Date post: | 17-Jan-2016 |
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2015
Orodelti S.A. Realizado por: Nelson Salinas V.
CONFIGURACIÓN DEL FSOFT Y MANEJO DE PORTAL DE
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
Manual de las características y pasos a realizar en el portal de documentos electrónicos que se realizó a fin de gestionar todo el nuevo proceso de facturación electrónica reglamentado por el SRI.
TABLA DE CONTENIDO
FSOFT ................................................................................................................................ 1
CONFIGURACIÓN FSOFT ................................................................................................... 2
CONFIGURAR PARAMETRIZACIÓN ............................................................................... 2
CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .................................................. 4
ESTABLECER FIRMA ELECTRÓNICA PARA CADA USUARIO ........................................... 5
PERMISOS PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ..................................... 6
AUTORIZACIONES POR LOTE ........................................................................................ 7
MANEJO DE PORTAL WEB ................................................................................................ 9
ACCESO AL PORTAL WEB ................................................................................................ 10
USUARIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA EMPRESA) ................................................... 11
ACTUALIZAR DATOS .................................................................................................... 11
CONSULTA INTERNA ................................................................................................... 13
CREAR RUC .................................................................................................................. 14
IMPRIMIR RUC ............................................................................................................ 15
DOCUMENTOS RECIBIDOS .......................................................................................... 16
ESTADISTICAS .............................................................................................................. 17
USUARIOS EXTERNOS (CLIENTES O PROVEEDORES) ...................................................... 18
ACTUALICE SUS DATOS ............................................................................................... 18
COMPROBANTES ELECTRÓNICOS ............................................................................... 19
PREGUNTAS FRECUENTES .......................................................................................... 20
CONTACTOS ................................................................................................................ 21
FAQS ............................................................................................................................... 22
1
FSOFT
2
CONFIGURACIÓN FSOFT
CONFIGURAR PARAMETRIZACIÓN
Para empezar hacer uso del sistema se debe parametrizar lo siguiente:
1. Nombre de la empresa.
2. Numero de contribuyente especial.
3. Contraseña de firma electrónica.
4. Agregar archivo p12 a la carpeta del sistema.
5. Correo y contraseña para envió de documentos electrónicos.
6. Servidor SMTP y puerto del servidor.
7. Identificar si la salida de correo tiene seguridad SSL.
8. Emisión de comprobantes electrónicos.
9. Forma de autorizarlo, lotes.
10. Identificar en qué ambiente se está realizando los documentos electrónicos.
11. Logo de la empresa.
Nos dirigimos a Mantenimiento/Parámetros.
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Damos clic en la Pestaña Otros y configuramos lo siguiente:
Ubicación del archivo p12
El archivo p12 deberá ubicarse dentro de la carpeta de la empresa para ello ORODELTI
se identifica con la carpeta ORON, es importante que el nombre del archivo sea el
número de RUC de la empresa
4
CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Para configurar los documentos debemos ir Procesos/Contabilidad/Sucursales y Punto
de Emisión:
1. Configurar Sucursales y Puntos de Emisión.
2. Identificar si es electrónico mediante S o N.
FACTURAS
NOTAS DE CRÉDITOS
NOTAS DE DÉBITO
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GUIAS DE REMISIÓN Y COMPROBANTES DE RETENCIÓN
Para estos documentos hay una pequeña diferencia en el código del documento se
debe de agregar la sucursal y punto de emisión con el fin de que el sistema identifique
estos nuevos documentos como electrónicos, como se observa en la imagen.
Nota: Para las guías de remisión, se debe de parametrizar la información de las
BODEGAS
ESTABLECER FIRMA ELECTRÓNICA PARA CADA USUARIO
A fin de que cada usuario tenga su archivo electrónico, el sistema permite configurar
las firmas de forma personalizada para ello debemos hacerlo en
Mantenimiento/Usuarios.
En la parte inferior de Usuario observamos Archivo de firma electrónica y su respectiva
contraseña, cabe destacar que si no ha parametrizado a un usuario archivo y clave el
sistema toma el archivo y clave general que ha sido configurado en
Mantenimiento/Parametros/Otros.
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PERMISOS PARA AUTORIZAR DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
No cualquier persona puede autorizar documentos electrónicos, para ello se debe
parametrizar que documentos puede firmar y autorizar el usuario.
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Para tal propósito nos dirigimos a Mantenimiento/Usuarios, en el árbol que se
despliega de lado derecho buscamos Procesos/Contabilidad/Autorización de
Comprobantes electrónicos. Es aquí en donde se determina que documentos se
pueden autorizar.
AUTORIZACIONES POR LOTE
Es recomendable que al autorizar un documento sea realizado el proceso por lote para
así evitar la anulación electrónica, para ello primero debemos:
1. Configurar en Mantenimiento/Parámetros/Otros, habilitar el check de pedir
autorización en proceso posterior a la emisión.
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2. Autorizamos los documentos por lote en Proceso/Contabilidad/Autorización de
comprobantes electrónicos.
Como podemos observar el sistema para Autorizar por lote, da diferentes opciones
como:
1. Filtrar documentos por fecha
2. Filtrar documentos por autorizados, no autorizados y todos.
3. Pedir Autorización SRI por lote, esta opción puede autorizar un solo documento
como varios documentos.
4. Envió de correos electrónicos.
5. Datos cliente o proveedor, la información más importante de esta opción es
dirección, correo y teléfono.
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MANEJO DE PORTAL WEB
facturación.orodelti.com
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ACCESO AL PORTAL WEB
Para acceder al Portal Web debemos ingresar a la siguiente dirección web:
facturación.orodelti.com
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USUARIOS INTERNOS (EMPLEADOS DE LA EMPRESA)
Para usuarios internos (empleados de la empresa) las opciones son diferentes a
usuarios externos tenemos:
1. Actualizar datos, manejo de la información de los usuarios externos e internos.
2. Consulta Interna, muestra todos los documentos generados desde la empresa,
sistema FSOFT.
3. Crear RUC, permite emitir un acceso genérico antes de que se hayan emitido
documentos electrónicos al proveedor/cliente
4. Imprimir RUC, es la opción que permite visualizar los datos de registro para
cualquier cliente/proveedor. Esta opción deberá ser utilizada en los casos de
que no existan correos ingresados en el mantenimiento de personas de FSOFT.
5. Documentos Recibidos, todos los documentos que son emitidos por tercero a la
empresa
6. Estadísticas, forma de ver como se emiten documentos y otros datos que
pueden ser útiles para el análisis.
7. Salir.
ACTUALIZAR DATOS
Es importante reconocer que la actualización de datos destaca un punto importante
para poder acceder a la información personal de usuarios externos y que por motivos o
circunstancias extras no puedan actualizar la información por sí mismos, para ello
ingresamos al portal web.
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1. Tipiamos el RUC o Razón Social y buscamos la información.
2. Editamos la información
3. En caso de que actualizar clave solo colocamos si y establecemos la nueva
clave.
4. Presionamos el botón actualizar datos.
5. El botón Enviar datos a persona, lo único que hace es enviar la información que
se encuentra actualmente al correo electrónico actualizado o registrado, esto
en caso de que el usuario externo haya olvidado su clave.
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CONSULTA INTERNA
La consulta interna permite al usuario interno ver que documentos se han generado en
el FSOFT y a quienes se han generado, puede ser facturas, guías, retenciones, notas de
crédito y débito, para ello hay que seguir los siguiente pasos.
1. Tipiamos el RUC o Razón Social.
2. Especificamos que documento buscar.
3. Seleccionamos la fecha, este sistema muestra documentos mensuales.
4. También se puede realizar la búsqueda por número de documento, en caso de
ser más específico.
5. Presionamos Buscar.
6. El botón buscar nos muestra una tabla de todos los documentos que se han
generado por medio del filtro anteriormente establecido, esta tabla detalla:
a. Documento XML. Formato XML valido para el SRI.
b. Documento RIDE. Documento que se puede imprimir y ser válido para el
SRI.
c. Opción de envió a correo electrónico. En caso de que el cliente o
proveedor no le haya llegado el documento se puede reenviar el mismo
documento, siempre y cuando el correo electrónico de esa persona este
correcta.
d. Enviado, se puede observar si un usuario interno ha procedido a enviar
el documento por correo electrónico.
e. Revisado, determina si un cliente o proveedor ha revisado el
documento.
7. El botón descarga masiva, permite descargar en un archivo comprimido todos
los documentos filtrados por el mes de consulta, solo se descarga el documento
XML.
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CREAR RUC
Para el caso de aquellas personas que no tienen acceso a internet o no tenga alguna
identificación en el sistema y se requiera darle acceso para poder acceder a sus
documentos electrónicos, esta opción es útil, para ellos debemos.
1. Tipiar la cedula o RUC.
2. Nombre o Razón Social.
3. Correo, es muy importante que tenga esta información.
4. Teléfono.
5. Dirección.
6. La clave por default será 12345, si en caso de cambiarla no hay problema.
7. Presionamos Crear.
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IMPRIMIR RUC
Suele darse el caso en el que cliente o proveedor olvide su clave o forma de cómo
identificarse en el sistema y asista a la empresa o llame por teléfono para que le den
esa información, para ello el usuario interno puede otorgar esa información mediante
esta opción, para ello:
1. Tipiamos RUC o Razón Social.
2. Presionamos el botón Imprimir.
3. Aparecerá un documento PDF donde indica la información del cliente o
proveedor.
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DOCUMENTOS RECIBIDOS
Los documentos recibidos son todos aquellos documentos que nos emite el cliente o
proveedor, por ejemplo retenciones u otros para ello se usará el correo
1. Se establece el filtro Desde – Hasta, persona y estado, por default el sistema
carga todos los documentos pendientes.
2. Cuando aparecen los documentos el usuario tiene la opción de poder
asignárselos, es decir si NELSON SALINAS sabe que debe recibir facturas de
TELCONET, entonces deberá asignárselo mediante el siguiente procedimiento:
a. Buscar los documentos que pertenecen a NELSON SALINAS de
TELCONET, puede ser útil como guía el correo electrónico, ejemplo,
facturació[email protected].
b. Doy clic a la opción VER en la columna RIDE.
c. Si el documento es mío procedo a chequear un visto en la columna TICK.
d. Cuando haya visteado todos mis documentos, escojo la persona asignar
y busco NELSON SALINAS.
e. Dar clic en el botón PROCESAR ASIGNACION, al momento de procesar la
asignación, el sistema enviara al correo electrónico de la persona
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asignada todos los documentos que fueron visteados. En este caso
NELSON SALINAS le llegara a su correo todos los documentos asignados.
f. Una vez asignado el documento cerramos la ventana que se abrió y
presionamos nuevamente el botón buscar y veremos que ya no se
observa los documentos.
g. Para poder observarlo se debe establecer el estado ASIGNADO y filtrar
por fecha para buscar los documentos asignados.
IMPORTANTE:
Es recomendable que los usuarios que hagan uso de este sistema asignen sus
documentos sin demoras, de igual forma se ejecutara un proceso diariamente
identificando que documentos no han sido asignados y que pueda gestionarse su
asignación de manera inmediata.
ESTADISTICAS
Esta opción es solo para observar el comportamiento de los documentos emitidos, las
personas que tienen o no correo electrónico y otra información que puede ser útil en
caso de ser necesario.
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USUARIOS EXTERNOS (CLIENTES O PROVEEDORES)
Se considera usuarios externos a clientes y proveedores que se le emiten documentos
electrónicos desde el sistema FSOFT y que son alojados en la web para su consulta o
impresión.
Para los usuarios externos existen las siguientes opciones:
1. Actualice sus datos, permite renovar la información cuando sea necesario, da la
opción de actualizar correo electrónico para el envío de los documentos.
2. Comprobantes electrónicos, consulta de todos los documentos electrónicos
emitidos por Orodelti S.A. a sus clientes o proveedores.
3. Preguntas frecuentes, muestra información referente a facturación electrónica.
4. Contactos, envío de sugerencias al administrador de la página.
5. Salir.
ACTUALICE SUS DATOS
El sistema solo permite actualizar la siguiente información:
1. Correo Electrónico.
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2. Teléfono
3. Dirección
4. Clave
El proceso de actualización solo se base en llenar la información que me permite el
sistema y presionar el botón actualizar.
Nota: Para usuarios externos como cliente o proveedores su RUC o CEDULA será su
identificación numérica, solo los usuarios internos (empleados de la empresa) tienen
identificación alfanumérica como se puede ver en el ejemplo de la imagen.
COMPROBANTES ELECTRÓNICOS
Para acceder a su documentación electrónica es necesario poder filtrar la información,
para ello el sistema muestra de manera mensual los documentos que han sido
emitidos a cliente o proveedores. El sistema permite:
Descargar:
o Documento XML
o Documento RIDE
Enviar
o Correo electrónico de documento XML y RIDE
El proceso es sencillo y se sigue los siguientes pasos:
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1. Escoja el documento a buscar.
2. Seleccione el año y mes a buscar.
3. Si desea hacerlo por numeración también puede hacerlo.
4. Presione buscar
5. El botón descarga masiva, permite adjuntar en un solo documento comprimido
todos los archivos XML del mes.
Cuando el cliente o proveedor haya descargado un documento, en la columna
Descargado se podrá observa colocando el mouse sobre la imagen, cuando fue
descargado el documento.
PREGUNTAS FRECUENTES
Información relevante a el proceso de facturación electrónica estipulado por el SRI.
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CONTACTOS
Si existe algún comentario o sugerencia que se deba emitir al administrador de la
página esta es la vía en la que se puede realizar.
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FAQS
1.- ¿Qué pasa si un cliente o proveedor no tiene cuenta de correo electrónico?
Todo cliente o proveedor debe tener una cuenta, en caso de no tenerla el sistema
enviara todos los documentos electrónicos a la persona responsable de recibirlos para
que luego se contacte con el proveedor y cliente; y se envíe los documentos
electrónicos.
Además la persona encargada deberá exigirle un correo electrónico al cliente o
proveedor. Una forma de verificar es por medio de ESTADISTICAS.
2.- ¿Cómo puedo recuperar mi clave?
Antes de entrar al sistema se puede recuperar la clave siempre y cuando exista
registrado una cuenta de correo electrónico, si el cliente o proveedor no tiene cuenta,
el otro medio es que un empleado de la empresa entre al sistema y pueda indicarme
mediante otro medio de comunicación su acceso (usuario y clave).
3.- ¿Desde qué hora hasta que hora puede acceder a la página web?
La página web se encuentra disponible las 24 horas del día.
4.- ¿Cuánto tiempo tarda el sistema en mostrar el documento electrónico en la web?
El sistema tarda aproximadamente unos 3 minutos
5.- ¿Cómo puedo saber si ya tengo mi documento electrónico generado?
El sistema al realizar la lectura en nuestro sistema FSOFT, envía automáticamente los
documentos electrónicos al cliente o proveedor, lo cual se adjunta, documento RIDE y
XML, si en el caso no existe un correo electrónico asociado se envía dicho correo a la
persona encargado (empleado de la empresa).
6.- ¿Qué pasa se olvido asignarme documentos?
Si Ud., pasa por alto el proceso de asignación, el sistema los detecta y envía un correo
de nivel de URGENCIA para que sea asignado inmediatamente, se recuerda que
mientras un documento no sea asignado, el sistema lo enviara por correo electrónico
notificándolo las veces que sean necesarios.
7.- ¿A qué correo pueden enviar mis clientes o proveedores los documentos emitidos
a ORODELTI S.A.?
El correo configurado es [email protected]
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8.-¿Puedo entrar desde cualquier equipo en el mundo al Portal Electrónico?
Sí.
9.- ¿Si deseo crear un usuario interno para el sistema a quien debo comunicar?
Debe comunicar al departamento del sistema, el sistema solo está hecho para crear
usuarios externos (clientes o proveedores).
10.- ¿Mi documento RIDE es válido para el SRI?
Sí.