materia o y m

8/6/2019 materia o y m

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Burocracia Real.

Una persona a un proceso

Burocracia Irreal.

Dos personas a un proceso.

y Sistema irreal a real donde el usuario se sienta satisfecho.y Distribuye los datos.y Fluir los datos.y Problema Enlace de datos.y Generamos tipos de procesos.

y Condicionamiento en forma lineal.y Para eliminar los cuellos de botella.y Los datos fluyen.

IMPORTANCIALa organizacin posee un aspecto final, recoge todo lo que pre visiona para mejorar losprocesos en las organizaciones.

JUSTIFICACIN Y FINALIDAD

Justificacin

Una vez efectuado el estudio de diagnstico se lleg a la conclusin que los sistemas deadministracin existen y nos permiten desarrollar actividades con la eficiente eficacia ycontrol administrativo, por lo tanto recomendamos distribuir actividades y funciones.

1

2

3

4

5

5

1 2 3 R


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Finalidad

Asegurar la mxima eficiencia en la mquina administrativa, pero como regla general enorganizacin y mtodos se le concede autoridad.

RAZONES DEL ESTUDIO DE O Y M.

y Poriniciativa de los propios directivos en mejorarlos procesos porpedido de sus organizaciones.y Porla necesidad de satisfacerun medio externo.y Porpolticas de la organizacin.

UBICACIN JERRQUICA DE O Y M.

La mayora de instituciones asigna funciones a las diferentes actividades, pero en base a laestructura se les ha ubicado hoy a O y M entre los niveles superior e intermedio a su ladoizquierdo como no tiene grado de autoridad pero si de responsabilidad en el cumplimientode las asesoras es decir O y M es una unidad asesora, a los niveles que gocen una mayorjerarqua.

CONCEPTO DE O Y M.

Organizacin.- Conjunto de personas que se renen por un objetivo comn en base deprioridades.

Mtodos.-Forma como aplicaremos dichos propiedades.

Unidad asesora a los niveles superiortoma decisin de un problema.

Esto

no

s permite tene

run acces

odirect

oa l

os niveles di

rectiv

os, sin p

ode

rde decisin y que n

os pe

rmiteincrementar los estudios pero si se les coloca entre niveles para que asesoren a los niveles superiores para la

toma decisiones para lo cual se crea una unidad asesora, un directivoreconoce que no est cumpliendo con losobjetivos planteados.

O y M

N.S

N.Int

N.Op

1 res onsabilidad

Autoridad yresponsabilid


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PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE O Y M.

El personal que labora en Organizacin yMtodos se conoce como analistas. ste seencarga de recopilar informacin, analizar el proceso y dar informacin de salida.C

on el fin de prestar soluciones alternativas el analista puede ser un tcnico o terico quenos va ayudar a mejorar los procesos en la estructura organizacional.

a. Conocimientos Tericos.

Conocimientos en las teoras de administracin como son teora x, y, z , estas nosayudaran a mejorar los procesos.

b. Conocimientos Tcnicos.

Con esto nos permitir diagnosticar los procesos en base a un anlisis, en base a undiagrama o proceso de flujo, organigrama y distribucin de espacios.

FUNCIONES Y SERVICIO.

Entre las principales funciones tenemos:

FUNCIONES

y Estudiar y analizar los procesos.y Adecuar la organizacin en funcin a sus dependencias.y Asesorar a las unidades o dependencias, hacer actividades de promocin.y Dictaminar, asesorar o informar.

SERVICIOS.

Entre los servicios tenemos:

y Tener tiempo para estudiar el problema.y Ser independientes de la unidad bajo estudio.y Adiestrarse en tcnicas especializadas para dar solucin a un problema.y Limitacin de limitaciones o invisiones.

PASOS PARA EL ANLISIS DE O y M:

La informacin sobre la entidad administrativa debe ser recopila y analizada y presentada bajo un informe para lo cual se debe generar un tipo de propuesta que nos va ayudar amejorar dicho anlisis debe seguir los siguientes pasos:

a. Conocer el hecho o la situacin que se analiza y describirlo.b. Descomponerlo con el fin de conocer con detalle los aspectos positivos y negativos.c. Examinarlo crticamente el hecho o situacin.


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d. Ordenar cada en modo de prioridades.

e. Definir las relaciones que operan entre cada elemento.f. Clasificar la informacin mediante objetivos, estructuras, normas funciones yoperaciones.

TIPOS DE OPERACIN

Entre los principales tenemos:

Administracin lineal o militar.

F OpAutoridad > grado autoridad > grado autoridad

JerarquasResponsabilidad > grado responsabilidad > grado responsabilidad

Administracin estructural.

Partes que forman la estructura: N.S nivel superior.N.Int nivel intermedio. N.Op nivel operacional.

Administracin funcional.

Es la sumatoria de actividades que es igual a una funcin.Datos Sintaxis ResultadoVariables Toma de decisiones SolucinInformacin CondProblema

Administracin Sinttica.

La suma de los procesos.

Administracin por Objetivos.

A P.O Resultados.

CARACTERISTICAS DE UN SISTEMA O Y M

Cuando hablamos de un sistema hablamos de un conjunto de problemas entre ellostenemos tres tipos.


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1. Simplificacin.2. Automatizacin.3. Tercializacin.

Simplificacin.

No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso en base a procedimientos que son:Eliminacin.- Suprimir datos innecesarios.Adicin.- Agregar procedimientos necesarios.Combinacin o mixtos.- Aplicacin de las dos anteriores.

Automatizacin.

Introducir nuevas tecnologas de comunicacin e informacin que ayudan a reducir tiemposy espacios.

Tercializacin

Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos, no es otra cosa que un apoyo depersonas externas a la organizacin.

OBSTCULOS Y LIMITACIONES

Los obstculos y las limitaciones son el orden del da en las organizaciones en especial paralas unidades de sistemas entre las que podemos mencionar.

1. Carencia de un programa general de Organizacin Y mtodos.2. Poca predisposicin de los ejecutivos.3. Escases de personal idneo o calificado en programas de mejoramiento de procesos.4. La resistencia al cambio, este punto es el ms perjudicial en las organizaciones ya

que la gente que desconoce su propsito, no quiere, no puede y no conoce.5. La falta de recursos econmicos, tecnolgicos y humanos.

LA RESISTENCIA AL CAMBIO

El trabajo diferente que deben realizar los empleados de una organizacin, permite unaresistencia muy grande en la empresa, existiendo 3 factores.

1. Social.2. Econmico.3. Cultural.

Generando limitantes que ayudan a:1. Explicar a los directivos de la organizacin.2. Reformar los programas o software en las diferentes organizaciones en base a la

capacitacin.3. Realizar un diseo de los propsitos y procesos.4. Organizar equipos de trabajo cuyo diagnostico se representa de la siguiente manera.


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/**************** Grafico*-***************************/

Para el anlisis las empresas deben generar tres estados el antes, el durante y el despus.Antes a corto plazo.Durante mediano plazo.Despus largo plazo.

Este proceso va a tener una secuencia y tcnicas inmensas como el cuestionario, entrevistase investigacin.

CUESTIONARIO.- Se le conoce como una encuesta cuyo sesgo se lo maneja bajo trestipos:

Curva de la normal o campana de gauss, solo (v, f) con un margen de error del 10%,e = 10%

- +


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No es real con un margen de error de 15% en adelante e = 15%.

No concatena los - son mayores que los +

PASOS.

1.- Observar las necesidades que tiene.

Qu es encuesta?

Son un banco de preguntas con sesgo cerrado cuyo objetivo es ayudar a dar solucin a unposible problema.

Qu es la entrevista?

Es un conversatorio.

- +

- +


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ORGANIZACIN DE LA INFORMACION

La informacin debe ser organizada bajo tres parmetros.

Narrativa.- informes.Grafica.- en base a flujo gramas.Mixta.- verificacin de los dos dando paso al surgimiento de anlisis.El anlisis debe ser rpido, conciso y consignarse por escrito como medio de un respaldo desu trabajo.

PRESENTACION DEL INFORME

El informe se presenta bajo tres parmetros o esquemas.

En forma escrita:1.- Tema.2.- Introduccin.3.- Objetivo general de la interrogacin.4.- Desarrollo (Desarrollo directo e indirecto).

(Encuestas (v, f) o (s, n)).(Entrevistas).

(Anlisis).(Tabulacin de datos (suma de datos)).

5.-Analisis de la informacin.6.- Conclusin.7.- Recomendacin.8.-Hoja de anexos.

IMPLANTACION DE LAS RECOMENDACIONES

Para implementar las recomendaciones es necesario tener en cuenta los siguientesparmetros.

1. Prueba piloto.2. Difusin de las recomendaciones.3. Personal idneo.4. Preparacin de materiales.5. Cronograma.

Dando paso al surgimiento de evaluaciones.

EVALUACION.- Es una comprobacin o una aseveracin dada.

IMPORTANCIA.- El analista de sistemas debe conocer las deficiencias y dificultades quepresenta un sistema es decir los procesos que genera este durante la ejecucin de procesosen si cuyas caractersticas son:Flexibilidad, Temporabilidad, Creatividad y Continuidad


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SEGUNDO BIMESTRE

ORGANIGRAMASQu es un organigrama?

Los organigramas no son otra cosa que la representacin grafica de la estructura normal,cuyo objetivo es plasmar y transferir en forma grafica y objetiva como est compuesta unaorganizacin en base a los modelos antes mencionados.

CLASIFICACION DE LOS ORGANIGRAMAS

Analtico DetalladoUSO * Escalar

Sinttico o Esquemtico

EstructuralFIN Funcional * Circular

Posicin o Personal

1.- Nivel Superior.2.- Nivel Intermedio.3.- Nivel Operacional.4.- Asesor.5.- Auxiliar.

Por su Uso.- Es aquel que se da en forma continua o cotidiana, se genera en base a un

detalle o desglose, se divide en:

1.- Analtico Detallado.

Es aquel que parte de un anlisis numrico.

1

2

3

4 5


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y Nivel Superior (N. S)

1. Accionistas.1.1. Junta de accionistas.1.2. Directorio.1

.3. Junta deD

irectorio.1.4. Presidente.1.5. Vicepresidente.1.6. Gerente General.1.7. Sub Gerente General.

Se representa:

y Nivel Intermedio (N. Int)

2. Gerentes Departamentales.2.1. Sub Gerentes Departamentales.2.2. Jefes.2.3. Coordinadores.2.4. Supervisores.

Se representa:

y Nivel Operacional (N.Op)

3. Intelectual. (1 3 Ns)3.1. Matriz.

y Asesor.

4. O yM.4.1. Asesores Generales.

MAYUSCULAS

MAYUSCULAS

MINUSCULAS

anal de mand


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y Auxiliares.

5. Secretaria.5.1. Asistentes.

Nota: Se representan en rectngulos no en cuadrados.

REPRESENTACION DE LA PARTE OPERATIVA

Grafica de los Operativos.Existen cuatro maneras:y Tipo Lineal o militar.- Lnea - Jerrquica (Autoridad, Responsabilidad).

MAYUSCULAS

MINUSCULAS

Canal de mando (autoridad, responsabilidad)

MINUSCULAS

AsesoresMinsculas 4

Auxiliares

PermanenteCanal de comunicacin (responsabilidad)

Temporalidad 3 Meses

Temporalidad3 - 12 Meses


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y Tipo Vertical izquierda.

y Tipo Vertical derecha.

y Tipo Vertical propiamente dicho.


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2.- Sinttico Esquemtico.

Son los que representan grficamente la estructura de forma definida as que se identificarao se difunde la estructura organizacional.

1

.- Analtico.1. Gerente General.2. Gerente de Sistemas.

2.1. Gerente de Ventas.2.2. Jefe Sistemas.

3. Programador.3.1. Vendedor.

4. O y M.5. Secretaria.

2.- Modelo Cnico.

3.- Organigrama.

1

4 5

2 2.1 2.2

3 3.1

GERENTE GENERAL

O y M

Gerente deSistemas

Secretaria

Gerente deVentas

G

erente deSistemas

Programador

Vendedor


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USO DE LINEAS

Para poder representar grficamente los organigramas tenemos que representar con lassiguientes lneas.

y C

anal deM

ando.

y Canal de Comunicacin.

y Limite Geogrfico.

y Coordinadores.

y Direcciones.

y No Diagonales.

Por su Fin.

Unidad de Jerarquas.

Canal de Mando.

Coordinaciones. Genera principio pero no fin.

No genera ni principio ni fin


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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

POSICION O PERSONAL

ACCIONISTA

O y M

Gerente deDesarrollo

Secretaria

Gerente deRRHH

Programador

ACCIONISTA

Aumenta el capitalCompra accionesVende accionesControla Gestiona

O y M

AsesoraPlanificaOrganizaDirige

G. Desarrollo

Investiga DesarrollaDiseaAdministra informaOrganiza sistemas

G. RRHH

Contrata y despideAdministraPreselecciona personalDirige contrata

Secretaria

Contesta telfonoLleva agendaOrganiza eventosLeva caf

Programador

Crea programasEstudia y escribeManeja paquetesPractica investiga


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CON SU CON LA

Adems estos organigramas existen tres, circulares, escalares y mixtos que no forman partede los organigramas.

ACCIONISTA

Ricardo Patio1 accionista x1accionista y1 accionista zAsistentes5

O y M

# Cdigo# v.a.c

2

G. Desarrollo

Sofa Vergara1 Asistente

2

G. RRHH

Ximena Ulloa1 Asistente

2

Secretaria

Prez Carla1 Secretaria A1 Vacante3

Programador

Miguel1Programador A1Programador B3


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CIRCULARES.

ESCALARES.

No asesores, no auxiliares.

N. S.

N. Int.

N. Op.

Accionistas

Programador

Gerente RRHH

Gerente Desarrollo


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MIXTOS.

UTILIDAD

Los organigramas tienen sus ventajas y desventajas en funcin de las necesidadesgeneradas entre las que podemos mencionar:

1.- Forman como fuente de consulta.2.- Generan o proveen una imagen formal de la organizacin.3.- Contribuye como elemento tcnico para su crecimiento.Esto representa las unidades de los organigramas.

FUNCIONES

Para todas las reas de la organizacin, es decir para la administrativa, informtica o depersonal.A la persona o analista de O y M ser de suma importancia su aplicacin

VENTAJAS Y DESVEMTAJAS DE LOS ORGANIGRAMAS

VENTAJAS.

y Provee una imagen formal de la organizacin.y Obligan a los autores a aclarar sus ideas.y Muestra quien depende de quin.

ACCIONISTA

O y M

Gerente deDesarrollo

Gerente deRRHH

Programador

AnalizaEjecutaAplicaDisea

Programador


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y Sirve como historial de cambios.

DESVENTAJAS.y Solamente representa la formalidad y la informalidad.y

No sealan el grado de autoridad disponible a los distintos niveles.y Las personas pueden confundir sus estatus con su autoridad.

ADMINISTRACION POR PROCESOS

Luego de ver orientado los esfuerzos para medir, controlar y certificar, se deben alcanzarlas siguientes mejoras.

1. Disminucin del coste.2. Disminucin de inventarios.3. Mayor.

4. Incremento de la mano de obra.

Para lo cual debemos mencionar los siguientes macro procesos.

1. Gobernador (gobierno).2. Gobernador de valor (prestacin de servicios).3. Apoyo (asesora).4. Habilidades (desarrollo)5. Especiales (mejoramiento).

La unificacin de estos macro procesos nos da como resultantes unos criterios para la

preparacin o ejecucin de los organigramas.1. Sencillo.2. Preciso.3. Vigencia.4. Presentacin.5. Uniformidad.

1.- Fcil visualizacin.2.- Relaciones o coordinaciones.3.- No existe un periodo estable de vigencia.

4.-D

ebe hacerse en forma horizontal y no vertical.5.- Debemos utilizar los rectngulos, deben tener uniformidad. Si sale del centro delrectngulo debe llegar al centro del lado opuesto.


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EJERCICIOS.

Realizar un organigrama analtico, modelo cnico y organigrama de la siguiente estructura.

Analtico

2.-Gerente de sistemas secretaria1.- Accionista 4.1 asesor tcnico4.- O yM secretaria a secretaria a2.1.- Gerente de ventas secretaria b secretaria b 52.2 Jefe sistemas3.2 Vendedor13.3 Vendedor 23.4 Vendedor 33.- Programador13.1Programador 2 Vertical derecho

Modelo Cnico.

5

1

4 4.1

2 2.1 2.2

3 3.1 3.2 3.3 3.4


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Organigrama.

DECONCENTRACION

Es la unin de descentralizacin y desconcentracin.Descentralizacin.- Transferir funciones de forma definitiva.Desconcentracin.- Delega actividades.Cuya representacin grafica es:

ACCIONISTA

B

O y M

Programador1

Asesor tcnico

Jefe Sistemas

Gerente VentasGerente sistemas

1Gerente sistemas1Secretaria2

Secretaria

1 Secretaria a1Secretaria b2

Programador 2Vendedor1

Vendedor 2

Vendedor 3

A

A

B


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Autonoma.-Grado de dependencia en las actividades de la organizacin

Representacin existen tres tipos:

Autonoma Total.- Es aquella que tiene cuatro poderes.

y Administrativay Financieray Operativay Legal

Autonoma Parcial.

y Administrativay Operativa

y Legal

Autonoma limitada.

y Operativay Legal

EJERCICIO DE AUTONOMIAS.

1.- Gerente General.2.1.- Gerente Ventas.2.- Gerente Sistemas.3.- Programador.2.2.- Jefe Sistemas.3.1.- Digitador1.3.2.- Digitador 2.

3.3.- Digitador 3.

Autonoma total

Autonoma parcial

Autonoma limitada


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Autonoma Total

Autonoma Parcial.

GERENTE GENERAL

O y M

Gerente deSistemas

Gerente deVentas

Gerente deSistemas

Programador

Secretaria

Autonoma total

Autonoma parcial

FinancieroAdministrativo

Legal

Operativo

Administrativo

Legal

Operativo


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Autonoma Limitada.

Autonoma limitada

Operativo

Autonoma limitada

Legal


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TERCER BIMESTREMANUALES

Los manuales son herramientas de gua de las actividades que deben realizar elpersonal en la organizacin.Es un compendio de funciones, actividades y tareas que debern asumir las

diferentes unidades administrativas.Definicin

Los manuales no son otra cosa que la identificacin clara de las estructurasorganizacionales y las funciones asignadas a cada unidad administrativa.Los manuales forman parte de los organigramas cuyas ventajas y desventajasson:

Ventajas

En cuanto a la organizacin, en cuanto a los ejecutivos, en cuanto al personal deoperaciones.

En cuanto a la organizacin.- delimitan el campo de accin, funciones,

atribuciones y por ende responsabilidades, y analizando la fsica de la misma.En cuanto a los ejecutivos.- Facilita el conocimiento de su rea de competencia,contribuye a determinar su posicin.

En cuanto al personal de operacin.- permite un conocimiento de la estructurade organizacin, facilitando el conocimiento de las tareas, la iniciativa yresponsabilidades asignadas cuyas desventajas son:

1.- Se impone excesivo formalismo

2.-Su elaboracin demanda esfuerzo y no son beneficiados, es decir su contenidoes ocasional y escaso.

Partes de un manual

Un manual consta de 3 partes:

1.-Parte General

2.-Parte Esencial

3.-Parte Complementaria

Una parte general.- que describe una breve historia de la empresa, con susobjetivos, polticas y estrategias y la forma como el personal participar para ellogro del mismo es decir para el cumplimiento de sus metas.

Una parte esencial.- Describe mediante un anlisis de un estudio deimplementacin mediante cuadros de representacin.

Una parte complementaria.- Que es las conclusiones, recomendaciones yanexos.

Razones y pasos para la elaboracin de los manuales


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Las razones son muchas pero las ms importantes ya que se enfocan ms a suclaridad, a la responsabilidad, y a la ejecucin del mismo para la cual no se debedescuidar de:

A quien va dirigido las polticas de la organizacin, antecedentes de la misma yprocedimientos cuyos pasos son los siguientes.

1.-Tema

2.-Antecedentes

3.-Introduccion

4.-Objetivo general de la Institucin

5.-Politicas y estrategias de la Institucin

6.-Desarrollo:

a) Observaciones, encuestas y entrevistas

b) Tabulacin

c) Analtico modelo

d) Flujograma

e) Diagrama de procesos

7.-Matrices devaluatorias y finales

8.-Manuales acompaados de conclusiones y recomendaciones

Cuando hablamos d manuales hablamos d guas, basndonos en unordenamiento de sus actividades en forma secuencial y lgica, respetando normasinternacionales ISO es decir planificando, dirigiendo. Para lo, cual utilizamos el

siguiente proceso llamado Diagrama de Procesos.

El diagrama de procesos es un documento que describe las actividades quedeben seguirse en la realizacin d la funcin de una unidad administrativa que nospermite conocer le funcionamiento interno de una organizacin, cuyo instrumentonos permitir conocer el funcionamiento de dicha organizacin, cuyo objetivo esdesarrolla sus actividades con eficiencia y eficacia en cada rea cuyas polticas decontrol se define mediante las funciones y responsabilidades por unidades ypuestos cuya simbologa

Operacin Actividad

Transporte Movimiento


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Control Verificacin

Demora Prdida de tiempo

Archivo Guardar


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Actividad

Movimiento

Verificacin

Prdidadetiempo

Guardar

N Actividad/Accion

1 Ingresa datos(Medio Externo)

X X X X -

2 Procesa datos X - X X -

* 3 Toma decisionescontinuas

X - X X -

4 Ingresa gerenteprogramacin

X X X X -

* 5 Procesainformacin

X - X X -

* 6 Toma decisiones

continuas aprogramadores

X - X X -

*?

7 Ingreso aprogramadores

X X X X -

7 7 3 7 7 0

1 1 5 0

6 2 2 7


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Si cuadra en forma horizontal y vertical el proceso esta correctoEstructura De Un Manual De Procedimientos

Un manual de procedimientos consta de las siguientes partes:1.-Introduccion2.-Objetivos Generales

3.-Analisis Observacin Directa e Indirecta (departamento Actividad a Realizar)y Encuestas

y Entrevistas

4.-Tabulacion5.-Matriz

y Inicial

y Final

6.-Manuales

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