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Manual de procedimientos para una gestión de compras eficaz
La dispensación del medicamento es el acto por excelencia del farmacéutico,
aspectos como el consejo farmacéutico, criterio técnico, valoración terapéutica y
biodisponibilidad son prioritarios sobre consideraciones economicistas, cuando de
salud estamos hablando. No obstante, ofrecemos unas breves recomendaciones
para optimizar la gestión de compras en la oficina de farmacia:
1. En la farmacia española, cada vez más acosada económicamente, con una
gestión planificada y profesional de las compras, se puede generar una
ventaja estratégica respecto a la competencia. Obtendrá rápidamente
ahorros importantes y duraderos, sin riesgo técnico, redefiniendo los
acuerdos comerciales, deslocalizando e introduciendo nuevos proveedores.
2. Confeccione un plan de compras analizando cual será su política de
recomendaciones y sustituciones, analizando precios finales, pedidos
mínimos, escalados de bonificaciones, condiciones de pago, canjes, género
en depósito, política de sustituciones, descuentos adicionales, fianzas,
depósitos sobre consumo, avales, cargos cooperativos, rappels por pronto
pago, fidelización por pedidos, compromisos con los proveedores, política de
devoluciones masivas, demostradores de producto, ingresos por
escaparatismo y merchandiding, etc.
3. Tenga en cuenta que un incremento de tres puntos en el margen de
compras (considerando el beneficio final neto, en un 8-10%, después de
gastos e impuestos), supone un incremento de rentabilidad de hasta un
40% de su farmacia.
4. Hoy, en las empresas, la función de compras se enfoca como una actividad
de beneficio; máxime en las oficinas de farmacia, donde el peso de las
compras supone un 65-70% de las ventas de la farmacia. La gestión de
aprovisionamiento es la que puede tener una mayor incidencia en la
rentabilización de las oficinas de farmacia.
5. ¿Domina la cascada de márgenes? ¿Es usted capaz de evaluar la estructura
de precios de las compras realizadas? ¿le facturan los mayoristas con
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descuentos o cargos?. Si trabaja con cargos ¿le están facturando a P.V.L?.
Investigue cual es el margen real con que está comprando.
6. Conozca cual es el plazo máximo de pago que permiten los proveedores sin
incurrir en gastos financieros. Acuerde un consumo anual con los
proveedores, con relaciones a largo plazo, con unas condiciones prefijadas,
satisfactorias para ambas partes. Acuda a las diferentes Ferias del sector
para realizar contactos con proveedores que no disponen de red comercial.
7. Determine la política de precios que desea implementar en la farmacia,
existen tres opciones:
a) Precios elevados: Situando la calidad del servicio como variable
competitiva.
b) Precios reducidos sólo en productos “gancho” (gel de baño,
profilácticos...): Damos la percepción de que todo está de oferta,
pero aplicamos un elevado margen en productos donde existe una
baja elasticidad a la demanda (por ejemplo en la cosmética de
tratamiento).
c) E.D.L.P: Every Day Low Prices: Es la opción más honesta, pero
requiere una gestión de compras más profesional.
8. Incorpórese a alguna de las centrales de compras ya existentes, a pesar de
que algunos proyectos han fracasado y otros se encuentran aún, en un
estado incipiente, la tendencia al asociacionismo es un camino imparable de
no retorno. Conviene estar posicionado. Aproveche también el
telemarketing, y las compras por Internet; es una compra calculada sin
presiones, sencilla, rápida, discreta, aséptica y a cualquier hora del día.
9. Reinvierta los beneficios obtenidos con la optimización de las compras
actualizando las instalaciones, formando a los colaboradores y mejorando su
retribución, ofreciendo atenciones al usuario, es decir, acciones que dotarán
a su farmacia en una posición más competitiva en el mercado.
10. Apueste por aquellos laboratorios que se plantea la relación comercial con la
farmacia acercándose a la figura del comaker anglosajón; aquellos que
consideran la farmacia como una extensión organizativa del propio
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laboratorio. Siempre debemos pensar, ¿quién es el cliente del laboratorio?
¿la farmacia o el usuario final?. Huya de aquellos proveedores cuyo objetivo
es atiborrar la farmacia con sus productos, tengan salida o no.
11. Analice detenidamente la rentabilidad de productos especiales: pañales de
incontinencia, material de ortopedia, leches infantiles, línea blanca, material
de cura etc.. y tome una decisión en cuanto a la política de precios
especifica a aplicar a este segmento de productos. Analice la rentabilidad de
los lineales. Evite adquirir gamas completas de productos invendibles, que
es donde, en ocasiones, queda el beneficio.
12. Introduzca en la farmacia “los productos del mañana”, para posicionar a su
farmacia a la vanguardia e innovación permanente. Siempre persiguiendo la
satisfacción del usuario.
13. Acuda a los proveedores ante desfases transitorios de tesorería o ante
inversiones en activo fijo o circulante que sea preciso acometer. Retrasar los
pagos a proveedores puede servir de gran utilidad para actualizar la
instalaciones, eliminar tensiones financieras o para adquirir una farmacia de
mayor envergadura, dada la enorme competencia actualmente existente
entre diferentes mayoristas farmacéuticos.
14. Compare fríamente cual es el pacto más ventajoso entre los mayoristas de
la zona que ofrecen un buen servicio y un elevado número de repartos
diarios, (el disponer de cuatro repartos, además de los habituales, uno a
media mañana y otro a media tarde, evitará perder ningún encargo, y por
tanto, ofrecer un mejor servicio). El descuento no debe ser una cifra
estática. Redefina los pactos a medida que la cifra de negocio con los
mayoristas se incremente. Si es preciso, establezca estas condiciones
mediante contrato jurídico. Valore, asimismo, la puntualidad de las
entregas, las cestas cerradas y la ausencia de incidencias en los pedidos.
15. Provéase de diferentes listados de bonificaciones comparativas de las que
circulan por las farmacias, que clasifican estas bonificaciones por familias de
productos y por laboratorios. Tenga en cuenta que las bonificaciones son
muy heterogéneas en función del grado de cumplimiento de los objetivos del
comercial, afinidades personales, etc.
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16. Preste especial atención a la gestión de compras de las moléculas cuya
patente ha caducado: omeprazol, ciprofloxacina, ranitidina, fluoxetina,
etc...donde la competencia es elevada y las condiciones pueden llegar a ser
muy ventajosas. Compruebe como estos principios activos hacen una
notable aportación a la cuenta de resultados de la farmacia.
17. Dé salida preferente a aquellos productos donde el laboratorio utiliza la
estrategia pull como método de comercialización; es decir que se apoyan en
el canal de distribución (la farmacia) ; son productos donde el usuario-
paciente no tiene sensibilidad al cambio de nombre comercial, donde prima
el consejo farmacéutico: antisépticos locales, antigripales, antipiréticos,
material de cura, profilácticos, botes de orina, termómetros...Haga acopio
de un stock de una cierta entidad (con unas condiciones de aplazamiento en
el pago favorables) y procure su salida preferente mediante la
recomendación.
18. Mantenga un buen clima, para mantener una negociación hábil, pero evite el
“chalaneo” delante de clientes o auxiliares. No siente a los comerciales. Si la
farmacia está en un medio urbano, establezca 1 ó 2 días para atender a los
comerciales, coloque un pequeño rótulo en la farmacia, y atiéndalos
preferiblemente al mediodía, no desatenderá la farmacia, y los comerciales
se lo agradecerán. Cuando negocie, tenga claras las cantidades que necesita
y márquese una bonificación objetivo a conseguir, de lo contrario, la
negociación, se alargará más de lo previsto. No se deje amedrentar por la
presión comercial.
19. Rechace contraprestaciones en especie (tales como electrodomésticos,
equipos musicales, viajes o automóviles), intente obtener el mejor margen
profesional, y no se deje deslumbrar por estos señuelos.
20. Si disfruta de una sólida posición financiera y dispone de una farmacia de
cierta envergadura; y teniendo en cuenta los tipos de interés actuales, la
mejor inversión que puede hacer es invertir en incrementar el stock,
especialmente en productos sin el PVP marcado, de revalorización
permanente. Convierta su farmacia en una “full liner”. Objetivo: Cero faltas.
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Márquese el reto de la Calidad Total, obtendrá una gran ventaja competitiva
sobre las farmacias de su entorno.
21. Analice las faltas que se producen, su estudio nos puede hacer comprender
deficiencias de gestión en la organización de los procesos internos de la
farmacia. Lleva a cabo una adecuada “gestión de las quejas”.
22. Utilice los transfer: Es una forma de compra muy recomendable ya que
combina el tamaño de pedido reducido, un aplazamiento en el pago y una
“boni” aceptable.
23. Si su farmacia está situada en una zona estratégica de gran paso peatonal,
no se ruborize por “alquilar” sus lineales a los proveedores, al igual que hace
la Gran Distribución.
24. No se obsesione con fórmulas mágicas de rotación de stock, la leyenda
tradicional de que hay que dar 7 vueltas al stock al año esta totalmente
desfasada, cada farmacia es un mundo. Lo realmente vital es dar un servicio
de calidad, en un sector cada vez más competitivo, y sometido a cambios
permanentes.
25. Elimine, en lo posible, las relaciones comerciales con aquellos laboratorios
de parafarmacia que no respetan el PVL como punto de partida
(27,9%+9,6%).
26. Sea serio en sus relaciones con los proveedores, mantenga pactos estables
a largo plazo, estableciendo una negociación global más ambiciosa,
mediante una relación horizontal basada en la confianza y colaboración
mutua, beneficiosa para ambos, continua, enfocada a coste, calidad y
servicio, mediante acuerdos de colaboración comercial y suma positiva, en
lugar de enfrentamiento o abuso de poder. Así, le informarán para que haga
sus pedidos antes de las subidas de precios. Dé confianza a los comerciales,
pero mantenga la distancia, de lo contrario, le distraerán de la gestión de su
farmacia, se creerán en su casa, y en ocasiones podrían llegar a pecar de
indiscretos.
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27. Base su negociación en descuentos en factura, es más beneficioso para la
economía de la farmacia que las bonificaciones (piense que un 30% de
descuento en factura sobre el PVL equivale a un 43,78 % de bonificación en
género).
28. Apártese de los laboratorios que imponen unas estrictas condiciones de
devolución de género caducado o no apto para la venta. Vigile la gestión de
las caducidades, un estudio realizado sobre nuestras farmacias clientes, nos
demostró que se reducía el margen de la farmacia en un 0,85% por esta
vía.
29. En los productos cuyo precio no esta intervenido por la Administración,
debemos analizar el beneficio marginal por unidad, para lo cual no sólo
analizaremos la bonificación, sino también el precio recomendado y la
elasticidad al precio de nuestra clientela, comparando el margen profesional
que nos reportan las diferentes marcas del mismo producto, pensemos por
ejemplo, en las tiras reactivas para las pruebas de embarazo.
30. Y por supuesto, documente todas sus transacciones. Rechazar factura por
razones de índole fiscal, supone una temeridad (sanitaria y administrativa)
cuando tratamos con productos con especial incidencia en la Salud Pública
de la población. El éxito empresarial es incompatible con conductas
irregulares.
Agustín López-Santiago