MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. · GESTION DEL TALENTO HUMANO ... Las situaciones del...

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MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN

INSTITUCIONAL.

2017

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ÍNDICE Pág.

MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN .

1.Macro proceso: ESTRATÉGICO………………………………….……10

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA………………………………………………………... 10 PLANEACIÓN PRESUPUESTAL………………………………………………….… 10

2.Macro proceso: MISIONAL………………………………………….… 15

PREVENTIVO………………………………………………………………………… 15 INTERVENCIÓN………………………………………………………………………… 22

DISCIPLINARIO…………………………………………………………………………. 28

3. Macro proceso: APOYO………………………………….…… 28

ADMINISTRACION DE BIENES Y SERVICIOS…………………………………….. 35 GESTIÓN DE CONTRATACIÓN……………………………………………………… 41 GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN……………………………. 45 GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN………………………………………………….. 54 GESTIÓN DOCUMENTAL…………………………………………………………….. 57 GESTION DEL TALENTO HUMANO………………………………………………… 63 GESTIÓN FINANCIERA……………………………………………………………….. 78 GESTIÓN DE SEGURIDAD…………………………………………………………… 86 RELATORÍA…………………………………………………………………………….. 89 GESTIÓN JURÍDICA…………………………………………………………………... 92 INVESTIGACIONES ESPECIALES………………………………………………….. 95

4. Macro proceso: Evaluación Institucional……………….. 95

EVALUACIÓN INSTITUCIONAL…………………………………………………….. 99

5. SISTEMA DE INFORMACIÓN – SIRI………………………………… 104 INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO……………………….. 108

MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN…………………………………………… 118

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PRESENTACIÓN

La administración del riesgo para las entidades públicas en todos sus órdenes, cobra hoy mayor

importancia, dado el dinamismo y constantes cambios, que el mundo globalizado de hoy exige.

Estos cambios hacen que dichas entidades deban enfrentarse a factores internos y externos que

pueden crear incertidumbre sobre el logro de sus objetivos. Así el efecto que dicha

incertidumbre tiene en los objetivos de una organización se denomina “riesgo”.

Es importante recordar que el Estado Colombiano mediante el Decreto 1537 de 2001, estableció

una serie de elementos técnicos requeridos para el desarrollo adecuado y fortalecimiento del

Sistema de Control Interno de las diferentes entidades y organismos de la Administración

Pública, uno de ellos la “Administración del Riesgo”, considerando que la identificación y análisis

del riesgo, debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administración y las oficinas de

control interno, evaluando los aspecto tanto internos como externos que pueden llegar a

representar amenaza para la consecución de los objetivos, con miras a establecer acciones

efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las

áreas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los

procedimientos.

Al ser hoy en día, la Administración del Riesgo un componente del Módulo de Control de

Planeación y Gestión, se sirve del Direccionamiento Estratégico y todos sus elementos. Faculta

a la entidad, para a emprender las acciones de control necesarias que le permitan el manejo de

los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales.

El Plan Estratégico Institucional “Procurando Orden y Rectitud”, propone las prioridades institucionales para el periodo 2013 – 2016, que abarcan a cada área misional, organizacional y estratégica de la Procuraduría, así como un trabajo concentrado en la realización transversal de las funciones constitucionales en proyección a la consolidación de una Entidad moderna.

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El Modelo de Procesos adoptado por la Procuraduría General de la Nación, nos permite contar con una estandarización de las actividades necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos, lo cual permite, que su operación se realice de manera continua, garantizando la generación de productos o servicios.

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El Sistema de Administración de Riesgos de la Procuraduría General de la Nación se observa de la siguiente manera:

RIESGOS DOCUMENTO RESPONSABLE

Naturales (Terremoto, maremotos, inundaciones, etc.)

Plan de emergencias

Grupo de Desarrollo y Grupo Bienestar de Personal y Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Incendios

Atentado terrorista (Explosivos, biológico, francotirador, etc.)

Manual de seguridad de instalaciones

División de Seguridad Toma de instalaciones

Asonada o alteración social

Seguridad de personas Manual de esquemas de

seguridad

Emergencias de salud Cartilla de primeros auxilios Grupo de Desarrollo y Grupo de Gestión de

la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Accidentes de trabajo, Accidentes de tránsito, Falla de ascensores, anegaciones, Daño de instalaciones

Manual de seguridad industrial

Grupo de Desarrollo, División Administrativa y Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Contaminaciones biológicas o químicas Manual de seguridad

Ambiental Delegada de Asuntos Ambientales y

Agrarios

Suspensión de servicios públicos

Plan de Contingencias Logísticas

Oficina de Planeación, División Administrativa Grupo de Gestión de la Seguridad Social y Salud en el Trabajo

Desabastecimiento de elementos de oficina

Daño memoria institucional, archivo Oficina de Planeación, División de

Documentación

Daño informático Oficina de Planeación y Oficina de

Sistemas

Riesgos organizativos internos o externos

Mapa de Riesgos de Gestión Oficina de Planeación

Riesgos de Corrupción Mapa de Riesgos de

Corrupción Oficina de Planeación

La definición de políticas de Administración de Riesgos por parte de la Alta Dirección, permite

establecer los lineamientos y las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad,

con el fin de identificar las opciones para tratar y manejar los riesgos y tomar decisiones basadas

en la valoración de los mismos.

La evaluación de la realidad actual de la Procuraduría General de la Nación, de la efectividad de

los controles existentes, permiten actualizar el Mapa de Riesgos Institucionales, acordes con lo

establecido en el Modelo Estándar de Control Interno, el cual contiene los riesgos identificados

para cada uno de sus procesos y que afectan a la entidad en su conjunto. Forma parte Integral

del presente Mapa de Riesgos los Riesgos de Corrupción de los que trata la Ley 1474 de 2011

“Estatuto Anticorrupción”.

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METODOLOGÍA

Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI –

2014

1. Contexto Estratégico

Son las condiciones internas y del entorno, que pueden generar eventos que originan

oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento de la misión y objetivos de una

institución. Las situaciones del entorno o externas pueden ser de carácter social, cultural,

económico, tecnológico, político, ambiental y legal, bien sea internacional, nacional o regional

según sea el caso de análisis. Las situaciones internas están relacionadas con la estructura,

cultura organizacional, el modelo de operación, el cumplimiento de los Planes, Programas y

Proyectos, los sistemas de información, los procesos y procedimientos y los recursos humanos y

económicos con los que cuenta una entidad, entre otros

2. Identificación de riesgos

La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento

Estratégico, identificando las causas con base en los factores internos o externos a la entidad,

que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos.

La identificación implica hacer un inventario de los riesgos, definiendo en primera instancia sus

causas con base en los factores de riesgo internos y externos (contexto estratégico),

presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos

(consecuencias).

3. Análisis y Valoración del Riesgo

El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia del mismo y sus

consecuencias; éste último aspecto puede orientar la clasificación del riesgo con el fin de

obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.

Se han establecido dos aspectos a tener en cuenta en el análisis de los riesgos identificados:

Probabilidad e Impacto.

Por Probabilidad se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con

criterios de Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: número de veces en un tiempo

determinado), o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos

que pueden propiciar el riesgo, aunque éste no se haya materializado.

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Por Impacto se entienden las consecuencias que puede ocasionar a la organización la

materialización del riesgo.

Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: Calificación del riesgo y Evaluación del riesgo: Calificación del riesgo: se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. Evaluación del Riesgo: permite comparar los resultados de la calificación del riesgo, con los

criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al mismo; de esta forma

es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o

inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

4. Valoración del Riesgo

La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo

con los controles identificados, esto se hace con el objetivo de establecer prioridades para su

manejo y para la fijación de políticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad

sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener

información para efectos de tomar decisiones.

Se realizaron talleres con los responsables de los procesos, en los cuales se describían, de un

lado los rangos que debían tenerse en cuenta para calificar la probabilidad de ocurrencia y el

impacto de las situaciones amenazantes, en dos escenarios; uno sin controles, y otro,

atendiendo a los controles, de acuerdo con las siguientes pautas, tomadas del Procedimiento

PRO-AR-00-001 de nuestro Sistema de Gestión de Calidad:

DEFINICIÓN DE LOS COMPONENTES

RIESGO

Posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos en cualquier momento. Pueden ser externos e internos.

DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.

QUE GENERA EL RIESGO

Es la descripción de la consecuencia que me genera el riesgo al no mitigarlo.

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IDENTIFICACION DE RIESGOS ABSOLUTOS (SIN CONTROLES)

Probabilidad Puntaje Zona de riegos de Gestión

Casi Seguro 5

Probable 4

Posible 3

Improbable 2

Rara Vez 1

Impacto. Moderado Mayor Catastrófico

Puntaje 5 10 20

Impacto

Fuente: Guia de Gestión – 2015.

Fuente: Guia de Gestión - 2015

Por otra

parte, se elaboró una matriz de Excel, cuyos campos permitían insertar tanto la calificación

numérica y la descripción de los riesgos, así como tres (3) tipos de controles para cada una de

las situaciones identificadas. Las gráficas esquematizan la calificación de la severidad del riesgo

absoluto y del riesgo con controles del proceso. De acuerdo con su posición se puede establecer

qué tipo de políticas y acciones se deberían utilizar para un acertado manejo que conlleve a la

atenuación de los riesgos identificados.

La calificación del riesgo se refleja en la severidad, que es el resultado de cruzar la

consecuencia y la probabilidad, mide la intensidad en que un riesgo está presente y se puede

presentar en 4 niveles:

Nivel Rangos Impacto

5 Moderado Pérdidas de reputación e imagen enormes. Pérdidas económicas enormes

10 Mayor Pérdidas de reputación e imagen mayores. Pérdidas económicas mayores

20 Catastrófico Pérdidas de reputación e imagen medias. Pérdidas económicas medias

PROBABILIDAD DE QUE OCURRA EL RIESGO Nivel Rangos Descripción

5 Casi cierta La expectativa de ocurrencia se da en todas las circunstancias

4 Muy probable Probabilidad de ocurrencia en la mayoría de las circunstancias

3 Moderada Puede ocurrir

2 Improbable Podría ocurrir algunas veces

1 Rara- Vez Puede ocurrir solo bajo circunstancias excepcionales

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Rojo = Extremo. Naranja = Alto. Amarillo = Moderado. Verde = Bajo.

El riesgo absoluto se refiere a la posibilidad de que algo suceda y la consecuencia que podría

tener el evento sobre los objetivos o el proceso, en este caso, sin considerar las medidas o

acciones que las personas toman para su control y mitigación.

IDENTIFICACION DE RIESGOS ABSOLUTOS (CON CONTROLES).

PROBABILIDAD PUNTAJE ZONA DE RIEGOS DE Gestión

CASI SEGURO 5

PROBABLE 4

POSIBLE 3

IMPROBABLE 2

RARA VEZ 1

Moderado Mayor Catastrófico

Puntaje 3 4 5

IMPACTO

VALORACION DE LOS RIESGOS CON CONTROLES

NIVEL DE EXPOSICIÓN O DE SEVERIDAD DEL RIESGO

Riesgo Descripción

Extremo Riesgo extremo, se requiere acción inmediata. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a la alta dirección. INACEPTABLE

Alto Riesgo alto, requiere atención de la alta dirección. Planes de tratamiento requeridos, implementados y reportados a los Jefes de Delegadas, Oficinas, Divisiones *, etc. IMPORTANTE

Moderado Riesgo moderado, aceptable, debe ser administrado con procedimientos normales de control. TOLERABLE

Bajo Menores efectos que pueden ser fácilmente remediados. Riesgo bajo, se administra con procedimientos rutinarios, riesgo insignificante. No se requiere ninguna acción. ACEPTABLE

Fuente: Norma AS/NZ4360

Se evalúa la calidad de los controles de acuerdo con los parámetros señalados así como la

probabilidad de ocurrencia e impacto del hecho, información que luego de ser analizada para

cada caso, en cuanto los controles advertidos por las dependencias, lo cual arrojará una nueva

matriz conjunta.

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La entidad construyó el Mapa de Riesgos Institucional, en el cual se elevan todos los riesgos que afectan a la entidad en su conjunto y los riesgos identificados de los procesos Misionales y se incluyen los Riesgos de Corrupción de los que trata la Ley 1474 de 2011, de acuerdo con lo estipulado Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 2014.

MACRO PROCESO ESTRATÉGICO.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PRESUPUESTAL.

Riesgo. 1 Lineamientos Estratégicos inadecuados Referencia

Causa 1. Por Ineficiencia de las funciones misionales por que los linimentos estratégicos no están definidos.

Consecuencia Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficiencia de la acción debido en establecer los lineamiento

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del

Riesgos - con Controles (Residual)

Exposición Riesgo ( Residual )

20 9 2,2

Probabilidad Impacto Nivel de Riesgo

Severidad: Riesgos sin control

Mayor Posible Alto

Severidad. Riesgo con control

Moderado Posible Moderado

Control 1. Legal Referencia

Clave No Estado Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Res.212/ 2003, Res. 253/2012, Res. 472/2002, Res. 468/2002, Res.274/ 2013, Plan de Desarrollo Estratégico. Libro 8 del Manual de Operaciones Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012

Control 2. Dependencia Referencia

Clave No Estado No Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Integrar a los funcionarios a la cultura organizacional. Pre distribución de funciones entre las áreas. Manual de operaciones de la PGN. Diseñar y aplicar estrategias para firma de nuevos Convenios. Seguimiento a los compromisos adquiridos del POA con la totalidad de los funcionarios. Informes de Gestión.

Control 3. Funcionario Referencia

Clave No Estado Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Implementar procesos de inducción y reinducción. Designar un profesional para seguimiento. Reuniones internas Manual de operación de la PGN. Sistema de información STRATEGOS

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Riesgo. 2 Inadecuado seguimiento del Plan Estratégico Referencia

Causa 1. Falta de un mecanismo eficiente para el seguimiento del plan en su control y ejecución del plan

Consecuencia Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficiencia de la acción

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del Riesgos - con

Controles (Residual)


40 9 4,4



Probable Mayor Alto


Probable Mayor Moderado



Descripción Dcto. 943/2014, Res. 340/ 2014 y 339/ 2006. Estatuto Orgánico de Presupuesto, Ley 87/ 1993,Res. 5544/2003, Dcto. 2145/1999, Libro 8 y 11 del Manual de Operaciones, Res. 253/ 2012. Res. 274/2013, Res. 084/2012, Res. 085/2012 Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012



Descripción Direccionar requerimientos por parte del jefe de la dependencia. Capacitación. Planes de mejoramiento. Resoluciones Procurador



Descripción Realizar monitoreo a los de requerimientos de OCI y OPLA.

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Riesgo. 3 Inadecuado flujo de la Información. Referencia

Causa 1.No tener unos procedimientos actualizados

Consecuencia Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficiencia de la acción debido por no tener la información para el plan

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 12 4,1



Casi seguro Mayor Alto


Probable Moderado Moderado



Descripción Ley 87/ 1993, Dcto. 943/2014, Res. 339/ 2006 y 340/2014, Estatuto Orgánico de Presupuesto, Res. 5544/2003, Libro 8 y 11 del Manual de Operaciones, Res. 253/2012,Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012



Descripción Integrar a los funcionarios a la cultura organizacional. Pre distribución de funciones entre las áreas. Diseñar y aplicar estrategias para firma de nuevos Convenios. Seguimiento a los compromisos adquiridos del POA con la totalidad de los funcionarios. Informes de Gestión



Descripción El Jefe y funcionarios de la Oficina, realiza seguimiento para el cumplimento de la metodología del Sistema de información

13 –

Riesgo. 4 Inadecuada financiación del plan estratégico. Referencia

Causa 1.Al no cumplir objetivos del plan por recursos insuficientes.


Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3,3



Probable Mayor Alto


Posible Mayor Alto



Descripción Estatuto Orgánico de Presupuesto, Ley 87/ 1993, Res. 253/ 2012,Res.274/2013 Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012



Descripción Anteproyecto de presupuesto, Lineamientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del DNP



Descripción Plan de necesidades, anteproyecto presupuesto, proyectos de inversión

14 –

Riesgo. 5 No cumplimiento con el manejo de los riesgos de corrupción y Gestión Referencia

Causa No cumplir objetivos del plan del corrupcion y de gestión


Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3,3,



Probable Catastrófico Extremo

Severidad: Riesgos con control

Probable Mayor Alto



Descripción Ley 87/ 1993, Ley 1474 de 2011, Dcto. 943 de 20145, Res. 253/2012, 339/ 2006 y 340/ 2014 Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012



Descripción



Descripción Plan de necesidades, anteproyecto presupuesto, proyectos de inversión

15 –

Riesgo. 6 No tener el Sistema estrategos al día Referencia

Causa

1. Que el administrador esta nombrado en provisionalidad 2. Que el administrador sea trasladado de dependencia 3. Que el administrador se retire de la entidad. 4. Que el administrador no cumpla con las expectativas del Jefe de la

dependencia. 5. Rotación de personal

Consecuencia 1. Que la información no sea registrada a tiempo. 2. Desgaste administrativo, capacitando nuevamente.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 8 7,5



Posible Catastrófico Extremo


Improbable Moderado Moderado



Descripción Decreto Ley 262/2000, Resolución 278 de 2007 y 084 de 2012Oficio OCI 153 de 2011, Memorando 002 de 2011 Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012



Descripción Seguir los señalamientos normativos, metodológicos y procedimentales establecidos.



Descripción El Jefe de la dependencia, realiza seguimiento para el cumplimento de la metodología del Sistema de información STRATEGOS

16 –

Riesgo. 7 Que solo exista un administrador por dependencia

Referencia

Causa

1. La responsabilidad que conlleva el rol de administrador 2. La falta de compromiso de los funcionarios con las actividades de

gestión 3. Ver la actividad como no generadora de valor, porque no se tiene en

cuenta dentro de la carga laboral

Consecuencia

1.La centralización de la información en una solo persona conlleva a que no pueda incapacitarse, pedir permisos, solicitar vacaciones. 2.Desconocimiento de lo que se hace en la dependencia por parte de los funcionarios, no conocen los procesos en su globalidad

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3,75


Riesgos sin control

Posible Mayor Alto

Riesgo con control

Improbable Mayor Moderado

Control Legal Referencia


Descripción Resolución 278 de 2007 y 084 de 2012 Oficio OCI 153 de 2011 Memorando 002 de 2011, Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012, Resolución 253 del 2012

Control Referencia

Clave No Estado No Definido Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Involucrar a todos los funcionarios en la responsabilidad de la información de gestión producida por la dependencia

Control Funcionario Referencia


Descripción El Jefe de la dependencia verificará el compromiso por parte de los funcionarios en los temas de gestión y registro de información

17 –

Riesgo 8 Que el Jefe de la Dependencia delegue RAE, como informe cualitativo (no realice seguimiento)

Referencia

Causa

1. Creer por parte de los Jefes de las Dependencias que los temas de gestión no son importantes

2. Dar prioridad a otras actividades, desconociendo la importancia de la gestión.

Consecuencia

1. No poder realizar seguimiento a la gestión de los funcionarios, lo que implica que al momento de calificar no se tengan elementos de juicio objetivos.

2. No tomar medidas para el mejoramiento de la dependencia en gestión, 3. No apoyar al cumplimiento de las metas institucionales 4 No gestionar los compromisos de la dependencia para cada periodo

(planificar) 5 No mostrar lo más importante realizado por la dependencia (afectando

la rendición de cuantas)

Valoración del Riesgo



Probabilidad Exposición

Riesgo

30 8 3,75


Riesgo sin Controles Posible Mayor Alto

Riego Con Controles Improbable Mayor Moderado



Descripción Resolución 278 de 2007 y 084 de 2012, Oficio OCI 153 de 2011, Memorando 002 de 2011 , Manual de Funciones por Competencias Resolución 253 del 2012

Control Dependencia Referencia

Clave No Estado No Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Seguir los señalamientos normativos, metodológicos y procedimentales establecidos



Descripción El Jefe de la dependencia deberá participar el realización de la reunión y en la elaboración del informe cualitativo, porque en cabeza de él esta los resultados que debe entregar la dependencia

18 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y PRESUPUESTAL

# Nombre del Riesgo Probabilidad Impactó Nivel del

Riesgos. Sin controles

Probabilidad Impactó Nivel del

riesgo. Con controles

1 Lineamientos Estratégicos inadecuados

Mayor Posible 20 Moderado Posible 9

2 Inadecuado seguimiento del Plan Estratégico

Probable Mayor 40 Probable Mayor 9

3 Inadecuado flujo de la Información

Casi seguro Mayor 50 Probable Moderado 12

4 Inadecuada financiación del plan estratégico.

Probable Mayor 40 Posible Mayor 12

5 No cumplimiento con el manejo de los riesgos de corrupción y Gestión

Probable Catastrófico 40 Probable Mayor 12

6 No tener el Sistema estrategos al día

Posible Catastrófico 60

Improbable Moderado 8

7

Que solo exista un administrador por dependencia

Posible Mayor 30 Improbable Mayor 8

8

Que el Jefe de la Dependencia delegue RAE, como informe cualitativo (no realice seguimiento)


19 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO PREVENTIVO.

Riesgo 1 Inadecuada trámite o demora en la resolución de conflictos. Referencia

Causa

1. 1. Por ineficacia de la acción preventiva de la Procuraduría o entidades. 2. 2. Demora en el reparto en la Division de Registro y Control y/o Secretaría. 3. 3. Alta carga laboral.

4. Falta de filtros en las solicitudes enviadas por parte de registro y control y la dependencia.

5. Falta de capacitación del Sistema Integral de Prevención. 6 .Ausencia de líneas de acción para darle aplicación a la función preventiva

en el marco del proceso de Restitución de Tierras.

Consecuencia Incumplimiento de los deberes asignados a los operadores preventivos





Riesgo

30 8 3,7






Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011, Ley 1755/2015, Dcto. 4633/2011, Dcto. 4634/2011, Dcto. 4635/2011, Dcto. 4800/2011, Dcto. 4829/2011, Res.452 de 2013, Res.535 de 2013, Res.146 de 2014, Res.132/2014, Res.282 de 2014, Res.23 de 2015, Res.4/2015, Res.55/2015.



Descripción 1. Revisión sistema de información SIM. 2. Desarrollar un modelo de seguimiento. 3. Evaluación periódica de Inventario 4. Control de términos de la acción preventiva



Descripción 1. Reunión para verificar los avances de los compromisos del POA. 2 Hacer uso de los formatos institucionales de registro de la actividad preventiva. 3. Autocontrol

20 –

Riesgo 2 Incumplimiento de los términos para atender solicitudes de la ciudadanía.

Referencia

Causa

1. Debido al incumplimiento de los términos establecidos para cada etapa del proceso.

2. Incremento de demandas o quejas por parte de la ciudadanía

3. Incumplimiento de los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo en relación con la respuesta de los derechos de petición. (ley 1755/2015

Consecuencia Desprotección de los derechos de los ciudadanos que acuden a la

Procuraduría Delegada.





Riesgo

30 8 3.75






Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto. Ley 262/2000, Ley 1755/2015, Ley 734/2002, Ley 1437/2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011,Res.452/2013, Res.535/2013, Res.146/2014, Res.132/2014, Res.282/2014, Res.23/2015, Res.4/2015, Res.55/2015, Directiva 2 de 2002, Directiva 6 de 2013, Directiva 1 de 2015, Directiva 4 de 2015.



Descripción 1. Reuniones mensuales para verificar los compromisos. 2. Registros y seguimiento a la planilla de término para el sistema de información. 3. Llenar los formatos institucionales establecidos



Descripción 1.Registro de la actividad preventiva. 2 Reporte mensual del cumplimiento de los términos de las peticiones por parte de cada operador preventivo, sirviendo de insumo lo registrado en el SIM .

21 –

Riesgo 3 Falta de articulación entre las diferentes entidades de orden nacional y territorial que limita la función preventiva

Referencia

Causa

1.Ausencia de Instrumentos en la vigilancia del proceso preventivo, para las entidades del Estado.

Consecuencia

1. Duplicidad de funciones. 2. Vulneración de los derechos de las víctimas.





Riesgo

60 10 6,00


Riesgo sin Controles Posible Catastrófico Extremo

Riego Con Controles Improbable Catastrófico Alto



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1755/2015, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011,Ley 1448/2011, Res.146/2014, Res.132/2014, Res.282/2014, Res.23/2015, Res.4/2015, Res.55/2015, Directiva 2 de 2002, Directiva 6 de 2013, Directiva 1 de 2015, Directiva 4 de 2015, Circular 25 de 2013, Circular, 1 de 2015, Circular 2 de 2015.



Descripción Vigilancia y seguimiento de las solicitudes enviadas a las entidades nacionales y territoriales para que cumplan la solicitud preventiva



Descripción Vigilancia y acompañamiento aleatorio en las solicitudes enviadas a la entidades

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Riesgo 4 Incurrir en coadministración dando órdenes a las entidades o funcionarios públicos.

Referencia

Causa

1.Desconocimiento de la función preventiva por parte de los funcionarios público, y los alcances de la función que ejercen los operadores preventivos.

2. Ineficacia del diseño de la política para realizar actividades preventivas.

Consecuencia

1. Extralimitación de las funciones de los funcionarios de la Procuraduría Delegada

2.Se desvirtúa la naturaleza de la función preventiva.

3. No poder iniciar acciones disciplinarias.





Riesgo

40 9 4,5


Riesgo sin Controles Probable Mayor Alto

Riego Con Controles Posible Moderado Moderado



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011 Res.452 de 2013, Res.535 de 2013, Res.146 de 2014, Res.132/2014, Res.282 de 2014, Res.23 de 2015, Res.4/2015, Res.55/2015. Ley 1755/2015



Descripción 1.Aplicación del Sistema Integral de Prevención SIP,2. implementar filtros para las quejas o solicitudes que ameritan adelantar el proceso. 3.Revisión periódica de los requerimientos y de las conclusiones y recomendaciones contenidas en los informes de cierre de las actuaciones preventivas



Descripción 1. Revisión en los informes preventivos realizados, cuidando que se hagan advertencias o recomendaciones, y no órdenes a las entidades.

23 –

Riesgo 6 Referencia

Causa

Consecuencia



Valoración del

Riesgo


Riesgo

40 9 4,5


Riesgo sin Controles Alto

Riego Con Controles Moderado



Descripción



Descripción



Descripción

Deficiencias en la vigilancia del patrimonio público y no toma de decisiones oportuna

Referencia

Causa Debido a la inoportunidad en la toma de decisiones relacionadas con la vigilancia y el control del patrimonio público.





Riesgo

40 9 4,5



Riego Con Controles Posible Moderado Moderado



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437/2011, Ley 1474/2011,Ley 1448/2011,



Descripción Mesas de trabajo con entidades vigiladas.



Descripción Mesas de trabajo con entidades vigiladas.

24 –

Riesgo 7 incumplimiento de términos para resolver derechos de petición en tema

de víctimas del conflicto. Referencia

Causa Alto número de derechos de petición relacionados en tema de víctimas del conflicto armado.

Consecuencia Interposición de tutelas contra procuraduría general de la nación.





Riesgo

50 16 5,0


Riesgo sin Controles 5 10 Alto

Riego Con Controles 4 4 Alto



Descripción EL derecho de petición se consagra por la constitución como un derecho fundamental mediante el cual toda persona puede presentar peticiones respetuosas a las autoridades en los términos señalados por la ley, por motivos de interés general o particular, y a obtener resolución pronta, completa y de fondo



Descripción una sola persona no es suficiente para resolver en los términos legales, las más mil peticiones que se allegan a esta dependencia mensualmente.



Descripción El funcionario a cargo deberá priorizar dentro de sus actividades el resolver los

derechos de petición.

25 –

Riesgo 8 Desarticulación de la función preventiva con la disciplinaria Referencia

Causa 1.Ineficacia de la acción preventiva. en aplicar el procesos 2 No se tiene claridad las dependencias que pueden tramitar las quejas

disciplinarias de acuerdo a la materia.

Consecuencia

1. Riesgo de no realizar la función preventiva.

2. No contar con insumos suficientes para iniciar la acción disciplinaria.

.





Riesgo

50 15 3,4


Riesgo sin Controles Casi seguro Mayor Alto

Riego Con Controles Casi seguro Moderado Moderado



Descripción CPC art.277numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011,Ley 1448/2011, Dcto 4633/2011, Dcto 4634/2011, Dcto 4635/2011, Dcto 4800/2011, Dcto 4829/2011, Directiva 2 de 2002, Directiva 6 de 2013, Directiva 1 de 2015, Directiva 4 de 2015, Circular 25 de 2013, Circular, 1 de 2015, Circular 2 de 2015.



Descripción Registro de las queja o solicites, enviadas a las delegadas, regionales y provinciales disciplinares. establecer un procedimiento de remisión de quejas de preventivo a disciplinario



Descripción Hacer seguimiento de las quejas o solicites enviadas a las dependencias disciplinarias

26 –

Riesgo 5 Inadecuada asignación de solicitudes y quejas Referencia

Causa

1 Demora en el reparto en la División de Registro y Control.

2.Falta de filtros en las solicitudes enviadas por parte de registro y control a la dependencia. 3.No se está dando una adecuada aplicación al manual específico de funciones y competencias laborales del 4 de agosto de 2015. 4.Desconocimiento de la competencia de la entidad

Consecuencia

1. Demora en el trámite.

2. Vulneración de los términos del derecho de petición.

3. Vulneración de los derechos de las víctimas.





Riesgo

50 3 16,0


Riesgo sin Controles Casi seguro Mayor Alto

Riego Con Controles Casi seguro moderado Moderado



Descripción CPC, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011,Ley 1448/2011, Dcto 4633/2011, Dcto 4634/2011, Dcto 4635/2011, Dcto 4800/2011, Dcto 4829/2011, Res.452 de 2013, Res.535 de 2013, Res.146 de 2014, Res.132/2014, Res.282/2014, Res.23/2015, Res.4/2015, Res.55/2015, Directiva 2 de 2002, Directiva 6 de 2013, Directiva 1 de 2015, Directiva 4 de 2015, Circular 25 de 2013, Circular, 1 de 2015, Circular 2 de 2015



Descripción Seguimiento y evaluación de las quejas o solicitudes mensuales.



Descripción Revisión y evaluación de las quejas o solicitudes.

27 –

Riesgo. 9 Incumplimiento de las metas propuestas en los proyectos.

Referencia

Causa

1) Falta de asignación de recursos para el desarrollo de proyectos. 2) Inadecuada delimitación de objetivos. 3) Demora en los procesos de contratación para el cumplimiento de objetivos

de los proyectos.

Consecuencia Incumplimiento de los objetivos estratégicos del (PEI).

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Promedio del Riesgos - con



50 16 3,125





Probable Mayor Alto



Descripción Decreto 262 del 2000 Resolución 253 del 2012

Control 2. Dependencia Delegada en Asuntos Civiles Referencia


Descripción 1) Solicitar recursos de cooperación internacional. 2) Alianzas estratégicas con otras entidades. 3) Replanteamiento de las metas de proyectos y objetivos. 4) Agilizar proyectos de contratación. 5) Mejoramiento en el diseño de proyectos. 6) Inscripción de proyectos en el DNP



Descripción 1.- Verificación mensual de cumplimiento de objetivos de los proyectos. 2.- Requerir autoridades en respuesta 3.- Solicitar el inicio de actuaciones disciplinarias cuando haya lugar

28 –

Riesgo 10 Desconocimiento, Incumplimiento en la aplicación plena del Sistema Integral Preventivo (SIP).

Referencia

Causa 1.Por falta de capacitación del Sistema Integral de Prevención SIP. 2. No alimenta la aplicación el Sistema (SIP)

Consecuencia

1. Vulneración de los términos del derecho de petición.

2. No dar respuesta adecuada a los peticionarios.

3. No realizar actuaciones que permitan dar respuesta de fondo a los peticionarios.





Riesgo

40 8 5,0



Riego Con Controles Posible Mayor Alto



Descripción CPC, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011,Ley 1448/2011, Dcto 4633/2011, Dcto 4634/2011, Dcto 4635/2011, Dcto 4800/2011, Dcto 4829/2011, Res.452 de 2013, Res.535 de 2013, Res.146 de 2014, Res.132/2014, Res.282 de 2014, Res.23 de 2015, Res.4/2015, Res.55/2015, Directiva 2 de 2002, Directiva 6 de 2013, Directiva 1 de 2015, Directiva 4 de 2015, Circular 25 de 2013, Circular, 1 de 2015, Circular 2 de 2015, Res.220 de 2012, Res.257 de 2012, Res.445 de 2012, Res.167 de 2013, Res.178 de 2014, Res.273 de 2013, Res.306 de 2013, Res.437 de 2013



Descripción Verificación y Aplicación de los procesos y procedimientos del Sistema Integral Preventivo por parte de los funcionarios. SIP.



Descripción Aplicación del sistema SIP

29 –

Riesgo 11 Incumplimiento de términos para atender casos y solicitudes Referencia

Causa 1. Demora de las demás autoridades en dar respuesta a las solicitudes. 2. Represamiento de la carga laboral.

3. Demora en la entrega de antecedentes 4. Bajo conocimiento de las normas y procedimientos

Consecuencia Desgaste administrativo y pérdida de imagen y credibilidad institucional

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 8 5


Severidad del Riesgo Probable Mayor Alto

Severidad control Improbable Mayor Moderado


Clave No Estado No definido Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011, Ley 1755/2015, Dcto. 4633/2011, Dcto. 4634/2011, Dcto. 4635/2011, Dcto. 4800/2011, Dcto. 4829/2011, Res.452 de 2013, Res.535 de 2013, Res.146 de 2014, Res.132/2014, Res.282 de 2014, Res.23 de 2015, Res.4/2015, Res.55/2015.



Descripción 1. Control de la actividad de los funcionarios. 2. Represamiento de la carga laboral. 3. Evaluación periódica de Inventario 4. Control de términos de la acción preventiva 5. Capacitaciones en normas y procedimientos



Descripción 1 . Reunión para verificar los avances de los compromisos del POA. 2. 2 Hacer uso de los formatos institucionales de registro de la actividad preventiva. 3. Autocontrol. 4. Compromiso en el adquirir el conocimiento normativo y procedimental

30 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO PREVENTIVO





1 Inadecuada trámite o demora en la resolución de conflictos.


2

Incumplimiento de los términos para atender solicitudes de la ciudadanía.


3

Falta de articulación entre las diferentes entidades de orden nacional y territorial que limita la función preventiva

Posible Catastrófico 60 Improbable Catastrófico 10

4

Incurrir en coadministración dando órdenes a las entidades o funcionarios públicos.

Probable Mayor 40 Posible Moderado

9

5 Inadecuada asignación de solicitudes y quejas

Casi seguro Mayor 40 Casi seguro moderado 9

6

Deficiencias en la vigilancia del patrimonio público y no toma de decisiones oportuna

Probable Mayor 40 Posible Moderado 9

7

Incumplimiento de términos para resolver derechos de petición en tema de víctimas del conflicto.

5 10 50 4 4 16

8 Desarticulación de la función preventiva con la disciplinaria

Casi seguro Mayor 50 Casi seguro Moderado 15

9

Incumplimiento de las metas propuestas en los proyectos.

Casi seguro Mayor 50 Probable Mayor 16

10

Desconocimiento, Incumplimiento en la aplicación plena del Sistema Integral Preventivo (SIP).

Probable Mayor Alto Posible Mayor Alto

11 Incumplimiento de términos para atender casos y solicitudes

Probable Mayor 40 Improbable Mayor 8

31 –

PROCESO DE INTERVENCIÓN

Riesgo 1 Vencimiento de términos para intervenir. Referencia

Causa 1. Alto volumen de asuntos o procesos judiciales para intervenir. 2 Términos establecidos por ley para intervenir son reducidos, lo cual limitan la actuación del Min. Público en estos asuntos.

Consecuencia

1. Imposibilidad de influir en la defensa de las garantías procesales.

2. No hay consecuencia ni disciplinaria ni judicial, por cuanto la intervención es facultativa, sin embargo, de no realizar el concepto respectivo se

reflejaría dentro de las metas propuestas por la Delegada.





Riesgo

40 9 4.5



Riego Con Controles Posible Mayor Alto



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011, Ley 600/2000, Art. 243, Ley 906/2004, Ley 5/1992.Contencioso Administrativo, Ley 1474 / 2011, Ley 1755 de 2015, Dcto 2067/1991, Dcto 2591/1991. Dcto 262/2000, Res.251 de 2000, Res. 80 de 2001, Res.205 de 2001, Res.394 de 2005, Res.423 de 2005, Res.496 de 2011, Res.85 de 2012, Circular 43 de 2007



Descripción 1.Seguimiento y evaluación periódica de los Expedientes. 2. Consulta diaria de Autos de Selección de Tutelas Proferidas por las Cortes 3. Determinación exacta del vencimiento del término. 4. Asignar con carácter inmediato a un funcionario para tramitar derechos de petición.

5.. Asistir a las diligencias y audiencias programadas por el Consejo de Estado.

6. Registro de llegada de las insistencias.

7. Llevar registro del día a día del movimiento de expedientes, tanto en el

sistema SIM como en archivo manual.



Descripción 1. Revisión del concepto a rendir por parte del Jefe de la dependencia con la debida anticipación al vencimiento del término. 2. Asignación inmediata a un Funcionario Competente. 5. Revisión constante de la página Web de la rama judicial. 6. Hacer seguimiento estricto a los procesos civiles y laborales en los que se intervenga. Libro de radicación y reparto. Asignación inmediata a un Funcionario Competente

32 –

Riesgo 2 Falta de Agentes del Ministerio Público para intervenir en los procesos.

Referencia

Causa Falta de funcionarios para que intervengan en todas las actuaciones procesales penales y administrativas, etc., en las cuales deben actuar.

Consecuencia Imposibilidad de hacer presencia en la mayoría de los Procesos Judiciales de Restitución de Tierras, etc.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 8 2,5



Improbable

Mayor

Moderado


Improbable

Mayor

Moderado



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011, Ley 600/2000, Art. 243, Ley 906/2004, Ley 5/1992.Contencioso Administrativo, Ley 1474 / 2011, Ley 1755 de 2015, Dcto 2067/1991, Dcto 2591/1991. Dcto 262/2000, Res.251 de 2000, Res. 80 de 2001, Res.205 de 2001, Res.394 de 2005, Res.423 de 2005, Res.496 de 2011, Res.85 de 2012, Circular 43 de 2007, Res 437 de 2013, Dcto 2246 de 2011, Dcto 4633 de 2011, Dcto 4634 de 2011, Dcto 4635 de 2011, Dcto 4800 de 2011, Dcto 4829 de 2011, Dcto 1071 de 2015, Dcto 0599 de 2012, Dcto 1071 de 2015 (Parte 15), Dcto 440 de 2016, Acuerdo 029 de 2016.



Descripción 1.Indagación permanente sobre posibles audiencias. 2. Una vez llega el proceso a la dependencia es asignado a un funcionario competente. 3. Seguimiento permanente a las diligencias judiciales. 4. Una vez notifica al Ministerio Público la fecha de

sustentación de la demanda se procede al reparto para su preparación priorizando la intervención o prelación de casos 5. Mejorar el proceso de reparto de procesos de intervención judicial, vinculando más funcionarios de acuerdo a las necesidades del servicio.



Descripción Priorizar intervención Realizar una mejora en la planeación de las actividades de intervención, de forma que abarque un número mayor de procesos y actuaciones.

33 –

Riesgo 3 Inadecuada Intervención Referencia

Causa

1. 1.La práctica de pruebas es limitada por la ausencia y poca preparación de las audiencias.

2. 2. El concepto judicial en ocasiones se realiza sin examinar la actuación procesa. 3. Ineficiencia e ineficacia en el trámite de actuaciones para la intervención.

1. 4. Direccionamiento inadecuado de la labor de intervención a ejecutar.

Consecuencia

1.Limitación a la defensa del orden jurídico o los derechos y garantías 2. Ineficiencia e ineficacia en el trámite de actuaciones para la intervención. 3. Direccionamiento inadecuado de la labor de intervención a ejecutar.

4Una intervención del Ministerio Público sin postura jurídica seria y responsable 5. Hace que no sea valorada por el Juzgador

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 6 6,6


Probable Mayor Alto





Descripción CPC, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437/2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011, Ley 600/2000, Art. 243, Ley 906/2004, Ley 5/1992.Contencioso Administrativo, Ley 1474 / 2011, Res.251 de 2000, Dcto 4633/2011, Dcto 4634/2011, Dcto 4635/2011, Res. 80 de 2001, Res.205 de 2001, Res.394 de 2005, Res.423 de 2005, Res.496 de 2011, Res.85 de 2012, Circular 43 de 2007 . Res 437 de 2013, Dcto 2246 de 2011, Dcto 4633 de 2011, Dcto 4634 de 2011, Dcto 4635 de 2011, Dcto 4800 de 2011, Dcto 4829 de 2011, Dcto 1071 de 2015, Dcto 0599 de 2012, Dcto 1071 de 2015 (Parte 15), Dcto 440 de 2016, Acuerdo 029 de 2016



Descripción 1.Solicitudes de prelación de fallo. 2. Revisión periódica de expedientes asignados y conceptuados y aceptados, por parte de la Coordinación. 3. Estadística mensual. 4. Informar al Procurador y Viceprocurador sobre temas puntuales en casos relevantes. 5.Verificación periódica de algunas de las actuaciones judiciales realizadas por los Procuradores.



Descripción 1.Planes de mejoramiento por cada operador de intervención que garantice

actuaciones judiciales bien fundamentadas conforme a la normatividad y a los procedimientos establecidos.

2. Propiciar solicitudes de conciliación. 3. Revisión del estado de los casos asignados en el sistema de Información Misional

SIM.

34 –

Riesgo 4 Ineficiencia en el trámite de las actuaciones dentro del proceso de intervención judicial

Referencia

Causa

1. Circunstancias que limitan la acción de intervención como ( Falta de recursos presupuestales para el desplazamiento a diligencias del procurador judicial)

Consecuencia Violación de derechos fundamentales al no poder hacer presencia el procurador judicial en las diferentes diligencias.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3.3


Probable Mayor Alto


Posible Mayor Alto



Descripción Constitución Política, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437/11, Ley 1474/11, Ley 1448/11, Ley 600/2000, Art. 243, Ley 906/2004, Ley 5/1992, Ley 1474/11. Res.251 de 2000, Dcto 4633/11, Dcto 4634/11, Dcto 4635/11, Res. 80/01, Res.205/01, Res.394/05, Res.423/05, Res.496/11, Res.85/12, Circular 43/07.



Descripción Gestionar el fortalecimiento presupuestal para los procuradores judiciales



Descripción Optimizar el uso de los recursos

35 –

Riesgo 5

Recepción de asuntos que no son competencia de las delegadas, o cuyo conocimiento corresponde a otra de las delegadas que también cumple funciones de Intervención.

Referencia

Causa Los asuntos son remitidos por competencia equivocada por parte de la dependencia o por la oficina de correspondencia.

Consecuencia

1.Se hace dilatoria la intervención y crea en el usuario confusión. 2.Los asuntos pueden caducar o prescribir debido a que no cuentan con oportuna atención. 3.Trastorna el cronograma de actividades 4.Incide de manera importante en los términos de traslado

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 12 2,5


Posible Mayor Alto








Descripción 1. Establecer filtros de quejas para el análisis de las mismas y definir competencias Coordinar mesas de trabajo con las Procuradurías Provinciales y Regionales, sobre cuáles son las competencias de la Delegada para Asuntos de Restitución de Tierras para evitar el direccionamiento equivocado de los usuarios o sus peticiones.



Descripción Redireccionar el asunto al competente y proponer acciones de mejora.

36 –

Riesgo 6 Pérdida de expedientes o de piezas procesales que se transportan desde y hacia el Consejo de Estado para ejercer la función de intervención.

Referencia

Causa

Inadecuado archivo y control de los documentos en los despachos de los procuradores judiciales.. Extravío de expedientes o parte de ellos, por inadecuado control de los mismos

Consecuencia

Disminuye la calidad en la intervención judicial. Mala Imagen Institucional y investigaciones Disciplinaria.

Desgaste administrativo por la realización de las diligencias necesarias para la reconstrucción de los expedientes

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 9 2,2




Posible Moderado Moderado



Descripción Constitución Política, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437 de 2011, Ley 1474/2011, Ley 1448/2011, Ley 600/2000, Art. 243, Ley 906/2004, Ley 5/1992.Contencioso Administrativo,. Ley 1755 de 2015, Dcto 2067/1991, Dcto 2591/1991. Dcto 262/2000, Res.251 de 2000, Res. 80 de 2001, Res.205 de 2001, Res.394 de 2005, Res.423 de 2005, Res.496 de 2011, Res.85 de 2012, Circular 43 de 2007 .Artículo 99 Ley 734 de 2002, Artículo 73 de la Ley 1474 de

2011, artículos 155 y siguientes Ley 600 de 2000, artículos 133 y 134 Decreto 1400 de 1970, artículo 126 Ley 1564 de 2012



Descripción 1. Establecer una planilla de control de salida de expediente, para cualquier asunto de trámite.

2. Hacer un Inventario cada 30 días 3. Fortalecer la labor de gestión documental en los despachos de los procuradores

judiciales. 4. Establecer mecanismos seguros en el traslado de expedientes



Descripción 1. Foliar el expediente. 2. Planilla de Control 3. Numerar, fechar y foliar los conceptos 4. Entregar los expedientes con los respectivos conceptos.

37 –

Riesgo 7 Desarticulación judicial y disciplinaria frente al incumplimiento de las medidas que ordena la sentencia a las entidades relacionadas con el fallo

Referencia

Causa No siempre se está incluyendo la actuación disciplinaria en el seguimiento a la etapa posfallo del proceso de Restitución.

Consecuencia Se restringe la aplicación de efectiva justicia

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 8 6,2




Probable Mayor Alto






Descripción Registro de las quejas disciplinarias enviadas a las dependencias competentes que surgen de la intervención realizada por los procuradores judiciales en el seguimiento y monitoreo al cumplimiento de los fallos, y también aquellas que directamente el operador judicial ordena a la Procuraduría.



Descripción Informar a la Delegada y a las dependencias competentes disciplinarias los asuntos que, en materia de seguimiento al cumplimiento de órdenes de los fallos de restitución, se encuentren hechos irregulares que ameritan la investigación disciplinaria.

38 –

Riesgo 8 No permitir revisar el proceso de la Ley 906, solo la denuncia y desconocimiento en la etapa de Indagación

Referencia

Causa Limitan el debido ejercicio o proceso de intervención

Consecuencia

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 9 3,3


Posible Mayor Alto





Descripción Constitución Política, artículo 277, numerales 1, 2, 3, 4, 7, 9. Dcto Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1437/11, Ley 1474/11, Ley 1448/11, Ley 600/00, Art. 243, Ley 906/04, Ley 5/92, Ley 1474/11. Ley 1755/15, Dcto 2067/91, Dcto 2591/91. Dcto 262/00, Res.251/00, Res.80/01, Res.205/01, Res.394/05, Res.423/05, Res.496/11, Res.85/12, Circular 43/07.



Descripción Establecer las causas que no permiten la revisión



Descripción Llevar un registro de las causas que no permiten la revisión.

39 –

Riesgo 9 Vulneración del Derecho de Acceso a la Justicia de los Usuarios de los Centros de Conciliación Regionales.

Referencia

Causa

1. Insuficiente planta de personal de acuerdo con los requisitos legales que

cumplan la función de conciliación en los Centros de Conciliación Regionales

2. Limitado apoyo de los Procuradores Regionales y Provinciales para el cumplimiento de la función de conciliación

Consecuencia Cobertura insuficiente del servicio de Conciliación Extrajudicial en Derecho en Materias Civil y Comercial

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4,44



Probable Mayor Alto


Posible Moderado

Moderado



Descripción CPC artículo 277-7 y 116, Ley 640 de 2001 en general, y en particular artículos 35 y 38 , Código General del Proceso artículo 620, Decreto 1829 de 213, Decreto 1069 de 2015 , Decreto Ley 262/2000 y Ley 1437 de 2011.



Descripción 1 .Insistir en la solicitud de fortalecimiento de la planta de personal de los Centros de Conciliación Regionales. 2. Hacer seguimiento al cumplimiento de la caracterización y procedimientos establecidos en el sistema de gestión de calidad para el Centro de Conciliación Civil y Comercial.



Descripción 1. Priorizar la función de intervención atendiendo de manera oportuna el procedimiento conciliatorio.

2. Organización de jornadas de conciliación en regionales y provinciales – Por lo menos 1 trimestral

40 –

MAPA DE RIESGOS PROCESO DE INTERVENCIÓN:

Riesgo. 10 IMPOSIBILIDAD DE RETIRO DEL EXPEDIENTE DEL CONSEJO DE ESTADO, PARA ESTUDIO POR PARTE DEL MINISTERIO PUBLICO

Referencia

Causa

LEGAL “Con la entrada en vigencia del Código General del Proceso –Ley 1564 de 2012, articulo 623, que modificó la parte final del numeral 4 del art. 247 de la Ley 1437 de 2011 “vencido el término que tienen las partes para alegar, se surtirá traslado al Ministerio Público por el término de 10 días; sin retiro del expediente”

Consecuencia LIMITAN EL DEBIDO EJERCICIO O PROCESO DE INTERVENCION


Nivel del Riesgo

- (Inherente)

Prometió del Riesgos -

con Controles (Residual)


40 16 2.5



probable mayor Alto


probable mayor Alto



Descripción Nuevo Código General del Proceso , artículo 623



Descripción Asignación del proceso a cada profesional en la planilla de reparto. Se recibe en secretaría el proyecto de concepto y se descarga de la planilla con fecha y hora, y pasa al Despacho. Despacho revisa y devuelve con observaciones. Se asigna número de consecutivo para que realice correcciones para firma del Delegado. Copia del concepto con firma y sello de recibido del Consejo de Estado



Descripción En el Consejo de Estado revisar y estudiar el proceso de acuerdo con la etapa en que se encuentre (Audiencia inicial, pruebas y alegatos y juzgamiento) para rendir el concepto. Toma de las respectivas fotocopias de acuerdo con las instrucciones impartidas. Elabora el proyecto de concepto y lo entrega en la secretaria para revisión del Delegado. Revisa los términos de los procesos de acuerdo con la etapa del proceso y realiza el respectivo seguimiento.

41 –



Probabilidad Impactó

Nivel del riesgo.

Con controles

1 Vencimiento de términos para intervenir.


2

Falta de Agentes del Ministerio Público para intervenir en los procesos.

Improbable Mayor 20 Improbable Mayor 8

3 Inadecuada Intervención

Probable Mayor 40 Probable Moderado 6

4

Ineficiencia en el trámite de las actuaciones dentro del proceso de intervención judicial


5

Recepción de asuntos que no son competencia de las delegadas, o cuyo conocimiento corresponde a otra de las delegadas que también cumple funciones de Intervención.

Posible Mayor 30 Probable Moderado 12

6

Pérdida de expedientes o de piezas procesales se transportan desde y hacia el Consejo de Estado para ejercer la función de intervención

Probable

Moderado

20

Posible

Moderado

9

7

Desarticulación judicial y disciplinaria frente al incumplimiento de las medidas que ordena la sentencia a las entidades relacionadas con el fallo

Casi seguro

Mayor

50

Probable

Mayor

8

8

No permitir revisar el proceso de la Ley 906, solo la denuncia y desconocimiento en la etapa de Indagación

Posible

Mayor

30

Posible

Moderado

9

9

Vulneración del Derecho de Acceso a la Justicia de los Usuarios de los Centros de Conciliación Regionales.

Probable

Mayor

40

Posible

Moderado

9

10

Imposibilidad de retiro del expediente del consejo de estado, para estudio por parte del ministerio publico

Probable

Mayor

40

Probable

Mayor

16

42 –

43 –

PROCESO DISCIPLINARIO

Riesgo. 1

Trámite inadecuad e Ineficacia del procedimiento verbal. ineficacia- que terminan en absolución

Referencia

Causa

1. 1. Desgaste administrativo y pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficiencia de la acción disciplinaria.

2. Falta de conocimiento de la Ley 734 de 2002, 1474 de 2011 y Jurisprudencia 3. Falta de conocimiento del procedimiento verbal. 4. Falta de concreción probatoria y claridad con relación a los hechos

investigados, no recaudo de pruebas a tiempo

Consecuencia 1. Atraso del trabajo por trámite de procesos verbales con expedientes que no tenían vocación de prosperar.


Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 6 5.00



Posible Mayor Alto


Imposible Moderado Moderado



Descripción 1. Constitución Política. Artículos 6 y 229. Ley 734 de 2002, artículos 2 a 21, 28, 29, 30, 31, 42 a 47, artículo 48 núm. 2, 4, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 32, 33, 35, 36, 39, 46, 47, 48, 52, 54, 55, 56, 57, 58, 59 y 62, artículos 55, 56, 57, 61, 63, 89, 90 par., 91, 92 núm. 1 a 8, artículos 93, 98, 106, 109, 111, 115 a 120, 128 a 141, 162, 171, 172, 174, 175 a 181 y 214. Ley 136 de 1994, art. 178. Ley 1473 art. 73.2. Código de Procedimiento Penal, artículos 45 y 189. 3. Decreto 262 de 2000 en relación con la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría General. 4. Decretos-leyes 1797 y 1798 de 2000, libro primero. 5.Resolución 346 de 2002 del Procurador General, artículos 1, 5 y 6.Resolución 323 de 2002 del Procurador General. 6. Resolución 170 de 2002 del Procurador General. Resolución 108 de 2002 del Procurador General. 7. Resolución 0355 de 2000 del Procurador 8. Resolución 0018 de 2000 del Procurador General. 9. Resolución 0017 de 2000 del Procurador General, artículo 19. 10. Directiva 009 de 2002 del Procurador General. 11. Sentencias C-948/02, C-982/02, C-1076/02, C-1076/02, C-014/04, T-561/05, T-887/05, C-1121/05, C-954/05 y T-1102/05 de la Corte Constitucional. 12. Leyes 1015 de 2006, 836 de 2003, 1474, de 2011, 1437 de 2011 (Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso administrativo y Ley 1556 (Código General de Procesos) Ley 1755/15. 13 Antes de proferir un auto de citación a audiencia se debe verificar el material

probatorio y analizar si se cumplen con los requisitos establecidos en el artículo 175 del C.D.U



Descripción 1. Verificar que la acción disciplinaria no se encuentre prescrita. 2. Verificar que la conducta sea alguna de las previstas o que se haya

presentado alguno de los eventos señalados en el artículo 175 del C.D.U. 3. Para decidir sobre la procedencia de las pruebas solicitadas o aportadas,

tener en cuenta que las mismas sean legales, pertinentes, conducentes y eficaces

4. Verificar que los recursos sean presentados y sustentados en la oportunidad legal



Descripción Verificar que la conducta esté prevista para que proceda el procedimiento verbal

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Constitucion_Politica_de_Colombia.htm#A6


http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/L-734-02.htm#Actualizado2006

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/L-734-02.htm#A2









http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/L-734-02.htm#A48num2
































http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/L-734-02.htm#A90Par






















http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Codigo_de_Procedimiento_Penal_L-600-00.htm#A45

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Codigo_de_Procedimiento_Penal_L-600-00.htm#A189

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-262-00.htm#Actualizado2006

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-1797-00_Regimen_Disciplinario_Fuerzas_Militares.htm#Parte_sustantiva

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-1798-00_Regimen_Disciplinario_Policia_Nacional.htm#Libro_Primero

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0346_Poder_Preferente.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0346_Poder_Preferente.htm#A1



http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0323_Modifica_competencias.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0170_Mod_R-00-0018.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0108_Particulares_disciplinables.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0355_Procuradurias_Territoriales.htm#Art1

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0018_Procs_Territoriales-funciones_y_competencias.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0017_Procs_Delegadas_y_Judiciales_Funciones_y_compets.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0017_Procs_Delegadas_y_Judiciales_Funciones_y_compets.htm#A19

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Dtva-009_26-05-02.htm#Unidad_Procesal

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/02-C-948.htm#CULPA_Definicion

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/02-C-982.htm#Exposicion_de_argumentos

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/02-C-1076.htm#procurador

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/02-C-1076.htm#PROCEDIMIENTO_VERBAL

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/04-C-014.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/05-T-561.htm





44 –

Riesgo. 2 Pérdida, reconstrucción del expediente y piezas procesales. Referencia

Causa 1. 1. Falta de controles institucionales.

2. 2.Compromiso laboral

Consecuencia 1. Reconstrucción del expediente

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del Riesgos -

con Controles (Residual)

Exposición Riesgo (

Residual )

30 8 3.75


Severidad: Riesgos sin

control

Posible Mayor Alto

Severidad. Riesgo con

control

Imposible Moderado Moderado



Descripción Ley 906/04, Ley 1474 art 73 del 2011. Código Penal. Código de Procedimiento Civil. Ley 1755/15, Código Penal. Ley 1755/15. Decreto 262 de 2000. Res 191/2003, 5. Res 017/2000. Código de procedimiento civil y general del proceso. Artículo 99 Ley 734 de 2002, Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, artículos 155 y siguientes Ley 600 de 2000, artículos 133 y 134 Decreto 1400 de 1970, artículo 126 Ley 1564 de 2012



Descripción 1. Aumento de los mecanismos de seguridad. 2. Ubicación del archivo y documentos en lugar adecuado y seguro. 3. Registro de los expedientes que salen de la dependencia. 4. Inventario mensual de expedientes.



Descripción 1. Inventario mensual del expedientes.2.- Incorporar la documentación, foliar y llevar un registro de los expedientes a cargo de cada funcionario; 2.- Inventario trimestral de expedientes físicos con los asignados en el SIM.


45 –

Riesgo. 3

Prescripción de la acción disciplinaria

Referencia

Causa

1.- .Alto volumen de expedientes 2.- Duplicidad de quejas o informes 3.- Personal insuficiente para atender todos los requerimientos. 4.- Llegan las quejas o informes dos, tres o cuatro años después de ocurridos los hechos haciendo imposible adelantar la actuación

Consecuencia Impunidad por ineficacia de la acción disciplinaria, debido a que se presenta el fenómeno de la prescripción.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Promedió del Riesgos - con



100 16 6.25



Casi Seguro Catastrófico EXTREMO


Probable Mayor ALTO



Descripción Leyes 190/95, 1474/11, 836/03, 734/02, 1015/06, 836/03, 1474/11, 1437/11, Ley 1564/12, Ley 1755/15. Dcto. 262/00, Art. 75 numeral 9. Resoluciones 346/02, 187/10, 17/00, 18/00, 50/09, 33/01, 191/03, 034/04, 089 de 2004, 407 de 2004, 072 de 2004, 108 de 2002, 201 de 2010, 108 de 2002, 191/03, 017/00 y 018/02, 456/08, 1089/02, 346/02. Directivas 6/97, 015/07, 016/11, 10/10, 7/06, 11/07, 16/11. Circular 30/02

Artículo 29 y 30 Ley 734 de 2002, Artículo 132 de la Ley 1474 de 2011, Directiva N°06 de 1997



Descripción 1.- Hacer estudio de carga laboral de cada dependencia. 2.- Control, prioridad y evaluación de los expedientes con base en la fecha de los hechos. 3.- Seguimiento y control a las comisiones otorgadas a otras dependencias. 4.- Control de la práctica de pruebas por parte de un grupo de funcionarios. 5.- Reunión trimestral con funcionarios de la dependencia, confrontación de inventarios físicos y SIM.



Descripción 1.- Dar celeridad y prioridad a los procesos con alto riesgo de prescripción. 2.- Presentar informe de los expedientes con riesgo de prescripción.

46 –

Riesgo. 4 Ineficacia en el Trámite de Notificaciones

Referencia

Causa

1. Gran cumulo de trabajo en el Centro de notificaciones de la entidad. 2. No actualización de los datos en cuanto a direcciones y domicilios de los

sujetos procesales. 3. No enviar al Centro de Notificaciones la totalidad del expediente para realizar

el trámite de notificación.

Consecuencia

1. Demora en los tiempos establecidos para el trámite de notificación. 2. Desgaste administrativo al tener que realizar el trámite nuevamente. 3. Violación al debido proceso, nulidades procesales y pérdida de credibilidad y

confianza en la PGN.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3.75



Posible Mayor Alto





Descripción 1. Constitución Política, artículo 29 y 229 2. Ley 734 de Ley 734 2002, artículos 91,

92 núm. 6°, 100 a 109, 110 a 120, 139, 155, 165, 181, 186, 201y 203 a 208. 3. Código de Procedimiento Penal, artículos 45 y 189. 4. Código de Procedimiento Civil, artículos 321 y 331. 5. Decreto 262 de 2000, artículos 7 numeral 25, 17 numeral 4°, 22 numeral 1°, 25 numeral 4°, 74 y75 numeral 3°. 6. Directiva 009 de 2002 del Procurador General. 7. Circular 031 de 2001 del Procurador General. 8. Resolución 323 de 2002 del Procurador General. 9. Resolución 170 de 2002 del

Procurador General. 10. Resolución 143 de 2002 del Procurador General. 11. Resolución 108 de 2002 del Procurador General. 12. Resolución 0355 de 2000 del Procurador General. 13. Resolución 0018 de 2000 del Procurador General. 14. Resolución 0017 de 2000 del Procurador General, artículo 19. 15. Sentencias

T-419/94, T-382/95, C-017/96, C-012/97, C-430/97, SU-195/98, C-892/99, C-555/01,C-641/02, C-1076/02, C-1076/02, C-1076/02, C-037/03, C-328/03 y C-014-04, de la Corte Constitucional. 16. Sentencia de mayo 29 de 2003 de Sección

Segunda del Consejo de Estado, exp. Nº AC-25000232500020030051801. 17. Sentencia A-060 de septiembre 7 de 1988 de la Sala Plena de lo Contencioso Administrativo del Consejo de Estado.18. Sentencia de septiembre 1° de 1995 de

la Sección Tercera del Consejo de Estado, radicación Nº AC-2928.



Descripción 1. Realizar el trámite de notificaciones directamente en la Dependencia. 2. Realizar seguimiento y control a los expedientes que se encuentran en trámite de notificación. 3. Concientizar a los operadores disciplinarios sobre la importancia de mantener las direcciones actualizadas de los sujetos procesales. 4. Diligenciar un formato Excel que permita contabilizar los términos de notificación.



Descripción 1. El operador disciplinario debe mantener actualizadas las direcciones de los sujetos procesales. 2. El operador disciplinario debe realizar una revisión del expediente con el fin de verificar que las notificaciones se hayan realizado. 3. Facilitar a la Secretaria la totalidad del expediente para corroborar direcciones de citaciones.

47 –

Riesgo. 5 Demora en la evaluación de la acción disciplinaria por Reasignación de Expedientes

Referencia

Causa 1. Reubicación o renuncia de funcionarios. 2. Por orden superior.

Consecuencia Generar impunidad y Dilación, mora y/o prescripción del expediente y Atraso del trabajo.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4.4



Probable Mayor Alto


Posible

Moderado

Moderado



Descripción El funcionario al que le corresponda un expediente reasignado de otro compañero o proveniente de otra dependencia, debe verificar si se han respetado o no los términos procesales, una vez lo reciba. - Controlar los términos del proceso reasignado (Ley 734 de 2002).



Descripción Sin tardanza repartir el expediente entre los funcionarios de la dependencia.



Descripción Sin demoras ni dilaciones, hacer una revisión del expediente reasignado para verificar su estado y si existe tiempo para ordenar y practicar pruebas o para tomar decisiones prontas y oportunas.

48 –

Riesgo. 6 No entrega oportuna de la correspondencia a nivel interno y externo al

destinatario final Referencia

Causa

1. Falta de controles oportunos por parte de la empresa responsable de la entrega a nivel externo. 2. Falta de control a nivel interno de Registro Control y Correspondencia. 3. Falta de capacitación de las personas que trabajan en Registro Control y Correspondencia. 4. Alta rotación del personal que labora en la oficina de Registro Control y Correspondencia.

Consecuencia

1. Mora o retardo en la entrega de documentos que constituyen las pruebas para los procesos. 2. Dilación del proceso. 3. Pérdida de tiempo.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 15 2.7



Probable Mayor Alto





Descripción Constitución Política de Colombia art. 29 Ley 734 de 2002 Decreto-Ley 262 de 2000 Art. 18 núm. 1. Resolución 213 de 2003 del Procurador General. Resolución 346 de 2002 del Procurador General, artículos 1, 5 y 6. Resolución 323 de 2002 del Procurador General de la Nación Resolución 305 de septiembre 11 de 2002. Resolución 108 de 2002 del Procurador General. Resolución 282 de septiembre 17 de 2001. Resolución 266 de septiembre 5 de 2001. Resolución 227 de agosto 14 de 2001. Resolución 204 de julio de 2001. Resolución 0355 de 2000 del Procurador General. Resolución 071 de mayo 11 de 2000. Resolución 027 de marzo 16 de 2000. Resolución 0018 de 2000 del Procurador General. Resolución 0017 de 2000 del Procurador General, artículo 19. Directiva 016 del 21 de noviembre de 2002. Sentencias T-954/05, de la Corte Constitucional



Descripción 1. Contar con personal de la dependencia que realice el seguimiento al documento o prueba que se solicita. 2. implementar un control y/o seguimiento a cada una de las pruebas y/o documentos solicitados que permitan medir tiempos de respuesta. 3. Realizar seguimiento periódico por parte del titular del despacho a las actividades anteriormente señaladas.



Descripción 1. El operador disciplinario es el responsable de realizar el seguimiento y control a todos los documentos solicitados dentro del proceso a su cargo . 2.Solicitar a la Secretaría consultar periódicamente el sistema SIAF con el fin de realizar rastreo a la documentación solicitada.

49 –

Riesgo. 7 Violación de la reserva procesal. Referencia

Causa 1. Falta de formación en principios éticos y compromiso institucional y social

Faltos de controles para los expedientes.

Consecuencia Pérdida de imagen institucional por uso indebido de información privilegiada o

sometida a reserva

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 6 5,0



Posible Mayo Alto





Descripción Ley 734/ 2002, art 95 Código Disciplinario Único, .Ley 1434 de 2011 art 19 Código procedimiento procesal, Ley 1564 de 2012 Código General de Procesos Ley 57 de 1995 derecho a la consulta de documentos. Ley 836 de 2003, Oficio 1097 de marzo de 2014 de la PGN (sujeto procesal), Ley 1474 de 2011, 2. Directiva 016 del 2011 de la PGN, 3. Oficio 1097 de marzo 2014 de la PGN, Ley 1755/15. Artículo 95, Ley 734 de 2002, 1564 de 2012, 1437 de 2011. 57 de 1985. 836 de 2003, 1474 de 2011, 1755 de 2015



Descripción 1. Revisar periódicamente de los procesos para establecer presuntas duplicidad de investigaciones 2. Establecer Filtros de información 3. Establecer o diligenciar un formato de duplicidad para llevarlo al sistema de información SIM, establecer un control al Oficio 1097 de marzo 2014 por parte de la dependencia. 2. Llevar en cuaderno separado las diligencias de pruebas que tengan el carácter de reservado por mandato constitucional o legal. 3. La primera solicitud de copias deberá autorizarse a través de auto con la advertencia a los sujetos procesales de la obligación de guardar la debida reserva.



Descripción Revisar en sistemas de información SIM Filtrar la información desde la recepción de las quejas. -Controles en la secretaria para la entrega y recepción de documentación que se allega a los procesos.- Revisión final del Jefe de la dependencia. 1. Verificar, antes del préstamo del expediente a secretaría, la calidad de sujeto procesal. Confirmar antes de prestar el expediente o la autorización de copias la calidad de sujeto procesal

50 –

Riesgo. 8

Retraso en la gestión secretarial

Referencia

Causa

1.- .Alto volumen de expedientes 2.- Demoras en la entrega de correspondencia 3.- Retraso en el cumplimiento de las comisiones a otras dependencias 4.- Suministro erróneo de las direcciones por los diferentes intervinientes en el proceso disciplinario. 5.Falta de capacitación en la Gestión de Archivo Documental y Tabla de Retención Documental. 6.Falta de organización en el reparto de tareas en secretariales. 7.Falta de control en los términos de notificación, recursos, comisiones, traslados. 8.Inadecuado cumplimiento de la parte resolutiva de las decisiones. Rotación de personal.

Consecuencia

Pérdida de la imagen y credibilidad institucional por ineficacia de la acción disciplinaria. Mora en el impulso procesal como consecuencia de tener que reiterar diligencias de notificación

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 10 1.5





Improbable Moderado Bajo



Descripción Dcto 262/ 2000, Directivo 010/2010. Directivo 015/ 2007. Ley 190/1995, Ley

1474 de 2011, Ley 1755/15. Artículos 91, 100 y siguientes, 154 de la Ley 734 de 2002, Ley 1474 de 2011, Ley 1755 de 2015



Descripción 1. 1.- Verificar que la información es cargada correctamente en el SIM, no recibir expedientes que no vengan al día en el registro SIM. 2.- Seguimiento a la correspondencia enviada para verificar su entrega oportuna o devolución. 3.- Seguimiento y control a las comisiones otorgadas a otras dependencias. 4.- Grupo de pruebas apoya con el seguimiento a los requerimientos realizados a las diferentes entidades. 5. Capacitaciones en gestión secretarial, gestión de archivo, ley de archivo, TRD, SIM,

2. 6.Contar con otro administrador del SIM. 3. 7.Delimitación de tareas específicas. 4. 8.Entrega oportuna en las cantidades requeridas en los suministros de papelería y

de oficina, control de comisiones. 5. 9.Seguimiento por parte de la Coordinación de la Secretaría a cada de las tareas

asignadas a los funcionarios de esa área. 6. 10.Entrega oportuna de los expedientes una vez sean revisados o consultados por

los sujetos procesales. 11.Realizar el reparto de asuntos recibidos por la secretaria de la delegada cada dos semanas



Descripción 1.- Los funcionarios de Secretaría deben estar atentos a la correspondencia enviada. 2.- Asegurarse que los oficios sean enviados a la dirección suministrada. 3.- Seguimiento a los despachos comisorios. 4.- Seguimiento a la práctica de pruebas.

51 –

Riesgo 9 Vencimiento de Etapas Procesales Referencia

Causa Dilación procesal, falta de celeridad, carga laboral del sustanciador.

Consecuencia Archivo del proceso por vencimiento de términos sin el adecuado recaudo probatorio, prescripción de la acción disciplinaria.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3,33



Probable

Mayor

Alto


Posible Mayor Alto



Descripción Cumplimiento de términos de ley en indagación e investigación. Aplicación de los artículos 73, 153, y 162 del Código Disciplinario Único o del que

lo sustituya.



Descripción 1. Ejercer controles de los términos procesales de cada uno de los procesos

disciplinarios

2. Auditoria mediante el SIM.



Descripción 1. Verificar que el asunto sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción 2.Evaluar los criterios establecidos a fin de decidir si remite el asunto a control interno disciplinario de la Entidad o ejerce el poder preferente 3..Tener presente si en el documento de queja aparece identificado o individualizado el posible autor de la falta, en caso que se decida ejercer el poder preferente debe iniciarse investigación disciplinaria 4. Elaborar un cronograma con las actividades a desarrollar (oficios probatorios, fechas de práctica probatoria) y adecuación a los términos procesales. 5. Informar al superior jerárquico del avance del caso con indicación del cumplimiento de los términos procesales

52 –

Riesgo 10 Desconocimiento del sustanciador de las instituciones del derecho disciplinario.

Referencia

Causa Falta de formación académica en el área.

Consecuencia Defectos sustanciales y procesales en los actos procesales

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




80 10 8



Probable Catastrófico

Extremo


Improbable Catastrófico

Alto



Descripción El servidor público a cargo de sustanciar procesos disciplinarios debe ser profesional en derecho, los cuales debe tener conocimientos básicos en todas las áreas del derecho, incluido el derecho disciplinario. En concordancia con el manual especifico de funciones de la entidad.



Descripción Efectuar capacitaciones



Descripción Compromiso del sustanciador para estudiar el régimen disciplinario y su doctrina.

53 –

Riesgo. 11

Evaluación inadecuada o demora en el trámite de queja.

Referencia

Causa

1.- Duplicidad de quejas o informes

2.- Alto volumen de quejas recibidas. 1. 3 .Falta de conocimiento y actualización de las normas legales y 2. reglamentarias por parte del sustanciador.

4. Excesiva carga laboral

Consecuencia Demora en la evaluación y trámite de las quejas, retrasándose el impulso procesal inicial

de cada expediente.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4.4



Probable Mayor ALTO


Posible Moderado MODERADO



Descripción Constitución política artículos 6, 29, 122 a 131 y 209. 2. Ley 836 de 2003. Ley 734 de 2002, artículos 2 a 7, 11, 18, 25, 28 a 31, 33 a 43, 48 a 51, 53, 54, 55, 60 a 62, 65, 69, 70, 73, 74 a 83, 164, 177, 183, 196 y 217 a 219. Decretos-leyes 1797 y 1798 de 2000, libro primero. Ley 190 de 1995, artículo 38. Ley 136 de 1994, art. 178 Ley 24 de 1992, artículo 27. Ley 1474 de 2011 3. Decreto 262 de 2000 en relación con la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría General. Decreto 1421 de 1993, art. 100 4. Resoluciones 071/04, 213/03, 346/02, artículos 1, 5 y 6., 323/02, 170/02, 108/02, 0355/00, 0018/00, 0017/00, artículo 19. 5. Directivas 016 de 2002 y 006 de 1997, del Procurador General. 6. Circular 021 de 2001 del Procurador General. 7. Sentencias C-430/97, C-484/00, C-948/02, C-037/03,

T-1093/04, C-230/04, T-735/04, T-561/05, C-954/05, C-1079/05 y C-028/06, de la Corte Constitucional. Conceptos 208 de 2000, 070 de 1999 y PA-3029 de 1996 de la Procuraduría Auxiliar Leyes 1015 de 2006, 836 de 2003, 1474, de 2011, 1437 de 2011, Ley 1564/12, Ley 1755/15 Artículos 6, 29, 209 y 277 Constitución Política; artículos 2 a 7, 28 a 30, 150 y 152 de la Ley 734 de 2002; Decreto 262 de 2000 conforme a la competencia disciplinaria de las diferentes dependencias de la Procuraduría. Leyes 1474 de 2011, 1437 de 2011, 1564 de 2012 y 1755 de 2015.



Descripción 1.- Asignación de dos funcionarios más al grupo de evaluación de quejas. 2.-Modificación de las metas para los funcionarios asignados al grupo.; 3. Revisar que el asunto sea competencia de la Delegada, teniendo en cuenta la calidad del disciplinado y la materia; 4. Revisión del SECOP para en el auto de apertura de indagación o investigación incorporar al expediente dicha documentación. 5. Realizar jornadas de descongestión de evaluación de quejas. 6.. Verificar que la

acción disciplinaria no se encuentre prescrita. 7.Verificar que el asunto sea de competencia de la dependencia teniendo en cuenta la calidad del disciplinado, la materia y la jurisdicción 8.Evaluar los criterios establecidos a fin de decidir si remite el asunto a control interno disciplinario de la Entidad o ejerce el poder preferente



Descripción 1.- Revisión oportuna para evaluar las quejas. 2.- Compromiso de los funcionarios

responsables de la evaluación de quejas.3 Auditoria mediante el SIM. 4. Comprobar que el acto procesal que se produzca como resultado de la evaluación inicial contenga en forma individual y precisa los hechos objeto de denuncia y decida respecto de cada uno de ellos. 5. Evaluar duplicidad de hechos. 6. Hacer seguimiento a las actas de reparto, entrada y salida de los asuntos. 7. Confrontar los inventarios individuales con las plantillas del POA. 8. Tramitar las quejas de acuerdo con las directrices establecidas en la PGN.



http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Constitucion_Politica_de_Colombia.htm#FUNCI%C3%93N_PUBLICA



http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/L-836-03.htm






























http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-1797-00_Regimen_Disciplinario_Fuerzas_Militares.htm#Parte_sustantiva

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-1798-00_Regimen_Disciplinario_Policia_Nacional.htm#Libro_Primero





http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/L-024-92.htm#tramite_quejas


http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-1421-93_Estatuto_Bogota.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/D-1421-93_Estatuto_Bogota.htm#A100

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-04-0071.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-03-0213.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0346_Poder_Preferente.htm




http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0323_Modifica_competencias.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0170_Mod_R-00-0018.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-02-0108_Particulares_disciplinables.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0355_Procuradurias_Territoriales.htm#Art1

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0018_Procs_Territoriales-funciones_y_competencias.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0017_Procs_Delegadas_y_Judiciales_Funciones_y_compets.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Resoluciones/R-00-0017_Procs_Delegadas_y_Judiciales_Funciones_y_compets.htm#A19

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Dtva-016_21-11-02.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Dtva-006_06-08-97.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Circular_PG-01-021.htm#DIRECTRICES

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/97-C-430.htm#Queja

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/00-C-484.htm#%C3%93RGANOS_DE_CONTROL_Funciones

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/02-C-948.htm#Jurisdiccion_disciplinaria

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Providencias/03-C-037.htm#material








http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Conceptos/Indagacion%20preliminar/Concepto_PA-00-208.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Conceptos/Pruebas/Concepto_PA-99-070.htm

http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/media/file/Macroproceso%20Disciplinario/Conceptos_Ley734/Consulta_17-09-96_3029.htm

54 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DISCIPLINARIO:

Riesgo. 12

Demora en el cumplimiento de términos en las distintas etapas procesales

Referencia

Causa

1.- .Alto volumen de expedientes

2.- Duplicidad de quejas o informes 3.- Personal insuficiente para atender todos los requerimientos. 4.- Alta rotación del personal. 5. Falta de capacitación o conocimiento de la materia. 6. Desconocimiento de la normatividad, resoluciones, circulares. directrices al interior de la PGN relacionadas con la queja. 7. Excesiva carga laboral

Consecuencia No cumplimiento de los términos procesales establecidos en las Leyes 734 de 2002 y 1474 de 2011, por la excesiva carga laboral de los funcionarios. posibles violaciones al debido proceso.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4.4



Casi Seguro Mayor Alto





Descripción 1.Ley 734/ 2002, Código Disciplinario Único, en relación al cumplimiento de los términos establecidos para procesos ordinarios, verbal o especial Ley 1474 del

20111, Ley 1755/15 ( Derecho de petición Artículos 6, 29, 209 y 277 Constitución Política; artículos 2 a 7, 28 a 30, 150 y 152 de la Ley 734 de 2002



Descripción 1. Revisión periódica de los expedientes para dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley 734 del 2002, de acuerdo a la etapa procesal de un procesos ordinario, verbal, especial y ordinario 2.- Control, prioridad y evaluación de los expedientes con vencimiento de términos. 3.- Reunión con funcionarios de la dependencia para requerirlos por cierres de investigación, pasar de indagación a investigación disciplinaria y adoptar decisiones de fondo. 4.- Capacitar a los funcionarios periódicamente.



Descripción 1.- Adoptar decisiones dentro de los procesos con vencimiento de términos. 2.- Dar impulso a los expedientes con términos vencidos.

55 –





1

Trámite inadecuad e Ineficacia del procedimiento verbal. ineficacia- que terminan en absolución

Posible

Mayor

30

Imposible

Moderado

6

2 Pérdida, reconstrucción del expediente y piezas procesales.

Posible Mayor 30

Imposible Moderado 8

3 Prescripción de la acción disciplinaria

Casi Seguro Catastrófico 100 Probable Mayor 16

4 Ineficacia en el Trámite de Notificaciones


5

Demora en la evaluación de la acción disciplinaria por Reasignación de Expedientes

Probable Mayor 40

Posible

Moderado

9

6

No entrega oportuna de la correspondencia a nivel interno y externo al destinatario final

Probable Mayor 40

Posible Moderado 15

7 Violación de la reserva procesal.

Posible Mayo 30 Improbable Mayor 6

8 Retraso en la gestión secretarial

Posible Moderado 15 Improbable Moderado 10

9 Vencimiento de Etapas Procesales

Probable

Mayor

40 Posible Mayor 12

10

Desconocimiento del sustanciador de las instituciones del derecho disciplinario.

Probable Catastrófico

80 Improbable Catastrófico

10

11 Evaluación inadecuada o demora en el trámite de queja

Probable Mayor 40 Posible Moderado 9

12

Demora en el cumplimiento de términos en las distintas etapas procesales

Casi Seguro Mayor 40 Probable Moderado 9

13

56 –

Proceso - Apoyo Riesgos y Controles

ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

Grupo de Almacén e Inventarios.

Riesgo. 1 Retraso en la entrega de elementos de oficina. Referencia

Causa

1. Que el funcionario no se encuentre para recibir los bienes. 2. Demora en el

reparto de los oficios de soporte para elaborar el comprobante de egreso

3. Que no existan inventarios 4. Demoras en la programación de vehículos de

transporte.

Consecuencia

1. Molestias internas por incumplimiento. 2. Represamiento de bienes en bodega. 3.

Pérdida de credibilidad. 4. Reprocesos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 9 1.7








Descripción Docto. Ley 262/2000. Resolución 41/2007. Circular 2/2015.



Descripción 1. Revisión sistema de información. 2. Revisión a la auditoria de entrega de comprobantes. 3. Evaluación periódica de Inventario. 4. Elaboración de planillas de transporte. 5. Exigir la relación de usuarios con nombre exacto y ubicación de los funcionarios a quienes se van a designar los bienes adquiridos o en bodega.



Descripción 1. Auditoria de entrega de bienes. 2. Hacer uso de los formatos institucionales de registro de bienes. 3. Autocontrol 4. Auditoria en control a inspectores que reciben los comprobantes de egreso.

57 –

Riesgo. 2 Pérdida de credibilidad institucional por inconsistencias del

sissiste sistema de Información SIAF Referencia

Causa

1. El sistema de información SIAF no es confiable ya que es incompleto,

desactualizado e induce al error.

Consecuencia

1. ingresos y salidas defectuosas. 2. Diferencias contables por inconsistencias en

el aplicativo al procesar la información. 3. Difícil aprendizaje del sistema. 4. No

se pueden generar reportes directamente del aplicativo, sin antes haberles

realizado un proceso de edición. 5. los reportes históricos no conservan los

datos registrados originalmente. 6. Reprocesos. 7. Dificulta la gestión del

almacén. 8. Errores internos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 30 2



Posible Catastrófico Catastrófico


Posible Mayor Alto



Descripción Docto. Ley 262/2000. Resolución 41/2007.



Descripción 1. Envió de requerimientos para el sistema de información. 2. Evaluación integral del funcionamiento del sistema.



Descripción 1. Auditoria personal al sistema SIAF. 2. Autocontrol. 3. Reporte de errores e inconsistencias.

58 –

Riesgo. 3 Ingreso erróneo al Almacén Referencia

Causa

1. Recibir con inexactitud las características, precio y destino de los

elementos a ingresar al almacén. 2. No cumplir con el Check list establecido por el grupo de Almacén e Inventarios. 3. El interventor omite la verificación de cantidad, calidad y especificaciones del contrato. 4. Elaborar un formato de certificación de interventoría inconsistente.

Consecuencia 1. Diferencias Contables. 2. Reprocesos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 20 3





Rara Vez Catastrófico Moderado



Descripción Docto. Ley 262/2000. Resolución 41/2007.



Descripción 1. Devolver el contrato si no cumple con las características solicitadas por el almacén para poder hacer el ingreso. 2. Recibir el acta de entrega y compararla con lo especificado en el contrato y factura.



Descripción 1. Revisión de la documentación allegada (leer acta de entrega, contrato y factura)

e informar errores. 2. Autocontrol 3. Aplicar la revisión del check list propuesto por el Grupo de Almacén e Inventarios.

59 –

Riesgo. 4 Enfermedades laborales Referencia

Causa 1. No tener en existencias elementos de protección personal (EPP).

2. No uso de los elementos de protección personal de parte de los funcionarios.

Consecuencia 1. Lesiones, Traumas permanentes y/o transitorios. 2. Económicas.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 20 3





Rara Vez Catastrófico Moderado



Descripción Docto. Ley 262/2000. Resolución 41/2007. Memorando 25/2015.



Descripción 1. Acordar el suministro de estos elementos con la división de gestión humana. 2. Proveer los elementos de protección personal necesarios.



Descripción 1. Usar los elementos de protección personal que le sean asignados. 2. Autocontrol.

60 –

GRUPO INMUEBLES /MANTENIMIENTO DE INMUEBLES

Riesgo. 1 El suministro del material solicitado al almacén no es entregado a tiempo Referencia

Causa 1. Falta de atención del funcionario de turno del grupo de almacén e indebido

control de solicitudes. 2. que se presenten fallas en el transporte del material solicitado

consecuencia Retraso en la ejecución de obras de mantenimiento en los bienes inmuebles

donde operan las sedes de la pgn en todo el territorio colombiano

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3,3



Probable Mayor Alto


Posible Mayor Alto



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 3, 4, 5 Y 10. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1474/2011, Ley 1755/2015, Res.380/2015.



Descripción 1. Revisión en la ejecución de los trabajos de mantenimiento. 2. Seguimiento en el desarrollo de las obras de mantenimiento. 3. Aprobación en los informes de avances y terminación en las obras de mantenimiento.



Descripción 1. Revisión en la ejecución de los trabajos de mantenimiento. 2. Seguimiento en el desarrollo de las obras de mantenimiento. 3. Aprobación en los informes de

avances y terminación en las obras de mantenimiento.

61 –

Riesgo. 2

Que los conceptos técnicos emitidos por los profesionales para la adquisición de bienes inmuebles y/o en arrendamiento, no cumplan las exigencias legales, de infraestructura y ambientales contempladas en el marco normativo urbanístico existente y no estén conforme a las exigencias de la entidad en materia locativa, de seguridad, área de ocupación por funcionarios y fácil acceso a discapacitados

Referencia

Causa

Que los conceptos técnicos emitidos por los profesionales para la adquisición de bienes inmuebles y/o en arrendamiento, no cumplan las exigencias legales, de infraestructura y ambientales contempladas en el marco normativo urbanístico existente y no estén conforme a las exigencias de la entidad en materia locativa, de seguridad, área de ocupación por funcionarios y fácil acceso a discapacitados

consecuencia Mora en el proceso de contratación de compra y/o arrendamiento de bienes inmuebles.


Nivel del Riesgo - (Inherente)

Prometió del Riesgos - con Controles (Residual)


20 8 2,5








Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 3, 4, 5 Y 10. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1474/2011, Ley 1755/2015, Res.380/2015, Ley 400 de 1997 (Modificada por Ley 1229 de 2008), Decreto 926 de 2010, Ley 361 de 1997 (DECRETO 1538 DE 2005), Decreto 1504 de 1998 reglamentario de la Ley 388 de 1997.



Descripción 1. Revisión en la ejecución de los trabajos de mantenimiento. 2. Seguimiento en el desarrollo de las obras de mantenimiento. 3. Aprobación en los informes de

avances y terminación en las obras de mantenimiento. Control 3. Funcionario Referencia


Descripción 1. Autocontrol. 2. Profesionalismo y ética por parte de los funcionarios. 3. Responsabilidad y compromiso por parte de los funcionarios

62 –

Riesgo. 3 Que las coordinaciones administrativas no cumplan las obligaciones y deberes derivados de los bienes inmuebles en propiedad, arrendamiento, comodato y tenencia de la pgn y bajo su cuidado

Referencia

Causa Falta de cuidado por parte de los coordinadores administrativos en sus deberes y obligaciones respecto de los bienes inmuebles donde operan las sedes de la pgn a nivel nacional

consecuencia

1.Generación de multas y/o moras por no pago oportuno de las obligaciones derivadas de los inmuebles de propiedad de la pgn y delos demás donde operan sus sedes. 2. presentación de daños en infraestructura en los inmuebles por no informar oportunamente sobre tales hechos o por el indebido cuidado que sobre estos bienes se exige por parte de los funcionarios.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



10 4 2.5



Rara vez Mayor Bajo


Rara vez Mayor Bajo



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 3, 4, 5 Y 10. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1474/2011, Ley 1755/2015, Res.380/2015.



Descripción 1. Revisión en la ejecución de los trabajos de mantenimiento. 2. Seguimiento en el desarrollo de las obras de mantenimiento. 3. Aprobación en los informes de avances y terminación en las obras de mantenimiento. 4. Atención oportuna a las solicitudes elevada por parte de las Coordinaciones y demás dependencias de la PGN




63 –

Riesgo. 4 No ejecutar en debida forma la supervisión de las obras asignadas a los profesionales del grupo de inmuebles, según se exige en el procedimiento pro-ga-in-004

Referencia

Causa 1. negligencia u omisión de inspección adecuada por parte de los profesionales asignados a las obras objeto se supervisión 2. desconocimiento en aspectos técnicos específicos y la falta de aplicación del procedimiento pro-ga-in-004

consecuencia

1. Recibir las obras sin el cumplimiento exigido por la entidad en sus diferentes etapas. 2. Elaborar actas parciales y finales sin el recibido a satisfacción pleno de la obra objeto de la supervisión. 3. Mora en la ejecución de las obras de acuerdo al plazo de ejecución establecido

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



20 7 2,0








Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 3, 4, 5 Y 10. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1474/2011, Ley 80 de 1993 y sus Decretos

Reglamentarios, Ley 1562 de 2012. Control 2. Dependencia Referencia






64 –

Riesgo. 5

Los traslados y reubicaciones de los funcionarios de todas las sedes de la pgn, cuando estos se requieran, no se den en los términos de oportunidad, seguridad y comodidad como se exige en el procedimiento pro-ga-in-005

Referencia

Causa 1.Falta de Planeación en los traslados y reubicaciones de funcionarios y muebles de sus dependencias a otras sedes. 2. incidentes en el procedimiento de los traslados y las reubicaciones

consecuencia 1. Desorden Administrativo 2. Faltan de Mueble 3 No aplicaciones los Procedimientos establecidos

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



20 7 1





Rara vez

Catastrófico Moderado



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 3, 4, 5 Y 10. Dcto.

Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1474/2011, Ley 1755/2015, Res.380/2015.



Descripción 1. Revisión en la ejecución de los trabajos de mantenimiento. 2. Seguimiento en el desarrollo de las obras de mantenimiento. 3. Aprobación en los informes de avances y terminación en las obras de mantenimiento



Descripción 1 Autocontrol. 2. Profesionalismo y ética por parte de los funcionarios. 3. Responsabilidad y compromiso por parte de los funcionarios

65 –

Riesgo. 6 Elaborar estudios previos sin las exigencias legales, normativas y técnicas en asuntos de contratación publica para el mantenimiento de sedes de la entidad a nivel nacional

Referencia

Causa

1 desconocimiento del marco normativo en temas de contratación pública

atendiendo las necesidades de mantenimiento para las sedes de la pgn a nivel nacional. 2 que las visitas realizadas a los inmuebles por parte de los

profesionales del grupo de inmuebles omitan informes respecto de información técnica especifica requerida

consecuencia

1.Devolución de los estudios previos por parte de la oficina jurídica de la

entidad por no cumplir los requisitos normativos y legales exigidos para el mantenimiento de la sede objeto de contratación. 2.contratiempos en la ejecución de los contratos de obra 3. investigaciones de tipo disciplinario, penal

y fiscal por irregularidades presentadas en la elaboración de los estudios previos para la contratación de mantenimiento en sedes de la pgn.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



20 7 1



Rara vez

Catastrófico Moderado


Rara vez Catastrófico Moderado



Descripción Constitución Política de Colombia, artículo 277, numerales 1, 3, 4, 5 Y 10. Dcto. Ley 262/2000, Ley 734/2002, Ley 1474/2011, Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios, Ley 1150 de 2007.






Descripción 1. Autocontrol. 2. Profesionalismo y ética por parte de los funcionarios. 3.

Responsabilidad y compromiso por parte de los funcionarios.

66 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS:





1

Retraso en la entrega de elementos de oficina.

Posible Moderado 15

Posible Moderado 9

2

Pérdida de credibilidad institucional por inconsistencias del sissiste sistema de Información SIAF

Posible Catastrófico 60 Posible Mayor 30

3 Ingreso erróneo al Almacén

Posible Catastrófico 60 Rara Vez Catastrófico 20

4 Enfermedades laborales

Posible Catastrófico 60 Rara Vez Catastrófico 20

GRUPO INMUEBLES /MANTENIMIENTO DE INMUEBLES

1

El suministro del material solicitado al almacén no es entregado a tiempo


2

Los conceptos técnicos emitidos por los profesionales no cumplan las exigencias legales,

Improbable Mayor 20 Improbable Mayor 8

3

Que las coordinaciones administrativas no cumplan las obligaciones y deberes

Rara vez Mayor

Bajo Rara vez Mayor Bajo

4 No ejecutar en debida forma la supervisión de las obras asignadas

Improbable Mayor 20 Improbable Mayo 7

5

Los traslados y reubicaciones de los funcionarios de todas las sedes de la pgn,

Improbable Mayor 20

Rara vez

Catastrófic

7

6

Elaborar estudios previos sin las exigencias legales, normativas y técnicas

Rara vez

Catastrófico

20

Rara vez Catastrófic 7

67 –

GESTIÓN DE: TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.

Riesgo. 1 No poder mantener la disponibilidad de los servicios informáticos de la PGN

Referencia

Causa

1. Falta presupuesto de inversión y de funcionamiento. 2. Falta de personal con el perfil requerido. 3. Falta de planeación.

Consecuencia

1. No suscribir los contratos que cubran la totalidad de las necesidades de Plataforma Tecnológica.

2. No poder administrar oportunamente los componentes de la plataforma tecnológica.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




80 12 6.6





Posible Mayor Alto



Descripción

Plan estratégico de la entidad.

El PETI. Banco de proyectos de inversión.

Plan anual de adquisiciones.

Los estudios previos.

El decreto 262 del 2000.

Manual de contratación de la PGN.

Manual de funciones por competencia.

Aprobación presupuesto Congreso.

Decreto 10/09.



Descripción Ficha BPIN. Cuadro de proyectos anuales. Cronograma de planeación a la contratación.



Descripción Ficha BPIN. Cuadro de proyectos anuales. Cronograma de planeación a la contratación.

68 –

Riesgo. 2 No cumplimiento de normas, reglamentos, acuerdos y políticas de

seguridad informática Referencia

Causa

1. Desconocimiento y falta de concientización sobre las políticas de seguridad informática.

2. Falta de socialización de las políticas de seguridad informática 3. Desactualización del Manual de Políticas de la Seguridad de la

Información 4. Descoordinación en la adquisición de soluciones de la plataforma de

seguridad informática

Consecuencia 1. Aumento de la vulnerabilidad ante el riesgo de ataques informáticos por no aplicación de las políticas ante su desconocimiento.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 9 5.5



Casi seguro Posible Alto





Descripción

Plan estratégico de la entidad.

El decreto 262 del 2000.

Resolución 111 de 2006

Manual de funciones por competencia.

Resolución 036 de 2009

Decreto 09/09.



Descripción Manual de Políticas de la seguridad de la información Monitoreo a través del software de Mesa de Ayuda



Descripción Aplicación del Manual de políticas de la seguridad de la información

69 –

Riesgo. 3 Instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad y/o confiabilidad y/o integridad de la información que el usuario requiere en un momento determinado

Referencia

Causa

1. Indisponibilidad de los recursos tecnológicos 2. Falta de personal con el perfil requerido 3. Intentos de accesos y modificaciones no autorizadas al aplicativo y base de datos 4. Inoportunidad en la entrega de las soluciones a los requerimientos de modificación y/o

actualización del sistema. 5. Deficiencia en la integración de los sistemas 6. Ataques a la infraestructura tecnológica 7. Fallas en el proceso de copia de respaldo o de restauración de la información, o

pérdida de la misma

Consecuencia 1. No acceso a la información por parte de los funcionarios y/o ciudadanos 2. No confiabilidad de la información suministrada por la entidad 3. No integridad de la información suministrada por la entidad


Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3.75



Posible Mayor Alto





Descripción Plan estratégico de la entidad. El decreto 262 del 2000. Resolución 111 de 2006 Ley 1755/15, Decreto 2573 de 2014 (Gobierno en Línea) Resolución 036/09. Resolución 302 de 2005 Ley 1273/09 Res. 114 de 2005 Ley 1755/15 Res. 203 de 2013



Descripción Manual de Políticas de la seguridad de la información Software gestión redes, Manual de políticas y procedimientos de seguridad de la información. Datacenter con norma Tier 3 Procedimiento de atención de requerimientos de SI. Procedimiento despliegue de software aplicativo y/o SI. Procedimiento de entrega de software aplicativo y/o SI. Contratos de soporte de los sistemas de información que incluyan acuerdos de niveles de servicio Manuales de usuario. Tutorial interactivo. Formato carga masiva de datos. Manuales de sistemas de información Reunión de Administradores técnicos. Cruces de datos a partir de otras bases de datos. Visitas por parte de contratistas. Análisis de vulnerabilidad por parte del grupo de Seguridad y atención a los mismos. Implementación protocolo de seguridad https Procedimiento Copias de respaldo y Manual técnico de la herramienta de backup



Descripción Planeación de adquisición de soporte de la infraestructura. Administrador de anchos de banda. Contratos soporte. Monitoreo de red. Redundancias. Reuniones de entendimiento de requerimientos. Casos de uso Supervisión al contrato de desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información. Documentación de cambios del SI. Actas y documentos soporte del desarrollo. Integrar cada sistema de información con el directorio activo de la PGN. Implementación de seguridad en el sitio a través de http. Garantizar solución de firewall para aplicaciones web Requerimientos sistematizados en SIAF. Evaluación de indicadores de solución de requerimientos vs. Requerimientos reportados Reportes del sistema. Capacitaciones funcionales. Auditoría de control Interno. Plan de mejoramiento. Revisión e inclusión de validaciones en el sistema. Revisión continua de la información. Reportes de control de ingresos de datos Análisis de tablas de auditoría. Convenio con otras entidades para validación de información. Planeación de adquisición de soporte de la infraestructura. Contrato de custodia

70 –

Riesgo. 4

Instauración de recursos legales contra la entidad por no confidencialidad de la información almacenada en los servidores de la entidad.

Referencia

Causa 1. No suscripción de acuerdos de confidencialidad en los contratos de soporte y mantenimiento de los sistemas de información

Consecuencia 1. Pérdida de imagen de la Entidad

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 4 5





Rara vez Mayor Bajo



Descripción Manual de Contratación Acta para la determinación del Acuerdo de Confidencialidad



Descripción Manual de Políticas de la seguridad de la información



Descripción Suscripción del acuerdo de confidencialidad

71 –

Riesgo. 5 Aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad, no confiabilidad y no integridad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Referencia

Causa Accesos y modificaciones no autorizadas al aplicativo y base de datos

Consecuencia Pérdida de imagen de la Entidad

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3,75



Posible Mayor Alto





Descripción Resolución 036/09. Ley 1273/09



Descripción Manual de políticas y procedimientos de seguridad de la información



Descripción El SI está integrado con el directorio activo de la PGN. Implementación de seguridad en el sitio a través de http. Solución de firewall para aplicaciones web

72 –

Riesgo. 6 Credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no integridad y/o no disponibilidad de la información.

Referencia

Causa Ataques a la infraestructura tecnológica.


Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3.33


Probable Mayor Alto





Descripción Resolución 036/09. Res. 302 de 2005. Contratos de mantenimiento y soporte de la plataforma de seguridad



Descripción Recomendaciones para la elaboración de estudios previos (especificaciones técnicas). Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información



Descripción El acceso al SI es privado (intranet).

73 –

Riesgo. 7 Aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no confidencialidad de la información

Referencia

Causa No suscripción de acuerdos de confidencialidad en los contratos de soporte y mantenimiento de los sistemas de información.


Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4,4


Probable Mayor Alto





Descripción

Ley 80 de 1993 y Manual de contratación

Control 2. Dependencia


Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información



Descripción El acceso al SI es privado (intranet Seguridad y restricción a la información confidencial. Acuerdos de confidencialidad. Contratación de servicios.

74 –

Riesgo. 8 Aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Referencia

Causa Fallas en el proceso de copia de respaldo o de restauración de la información, o pérdida de la misma.

Consecuencia

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 8 5,0


Probable Mayor Alto


Probable Mayor Alto



Descripción

Res.036/2009; Res. 302/05 y Res. 203 de 2013



Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información. Procedimiento Copias de respaldo y Manual técnico de la herramienta de backup



Descripción . Planeación de adquisición de soporte de la infraestructura. Contrato de custodia

75 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

Riesgo. 9 No disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Referencia

Causa Carencia o deficiencia en el soporte técnico, desconocimiento de los usuarios en el uso de los recursos tecnológicos, afectación por virus informático o robo de los equipos de cómputo

Consecuencia

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3,75


Posible Mayor Alto





Descripción Res 452 de 2002, adopción carta de valores y cumplimiento de las funciones a cargo de los servidores. Res 302 de 2005. Decreto Ley 262 de 2000.Ley 87 de 1993 (Control Interno).Decreto 1599 de 2005 (MECI).Ley 734 de 2002. Res. 111 de 2006 (Grupos OS) Ley 1755/2015



Descripción Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información. Nombramiento de Personal. Proceso de selección del contratista que preste el servicio de Soporte Técnico Integral. Procedimiento Soporte Técnico.



Descripción . Manual de políticas y procedimientos de la seguridad de la información. Nombramiento de Personal. Proceso de selección del contratista que preste el servicio de Soporte Técnico Integral. Procedimiento Soporte Técnico

76 –

# Nombre del Riesgo Probabilidad Impactó Nivel del Riesgos.

Sin controles Probabilidad Impactó

Nivel del riesgo. Con controles

1 No poder mantener la disponibilidad de los servicios informáticos de la PGN

Probable Catastrófico 80 Posible Mayor 12

2

No cumplimiento de normas, reglamentos, acuerdos y políticas de seguridad informática

Casi seguro

Posible

50

Posible

Moderado

9

3

Instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad y/o confiabilidad y/o integridad de la información que el usuario requiere en un momento determinado

Posible Mayor 30

Improbable Mayor 8

4

Instauración de recursos legales contra la entidad por no confidencialidad de la información almacenada en los servidores de la entidad.

Improbable Mayor 20 Rara vez Mayor 4

5

Aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad, no confiabilidad y no integridad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Posible

Mayor

30

Improbable

Mayor

8

6

Credibilidad y/o aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no integridad y/o no disponibilidad de la información.

Probable

Mayor

40

Probable

Moderado

12

7

Aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no confidencialidad de la información

Probable

Mayor

40

Probable

Moderado

9

8

Aumento en la instauración de recursos legales contra la entidad por no disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado.

Probable

Mayor

40

Probable

Mayor

8

9

No disponibilidad de la información que el usuario requiere en un momento determinado

Posible

Mayor

30

Improbable

Mayor

8

77 –

GESTIÓN: DE LA COMUNICACIÓN.

Riesgo. 1

Deficiencia de sistemas y equipos.

Referencia

Causa

1. Los sistemas y plataformas tecnológicas a través de las cuales se divulga la

información presenten fallas en su operación. 2. Los equipos de cómputo, los sistemas de telefonía IP, de Comunicación Dinámica Digital, los equipos técnicos de video y fotografía presenten fallas en su funcionamiento.

Consecuencia

1. La información no sea difundida de forma oportuna. 2. Pérdida de información 3. Incumplimiento de las funciones de la Oficina de Prensa

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




25 15 1,6



Casi seguro Moderado Moderado





Descripción Decreto 262 del 2000 artículos 14 numerales 1, 2, Manual de operaciones, Ley 734/ 2002. Ley 1474 del 2011



Descripción Solicitud a la dependencia pertinente de la Procuraduría o al proveedor externo, según sea el caso, del servicio de mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo y los equipos técnicos a su cargo. Garantías de equipos. Solicitar a la dependencia pertinente de la Procuraduría o al proveedor externo, según sea el caso, el mantenimiento preventivo de los equipos de cómputo y los equipos técnicos a su cargo.



Descripción Manejo de los equipos técnicos estrictamente con fines institucionales, conforme a los manuales de uso respectivos. Presentación de los reportes de novedades correspondientes.

78 –

Riesgo. 2

Divulgación de piezas de comunicación que no impactan a los públicos objetivos.

Referencia

Causa Desconocimiento de las necesidades y expectativas de los públicos objetivos. Empleo de lenguaje incomprensible para los públicos a quienes va dirigido.

Consecuencia Comunicación ineficaz Incumplimiento en el logro de los objetivos estratégicos de comunicación

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 6 2,5

Probabilidad Impacto







Descripción Decreto 262 de 2000, Procedimientos de la Oficina de Prensa.



Descripción Hacer seguimiento al efectivo cumplimiento de los procedimientos estipulados para cada producto de comunicaciones. Hacer seguimiento al comportamiento de los públicos objetivos de los productos de comunicaciones.



Descripción Atender los procedimientos y controles estipulados para cada producto de comunicaciones.

79 –

Riesgo. 3 Afectación de los derechos de los ciudadanos.

Referencia

Causa

Publicación de información por parte de la Oficina de Prensa que afecte el nombre, honra u otros derechos de los ciudadanos.

Consecuencia

Acciones de tutela en contra de la Oficina de Prensa, derechos de petición y la posibilidad de sanciones contra la entidad.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3.3



Probable Mayor Alto





Descripción Decreto 734 de 2022 Decreto 262 de 2000 Procesos y procedimientos



Descripción No se publican informaciones noticiosas sobre actuaciones disciplinarias previas a la formulación del pliego de cargos, a menos que se trate de hechos de connotación nacional que demanden precisiones sobre la labor disciplinaria al que demanden precisiones sobre la labor disciplinaria de la entidad. En ningún caso se publica información sobre actuaciones que no estén notificadas. No se publican informaciones sobre fallos de primera instancia proferidos por las Procuradurías Regionales y Provinciales, a menos de que éstos hayan quedado en firme. Diseño de protocolo de atención y respuesta de los derechos de petición interpuestos por ciudadanos ante la Oficina de Prensa como consecuencia de las

informaciones publicadas por ésta.



Descripción Cumplimiento de los procedimientos documentados de la Oficina de Prensa, específicamente los controles establecidos en el procedimiento de elaboración de información noticiosa. Cumplimiento de protocolo de atención y respuesta de los derechos de petición ante la Oficina de Prensa interpuestos por ciudadanos como consecuencia de las informaciones publicadas por esta oficina.

80 –

Riesgo. 4 Pérdida de información que soporta la gestión de la Oficina de Prensa.

Referencia

Causa

Falta intempestiva de la disponibilidad de documentos (información y su medio soporte) relacionada con los procedimientos de la oficina: archivos audiovisuales, gráficos, audios, registros fotográficos, anexos de las informaciones noticiosas publicadas, documentos jurídicos, documentos de procesos contractuales supervisados por la Oficina de Prensa y archivos estadísticos.

Consecuencia

Afectación de la memoria histórica de la entidad Afectación de la gestión de la Oficina de Prensa Posibles responsabilidades disciplinarias y/o penales .

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4,4



Probable Mayor Alto




Clave Estado Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción

Decreto 262 de 2000, procedimientos de la Oficina de Prensa.



Descripción Generación de copias de seguridad de la información que se almacena en medio magnético. Archivo físico de los documentos relacionados con la gestión de la Oficina de Prensa.


Clave Estado Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Manejar copias de seguridad de la información a su cargo cada 6 meses. Entregar oportunamente para el archivo los documentos impresos generados como resultado de su gestión.

81 –

GESTION DE LA COMUNICACIÓN




Nivel del riesgo.

Con controles

1 Deficiencia de sistemas y equipos.

Casi seguro Moderado 25 Probable Moderado 15

2

Divulgación de piezas de comunicación que no impactan a los públicos objetivos.

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

3 Afectación de los derechos de los ciudadanos.

Probable

Mayor

40

Probable

Moderado

12

4

Pérdida de información que soporta la gestión de la Oficina de Prensa

Probable

Mayor

40

Posible

Moderado

9

82 –

GESTIÓN DOCUMENTAL - SUBPROCESO DE

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Riesgo. 1

Asignación equivocada de los asuntos

Referencia

Causa Falta de destreza en la tarea en el trámite de los asuntos. Falta de unidad de criterio institucional sobre competencias.

Consecuencia Incremento de gastos operativos, reprocesos, tiempos de gestión y desgaste administrativo, debido a la asignación equivocada de asuntos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3,3



Probable 4 Mayor 10 Alto


Posible 3 Mayor 4

Alto



Descripción Decreto 262 de 2000. Ley 734 de 2002. Ley 1437 de 2011. Resolución 17 y 18 de 2000. Resolución 127 de 2008. Directrices sobre correspondencia registro y actualización de la información en el sistema SIAF. Manual de operaciones.



Descripción Establecer filtros y controles para estudio de la documentación que es recibida en la dependencia. Autocontrol y revisión de los asuntos asignados a cada funcionario. Monitoreo de competencias en diversas etapas del proceso.



Descripción Fortalecer los mecanismos de verificación sobre la dependencia competente asignada a cada documento al momento de recepción en cada despacho. Emitir directrices unificadas y criterios jurídicos uniformes para asignar competencias a los asuntos que ingresan, circulan y son despachadas en la PGN.

83 –

Riesgo. 2

Mora en el trámite de correspondencia que ingresa a la PGN por la DRCC

Referencia

Causa

Inobservancia de las directrices fijadas por la jefatura y en la normatividad vigente sobre el tema. Inobservancia de los procesos y procedimientos establecidos por el trámite de las comunicaciones oficiales. Reducida planta de personal para realizar los trámites.

Consecuencia

Incremento en tiempos de gestión, de gastos operativos, dilación de operación y de los procesos, desgaste administrativo, incumplimiento de términos legales con efectos jurídicos contraproducentes para la entidad y los usuarios.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3,75



Posible 3 Mayor 10 Alto


Improbable 2 Mayor 4

Moderado



Descripción Decreto 262 de 2000. Resolución 127 de 2008, por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición en la PGN. Instrucción sobre trámite documentación, control de tiempos de gestión y adopción de mecanismo para reducción de tiempo.



Descripción Retroalimentación sobre normas y procedimientos de la División. Difusión de directrices sobre el cumplimiento de normas legales. Generar reportes para determinar el número de asuntos que se encuentran en mora de trámite.



Descripción Autocontrol a través del reporte existente en el sistema SIAF para determinar los asuntos pendientes. Estudio y aplicación de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las tareas asignadas.

84 –

Riesgo. 3

Pérdida de documentos.

Referencia

Causa

Alto volumen en el ingreso de comunicaciones oficiales a la División de Registro, Control y Correspondencia. Alto volumen de documentos para tramitar por funcionario. Manipulación de documentos por diferentes funcionarios en la misma dependencia.

Consecuencia Pérdida de credibilidad institucional y percances de orden jurídico procesal debido a la pérdida de documentos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3,75



Posible 3 Mayor 10 Alto


Improbable 2 Mayor 4

Moderado



Descripción Decreto 262 de 2000, artículo 19 numeral 1, 2, 4,6. Resolución 361 de 2006. Ley 734 de 2002. Deberes de servidores públicos de conservación de elementos y documentos. Individualización de inventarios. Circular 039 de 2004. Circular 051 de 2002. Control de ingreso de documentos a la PGN. Directiva 02 de 2002 (Gobierno en Línea). Directiva 040 de 2006. (Política de Calidad). NTC-ISO 9001. Ley 1474 de 2011. Ley 1755 de 2015.



Descripción Reporte del sistema por funcionario para confrontar documentos físicos vs documentos asignados en el sistema. Trazabilidad del documento a través del sistema.



Descripción Autocontrol a través del sistema para determinar los asuntos asignados vs documentos en físico. Requerimiento al remitente de copia del documento extraviado para la reconstrucción del expediente obteniéndolo de la fuente. Observancia de los procesos y procedimientos para el trámite de comunicaciones oficiales.

85 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL




Nivel del riesgo.

Con controles

1

Asignación equivocada de los asuntos.

Probable Mayor 40 Posible Mayor

12

2

Mora en el trámite de correspondencia que ingresa a la PGN por la DRCC

Posible Mayor 30 Improbable Mayor

8

3 Pérdida de documentos.


8

86 –

PROCESO: GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS- SEGURIDAD SOCIAL.

Riesgo. 1 Inconsistencias en aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Referencia

Causas

1. Que Procuradurías Regionales envíen extemporáneamente las solicitudes de traslado de las administradoras del Sistema de Seguridad Social ( EPS´s, AFP, Fondos Administradores de Cesantías) 2. Que las EPS´s no envíen la respuesta oportunamente a las solicitudes de traslado (Dentro de los siguientes 30 días a la radicación). 3. Que la EPS No actualice la información registrada en la Base de Datos Única de Afiliados – BDUA de Minsalud. 4. Que el Operador de Información de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes - PILA envíe los aportes a la EPS que no corresponden.

Consecuencias La suspensión de los servicios de salud de los funcionarios por parte de las EPS.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 4 7,5



Posible Mayor

Alto


Rara Vez Mayor Bajo



Descripción Decreto 806 de 1998, Decreto 1406 de 1999, Decreto 4023 de 2011, Resolución 1015 de 2015 del Ministerio de Salud y Protección Social.



Descripción Se emitieron Memorandos de Secretaria General N° 010 del 14 de agosto de 2012 y N° 014 del 12 de marzo de 2015 dirigido a las Coordinaciones Administrativas solicitando el envío oportuno de las novedades de traslado.



Descripción Se solicita al asesor de la EPS que verifique en el Sistema el cumplimiento de requisitos para la aprobación del traslado y después de 30 días de radicado el traslado se solicita a la EPS la respuesta

87 –

Riesgo. 2 Negación del reconocimiento económico de licencias e incapacidades por parte de las EPS

Referencia

Causas

1. Que el funcionario no presente el certificado médico original de la licencia o incapacidad. 2. Que la EPS niegue el reconocimiento económico de la Incapacidad o licencia por falta de Historia Clínica.

Consecuencias Que el reconocimiento económico de las Incapacidades o Licencias deba ser asumido por el empleador y no por la EPS

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 4 7,5.00



Posible Mayor

Alto


Rara Vez Mayor Bajo



Descripción Decreto 4023 de 2011, Decreto 019 de 2012, Concepto N° 201411601165391 del 15 de agosto de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social



Descripción Se expidió el Memorando N° 040 del 17 de junio de 2014 de Secretaria General, por medio del cual se informa a todos los funcionarios que deben anexar el certificado médico original de las licencias e incapacidades.



Descripción Solicitar a la Superintendencia Nacional de Salud decidir sobre el reconocimiento económico de licencias e incapacidades negadas por las EPS por falta de historia clínica.

88 –

SUBPROCESO SITUACIONES ADMINISTRATIVAS-VIÁTICOS.

Riesgo. 3 Que se quede sin fondos la Caja Men0or

Referencia

Causas

1. Que el Grupo de Viáticos le dé trámite tardío a los reembolsos. 2, Que los funcionarios se demoren en legalizar sus comisiones de servicios 3. Que la División Financiera agote el PAC mensual y no se tenga recursos para el pago del reembolso 4. Que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público restrinja los recursos para viáticos.

Consecuencias

No autorizar comisiones para el desarrollo de las funciones de las diferentes

dependencias de la entidad.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 9 4, 44



Probable Mayor Alto





Descripción Decreto Ley 202 de 2000(Art. 62 numeral 7, Arts 94, 95 y 96), Decreto 1510 de 2013, Decreto 2768 de 2012, Decreto 111 de 1996, decreto (Estatuto Tributario) Art. 617, Decreto 1001 de 1997, Resolución 226 del 3 de mayo de 2016, Decreto anual del Departamento Administrativo de la Función Pública, fijando la escala de viáticos para la vigencia, Resolución anual expedida por la PGN, por la cual se efectúa asignaciones internas de apropiación en el presupuesto de gastos, correspondiente a la Vigencia Fiscal, Resolución de la PGN por la cual se constituye una caja menor de viáticos y gastos de viaje.



Descripción Se emitieron Memorando 012 de 2016 y 008 del 4 de febrero de 2015,



Descripción Se solicita al funcionario del grupo de viáticos encargado del trámite de reembolso, él envió de la carpeta de legalización con los documentos soportes una vez legalizadas las comisiones. Se solicita al funcionario del grupo de viáticos encargado de la recepción de los documentos de legalización de documentos el llamado telefónico para que sean legalizados dentro de los términos establecidos por la resolución 226 del 3 de mayo de 2016

89 –

SUBPROCESO GESTIÓN DE LA HISTORIA LABORAL

Riesgo. 4

Registrar información incorrecta de estudios y experiencia laboral en el Sistema Administrativo y Financiera- SIAF de la historia laboral de los funcionarios de la entidad.

Referencia

Causas Falta de conocimiento técnico y/o falta de validación de la información en el Sistema Administrativo y financiero-SIAF de la entidad.

Consecuencias Suministrar información inexacta o incompleta a los usuarios internos del SIAF.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 6 2,5.00








Descripción Aplicar la normatividad vigente: Ley 594 de 2000; Artículo 3° Decreto 262/2000; Res.354 de 2000, Creación grupo de hojas de vida y Manual de funciones y requisitos vigente.



Descripción Aplicar los Procedimientos internos establecidos en el SGC, para el subproceso de Gestión de la Historia Laboral.



Descripción Revisión de los documentos ingresados en la historia laboral, física y virtualmente. Revisión de historias laborales nuevas.

90 –

Riesgo. 5 Deterioro, mutilación del documento que hace parte de la historia laboral

Referencia

Causas Manipulación inadecuada de las historias laborales por parte de los usuarios

Consecuencias Pérdida de información de la historia laboral

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del



15 3 5,00





Rara vez Moderado Bajo



Descripción Aplicar la normatividad vigente: Ley 594 de 2000, Dto. 262/2000 Res.354 de 2000 Creación grupo de la División (Modificatorias) - Manual de funciones y requisitos (Modificatorias



Descripción Diligenciar formato "Control de Préstamos". REG-GH-HL-001 y/o confrontación de los folios de la historia laboral al ser regresada por los usuarios. Acceso restringido al archivo.



Descripción Revisión de la historia laboral. Observación directa al usuario.

91 –

Riesgo. 6 Expedición de certificaciones laborales con datos errados o con inconsistencias

Referencia

Causas

1. Historias laborales incompletas, adulteradas por su manipulación o mal archivo documental 2. Errores involuntarios en la elaboración de las certificaciones 3. Error de registro de información en el Sistema de Información Administrativo y Financiero-SIAF

Consecuencias Expedición de certificaciones con información incompleta o inexacta.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 6 2,5.00








Descripción Aplicar la normatividad vigente: Ley 594 de 2000, Dto. 262/2000 Res.354 de 2000 Creación grupo de la División (Modificatorias) - Manual de funciones y requisitos (Modificatorias).



Descripción Validación de las certificaciones antes de ser entregadas al usuario.



Descripción Atenciones de reclamaciones de los usuarios en relación con las certificaciones expedidas. Verificación de la exactitud de la información de la certificación por varios filtros antes de ser entregada al solicitante

92 –

Riesgo. 7 Expedición de certificaciones laborales fuera de los términos legales

Referencia

Causas Exceso de solicitudes de certificaciones laborales y tras papeleo de la solicitud.

Consecuencias 1. Sanciones disciplinarias a los responsables de la expedición de certificaciones. 2. Perjuicio al solicitante por la demora de la expedición de la certificación laboral

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 6 2,5.00








Descripción Aplicar la normatividad vigente: Ley 594 de 2000, Dto. 262/2000- Res.354 de 2000 Creación grupo de la División (Modificatorias) - Manual de funciones y requisitos (Modificatorias).



Descripción Revisión de manera diaria de la hoja de ruta para realizar los controles necesarios a las solicitudes de acuerdo con los términos legales para su cumplimiento.



Descripción Atenciones de reclamaciones de los usuarios en relación con las certificaciones expedidas.

93 –

SUBPROCESO VINCULACION DE PERSONAL - CAS.

Riesgo. 8 Dar posesión sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normatividad vigente.

Referencia

Causas

1. Periodos con alto volumen de posesiones. 2. Las personas a posesionar pueden presentar documentación no válida, desactualizada, incompleta o insuficiente, según los requisitos del cargo. 3. Documentación adulterada o falsa que no se pueda verificar en su momento. 4. La presión ante la urgencia de algunas posesiones, puede generar inconsistencias en la revisión de requisitos.

Consecuencias

Realizar posesiones sin el cumplimiento de requisitos exigidos- Sanciones

disciplinarias

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 6 2.5








Descripción Decreto 262, 263 de 2000, Ley 190 de 1995, Ley 270 de 1996, Manual de funciones y requisitos vigente. Constitución política artículos, 29, 209, 277, memorando 014 de 2015.



Descripción Se emitió Memorando 014 de enero de 2015 de Secretaria General a los Procuradores Regionales, Coordinadores Administrativos y servidores PGN con el fin de informar acerca de los últimos lineamientos establecidos para la vinculación de personal en la entidad.



Descripción Validación por parte de la División de Gestión Humana de la información registrada en el Certificado de Cumplimiento de Requisitos y sus respectivos soportes.

94 –

SUBPROCESO BIENESTAR.

Riesgo. 9

La no realización de las actividades planeadas dentro de los programas del Grupo Bienestar.

Referencia

Causas

Los Decretos de austeridad del gasto público afectan directamente el presupuesto asignado al desarrollo de los programas de Bienestar

Consecuencias No se podrían realizar todas las actividades que se tienen programadas.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 6 2,5.








Descripción Seguimiento POA, Resolución 252/2006, Decreto Ley 1567/98, Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones vigente- Resolución 313/2013, Resolución 275/2014.



Descripción Planear las actividades de Bienestar con anticipación y de esta manera tener la

posibilidad de contar con el apoyo voluntario de otras entidades



Descripción Crear y mantener actualizada la base de datos de las entidades que prestan su apoyo voluntario para la realización de las actividades de Bienestar y de esta forma tener contacto continuo con estas

95 –

SUBPROCESO - COMPENSACIÓN CESANTÍAS.

Riesgo. 10 El no pago oportuno de las cesantías

Referencia

Causas Que se agote la apropiación presupuestal para el pago de cesantías.

Consecuencia Sanción pecuniaria para la Entidad

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 6 5,00



Posible Mayor Alto





Descripción 1- Decreto ley 262 del 2000 2- Ley 244 de 1995 y 1071 de 2006 3- Manual de

funciones vigente, - Ley 432 de 1998, 5- Resolución 106 de 1995



Descripción Liquidar en el sistema SIAF, 2- Actualizar el sistema Integrado Administrativo y Financiero de la Entidad.



Descripción Verificación de la información en el sistema SIAF, y fechas de la cancelación de las cesantías.

96 –

Riesgo. 11 Que no se liquide correctamente las cesantías

Referencia

Causas

Que no se haga una revisión exhaustiva de los factores de liquidación de las

cesantías de acuerdo al manual de procedimientos.

Consecuencias Presentación de recursos de reposición contra la liquidación de las cesantías.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 6 5,00



Posible Mayor Alto





Descripción 1- Decreto ley 262 del 2000 2- Artículo 23 Constitución Nacional artículo 6 ( Derechos de petición) 3- Ley 1755 de 2015



Descripción Verificación individual de la pre-liquidación generada por el sistema SIAF.



Descripción Comprobación manual de los factores a tener en cuenta para la liquidación de las cesantías.

97 –

SUBPROCESO COMPENSACIÓN – NÓMINA


Clave No Estado No Definido Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Revisión de las novedades ingresadas, con listados expedidos por el sistema, reliquidación del funcionario al cual se le afecta la nómina mensual, proceso reiterativo hasta la depuración completa de las novedades de nómina

Riesgo 12 Que los datos incluidos por las diferentes fuentes en el sistema de información SIAF no correspondan con la situación administrativa de los funcionarios así como sus respectivos descuentos.

Referencia

Causas Error en la digitación o envío de una novedad de las diferentes fuentes

Consecuencias Liquidación errónea de los funcionarios y sus novedades de nómina

Valoración del riesgo



Exposición Riesgo ( Residual)

20 6 3.3


Severidad Riesgos Sin control


Severidad Control Con control




Descripción Decreto 903 de 1969; Decreto 1231 de 1973 art. 3°; Decreto 306 de 1983 art. 10; Decreto 621 de marzo 2 de 2007; Decreto 2926 de 1978, Decreto 1042 de 1978, Decreto 1045 de 1978, Estatuto Tributario y sus diferentes resoluciones, Decreto 383 de 2013, Decreto 1306 de 1978, Resolución 374 de septiembre de 2011, Decretos de incremento salarial


Clave No Estado Presente Eficacia Muy Bueno

Cobertura

Descripción Cruce comparativo de los listados (mes anterior contra novedades del mes actual) en pre nómina.

98 –

Riesgo 13

Solicitud tardía o falta de la misma cuando se presenta actualización o cambios en la normatividad que afecta la liquidación de la nómina.

Referencia

Causas

Que no se realice el requerimiento oportuno a la Oficina de Sistemas sobre los cambios que afectan la liquidación de los funcionarios.

Consecuencia Liquidación errónea de la nómina por la no aplicación de la legislación vigente.

Valoración del riesgo




15 6 2.5


Severidad Riesgos

Sin control


Severidad Control Con control



Clave No Estado No Definido Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Decreto 903 de 1969; Decreto 1231 de 1973 art. 3°; Decreto 306 de 1983 art. 10; Decreto 621 de marzo 2 de 2007; Decreto 2926 de 1978, Decreto 1042 de 1978, Decreto 1045 de 1978, Estatuto Tributario y sus diferentes resoluciones, Decreto 383 de 2013, Decreto 1306 de 1978, Resolución 374 de septiembre de 2011, Decretos de incremento salarial

Control 2 Dependencia Referencia

Clave No Estado No Definido Eficacia Muy Bueno Cobertura

Descripción Actualización permanente por parte de los funcionarios del Grupo Nomina sobre conceptos, leyes, decretos y demás normatividad que aplique a la entidad, con el fin de informar oportunamente a la Oficina de Sistema para la aplicación de los cambios en el sistema

99 –

Riesgo 14 Que los certificados salariales y bonos pensionales sean proyectados sin la totalidad de la información o con errores de digitación.

Referencia

Causas

Cantidad de documentación soporte que debe ser revisada para la extracción de la información, así como el alto volumen de solitudes a contestar, teniendo en cuenta que la información no se encuentra unificada en un solo sistema.

Consecuencia Remisión de información errónea.





15 6 2.5


Sever. Sin Controles Posible Moderado Moderado

Sever Con Controles Improbable Moderado Bajo



Descripción Decreto 1158 de 1994, circular interna del ministerio de hacienda (Expedición de formatos CLEB) Bono pensional y su modificación en el año 2014.


Clave No Estado No Definido Eficacia Muy Bueno Cobertura

Descripción Verificar fondo de pensiones para determinar qué tipo de formato se requiere para elaborar el documento. Búsqueda en los sistemas TQM y SIAF de la información requerida. Confrontación hoja de vida con la información reportada por el Sistema. Revisión por parte del funcionario encargado y posteriormente del Coordinador.



Descripción Consultar decretos salariales por año y confrontación reportes de ingresos y deducciones por año. Revisión del sistema SIAF para verificar salarios por cargo ocupado

100 –

Control 3 Funcionario Referencia


Descripción Revisión por parte de Secretaria General de la información entregada así como de la liquidación realizada por el Grupo de Nómina.

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO GESTIÓN HUMANO

Riesgo 15 No liquidación oportuna de las sentencias y conciliaciones.

Referencia

Causas Información incompleta allegada por la fuente.

Consecuencias Demora en el proceso de gestión de la sentencia y pago de intereses por este tiempo.





30 9 3.33


Sever con controles

Posible Mayor Alto

Sever sin Control Posible Moderado Moderado

Evaluación



Descripción

Las sentencias, Código Contencioso Administrativo, Resolución 369 de 2007.


Clave No Estado Eficacia Cobertura

Descripción Revisión de la información allegada determinando la completitud de los datos, solicitud de la información faltante a la Oficina Jurídica.

101 –

Nombre del Riesgo Probabilidad Impactó Nivel del Riesgos.

Sin controles Probabilidad Impactó

Nivel del riesgo. Con controles

SITUACIONES ADMINISTRATIVAS- SEGURIDAD SOCIAL.

1

Inconsistencias en aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud.

Posible

Mayo

30

Rara Vez

Mayor

4

2

Negación del reconocimiento económico de licencias e incapacidades por parte de las EPS

Posible

Mayor

30

Rara Vez

Mayor

4

SUBPROCESO SITUACIONES ADMINISTRATIVAS-VIÁTICOS.

1 Que se quede sin fondos la Caja Menor

Probable

Mayor

40

Posible

Moderado

9

SUBPROCESO GESTIÓN DE LA HISTORIA LABORAL.

1

Registrar información incorrecta de estudios y experiencia laboral en el Sistema Administrativo y Financiera- SIAF de la historia laboral de los funcionarios de la entidad.

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

2 Deterioro, mutilación del documento que hace parte de la historia laboral

Posible

Moderado

15

Rara vez

Moderado

3

3 Expedición de certificaciones laborales con datos errados o con inconsistencias

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

4 Expedición de certificaciones laborales fuera de los términos legales

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

SUBPROCESO VINCULACION DE PERSONAL - CAS.

1

Dar posesión sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la normatividad vigente

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

SUBPROCESO BIENESTAR.

1

La no realización de las actividades planeadas dentro de los programas del Grupo Bienestar.

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

SUBPROCESO - COMPENSACIÓN CESANTÍAS.

1 El no pago oportuno de las cesantías

Posible

Mayor

30

Improbable

Moderado

6

2 Que no se liquide correctamente las cesantías

Posible

Mayor

30

Improbable

Moderado

6

SUBPROCESO COMPENSACIÓN – NÓMINA

1

Que los datos incluidos por las diferentes fuentes en el sistema de información SIAF no correspondan con la situación administrativa de los funcionarios así como sus respectivos descuentos.

Probable

Moderado

20

Improbable

Moderado

6

2

Solicitud tardía o falta de la misma cuando se presenta actualización o cambios en la normatividad que afecta la liquidación de la nómina.

Posible

Moderado

15

Improbable

Moderado

6

3

Que los certificados salariales y bonos pensionales sean proyectados sin la totalidad de la información o con errores de digitación.

Posible

Moderado

16

Improbable

Moderado

6

4 No liquidación oportuna de las sentencias y conciliaciones.

Posible

Mayor

30

Posible

Moderado

9

102 –

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBPROCESO SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA.

Riesgo. 1 No satisfacer oportunamente las necesidades de personal de la PGN, a través de

procesos de selección por méritos.

Referencia

Causa No realizar oportunamente el estudio y la planeación correspondiente para la

completa ejecución de un concurso de méritos.

Consecuencia Pérdida de imagen y credibilidad, debido a que no hay oportunidad de ingreso de

la ciudadanía o ascenso en el escalafón de carrera de la PGN.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3,3



Probable Mayor Alto





Descripción Constitución Política de Colombia artículo 125, Decreto Ley 262 de 2000, Manual Específico de Funciones y de Requisitos por Competencias Laborales, Estatuto de Contratación Estatal y demás normas aplicables.



Descripción POA de la Dependencia, Auditorías de calidad sobre el subproceso de selección de empleados de carrera.



Descripción No existe un punto de control directo por tratarse de decisiones de la alta dirección.

103 –

Riesgo. 2 Incumplimiento de los términos establecidos en el cronograma de actividades del concurso

Referencia

Causa

1. Falta de controlar los recursos involucrados en el proyecto (recursos físicos, técnicos, logísticos, humanos, tiempo).

2. Causas externas (acciones judiciales, cambio de normatividad). 3. Hechos no previsibles (número de inscripciones superiores a las esperadas,

fallas tecnológicas, solicitudes masivas sobre los diferentes temas del subproceso.

Consecuencia Pérdida de imagen y credibilidad, posibles costos adicionales.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 9 2,2



Probable Mayor Moderado


Posible Mayor Moderado






Descripción Avisos publicados en la página web autorizada del concurso, cronograma del concurso, reuniones de gestión o mesas de trabajo



Descripción Aplicativos electrónicos institucionales y del contratista (outlook, Excel, aplicativos para reclutamiento y pruebas), parámetros y planes de trabajo e instructivos.

104 –

Riesgo. 3 No agotamiento de lista de elegibles

Referencia

Causa Vinculación de personal en provisionalidad o libre nombramiento

Consecuencia

Pérdidas económicas del proceso de selección ejecutado





20 9 2,2











Descripción Auditorías de calidad sobre el Subproceso de Selección de Empleados de Carrera, Informes de agotamiento de las Listas de Elegibles



Descripción No existe un punto de control directo por tratarse de decisiones de la Alta Dirección.

105 –

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBPROCESO CALIFICACIÓN DE SERVICIOS

Riesgo. 1 No registro oportuno de la calificación de servicios. Referencia

Causa No diligenciamiento de la calificación de servicios en el formato correspondiente

y su envío a la Oficina de Selección y Carrera en términos legales por parte de los evaluadores.

Consecuencia El evaluado no puede acceder a los derechos de carrera ni hacer uso de los

recursos en casos de inconformidad.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




5 3 15



Probable Mayor Alto


Probable Moderada Moderado



Descripción Decreto Ley 262/2000, Manual Específico de Funciones y de Requisitos por Competencias Laborales, actos administrativos de la Comisión de Carrera, Resolución 232 de 2009, Resolución 188 de 2010, Circular 025 de 2010. Ley 1755/15.



Descripción POA de la Dependencia.



Descripción No hay un punto de control directo de la Dependencia por cuanto la actividad de calificar objetivamente corresponde directamente al evaluador frente a las evidencias del desempeño del servidor en carrera. Sin embargo, el funcionario a cargo, periódicamente realiza comunicación directa con los evaluadores y evaluados para resolver inquietudes y brinda además asesoría permanente sobre el tema

106 –

Riesgo. 2 Falta de objetividad en la calificación de servicios.

Referencia

Causa

1. No concertar objetivos y/o no hacer seguimiento del plan de acuerdos sobre el desempeño laboral.

2. Incumplimiento de los deberes de los calificadores y de los calificados. 3. Desconocimiento de los instrumentos de calificación y/o inapropiada

utilización de los mismos.

Consecuencia

Pérdida de confianza y credibilidad en el subproceso de calificación de servicios lo que conlleva al desinterés e inconformidad del evaluado y a la afectación del clima laboral institucional.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 4 40



Probable Mayor Alto


Probable Moderado Alto



Descripción Decreto Ley 262/2000, Manual Específico de Funciones y de Requisitos por Competencias Laborales, actos administrativos de la Comisión de Carrera, Resolución 232 de 2009, Resolución 188 de 2010, Circular 025 de 2010, Ley 1755/2015.



Descripción No hay un punto de control directo de la Dependencia por cuanto la actividad de calificar objetivamente corresponde directamente al evaluador frente a las evidencias del desempeño del servidor en carrera. Sin embargo, la Oficina de Selección y Carrera, periódicamente realiza actividades masivas (correos, instructivos, capacitaciones, folletos, videos, entre otros) tendientes a recordar la objetividad que se le debe aplicar a la calificación de servicios y los parámetros a seguir.



Descripción No hay un punto de control directo de la Dependencia por cuanto la actividad de calificar objetivamente corresponde directamente al evaluador frente a las evidencias del desempeño del servidor en carrera. Sin embargo, el funcionario a cargo, periódicamente realiza comunicación directa con los evaluadores y evaluados para resolver inquietudes y brinda además asesoría permanente sobre el tema.

107 –

MAPA DE RIESGOS - SUBPROCESO DE SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA Y CALIFICACIÓN DE SERVICIOS.





PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBPROCESO SELECCIÓN DE EMPLEADOS DE CARRERA.

1

No satisfacer oportunamente las necesidades de personal de la PGN, a través de procesos de selección por méritos.

Probable

Mayor

40

Probable

Moderado

12

2

Incumplimiento de los términos establecidos en el cronograma de actividades del concurso

Probable

Mayor

20

Posible

Mayor

9

3 No agotamiento de lista de elegibles

Probable

Catastrófico

20

Posible

Catastrófico

9

PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO SUBPROCESO CALIFICACIÓN DE SERVICIOS.

1

No registro oportuno de la calificación de servicios

Moderada

5

5

Moderada

3

3

2

Falta de objetividad en la calificación de servicios.

Probable

10

10

Probable

4

4

108 –

GESTIÓN: FINANCIERA

SUBPROCESO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y TESORERIA.

Riesgo. 1 SUSPENSION Y/O SOBRECOSTOS EN LOS SERVICIOS PUBLICOS

Referencia

Causa

No existe lineamientos claros y falta gestión con los Coordinadores

Administrativos sobre los protocolos para determinar: periodicidad de los

servicios públicos, mecanismos de envío de las facturas soporte y los

vencimientos de pago

Consecuencia 1)Pérdida de imagen institucional 2)Generación de intereses de mora y sanciones 3)Suspensión de la prestación del servicio de la PGN

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10

6

1,7



IMPROBABLE

MODERADO

Bajo


IMPROBABLE

MODERADO

Bajo



Descripción Manual de procedimientos, circulares y memorandos 073/2014 y 071/2015 de Secretaría General.



Descripción Priorización del pago de servicios públicos por parte de cada dependencia que interviene en el proceso



Descripción Validación oportuna de la procedencia del pago por parte del servidor asignado

109 –

Riesgo. 2 PAGO REPETIDO DE LAS OBLIGACIONES ECONOMICAS DE LA ENTIDAD

Referencia

Causa

1) Trámite de cuentas con copia de los documentos de cobro (factura o documento equivalente) 2) Validación insuficiente en la autorización de los pagos 3)Verificación insuficiente de los requisitos para el trámite de la cuenta

Consecuencia

1) Pérdida de imagen institucional 2) Detrimento patrimonial, sanciones administrativas, disciplinarias, fiscales y penales

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10

4

2,5



RARA VEZ

MAYOR

Bajo


RARA VEZ

MAYOR

Bajo



Descripción Decreto 2674 de 2012 (SIIF Nación), Manual de contratación, Manual de procedimientos y Código de Comercio



Descripción Archivo actualizado del libro radicador y del reporte de obligaciones presupuestales y la hoja de vida de los contratos



Descripción Revisión minuciosa del archivo de radicados y validación de los pagos frente a la hoja de vida del contrato y reporte de los registros presupuestales de la obligación

110 –

Riesgo. 3 LIQUIDACION Y APLICACIÓN INADECUADA DE LAS DEDUCCIONES

Referencia

Causa

1) Desconocimiento o aplicación inadecuada de las normas tributarias 2) Falta de cuidado del servidor que liquida deducciones 3) Falta unificación institucional en normas tributarias

Consecuencia

1) Pérdida de imagen institucional 2) Generación de intereses de mora y sanciones tributarias y disciplinarias 3)Desgaste administrativo por reprocesos 4)Incremento de número de ajustes contables en SIIF

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 9

1,7



POSIBLE MODERADO Moderado


POSIBLE MODERADO Moderado



Descripción Estatus tributarios: nacional, departamental y municipal; leyes, decretos, ordenanzas y acuerdos sobre la materia; actos administrativos de la Entidad



Descripción Archivo actualizado que consolida las deducciones pertinentes de acuerdo con la normatividad vigente Plantillas estándar de deducciones tributarias, dependiendo la naturaleza del hecho económico Segregación de actividades entre quien liquida y quien aplica deducciones Revisión de cada integrante de la cadena presupuestal



Descripción Revisión minuciosa y validación del archivo que consolida la información tributaria y cotejo del mismo frente a la normatividad que le es aplicable, según el hecho económico y la territorialidad de éste.

111 –

Riesgo. 4 PAGO INOPORTUNO DE LAS OBLIGACIONES

Referencia

Causa

1) Mora en la radicación de cuentas con el lleno de requisitos por parte de los supervisores 2) PAC insuficiente 3) Falta de celeridad en el trámite de la cuenta en la cadena presupuestal

Consecuencia

Pérdida de imagen institucional, sobrecostos y sanciones Extemporaneidad o incumplimiento de obligaciones económicas frente a terceros Sobrecostos por sanciones o intereses moratorios Desgaste administrativo por conciliaciones, solicitudes de devolución o rectificaciones

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10

6

1.7



IMPROBABLE

MODERADO Bajo


IMPROBABLE

MODERADO Bajo



Descripción Decreto 2674 de 2012 (SIIF Nación), Manual de contratación, Manual de procedimientos, Estatuto tributario, Código de comercio y contratos, Código Contencioso Administrativo, Estatuto Orgánico de Presupuesto.



Descripción Indicador de cumplimiento de los tiempos establecidos para el trámite de las cuentas. Estimativo de PAC con base en necesidades reales de pago.



Descripción Revisión periódica del cumplimiento en los tiempos de trámite de las cuentas, comunicación a los supervisores por demora en el trámite de las cuentas. Monitoreo periódico de las cuentas bancarias

112 –

Riesgo. 5 PAGOS SIN LLENAR LOS REQUISITOS LEGALES

Referencia

Causa

Falta de verificación integral y detallada de la documentación que soporta el pago de las distintas obligaciones

Consecuencia

1)Pérdida de imagen institucional 2)Sanciones 3)Glosas en el informe de auditoría 4)Detrimento patrimonial

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 4

2.5



RARA VEZ MAYOR Bajo


RARA VEZ MAYOR Bajo



Descripción Decreto 2674 de 2012 (SIIF Nación), Manual de contratación, Manual de procedimientos, Instructivo trámite de cuentas, Estatuto tributario, Código de comercio, Estatuto de contratación, las leyes y decretos que lo complementan o modifican y contratos



Descripción Lista de chequeo y las normas que le aplican Filtros de revisión y especialización, con sus relevos, de los servidores según el tipo de obligación a tramitar



Descripción Revisión y validación de los documentos generados en el Grupo de Cuentas frente a los documentos soporte y las condiciones tributarias del contratista

113 –

Riesgo. 6 INCUMPLIMIENTO DE META DE EJECUCION PRESUPUESTAL EN EL POA

Referencia

Causa

1)Sobreestimar las necesidades de la Entidad en los diferentes rubros presupuestales 2) Retraso en los procesos de contratación 3) No aprobación de cupo de vigencias futuras 4) Debilidad en el seguimiento a la ejecución presupuestal

Consecuencia

1) Pérdida de imagen y credibilidad institucional 2) Pérdida y/o recortes de recursos presupuestales 3)Alta constitución de reservas presupuestales

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 12 1,7



PROBABLE MODERADO Moderado


PROBABLE MODERADO Moderado



Descripción Estatuto orgánico del presupuesto. Control de Advertencia Contraloría General de la República. Estatuto de contratación. Comunicaciones del Ministerio de Hacienda



Descripción Implementación de herramienta para el análisis financiero Seguimiento a la Ejecución Presupuestal Reuniones de análisis con involucrados en los procesos



Descripción Informe periódico de seguimiento a la Ejecución Presupuestal Socialización del informe a la Ordenadora del Gasto para toma oportuna de decisiones Revisión de decisiones tomadas por otras áreas .

114 –

Riesgo. 7 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS PRESUPUESTALES

Referencia

Causa

1) Errónea imputación presupuestal en la expedición de un CDP o Registro Presupuestal. 2)Improcedente modificación o anulación de un CDP o Registro Presupuestal después de estar refrendado por el Coordinador del Grupo 3)Registro presupuestal extemporáneo

Consecuencia

1) Pérdida de imagen institucional y credibilidad institucional 2)Detrimento patrimonial 3)Sanciones administrativas, disciplinarias, fiscales y penales 4)Demora en el trámite de gestión de gasto

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 12 2,5



POSIBLE MAYOR ALTO


POSIBLE

MAYOR ALTO



Descripción Decreto 2674 de 2012, Estatuto orgánico del presupuesto, Control de advertencia Contraloría General de la República, Estatuto de contratación, Ley de servicios públicos, Reglamento de propiedad horizontal, Ley y Decreto de Presupuesto para cada vigencia.



Descripción Revisión de los CDP y CRP expedidos, bajo criterios normativos



Descripción Cuadros o ayudas que cada funcionario lleve de su labor: lectura de normas, reglamentación, etc. a través de internet

115 –

Riesgo. 8 PAGOS INADECUADOS DESDE CUENTA BANCARIA

Referencia

Causa 1)Información del beneficiario o cuenta bancaria de destino desactualizada 2) Fallas en la revisión de los soportes y/o de la transacción

Consecuencia

1) Extemporaneidad o incumplimiento de obligaciones económicas frente a terceros 2)Sobrecostos por sanciones o intereses moratorios 3)Desgaste administrativo por conciliaciones, solicitudes de devolución o rectificaciones

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 8 2,5



IMPROBABLE MAYOR MODERADO


IMPROBABLE MAYOR MODERADO



Descripción Decreto 2674 de 2012. Procedimiento Trámite de cuentas"



Descripción Requerir al beneficiario la certificación bancaria y/o mecanismos de recaudo para el pago de cuentas cuando no proceda el pago a beneficiario final por SIIF. Revisión del soporte de giro ACH por parte del tesorero.



Descripción Mantener una base de datos actualizada con el registro de las cuentas bancarias y/o mecanismos de recaudo para el pago de cuentas que no se tramitaron por pago a beneficiario final por SIIF. Revisar minuciosamente los cheques y la aplicación de las condiciones de manejo pactadas antes de consignar

116 –

Subproceso Contabilidad Financiera

Riesgo. 1 ESTADOS FINANCIEROS NO RAZONABLES

Referencia

Causa

1. La información remitida al Grupo de Contabilidad es insuficiente inoportuna o confusa 2. Que no se verifique el registro contable automático que genera el SIIF y por tanto no se hagan las reclasificaciones de cuentas contables y terceros, cuando corresponda 3.Desconocimiento de normas contables 4. Reportes sin depurar por parte de las áreas proveedoras de información 5.Deficiente implementación de la NICSP por falta de recursos: Humanos, técnicos, acompañamiento de la alta dirección, capacitación e información

Consecuencia 1. No fenecimiento de la cuenta por parte de la CGR, 2. Deterioro de la imagen de la Entidad, 3. Toma de decisiones incorrectas

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 3 3.3



IMPROBABLE MODERADO BAJO


RARA VEZ

MODERADO BAJO



Descripción Régimen de Contabilidad Pública, Procedimientos e Instructivos



Descripción Capacitación, conciliaciones



Descripción Auto capacitación, consulta y aplicación de las normas, de las políticas y de los instructivos

117 –

MAPA DE RIESGOS GESTIÓN FINANCIERA

Riesgo. 2 PRESENTACION INOPORTUNA DE INFORMACION

Referencia

Causa 1. Información extemporánea remitida por áreas proveedoras de información 2. Fallas en los sistemas de información 3. Demora en el procesamiento de la información

Consecuencia Sanciones Pérdida de imagen institucional

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 3 3.33333



IMPROBABLE MODERADO Bajo


RARA VEZ MODERADOR

Bajo



Descripción Normas expedidas por entes de control que obligan a presentar información (CGN, CGR, Tesorería Territoriales, etc), Políticas, procedimientos, instructivos



Descripción Solicitud de apoyo a la Oficina de Sistemas, planes de acuerdos con proveedores de información,



Descripción Radicación de solicitudes de soporte, monitoreo al cumplimiento de los acuerdos de servicios frente al cronograma

118 –





SUBPROCESO EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Y TESORERIA.

1

SUSPENSION Y/O SOBRECOSTOS EN LOS SERVICIOS PUBLICOS

IMPROBABLE

MODERAD

10

IMPROBABLE

MODERAD

6

2

PAGO EPETIDO DE LAS BLIGACIONES ECONOMICAS DE LA ENTIDAD

RARA VEZ

MAYOR

10

RARA VEZ

MAYOR

4

3

LIQUIDACION Y APLICACIÓN INADECUADA DE LAS DEDUCCIONES

POSIBLE MODERAD

15 POSIBLE MODERAD

9

4

PAGO INOPORTUNO DE LAS 0BLIGACIONES

IMPROBABLE MODERAD

10

IMPROBABLE MODERAD

6

5

PAGOS SIN LLENAR LOS REQUISITOS LEGALES

RARA VEZ MAYOR

10 RARA VEZ MAYOR

4

INCUMPLIMIENTO DE META DE EJECUCION PRESUPUESTAL EN EL POA

PROBABLE MODERAD

20 PROBABLE MODERAD

12

6 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS PRESUPUESTALES

POSIBLE MAYOR

30 POSIBLE MAYOR

12

7

PAGOS INADECUADOS DESDE CUENTA BANCARIA

IMPROBABLE MAYOR

20 IMPROBABLE MAYOR

8

Subproceso Contabilidad Financiera.

1 ESTADOS FINANCIEROS NO RAZONABLES

IMPROBABLE MODERAD

10

RARA VEZ MODERAD

3

2 PRESENTACION INOPORTUNA DE INFORMACION

IMPROBABLE MODERAD 10

RARA VEZ MODERAD

3

119 –

GESTIÓN DE: RELATORIA.

Sistema de Información SIREL

Riesgo. 1

Algunas dependencias no envían a la Relatoría oportunamente la información que debe ser publicada.

Referencia

Causa

6. Falta de actualización de decisiones en el SIM 7. Envían documentos con datos sensibles (datos personales) 8. No envían documentos definitivos (borradores) 9. Envían documentos incompletos (Falta fecha, número, etc.)

Consecuencia

3. El SIM no permite enviar los documentos a Relatoría. 4. La información no es registrada a tiempo. 5. Desactualización del sistema y de la información. 6. Retraso en el registro por tener que devolver el documento para que lo

corrijan o completen.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3.33



Probable Mayor Alto


Posible Mayor Alto



Descripción Constitución Política – Decreto 262 de 2000 Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 Ley 1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario 103 de 2015 Resolución 239 de 2009 - Resolución 266 de 2015 – Circular 26 de 2009 Circulares 2 de 2011, 1 de 2012 y 3 de 2015 de la Viceprocuradora Oficios 98 y 127 de 2013 de la Viceprocuradora.



Descripción Envía correos solicitando el envió de la información, realiza llamadas telefónicas; capacitaciones y sensibilización a los funcionarios y usuarios.



Descripción El Jefe realiza seguimiento mensual para el cumplimiento del envío de la información y los abogados relatores hacen el seguimiento de los documentos devueltos.

120 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE RELATORÍA

Riesgo. 2

Demora en los ajustes en el sistema SIREL por parte de la Oficina de Sistemas

Referencia

Causa 1. Falta de personal en la Oficina de Sistemas para atender los

requerimientos de Relatoría. 2. Inconsistencias en la información del sistema SIREL.

Consecuencia

1. El ciudadano no puede acceder a toda la información. 2. Las notas de vigencia de los actos administrativos no se visualizan en

todos los navegadores, lo que hace que el usuario no use la herramienta de consulta por la página web.

3. Retraso en el trabajo del funcionario que hace el requerimiento. Retraso en el trabajo del funcionario que hace el requerimiento.

4. Se han borrado involuntariamente documentos que deben estar en la base de datos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 12 2.5



Posible Mayor Alto


Posible Mayor Alto



Descripción Constitución Política – Decreto 262 de 2000 Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 Ley 1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario 103 de 2015 Resolución 239 de 2009 - Resolución 266 de 2015 – Circular 26 de 2009 Circulares 2 de 2011, 1 de 2012 y 3 de 2015 de la Viceprocuradora Oficios 98 y 127 de 2013 de la Viceprocuradora.



Descripción Envía requerimientos solicitando los ajustes del sistema SIREL.



Descripción El Jefe realiza seguimiento a los requerimientos mediante llamadas telefónicas, envío de correos y reuniones con el grupo SIM y la Oficina de Sistemas.

121 –





Sistema de Información SIREL

1

Algunas dependencias no envían a la Relatoría oportunamente la información que debe ser publicada.

Probable

Mayor

40

Posible

Mayor

12

2

Demora en los ajustes en el sistema SIREL por parte de la Oficina de Sistemas

Posible

Mayor

30

Posible

Mayor

12

122 –

Proceso de Evaluación Institucional Riesgos y Controles.

Oficina de Control Interno

Riesgo. 1 Inadecuada priorización de los procesos, asuntos o dependencias a

auditar.

Referencia

Causa

1. Falta de metodología y lineamientos para la identificación y planeación de

los procesos, asuntos o dependencias a auditar. 2. Modificaciones al POA sin aprobación del Comité de Coordinación de Control Interno-CCCI. 3. Ausencia de estadísticas consolidadas de la gestión de la Oficina de Control Interno-OCI.

Consecuencia 1.Informes de auditoría que no generan valor agregado para la PGN. 2. Informes de auditoría que no son de importancia estratégica para la PGN.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




80 20 4,0








Descripción Ley 1474 de 2011. Decreto 2923 de 2007 Consejo Asesor, Circular Externa de DAFP sobre presentación de Informes, Decreto 3246 de 2007, Decreto 943 de 2014,Res. 340 de 2014. Decreto 1599 de 2005 (Autocontrol). Resolución 278 de 2007 (Elaboración del POA).



Descripción Seguimiento a la ejecución del POA - en las Reuniones de Análisis Estratégico –RAE.



Descripción Seguimiento individual al cronograma de cada auditoría asignada.

123 –

Riesgo. 2

Auditorías realizadas por funcionarios que no cuentan con las

competencias requeridas.

Referencia

Causa

1. Designación del funcionario no adecuado a las auditorías. 2. Funcionario de la OCI con formación académica o experiencia laboral inapropiada para la práctica de auditorías. 3. Desconocimiento del perfil y competencias de los funcionarios de la OCI. 4. Ausencia de planes de capacitación pertinentes para los funcionarios de la OCI.

Consecuencia 1. No conformidad de los informes de auditoría. 2. Pérdida de credibilidad y confianza en la OCI.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del



80 12 6,6





Posible Mayor Alto



Descripción Art.13 Decreto 262 de 2000, Decreto 943 de 2014, re. 340 de 2014, Resolución Manual de Operaciones de la OCI. Ley 1474 de 2011. Decreto 2923 de 2007 Consejo Asesor, Circular Externa de DAFP sobre presentación de Informes, Decreto 3246 de 2007, Decreto 943 de 2014,Res. 340 de 2014.



Descripción Seguimiento a la ejecución del POA - en las Reuniones de Análisis Estratégico –RAE



Descripción Grupos de Estudios, Seguimiento individual al cronograma de actividades asignadas

124 –

Riesgo. 3 Incumplimiento de compromisos ( Plan de Auditorio, entrega de informes y Seguimiento)

Referencia

Causa 1. Falta de recursos humanos y financieros. 2. Debilidades en la elaboración del plan de auditoría (alcance, objetivos, criterios, etc.).

Consecuencia 1. Resultados inferiores a los planeados en el POA. 2. Pérdida de credibilidad y confianza en la OC

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




80 8 10.0








Descripción Art.13 Decreto 262 de 2000, Decreto 943 de 2014, re. 340 de 2014, Resolución Manual de Operaciones de la OCI. Ley 1474 de 2011. Decreto 2923 de 2007 Consejo Asesor, Circular Externa de DAFP sobre presentación de Informes, Decreto 3246 de 2007, Decreto 943 de 2014,Res. 340 de 2014.



Descripción Seguimiento a la ejecución del POA - en las Reuniones de Análisis Estratégico –RAE


Clave No Presente Eficacia Insatisfactorio Cobertura

Descripción Plan de auditoria

125 –

Riesgo. 4 Incumplimiento legal en la presentación y publicación de informes Referencia

Causa

1. Desconocimiento de las obligaciones legales de presentar y publicar informes. 2. Entrega inoportuna de la información de entrada para la consolidación de informes. 3. Reportes e informes imprecisos y deficientes emitidos por los sistemas de información de la PGN.

Consecuencia

1. Desconocimiento de las obligaciones legales de presentar y publicar informes. 2. Entrega inoportuna de la información de entrada para la consolidación de informes. 3. Reportes e informes imprecisos y deficientes emitidos por los sistemas de información de la PGN.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




80 12 6,7





Posible Mayor Alto



Descripción Art.13 Decreto 262 de 2000, Decreto 943 de 2014, re. 340 de 2014, Resolución Manual de Operaciones de la OCI. Ley 1474 de 2011. Decreto 2923 de 2007 Consejo Asesor, Circular Externa de DAFP sobre presentación de Informes, Decreto 3246 de 2007, Decreto 943 de 2014,Res. 340 de 2014. NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9000:2005, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 9004:2009, NTC ISO 19011:2011



Descripción Aplicación de procedimientos y criterios de auditorías establecidos Seguimiento a la ejecución del POA - en las Reuniones de Análisis Estratégico –RAE




126 –

Riesgo. 5 Informes de auditorías que carecen de objetividad y de pruebas de auditoría debidamente documentadas.

Referencia

Causa Informes de auditorías que carecen de objetividad y de pruebas de auditoría debidamente documentadas.

Consecuencia

1. Informes de auditoría que no generan valor agregado para la PGN. 2. Informes de auditoría que no son de importancia estratégica para la PGN.. 2. Pérdida de credibilidad y confianza en la OCI. 3. No conformidad de los informes de auditoría.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




80 12 6,6



Probable Catastrófico EXTREMO


Posible Mayor Alto










127 –

Riesgo. 6 No declaración de conflicto de interés en la realización de auditorías.

Referencia

Causa

1. Inexistencia de lineamientos para hacer la declaración de conflicto de interés. 2. Hechos sobrevinientes que alteran la programación de auditorías. 3. El empleado desconoce las situaciones que configuran conflicto de interés. 4. Traslado de personal de otras dependencias de la PGN a la OCI y que es enviada a una auditoría relacionada con sus funciones anteriores.

Consecuencia 1. Manipulación de los resultados de la auditoria. 2. Favorecimiento de terceros en el resultado de las auditorías (corrupción).

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 15 4.0















128 –

Riesgo. 7 Uso indebido de la información de las auditorías.

Referencia

Causa

1. Ausencia de mecanismos de control para la reserva de la información en la auditoría. 2. Ausencia o debilidades de los lineamientos de política frente al manejo de la información

Consecuencia 1. Sanciones para los funcionarios de la OCI. 2. Pérdida de credibilidad y confianza en la OC

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 15 4.0















129 –

MAPA DE RIESGOS PROCESO DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL.





Oficina de Control Interno.

1

Inadecuada priorización de los procesos, asuntos o dependencias a

auditar.

Probable

Catastrófico

80

Probable

Catastrófico

12

2

Auditorías realizadas por funcionarios que no cuentan con las competencias

requeridas.

Probable

Catastrófico

80

Posible

Mayor

12

3

Incumplimiento de compromisos ( Plan de Auditorio, entrega de informes y Seguimiento)

Probable

Catastrófico

80

Improbable

Mayor

8

4

Incumplimiento legal en la presentación y publicación de informes

Probable

Catastrófico

80

Posible

Mayor

12

5

Informes de auditorías que carecen de objetividad y de pruebas de auditoría debidamente documentadas.

Probable

Catastrófico

80

Posible

Mayor

12

6

No declaración de conflicto de interés en la realización de auditorías.

Posible

Catastrófico

60

Posible

Catastrófico

15

7

Uso indebido de la información de las

auditorías.

Posible

Catastrófico

60

Posible

Catastrófico

15

130 –

SISTEMA DE INFORMACION DE REGISTRO DE SANCIONES Y CAUSAS DE INHABILIDAD – SIRI.

Riesgo. 1 Pérdida de credibilidad del sistema SIRI como una base de datos confiable.

Referencia

Causa

1. Uso incorrecto de los formularios establecidos para el reporte de sanciones e inhabilidades.

2. Extemporaneidad del reporte de sanciones

Consecuencia Base de datos con información no certificable

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Promedió del Riesgo - con



80 9 8.9



Probable Extremo Extremo


Posible Moderado Modero



Descripción Decreto Ley 262 de 2000, Artículo 18 de la Resolución 143 del 27 de mayo del 20 de la

PGN (Formatos Establecidos para el reporte de información), Ley 1755/2015



Descripción Revisión del formulario por parte del funcionario radicador (Div. Registro y Control) reportado por la autoridad competente.



Descripción Se realiza un Oficio requiriendo a las autoridades (juzgados) para que reporten la información correcta a que haya lugar y usen los formularios establecidos.

131 –

Riesgo. 2 Pérdida de calidad y oportunidad en el registro de la información en el

sistema SIRI Referencia

Causa

1. Inadecuada asignación de funcionarios: Asignación de funcionarios sin las competencias necesarias para la labor de registro de sanciones 2. Falta de conocimientos básicos requeridos para el registro de información en el sistema 3. Falta de planta de personal definida y suficiente para el Grupo SIRI 4. Concentración del trámite o proceso un solo funcionario.

Consecuencia Certificación inoportuna de las sanciones e inhabilidades

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 12 3.9








Descripción Decreto Ley 262 de 2000, Resolución 253 del 9 Agosto del 2012(Res adopta manual de Funciones) Resolución 143 del 27 Mayo de 2002, Ley 1755/15


Clave No Estado No Presente Eficacia Cobertura

Descripción No NO hay



Descripción Capacitación a varias personas en los diferentes procesos Control de calidad de registro en Sistema vs Planilla de envío a archivo en todos los módulos

132 –

Riesgo 3. Aumento en el tiempo empleado en el registro de Sanciones e inhabilidades

Referencia

Causa

1. Salidas e interrupciones no programadas del sistema. 2. Desactualización del sistema de información a la realidad de las necesidades de sustanciación (normatividad, autoridades falladoras) 3. Asignación equivocada de asuntos.

Consecuencia Certificación inoportuna de las sanciones e inhabilidades

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 9 3,3



Posible Mayor Alto


Posible Moderado M Moderado a



Descripción Decreto Ley 262 de 2000, Resolución 253 del 9 Agosto del 2012. Ley 734 de 2002.



Descripción Meta de registro por funcionario



Descripción Cumplimiento de la meta de registro de fallos y eventos

133 –

Riesgo 4. Incremento en los costos operativos por ineficacia de la función administrativa(Destinación de personal del Grupo SIRI a contestar solicitudes Legales)

Referencia

Causa

1. Reporte erróneo por parte de la autoridad competente en cuanto a identidad del sancionado

2. Certificación inoportuna y/o incorrecta de Sanciones, inhabilidades en el sistema SIRI.

Consecuencia Aumento de costo administrativo

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 9 3,3



Posible Mayor Alto





Descripción Decreto Ley 262 de 2000.



Descripción 1. Control de calidad del proceso de Registro de Sanciones. 2. Revisión periódica del sistema partiendo de casos conocidos



Descripción 1. Revisión de la Cédula del sancionado previo al registro de la sanción. 2. Revisión de la calidad de la información del registro de las sanciones. 3. Revisión de posibles duplicidades que corresponda al caso reportado.

134 –

Riesgo 5 Posibilidad de extravío de documentos soporte, que dan Origen a Oficios de salida Consecutivos del Grupo SIRI

Referencia

Causa 1. Desarchive físico de documentos en la dependencia para consulta. 2. Planilla de números consecutivos de oficio de salida que no aporta

mayor información de su objetivo de uso

Consecuencia Acciones contra la entidad por respuestas inoportunas a solicitudes

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12



Probable Mayor Alto





Descripción Decreto 262 del 2000



Descripción Planilla de números consecutivos



Descripción Registro de números consecutivos para oficios de salida

135 –

Mapa de Riesgos del Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad - SIRI





1

SISTEMA DE INFORMACION DE

REGISTRO DE SANCIONES Y CAUSAS DE

INHABILIDAD – SIRI.

Probable

Extremo

80

Posible

Moderado

9

2

Pérdida de calidad y oportunidad en el registro de la información en el sistema SIRI

Casi seguro

Mayor

50

Probable

Moderado

12

3

Aumento en el tiempo empleado en el registro de Sanciones e inhabilidades

Posible

Mayor

30

posible

Moderado

M

99

4

Incremento en los costos operativos por ineficacia de la función administrativa(Destinación de personal del Grupo SIRI a contestar solicitudes Legales)

Posible

Mayor

30

Posible

Moderado

9

5

Posibilidad de extravío de documentos soporte, que dan Origen a Oficios de salida Consecutivos del Grupo SIRI

Probable

Mayor

40

Probable

Moderado

12

136 –

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO PROCESO. CONTRATACIÓN Y JURÍDICA

Riesgo. 1 Desconocimiento del proceso contractual y jurídico. Referencia

Causa 1. Rotación, insuficiencia y competencia de personal. 2. Falta de capacitación

Consecuencia

1. Faltas disciplinarias. 2. Sanciones por la celebración indebida de contratos. 3. Responsabilidad fiscal. 4. Incumplimiento de la ley de contratación 5. Incremento en los costos operativos por la pérdida de tiempo y pérdida de imagen y credibilidad por la inadecuada formulación del procesos contractual

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




20 9 2.22



Probable moderado moderado


Posible moderado moderado



Descripción Ley 80 del 1993, ley 1150 del 2007, Decreto 1082 del 25015, Ley de ciencia y tecnología, Manual de contratación, Circulares de agencia de contratación estatal, Ley 85 del 2014.



Descripción 1. Listas de chequeo para contratación. 2. Distribución de proyectos que se van a contratar. 3. Términos legales por ley dependiendo de la tipología contractual. 4. Términos establecidos por el sistema de gestión de calidad.



Descripción 1. Lista de chequeo de contratación.

137 –

Riesgo. 2 Falta de planeación de los procesos misionales Referencia

Causa

1. Los procesos misionales no cumplen con los tiempos establecidos en la ejecución de los procesos de contratación. 2. Falta de competencias de los funcionarios misionales para formular un estudio y planeación del estudio previo.

Consecuencia Demoras en la contratación.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 12 3.33



Probable mayor alto


Probable moderado moderado



Descripción Ley 80 del 1993, ley 1150 del 2007, Decreto 1082 del 25015, Ley de ciencia y tecnología, Manual de contratación, Circulares de agencia de contratación estatal, Ley 85 del 2014. Normatividad interna de la entidad. Resolución 012 del 2015, 020 del 1994, 120 del 2004, 154 del 2004.



Descripción 1. Revisión de los documentos y la lista de chequeo. 2. Número de reprocesos enviados.



Descripción 1. Revisión de los documentos y la lista de chequeo. 2. Número de reprocesos enviados. 3. Correos electrónicos enviados

138 –

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO

PROCESO: PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO

Riesgo. 3 Falta de personal de planta Referencia

Causa 1. Rotación de personal 2. los cargos no pertenecen al

instituto).

Consecuencia

1, Incumplimiento en los tiempos de entrega de la información a los organismos de control y planeación nacional. 2, Los cargos están asignados de manera provisional por tanto no se garantiza la continuidad de los mismos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 12 4.16



Casi seguro mayor alto


Rara vez mayor moderado






Descripción Asignar un back up a cada cargo. Establecer flujos de procesos



Descripción Guardar la información de forma clara y ordenada en el ordenador

139 –

Riesgo. 4 Interrupciones temporales en los aplicativos existentes Referencia

Causa

1. Lentitud en el aplicativo. 2. Los equipos del IEMP deben cumplir con las especificaciones técnicas mínimas. 3. Caídas en la plataforma interna de la PGN.

Consecuencia Retraso en las actividades realizadas en el proceso de planeación y presupuesto.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




moderado 20 15 1.33



probable moderado moderado


posible moderado moderado






Descripción Comunicación oportuna de los incidentes presentados en las plataformas utilizadas tanto internas como externas.



Descripción Revisión de las comunicaciones y capacidad de reacción del funcionario ante el incidente.

140 –

Riesgo.5 Incumplimiento en las políticas de constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar

Referencia

Causa

1, Incumplimiento por parte de los contratistas en la entrega del bien o servicio en el tiempo determinado.

Consecuencia

1, Hallazgos por auditorias de los organismos de control. 2. Baja ejecución presupuestal. 3. Incumplimiento de objetivos misionales.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




15 9 1.66





Rara vez moderado moderado






Descripción Los contratos para el año 2016 finalizan finalizando el mes de noviembre.



Descripción

Envío de informes de ejecución presupuestal a los jefes de división.

141 –

Riesgo. 6 Desactualización del sistema Strategos y del cuadro de mando integral Referencia

Causa 1. Reportes inoportunos por parte de los procesos que envían la información

Consecuencia

1, Desactualización del sistema. 2, No hay un seguimiento oportuno a la gestión del IEMP.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 9 5.55



Rara vez mayor alto








Descripción Generar una circular donde se especifique que el tiempo de entrega de los indicadores de Strategos es dentro de los primeros 5 días hábiles del mes.



Descripción Recordar a los funcionarios el tiempo de entrega de los indicadores el primer día del mes

142 –

Riesgo. 7 Ingresos imputados presupuestalmente de forma errónea Referencia

Causa

1, La información entregada al proceso se encuentre mal clasificada. 2. Error en la digitación

Consecuencia

Clasificación errónea de los extractos por parte de Gestión Contable y Tesorería

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




5 2 2.5



Rara vez moderado bajo


Rara vez bajo bajo






Descripción No hay



Descripción

Revisión del informe enviado por el proceso de gestión contable y tesorería.

143 –

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO PROCESO: FINACIERO

GESTIÓN CONTABLE Y TESORERÍA

Riesgo. 8 Trámites inadecuados del programa anual de caja PAC Referencia

Causa

Por desconocimiento de la normatividad establecida en la programación del programa anual de caja.

Consecuencia Demora en el pago de las obligaciones a terceros.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 3 3.33



Rara vez mayor BAJO


Rara vez Moderado BAJO



Descripción Decreto 2789 de 2004. Estatuto Tributario, Régimen de contabilidad pública. Conciliaciones contables



Descripción Proyección del PAC del IEMP. Comité de inversión. Aprobación por parte del dueño del proceso.



Descripción Bases de datos, informes

144 –

Riesgo. 9 Trámites inadecuados de pago de proveedores y cajas menores Referencia

Causa

Por desconocimiento de los trámites de los supervisores de los contratos e inconsistencias en los documentos soporte. Por desconocimiento del manejo de las cajas menores.

Consecuencia Afectación económica por demoras en la radicación de cuentas. Demora en el pago de las obligaciones a terceros.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 3 3.33



Rara vez Mayor BAJO


Rara vez Moderado BAJO



Descripción Estatuto Tributario, Régimen de contabilidad pública.



Descripción Comité de inversión. Aprobación por parte del dueño del proceso.



Descripción Seguimiento de los saldos bancarios. Consulta del portal de Davivienda. Reportes diarios del SIIF y cotejo con los saldos de Davivienda. Capacitación en el aplicativo. Socialización del procedimiento de cajas menores de gastos de viaje (Plan de mejoramiento)

145 –

Riesgo 10 Deficiente razonabilidad de los estados financieros. Referencia

Causa

1, La información contable no cumple con la normatividad vigente. 2, Pérdida de información. 3, Incurrir en errores de digitación. 4, Incumplimiento en los plazos y la utilización de los formatos.

Consecuencia 1, Sanciones de los entes de control

CAMBIAR COLOR

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del

Riesgos - con



30 8 3,75



control

Posible Mayor alto


control

Improbable Mayor moderado

Control 1. Legal Referencia Clav

e No Estado Presente Eficacia Bueno Cobertur

a

Descripción Régimen de contabilidad pública, Estatuto Tributario y demás normas reglamentarias. Conciliaciones contables.

Control 2. Dependencia Referencia Clav

e No Estado No

Presente Eficacia Bueno Cobertur

a

Descripción

1, Realizar conciliaciones mensuales. 2, Depuración de los saldos contables. 3, Adopción de las normas contables internaciones de contabilidad para el sector público.

Control 3. Funcionario Referencia Clav

e No Estado Presente Eficacia Insatisfactori

o Cobertura

Descripción

Revisión aleatoria de amputaciones contables por parte del contador y revisión del dueño del proceso. Conciliaciones de cuentas. Revisión permanente de las fechas, canales y formas de rendición de información.

146 –


PROCESO INVESTIGACIONES

Riesgo. 11 Imposibilidad de participar en convocatorias para cofinanciación de investigaciones.

Referencia

Causa

1. Incumplimiento de requisitos para participar en convocatorias que permitan la cofinanciación para el desarrollo de las investigaciones 2. Desconocimiento de los requisitos de las instituciones que abren convocatorias para investigación 3. Falta de disponibilidad de tiempo de los funcionarios para consultar las distintas convocatorias 4. Falta fortalecer la competencia de los funcionarios de la División para elaborar proyectos de investigación ajustados a las convocatorias de 5. Falta de presupuesto para participar en convocatorias

Consecuencia

1.No contar con recursos para desarrollar investigaciones cofinanciadas

2. perder oportunidad para participar en convocatorias

3. Pérdida de posicionamiento en la gestión investigativa

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 12 4,1



Casi seguro Mayor alto


Probable Mayor

alto


Clave Estado Eficacia Cobertura

Descripción Decreto Ley 262/2000, Manual de Funciones por Competencias Caracterización del proceso



Descripción Cuadro de mando integral Revisión periódica de las plataformas en donde se publican convocatorias Reuniones mensuales del proceso de investigación



Descripción Acuerdos de desempeño laboral con los coordinadores de investigación Registros, informes o reportes periódicos

147 –

Riesgo. 12 No establecer alianzas estratégicas con otras entidades para desarrollar

proyectos de investigación conjuntos

Referencia

Causa

1. Niveles de confianza poco favorables frente a la PGN, por parte de otras entidades

2. Resultados del proceso de investigación deficientes 3. No contar con funcionarios calificados

Consecuencia

1. Limitación en el desarrollo de las investigaciones 2. Investigaciones de menor impacto 3. Pérdida de credibilidad en las actividades de investigación

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



Exposición Riesgo Residual )

15 9 2.5



control





Clave

Estado Eficacia Cobertura

Descripción Decreto Ley 262/2000, Normatividad de ciencia y tecnología; contratación por ciencia y tecnología Jurisprudencia en materia contractual


Clave


Descripción Políticas de operación para el proceso de investigación Manual de contratación


Clave


Descripción Seguimiento al proceso de investigaciones Capacitación en elaboración de convenios

148 –

Riesgo. 13 No contar con recursos para el desarrollo de proyectos de investigación Referencia

Causa

1. Supresión de cobros de antecedentes disciplinarios. 2. Falta de estrategias para búsqueda de recursos que favorezcan la

sostenibilidad. 3. Costumbre de ejecutar recursos de acuerdo con el presupuesto

asignado

Consecuencia

1. Disminución de investigación o supresión del proceso de investigaciones

2. Imposibilidad para establecer convenios que busquen cofinanciación 3. Debilitamiento del Instituto de Estudios del Ministerio Público 4. Mayores costos para la realización de investigaciones

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




60 12 5



Posible Catastrófico

Extremo


Posible

Catastrófico

Extremo



Descripción Decreto Ley 262/2000, Normatividad de ciencia y tecnología; contratación por ciencia y tecnología Jurisprudencia en materia contractual



Descripción Políticas de operación para el proceso de investigación Manual de contratación Definición e implementación de estrategias de comercialización



Descripción Seguimiento al proceso de investigaciones Capacitación en elaboración de convenios

149 –

Riesgo. 15 Inactividad de la red de investigadores Referencia

Causa

1. Desinterés de los directivos de PGN por la labor investigativa 2. Ausencia de reglamentación clara que facilite la participación de los

funcionarios de la PGN en el desarrollo de investigaciones 3. Insuficientes recursos para actualización de los integrantes de la Red en

competencias metodológicas de investigación 4. Débil estructura de la red de investigadores

Consecuencia

1. Desaparición de la red de investigadores 2. Debilitamiento de la labor investigativa del IEMP 3. Desaprovechamiento de oportunidades de alianzas estratégicas 4. Imposibilidad para participar en convocatorias para desarrollo de

investigaciones

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



Exposición Riesgo Residual )

20 9

2.22



Probable

Mayor

alto


Probable Mayor alto



Descripción Decreto Ley 262/2000, Normatividad de ciencia y tecnología; contratación por ciencia y tecnología Jurisprudencia en materia contractual Reglamentación para el funcionamiento de la red de investigadores



Descripción Políticas de operación para el proceso de investigación Proyección de actividades para incorporar integrantes de la red



Descripción Seguimiento al proceso de investigaciones Capacitación en metodologías de investigación Generación de incentivos para integrantes de la red

150 –

Riesgo. 16 Incumplimiento de la ley de propiedad intelectual. Referencia

Causa 1. Desconocimiento de la normatividad 2. Deficiente supervisión de los contratos 3. Ausencia de controles adecuados

Consecuencia

1. Pérdida de imagen institucional 2. Demandas por violación de la propiedad intelectual 3. Rechazo a la producción del IEMP 4. Supresión del proceso de investigaciones

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 4 7.5



Posible Mayor

Alto


Rara Vez Mayor Bajo



Descripción Decreto Ley 262/2000, Ley 734 de 2002 Normatividad de propiedad intelectual; derechos de autor



Descripción Manual de contratación Capacitación en temas de propiedad intelectual Resolución de proceso de publicaciones Formatos de cesión de derechos de autor



Descripción Capacitación en técnicas de referenciación para coordinadores

151 –

Riesgo. 17 Infringir la ley de propiedad intelectual

Referencia

Causa

1. Desconocimiento de las normas de referenciación y propiedad intelectual.

2. Indebido cuidado profesional de los autores 3. Ausencia de controles efectivos que afectan la propiedad

intelectual.

Consecuencia

1. Demandas contra entidad por violación de derechos de autor. 2. Pérdida de imagen y credibilidad Institucional.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



Exposición Riesgo Residual

20 4 4



control



control

Rara vez Mayor

Bajo


Clave


Descripción Decreto 262 de 2000 Resolución nº 069 del 6 de junio de 2013 Ley 23 de 1982 y sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Lineamientos y políticas de la Dirección Nacional de Derechos de Autor


Clave


Descripción Comité Editorial (Acuerdo No 2 del 9 Noviembre de 2009 Consejo Académico) Circular del IEMP No 001 del 10 de junio de 2009 Cesión de derechos de autor (formato)


Clave


Descripción Seguimiento al registro editorial del proceso de publicaciones Capacitaciones a integrantes del grupo de publicaciones en temas

relacionados

152 –

Riesgo. 18 Elaboración de productos deficientes

Referencia

Causa

1. Inadecuados seguimientos al proceso 2. La falta de una adecuada implementación de la planificación del servicio,

el que esta planificación no haga parte de la cultura del proceso, el desconocimiento de la labor editorial por parte de todos los actores que intervienen.

3. Desconocimiento de las directrices de la labor Editorial

Consecuencia

1. Pérdida de credibilidad en los productos editoriales del IEMP. 2. Pérdida de recursos por reprocesos 3. Desgaste administrativo

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 4 2,5



Rara Vez Mayor Bajo


Rara vez Mayor Bajo



Descripción Decreto 262 de 2000 Resolución nº 069 del 6 de junio de 2013 Ley 23 de 1982 y sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes. Lineamientos y políticas de la Dirección Nacional de Derechos de Autor



Descripción Comité Editorial (Acuerdo No 2 del 9 Noviembre de 2009 Consejo Académico) Circular del IEMP No 001 del 10 de junio de 2009 Cesión de derechos de autor (formato)



Descripción Seguimiento al proceso editorial en cada una de sus etapas. Capacitaciones a integrantes del grupo de publicaciones en temas relacionados

153 –

Riesgo. 19 Incumplimiento de los objetivos del proceso

Referencia

Causa

1. Desarticulación del equipo de trabajo. 2. Ausencia de competencias en los funcionarios asignados al

proceso. 3. Limitado presupuesto para la correcta ejecución del proceso. 4. Baja demanda en las solicitudes de publicación.

Consecuencia

1. Baja productividad editorial. 2. Demora en el pago a proveedores. 3. Entrega de productos inoportunos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 4 2,5



control

Rara vez Mayor Bajo


control

Rara vez Mayor Bajo



Descripción Decreto 262 de 2000 Resolución nº 069 del 6 de junio de 2013 Contratos proveedores. Formatos de cesión de derechos de autor



Descripción Comité Editorial (Acuerdo No 2 del 9 Noviembre de 2009 Consejo Académico) Circular del IEMP No 001 del 10 de junio de 2009 Registro editorial; control de seguimiento contrato Imprenta Nacional



Descripción Seguimiento al registro editorial del proceso de publicaciones Capacitaciones a integrantes del grupo de publicaciones en temas relacionados

154 –


PROCESO CAPACITACIÓN.

Riesgo. 20 No contar con los recursos financieros necesarios para desarrollar los objetivos de la División de capacitación.

Referencia

Causa

1. Restricción para la firma y gestión de recursos directamente con el IEMP 2. Falta de gestión por parte del IEMP para solicitar recursos a hacienda

pública. 3. Recursos insuficientes por comercialización de servicios

Consecuencia

7. Desfinancación del IEMP 8. Desactualización en los procesos de formación del talento humano del

Ministerio Público 9. Reducción en los servicios prestados por el IEMP 10. No prestar el servicio de capacitación a la sociedad.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)



Exposición Riesgo ( Residual

50 12 4,1



Casi seguro Mayor alto


Posible Mayor

alto



Descripción Decreto 262, Proyecto de inversión presentado a Planeación Nacional por via de la Procuraduría, Proyecto de Ley para reforma al decreto 262 de 2000.



Descripción Aplicación de directrices de austeridad del gasto tanto de la dirección del IEMP como de la PGN. Estrategia de red de formadores para que el formador de la región atienda con algunas de las necesidades de capacitación



Descripción Actas de Consejo Académico donde se aprueba el POA, control de ficha de costo por proyecto, verificación de la ejecución.

155 –

Riesgo. 21 Incumplir con las capacitaciones programadas con el Ministerio Público

Referencia

Causa

1. Falta de planeación 2. Falta de beneficios para el formador consecuentes con su labor. 3. Falta de compromiso de los formadores para participar en las

capacitaciones 4. No asignación de permisos por su jefe inmediato para participar como

formador 5. Cruce de programación entre los eventos de la dependencia del formador

y la capacitación prevista por el IEMP.

Consecuencia 1. Pérdida de credibilidad frente a las capacitaciones del Instituto 2. Falta de motivación para asistir a próximas capacitaciones

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




10 4 2,5



Posible Mayor Alto


Improbable. Mayor Moderado



Descripción Resoluciones de comisión (auto comisorio), Directriz de Secretaria General o del Director del IEMP con normas para que se lleven a cabo las mismas.



Descripción Diagnóstico de necesidades de capacitación, Reuniones gerenciales de la división y de personal de la Dirección, y los comités directivos



Descripción Planeación y listas de chequeo por programa. (Oficios, convocatoria, entre otros)

156 –

Riesgo. 22 Limitación de programas académicos en ciertos temas Referencia

Causa 1. Posición institucional referente a algunos temas. 2. Falta de autonomía del IEMP para abordar algunos temas

Consecuencia 1. Pérdida de credibilidad en estos temas 2. Que el Instituto priorice y se especialice en otros temas.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 8 3.75



Posible Mayor Alto


Improbable Mayor

Moderado



Descripción Plan estratégico de la PGN y del IEMP



Descripción Atender capacitaciones según diagnóstico de necesidades, políticas de la Dirección.



Descripción Ejecución del POA y verificación de contenido a tratar en las capacitaciones

157 –

Riesgo. 23 Deficiente calidad en los procesos de capacitación Referencia

Causa

1. Improvisación en la planeación de las capacitaciones 2. Falta de controles en la organización de la capacitación 3. Deficiencias en las competencias del formador. 4. Falta de experiencia y oportunidades del formador 5. Diseño curricular no validado 6. Condiciones logísticas inapropiadas

Consecuencia

1. Insuficiente formación de los asistentes a la capacitaciones 2. Incumplimiento de las expectativas de los asistentes. 3. Pérdida de credibilidad frente a las capacitaciones del Instituto 4. Afectación de la hoja de vida del IEMP para acceder a recursos.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




30 4 7,5



Posible Mayor Alto


Posible

Mayor Moderado



Descripción Decreto 262



Descripción Kit de herramientas, resolución de funciones de los coordinadores, POA. Sistema integrado de gestión de Calidad.



Descripción Procedimientos establecidos para el desarrollo de las capacitaciones según sistema de gestión de Calidad. Coordinación con las dependencias que solicitan la capacitación, revisión del perfil y del diseño curricular del formador que va a dirigir la capacitación

158 –

Riesgo. 24 Insuficiente capacidad para atender nuevos procesos de formación frente a cambios de la organización.

Referencia

Causa

1. Incumplimiento de los perfiles específicos para coordinar o ejecutar los procesos de capacitación.

2. Asignación específica de funcionarios, que hagan parte de la red de formadores, al IEMP para tratar temas estratégicos de la PGN.

3. Falta de articulación entre los programas del IEMP y las políticas de la PGN.

Consecuencia

1. Rezago de la entidad en la modernización de sus procesos y conocimientos.

2. Pérdida de competitividad con otras entidades que prestan servicios similares.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)

Prometió del

Riesgos - con



30 8 5.0



control

Posible Mayor alto


control



Clav No Estado Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Decreto 262, políticas de la PGN, legislación nacional que obliga a las entidades del estado a formarse o actualizarse en ciertos temas.


Clav No Estado No Presente

Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Articulación de los programas de la Entidad con el plan estratégico del IEMP y con el POA.


Clav No Estado Presente Eficacia Insatisfactorio

Cobertura

Descripción Revisión del POA y de los programas que se están ejecutando para encuadrar las necesidades institucionales.

159 –

INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PÚBLICO PROCESO DE ALMACEN Y ARCHIVO

Riesgo. 25 Falta de articulación con las dependencias que adelantan capacitaciones

Referencia

Causa

1. Falta de posicionamiento por parte de la alta dirección de la PGN respecto de la función titular del IEMP en el tema de capacitación.

2. Falta de controles para los programas de capacitación que vienen de otras dependencias.

Consecuencia

1. Falta de coordinación en agendas regionales 2. Falta de control sobre contenidos, registro y control de las

capacitaciones 3. Contradicción entre contenidos

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




40 8 5,0

Probabilidad

Impacto Nivel de Riesgo


control

Probable Mayor alto


control



Clav No Estado Presente Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Decreto 262, resolución del PGN frente a funciones del IEMP.


Clav No Estado No Presente

Eficacia Bueno Cobertura

Descripción Coordinación y mesas de trabajo para tratar la planeación y articulación de los programas de formación atendiendo a la titularidad del IEMP en este tema.


Clav No Estado Presente Eficacia Insatisfactorio

Cobertura

Descripción Comunicación con Procuradores Regionales y provinciales para que no se afecte la ejecución de los eventos.

160 –

MAPA DE RIESGOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN IEMP

Riesgo. 26 Pérdida de información digital y física

Referencia

Causa

1. Incumplimiento de los procedimientos de manejo de archivos. 2. No realizar los backup respectivos al programa As de Ases 3. Des configuración del programa As de Ases. 4. Desconocimiento de la política sobre la seguridad y confiabilidad de los

sistemas de información de PGN 5. Infraestructura insuficiente para el almacenamiento de toda la documentación 6. Condiciones físicas no garantizadas para el óptimo almacenamiento de la

documentación (Humedad, temperatura, iluminación y ventilación). 7. Existencia de fondos documentales 8 Dependencia de un proveedor externo para el mantenimiento, configuración y

capacidad de software de As de Ases 9. Demora en la prestación del soporte técnico para los sistemas de

información

Consecuencia

1. Incumplimiento en la presentación de los inventarios de elementos, boletines y movimientos diarios de almacén. 2. Reprocesos de la información 3. Pérdida de la memoria institucional 4. Afecta la toma de decisiones 5. Información no veraz y confiable 6. Baja imagen y confianza institucional

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)




50 12 4.16



Casi seguro mayor Alto





Descripción 1, No efectuar los inventarios de elementos, boletines y movimientos diarios de almacén. 2, Falta de personal en el proceso. 3, Cambio de vigencia.



Descripción 1. Inventario de archivo en Excel, formatos establecidos para el control de la documentación, procedimiento de control de registros. Realizar archivos back up. Actas de verificación de inventarios.



Descripción Boletines diarios, informes contables, verificación de inventarios.

161 –





1

Desconocimiento del proceso contractual y jurídico.

probable moderado 20 posible moderado 9

2

Falta de planeación de los procesos misionales

probable mayor 40 probable moderado 12

3

Falta de personal de planta

Casi seguro mayor 50 Rara vez mayor 12

4

Interrupciones temporales en los aplicativos existentes

probable moderado 20 posible moderado 15

5

Incumplimiento en las políticas de constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar

posible moderado 15 Rara vez moderado 9

6

Desactualización del sistema Strategos y del cuadro de mando integral

Rara vez mayor 50 posible moderado 9

7

Ingresos imputados presupuestalmente de forma errónea

Rara vez moderado 5 Rara vez bajo 2

8

Trámites inadecuados del programa anual de caja PAC

Improbable Mayor 10 Rara vez Moderado 2

9

Trámites inadecuados de pago de proveedores y cajas menores

Improbable Mayor 10 Rara vez Moderado 2

10

Deficiente razonabilidad de los estados financieros.


11

Imposibilidad de participar en convocatorias para cofinanciación de investigaciones.

Casi seguro Mayor 50 Probable Mayor

16

12

No establecer alianzas estratégicas con otras entidades para desarrollar proyectos de investigación conjuntos

Posible Moderado 15 Posible Moderado 9

13

No contar con recursos para el desarrollo de proyectos de investigación

Posible Catastrófico

60 Posible

Catastrófico

12

14

Entregar productos deficientes (Libros, informes de investigación o socializaciones)

Posible Mayor

30 Rara vez Mayor 3

15 Inactividad de la red de investigadores

Probable Mayor

20 Probable Mayor 9

16 Incumplimiento de la ley de propiedad intelectual.

Posible Mayor

30

Rara Vez Mayor 4

17

Infringir la ley de propiedad intelectual

Improbable Mayor 20 Rara vez Mayor

4

18

Elaboración de productos deficientes

Rara Vez Mayor 10 Rara vez Mayor 4

19

Incumplimiento de los objetivos del proceso

Rara vez Mayor 10 Rara vez Mayor 4

20

No contar con los recursos financieros necesarios para desarrollar los objetivos de la División de capacitación.

Casi seguro Mayor 50 Posible Mayor

12

162 –





21

Incumplir con las capacitaciones programadas con el Ministerio Público

Rara vez Mayor 10 Rara vez Mayor 10

22 Limitación de programas académicos en ciertos temas


8

23 Deficiente calidad en los procesos de capacitación


24

Insuficiente capacidad para atender nuevos procesos de formación frente a cambios de la organización.


25

Falta de articulación con las dependencias que adelantan capacitaciones


26 Pérdida de información digital y física

Casi seguro Mayor 50 Probable Moderado 20

163 –

CENTRO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO - CAP.

Riesgo. 1 Deficiente atención al usuario de la Procuraduría General

Referencia

Causa

1. Por falta de personal o por falta de idoneidad de los servidores asignados a la División CAP. 2. Por deficiencias o fallas de los sistemas de información, equipos de cómputo, conectividad e IP, etc.

Consecuencia

1. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuada atención al usuario en la División CAP.

2. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por ineficiencia, deficiencia o falla de los sistemas de información, equipos de cómputo, conectividad e IP, etc. que afectan el servicio de la División CAP.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)






Probable Moderado 15


Probable Moderado 9



Descripción Decreto 262, del 2000 resolución del PGN frente a funciones del CAP.



Descripción Capacitación a los funcionarios del CAP. En temas de atención al publico



Descripción 1. Asistir a las capacitaciones que se programen con relación al tema. 2. Seguir los procedimientos existe para la atención al publico.

164 –

Riesgo. Pérdida o Destrucción de documentos en beneficio propio o de un tercero Referencia

Causa

1. Por falta de personal o por falta de idoneidad de los servidores asignados a la División CAP.

2. Por deficiencias, fallas o inadecuación aplicación del sistema de gestión documental.

3. Por mal funcionamiento de sistemas de información, equipos de cómputo, redes eléctricas, lógicas y planta física, etc.

Consecuencia

1. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la pérdida o destrucción de documentos en beneficio propio o de un tercero en la PGN.

2. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por falta de personal idóneo, ineficiencia, deficiencia o falla del sistema de gestión documental, etc.

3. 3. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por el mal funcionamiento de sistemas de información, equipos de cómputo, redes eléctricas, lógicas y planta física, etc.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)








Probable Moderado 9



Descripción Leu 262 del 200 resolución del PGN frente a funciones del CAP



Descripción Capacitación a funcionarios en la administración y gestión documental, procesos y procedimientos .



Descripción Asistir a las capacitaciones.

165 –

Nota: Cualquier inquietud o aclaración sobre el presente documento, se puede remitir a la Procuraduría General de la Nación - Oficina de Planeación, Carrera 5ª. No. 15 – 80 Piso 9º. En Bogotá D.C. o al e-mail [email protected], Jsánchez @procuraduria.gov.co al teléfono 5878750 Ext. 10906.

Riesgo. 3 Deficiente trámite de las notificaciones disciplinarias en el Grupo de Notificaciones

Referencia

Causa

1. Por falta de personal o por falta de idoneidad de los servidores asignados al Grupo de Notificaciones.

2. Por el ejercicio inadecuado del proceso y procedimientos previstos para el trámite de notificaciones.

3. Por fallas en los sistemas de información, equipos de cómputo, conectividad e IP, etc. necesarios para el trámite de notificaciones.

Consecuencia

1. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por el deficiente trámite de notificaciones.

2. Pérdida de imagen institucional por la falta de idoneidad de los

servidores asignados al Grupo de Notificaciones. 3. Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado trámite de

notificaciones generado por fallas en los sistemas de información,

equipos de cómputo, conectividad e IP, etc. de la PGN.

Valoración del

Riesgo

Nivel del Riesgo -

(Inherente)








Probable Moderado 9



Descripción Ley 262 del 2000 resolución del PGN frente a funciones del CAP



Descripción Evaluar los controles existentes . Elaboración de nuevos procedimiento para la Notificaciones.



Descripción

Participación en los nuevos procedeiemitos para establecer sus controles

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MAPA DE RIESGOS DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. · GESTION DEL TALENTO HUMANO ... Las situaciones del...

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