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UNIVERSIDAD DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS FÍSICAS Y MATEMÁTICAS ESCUELA DE POSTGRADO
GESTIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERÍA APLICACIÓN TECNOLÓGICA DEL PROCESO EN UNA EMPRESA D E
ESTUDIOS DE OBRAS DE VIALIDAD
PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR AL GRADO DE MAGÍSTER
EN INGENIERÍA DE NEGOCIOS CON TECNOLOGÍAS DE INFORM ACIÓN
JORGE CAMPUSANO ALVAREZ
PROFESOR GUÍA: ÓSCAR BARROS VERA
MIEMBROS DE LA COMISIÓN:
ANTONIO HOLGADO SAN MARTÍN EDUARDO OLGUÍN MACAYA
PROFESOR INVITADO: JOSÉ CERRUTI PAVEZ
SANTIAGO DE CHILE OCTUBRE 2006
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Dedicado a mi madre que incondicionalmente siempre ha estado a mi lado, a mi padre cuyo recuerdo guardo en mi corazón. A Marcela y a nuestro niño que esta por venir.
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Agradecimientos
Quiero agradecer, en palabras significativas y breves que no se ahoguen en la
abundancia, a todos aquellos que de alguna u otra forma han sido un apoyo en la
realización de este trabajo.
En primer lugar quiero agradecer a mi familia, porque sólo en un entorno
acogedor puede tener lugar y sentido cualquier obra humana. En especial a mi madre, a
mi padre, a Marcela y a nuestro futuro hijo, a mi hermana Ximena y a Camila, mi
sobrina, que con su dulzura me da una alegría infinita. A mis tíos y primas que han sido
un sustento en momentos difíciles.
Quiero agradecer también a mis amigos, a Manuel y Ángel, quienes han sido
iluminados por el primer foco de luz de la Nación, que con su persistencia han sido un
ejemplo digno de seguir. No quiero olvidar al resto de mis amigos, con quieres en largas
tertulias hemos compartido el deseo de un mundo mejor.
Para sintetizar la doble dimensión de mi familia y de mis amigos, quiero
agradecer el apoyo creador e intelectual que han sido los profesores del magíster, a
Ernesto, compañero incansable con quien en largas horas hemos realizado este trabajo, a
José Cerrutti y Rene Valenzuela, socios de MP Ingeniería que con paciencia han
dedicado su tiempo valioso y escaso en todas las etapas del proyecto, a Anamaría y
Julie, quienes con gran disposición y voluntad nos han ayudado a salvar los intrincados
caminos administrativos de la Universidad.
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INDICE
I. INTRODUCCIÓN.................................................................................................... 1
II. PLANTEAMIENTO Y MOTIVACIONES INICIALES DEL PROYECTO ........ 3
III. MARCO CONCEPTUAL........................................................................................ 6
1. CONTEXTO DE PROCESOS Y TI EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS------------------------- 6
1.1 Introducción ---------------------------------------------------------------------------- 6 1.2 Contribución del Enfoque de Procesos a la Gestión de Proyectos --------------- 7
2. REDISEÑO DE PROCESOS--------------------------------------------------------------------- 9
2.1 Patrones de Procesos ------------------------------------------------------------------ 9
3. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN --------------------------------------------------------- 14
2.1 Definición de Tecnología De La Información------------------------------------ 14 2.2 Definición de Groupware. ---------------------------------------------------------- 17
IV. APORTE DE LOS PROCESOS AL MODELO DE NEGOCIOS ....................... 20
1. INTRODUCCIÓN----------------------------------------------------------------------------- 20
2. REDISEÑO DE PROCESO-------------------------------------------------------------------- 21
3. RESUMEN DE LA CONTRIBUCIÓN AL MODELO DE NEGOCIOS---------------------------- 22
V. DISEÑO DE LA ARQUITECTURA E-BUSINESS ............................................. 24
1. ARQUITECTURA DEL PROCESO DE NEGOCIO--------------------------------------------- 24
2. PROCESO: RELACIÓN ADMINISTRACIÓN CON EL CLIENTE --------------------------- 26
2.1 Requerimientos del Proceso y Funciones Asociadas ---------------------------- 27 2.2 Subproceso: Identificar y seleccionar propuesta--------------------------------- 29 2.3 Subproceso: Elaboración de Propuesta-------------------------------------------- 38
3. PROCESO: ADMINISTRACIÓN RELACIÓN CON PROVEEDORES------------------------ 48
3.1 Detalle apoyo TI --------------------------------------------------------------------- 50 3.2 Subproceso: Recopilación de Proveedores y RRHH ---------------------------- 51 3.3 Subproceso: Operación de Proveedores------------------------------------------- 62
4. PROCESO: GESTIÓN PRODUCCIÓN Y ENTREGA---------------------------------------- 88
4.1 Detalle apoyo TI --------------------------------------------------------------------- 90 4.2 Subproceso: Planificar -------------------------------------------------------------- 91 4.3 Subproceso: Controlar-------------------------------------------------------------- 108
VI. IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO COMPUTACIONAL EN LA TI ELEGIDA .................................................................................................................... 112
1. INTRODUCCIÓN---------------------------------------------------------------------------- 112
2. MÓDULOS DE LA TI ELEGIDA ------------------------------------------------------------ 114
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2.1 Administración---------------------------------------------------------------------- 114 2.2 Calendario --------------------------------------------------------------------------- 115 2.3 Libreta de Direcciones ------------------------------------------------------------- 116 2.4 Registros ----------------------------------------------------------------------------- 117 2.5 Mensajero---------------------------------------------------------------------------- 118 2.6 Base de Conocimiento Proyectos ------------------------------------------------- 119 2.7 Proyectos ---------------------------------------------------------------------------- 120
3. COBERTURA DE LOS REQUERIMIENTOS SISTÉMICOS DEL PROCESO EN LA TI ELEGIDA 121
4. IMPLEMENTACIÓN DEL PILOTO----------------------------------------------------------- 124
4.1 Carta Gantt implementación piloto ----------------------------------------------- 124 4.2 Equipo de trabajo ------------------------------------------------------------------- 124 4.3 Implementación de las aplicaciones de TI --------------------------------------- 125 4.4 Implementación Organizacional -------------------------------------------------- 127
5. PERCEPCIÓN DE LOS EJECUTIVOS DE LA EMPRESA------------------------------------- 131
6. ENCUESTA DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS--------------------------- 132
7. CLASES Y DISEÑO FÍSICO----------------------------------------------------------------- 135
6.1 Administración de la Relación con los Proveedores: Preselección de Proveedores 135 6.2 Gestión de la Producción y la Entrega: Detallar Actividades------------------ 136 6.3 Diagrama de Clases----------------------------------------------------------------- 137
VII. FRAMEWORK GENÉRICO EN EL DOMINIO GESTIÓN DE PROYECTOS DE INGENIERIA ...............................................................................139
1. DOMINIO DE LA APLICACIÓN------------------------------------------------------------- 141
2. ACTIVIDADES A AUTOMATIZAR --------------------------------------------------------- 142
3. CLASES ASOCIADAS CON LAS ACTIVIDADES A AUTOMATIZAR ----------------------- 143
2.1 (A1): ADMINISTRACIÓN RELACIÓN CON EL CLIENTE --------------- 143 2.1.1. Registrar Demanda ----------------------------------------------------------------- 143 2.1.2. Asociar Cliente---------------------------------------------------------------------- 145 2.2 (A12): ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA-------------------------------- 146 2.2.1. Registrar Propuesta----------------------------------------------------------------- 146 2.2.2. Asociar Proveedores---------------------------------------------------------------- 147 2.3 (A2): ADMINISTRACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES---------------------------------------------------------------------------------- 148 2.3.1. Registrar Proveedores -------------------------------------------------------------- 148 2.4 (A22): OPERACIÓN DE PROVEEDORES ------------------------------------ 148 2.4.1. Registro de Compra y Cotizaciones ---------------------------------------------- 148 2.4.2. Registro de Pagos------------------------------------------------------------------- 149 2.5 (A3): GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y LA ENTREGA ----------------- 150 2.5.1. Crear Proyecto ---------------------------------------------------------------------- 150
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2.5.2. Actualizar Equipo de Trabajo ----------------------------------------------------- 150 2.5.3. Actualizar Actividades ------------------------------------------------------------- 151 2.6 (A32): PLANIFICAR -------------------------------------------------------------- 151 2.6.1. Mostrar Progreso Actividades----------------------------------------------------- 151
4. FRAMEWORK ------------------------------------------------------------------------------ 153
VIII. LECCIONES APRENDIDAS EN CUANTO A COMO HACER INNOVACIONES IMPORTANTES EN AMBIENTES DE DIFERENTE GRADO DE RECEPTIVIDAD .................................................................................................. 154
IX. BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................. 156
ANEXOS ...................................................................................................................... 158
Anexo 1: Cotizaciones ---------------------------------------------------------------------------- 158 Encuestas De Satisfacción De Requerimientos ------------------------------------------------ 160 Anexo 2: Respuesta de René Valenzuela ------------------------------------------------------- 160 Anexo 3: Respuesta de José Cerrutti ------------------------------------------------------------ 165 Anexo 4: Diseño de la Aplicación--------------------------------------------------------------- 169
1. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN RELACIÓN CON EL CLIENTE-------------------------- 169
1.1 Subproceso: Identificar y Seleccionar Propuesta-------------------------------- 169 1.2 Subproceso: Elaboración de la Propuesta---------------------------------------- 180 1.3 Decidir Presentar Propuesta ------------------------------------------------------- 202 1.4 Recepción de Adjudicaciones y Necesidades de Modificación --------------- 205 1.5 Modelo de Datos Administración de la Relación con el Cliente -------------- 209 1.6 Paquete Administración de la Relación con el Cliente ------------------------- 210
2. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN RELACIÓN CON EL PROVEEDOR---------------------- 215
2.1 Subproceso: Recopilación de Proveedores -------------------------------------- 215 2.2 Subproceso: Calificación de Proveedores y RRHH----------------------------- 229 2.3 Subproceso: Operación de Proveedores------------------------------------------ 235 2.4 Modelo de Datos Administración de la Relación con el Proveedor----------- 261 2.5 Paquete Administración de la Relación con el Proveedor---------------------- 261
3. PROCESO DE GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y LA ENTREGA --------------------------- 265
3.1 Subproceso: Incorporación de Nuevos Productos y Servicios----------------- 265 3.2 Subproceso: Planificación --------------------------------------------------------- 270 3.3 Subproceso: Control---------------------------------------------------------------- 285 3.4 Modelo de Datos Gestión de la Producción y la Entrega ---------------------- 299 3.5 Paquete Administración de Gestión de la Producción y la Entrega----------- 300
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ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Figura 1: Modelo de Procesos de PMI............................................................................7 Figura 2: Macroprocesos................................................................................................9 Figura 3: Macro 1, Gestión, producción y provisión del bien o servicio........................10 Figura 4: Procesos contenidos en Macro 1....................................................................11 Figura 5: Arquitectura de un e-business........................................................................16 Figura 6: Proceso Gestión de Proyectos de Ingeniería. .................................................24 Figura 7: Proceso Administración de la Relación con el Cliente. ..................................26 Figura 8: Subproceso Identificar y Seleccionar propuesta.............................................29 Figura 9: Arquitectura TI de la actividad Identificar Propuesta.....................................30 Figura 10: Arquitectura TI de la actividad de Analizar Factibilidad. .............................35 Figura 11: Subproceso Elaboración de Propuesta. ........................................................38 Figura 12: Arquitectura TI de la actividad Planeación de la Elaboración de la Propuesta.....................................................................................................................................40 Figura 13: Arquitectura TI de la actividad Análisis de Bases y Requerimientos............42 Figura 14: Arquitectura TI de la actividad Validación y Selección de Proveedores.......44 Figura 15: Arquitectura TI de la actividad Preparación de Oferta Técnica y Económica.....................................................................................................................................46 Figura 16: Proceso Administración de la Relación con Proveedores.............................48 Figura 17: Subproceso Recopilación de Proveedores y RRHH. ....................................51 Figura 18: Arquitectura TI de la actividad Búsqueda de Proveedores y RRHH.............52 Figura 19: Arquitectura TI de la actividad Calificación de Proveedores y RRHH .........56 Figura 20: Subproceso Operación de Proveedores........................................................63 Figura 21: Arquitectura TI de la actividad Administración de Compra y Cortizaciones.65 Figura 22: Arquitectura TI de la actividad Preselección................................................69 Figura 23: Arquitectura TI de la actividad Administración de Pagos. ...........................75 Figura 24: Proceso Gestión Producción y Entrega. .......................................................88 Figura 25: Subproceso Planificar..................................................................................91 Figura 26: Arquitectura TI de la actividad Planificar. ...................................................92 Figura 27: Arquitectura TI de la actividad Coordinar. ..................................................95 Figura 28: Arquitectura TI de la actividad Detallar Actividades. ..................................97 Figura 29: Subproceso Controlar................................................................................ 108 Figura 30: Arquitectura TI de la actividad Controlar Actividades. .............................. 109 Figura 31: Arquitectura TI de la actividad Análisis de Ruta Crítica. ........................... 111 Figura 32: Módulo Administración de eGroupware.................................................... 114 Figura 33: Módulo Calendario de eGroupware........................................................... 115 Figura 34: Módulo Libreta de Direcciones de eGroupware......................................... 116 Figura 35: Módulo Libreta de Direcciones de eGroupware......................................... 117 Figura 36: Módulo Mensajero de eGroupware. .......................................................... 118 Figura 37: Módulo Base de Conocimientos de eGroupware. ...................................... 119 Figura 38: Módulo Proyectos de eGroupware.............................................................120 Figura 39: Carta Gantt de la implementación del piloto.............................................. 124 Figura 40: Carta Gantt de la implementación de la aplicación TI................................ 125 Figura 41: Carta Gantt de la implementación organizacional. ..................................... 127
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Figura 42: Diseño físico de Preelección de Proveedores............................................. 135 Figura 43: Diseño físico de Detallar Actividades........................................................ 136 Figura 44: Diagrama de clases de eGroupware, Preselección...................................... 137 Figura 45: Diagrama de clases de eGroupware, Detallar Actividades del Proyecto. .... 138 Figura 46: Domino de aplicación de la solución propuesta. ........................................ 140 Figura 47: Actividades a automatizar en una solución general de gestión de proyectos................................................................................................................................... 142 Figura 48: Clase Demanda. ........................................................................................ 143 Figura 49: Clase Presentación Listado Demandas....................................................... 144 Figura 50: Clase Presentación Demanda..................................................................... 144 Figura 51: Clase Cliente............................................................................................. 145 Figura 52: Clase Edición Cliente................................................................................ 145 Figura 53: Clase Propuesta......................................................................................... 146 Figura 54: Clase Documento...................................................................................... 147 Figura 55: Clase Proveedores..................................................................................... 147 Figura 56: Clase Documento de Cobro....................................................................... 148 Figura 57: Clase Pago. ............................................................................................... 149 Figura 58: Clase Proyecto. ......................................................................................... 150 Figura 59: Clase Actividad......................................................................................... 151 Figura 60: Clase Comparador de Actividades............................................................. 152 Figura 61: Clase Calculador de Costos. ...................................................................... 152 Figura 62: Diagrama de clases del framework. ........................................................... 153
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Resumen de la contribución al modelo de negocios......................................23 Cuadro 2: Detalle del apoyo TI requerido para el proceso Administración de la Relación con el Cliente. ..............................................................................................................28 Cuadro 3: Detalle del apoyo TI requerido para el proceso Administración de la Relación con los proveedores......................................................................................................50 Cuadro 4: Criterios de calificación de proveedores del Jefe Administrativo..................57 Cuadro 5: Criterios de calificación de proveedores del Jefe de Proyectos .....................58 Cuadro 6: Criterios de calificación de proveedores del Ingeniero de Preventa. .............59 Cuadro 7: Detalle de requerimientos y funciones asociadas al proceso Gestión Producción y Entrega. ..................................................................................................90 Cuadro 8: Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI elegida, primera parte.............................................................................................................. 121 Cuadro 9: Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI elegida, segunda parte. ............................................................................................................ 122 Cuadro 10: Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI elegida, tercera parte. .............................................................................................................. 123 Cuadro 11: Participación del equipo involucrado en el proyecto................................. 125 Cuadro 12: Encuesta de usabilidad, preguntas y objetivos. ......................................... 133 Cuadro 13: Resultado de la encuesta de usabilidad.....................................................134
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RESUMEN EJECUTIVO
Gestión De Proyectos De Ingeniería, Aplicación Tecnológica del Proceso En Una
Empresa De Estudios De Vialidad.
En este trabajo se describe la aplicación tecnológica derivada del rediseño de los
proceso de negocios de la empresa MP Ingeniería Ltda., la que se especializa en estudios
de vialidad. Razón por la cual sus principales clientes son el MOPTT y EFE,
concentrando la mayor cantidad de servicios prestados en el MOPTT. La metodología
utilizada para el rediseño es “Rediseño de Procesos Mediante el Uso de Patrones”, la que
contempla tanto aspectos del negocio y sus procesos, abordados en un trabajo paralelo,
como los elementos tecnológicos abordados acá: diseño de la arquitectura TI, e
implementación de los procesos con la respectiva herramienta de TI.
El objetivo general de la aplicación es apoyar los procesos rediseñados, es decir,
mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos de la empresa MP Ingeniería Ltda. que
permiten atender la demanda (llamado de licitaciones y cotizaciones), elaboración de
propuestas técnico económicas, planificación y control de proyectos. El resultado
esperado es aumentar la oferta, mejorar la oportunidad y calidad de oferta, y por último,
aumentar la cantidad de ofertas ganadas.
El trabajo fue realizado considerando la reutilización de los procesos y su
respectivo apoyo de TI, en empresas, unidades de negocios o unidades de trabajo que
requieran organizar sus proyectos considerando una demanda interna o externa a la
empresa (Administración de la Relación con Clientes), administrar la relación con
proveedores y planificar y controlar las actividades del proyecto (Gestión Producción y
Entrega). La utilización de la metodología antes mencionada permitió elaborar la
propuesta de un Framework Genérico para el dominio “Gestión de Proyectos de
Ingeniería” para el Macro Proceso Producción Y Entrega Del Bien O Servicio
(MACRO1). El Framework definido es el resultado de la generalización de la aplicación
propuesta, de manera que pueda ser adaptada de manera flexible para apoyar los
procesos de negocios diferentes al considerado en este estudio.
1
I. INTRODUCCIÓN
Este proyecto tiene su origen en el planteamiento que hacen los socios de MP
Ingeniería Ltda., representada en el momento que se inicio este proyecto por el ex
Gerente General de la empresa, Sr. Mauricio Poblete, quien manifiesta el interés de
hacer mas eficiente y eficaz la empresa que representaba en esa época, la que se dedica a
realizar estudios de obras viales, por tanto, su oferta se concentra en el sector
gubernamental. Su principal cliente es el Ministerio de Obras Publicas y
Telecomunicaciones (MOPTT). Su trayectoria desde el año 1988 evidencia un claro
reconocimiento de este organismo en la calidad de sus estudios, dado que hasta ahora le
sigue prestando servicio a esta institución.
Desde el inicio de las actividades de MP Ingeniería, se han instaurado diferentes
modelos organizacionales, los cuales han respondido principalmente a la demanda del
MOPTT. En el año 1997 fue cuando se concentró la mayor venta en la historia de esta
empresa, donde alcanzaron a tener 40 trabajadores, la mayoría de ellos Ingenieros
Civiles. Por distintas razones ajenas a la respuesta del servicio proporcionado por MP
Ingeniería, se contrajo la demanda de este ministerio, provocando un nuevo escenario
societario y organizacional en esta empresa, para mantener la oferta. Bajo esta nueva
circunstancia cuatro empleados que realizaban trabajos esenciales dentro de la empresa,
pasaron a ser socios, reduciendo la planta al mínimo.
Casi la totalidad de los trabajos que conforma el servicio que presta esta empresa
es realizada por sus socios, apoyándose en sus proveedores, que en su mayoría son
aquellas empresas o recursos humanos que han participado con ellos por más de 15 años.
Si bien es cierto que desde su fundación su forma de venta ha sido reactiva a la
demanda, en la actualidad no se atiende todo lo requerido debido a que su fuerza
productiva es absorbida por los proyectos que ganan. Por lo tanto, hay muchos llamados
a licitación a los cuales ellos no se presentan, por no tener la capacidad para evaluar y
preparar propuestas técnico económicas, simultáneamente con la elaboración de los
2
estudios de obras viales. Como consecuencia de esto, se aprecia que sus procesos de
venta (Proceso Administración de Relación con el Cliente), su relación con proveedores
(Proceso Administración de Relación con Proveedores) y la planificación de la
producción (Proceso Gestión Producción y Entrega), responden a una empresa que está
operando con una organización y costos mínimos, arrojando ganancias reducidas, según
el interés de sus socios.
Este proyecto pretende mejorar, en la empresa, los procesos Administración de
Relación con el Cliente, Administración de Relación con Proveedores, y Gestión
Producción y Entrega, para desarrollar su capacidad de atender la demanda proyectada
para los años venideros y dejarla en condiciones de atender a otro tipo de clientes. Para
apoyar el proceso se escogió una aplicación basada en tecnología Web, acercando
virtualmente a los proveedores con la empresa. Se habilitaron herramientas de
planificación, facilitando el control de avances a nivel de proveedores, así como agilizar
y mejorar el control de calidad de los entregables al cliente.
Si bien el proyecto consiste en el rediseño de procesos y la formulación del
apoyo TI, es responsabilidad de la empresa actualizar las políticas de alianza con
proveedores (subproceso Recolección De Proveedores y RRHH), para establecer el
costo total y el precio del servicio, obteniendo como consecuencia agilizar el proceso
Elaboración De Propuestas.
Este modelo hará posible que aquellos proveedores que deben entregar parte de
los elementos que conforman el estudio final, podrán hacerlo de cualquier parte del
mundo debido a que la herramienta de TI definida es un groupware, capaz de compartir
con todos los participantes: lo planificado, su nivel de avance y documentos públicos
necesarios para el proyecto.
Finalmente, se espera que el diseño de este proyecto pueda ser extensible a
cualquier proyecto de ingeniería, tanto en empresas que realicen proyectos como su giro
principal, como en el desarrollo de proyectos al interior de grandes compañías.
3
I.
II. PLANTEAMIENTO Y MOTIVACIONES INICIALES DEL
PROYECTO
Las empresas de ingeniería basan su modelo de negocio en la venta de su
conocimiento aplicado al área de especialidad que ellas dominan, planificando sus
proyectos en términos gruesos debido a la experiencia y confianza que ellos tienen en el
servicio que ofertan.
Debido a que el conocimiento se concentra en aquellos profesionales que
participan de la planificación y ejecución de los proyectos, que en ciertos casos son los
dueños de la empresa, es posible que exista una omisión de procedimientos formales
necesarios para la concreción de cada una de las etapas de los proyectos. La falta de
formalización reduce la posibilidad de aumentar la oferta de la empresa, dado que la
incorporación de nuevos profesionales requeriría un largo entrenamiento por aquellos
profesionales que tienen su tiempo ocupado en proyectos que están en ejecución.
Por otra parte, se debe considerar que en este tipo de organizaciones es
fundamental que en sus propuestas estén considerados todos los costos directos que
participarán en los proyectos, razón más que suficiente para considerar sus proveedores
y recursos humanos externos en la preparación de sus ofertas; además de un proceso
capaz de conocer y atender la demanda del mercado, modelos de evaluaciones técnico
económicas y herramientas de apoyo para la planificación y evaluación de proyectos.
El Gerente General de la empresa MP Ingeniería Ltda., plantea: “El desarrollo de
un proyecto en oficina de ingeniería recae generalmente en un grupo interdisciplinario
de ingenieros especialistas y técnicos que actúa bajo la dirección de un Administrador o
Jefe de Proyecto, quien solicita los recursos necesarios a la gerencia de finanzas y de
personal.
4
Usualmente los especialistas son proveedores externos con quienes se establece
un trato o un acuerdo que define el trabajo a realizar, los plazos y el valor de los
servicios.
El cliente espera que el proyecto contratado le sea entregado sin errores, haya
analizado alternativas y escogido la mejor en cada pieza del proyecto, y muy
importantemente dentro del plazo establecido. Todas estas necesidades plantean al
administrador del proyecto la necesidad de hacer cumplir con igual rigurosidad las
exigencias a cada proveedor, interno o externo, imponiéndose además un lapso de
tiempo para revisar y aprobar las partes antes de su ensamblaje en el proyecto terminado,
sin que se deslicen errores por cuanto ellos tienen un tremendo impacto en el producto
que se entrega. Además, todo proyecto tiene fases o etapas en que el mandante hace
observaciones e interactúa de una u otra forma con el desarrollo del proyecto; de lo que
debe quedar constancia para efectos de las mutuas responsabilidades.
La gestión de un proyecto de ingeniería se visualiza, en consecuencia, como la
planificación, control y seguimiento, en un marco de calidad que satisface exigencias
técnicas, de plazo y de costos. “
En consecuencia, el Gerente General manifiesta su aspiración de aumentar la
eficiencia y la eficacia de su proceso productivo, confiándole esta misión a los
candidatos a Magíster en Ingeniería de Negocios con TI, Sres. Jorge Campusano y
Ernesto Barahona.
A fines del año 2005, en la empresa MP Ingeniería Ltda. se producen cambios en
la cantidad de socios que la componen. En este movimiento sale de la sociedad el Sr.
Mauricio Poblete, asumiendo en la dirección de la empresa el Sr. René Valenzuela,
secundado por el Sr. José Cerrutti. A pesar de este cambio, el proyecto continua, ya que
el planteamiento definido por el Sr. Poblete era compartido por todos los socios, quienes
además habían participado en las definiciones estratégicas descritas anteriormente.
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Para dar satisfacción a los objetivos planteados por los ejecutivos de la empresa
antes señalada, este proyecto de grado se basa en el principio de “Rediseño de procesos
de negocios mediante el uso de patrones”[2] definido por el doctor en Ingeniería
Industrial Sr. Oscar Barros, quien descubre la existencia de regularidades en algunas de
las actividades de los procesos, permitiendo con esto, establecer patrones de proceso
para rediseñarlos cuando sea necesario. Bajo este contexto, este proyecto especializa el
patrón de proceso Macro1 para cubrir la necesidad de contar con un proceso que permita
gestionar los proyectos de ingeniería en la empresa MP Ingeniería Ltda. cuyo patrón
podría aplicase para planificar y controlar cualquier proyecto de ingeniería, por medio de
herramientas capaces de apoyar los procesos “Administración Relación con Clientes”,
“Administración Relación con Proveedores” y “Gestión Producción y Entrega”. Por
tanto el proyecto de grado, para optar al grado de Magíster en Ingeniería de Negocios
con TI se titula Gestión de Proyectos de Ingeniería, el que será abordado en conjunto
por los señores Campusano y Barahona en la etapa de levantamiento de los procesos de
la empresa. Sin embargo, dada la amplitud que tiene el tema y su respectiva aplicación
práctica, cada uno de estos candidatos a Magíster abordará el tema antes señalado bajo
una perspectiva diferente. De esta forma entonces don Ernesto Barahona Catalán
desarrollará el tema Gestión de Proyectos de Ingeniería, desde un punto de vista de
Rediseño de los Procesos de Negocios en una Empresa de Estudios de Vialidad,
mientras que don Jorge Campusano abordará el mismo tema pero orientado a la
Aplicación Tecnológica del Proceso en una Empresa de Estudios de Vialidad.
6
III. MARCO CONCEPTUAL
1. Contexto de Procesos y TI en la Gestión de Proyectos
1.1 Introducción
Como necesidad de ser eficientes en una economía globalizada se está
produciendo un cambio de paradigma en la gestión de empresas e instituciones. Es decir,
se esta reemplazando la organización basada en una estructura funcional por una
organización basada en procesos, menos centralizada y jerarquizada, que otorga poder a
los niveles operativos y orientada a los clientes [2]. Esta nueva realidad requiere el uso
de herramientas informáticas de mayor capacidad y disponibilidad, para apoyar en
forma oportuna y segura a los procesos, favoreciendo el trabajo en grupo de los
participantes del proceso [2].
La implementación de procesos bien diseñados en empresas líderes, ha permitido
descubrir que parte de su éxito se debe al uso de mejores prácticas, lo cual permite
concluir que en cualquier organización existen tipos de procesos, con arquitectura
similar, aplicados en contextos diferentes. En la metodología de “Rediseño de Procesos
de Negocios Mediante el Uso de Patrones” del Doctor en Ingeniería Industrial, Sr. Oscar
Barros [2], se indica que tales procesos corresponden a instancias de una estructura y
arquitectura común, la cual es denominada Patrón de Procesos.
La consecuencia de definir patrones de procesos en detalle reside en que en ellos
se pueden internalizar las mejores prácticas desarrolladas en muy diferentes dominios
[2], conformando una acumulación de conocimiento normativo respecto a como debe
realizarse la gestión. La disponibilidad de este conocimiento permite que numerosas
organizaciones medianas y pequeñas puedan mejorar sus procesos utilizando experiencia
de rediseños precedentes, mejorando sus costos y productividad.
7
1.2 Contribución del Enfoque de Procesos a la Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es una actividad integrada, por lo que cualquier acción o
falla en alguna actividad afecta a las diversas áreas involucradas. Por tal motivo, las
interacciones presentes conllevan un compromiso entre los objetivos del proyecto. En tal
sentido, en [13] se sostiene que con frecuencia “la eficiencia de un área solo podría ser
mejorada sacrificando la eficiencia en otra área”1.
El balance entre los diferentes compromisos de eficiencia dependerá de cada
proyecto y de cada organización. Sin embargo la gestión exitosa del proyecto requiere
que todos los recursos sean administrados activamente; lo cual se traduce en que la
gestión de proyectos es, a su vez, un conjunto de procesos interrelacionados [13].
Figura 1: Modelo de Procesos de PMI.
En el modelo del PMI (Project Management Institute), se agrupan los procesos
de los proyectos en las siguientes 5 categorías [13]: procesos de inicialización,
planificación, ejecución, control y cierre, los cuales siendo consecutivos, es decir, la
salida de uno es la entrada del otro, pueden tener cierto grado de superposición, tal como
lo demuestra el siguiente esquema:
1 “performance in one area may be enhanced only by sacrificing performance in another.
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Como se puede apreciar, este esquema es muy general, y por tanto aplicable a la
mayoría de los proyectos. Sin embargo, se debe considerar que cada organización tiene
sus particularidades, lo que implica que los procesos deben ser adaptados en cada caso.
A continuación se describe una serie de aspectos que deben ser cuidados al implementar
el enfoque de procesos en la gestión de proyectos:
� Una compañía que hace uso extensivo de contratistas debe describir explícitamente
en qué parte del proceso de planificación se realiza la provisión del servicio por parte
del contratista.
� El equipo de gestión del proyecto debe identificar y gestionar todos los procesos que
son necesarios para el éxito de éste.
� Los proyectos que sean dependientes de recursos únicos deben definir los roles y
responsabilidades antes de la definición del alcance del proyecto, ya que aquello que
sea posible realizar será función de los recursos disponibles.
� La salida de algunos procesos deben ser definidas como restricciones. Por ejemplo,
la gerencia podría especificar como objetivo una fecha de término, más que permitir
que sea obtenida del proceso de planificación. Una fecha de término podría
incrementar los riesgos del proyecto, agregar costos y comprometer la calidad.
� Proyectos de mayor envergadura requieren mayor detalle en términos relativos. Por
ejemplo, la identificación de los riesgos podría ser dividida para identificar los
riesgos asociados a costos, programación, técnicos, y de compromisos de calidad.
� En subproyectos y proyectos pequeños, se debe realizar relativamente poco esfuerzo
en procesos cuyas salidas han sido definidas a un nivel superior, o en procesos que
tengan un beneficio sólo marginal.
9
2. Rediseño de Procesos
2.1 Patrones de Procesos
En [2], “Modelo de Rediseño de Proceso Mediante el uso de Patrones”, se define
un macroproceso como: “un conjunto de procesos que podemos ligar naturalmente y
que, en algunas situaciones, ocurren en forma totalmente interrelacionada”. Los
macroprocesos son: Planificación del Negocio (Macro3), Desarrollo de Nuevos
Productos y/o Servicios (Macro2), Gestión, producción y provisión del bien o servicio
(Macro1) y Procesos de Apoyo (Financieros, RRHH, Infraestructura, etc.) (Macro4).
El presente trabajo se basa en el macro Gestión, producción y provisión del bien
o servicio, también denominado Macro 1, que se muestra en términos generales en el
siguiente diagrama:
Figura 2: Macroprocesos.
10
Figura 3: Macro 1, Gestión, producción y provisión del bien o servicio.
A su vez Macro 1 se compone de los procesos: Administración de la relación con
el Cliente, Administración de la Relación con los Proveedores, Producción y entrega del
Bien o Servicio, Gestión de la Producción y Entrega del Bien o Servicio y Mantención
de Estado, según se muestra en la siguiente figura:
11
Figura 4: Procesos contenidos en Macro 1.
Como se puede apreciar este patrón contempla un espectro de mayor
envergadura, tanto en su contenido como en su aplicación, respecto al modelo del PMI,
debido a que el primer modelo es aplicable a cualquier tipo de organización que requiera
ordenar sus procesos para cumplir con su cometido, mientras que el segundo modelo
sólo es aplicable a proyectos.
Por otra parte, los patrones de procesos también consideran como parte de su
metodología, la definición en detalle del apoyo computacional requerido, diseños y
construcción de sistemas. A continuación se revisa el contenido teórico de los procesos
que componen MACRO1, para posteriormente ver la utilidad del modelo para este
trabajo de título:
� Administración de la Relación con el Cliente: es el “conjunto de actividades
encargado de recibir requerimientos - peticiones, órdenes, necesidades, etc.- y/o
consultas -por ejemplo, productos y servicios ofrecidos, estado de pedidos u órdenes,
12
cotizaciones, etc.- de los clientes; evaluar e iniciar la satisfacción de los
requerimientos y consultas, incluyendo la entrega de información al cliente acerca de
cómo y cuándo se entregarán los productos o servicios. Incluye, además, actividades
de análisis y evaluación del mercado y la satisfacción de requerimientos por parte de
la empresa, para iniciar acciones correctivas cuando sea necesario; participa, también
en la implementación de nuevos productos. Cuenta con "Información estado-Estado
1", que incluye todos los antecedentes necesarios para realizar las actividades
anteriores”.
� Administración de la Relación con los Proveedores: comprende todas las
actividades que determinan necesidades de insumos, servicios y otros recursos
necesarios para el funcionamiento de la empresa a ser satisfechas por proveedores
externos; evalúa su satisfacción y realiza las acciones requeridas para asegurar que
ellos están disponibles en el momento en que se requieren. Cuenta con "Información
estado-Estado 2" para realizar su labor.
� Gestión de la Producción y la Entrega del Bien o Servicio: Incluye todas las
actividades que aseguran que los productos o servicios requeridos por un cliente
están disponibles en la oportunidad y calidad necesaria o comprometida, para lo cual
administra todos los recursos disponibles para generar los productos o servicios.
Trabaja de manera anticipativa previendo futuros requerimientos, estableciendo
compatibilidad con recursos disponibles y tomando las acciones necesarias ante la
falta de éstos. Cuenta con "Información estado-Estado 3" que le entrega todos los
antecedentes necesarios para realizar su tarea. Instruye a "Producción y entrega bien
o servicio" acerca de cómo actuar en la satisfacción de requerimientos de los
clientes.
� Mantención de Estado: Es una base de datos y un conjunto de aplicaciones
computacionales que mantienen al día el estado en que se encuentran todas las
entidades relevantes en el proceso: clientes y sus requerimientos, productos o
13
servicios, recursos productivos, insumos, etc; a partir de esta información genera
antecedentes requeridos por las otras actividades para realizar su trabajo, incluyendo
procesamientos elaborados de información como proyecciones de tendencias.
De todos los procesos que componen MACRO1 se omite el proceso de
producción, debido a que el modelo de Gestión de Proyectos, materia de éste trabajo, no
se compromete con la producción, lo que tiene la ventaja de poder generalizar lo aquí
tratado; además, si se considera lo esencial de la metodología de Patrones de Proceso es
posible contribuir a una generalización de esta materia. En concreto, los Patrones de
Procesos ya contemplan un ordenamiento de identificación de los requisitos de
satisfacción del proyecto, lo que es atendido por el proceso Administración Relación
con el Cliente, administrar los recursos que participen en el proyecto, lo cual es atendido
por el proceso Administración Relación con Proveedores, y por último la planificación
de uso de los recursos para obtener lo requerido en el proyecto, lo que es atendido por el
proceso Gestión Producción y Entrega. Es decir, buscando la ductilidad de
implementación de la Gestión de Proyectos de Ingeniería en distintos tipos de
organizaciones, por lo tanto, se considera que el modelo de Patrones de Proceso es de
mayor utilidad.
14
3. Tecnologías de Información
2.1 Definición de Tecnología De La Información
La TI se define como un conjunto de teorías2 y de técnicas3 que permiten el
aprovechamiento práctico del procesamiento y almacenamiento organizado de datos4.
Por lo tanto, es un término que abarca todos los aspectos físicos (hardware) y lógicos
(software) de la administración y procesamiento de la información.
Las Tecnologías de la Información contemplan tres arquitecturas diferentes para
su funcionalidad, siendo éstas: las arquitecturas de datos, de aplicaciones y de
infraestructura tecnológica5.
La Arquitectura de datos proporciona una estructura para las necesidades de
información de un negocio o de una función del negocio. Los componentes de esta
arquitectura son los datos que fluyen entre las funciones del negocio, los que se
organizan y almacenan en una Base de Datos. Para el diseño de esta Arquitectura se
debe contemplar:
⇒ Modelamiento de Datos
• Objeto de Datos, Atributos y Relaciones
• Cardinalidad y modalidad
• Diagramas entidad-relación
⇒ Modelamiento funcional y flujo de información
2 Serie de las leyes que sirven para relacionar determinado orden de fenómenos. 3 Conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia o un arte. 4 Dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.), de un atributo o característica de una
entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.
5 Kruchten, Philippe. "Architectural Blueprints--The 4+1 View Model of Software Architecture". IEEE Software, Institute of Electrical and Electronics Engineers. November 1995, pp. 42-50
15
• Diagrama de flujo de datos
La Arquitectura de aplicaciones comprende aquellos elementos de un sistema
que transforma objetos dentro de la arquitectura de datos por algún propósito del
negocio. Los sistemas transformadores están compuestos por software los que a su vez
también responden a una arquitectura denominada Arquitectura lógica, que consiste en
un conjunto de patrones y abstracciones coherentes que proporcionan el marco de
referencia necesario para guiar la construcción del software para un sistema de
información; además define, de manera abstracta, los componentes que llevan a cabo
alguna tarea de computación, sus intefaces y la comunicación ente ellos. Toda
arquitectura software debe ser implementable en una arquitectura física, que consiste
simplemente en determinar qué computadora tendrá asignada cada tarea de
computación.
La arquitectura de software tiene que ver con el diseño y la implementación de
estructuras de software de alto nivel. Es el resultado de ensamblar un cierto número de
elementos arquitectónicos de forma adecuada para satisfacer la mayor funcionalidad y
requerimientos de desempeño de un sistema, así como requerimientos no funcionales,
como la confiabilidad, escalabilidad, portabilidad, y disponibilidad6.
La Infraestructura de la tecnología proporciona el fundamento de las
arquitecturas de datos y de aplicaciones. Esta infraestructura comprende el hardware y
software empleados para dar soporte a las aplicaciones y a los datos. Esta infraestructura
contempla computadores, servidores, redes de computadores, enlaces de
telecomunicaciones, tecnologías de almacenamiento y la arquitectura diseñada para
implementar estas tecnologías (cliente servidor, modelo tres capas, etc.)
Una arquitectura típica de e-business se plantea en la siguiente figura7:
6 Kruchten, Philippe 7 e-business, sí o sí, Sergio I. Melnick, José Miguel Barraza
16
Figura 5: Arquitectura de un e-business.
Plataforma básica de software
Plataforma de hardware
Equipos de comunicación
Servidores control topológico
Control de seguridad lógica (Login y password)
Búsqueda de nombres
Redes de comunicación
Ruteo de mensajes
Cliente
Proveedor de Internet
Red de Internet
Firewall
DNS Router Proxi
Detector de Intrusos Monitoreo de redes
Browser
DNS NAT
IA Server web server mail server
Midleware
Sistema de clientes, controles de acceso, contratos
Tecnologías de seguridad (red DMZ)
Servicios de ventas Servicios de post venta
Sistema
product
Sistema
productContabilidad Cobranza Facturación RRHH
Midleware
Internet IVR Fax
server
Telef
onía
Beep
er
WAP Tarjetas Deliver
y
CR
M
CR
M
Dat
awar
ehou
se
Dat
amar
t
Mar
ketin
g
-
Est
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inis
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des D
etec
tor
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Bac
k of
fice,
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trac
ión
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ervi
cio
17
2.2 Definición de Groupware.
Groupware son aplicaciones informáticas que integran el trabajo en un sólo
espacio virtual, con muchos usuarios concurrentes que se encuentran en diversas
estaciones de trabajo, conectadas a través de una red (internet o intranet). Con esta
tecnología se hace posible el trabajo Cooperativo Asistido por Computador¨ (Compute
Supported Cooperative Work, CSCW), cuyo concepto fue la respuesta a una iniciativa
de investigar el rol de la tecnología en el ambiente de trabajo realizado por la
Corporación de Equipos Digitales (Digital Equipment Corporation) y el Instituto
Tecnológico de Massachusetts (Massachusetts Institute of Technology, MIT).
Groupware es la convergencia de lo que en años anteriores se consideraban
tecnologías independientes: como la mensajería, la conferencia y los flujos de
información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones. Poniendo el
concepto en tres planos diferentes: la comunicación, la coordinación y la colaboración.
Por ende Groupware es una herramienta que ayuda a los individuos a trabajar juntos en
un modo cualitativamente mejor que el planteado por los esquemas de organización
tradicionales, proporcionando:
• Comunicación con colegas a través de correo electrónico.
• Colaboración en grupos de trabajo a través de un espacio de trabajo virtual.
• Coordinación de procesos estratégicos rediseñando la estructura del proceso de
negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración así como
implementar políticas bien definidas en la empresa.
Como consecuencia esta tecnología permite:
a) Mantener comunicados a todos los integrantes de una corporación, sin importar
barreras geográficas o de tiempo.
18
b) Una manera efectiva de diseñar y de evolucionar las prácticas de acción
productivas, administrativas o comerciales para la corporación (Políticas y
Procedimientos).
c) Capitalizar conocimientos, experiencias, creatividad e iniciativa de los
individuos.
d) Incentivar una cultura de compromiso a través de los procesos de la corporación.
El Groupware se puede dividir en tres categorías: herramientas de colaboración-
comunicación, herramientas de conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en
grupo.
⇒ Herramientas de comunicación electrónica que envían mensajes,
archivos, datos o documentos entre personas y facilitan compartir la
información (colaboración asíncrona), como por ejemplo:
• correo electrónico
• correo voz
• publicación en web
⇒ Herramientas de conferencia que facilitan compartir información de
forma interactiva (colaboración síncrona), como por ejemplo:
• conferencia de datos - PC en red que comparten un espacio de
presentación compartido que cada usuario puede modificar
• conferencias de voz - teléfonos que permiten interactuar a los
participantes
• conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que
comparten señales de audio o video
• salas de chat o mensajería instantánea - una plataforma de discusión
que facilita el intercambio inmediato de mensajes
• sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias
integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado
sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción
19
entre participantes en una misma sala o entre salas separadas.
Ejemplos de ello son los Sistemas de soporte a decisiones
⇒ Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades del
grupo, como por ejemplo:
• calendarios electrónicos - para acordar fechas de eventos y
automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los
participantes
• sistemas de gestión de proyectos - para organizar y hacer seguimiento
de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza
• sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y
documentos en un proceso organizado de forma estructurada
(burocracia)
• sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar,
gestionar y compartir varios tipos de información
• sistemas de soporte a redes sociales - para organizar las relaciones de
colectivos
Como se puede apreciar un groupware reúne todas las condiciones necesarias
para apoyar el trabajo colaborativo como lo es la Gestión de Proyectos de Ingeniería,
razón por la cual se consideró relevante considerarla al momento de seleccionar la
herramienta de TI para apoyar los procesos implementados en la empresa MP Ingeniería
Ltda.
20
IV. APORTE DE LOS PROCESOS AL MODELO DE NEGOCIOS
1. Introducción
Tal como se define en [1], el modelo de negocio de MP Ingeniería Ltda. es
satisfacer la necesidad de estudio de proyectos viales tales como:
� Desarrollo de proyectos viales
� Estudio de prefactibilidad
� Estudio de factibilidad
� Diseño de obra
Como objetivo principal del modelo de negocio está planteado aumentar la
participación de mercado de la empresa antes señalada. Para lograrlo se definen las
siguientes metas:
a) Aumentar oferta
b) Mejorar oportunidad y calidad de oferta
c) Aumentar la cantidad de propuestas ganadas
Cada una de las metas planteadas requiere rediseñar los procesos vigentes y
elegir alguna herramienta de TI que facilite el funcionamiento de los procesos.
21
2. Rediseño de proceso
Aplicando el modelo de “Rediseño de los procesos de negocios, mediante el uso
de patrones” [2], y especializando este patrón a los procesos de negocios de MP
Ingeniería se obtiene en forma natural una reestructuración organizacional y un
ordenamiento en cada uno de los procesos de la empresa.
Específicamente el aumento de oferta se conseguirá con el Proceso
Administración Relación con el Cliente, el que tendrá como finalidad la constante
revisión a los llamados de propuesta pública que hace el MOPTT y FFEE; además este
proceso permitirá decidir tempranamente la conveniencia de participar en estos
llamados. Por otra parte el proceso contempla indicadores que permitirán evaluar los
resultados de llamados a licitación, de participación, de éxito (propuestas ganadas), de
fracaso (propuestas perdidas) y de debilidad (llamados a los que no se puede participar).
La mejora de oportunidad y calidad de la oferta se obtiene como consecuencia
del funcionamiento de los procesos rediseñados. En el proceso Administración de la
Relación con el Cliente se detectan oportunidades y se elaboran las ofertas que, en caso
de éxito, traerán ingresos a la empresa. El proceso Gestión de la Producción y la Entrega
cuida que el proyecto sea llevado a cabo dentro de los costos, plazos y especificaciones
planificadas. El proceso Administración de la Relación con los Proveedores facilita
conocer la disponibilidad y costos de recursos humanos y proveedores, permitiendo con
esto evaluar con mayor rapidez el costo y precio de la oferta, así como flexibilidad en la
ejecución de proyectos.
Los procesos rediseñados interactúan y reorganizan el trabajo de los ingenieros
más expertos, derivando sus esfuerzos hacia la elaboración de ofertas técnico
económicas y la gestión de proyectos, otorgando flexibilidad para asignar la ejecución a
ingenieros menos expertos y a proveedores. Como consecuencia final, la empresa puede
22
aumentar su capacidad para atender los requerimientos del mercado, con lo cual también
se encuentra preparada para explorar nuevas fuentes de ingreso.
3. Resumen de la contribución al modelo de negocios
Sobre la base de los objetivos ya mencionados (aumentar oferta, mejorar
oportunidad y calidad de la oferta y aumentar la cantidad de propuestas ganadas), se ha
realizado la siguiente tabla, la cual muestra como el rediseño de procesos descrito en [1]
contribuyen al negocio. A la izquierda de cada ítem en la columna “Contribución” se ha
agregado un número que indica el objetivo apoyado, según la siguiente convención:
(1) Aumentar Oferta
(2) Mejorar Oportunidad y Calidad de la Oferta
(3) Aumentar la Cantidad de Propuestas Ganadas
Resumen de contribución al modelo de negocio
PROCESO CONTRIBUCIÓN
Administración
Relación Con El
Cliente
- Identificar el total de llamados de propuestas públicas (1) y (3).
- Evaluación de factibilidad de participar considerando Calificación de
MP, Costo de bases, Costos del proyecto, Competencias y
Disponibilidad de recursos (2).
- Reducción de costo al resolver tempranamente el abandono de algún
llamado.
- Reducción de tiempo en la elaboración de ofertas técnico económicas
(1) y (2).
- Comprometer la participación de recursos externos al momento de
elaborar las ofertas técnico económicas, haciendo coincidir el plazo de
23
la oferta con el plazo de selección de propuesta del cliente (2).
- Reutilización de documentos históricos en la elaboración de ofertas
técnico económicas (2).
- Base de conocimiento (2).
- Registro de eventos.
Administración
Relación Con
Proveedores
- Generar base de proveedores (2).
- Consultar y seleccionar proveedores (2)
- Administrar contratos
- Calificar proveedores (2)
- Administrar pagos e incumplimiento de contratos
Gestión
producción y
entrega
- Planificar y controlar proyectos (2) y(3)
- Coordinar recursos (2).
- Autorizar pagos a proveedores.
- Análisis de ruta crítica.
Cuadro 1: Resumen de la contribución al modelo de negocios
24
V. DISEÑO DE LA ARQUITECTURA E-BUSINESS
1. Arquitectura del proceso de negocio
La arquitectura para el patrón de proceso Gestión de Proyectos de Ingeniería está
diseñada con la interacción de cuatro procesos principales: Administración de la
Relación con el Cliente, Administración de la Relación con los Proveedores, Gestión de
la Producción y la Entrega y Producción y Entrega del Bien o Servicio, de los cuales los
3 primeros son abordados en el rediseño efectuado en [1], y por lo tanto en el presente
trabajo, mientras Entrega del Bien y Servicio corresponde a las competencias nucleares
de la empresa, por lo cual no se consideró útil rediseñarlo. El proceso correspondiente se
presenta en la siguiente figura.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona y Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
06-07-1998
09-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A-0
NODE: TITLE: NUMBER:Gestión de Proyectos de IngenieríaA0
Información, cotización y ordenes a proveedores y RRHH
Requerimientos e información mercado
Consultas al cliente sobre las bases
Proveedores y Cotizaciones Preseleccionados
Información del Cliente
Informaciónde costose ingresos
Información proveedores
Propuesta Adjudicada
Proyecto entregado
Información estado
Necesidades de Cambios en condiciones de entrega de los Estudios
Contrato firmado y aceptación de estandares ycondiciones
RequisitosRRHH yProveedores
Necesidades de Proveedores y RRHH
Servidores, Computadores y bases de datosde la empresa
Modificacionesde Proveedores
Entrega de propuestas tecnicas y comerciales
Cambiosde estado
Mensaje plan e instrucciones
Nuevos Productos yServicios
Estudios e Información Proveedores RRHH
Autorización de Pago
Ideas y Necesidades de Nuevos Productos
Antecedentes yModificaciones delEstudio
Adjudicaciones
Información verbal ovisual sobre entregables
1
Administración relación
con el cliente
2
Administración relación con proveedores
3
Gestión Produccióny Entrega
4
Producción y entrega del
Bien o Servicio
5
Administración delApoyo TI
Proyectos anteriores similares
Estado trabajos proveedores
Plazos y requerimientos de las obras
Documentación de proyectos
Figura 6: Proceso Gestión de Proyectos de Ingeniería.
25
En términos generales, la estructura de apoyo de TI que tendrán estos procesos
será la de tecnología Internet. Específicamente se requiere habilitar un groupware, a
través del cual se puedan coordinar recursos internos y externos de la empresa que
realiza el proyecto. Esto se debe a la dinámica de los proyectos actuales, en los que
normalmente participan recursos humanos que pertenecen a la empresa (internos) o no
(externos); además de empresas colaboradoras en alguna parte del proyecto. Todos ellos
podrán acceder a parte o la totalidad del proyecto, dependiendo de los privilegios de sus
llaves de acceso, desde cualquier parte del mundo. Esto que a primera vista pareciera un
capricho tecnológico, en la práctica representa una gran ventaja, dado que los
participantes del proyecto no requieren compartir el mismo espacio físico para participar
de él, incorporando al e-Groupware documentos que serán parte del producto final del
proyecto en ejecución; además podrá tener acceso a consultar información generada por
otras personas y/o grupos de trabajos. recursos y costos.
El presente capítulo ha sido dividido en tres secciones, cada una de las cuales
explica el apoyo TI requerido para cada uno de los 3 procesos rediseñados en [1].
Comenzando cada sección se incorpora una tabla que detalla los subprocesos y
actividades de cada proceso, asociando los Requerimientos del Proceso y la Funciones
asociadas a esos Requerimientos. Dentro de cada sección se incorpora el diseño de las
actividades que requieren apoyo TI, la arquitectura de TI correspondiente y la
descripción de las lógicas. En el siguiente Capítulo se presenta un detalle de los
Requerimientos diseñados, y una descripción de cómo y cuánto fueron cubiertos en la
implementación definitiva.
26
2. PROCESO: Relación Administración con el Cliente
A continuación se presentan la Arquitectura de e-Business del proceso “Relación
Administración con el Cliente”, el cual se presenta en el siguiente diagrama se encuentra
explicado detalladamente en [1]:
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
06-07-1998
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:Administración relación con el clienteA1
Requisitos RRHH y Proveedores
Bases de Licitación
Proveedores y CotizacionesPreseleccionados
Cambios de estado
Entrega de propuestas tecnicas y economica
Propuesta Adjudicada
Ideas y Necesidades de Nuevos Productos
Antecedentes yModificaciones del Estudio
Servidores,Computadoresy bases dedatos de laempresa
Informes de estado de las propuestas
Necesidades de Cambios en condiciones de entrega de los Estudios
Adjudicaciones
Bases deLicitación einformaciónpertinente
Decisión
Estado proyectoEstado cliente,requerimiento ydisponibilidadproducto o servicio
Requerimientose informaciónmercado
Instrucciones sobre caracteristcasy requisitos especiales del cliente
Información del Cliente
1
Identificar y seleccionarpropuesta
2
Elaboración depropuesta
3
Decidir Presentarpropuesta
4
Recepción deAdjudicaciones yNecesidades de
Modificación
Figura 7: Proceso Administración de la Relación con el Cliente.
La solución encontrada corresponde a un Groupware básico diseñado para
registrar la demanda de clientes e iniciar el proceso para atenderla a través de la
actividad Identificar propuesta. Una vez que esté registrada una demanda, debe generar
un aviso o correo electrónico al Ingeniero de Preventa, con lo que se da inicio a la
actividad Analizar Factibilidad. El Ingeniero de Preventa puede rechazar o aceptar la
27
demanda, en caso de aceptarla se debe realizar el subproceso Elaboración de la
Propuesta. Una vez elaborada la Propuesta se debe decidir su presentación al cliente, ya
que se cuenta con antecedentes más concretos de costos y se puede comparar con un
precio objetivo, así como la capacidad operativa de la empresa para abordar el proyecto.
2.1 Requerimientos del Proceso y Funciones Asociadas
En el siguiente diagrama, a la izquierda, se presentan las actividades del proceso
Administración Relación con el Cliente, según se encuentra detallado en [1]. A la
derecha del diagrama se presentan los requerimientos sistémicos del proceso, para
apoyar las actividades descritas en [1], así también, se enuncian las funciones necesarias
relacionadas con dichos requerimientos. Más adelante se presenta el detalle de la
arquitectura sistémica de las actividades del proceso con apoyo TI, así como el detalle y
lógica de las funciones. Posteriormente se presenta un cuadro comparativo entre el
presente diseño y la implementación realizada.
Actividad Nombre Requerimiento del Proceso Funciones
Registrar en Base de Datos toda demanda seleccionada.
- Ingreso Demanda- Modificación Demanda- Eliminación Demanda- Consulta Demanda
Si el cliente de la demanda no existe en las bases de datos de la empresa, el sistema deberá proveer herramientas para registrarlo.
- Ingreso Cliente- Modificación Cliente- Eliminación Cliente- Consulta Cliente
Una vez registrada la demanda, se debe generar un aviso o correo electrónico al Ingeniero de Preventa, avisando este evento.
- Envío de correo cuando esté registrada la Demanda
Consulta en Base de Datos información de la(s) demanda(s) registrada(s).
- Consultar Demanda por distinto orden- Configurar filtros de consulta (numero, código de estado, fecha, hora, cliente y monto)- Registrar necesidades de recursos- Enviar correo avisando al Jefe Administrativo de la necesidad de recursos
Se debe permitir calificar la factibilidad de atención de la demanda, considerando consulta de disponibilidad de recursos humanos, técnicos y financieros para tomar la decisión.
- Calificar demanda
A113 Compra de BasesRegistra fecha de bases en Base de Datos y envía correo al Ingeniero de Preventa, avisando este evento.
- Registro de compra de bases
A112Analizar Factibilidad
A111Identificar Propuestas
Sub
proc
eso:
Iden
tific
ar y
sel
ecci
onar
pro
pues
ta
Pro
ceso
: Adm
inis
trac
ión
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Rel
ació
n co
n lo
s C
lient
es
28
Actividad Nombre Requerimiento del Proceso Funciones
El sistema deberá permitir registrar nuevo proyecto de planificación de elaboración de propuestas
- Registrar nuevo proyecto de planificación de elaboración de propuestas- Actualizar base de cliente registrando la fecha en que comienza la evaluación- Actualizando el código de estado que indica el inicio de la evaluación.
El sistema deberá proveer tipos de plantilla de proyectos para la planificación de elaboración de propuestas, el que podrá ser modificado por el usuario
- Proveer de plantillas para planificar elaboración de propuesta técnico económica- Crear nuevas plantillas de planificación de elaboración de propuestas
El sistema permitirá ubicar recursos disponibles y asignarlos a las distintas tareas
- Hacer carta Gantt - Permitir la asignación de recursos
Registra evento "Bases en Análisis" en Base de Datos.
- Registrar evento "Bases en Análisis"
Actualiza tabla Recursos de Base de Datos los requerimientos de recursos que se requerirán para el proyecto (materiales, RRHH, Proveedores, transporte, etc.)
- Actualiza tabla Recursos de Base de Datos Cliente
Apoyo para el calculo de costos de variable
El sistema permitirá Añadir word, excel y fotos al proyecto
- Permitir agregar word, excel, autocad y fotos al proyecto (tipo mime)
A123Validación y Selección de Proveedores
Registra proveedores y RRHH seleccionados en Base de datos
- Consultar disponibilidad de recursos- Seleccionar recursos- Solicitar nuevos recursos, en caso que los recursos disponibles no satisfacen los requerimientos del proyecto, - Asignar recursos disponibles en carta Gantt
A124Preparación formularios tipos
Actividad completamente manual - N/A
Añadir word y excel de la propuesta (costos, precios, ofertas económicas y técnicas).
- Permitir administrar versiones de los documentos de propuestas
Al terminar la oferta técnico económica, se debe registrar este evento indicándole al sistema que la evaluación terminó, en cuyo momento se actualizará el código de estado.
- Acceder a biblioteca de presentaciones para consultar propuestas anteriores- Crear nuevo proyecto en biblioteca.- Registrar costos de todo tipo de recurso que requerirá el proyecto- Calcular costo del proyecto
A13Decidir Presentar propuesta
Registra decisión en proyecto- Registrar cambio de estado de Demanda
Registra evento- Registrar cambio de estado de Demanda "Adjudicada"
Añade word con necesidades de cambio del cliente
- Permitir administrar versiones de los documentos con cambios del proyecto
A122Análisis de bases y requerimientos
A121Planeación de la Elaboración de Propuesta
A14
Recepción de adjudicaciones y Necesidades de Modificación
A125Preparación de oferta técnica y económica
Sub
proc
eso:
Ela
bora
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prop
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Rel
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s C
lient
es
Cuadro 2: Detalle del apoyo TI requerido para el proceso Administración de la Relación con el Cliente.
29
2.2 Subproceso: Identificar y seleccionar propuesta
En este subproceso existes tres grandes actividades a través de las cuales se
obtendrá registrar la demanda, analizar su factibilidad y compra de bases. La compra de
bases sólo se aplica cuando la demanda exige compra de bases para participar en el
llamado a propuesta. Para mayor detalle del proceso ver [1]
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
07-09-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A1
NODE: TITLE: NUMBER:Identificar y seleccionar propuesta A11
Cambio de Estado (Registro de propuestas seleccionadas)Requerimientose informaciónmercado
Compra Bases de propuesta
Propuestasfactibles
PropuestasSeleccionadas
Apoyo paraevaluaciónpreliminar
Cambio de Estado(Registro de BasesCompradas)
Cambio de Estado (Registro planeación preliminar)
Politicas de Selección de Propuestas
Cambios de estado
1
Identificar Propuestas
2
Analizar Factibilidad
3
Compra de Bases
Figura 8: Subproceso Identificar y Seleccionar propuesta.
30
2.2.1. Identificar propuesta
En esta actividad el apoyo computacional consiste en registrar la demanda, ya sea
por la identificación de llamados a licitaciones publicados en prensa y Chile Compra, o
provenintes de requerimientos directos que hacen sus clientes. Al finalizar el registro de
la demanda, se enviará automáticamente correo electrónico al Ingeniero de Preventa
para avisar este evento.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
01-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A11
NODE: TITLE: NUMBER:Identificar PropuestasA111
Politicas de Selección de Propuestas
Cambio de Estado (Registro de propuestas seleccionadas)
Requerimientose informaciónmercado
Propuestas Seleccionadas
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Página HTML
Presentación
Si no existe cliente, activación aplicación de cliente,
1
AyudanteAdministrativo
(Identificar Demanda)
2
Browser AtenderDemanda
3
Controlador deInteracción (Identificar
Demanda)
4
Lógica dePresentación Id
Demanda
Figura 9: Arquitectura TI de la actividad Identificar Propuesta.
Tal como se expone [1], en este subproceso se atiende la demanda de los clientes,
concentrándose principalmente en los llamados a licitación que hace el MOPTT. Sin
embargo, también se atienden otras necesidades que manifiesten potenciales clientes.
31
Cualquiera sea el origen de lo requerido por el cliente, se registra la demanda en esta
aplicación cuya características se describen a continuación:
2.2.1.1. Funciones.
� Ingreso demanda
� Modificación demanda
� Eliminación demanda
� Consulta demanda
� Envío de correo cuando esté registrada la demanda
� Ingreso cliente
� Modificación cliente
� Eliminación cliente
� Consulta cliente
2.2.1.2. Lógica de ingreso demanda
Usuario registra RUT del cliente
Verificar en base de cliente existencia del cliente
Si cliente no existe activar función ingreso de cliente
rescatar información y desplegar
Si cliente existe, rescatar información y desplegar
Solicitar los siguientes datos:
Tipo demanda
Descripción demanda
Fecha demanda
Fecha máxima de compra de bases o respuesta a demanda
Valor bases de la demanda
32
Validar los siguientes datos:
Tipo demanda, validar contra tabla de tipos de demanda
Descripción demanda, debe ser distinta de blancos
Fecha demanda, verificar consistencia
Fecha máxima compra bases, verificar consistencia
Valor bases demanda
Registrar demanda
Enviar correo al Ingeniero de Preventa con la demanda registrada
2.2.1.3. Lógica de modificación demanda
Rescatar datos de la demanda a partir de su correlativo
Permitir modificar todos los datos de la demanda, los cuales se validarán con
las mismas reglas del ingreso de la demanda.
Superadas las validaciones, se puede actualizar la demanda.
2.2.1.4. Lógica de eliminación de la demanda
Rescatar datos de la demanda a partir de su correlativo
Permitir visualizar todos los datos
Por confirmación marcar la demanda como eliminada.
2.2.1.5. Lógica de consulta demanda
Rescatar datos de la demanda a partir de su correlativo
Permitir visualizar todos los datos
33
2.2.1.6. Lógica de ingreso Cliente
Validar RUT con módulo 11
Multiplicar cada uno de los dígitos del RUT por 2, 3, 4, 5, 6, 7, 2, 3,….,
comenzando por el dígito menos significativo.
Suma = D9*4 + D8*3 + D7*2 + D6*7 + D5*6 + D4*5 + D3*4 +D2*3 +
D1*2
Div11 = Suma / 11 (calcular sin decimales)
Resto = Suma – (Div11 * 11)
DV = 11 – Resto
Si DV = 10, entonces DV= K
Si DV = 11, entonces DV= 0
Solicitar los siguientes datos:
Nombre cliente
Calle cliente
Número cliente
Departamento cliente
Comuna cliente
Ciudad cliente
País cliente
Fono1 cliente
Fono contacto cliente
Nombre contacto cliente
Fax cliente
email cliente
email contacto cliente
Página Web cliente
Giro cliente
34
Registrar cliente
Si el ingreso de cliente fue invocado por otra función, después de terminado el
ingreso del cliente, debe volver a la función que la invocó.
2.2.1.7. Lógica de modificación cliente
Rescatar datos del cliente a partir de su RUT
Permitir modificar todos los datos del cliente, los cuales se validarán con las
mismas reglas del ingreso de la demanda.
Superadas las validaciones, se puede actualizar el cliente.
Enviar correo al Ingeniero de Preventa avisando esta situación
2.2.1.8. Lógica de eliminación cliente
Rescatar datos del cliente a partir de su RUT
Permitir visualizar todos los datos
Por confirmación marcar al cliente como eliminado.
Enviar correo al Ingeniero de Preventa avisando esta situación
2.2.1.9. Lógica de consulta cliente
Rescatar datos del cliente a partir de su RUT
Permitir visualizar todos los datos
35
2.2.2. Analizar Factibilidad
En esta actividad la asistencia de la aplicación es básica, puesto que lo que se
requiere es facilitar la búsqueda de la licitación identificada en el subproceso anterior y
registrar la sanción sobre la misma. Es decir, cuando el Ingeniero de Preventa evalúa la
factibilidad en base a la calificación de la empresa en el MOPTT, costo de bases, costos
del proyecto, competencias y disponibilidad de recursos.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
01-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A11
NODE: TITLE: NUMBER:Analizar FactibilidadA112
Apoyo para evaluación preliminar
Politicas de Selección de Propuestas
Propuestas Seleccionadas
Cambio de Estado (Registroplaneación preliminar)
Propuestas factibles
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Página HTML
Presentación
Acceso a BD
Necesidades insumos y otros
Disponibilidad de recursos
1
Ingeniero de Preventa(Factibilidad)
2
Browser(Factibilidad)
3
Controlador deInteracción
(Factibilidad)
4
Logica depresentación(Factibilidad)
Figura 10: Arquitectura TI de la actividad de Analizar Factibilidad.
2.2.2.1. Funciones
� Consultar demanda por distinto orden
� Configurar filtros de consulta (número, código de estado, fecha, hora, cliente
y monto)
36
� Registrar necesidades de recursos
� Enviar correo avisando al Jefe Administrativo de la necesidad de recursos
para calificar la demanda
� Calificar demanda
2.2.2.2. Lógica de la aplicación
� Para calificar mostrar sólo las demandas ingresadas o modificadas
� Calificación de la demanda
• En consulta por disponibilidad de recursos,
o Se debe solicitar los recursos necesarios para el proyecto:
Tipo de recurso
Descripción del recurso
Perfil del recurso
Cantidad del recurso
Fecha aproximada de inicio o uso del recurso
o Validación
Tipo Recurso, sólo puede ser PR = Proveedores, RH = Recursos
Humanos, MT = Materiales, TR = Transporte, FI = Financieros
Descripción Recurso, distinto de vacío
Perfil Recurso, distinto de vacío
Cantidad Recurso, distinto de cero
Fecha aproximada de inicio, o uso del recurso, validar consistencia de
fecha
o Grabar necesidades de recursos, más la fecha y hora de generación del
registro
o Actualizar demanda con calificación registrada
• Factible
o Actualizar demanda:
Fecha sanción de la factibilidad, con fecha y hora del sistema
37
Código estado de la demanda = 2
• No factible
o Solicitar motivo, el que debe ser distinto de espacios o blanco
o Actualizar demanda:
Fecha de sanción de la factibilidad, con fecha y hora del sistema
Código estado de la demanda = 3
Motivo demanda
� Si quiere consultar otras demandas habilitar filtro por código de estado y
fecha de registro de demanda.
2.2.3. Compra de Bases
Una vez que compradas las bases, se registra la fecha de compra en la Base de
Clientes y se envía correo al Ingeniero de Preventa avisando esta situación.
38
2.3 Subproceso: Elaboración de Propuesta
Este subproceso contempla cuatro actividades que son apoyadas con
procesamiento computacional. Este proceso se inicia cuando el Ingeniero de Preventa
recibe un correo avisando la compra de bases, o cuando se decide atender una demanda
en la cual no existe compra de bases.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
15-09-2004
03-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A1
NODE: TITLE: NUMBER:Elaboración de propuestaA12
Requisitostécnicos yeconómicos
Instrucciones sobrecaracteristcas y requisitosespeciales del cliente
Selección y costo derecursos humanos yproveedores
Bases deLicitación Informes de estado de las propuestas
Consultas al cliente sobre las bases
Informacióndel Cliente
Entrega de propuestastecnicas y economica
Decisión
Apoyo paraanálisis debases
Avance
Respuesta aconsultas Requisitos RRHH y
Proveedores
Proveedores y Cotizaciones Preseleccionados
RequisitosAdministrativos
Formularios tipo
Cambio de Estado (Planificación)
Apoyo paraplaneación deelaboración depropuesta
Bases de Licitación e información pertinente
1
Planeación de laelaboración de
propuesta
2
Analisis de basesy requerimientos
Validación ySelección deProveedores
3
4
Preparación formularios
tipos
5
Preparación deoferta técnicay económica
Figura 11: Subproceso Elaboración de Propuesta.
39
2.3.1. Planeación de la elaboración de propuesta
Aplicación diseñada para planificar la elaboración de propuesta técnico
económica, la que será usada por el Ingeniero de Preventa para detallar las actividades y
recursos requeridos.
El sistema deberá proveer tipos de plantilla de proyectos para la planificación de
elaboración de propuestas, el que podrá ser modificado por el usuario; conjuntamente
con esto se registrará el código de estado respectivo (demanda en análisis) en Base de
Datos Cliente, registro en tabla Recursos de Base de Datos Cliente los requerimientos de
recursos que se requerirán para el proyecto (materiales, RRHH, Proveedores, transporte,
etc.); además permitirá asignar roles y responsables como: Jefe de Proyecto, encargado
de generar la propuesta, colaboradores internos y las actividades especificas que
realizará cada persona, o grupos de personas identificando qué parte realizará cada cual;
también existirá un listado con todos los elementos que se deben tener presente para
realizar una propuesta exitosa, el cual también será generado a partir de una plantilla. Se
generará una carpeta en un directorio para guardar toda la información del proyecto, la
que tendrá permisos adecuados a las responsabilidades definidas previamente.
40
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
03-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A12
NODE: TITLE: NUMBER:Planeación de la elaboración de propuestaA121
Apoyo para planeación de elaboración de propuesta
Decisión
Bases de Licitación
AccesoBrowser
Respuesta a consultas
RequerimientoHTTP
Avance
Invocación logicapresentación
Solicitud deCreación/modificaciónPlantilla
PlantillaCreada/modificada
Formato de Plantilla
Página HTML
Cambio de Estado (Planificación)
Bases de Licitación e información pertinente
Acceso a BD
Presentación
1
Ingeniero dePreventa
(PlaneaciónPropuesta)
2
Browser(PlaneaciónPropuesta)
3
ControladorInteracción(PlaneaciónPropuesta)
4
Logica dePresentación de
Plantilla
5
Replicación/modificación de
Plantilla
Figura 12: Arquitectura TI de la actividad Planeación de la Elaboración de la Propuesta.
2.2.3.1. Funciones
� Registrar nuevo proyecto de planificación de elaboración de propuestas
� Proveer de plantillas para planificar elaboración de propuesta técnico
económica
� Crear nuevas plantillas de planificación de elaboración de propuestas
� Hacer carta Gantt, permitiendo la asignación de recursos
� Actualizar base de cliente registrando la fecha en que comienza la
evaluación y actualizando el código de estado que indica el inicio de la
evaluación.
2.2.3.2. Lógica de la aplicación
� Rescatar plantilla tipo
41
� Especializar la planificación en base a plantilla tipo
� Detalle de actividades
o Modificar, eliminar o agregar actividad de acuerdo a necesidad de la
propuesta a evaluar:
o Asignar RRHH
o Agregar los documentos de la propuesta al proyecto
� Enviar correo a recursos comprometidos en el proyecto
42
2.3.2. Análisis de Bases y Requerimientos
En esta actividad se busca contar con el apoyo de una aplicación computacional
para facilitar el análisis de la demanda, permitiendo el registro de los recursos (humanos,
técnicos y económicos) requeridos para satisfacer la demanda. Esta información es
complementaria o de reemplazo a la registrada en el subproceso Analizar Factibilidad ,
habilitando con esto mayor precisión en la estimación del costo variable del proyecto.
Por otra parte se permitirá registrar consultas que se deben realizar al cliente para
clarificar aspectos de la demanda. Esta información es relevante tanto para futuros
proyectos, dado que además se registra la respuesta; como para el proyecto en análisis,
ya que en caso de conflicto normalmente se considera las preguntas y su respectivas
respuestas como parte del contrato.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
05-02-2005
01-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A12
NODE: TITLE: NUMBER:Analisis de bases y requerimientosA122
Apoyo para análisis de bases
Formato presentación análisis de bases
Página HTML
Bases de Licitación
Requisitos técnicos y económicos
Informes de estado de las propuestasRequisitos RRHH y Proveedores
Respuesta a consultas
Presentación
Selección y costo de recursos humanos y proveedores
Acceso Browser
Requerimiento HTTP
Invocación logica presentación
1
Ingeniero dePreventa (Análisis
de bases)
2
Browser (análisis debases)
3
Controlador deInteracción (análisis
de bases)
4
Logica depresentación
(análisis de bases)
Figura 13: Arquitectura TI de la actividad Análisis de Bases y Requerimientos.
43
2.3.2.1. Funciones
� Registrar evento "Bases en Análisis"
� Actualiza tabla Recursos de Base de Datos Cliente
� Permitir agregar Word, Excel, Autocad y fotos al proyecto (tipo mime)
2.3.2.2. Lógica de la aplicación
� Solicita datos del proyecto en análisis, momento en el cual el sistema
registra evento "Bases en Análisis" en Base de Datos Cliente (código de
estado 5).
� Recursos
• Si en la etapa de evaluación se definieron recursos, estos serán revisados
y de ser necesario, se actualizará tabla Recursos de Base de Datos
Cliente, con los requerimientos de recursos que se requerirán para el
proyecto (materiales, RRHH, Proveedores, transporte, etc.).
• Si en la etapa de evaluación no se definieron recursos, se deberá ingresar
los recursos que se requerirán para el proyecto registrándolos en la tabla
Recursos de Base de Datos Cliente (materiales, RRHH, Proveedores,
transporte, etc.).
• Enviar correo al Jefe administrativo cada vez que se registra o se
modifica recursos que participarán del proyecto.
� Permitir registrar, consultar y modificar consultas y su respectiva
respuesta en tabla Consulta de Base Cliente.
� El sistema deberá administrar versiones de los documentos que se
agreguen al proyecto.
44
2.3.3. Validación y Selección de Proveedores
Para elaborar la propuesta técnico económica se debe conocer con quién se
elaborará el proyecto y cuáles son sus costos, razón por la cual es importante contar con
el respectivo apoyo para validar y seleccionar a los proveedores.
Como respuesta a la solicitud de recursos que se hizo en el subproceso Análisis
de Bases y Requerimientos, se obtiene una terna de recursos disponibles. Esta
información estará disponible en la base de clientes y las cotizaciones originales
preseleccionadas. Con estos antecedentes se procede a seleccionar los proveedores que
participarán en el proyecto, los cuales podrán ser reemplazados posteriormente por el
Jefe de Proyectos, en caso de ser necesario.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
09-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A12
NODE: TITLE: NUMBER:Validación y Selección de ProveedoresA123
Requisitos RRHH yProveedores
Proveedores y CotizacionesPreseleccionados
Selección y costo de recursos humanos y proveedores
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Invocaciónlogicapresentación
Respuesta a invocación
Página HTML
Presentación
1
Ingeniero dePreventa (Validación
Proveedores)
2
Browser (ValidaciónProveedores)
3
Controlador deInteracción(Validación
Proveedores)
4
Logica depresentaciónProveedores
Figura 14: Arquitectura TI de la actividad Validación y Selección de Proveedores.
45
2.3.3.1. Funciones.
� Consultar disponibilidad de recursos
� Seleccionar recursos
� Solicitar nuevos recursos, en caso que los recursos disponibles no
satisfacen los requerimientos del proyecto,
� Asignar recursos disponibles en carta Gantt
2.3.3.2. Lógica de la aplicación
� Consulta selección de recursos
• Acceder a tabla de recurso a partir del proyecto en análisis
• Desplegar todos los recursos disponibles y preasignados al proyecto en
análisis
• Si recursos no son los apropiados o no están disponibles activar correo al
Jefe Administrativo
� Selección de Recursos
• Si el recurso es el apropiado se selecciona, en cuyo caso se registra fecha
de sistema en Fecha Selección Recurso.
• Asigna recurso en carta Gantt con su respectivo costo.
46
2.3.4. Preparación de oferta Técnico Económica
Preparación de metodología, visita a terreno, revisión oferta de proveedores,
revisión de oferta de RRHH, cálculo de plazos, esfuerzos y costos, y cálculo de precio.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona - Jorge Campusano DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
11-02-2005
01-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A12
NODE: TITLE: NUMBER:Preparación de oferta técnica y económicaA125
Acceso Browser
RequerimientoHTTP
Invocación logica presentación
Respuesta a invocación
Página HTML
Ofertas anteriores Nueva oferta técnico económica
Solicitud ofertas anteriores
1
Ingeniero de Preventa(Prepara oferta
técnica y económica)
2
Browser (Preparaciónoferta técnica y
económica)
3
Controlador deInteracción
(Preparación ofertatécnica y económica)
4
Lógica depresentación
(Preparación ofertatécnica y económica)
Figura 15: Arquitectura TI de la actividad Preparación de Oferta Técnica y Económica.
Esta parte de la aplicación apoyará la generación de ofertas técnico económicas,
cuya característica se describe a continuación:
2.3.4.1. Funciones.
� Acceder a biblioteca de presentaciones para consultar propuestas anteriores
� Crear nuevo proyecto en biblioteca.
� Permitir administrar versiones de los documentos de propuestas
� Registrar costos de todo tipo de recurso que requerirá el proyecto
� Calcular costo del proyecto
47
2.3.4.2.
2.3.4.3. Lógica de la aplicación
� Acceder a biblioteca de presentaciones, permitiendo consultar de ellas
documentos anteriores tales como:
• Propuesta técnica
• Propuesta económica
• Calificación de propuesta
� Crear nueva proyecto en biblioteca, copiando si fuese necesario las
propuestas, planillas, carta Gantt, etc.
� Administrar versiones de los documentos de propuestas
� Registrar costos de todo tipo de recurso que requerirá el proyecto
� Calcular costo del proyecto
2.3.5. Recepción de Adjudicaciones y Necesidades de Modificación
Al recibir la información de adjudicación del proyecto, se procede a realizar las
siguientes actividades:
� Registrar fecha de adjudicación de la demanda
� Asignar identificación de ítem de gasto para el proyecto
� Registrar el presupuesto de gasto asignado al proyecto, el que debe ser igual
al costo calculado en la elaboración de la oferta técnico económica del
proyecto.
48
3. PROCESO: Administración Relación con Proveedores
La arquitectura diseñada para el Proceso Administración Relación con
Proveedores compromete a los subprocesos Recopilación de Proveedores, Calificación
de Proveedores y Operación de Proveedores (en este diseño todos los recursos obtenidos
externamente se reconocen como proveedores, independiente que ellos sean personas
naturales o jurídicas). El primero de ellos se encarga de mantener una amplia gama de
RRHH y/o empresas proveedoras capaces de dar satisfacción a las necesidades de
elaboración de proyectos. De esta forma, se reduce el tiempo en el proceso encargado de
elaborar la propuesta (costo de transacción), ya que dispondría de información para
evaluar la factibilidad técnica y económica de los recursos recurridos para enfrentar el
proyecto. Estos antecedentes permitirán calcular parte de los costos comprometidos en el
proyecto.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
04-11-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:Administración relación con proveedores A2
Servidores,Computadores ybases de datosde la empresa
RequisitosRRHH yProveedores
Informaciónestado
Información, cotización y ordenes aproveedores y RRHH
Información proveedores
Cambios de estado
Proveedores y CotizacionesPreseleccionados
Necesidades de Proveedores y RRHH
Contrato firmado y aceptación de estandares y condiciones
Modificaciones de Proveedores
Información al mercado
PropuestaAdjudicada
Oportunidad derespuesta ycalidad cotización
Evaluación de desempeño
Autorizaciónde Pago
Politica de Calidad
1
Recopilación deProveedores y RRHH
2
Calificación de Proveedoresy RRHH
3
Operación de Proveedores
Figura 16: Proceso Administración de la Relación con Proveedores.
49
La Calificación De Proveedores es un subproceso que se activa en distintas
circunstancias. La primera es para registrar la velocidad de respuesta y calidad de
cotizaciones o forma de responder a lo requerido de los RRHH y/o empresas
proveedoras. La segunda tiene que ver con la calidad de sus servicios. La tercera permite
registrar el orden y la formalidad por parte de los proveedores para relacionarse con la
empresa. Es decir, se califica por el primer acercamiento de los proveedores
(cotizaciones, currículo, presentaciones, etc.), por la calidad de los trabajos entregados y
por la formalidad en el cierre de los negocios.
El subproceso Operación de Proveedores permite preseleccionar proveedores que
son requeridos en los procesos Administración Relación con el Cliente y Gestión
Producción y Entrega. Esta preselección se hará con criterios de costo y calidad, lo que
se obtiene a partir de la historia que se tenga del proveedor o de los antecedentes
obtenidos de ellos y cotizaciones. Cuando esté(n) seleccionado(s) el (los) proveedor(es)
que participan en el proyecto. Se formaliza esta relación por medio del instrumento que
corresponda (orden de compra o contrato). Por último, en este subproceso se
administran contratos, pagos y multas.
50
3.1 Detalle apoyo TI
Actividad Nombre Requerimiento del Proceso Funciones
Registro en Base de datos de Proveedores y RRHH
- Ingreso Proveedores- Modificación Proveedores- Eliminación Proveedores
Consulta Base de Datos Cliente por los requisitos de RRHH y Proveedores
- Consulta Proveedores
A212Negociación de Alianzas
Registro de alianzas y contratos en Base de Datos de Proveedores y RRHH .
- Registro de alianzas- Incorporación de documento
Sub
proc
eso:
C
alifi
caci
ón d
e P
rove
edor
es y
R
RH
H
A221Calificación de Proveedores y RRHH
Registro de parámetros que permitan calcular nota (Velocidad de respuesta en entrega de cotizaciones, Facilidad de comunicación y ubicación, Formalidad, Disponibilidad, Calidad, Cumplimiento de plazos y Precio)
- Ingreso de parámetros según Rol - Calificación parcial- Calificación total
A231 PreselecciónConsulta en Base de datos de Proveedores y RRHH
- Consultar calificación de proveedores - Registrar cotizaciones y proveedores preseleccionadas- Actualizar recursos
Consulta en Base de datos de Proveedores y RRHH
- Consultar proveedores por tipo de servicio
Registro de cotizaciones recibidas en Base de datos de Proveedores y RRHH, indicando la velocidad de respuesta, interés, disponibilidad y costo.
- Registrar cotización
Registro de documento de formalización de la compra (ordenes de compras, contrato o addendum)
- Registrar formalización de compra
Consulta al sistema de apoyo donde se obtendrá autorización de pago a proveedores
- Consulta de saldo pendiente de pago a proveedores
Registro de pagos en Base de datos de Proveedores y RRHH
- Ingreso documentos de cobro- Modificación documentos de cobro- Eliminación documentos de cobro- Consulta documentos de cobro- Consulta de saldo pendiente de pago a proveedores- Registro de pago a proveedores
A224
Administración de Incumplimiento de Contrato
Sin apoyo sistémico explicito. N/A
Pro
ceso
: Adm
inis
trac
ión
con
Rel
ació
n P
rove
edor
es
Sub
proc
eso:
R
ecop
ilaci
ón D
e P
rove
edor
es y
R
RH
H
Sub
proc
eso:
Ope
raci
ón d
e P
rove
edor
es
A233
A232
Búsqueda de Proveedores y
RRHH
Administración de Compra y cotizaciones
Administración de Pagos
A211
Cuadro 3: Detalle del apoyo TI requerido para el proceso Administración de la Relación con los proveedores.
51
3.2 Subproceso: Recopilación de Proveedores y RRHH
Con el propósito de evitar un crecimiento no deseado de los empleados de planta,
es necesario contar con una amplia gama de proveedores capaces de satisfacer las
necesidades del Proceso Producción y Entrega Del Servicio. En este contexto el
subproceso Recopilación de Proveedores y RRHH es fundamental para cumplir con las
políticas de minimizar el costo de operaciones, razón por la cual en este subproceso se
recopila información de proveedores (personas naturales o jurídicas) que puedan
participar en los distintos proyectos que se hagan a futuro.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
04-11-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Recopilación de Proveedores y RRHHA21
Informaciónproveedores
Cambios de estado
Información al mercado
Información estado
Acuerdo Marcocon Proveedores
Oportunidad de respuesta y calidad cotización
1
Búsqueda deProveeedores y
RRHH
2
Negociación deAlianzas
Figura 17: Subproceso Recopilación de Proveedores y RRHH.
Para que esta actividad sea útil para el proceso de negocio, la información
obtenida debe quedar registrada en el sistema y a disposición de los procesos que la
usarán posteriormente.
52
3.2.1. Búsqueda de proveedores
Actividad encargada de buscar en diferentes medios de publicación (periódicos,
portales Web de búsqueda de empleo, bases de datos del MOPTT, AIC, contactos, etc)
proveedores y RRHH, clasificarlos por tipo de servicio y registrar sus datos
demográficos, sus habilidades, títulos, experiencia, currículo, etc. Además, se encargará
de contactar a los recursos, registrar la fecha de contacto e identificar costos y
disponibilidad.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A21
NODE: TITLE: NUMBER:Búsqueda de Proveeedores y RRHHA211
Información al mercadoInformaciónproveedores
Cambios de estadoMensaje de nuevos antecedentes de proveedores
Acceso Browser
RequerimientoHTTP
Invocación dePresentación deIngreso Proveedores
Campos e información a presentarPágina HTML
Presentación
Informaciónestado
Acceso a BD
Oportunidad de respuesta y calidad cotización
1
Encargadobusqueda
provedores
2
Interfaz RegistroProveedores
3
Controlador deInteraccion Regsitro
Proveedores
4
Logica dePresentación
Ingreso Proveedores
Figura 18: Arquitectura TI de la actividad Búsqueda de Proveedores y RRHH
Cuando se haya obtenido la información requerida sobre los proveedores se
activará esta aplicación, cuya funcionalidad se describe a continuación:
53
3.2.1.1. Funciones.
� Ingreso proveedores
� Modificación proveedores
� Eliminación proveedores
� Consulta proveedores
3.2.1.2. Lógica de ingreso proveedor
Usuario registra RUT del proveedor
Verificar en base de proveedores existencia del roveedor
Si proveedor no existe solicitar los siguientes datos para registrarlo
Nombre
Calle
Número
Piso
Comuna (obtenerlo de tabla)
Ciudad (obtenerlo de tabla)
País (obtenerlo de tabla)
Fono1
Fono Contacto
Nombre Contacto
Fax
email empresa
email contacto
pagina web
Tipo
Tipo de Servicios (obtenerlo de tabla de servicios)
Característica servicio ofrecido (grabarlo en tabla Oferta
Proveedor)
Currículos
54
Si Proveedor existe, acusar error “Proveedor existe”
Validar los siguientes datos:
• Validar RUT con módulo 11
Multiplicar cada uno de los dígitos del RUT por 2, 3, 4, 5, 6, 7,
2, 3,…., comenzando por el dígito menos significativo.
Suma = D1*2 + D2*3 + D3*3 + D4*4 + D5*5 + D6*6 + D7*7
+D8*2 + D9*3
Div11 = Suma / 11 (calcular sin decimales)
Resto = Suma – (Div11 * 11)
DV = 11 – Resto
Si DV = 10, entonces DV= K
Si DV = 11, entonces DV= 0
• Nombre, Calle, Número, Fono1, Fono contacto, Nombre
contacto, característica del servicio ofrecido y currículo, deben
ser distinto de nulo
• Si se digita email empresa y/o email contacto, debe validarse
consistencia
• Tipo puede ser R = RRHH o P = Empresa
Registrar Proveedor
3.2.1.3. Lógica de modificación Proveedor
Rescatar datos del Proveedor a partir de su RUT
Permitir modificar todos los datos del Proveedor, los cuales se validan con las
mismas reglas de ingreso.
Superadas las validaciones, se puede actualizar el Proveedor.
55
3.2.1.4. Lógica de eliminación Proveedor
Rescatar datos del Proveedor a partir de su RUT
Permitir visualizar todos los datos
Por confirmación marcar al Proveedor como eliminado.
3.2.1.5. Lógica de consulta Proveedor
Rescatar datos del Proveedor a partir de su RUT
Permitir visualizar todos los datos
56
3.2.2. Calificación de proveedores
La calificación de proveedores será un proceso cuya lógica responderá a los
parámetros registrados por los usuarios: tanto del Jefe Administrativo que toma contacto
con ellos, como por el Jefe de Proyecto e Ingeniero de Preventa. Esta calificación podrá
ser total si el proveedor ya ha trabajado con la empresa. En caso contrario, tendrá la
evaluación del Jefe Administrativo y en ocasiones además contará con la calificación
realizada por el Ingeniero de Preventa. Los parámetros son registrados por estos roles en
diferentes circunstancias.
USED AT: AUTHOR: DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
12-02-2005
23-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Calificación de Proveedores y RRHHA22
Requisitos RRHH y Proveedores
Servidores, Computadores y bases de datos dela empresa
Información estado
Acceso Browser
Requerimiento HTTP
Información proveedores
Cambios de estado
Recomendaciones para contrato
Mensaje de nuevos antecedentes de proveedores
Página HTML
Resultado de Calificación
Invocación logicapresentación
Acceso a BD
Datos para calculo
Presentación
Resultado lógica interfaz
Oportunidad derespuesta y calidadcotización
1
Rol autorizadoCalifica Proveedor
2
Browser deCalificación deProveedores
3
Controlador deInteracción deProveedores
4
Presentación dehistorial y campos
de ingreso decalificación
5
Cálculo decalificación segúntipo de proveedor
Figura 19: Arquitectura TI de la actividad Calificación de Proveedores y RRHH
57
De acuerdo a esta arquitectura, el ingreso de parámetros se hará de acuerdo a los
siguientes criterios, los que varían según el Rol del calificador:
a) Jefe Administrativo.
Esta calificación responderá a la impresión que tenga del RRHH o el proveedor,
en cuanto a la calidad del servicio que se obtenga a priori con estos recursos
externos. Por tanto el Jefe administrativo deberá usar el siguiente criterio en su
calificación:
CUALIDAD CRITERIO
Velocidad de
respuesta
• Rapidez con la que responde el requerimiento, y
• Cumplimiento del plazo de respuesta que se haya acordado
con el oferente.
Facilidad de
comunicación
• Comunicación rápida y expedita por cualquier medio
(teléfono convencional, celular, fax o correo electrónico)
Formalidad • En la conversación
• En la entrega de la cotización (escrita y clara en su
contenido y precio)
Disponibilidad • Fecha de disponibilidad
Cuadro 4: Criterios de calificación de proveedores del Jefe Administrativo
b) Jefe de Proyecto.
Esta calificación responderá al desempeño en cuanto a la eficiencia y la eficacia
que haya tenido el recurso externo en el proyecto. Por tanto, el Jefe de Proyecto
deberá usar el siguiente criterio en su calificación:
58
CUALIDAD CRITERIO
Velocidad de
respuesta
• Rapidez con la que responde ante cualquier requerimiento
que se haga en el transcurso del proyecto.
Facilidad de
comunicación
• Comunicación rápida y expedita por cualquier medio
(teléfono convencional, celular, fax o correo electrónico)
Formalidad • En el trato
• En la entrega de trabajos (escrita y clara en su contenido)
• Puntualidad en reuniones de coordinación y de entrega.
Disponibilidad • Recurso presente cada vez que se requiera
Calidad • Contenido adecuado a lo requerido
Cumplimiento
plazos
• Oportunidad de entrega
Cuadro 5: Criterios de calificación de proveedores del Jefe de Proyectos
c) Ingeniero de Preventa.
Esta calificación responderá al perfil del recurso externo. Medirá currículo y
valor de cotización. Por tanto, el Ingeniero de Preventa deberá usar el siguiente
criterio en su calificación:
59
CUALIDAD CRITERIO
Currículo • Para las empresas proveedoras se considera:
o Experiencia
o Calidad de sus recursos
o Solvencia
• Para los RRHH independientes o los que trabajan en la
empresa proveedora:
o Experiencia
o Formación
o Recomendaciones
Precio • Precio de mercado
Cuadro 6: Criterios de calificación de proveedores del Ingeniero de Preventa.
3.2.2.1. Funciones
� Ingreso de parámetros según Rol
� Calificación parcial
� Calificación total
3.2.2.2. Lógica de ingreso de parámetros
Usuario invoca aplicación
Verificar si es usuario autorizado para usar esta aplicación
Si usuario no está autorizado acusar error indicando “usuario no tiene
autorización, comuníquese con administrador
del sistema” y finalizar proceso.
En caso contrario:
Si perfil = Jefe Administrativo solicitar los siguientes parámetros de
calificación:
Velocidad de respuesta
Facilidad de comunicación
60
Formalidad
Disponibilidad
Si perfil = Jefe de Proyecto solicitar los siguientes parámetros de
calificación:
Velocidad de respuesta
Facilidad de comunicación
Formalidad
Disponibilidad
Calidad
Cumplimiento plazos
Si perfil = Ingeniero de Preventa solicitar los siguientes parámetros de
calificación:
Currículo
Precio
3.2.2.3. Lógica de validación
La validación es básica, la que implica que debe exigirse la calificación de cada
uno de los parámetros que debe ser evaluado según el perfil del evaluador.
3.2.2.4. Cálculo de calificación parcial
� Total calificación Jefe Administrativo =
(Velocidad de respuesta + Facilidad de comunicación +Formalidad
+Disponibilidad)/4
� Total calificación Jefe de Proyecto =
(Velocidad de respuesta + Facilidad de comunicación + Formalidad +
Disponibilidad + Calidad +Cumplimiento plazos)/6
� Total calificación Ingeniero de Preventa =
(Currículo + Precio)/2
61
3.2.2.5. Cálculo de calificación total
� Promedio de calificación =
(Total Calificación Jefe Administrativo *0,25) + (Total Calificación Jefe
de Proyecto *0,50) + (Total Calificación Ingeniero de preventa * 0,25)
3.2.2.6. Lógica de grabación
Si perfil = Jefe Administrativo mover fecha de sistema a Fecha
calificación Jefe Administrativo y grabar:
Velocidad de respuesta
Facilidad de comunicación
Formalidad
Disponibilidad
Fecha calificación Jefe Administrativo
Si perfil = Jefe de Proyecto mover fecha de sistema a fecha de
calificación del Jefe de Proyecto y grabar:
Velocidad de respuesta
Facilidad de comunicación
Formalidad
Disponibilidad
Calidad
Cumplimiento plazos
Fecha calificación Jefe de Proyecto
Si perfil = Ingeniero de Preventa mover fecha de sistema a Fecha
calificación Ingeniero de Preventa y grabar:
Currículo
Precio
Fecha calificación Ingeniero de Preventa
62
3.3 Subproceso: Operación de Proveedores
En este subproceso se realizan cotizaciones y se preseleccionan proveedores de
acuerdo a políticas de la empresa, entre las cuales se encuentra el registro de
proveedores calificados.
Este subproceso se activa cuando el Ingeniero de Preventa o el Jefe de Proyecto
solicitan recursos de diferentes especialidades. Se comienza por ubicar a proveedores
cargados en la base de datos del sistema de apoyo. Dependiendo de las necesidades de
proyectos por atender, se solicita cotizaciones a los proveedores, a partir de lo cual se
obtiene la información necesaria para hacer la primera preselección de proveedores. Los
proveedores seleccionados, en lo posible tres por cada requerimiento de recurso recibido
(requerimiento generado por el Ingeniero de Preventa o por el Jefe de Proyecto) son
enviados al requirente, el que de acuerdo a lo definido en su respectivo proceso
(Subproceso Elaboración de Propuesta para el caso de lo requerido por el Ingeniero de
Preventa o Subproceso Planificar en caso que el requerimiento lo hubiese efectuado el
Jefe de Proyecto), procederá a elegir los recursos que participarán en el proyecto.
63
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
04-11-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A2
NODE: TITLE: NUMBER:Operación de ProveedoresA23
Necesidades deProveedores y RRHH
Información proveedores
Requisitos RRHHy Proveedores
Información, cotización y ordenes a proveedores y RRHH
Cambios de estado
Proveedores y Cotizaciones Preseleccionados
Información estado
Información aestudio Juridico
Pago a proveedoresDocumentos de cobro
Contrato firmado y aceptación deestandares y condiciones
Autorizaciónde Pago
Indicación de Incumplimiento
Modificaciones de Proveedores
Cotizaciones yobservaciones deproveedores yRRHH
1
Administración deCompra y
cotizaciones
2
Preselección
3
Administración dePagos
4
Adminstración deIncumplimiento
de Contrato
Figura 20: Subproceso Operación de Proveedores.
En este proceso también se formaliza la compra por medio de una orden de
compra, contrato de servicios, faena o honorarios dependiendo de la característica del
recurso externo (persona natural o jurídica). Esta actividad sólo puede ser activada por el
Jefe de Proyecto, ya que es él quién finalmente tiene a cargo la ejecución del proyecto.
Otra responsabilidad de este subproceso es administrar los pagos que se hacen a
los proveedores, los cuales deben ser autorizados por el Jefe de Proyecto de acuerdo al
cumplimiento de las actividades y programas de pagos convenidos en órdenes de
compras o contratos. Para generar el pago es requisito que el proveedor entregue boleta
o factura por lo que está cobrando. Excepcionalmente, se emitirá boleta de tercero sólo
cuando el proveedor sea una persona natural que no tiene boleta. En esta actividad,
además, se controla que los pagos parciales o totales nunca estén por sobre lo pactado.
64
Por último, en este proceso se administra cualquier incumplimiento de contrato
aplicando las respectivas multas que estén definidas en los contratos por los servicios
contratados.
El apoyo computacional de este subproceso, al igual que todos los subprocesos
de este modelo, se obtiene de un groupware diseñado especialmente para estas
necesidades.
3.3.1. Administración de compra y cotizaciones
Este subproceso se hace cargo de hacer cotizaciones y formalizar la compra. Las
cotizaciones obtenidas son enviadas al subproceso Preselección para ser revisadas y
seleccionadas.
La necesidad de recursos solicitada por el Ingeniero de Preventa o por el Jefe de
Proyecto es informado al encargado de este subproceso (en este modelo es el Jefe
Administrativo) por correo electrónico. Con esta información el Jefe Administrativo
accede a la aplicación que apoyará esta gestión para ubicar a los proveedores posibles.
En el caso de no encontrar información disponible solicita al subproceso Búsqueda De
Proveedores Y RRHH que ubique proveedores de acuerdo a perfil requerido; en caso
contrario, si la aplicación proporciona una abundante cantidad de proveedores posibles,
seleccionará por la calificación que se tenga de éstos, para solicitar cotizaciones para
satisfacer la necesidad de recursos requerida.
65
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A23
NODE: TITLE: NUMBER:Administración de Compra y cotizacionesA231
Información estado
Necesidades deProveedores y RRHH
Cambios de estado
Información, cotización y ordenes a proveedores y RRHH
Cotizaciones y observaciones de proveedores y RRHHContrato firmado y aceptación deestandares y condiciones
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Invocaciónlogicapresentación
Página HTML
Presentación
Respuesta a invocación
Información proveedores
1
Jefe o AyudanteAdministrativo
2
Browser deCompras y
Cotizaciones
3
Controlador deInteracción de
Compras yCotizaciones
4
Presentación Ingresode antecedentes,cotizaciones, etc.
Figura 21: Arquitectura TI de la actividad Administración de Compra y Cortizaciones.
Cuando se reciben las cotizaciones enviadas por los proveedores, el jefe
administrativo enviará la información obtenida al subproceso Preselección para elección
de terna.
La formalización de la compra se hará cuando el Jefe de Proyecto confirme los
recursos que participarán en el proyecto en ejecución. A partir del cual se establece el
compromiso de compra o contratación por alguno de los siguientes documentos:
a) Orden de Compra. Documento numerado para demostrar la voluntad de adquirir
algún producto o servicio, ofertado por el proveedor en una cotización. Este tipo de
documento se usará sólo con personas jurídicas y por lo general para la compras de
materiales, aunque podrá usarse para la obtención de algún servicio en particular.
66
b) Contrato de servicio. Este tipo de instrumento será utilizado para formalizar la
compra de algún bien o servicio cotizado por un proveedor. Por lo general será
usado en la contratación de servicios que por sus características debe detallar los
requisitos de satisfacción, calidad y garantía, estableciendo fechas de entrega y su
respectivo pago; además establece multas por la falta de cumplimiento de alguna
de las cláusulas del contrato.
c) Addendum. Es un anexo a contratos marco existentes con empresas que se tenga
algún tipo de alianza (este tipo de contrato es tratado en el subproceso Negociación
de Alianzas). En este addendum se define particularmente lo que será provisto por
el proveedor, estableciendo con claridad lo que debe entregar el proveedor,
definiendo fechas de inicio, entregas, pagos y término del anexo; además de definir
las multas respectivas por incumplimiento.
d) Contrato a plazo fijo. Contrato utilizado sólo para personas naturales en el cual se
establece el tipo de relación que existirá entre el RRHH y la empresa,
estableciendo fechas de inicio, de pago y de término de contrato. Este tipo de
instrumento normalmente será usado con profesionales, que deban participar por
un período de tiempo que sea mayor a tres meses y menor a 12 meses.
e) Contrato a honorarios. Contrato utilizado para establecer la relación generalmente
con profesionales, en actividades que sean menores o iguales a tres meses.
f) Contrato faena. Este tipo de contrato será utilizado con personas naturales, donde
se establecerá con claridad el tipo de faena que debe cumplir el recurso.
Este diseño apoya la selección de proveedores, facilitando la búsqueda de
recursos externos y el registro de la formalización de la compra.
3.3.2.1. Funciones
� Consultar proveedores por tipo de servicio
� Registrar formalización de compra
3.3.2.2. Lógica de la aplicación
� Consulta proveedores por tipo de servicio
67
• Acceder a tabla de Tipo Servicio
• Desplegar todos los tipos de servicio registrados
• Permitir al usuario escoger el tipo de servicio que requiere
• A partir del tipo de servicio elegido, rescatar y desplegar todos los
proveedores que proporcionan el servicio requerido, desplegando en
página la siguiente información:
o Nombre empresa
o Dirección
o Nombre, fono y correo de contacto
o Detalle de oferta del proveedor
o Indicación si ha trabajado anteriormente con la empresa
o Calificación
• Habilitar la obtención de mayor información del proveedor en consulta a
partir de la información desplegada en el punto anterior, permitiendo
obtener:
o Detalle de trabajos anteriores
o Currículo
o Calificación parcial y total
o Cotizaciones anteriores del proveedor
� Generar orden de compra o el contrato que corresponda de acuerdo a lo
que escoja el usuario:
• Con el RUT del proveedor ingresado por el usuario, rescatar los datos de
la cotización
• Preguntar modalidad de formalización de la compra
Si se eligió Orden de Compra preparar la orden de compra con los datos
obtenidos de la cotización.
Si RUT menor o igual a 60.000.000, acusar error, “proveedor no
es empresa”, en caso contrario
Desplegar información y solicitar confirmación
Imprimir orden de compra y grabarla
68
Si se eligió Contrato solicitar tipo de contrato,
Si tipo contrato es (de servicio o addendum) y RUT menor o igual
a 60.000.000, acusar error, “proveedor no es empresa”
Si tipo contrato es (a plazo fijo, honorario o faena) y RUT mayor a
60.000.000, acusar error, “proveedor no es persona
natural”
Si no se detecta error rescatar el tipo de contrato y prepararlo con
los datos de la cotización.
Desplegar información y permitir incorporar cambios
Solicitar confirmación
Imprimir contrato y grabarlo
69
3.3.2. Preselección
La necesidad de recursos solicitada por el Ingeniero de Preventa o por el Jefe de
Proyecto fue atendida por el subproceso Administración de Compra y Cotizaciones, a
partir de lo cual se solicitaron cotizaciones las que son enviadas a este subproceso para
proceder a su preselección.
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A23
NODE: TITLE: NUMBER:PreselecciónA232
Información estado
Modificaciones de Proveedores
Proveedores y Cotizaciones Preseleccionados
Cotizaciones y observacionesde proveedores y RRHH
Cambios de estado
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Invocación PaginaPreselección
Página de Preselección
Página HTML
Requisitos RRHH yProveedores
Presentación
Necesidades de Proveedores y RRHH
1
EncargadoPreseleccionProveedores
2
BrowserPreselecciónProveedores
3
Controlador deInteracciónPreselcciónProveedores
4
Presentación de Inf.de Provs. y campos
de Ingreso
Información de Proveedores
Figura 22: Arquitectura TI de la actividad Preselección.
Cuando se reciben las cotizaciones enviadas por el subproceso Administración de
Compras y Cotizaciones, el jefe administrativo seleccionará de acuerdo a las siguientes
instrucciones:
70
a) Cotizaciones de proveedores con calificación en el sistema computacional. En
este caso elige terna por calificación y precio, registra las cotizaciones
seleccionadas, asigna los recursos a la demanda en evaluación o ejecución, y
por último envía al requirente los antecedentes originales enviados por los
proveedores. Sí los documentos recibidos son electrónicos deben ser enviados
por correo electrónico al requeriente.
b) Cotizaciones de proveedores sin calificación en el sistema computacional. En
este caso no tiene elementos de selección, por tanto asigna los recursos a la
demanda en evaluación o ejecución, y por último envía al requirente los
antecedentes originales enviados por los proveedores. Sí los documentos
recibidos son electrónicos deben ser enviados por correo electrónico al
requirente.
El propósito de esta aplicación es dinamizar el proceso de preselección y registro
de información que será usada en el subproceso Elaboración de propuestas o en el
proceso Gestión Producción y Entrega.
3.3.2.1. Funciones
� Consultar calificación de proveedores
� Registrar cotizaciones y proveedores preseleccionadas
� Actualizar recursos
3.3.2.2. Lógica de la aplicación
� Consulta calificación de proveedores
• Acceder a tabla de proveedores
• Desplegar en página la siguiente información:
o Nombre empresa
o Dirección
o Nombre, fono y correo de contacto
o Indicación si ha trabajado anteriormente con la empresa
71
o Calificación
• Habilitar la obtención de mayor información del proveedor en consulta, a
partir de la información desplegada en el punto anterior, permitiendo
obtener:
o Detalle de trabajos anteriores
o Currículo
o Calificación parcial y total
o Ofertas anteriores del proveedor
� Registrar cotizaciones y proveedores preseleccionadas
• Con el RUT del proveedor ingresado por el usuario, rescatar los datos del
proveedor
Si proveedor no existe acusar error “proveedor no existe”
Si quiere ingresar proveedor activar proceso aplicación de ingreso
de proveedores.
En caso contrario volver a pedir RUT
Si proveedor existe, rescatar información y desplegar
• Permitir registrar cotización del proveedor
• Preguntar a qué demanda quiere asociar el proveedor preseleccionado,
por tanto se debe:
o Desplegar detalle de demandas en espera de recursos
o Seleccionar número de demanda
o Actualizar tabla recursos de base cliente
72
3.3.3. Administración de Pagos
En este subproceso se reciben y se revisan los documentos con los cuales los
proveedores cobran sus productos y/o servicios. Después de revisados se puede proceder
al pago, siempre y cuando el Jefe de Proyecto lo autorice, ya que es él quién conoce el
detalle del proyecto.
Debido a que en este subproceso se reciben los documentos de cobro de todos los
productos o servicios contratados o comprados por la empresa, es necesario destacar que
para el modelo de Gestión de Proyectos de Ingeniería, sólo interesan las facturas o
boletas que estén directamente relacionada con el (los) proyecto(s) en ejecución. Por
tanto la descripción de las actividades que a continuación se detalla, debe ser aplicada
solo a este modelo.
a) Recepción de documentos de cobranza. Todos los productos o servicios
contratados o comprados por la empresa son cobrados por los proveedores, por
medio de los siguientes documentos (impresos convencionales o electrónicos):
� Boletas de honorarios. Este tipo de documento es emitido para cobrar las
remuneraciones por la prestación de servicios profesionales o de actividades
lucrativas, en cuyo caso se debe retener el impuesto de segunda categoría
(10%).
� Boletas de compraventa. La boleta de compraventa es emitida por el
proveedor para cobrar la transferencia de especies o prestaciones de servicios.
� Facturas. La factura es emitida por el proveedor para cobrar la transferencia
de especies o prestaciones de servicios. Se debe tener presente que éstas
pueden ser exentas de IVA en el caso de asesorías.
Independiente del tipo de documento que se reciba, el proveedor deberá detallar en
el documento de cobro lo siguiente:
73
� Nombre proyecto
� Número de orden de compra, número de contrato o número de contrato y
número de addendum, según formalización de compra.
� Ítem de gasto
Si por distintas circunstancias estos datos no son generados por el proveedor,
entonces al reverso del documento de pago se deberá anotar manualmente esta
información.
La recepción de documentos implica revisar la forma (razón social, dirección fono,
fecha, giro, nombre proyecto, número de documento de formalización e ítem de
gasto) y el fondo del documento de cobro (concepto del cobro, precio y cálculo del
total). Posteriormente se procede a revisar que el cobro sea igual a lo comprado
(orden de compra o contrato) y que no supere al saldo adeudado.
b) Corrección de documentos. Si se detecta algún error en la cobranza, se solicitará al
proveedor solucionar el problema por las siguientes alternativas:
� Reemplazo de documento de cobro. Esto es posible si el error es detectado
antes de cerrar la contabilidad del mes, pidiendo al proveedor que anule y
reemplace el documento de cobro.
� Cobro de más. Si la contabilidad está cerrada y se detecta un cobro mayor a lo
convenido, se solicitará nota de crédito al proveedor para superar el problema.
� Cobro de menos. Si la contabilidad está cerrada y se detecta un cobro inferior
a lo establecido, se solicitará nota de débito o factura por la diferencia al
proveedor para superar el problema.
Independiente del tipo de documento que se reciba, el proveedor deberá detallar
en el documento de cobro lo siguiente:
� Nombre proyecto
74
� Número de orden de compra, número de contrato o número de contrato y
número de addendum, según formalización de compra.
� Ítem de gasto
Si por distintas circunstancias estos datos no son generados por el proveedor,
entonces al reverso del documento de pago se deberá anotar manualmente esta
información.
La recepción de documentos implica revisar la forma (razón social, dirección fono,
fecha, giro, nombre proyecto, número de documento de formalización e ítem de
gasto) y el fondo del documento de cobro (concepto del cobro, precio y cálculo del
total). Posteriormente se procede a revisar que el cobro sea igual a lo comprado
(orden de compra o contrato) y que no supere al saldo adeudado.
c) Pago a proveedores. Esta actividad se realiza sólo con la aprobación del Jefe de
Proyecto, debido a que él es quién tiene el control del proyecto y por lo tanto el
encargo de informar en qué momento se han cumplido las condiciones para el
pago.
Cuando se autorizó el pago, el Jefe Administrativo procede a:
� Revisar disponibilidad de fondos para emitir documento de pago
� Revisar existencia de notas de crédito pendiente
� Emitir documento de pago
� Registrar este evento en el sistema
El apoyo computacional que tendrá este subproceso, responde a la siguiente
arquitectura:
75
USED AT: AUTHOR: Ernesto Barahona Catalán DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
19-02-2005
19-02-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A23
NODE: TITLE: NUMBER:Administración de PagosA233
Autorización de Pago
Información estado
Documentos de cobro
Cambios de estado
Indicación de Incumplimiento
Acceso Browser
Requerimiento HTTP
Presentación
Invocación logica presentación
Respuesta a invocación
Página HTML
1
Jefe o AyudanteAdministrativo
(Administración dePagos)
2
Browser deAdministración de
Pagos
3
Controlador deInteracción de
Administración dePagos
4
Lógica dePresentación
Administración dePagos
Figura 23: Arquitectura TI de la actividad Administración de Pagos.
3.3.3.1. Funciones
� Ingreso documentos de cobro
� Modificación documentos de cobro
� Eliminación documentos de cobro
� Consulta documentos de cobro
� Consulta de saldo pendiente de pago a proveedores
� Registro de pago a proveedores
3.3.3.2. Lógica ingreso documentos de cobro
• Con RUT ingresado por el usuario, acceder a base de proveedores.
76
o Si RUT no existe acusar “Proveedor no existe” y permitir volver a
digitar RUT.
o Si RUT existe
� Rescatar nombre, datos de formalización de compra (órdenes de
compra, contratos y/o addendum) y desplegar en página para que
el usuario verifique visualmente la información.
� Solicitar ingresar los siguientes datos del documento de cobro
• Tipo docto. formalización
• Número docto. de formalización
• Tipo documento
• Número de documento
• Moneda (validar contra tabla de moneda)
• Neto
• % impto.
• Impuesto
• Total
� Si Tipo de documento = Factura, boleta o Nota de Crédito y Tipo
docto. formalización = OC, y RUT menor o igual a
60.000.000 acusar error ”Persona natural no tiene orden de
compra”
� Si Tipo de documento = Factura o Nota de Crédito y Neto * 1 +
(%impto/100) distinto a Total acusar error “error en
porcentaje de impto., impto. , neto o Total”
� Si Tipo de documento = boleta y RUT menor o igual a
60.000.000 y Neto – (Neto * (%impto/100)) distinto a Total
acusar error “error en porcentaje de impto., impto. , neto o
Total”
� Si Tipo de documento = boleta y RUT mayor a 60.000.000 y
Neto distinto a Total “acusar error”
77
� Si Tipo de documento = Factura y Tipo docto. formalización =
OC, y Número docto formalización no existe en tabla Orden
de Compra acusar error “Número de orden de compra no
valido”
� Si Tipo de documento = Factura o boleta y Tipo docto.
formalización = OC, y Número docto formalización no existe
en tabla Orden de Compra acusar error “Número de orden de
compra no valido”
� Si Tipo de documento = boleta, y RUT menor o igual a
60.000.000, y Tipo docto. formalización = CN o AD, y
Número docto formalización no existe en tabla Contratos
acusar error “Número de contrato no existe”
• Si no se detecta errores se solicitará el detalle del documento de cobro
o Descripción
o Cantidad
o Valor
n
� Si [∑ Valor i] distinto de Neto acusar error “Detalle descuadrado
i=1
con Total”
• Si no existe ningún error:
o Grabar tabla documento de cobro, de acuerdo a las siguientes
instrucciones:
� Tipo de documento
• BN = Boleta Normal, BE = Boleta electrónica, FN =
Factura Normal, FE = Factura Electrónica, NC = Nota de
Crédito o ND = Nota de Débito
� Número documento
� Fecha emisión documento
� Moneda
78
� Neto
� % de impuesto
� Impuesto
� Total
� Fecha de vencimiento del documento
� Tipo de documento de formalización
• OC = Orden de Compra, CN = Contrato, AD =
Addendum
� RUT proveedor
� Monto pagado = 0
� Saldo del documento = Total
� Código de estado = 1
o Grabar tabla detalle de documento de cobro.
o Si existe registro en tabla Saldo_proveedor actualizar:
� Si tipo de documento distinto a Nota de Crédito:
• Total documento de cobro = Total del documento
ingresado + Total documento de cobro anterior
• Saldo Actual = Saldo Actual anterior + Total documento
ingresado
� Si tipo de documento = Nota de crédito:
• Total nota de crédito = Total del documento ingresado +
Total nota de crédito anterior
• Saldo actual = Saldo actual anterior - Total documento
ingresado
o Si no existe registro en tabla Saldo_proveedor crear registro en esta
tabla considerando:
� Si tipo de documento distinto a Nota de Crédito:
• Total documento de cobro = Total del documento
ingresado
79
• Total pago = 0
• Saldo actual = Total documento de ingresado
� Si tipo de documento = Nota de Crédito acusar error “Base de
dato incongruente, avisar al administrador del sistema” .
3.3.3.3. Lógica de modificación documentos de cobro
• Con RUT, tipo y número de documento ingresado por el usuario, acceder
a base de proveedores (tabla Doc_Cobro).
o Si tipo y número de documento no existe, o pertenece a otro RUT acusar
“Documento no existe, o pertenece a otro proveedor ” y permitir volver
a digitar RUT, tipo y número de documento.
o Si código de estado = 0 acusar “documento de cobro eliminado” y
permitir volver a digitar RUT, tipo y número de documento.
o Si código de estado = 2 acusar “documento de cobro pagado o en
proceso de pago” y permitir volver a digitar RUT, tipo y número de
documento.
o Si código de estado = 1 y monto pagado > 0 acusar “documento en
estado de pagado no se puede modificar” y permitir volver a digitar
RUT, tipo y número de documento.
o Si no existe error
� Rescatar y desplegar de tabla Doc_Cobro los siguientes datos del
documento de cobro, permitiendo su modificación
• Tipo docto. formalización
• Número docto formalización
• Tipo documento
• Número de documento
• Moneda (validar contra tabla de moneda)
• Neto
• % impto
80
• Impuesto
• Total
� Si Tipo de documento = Factura, boleta o Nota de Crédito y Tipo
docto. formalización = OC, y RUT menor o igual a
60.000.000 acusar error ”Persona natural no tiene orden de
compra”
� Si Tipo de documento = Factura o Nota de Crédito > y Neto * 1
+ (%impto/100) distinto a Total acusar error “error en
porcentaje de impto., impto. , neto o Total”
� Si Tipo de documento = boleta y RUT menor o igual a
60.000.000 y Neto – (Neto * (%impto/100)) distinto a Total
acusar error “error en porcentaje de impto., impto. , neto o
Total”
� Si Tipo de documento = boleta y RUT mayor a 60.000.000 y
Neto distinto a Total “acusar error”
� Si Tipo de documento = Factura y Tipo docto. formalización =
OC, y Número docto formalización no existe en tabla Orden
de Compra acusar error “Número de orden de compra no
valido”
� Si Tipo de documento = Factura o boleta y Tipo docto.
formalización = OC, y Número docto formalización no existe
en tabla Orden de Compra acusar error “Número de orden de
compra no valido”
� Si Tipo de documento = boleta, y RUT menor o igual a
60.000.000, y Tipo docto. formalización = CN o AD, y
Número docto formalización no existe en tabla Contratos
acusar error “Número de contrato no existe”
• Si no se detectan errores se solicitará el detalle del documento de cobro
o Descripción
o Cantidad
81
o Valor
n
� Si [(Valor i] distinto de Neto acusar error “Detalle descuadrado
i=1
con Total”
• Si no existe ningún error:
o Actualizar tabla documento de cobro.
� Tipo de documento
• BN = Boleta Normal, BE = Boleta Electrónica, FN =
Factura Normal, FE = Factura Electrónica, NC = Nota de
Crédito o ND = Nota de Débito
� Número documento
� Fecha emisión documento
� Moneda
� Neto
� % de impuesto
� Impuesto
� Total
� Fecha de vencimiento del documento
� Tipo de documento de formalización
• OC = Orden de Compra, CN = Contrato, AD =
Addendum
� RUT proveedor
� Monto pagado = 0
� Saldo del documento = Total
� Código de estado = 1
o Actualizar tabla detalle de documento de cobro.
o Actualizar tabla Saldo_proveedor:
� Si tipo de documento distinto a Nota de Crédito
82
• Total documento de cobro = Total documento de cobro
anterior - Total del documento anterior + Total del
documento ingresado
• Saldo actual = Saldo actual anterior - Total del
documento anterior + Total del documento ingresado
� Si tipo de documento = Nota de crédito.
• Total nota de crédito = Total nota de crédito anterior -
Total del documento anterior + Total del documento
ingresado
• Saldo actual = Saldo actual anterior -Total del documento
anterior + Total del documento ingresado
3.3.3.4. Lógica de eliminación de documentos de cobro
• Con RUT, tipo y número de documento ingresado por el usuario, acceder
a base de proveedores (tabla Doc_Cobro).
o Si tipo y número de documento no existe, o pertenece a otro RUT acusar
“Documento no existe, o pertenece a otro proveedor ” y permitir volver
a digitar RUT, tipo y número de documento.
o Si código de estado = 0 acusar “documento de cobro eliminado” y
permitir volver a digitar RUT, tipo y número de documento.
o Si código de estado = 2 acusar “documento de cobro pagado o en
proceso de pago” y permitir volver a digitar RUT, tipo y número de
documento.
o Si no existe error
� Rescatar y desplegar de tabla Doc_Cobro los siguientes datos del
documento de cobro, sin permitir su modificación
• Tipo docto. formalización
• Número docto formalización
• Tipo documento
• Número de documento
83
• Moneda (validar contra tabla de moneda)
• Neto
• % impto
• Impuesto
• Total
• Si no existe ningún error:
o Actualizar tabla documento de cobro registrando código de estado 0.
o Actualizar tabla Saldo_proveedor restando el total que tenía el
documento antes de modificarlo del Total documento de cobro y del
Saldo Actual y sumando el total nuevo al Total documento de cobro al
Saldo Actual.
� Si tipo de documento distinto a Nota de crédito:
• Total documento de cobro = Total documento de cobro
anterior -Total del documento ingresado
• Saldo actual = Saldo actual anterior - Total documento
ingresado
� Si tipo de documento = Nota de crédito:
• Total nota de crédito = Total nota de crédito anterior -
Total nota de crédito anterior
• Saldo actual = Saldo actual anterior + Total documento
ingresado
3.3.3.5. Lógica de consulta de documentos de cobro
• Con RUT, tipo y número de documento ingresado por el usuario, acceder
a base de proveedores (tabla Doc_Cobro).
o Si tipo y número de documento no existe, o pertenece a otro RUT acusar
“Documento no existe, o pertenece a otro proveedor ” y permitir volver
a digitar RUT, tipo y número de documento.
84
o Si código de estado = 0 acusar “documento de cobro eliminado” y
permitir volver a digitar RUT, tipo y número de documento.
o Si no existe error
� Rescatar y desplegar de tabla Doc_Cobro los siguientes datos del
documento de cobro, sin permitir su modificación
• Tipo docto. formalización
• Número docto. formalización
• Tipo documento
• Número de documento
• Moneda (validar contra tabla de moneda)
• Neto
• % impto
• Impuesto
• Total
• Estado
• Tipo docto. formalización
• Número de docto. de formalización
o Desplegada la información anterior se permitirá mostrar el detalle del
documento de cobro y/o detalle de documento de formalización.
3.3.3.6. Lógica de consulta de saldo pendiente de pago a proveedores
• Con RUT digitado por el usuario, acceder a base de Saldo_proveedores
o Si RUT no existe acusar “RUT no existe” y permitir volver a digitar
RUT.
o Si RUT existe rescatar nombre de tabla proveedores y desplegar
� RUT
� Nombre
� Total documentos en cobro
� Total nota de crédito
� Total pagos realizados
85
� Saldo pendiente de pago
� Próximo vencimiento
� Permitir revisar detalle de documentos pagados (obtenerlo de
tabla Doc_cobro con código de estado 2)
86
3.3.3.7. Registro de pago a proveedores
• Con RUT digitado por el usuario, acceder a base de Saldo_proveedores
o Si RUT no existe acusar “RUT no existe” y permitir volver a digitar
RUT.
o Si RUT existe rescatar nombre de tabla proveedores y desplegar
� RUT
� Nombre
� Total documentos en cobro
� Total pagos realizados
� Saldo pendiente de pago
� Próximo vencimiento
� Rescatar detalle de documentos en cobro (leer tabla Doc_cobro
con código de estado 1) y desplegar en forma ascendente por
fecha de vencimiento en columna de débitos o créditos de
acuerdo a lo siguiente:
• Si tipo de documentos es distinto a notas de crédito,
entonces, desplegar el valor del documento en la columna
de débitos.
• Si tipo de documentos es igual a notas de crédito,
entonces, desplegar el valor del documento en la columna
de créditos.
• Permitir elegir el o los documentos que pagará
o Si sólo se escoge Nota de Crédito acusar error “Falta indicar a cuál
documento aplicará el crédito” y permitir repetir la operación.
• Una vez escogido los documentos a pagar, solicitar registrar la siguiente
información:
� Tipo de pago (efectivo o cheque)
� Número de documento de pago (sólo para cheque)
� Monto de pago
87
• Si Monto de pago + [Nota de crédito aplicado al pago] mayor al Total del
documento de cobro acusar error “El pago es superior al total del
documento” y permitir corregir los datos ingresados.
• Si monto de pago + [Nota de crédito aplicada al pago] menor al Total del
documento de cobro acusar error “Documento no es pagado en su
totalidad y preguntar si quiere registrar el pago.
• Por una respuesta afirmativa a la pregunta anterior o no existe error
registrar el pago considerando lo siguiente:
o Actualizar el documento pagado en tabla Doc_cobro:
� Monto pagado = Monto digitado de pago + [Total nota de
crédito] + Monto pagado anterior
� Saldo del documento = Total cobro – Monto pagado
� Si saldo de documento es igual a cero grabar código de estado 2.
o Si se aplicó Nota de Crédito actualizar el registro de nota de crédito
aplicado en tabla Doc_cobro, actualizando:
� Monto pagado = Total nota de crédito
� Saldo del documento = 0
� Grabar código de estado 2.
� Tipo docto de formalización = Tipo documento pagado
� Número documento formalización = Número documento pagado
o Actualizar saldo de proveedor
� Total nota de crédito = Total nota de crédito anterior – Total nota
de crédito aplicada
� Total pago = Total pago anterior + Monto digitado de pago +
[Total nota de crédito]
� Saldo actual = Total documento de cobro - Total pago
88
4. PROCESO: Gestión Producción y Entrega
En este proceso se ajusta la planificación preliminar realizada en el proceso
Administración Relación con Clientes. Se contactan proveedores y se gestiona el
reemplazo de ellos si fuese necesario, detallando cada una de las actividades que
conforman el proyecto y ajustando sus costos; además se controla la ejecución del plan
definido. Por otra parte, en este proceso se realiza la implementación de nuevos
productos y/o servicios.
USED AT: AUTHOR: Jorge Campusano Alvarez DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-07-1998
14-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A0
NODE: TITLE: NUMBER:Gestión Producción y Entrega A3
Instrucciones
Modificaciones de Proveedores Cambios de estado
PropuestaAdjudicada
Cambios de Proveedores y RRHH
Nuevos Productos yServicios
Mensaje plan e instrucciones
Necesidades de Proveedores y RRHH
Cambios de Estado de Instrucciones de Implementación de Nuevos Productos
Necesidades deactualización deplanificación yacciones correctivas
Mensaje plan einstrucciones
Mensaje instrucción entrega
Antecedentes y Modificaciones del Estudio
Informaciónestado
Información verbal o visual sobre entregablesEvaluación de desempeño
Autorización de Pago
Proveedores y Cotizaciones Preseleccionados
1
Implementación de nuevosproductos y servicios
2
Planificar
3
Controlar
Figura 24: Proceso Gestión Producción y Entrega.
89
La Implementación de Nuevos Productos y/o Servicios se activa cada vez que se
detecta la necesidad de ofertar nuevos productos, lo que corresponde a una decisión de
carácter comercial de la empresa, procediendo a definir el perfil del producto, su
mercado objetivo y el modo de comercializarlo. Estos antecedentes son una entrada a
este proceso, en el cual se construye el proyecto previamente definido.
El subproceso Planificar considera la administración de recursos internos de
acuerdo a su disponibilidad. De esta forma se optimiza la asignación de tareas y se evita
la asignación de tareas concurrentes al personal. En cuanto a los recursos externos
(proveedores) si son personas naturales su tiempo se administrará igual que los recursos
internos. Sin embargo, las empresas serán consideradas como un recurso siempre
disponible debido a que cada organización es responsable de administrar sus propios
recursos. En casos que alguna empresa manifestase la necesidad de no participar en un
determinado proyecto que esté adjudicado, existe el mecanismo de reemplazo del
proveedor. En este proceso también se detallan y revisan las fechas y plazos de las
actividades del proyecto.
En el proceso Controlar se realizan las acciones destinadas a verificar el grado de
cumplimiento de las etapas del proyecto respecto a la planificación, considerando la
triple restricción de los proyectos: tiempo, costos y especificaciones. Se identifican los
riesgos y las acciones existentes y posibles de resolución de problemas.
90
4.1 Detalle apoyo TI
Actividad Nombre Requerimiento del Proceso Funciones
A311Búsqueda y Revisión de Estudios Similares
Permiso para visualizar proyectos existentes y plantillas
- Permiso para visualizar proyectos existentes y plantillas
A312Adaptación de Estudio Anterior
Permiso para crear una nueva plantilla (Proyecto tipo)
- Permiso para crear una nueva plantilla (Proyecto tipo)
A313Incorporación de nuevas características
Permisos para modificar la plantilla creada
- Permisos para modificar la plantilla creada
A314
Revisión, Validación y Registro de Nuevos Estudios
Permisos para modificar la plantilla creada
- Permisos para modificar la plantilla creada
Consulta de nuevos de proyectos ganados
- Consulta de nuevos de proyectos ganados
Rescatar oferta técnica y económica desde el sistema y agregar a nuevo proyecto
- Revisión de todos los antecedentes del proyecto (generados durante la elaboración de la propuesta)
Permitir definir equipo de trabajo de acuerdo a lo definido en oferta técnica
- Habilitación de foro para el proyecto
- Revisión de foros de Proveedores “Confirmar precio y disponibilidad de proveedores”- Registrar en foro de Proveedores “Autorizar Orden de Compra”, la autorización de envío de la respectiva Orden de Compra- Acceder a tabla de proveedores- Consultar documentos del proyecto- Revisión de carta Gantt en cuanto a fechas, tiempo y recursos- Planifica actividades en detalle- Especifica responsable, fechas, horas hombre y holguras- Calcula costo, identificando recursos financieros y materiales para cada actividad- Define hitos (recaudación por etapas, pago a proveedores, control de avances)
- Reserva horas de los participantes - Registra confirmaciones de recursos (a proveedores se les envía email con actividades y se registra la repuesta de ellos, el personal interno tiene una agenda en la cual se reserva las horas)
- Controlar avance de actividades según lo planificado- Controlar el cumplimiento de trabajos realizados por los recursos tanto interno como externo (proveedores y RRHH).- Agregar o quitar recursos de acuerdo a las necesidades de cumplimiento de etapas del proyecto- Controlar costos del proyecto- Autorizar pagos a proveedores y recursos externos
A332Análisis de Ruta Crítica
Presentar o permitir exportar para visualizar carta Pert. Permitir identificar y registrar rutas criticas y comentarios
- Generar Pert- Identificar las tareas que deben cumplirse de acuerdo a la programación del proyecto, para que este termine a tiempo.
A333
Control de Desempeño Global del Proyecto
Recuperar y visualizar información anterior. Crear instrucciones de corrección.
- Visualizar antecedentes del proyecto
Pro
ceso
: Ges
tión
Pro
ducc
ión
y E
ntre
ga
Sub
proc
eso:
Impl
emen
taci
ón d
e nu
evos
pro
duct
os y
ser
vici
osS
ubpr
oces
o: C
ontro
lar
Detallar actividades
A322 Coordinación
A331Control de Actividades
A321 Inicializar
Sub
proc
eso:
Pla
nific
ar
A323
Consulta de documentación resultado de la elaboración de la propuesta técnico económicaSe debe permitir crear/modificar proyectoPermitir añadir documentos y planillas elaboradas por el usuario para esta etapa de la planificación.
Debe permitir visualizar actividades del proyecto con sus características, comparar estado actual con lo planificadoDebe informar al Jefe de proyecto de toda modificación que sufran los documentos del proyecto.Debe permitir ingresar notas sobre activid
Debe permitir ingresar en Base datos registros por actividades, indicando responsables, costos, tiempos, etc.
Cuadro 7: Detalle de requerimientos y funciones asociadas al proceso Gestión Producción y Entrega.
91
4.2 Subproceso: Planificar
En este subproceso se realiza la planificación de los proyectos adjudicados, el
cual es ejecutado por el Jefe de Proyectos, cuando recibe correo electrónico informando
la adjudicación de una licitación. Con la información obtenida el Jefe de Proyectos
obtendrá del sistema computacional toda la información generada en los procesos
anteriores con motivo de la licitación, a partir de lo cual procederá a coordinar a los
recursos que participarán y reemplazarlos si fuera necesario. Así también, ajustará costos
y detallará cada actividad que conforma el proyecto, definiendo las fechas de inicio y
término, con sus correspondientes puntos de control.
USED AT: AUTHOR: Jorge Campusano Alvarez DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
29-09-2004
14-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A3
NODE: TITLE: NUMBER:Planificar A32
Necesidades de insumos e informaciónModificaciones deProveedores
Información estado
Disponibilidady costo deRecursos
Mensaje Proveedores y RRHH
Cambios de estado
Mensaje plan einstrucciones
Indicación deProveedor sinDisponibilidad
PropuestaAdjudicada Instrucciones
Necesidades de actualización deplanificación y acciones correctivas
Antecedentes yModificaciones del Estudio
Necesidades del Estudio
Proveedores y Cotizaciones Preseleccionados
1
Inicializar
2
Coordinar
3
Detallar actividades
Figura 25: Subproceso Planificar.
92
4.2.1. Inicializar
En esta actividad el Jefe de Proyectos toma conocimiento de las adjudicaciones,
lo que es informado por medio de correo electrónico, momento en el cual este
encargado revisa la existencia en el sistema de la oferta técnico económica, carta Gantt y
sus respectivos detalles de inicio y término del proyecto; además cambia los permisos
del proyecto, dejando al encargado del proceso Administración y Relación con el Cliente
con autorización de lectura a los documentos del proyecto.
USED AT: AUTHOR: Jorge Campusano Alvarez DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
01-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A32
NODE: TITLE: NUMBER:InicializarA321
Propuesta Adjudicada
Información estado
Instrucciones
Necesidades de insumos e informaciónModificaciones de Proveedores Cambios de estado
Indicación de Proveedor sin Disponibilidad Disponibilidad y costo de Recursos
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Solicitud deOferta y Plantilla Solicitud de
copia deplantilla yactualización
Presentación
Respuesta a invocación
Página HTML
Plantilla
1
Jefe Proyectos(Inicializar)
2
Browser (Inicializar)
3
Controlador deInteracción(Inicializar)
4
Presentación deOferta y Plantilla
5
Copiar plantilla yactualizar
parametros
Figura 26: Arquitectura TI de la actividad Planificar.
Una vez realizada las actividades descritas en el párrafo precedente, el encargado
de este proceso debe comunicar las variaciones en el proyecto, y mantener contacto con
los encargados de otros procesos de acuerdo a las siguientes indicaciones:
93
a) Proveedores. debe mantener comunicación con el proceso
Administración Relación con Proveedores para manejar las siguientes
situaciones:
� Confirmar precio y disponibilidad de proveedores
� Autorizar Orden de Compra o contrato, según corresponda
� Solicitar reemplazo de proveedores
� Tramitar compras (pasajes, estadía, materiales)
b) Pagos: debe administrar el pago a proveedores:
� Autorizar pagos a proveedores por avance o término de proyecto
� Activación de multas por atrasos
c) Clientes: debe mantener comunicación con el proceso Administración
Relación con Clientes para manejar las siguientes situaciones:
� Avisar reemplazo de proveedores y/o RRHH
� Dar a conocer estado de avance
� Avisar término de etapas del proyecto
Consecuentemente, solicita al encargado del proceso Administración Relación
con proveedores que confirme la disponibilidad y costos de las cotizaciones de los
proveedores, señalando una fecha tentativa de inicio de los trabajos; además se le pide
informar a estos recursos externos quién será el encargado del proyecto.
4.2.1.1. Funciones
� Consulta de nuevos de proyectos ganados
� Revisión de todos los antecedentes del proyecto
� Habilitación de foro para el proyecto
4.2.1.2. Lógica consulta de nuevos proyectos ganados
Verificar Id usuario y clave de usuario
Si Id usuario y su correspondiente clave están correctas:
94
Seleccionar de base de datos los proyectos asignados al usuario conectado
Mostrar sólo Codigo_estado_Demanda = 9, y proyecto_Correlativo =
cero
Desplegar lista obtenida
Si Id usuario y su correspondiente clave están incorrectas, acusar error
4.2.1.3. Lógica revisión de antecedentes del proyecto
Verificar clave de usuario
Si Id usuario y su correspondiente clave, están correctas, rescatar de Base
Cliente:
Detalle de demanda
Detalle de cliente
Detalle de consultas
Detalle de recursos
Si Id usuario y su correspondiente clave están incorrectas, acusar error
4.2.1.4. Lógica de habilitación de foro
Si perfil corresponde al de Jefe de Proyectos entonces:
Permitir añadir categoría de foro
Permitir añadir foro para el proyecto para Proveedores, Pagos y Clientes
Si perfil corresponde al de Ingeniero de Preventa, entonces:
Permitir participar en foro de clientes
Permitir añadir nuevos temas al mismo foro
Si perfil corresponde al de Jefe Administrativo entonces:
Permitir participar en foro de proveedores y pagos
Permitir añadir nuevos temas al mismo foro
95
4.2.2. Coordinación Inicial
En este proceso se realiza la revisión de la oferta técnica y coordinación de
actividades para iniciar el proyecto, verificándose la disponibilidad de los proveedores
en las fechas requeridas, si los proveedores están informados de sus responsabilidades
dentro del proyecto y los estándares de la empresa. También se verifica la factibilidad de
cumplimiento de compromisos contraídos por los proveedores (En la etapa anterior se
verificó la idoneidad del proveedor, en esta etapa se verifica que pueda cumplir en los
plazos que se compromete). Además, se definen las interrelaciones con los proveedores,
tales como fechas de entrega y controles.
NODE: TITLE: NUMBER:CoordinarA322
Información estado
Instrucciones
Cambios de estado
Mensaje Proveedores y RRHH
Disponibilidad y costo de Recursos
Necesidades del Estudio Indicación de Proveedor sin Disponibilidad
Consulta deProveedores yactividades
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Invocación deActividades,proveedores yestandares
Presentación
Respuesta a invocación
Página HTML
Respuesta de disponibilidad de proveedores
1
Jefe de Proyecto(Revisión y
Coordinación)
2
Browser de Revisióny Coordinación
3
Controlador deInteracción de
Revisión yCoordinación
4
Presentación deProveedores,actividades yestandares
5
Comprobador deconsistencia
Información de Proveedores y Actividades
Figura 27: Arquitectura TI de la actividad Coordinar.
La actividad Coordinar debe ser apoyada por un sistema informático a través del
cual se podrá conocer la disponibilidad de los recursos (internos y externos), verificar si
lo planificado en el proceso Administración Relación con Cliente contempla todas las
96
actividades del proyecto y si lo ofertado por recursos externos contempla todo lo
requerido por el proyecto.
4.2.2.1. Funciones
� Revisión de foros de Proveedores “Confirmar precio y disponibilidad de
proveedores”
� Registrar en foro de Proveedores “Autorizar Orden de Compra”, la
autorización de envío de la respectiva orden de compra
� Acceder a tabla de proveedores
� Consultar documentos del proyecto
� Revisión de carta Gantt en cuanto a fechas, tiempo y recursos
4.2.2.2. Lógica de la aplicación
� Consulta foro
• Accede al foro Proveedores que corresponda “Autorizar Orden de
Compra” o “Confirmar precio y disponibilidad de proveedores”
• Verifica respuesta a cada uno de los foros y obtiene información
� Accede a tabla de proveedores
• Busca por tipo de proveedor y se despliega:
o Nombre empresa
o Dirección
o Nombre, fono y correo de contacto
• Busca por proveedor y se despliega
o Nombre empresa
o Dirección
o Nombre, fono y correo de contacto
o Indicación si ha trabajado anteriormente con la empresa
o Calificación
� Accede a la aplicación Proyectos
• Ubica el nuevo proyecto
• Rescata información del proyecto
97
• Revisa las actividades
• Debe permitir modificar y/o agregar recursos
4.2.3. Detallar actividades
En esta parte del proceso se planifican las actividades en detalle a partir de la
planificación inicial realizada en el proceso Administración Relación con Cliente. Para
cada actividad del proyecto se revisa y modifica si fuese necesario: responsable,
recursos, fechas, holguras. Se re-calcula costos, se identifican hitos que determinan
fechas y eventos de recaudación por etapas, así como fechas de pago a proveedores (con
la finalidad de informar al proceso correspondiente.).
NODE: TITLE: NUMBER:Detallar actividadesA323
Información estado
Antecedentes y Modificaciones del Estudio
Cambios de estado
Necesidades de actualizaciónde planificación y accionescorrectivas
Mensaje plan e instrucciones
Disponibilidad y costo de Recursos
Necesidades del Estudio
AccesoBrowser
RequerimientoHTTP
Presentación
Página HTML
1
Jefe de Proyectos(Detalallar
actividades)
2
Browser (Detallaractividades)
3
Controlador deInteracción (Detallar
Actividades)
4
Preeentación deCarta Gantt y
caracteristicas delas actividades
5
Generar Plan deGastos y Calculo de
Costos
Figura 28: Arquitectura TI de la actividad Detallar Actividades.
98
El apoyo informático debe permitir relacionar actividades con responsables,
fechas de ejecución y término. El Jefe de proyecto debe revisar y modificar si fuera
necesario datos de la actividad tales como Fecha de entrega, Fechas de control, HH
requeridas por la actividad, Horas que dedicará el responsable, identificando las horas
por día, semana o mes, según corresponda, y asignar horas a la agenda del responsable,
para que esas horas no puedan ser usadas en otras actividades.
El jefe de Proyecto registra que confirmó con el responsable su disponibilidad en
las horas asignadas, y deberá guardar registro de esta confirmación (a proveedores se les
envía email con actividades y se registra la repuesta de los proveedores, el personal
interno tiene una agenda en la cual se registra en que usarán sus horas).
Posteriormente, el jefe de proyecto identifica los recursos financieros y
materiales para cada actividad y verifica su disponibilidad, guardando registro de estos
eventos. También define hitos de cobranza, pago y control de actividades.
El Jefe de Proyectos debe revisar además, los costos del proyecto y verificar si
existen maneras de reducir costos sin perjudicar la calidad. Deberá registrar sus
conclusiones y proposiciones para proyectos futuros.
4.2.3.1. Funciones
� Planifica actividades en detalle
� Especifica responsable, fechas, horas hombre y holguras
� Calcula costo, identificando recursos financieros y materiales para cada
actividad
� Define hitos (recaudación por etapas, pago a proveedores, control de
avances)
� Reserva horas de los participantes
� Registra confirmaciones de recursos (a proveedores se les envía email con
actividades y se registra la repuesta de ellos, el personal interno tiene una
agenda en la cual se reserva las horas)
99
4.2.3.2. Lógica de la aplicación
� Agregar nuevo Proyecto
Solicitar registro de identificación de proyecto
Si identificación de proyecto existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de proyecto no existe en base de proyectos:
Permitir subordinar el proyecto que se está registrando a otro
proyecto que exista.
Solicitar registrar descripción del proyecto. Este dato será
obligatorio.
Solicitar registrar fecha de inicio del proyecto
Si fecha registrada es menor a fecha del sistema, avisar
“Fecha de inicio no corresponde a planificación” y permitir
continuar con el proceso.
Solicitar registrar fecha de término del proyecto
Si fecha registrada es menor que fecha inicio del proyecto,
avisar “Fecha de término errónea” sin permitir continuar
con el proceso hasta que se resuelva el error
Calcular días planificados, calculando diferencia de días entre
Fecha de término y de inicio del proyecto.
Rescatar identificación del Cliente desde la demanda.
Registrar RRHH que participaran en proyecto de acuerdo a la
siguiente tabla:
100
ROL NOMBRE VALOR
HORA
VALOR DIA
Permitir registrar el presupuesto del proyecto. Si este dato queda
sin información la aplicación debe calcularla basándose en el
detalle de actividades.
Permitir registrar las exigencias de calidad del proyecto
Activar módulo que permite agregar actividades al proyecto.
� Modificar Proyecto
Solicitar registro de identificación de proyecto
Si identificación de proyecto no existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de proyecto existe en base de proyectos:
Rescatar todos los datos del proyecto de la base Proyectos
Permitir subordinar el proyecto que se está registrando a otro
proyecto que exista.
Permitir modificar descripción del proyecto. Este dato será
obligatorio.
Permitir modificar fecha de inicio del proyecto
Si fecha registrada es menor a fecha del sistema, avisar
“Fecha de inicio no corresponde a planificación” y permitir
continuar con el proceso.
Permitir modificar fecha de término del proyecto
101
Si fecha modificada es menor que fecha inicio del
proyecto, avisar “Fecha de término errónea” sin permitir
continuar con el proceso hasta que se resuelva el error
Determinar días planificados, calculando diferencia de días entre
Fecha de término y de inicio del proyecto.
Rescatar identificación del cliente desde la demanda.
Permitir modificar lista de RRHH y sus respectivos contenidos:
ROL NOMBRE VALOR
HORA
VALOR DIA
Permitir registrar el presupuesto del proyecto. Si este dato queda
sin información la aplicación debe calcularla basándose en el
detalle de actividades.
Permitir registrar las exigencias de calidad del proyecto
Preguntar si quiere agregar, modificar o eliminar actividades. En
caso de una respuesta afirmativa, activar módulo que corresponda
para agregar, modificar o eliminar actividades.
� Consultar Proyecto
Solicitar registro de identificación de proyecto
Si identificación de proyecto no existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de proyecto existe en base de proyectos:
Rescatar todos los datos del proyecto de la base Proyectos
Desplegar todos los datos del proyecto, sin permitir modificación.
� Eliminar Proyecto
102
Solicitar registro de identificación de proyecto
Si identificación de proyecto no existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de proyecto existe en base de proyectos:
Rescatar todos los datos del proyecto de la base Proyectos
Desplegar todos los datos del proyecto sin permitir modificación.
Solicitar confirmación de la eliminación.
Si la respuesta es afirmativa, entonces, eliminar de base
Proyecto todos los registros del proyecto.
Si la respuesta es negativa, volver a pedir datos del
proyecto que se quiere eliminar
� Agregar actividad al proyecto
Solicitar registro de identificación de actividad
Si identificación de actividad existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de actividad no existe en base de proyectos:
Solicitar registrar descripción de la actividad. Este dato será
obligatorio.
Solicitar registrar fecha de inicio de la actividad
Si fecha registrada es menor a fecha del proyecto acusar,
“Fecha de inicio no corresponde a planificación” y no
permitir continuar con el proceso, hasta que el dato sea
corregido.
103
Solicitar registrar fecha de término de la actividad
Si fecha registrada es menor a fecha de inicio de la
actividad, avisar “Fecha de término errónea” y no permitir
continuar con el proceso, hasta que el dato sea corregido.
Si fecha registrada es mayor a fecha de término del
proyecto
Avisar “Fecha de término excede fecha término del
proyecto”
Preguntar si quiere modificar fecha de término del
proyecto, por una respuesta afirmativa llevarlo a la
opción de modificar proyecto.
Asignar RRHH a la actividad (son los registrados en el proyecto),
indicando:
NOMBRE FECHA DESDE FECHA
HASTA
Calcular días por cada recurso, considerando fecha desde y hasta.
Se debe tener presente que un mismo recurso puede trabajar en
distintas fechas.
Calcular días totales de actividades por cada actividad registrada
Días de la actividad = Días de la actividad’ + días por cada
recurso.
104
Días acumulados = Días acumulados’ + Días de la
actividad
Sí Días acumulados > Días planificados
Acusar “el total de días de actividades es mayor al total de
días del proyecto”
Preguntar si quiere modificar fecha de finalización del
proyecto,
Por una respuesta afirmativa:
Calcular nueva fecha de término del
proyecto sumando a la fecha de inicio del
proyecto, el total de días acumulados.
Actualizar base con la nueva fecha de
término de proyecto
Por una respuesta negativa, permitir cambiar las
fechas de inicio y/o término de cada recurso que
participa en la actividad
Permitir registrar las exigencias de calidad del proyecto
� Modificar actividad al proyecto
Solicitar registro de identificación de actividad
Si identificación de actividad no existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de actividad existe en base de proyectos:
Permitir modificar descripción de la actividad. Este dato será
obligatorio.
Permitir modificar fecha de inicio de la actividad
105
Si fecha registrada es menor a fecha del proyecto acusar
“Fecha de inicio no corresponde a planificación” y no
permitir continuar con el proceso hasta que el dato sea
corregido.
Permitir modificar fecha de término de la actividad
Si fecha registrada es menor a fecha de inicio de la
actividad, avisar “Fecha de término errónea” y no permitir
continuar con el proceso, hasta que el dato sea corregido.
Si fecha registrada es mayor a fecha de término del
proyecto
Avisar “Fecha de término excede fecha término del
proyecto”
Preguntar si quiere modificar fecha de término del
proyecto, por una respuesta afirmativa llevarlo a la
opción de modificar proyecto.
Permitir modificar asignación de RRHH a la actividad (son los
registrados en el proyecto), indicando:
NOMBRE FECHA DESDE FECHA HASTA
Calcular días por cada recurso, considerando fecha desde y hasta.
Se debe tener presente que un mismo recurso puede trabajar en
distintas fechas.
Calcular días totales de actividades por cada actividad registrada
Días de la actividad = Días de la actividad’ + días por cada
recurso.
106
Días acumulados = Días acumulados’ + Días de la
actividad
Sí Días acumulados > Días planificados
Acusar “el total de días de actividades es mayor al total de
día del proyecto”
Preguntar si quiere modificar fecha de finalización del
proyecto,
Por una respuesta afirmativa:
Calcular nueva fecha de término del
proyecto sumando a la fecha de inicio del
proyecto, el total de días acumulados.
Actualizar base con la nueva fecha de
término de proyecto
Por una respuesta negativa, permitir cambiar las
fechas de inicio y/o término de cada recurso que
participa en la actividad
Permitir modificar las exigencias de calidad del proyecto
� Consultar actividades del proyecto
Solicitar registro de identificación de actividad
Si identificación de actividad no existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de actividad existe en base de proyectos, desplegar todos
los datos de la actividad del proyecto
� Eliminar actividades
107
Solicitar registro de identificación de actividad
Si identificación de actividad no existe en base de proyectos acusar error
Si identificación de actividad existe en base de proyectos:
Rescatar todos los datos de la actividad de la Base Proyectos
Desplegar todos los datos de la actividad, sin permitir
modificación.
Solicitar confirmación de la eliminación.
Si la respuesta es afirmativa, eliminar de base Proyecto
todos los registros de la actividad.
Si la respuesta es negativa, volver a pedir datos de la
actividad que se quiere eliminar
108
4.3 Subproceso: Controlar
Este subproceso está diseñado para revisar el cumplimiento de lo planificado,
analizar ruta crítica y controlar el desempeño global del proyecto.
USED AT: AUTHOR: Jorge Campusano Alvarez DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
07-11-2004
24-05-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A3
NODE: TITLE: NUMBER: ControlarA33
Información estado
Cambios de estado
Mensaje plan e instrucciones
Mensaje instrucción entregaNecesidades de actualización de planificación y acciones correctivas
Indicación de Correción de actividades a Proveedores, RRHH y Recursos Internos
Información verbal o visualsobre entregables
Evaluación de desempeñoAutorización de Pago
1
Controlar Actividades
2
Análisis de RutaCrítica
Figura 29: Subproceso Controlar.
109
4.3.1. Controlar Actividades
Actividades relacionadas con el Control del trabajo que realizan los Proveedores
y RRHH, sobre la base de los elementos y etapas de control definidas en la
planificación. Se verifica que los proveedores entreguen los avances en la fecha y
condiciones pactadas, para asegurar el cumplimiento adecuado del total de sus
responsabilidades.
USED AT: AUTHOR: Jorge Campusano Alvarez DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
14-03-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A33
NODE: TITLE: NUMBER:Controlar ActividadesA331
Información estado
Indicación de Correción de actividades a Proveedores, RRHH y Recursos Internos
Mensaje plan e instrucciones
Cambios de estado
Información sobre actividades
AccesoBrowser
RequerimientoHTTPPresentación
Página HTML
Informaciónverbal o visualsobreentregables
1
Jefe de Proyecto(Control Actividades)
2
Browser ControlActividades
3
Controlador deInteracción Control
de Actividades
4
Presentaractividades, estado
y compromisos
Figura 30: Arquitectura TI de la actividad Controlar Actividades.
El apoyo informático debe permitir vistas por días, semanas o meses de los
controles programados, debe permitir agregar nuevos elementos de control, visualizar
estado de actividades (vinculadas desde las vistas diarias, semanales o mensuales),
resumen de actividades y estados por vistas, comparación entre lo planificado y el
estado, porcentajes de avance, observaciones sobre el cumplimiento de estándares
(calidad), costos incurridos, costos faltantes, costos no contemplados (que se visualice
110
que se van a realizar). También debe permitir visualizar información sobre proveedores
y observaciones generales. El ingeniero debe poder ingresar conclusiones sobre las
actividades para cada ítem y conclusiones generales.
4.3.1.1. Funciones
� Controlar avance de actividades según lo planificado
� Controlar el cumplimiento de trabajos realizados por los recursos tanto
interno como externo (proveedores y RRHH).
� Agregar o quitar recursos de acuerdo a las necesidades de cumplimiento de
etapas del proyecto
� Controlar costos del proyecto
� Autorizar pagos a proveedores y recursos externos
4.3.1.2. Lógica de la aplicación
� Accede a la aplicación proyectos
• Ubicar proyecto en ejecución
• Ubicar trabajo a controlar
• Registrar avance del trabajo
• Rescatar información del proyecto
• Debe permitir modificar y/o agregar:
o Actividades no contempladas en planificación
o Fecha de inicio y/o término de cada actividad
o Recursos
• Los recursos definidos y confirmados deben quedar reservados, para
evitar más de una asignación
111
4.3.2. Análisis de Ruta Crítica
Se realiza el control de las fechas indicadas en la planificación, así como la
identificación de las actividades que limitan el proyecto, holguras existentes, estado de
avance de los trabajos, la necesidad de utilizar holguras (para liberar recursos que se
necesiten en otras actividades o por atrasos de actividades críticas) y de apurar los
trabajos.
El apoyo informático debe permitir la visualización de una carta Pert o exportar
datos para permitir esta visualización. En base a la información de las actividades el Jefe
de Proyectos debe identificar qué rutas críticas pueden ser tocadas y cuáles están en
riesgo.
USED AT: AUTHOR: Jorge Campusano Alvarez DATE:
REV:PROJECT: Model Macro1
10-12-2004
24-05-2005
NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
WORKING
DRAFT
RECOMMENDED
PUBLICATION
READER DATE CONTEXT:
A33
NODE: TITLE: NUMBER:Análisis de Ruta CríticaA332
Información estado
Cambios de estadoMensaje plan e instrucciones
Información sobre actividades
Respuesta a invocación
Página HTML
1
Jefe Proyectos(Ruta Crítica)
2
Browser (RutaCrítica)
3
Controlador deInteracción (Ruta
Crítica)
4
Presentación dePert
Figura 31: Arquitectura TI de la actividad Análisis de Ruta Crítica.
4.3.2.1. Funciones
� Generar Pert
� Identificar las tareas que deben cumplirse de acuerdo a la programación del
proyecto, para que este termine a tiempo.
112
VI. IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO COMPUTACIONAL EN LA TI
ELEGIDA
1. Introducción
El presente capítulo tiene por objetivo presentar los aspectos necesarios para la
implementación tecnológica de la herramienta de apoyo escogida para el rediseño de
proceso. En primer lugar se presentan los módulos de la aplicación para obtener una
visión general de lo que puede hacer. Posteriormente, se da una descripción de las
funcionalidades buscadas en la herramienta TI de apoyo, el porcentaje de cobertura de
estas funcionalidades y explicación de dicha cobertura.
Se han confeccionado manuales de apoyo, los cuales están estructurados de
manera que los usuarios puedan seguir el proceso junto con la aplicación. Por otra parte,
es posible encontrar en Internet manuales orientados a las funcionalidades en
http://www.egroupware.org/.
La herramienta de TI seleccionada del tipo groupware, llamada eGroupware y de
código libre, permite a través de sus funciones la administración de perfiles y permisos,
el registro, ubicación y evaluación de proveedores y clientes, incorporar y consultar base
de conocimiento, mensajería interna, foros, correo electrónico, planificar y controlar
proyectos. Todas estas funciones están disponibles al interior y exterior de la empresa,
facilitando el trabajo de sus empleados y la interacción con proveedores y clientes.
eGroupWare es una aplicación basada en servidor Web que integra numerosas
aplicaciones (módulos) independientes que ayudan a la organización y colaboración en
grupo mejorando el funcionamiento y gestión diaria de una empresa. Al tratarse de un
113
sistema cliente/servidor la aplicación se instala en un servidor Web y en el resto de
equipos solo se necesita un navegador Web.
eGroupWare no gestiona los datos directamente, sino que se comunica con un
gestor de bases de datos con motor propio, en este caso MySQL, que también es un
producto OpenSource. De esta manera los datos de la empresa están centralizados en
una base de datos y gestionados a través de permisos de acceso asignados a cada usuario
o grupo en particular. Esto nos permite, por ejemplo, tener centralizados en un servidor
los calendarios y tareas de varios usuarios y poderlos compartir y usarlos en común con
el resto de usuarios que más convenga, siempre en función de los permisos de acceso
que se hayan establecido. También podemos tener una libreta de contactos común, o un
sistema de seguimiento de tareas y proyectos pendientes, con lo que obtenemos la
automatización de muchos de los procesos de transmisión de información entre
diferentes departamentos de una empresa, y eso se traduce en ahorro considerable de
tiempo y papeleo.
114
2. Módulos de la TI Elegida
A continuación se presenta una descripción de los módulos de eGroupware. La
finalidad de esta sección no es enseñar a usar la herramienta, sino que exponer las
funcionalidades que soporta.
2.1 Administración
Este módulo solo es visible para usuarios con perfil de administrador, permite
calibrar la aplicación, crear usuarios y grupos de usuarios, definir los módulos visibles
para cada usuario, asignar permisos (leer, añadir, editar, eliminar, privado) y la
administración y configuración de cada módulo.
Figura 32: Módulo Administración de eGroupware.
115
2.2 Calendario
El Calendario es el módulo de ingreso por defecto, aunque esto es configurable
por el usuario, es decir se puede elegir que la aplicación se inicie con cualquier otro
módulo. Uno de los diseños del calendario presenta un horario con las actividades del
día, siendo configurable la división de horas del calendario y si se muestra un día, una
semana, un mes, un año o las actividades de un grupo de usuarios.
En el lado derecho posee un calendario del período seleccionado y un listado de
actividades pendientes, las cuales pueden ser delegadas desde otro módulo.
En la parte superior hay filtros que permiten mostrar un conjunto limitado de las
actividades pendientes.
Figura 33: Módulo Calendario de eGroupware.
116
2.3 Libreta de Direcciones
Permite registrar datos de contactos, sean estos clientes, proveedores, o cualquier
contacto en general. Para facilitar la búsqueda o para administrar ordenadamente los
contactos registrados, se pueden generar grupos de contactos.
Esta herramienta es de carácter colaborativo, por lo cual esta permitido asignar
permisos sobre los correos. De esta manera, solo algunos usuarios pueden crear
contactos, modificarlos o configurar un estado “privado” (otros usuarios no pueden ver
el contacto).
En la parte superior hay filtros que permiten mostrar un conjunto limitado de los
contactos.
Figura 34: Módulo Libreta de Direcciones de eGroupware.
117
2.4 Registros
Este módulo es de gran relevancia en el proceso diseñado, permite registrar una
parte significativa de la información, tal como: Demanda, Solicitud de Recurso
(proveedor o RRHH), Consulta (de un cliente), Documento de cobro, Cotizaciones, y
Órdenes de Compra, a los cuales permite asociar uno o varios documentos, así como uno
o varios contactos de la Libreta de Direcciones. También permite delegar el registro a un
usuario, asignar un estado y una fecha límite de ejecución.
En la parte superior posee filtros que permiten mostrar un conjunto limitado de
registros.
Figura 35: Módulo Libreta de Direcciones de eGroupware.
118
2.5 Mensajero
Este módulo permite enviar mensajes entre los usuarios, de forma tal que se
informa en todas las pantallas de la aplicación la cantidad de mensajes sin revisar, como
recordatorio para agilizar el proceso.
Permite enviar correos a un usuario o correos masivos a múltiples usuarios o
globales a todos los usuarios.
Figura 36: Módulo Mensajero de eGroupware.
119
2.6 Base de Conocimiento Proyectos
La Base de Conocimientos tiene como función registrar la experiencia de la
empresa en la realización de proyectos. De esta forma permite publicar artículos
agrupados por categorías y subcategorías. En la parte derecha presenta una selección de
los últimos artículos publicados y los más vistos, para facilitar su búsqueda. También
posee un herramienta de búsqueda según palabras claves, la cuales pueden ser
incorporadas en cada articulo al momento de su creación.
Dentro del proceso ha sido utilizado para registrar la experiencia de proyectos
tipo, para que puedan ser reutilizados y reducir el tiempo de planificación, así como
reducir la incertidumbre y riesgo.
Figura 37: Módulo Base de Conocimientos de eGroupware.
120
2.7 Proyectos
El módulo de proyectos permite registrar proyectos y su planificación. A cada
proyecto se pueden asociar subproyectos, tareas y actividades. La aplicación permite
definir perfiles de manera que solo los jefes de proyectos pueden planificar, mientras
otros usuarios solo pueden ver los proyectos. También se puede definir que usuarios
participan del proyecto y cuál es su rol. A cada proyecto se puede asignar un
presupuesto, fechas planificadas y reales de ejecución. La herramienta también permite
realizar el costeo del proyecto y hacer seguimiento de costos.
En la parte superior posee filtros que permiten mostrar un conjunto limitado de
proyectos.
Figura 38: Módulo Proyectos de eGroupware.
121
3. Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI Elegida
A continuación se detallan los requerimientos diseñados, el módulo de eGroupWare que las apoya, la cobertura de la
funcionalidad por la aplicación y una observación explicativa.
Cuadro 8: Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI elegida, primera parte.
Requerimiento Sistémico del Proceso Módulo eGW Cobert ura Observación
Registro en Base de datos de Proveedores y RRHH
Administración Completo Proveedores y RRHH deben ser creados como usuarios y como contactos en la Libreta de Direcciones
Consulta Base de Datos Demanda por los requisitos de RRHH y Proveedores
Libreta de Direcciones
Completo Aplicación posee una variedad de herramientas de búsqueda
Registro de parámetros que permitan calcular nota (Velocidad de respuesta en entrega de cotizaciones, Facilidad de comunicación y ubicación, Formalidad, Disponibilidad, Calidad, Cumplimiento de plazos y Precio)
Base de Conocimiento Proyectos
Solo una parte
La base de conocimientos permite colocar una nota a un registro de un proveedor, pero no permite llevar a un solo parámetro todas las evaluaciones.
Registro en Base de datos de Proveedores y RRHH alianzas y contratos
Registros Completo Aplicación posee una variedad de herramientas de búsqueda
Consulta en Base de datos de Proveedores y RRHH
Libreta de Direcciones
Completo Aplicación posee una variedad de herramientas de búsqueda
Consulta en Base de datos de Proveedores y RRHH
Libreta de Direcciones
Completo Aplicación posee una variedad de herramientas de búsqueda
Registro de cotizaciones recibidas en Base de datos de Proveedores y RRHH, indicando de velocidad de respuesta, interés, disponibilidad y costo.
Registros Solo una parte
La base de conocimientos permite colocar una nota a un registro de un proveedor, pero no permite llevar a un solo parámetro todas las evaluaciones.
Registro de documento de formalización de la compra (ordenes de compras, contrato o addendum)
Registros Completo Aplicación posee una variedad de herramientas de búsqueda
Consulta al sistema de apoyo donde se obtendrá autorización de pago a proveedores
Registros Solo una parte
Se registran los hitos de pago - pero falta automatizar un aviso cuando ocurre el evento
Registro de pagos en Base de datos de Proveedores y RRHH
Registros Completo
122
Cuadro 9: Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI elegida, segunda parte.
Requerimiento Sistémico de l Proceso Módulo eGW Cobert ura Observación
Generar nuevo proyecto, habilitando plantilla tipo
Base de Conocimiento
Solo una parte
Es posible rescatar la documentación. Aun es necesario programar una rutina recursiva que permita duplicar un proyecto completo.
Rescatar oferta técnica y económica desde el sistema y agregar a nuevo proyecto
Proyectos Solo una parte
Se pueden rescatar los documentos, pero se debe programar una función para copiar recursivamente un proyecto
Permitir definir equipo de trabajo de acuerdo a lo definido en oferta técnica
Proyectos Completo La aplicación permite asignar Proveedores y RRHH al proyecto si están creados como usuarios
Consulta de documentación resultado de la elaboración de la propuesta técnico económica
Proyectos Completo La aplicación permite asociar documentos a los proyectos
Se debe permitir modificar plantilla Proyectos Completo Edición de proyectosPermitir añadir documentos y planillas elaboradas por el usuario para esta etapa de la planificación.
Registros Completo La aplicación permite asociar documentos a los proyectos
Debe permitir ingresar en base datos de registros por actividades, indicando responsables, costos, tiempos, etc.
Proyectos Completo La aplicación se organiza recursivamente en proyectos subproyectos tareas y actividades. Permite asociar responsables y costos.
Debe permitir visualizar actividades del proyecto con sus características, comparar estado actual con lo planificado
Proyectos Completo Cada proyecto y tarea tiene una fecha planificada y una fecha de término. Posee dos vista para comparar: en forma de tabla y como carta Gantt
Debe informar al Jefe de proyecto de toda modificación que sufran los documentos del proyecto.
Proyectos Solo una parte
Se pueden especificar la creación de correo según eventos específicos, pero falta granularidad en la selección de los eventos.
Debe permitir ingresar notas sobre actividades Proyectos Completo Es posible asignar un registro a los proyectos
Presentar o permitir exportar para visualizar carta Pert. Permitir identificar y registrar rutas criticas y comentarios
N/A No cubierto No se encuentra implementado
Recuperar y visualizar información anterior. Crear instrucciones de corrección (esto puede ser un objeto).
Proyectos Solo una parte
Es posible incorporar un registro dentro de cada tarea, pero no es posible obtener un resumen sobre toda las actividades del proyecto.
123
Cuadro 10: Cobertura de los Requerimientos Sistémicos del Proceso en la TI elegida, tercera parte.
Requerimiento Sistémico de l Proceso Módulo eGW Cobert ura Observación
Registro en Base de Datos Demanda de todas las licitaciones seleccionadas
Registros Completo
Aviso por medio de correo electrónico al Ingeniero de Preventa, cada vez que se registre una licitación posible de ser atendida
Calendario Completo El Ingeniero de Preventa visualiza las nuevas entradas en su calendario, el cual por defecto se establece como pantalla de entrada
Consulta en Base de Datos Demanda de información de las licitaciones registradas
Registros Completo
Actualización de código de estado (continuar o abandonar) Base Demanda. Si código estado es continuar, se debe registrar fecha máxima para compra de bases y fecha límite de generación de plan de elaboración de propuesta.
Registros Completo
Registra evento en Base de Datos Demanda Registros CompletoEl sistema deberá permitir registrar nuevo proyecto de planificación de elaboración de propuestas
Proyectos Completo
El sistema deberá proveer tipos de plantilla de proyectos, el que podrá ser modificado por el usuario
Base de Conocimiento
Solo una Parte
Es posible rescatar la documentación. Aun es necesario programar una rutina recursiva que permita duplicar un proyecto completo.
El sistema permitirá ubicar recursos disponibles y asignarlos a las distintas tareas
Proyectos Completo La aplicación permite asignar Proveedores y RRHH al proyecto si están creados como usuarios
Registra evento "Bases en Análisis" en Base de Datos Demanda
Registros Completo
Registra requisitos de RRHH y Proveedores Registros Completo Permite derivar la solicitud al área de proveedores.El sistema permitirá hacer seguimiento a la planificación
Proyectos Completo
Administración de Documentos de diverso tipo (MIME)
Registros Completo La aplicación permite asociar documentos a los proyectos
Registra proveedores y RRHH seleccionados en Base de datos
Proyectos Completo La aplicación permite asignar Proveedores y RRHH al proyecto si están creados como usuarios
Añadir Word y Excel de la propuesta (costos, precios, ofertas económicas y técnicas
Registros Completo La aplicación permite asociar documentos a los proyectos
Registra decisión en proyecto Registros CompletoRegistra evento Registros CompletoAñade Word con necesidades de cambio del cliente
Registros Completo La aplicación permite asociar documentos a los proyectos
124
4. Implementación del piloto
Para facilitar la implementación del rediseño, las actividades se dividieron en dos
bloques: en el primero de ellos se implementó la herramienta de TI de apoyo, mientras
en el segundo se implementó el proceso.
4.1 Carta Gantt implementación piloto
La implementación del piloto se hizo de acuerdo a la siguiente carta Gantt:
Figura 39: Carta Gantt de la implementación del piloto.
4.2 Equipo de trabajo
En la implementación TI de este trabajo participaron distintas personas de la
organización además de los memoristas señores Campusano y Barahona, lo que se
resume en la siguiente tabla:
Implementación Nombre Cargo Parame-
trización
Definición
Perfiles
Definición
Plataforma ARC ARP GPE
José Cerruti Ingeniero
asociado X
René
Valenzuela
Ingeniero
asociado X X X X
Alejandro Ingeniero X X
125
Órdenes asociado
Julia
Calderón
Administr
ativa X X
Ernesto
Barahona
Memorista X X X X X
Jorge
Campusano
Memorista X X X X X X
Cuadro 11: Participación del equipo involucrado en el proyecto.
NOTA: ARC = Administración relación con clientes
ARP = Administración relación con proveedores
GPE = Gestión producción y entrega
4.3 Implementación de las aplicaciones de TI
Con el propósito de contar con el apoyo de TI necesario para la implementación
del proceso de negocio definido, se comenzó por implementar la aplicación informática,
de acuerdo a la siguiente carta Gantt:
Figura 40: Carta Gantt de la implementación de la aplicación TI.
126
4.3.1. Instalar software
Las actividades técnicas para cargar la aplicación en el servidor fueron las
siguientes:
� Instalar software básico
� Instalar motor de bases de datos
� Instalar aplicación
� Instalar bases de datos
4.3.2. Personalizar software
La aplicación instalada en Internet, cuenta con la mayoría de los parámetros
requeridos para esta organización. Sin embargo fue necesario:
� Eliminar datos de prueba de la proyectos (proyectos, trabajos, usuarios,
proveedores y clientes)
� Actualizar perfiles de usuarios
� Actualizar cuentas de usuario
� Precisar privilegios de usuarios
4.3.3. Pruebas
Para verificar el funcionamiento de la herramienta de TI, se realizaron pruebas en
cada una de las aplicaciones que apoya el proceso.
4.3.4. Implantación
Superadas las etapas anteriores se puso en ejecución la aplicación, considerando:
� Definición del encargado de administrar el sitio
� Capacitación al encargado del sitio
� Entrega de manual de operación del sitio
� Procedimiento de respaldo de bases de datos
127
4.4 Implementación Organizacional
La implementación organizacional se hizo en tres etapas, las que coinciden con
los tres procesos descritos en los capítulos precedentes, de acuerdo a la siguiente carta
Gantt:
Figura 41: Carta Gantt de la implementación organizacional.
Este orden de implementación permitió continuar atendiendo los proyectos que
están en curso con la modalidad actual, evitando con esto una problemática de
migraciones; además de incrementar la cantidad de ofertas a la demanda existente.
Cada una de las etapas de implementación consideró capacitación, marcha blanca
e implantación. Es en esta ultima etapa donde todas convergieron para iniciar el próximo
año con el nuevo proceso en su totalidad.
128
4.4.1. Implementación Administración Relación con el Cliente
Este proceso es el primero que se implementó, debido a que es la entrada que
activa al resto de los procesos rediseñados.
4.4.1.1. Capacitación
En la primera etapa de la capacitación se dio a conocer el marco general del
proceso a todos los involucrados, destacando cómo interactúan los distintos subprocesos
de la empresa. Posteriormente se capacitó sólo al Área de Ventas en el proceso y en la
forma de operar la aplicación que apoyará a este proceso.
4.4.1.2. Marcha blanca
Terminada la capacitación, el Área de Ventas comenzará a operar con el nuevo
proceso, lo que será sometido a un seguimiento para superar cualquier dificultad que se
detecte en el funcionamiento de esta nueva modalidad. Las actividades más relevantes
de esta etapa del proyecto fue registrar clientes, lo que permitió comenzar a operar la
primera parte del rediseño, es decir registrar la demanda y hacer primera preevaluación
de la demanda.
4.4.1.3. Implantación
La implantación de este proceso se hará junto con el resto de las
implementaciones del proceso.
4.4.2. Implementación Administración Relación Con Proveedores
Después de verificar que la primera parte del proceso, Administración Relación
con Clientes y antes que esta estuviese totalmente implementada, se comenzó a
implementar el proceso de Administración Relación con Proveedores, debido a la
necesidad de tener a todos los proveedores registrados, ya que al momento de elaborar la
propuesta técnico económica, los proveedores de la empresa deben estar registrados.
129
4.4.2.1. Capacitación
Se capacitó a la administración en la funcionalidad de este proceso y su
respectivo apoyo de TI, destacando la interacción con los procesos de Administración
Relación con Clientes y Gestión Producción y Entrega.
4.4.2.2. Marcha blanca
Terminada la capacitación, la administración comenzó a operar con el nuevo
proceso, usando e-Groupware para cumplir con su cometido. En esta etapa se registraron
todos los proveedores en la libreta de direcciones para quedar disponibles para solicitar
cotizaciones; además a los proveedores frecuentes se les registró como usuario del
sistema, para que quedarán disponible como recursos en la planificación de proyectos.
4.4.2.3. Implantación
La implantación de este proceso se hará junto con el resto de las
implementaciones del proceso.
4.4.3. Implementación Gestión Producción y Entrega
Después de finalizar la capacitación de Administración Relación con
Proveedores y antes que esta estuviese totalmente implementada, se comenzó a
implementar el proceso de Gestión Producción y Entrega, debido a la necesidad de
evaluar costos y a elaborar la carta Gantt del proyecto al momento de elaborar la
propuesta técnico económica general.
130
4.4.3.1. Capacitación
Se capacitó al Área de Producción en la funcionalidad de este proceso y su
respectivo apoyo de TI, destacando la interacción con los procesos de administración
relación con clientes y administración relación con proveedores.
4.4.3.2. Marcha blanca
Terminada la capacitación, Administración comenzó a operar con el nuevo
proceso.
4.4.3.3. Implantación
La implantación de este proceso se hará junto con el resto de las
implementaciones del proceso.
131
5. Percepción de los Ejecutivos de la Empresa
René Valenzuela, Gerente General de la empresa al momento de redacción de
este documento, explica los siguiente sobre el trabajo realizado:
“El documento elaborado por los candidatos a Magíster recoge en gran parte los
planteamientos que les transmitimos cuando se gestó este proyecto. Es por ello que se
reconoce el esfuerzo realizado, en el sentido de que la metodología aplicada tiene gran
alcance, por cuanto desde una perspectiva de ordenamiento de procesos, o rediseño de
proceso como ellos le dicen, permite entre otros hacer una evaluación financiera de lo
que normalmente hacemos, lo que representa con claridad el costo que tiene para la
empresa la implantación de una nueva forma de hacer las cosas. Importa también
destacar que, para los que hemos tenido la experiencia de participar en la elaboración e
identificación de los diversos procesos que se realizan en la empresa ha sido muy útil,
por cuanto nos ha permitido observar con más atención qué procesos o qué parte de ellos
deben ser modificados o eliminados.
Es claro que el proyecto en cuestión es una clara alternativa para desarrollar más
la empresa, a partir de la definición de una estructura organizativa especializada por
procesos de negocios. La implantación de un área comercial que esté constantemente en
búsqueda de negocios deberá constituir uno de nuestro principales objetivos; la
habilitación de este proceso permitirá la independencia con respecto a las otras
funciones de la empresa, lográndose con ello ganar mayor eficiencia y eficacia, tanto
para la selección y administración de pagos a proveedores, como a la planificación,
control y ejecución de los proyectos, debido a que se reduce el doble rol entre los
equipos de trabajo para vender, negociar con proveedores y producir.
La implementación del Proyecto Piloto “Mejoramiento Camino Ruta T-720,
Sector Las Ventanas – Los Tractores, Comuna de La Unión, Xª Región” que
actualmente realiza el Consultor para Dirección de Vialidad, bajo Resolución Nº 728 de
132
Diciembre 2005, nos obligó a registrar todos los proveedores, quedando disponible para
próximos proyectos los datos de cada uno de ellos, lo que evidentemente reducirá el
tiempo para ubicar sus datos y por tanto conseguir en un menor tiempo las cotizaciones
necesarias para costear el proyecto; además el registro de modelos de ofertas técnico
económicas por tipo en la función Base de Conocimiento, nos ordena, debido a que en
un lugar único previa autorización se registran estos modelos quedando disponibles para
su uso cada vez que se requiera elaborar propuestas similares. Por último la
planificación del proyecto que se hizo para presentar la propuesta, se vuelve a utilizar al
momento de ganarse la Licitación, ya que es esa misma Carta Gantt, la que se
perfecciona y se adapta según las últimas definiciones entregadas por el Cliente.
En conclusión, lo más relevante de lo propuesto por los candidatos a Magíster, es
el ordenamiento de los procesos y la factibilidad de implantarlos, ya que ellos se pueden
aplicar independientemente del Sistema Computacional desarrollado, el que a pesar de
estar definido como Prototipo, permite usarlo satisfactoriamente.”
6. Encuesta del nivel de satisfacción de los usuarios
La encuesta realizada a los ejecutivos de la empresa se centró en la cuantificación
de horas dedicadas al proyecto (ver anexos “Encuesta De Satisfacción De
Requerimientos”), calificación del uso del tiempo, calificación del trabajo realizado en
cuanto al aporte para aumentar capacidad de ofertas de la empresa, contribución a
elaborar propuestas exitosas, si el tiempo definido fue adecuado, concentrar el esfuerzo
en actividades críticas, y otros, cuya descripción y resultados son presentados en [1]. En
términos de la herramienta TI se consulto sobre su usabilidad, en este contexto las
preguntas realizadas fueron:
133
PREGUNTA RESPUESTA ORIENTADA A
a. Considera que es fácil
de usar:
Determinar percepción sobre la facilidad de
realizar con la herramienta acciones definidas en
el proceso
b. Es rápido aprender
como se usa
Determinar si los ejecutivos consideran que la
herramienta posee una interfaz intuitiva.
c. Existe documentación
suficiente y accesible
de cómo se usa
Determinar la percepción de los ejecutivos
respecto a si la capacitación, manuales,
documentación en línea u otra documentación
fue entregada de manera oportuna y completa.
d. Permite realizar la
mayoría de las tareas
requeridas
Percepción de los ejecutivos sobre la cobertura
de la herramienta respecto al total de sus
requerimientos sistémicos del proceso
e. Es fácil obtener la
información cuando es
requerida
Percepción de los ejecutivos sobre la posibilidad
de acceder a la herramienta y obtener un dato o
información de manera oportuna.
f. La información que
entrega se ajusta a las
necesidades
Percepción de los ejecutivos sobre la posibilidad
de acceder a la herramienta y obtener un dato o
información adecuada a sus necesidades.
g. Es fácil corregir los
errores cuando se
cometen
Atendiendo a la flexibilidad de operación,
percepción de los ejecutivos sobre la posibilidad
de corregir errores en la aplicación, por ejemplo,
en el registro de información.
Cuadro 12: Encuesta de usabilidad, preguntas y objetivos.
A continuación se muestra un resumen a las respuestas de la encuesta realizada.
Se solicitó a los ejecutivos que para pregunta (redactada como una afirmación) asignaran
la descripción que más se aproximará entre: Totalmente de Acuerdo, De Acuerdo,
Indiferente, En Desacuerdo y Completo Desacuerdo. Se obtuvo un 100% de aprobación,
134
lo cual corresponde a respuestas De Acuerdo o Totalmente de Acuerdo, por lo que el
siguiente resumen considera que la calificación es De Acuerdo si al menos uno de los
ejecutivos eligió esta opción.
PREGUNTA RESPUESTA
a. Considera que es fácil de usar: De Acuerdo
b. Es rápido aprender cómo se usa De Acuerdo
c. Existe documentación suficiente y
accesible de cómo se usa
Totalmente de Acuerdo
d. Permite realizar la mayoría de las
tareas requeridas
De Acuerdo
e. Es fácil obtener la información
cuando es requerida
De Acuerdo
f. La información que entrega se
ajusta a las necesidades
De Acuerdo
g. Es fácil corregir los errores
cuando se cometen
De Acuerdo
Cuadro 13: Resultado de la encuesta de usabilidad.
135
7. Clases y Diseño Físico
A continuación se presentan diseños físicos de actividades del proceso,
construidas sobre las clases de e-Groupware y siguiendo las interacciones que efectúa la
aplicación. Posteriormente se presenta el diagrama de clases para tales diseños.
Se debe indicar que la aplicación no se encuentra construida con el esquema
Boundary-Control-Entity, por lo que las clases Control y Entity se encuentran
fusionadas. Como notación, las clases Boundary comienzan por ui (User Interface),
mientras que las clase Entity comienzan por bo (Business Object).
6.1 Administración de la Relación con los Proveedores: Preselección de
Proveedores
: Jefe de Proyectos
: Jefe Administrativo : ui_calendar : bo_calendar : ui_infolog
: bo_infolog : bo_addressbook : ui_messenger : bo_messenger : bo_accounts
uicalendar()
bocalendar($session=0)
get_todos(&$todo_label)
uiinf olog( $action, $id_action())
boinfolog( $info_id)
edit($content = 0,$action = '',$action_id=0,$type='',$referer='')
get_users($ty pe='all')
sav e_sessiondata($v alues)
Pro def ecto el jef e asministrat iv o ingresa en el modulo Calendario, entre sus tareas por hacer encuentra seleccionar prov eedores para un proy ecto.
Posteriormente selecciona el link y se muestra un resumen de la tarea
El jef e administrativ o selecciona la f unción de edición e incorpora los prov eedores que selecciona, según especialidad, calif icación y costo.
Luego se procede a guardar los cambios
uimessenger()
compose()load_users()
send_message($message='')
Recepcionar Respuesta Correo( )
Una v ez seleccionados los prov eedores en el sistema el Jef e administrativ a utiliza el sistema de mensajeria interna para inf ormar al Jef e Proy ectos. Aparece un recordatorio de este mensaje en todas las pantallas de la aplicación.
Figura 42: Diseño físico de Preelección de Proveedores.
136
6.2 Gestión de la Producción y la Entrega: Detallar Actividades
: Jefe de Proyectos : ui_projects : bo_projects : bo_accounts
uiprojects()list_projects($params)
list_projects_home()
edit_project($project_id)
read_single_project($project_id,$page = 'bla',$action = 'subs')
load_users()
selected_employees($data = 0)
save_project($action, $values)
list_projects_home()
edit_project($action=subs, $id_project)
read_single_project($project_id,$page = 'bla',$action = 'subs')
load_users()
save_project($action, $values)
list_projects($_action=subs, $_pro_main=false)
El Jef e de Proy ectos inv oca el módulo de proy ectos.
La aplicación muestra el listado de proy ectos autorizados para el
El jef e de Proy ectos selecciona la f unción editar para el proy ecto que desea modif icar.
El Jef e de Proy ectos actualiza la inf ormación del proy ecto y graba.
Posteriormente, puede crear o detllar subproy ectos, los cuales son relacionados por el sistema.
Figura 43: Diseño físico de Detallar Actividades.
137
6.3 Diagrama de Clases
6.3.1 Preselección
bo_infolog
$public _functions$enums$s o$v fs$v fs_bas edir$v alid_pathes $s end_file_ips $x mlrpc_methods $s oap_func tions $x mlrpc $tz_offs et $tz_offs et_s$user_time_now
boinfolog( $info_id = 0)()has_customfields($ty p)()chec k_acc es s()init()( )link_id2from()subject_from_des($des)( )&read($info_id)()delete()write()anzSubs( $info_id )()&s earc h(&$query) ()link_title( $info )( )link_query( $pattern ) ()cal_to_include($args )()list_methods ($_type='x mlrpc')()data2xmlrpc ($data)()xmlrpc2data($data)()categor ies($c omplete = Fals e)()
bo_c alendar
bocalendar ($s ess ion=0) ()s et_owner_to_group($owner)()read_s es siondata()( )
ui_calendar
$planner_header$planner_rows$planner_group_members$planner_firstday$planner_lastday$planner_day s$planner_end_month$planner_end_y ear$planner_day s_in_end_month$planner_intervals
uic alendar() ()view($vc al_id=0,$cal_date=0) ()edit($params='')()reinstate_list($params='')()reinstate($params ='')()add($c d=0,$readses s=0)()delete( )()get_todos (&$todo_label)()dis play _week ()view_event( )timematrix ($param)()Selcc ionar link ()
ui_infolog
$icons$public _functions
uiinfolog( )()get_info()save_s ess iondata($values)( )read_s essiondata()( )get_rows ()index ()delete($v alues=0,$referer='')()edit()menuaction()icon($c at,$id,$status='')()admin( )( )writeLangFile( )( )hook _v iew($args) ()
bo_address book
$public _functions = array ()$x ml_functions = array () ;$x mlrpc_methods = array() ;$s oap_functions = ar ray()$debug = Fals e;$s o;$s tart;$limit;$query ;$s ort;$order ;$filter;$c at_id;$total;$c ontact_cache = ar ray( );$use_sess ion = Fals e;
boaddres sbook ($sess ion=Fals e) ()_debug_sqsof() ()save_sess iondata($data)()read_s es siondata()( )str ip_html($dir ty='')()categories($c omplete = Fals e) ()customfields ($new_fields =False)()data2xmlrpc ($datas) ()xmlrpc2data($data)( )us er_pseudo_entry($account)()get_users($ty pe='all')()read_entr ies($data)( )read_entry($data)()read_last_entry($fields )( )add_v card($uploadedfile='')()add_email( )()add_entry($fields)()get_las tid() ()update_entry($fields )()delete_entry ($addr)( )check _perms ($addr ,$r ights )( )save_preferenc es()list_methods ($_type='x mlrpc') ()
ui_mes senger
$bo;$template;$public _functions = array ()
uimess enger( )()dis play _headers($extras = '')( )set_c ommon_langs( )()delete( )()inbox ()()set_c ompos e_read_bloc ks ()( )compose_global()()compose() ()compose_multiple()( )read_mess age()( )build_par t_list()reply() ()forward() ()
bo_mess enger
$s o;$public_functions = array()$s oap_func tions = array();$x mlrpc_methods = array ();
bomessenger() ()update_mes sage_status($p)( )send_global_message($message='')()chec k_for_miss ing_fields ($mess age)()send_mess age($mess age='')()send_multiple_mess age($message='')()read_inbox ($values ) ()read_mess age($mess age_id)()read_mess age_for_reply ()delete_mes sage($mes sages='') ()reply ($mes sage_id='',$n_mes sage='')( )forward($message_id='',$n_mess age='')()total_mes sages($ex tra_where_c lause = '')( )list_methods ($_type='x mlrpc') ()get_mess enger_users ()( )
Figura 44: Diagrama de clases de eGroupware, Preselección.
138
6.3.2 Detallar Actividades (del Proyecto)
ui_projects
$action;$grants ;$s tart;$filter;$sort;$order ;$cat_id;$s tatus ;$public_functions = array
uiprojec ts ()()export_projec t() ()handle_fileupload()()save_sessiondata($ac tion) ()set_app_langs()()display_app_header()()status_format()priority_lis t($selected = 0)( )list_projec ts ()list_projec ts_home()( )employee_format($data)()editMilestone()()edit_project()()view_projec t( )()delete_projec t( )()abook() ()list_budget()()project_mstones()()assign_employee_roles ()()
bo_projec ts
$action;$s tar t;$query ;$filter ;$order;$sort;$cat_id;$s tatus ;
boprojects($is_ac tive=False, $ac tion = '') ()c reate_ac tiv ity id()()read_abook($star t, $query, $filter, $sort, $order)()read_s ingle_contact($abid)( )read_projec ts_acl($useronly = True)( )get_acl_for_projec t($project_id = '')()get_employee_projec ts ($account_id = '') ()getProjectResources($_projec tID = '')()selec ted_employees($data = 0)( )get_time_used($data)()calculate_budget()get_activity_budget($params)()get_budget($params)()get_sub_projects($params)()list_projec ts ($params)( )read_s ingle_projec t($projec t_id,$page = 'bla',$ac tion = 'subs') ()sum_budget($values)()save_project($action, $values) ()selec t_project_list($values)( )delete_project($pa_id, $subs , $action = 'pro') ()change_owner($old, $new)( )get_mstones($projec t_id)()get_s ingle_mstone($s_id) ()check_mstone($values)()save_mstone($values) ()delete_item($values) ()member($projec t_id = '')()send_alarm($values)()ac tivities_lis t($project_id, $billable)()selec t_ac tiv ities_lis t($projec t_id, $billable)()selec t_pro_ac tiv ities($projec t_id, $pro_parent, $billable)( )selec t_hours_ac tiv ities($project_id,$act,$billable='') ()selec t_hours_cos ts($_projectID, $_cos tID)()get_employee_roles($data)( )save_employee_role($values) ()list_roles($_roleType)()get_granted_roles ($project_id) ()list_events($type = '') ()
bo_accounts
$so;$public_functions = array ()$xml_func tions = array( );$soap_func tions = ar ray ()
boaccounts ()( )DONTlist_methods($_type='xmlrpc ')()delete_group()()delete_user()( )add_group()()add_user()()edit_group()()edit_user()( )set_group_managers () ()validate_group($group_info)()validate_user(&$_userData)()save_user($_userData)()load_users()()load_group_managers($account_id)( )load_group_apps($account_id)( )
Figura 45: Diagrama de clases de eGroupware, Detallar Actividades del Proyecto.
139
VII. FRAMEWORK GENÉRICO EN EL DOMINIO GESTIÓN DE
PROYECTOS DE INGENIERIA
Para responder a las necesidades planteadas por el principal de la empresa MP
Ingeniería Ltda., se hizo un levantamiento sus procesos observando que su operatoria
coincidía con el patrón de procesos MACRO1, razón por la cual lo especializamos para
el dominio de Gestión De Proyectos De Ingeniería.
Considerando el modelo de negocios de la empresa descrito en el capítulo IV de
Rediseño de los Procesos de Negocios en una Empresa de Estudios de Obras de
Vialidad [1], existen muchas coincidencias con los procesos de cualquier empresa que
satisfaga las necesidades de productos o servicios del mercado. La diferencia principal
se da en el proceso de Producción Y Entrega Del Bien O Servicio, que es finalmente
donde se genera el producto o servicio demandado por el mercado. Sin embargo, para
que este proceso sea eficiente y eficaz, depende en gran medida de los procesos que
fueron rediseñados como parte de este trabajo. Tales procesos fueron especializados al
dominio de gestión de proyectos de ingeniería según la metodología expuesta en [1]. Lo
anterior significa que el proceso diseñado es aplicable tanto en empresas que están
dedicadas a elaboración de proyectos, como a una dependencia de una empresa que haga
lo mismo. En cualquiera de los dos casos se consideró que los proyectos necesitan
atender a clientes, trabajar con proveedores y gestionar la producción y entrega.
140
Por tanto dentro de los patrones para dominios específicos, definimos un nuevo
dominio para MACRO1:
Figura 46: Domino de aplicación de la solución propuesta.
Patrón dominio recurso financiero
0
Arquitectura General
Macro3
Macro1
Macro2
Macro4
Macro4rh
Macro
Macro4a
Macro4b
Macro1c
Macro1m
Macro1h
Macro1gp
Macro1ch
Macro1ms
Macro1hs
Patrón Planificación del negocio
Patrón Gestión producción y provisión bien o servicio
Patrón Desa-rrollo de nue- vos productos o servicios
Patrón Apoyo financiero, económico, RRHH, etc.
Patrón dominio crédito
Patrón dominio manufac-tura
Patrón dominio hospitales
Patrón dominio Gestión de Proyectos de Ingeniería
Patrón dominio abastecimiento
Patrón dominio recursos humanos
Patrón dominio bienes de capital
Patrón sub dominio crédito hipotecario
Patrón sub dominio manufac-tura stock
Patrón sub dominio urgencia
141
1. Dominio de la Aplicación
En [1] se presenta la generalización del rediseño de procesos sobre el cual se
realizo el diseño de TI antes detallado. Consistentemente, en este capítulo se presenta
una generalización de la aplicación, para lo cual se han identificado las actividades
indispensables del proceso que deben estar presentes en todo diseño dentro del dominio
de la aplicación. A partir de esta generalización se han seleccionado las clases que deben
estar en una herramienta general para el apoyo en la gestión de proyectos de ingeniería.
Se ha tomado un concepto de gestión de proyectos amplia, la cual es aplicable a
empresas que realizan proyectos de ingeniería, ya sea de estudio, diseño o construcción,
así como es aplicable en unidades de negocios que realizan proyectos de ingeniería al
interior de una compañía.
Debido a que se ha utilizado un enfoque de procesos [2], el presente Framework
será de mayor utilidad en empresas con una organización compleja o que, debido a la
naturaleza de sus proyectos requieran de manera intensiva el uso de proveedores
externos. Así también, el diseño presentado permite guardar registro de las interacciones
más relevantes del proceso, por lo cual será de utilidad en empresas que deseen realizar
gestión posterior sobre dichas interacciones.
142
2. Actividades a Automatizar
Consistentemente con la generalización del patrón de gestión de proyectos, las
siguientes son las actividades a automatizar:
Figura 47: Actividades a automatizar en una solución general de gestión de proyectos.
A continuación se describen las clases que apoyan estas actividades. Se ha
realizado un diseño general que pueda ser adaptado a diferentes contextos, extrayendo
los elementos propios del dominio específico que es motivo de esta tesis.
Las clases presentadas son de tres tipos: Control, Boundary y Entity. Se ha dado
relevancia a la descripción de las clases Entity.
Las clases Boundary se muestran ejemplos que pueden ser extendidos, usando
una clase abstracta, a todas Entity según las necesidades de cada diseño particular. Las
clases Boundary son de tres tipos: Edición de una Entity, Presentación de un Listado de
Entities, Presentación de una Entity, usándose como ejemplo las Entities Demanda y
Cliente.
Actividades a Automatizar
Registro de Pagos
(A233)
Asociar Proveedores
(A123)
Asociar Cliente(A11)
Mostrar Progreso Actividades
(A33)
Crear Proyecto(A321)
Reg. Compras y Cotizaciones
(A231)
Registro de Proveedores
(A21)
RegistrarPropuesta
(A122)
Registrar Demanda
(A11)
Actualizar Actividades
(A323)
Actualizar Equipo de Trabajo
(A322)
143
Se ha conservado en el Framework las clases de control que permiten que el
diseño sea completo, extrayéndose otras clases de control, y por lo tanto la lógica
asociada, que dependerán de las políticas de cada empresa.
3. Clases Asociadas con las Actividades a Automatizar
2.1 (A1): ADMINISTRACIÓN RELACIÓN CON EL CLIENTE
2.1.1. Registrar Demanda
Clase Entity Demanda: demanda u oportunidad de negocio que es registrada en
los sistemas de la empresa. Posee la información más relevante de las oportunidades de
negocios en los cuales la compañía puede participar. En términos operativos permite que
un ejecutivo de cuentas o un ingeniero de proyectos puedan rescatar las demandas sin
atender para realizar una oferta a un cliente. Aunque no se encuentra en el proceso, la
acumulación de las demandas permitirá a línea directiva posteriormente hacer gestión y
reenfocar el negocio.
Demanda
Id DemandaTitulo DemandaTipo DemandaDescripcion DemandaFecha Publicacion de la DemandaClienteFecha limite de PresentaciónFecha limite de compra de basesValor BasesEstado de Demanda
Registrar Nuev a Demanda()Entregar datos demanda()Modif icar Demanda()Entregar Listado de Demandas()Eliminar Demanda()Actualizar Estado de Demanda()
(from Entidades)
Figura 48: Clase Demanda.
144
Clase Boundary Presentación Listado Demandas: Página Web en la cual el
usuario puede seleccionar una demanda desde un listado para ver el detalle, posee filtros
por periodo de tiempo, cliente, estado. Para cada demanda del listado, presenta Links
para editar y visualizar detalles. Esta clase es presentada como ejemplo, ya que se puede
utilizar el mismo concepto para otras Entities
Presentación Listado Demandas
Presentar Listado de Demandas()Conf igurar Filtros()Presentar listado reducido de demandas()Seleccionar Demanda()
(from Presentacion Listado de Entity)
Figura 49: Clase Presentación Listado Demandas.
Clase Boundary Presentación Demanda: Página Web en la cual el usuario puede
visualizar los detalles de una demanda. No permite modificar la información
directamente, pero posee un link hacia una página que permite hacerlo.
Presentacion Demanda
Presentar Datos Demanda()Solicitar Edicion Demanda()
(from Presentacion Entity)
Figura 50: Clase Presentación Demanda.
145
2.1.2. Asociar Cliente
Clase Entity Cliente: persona natural o jurídica quien potencialmente puede
comprar los servicios de la empresa. Se encuentra registrado en el sistema por su Rut,
razón social o nombre de fantasía. Su utilidad radica en que permite asociar una
demanda a un cliente, lo cual posteriormente permite hacer gestión sobre el cliente y las
propuestas ganadas o perdidas con el mismo.
Cliente
Nombre ClienteDireccion ClienteTelef onos de ContactoNombre Contacto ClienteGiroemail ClienteFax Cliente
Consultar Listado de Clientes()Registrar Nuev o Cliente()Modif icar Cliente()Eliminar Clliente()Entregar datos del Cliente()
(from Entidades)
Figura 51: Clase Cliente.
Clase Boundary Edición Cliente: Página Web donde el usuario puede seleccionar
un Cliente y modificar sus características. La clase debe verificar la consistencia de
información, por ejemplo: RUT bien escrito, cliente no se encuentra duplicado.
Edicion Cliente
Ingresar Datos Cliente()Verif icar Suf ic iencia de Datos()Conf irmar Modif icación del Cliente()Actualizar Datos del Cliente()Crear Cliente()
(from Edicion Entity)
Figura 52: Clase Edición Cliente.
146
2.2 (A12): ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA
2.2.1. Registrar Propuesta
Clase Entity Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron
o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación u oferta a un
cliente. Se encuentra relacionado a una demanda y contiene todos los archivos de la
propuesta.
Propuesta
ID_PropuestaProyectoFecha de entregaFecha de AdjudicacionFecha de PublicacionIngeniero de Preventa
Registrar Proveedores Seleccionados para Cotizacion()Registrar Poveedores Preselccionados()Entregar Datos Propuesta()Entregar Listado de Propuestas()Modificar Propuesta()Consultar Recursos por Proyecto()
(from Entidades)
Figura 53: Clase Propuesta.
Clase Entity Documento: archivo con su información relacionada, sin importar su
tipo, el cual es incorporado al sistema por un usuario. Entre sus atributos se encuentra el
dueño, tipo mime, permisos, versiones. Puede estar asociado simultáneamente a un
proveedor, propuesta y proyecto. Por razones de confidencialidad tiene asociados
permisos escritura/lectura por usuarios.
147
Documento
NombreTamañoTipoVersionAutorFecha de CreacionFecha Ultima ModificacionProyectoPropuestaProveedorLista: Permisos
Solicitar Listado Documentos()Crear Documento()Actualizar Documento()Eliminar Documento()Rescatar Datos Documento del Sistema()Entregar Documento()
(from Entidades)
Figura 54: Clase Documento.
2.2.2. Asociar Proveedores
Clase Entity Registro de Proveedores: clase que registra todos los antecedentes
de un proveedor, tales como Rut, nombre, tipo, calificación, trabajos realizados, datos de
contacto. También permite asociar al proveedor con uno o varios documentos, proyectos
y propuestas.
Proveedores
RutNombreNombre de FantasiaDireccionTelefonoContactoCalificacionLista: ProyectosLista: PropuestasLista: Documento
Crear Nuevo Proveedor()Actualizar Proveedor()Eliminar Proveedor()Solicitar Listado de Proveedores()Solicitar Tipos de Proveedor()Consulta Datos Proveedor()Registrar Documento de Cobro()Registrar Proveedor Preseleccionado para Propuesta()Asociar Propuesta/Proyecto()
(from Entidades)
Figura 55: Clase Proveedores.
148
2.3 (A2): ADMINISTRACIÓN DE LA RELACIÓN CON LOS
PROVEEDORES
2.3.1. Registrar Proveedores
Esta actividad utiliza la clase entity Registro de Proveedores descrita
anteriormente. A diferencia de Administración de la Relación con el Cliente, en la cual
se asocia al proveedor con un documento, proyecto o propuesta, en Administración de la
Relación con los Proveedores esta clase permite la creación, modificación y eliminación
de proveedores.
2.4 (A22): OPERACIÓN DE PROVEEDORES
2.4.1. Registro de Compra y Cotizaciones
Clase Entity Documento de Cobro: contiene la información de las cotizaciones,
órdenes de compra, facturas, notas de crédito y débito asociadas a proveedores y
proyectos. Se encuentra asociada a un listado de pagos. También contiene los montos
autorizados a facturar.
Documento de Cobro
ID_Documento de CobroDescripcionMontoProveedorProyectoLista: PagoMonto Autorizado a Pagar
Crear Documento de Cobro()Actualizar Documento de Cobro()Eliminar Documento de Cobro()Solicitar Listado Documento de Cobro()Solicitar Detalle Documento de Cobro()Validar Consistencia de Datos()Registrar Pago()Modificar Monto Autorizado a Pagar()
(from Documento de Cobro)
Figura 56: Clase Documento de Cobro.
149
2.4.2. Registro de Pagos
Clase Entity Registro de Pago: posee la información de los pagos efectuados con
relación a un documento de cobro, la suma de los pagos entrega el valor total cancelado
a un proveedor por un trabajo.
Pago
Documento de PagoMonto PagadoFecha de PagoResposable InternoResponsable Proveedor
Crear Nuevo Pago()Consultar Pagos por Proveedor()Solicitar Detalle de Pago()Actualizar Pago()Eliminar Pago()
(from Entidades)
Figura 57: Clase Pago.
150
2.5 (A3): GESTIÓN DE LA PRODUCCIÓN Y LA ENTREGA
2.5.1. Crear Proyecto
Clase Entity Proyecto: Proyecto actual en estudio, posee las características del
proyecto y enlaces a otras clases asociadas tales como: Documentos, Proveedores y
Actividades. Permite la creación, modificación y eliminación de proyectos.
Proyecto
NombreClienteValorEjecutivo de CuentasJefe de ProyectosEstadoPrioridadDescripcionFecha de CreacionFecha TerminoDuracionFecha de ModificacionDemandaLista: DocumentosLsita: ProveedoresLista: Actividades
Registrar Actividad()Solicitar Listado de Proyectos()Configurar Filtros()Solicitar Detalle de Proyecto()Crear Nuevo Proyecto()Actualizar Proyecto()Registrar Recursos()
(from Entidades)
Figura 58: Clase Proyecto.
2.5.2. Actualizar Equipo de Trabajo
Esta actividad utiliza la clase entity Proyecto descrita anteriormente. En este caso
permite asociar proveedores o actualizarlos según lo requiera el progreso del proyecto.
Permite asignar un responsable a cada actividad del proyecto.
151
2.5.3. Actualizar Actividades
Clase Entity Actividad: Acciones que forman parte de un proyecto, tienen
responsable, recursos y fechas asignadas.
Actividad
ID_ActividadTareaEjecutorJefe de ProyectoNombreDescripcionFecha ComienzoDuracionFecha estimada de TerminoObservacionesCostoPorcentaje CompletadoFecha de CreacionFecha de ModificacionProyecto
Entregar datos actividad()Modificar Actividad()Entregar listado actividades()Registrar Hito de Recaudacion()
(from Entidades)
Figura 59: Clase Actividad.
2.6 (A32): PLANIFICAR
2.6.1. Mostrar Progreso Actividades
Clase Control Comparador de Actividades: entrega información de las
actividades al jefe de proyectos para la gestión de los plazos, re-planificación de
actividades y coordinación con proveedores.
152
Comparador de Actividades
Analizar Cumplimiento Actividad()Calcular Estado de Avance por Actividad()Calcular estado de Avance Proyecto()Entregar Estado de Avance Proyecto()Entregar Estado de Avance Actividad()
(from Control)
Figura 60: Clase Comparador de Actividades.
Clase Control Calculador de Costos: clase de control que implementa la lógica de
cálculo de los costos de una actividad o todo el proyecto. Entrega dicha información al
jefe de proyectos para que determine la necesidad de solicitar mayor financiamiento para
el proyecto, así como detectar fuentes de ahorro y reasignación de recursos.
Calculador Costos
Calcular Costos Por Actividad()Calcular Costos Proyecto()Entregar Costo Proyecto()Entregar Costos por Actividad()
(from Control)
Figura 61: Clase Calculador de Costos.
153
4. Framework
Finalmente, la consolidación de los objetos del negocio diseñados se representa
en el siguiente modelo de clases integrador:
Pago
Documento de PagoMonto PagadoFecha de PagoResposable InternoResponsable Proveedor
Crear Nuevo Pago()Consultar Pagos por Proveedor( )Solicitar Detalle de Pago()Actualizar Pago()Eliminar Pago()
(from Entidades)
Edicion Cliente
Ingresar Datos Cliente()Verificar Suficiencia de Datos()Confirmar Modificación del Cliente()Actualizar Datos del Cliente( )Crear Cliente()
(f rom Edicion Ent ity)
Cliente
Nombre ClienteDireccion ClienteTelefonos de ContactoNombre Contacto ClienteGiroemail ClienteFax Cliente
Consultar Listado de Clientes()Registrar Nuevo Cliente()Modificar Cliente()Eliminar Clliente( )Entregar datos del Cliente()
(from Entidades)
Presentacion Demanda
Presentar Datos Demanda()Solicitar Edicion Demanda()
(f rom Presentacion Entity)
Presentación Listado Demandas
Presentar Listado de Demandas()Configurar Filtros( )Presentar listado reducido de demandas()Seleccionar Demanda()
(from Presentacion Listado de Entity)
Demanda
Id DemandaTitulo DemandaTipo DemandaDescripcion DemandaFecha Publicacion de la DemandaClienteFecha limite de PresentaciónFecha limite de compra de basesValor BasesEstado de Demanda
Registrar Nueva Demanda()Entregar datos demanda()Modificar Demanda()Entregar Listado de Demandas()Eliminar Demanda()Actualizar Estado de Demanda()
(from Entidades)
Documento
NombreTamañoTipoVersionAutorFecha de CreacionFecha Ultima ModificacionProyectoPropuestaProveedorLista: Permisos
Solicitar Listado Documentos()Crear Documento()Actualizar Documento()Eliminar Documento()Rescatar Datos Documento del Sistema()Entregar Documento()
(f rom Entidades)
Proveedores
RutNombreNombre de FantasiaDireccionTelefonoContactoCalificacionLista: ProyectosLista: PropuestasLista: Documento
Crear Nuevo Proveedor()Actualizar Proveedor()Eliminar Proveedor()Solicitar Listado de Proveedores()
(f rom Entidades)
Documento de Cobro
ID_Documento de CobroDescripcionMontoProveedorProyectoLista: PagoMonto Autorizado a Pagar
Crear Documento de Cobro()Actualizar Documento de Cobro()Eliminar Documento de Cobro()Solicitar Listado Documento de Cobro()Solicitar Detalle Documento de Cobro()Validar Consistencia de Datos()Registrar Pago()
(f rom Documento de Cobro)
Calculador Costos
Calcular Costos Por Actividad()Calcular Costos Proyecto()Entregar Costo Proyecto()Entregar Costos por Actividad()
(from Control)
Comparador de Actividades
Analizar Cumplimiento Actividad()Calcular Estado de Avance por Actividad()Calcular estado de Avance Proyecto()Entregar Estado de Avance Proyecto()Entregar Estado de Avance Actividad()
(from Control)
Propuesta
ID_PropuestaProyectoFecha de entregaFecha de AdjudicacionFecha de PublicacionIngeniero de Preventa
Registrar Proveedores Seleccionados para Cotizacion()Registrar Poveedores Preselccionados()Entregar Datos Propuesta()Entregar Listado de Propuestas()Modificar Propuesta()Consultar Recursos por Proyecto()
(from Entidades)
Actividad
ID_ActividadTareaEjecutorJefe de ProyectoNombreDescripcionFecha ComienzoDuracionFecha estimada de TerminoObservacionesCostoPorcentaje CompletadoFecha de CreacionFecha de ModificacionProyecto
Entregar datos actividad()Modificar Actividad()Entregar listado actividades()Registrar Hito de Recaudacion()
(from Entidades)
Proyecto
NombreClienteValorEjecutivo de CuentasJefe de ProyectosEstadoPrioridadDescripcionFecha de CreacionFecha TerminoDuracionFecha de ModificacionDemandaLista: DocumentosLsita: ProveedoresLista: Actividades
Registrar Actividad()Solicitar Listado de Proyectos()Configurar Filtros()Solicitar Detalle de Proyecto()Crear Nuevo Proyecto()Actualizar Proyecto()Registrar Recursos()
(from Entidades)
Figura 62: Diagrama de clases del framework.
154
VIII. LECCIONES APRENDIDAS EN CUANTO A COMO HACER
INNOVACIONES IMPORTANTES EN AMBIENTES DE
DIFERENTE GRADO DE RECEPTIVIDAD
La innovación se puede hacer de distintas maneras, una de ellas es identificar
cuales son los instrumentos que se cuenta para superar una dificultad, satisfacer una
necesidad (incluso las propias), aprovechar una oportunidad, etcétera.
Lo que motive la innovación condiciona el resto del proceso para materializar la
idea. Si somos puristas deberíamos decir que solo se puede innovar con aquellos
modelos y/o tecnología que fue investigada en un momento que no estaba disponible la
tecnología y que además el mercado tampoco estaba preparado para consumirlo. Este
enfoque deja afuera a un montón de innovadores que sólo partieron con la necesidad de
supervivencia personal, como por ejemplo las cocineras del norte de Chile, que
obligadas a enfrentar un futuro incierto en un lugar muy alejado, sin capital, pero con
mucha necesidad, fueron capaces de desarrollar un mercado con un modelo que se
centraba en la cocina ecológica. Esta lección es muy significativa porque estimula la
imaginación de cómo utilizar los elementos que están a nuestro alcance para innovar.
Las lecciones recibidas, sumadas a las herramientas entregadas para la mejora de
proceso, nos ha motivado junto a mi compañero Jorge Campuzano a considerar el
proyecto de grado como una oportunidad de satisfacer la necesidad que existe en las
empresas de gestionar proyectos de ingeniería. Tanto Jorge como yo tenemos
experiencia en empresas cuyo servicio es la ingeniería , por tanto rápidamente vimos la
ventaja de usar este proyecto como un piloto para perfeccionar y posteriormente
comercializar.
Visualizamos un mercado muy amplio. Sin embargo, en un inicio nos
focalizaremos en el área financiera, debido a que ellas están constantemente
consumiendo desarrollo informático, el que normalmente es subcontratado a empresas
155
de servicios, en otras ocasiones definen equipos de trabajos que mezclan recursos
internos y externos. Cualquiera sea la forma de definir los equipos de trabajo, los
proyectos deben ser gestionados no sólo para cumplir con las metas de eficiencia y
eficacia, si no que además conocer el costo real del proyecto y el respectivo control de
pago a los proveedores.
A lo anterior se puede agregar que también se puede innovar al alero de una
empresa en el rol de empleado, ya que se pueden detectar incongruencias entre la lógica
y el ritmo de los procesos, o entre las expectativas y los resultado. Por otra parte se
pueden detectar necesidades de proceso, por enfoques, tecnologías o cualquier elemento
que en la actualidad podría estar obsoleto, o sin estarlo ya no esté a la altura de la
demanda.
156
IX. BIBLIOGRAFÍA
[1]. Barahona, Ernesto. Gestión de Proyectos de Ingeniería: Rediseño de Proceso en una
Empresa de Estudios de Obras de Vialidad. Proyecto de título para optar al Grado de
Magíster en Ingeniería de Negocios con TI. Universidad de Chile, 2006.
[2]. Barros, O. Rediseño de Procesos de Negocios Mediante el Uso de Patrones. J. C.
Sáez Editor, segunda edición, 2.003.
[3]. Barros, O. Ingeniería e-Business. J. C. Sáez Editor, 2.004.
[4]. Davidson Frame, J. La Nueva Dirección de Proyectos. Gránica, 2.000.
[5]. Davidson Frame, J. La Dirección de Proyectos en las Organizaciones. Gránica,
1.999.
[6]. DIXON, N. (1994): The Organizational Learning Cycle. McGraw-Hill.
[7]. DREW, S. y SMITH, P. (1995): "The Learning Organization: Change Proofing and
Strategy", The Learning Organization, vol.2, nº1, p.4-14.
[8]. GARRATT, B. (1987): The Learning Organization: and the need for directors who
think. Gower.
[9]. ISO (International Standar Organization). ISO 9001 Ver. 2.000.
[10]. MCGILL, M.E., SLOCUM, J.W. y LEI, D. (1992): "Management Practices in
Learning Organizations". Organizational Dynamics, vol.21, Summer, p. 5-17.
[11]. MILLER, D. y FRIESEN, P.H. (1984): Organizations: A Quantum View.
Prentice-Hall. Englewood Cliffs, N.J.
[12]. Nekane Aramburu Goya, Un Estudio del Aprendizaje Organizativo desde la
Perspectiva del Cambio: Implicaciones Estratégicas y Organizativas. Tesis Doctotal
Universidad de Deusto. San Sebastián, año 2000.
[13]. PMI (Project Management Institute). A Guide to the Project Management Body
of Knowledge. PMBOK guide, 2.000.
[14]. Sapag N. y Sapag R. Fundamentos de Administración de Proyectos. Ediciones
Copygraph, 1997.
157
[15]. Sapag N. y Sapag R. Preparación y Evaluación de Proyectos. McGrawHill,
cuarta edición, 2.003.
[16]. SWIERINGA, J. y WIERDSMA, A.F. (1992): Becoming a Learning
Organization. Addison- Wesley Publishing Company, Inc. (versión en castellano: La
Organización que Aprende.Addison-Wesley. 1995).
158
ANEXOS
Anexo 1: Cotizaciones Autocad http://www.comgrap.cl/productos/autocad1.htm Licencia full US$4.200 Licencia básica LT US$1.495 PC http://www.pcofertas.cl/producto.php?codigo=WECOP400066 $ 333.492 1 AÑO DE GARANTIA (Monitor y Procesador Intel 3 años) PROCESADOR Intel® Pentium® 4 2,26 GHz, FSB 533/512k cache TARJETA MADRE ECS P4M800-M2 FB800 VIDEO Integrado ATI RADEON 9200 max.128 MB SONIDO Integrado ADI AD 1888 Sound max 6-channel MEMORIA 256 MB PC 2700 DDR 333 DISCO DURO 40 GB 7200 RPM ATA 133 CD-RW 52x32x52, negro GABINETE OMEGA 450 Watts CS-249421803U, 2 USB Lateral, negro/gris. DISKETERA 1.44, negra MONITOR 17" Viewsonic Q71B, negro PARLANTES
159
OMEGA multimedia 300w pmpo negro 68E301 TECLADO Multimedia Omega negro 800 MOUSE OMEGA scroll ps/2 276432N RED Integrado 3COM 10/100 2 Ventiladores adicionales
160
Encuestas De Satisfacción De Requerimientos
Anexo 2: Respuesta de René Valenzuela Encuesta de Satisfacción de Requerimientos
Nombre: René Valenzuela Fecha: 9/08/2006 Cargo : Ingeniero Asociado Rol : Ingeniero Jefe de Proyecto 1. Cuantas horas le dedicó usted a este proyecto en:
a) Etapa de levantamiento __30__ horas b) Etapa de rediseño ___40__ horas c) Etapa de implementación de piloto __70___ horas
2. Las horas empleadas en cada una de las etapas las considera: a) Etapa de levantamiento Excesivo _x_ Adecuado ___ Poco ___ b) Etapa de rediseño Excesivo ___ Adecuado _x_ Poco ___ c) Etapa de implementación de piloto Excesivo ___ Adecuado _x_ Poco ___
3. ¿De que manera el resultado obtenido contribuye a mejorar las posibilidades de la empresa para aumentar la cantidad de propuestas ganadas, proyectos realizados y, en definitiva, aumentar su actividad?
La cantidad de propuestas ganadas depende del número de licitaciones que realice nuestro cliente, de la calidad de la oferta técnica, y de la experiencia que tiene nuestra empresa en los diferentes tipos de licitaciones que realiza nuestro principal Mandante (Preinversión, Mejoramientos, Repavimentaciones, Vialidad Urbana, entre otros). Una variable importante en este proceso de adjudicación es la oferta económica nuestra, la cual en muchos casos para ser competitivo ha debido ser inferior al Presupuesto Oficial que define nuestro Cliente. Ello se traduce como es lógico en que el producto final debe necesariamente desarrollarse a un bajo costo, para obtener una rentabilidad que justifique el esfuerzo. Dada esta realidad donde la demanda es una variable no controlada por nosotros, el costo de los servicios contratados que de alguna forma está regulado por el mercado y los proveedores, la gestión para obtener un buen precio es nuestra principal labor.
161
Bajo este contexto se puede afirmar que el resultado obtenido es positivo en lo que se refiere a optimizar el uso de los recursos, acceder a otro tipo de clientes y a desarrollar alianzas con los diferentes proveedores, permitiendo con ello participar en mas propuestas, sin aumentar el capital de la empresa.
4. ¿Considera que el trabajo para generar el levantamiento, el rediseño de procesos y herramienta TI son un aporte en los siguientes aspectos?:
a. Aumenta la capacidad de la empresa para presentarse a más propuestas:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
b. Contribuye a la finalización exitosa de las propuestas en el plazo:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
c. Permite concentrar el esfuerzo de las propuestas en las actividades
críticas, entregando las tareas administrativas al personal afín:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
d. Contribuye a que la propuesta se ajuste a las especificaciones del cliente:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
e. Contribuye a definir mejor los costos de la propuesta:
162
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
f. Apoya en la construcción de una base de proveedores que pueden participar en propuestas y proyectos:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
g. Apoya en la comunicación, definición de participación y costos de
proveedores en las propuestas:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
h. Apoya en la comunicación, definición de participación y costos de
proveedores en los proyectos:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
i. Apoya adecuadamente la planificación de actividades de los proyectos:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
j. Apoya adecuadamente el seguimiento de actividades de los proyectos:
163
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
164
5. Con relación a la herramienta TI:
a. Considera que es fácil de usar:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
b. Es rápido aprender como se usa:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
c. Existe documentación suficiente y accesible de cómo se usa:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
d. Permite realizar la mayoría de las tareas requeridas:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
e. Es fácil obtener la información cuando es requerida:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
f. La información que entrega se ajusta a las necesidades:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
g. Es fácil corregir los errores cuando se cometen:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
165
Anexo 3: Respuesta de José Cerrutti
Nombre: José Antonio Cerrutti Pavez Fecha: 3/08/2006 Cargo : Ingeniero Asociado Rol : Ingeniero de Preventa 1. Cuantas horas le dedicó usted a este proyecto en:
a) Etapa de levantamiento __20___ horas b) Etapa de rediseño ___30__ horas c) Etapa de implementación de piloto __60___ horas
2. Las horas empleadas en cada una de las etapas las considera: a) Etapa de levantamiento Excesivo ___ Adecuado _x_ Poco ___ b) Etapa de rediseño Excesivo ___ Adecuado _x_ Poco ___ c) Etapa de implementación de piloto Excesivo ___ Adecuado _x_ Poco
___
3. ¿De que manera el resultado obtenido contribuye a mejorar las posibilidades de la empresa para aumentar la cantidad de propuestas ganadas, proyectos realizados y, en definitiva, aumentar su actividad?
El resultado obtenido permitió establecer roles específicos de cada uno de los integrantes en el análisis, preparación y presentación de propuestas públicas, con lo cual se optimizó el tiempo utilizado comúnmente y se mejoraron aspectos tales como presupuestos de proveedores y recolección de documentos solicitados. Con respecto a la TI, esta herramienta nos permitió elaborar una oferta técnico-económica más ágil y principalmente de mejor calidad. Con estas herramientas se espera aumentar la participación de MPI en el mercado y por ende el crecimiento esperado.
4. ¿Considera que el trabajo para generar el levantamiento, el rediseño de procesos y herramienta TI son un aporte en los siguientes aspectos?:
a. Aumenta la capacidad de la empresa para presentarse a más propuestas:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
166
b. Contribuye a la finalización exitosa de las propuestas en el plazo: Completo
Desacuerdo En Desacuerdo
Indiferente De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
c. Permite concentrar el esfuerzo de las propuestas en las actividades
críticas, entregando las tareas administrativas al personal afín:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
d. Contribuye a que la propuesta se ajuste a las especificaciones del cliente:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
e. Contribuye a definir mejor los costos de la propuesta:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferent
e De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
f. Apoya en la construcción de una base de proveedores que pueden
participar en propuestas y proyectos:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
167
g. Apoya en la comunicación, definición de participación y costos de
proveedores en las propuestas:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
h. Apoya en la comunicación, definición de participación y costos de
proveedores en los proyectos:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
i. Apoya adecuadamente la planificación de actividades de los proyectos:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferent
e De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
j. Apoya adecuadamente el seguimiento de actividades de los proyectos:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferent
e De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
Levantamiento x Implementación x Herramienta TI x
5. Con relación a la herramienta TI:
a. Considera que es fácil de usar:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
168
b. Es rápido aprender como se usa:
Completo
Desacuerdo En
Desacuerdo Indiferente
De Acuerdo
Totalmente de Acuerdo
x
c. Existe documentación suficiente y accesible de cómo se usa:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
d. Permite realizar la mayoría de las tareas requeridas:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
e. Es fácil obtener la información cuando es requerida:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
f. La información que entrega se ajusta a las necesidades:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
g. Es fácil corregir los errores cuando se cometen:
Completo Desacuerdo
En Desacuerdo
Indiferente De
Acuerdo Totalmente de Acuerdo
x
169
Anexo 4: Diseño de la Aplicación
1. Proceso de Administración Relación con el Cliente
1.1 Subproceso: Identificar y Seleccionar Propuesta
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)...)
Comprar Bases
Analizar Factibilidad
Apoyo de Ventas
(f rom Gerencia Comercial)...)
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)...)
Identificar Propuesta
170
1.1.1. Actividad: Identificar Propuesta 1.1.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)...)
Identificar Propuesta
Ingresar Clientes
<<include>>
Apoyo de Ventas
(f rom Gerencia Comercial)...)
1.1.1.2. Documentación CU
Actores : Apoyo de Ventas, Ingeniero de Preventa
Descripción :
a) Apoyo de ventas, identifica por diferentes medios la demanda existente.
b) Apoyo de ventas, activa la aplicación en módulo de demanda.
c) Al finalizar el ingreso se envía mensaje al Ingeniero de Preventa para que se entere de la existencia de una nueva demanda.
171
1.1.1.3. Escenario
: Apoyo de VentasAplicacion
: Ingeniero de Preventa
Invocar Sistema
Pagina de Ingreso Propuesta
Ingresar Llamado a Licitación
Registrar Llamado
Consultar por siguiente l lamado
Cierra AplicaciónInformar Nuevo(s) Llamado(s)
Al detectar un nuevo l lamado a participar en una l ici tación, u oferta del mercado, el Apoyo de Ventas lo registra.
Identifica cliente
[Si el cliente no existe] Sol icitar datos nuevo cliente
[Si Cliente no existe] Ingreso de datos nuevo cliente
Registro nuevo cliente
[Si Cliente existe] Mostrar datos del cl iente
1.1.1.4. Lógica de la Aplicación
�
1.1.1.5. Descripción de Clases
a) Boundary: • Edición Demanda: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una
demanda y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una demanda nueva o para editar un cliente antes de asociarlo a la demanda
• Presentación Demanda: Página Web en la cual el usuario puede visualizar los detalles de una demanda.
• Edición Cliente: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un Cliente y modificar sus características registradas en el sistema.
b) Entity:
• Usuario (Ayudante Administrativo): Apoyo al Jefe administrativo. Entre sus funciones, registra las oportunidades (demandas) encontradas en medios definidos de publicación (periódicos, portales B2B, Chilecompra u otros definidos en las políticas de la empresa)
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica
172
el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Demanda: demanda u oportunidad de negocio que es registrada en los sistemas de la empresa. Posee la información más relevante.
• Cliente: persona natural o jurídica quien potencialmente puede comprar los servicios de la empresa. Se encuentra registrado en el sistema por su Rut, razón social o nombre de fantasía.
c) Interface:
• Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
1.1.1.6. Diagrama de Realización
: Ay udante Administrativ o
: Edic ion Demanda : Edic ion Cliente : Demanda : Cliente : Gestion de
Correos : Ingeniero de
Prev enta : Presentacion Demanda
Al detectar un nuev o llamado a partic ipar en una licitación, u of erta del mercado, el Apoy o de Ventas lo registra.
Inv ocar Ingreso Demanda( ) Consultar Listado de Cliente...
Listado de Cliente...Presentación
Ingreso Demanda( )
Solicitar Ingresar Client...[Si Solicita agregar cliente] Inv ocar Ingreso Cliente( )
Presentación Ingreso Cliente( )
Ingresar Datos Client...
Verif icar Suf iciencia de Datos( )
Indicar Datos a Conseguir( )
Indicación Visualizada( )
Inv ocar Ingreso Demanda( )
Registrar Nuev o Cliente( )
Registro Conf irmado( )
Consultar Listado de Clientes( )
Listado de Cliente...Presentación Ingreso
Demanda( )
Seleccionar Cliente( )
[Si Selecciona Cliente]
Ingresar Demanda( )Registrar Nuev a Demand...
Demanda Conf irmada( )Presentar Demanda( )
Solicitar Inf ormar Propuesta( ) Inf ormar Propuesta( )
Copia de Corre...
Conf irmar Corre...
173
1.1.2. Actividad: Analizar Factibilidad 1.1.2.1. Diagrama del Caso de Uso
1.1.2.2. Documentación CU
Actores : Ingeniero de Preventa, Jefe Administrativo
Descripción :
a) Ingeniero de Preventa, recibe correo electrónico con los llamados a propuestas registrados por el administrativo encargado de revisar los medios de publicación de demandas. Ubica la fuente de la información (periódico o pagina Web).
b) Consulta información de las licitaciones registradas y realiza primera calificación.
c) Posteriormente, registra si la demanda es factible o no.
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)
Jefe Administrativo
Anal izar Factibi l idad
Identi ficar Recursos Necesarios
<<include>>
174
1.1.2.3. Escenario
: Ingeniero de Preventa
Aplicación : Jefe Administrativo
Consultar Llamado a Licitacion
Presentar Llamados y filtros
Configurar Fi ltros
Presentar lista reducida
Seleccionar Llamado
Apl icar Fil tros
Presentar Detalles del LLamado
Recuperar detal les del llamado
[Necesidad de Disponibilidad de Recursos]Registrar Necesidades de Recursos
Registrar recursos requeridos
Registra Factibi lidad (primera calificación)Registra Factibi lidad
[Pendiente por Disponibil idad de Recursos]Solici ta disponibi lidad de recursos Recuperar disponibilidad
de recursos[Solicitud Disponibi lidad de Recursos] Disponibi lidad de Recursos
[Solicitud Disponibi lidad de Recursos]Registra Factibilidad (ultima calificación)
Registra Factibi lidad
[Si no es factible] registrar motivo
[Necesidad de Disponibilidad de Recursos]Informar
Necesidades de Recursos
[Demanda Factible]Sube a portal todos los antecedentes de la Demanda
1.1.2.4. Lógica de la Aplicación 1.1.2.5. Descripción de Clases
a) Boundary: • Edición Demanda: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una
demanda y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una demanda nueva o para editar un cliente antes de asociarlo a la demanda
• Presentación Listado Demandas: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una demanda para ver el detalle, posee filtros por período de tiempo, cliente, estado. Para cada demanda del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Presentación Demanda: Página Web en la cual el usuario puede visualizar los detalles de una demanda.
• Solicitud de Recursos: Página Web en la cual el usuario puede definir que un recurso se asignará a una propuesta o proyecto.
b) Entity:
• Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, selecciona en cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de
175
operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Demanda: demanda u oportunidad de negocio que es registrada en los sistemas de la empresa. Posee la información más relevante.
• Recursos: Entidad encargada de administrar los recursos. Conoce si los recursos están solicitados, preseleccionados, asignados, reservados.
c) Interface:
• Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
176
1.1.2.6. Diagrama de Realización
: Ingeniero de Preventa
: Presentación Listado Demandas : Presentacion Demanda : Edicion Demanda : Demanda : Solicitud de Recursos : Recursos : Gestion de
Correos : Jef e Administrativ o
Inv ocacion listado( )
Pagina listado demandas( )
Conf igurar Filtros( )
Invocacion Demanda( )
Presentar Demanda( )
Lista reducida de demandas( )
Demanda seleccionada( )
Solicitar datos demanda( )
Datos Demanda( )
Solicitar Edicion Demanda( )Inv ocar Edicion Demanda( )
Solicitar datos demanda( )
Datos Demanda( )Presentar Edicion Demanda( )
Modif icacion Demanda( )Actualizar Demanda( )
Inv ocacion Demanda( )Presentar Demanda( )
Solicitar Edicion Demanda( )Inv ocar Edicion Demanda( )
Solicitar datos demanda( )
Datos Demanda( )Presentar Edicion Demanda( )
Solicitar Incorporar Recurso( )Inv ocacion Solicitud de Recurso( )
Solicitud Listado de Recursos( )
Listado de Recursos( )
Presentar Solicitud de Recursos( )
Conf igurar Filtros( )
Solicitar Listado de Demandas( )
Listado de Demandas( )
Conf iguracion de Filtros( )
Listado reducido de demandas( )
Conf igurar Filtros( )
Listado Reducido de Recursos( )
Presentar Listado Reducido de Recursos( )
Seleccionar Recurso( )
Inf ormar Nuev o Recurso( )
Solicitar datos demanda( )
Datos Demanda( )Presentar Edicion Demanda( )
Incorporar Inf ormacion Recurso( )
Borrar Recurso innecesario( )
Solicitud de Grabar Cambios( )Actualizar Demanda( )
Inv ocacion Demanda( )Presentar Demanda( )
Solicitud de Inf ormar Modif icacion Demanda( )Correo con Requerimientos de Recursos( )
Correo con Requerimientos de Recursos( )
177
1.1.3. Actividad: Comprar Bases 1.1.3.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe Adm inistrativo
(f rom Gerencia y Adminis tr ac ion)...)
Compra de BasesIngeniero de
Preventa(f rom Gerencia Comercial).. .)
1.1.3.2. Documentación CU Actores : Jefe Administrativo, Ingeniero de Preventa
Descripción :
a) Jefe Administrativo, registra fecha de compra de bases en Tabla demanda, el sistema enviará correo al Ingeniero de Preventa avisando esta situación (bases compradas).
b) Jefe Administrativo, sube al portal todos los antecedentes magnéticos obtenidos con motiva de la compra de bases.
1.1.3.3. Escenario
: Jefe AdministrativoAplicacion
: Ingeniero de PreventaInformar solicitud de compra
Registrar fecha de compra de basesRegistar Estado
Aviso de compra de bases
Sube al portal todos los antecedentes de la demanda
178
1.1.3.4. a) Boundary:
• Edición Demanda: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una demanda y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una demanda nueva o para editar un cliente antes de asociarlo a la demanda
• Presentación Listado Demandas: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una demanda para ver el detalle, posee filtros por periodo de tiempo, cliente, estado. Para cada demanda del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Presentación Demanda: Página Web en la cual el usuario puede visualizar los detalles de una demanda.
b) Entity: • Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de
las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Demanda: demanda u oportunidad de negocio que es registrada en los sistemas de la empresa. Posee la información más relevante.
c) Interface:
• Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
179
1.1.3.5. Diagrama de Realización
: Jef e Administrativ o : Presentación Listado Demandas : Presentacion Demanda : Edicion Demanda : Demanda : Gestion de
Correos : Ingeniero de
PreventaInv ocacion listado( ) Solicitar Listado de Demandas( )
Listado de Demandas( )
Pagina listado demanda...
Conf igurar Filtros( )
Inv ocacion Demanda( )
Presentar Demand...
Solicitar datos demanda( )
Datos Demanda( )
Lista reducida de demanda...
Demanda seleccionada( )
Solicitar Edicion Demanda( )Inv ocar Edicion Demanda( )
Solicitar datos demanda( )
Datos Demanda( )Presentar Edicion Demand...
Modif icacion Demanda( )Actualizar Demanda( )
Conf iguracion de Filtros( )
Listado reducido de demandas( )
Inv ocacion Demanda( )Presentar Demand...
El Jef e Administrativ o modif ica la demanda, ingresando la compra de las bases, las bases en f ormato digital si corresponde y la f echa de compra de las bases.
Solicitud de Inf ormar Modif icacion Demand...
Correo Bases Comprada...Correo Bases Comprada.. .
180
1.2 Subproceso: Elaboración de la Propuesta
Planeación de la elalaboración de propuesta
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)...)
Gerente General(f rom Gerencia y Administracion)...)
Preparación de oferta técnica y económica
Analisis de bases y requerimientos
Ingeniero de Preventa(f rom Gerencia Comercial)
Validacion y Seleccion de Proveedores
1.2.1. Actividad: Planeación de la Elaboración de la Propuesta 1.2.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Aviso de requerimiento de apoyo
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial).. .)
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)...)
Planeación de la elalaboración de propuesta
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion).. .)
Solicitud reserva de recursos
1.2.1.2. Documentación CU
Actores : Ingeniero de Preventa, Jefe de Proyectos y Jefe Administrativo
Descripción :
a) Ingeniero de Preventa, planifica el proceso de elaboración de propuesta, apoyado por una aplicación computacional, la que le permitirá usar plantillas registradas para facilitar y dinamizar esta actividad.
181
b) Ingeniero de Preventa, ingresa planificación de elaboración de propuestas, reservando recursos que participan en esta actividad.
c) Jefe Administrativo, confirma o rechaza la reserva de recursos.
1.2.1.3. Escenario
Una v ez que el IPV decide presentarse a un llamado a licitación crea el proy ecto y modif ica la f ase de Preparacion de propuesta. Esta activ idad se puede desarrolar en multiples oportunidades a lo largo del proy ecto.
: Ingeniero de Preventa
Aplicacion : Jefe de Proyectos : Jefe Administrativo
[Si usa planti l la]Solici tar copiar template
[Si usa planti l la]Mostrar pagina de proyecto (template)
Incorporar actividades faltatesRegistrar actividades
Ingresar fechas de control y entrega
Registar fechasVerificar y corregir costos
Registrar costos
Registrar fechas para recursos
Ingresar horarios de trabajo por actividad y responsable
Comparar registro de jornada
Informar inconsistencias
Corregir inconsi stencias
Solicitud de informar a responsablesGenerar correo tipo
Mostrar correo
Corregir correo
Registrar respuestasSolicitud de mostrar respuestas
Mostrar respuestasConfirmar detal le actividades
Registrar confirmacion
Indicar termino de sesion
Ingresar confirmación
Registrar confirmacón
Informar controles, fechas y jornadas
Responder email
Copiar Template
[Si usa planti l la]Seleccionar Fase de Prepacion Propuesta y adaptarl a a necesidad del proyecto
[Si no usa planti l la]Solicita i ni ci ar planificaciónAbrir tablas de carta Gantt
[Si no usa planti l la]Desplegar formato de Carta Gantt
Solici tud reserva de recursos
Confirmar/rechazar reserva de recursos
Asignar Recursos a cada actividad del proyecto
Terminar sesion
1.2.1.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Edición Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un proyecto y modificar sus características registradas en el sistema.
• Presentación Listado Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un proyecto para ver el detalle, posee filtros por periodo de tiempo, cliente, estado. Para cada proyecto del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Presentación Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede visualizar los detalles de un proyecto.
182
• Edición Propuesta: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta y modificar sus características registradas en el sistema.
• Presentación Propuesta: pagina Web en la cual se prepara la propuesta, posee toda la información de la propuesta y los documentos asociados.
b) Entity:
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Demanda: demanda (de un cliente) u oportunidad de negocio que es registrada en los sistemas de la empresa.
• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación o oferta a un cliente. Contiene los archivos de la propuesta.
• Proyecto: Proyecto actual en estudio, posee las características del proyecto y enlaces a otras clases asociadas.
• Documento: archivo con su información relacionada, sin importar su tipo, es cual es incorporado al sistema por un usuario. Entre sus atributos se encuentra el dueño, tipo mime, permisos, versiones.
• Recursos: Entidad encargada de administrar los recursos. Conoce si los recursos están solicitados, preseleccionados, asignados, reservados.
c) Control:
• Coordinador Propuestas: Clase de control que permite crear una propuesta a partir de un proyecto previo.
• Generador de Carta Gantt: clase de control que presenta la carta Gantt de un proyecto, recuperando desde el sistema los fechas, nombres de actividades y jerarquía de las los proyectos, sub-proyectos y actividades.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
183
1.2.1.5. Diagrama de Realización a) Creación Proyecto y Propuesta
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Listado Proyectos : Presentacion Proy ecto
: Edicion Proy ecto : Edicion Propuesta : Propuesta : Coordinador Propuestas : Proy ecto : Gestion de
Correos : Presentacion Propuesta
Para generar una propuesta, el IPV debe crear primero el proy ecto, después incorpora la propuesta como una Fase o Subproy ecto.La creacion de un proy ecto puede ser realizada directamente, mediante un template o a partir de un proy ecto anterior. Lo mismo es alicable para la propuesta.
Inv ocar Listado de Proy ectos( )
Seleccionar Filtro( )
Seleccionar Proy ecto( )Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Detalle de Proy ecto( )Presentar Proy ecto( )
Solicitar Copia de Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
Solicitud Edicion Proy ecto( )Inv ocacion Edicion Proy ecto( )
Presentar Edicion Proy ecto( )
Solicitud Ingresar Subproy ecto Propuesta( )Crear Nuev a Propuesta( )
Inv ocar Creacion Propuesta( )
Solicitar Listado de Propuestas( )
Listado de Propuesta( )Pagina Creacion Propuesta( )
Solicitar Copiar Propuesta( )Coordinacion Crecion Nuev a Propuesta( )
Inv ocar Edicion Propuesta( )Pagina Creacion Propuesta( )
Ingresar Inf ormacion Propuesta( ) Actualizar Propuesta( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )
Seleccionar Propuesta( )Requerir Presentar Propuesta( )
Inv ocar Pagina Propuesta( )Presentar Propuesta( )
Solicitar Volv er a Ingreso Propuesta( )
Coordinar Volv er a Ingreso Propuesta( )
Volv er a Ingreso de Propuesta( )Pagina Creacion Propuesta( )
Inv ocar Pagina Propuesta( )Presentar Propuesta( )
Solicitud Informar Nuev a Propuesta( )
Posteriormente el IPV debe especializar los subproy ectos, documentos, recursos asociados al proy ecto.
184
b) Asignación de un Documento
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Proyecto : Edicion Proy ecto : Proyecto : Documento : Ges tion de
Correos : Jef e de Proyectos : Jef e Administrativo
La asignacion de un Documento es un caso particular de la Modif icacion de un proy ecto, solo relaciona el proy ecto con el Documento, pero no modif ica el Documento. Notese que toda modif icacion requiere una v alidacion de los usuarios, lo cual no es ref lejado por s implicidad.Notese que una propuesta es un caso particular de un proy ecto [Si no se pudo modif icar]
[Modif icacion Exitosa]
La clase secundaria es un documento, en lo demas es identico a la asignacion de una entidad secundaria.El documento pudo ser creado con anterioridad o segun Creacion Entity Secundaria
Solicitud Edicion Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
Inv ocacion Edicion Proy ecto( )
Seleccionar Documento( )
Modif icaciones Proy ecto( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Detalle de Proyecto( )
Presentar Edicion Proy ecto( )
Actualizar Proyecto( )
Recepcion Resultado Modif icacion Proy ecto( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Solicitar Listado Documentos( )
Recepcionar Listado de Documentos( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Ver Realizaciones Generales: Solicitud de Correo
c) Modificar sub-proyectos
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Listado Proyectos : Presentacion Proyecto : Edicion Proyecto : Proyecto : Gestion de
Correos : Responsable
[Si no se pudo modifi car]
La solicitud de modificacion de un Proyecto o Sob-Proyecto puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Proyecto y Presentacion Proyecto.Notese que todo Sub-Proyecto es un Proyecto.
[Si Modificacion es Exitosa]
Cuando la aplicacion informa una modificacion no exitosa presenta la misma pagina que el cliente lleno anteriormente mas el mensaje de error.
La modificacion puede incluir multiples campos en un formulario.
Invocar Listado de Proyectos( )
Seleccionar Proyecto( )
Invocar Pagina de Proyecto( )
Presentar Proyecto( )
Solicitud Edicion Proyecto( )
Invocacion Edicion Proyecto( )
Modificaciones Proyecto( )
Solicitar Listado de Proyectos( )
Listado de Proyectos( )
Presentar Listado de Proyectos( )
Actualizar Proyecto( )
Recepcion Resultado Modificacion Proyecto( )
Informar Modificacion no Exitosa( )
Invocar Pagina de Proyecto( )
Presentar Proyecto( )
Solicitar Listado de Proyectos( )
Detalle de Proyecto( )Presentar Edicion Proyecto( )
Solicitud Informar Evento( )
Lo que se puede modificar del Proyecto es al menos:-Codigo y nombre proyecto- Fechas de inicio, termino y fechas planificadas de Inicio y termino.-Presupuesto-Responsables-Documentos-Proyecto padre (esto es lo que relaciona un proyecto con un subproyecto)-Proyecto previo
Ver Realizaciones Generales
185
d) Asignación de un Recurso
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Proyecto : Edicion Proyecto : Proyecto : Recursos : Gestion de
Correos : Responsable
La asignacion de un Recurso es un caso particular de la Modificacion Entity, solo relaciona el proyecto con el recurso, pero no modifica la entidad secundaria. Notese que toda modificacion requiere una validacion de los usuarios, lo cual no es reflejado por simpl icidad.Una situacion di ferente es la reserva de los recursos, lo cual no pertenece a este proceso.
[Si no se pudo modificar]
[Modificacion Exi tosa]
La clase secundaria es un recurso, en lo demas es identico a la asignacion de una clase secundaria.El recurso pudo ser creado con anterioridad o segun Creacion Enti ty Secundaria.
Solici tud Edicion Proyecto( )
Presentar Proyecto( )
Invocacion Edicion Proyecto( )
Seleccionar Recurso( )
Modificaciones Proyecto( )
Solici tar Detalle de Proyecto( )
Detal le de Proyecto( )
Presentar Edicion Proyecto( )
Actualizar Proyecto( )
Recepcion Resul tado Modificacion Proyecto( )Informar Modificacion no Exitosa( )
Invocar Pagina de Proyecto( )
Sol icitud Listado de Recursos( )
Recepcionar Listado de Recurso...
Sol icitud Informar Evento( )Ver Realizaciones Generales
e) Revisar Carta Gantt
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Listado Proyectos : Presentacion Proy ecto : Proyecto : Gestion de
Correos : Responsable : Generador Carta Gantt : Presentacion Carta Gantt
Inv ocar Listado de Proy ectos( )
Seleccionar Proy ecto( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
Solicitud Carta Gantt( )
Solicitar Listado de Proy ectos( )
Listado de Proy ectos( )
Presentar Listado de Proy ectos( )
Generar Carta Gantt( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Recepcionar Detalle Proy ecto( )
Verif icar Subproyectos( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Recepcionar Detalle Proyecto( )
La aplicacion Verif ica recursiv amente los subproy ectos para encontrar las f echas de inicio y termino
Generar Graf ico( )
Inv ocar Presentacion Carta Gantt( )Visualizar Carta Gantt( )
Seleccionar Rango de Fechas( )
Generar Carta Gantt Restringida
Visualizar Carta Gantt( )
186
f) Asignación Demanda
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Propuesta : Edicion Propuesta : Propuesta : Coordinador Propuestas : Demanda : Gestion de
Correos : Responsable : Proy ecto
La asignacion de una Demanda es un caso particular de la Modif icacion Entity , solo relaciona la Propuesta con la Demanda, pero no modif ica la Demanda. Notese que toda modif icacion requiere una v alidacion de los usuarios, lo cual no es ref lejado por simplicidad.
[Si no se pudo modif icar]
[Modif icacion Exitosa]
Solicitar Editar Propuesta( )
Invocar Edicion Propuesta( )
Seleccionar Demanda( )
Ingresar Inf ormacion Propuesta( )
Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )
Presentar Edicion Proyecto( )
Solicitar Listado de Demandas( )
Recepcionar Listado de Demandas( )
Responsables de la demanda y el proyecto
Ver realizaciones generales
Coordinar Incorporacion Demanda( )
Solicitar datos demanda( )
Recepcionar Detalle Demanda( )
Aqui se incluy en los recursos incorporados en etapas anteriores, lo cuales son incorporados al Proyecto
Registrar Recursos( )
Resultado Actualizacion Recursos( )
Actualizar Propuesta( ) Datos de la Demanda que deben ser incorporados a la propuesta. Incluy e la asignacion de documentos a la propuesta
Resultado Actualizacion Propuesta( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Invocar Pagina Propuesta( )Presentar Proy ecto( )
Solicitud Informar Ev ento( )
187
1.2.2. Actividad: Análisis de Bases y Requerimiento 1.2.2.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)...)
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)...)
Analisis de bases y requerimientos
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion).. .)
Apoyo ténico en revisión de la demanda
Necesidades de Recursos
1.2.2.2. Documentación CU
Actores : Ingeniero de Preventa, Jefe de Proyectos y Jefe Administrativo
Descripción :
a) Ingeniero de Preventa, obtiene del sistema toda la información disponible.
b) Ingeniero de Preventa, de ser necesario registra consultas realizadas al cliente.
c) Ingeniero de Preventa, considera las aclaraciones que hace el cliente de las consultas realizadas
d) Ingeniero de Preventa, se apoya en asesores específicos para estudiar impacto de lo requerido
e) Jefe Administrativo, se entera de necesidades más específicas del proyecto en evaluación.
1.2.2.3. Escenario
: Ingeniero de Prev enta
Aplicacion : Jefe de Proy ectos : Jef e Administrativ o
Solicitar pagina de proy ecto en análisis
Mostrar pagina de proy ecto en análisis
Ingresar Observ aciones
Ingresar Consultas a clientes
Ingresar respuestas de clientes
Registrar Cambios
Solicitar registro de cambios
Modif icar planif icacion
Indicar cambios
Inf ormar necesidades de modif icaciónNecesidades de Recursos
Inf ormar necesidades de Recursos
Registrar Consultas
Registrar Respuestas
A estas alturas pueden existir:-Antecedentes del Proy ecto (lo que puede o no incluir bases de licitación).Cualquier parte de la inf ormación podría estar en f ormato digital o f ísico. El IPV debe poder acceder a toda la inf ormación.
En algunos casos pueden ser otros asesores
188
1.2.2.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Edición Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un proyecto y modificar sus características registradas en el sistema.
• Presentación Listado Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un proyecto para ver el detalle, posee filtros por periodo de tiempo, cliente, estado. Para cada proyecto del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Presentación Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede visualizar los detalles de un proyecto.
• Edición Propuesta: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta y modificar sus características registradas en el sistema.
• Edición Consulta: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una consulta (realizada a un cliente) y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una consulta nueva.
b) Entity:
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación u oferta hecha al cliente. Contiene los archivos de la propuesta.
• Proyecto: Proyecto actual en estudio, posee las características del proyecto y enlaces a otras clases asociadas.
• Recursos: Entidad encargada de administrar los recursos. Conoce si los recursos están solicitados, preseleccionados, asignados, reservados.
• Consulta a Cliente: Clase tipo entity que registra las consultas realizadas a los clientes con motivo de una propuesta o un proyecto. Puede incorporar archivos, debe estar relacionada a un cliente y responsables en la empresa y en el cliente.
c) Interface:
• Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
189
1.2.2.5. Diagrama de Realización a) Iniciar Análisis
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Proy ecto : Edicion Propuesta : Gestion de
Correos : Propuesta
Solicitar Editar Propuesta( )
Inv ocar Edicion Propuesta( )
Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )
Pagina Creacion Propuesta( )
Inf ormar Inicio Analisis Bases( )Actualizar Propuesta( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
[Si modif icacion no Exitosa]
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
[Si modif icacion Exitosa]
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
b) Modificar Tareas
190
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Listado Proyectos : Presentacion Proyecto : Edicion Proyecto : Proyecto : Gestion de
Correos
[Si no se pudo modificar]
La solicitud de modificacion de un Proyecto o Tarea puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Proyectos y Presentacion Proyecto, asi como desde la presentacion del Proyecto padre
[Modificacion Exitosa]
Cuando la aplicacion informa una modificacion no exitosa presenta la misma pagina que el cl iente l leno anteriormente mas el mensaje de error.
La modificacion puede incluir multiples campos en un formulario.
Invocar Listado de Proyectos( )
Seleccionar Proyecto( )
Invocar Pagina de Proyecto( )
Presentar Proyecto( )
Solicitud Edicion Proyecto( )Invocacion Edicion Proyecto( )
Modificaciones Proyecto( )
Solicitar Listado de Proyectos( )
Listado de Proyectos( )
Presentar Listado de Proyectos( )
Actualizar Proyecto( )
Recepcion Resultado Modificacion Proyecto( )
Informar Modificacion no Exitosa( )
Invocar Pagina de Proyecto( )
Presentar Proyecto( )
Solicitar Detalle de Proyecto( )
Detalle de Proyecto( )Presentar Edicion Proyecto( )
Solicitud Informar Evento( )
c) Asignar Recurso
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Proy ecto : Edicion Proy ecto : Proy ecto : Recursos : Gestion de
Correos
[Si no se pudo modif icar]
[Modif icacion Exitosa]
Solicitud Edicion Proy ecto( )
Presentar Propuesta( )
Inv ocacion Edicion Proy ecto( )
Seleccionar Recurso( )
Modif icaciones Proy ecto( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Detalle de Proy ecto( )
Presentar Edicion Proy ecto( )
Actualizar Proy ecto( )
Recepcion Resultado Modif icacion Proy ecto( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Solicitud Listado de Recursos( )
Recepcionar Listado de Recursos( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Se puede seleccionar mas de un recurso y solicitar su edicion
191
d) Consultas a Cliente
: Presentacion Proy ecto : Usuario : Presentacion Listado Consulta : Presentacion Consulta a Cliente : Edicion Consulta : Consultas a Cliente : Gestion de
Correos : Responsable
[Si no se pudo crear]
La solicitud de creacion de una Entidad puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Entidad y Presentacion Entidad.En algunos casos una entity puede ser creada por una solicitud desde otra entity , esto es abordado en "Creacion Entidad Secundaria"
[Si creacion exitosa]
Inv ocacion Listado Consultas( )
Solicitud Creacion Nuev a Consulta( )
Solicitud Creacion Nuev a Entidad( )
Ingresar Informacion Consulta( )
Inv ocacion Creacion Consulta( )
Visualizar Pagina Edicion Consulta( )
Inv ocar PResentacion Consulta( )Visualizar Consulta a Cliente( )
Inv ocacion Creacion Entidad( )
Visualizar Pagina Edicion (Ingreso Modif icacion) Entidad
Solicitar Listado Consulta( )
Recepcionar Listado Consulta( )
Visualizar Listado Consulta( )
Crear Nuev a Consulta( )
Recepcionar Resultado Creacion Consulta( )Inf ormar Consulta no Creada( )
Solicitud Informar Ev ento( )
Correo Informativ o Creacion Entidad( )
Correo Informativ o Creacion Entidad( )
Solicitar Consulta( )Inv ocacion Listado Consultas( ) 2 Posibilidades
192
1.2.3. Actividad: Validación y Selección de Proveedores 1.2.3.1. Diagrama del Caso de Uso
1.2.3.2. Documentación CU
Actores : Ingeniero de Preventa y Jefe Administrativo
Descripción :
a) Ingeniero de Preventa, obtiene del sistema la disponibilidad de recursos, solicitada en el subproceso analizar factibilidad , y registrada en el proceso Administración de la Relación con los Proveedores.
b) Ingeniero de Preventa, selecciona recursos.
c) Ingeniero de Preventa, registra necesidades de recursos, en el caso que los que están disponibles no satisfacen la necesidad del proyecto, o bien si no solicitó recursos en el subproceso analizar factibilidad .
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)
Validacion y Seleccion de Proveedores
Preseleccion Proveedores
(f rom 2.2_Operacion de prov eedores)
<<include>>
193
1.2.3.3. Escenario
: Ingeniero de Preventa
Aplicacion : Jefe Administrativo
Informa RRHH y Proveedores Disponibles
Seleccionar RRHH y ProveedoresRegistrar Seleccion
[Recursos isatisfactorios o no solicitados]Registrar necesidad de recursos
Registrar necesidad de continuar busqueda
Informar necesidad de continuar busqueda
Solicita información de recursos disponibles Rescata Información de Recursos
Incorpora Recursos a Carta Gantt Proyecto
1.2.3.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Edición Propuesta: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta y modificar sus características registradas en el sistema.
• Presentación Propuesta: pagina Web en la cual se prepara la propuesta, posee toda la información de la propuesta y los documentos asociados.
• Presentación Listado Propuestas: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta para ver el detalle, posee filtros por período de tiempo, cliente, estado. Para cada propuestas del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Solicitud de Recursos: Página Web en la cual el usuario (Ingeniero de Preventa o Jefe de Proyecto) puede solicitar definir que un recurso se asignará a una propuesta o proyecto. Permitir indicar las características deseadas del Proveedor.
• Confirmación Recursos: Página Web que permite visualizar los recursos que han sido seleccionados en Administración de la Relación con el Proveedor. Permite confirma o rechazar los recursos.
b) Entity:
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
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• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación o oferta que se presenta a un cliente. Contiene los archivos de la propuesta.
• Recursos: Entidad encargada de administrar los recursos. Conoce si los recursos están solicitados, preseleccionados, asignados, reservados.
c) Control:
• Coordinador de Recursos: Clase de control que permite consultar los recursos asociados a una propuesta o proyecto.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
1.2.3.5. Diagrama de Realización a) Consultar Recursos
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Propuesta : Presentacion RRHH y Prov eedores Preseleccionados : Validador Prov eedor
: Propuesta : Recursos : Gest ion de
Correos : Coordinador Recursos
Inv ocar Pagina Propuesta( )Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )Presentar Proy ecto( )
Inv ocar Presentar Recursos( )
Consultar Recursos( )Consultar Recursos por Proyecto( )
Recepcionar Listado Recursos por Proy ecto( )
Solicitar Detalle Recursos( )
Recepcionar Detalle Recursos( )Recibir listado y detalle recursos( )
Visualizar Recursos por Proy ecto( )
Solicitud Visualizar RRHH( )
Consultar Recursos( )
Consultar Recursos por Proy ecto( )
Recepcionar Listado Recursos por Proy ecto( )
Solicitar Detalle Recursos( )
Recepcionar Detalle Recursos( )
Recibir listado y detalle recursos( )
Visualizar Recursos por Proy ecto( )
195
b) Solicitar Recurso
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Listado Propuestas : Presentacion Propuesta : Edicion Propuesta : Propuesta : Solicitud de Recursos : Recursos : Gestion de
Correos
Invocacion Listado de Propuestas( )
Solicitar Editar Propuesta( )Invocar Edicion Propuesta( )
Solicitar Incorporar Recursos( )
Solicitar Detalle Propuesta( )
Solicitar Listado de Propuestas( )
Listado de Propuestas( )
Visualizar Listado Propuestas( )
Seleccionar Filtro( )
Invocar Pagina Propuesta( )
Presentar Propuesta( )
Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )
Lista reducida( )
Seleccionar Propuesta( )
Solicitar Editar Propuesta( )Invocar Edicion Propuesta( )
Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )Pagina Creacion Propuesta( )
Invocar Pagina Propuesta( )Presentar Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )Pagina Creacion Propuesta( )
Ingresar Informacion Propuesta( )Actualizar Propuesta( )
Configurar Filtro( )
Listado Reducido de Propuestas( )
Datos Demanda( )Presentar Edicion Demanda( )
Incorporar Informacion Recurso( )
Borrar Recurso Innecesario( )
Solicitud Grabar Cambios( )Actualizar Propuesta( )
Invocacion Demanda( )Presentar Demanda( )
Invocacion Solicitud de Recurso( )
Configurar Filtros( )
Presentar Listado Reducido de Recursos( )
Invocacion Solicitud de Recurso( )
Informar Nuevo Recurso( )
Solicitar datos demanda( )
Solicitud Listado de Recursos( )
Listado de Recursos( )
Presentar Solicitud de Recursos( )
Configurar Filtros( )
Listado Reducido de Recursos( )
Solicitud Informar Evento( )
Como el recurso aun no ha sido reservado, la informacion se guarda en la propuesta y no en el recurso
Solicitar Recurso Nuevo Tipo( )
Presentar Solicitud Nuevo Tipo Proveedor( )
Ingresar Descripcion nuevo tipo de Proveedor( )Solicitud Informar Evento( )
196
c) Seleccionar Recurso
: Ingeniero de Preventa
: Confirmacion Recursos : Gestion de
Correos : Recursos
Informar Recursos Preseleccionados( )
Invocar Pagina Confirmacion Recursos( )
Consultar Recursos Preselccionado por Proyectos( )
Recepcionar Recursos Preseleccionados( )
Visualizar Recursos Preseleccionados( )
Seleccionar Recurso( )Actualizar Recurso( )
Solicitud Informar Evento( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )
Visualizar Resultado Actualizacion Recursos( )
Informar Recursos no Seleccionables( )
Actualizar Recurso( )Informar Solicitud Nueva Busqueda( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )
Visualizar Resultado Actualizacion Recursos( )
Ver Realizaciones Generales: Se envia correo solicitando nueva busqueda al Jefe Administrativo
197
1.2.4. Actividad: Preparación de la Oferta Técnica y Económica 1.2.4.1. Diagrama del Caso de Uso
Preparación de oferta técnica y económica
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)...)
1.2.4.2. Documentación CU Actores : Ingeniero de Preventa y Jefe Administrativo
Descripción :
a) Ingeniero de Preventa, Ingresa documentos de la propuesta.
b) Ingeniero de Preventa, calcula costos.
c) Ingeniero de Preventa, ingresa medidas de calificación de la propuesta y su respectivo pronóstico de calificación de la misma.
1.2.4.3. Escenario
: Ingeniero de Preventa
Aplicacion
Registra Documentos Modificados
Solicita calculo de costo
Ingresar Calidad Medida de la Propuesta
Ingresar Pronostico de CalificaciónRegistrar Propuesta OK
Ubica proyectos similares anteriores
Selecciona, copia y genera nuevo proyectoEsta aplicación apoyará la generación de ofertas técnico económica, cuya funcionalidad permitirá acceder a biblioteca de propuestas para consultar propuestas anteriores, rescatando de ellas toda la información que se considere relevante para la preparación de la propuesta en análisis (Propuesta técnica, Propuesta económica, calificación de propuesta); además permitirá:- Crear nuevo proyecto en biblioteca, copiando si fuese necesario las propuestas, planil las, carta Gantt, etc.- Permitir administrar versiones de los documentos de propuestas- Registrar costos de todo tipo de recurso que requerirá el proyecto- Calcular costo del proyecto
Recupera proyectos
Registra nuevo proyecto
Recupera documentos en preparación
Almacena versiones de documentos
Especializa carta gantt del proyecto
Asignación de tareas de acuerdo al proyecto en evaluación
Actualización de actividades Gantt
Asigna recursos y tiempo a carta GanttActualización carta Gantt
Solicita cotización y disponibil idad de recursosRecupera datos de recursos
Disponibilidad y costo de recursos
Registra necesidad de otros recursos
Asigna RRHH y/o empresas proveedoras
Registro de otros recursos
Transporte, estadía, materiales, maquinarias, etc.
Costo del proyecto
198
1.2.4.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Edición Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un proyecto y modificar sus características registradas en el sistema.
• Presentación Listado Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un proyecto para ver el detalle, posee filtros por periodo de tiempo, cliente, estado. Para cada proyecto del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Presentación Proyecto: Página Web en la cual el usuario puede visualizar los detalles de un proyecto.
• Presentación Carta Gantt: Página Web que presenta la carta Gantt de un proyecto en particular. Permite seleccionar un sub-proyecto, agregar/desagregar actividades para facilitar la visualización, seleccionar nivel de profundidad de visualización, y seleccionar fechas entre las cuales se quiere visualizar.
b) Entity:
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Proyecto: Proyecto actual en estudio, posee las características del proyecto y enlaces a otras clases asociadas.
• Documento: archivo con su información relacionada, sin importar su tipo, es cual es incorporado al sistema por un usuario. Entre sus atributos se encuentra el dueño, tipo mime, permisos, versiones.
• Recursos: Entidad encargada de administrar los recursos. Conoce si los recursos están solicitados, preseleccionados, asignados, reservados.
c) Control:
• Generador de Carta Gantt: clase de control que presenta la carta Gantt de un proyecto, recuperando desde el sistema los fechas, nombres de actividades y jerarquía de las los proyectos, sub-proyectos y actividades.
d) Interface:
• Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
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1.2.4.5. Diagrama de Realización a) Creación de Sub-proyecto
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Listado Proy ectos : Presentacion Proy ecto : Edicion Proy ecto : Proy ecto : Gestion de
Correos : Responsable
[Si no se pudo crear]
La solicitud de creacion de un Subproy ecto puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Proy ectos y Presentacion Proy ecto.Un Subproy ecto puede ser creado por una solicitud desde otro Proy ecto.
[Si creacion exitosa]
Inv ocar Listado de Proy ectos( )
Solicitud Creacion Nuev o Proy ecto( )
Ingresar Inf ormacion Nuev o Proy ecto( )
Inv ocacion Edicion Proyecto( )
Presentar Edicion Proy ecto( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Visualizar Detalle Entidad( )
Solicitar Listado de Proy ectos( )
Listado de Proy ectos( )
Presentar Listado de Proy ectos( )
Crear Nuev o Proy ecto( )
Recepcion Resultado Modif icacion Proy ecto( )Inf ormar Entidad No Creada( )
Solicitud Inf ormar Evento( )
200
b) Modificar Sub-proyectos
: Ingeniero de Preventa
: Presentacion Listado Proyectos : Presentacion Proyecto : Edicion Proyecto : Proy ecto : Gestion de
Correos
[Si no se pudo modif icar]
La solicitud de modif icacion de un Proyecto o Sob-Proy ecto puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Proy ecto y Presentacion Proyecto.Notese que todo Sub-Proy ecto es un Proyecto.
[Si Modif icacion es Exitosa]
Cuando la aplicacion inf orma una modif icacion no exitosa presenta la misma pagina que el usuario lleno anteriormente mas el mensaje de error.
La modif icacion puede incluir multiples campos en un f ormulario.
Lo que se puede modif icar del Proyecto es al menos:-Codigo y nombre proy ecto- Fechas de inicio, termino y f echas planif icadas de Inicio y termino.-Presupuesto-Responsables-Documentos-Proy ecto padre (esto es lo que relaciona un proyecto con un subproy ecto)-Proy ecto prev io
Inv ocar Listado de Proy ectos( )
Seleccionar Proy ecto( )
Inv ocar Pagina de Proyecto( )
Presentar Proyecto( )
Solicitud Edicion Proy ecto( )
Inv ocacion Edicion Proy ecto( )
Modif icaciones Proy ecto( )
Solicitar Listado de Proy ectos( )
Listado de Proyectos( )
Presentar Listado de Proyectos( )
Actualizar Proy ecto( )
Recepcion Resultado Modif icacion Proy ecto( )
Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
Solicitar Listado de Proy ectos( )
Detalle de Proy ecto( )Presentar Edicion Proy ecto( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
c) Asignación Recurso
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Proy ecto : Edicion Proy ecto : Proy ecto : Recursos : Gestion de
Correos
La asignacion de un Recurso es un caso particular de la Modif icacion Entity , solo relaciona el proy ecto con el recurso, pero no modif ica la entidad secundaria. Notese que toda modif icacion requiere una v alidacion de los usuarios, lo cual no es ref lejado por simplicidad.Una situacion dif erente es la reserv a de los recursos, lo cual no pertenece a este proceso.
[Si no se pudo modif icar]
[Modif icacion Exitosa]
Solicitud Edic ion Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
Inv ocacion Edic ion Proy ecto( )
Seleccionar Recurso( )
Modif icaciones Proy ecto( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Detalle de Proy ecto( )
Presentar Edicion Proy ecto( )
Actualizar Proy ecto( )
Recepcion Resultado Modif icacion Proy ecto( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Solicitud Listado de Recursos( )
Recepcionar Listado de Recursos( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
201
d) Asignación de un Documento
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Proy ecto : Edicion Proy ecto : Proy ecto : Documento : Gestion de
Correos
La asignacion de un Documento es un caso particular de la Modif icacion de un proy ecto, solo relaciona el proy ecto con el Documento, pero no modif ica el Documento. Notese que toda modif icacion requiere una v alidacion de los usuarios, lo cual no es ref lejado por simplicidad.Notese que una propuesta es un caso particular de un proy ecto [Si no se pudo modif icar]
[Modif icacion Exitosa]
Solicitud Edicion Proy ecto( )
Presentar Proy ecto( )
Inv ocacion Edicion Proy ecto( )
Seleccionar Documento( )
Modif icaciones Proy ecto( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Detalle de Proy ecto( )
Presentar Edicion Proy ecto( )
Actualizar Proy ecto( )
Recepcion Resultado Modif icacion Proy ecto( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Solicitar Listado Documentos( )
Recepcionar Listado de Documentos( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
e) Revisar Carta Gantt
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Listado Proyectos : Presentacion Proyecto : Proy ecto : Generador Carta Gantt : Presentacion Carta Gantt
La aplicacion Verif ica recursivamente los subproyectos para encontrar las fechas de inicio y termino
Invocar Listado de Proyectos( )
Seleccionar Proyecto( )
Inv ocar Pagina de Proyecto( )
Presentar Proy ecto( )
Solicitud Carta Gantt( )
Solicitar Listado de Proyectos( )
Listado de Proy ectos( )
Presentar Listado de Proy ectos( )
Generar Carta Gantt( )
Solicitar Detalle de Proyecto( )
Recepcionar Detalle Proyecto( )
Verif icar Subproyectos( )
Solicitar Detalle de Proy ecto( )
Recepcionar Detalle Proyecto( )Generar Graf ico( )
Inv ocar Presentacion Carta Gantt( )Visualizar Carta Gantt( )
Seleccionar Rango de Fechas( )Generar Carta Gantt Restringida
Visualizar Carta Gantt( )
202
1.3 Decidir Presentar Propuesta 1.3.1. Actividad: Decidir Presentar Propuesta 1.3.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Abogado
(f rom Gerencia y Administracion).. .)
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)...)
Gerente General
(f rom Gerencia y Administracion).. .)
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)...)
Decidir Presentar propuesta
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial).. .)
Ganar una licitación significa para la empresa contraer un compromiso. La participación en un proyecto puede traer enormes beneficios económicos o de prestigio, pero tambien conl leva riesgos. Por otra parte, por economía la empresa debe evi tar gastar recursos en propuestas que no puede ganar. La decisión de presentarse tambien puede depender de razones politicas, por ejemplo, mantener a un cliente importante.Por lo expuesto, la decisión debe ser tomada por el Gerente General con apoyo de un equipo multidiciplinario. Los costos de esta acción se justifican en proyectos medianos y grandes.
1.3.1.2. Documentación CU Actores : Gerente General, Jefe de Proyecto, Ingeniero de Preventa, Jefe Administrativo, Abogado.
Descripción :
a) Una vez que terminado la oferta técnico económica, se cuentan con todos los elementos para decidir la conveniencia de participar de la misma. La decisión depende de un comité que se hace entre los socios (actores que participan de este caso de uso) y ocasionalmente son asesorados por un abogado.
b) Si se decide continuar, o abandonar se debe registrar lo decidido en el sistema (con los estados 7 demanda abandonada, 8 demanda atendida y presentada).
203
1.3.1.3. Escenario
: Gerente GeneralAplicacion
Ingresar Decisión
Registrar Decision y Motivo
Ingresar Motiv o
1.3.1.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Presentación Propuesta: pagina Web en la cual se prepara la propuesta, posee toda la información de la propuesta y los documentos asociados.
• Presentación Listado Propuestas: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta para ver el detalle, posee filtros por período de tiempo, cliente, estado. Para cada propuestas del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Edición Propuesta: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una propuesta nueva.
b) Entity:
• Usuario (Gerente General): Encargado de la estrategia del negocio, concertar reuniones con los socios para realizar definiciones como las planteadas en las necesidades. Su función también será la de buscar nuevos negocios y contactar clientes, ya sea para rescatar sus necesidades, consolidar una relación de largo plazo u ofrecer los servicios de la empresa.
• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación o oferta a un cliente. Contiene los archivos de la propuesta.
204
1.3.1.5. Diagrama de Realización
: Gerente General : Edicion Propuesta : Propuesta : Presentacion Listado Propuestas : Presentacion Propuesta
Invocacion Listado de Propuestas( )Solicitar Listado de Propuestas( )
Listado de Propuestas( )
Visualizar Listado de Propuesta...
Seleccionar Fil tro( )Configurar Fi ltro( )
Listado Reducido de Propuestas( )Visualizar Listado Reducido( )
Seleccionar Propuesta( )Invocar Pagina Propuesta( )
Visualizar Propuesta( )
Solicitar Detal le Propuesta( )
Recibir Detal le Propuesta( )
Pagina de Modificacion de Propuesta( )Recibir Detal le Propuesta( )
Ingreso Decision de Presentacion Propuest...Actual izar Propuesta( )
Invocar Pagina Propuesta( )Visualizar Propuesta( )
Sol ici tar Editar Propuesta( )Invocar Edicion Propuesta( )
205
1.4 Recepción de Adjudicaciones y Necesidades de Modificación 1.4.1. Actividad: Adjudicaciones y Necesidades de Modificación 1.4.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Cliente
(f rom 1_Actors)
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)...)
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)...)
Recepcion de adjudicaciones y Necesidades de Modificacion
Ingeniero de Preventa
(f rom Gerencia Comercial)...)
1.4.1.2. Documentación CU
Actores : Cliente, Jefe de Proyecto, Ingeniero de Preventa, Jefe Administrativo.
Descripción :
a) Registro de propuesta ganada (código de estado 9 en tabla Demanda).
b) El sistema debe enviar correo al Jefe de Proyecto y Jefe Administrativo avisando esta situación.
206
1.4.1.3. Escenario
: Ingeniero de Prev enta
Aplicacion : Jef e de Proy ectos : Jef e Administrativ o
Ingresa "Propuesta Ganada"
Registra Propuesta Ganada
Inf orma Propuesta Ganada
Inf orma Propuesta Ganada
1.4.1.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Presentación Propuesta: pagina Web en la cual se prepara la propuesta, posee toda la información de la propuesta y los documentos asociados.
• Presentación Listado Propuestas: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta para ver el detalle, posee filtros por periodo de tiempo, cliente, estado. Para cada propuestas del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Edición Propuesta: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una propuesta y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una propuesta nueva.
• Solicitud de Modificación Propuestas: Página Web en la cual el usuario puede ingresar una solicitud para modificar una propuesta, la que puede provenir de un requerimiento del área de operaciones o de una necesidad del cliente. Posteriormente permite modificar la solicitud y registrar su aceptación o rechazo, con motivo y observaciones.
• Historial de Modificación Propuestas: Página Web en la cual el usuario revisar todas las solicitudes y modificaciones realizadas sobre las propuestas, posee filtros por rango de fechas, proyecto, cliente, valor de la propuesta, Rechazo/aceptación, usuario que la ingreso.
b) Entity: • Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de
propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
207
• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación o oferta presentada a un cliente. Contiene los archivos de la propuesta.
• Registro de Modificación Propuesta: clase entity que guarda toda la información de las modificaciones solicitadas sobre las propuestas.
c) Interface:
• Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
208
1.4.1.5. Diagrama de Realización a) Recepción de adjudicaciones
: Ingeniero de Prev enta
: Presentacion Listado Propuestas : Presentacion Propuesta : Edicion Propuesta : Propuesta : Jef e de Proy ectos : Jef e Administrativ o : Gestion de
Correos
Inv ocacion Listado de Propuestas( )
Solicitar Listado de Propuestas( )
Recibir Detalle Propuesta( )Pagina de Modif icacion de Propuest...
Listado de Propuestas( )
Presentar Listado de Propuesta...
Seleccionar Filtro( )Conf igurar Filtro( )
Listado Reducido de Propuestas( )Presentar Listado Reducid...
Seleccionar Propuesta( )Inv ocar Pagina Propuesta( ) Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )
Presentar Propuest...
Inf ormar Propuesta Adjudicad...Actualizar Propuesta( )
Inv ocar Pagina Propuesta( )Presentar Propuest...
Solicitar Inf ormar Adjudicacio...
Correo Propuesta Adjudicad...
Correo Propuesta Adjudicad...Correo Propuesta Adjudicad...
Solicitar Editar Propuest...
Inv ocar Edicion Propuest...
Solicitar Detalle Propuest...
b) Recepción de Necesidades de Modificación
: Jefe de Proyectos : Presentacion Listado Propuestas : Presentacion Propuesta : Solicitud Modificacion Propuesta
: Propuesta : Registro de Modificacion Propuesta
: Gestion de Correos
: Ingeniero de Preventa
: Jefe Administrativo : Histor ial de Modificaciones Propuestas
Invocacion Listado de Propuestas( )
Seleccionar Filtro( )
Seleccionar Propuesta( )Invocar Pagina Propuesta( )
Solicitar Listado de Propuestas( )
Listado de Propuestas( )Presentar Listado de Propuestas( )
Configurar Filtro( )
Listado Reducido de Propuestas( )Presentar Listado Reducido( )
Solicitar Detal le Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )
Presentar Propuesta( )
Ingresar Modificacion( )
Todas las Propuestas que hayan sido adjudicadas permitiran ingresar un registro de modificaciones. Son las unicas con esta opcion.
Solicitar Modificar Propuesta Adjudicad...Invocar Modificar Propuesta Adjudicad...
Presentacion de Formulario De Modificacion de Propuestas Adjudicada...
Registrar Modificacion Propuesta Adjudicad...
Invocar Historial Modificacione...
Presentar Historial Modificacione...
Solicitud de Informar Modificacion Propuest...
Correo Modificacion Propuest...
Correo Modificacion Propuest...
Correo Modificacion Propuest...
209
1.5 Modelo de Datos Administración de la Relación con el Cliente
210
1.6 Paquete Administración de la Relación con el Cliente
Identificar y Seleccionar Propuesta
Elaboracion de Propuesta
Decidir Presentar Propuesta/Gestión de Modificaciones
211
1.6.1. Diagrama de Clases Administración de la Relación con el Cliente 1.6.1.1. Identificar y Seleccionar Propuesta
Presentacion Demanda
Demanda Confirmada()Invocacion Demanda()Datos Demanda()Solicitar Edicion Demanda()
(from Presentacion Entity)
Edicion Demanda
Invocar Ingreso Demanda()Listado de Clientes()Solicitar Ingresar Cliente()Seleccionar Cliente()Ingresar Demanda()Invocar Edicion Demanda()Datos Demanda()Modificacion Demanda()Solicitar Incorporar Recurso()Informar Nuevo Recurso()Incorporar Informacion Recurso()Borrar Recurso innecesario()Solicitud de Grabar Cambios()
(from Edicion Entity)
Presentación Listado Demandas
Invocacion()Configurar Filtros()Demanda seleccionada()Listado de Demandas()Listado reducido de demandas()
(from Presentacion Listado de Entity)
Solicitud de Recursos
Invocacion Solicitud de Recurso()Listado de Recursos()Configurar Filtros()Listado Reducido de Recursos()Seleccionar Recurso()Solicitar Recurso Nuevo Tipo()Ingresar Descripcion nuevo tipo de Proveedor()
(from Boundary)
Edicion Cliente
Invocar Ingreso Cliente()Ingresar Datos Cliente()Ver ificar Suficiencia de Datos()Indicación Visualizada()Registro Confirmado()
(from Edicion Entity)Cliente
Consultar Listado de Clientes()Registrar Nuevo Cliente()
(from Entidades)
Recursos
Solicitud Listado de Recursos()Configurar Filtros()Solicitar Detalle Recursos()Consultar Recursos Preselccionado por Proyectos()Actualizar Recurso()
(from Entidades)
Gestion de Correos
Indicar Actividades Criticas()Solicitar Informar Acciones Correctivas()Generar Correo Cotizacion()Enviar Correo()Generar Correo Preseleccionados()Generar Correo Coordinacion()Solicitud de Enviar Correo()Informar Anulacion Cotizacion()Informar Recursos y costos()Informar Responsables Actividades()Informar Hito de Recaudacion()Informar Proveedor Aprobado()Informar Rechazo Proveedor()Solicitar Informar Propuesta()Solicitud de Informar Modificacion Demanda()Solicitar Informar Adjudicacion()Solicitud de Informar Modificacion Propuesta()Solicitar Informar Modificacion Entidad()Solicitar Informar Creacion Entidad()Solicitar Informar Eliminacion Entidad()Solicitud Informar Evento()Identificar Correo de Evento()Identificar opciones de Evento()Identificar Responsables de Evento()Redactar Correo()Recibir responsables entity()Recibir Correo Modificado()Solicitud Informar Nueva Propuesta()Informar Solicitud Nueva Busqueda()
(from Interface)
Demanda
Registrar Nueva Demanda()Confirmar Correo()Solicitar datos demanda()Actualizar Demanda()Solicitar Listado de Demandas()Configuracion de Filtros()Aplicar Filtros()
(from Entidades)
212
1.6.1.2. Elaboración de la Propuesta a) Gestión de Consultas
Presentacion Listado Consulta
Invocacion Listado Consultas()Recepcionar Listado Consulta()Solicitud Creacion Nueva Consulta()
(f rom Presentacion Listado de Entity ) Presentacion Consulta a Cliente
Invocar PResentacion Consulta()
(f rom Presentacion Entity )
Edicion Consulta
Invocacion Creacion Consulta()Ingresar Informacion Consulta()Recepcionar Resultado Creacion Consulta()
(f rom Edic ion Entity )Consultas a Cliente
Solicitar Listado Consulta()Crear Nueva Consulta()
(f rom Entidades)
213
b) G
eneració
n de Pro
puestas
Presentac ion Proyecto
Invocar Pagina de Proyec to()Detalle de Proyec to()Sol icit ar Copia de Proyec to()Sol icit ud Edic ion Proyecto()Sol icit ud Carta Gantt ()Sol icit ar Pagina Propuesta()Sol icit ar Editar Propues ta()Sol icit ar Consulta()
(f rom Pr esentacion E ntit y)
Presentac ion Listado Proyectos
Invocar Li stado de Proyec tos()Li stado de Proyectos()Sel eccionar Filtro()Li sta Reduci da de Proyec tos()Sel eccionar Proyec to()Sol ici tud Creac ion Nuevo Proyecto()
(from Presentacion Listado de Entity)
Edi cion Proyec to
Invocac ion Edici on Proyec to()Detal le de Proyec to()Soli citud Ingresar Subproyec to Propues ta()Recepc ionar Listado de Documentos()Selecc ionar Documento()Modificac iones Proyecto()Recepc ion Resultado Modifi cac ion Proyecto()Recepc ionar Listado de Recursos()Selecc ionar Recurso()Ingresar Informacion Nuevo Proyec to()
(fr om Edicion Entity)
Generador Cart a Gantt
Generar Carta Gantt ()Recepci onar Detalle Proyec to()Verifi car S ubproyec tos ()Generar Grafico()
(from Control)Presentac ion Carta Gantt
Invocar Presentaci on Carta Gantt()Selecc ionar Rango de Fechas()
( from P resentacion Entity)
Demanda
Regis trar Nueva Demanda()Conf irmar Correo()Sol icit ar datos demanda()Actual izar Demanda()Sol icit ar List ado de Demandas()Conf iguracion de Filtros ()Apl icar Filtros()
(from E ntidades)
P resentacion P ropues ta
Invocar Pagina Propuesta()Rec ibir Detalle Propues ta()Solic itar descargar Propuesta()Solic itar Volver a Ingreso P ropuesta()Solic itar Edit ar Propuesta()Solic itar Modificar Propues ta Adjudicada()I nvocar Presentar Recursos()Rec ibir lis tado y detalle recursos()Solic itud Vi sualizar RRHH()
(f rom Pr esentacion E ntit y)
Proyecto
IDClienteJefe de ProyectosPrioridadNombreEstadoDescripci onFecha de Creaci onValorFecha T ermi noDuracionFecha de Modificac ion
Reg istrar Acti vi dad()Solic itar Lis tado de Proyec tos ()Configurar Fil tros ()Solic itar Detal le de Proyec to()Crear Nuevo Proyec to()Ac tualizar Proyecto()Reg istrar Recursos()
(fr om Entidades)
Gesti on de Correos
Indicar Ac tividades Criti cas()Sol icit ar Informar Acci ones Correcti vas()Generar Correo Coti zac ion()Enviar Correo()Generar Correo Preselecc ionados()Generar Correo Coordinaci on()Sol icit ud de Enviar Correo()Informar Anulacion Cotizaci on()Informar Recursos y cos tos()Informar Responsabl es Acti vi dades()Informar Hito de Recaudac ion()Informar Proveedor Aprobado()Informar Rechazo Proveedor()Sol icit ar Informar Propues ta()Sol icit ud de Informar Modi ficaci on Demanda()Sol icit ar Informar Adjudicac ion()Sol icit ud de Informar Modi ficaci on Propues ta()Sol icit ar Informar Modificac ion Ent idad()Sol icit ar Informar Creacion Enti dad()Sol icit ar Informar Eliminacion Entidad()Sol icit ud Inf ormar Evento()Ident ificar Correo de Evento()Ident ificar opc iones de Evento()Ident ificar Responsabl es de Evento()Redactar Correo()Reci bir responsables entit y()Reci bir Correo M odi ficado()Sol icit ud Inf ormar Nueva Propuesta()Informar Solic itud Nueva Busqueda()
( from Inter face)
Documento
Sol icit ar List ado Documentos()
(fr om Entidades)Propues ta
ID_PropuestaProyectoFecha de entregaFecha de Adjudicaci onFecha de Publi cacionIngeniero de Preventa
Regi strar Proveedores Selecci onados para Cotizac ion()Regi strar Preselecci on()Solic itar Detall e Propuesta()Solic itar archivo Propuesta()Solic itar List ado de P ropuestas()Configurar Filt ro()Ac tualizar Propuesta()Solic itar List ado de P ropuestas()Consultar Recursos por Proyec to()
(fr om Entidades)
1
1. .n
1
1. .n
Presentac ion Listado Propuestas
Invocaci on Li stado de Propues tas()List ado de Propuestas()Seleccionar Filt ro()List ado Reduc ido de Propuestas()Seleccionar Propues ta()
( from Pr esentacion Listado de E ntity)
Edicion Propues ta
S olic itar Edit ar Propuesta()Recibir Detalle Propues ta()I ngreso Decis ion de Presentac ion Propuesta()I nformar Propues ta Adjudi cada()I nvocar Edici on Propues ta()I nvocar Creacion P ropues ta()I ngresar I nformacion Propuesta()Lis tado de Propues ta()S olic itar Copiar Propuesta()Recepci onar Resultado Actual izacion()S elecc ionar Propuesta()V olver a Ingreso de Propuesta()Recepci onar Li stado de Demandas()S elecc ionar Demanda()I nformar Ini cio Analis is Bases()S olic itar Incorporar Recursos()I nformar Nuevo Recurso()I ncorporar Informac ion Recurso()B orrar Recurso Innecesario()S olic itud Grabar Cambi os()
(from E dicion Entity)
Coordinador Propues tas
Crear Nueva Propuesta()Coordinacion Crec ion Nueva Propuesta()Requerir Presentar Propuesta()Coordinar Volver a Ingreso Propues ta()Coordinar Incorporac ion Demanda()Recepc ionar Detall e Demanda()Resultado Actual izacion Recursos()Resultado Actual izacion Propues ta()
(fr om Control)
Solic itud de Recursos
Invocac ion Solici tud de Recurso()Lis tado de Recursos()Confi gurar Fi ltros ()Lis tado Reduc ido de Recursos()Selecc ionar Recurso()Soli citar Recurso Nuevo Tipo()Ingresar Descripci on nuevo t ipo de Proveedor()
(fr om Boundar y)
Confirmac ion Recursos
Invocar Pagina Conf irmacion Recursos()Recepcionar Recursos Preselecc ionados()Seleccionar Recurso()Recepcionar Resultado Actuali zacion()Informar Recursos no Sel eccionables()
(fr om Boundar y)
Recursos
Solici tud Li stado de Recursos()Configurar Filt ros()Solici tar Detall e Recursos()Consultar Recursos Preselccionado por Proyec tos ()Ac tualizar Recurso()
(f rom Entidades)
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 214 Ernesto Barahona Catalán
1.6.1.3. Decidir Presentar Propuesta/ Gestión de Modificaciones
Presentacion Propuesta
Invocar Pagina Propuesta()Recibir Detalle Propuesta()Solicitar descargar Propuesta()Solicitar Volver a Ingreso Propuesta()Solicitar Editar Propuesta()Solicitar Modificar Propuesta Adjudicada()Invocar Presentar Recursos()Recibir listado y detalle recursos()Solicitud Visualizar RRHH()
(from Presentacion Ent ity)
Edicion Propuesta
Solicitar Editar Propuesta()Recibir Detalle Propuesta()Ingreso Decision de Presentacion Propuesta()Informar Propuesta Adjudicada()Invocar Edicion Propuesta()Invocar Creacion Propuesta()Ingresar Informacion Propuesta()Listado de Propuesta()Solicitar Copiar Propuesta()Recepcionar Resultado Actualizacion()Seleccionar Propuesta()Volver a Ingreso de Propuesta()Recepcionar Listado de Demandas()Seleccionar Demanda()Informar Inicio Analisis Bases()Solicitar Incorporar Recursos()Informar Nuevo Recurso()Incorporar Informacion Recurso()Borrar Recurso Innecesario()Solicitud Grabar Cambios()
(from Edicion Entity)
Presentacion Listado Propuestas
Invocacion Listado de Propuestas()Listado de Propuestas()Seleccionar Filtro()Listado Reducido de Propuestas()Seleccionar Propuesta()
(from Presentacion Listado de Entity)
Gestion de Correos
Indicar Actividades Criticas()Solicitar Informar Acciones Correctivas()Generar Correo Cotizacion()Enviar Correo()Generar Correo Preseleccionados()Generar Correo Coordinacion()Solicitud de Enviar Correo()Informar Anulacion Cotizacion()Informar Recursos y costos()Informar Responsables Actividades()Informar Hito de Recaudacion()Informar Proveedor Aprobado()Informar Rechazo Proveedor()Solicitar Informar Propuesta()Solicitud de Informar Modificacion Demanda()Solicitar Informar Adjudicacion()Solicitud de Informar Modificacion Propuesta()Solicitar Informar Modificacion Entidad()Solicitar Informar Creacion Entidad()Solicitar Informar Eliminacion Entidad()Solicitud Informar Evento()Identificar Correo de Evento()Identificar opciones de Evento()Identificar Responsables de Evento()Redactar Correo()Recibir responsables entity()Recibir Correo Modificado()Solicitud Informar Nueva Propuesta()Informar Solicitud Nueva Busqueda()
(from Interface)
Propuesta
ID_PropuestaProyectoFecha de entregaFecha de AdjudicacionFecha de PublicacionIngeniro de Preventa
Registrar Proveedores Seleccionados para Cotizacion()Registrar Preseleccion()Solicitar Detalle Propuesta()Solicitar archivo Propuesta()Solicitar Listado de Propuestas()Configurar Filtro()Actualizar Propuesta()Solicitar Listado de Propuestas()Consultar Recursos por Proyecto()
(from Entidades)
1
1..n
1
1..n
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 215 Ernesto Barahona Catalán
2. Proceso de Administración Relación con el Proveedor
2.1 Subproceso: Recopilación de Proveedores
Ayudante Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Contactos
(f rom Otros Actores)
Medios de Publ icacion
(f rom Otros Actores)
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Busqueda De Proveedores Y RRHH
Calificacion De Proveedores Y RRHH
<<real ize>>
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Gerente General
(f rom Gerencia y Administracion)
Proveedor
(f rom Apoy o)
Negociacion De Al ianzas
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 216 Ernesto Barahona Catalán
2.1.1. Actividad: Búsqueda de Proveedores 2.1.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Medios de Publicacion
(f rom Ot ros Ac tores)
Jefe Adm inistrativo
(f rom Gerencia y Administracion)...)
Ayudante Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)...)
Contactos
(f rom Ot ros Actores )
Busqueda De Proveedores Y RRHH
2.1.1.2. Documentación CU Caso de uso Búsqueda de Proveedores Objetivos en contexto
Ubicar proveedores y RRHH de la especialidad que se requieran para satisfacer la demanda actuales y futuras de la empresa.
Ámbito y Nivel Administración Relación con Proveedores Precondiciones • Al implementar este proyecto se debe recolectar la información
histórica que tiene la empresa. • Debe existir tabla de tipo de servicio
Condiciones Éxito • Si se ingresa un nuevo proveedor no debe existir en base y el RUT debe ser valido según modulo 11.
• Sólo se puede modificar, eliminar o consultar un proveedor que existe en la base de datos.
Condición Fallo El usuario debe catalogar al proveedor en un tipo de servicio existente en tabla.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe Administrativo, Ayudante Administrativo, Contactos, Medios de Publicación, Proveedores y RRHH
Trigger Usuario invoca aplicación activándose módulo de proveedores.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 217 Ernesto Barahona Catalán
DESCRIPCION Pasos Acción 1 Usuario elige alguna de las siguientes opciones :
• Ingreso Proveedores • Modificación Proveedores • Eliminación Proveedores • Consulta Proveedores
2 Usuario registra RUT del Proveedor 3 Validar RUT según tipo de opción elegida en paso 1
• Si es ingreso RUT no debe existir en tabla de proveedores y debe ser valido según modulo 11
• Si es modificación, eliminación o consulta debe existir en tabla de proveedores
4 • Si es consulta permitir buscar por tipo de servicio mostrando todos los proveedores que prestan el servicio requerido.
5 • Si es ingreso solicitar datos del proveedor • Si es modificación desplegar datos del
proveedor permitiendo su modificación • Si es eliminación o consulta desplegar datos
sin permitir modificar. 6 Validar los datos digitados en modalidad de ingreso o
modificación 7 • Si es ingreso agregar nuevo registro
• Si es modificación actualizar registro • Si es eliminación actualizar registro con
código de estado que corresponda
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 218 Ernesto Barahona Catalán
2.1.1.3. Escenario
: Jefe AdministrativoAplicacion
Periodicamente el Jefe administrativo gestiona la obtencion de informacion de nuevos proveedores para regsi trarlos en la base de datos de la empresa.
Solicitar pagina de ingreso de proveedores
Mostrar pagina
Seleccionar tipo de proveedor Seleccionar caracteristicas por tipo
de proveedorMostar formulario tipo
Ingresar parametros
Ingresar documentacion electronica
Verificar proveedor
nuevoInformar proveedor registrado
[Proveedor existe en BD]
Ingresar parametros de calificacion
Calificar proveedorMostrar calificacion preliminar
Indicar cierre sesion
Cerrar sesion
2.1.1.4. Descripción de Clases
a) Boundary: • Presentación Listado Proveedores: Página Web en la cual el usuario puede
seleccionar un proveedor para ver el detalle, posee filtros por tipo de proveedor, estado y calificación. Para cada proveedor del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Página de Edición de Proveedores: Página en la cual el usuario selecciona el tipo de proveedor y puede ingresar las características más relevante para ese proveedor.
• Página de Presentación de Proveedor: Página que presenta las características de un proveedor en particular.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 219 Ernesto Barahona Catalán
• Página de Calificación de Proveedor: Página que permite ingresar las características que permiten calificar un proveedor. Incorpora scripts para realizar el cálculo, así como para registrar los resultados en la BD.
b) Control:
• Seleccionador de Características de Proveedor según tipo: en base al tipo de proveedor determina cuales son los campos que deben presentarse. También consulta en la base de datos del proveedor cuando es requerido.
c) Entity:
• Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Registro de Proveedor: persona natural o jurídica quien potencialmente puede ofrecer, ofrece o ha ofrecido sus servicios a la empresa. Se encuentra registrado en el sistema por su Rut, razón social o nombre de fantasía.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
2.1.1.5. Diagrama de Realización
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 220 Ernesto Barahona Catalán
a) Ingreso de Proveedores
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado Proveedores : Presentacion Proveedor : Edicion Proveedores : Registro Proveedores : Gestion de
Correos : Ingeniero de
Prev enta
[Si no se pudo crear]
La solicitud de Ingreso de un Prov eedor puede ser realizada desde las Boundaries Listado de Prov eedores y Presentacion Prov eedores.
[Si creacion exitosa]
Inv ocacion Listado Prov eedores( )
Solicitud Creacion Nuevo Proveedor( )
Solicitud Creacion Nuevo Proveedor( )
Recibir Parametros de Proveedor( )
Inv ocacion Creacion Nuevo Proveedor( )
Visualizar Edicion Prov eedor( )
Invocar Presentacion Prov eedor( )Visualizar Detalle Entidad( )
Invocacion Creacion Nuevo Proveedor( )
Visualizar Edicion Prov eedor( )
Solicitar Listado de Prov eedores( )
Recepcionar Listado de Prov eedores( )
Visualizar Listado de Proveedores( )
Crear Nuevo Proveedor( )
Recepcionar Resultado Creacion Nuev o Prov eedor( )Inf ormar Prov eedor no Creado( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Correo Informativo Creacion Proveedor( )
Correo Informativo Creación Proveedor( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 221 Ernesto Barahona Catalán
b) Modificación de Proveedores
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado Prov eedores : Presentacion Prov eedor : Edicion Prov eedores : Registro Prov eedores : Gestion de
Correos
[Si no se pudo modif icar]
La solicitud de modif icacion de un Prov eedor puede ser realizada desde las Boundaries Listado de Prov eedoresy Presentacion Prov eedor.
[Modif icacion Exitosa]
Cuando la aplicacion inf orma una modif icacion no exitosa presenta la misma pagina que el usuario lleno anteriormente mas el mensaje de error.
La modif icacion puede incluir multiples campos en un f ormulario.
Inv ocacion Listado Prov eedores( )
Seleccionar Prov eedor( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )
[Prov eedor en DB] Recibir Datos Prov eedor( )
Solicitar Edicion Prov eedor( )Inv ocar Edicion Prov eedor( )
Recibir Parametros de Prov eedor( )
Solicitar Listado de Prov eedores( )
Recepcionar Listado de Prov eedores( )
Visualizar Listado de Prov eedores( )
Actualizar Prov eedor( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Prov eedor( )
Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )Visualizar Detalle Prov eedor( )
Solicitar Detalle de Prov eedor( )
Recepcionar Detalle Entidad( )Visualizar Edicion Prov eedor( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 222 Ernesto Barahona Catalán
c) Eliminación de Proveedores
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado Prov eedores : Presentacion Prov eedor : Registro Prov eedores : Gestion de
Correos
La solicitud de eliminacion de un Prov eedor puede ser realizada desde las Boundaries Listado de Prov eedor y Presentacion Prov eedor.
[Si eliminacion exitosa]
Inv ocacion Listado Proveedores( )
Inv ocacion Eliminacion Prov eedor( )
Conf irmar Eliminacion Prov eedor( )
Conf irmar Eliminación Prov eedor( )
Solicitar Eliminacion Proveedor( )
Inv ocacion Eliminacion Prov eedor( )
Solicitar Listado de Prov eedores( )
Recepcionar Listado de Prov eedores( )
Visualizar Listado de Prov eedores( )
Eliminar Prov eedor( )
Inv ocar Resultado Eliminacion( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
d) Consulta de Proveedores
: Jefe Administrativo : Presentacion Listado Proveedores : Presentacion Proveedor : Registro Proveedores
Invocacion Listado Proveedores( )
Seleccionar Proveedor( )
Invocar Presentacion Proveedor( )
Solicitar Listado de Proveedores( )
Recepcionar Listado de Proveedores( )
Visualizar Listado de Proveedores( )
Solicitar detalles proveedor( )
Recibir Datos Proveedor( )
Visualizar Detalle Proveedor( )
Esta accion puede ser realizada por otros actores, por ejemplo el IPV.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 223 Ernesto Barahona Catalán
2.1.2. Actividad: Negociación de Alianzas 2.1.2.1. Diagrama del Caso de Uso
Gerente General
(f rom Gerencia y Administracion)
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Negociacion De AlianzasProveedor
(f rom Apoy o)
2.1.2.2. Documentación CU
Caso de uso Negociación de Alianzas Objetivos en contexto
Establecimiento de acuerdos comerciales con recursos externos considerados críticos, precisando estándar de calidad, oportunidad de respuesta y política de precio. Confección y firma de contratos marco con proveedores.
Ámbito y Nivel Administración Relación con Proveedores Precondiciones � Proveedor Registrado.
� Existe Conocimiento del Gerente General o del Rol que puede autorizar alianzas
Condiciones Éxito Se ingresa una alianza con un proveedor, identificando al proveedor, tipo de alianza, gestor de la alianza y documentos relacionados.
Condición Fallo � El proveedor no esta registrado. � El Rol que autoriza la alianza no aprueba su realización � Usuario no esta autorizado para ingresar una alianza � Usuario cancela el ingreso de la alianza
Actores Primarios, Secundarios
Gerente General y Jefe de Administración Proveedores y RRHH
Trigger Usuario invoca aplicación activándose módulo de Proveedores DESCRIPCION Pasos Acción 1 Usuario solicita el listado de proveedores 2 Usuario selecciona un proveedor 3 Usuario solicita crear alianza 4 Usuario selecciona tipo de alianza e ingresa los detalles
de la misma, así como documentos relacionados.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 224 Ernesto Barahona Catalán
Solicita la creación de la alianza. 5 Sistema crea la alianza 6 Sistema muestra los detalles de la alianza 7 Usuario cierra la aplicación
2.1.2.3. Escenario
: Jefe AdministrativoAplicacion
Debido a una solicitud del area de Ingeniería o porque se determino una alta relevancia del proveedor, el Jefe Administrativo a acordado con Gerente General realizar una alianza. Se generan los contratos y se dcumentan los detalles de la alianza
Solicitar Pagina de Proveedores
Mostra lis tado de Proveedores
Seleccionar Proveedor
Seleccionar Nueva Alianza
Ingresar Información de nueva alianza.Registrar Nueva Alianza
Mostrar detalle de la alianza
Cerrar Aplicacion Detalles relevantes de la a li anza son:
- Nombre Proveedor- T ipo de Proveedor- T ipo de Alianza- Servicios Incluidos- Estandares considerados- Condiciones generales de la Al ianza- Precios Comprometidos- Medio de información de: - Parti cipacion en nuevas propuestas - Parti cipacion en nuevos proyectos - T rabajos terminados - Pagos Disponibles
2.1.2.4. Descripción de Clases
a) Boundary: • Presentación Listado Alianzas: Página Web en la cual el usuario puede
seleccionar una Alianzas para ver el detalle, posee filtros por tipo de Alianza, tipo de proveedor y estado. Para cada Alianza del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Página de Edición de Alianzas: Página en la cual el usuario seleccionar el tipo de Alianza y puede ingresar las características más relevante para esa Alianza.
• Página de Presentación de Alianzas: Página que presenta las características de un Alianza en particular.
• Página de Presentación de Proveedor: Página que presenta las características de un proveedor en particular.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 225 Ernesto Barahona Catalán
b) Control: • Seleccionador de Características de Proveedor según tipo: en base al tipo de
proveedor determina cuales son los campos que deben presentarse. También consulta en la base de datos del proveedor cuando es requerido.
c) Entity: • Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de
las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Alianza: Registro de que la empresa ha realizado un acuerdo con un proveedor crítico o recurrente, en la cual se pueden anexar documentos, el tipo de alianza, descripción, acuerdos marco y tarifas acordadas.
• Documento: archivo con su información relacionada, sin importar su tipo, el cual es incorporado al sistema por un usuario. Entre sus atributos se encuentra el dueño, tipo mime, permisos, versiones.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 226 Ernesto Barahona Catalán
2.1.2.5. Diagrama de Realización a) Creación de Alianzas
: Jef e Administrativo : Presentacion Proveedor : Presentacion Alianza : Edicion Alianza : Alianza : Gestion de
Correos : Gerente General
[Si no se pudo crear]
[Si creacion exitosa]
Solicitud Detalle Alianza( )
Recepcionar "Alianza no Existe"Visualizar Edicion Alianza( )
Ingresar Datos Alianza( )
Crear Nueva Alianza( )
Recepcionar Resultado Creacion Alianza( )Inf ormar Alianza no Creada( )
Invocar Presentacion Alianza( )
Visualizar Alianza( )Solicitud Informar Ev ento( )
Correo Inf ormativ o Nueva Alianza( )
Correo Inf ormativo Nueva Alianza
Inv ocacion Edicion Alianza( )
Visualizar Edicion Alianza( )
Aprobar Alianza( )
Modif icar Estado Alianza( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Estado( )
Solicitud Informar Ev ento( )
Correo Inf ormativo Alianza Aprobada( )Correo Informativo Alianza Aprobada( )
Detalles relev antes de la alianza son:
- Nombre Proveedor- Tipo de Prov eedor- Tipo de Alianza- Serv icios Incluidos- Estandares considerados- Condiciones generales de la Alianza- Precios Comprometidos- Medio de inf ormación de: - Participacion en nuev as propuestas - Participacion en nuev os proy ectos - Trabajos terminados - Pagos Disponibles
La solicitud de creacion de una Alianza es realizada por el Jefe Administrativo, y aprobada por el Gerente Geneneral
b) Eliminación de Alianzas
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado Alianzas : Presentacion Alianza : Alianza : Gestion de
Correos : Gerente General : Edicion Alianza
La solicitud de el iminaci on de una Alianza puede ser real izado desde las Boundaries Listado de Alianzas y Presentacion Alianza.Se debe recordar que las acciones de las enti ties requieren val idacion del usuario.
[Si el iminacion exitosa]
Inv ocacion Lis tado Alianzas ( )
Inv ocar Eliminacion Alianza( )
Solicitar Conf irmar Eliminacion( )
Conf irmar Eliminac ion Alianza( )
Solici tar El iminar Alianza( )
Solicitar Listado Alianzas( )
Recepcionar Listado Alianzas( )
Visualizar Listado Alianzas( )
Requerimiento Borrar Al ianza( )Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Correo Requerimiento Eliminacion Alianza( )
Invocacion Edici on Alianza( )
Visualizar Edicion Ali anza( )
Aprobar El iminacion Alianza( )
Borrar Alianza( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Correo Informativo Eliminacion Enti dad( )
Correo Inf ormativ o Eliminacion Entidad( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 227 Ernesto Barahona Catalán
c) Consulta de Alianzas
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado Alianzas : Presentacion Alianza : Alianza
Inv ocacion Listado Alianzas( )
Seleccionar Alianza( )
Inv ocar Presentacion Alianza( )
Solicitar Listado Alianzas( )
Recepcionar Listado Al ianzas( )
Visualizar Listado Alianzas( )
Solicitud Detalle Alianza( )
Recepcionar Detalle Alianza( )
Visualizar Al ianza( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 228 Ernesto Barahona Catalán
d) Asignación de un documento
: Presentacion Alianza : Jef e Administrat iv o : Edicion Alianza : Alianza : Documento : Gestion de
Correos : Gerente General
La asignacion de un Documento es un caso particular de la Modificacion de una Alianza, solo relaciona la Alianza con el Dcocumento, pero no modifica el Dcocumento. Notese que toda modificacion requiere una val idacion de los usuarios, lo cual no es reflejado por simpl icidad.
[Si no se pudo modificar]
[Modificacion Exi tosa]
La clase secundaria es un documento, en lo demas es identico a la asignacion de una clase secundaria.El documento pudo ser creado con anterioridad o segun Creacion Ent ity Sec undaria
Solicitar Edic ion Alianza( )
Visualizar Alianza( )
Inv ocacion Edicion Alianza( )
Seleccionar Documento( )
Incorporar Documento( )
Solicitud Detalle Alianza( )
Detal le Al ianza( )
Visual izar Edicion Alianza( )
Modi ficar Alianza( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Alianza( )Informar Al ianza no Modi ficada( )
Inv ocar Presentac ion Alianza( )
Solici tar Listado Documentos( )
Recepcionar Listado de Documentos( )
Solici tud Informar Evento( )
Invocacion Edicion Al ianza( )
Visual izar Edicion Alianza( )
Aprobar Al ianza( )
Modif icar Estado Alianza( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Alianza( )
Solici tud Informar Evento( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 229 Ernesto Barahona Catalán
2.2 Subproceso: Calificación de Proveedores y RRHH 2.2.1. Actividad: Calificación de Proveedores y RRHH
2.2.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Calificacion De Proveedores Y RRHH
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
2.2.1.2. Documentación CU USE CASE 1 Calificación de Proveedores Objetivos en contexto
Registro de parámetros que permitan calcular nota (Velocidad de respuesta en entrega de cotizaciones, Facilidad de comunicación y ubicación, Formalidad, Disponibilidad, Calidad, Cumplimiento de plazos y Precio)
Ámbito y Nivel Administración Interna Precondiciones El proveedor debe estar registrado. Condiciones Éxito
Los parámetros deben estar ingresados.
Condición Fallo El Jefe de Proyecto debe registrar parámetros objetivamente. Actores Primarios, Secundarios
Jefe de Proyecto
Trigger DESCRIPCION Pasos Acción 1 Al finalizar los proyectos el Jefe de proyecto recopila los
antecedentes de eficiencia y eficacia del (los) proveedores y RRHH. Para esta función cuenta con datos almacenados desde el primer contacto que se tiene con ellos.
2 Registrar los parámetros de calificación 3 Sistema califica
INFORMACIÓN RELACIONADA Prioridad: Primaria Desempeño Datos almacenados en Base de Proveedores.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 230 Ernesto Barahona Catalán
2.2.1.3. Escenario
: Jef e de Proy ectosAplicaci on
Se procede a la clasif icacion de un prov eedor, y a sea gatiilado por el regsitro de un nuev o prov eedor o como consecuencia del termino de un proy ecto o una activ idad.
Sol ic itar pagina de califica cion de prov ee dores
Mostrar pagina
Se leccion ar prove edor
Verif icar caracteristicas
Mosta r form ulario tipo
Ing res ar/ modif ic ar param etros de cali f ic ac ion
Calif icar prov eedorMostrar cal ificacion prel iminar
In dicar c ierre sesion
Cerrar sesion
Co nfirm ar Cali fica cio n
Registrar calif icacion
Entre otros parametros se ingresa:-Velocidad de respuesta en entrega de cotizaciones-Facilidad de comunicación y ubicación-Formalidad-Disponibilidad-Calidad-Cumplimiento de plazos-Precio
Configurar fi ltro
Filtrar prov eedores
M ostrar l ista red ucida d e pro vee dores
2.2.1.4. Descripción de Clases a) Boundary: • Presentación Listado Proveedores: Página Web en la cual el usuario puede
seleccionar un proveedor para ver el detalle, posee filtros por tipo de proveedor, estado y calificación. Para cada proveedor del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Página de Edición de Proveedores: Página en la cual el usuario seleccionar el tipo de proveedor y puede ingresar las características más relevante para ese proveedor.
• Página de Presentación de Proveedor: Página que presenta las características de un proveedor en particular.
• Página de Calificación de Proveedor: Página que permite ingresar las características que permiten calificar un proveedor. Incorpora scripts para realizar el cálculo, así como para registrar los resultados en la BD.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 231 Ernesto Barahona Catalán
b) Entity: • Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de
las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Usuario (Jefe de Proyectos): Encargado de las actividades de mayor valor y confianza de un Estudio (proyecto/producto), tales como planificar y controlar.
• Usuario (Ingeniero de Preventa): Encargado de liderar el desarrollo de propuestas. Analiza las demandas factibles, en las cuales participar, planifica el desarrollo de una propuesta, consulta por recursos necesarios a la unidad administrativa, consulta aspectos técnicos a la gerencia de operaciones (jefe de proyecto), consulta dudas sobre la demanda al cliente y realiza la oferta técnico-económica (que debe ser aprobada en Decisión de Presentar Propuesta).
• Registro de Proveedor: persona natural o jurídica quien potencialmente puede ofrecer, ofrece o ha ofrecido sus servicios a la empresa. Se encuentra registrado en el sistema por su Rut, razón social o nombre de fantasía.
c) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
2.2.1.5. Diagrama de Realización
a) Ingreso de Parámetros: Jefe Administrativo
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 232 Ernesto Barahona Catalán
: Presentacion Prov eedor : Jefe Administrativ o : Presentacion Listado Prov eedores : Calif icacion Prov eedor : Registro Prov eedores : Gesti on de
Correos : Responsable
[Si no se pudo modifi car]
La soli citud de cali ficacion de un proveedor puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Proveedores y Presentacion Proveedor.
[Modi ficacion Exitosa]
Cuando la aplicacion informa una modifi cacion no exitosa presenta la misma pagina que el cli ente lleno anteriormente mas el mensaje de error.
La modificacion puede incluir mul tip les campos en un formulario.
Inv ocacion Listado Prov eedores( )
Seleccionar Proveedor( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )
Visualizar Detalle Proveedor( )
Soli citar Cal ificacion( )
Invoca Calificacion( )
Recibir Parametros Calificación( )
Sol icitar L istado de Proveedores( )
Recepcionar Li stado de Proveedores( )
Visualizar Listado de Prov eedores( )
Actualizar Prov eedor( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )
Informar Modifi cacion no Exitosa( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )
Visuali zar Detalle Proveedor( )
Solicitar Detalle Prov eedor( )
Recepcionar Detalle Prov eedor( )
Visualiza Formulario Calificacion( )
Solici tud Informar Evento( )
El Jefe Administrativ o v e la calif icacion General del Prov eedor y la calif icacion de otros usuario. Puede modif icar los siguentes campos:- Velocidad de respuesta - Facilidad de comunicación- Formalidad - Disponibilidad
Ver realizaciones generales
Registrar Calculo Prov eedor( )
Calificacion Parcial:Total Calificación Jefe Administrativo =(Velocidad de respuesta + Facil idad de comunicación +Formalidad +Disponibilidad)/4
Calificacion Total:Promedio de calificación = (Total Calificación Jefe Administrativo *0,25) + (Total Calificación Jefe de Proyecto *0,50) + (Total Calificación Ingeniero de preventa * 0,25)
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 233 Ernesto Barahona Catalán
b) Ingreso de Parámetros: IPV
: Calif icacion Prov eedor : Ingeniero de Prev enta
: Presentac ion Listado Prov eedores : Presentac ion Prov eedor : Registro Prov eedores : Gestion de
Correos : Jef e Administrat iv o : Jef e de Proy ectos
[Si no se pudo modificar]
La sol ici tud de cal ificacion de un proveedor puede ser real izado desde las Boundaries Listado de Proveedores y Presentacion Proveedor.
[Modificacion Exi tosa]
Cuando la ap licacion informa una modificacion no exi tosa presenta la m isma pagina que el cl ien te l leno anteriormente mas el mensaje de error.
La modificacion puede incluir multiples campos en un formulario.
El IPV v e la calif icacion General del Prov eedor y la calif icacion de otros usuario. Puede modif icar los siguentes campos:- Currículo- Precio
Inv ocac ion Listado Prov eedores( )
Seleccionar Proveedor( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )
Visualizar Detal le Proveedor( )
So licitar Cal ificacion( )
Invoca Ca lificacion( )
Recibi r Parametros Calificación( )
Sol ici tar Listado de Proveedores( )
Recepcionar Listado de Proveedores( )
Visualizar Lis tado de Prov eedores( )
Actualizar Prov eedor( )
Recepcionar Resultado Actualizacion( )
Informar Modificacion no Exi tosa( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )
Visualizar Detalle Proveedor( )
Solicitar detalles prov eedor( )
Recepcionar Detalle Prov eedor( )
Visualiza Formulario Cal ifi cacion Proveedor( )
Sol ici tud Informar Evento( )Correo Prov eedor Calif icado( )
Correo Proveedor Cali fi cado( )Correo Proveedor Califi cado( )
Registrar Calculo Prov eedor( )
Calificacion Parcial:Total Calificación Ingeniero de preventa =(Currículo + Precio)/2
Calificacion Total:Promedio de calificación = (Total Calificación Jefe Administrativo *0,25) + (Total Calificación Jefe de Proyecto *0,50) + (Total Calificación Ing eniero de preventa * 0,25)
c) Ingreso de Parámetros: Jefe de Proyectos
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 234 Ernesto Barahona Catalán
: Gestion de Correos
: Jefe de Proyectos : Presentacion Listado Proveedores : Presentacion Proveedor : Cal ifi cacion Proveedor : Registro Proveedores : Jefe Administrativo : Ingeniero de Preventa
[Si no se pudo modificar]
La solicitud de calificacion de un proveedor puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Proveedores y Presentacion Proveedor.
[Modificacion Exitosa]
Cuando la aplicacion informa una modificacion no exitosa presenta la misma pagina que el cliente lleno anteriormente mas el mensaje de error.
La modificacion puede incluir multiples campos en un formulario.
El Jefe de Proyectos ve la cal ifi cacion General del Proveedor y l a cal ifi cacion de otros usuario. Puede m odificar los siguentes campos:- Velocidad de respuesta- Facilidad de comunicación- Formalidad- Disponibil idad- Cal idad- Cum pl imiento plazos
Invocacion Listado Proveedores( )
Seleccionar Proveedor( )Invocar Presentacion Proveedor( )
Visualizar Detalle Proveedor( )
Solicitar Calificacion( )Invoca Calificacion( )
Recibir Parametros Calificación( )
Solicitar Lis tado de Proveedores( )
Recepcionar Listado de Proveedores( )
Visual izar Listado Proveedores( )
Actuali zar Proveedor( )
Recepcionar Resultado Actuali zacion( )
Informar Modificacion no Exitosa( )
Invocar Presentacion Proveedor( )
Visualizar Detalle Proveedor( )
Solicitar detalles proveedor( )
Recepcionar Detalle Proveedor( )
Visualiza Formulario Calificacion Proveedor( )
Solicitud Informar Evento( )
Correo Proveedor Calificado( )
Correo Proveedor Cal ifi cado( )
Correo Proveedor Calificado( )
Calif icacion Parcial:Total Calif icación Jef e de Proy ecto =(Velocidad de respuesta + Facilidad de comunicación + Formalidad + D isponibilidad + Calidad +Cumplimiento plazos)/6
Calif icacion Total:Promedio de calif icación = (Total Calif icación Jef e Administ rativ o *0,25) + (Total Calif icación Jef e de Proy ecto *0,50) + (Total Calif icación Ingeniero de prev enta * 0,25)
Registrar Calculo
Proveedor( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 235 Ernesto Barahona Catalán
2.3 Subproceso: Operación de Proveedores
Administracion De Pagos
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)
Ayudante Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Administracion De Compra Y Cotizaciones
Preseleccion Proveedores
<<include>>
2.3.1. Actividad: Administración de Compras y Cotizaciones 2.3.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 236 Ernesto Barahona Catalán
Ayudante Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)
Preseleccion Proveedores Inicializar
(f rom 3.2_Planif icacion)
Administracion De Compra Y Cotizaciones
<<include>><<communicate>>
2.3.1.2. Documentación CU
USE CASE 1 Administración de Compras y Cotizaciones Objetivos en contexto
Ubicar en base de datos perfil proveedores indicados Contactar a proveedores solicitando cotización por los servicios y/o productos requeridos. Generar órdenes de compra, firma de contrato (contrato faena para los RRHH) o addendum según corresponda de acuerdo a la selección final que se haga el subproceso Calificación de Proveedores y RRHH Registro de cotizaciones recibidas Registro de documento de formalización de la compra (órdenes de compra, contrato o addendum). La formalización de la compra se realiza cuando el Jefe de Proyecto, confirma los recursos que participan en el proyecto en ejecución, entonces se establece el compromiso de compra o contratación.
Ámbito y Nivel Operación de Proveedores Precondiciones � El proveedor debe estar registrado.
� El usuario se encuentra autorizado (unidad administrativa) Condiciones Éxito
Se ingresa correctamente una compra o cotización, de un proveedor previamente registrado, con su valor y descripción.
Condición Fallo
� El Proveedor no se encuentra registrado � El usuario no esta autorizado para estas acciones � El registro no contempla alguno de los datos obligatorios:
usuario responsable, proveedor, valor (solo para compras) y descripción.
Actores Primarios,
Jefe Administrativo, Ayudante Administrativo, Proveedor
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 237 Ernesto Barahona Catalán
Secundarios Trigger � Una solicitud de cotización del IPV con motivo de una propuesta
� Un requerimiento del Jefe de Proyectos para reemplazar un proveedor
� Un requerimiento para formalizar la compra por parte del Jefe de Proyectos
DESCRIPCION
Pasos Acción
1 La aplicación informa al Jefe Administrativo que existe un requerimiento por una compra o cotización.
2 El Jefe Administrativo instruye al Ayudante administrativo que ingrese el requerimiento.
3 El Ayudante Administrativo invoca en el sistema el módulo de administración de Compras y Cotizaciones
4 Selecciona un proveedor 5 Solicita una nueva compra o cotización 6 Ingresa valor 7 Ingresa Descripción 8 Registra nueva compra o cotización 9 Sistema comprueba la consistencia de la
información 10 Sistema informa a IPV/JP, Jefe Administrativo y
Proveedor de la nueva compra o cotización 11 Sistema despliega resultado exitoso de la
operación 12 Usuario cierra módulo de compras y cotizaciones
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 238 Ernesto Barahona Catalán
2.3.1.3. Escenario
: Ayudante Administrativo
Aplicacion : Proveedor o RRHH
Invocar Administración de Compras y Cotizaciones
Mostrar Listado de Proveedores( )
Seleccionar Proveedor
Solicitar Nueva Compra o Cotizacion
Presentar Formulario Ingreso Compra o Cotizacion( )
Ingresar Antecendes Compra o Cotizacion
Incorporar Documentos
Registrar Compra o Cotizacion
Comprobar consistencia de
antecedentes
Informar Responsables
Informar Compra o CotizacionPresentar Resultado Transaccion
2.3.1.4. Descripción de Clases a) Boundary: • Presentación Listado Proveedores: Página Web en la cual el usuario puede
seleccionar un proveedor para ver el detalle, posee filtros por tipo de proveedor, estado y calificación. Para cada proveedor del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Página de Edición de Proveedores: Página en la cual el usuario seleccionar el tipo de proveedor y puede ingresar las características más relevante para ese proveedor.
• Página de Presentación de Proveedor: Página que presenta las características de un proveedor en particular.
• Presentación Listado Contrato y Cotizaciones: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un Contrato/Cotización para ver el detalle, posee filtros por tipo de un Contrato/Cotización y estado. Para cada Contrato/Cotización del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 239 Ernesto Barahona Catalán
• Página de Presentación de Contrato y Cotizaciones: Página que presenta las características de un Contrato/Cotización en particular.
• Edición Contrato y Cotizaciones: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un Contrato/Cotización y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar un Contrato/Cotización nuevo. Se presentan las siguientes relaciones de herencia:
•
Edicion Contrato y CotizacionesEdicion Cotizacion
Edicion Orden de Compra
Edicion Contrato a Plazo Fijo
Edicion Contrato Faena
Edicion Contrato de Servicio
Edicion Contrato a Honorarios
Edicion Addendum
b) Entity: • Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de
las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Registro de Proveedor: persona natural o jurídica quien potencialmente puede ofrecer, ofrece o ha ofrecido sus servicios a la empresa. Se encuentra registrado en el sistema por su Rut, razón social o nombre de fantasía.
• Orden de Compra o Cotización: contiene la información de compra asociada a un proveedor que participa en un proyecto, o bien de una cotización, cuando es el caso. Presenta las siguientes relaciones de herencia:
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Contratos y Cotizaciones
Addendum
Contrato a honorariosContrato a plazo fijo Contrato de servicioContrato faena
Cotizacion
Orden de Compra
c) Control • Administrador de Filtros: Clase encargada de verificar los filtros que se
pueden presentar al usurario o solicitar a una entity. Se encuentra relacionado a: - Usuario - Entity - Atributo - Interface
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
2.3.1.5. Diagrama de Realización
a) Selección Proveedor y Solicitar Nueva Compra o Cotización
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: Edicion Proveedores : Jefe Administrativo : Presentacion Listado Proveedores : Administrador de Filtros : Registro Proveedores : Edicion Contrato y Cotizaciones
El Jef e Administrativ o siempre podra f iltrar una lista de Prov eedores, todas las columnas presentaran f iltros.Por s implicidad se ha omitido la v alidacion, la cual debe realizarse.
Invocacion Listado Proveedores( )
Visualizar Listado de Proveedores( )
Seleccionar Filtro( )
Conf igurar Filtro( )
Solicitar Listado de Proveedores( )
Recepcionar Lista Filtrada de Entidad( )
Recepcionar Lis tado de Prov eedores( )
Visualizar listado Proveedores( )
Solicitar Listado de Prov eedores( )
Recepcionar Listado de Prov eedores( )
Los Filtros son:- Tipo Proveedor- Especialidad Proveedor- Calificacion Proveedor- Tipo Contrato- Posee Alianza- Antiguedad del Registro
Seleccionar Proveedor( )
Invocar Edicion Proveedor( )Solicitar detalles prov eedor( )
Recibir Datos Prov eedor( )Visualizar Detalle Prov eedor( )
Seleccionar Tipo Compra o Cotizacion( )
Solicitar Nuev o Contrato o Cotizacion( )Inv ocar Edicion Compra o Cotizacion( )
La continuacion de este diagrama es identico a Ingreso Compra y Cotizaciones
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b) Ingresar Compra y Cotizaciones
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado de Compra y
Cot izaciones
: Presentacion Contrato y Cot izaciones
: Edicion Contrato y Cot izaciones
: Contratos y Cotizaciones : Gest ion de
Correos : Responsable : Gerente General
[Si no se pudo crear]
La solicitud de Ingreso de un Propuesta puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Compras y Cotizaciones o Edicion Prov eedor.
[Si creacion exitosa]
Las Compras y Cotizaciones deben tener campos para ingresar una lista indeterminada de responsables.Los responsables son incorporados por el Jef e Administrativ o. Los responsables son inf ormados de los ev entos de la Compra, Contrato o Cot izacion.
Inv ocar Listado Compra o Cotizacion( )
Solicitud Ingreso Nuev a Compra o Cotizacion( )
Ingresar Inf ormacion Compra o Cotizacion( )
Inv ocar Edicion Compra o Cotizacion( )
Visualizar Edicion Compra o Cot izacion( )
Inv ocar Presentacion Compra o Cotizacion( )Visualizar Compra o Cotizacion( )
Solicitar Listado Compra o Cot izacion( )
Recepcionar Listado Compra o Cot izacion( )
Visualizar Listado Compra o Cot izacion( )
Crear Nuev a Compra o Cotizacion( )
Recepcionar Resultado Creacion Compra o Cotizacion( )
Inf ormar Entidad No Creada( )
Correo Inf ormativ o Nuev a Compra o Cotizacion( )
Correo Inf ormativ o Nuev a Compra o Cotizacion( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
- Nombre empresa- Dirección - Nombre, f ono y correo de contacto- Detalle de of erta del prov eedor- Indicación si ha trabajado anteriormente con la empresa- Calif icación
Habilitar la obtención de may or inf ormación del prov edor en consulta, a partir de la inf ormación desplegada en el punto anterior, permitiendo obtener:- Detalle de trabajos anteriores- Currículo- Calif icación parcial y total- Cotizaciones anteriores del prov eedorVer documentacion para mas detalles.
Correo Informativ o Nuev a Compra o Cotizacion( )
Inv ocar Edicion Compra o Cotizacion( )
Visualizar Edicion Compra o Cotizacion( )
Aprobar Ingreso Compra o Cot izacion( )
Crear Nuev a Compra o Cotizacion( )
Recepcionar Resultado Creacion Compra o Cotizacion( )
Inf ormar Error( )
Visualizar Compra o Cot izacion( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
Correo Inf ormativ o Nuev a Compra o Cotizacion( )Correo Inf ormativ o Nuev a Compra o Cotizacion( )
[Si no se pudo crear][Si creacion exitosa]
Inv ocar Presentacion Compra o Cotizacion( )
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c) Modificar Compra y Cotizaciones
: Jef e Administrativ o : Presentacion Listado de Compra y Cotizaciones
: Presentacion Contrato y Cotizaciones : Edicion Contrato y Cotizaciones : Contratos y Cotizaciones : Gestion de
Correos : Gerente General
[Si no se pudo modif icar]
La solicitud de modif icacion de una compra o cotizacion puede ser realizada desde las Boundaries Listado Compra o Cot izacion y Presentacion Compra o Cotizacion
[Modif icacion Exitosa]
Cuando la aplicacion inf orma una modif icacion no exitosa presenta la misma pagina que el cliente lleno anteriormente mas el mensaje de error.
La modif icacion puede incluir multiples campos en un f ormulario.
Invocar Listado Compra o Cotizacion( )
Seleccionar Compra o Cotizacion( )
Inv ocar Presentacion Compra o Cotizacion( )
Visualizar Compra o Cotizacion( )
Solicitar Edicion Compra o Cotizacion( )Inv ocar Edicion Compra o Cotizacion( )
Ingresar Inf ormacion Compra o Cotizacion( )
Solicitar Listado Compra o Cotizacion( )
Recepcionar Listado Compra o Cotizacion( )
Visualizar Listado Compra o Cotizacion( )
Solicitar Actualizar Compra o Cotizacion( )
Recepcionar Resultado Actualizacion Compra o Cotizacion
Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Presentacion Compra o Cotizacion( )Visualizar Detalle Entidad( )
Solicitar Detalle Compra o Cot izacion( )
Recepcionar Detalle Compra o Cot izacion( )Visualizar Edicion Compra o Cotizacion( )
Solicitud Inf ormar Evento( )
Adicionalmente, se inf orma a Jef e de Proy ectos o IPV
Inv ocar Edicion Compra o Cotizacion( )
Visualizar Edicion Compra o Cotizacion( )
Aprobar Modif icacion Compra o Cotizacion( )
Actualizar Compra o Cotizacion( )
Solicitud Inf ormar Ev ento( )
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2.3.2. Actividad: Preselección de Proveedores
2.3.2.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe de Proyectos
(f rom Ingenieria)
Proveedo r o RRHH
(f rom Ap oy o)
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Validacion y Seleccion de Proveedores
(f rom 1_Administracion de Cl ientes)
Inicializar
(f rom 3.2_Planif icacion)
Administracion De Compra Y Cotizaciones
<<communicate>>
Preseleccion Proveedores
<<communicate>>
<<communicate>>
<<include>>
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2.3.2.2. Documentación CU
USE CASE 1 Preselección de RRHH y Proveedores Objetivos en contexto
Ubicar en bases de datos del sistema los proveedores que cumplen con el perfil requerido para desarrollar el proyecto; además se recibirán las cotizaciones y se seleccionará terna para enviarlo al proceso que corresponda.
Ámbito y Nivel Administración Interna Precondiciones Los proveedores y RRHH deben estar registrados. Condiciones Éxito
La base de datos debe estar actualizada.
Condición Fallo El Jefe de Administración elige de acuerdo a calificación. Actores Primarios, Secundarios
Jefe Administrativo Jefe de Proyecto, Proveedores y RRHH
Trigger DESCRIPCION Pasos Acción 1 Ubicar en base de datos perfil requerido según
calificación de proveedores. 2 Si no existe información disponible solicitar al
subproceso Búsqueda De Proveedores Y RRHH proveedores de acuerdo a perfil requerido.
3 Recepcionar cotizaciones y seleccionar terna de acuerdo a: � Calificación histórica. � Calidad de cotización � Velocidad de respuesta � Disponibilidad � Currículo � Precio
INFORMACIÓN RELACIONADA Prioridad: Primaria Desempeño Datos almacenados en Base de Proveedores.
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2.3.2.3. Escenario
: Jef e Administrativ oAplicacion
: Jef e de Proy ectos : Prov eedor o RRHH
Inf ormar requerimiento de prov eedores o RRHH v ia email
Solicitar pagina de v isualizacion prov eedores
Mostrar listado de prov eedores
Conf igurar f iltros por caracteristicas
Filtrar prov eedores
Mostrar lista reducida
Seleccionar prov eedores
Mostrar seleccion
Conf irmar seleccion
Registrar seleccion
El jefe Administrativo es informado via email de un requerimeinto de proveedores o RRHH, ya sea para una propuesta o para Inicializar un proyecto.
El sistema muestra la lista completa de proveedores, el Jefe Administrativo puede utilizar filtros para mostrar solo los proveedores de su interes. Las variables mas relevantes son:-Ubicar en base de datos perfil requerido según calificación.-Si no existe información disponible solicitar al subproceso Búsqueda De Proveedores Y RRHH proveedores de acuerdo a perfil requerido.-Calificación histórica.-Calidad de cotización-Velocidad de respuesta-Disponibilidad-Currículo-Precio
Indicar termino de sesion
Terminar sesion
Al momento de confirmar la seleccion el Jefe Administrativo puede agregar observaciones y el evento que genero la seleccion (propuesta o Inicializacion de un proyecto) Solicitar cotizacion
Pedir cotizacion v ía email
Ingresar respuesta y cotizaciones
Registrar respuesta y cotizaciones
Indicar seleccion terminada Registrar prov eedor preseleccionado
Inf ormar preseleccion
Buscar y ordenar
Prov eedores
Ingresar t ipo prov eedor
Calif icar Cotizaciones
Registrar Calif icacion
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2.3.2.4. Descripción de Clases a) Boundary:
• Página de Proveedores: Página que presenta las características de un proveedor en particular. Presenta filtros que pueden ser utilizados para restringir al búsqueda proveedores según características. Se comunica con Seleccionador de Proveedores para determinar los proveedores y orden a mostrar.
b) Control: • Seleccionador de Proveedores: Envía un listado de proveedores según
restricciones específicas. Ordena el listado según las calificaciones históricas del proveedor.
c) Entity: • Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de
las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Proveedor: proveedor o RRHH que entrega un servicio a la empresa con motivo de un proyecto en particular.
• Proyecto: Proyecto actual en estudio, posee las características del proyecto y enlaces a otras clases asociadas.
• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron entregadas al cliente y ganaron una licitación. Contiene los archivos de la propuesta.
• Tarea: conjunto de acciones que forman parte de un proyecto, tienen responsable, recursos y fechas asignadas.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
2.3.2.5. Diagrama de Realización
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: Proveedor : Jefe Administrativo : Presentacion Proveedor : Seleccionador de Proveedores
: Reg istro Proveedores : Propuesta : Cotizacion : Gestion de
Correos : Jefe de Proyectos
Recepcionar Requerimiento por Prov eedores( )
Invocar Presentacion Proveedor( )
Solicitar listado Proveedores( )
Consultar proveedores( )
Recibir y Ordenar Proveedores( )Recibir lista de Proveedores( )
Visualizar listado Proveedores( )
Seleccionar Filtro( )Aplicar f iltro( )
Recibir lista de Proveedores( )Visualizar listado Proveedores( )
Seleccionar Proveedores( )
Visualizar Seleccion( )
Confirmar seleccion( )
Reg istrar Proveedor seleccionado para cotizacion( )
Registrar Proveedores Seleccionados para Cotizacion( )
Generar Correo Cotizacion( )
Presentar Ejemplo de Correo( )Visualizar Correo( )
Aprobar/modificar Correo( )Env iar Correo( )
Solicitud Cotizacion( )
Recibir respuesta a Cotizacion( )
Ingresar respuesta y Cotizaciones( )Registrar Repuesta y Cotizacion()
Presentar Formulario Calificacion Cotizacion( )
Recibir Calificacion Cotizacion Parametros( )
Solicitar Calificacion( )
Registrar nota calif icacion( )
Solicitar Resumen Cotizaciones( )
Recibir Calif icaciones( )
Visualizar Calificaciones Cotizacion( )
Preseleccionar( )
Registrar Proveedor Preseleccionado( )
Registrar Preseleccion( )
Generar Correo Preseleccionados( ) Recepcionar proveedores Preseleccionados.( )
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2.3.3. Actividad: Administración de Pagos
2.3.3.1. Diagrama del Caso de Uso
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)
Administracion De PagosAyudante
Administrativo
(f rom Gerencia y Administrac ion)
2.3.3.2. Documentación CU
USE CASE 1 Administración de Pagos Objetivos en contexto
Se reciben y se revisan los documentos con los cuales los proveedores cobran sus productos y/o servicios. Después de revisados se puede proceder al pago, siempre y cuando el Jefe de Proyecto lo autorice, ya que es él quién conoce el detalle del proyecto. Específicamente, los objetivos son: � Recepción de autorización e instrucción de pago del Proceso
Gestión Producción y Entrega � Verificación de disponibilidad de fondos para realizar pagos. � Verificación de saldo pendiente de pago por proveedor � Confección de cheques de pago a proveedores de acuerdo a
instrucción de pago. � Registro de pagos a proveedores.
Ámbito y Nivel Operación de Proveedores Precondiciones Los proveedores y RRHH deben estar registrados y participando
en un proyecto. Debe existir una orden de compra previa. Debe existir una autorización por parte del Jefe de Proyectos. El usuario que realiza la transacción debe estar autorizado por el sistema.
Condiciones Éxito
Se registra exitosamente la orden de compra.
Condición Fallo
El proveedor ó RRHH no esta registrado. El proveedor ó RRHH no esta participando en un proyecto. No existe una orden de compra previa. No existe una autorización por parte del Jefe de Proyectos.
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El usuario que realiza la transacción no esta autorizado por el sistema.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe Administrativo Jefe de Proyecto, Proveedores y RRHH
Trigger Jefe de Proyectos aprueba el pago a un proveedor y el Jefe administrativo ha aprobado continuar con el pago.
DESCRIPCION
Pasos Acción
1 La aplicación informa al Jefe Administrativo que el Jefe de Proyectos ha probado un pago.
2 El Jefe Administrativo instruye al Ayudante administrativo que gestione el pago.
3 El Ayudante Administrativo invoca en el sistema el módulo de administración de compras y cotizaciones
4 Selecciona un proveedor 5 Solicita actualizar una nueva compra. 6 Ingresa valor a cancelar 7 Actualiza Descripción (que se esta pagando) 8 Registra el pago 9 Sistema comprueba la consistencia de la
información 10 Sistema informa a JP, Jefe Administrativo y
Proveedor del ingreso del pago. 11 Sistema despliega resultado exitoso de la
operación 12 Usuario cierra módulo de compras y
cotizaciones
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2.3.3.3. Escenario
: Ayudante Administrativo
Aplicacion : Proveedor o
RRHH
Invocar Administración de Compras y Cotizaciones
Mostrar Listado de Proveedores( )
Seleccionar Proveedor
Solicitar Actualizar Compra
Presentar Formulario Actualizacion Compra
Actualizar Compra
Incorporar Documentos
Registrar Compra Actualizada Comprobar consistencia de
antecedentes
Informar Responsables
Presentar Resultado Transaccion Informar Pago Autorizado
Presentar Listado de Compras
Seleccionar Compra
2.3.3.4. Descripción de Clases
a) Boundary: • Presentación Listado Documentos de Cobro: Página Web en la cual el
usuario puede seleccionar un Documento de Cobro para ver el detalle, posee filtros por tipo Documento de Cobro y estado. Para cada proveedor del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Página de Edición de Documentos de Cobro: Página en la cual el usuario seleccionar el tipo de Documento de Cobro y puede ingresar las
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 252 Ernesto Barahona Catalán
características más relevante para ese Documento de Cobro. Se presentan las siguientes relaciones de herencia:
Edicion Contrato y CotizacionesEdicion Cotizacion
Edicion Orden de Compra
Edicion Contrato a Plazo Fijo
Edicion Contrato Faena
Edicion Contrato de Servicio
Edicion Contrato a Honorarios
Edicion Addendum
• Página de Presentación de Documentos de Cobro: Página que presenta las características de un Documento de Cobro en particular.
• Presentación Listado Pagos: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un Pago realizado para ver el detalle, posee filtros por monto, fecha y estado. Para cada Pago del listado, presenta Links para editar y visualizar detalles.
• Página de Presentación de Pagos: Página que presenta las características de un Pago en particular.
• Edición de Pagos: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar un Pago y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar un Pago nuevo.
b) Entity: • Usuario (Jefe Administrativo): Encargado de asegurar el buen desempeño de
las finanzas, administración y pago de proveedores, así como de la correcta aplicación de las políticas de calidad.
• Registro de Proveedor: persona natural o jurídica quien potencialmente puede ofrecer, ofrece o ha ofrecido sus servicios a la empresa. Se encuentra registrado en el sistema por su Rut, razón social o nombre de fantasía.
• Pago: Entidad que contiene toda la información de los pagos realizados a un proveedor.
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• Documento de Cobro: contiene la información de pago o cobro a un proveedor o cliente, relacionado a un proyecto. Presenta las siguientes relaciones de herencia:
Documento de Cobro
Boleta de Honorarios Factura Boleta de Compra Venta
Nota de Debito
Nota de Credito
c) Control • Validador Documento de Cobro: Clase de control que valida que el
documento de cobro tenga todos los datos obligatorios, y que estos datos sean consistentes.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
2.3.3.5. Diagrama de Realización a) Ingreso de Documentos de Cobro
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 254 Ernesto Barahona Catalán
: Presentacion Listado Documentos de Cobro
: Jefe Administrativ o : Presentacion Documento de Cobro
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 255 Ernesto Barahona Catalán
b) Modificación de Documentos de Cobro
: Presentacion Documento de Cobro : Jefe Administrativo
: Presentacion Listado Documentos de Cobro
: Edicion Documentos de Cobro
: Documento de Cobro : Gestion de
Correos : Gerente General : Responsable
[Si no se pudo modificar]
La solicitud de modificacion de un Documento de Cobro puede ser realizado desde las Boundar ies Listado de Documento de Cobro y Presentacion Documento de Cobro.
[Modificacion Exitosa]
Cuando la aplicacion informa una modificacion no exitosa presenta la misma pagina que el cliente lleno anter iormente mas el mensaje de error.
La modificacion puede incluir multiples campos en un formulario.
Se debe guardar una version. Si se rechaza el cambio se eliminaran las modif icaciones y el Documento de Cobro permanecera como antes
[Si no se pudo modificar]
[Modificacion Exitosa]
Invocacion Listado Documento de Cobro( )
Seleccionar Documento de Cobro( )
Invocar Presentacion Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Solicitar Edicion Entidad( )
Invocar Edicion Entidad( )
Ingresar Informacion Documento de Cobro( )
Solicitar Listado Documento de Cobro( )
Invocacion Listado Documento de Cobro( )
Visualizar Listado Documento de Cobro( )
Solicitud Actualizacion Documento de Cobro( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Documento de Cobro( )
Informar Modificacion no Exitosa( )
Invocar Presentacion Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Solicitar Detalle Entidad( )
Recepcionar Detalle Entidad( )
Visualizar Edicion Documento de Cobro( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
Solicitud Informar Evento( )
Correo Informativo Modif icacion Entidad( )
Invocar Edicion Documento de Cobro( )
Actualizar Datos( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Documento de Cobro( )
Solicitud Informar Evento( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
Visualizar Edicion Documento de Cobro( )
Ingresar Aprobacion( )
Visualizar Error Actualizacion( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
Correo I nformativo Modif icacion Entidad( )
La aprobacion debe ser habilitable o deshabilitable segun:- Tipo Documento de Cobro- Monto
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 256 Ernesto Barahona Catalán
c) Eliminación de Documentos de Cobro
: Presentacion Listado Document os de Cobro
: Jefe Administrativo : Presentacion Documento de Cobro : Documento de Cobro : Gestion de
Correos : Responsable
: Presentacion Proveedor
La solicitud de eliminacion de un Documento de Cobro puede ser realizado desde las Boundaries Listado de Documento de Cobro, Presentacion Documento de Cobro y Presentacion Documento de Cobro.Se debe recordar que las acciones de sobre los Documento de Cobro requieren validacion del usuario.
[Si eliminacion exitosa]
Invocacion Listado Document o de Cobro( )
Invocar Eliminacion Documento de Cobro( )
Solicit ar Conf irmar Eliminacion( )
Confirmar Eliminacion( )
Solicitar Eliminar Documento de Cobro( )
Invocar Eliminacion Documento de Cobro( )
Solicitar Listado Documento de Cobro( )
Recepcionar Listado Documento de Cobro( )
Visualizar Listado Documento de Cobro( )
Eliminar Documento de Cobro( )
Invocar Resultado Eliminacion( )
Solicitud Informar Evento( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )Correo I nformativo Actualizacion Documento de Cobro( )
Invocar Presentacion Proveedor( )
Solicitar Listado Document o de Cobro( )
Recepcionar Listado Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Proveedor( )
Seleccionar Documento de Cobro( )
Invocar Presentacion Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Solicitar Edicion Documento de Cobro( )
Invocar Eliminacion Documento de Cobro( )
JP, IPV y Gerente General
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d) Consulta de Documentos de Cobro
: Jefe Administrativo : Presentacion Listado Documentos de Cobro
: Presentacion Documento de Cobro : Documento de Cobro
Invocacion Listado Documento de Cobro( )
Seleccionar Documento de Cobro( )
Invocar Presentacion Documento de Cobro( )
Solicitar Listado Documento de Cobro( )
Recepcionar Listado Documento de Cobro( )
Visualizar Listado Documento de Cobro( )
Solicitar Detalle Documento de Cobro( )
Recepcionar Detalle Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
e) Consulta de Saldo Pendiente de Pago a Proveedores
: Jefe Administrativo : Presentacion Listado Documentos de Cobro
: Presentacion Documento de Cobro : Documento de Cobro : Pago : Presentacion Pago
Invocacion Listado Documento de Cobro( )
Seleccionar Documento de Cobro( )
Invocar Presentacion Documento de Cobro( )
Solicitar Listado Documento de Cobro( )
Recepcionar Listado Documento de Cobro( )
Visualizar Listado Documento de Cobro( )
Solicitar Detalle Documento de Cobro( )
Recepcionar Detalle Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Consultar Pagos por Proveedor( )
Recepcionar Listado de Pagos Por Proveedor( )
Seleccionar Pago( )Invocacion Presentacion Pago( )
Solicitar Detalle de Pago( )
Recepcionar Detalle de Pago( )
Visualizar Detalle de Pago a Proveedor( )
Se debe notar que existe una pagina presentacion de listado de pagos, la cual posee filtros. Se pueden usar los filt ros para ver todos los pagos por Proveedor o por Documento de Cobro. Una idea interesante es que se ahí muestre el total pagado y el total adeudado.
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f) Registro de Pago a Proveedores
: Jef e Adminis trativ o
: Presentacion Documento de Cobro
: Edic ion Documentos de Cobro
: Edicion Pagos
: Presentacion Pago : Documento de Cobro : Pago : Gestion de
Correos : Responsable
: Coordinador Prov eedores
[Si entidad secundaria creada]
IPV, IP y Gerente General
La creacion de un pago se rea li za al editar un Docum ento de Cobro.Notese que toda creacion requiere una validacion de los usuarios, lo cua l no es reflejado por simplicidad.
Solicit ar Edic ion Documento de Cobro( )
Inv ocar Edic ion Documento de C obro( )
Solici tud de Ingreso de Pago( )
Visualizar Detalle Documento de C obro( )
Ingresar Informaci on Pago( )
Sol icitar Detal le Documento de Cobro( )
Recepcionar Detalle Documento de Cobro( )
Visualizar Pagina Edicion (Ingreso Modif icac ion) Entidad
Crear Nuevo Pago( )
Recepcionar Resultado Creacion Pago( )
Coord inar Creacion Pago( )
Invocar Creacion Pago( )
Vi sual izar Edicion Pago( )
Recepc ionar Resultado Creacion Pago( )
Retornar Pagi na Edicion Entidad( )
Sol icitud In form ar Evento( )
Correo Inf ormativ o Actualizacion Documento de Cobro( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
g) Asociación Proveedor a Documento de Cobro
: Jef e Administrativ o
: Presentacion Documento de Cobro
: Edicion Documentos de Cobro
: Documento de Cobro
: Registro Prov eedores : Gestion de
Correos : Responsable
La asignacion de un Prov eedor es un caso particular de la Modif icacion de Documento de Cobro, solo realaciona el Documento de Cobro con el Prov eedor, pero no modif ica al Prov eedor. Notese que toda modif icacion requiere una v alidacion de los usuarios, lo cual no es ref lejado por simplicidad.
[Si no se pudo modif icar]
[Modif icacion Exitosa]
Solicitar Edicion Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Inv ocar Edicion Documento de Cobro( )
Seleccionar Prov eedor( )
Ingresar Inf ormacion Documento de Cobro( )
Solicitar Detalle Documento de Cobro( )
Recepcionar Detalle Documento de Cobro( )
Visualizar Edicion Documento de Cobro( )
Actualizar Datos( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Documento de Cobro( )Inf ormar Modif icacion no Exitosa( )
Inv ocar Presentacion Documento de Cobro( )
Solicitar Listado de Prov eedores( )
Recepcionar Listado de Prov eedores( )
Solicitud Informar Ev ento( )
Correo Informativ o Actualizacion Documento de Cobro( )
Correo Informativ o Actualizacion Documento de Cobro( )
JP, IPV y Gerente General
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 259 Ernesto Barahona Catalán
h) Asociación Documento de Compra o Cotización
: Jefe Administrativo
: Presentacion Documento de Cobro
: Edicion Documentos de Cobro
: Documento de Cobro
: Contratos y Cotizaciones : Gestion de
Correos : Responsable
[Si no se pudo modificar]
[Modificacion Exitosa]
Solicitar Edicion Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Invocar Edicion Documento de Cobro( )
Seleccionar Documento de Compra y Cotizacion( )
Ingresar Informacion Documento de Cobro( )
Solicitar Detalle Documento de Cobro( )
Recepcionar Detalle Documento de Cobro( )
Visualizar Edicion Documento de Cobro( )
Actualizar Datos( )
Recepcionar Resultado Modif icacion Documento de Cobro( )Informar Modificacion no Exitosa( )
Invocar Presentacion Documento de Cobro( )
Solicitar Listado Compra o Cotizacion( )
Recepcionar Listado de Compra o Cotizacion( )
Solicitud Informar Evento( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
Correo Informativo Actualizacion Documento de Cobro( )
La asignacion de un Documento de Compra o Cotizacion es un caso par ticular de la Modificacion de Documento de Cobro, solo realaciona el Documento de Cobro con el Documento de Compra o Cotizacion, pero no modifica al Documento de Compra o Cotizacion.Notese que toda modificacion requiere una validacion de los usuarios, lo cual no es reflejado por simplicidad.
JP, IPV y Gerente General
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 260 Ernesto Barahona Catalán
i) Validación Parámetros
: Jefe Administrativo : Edicion Documentos de Cobro : Validador Documento de Cobro
: Documento de Cobro
[Si parametro no es v alidado]
[Si parametro es v alidado]
Ing resar Informacion Documento de Cobro( )
Visualizar Detalle Documento de Cobro( )
Actualizar Datos( )
Validar Dato( )
Recepcionar Resultado Validacion Dato( )
Recepcionar Resultado Modificacion Documento de Cobro( )
Visualizar Pagina de Error( )
Validaciones 1:
- Si Tipo de documento = Factura, boleta o Nota de Crédito y Tipo docto. formalización = OC, y RUT menor o igual a 60.000.000 acusar error "Persona natural no tiene orden de compra"- Si Tipo de documento = boleta y RUT mayor a 60.000.000 y Neto distinto a Total "acusar error"- Si Tipo de documento = Factura o Nota de Crédito y Neto * 1 + (%impto/100) distinto a Total acusar error "error en porcentaje de impto., impto. , neto o Total"- Si Tipo de documento = boleta y RUT menor o igual a 60.000.000 y Neto - (Neto * (%impto/100)) distinto a Total acusar error "error en porcentaje de impto., impto. , neto o Total"- Si Tipo de documento = boleta, y RUT menor o igual a 60.000.000, y Tipo docto. formalización = CN o AD, y Numero docto formalización no existe en tabla Contratos acusar error "Numero de contrato no existe"- Si Tipo de documento = Factura y Tipo docto. formalización = OC, y Numero docto formalización no existe en tabla Orden de Compra acusar error "Numero de orden de compra invalido"- Si Tipo de documento = Factura o boleta y Tipo docto. formalización = OC, y Numero docto formalización no existe en tabla Orden de Compra acusar error "Numero de orden de compra invalido"
Validaciones 2:
n - Si [Sumatoria(Valor i) ] i=1distinto de Neto acusar error "Detalle descuadrado con Total"
Validacion 3:
- Si tipo y numero de documento no existe, o pertenece a otro RUT acusar "Documento no existe, o pertenece a otro proveedor " y permitir volver a dig itar RUT, tipo y numero de documento.- Si código de estado = 0 acusar "documento de cobro eliminado" y permitir volver a digitar RUT, tipo y numero de documento.- Si código de estado = 2 acusar "documento de cobro pagado o en proceso de pago" y permitir volver a digitar RUT, tipo y numero de documento.- Si código de estado = 1 y monto pagado > 0 acusar "documento en estado de pagado no se puede modificar" y permitir volver a digitar RUT, tipo y numero de documento.
- Si monto de pago + [Nota de crédito aplicado al pago] mayor al Total del documento en cobro acusar error "El pago es superior al total del documento" y permitir corregir los datos ingresados. - Si monto de pago + [Nota de crédito aplicado al pago] menor al Total del documento en cobro acusar error "Documento no es pagado en su totalidad y preguntar si quiere registrar el pago.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 261 Ernesto Barahona Catalán
2.4 Modelo de Datos Administración de la Relación con el Proveedor
2.5 Paquete Administración de la Relación con el Proveedor
Recopilacion de Proveedores
Operacion de Proveedores
Calificación de Proveedores
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 262 Ernesto Barahona Catalán
2.5.1. Diagrama de Clases Administración de la Relación con el Proveedor 2.5.1.1. Recopilación de Proveedores
Presentacion Prov eedor
Invocar Presentacion Prov eedor()Rec ibir Datos Prov eedor()Rec ibir lista de Prov eedores()Selecc ionar Filtro()Selecc ionar Prov eedores()Confirmar s elecc ion()Presentar Ejemplo de Correo()Aprobar/modificar Correo()Ingres ar respuesta y Cotiz ac iones () Recibir Calific ac ion Cotizacion Parametros()Solicitar Calific ac ion()Rec ibir Calific ac iones ()Preselec cionar()Solicitar pagina de tarea()Solicitud Creacion Nuev o Proyecto()Solicitar Edicion Proveedor()Solicitar Eliminac ion Prov eedor()opname()Rec epcionar Lis tado Documento de Cobro()Selecc ionar Doc umento de Cobro()
(from P resentacion Ent...
Selec cionador de Caracteristicas de Proveedor
Cons ultar Campos de Ingres o del Tipo de Prov eedor()...
(from Cont...
Selecc ionador de Proveedores
Solic itar lis tado Prov eedores()Recibir y Ordenar Proveedores ()Aplic ar filtro()Identific ar Prov eedor()Recibir Detalles Proveedor()
(from Cont...
Edicion Alianza
Inv oc ac ion Edicion Alianz a()Ingresar Datos Alianza()Recepc ionar Res ultado Creac ion Alianz a()Aprobar Alianza()Recepc ionar Res ultado Modificacion Estado()Detalle Alianz a()Recepc ionar Res ultado Modificacion Alianz a()Aprobar Eliminacion Alianza()Recepc ionar Listado de Documentos()Inc orporar Doc umento()Selec cionar Documento()
(from Edicion Ent...
Gestion de Correos
Indic ar Ac tividades Critic as ()Solic itar Informar Acciones Correc tivas()Generar Correo Cotiz ac ion()Enviar Correo()Generar Correo Preselecc ionados()Generar Correo Coordinac ion()Solic itud de Env iar Correo()Informar Anulac ion Cotizac ion()Informar Rec ursos y c os tos()Informar Res pons ables Ac tividades()Informar H ito de Rec audac ion()Informar Proveedor Aprobado()Informar Rec hazo Proveedor()Solic itar Informar Propuesta()Solic itud de Informar Modific ac ion Demanda()Solic itar Informar Adjudicac ion()Solic itud de Informar Modific ac ion Propues ta()Solic itar Informar Modificacion Entidad()Solic itar Informar Creacion Entidad()Solic itar Informar Eliminac ion Entidad()Solic itud Informar Ev ento()Identific ar Correo de Evento()Identific ar opciones de Evento()Identific ar Responsables de Evento()Redactar Correo()Recibir responsables entity ()Recibir Correo Modific ado()Solic itud Informar Nuev a Propuesta()Informar Solicitud Nuev a Busqueda()
(from Interf...
Edicion Prov eedores
Solic itar Pagina()Solic itar Tipos de Prov eedor()Selec cionar Tipo de Prov eedor()Recibir Campos()Recibir Parametros de Prov eedor()Solic itar Verificar Proveedor()Ìngresa documentos s obre Prov eedor()Solic ita Calificar Proveedor()Recibir Resultado Calific ac ion Proveedor()Solic itud de Guardar Informac ion Proveedor()Inv oc ac ion Creac ion Nuev o Proveedor()Recepc ionar Res ultado Creacion Nuevo Prov eedor()Inv oc ar Edic ion Proveedor()Recepc ionar Res ultado Modificac ion Prov eedor()Selec cionar Tipo Compra o Cotizacion()Solic itar Nuevo Contrato o Cotizac ion()
(from Edicion Ent...
Pres entacion Lis tado Proveedores
Inv oc ac ion Listado Proveedores ()Recepc ionar Listado de Proveedores ()Solicitud Creac ion Nuevo Prov eedor()Selec cionar Prov eedor()Inv oc ac ion Eliminac ion Prov eedor()Confirmar Eliminación Proveedor()Inv oc ar Res ultado Eliminacion()Selec cionar Filtro()
(from P resentacion Listado de Ent...
Documento
Solic itar Listado Doc umentos()
(from Entida...
Regis tro Prov eedores
ID_ProveedorRutNombreNombre de FantasiaD irecc ionTelefonoContactoCalific ac ion
Solicitar tipos de Proveedor()Consulta Datos Proveedor()Regis tra Prov eedor()Consultar proveedores()Solicitar detalles proveedor()Regis trar Calificacion()Regis trar Prov eedor s elec cionado para c otizacion()Regis trar Prov eedor Preselecc ionado()Solicitar Lis tado de Proveedores ()Crear Nuev o Proveedor()Solicitar Detalle de Proveedor()Actualizar Proveedor()Eliminar Proveedor()Regis trar Calc ulo Proveedor()
(from Entida...
Presentac ion Alianz a
Inv oc ar Pres entac ion Alianz a()Solicitar Eliminar Alianza()Recepc ionar Detalle Alianza()Solicitar Edic ion Alianza()
(from P resentacion Ent...
Presentacion Lis tado Alianzas
Inv oc ac ion Listado Alianz as ()Recepc ionar Listado Alianz as ()Inv oc ar Eliminacion Alianz a()Confirmar Eliminacion Alianz a()Selec cionar Alianza()Solicitud Edic ion Alianz a()
(from Presentacion Listado de Ent...
Alianz a
Solic itud Detalle Alianz a()Crear Nueva Alianz a()Modificar Estado Alianz a()Modificar Alianz a()Solic itar Listado Alianz as ()Requerimiento Borrar Alianza()Borrar Alianz a()
(from Entida...
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 263 Ernesto Barahona Catalán
2.5.1.2. Operación de Proveedores
Tarea
ID_TareaProyectoPrioridadEstadoResponsableJefe de ProyectoNombreDescripcionFecha de ComienzoFecha Compromet idaTiempo Est imadoObservaciones
Solicitar lista de Tareas()Registrar Recursos y Costos()Solicitar Detalle Tarea()
(from Entidades)
Edicion Documentos de Cobro
Invocacion Creacion Documento de Cobro()Ingresar Informacion Documento de Cobro()Recepcionar Resultado Creacion Documento de Cobro()Invocar Edicion Documento de Cobro()Ingresar Aprobacion()Recepcionar Resultado Modif icacion Documento de Cobro()Recepcionar Detalle Documento de Cobro()Recepcionar Listado de Proveedores()Seleccionar Proveedor()Recepcionar Listado de Compra o Cotizacion()Seleccionar Documento de Compra y Cotizacion()Solicitud de Ingreso de Pago()Retornar Pagina Edicion Entidad()
(from Edic ion Documentos de Cobro)
Validador Documento de Cobro
Validar Dato()
(from Validador Entidad)
Presentacion Listado Documentos de Cobro
Invocacion Listado Documento de Cobro()Recepcionar Listado Documento de Cobro()Solicitud Creacion Documento de Cobro()Seleccionar Documento de Cobro()Invocar Eliminacion Documento de Cobro()Confirmar Eliminacion()Invocar Resultado Eliminacion()
( from Presentacion Lis tado de Entity )
Presentacion Documento de Cobro
Invocar Presentacion Documento de Cobro()Solicitar Edicion Documento de Cobro()Solicitar Eliminar Documento de Cobro()Recepcionar Detalle Documento de Cobro()Recepcionar Listado de Pagos Por Proveedor()Seleccionar Pago()
( from Presentacion Doc umento de Cobro)
Pago
Crear Nuevo Pago()Consultar Pagos por Proveedor()Solicitar Detalle de Pago()
(from Entidades )
Presentacion Contrato y Cot izaciones
Invocar Presentacion Compra o Cot izacion()Solicitar Edicion Compra o Cotizacion()
(fr om Pres entac ion Contratos y Cotiz ac iones )
Presentacion Listado de Compra y Cot izaciones
Invocar Listado Compra o Cotizacion()Recepcionar Listado Compra o Cotizacion()Solicitud Ingreso Nueva Compra o Cotizacion()Seleccionar Compra o Cot izacion()
(from Pres entac ion Listado de Entity)
Edicion Contrato y Cotizaciones
Invocar Edicion Compra o Cot izacion()Ingresar Informacion Compra o Cotizacion()Recepcionar Resultado Creacion Compra o Cot izacion()Recepcionar Detalle Compra o Cotizacion()Aprobar Ingreso Compra o Cotizacion()Recepcionar Resultado Creacion Compra o Cot izacion()Aprobar Modif icacion Compra o Cotizacion()
(fr om Edic ion Contratos y Cotiz ac iones )
Documento de Cobro
Solicitar Listado Documento de Cobro()Solicitud Creacion Documento de Cobro()Actualizar Datos()Solicitar Detalle Documento de Cobro()Solicitud Actualizacion Documento de Cobro()Eliminar Documento de Cobro()Recepcionar Resultado Validacion Dato()
(from Documento de Cobro)
Seleccionador de Proveedores
Solicitar listado Proveedores()Recibir y Ordenar Proveedores()Aplicar filtro()Identificar Proveedor()Recibir Detalles Proveedor()
(from Control)
Contratos y Cotizaciones
Solicitar Listado Compra o Cotizacion()Crear Nueva Compra o Cot izacion()Solicitar Detalle Compra o Cot izacion()Actualizar Compra o Cot izacion()Solicitar Actualizar Compra o Cotizacion()
( from Contratos y Cotiz ac iones)
Proyecto
IDClienteJefe de ProyectosPrioridadNombreEstadoDescripcionFecha de Creacion
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 264 Ernesto Barahona Catalán
2.5.1.3. Calificación de Proveedores
Presentacion Prov eedor
Invocar Presentacion Proveedor()Recibir Datos Proveedor()Recibir lista de Prov eedores()Seleccionar Filtro()Seleccionar Proveedores()Confirmar seleccion()Presentar Ejemplo de Correo()Aprobar/modificar Correo()Ingresar respues ta y Cotizaciones () Recibir Calificac ion Cotizacion Parametros()Solicitar Calificac ion()Recibir Calific aciones()Preselecc ionar()Solicitar pagina de tarea()Solicitud Creacion Nuev o Proyecto()Solicitar Edicion Proveedor()Solicitar Eliminacion Proveedor()opname()Recepc ionar Lis tado Documento de Cobro()Seleccionar Doc umento de Cobro()
(from Presentacion Ent...
Presentacion Listado Proveedores
Invocacion Listado Prov eedores()Recepcionar Listado de Proveedores ()Solicitud Creacion Nuev o Prov eedor()Selecc ionar Proveedor()Invocacion Eliminacion Proveedor()Confirmar Eliminac ión Proveedor()Invocar Resultado Eliminac ion()Selecc ionar Filtro()
(from Presentacion Listado de Ent...
Regis tro Proveedores
ID_ProveedorRutNombreNombre de FantasiaDirec cionTelefonoContactoCalificac ion
Solicitar tipos de Proveedor()Cons ulta Datos Proveedor()Registra Proveedor()Cons ultar prov eedores()Solicitar detalles proveedor()Registrar Calific acion()Registrar Proveedor s eleccionado para cotizacion()...Registrar Proveedor Preselec cionado()Solicitar Listado de Proveedores()Crear Nuevo Proveedor()Solicitar Detalle de Proveedor()Actualizar Prov eedor()Eliminar Proveedor()Registrar Calculo Proveedor()
(from Entida...
Calificacion Proveedor
Invoca Calificac ion()Recibir Parametros Calificación()Aprueba/Cancela Calificacion()Recibir Lista Proveedores ()Seleccionar Filtro()Seleccionar Proveedor()Derivar detalles Proveedor()Recepcionar Detalle Proveedor()Recepcionar Resultado Actualizac ion()
(from Edicion Ent...
Edicion Proveedores
Solicitar Pagina()Solicitar Tipos de Proveedor()Selec cionar Tipo de Proveedor()Recibir Campos()Recibir Parametros de Prov eedor()Solicitar Verificar Prov eedor()Ìngres a documentos s obre Proveedor()Solicita Calificar Proveedor()Recibir Resultado Calific acion Proveedor()Solicitud de Guardar Informacion Prov eedor()Inv oc acion Creac ion Nuevo Proveedor()Recepcionar Res ultado Creac ion Nuevo Proveedor()Inv oc ar Edicion Proveedor()Recepcionar Res ultado Modificac ion Proveedor()Selec cionar Tipo Compra o Cotizacion()Solicitar Nuevo Contrato o Cotizac ion()
(from Edicion Ent...
Gestion de Correos
Indicar Ac tividades Criticas ()Solicitar Informar Ac ciones Correctivas()Generar Correo Cotiz acion()Enviar Correo()Generar Correo Preselecc ionados()Generar Correo Coordinacion()Solicitud de Env iar Correo()Informar Anulac ion Cotiz acion()Informar Recurs os y cos tos()Informar Responsables Actividades()Informar Hito de Recaudacion()Informar Prov eedor Aprobado()Informar Rechazo Proveedor()Solicitar Informar Propuesta()Solicitud de Informar Modific acion Demanda()Solicitar Informar Adjudic acion()Solicitud de Informar Modific acion Propuesta()Solicitar Informar Modificacion Entidad()Solicitar Informar Creacion Entidad()Solicitar Informar Eliminac ion Entidad()Solicitud Informar Evento()Identificar Correo de Evento()Identificar opciones de Evento()Identificar Respons ables de Evento()Redac tar Correo()Recibir respons ables entity()Recibir Correo Modificado()Solicitud Informar Nueva Propuesta()Informar Solic itud Nueva Busqueda()
(from Interf...
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 265 Ernesto Barahona Catalán
3. Proceso de Gestión de la Producción y la Entrega
3.1 Subproceso: Incorporación de Nuevos Productos y Servicios
Adaptación de Producto Anterior
Ingeniero
(from Gerencia de Operaciones)
Busqueda y Rev isión de Productos Similares
Incorporac ión de nuev as caracteristicasIngeniero Senior
(from Gerencia de Operaciones)
Gerente de Ingenieria
(from Gerencia de Operaciones)
Jef e Administrativ o
(from Gerencia y Administracion)
Gerente General
(from Gerencia y Administracion)
Rev isión, Validación y Registro de Nuev os Productos
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 266 Ernesto Barahona Catalán
3.1.1. Actividad: Búsqueda y Revisión de Producto Similares
3.1.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Busqueda y Revisión de Productos Simi lares
Ingeniero Senior
(f rom Gerencia de Operaciones)
3.1.1.2. Escenario
: Ingeniero SeniorAplicacion
Solicitar listado de Tipo de Proyectos (templates)
Mostrar Listado
Solicitar detalles de templates
Mostrar Detalle de Templates
Solicitar Copiar un Template con nuevo nombreCopiar Template con
nuevo nombre
Mostrar Nuevo Template
Cerrar Aplicacion
Ingeniero Senior recibe una instruccion de generar nuevo producto (proyecto tipo). Investiga proyectos exis tentes y escoge uno como base, lo copia con otro nombre para deferenciarlo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 267 Ernesto Barahona Catalán
3.1.2. Actividad: Adaptación de Producto Anterior
3.1.2.1. Diagrama del Caso de Uso
Adaptación de Producto AnteriorIngeniero
(f rom Gerencia de Operaciones)
3.1.2.2. Escenario
: IngenieroAplicacion
Solicitar Nuevo Template
Presentar Nuevo Template
Adaptar template a nuevo producto
Registrar Modi ficaciones
Presentar Templte modificado
Cerrar Aplicacion
Ingeniero recibe instrucciones de Ingeniero Senior para modificar template copiado. Modifica template segun nuevo proyecto.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 268 Ernesto Barahona Catalán
3.1.3. Actividad: Incorporación de Nuevas Características
3.1.3.1. Diagrama del Caso de Uso
Ingeniero Senior
(f rom Gerencia de Operaciones)
Incorporación de nuevas caracteristicas
Ingeniero
(f rom Gerencia de Operaciones)
3.1.3.2. Escenario
: Ingeniero SeniorAplicacion
: Ingeniero
Ingeniero senios recibe template modificado e incorpora nuevas caracteris ticas. Envia instrucciones a Ingeniero para completar modificaciones
Solicitar Template Modificado
Presentar Template Modificado
Incorporar Nuevas caracteris ticas
Registrar Modi ficaciones
Presentar Templete modificado
InstruccionesEnviar Instrucciones
Cerrar Aplicacion
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 269 Ernesto Barahona Catalán
3.3.4. Actividad: Revisión, Validación y Registro de Nuevos Productos
3.3.4.1. Diagrama del Caso de Uso
Gerente de Ingenieria
(f rom Gerencia de Operaciones)
Gerente General
(f rom Gerencia y Administracion)
Ingeniero Senior
(f rom Gerencia de Operaciones)
Revisión, Val idación y Registro de Nuevos Productos
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
3.3.4.2. Escenario
: Ingeniero SeniorAplicacion
: Gerente de Ingenieria : Jefe Administrativo : Gerente Genera l
Ingresar Resumen de ProductoRegistrar Resumen
Solicitar Envio de Resumen e Informe de Destrezas
Ingresar Informe de destrezas de la Empresa
Enviar Documentos
Enviar DocumentosEnviar DocumentosIncorporar Observaciones
Cerrar Aplicación
Modificar Estado
Ingeniero Senior Genera un resumen ejecutivo conlos elemntos mas relevantes del Producto Desarrollado. Tambien genera un informe sobre las competencias de la empresa para realizar el producto. Envia informes a actores relevantes.
Ingeniero Senior incorpora observacions de actores relevantes. Modifica el estado de producto (etapa de idea, en desarrollo, en validación, en producción).
Como consecuencia de las observaciones la vali dación puede generar varios ciclos para incorporar l as modificaciones necesarias.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 270 Ernesto Barahona Catalán
3.2 Subproceso: Planificación
Inicializar Detallar Ac tiv idades
Jef e Administrat iv o
(from Gerencia y Administracion)
Ingenieria Interna
(from Gerencia de Operaciones)
Jef e de Proy ectos
(from Gerencia de Operaciones)
Prov eedor
(from Apoyo)
Prov eedor o RRHH
(from Apoyo)
Coordinacion Inicial
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 271 Ernesto Barahona Catalán
3.2.1. Actividad: Inicializar
3.2.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Inicializar
Administracion De Compra Y Cotizaciones
(f rom 2.2_Operacion de prov eedores)
<<include>>
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)
3.2.1.2. Documentación CU
USE CASE 1 Inicializar Objetivos en contexto
Se realizan todas las actividades necesarias para iniciar la planificación. Recibe confirmación de costos y disponibilidad con Proveedores y RRHH desde Administración de la Relación con los Proveedores. Si se debiera cambiar un proveedor, recibe una nueva preselección (construida sobre la base del trabajo realizado en Elaboración de la Propuesta), se selecciona el nuevo proveedor. Una vez definido el listado de proveedores se verifica su suficiencia para realizar el trabajo requerido.
Ámbito y Nivel Planificación de Proyectos Precondiciones Se debe haber ganado Propuesta. Condiciones Éxito
Deben estar disponibles todos los antecedentes registrados en el proceso elaboración de propuesta.
Condición Fallo El Jefe de Administración puede, de ser necesario, reemplazar algunos proveedores o RRHH definidos para el proyecto.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe de Proyecto Proveedores y RRHH
Trigger Recepción de una licitación o demanda adjudicada.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 272 Ernesto Barahona Catalán
DESCRIPCION Pasos Acción 1 Rescata oferta técnica y económica desde el
sistema 2 Confirma costos y disponibilidad de proveedores y
RRHH. Si algún recurso no pudiese participar solicita al proceso Administración Relación con Proveedores, suministre terna para reemplazo.
3 Gestión Producción y Entrega. 4 Genera nuevo proyecto en herramienta de TI,
definiendo: � Grupo de trabajo � Actividades de acuerdo a plantilla
INFORMACIÓN RELACIONADA Prioridad: Primaria Desempeño Datos almacenados en Elaboración de Proyectos.
3.2.1.3. Escenario
: Jefe de Proyectos Aplicacion : Jefe Adminis trativo
Una vez informado que la propuesta ha sido ganada el Jefe de Proyecto inicial iza el proyecto y verifica la idoneidad de los parti cipantes del proyecto.
Informar Via email propuesta ganada
Solicitar Pagina de Proyecto
Presentar Pagina de Proyecto
Solicitar Propuesta
Enviar PropuestaEl Jefe de Proyectos (JP) baja el archivo que contiene la propuesta para revisar su contenido. La aplicacion solo permite bajar este archivo y no subir nuevas versiones.
Registra suficiencia de Proveedor
[Proveedor Aprobado]
Habilitar Orden de Compra
Rechazar ProveedorRegistrar Proveedor rechazado[Proveedor rechazado]
Informar via email consolidado estado proveedores
JP tiene la opción de aprobar proveedores o rechazarlos si lo considera perti nente. La aprobacion habil ita la orden de compra, el rechazo genera una solicitud por nuevos candidatos. JP puede ingresar en varias sesiones hasta que todos los proveedores se encuentren aprobados
Actualizar parametros proyecto
Registrar actualizaciones
El JP puede actualizar parametros como fechas, actividades, etc, según considere necesario y según información posterior a la propuesta.
Indicar Termino Inicializacion Registrar termino Inicializacion
Indicar termino sesion revision proveedores
Presentar pantalla de tareas
Solicitar nuevos proveedores
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 273 Ernesto Barahona Catalán
3.2.1.4. Descripción de Clases a) Boundary: • Presentación Propuesta: pagina Web en la cual se prepara la propuesta, posee
toda la información de la propuesta y los documentos asociados. • Página de inicio del proyecto: página Web que presenta al usuario un
resumen del proyecto, y los enlaces a sus diferentes partes, como actividades, proveedores, etc.
• Página de Tareas: presenta un resumen de todas las tareas asociadas a un proyecto, así como los responsables, recursos, costos y plazos.
• Página de presentación de Proveedor: Página que presenta las características de un proveedor en particular. Presenta filtros que pueden ser utilizados para restringir al búsqueda proveedores según características. Se comunica con Seleccionador de Proveedores para determinar los proveedores y orden a mostrar.
b) Entity: • Registro de Proveedores: clase tipo entity que registra todos los antecedentes
de un proveedor, tales como Rut, nombre, tipo, calificación, trabajos realizados, datos de contacto.
• Tarea: conjunto de acciones que forman parte de un proyecto, tienen responsable, recursos y fechas asignadas.
• Propuesta: Ofertas técnica y económicas del proyecto actual, fueron o serán entregadas al cliente y tienen por finalidad ganar una licitación o oferta a un cliente. Contiene los archivos de la propuesta.
c) Control: • Aprobador de Proveedores: Clase de Control encargada de actualizar el
estado y gestionar la aprobación o rechazo de proveedores con el área administrativa.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
• 3.2.1.5. Diagrama de Realización
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 274 Ernesto Barahona Catalán
: Jef e de Proy ectos : Presentacion Proy ecto : Presentacion Propuesta : Presentacion Tareas : Presentacion Prov eedor : Propuesta : Tarea : Jef e Administrativ o : Gestion de Correos
: Aprobador de Prov eedores
: Registro Prov eedores
JP recibe correo inf ormando propuesta ganada, posteriormente rev isa proy ecto y baja propuesta para revisarla. Accede a las páginas sucesiv as mediantes enlaces (links).
JP rev isa cada tarea del proy ecto y el prov eedor asociado. Decide Aprobar o Rechazar Prov eedor en base al anális is de suf iciencia para realizar la tarea.
Inv ocar Pagina de Proy ecto( )
Pagina de Proy ecto
Inv ocar Pagina Propuesta( )
Pagina Propuesta
Solicitar descargar Propuesta( )
Inv ocar Pagina deTareas( )
Seleccionar Tarea( )
Detalle tarea
Solicitar Detalle Prov eedor( )
Aprobar/rechazar Proveedor( )
Actualizar f echas( )
Inv ocar Presentacion Prov eedor( )
Solicitar pagina de tarea( )
Inv ocar Pagina deTareas( )
Detalle de tarea
Solicitar Detalle Propuesta( )
Recibir Detalle Propuesta( )
Solicitar archiv o Propuesta( )
Propuesta
Solicitar lista de Tareas( )
Recibir lista de Tareas( )Pagina de tareas
Solicitar Detalle Tarea( )
Recibir Detalle Tarea( )
Registrar y cambiar estado a inicializada
Inf ormar Propuesta Ganada
Inf ormar Aprobacion o Rechazo Prov eedores( )
[Si Prov eedor es Aprobado] Inf ormar Prov eedor Aprobado( )
Inf ormar Aprobacion
[Si Prov eedor es Rechazado] Inf ormar Rechazo Prov eedor( )
Inf ormar Rechazo
Solicitar detalles prov eedor( )
Recibir Datos Proveedor( )
Detalle Prov eedor
El Jef e de proy ectos puede y debe actualizar el estado de todas las tareas. De otra f orma, el sistema muestra alarmado el proy ecto.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 275 Ernesto Barahona Catalán
3.2.2. Actividad: Coordinación Inicial 3.2.2.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Ingenieria Interna
(f rom Gerencia de Operaciones)
Coordinacion Inicial
Proveedor
(f rom Apoy o)
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 276 Ernesto Barahona Catalán
3.2.2.2. Documentación CU
USE CASE 1 Coordinación Inicial Objetivos en contexto
Realizar las actividades de identificación de cada actividad y de avisar a los comprometidos un rango de fecha donde cada uno de ellos participará en el proyecto.
Ámbito y Nivel Planificación de Proyectos Precondiciones Se debe haber inicializado el proyecto. Condiciones Éxito
Deben estar disponibles todos los antecedentes registrados en el proceso elaboración de propuesta.
Condición Fallo El Jefe de Administración puede reemplazar algunos proveedores o RRHH definidos para el proyecto, si en esta coordinación hay alguien que por distintas razones desiste de continuar con el proyecto.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe de Proyecto Jefe Administrativo, Ingeniería Interna y Proveedores y RRHH
Trigger El Jefe de Proyectos ha inicializado un proyecto previamente adjudicado
DESCRIPCION Pasos Acción 1 Análisis de oferta técnica, precisando que en este
documento se haya contemplado todo lo requerido para el proyecto.
2 Coordinación de recursos de acuerdo a las actividades para inicio de proyecto.
3 Especializa plantilla de acuerdo al proyecto que se va a realizar.
4 Identifica actividades que requieren uso de dinero, tales como viajes, estadía, traslados, colación, etc.
INFORMACIÓN RELACIONADA Prioridad: Primaria Desempeño Sistema inicializado.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 277 Ernesto Barahona Catalán
3.2.2.3. Escenario
: Jefe de ProyectosAplicacion
: Ingenieria Interna : Proveedor : Jefe Administrativo
Una vez que el Jefe de Proyectos ha Ini cial izado la planti lla del proyecto y ha veri ficado l a idoneidad de las capacidades de los participantes del proyecto, se coordina con los responsables y registra los compromisos.
Ingresar a sitio de proyecto
Presentar sitio de proyecto
Solicita enviar correo a responsables
Informar proyecto
Informar Proyecto
Responder email
Responder email
Registrar respuestas
El JP informa a los responsables las Tareas que deben real izar, asi como el periodo de tiempo aproximado (quincena o mes) y rei tera los estandares de satisfaccion para l a recepcion de esas Tareas
Revisar respuestas
Mostrar respuestas
Verificar cada cual conoce sus responsabilidades
Registrar verificacion de
responsabilidades
Solitar continuar con pagina de Tareas
Mostar Tareas
Verificar e ingresar recursos y costos por Tareas
Registar recursos y costos
Indicar termino de Coordinacion inicial
Registrar termino de Coordinacion inicial
Informar costos y recursos
JP veri fica que los responsables han recepciondo el correo y se encuentran informados. Verif ica su disponibi l idad en los periodos indicados. En caso que un proveedor no se encuetre disponible se abre "Inicializacion " y se sol ici tan nuevos candidatos.
Solicitar nuevos proveedores
[Proveedor no disponible]
Calcular costos
Presentar costos
Solictud de registro de recursos y costos
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 278 Ernesto Barahona Catalán
•
3.2.2.4. Descripción de Clases
a) Boundary: • Página de Tareas: presenta un resumen de todas las tareas asociadas a un
proyecto, así como los responsables, recursos, costos y plazos.
b) Entity: • Tarea: conjunto de acciones que forman parte de un proyecto, tienen
responsable, recursos y fechas asignadas. • Orden de Compra: contiene la información de compra asociada a un
proveedor que participa en un proyecto.
c) Control: • Aprobador de Proveedores: Clase de Control encargada de actualizar el
estado y gestionar la aprobación o rechazo de proveedores con el área administrativa.
• Calculador de Costos: Clase de control que implementa la lógica de cálculo de los costos de una tarea.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 279 Ernesto Barahona Catalán
3.2.2.5. Diagrama de Realización
: Jef e de Proy ectos : Presentacion Tareas : Tarea : Gestion de
Correos : Prov eedor : Ingenieria Interna : Jef e Administrativ o : Calculador Costos : Aprobador de
Prov eedores : Orden de Compra
Inv ocar Pagina deTareas( )Solicitar lista de Tareas( )
Recibir lista de Tareas( )Visualizar Pagina de Tareas( )
Marcar Tareas( )
Solicitud de correo a responsablesGenerar Correo Coordinacion( )
Presentar Ejemplo Correo Coordinacion( )Visualizar
Aprobar/modif icar Correo( )Solicitud de Env iar Correo( )
Recibir Correo Coordinacion( )
Recibir Correo Coordinacion( )
Nombre proyecto, actividades, descripcion actividades, recordatorio de estandares, ID cotizacion
Respuesta Correo
Respuesta Correo
Ingresar Respuestas Prov eedores( )Registrar Respuestas
[Prov eedor no disponible] Solicitar Modif icar Prov eedor
Inf ormar Prov eedor no DisponibleConsultar estado orden de Compra( )
[Estado: Aprobada] Cambiar estado "Anulada por no disponibilidad Prov eedor"
Inf ormar Anulacion Cotizacion( )Inf ormar Anulacion
[Estado Dif rente Aprobado] Informar no se puede anular prov eedor
Inv ocar Pagina deTareas( )
Listado Tareas
Seleccionar Tarea( )
Detalle Tarea
Ingresar Recuros y costos estimados( )
Solicitar Calculo de Costos( )Inv ocar Calculo costos( )
Recibir Costos Calculados( )Mostrar Calculo
Solicitud de Registro de Recuros y Costos
Registrar Recursos y Costos( )
Inf ormar Recursos y costos( )Informar Recursos y Costos
Indicar termino CoordinacionRegistrar Termino Coordinacion
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 280 Ernesto Barahona Catalán
3.2.3. Actividad: Detallar Actividades
3.2.3.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)Jefe Administrativo
(f rom Gerencia y Administracion)
Ingeni eria Interna
(f rom Gerencia de Operaciones)
Coordinacion Inicial
Detall ar Actividades
<<extend>>
3.2.3.2. Documentación CU
USE CASE 1 Detallar Actividades Objetivos en contexto
Detallar y afinar la planificación de los proyectos.
Ámbito y Nivel Planificación de Proyectos Precondiciones Se debe haber inicializado y coordinado el proyecto. Condiciones Éxito
Deben estar asignados todos los recursos y actividades gruesas que conformaran el proyecto.
Condición Fallo El Jefe de Proyecto puede agregar o eliminar actividades definidas en la oferta técnica.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe de Proyecto Jefe Administrativo, Ingeniería Interna y Proveedores y RRHH
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 281 Ernesto Barahona Catalán
Trigger Se requiere detallar las actividades, ya sea porque se dio inicio al proyecto o por cambios en el mismo.
DESCRIPCION Pasos Acción 1 Realizar acuerdo de controles en fechas
planificadas, para verificar estado de avance según lo presupuestado.
2 Registra estado de avance real y observaciones en sistema.
3 Registrar calidad en cada revisión de avance. � Fecha de entrega � Fechas de control � HH requeridas por la actividad � Horas que dedicará el responsable,
identificando las horas por día, semana o mes, según corresponda.
4 Asignación de las horas a la agenda del responsable, para que esas horas no puedan ser asignadas a otras actividades.
INFORMACIÓN RELACIONADA Prioridad: Primaria Desempeño Sistema inicializado y actividades coordinadas
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 282 Ernesto Barahona Catalán
3.2.3.3. Escenario
: Jefe de Proyectos Aplicacion : Ingenieria Interna : Proveedor : Jefe Administrativo
Una v ez que el Jef e de Proy ectos se coordina con los responsables y registra los compromisos, detalla las activ idades y establece registra los puntos de control, f echas especif icas de entrega y horarios de trabajo. Esta activ idad se puede desarrolar en multiples oportunidades a lo largo del proy ecto.
Solicitar pagina de proyecto
Mostrar pagina de proyecto
Incorporar actividades faltates
[Actividades faltantes]Registrar actividades
Ingresar fechas de control y entrega
Registar fechas
Verificar y corregir costos
Registrar costos
Indicar fechas de adquisicion de recursosRegistrar fechas para recursos
Informar necesidades de recursos
Ingresar horarios de trabajo por actividad y responsable
Comparar registro de jornadas
Informar inconsistencias
Corregir inconsistencias
Solicitud de informar a responsables
Generar correo tipoMostrar correo
Corregir correoInformar controles, fechas y jornadas
Informar controles, fechas y jornadas
Responder email
Responder email
Registrar respuestas
Solicitud de mostrar respuestas
Mostrar respuestas
Confirmar detalle actividadesRegistrar confirmacion
Ingresa fechas de recaudacion
Registrar fechas de recaudacion
Informar fechas de recaudacion
Indicar termino de sesion
Terminar sesion
Solicitud de Reserva de recursos
[JP el ige reservar recursos]
Confirmar/rechazar reserva de recursos
[JP solicto reservar recursos]Ingresar confirmación
Registrar confirmacón
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 283 Ernesto Barahona Catalán
3.2.3.4. Descripción de Clases
a) Boundary: • Página de Tareas: presenta un resumen de todas las tareas asociadas a un
proyecto, así como los responsables, recursos, costos y plazos. • Edición Actividad: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una
actividad o tarea y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una actividad o tarea nueva.
• Página de actividades: presenta todas las actividades de un proyecto, el usuario puede seleccionar solo algunos para reducir el espacio de visualización.
• Detalle Actividad: presenta el detalle de una actividad o tarea seleccionada por un usuario. Eventualmente permite modificar los detalles de la actividad o tarea.
• Página de Horarios (por actividad): presenta para a cada actividad un horario y la posibilidad de ingresar HH y responsables. Se comunica con comparador de jornadas para identificar proveedores con su agenda copada.
b) Entity: • Tarea: conjunto de acciones que forman parte de un proyecto, tienen
responsable, recursos y fechas asignadas. • Actividad: acciones que forman parte de un proyecto, tienen responsable,
recursos y fechas asignadas. c) Control: • Comparador de Jornadas: calcula las jornadas ocupadas (según registro en
sistema) de un proveedor y muestra estadísticas para decidir reemplazar un proveedor.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 284 Ernesto Barahona Catalán
3.2.3.5. Diagrama de Realización
: Jefe de Proyectos : Presentacion Actividades : Detall e Actividad : Horari os por Actividad : Comparador de Jornadas : Gestion de Correos
: Proveedor : Ingenieria Interna : Jefe Administrativo : Edicion Actividad : Actividad : Actividad : Presentacion Tareas
Una vez coordinadas la tareas con los proveedores el JP detalla las Actividades o Subtareas
Sel eccionar Tarea( )
Detalle Tarea
Agregar Actividades Faltantes( )
Invocar Pagina Ingreso Actividad( )
Presentar Formulario
Ingresar Parametros Actividad( ) Registrar Actividad( )
Recibir detalle Acti vidad( )
Presentar Actividad
Sol icitar listado activi dades Solicitar li stado actividades( )
Recibir Listado actividades( )Presentar Acti vi dades
Seleccionar Actividad( )
Invocar Modificar Actividad( )
Solici tar Detalle( )
Recibir Detal le Actividad( )Presentar Formulario con datos
Modif icar Actividad( )
Recibir detalle Actividad( )Presentar Actividad
Confirmar/Rechazar Reserva de Recursos
Ingresar Respuesta Reserva de Recursos( )
Sol icitar Ingresar Horarios( )
JP tiene la opcion de ingresar jornadas en l as cuales se realiza l a tarea, asociando l os horarios a un proveedor o RRHH. El sistema verifi ca que la disponibilidad de tiempo del responsable de la actividad.
Invocar Pagina de Horarios( )
Presentar Formulari o
Ingresar Parametros( )
Sol ici tar Veri ficar consistencia( )Invocar Comparador Jornadas( )
Recepcion Revision jornadas( )Presentar respuesta a consistencia
Solicitud Informar Responsables( )
Responder Correo
Responder Correo
Registrar Respuesta Proveedores( )Registrar Respuesta a Correo( )
Identificar Actividad con hi to para recaudadcion( )Registrar Hito de Recaudacion( )
Informar Hito de Recaudacion( )Informar Hito de Recaudacion
Fechas de inicio, entrega y controlesDescrib ir Recursos, Costos y fecha de adquisicionSolicitud de Reserva de recursos
Sol icitar Detal le( )
Informar Responsables Actividades( )
Informar Horarios y fechas
Informar Horarios y fechas
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 285 Ernesto Barahona Catalán
3.3 Subproceso: Control
Ingenieria Interna
(f rom Gerencia de Operaciones)
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)
Control de Actividades
Analisis de Ruta Cri tica
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Gerente General
(f rom Gerencia y Adminis tracion)
Control De Desempeno Global Del Proyecto
<<extend>>
<<extend>>
Actividad: Controlar Actividades
3.3.1.1. Diagrama del Caso de Uso
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Ingenieria Interna
(f rom Gerencia de Operaciones)
Control de Actividades
Proveedor o RRHH
(f rom Apoy o)
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 286 Ernesto Barahona Catalán
3.3.1.2. Documentación CU
USE CASE 1 Controlar actividades Objetivos en contexto
Actividades relacionadas con el control del trabajo que realizan los recursos que participan en el proyecto (internos y externos), sobre la base de los elementos y etapas de control definidas en la planificación. Se verificara que los recursos entreguen los avances en la fecha y condiciones pactadas para asegurar el cumplimiento adecuado del total de sus responsabilidades.
Ámbito y Nivel Control y Seguimiento de Proyectos Precondiciones Se debe haber planificado el proyecto. Condiciones Éxito
Deben estar disponibles todos los antecedentes registrados en el subproceso de planificación del proyecto.
Condición Fallo El Jefe de Proyecto puede incorporar o reemplazar recursos para cumplir con los plazos.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe de Proyecto Ingeniería Interna y Proveedores y RRHH
Trigger Jefe de Proyectos determina un control debido a que es un control programado o se ha verificado un cambio que puede impactar el cumplimiento de la planificación.
DESCRIPCION Pasos Acción 1 Análisis de fechas planificadas y reales del
proyecto, avance de tareas y cumplimiento de especificaciones y normas de calidad.
2 Coordinación de recursos para el cumplimiento de plazos, costos y especificaciones.
3 Registrar coordinación y acciones tomadas. INFORMACIÓN RELACIONADA
Prioridad: Primaria Desempeño Sistema inicializado.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 287 Ernesto Barahona Catalán
3.3.1.3. Escenario
: Jefe de ProyectosAplicacion
: Ingenieria Interna : Proveedor o RRHH
T odos los dias el sistema informa las activiades que deben ser controladas, actividades retrasadas, actividades que pronto deberan ser controladas, actividades en curso y actividades recientemente terminadas. El JP ingresa al sistema y registra el estado de las actividas controladas ese día.
Informe de actividades via email
Revisar Actividades
Mostrar resumen de actividades
Modificar estado de actividades
Mostrar comparacion de estado v/s planifi cado
El JP actual iza el estado de l as actividades y el si tema muestra una comparacion entre lo plani ficado y lo cumpl ido, indi cando holguras y retrasos.
Ingresar observaciones
Ingresar indicacion de acciones correctivas
Registrar indicacion
Informar indicacion
Informar indicacion
Registrar respuesta a indicacionIndicar cierre de sesion
Cerrar sesion
Comparar Actividades
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 288 Ernesto Barahona Catalán
3.3.1.4. Descripción de Clases a) Boundary: • Detalle Actividad: presenta el detalle de una actividad o tarea seleccionada
por un usuario. Eventualmente permite modificar los detalles de la actividad o tarea.
• Pagina de comparación de actividades: permite ver un listado de actividades y métricas para estimar el desempeño en término de plazos.
• Edición Actividad: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una actividad o tarea y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una actividad o tarea nueva.
b) Entity: • Tarea: conjunto de acciones que forman parte de un proyecto, tienen
responsable, recursos y fechas asignadas. • Actividad: acciones que forman parte de un proyecto, tienen responsable,
recursos y fechas asignadas.
c) Control: • Analizador de Eventos: Verifica diariamente las actividades relevantes de los
proyectos en curso, informa al Jefe de Proyectos para que estime los cambios necesarios.
• Comparador de Actividades: entrega información a la página de Comparación de actividades para que puedan ser mostradas al usuario.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 289 Ernesto Barahona Catalán
3.3.1.5. Diagrama de Realización
: Jefe de Proyectos : Detall e Actividad : Revision Cumplimiento Actividades : Analizador de Eventos : Comparador de Actividades
: Gestion de Correos
: Proveedor : Ingenieria Interna : Edicion Actividad : Acti vidad
Indi car Actividades Criticas( )Informar Actividades Criticas( )
Invocar Detalle Actividad( )
Solicitar Detalle( )
JP recibe todos los dias un correo informando actividades que terminn ese dia o estan por vencer en una semana.
JP puede modificar estado de tarea acorde conversaciones establecidas con proveedores o Ingenieria Interna.
Recibir Detalle( )Presentar Detalle Actividad( )
Solicitar Modificar Actividad( )Invocar Modi ficar Actividad( )
Solici tar Detalle( )
Recibir Detalle Actividad( )Presentar Formulario con Detalles Actividad( )
Modificar Activi dad( )Registrar Modificaciones( )
Recibir Detalle( )
Presentar Detalle Actividad( )
Solicitar Revision Cumplimiento( )
Invocar Revision Cumpl imiento( )
Resumen Cumplimiento Actividad( )
Sol icitar Modificar Actividad( )Invocar Modificar Actividad( )
Solicitar Detal le( )
Recibir Detal le Activi dad( )Presentar Detalle Actividad( )
Ingresar Observaciones( )
Ingresar Indicacion Acciones Correctivas( )Registrar Indicaciones Correctivas( )
Solici tar Informar Acciones Correctivas( )
Informar Acciones Correctivas( )
Informar Acciones Correctivas
Rececpcionar Respuesta Correo( )
Rececpcionar Respuesta Correo( )
Invocar Modi ficar Actividad( )
Solicitar Detalle( )
Recibir Detalle Actividad( )Presentar Detalle Actividad( )
Ingresar Recepcion de indicaciones por proveedor( )Registrar Modificaciones( )
Anali zar Cumpl imiento Acti vidad( )
Informar Cumplimiento( )
Solicitar li stado actividades( )
Listado Actividades( )
Analizar Cumplimiento Actividad( )
Registrar Activida Critica( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 290 Ernesto Barahona Catalán
3.3.1. Actividad: Análisis de Ruta Crítica
3.3.2.1. Diagrama del Caso de Uso
Anal isis de Ruta Criti caJefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
3.3.2.2. Documentación CU
USE CASE 1 Análisis de Ruta Crítica Objetivos en contexto
Se realiza control de las fechas indicadas en la planificación, así como el análisis de rutas críticas, holguras existentes, estado de avance de los trabajos, la necesidad de utilizar holguras (para liberar recursos que se necesiten en otras actividades o por atrasos de actividades críticas) y de apurar los trabajos. El apoyo informático debe permitir la visualización de un Diagrama Pert o exportar datos para permitir esta visualización. En base a la información de las actividades el Jefe de Proyecto debe identificar que rutas críticas pueden ser tocadas y cuales están en riesgo. Identifica esas rutas y registrara sus conclusiones sobre ellas.
Ámbito y Nivel Control y Seguimiento de Proyectos Precondiciones • El proyecto fue adjudicado.
• Se ha establecido compromisos con proveedores e ingeniería interna.
• El Jefe de Proyectos a Detallado las tareas o actividades, con fechas, costos y recursos.
Condiciones Éxito
• El análisis muestra que el proyecto puede cumplir con los plazos y recursos planificados, sin cambios relevantes ni riesgos visibles.
• El jefe de proyecto puede visualizar correctamente el Diagrama Pert.
• El jefe de proyectos puede ensayar y modificar actividades. • El sistema informa el resultado del análisis al Gerente
General o persona asignada.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 291 Ernesto Barahona Catalán
Condición Fallo • El análisis muestra que el proyecto no puede cumplir con los plazos y recursos planificados, sin cambios relevantes ni riesgos visibles.
• El jefe de proyecto no puede visualizar correctamente el Diagrama Pert.
• El jefe de proyectos no puede ensayar y modificar actividades.
• El sistema no informa el resultado del análisis al Gerente General o persona asignada.
• Existen ciclos en el proyecto, esto es, hay tareas que son predecesoras mutuamente.
Actores Primarios, Secundarios
Jefe de Proyectos
Trigger Cuando el Jefe de Proyectos lo considera necesario. Con Periodicidad definida por políticas corporativas (Por ejemplo, cada 15 días, el primer viernes de cada mes). Por solicitud del Gerente General. Cuando se realizan modificaciones al proyecto en otros procesos.
DESCRIPCION Pasos Acción 1 El Jefe de Proyectos ingresa a una aplicación de
reportes del proyectos 2 El Jefe de Proyectos solicita visualizar estados de
actividades, con fecha y holguras (Idealmente un Diagrama Pert).
3 El sistema presenta el detalle de actividades. 4 El sistema destaca las actividades críticas. 5 Jefe de Proyectos solicita reporte de actividades
críticas. 6 Jefe de Proyectos realiza pequeñas modificaciones
a las actividades. 7 Sistema muestra el proyecto modificado sin grabar
los cambios. 8 Jefe de Proyectos graba las modificaciones. 9 Sistema informa resultado de análisis al Gerente
General con copia al Jefe de Proyectos, incorporando reporte de actividades críticas, modificaciones realizadas, notas del Jefe de Proyecto y estado del proyecto.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 292 Ernesto Barahona Catalán
3.3.2.3. Escenario
: Jefe de ProyectosAplicacion
Invocar Pagina Proyecto
Mostrar Proyecto
Invocar vis ta Actividades-Tiempos
Una vez a la semana (puede variar según el proyecto) el JP solicita vis ta de Actividades-Tiempos
Rescatar Actrividades y tiempos
Presentar Vis ta Actividades TiemposEl s is tema presenta una vis ta de las actividades y tiempos comprometidos.La información presentada es actividades, duración (con % de incertidumbre), holguras, fechas de inicio minima (fimin) y maxim a (fimax), y fechas de termino minima (ftmin) y maxima (ftmax). El formato puede ser según metodo Pert, Roy o una tabla con toda la información.Se destacan actividades de la ruta critica (es decir, fimin=fimax y ftmin=ftm ax)
Seleccionar Filtro Actividades Críticas.Fil trar Actividades Críticas
Presentar Actividades Críticas
Ingresar Observaciones Globales y por actividades relevantes
Registrar Observaciones
Cerrar Aplicación
Ingresar necesidades de correcion del proyecto
Registar Necesidades de Correcion
3.3.2.4. Descripción de Clases a) Boundary: • Presentación Reporte: Pagina Web que permite seleccionar de varios
reportes, tales como carta Gantt, resumen de costos, resumen de recursos, resumen de pagos realizados, resumen de actividades, Diagrama Pert, resumen de actividades críticas. Posteriormente despliega el informe y permite imprimirlo o exportarlo a un archivo en formato estándar.
• Edición Actividad: Página Web en la cual el usuario puede seleccionar una actividad o tarea y modificar sus características registradas en el sistema. Tiene una opción para ingresar una actividad o tarea nueva.
b) Entity: • Tarea: conjunto de acciones que forman parte de un proyecto, tienen
responsable, recursos y fechas asignadas. • Actividad: acciones que forman parte de un proyecto, tienen responsable,
recursos y fechas asignadas. • Control de Cambios: Clase tipo entity que guarda registro de todos los
cambios solicitados al proyecto, solicitante, persona que aprueba,
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 293 Ernesto Barahona Catalán
descripción, fecha de solicitud y aprobación. Estado de la modificación: solicitada, aprobada, rechazada. Puede guardar documentos y link a otras clases (Pagina de presentación de otras clases).
c) Control: • Constructor Pert: Clase de Control que recibe como parametro un proyecto,
construye un Diagrama Pert del proyecto, presenta la carta al usuario y permite efectuar cambios a las fechas y duración de tareas y actividades, presenta dichas modificaciones en un nuevo Diagrama Pert y, por solicitud del usuario, graba las modificaciones.
• Comparador de Actividades: entrega información a la página de Comparación de actividades para que puedan ser mostradas al usuario.
d) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 294 Ernesto Barahona Catalán
3.3.2.5. Diagrama de Realización
: Jef e de Proy ectos : Presentación Reporte : Edicion Activ idad
: Activ idad
: Constructor de Pert
: Comparador de Activ idades
: Gestion de Correos : Gerente General
: Control de Cambios
JP solicita al sistema el analisis de ruta critica, el sitema presenta un reporte.
Inv ocar pagina de Reportes( )
Solicitar Carta Pert( )
Iniciar Construccion de Pert( )
Solicitar listado activ idades( )
Recepcionar listado de activ idades( )
Analizar Cumplimiento Activ idad( )
Verif icar Estado de Activ idad( )
El sistema analiza todas las Tareas/Activ idades secuencialmente, actualiza las f echas límite. Una v ez que ha actualizado todas las f echas identif ica la ruta crit ica.
Actualizar Fechas( )
Determinar ruta critica( )
Presentar Pert( )Visualizar Pert( )
Solicitar Modif icar Activ idad( )Modif icar Activ idad( )
Inv ocar Modif icar Activ idad( )Presentar Detalle Activ idad( )
Actualizar Activ idad( )Actualizar Activ idad( )
Solicitar Grabar Modif icaciones( )
Grabar Modif icaciones( )
Recibir Detalle Activ idad( )
Modif icar Activ idad( )
Registrar Modif icaciones( )Inf ormar Actualización de Proyecto Desde Pert( )
Recepcionar Reporte de Modif icaciones desde Pert( )
Recepcionar Reporte de Modif icaciones desde Pert( )
Grabar Cambios desde Pert( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 295 Ernesto Barahona Catalán
3.3.2. Actividad: Control de Desempeño Global
3.3.3.1. Diagrama del Caso de Uso
Gerente General
(f rom Gerencia y Administracion)
Jefe de Proyectos
(f rom Gerencia de Operaciones)
Control de Actividades
Anal isis de Ruta Cri tica
Control De Desempeno Global Del Proyecto
<<extend>>
<<extend>>
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 296 Ernesto Barahona Catalán
3.3.3.2. Documentación CU USE CASE 1 Control de Desempeño Global Objetivos en contexto
Se controla la totalidad del proyecto, revisando las interrelaciones entre las diferentes etapas y la relación entre los entregables de los proveedores y la empresa. Se definen necesidades de acciones a seguir para cumplir con los requerimientos del cliente, indicados en la propuesta e indicaciones posteriores. El apoyo informático debe permitir rescatar la información de las etapas anteriores y presentarlas de manera adecuada para una vista global del gerente. El jefe de proyecto debe poder agregar notas por actividades, así como escribir mensajes para enviar a responsables de las actividades. Se guardará un registro de las necesidades de actualización, actividad involucrada, responsable, acción correctiva y observaciones.
Ámbito y Nivel Control y Seguimiento de Proyectos Precondiciones Se ha realizado el análisis de las actividades y ruta crítica. Condiciones Éxito
Se registran las conclusiones obtenidas entre el gerente y el jefe de proyectos.
Condición Fallo • No existe análisis previo de actividades y ruta crítica. • No se pueden rescatar del sistema los reportes de los
procesos anteriores. • No se pueden grabar las conclusiones.
Actores Primarios, Secundarios
Gerente General Jefe de Proyectos
Trigger Cada vez que el Gerente General lo solicite. Periódicamente, según políticas corporativas.
DESCRIPCION Pasos Acción 1 Gerente y Jefe de Proyectos acuerdan fecha y
lugar. 2 Gerente recata reportes del sistema 3 Sistema Entrega reportes. 4 Jefe de Proyectos explica reportes 5 Jefe de Proyectos y Gerente acuerdan acciones a
tomar. 6 Jefe de Proyectos ingresa acciones a tomar al
sistema. 7 Gerente aprueba o modifica las modificaciones
acordadas. 8 Sistema envía correo a Jefe de Proyectos y Gerente
con las modificaciones acordadas.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 297 Ernesto Barahona Catalán
3.3.3.3. Escenario
: Jefe de ProyectosAplicacion
: Gerente General
Una vez a la semana (puede variar segun proyecto) JP rescata informacion del control realizado a actividades y ruta critica, genera un informe y lo envía al Gerente. Este informe es la base para una reunión en la cual el Jefe de Proyectos explica el estado de el (los) proyectos y se acuerdan acciones correctivas.
Incorporar Acciones Correctivas
Aprobar/Modificar Acciones CorrectivasInformar Acciones Correctivas Definitivas
Informar Acciones Correctivas Definitivas
Solicitud de Envio de InformeRecepcion de Informe y Solicitud de Reunion
3.3.3.4. Descripción de Clases
a) Boundary: • Presentación Reporte: Pagina Web que permite seleccionar de varios
reportes, tales como carta gantt, resumen de costos, resumen de recursos, resumen de pagos realizados, resumen de actividades, carta Pert, resumen de actividades críticas. Posteriormente despliega el informe y permite imprimirlo o exportarlo a un archivo en formato estándar.
b) Entity: • Control de Cambios: Clase tipo entity que guarda registro de todos los
cambios solicitados al proyecto, solicitante, persona que aprueba, descripción, fecha de solicitud y aprobación. Estado de la modificación: solicitada, aprobada, rechazada. Puede guardar documentos y link a otras clases (Pagina de presentación de otras clases)
c) Interface: • Correo: encargado de identificar el tipo de correo, los destinatarios, cuerpo
del correo (según tipo) y parámetros. Escribe el correo lo presenta al usuario y, previa confirmación, lo envía a los responsables. Incorpora al final del correo un ID del correo para poder identificar las respuestas. Incluye como destinatario al sistema con la finalidad de guardar registro. Establece la comunicación con la aplicación default de correo.
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 298 Ernesto Barahona Catalán
3.3.3.5. Diagrama de Realización
: Gerente General : Presentación Reporte : Control de Cambios : Jefe de Proyectos : Gestion de
Correos
Solicitud Enviar Informe y Realizar Reunion( )Recepcion Informe y Solicitud Reunion( )
Solicitar Reporte de Cambios( )
Generar Listado de Cambios( )
Generar Reporte de Cambios( )Visual izar Reporte( )
Solicitud Incorporar Modificaciones( )
Grabar Cambios( )Enviar Correo( )
Informar Actualizacion Modificaciones( )
Solicitar Reporte de Cambios( )
Generar Listado de Cambios( )
Generar Reporte de Cambios( )
Aprobacion/Modificacion Cambios( )
Enviar Correo( )
Visualizar Reporte( )
Informe Final Curso: IN-79J Proyecto de Grado: Gestión de Proyectos de Ingeniería Profesor: Profesor: Oscar Barros V. 299 Ernesto Barahona Catalán
3.4 Modelo de Datos Gestión de la Producción y la Entrega
3.5 Paquete Administración de Gestión de la Producción y la Entrega
PlanificacionControl
Componentes de Proyecto
301
3.5.1. Diagrama de Clases de Gestión de la Producción y la Entrega 3.3.3.1. Diagrama de Clases
Tarea
ID_TareaProyectoPrioridadEstadoResponsableJefe de ProyectoNombreDescripcionFecha de ComienzoFecha ComprometidaTiempo EstimadoObservaciones
Solicitar lista de Tareas()Registrar Recursos y Costos()Solicitar Detalle Tarea()
(from Entidades)
Orden de Compra
ID_OrdenDeCompraProyectoCotizacionProveedorFecha VencimientoCosto
Consultar estado orden de Compra()Cabiar Estado Orden de Compra()
(from Contratos y Cotizaciones)
Actividad
ID_ActividadTareaEjecutorJefe de ProyectoNombreDescripcionFecha ComienzoDuracionFecha estimada de TerminoObservacionesCostoPorcentaje CompletadoFecha de CreacionFecha de Modificacion
Solicitar Detalle()Registrar Modificaciones()Registrar Indicaciones Correctivas()Solicitar listado actividades()Registrar Respuesta a Correo()Registrar Hito de Recaudacion()
(from Entidades)Proyecto
IDClienteJefe de ProyectosPrioridadNombreEstadoDescripcionFecha de CreacionValorFecha TerminoDuracionFecha de Modificacion
Registrar Actividad()Solicitar Listado de Proyectos()Configurar Filtros()Solicitar Detalle de Proyecto()Crear Nuevo Proyecto()Actualizar Proyecto()Registrar Recursos()
(from Entidades)
302
3.3.3.2. Planificación
Presentacion Propuesta
Invocar Pagina Propuesta()Recibir Detalle Propuesta()Solicitar descargar Propuesta()Solicitar Volver a Ingreso Propuesta()Solicitar Editar Propuesta()Solicitar Modificar Propuesta Adjudicada()Invocar Presentar Recursos()Recibir listado y detalle recursos()Solicitud Visualizar RRHH()
(from Presentacion Entity)Presentacion Proyecto
Invocar Pagina de Proyecto()Detalle de Proyecto()Solicitar Copia de Proyecto()Solicitud Edicion Proyecto()Solicitud Carta Gantt()Solicitar Pagina Propuesta()Solicitar Editar Propuesta()Solicitar Consulta()
(from Presentacion Entity)
Presentacion Tareas
Invocar Pagina deTareas()Recibir lista de Tareas()Marcar Tareas()Presentar Ejemlo Correo Coordinacion()Aprobar/modificar Correo()Ingresar Respuestas Proveedores()Seleccionar Tarea()Ingresar Recuros y costos estimados()Solicitar Calculo de Costos()Recibir Costos Calculados()Agregar Actividades Faltantes()Recibir Detalle Tarea()Solicitar Detalle Proveedor()Aprobar/rechazar Proveedor()Informar Error()Actualizar fechas()
(from Presentacion Entity)
Comparador de Jornadas
Invocar Comparador Jornadas()
(from Control)
Presentacion Actividades
Recibir detalle Actividad()Recibir Listado actividades()Seleccionar Actividad()Solicitar Ingresar Horarios()Solicitud Informar Responsables()
(from Presentacion Entity)
Horarios por Actividad
Invocar Pagina de Horarios()Ingresar Parametros()Solicitar Verificar consistencia()Recepcion Revision jornadas()
(from Boundary)
Calculador Costos
Invocar Calculo costos()
(from Cont rol)
Aprobador de Proveedores
Informar Aprobacion o Rechazo Proveedores()
(from Control)
Edicion Actividad
Invocar Modificar Actividad()Recibir Detalle Actividad()Modificar Actividad()Ingresar Observaciones()Ingresar Indicacion Acciones Correctivas()Ingresar Recepcion de indicaciones por proveedor()Invocar Pagina Ingreso Actividad()Ingresar Parametros Actividad()Ingresar Respuesta Reserva de Recursos()Registrar Respuesta Proveedores()Identificar Actividad con hito para recaudadcion()Actualizar Actividad()
(from Edicion Entity)
303
3.3.3.3. Planificación
Rev ision Cumplimiento Activ idades
Solicitar Modif icar Activ idad()Recibir Detalle()Inv ocar Rev ision Cumplimiento()Inf ormar Cumplimiento()
(from Boundary)
Control de Cambios
Grabar Cambios desde Pert()Generar Listado de Cambios()Grabar Comentarios Gerente()
(from Entidades)
Presentación Reporte
Inv ocar pagina de Reportes()Solicitar Carta Pert()Presentar Pert()Solicitar Modif icar Activ idad()Solicitar Grabar Modif icaciones()Solicitar Reporte de Cambios()Generar Reporte de Cambios()Recepcionar Comentarios()
(from Presentacion Entity)
Analizador de Ev entos
Analisis Diario de Activ idades()Listado Activ idades()Registrar Activ ida Critica()
(from Control)
Constructor de Pert
Iniciar Construccion de Pert()Recepcionar listado de activ idades()Verif icar Estado de Activ idad()Actualizar Fechas()Determinar ruta critica()Modif icar Activ idad()Actualizar Act iv idad()Grabar Modif icaciones()
(from Control)
Comparador de Activ idades
Analizar Cumplimiento Activ idad()
(from Control)