MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS La CENTROSUR ha estructurado un “Manual de Procesos y Procedimientos” como herramienta que permita direccionar las acciones de la Empresa, a través de un enfoque basado en procesos, que coadyuve a mejorar la eficacia y eficiencia de la organización mediante una gestión horizontal, que cruce las barreras entre la diferentes unidades funcionales para unificar sus enfoques hacia los objetivos y metas de la Empresa. El Manual de Procesos y Procedimientos de la CENTROSUR, es un documento electrónico, disponible para todo el personal de la Empresa a través de la intranet (lotus notes), el cual contiene valiosa información para los trabajadores. El Manual está formado por cinco componentes: 1.- Datos Generales: Contiene información general de la Empresa como: reseña histórica, descripción de la CENTROSUR en el cual se resume las principales características del sistema, Planeación Estratégica, Estructura Organizacional, Mapa gráfico de los macro procesos y codificación de procesos. 2.- Macro procesos: Describe a los macro procesos de la CENTROSUR a través de su objetivo, líder, equipo del proceso, participantes, recursos, indicadores de seguimiento y medición y ciclo (P-H-V-A) Planear, Hacer, Verificar y Actuar. 3.- Procesos de la Compañía: Describe a los procesos, subprocesos y actividades de la Empresa, presentando a manera de cascada el proceso de primer, segundo y tercer nivel hasta llegar a las actividades. En este componente se incluye opciones para revisar la caracterización de procesos, para presentar los procesos y sus procedimientos, para realizar solicitudes de elaboración, modificación o anulación de documentos, entre otros. 4.- Documentación: Se presenta los procedimientos, formularios de registro e información (Leyes, regulaciones, normativa, reglamentos, instructivos, manuales de usuario, etc.) que soportan a los procesos y se encuentran en vigencia. 5.- Manual de Gestión de la Calidad: Es una sección en elaboración, en la que se van adjuntando los documentos que describen al Sistema de Gestión de la Calidad en cumplimiento a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
La CENTROSUR ha estructurado un “Manual de Procesos y Procedimientos” como
herramienta que permita direccionar las acciones de la Empresa, a través de un enfoque
basado en procesos, que coadyuve a mejorar la eficacia y eficiencia de la organización
mediante una gestión horizontal, que cruce las barreras entre la diferentes unidades
funcionales para unificar sus enfoques hacia los objetivos y metas de la Empresa.
El Manual de Procesos y Procedimientos de la CENTROSUR, es un documento
electrónico, disponible para todo el personal de la Empresa a través de la intranet (lotus
notes), el cual contiene valiosa información para los trabajadores. El Manual está formado
por cinco componentes:
1.- Datos Generales: Contiene información general de la Empresa como: reseña histórica,
descripción de la CENTROSUR en el cual se resume las principales características del
sistema, Planeación Estratégica, Estructura Organizacional, Mapa gráfico de los macro
procesos y codificación de procesos.
2.- Macro procesos: Describe a los macro procesos de la CENTROSUR a través de su
objetivo, líder, equipo del proceso, participantes, recursos, indicadores de seguimiento y
medición y ciclo (P-H-V-A) Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
3.- Procesos de la Compañía: Describe a los procesos, subprocesos y actividades de la
Empresa, presentando a manera de cascada el proceso de primer, segundo y tercer nivel
hasta llegar a las actividades. En este componente se incluye opciones para revisar la
caracterización de procesos, para presentar los procesos y sus procedimientos, para
realizar solicitudes de elaboración, modificación o anulación de documentos, entre otros.
4.- Documentación: Se presenta los procedimientos, formularios de registro e información
(Leyes, regulaciones, normativa, reglamentos, instructivos, manuales de usuario, etc.) que
soportan a los procesos y se encuentran en vigencia.
5.- Manual de Gestión de la Calidad: Es una sección en elaboración, en la que se van
adjuntando los documentos que describen al Sistema de Gestión de la Calidad en
cumplimiento a los requisitos de la Norma ISO 9001:2008.
Macro procesos de la CENTROSUR:
Gráfico 1.1 Macroprocesos Centrosur
Proceso Gerencial: El proceso Gerencial está destinado a definir y controlar las metas
de la Empresa, sus políticas y estrategias, por ello son gestionados por la Alta Dirección.
La caracterización del macro proceso se presenta en el gráfico 1.2.
El proceso Gerencial está conformado por los subprocesos: Gestión Empresarial, Gestión
de Calidad, Gestión Ambiental, Comunicación, Control Empresarial, Asesoría Jurídica y
Legal, Coordinación Interdepartamental, como se presenta en el gráfico 1.3.
DISTRIBUCIÓN COMERCIALIZACIÓN
GERENCIALES
ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS
RECURSOS HUMANOS
SISTEMAS INFORMÁTICOS
S
O
P
O
R
T
E
Gráfico 1.2: Caracterización del macro proceso Gerencial
Gráfico 1.3 Proceso Gerencial
Proceso de Distribución: Es considerado como un proceso operativo, cuyo propósito es
organizar, dirigir, coordinar y controlar la construcción, operación y mantenimiento de las
líneas subtransmisión, subestaciones, redes de media y baja tensión, y alumbrado
público, para disponer en condiciones óptimas la infraestructura necesaria para brindar el
suministro de energía eléctrica, dentro de los parámetros de calidad definidos. En el
gráfico 1.4 se presenta la caracterización de este macro proceso.
Gráfico 1.4 Caracterización del macro proceso de Distribución
El macro proceso de Distribución está formado por cinco subprocesos: Construcción,
Operación, Mantenimiento, Gestión de la Distribución y Protecciones, los cuales a su vez
se dividen en procesos de III nivel, como se indica en el gráfico 1.5
Gráfico 1.5: Procesos de Distribución
Proceso de Comercialización: Proceso operativo que integra varios subprocesos para la
comercialización del servicio eléctrico a los clientes de la CENTROSUR, por lo tanto
abarca: Compra de energía, Servicios de comercialización, Venta de energía que incluye:
Lectura de medidores, Facturación y Recaudación, y, finalmente el control de pérdidas a
través de los procesos de Supervisión del Sistema de medición. En el gráfico 1.6 se
presenta la caracterización del macro proceso de Comercialización y en el 1.7 los
subprocesos que integran este macro proceso.
CONSTRUIR EL SISTEMA OPERAR EL SISTEMA MANTENER EL SISTEMA
CONSTRUIR EL SISTEMA DE
ALTA TENSIÓN
EXPANSIÓN Y MEJORA
DEL SISTEMA DE MEDIA
Y BAJA TENSIÓN
CONSTRUIR EL SISTEMA
DE ALUMBRADO PÚBLICO
OPERAR EL SISTEMA DE
ALTA TENSIÓN
OPERAR EL SISTEMA DE
MEDIA Y BAJA TENSIÓN
OPERAR EL SISTEMA DE
ALUMBRADO PÚBLICO
OPERAR EL SISTEMA DE
TELECOMUNICACIONES
MANTENER EL SISTEMA
DE ALTA TENSIÓN
MANTENER EL
SISTEMA DE MEDIA Y
BAJA TENSIÓN
MANTENER EL SISTEMA DE
ALUMBRADO PÚBLICO
PROTECCIONES
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE DISTRIBUCIÓN
PROCESOS DE DISTRIBUCIÓN
CONSTRUIR EL
SISTEMA DE
TELECOMUNICACIONES
MANTENER EL
SISTEMA DE
TELECOMUNICACIONES
Gráfico 1.6 Caracterización del macro proceso de Comercialización
Gráfico 1.7: Procesos de Comercialización
COMPRA DE ENERGÍASERVICIO DE
COMERCIALIZACIÓNVENTA DE ENERGÍA
SUPERVISIÓN DEL
SISTEMA DE MEDICIÓN
SERVICIOS
INSTALACIONES
LECTURA DE
M EDIDORESFACTURACIÓN RECAUDACIÓN
GESTIÓN DE COBRO
DE CARTERA
REPORTE DE
RECAUDACIÓN
VENTA DE ENERGÍA A CLIENTES NO REGULADOS
REVISIÓN DE M EDIDORES
EN LABORATORIO
REVISIÓN DE SISTEM AS DE
M EDICIÓN EN SITIO
TRÁM ITE ADM INISTRATIVO DE
INFORM ES DE REVISIÓN DE
SISTEM AS DE M EDICIÓN
PROCESOS DE COMERCIALIZACIÓN
Proceso Administrativo: Formado por un conjunto de actividades relacionadas con la
Administración de Bienes, Seguros y Servicios generales. En el gráfico 1.8 se presenta la
caracterización del macro proceso Administrativo.
Gráfico 1.8: Caracterización del macro proceso Administrativo
El macro proceso Administrativo está formado por tres subprocesos: Administración de
bienes, Administración de Seguros y Administración de Servicios generales, como se
indica en el gráfico 1.9.
Gráfico 1.9: Procesos Administrativos
Proceso Financiero: Formado por un conjunto de actividades relacionadas con la
administración de los recursos económicos y financieros de la Empresa. Este macro
proceso está formado por cuatro subprocesos que incluye: Administración Presupuestaria,
Compras, Contabilidad y Tesorería. En el gráfico 1.10 se presenta la caracterización del
macro proceso Financiero y en el 1.11 los subprocesos que lo integran.
ADM INISTRACIÓN DE
SEGUROS
ADM INISTRACIÓN
DE BIENES
ADM INISTRACIÓN DE
SERVICIOS GENERALES
ADMINISTRATIVOS
Gráfico 1.10: Caracterización del macro procesos Financiero
.
Gráfico I.11: Procesos Financieros
COM PRAS
CONTABILIDAD
ADM INISTRACIÓN
PRESUPUESTARIA
TESORERÍA
FINANCIEROS
Proceso de Recursos Humanos (PROPUESTA): Conocido también como proceso de
Talento Humano, involucra todas las actividades orientadas al desarrollo de competencias
y satisfacción del Recurso Humano. En el gráfico 1.12 se presenta la caracterización del
macro proceso.
Figura 1.12: Caracterización del maro proceso de Recursos Humanos
Procesos Sistemas Informáticos: Involucra todas las actividades que permiten las
coordinación y control para el análisis, diseño, desarrollo e implantación de los sistemas
de información, así como, el mantenimiento de los sistemas existentes, con el
correspondiente soporte técnico para su mantenimiento y explotación. Comprende los
subprocesos de: Planificación de Sistemas Informáticos, Desarrollo y Mantenimiento de
Sistemas Informáticos, Operación y Soporte. En el gráfico 1.13 se presenta la
caracterización del macro proceso de Sistemas Informáticos y en 1.14 los subprocesos
que lo integran.
Gráfico 1.13 Caracterización del macro proceso de Sistemas Informáticos
Gráfico 1.14 Procesos de Sistemas Informáticos
Documentación: Forman parte de la documentación de los procesos, los procedimientos,
información y formularios de registro. A diciembre 2011, el Manual de Procesos y
Procedimientos contó con 207 procedimientos, 273 documentos de información entre los
que se incluye a reglamentos, leyes, regulaciones, manuales de usuario, instructivos, y
265 formularios de registro.
Como evidencia de mejoramiento continuo, algunos documentos fueron actualizados, así
a diciembre 2011, se dispuso de 149 documentos que fueron modificados o actualizados.
