MODELODEPREVENCIÓNDEDELITOS
LEY20.393
METODOLOGÍADELENCARGADODEPREVENCIÓNDEDELITOS
Febrero,2017
ÍndiceI. OBJETIVO..........................................................................................................3
II. MODELOCORPORATIVODECUMPLIMIENTONORMATIVO............................4
III. ESTRUCTURAFUNCIONALDELMODELODEPREVENCIÓN..............................5
IV. ROLESYRESPONSABILIDADES.........................................................................5
V. DEFINCIONES....................................................................................................6
VI. METODOLOGÍAPARALAADMINISTRACIÓNYMONITOREODELMODELO.....6
1. Levantamientodesituaciónactualyactualización..........................................7
2. Elaboracióndeplandeacción..........................................................................8
3. DiseñodelModelodePrevencióndeDelitosy/odiseñodenuevasmedidasdeControl...............................................................................................................9
4. Implementacióndelmodelodeprevencióndedelitosydenuevasmedidasdecontrol................................................................................................................9
5. MonitoreodelModelodePrevencióndeDelitos..........................................10
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I. OBJETIVOParaNEWTECHCOPPERSPA.,constituyeunobjetivoprioritarioactuarsiempredeacuerdo con los más altos estándares éticos y el íntegro cumplimiento delordenamientojurídico,rechazandolaobtencióndecualquierbeneficioilícitoeneldesarrollo de su actividad. NEW TECH COPPER SPA.. está comprometido con laprevención,detecciónyerradicacióndecualquieractuación ilícita realizadaenelámbitodesusresponsabilidades,ensunombreoporsucuentayensubeneficio,cometidoporsusdueños,responsables,ejecutivos,principalesoquienesrealicenactividades de administración y supervisión así como por quienes dependandirectamentedelosanteriores,incluyendoterceros.El objetivo de esta metodología es servir como instructivo y guía para laimplementación,operaciónymonitoreodelModelodePrevencióndeDelitos,enrelaciónalasactividadesqueintervienenenelModeloyalasfunciones,facultadesyresponsabilidadesdelEncargadodePrevencióndeDelitosenelcumplimientodelModelo,deacuerdoaloestablecidoenlaLey20.393.
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II. MODELOCORPORATIVODECUMPLIMIENTONORMATIVOEl Modelo de Cumplimiento Normativo estará constituido por los siguienteselementos:
Asimismo forman parte del Modelo los demás acuerdos, políticas, códigos yprotocolos aprobados por el Directorio y la Administración, en materia deprevencióndedelitos.
ModelodePrevenciónde
delitos
PoliticadePrevenciónde
Delitos
MatrizdeRiesgosdecomisiónde
delitos
MetodologíadelEncargadodePrevenciónde
Delitos
CanaldeDenunciasy
Procedimientodegestióndedenuncias
ReglamentoInternode
Orden,HigieneySeguridad
Contratosconempleadosyprestadoresde
servicios
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III. ESTRUCTURAFUNCIONALDELMODELODEPREVENCIÓN NEWTECHCOPPERSPA.cuentaconunaestructuraorganizacionalparaadministrarel Modelo de Prevención de Delitos, la cual incluye a la máxima autoridadadministrativadeNEWTECHCOPPERSPA.,esdecir,suDirectorioyunEncargadodePrevencióndeDelitos,enadelanteEDP. Como se puede observar en el esquema, el Encargado de Prevención de Delitosdependerá administrativamente del Gerente General y funcionalmente delDirectorio.
IV. ROLESYRESPONSABILIDADES
Lasfacultades,mediosyresponsabilidadesgeneralesdelEncargadodePrevencióndeDelitosseexplicitanenlarespectivaPolíticadePrevencióndeDelitos.Delmismomodo las responsabilidades de cada área se encuentran definidas en el mismodocumento.
Directorio
GerenciaGeneral
GerenciaComercial GerenciadeOperaciones
GerenciaAdm.yFinanzas
EncargadodePrevenciónde
Delitos
Dependenciaadministrativa
Dependenciafuncional
Dependenciafuncionalyadministrativa
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V. DEFINICIONESConelfindelograrunmejorentendimientodelametodologíaesfundamentaltenerclaridaddelossiguientesconceptos:
§ Actividadesdecontrol:Correspondenatodasaquellasiniciativas,políticas,
procedimientos, restricciones físicas, lineamientos, reglas,otrasaccionesyelementos orientados amitigar, ya sea la probabilidad de ocurrencia o elimpactodeunriesgo.
§ Impacto:Es laprediccióndelgradoomagnitudconqueunriesgopudieseimpactaralacompañía,enelcasodematerializarse.
§ Matrizderiesgosycontroles:Correspondeaunaherramientaqueseutilizaparaesquematizar la informaciónobtenidadel levantamientoderiesgosycontroles.Dentrodedichamatrizseencuentraladescripcióndelosriesgosidentificados,suscontrolesasociados,evaluacióndedichoscontroles,planesdeacción,procedimientosdepruebayotrosítemsrelevantesparalatomadedecisiones.
§ Probabilidaddeocurrencia:Serefierealaexpectativadeocurrenciadeunriesgosobreunperíododetiempodefinido.
§ Proceso: conjunto de recursos y actividades interrelacionadas quetransformanelementosdeentradaenelementosdesalida,quecumplenunobjetivocompletoyqueagreganvalorparaelclienteexternoointerno.
§ Riesgo:EslaposibilidaddequeocurrauneventodecomisióndelosdelitosdescritosenlaLeyN°20.393,yqueelloimpliqueunimpactorelacionadoalassancionesporpartedellegislador.
VI. METODOLOGÍAPARALAADMINISTRACIÓNYMONITOREODELMODELO
LametodologíaparalaadministraciónymonitoreodelMDP,estarácompuestaporlassiguientesetapas.
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1. LevantamientodesituaciónactualyactualizaciónEstaetapatieneporobjetivoobtenerunentendimientodelasituaciónactualdelacompañíaenrelaciónaloexigidoporlaLeyN°20.393,loqueincluyelaidentificacióndeactividadesconriesgodecomisióndedelitos.Debidoaquepuedenexistircambiosenelmodelodenegocio,comoporejemplolaincorporación de nuevos negocios, incorporación o eliminación de unidades denegocio, lugares geográficos de operación, entre otros; se deberá evaluar laintegridad,propiedadyvigenciadelasactividadesyprocesosconriesgodecomisióndedelitosquehayansidoidentificadosenunperíodoanterior,comoasimismolaincorporacióndenuevasactividadesyprocesosconriesgo.Laevaluaciónmencionadaenelpárrafoanterior,deberállevarseacabo,además,encasodemodificacionesalalcancedelaleyderesponsabilidadpenaldelaspersonasjurídicas,comoporejemplolaincorporacióndenuevosdelitos.Laidentificaciónderiesgossedebehacerconunenfoquede“topdown”,atravésdereunionesdetrabajoconlaparticipacióndetodaslaspersonasclavesycargosde
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liderazgodeNEWTECHCOPPERSPA., incluyendoal EncargadodePrevencióndeDelitos. Se desarrollará un listado de los principales escenarios de riesgos decomisióndelosdelitosdentrodelalcancedelaLeyquefuerencometidoseninterésoprovechodirectoeinmediatodeNEWTECHCOPPERSPA.,yqueseanefectuadosporlosdueños,responsables,principalesejecutivosoquienesrealicenactividadesde administración y supervisión, así comopor los trabajadoresqueesténbajo ladirecciónosupervisióndirectadealgunodelossujetosanteriormentemencionados.Paraevaluarlosriesgosseutilizaránlosparámetrosdeimpactoyprobabilidad.
• Matrizderiesgosycontroles
Comopartedelaevaluaciónderiesgosycontroles,sedeberáelaborarunaMatriz,donde se documenten los riesgos y controles identificados, y donde sea posiblerealizar la valoración de los mismos de una manera más precisa y ordenada,facilitandolaejecucióndelasetapasposterioresyayudealatomadedecisiones.
Esta Matriz debe ser revisada periódicamente y actualizarse cada vez que seproduzcancambiosrelevantes.Acontinuación,semencionan lascaracterísticasmás importantesde lamatrizderiesgosycontroles:§ Lamatrizdebeserunaherramientasencillayflexiblequedocumentariesgosycontroles.
§ Debepermitirregistrarlaevaluacióndelriesgoylaevaluacióndelosatributosdelcontrol.
§ Esunacombinacióndemediciónypriorizaciónderiesgos.§ Permite realizar un diagnóstico objetivo de la situación global de riesgos decomisióndedelitos.
§ Permitehacercomparacionesobjetivasentredistintasáreascríticasyprocesosrespectolasevaluacionesderiesgosyexistenciadecontroles.
§ Permiteobtener informaciónestadística, talescomo;cantidadoporcentajederiesgos críticos, cantidad o porcentaje de controles óptimos o deficientes,cantidadoporcentajesdecontrolesmanualesoautomáticos,entreotras.
2. Elaboracióndeplandeacción
EnestaetapasedebenestablecerlasaccionesaseguirafindecubrirlasbrechasidentificadasentrelasituaciónactualyloestablecidoporlaLeyN°20.393.ElPlandeAcciónserádiseñadoporlaGerenciaenconjuntoconelEncargadodePrevención
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de Delitos, quedando documentada en una plantilla para controlar y hacerseguimiento de su implementación. Cada plan de acción deberá contar con unadescripción detallada del mismo, contemplar plazos de implementación yresponsablescomomínimo.
3. DiseñodelModelodePrevencióndeDelitosy/odiseñodenuevasmedidasdeControl
ElModelodePrevencióndeDelitos considera la identificaciónde las actividadescríticasyriesgosdecomisióndedelitos,elestablecimientodeprocedimientosdeprevenciónylaexistenciadesancionesadministrativas.Lasnuevasmedidasparalosriesgosqueseidentifiquendebenconsiderarcontrolestantodecarácterpreventivo,comodetectivo.Asuvez,almomentodediseñarlasnuevasmedidas,sedebeconsiderarlaposibilidaddeauditarloscontrolesparahacerposibleelmejoramientocontinuodelmodelo.ElEncargadodePrevencióndeberáproponernuevasmedidasdecontrolpara losriesgos identificados o podrá proponer mejoras para las medidas de controlexistentes.Sinembargo,elprocesodediseñodedichasmedidasdecontroldeberáserrealizadoenconjuntoconlaGerenciarespectiva,ymuyparticularmenteconeldueñodelprocesooáreacrítica.Aldiseñarlamedidadecontrolsedeberáporlomenosdocumentarlosiguienteenlarespectivamatrizderiesgosycontroles:
§ Descripcióndelaactividaddecontrol.§ Sufrecuencia.§ Identificacióndelresponsabledelaejecución.§ Laevidenciadesustento.§ Eltipodecontrol(manualoautomático).§ Plazosyresponsablesdeimplementación.
4. Implementación delmodelo de prevención de delitos y de nuevas
medidasdecontrolSedeberánllevaracaboloselementosdelMPDylasnuevasmedidasdecontrol,comoporejemplolaobtencióndelafirmadelosanexosdecontratodetrabajoydeprestadoresdeservicios,difusióndelmodelodeprevencióndedelitos,entreotros.
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Eldiseñodelaactividaddecontrol,encuyoprocesooactividadexisteriesgo,seráimplementadopor el área correspondiente, en conjunto con EPD, siendoel áreafuncionallaresponsabledesuejecuciónyaplicación.
5. MonitoreodelModelodePrevencióndeDelitosEn esta etapa el EPDdeberá verificar periódicamenteque los controles delMPDoperandeacuerdoacómofuerondiseñadosatravésdeunplandeauditoríaanual.
Elplandeauditoríadeberáconsiderarcomoprincipalesactividadesdemonitoreodelmodelo:
• Larevisióndedocumentaciónderespaldodelaspruebasefectuadasporlasáreasdeapoyo.
• Elreprocesodeactividadesdecontrol(mediantemuestreo).• Elanálisisderazonabilidaddelastransacciones.• La verificación del cumplimiento de las restricciones establecidas en los
procedimientos.
En aquellas actividades de monitoreo donde se requiera determinar unamuestra,elEPDdeberádeterminarydocumentarelcriterioautilizar.
a) Recepciónygestióndedenuncias
Aquellas denuncias que se encuentren relacionadas con los delitosestipulados en la Ley N° 20.393 serán derivadas hacia el Encargado dePrevención de Delitos, quien analizará y administrará dichas denuncias,pudiendoiniciarunainvestigaciónalrespecto,lacualsedeberáefectuarenformareservadaysiguiendoelprocedimientodecanaldedenunciasdefinidoparaNEWTECHCOPPERSPA.Adicionalmente, el Encargado de Prevención emitirá un informe con elresultadodelainvestigación.DichoinformetendrálacalidaddeconfidencialyseráentregadoalagerenciacorrespondienteparaqueéstedeterminelassancionesaaplicarconformealReglamentoInterno.El Encargado de Prevención de Delitos se asegurará de que se tomen lasmedidas necesarias para las denuncias relacionadas con los delitosestipuladosenlaLeyN°20.393.
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Loscanalesdedenuncia,asícomoelprocedimientodetalladoparalagestióndelarecepcióndedenunciassedetallaenelcorrespondienteprocedimiento:ProcedimientodeCanaldeDenuncias.
b) ReportesalaGerenciaGeneral
El Encargado de Prevención informará al Directorio, a lo menossemestralmente, sobre las medidas y planes implementados en elcumplimientodesuslabores,yrendirácuentadesugestiónparaelperíodoqueestáinformando.Elinformedeberácontener,almenos,losiguiente:• Unresumendelasmedidasyplanesimplementadosduranteelperiodo
para dar cumplimiento alModelo de Prevención de Delitos, como porejemplo:ü Identificacióndeactividadesconriesgo.ü Actualizacióndepolíticas,procedimientosyreglamentosinternos.ü Definicióneimplementacióndecanalesdedenuncias.ü Identificacióndeprocedimientosdeauditoría.ü Actualizacióndecontratosdetrabajo,deprestadoresdeserviciosy
otros.ü Registrode lascapacitacionesefectuadasa los trabajadores,obien,
indicarlosperíodosenloscualesserealizarán.
• CantidaddeDenunciasrecibidasysuestado:ü EnprocesodeinvestigaciónporpartedelEncargadodePrevenciónde
Delitos.ü Rechazadas,indicandolosmotivosdelrechazo.ü Enprocesodeevaluaciónü Casoscerrados.ü Presentacióndecasospuntualesdedenuncia.
• Cantidad de casos detectados al aplicar Controles de Prevención de
Delitos,comoporejemplo:ü Clientes,proveedoresuotros con sospechadeestar involucradoen
delito.
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ü Trabajadores con indicios de eventual participación en delitos decohecho,lavadodeactivosy/ofinanciamientodelterrorismo.
ü Presentacióndecasospuntualesdetectados.
• Cantidaddecasosdetectadosalefectuarauditoríasü Presentacióndecasospuntualesdetectados.
• Sancionesaplicadas(aprobadasporDirectorio)ü Cantidaddecasosytiposdesanciones.ü Internas/Externas.ü Indicarsiameritadenunciaalasautoridadesrespectivas.ü Presentacióndecasospuntuales.
• Recursos y necesidades de la función de Encargado de Prevención de
Delitosü Recursosasignados.ü Recursosutilizados.ü Recursosautilizar.ü Nuevasnecesidadesnocubiertasporlosrecursosasignados.
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