástica.

12. Se procede a cerrar el lote lógico, liberándolo para que el sistema pueda

direccionarlo al proceso siguiente.

13. La Unidad de Digitalización entrega los lotes de documentos a la unidad de Control de Calidad.

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3 Procedimiento para la Indexación de Documentos.

Introducción

La indexación de documentos es el proceso mediante el cual se vinculan datos relevantes contenidos en el documento digital, con el propósito de que el documento pueda ser invocado o consultado por usuarios finales. La indexación no necesariamente se realiza a una imagen resultante de una digitalización, también puede realizarse a documentos digitales generados por Software de oficina (Word, Excel, PDF, etc.). La indexación de documentos se puede realizar por diferentes métodos:

- A través de código de barra, el cual será explorado por el scanner e interpretado por el sistema.

- A través de una base de datos existente, permitiendo invocar un registro por medio de una clave única (código de cliente, código de empleado, número de factura, número de cheque etc.), facilitando el llenado automático de los campos de datos restantes.

- A través del método manual, el cual se realiza analizando el

documento en pantalla, y digitando los datos contenidos en el mismo.

Este manual de procedimiento está orientado al método manual donde no se

cuenta con la tecnología de código de barra; ni existe la facilidad de una base de

datos que facilite la indexación de los documentos digitales.

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Pasos para la Indexación de Documentos

1. El operador escoge un lote de los disponibles en la cola de proceso (esperando indexación).

2. El operador analiza la imagen en pantalla, identifica el tipo de documento y lo indica al sistema.

3. El operador digita en los campos de datos asociados al tipo de documento,

los datos contenidos en la imagen en pantalla.

4. Verifica que las informaciones no tengan errores ortográficos y los vincula al documento digital haciendo Click en el botón ¨Index¨.

5. En caso de que el sistema despliegue una página, identificada por el operador como parte de un documento indexado anteriormente, la misma debe ser agregada al documento que le pertenece ¨Append¨.

6. En caso de detectar páginas en blanco o documentos basura deben ser eliminados del sistema ¨Delete¨.

7. El operador debe repetir los pasos del 2 al 6 hasta finalizar la indexación del lote de documentos.

8. Si se detecta una anomalía durante el proceso de indexación se debe de notificar

al supervisor de unidades.

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4 Procedimiento para Control de Calidad de Imágenes e Índices.

Introducción

El control de Calidad, se caracteriza por la realización de inspecciones para comprobar si un producto terminado, cumple con las especificaciones establecidas previamente.

La unidad de control de calidad se encarga de inspeccionar visualmente cada imagen contenida en un lote. También, verifica que los índices vinculados a cada documento les correspondan.

A partir de las especificaciones establecidas, se procede a realizar la inspección de los lotes y de acuerdo a los resultados obtenidos, el operador podrá aprobar o desestimar un lote de documentos.

Los lotes que hayan cumplido con las especificaciones de calidad, serán liberados y estarán disponibles para ser consultados por los usuarios finales.

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Pasos para el Control de Calidad de Imágenes

1. El operador escoge un lote de los disponibles en la cola de proceso (esperando control de calidad).

2. El operador verifica la calidad visual de la imagen en pantalla, si la misma cumple con los estándares establecidos, continúa con la siguiente página hasta concluir el lote.

3. Si la imagen no cumple con los estándares establecidos se procederá a

localizar la página del documento en el lote físico, y luego se reemplazará por medio de una re-digitalización en el módulo de control de calidad del sistema.

Pasos para el Control de Calidad de Índices

1. El operador escoge un lote de los disponibles en la cola de proceso (esperando Verificación).

2. El operador verifica que los índices vinculados a cada documento les

correspondan, si esto es correcto continúa al siguiente documento del lote.

3. En caso de que los índices vinculados a los documentos no se correspondan, se procede a re-indexar el documento.

4. El operador debe repetir los pasos del 1 al 3 hasta finalizar la verificación del lote de documentos.

5. Si se detecta una anomalía durante el proceso de control de calidad se debe

notificar al supervisor de unidades.

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5 Manejo de la plataforma de ProDoctivity

Pantalla de Inicio de Sesión

En esta pantalla se presenta la puerta introductoria al sistema conocido como Capture Web, donde

para hacerlo de manera correcta se deben completar los campos solicitados con los datos

solicitados, llenándolos de la siguiente manera:

- Usuario: Usuario con licencia autorizada para Capture Web de la instancia de ProDuctivity

utilizada.

- Contraseña: Contraseña asociada a la cuenta de ProDoctivity utilizada.

Barra de navegación del sistema

Esta es la barra de navegación principal del sistema, donde se muestran las diferentes colas del

sistema disponible según el rol del usuario autorizado.

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Pantalla de Dashboard

Esta es la primera pantalla que se encuentra en el sistema al momento de iniciar sesión, donde nos

presenta unos gráficos estadísticos sobre el uso del sistema referente a toda la materia de valor en

el sistema, equipada con filtros para manejar la información mostrada.

Cola de Digitalización

Pantalla de lotes pendiente de digitalización

Está en la pantalla de la segunda cola que se muestra en la barra de navegación principal,

digitalización, donde inicia el proceso de digitalización de documentos. En esta pantalla es visible

el listado de lotes en estado pendiente de digitalización y la opción de “Nuevo Lote”, con el cual

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se inicia el proceso de digitalización de documentos dentro del lote creado perteneciente a un

conjunto llamado “Flujo de trabajo”.

Pantalla de creación de lote.

En esta pantalla nos muestra un formulario donde nos requiere seleccionar y/o escribir unos datos

para crear un lote. El campo más importante en este formulario es el flujo de trabajo que se

seleccionará para crear el lote, del cual dependerá todas las etapas por la cual pasará el lote creado

y sus documentos por el sistema.

Pantalla del visor de lotes de la cola Digitalización.

En esta pantalla se muestra el contenido del lote seleccionado, al cual se le pueden digitalizar ya

sea escaneando y/o importando páginas las cuales reconocidas para ser divididas en documentos

según la configuración del Flujo de trabajo del lote al pulsar el botón “Enviar a

Reconocimiento”. Al momento de no contar con páginas cargadas solo nos muestra en la barra

de botones de la pantalla de digitalización poder realizar las acciones digitalizar, importar páginas

y suspender el lote.

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Para empezar el proceso de digitalización se debe seleccionar un perfil de escáner a utilizar de los

disponibles asignados al rol del usuario y el escáner a utilizar y a quien se le aplicarán las

configuraciones del perfil seleccionado.

Nota: siempre que se abra un lote y/o documento en una cola, este permanece asignado al usuario

que lo abrió hasta que suspenda el objeto trabajado, lo cual se realizar haciendo clic sobre el botón

suspender colocado en el extremo derecho de la barra de botones de cada cola donde se trabaja

con lotes y/o documentos.

Una vez escaneadas y/o importadas las páginas del lote se habilitan las acciones de Re digitalizar

y enviar a reconocimiento en la barra de botones de la pantalla.

● Re digitalizar: Escanea una página y la sustituye por la seleccionada del lote.

● Enviar a reconocimiento: Envía el lote trabajado al servicio de reconocimiento

automático de documento según la configuración de separación de documentos asociada y

configurada en el flujo de trabajo del lote.

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Pantalla del visor de documentos retornados a la cola Digitalización.

Esta pantalla se muestra al abrir un lote retornado a la cola de digitalización por problemas en las

páginas de los documentos del lote. Esta cuenta con las acciones de digitalizar, importar y re

digitalizar páginas disponibles, pero en este modo hacia un documento ya creado, que sería el

seleccionado de la lista de documentos de la derecha.

El documento en la lista puede tener 4 estados, los cuales son:

- Pendiente: Indica que el documento está pendiente de trabajar.

- Completado: Indica que el documento fue corregido y está listo para avanzar.

- Omitido: Indica que el documento fue omitido para ser trabajado posteriormente.

- Pendiente de borrar: Indica que el documento será borrado.

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En el lado derecho tenemos una barra de menú con 3 opciones, las cuales son:

- Rechazar documento: Nos muestra un listado de los documentos rechazados del lote.

- Comentarios: Nos muestra el historial de comentarios asociados al documento, donde

puede verse las razones fue rechazado el documento.

- Propiedades externas: Nos muestra las propiedades externas configuradas y/o inyectadas

al sistema asociadas al lote.

Una vez todos los documentos fueron revisados y trabajados, se mostrará un mensaje que nos

indicará que se finalizó el trabajo con todos los documentos del lote y que el mismo será enviado

a la cola de donde fue retornado.

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Cola de indexación

Listado de lotes pendientes

Esta es la pantalla de inicio de la cola de indexación, donde se muestra el listado de lotes pendiente

de revisión en la cola de indexación. Donde se puede seleccionar un lote y abrirlo para empezar a

trabajarlo.

Pantalla de visualización de documentos de lote en indexación.

Esta pantalla se muestra al abrir un lote del listado de pendientes en la cola de indexación, donde

muestra documento por documento las páginas del mismo, y un formulario con las llaves asociadas

al tipo de documento del documento actual y el visor con las funcionalidades anteriormente

mencionadas.

Esta pantalla nos ofrece ciertas funcionalidades para ejercer sobre los documentos, entre las cuales

están:

- Indexar: Marca como indexado con documento actual guardando la asociación del mismo

con los datos llenos en el formulario cargado con su tipo de documento.

- Rechazar: Rechaza el documento y lo marca para retornar a digitalización para su revisión.

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- Omitir: Marca el documento como omitido para ser trabajado cuando ya no queden

documentos pendientes.

- Extraer documento: Extraer un documento nuevo con las páginas seleccionadas.

- Adjuntar: Adjuntar las páginas seleccionadas al último documento indexado.

- Enviar al supervisor: Manda el documento a la cola de supervisión de indexación para

que un usuario con dicho rol revise el documento y haga los ajustes necesarios para su

posible indexación. Al accionar esta nos solicita escribir un mensaje dando las razones por

las cuales se está mandado al supervisor el documento.

En esta cola en la barra de información del lote puede observarse que se añade el tópico de

“Cantidad de documentos omitidos”.

Del lado derecho de la pantalla se puede observar un formulario, con las llaves que se considera

importante capturarse documento actual con sus datos y ser indexado. El formulario es controlado

por el tipo de documento seleccionado en la entrada de selección colocado arriba del mismo, que

según el tipo de documento seleccionado mostrar uno u otro formulario prediseñado con sus

correspondientes llaves.

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El formulario consta de unos elementos que lo caracterizan, indican información y suplen

funcionalidades, como:

- * (Asterisco): Este símbolo indica que esa llave es obligatoria llenarla para la indexación

del documento.

- (Símbolo de fijador): Este símbolo indica que el valor de la llave indicada ha sido

fijado, y al cambiarse de documento y refrescarse el formulario el valor se persistirá.

Encima de la entrada de selección de tipo de documento se encuentra en el lado derecho un botón

con el icono de dos flechas , el cual al ser accionado limpia del formulario todas las llaves

que no estén fijadas.

Para habilitar la acción de adjuntar, debe primeramente existir un documento indexado

anteriormente al cual será adjuntado las páginas seleccionadas en el documento actual.

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Al momento de seleccionar una página en un documento con múltiples páginas se habilita la

funcionalidad de mover páginas en el documento, donde el botón con la flecha hacia arriba

mueve las páginas hacia la posición anterior y el botón con la flecha hacia abajo

mueve las páginas a la próxima posición adelante. El botón del medio que dice Mover

permite mover las páginas seleccionadas a una posición específica.

Al finalizar de trabajar todos los documentos pendientes y omitidos de un lote en la cola de

indexación aparecerá una alerta notificando que se finalizó el trabajo con este lote, en caso de que

todos los documentos del mismo hayan sido indexados mostrará una confirmación a enviar el lote

a su siguiente paso. Pero en caso de haber al menos un documento rechazado, mostrará una

confirmación para enviar el lote devuelta a digitalización para su revisión.

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Cola de control de calidad de escaneo

Listado de lotes pendientes

Esta es la pantalla de inicio de la cola de control de calidad de escaneo, donde se muestra el

listado de lotes pendiente de revisión en la cola de control de calidad de escaneo. Donde se puede

seleccionar un lote y abrirlo para empezar su revisión.

Pantalla de visualización de documentos de lote en control de calidad de

escaneo.

Esta pantalla se muestra al abrir un lote del listado de pendientes en la cola de control de calidad

de escaneo, donde muestra documento por documento las páginas del mismo y tiene el visor con

las siguientes funcionalidades:

- Acercar la imagen

- Alejar la imagen

- Rotar la imagen a la izquierda

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- Rotar la imagen a la derecha

- Centralizar la imagen

- Moverse a la primera página

- Moverse a la página anterior

- Moverse a la página siguiente

- Moverse a la última página

- Seleccionar todas las páginas

- Deseleccionar todas las páginas

Se muestra junto a la barra de botones una barra de información del lote, que contiene sus

siguientes datos:

- Nombre del lote

- Cantidad de documentos y la posición del documento actual

- Cantidad de páginas del documento actual

- Estado del documento actual

- Número del lote

En la sección donde nos muestra la cantidad de documentos del lote y la posición del documento

actual se muestran 2 botones a sus laterales con flechas, las cuales indican y permiten la navegación

entre los documentos del lote.

Entre las acciones que se puede ejercer sobre los documentos en esta pantalla están:

- Aprobar: Aprueba la calidad de escaneo del documento.

- Rechazar: Rechaza la calidad de escaneo del documento.

- Aprobar todos los documentos: Aprueba de manera instantánea todos los documentos

del lotes que están pendiente de revisión. Esta acción está disponible según los permisos

configurados en el flujo de trabajo.

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Al momento de rechazar un documento en control de calidad de escaneo, nos sale un formulario

donde nos solicita agregar un comentario especificando las razones por la cual se está realizando

el rechazo.

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Cola de control de calidad de indexación Listado de lotes pendientes

Esta es la pantalla de inicio de la cola de control de calidad de indexación, donde se muestra el

listado de lotes pendiente de revisión en la cola de control de calidad de indexación. Donde se

puede seleccionar un lote y abrirlo para empezar a trabajarlo.

Pantalla de visualización de documentos de lote en control de calidad de

indexación.

Esta pantalla se muestra al abrir un lote del listado de pendientes de la cola de control de calidad

de indexación, donde muestra documento por documento las páginas del mismo, y un formulario

con las llaves asociadas al documento actual y el visor con las funcionalidades anteriormente

mencionadas.

Esta pantalla nos ofrece ciertas funcionalidades para ejercer sobre los documentos, entre las cuales

están:

- Aprobar: Marca como aprobado el documento actual para su liberación.

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- Rechazar: Rechaza el documento y lo marca para retornar a indexación para su revisión.

Al igual que en otras colas, aquí solicita un mensaje indicando el porqué se rechaza.

Cómo logra observarse, en la barra de información del lote se agrego el dato de “Usuario

indexador”, que indica el último usuario que indexó el documento.

El formulario mostrado en el lado derecho de la pantalla muestra las llaves del documento

indexado con sus valores correspondientes en forma de solo lectura.

Cola de supervisión de indexación

Está cola tiene el propósito de supervisar la indexación de un documento con una dificultad para

completar la indexación, el cual un usuario desde la cola de indexación envía a dicha cola para que

un supervisor con acceso a la cola y a los documentos de dicho flujo de trabajo le asista con el

trabajo del documento.

Listado de documentos pendientes

Esta es la pantalla de inicio de la cola de supervisión de indexación, donde se muestra el listado

de documentos pendiente de revisión en la cola de supervisión de indexación donde se puede

seleccionar un documento y abrirlo para iniciar su revisión.

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Pantalla de visualización de documentos de supervisión de indexación.

Esta pantalla se muestra al abrir un documento del listado de pendientes de la cola de supervisión

de indexación, donde muestra las páginas del documento, y un formulario con las llaves asociadas

al tipo de documento del documento actual y el visor con las funcionalidades anteriormente

mencionadas.

Esta pantalla nos ofrece ciertas funcionalidades para ejercer sobre los documentos, entre las cuales

están:

- Indexar: Marca como indexado con documento actual guardando la asociación del mismo

con los datos llenos en el formulario cargado de su tipo de documento. Está acción está

habilitada a los usuarios con el permiso necesario para ejercerla.

- Rechazar: Rechaza el documento y lo marca para retornar a digitalización para su revisión.

Está acción está habilitada a los usuarios con el permiso necesario para ejercerla.

- Retornar documento: Retorna el documento a indexación para que el sea completado por

el usuario indexador.

Del lado derecho de la pantalla se puede observar un formulario, con las llaves que representa la

información que deberá capturarse documento actual y ser indexado. El formulario es controlado

por el tipo de documento seleccionado en el entrada de selección colocado arriba del mismo, que

según el tipo de documento seleccionado mostrar uno u otro formulario prediseñado con sus

correspondientes llaves.

Al igual que otras pantalla que contienen el visor de documentos está cuenta con las siguientes

secciones de vista del lado derecho:

- Formulario: nos muestra el formulario de datos asociados al tipo de documento

seleccionado.

- Comentarios: Nos muestra el historial de comentarios asociados al documento, donde

puede verse las razones fue rechazado y/o enviado a supervisión el documento.

- Propiedades externas: Nos muestra las propiedades externas configuradas y/o inyectadas

al sistema asociadas al lote.

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Cola de control de lotes

Listado de lotes pendientes

En esta pantalla logra verse todos los lotes que están en proceso de trabajo, dígase de forma que

sean diferente al estado liberado. Esta cola tiene el objetivo principal de servir de pantalla

administrativa para ver en que pasó esta un lote específico y que usuario lo esta trabajando.

En se pueden ejercer las siguientes funcionalidades:

- Borrar lote: Marca como borrado un lote seleccionado. Esta funcionalidad es habilitada

si el rol del usuario tiene los permisos requeridos.

- Renombrar lote: Renombra un lote. Esta funcionalidad es habilitada si el rol del usuario

tiene los permisos requeridos.

Encima del listado de lotes se muestra en el lado izquierdo una entrada de selección de datos que

indica la cantidad de lotes se verán en el listado por página, en la cual su valor predeterminado es

de 10.