CONTABILIDAD COMERCIAL

Y BANCARIA BASICA

GUÍA PARA EL ESTUDIANTE

Elaborado por:NELSON FALCON HURTADO

Formador del Area de Banca e Instituciones Financieras

INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE -INCAP-PROGRAMA TÉCNICO EN BANCA E

INSTITUCIONES FINANCIERAS

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION………………………………………………………………………............5GUIA METODOLOGICA ……………………………………..………………………..........7 1. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD COMERCIAL...101.1. ACERCA DE LA CONTABILIDAD......................................................................101.2. CONCEPTO OFICIAL..........................................................................................121.3. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD.................................................................121.3.1. Objetivos Específicos........................................................................................121.4. CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE..........................................131.5. CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD.........................................................131.6. NORMAS BASICAS DE CONTABILIDAD..........................................................151.7. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC)..............................181.8. LAS CUENTAS....................................................................................................271.8.1. REGISTROS EN LA CUENTA “T”......................................................................271.8.2. NATURALEZA DE LAS CUENTAS.....................................................................281.8.3. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS.................................................................291.8.4. LA PARTIDA DOBLE Y LA ECUACION PATRIMONIAL...................................351.8.4.1. ASIENTOS CONTABLES.............................................................................361.8.4.2. Procedimiento para registrar las operaciones mercantiles....................362. ESTRUCTURA Y MANEJO DEL PLAN UNICO DE CUENTAS.........................392.1. Estructura del PUC.............................................................................................402.1.1. CLASE 1.- ACTIVO..............................................................................................412.1.2. CLASE 2.- PASIVO..............................................................................................412.1.3. CLASE 3.- PATRIMONIO....................................................................................422.1.4. CLASE 4.- INGRESOS........................................................................................422.1.5. CLASE 5.- GASTOS............................................................................................432.1.6. CLASE 6.- COSTOS DE VENTAS.......................................................................432.1.7. CLASE 7.- COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION............................432.1.8. CLASE 8.- CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS................................................432.1.9. CLASE 9.- CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS...........................................432.2. REGISTROS CONTABLES (SIMPLES Y COMPUESTOS)................................443. IMPUESTOS.........................................................................................................443.1. Los principales impuestos nacionales.............................................................463.1.1. Impuesto de Renta y complementarios............................................................463.1.2. Impuesto a las Ventas (IVA)...............................................................................493.1.2.1. Bienes gravados y excluidos en el Impuesto a las ventas....................503.1.2.2. Régimen para registrar y declarar ventas.................................................51

Régimen Simplificado:.......................................................................................51Régimen Común.................................................................................................53

3.1.3. Ganancias Ocasionales.....................................................................................543.1.4. Impuesto al patrimonio (con vigencia temporal).............................................543.1.5. Gravamen a los movimientos financieros.......................................................543.1.6. Impuesto de Timbre Nacional............................................................................553.2. Los principales impuestos departamentales son:.........................................553.3. Los principales impuestos municipales son :.................................................563.4. Anticipo en el impuesto de renta y complementarios....................................56

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4. CONCILIACIÓN BANCARIA...............................................................................645. DOCUMENTOS SOPORTES...............................................................................785.1. Recibo de caja.....................................................................................................785.2. Recibo de caja menor.........................................................................................805.3. Recibo de consignación bancaria.....................................................................815.4. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros............................825.5. Factura de compra-venta...................................................................................835.6. Cheque.................................................................................................................875.7. Comprobante de pago........................................................................................915.8. Letra de cambio..................................................................................................925.8.1. Letra domiciliada................................................................................................935.8.2. Letra Recomendada...........................................................................................935.8.3. Letra Documentada............................................................................................935.9. Pagaré..................................................................................................................985.10. Nota Débito........................................................................................................1005.11. Nota Crédito......................................................................................................1015.12. Nota de contabilidad........................................................................................1025.13. Comprobante diario de contabilidad..............................................................1036. PRINCIPALES ESTADOS FIANANCIEROS.....................................................1056.1. Balance general................................................................................................1066.2. Estado de resultados o de ganancias y perdidas.........................................1086.3. Estado de capital contable..............................................................................1096.4. Estado de flujos efectivo.....................................................................................110

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Apreciado Estudiante:

Usted escogió al INCAP para que lo oriente en el camino de la formación profesional. La entidad le proporcionará un instructor, quien le ayudará a descubrir sus propios conocimientos y habilidades.

El INCAP, le ofrece además, recursos para que usted alcance sus metas, es decir, lo que se haya propuesto y para ello dispondrá de módulos guías, audiovisuales de apoyo, sistemas de evaluación, aula y espacios adecuados para trabajos individuales y de grupo.

Éste módulo guía que constituye además un portafolio de evidencias de aprendizaje, está distribuido de la siguiente manera:

PRESENTACION: Es la información general sobre los contenidos, la metodología, los alcances la importancia y el propósito del módulo.

GUIA METODOLOGICA: Orienta la practica pedagógica en el desarrollo del proceso de formación evaluación y se complementa con el documento de la didáctica para la formación por competencias de manejo del instructor.

DIAGNÓSTICO DE ESTILO DE APRENDIZAJE: Que le permitirá utilizar la estrategia más adecuada para construir sus propios aprendizajes.

AUTOPRUEBA DE AVANCE: Es un cuestionario que tiene como finalidad que usted mismo descubra, qué tanto conoce los contenidos de cada unidad, y le sirve de insumo para la concertación de su formación y el reconocimiento de los aprendizajes previos por parte de su instructor (talleres que se encuentran al final de cada unidad).

EVALUACION DIAGNÓSTICA: Permite registrar tanto el estilo de aprendizaje como la auto prueba de avance.

PLAN DE FORMACIÓN: El plan de formación y evaluación es concertado con el profesor.

RECOLECCION DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE: Permite registrar las evidencias de los logros obtenidos en cada una de las unidades.

CONTENIDOS: Son el cuerpo de la unidad y están presentados así:UnidadLogro de competencia laboralIndicadores de logro: Evidencias de DesarrolloDidáctica del método inductivo Activo para el desarrollo de las competencias: IDH: Instructor dice y hace,

IDAH: Instructor dice alumno hace, ADH: Alumno dice y hace.

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VALORACIÓN DE EVIDENCIASBIBLIOGRAFÍA

PRESENTACIÓN

El curso de Contabilidad Comercial y Bancaria Básica, primer nivel del Programa Técnico Laboral en Banca e Instituciones Financieras, tiene como objetivo principal contribuir con el aprendizaje que deben recibir los estudiantes interesados del área financiera y bancaria, toda vez que cumple un importante papel dentro del desarrollo económico, social y productivo del país.

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GUÍA METODOLÓGICA

La estrategia metodológica del INCAP, para la formación técnica del aprendiz mediante competencias laborales, comprende dos caminos:

1. Las clases presénciales dictadas por el Instructor haciendo uso del método inductivo – activo

2. El trabajo práctico de los estudiantes dirigido y evaluado por el Instructor, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas de clase etc. Con esto, se busca fomentar en el estudiante el análisis, el uso de herramientas tecnológicas y la responsabilidad.

Los módulos guía utilizados por el INCAP, para desarrollar cada uno de los cursos, se elaboran teniendo en cuenta ésta metodología. Sus características y recomendaciones de uso son:

A cada unidad de aprendizaje le corresponde un logro de competencia laboral el cual viene definido antes de desarrollar su contenido. Seguidamente se definen los indicadores de logro o sea las evidencias de aprendizaje requeridas que evaluará el Instructor

Desarrollo de la unidad dividida en contenidos breves seguidos por ejercicios, referenciados así:

- FDH (El Formador dice y hace): Corresponde a la explicación del contenido y el desarrollo de los ejercicios por parte del Instructor.

- FDEH (El Formador dice y el Estudiante hace): El estudiante desarrolla los ejercicios propuestos y el Instructor supervisa.

- EDH (El estudiante dice y hace): Es el trabajo práctico que desarrollan los estudiantes fuera de la clase, a través de talleres, desarrollo de casos, lecturas y consultas de los temas, los cuales deben ser evaluados por el Instructor.

Al final de cada unidad se puede presentar un resumen de los contenidos

más relevantes y ejercicios generales.

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DIAGNÓSTICO

INFORMACIÓN GENERAL

Regional_____________Programa__________________Módulo____________

Estudiante_________________________Instructor_______________________

EVALUACIÓN DIAGNÓSTICA

Estilo de aprendizaje_______________________________________________

Evidencias de aprendizaje

Unidad Descripción de la evidencia

Tipo de evidencia Valoración

Conocimiento. Desempeño. A* NA

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PLAN DE FORMACIÓN Y EVALUACIÓN

Fecha Unidad Metodología medios y tipo de evidencia

Inicio Fin Recolección Evidencias

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RECOLECCION DE EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

Módulo_______________Estudiante________________Instructor_____________

Evidencias de aprendizajeUnidad Descripción de la evidencia Tipo de evidencia Valoración

Conocimiento. Desempeño.. A* NA

* APLICA cuando la evidencia tiene: Pertinencia, Vigencia, Autenticidad y Calidad.

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UNIDAD UNO

LOGROS DE COMPETENCIA LABORAL

1. Desarrollar destrezas para registrar y codificar las cuentas que se originan en las diferentes operaciones mercantiles de acuerdo con la legislación vigente.

2. Reconocer la estructura de los principales estados financieros y adquirir habilidades para prepararlos.

INDICADORES DE LOGRO EVIDENCIAS DE

Identifica los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Conocimiento

Identifica el PUC comercial y elabora registros simples y compuestos con soportes contables, utilizando los tributos más importantes.

Conocimiento

Organiza la información contable y elabora diferentes estados financieros de acuerdo a las normas legales.

Conocimiento

Elabora proyecto final contable. Producto

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FDH (FORMADOR DICE Y FORMADOR HACE)

1. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BASICOS DE CONTABILIDAD COMERCIAL

1.1.ACERCA DE LA CONTABILIDAD

La contabilidad es un procedimiento en el cual se registran todas las transacciones de una empresa. Esta es una herramienta indispensable para la buena administración de una empresa. Por medio de la contabilidad, se puede identificar, corregir y prevenir tanto errores como fraudes que pueden sufrir las empresas y que pueden impedir el buen funcionamiento y crecimiento de las mismas.

La contabilidad es el conjunto de conocimientos y funciones que tienen por objeto la elaboración, comunicación, auditoria, análisis e interpretación de la información relevante acerca de la situación y evolución de la realidad económica y financiera de la empresa, expresada en su mayor parte en unidades monetarias, con el fin de que, tanto las terceras personas interesadas como los directivos de la empresa puedan adoptar decisiones.

La contabilidad involucra el desarrollo o interpretación de la información contable con el deseo de ayudar específicamente a la administración en la marcha de los negocios. Los gerentes usan esta información en el marco de las metas totales de la compañía evaluando la gestión de los departamentos e individuos, decidiendo si se introduce una nueva línea de productos y virtualmente, tomando todo tipo de decisiones gerenciales.

Gran parte de la información de la contabilidad es financiera por naturaleza, pero ha sido organizada en relación directa con decisiones inmediatas. No obstante, la información contable financiera a menudo incluye evaluaciones de factores “no financieros, tales como la política y las consideraciones del medio, la calidad del producto, la satisfacción del cliente y la productividad del trabajo.La Contabilidad incluye dentro de sus conocimientos y técnicas, el análisis e interpretación de la información que elabora. Un banco, por ejemplo, no solo lee la documentación contable que le proporciona el solicitante de un crédito, sino que la interpreta para ver si éste va a ser capaz de devolverlo llegado el vencimiento.

La contabilidad debe proporcionar informes y estados contables preparados en diferentes formas, de acuerdo con muchas reglas distintas. Sin embargo, mientras satisface estas variadas obligaciones, la contabilidad no puede ignorar la razón principal por la que existe.

El contador público Miguel Antonio Díaz Tovar ha querido compartir una propuesta que define la contabilidad y que se expone a continuación: “Contabilidad es un sistema informativo compuesto por tres elementos:

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hecho económico procesadores de información usuarios de la información HECHO ECONOMICO , es el intercambio de bienes y servicios para la

satisfacción de necesidades. En este proceso de producen documentos – cheques, facturas, comprobantes, pagares, letras, entre otros- que registran la historia económica de las empresas.

PROCESADORES DE LA INFORMACION . Lo constituyen las personas- auxiliares, asistentes, contadores, auditores,  digitadores, apoyos tecnológicos, apoyos jurídicos, quienes ordenan y registran los documentos producidos, para entregar los informes económicos, y los Estados Financieros, que dentro de la legislación colombiana    contenida en el Decreto 2649 son 5    a.-. BALANCE GENERAL  b.- ESTADO DE RESULTADOS. c.- ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO d. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. E.- ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA.

USUARIOS DE LA INFORMACION . Lo conforman las personas jurídicas y las personas naturales interesadas en conocer hacia adentro las empresas. Estas personas las podemos nombrar como el Estado, para determinar nuestro compromiso impositivo; el Sector Financiero  y los proveedores para conocer nuestra capacidad de pago; los trabajadores, para conocer sus aspiraciones  salariales; la sociedad para determinar nuestro compromiso con el entorno”.

1.2.CONCEPTO OFICIAL.

Decreto 2649. Articulo 1º. DEFINICION. De conformidad con el artículo 6º de la ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna”.

1.3.OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD.

El principal objetivo de la contabilidad es proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones de una empresa, considerando los eventos económicos que la afectan para permitir a ésta y a terceros la toma de decisiones sociales, económicas y políticas.

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Debido a lo anterior la información contable, debe reunir los requisitos de ser verdadera, exacta, y clara, para que pueda ser bien utilizada por los usuarios; debe ser completa, para proporcionar todos los elementos necesarios, para analizar la situación descrita; debe ser económica, de modo que su costo no sea superior al beneficio y oportuna, para que, basándose en ella, puedan ser tomadas las medidas necesarias para mejorar la eficiencia de las operaciones que realiza la empresa.

1.3.1. Objetivos Específicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:

a) Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.

b) Predecir flujos de efectivo.

c) Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

d) Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

e) Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

f) Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

g) Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

h) Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y

i) Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.

1.4.CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE.

Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

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La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

1.5.CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD.

Normalmente se determina el tipo de contabilidad de una empresa de acuerdo a la actividad en que ésta se desarrolle. Se puede hablar de contabilidad comercial, de servicios, de costos o industrial, agropecuaria, etc., pero ya que la contabilidad sirve a un conjunto diverso de usuarios, como Inversionistas, Financiadores, Entidades de Seguridad Social, Organismos de Control Gubernamental, Personal de la Empresa, Clientes, Asesores, Bolsas de Valores, etc., tomaremos atención a la Contabilidad Administrativa, la Contabilidad Financiera y la Contabilidad Fiscal.

Es evidente que, para que una organización alcance el éxito deseado y tenga un funcionamiento efectivo y eficiente, debe contar con instrumentos o herramientas que coadyuven a alcanzar el logro de objetivos. Entre las principales herramientas contables con las que debe contar una empresa u organización es la Contabilidad Financiera, este instrumento provee información útil para los inversionistas y acreedores, presentes y potenciales, y otros usuarios a fin de tomar decisiones racionales en cuanto a inversión, crédito y similares, así mismo ayuda a evaluar la incertidumbre de los ingresos, los reportes que precisa son: El Balance General, El Estado de Resultados (también conocido como Estado de Ganancias y Pérdidas), Estado y Evolución del Patrimonio, Estados de cambios en la situación financiera.

Otra herramienta contable muy útil para la empresa es la Contabilidad Administrativa; si bien, cada negocio tiene un conjunto único de procesos para crear valor para los clientes y producir resultados financieros, la Contabilidad Administrativa se encarga de generar valor al interior de la empresa u organización, con procesos de planificación, aprovisionamiento y control, necesarios pero no obligatorios dentro de la misma.

Y como no podía faltar la inevitable Contabilidad Fiscal, herramienta que genera información para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

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De tal manera que el vínculo entre los tres Tipos de Contabilidad, pueda generar credibilidad en instituciones financieras, mayores inversiones de los accionistas y un posicionamiento en los clientes.

Contabilidad Administrativa: Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones en las empresas. Es la rama que con tecnología de punta adecuada permite que la empresa logre un liderazgo en costos o una clara diferenciación que la distinga de otras empresas u organizaciones.

Contabilidad financiera: Es el sistema de información orientado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas, instituciones de crédito, inversionistas, etc. A fin de facilitar sus decisiones.

Contabilidad Fiscal: Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones.

A pesar de que la contabilidad financiera y la contabilidad administrativa se originan de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisión.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA   CONTABILIDAD FINANCIERA

Genera información de uso interno en la organización, para la toma de decisiones

La información que precisa coadyuva en la toma de decisiones para tomar acciones enfocada hacia el futuro.

No está regulada por principios de contabilidad.

  Genera información para proporcionar a personas relacionadas externamente con la organización (Bancos, accionistas, etc.)

Genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización.

La información que genera tiene

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No es un sistema de información obligatoria es un sistema opcional.

No puede determinar con precisión la utilidad generada, proporciona aproximaciones o estimaciones.

Recurre a disciplinas como la estadística, economía, la investigación de operaciones, las finanzas y otras con el fin de aportar soluciones a problemas de la Organización

que ser regulada por principios, normas y reglas contables.

Es un sistema obligatorio de acuerdo con la legislación mercantil

Proporciona con exactitud y precisión la utilidad generada.

La contabilidad Financiera se apoya en la información contable de cada área de la Organización.

Al igual que existen diferencias entre estos tipos de contabilidad, existen similitudes o igualdades entre ellas como se puede observar a continuación:

Tanto la Contabilidad Financiera como la Contabilidad Administrativa se apoyan en el mismo sistema contable de información, ambas parten del mismo banco de datos. Se pude observar que ambas exigen responsabilidad sobre la administración de los recursos puestos en manos de los administradores: la Contabilidad Financiera verifica y realiza dicha labor a nivel global, mientras que la Contabilidad Administrativa lo hace por áreas o segmentos llegando al conjunto total de la empresa.

1.6.NORMAS BASICAS DE CONTABILIDAD

Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y circunscriben la información contable. Entre las principales se encuentran:

ENTE ECONOMICO. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

CONTINUIDAD. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo.

Al evaluar la continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como:

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o Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos).

o Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y,

o Otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de operar, huelgas, catástrofes naturales).

UNIDAD DE MEDIDA. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional.

La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

PERIODO. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia.

Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general.

VALUACION O MEDICION. Tanto los recursos como los hechos económicos que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad de medida.

Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.

Valor o costo histórico es el que representa el importe original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente, en el momento de realización de un hecho económico. Con arreglo a lo previsto en este decreto, dicho importe debe ser reexpresado para reconocer el efecto ocasionado por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.

Valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación, en el momento actual.

Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por

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valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque.

Valor presente o descontado es el que representa el importe actual de las entradas o salidas netas en efectivo, o en su equivalente, que generaría un activo o un pasivo, una vez hecho el descuento de su valor futuro a la tasa pactada o, a falta de esta, a la tasa efectiva promedio de captación de los bancos y corporaciones financieras para la expedición de certificados de depósito a término con un plazo de 90 días (DTF), la cual es certificada periódicamente por el Banco de la República.

REALIZACION. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.

ASOCIACION. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados.

Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO. Se entiende que un ente económico obtiene utilidad, o excedentes, en un período únicamente después de que su patrimonio al inicio del mismo, excluidas las transferencias de recursos a otros entes realizadas conforme a la ley, haya sido mantenido o recuperado. Esta evaluación puede hacerse respecto del patrimonio financiero (aportado) o del patrimonio físico (operativo).

REVELACION PLENA. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.

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También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

1.7.NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (NIC)

Colombia en la actualidad desarrolla su práctica contable basada en los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados, creados como mecanismos que permitan unificar el registro de las transacciones económicas y la aplicación de atributos propios de la información contable, como son la comprensibilidad, pertenencia, confiabilidad y comparabilidad.

Estos principios y normas son regulados por el Gobierno Nacional en el Código de Comercio, Ley 145 de 1960, Ley 43 de 1990 y el decreto 2649 de 1993, que además de ser bastante amplios, se establecieron con base en lineamientos internacionales que estaban vigentes tiempo atrás y que para efectos de actualizaciones éstas se han hecho través de organismos de control y vigilancia.

Ahora con la entrada en vigencia de la Ley 1314 de 2009 y con observancia de los principios de equidad, reciprocidad y conveniencia nacional, con el propósito de apoyar la internacionalización de las relaciones económicas, la acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información. con estándares internacionales de aceptación mundial. con las mejores prácticas y con la rápida evolución de los negocios.

Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable (que incluye los soportes, los comprobantes y los libros), como los informes de gestión y la información contable (en especial los estados financieros con sus notas), sean preparados, conservados y difundidos electrónica mente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información (que serian aplicables por todos los registros públicos), como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados.

Por su parte los Estándares Internacionales de contabilidad consideradas como el conjunto de normas y leyes que establecen la información que debe presentarse en los estados financieros se han establecido de acuerdo a experiencias comerciales a través de la evolución de las empresas en el ámbito internacional, consideradas de alta calidad orientadas principalmente al inversionista cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio y

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presentar una imagen fiel y real de situación financiera de la empresa, estas normas son emitidas por Internacional Accounting Standard Board (anteriormente denominado Internacional Accounting Standard Committe).

Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancias en la presentación de la información financiera.

Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30 interpretaciones.

Actualmente el ámbito de los negocios se ha globalizado, por lo tanto la contabilidad debe suplir toda la información necesaria para la toma de decisiones, ésta debe definir unas normas contables tanto manejables como entendibles a nivel universal. Por lo tanto es necesario que las normas establecidas en el decreto 2649 / 93 empiecen a comparar su estructura normativa y determinar qué cambios positivos o negativos pueda tener la posible adopción de las normas internacionales de contabilidad y así entrar al contexto internacional, enfrentando la globalización de forma eficiente y competitiva.

Paralelamente la Organización Mundial del Comercio recomienda adoptar los estándares internacionales de contabilidad emitidos por la IASB, que serán obligatorias para todas las empresas que aspiren a mercados internacionales. Así mismo, de ponerse en marcha el tratado de libre comercio (TLC), la adopción progresiva de un estándar uniforme de contabilidad será decisiva para su desarrollo y buen funcionamiento.La adopción de estándares internacionales de información financiera en Colombia requiere la unificación previa de los diferentes estándares existentes. Hasta ahora cada Superintendencia determina en qué forma debe presentar los estados financieros de las empresas que vigila (con la vigencia de la Ley 1314 esto llegó a su fin). Así, se ha llegado a tener 19 PUC y 39 métodos diferentes de valoración, ninguno de los cuales cumple las normas internacionales.

Las Normas se podrán denominar (NCIFAI) Normas de Contabilidad e Información Financiera y Aseguramiento de la Información:

1. Habrá un Emisor Único. Acabando con las atribuciones de las Superintendencias y otros organismos del Estado para un total de 39 emisores de normas contables que  tienen actualmente 19 Planes únicos de Cuentas PUCS.

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2. Habrá por lo tanto un solo estándar contable. Cedieron poderes las Superintendencias y la  misma DIAN, despolitizando el proyecto y cediendo estos poderes al Consejo Técnico de la Contaduría.

3. Se establece la obligación de llevar  contabilidad a los pertenecientes al régimen simplificado  con cierto grado de escalabilidad.

4. Se separan las normas contables de las tributarias.5. Se establece un plazo para su puesta en marcha.6. Se dan poderes una vez reestructurado al Consejo Técnico de la

Contaduría y con recursos para su  funcionamiento como ente idóneo para redactar las normas.

7. Se establece que igualmente la Junta Central de Contadores podrá ser reestructurada.

Normas Internacionales de Contabilidad

Norma Descripción Revisada Vigencia

NIC/IAS 1: Presentación de estados financieros

1997  

NIC/IAS 2: Inventarios diciembre de 2003 1 de Enero de 2005

NIC 3: Sustituida por la NIC 27 y la NIC 28

   

NIC 4 Sustituida por la NIC 16, la NIC 22 y la NIC 38

   

NIC 5 Sustituida por la NIC 1    

NIC 6 Sustituida por la NIC 15    

NIC/IAS 7: Estado de flujos de efectivo Diciembre de 1992 1 de Enero de 1994

NIC/IAS 8: Políticas contables, cambios en estimados contables y errores

diciembre de 2003 1 de Enero de 2005

NIC 9 Derogada por la NIC 38    

NIC/IAS 10:

Hechos posteriores a la fecha del balance

diciembre de 2003 1 de Enero de 2005

NIC/IAS 11:

Contratos de construcción Diciembre de 1993 1 de Enero de 1995

NIC/IAS 12:

Impuesto a las ganancias Octubre de 2000 1 de Enero de 2001

NIC 13 Sustituida por la NIC 1    

NIC/IAS 14:

Información financiera por segmentos

1997 1 de Enero de 2001

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NIC 15 Información para Reflejar los Efectos de los Cambios en los Precios

   

NIC/IAS 16:

Propiedades, planta y equipo 2003 1 de enero de 2005

NIC/IAS 17:

Arrendamientos diciembre de 2003 1 de enero de 2005

NIC/IAS 18:

Ingresos Diciembre del 1998 1 de enero del 2001

NIC/IAS 19:

Beneficios a empleados 2000 1 enero del 2001

NIC/IAS 20:

Contabilización de las subvenciones oficiales e información a revelar sobre ayudas públicas

reordenada: 1 enero de 1994

1 de Enero de 1984

NIC/IAS 21:

Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera

Diciembre de 1993 1 de enero de 1995

NIC 22 Combinaciones de Negocios    

NIC/IAS 23:

Costos por intereses (revisada en 1993) 1 enero de 1995

NIC/IAS 24:

Información a revelar sobre partes relacionadas

Reordenada: Diciembre del 2003

1 enero del 2005

NIC 25 Sustituida por la NIC 39 y la NIC 40

   

NIC/IAS 26:

Contabilización e información financiera sobre planes de beneficio por retiro

reordenada en 1994 1 enero de 1988

NIC/IAS 27:

Estados financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarías

(reordenada en 1994 y diciembre de 2003)

1 enero de 1990

NIC/IAS 28:

Contabilización de inversiones en empresas asociadas

diciembre de 2003 1 enero de 2005

NIC/IAS 29:

Información financiera en economías hiperinflacionarias

Reordenada en 1994 1enero de 1990

NIC/IAS 30:

Información a revelar en los estados financieros de bancos y entidades financieras similares

Reordenada en 1994 1 enero de 1991

NIC/IAS 31:

Información financiera de los intereses en negocios conjuntos

Diciembre de 2003 1 enero de 2005

NIC/IAS 32:

Instrumentos financieros; presentación e información a revelar

1998 y 2003 1 enero de 1996/2005

NIC/IAS 33:

Ganancias por acción (Revisada en 1997) 1 enero de 1999

23

NIC/IAS 34:

Estados financieros intermedios Junio de 1998 1 junio de 1999

NIC 35 Operaciones en Discontinuación    

NIC/IAS 36:

Deterioro del valor de los activos 35947 1 julio de 1999

NIC/IAS 37:

Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes

1998 1 julio de 1999

NIC/IAS 38:

Activos intangibles septiembre de 1998 1 julio de 1999

NIC/IAS 39:

Instrumentos financieros: reconocimiento y medición

octubre 2000 y diciembre del 2005

Revisada en octubre 2000

NIC/IAS 40:

Propiedades de inversión abril de 2000 1 enero de 2001

NIC/IAS 41:

Agricultura diciembre de 2000 1 enero de 2003

Por otra parte, la contabilidad, como ciencia y técnica de la información financiera y operacional de los entes económicos, debe cumplir con exigencias cada día mayores. Las crecientes necesidades de información para planificar, financiar y controlar el desarrollo nacional, requeridas por un sinnúmero de entidades del Estado; las necesidades de información de trabajadores e inversionistas; el desarrollo de sofisticados procedimientos administrativo – contables para controlar los enormes volúmenes y complejas operaciones de las empresas, que han hecho imprescindible la herramienta de la computación y las complicaciones que involucra utilizar la moneda como patrón de medida, en países afectados por inflación, plantean un verdadero desafío a nuestra profesión.

LECTURA COMPLEMENTARIA

LEY 1314 DE 2009 (julio 13)

Diario Oficial No. 47.409 de 13 de julio de 2009

CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Con esta Ley se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de

aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes,

el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su

cumplimiento.

En Colombia, después de un largo periodo de inactividad en la regulación contable, se nos empuja

hacia una dinámica nueva alrededor de la regulación sobre Normas de Contabilidad e Información

Financiera, Normas de Aseguramiento de Información. A esta dinámica que se le llamó

convergencia nos las entregan sin definirlas primero técnicamente y sin orientación sobre como

conocer los alcances de estas normas. Nos enfrentamos también a un problema semántico y

epistémico que no está suficientemente explicado. Este impulso nos ayuda también a saber de

24

una vez por todas cuáles serán las autoridades competentes para la expedición de estas normas,

cual el procedimiento para su expedición y que autoridades serán responsables de vigilar su

cumplimiento.

No es muy difícil notar la confusión de la palabra convergencia, ya que de pronto la encontramos

en la una ley desligada del concepto convergencia como se entiende en las tendencias

internacionales. La ley 1314 sugiere claramente que la convergencia es el esfuerzo intelectual que

debemos hacer para dirigirnos hacia estándares internacionales de aceptación mundial, las

mejores prácticas y para ello también exige tener en cuenta la rápida evolución de los negocios.

La primera preocupación que nos deja la ley es la reglamentación del sistema documental

contable y en especial como los estados financieros serán preparados, conservados y difundidos

electrónicamente, así como posibilitar el registro electrónico de los libros de comercio y el depósito

electrónico de la información.

La esencia de la ley es provocar una reglamentación de la preparación, promulgación y

aseguramiento de estados financieros y otra información financiera, pero sin descuidar la

reglamentación del proceso contable. Como punto de referencia obligado para esta

reglamentación la ley coloca a las normas llamadas internacionales. Esta ley también aprueba los

recursos para participar activamente en los procesos de emisión de normas internacionales.

Para que las reglamentaciones a lograr sean adaptativas de acuerdo al perfil de los entes, la ley

posibilita la delimitación de niveles de cumplimiento con contabilidad simplificada, información

financiera abreviada, y aseguramiento moderado. Dentro de este propósito de adaptabilidad se

ordena establecer normas de contabilidad y de información financiera para las microempresas

según el artículo 499 del Estatuto Tributario. También aclara la ley, que la preparación de las

declaraciones tributarias y sus soportes se hará según lo determina la legislación fiscal.

En cuanto al aseguramiento debemos aclararnos nosotros mismos el concepto desde el punto de

vista técnico, ya que la ley lo que hace es enumerar sus componentes: normas éticas, normas de

control de calidad de los trabajos, normas de auditoría de información financiera histórica, normas

de revisión de información financiera histórica y normas de aseguramiento de información en

general. La auditoría integral otro concepto a aclarar desde el punto de vista técnico también será

reglamentada para aquellos casos donde se deba hacer diferentes tipos de auditoría sobre las

mismas operaciones de un ente.

El Consejo Técnico como ente responsable por los proyectos de normas deberá iniciar procesos

abiertos, transparentes y de público conocimiento. En estos procesos el Consejo debe tener en

25

cuenta las recomendaciones y observaciones de impacto de otros organismos estatales. En la

elaboración del texto definitivo el consejo también tendrá en cuenta las observaciones realizadas

durante la etapa de exposición pública, acogiéndolas o rechazándolas de acuerdo a adecuados

criterios y razones técnicas. Al final ordenará la publicación del proyecto a presentar a los

ministerios respectivos junto con los debidos fundamentos de conclusiones.

El Consejo Técnico emitirá opiniones no vinculantes como resultado de revisiones que haga a las

reglamentaciones sobre contabilidad e información financiera y aseguramiento de información

emitida por otras autoridades del ejecutivo. Esta opinión versará sobre la concordancia con esta

Ley y en las normas que la desarrollen.

El Consejo no podrá hacer creaciones ni impulsos normativos propios sino que tiene que partir de

las normas internacionales existentes y tampoco puede desconocer los proyectos de

convergencia internacional. El Consejo tendrá representación financiada por el Estado en los

entes de emisión de normas internacionales y contará con las afiliaciones, suscripciones, pagos

por derecho de autor y pago para sostenimiento del ente emisor que sean necesarios.

“En busca de la convergencia prevista en el artículo 1° de esta Ley, tomará como referencia para

la elaboración de sus propuestas, los estándares más recientes y de mayor aceptación que hayan

sido expedidos o estén próximos a ser expedidos por los organismos internacionales reconocidos

a nivel mundial como emisores de estándares internacionales en el tema correspondiente, sus

elementos y los fundamentos de sus conclusiones. Si, luego de haber efectuado el análisis

respectivo, concluye que, en el marco de los principios y objetivos de la presente Ley, los referidos

estándares internacionales, sus elementos o fundamentos, no resultarían eficaces o apropiados

para los entes en Colombia, comunicará las razones técnicas de su apreciación a los Ministerios

de Hacienda y Crédito Público y de Comercio, Industria y Turismo, para que éstos decidan sobre

su conveniencia e implicaciones de acuerdo con el interés público y el bien común.”

“Participará en los procesos de elaboración de normas internacionales de contabilidad y de

información financiera y de aseguramiento de información, que adelanten instituciones

internacionales, dentro de los límites de sus recursos y de conformidad con las directrices

establecidas por el Gobierno. Para el efecto, la presente Ley autoriza los pagos por concepto de

afiliación o membrecía, por derechos de autor y los de las cuotas para apoyar el funcionamiento

de las instituciones internacionales correspondientes.

“Evitará la duplicación o repetición del trabajo realizado por otras instituciones con actividades de

normalización internacional en estas materias y promoverá un consenso nacional entorno a sus

26

proyectos.”

Las autoridades de vigilancia además de ser responsable del cumplimiento de las normas,

también seguirán expidiendo normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de

contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de información.

Después de hacer este análisis cabe preguntarse si se puede seguir insistiendo en el

desconocimiento de las “llamadas IAS/IFRS”. Llegó la hora de mostrar cuales son las

particularidades económicas, sociales y políticas que nos separan de la aspiración de obtener un

único conjunto de normas de alta calidad de aceptación mundial. ¿Será la hora ya de parar el

planeamiento del futuro apoyándose en simpatía o en discursos emotivos y comenzar el

verdadero planteamiento técnico-científico principio por principio, norma por norma, regla por

regla?.

ESCALABILIDAD DE LA PROPUESTA Como segundo grupo de comentarios al esquema

presentado, el Consejo considera serios problemas de comprensión del modelo internacional en la

propuesta de la Superintendencia. La “escalabilidad” que se señala puede ser válida para el

primer nivel, es decir empresas de interés público bajo la denominación del regulador

internacional. Pero pretender tomar el texto de NIC-NIIF como base para la regulación de PYMES

es incluso obviar los procesos y propósitos del propio IASB y del modelo NIC-NIIF.

En este momento se construye una propuesta de NIIF (IFRS) para PYMES. Las discusiones

recientes señalan que incluso esta regulación estaría condensada en una sola norma. La

propuesta de la Superintendencia olvida o ignora esta situación. Así mismo, existe un debate muy

álgido por los comentarios desde múltiples reguladores regionales y locales, entre ellos el EFRAG

(European Financial Reporting Advisory Group), sobre la utilidad del Marco Conceptual actual

para este modelo. Es importante igualmente recordar que está en discusión un nuevo Marco

Conceptual cifrado en el nuevo énfasis del modelo hacia la medición del desempeño financiero.

En este contexto, la propuesta de la Superintendencia no reconoce que el mismo IASB admite la

no procedencia del modelo NIC-NIIF hoy vigente en PYMES.

Dado que los estándares internacionales son amplios, igualmente podría señalarse que la

armonización de los criterios locales podría hacerse con esquemas de regulación de PYMES

como los propuestos por ISAR. En la propuesta de la superintendencia no existe argumento ni

justificación de la opción tomada para comparar y ajustar el 2649 con el texto de las NIC-NIIF.

Mas importante aún. Para el grueso de las empresas nacionales, micro empresas, nada se ha

discutido y los criterios que hoy se les exige, el 2649, cambiarán dirigidos a otro grupo de

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empresas. ¿Qué pasará? ¿Qué criterios terciarán para aplicar a estas empresas? Finalmente en

este grupo de comentarios, el Consejo está de acuerdo en que requerimos que la contabilidad de

las empresas en Colombia permita una gestión eficiente y ayude a la medición o evaluación de la

productividad, competitividad y continuidad de las empresas. Pero tenemos claro que los

propósitos del modelo NIC-NIIF no son ni la productividad, ni la gestión organizacional, ni el

mantenimiento del capital empresarial, sino la protección del capital financiarizado, es decir, el

capital de riesgo que se invierte en bolsas de valores. Por ello nos parece que la decisión de

tomar estos criterios como base para la regulación local de las empresas que no participan en los

mercados de financiamiento públicos no es garantía de conseguir tales objetivos, dado que el

modelo está dirigido a otros propósitos, como son la provisión de información para usuarios

financieros externos con fines de decisiones económicas de inversión-crédito.

1.8.LAS CUENTAS

Cuenta, es el nombre que se utiliza en la contabilidad para registrar en forma ordenada las operaciones que diariamente realiza una empresa.

La cuenta es un concepto contable con capacidad de dar y recibir, por consiguiente acumula en forma ordenada, las operaciones relacionadas con una determinada operación en particular (compras, ventas, efectivo, etc.), presentando movimientos y saldo en un momento determinado, llamados movimiento débito y movimientos crédito, y como resultado un saldo que implica:

1. Una disponibilidad (efectivo).2. Unas inversiones a corto plazo ( títulos )3. Un valor a recaudar ( Clientes )4. Un valor con capacidad de ser realizable ( Inventario )5. Un valor capitalizado en activos (Propiedades, planta y equipo).6. Unas contribuciones que hacer al Estado (Impuestos, gravámenes y

tasas).7. Unas obligaciones para con los empleados (prestaciones sociales).8. Un valor con capacidad de exigir su pago (Obligaciones financieras).9. Un valor que se debe reembolsar o restituir a sus dueños (patrimonio).

Para facilitar el manejo de una cuenta, se ha diseñado un esquema llamado CUENTA “T”, el cual consta de:

1. Nombre de la Cuenta,2. Columna del DEBE, en el lado izquierdo, donde se registran los Débitos,

28

3. Columna del HABER, en el lado derecho, donde se registran los Créditos.

1.8.1. REGISTROS EN LA CUENTA “T”.

Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos.

La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos.

Aquí vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:

1. Concepto o nombre de la cuenta2. Código de la cuenta

3. Su lado debito

4. Su lado crédito

5. Sus movimientos débitos y crédito

6. Su saldo

El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los débitos el valor de los créditos. En el caso de la cuenta de ejemplo, que es una cuenta del activo, en la cual su naturaleza es débito, el saldo debe ser debito. Caso contrario sucede en una cuenta de naturaleza crédito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta debe ser también crédito.

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La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado debito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.

1.8.2. NATURALEZA DE LAS CUENTAS

Existen cuentas de naturaleza débito que siempre inician o aumentan su saldo con los registros que se hagan al débito y disminuyen con registros de crédito, su saldo siempre presenta derechos y bienes que posee la empresa.

Las cuentas de naturaleza crédito, inician o aumentan su saldo con registros que se hagan en el crédito y disminuyen con registros al débito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa o valores que disminuyen los activos.

1.8.3. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS

Las cuentas se clasifican en Cuentas Reales o de Balance, Cuentas Nominales o de Ganancias y Pérdidas y, Cuentas de Orden

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Cuentas Reales o de Balance

Las cuentas reales representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio.

Activo

Representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entienden por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; y por derechos, las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.

Características:

Estar en capacidad de generar beneficios o servicios. Estar bajo el control de la empresa. Generar un derecho de reclamación.

Movimiento de las Cuentas del Activo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber, por lo general su saldo es débito.

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Conforman la clase de cuentas de Activo: Caja, Bancos, Clientes, Acciones, Terrenos y otras que para su conocimiento y manejo encontrará usted, en forma detallada, en el Plan Único de Cuentas.

Pasivo

Representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto.

Características:

La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago.

Existe una deuda con un beneficiario cierto.

Movimiento de las Cuentas de Pasivo: estas cuentas empiezan y aumentan su movimiento en el Haber; disminuyen y se cancelan en el Debe, por lo general su saldo es crédito.

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A la clase de cuentas de Pasivo pertenecen: Obligaciones con Bancos Nacionales, Proveedores Nacionales, Salarios por Pagar, y otras que usted aprenderá a manejar con el Plan Único de Cuentas.

Patrimonio

Matemáticamente el Patrimonio se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo. Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un Pasivo a favor de los dueños de la empresa, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de Pasivo.

Características:

Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueños de la empresa.

Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.

Movimiento de las Cuentas de Patrimonio: su movimiento es igual que las cuentas del Pasivo.

Cuentas Nominales, de Resultado o Transitorias

Las cuentas nominales son llamadas también de resultado porque al final de un ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos; y son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Comprende las cuentas del Estado de Ganancias y Pérdidas: de Ingresos, Gastos Costo de Ventas.

Ingresos

Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia.

Movimiento de las cuentas de Ingresos: estas cuentas empiezan y

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aumentan en el Haber; normalmente no se debitan sino al final del ejercicio para cancelar su saldo.

Gastos:

Una empresa debe efectuar pagos por los servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto o una pérdida porque esos valores no son recuperables. Ejemplos: el pago de sueldos, arrendamientos, servicios públicos y otros.

Movimiento de las cuentas de Gastos: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe; disminuyen y se cancelan en el Haber. Su saldo es débito.

Costo de Ventas:

Representa el valor de adquisición de los artículos destinados a la venta.

Movimiento de las cuentas de Costo de Ventas: estas cuentas empiezan y aumentan en el Debe, disminuyen y se cancelan en el Haber; normalmente no se acreditan; su saldo es débito.

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Costos de Producción o de Operación

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al finalizar el período (mes), deberán cancelarse contra las cuentas del grupo 14 -inventarios-, tanto en procesos, como en producto terminado, según sea el caso para aquellos entes que utilizan como método de contabilización el sistema de inventario permanente.

El ente económico que utilice el sistema de inventario periódico, registrará en esta clase el valor de la mano de obra directa (grupo 72), los costos indirectos sin incluir los materiales indirectos (grupo 73) y los costos en contratos de servicios (grupo 74), los cuales al final del ejercicio se cancelarán contra las cuentas de inventarios (grupo 14) y/o costo de ventas o de prestación de servicios (grupo 61).

También se registran en esta clase, para efectos de control, los costos correspondientes a las otras ventas registradas en la cuenta 4205.

Cuentas de Orden

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos o que se relacionen con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del control interno de

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activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

Cuentas Deudoras

Se comprenden por bienes y valores que pertenecen a la empresa y son entregados a terceros en custodia o garantía de créditos, arrendamiento, préstamo, comodato, depósito o consignación; así mismo se compone de pretensiones en denuncias penales, litigios o demandas civiles, laborales, comerciales y administrativas, entablados por el ente económico contra terceros, etc.

Cuentas Acreedoras

Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones, bienes inmuebles, valores mobiliarios y otros bienes que han sido recibidos para su custodia o en garantía por el ente económico.

1.8.4. LA PARTIDA DOBLE.

Se llama partida doble al movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual y parte integral de la Ecuación patrimonial

La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; cuando se presta dinero, el que recibe debe y el que entrega tiene. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble: “Quien recibe debe a quien entrega”.

“No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Claro está que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en este caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe,

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dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.

La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito.

Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito.

En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los débitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los débitos el resultado debe ser cero.

1.8.4.1. ASIENTOS CONTABLES

Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos

Asiento simple:

Cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas.

Asiento compuesto:

Es aquel en el que intervienen 3 o más cuentas, pudiendo ser una deudora y varias acreedoras, o bien, varias deudoras y una acreedora

1.8.4.2. PROCEDIMIENTO PARA REGISTRAR LAS OPERACIONES MERCANTILES

Para registrar correctamente una operación mercantil se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Identificar las cuentas que se afectan según el tipo de transacción.

Ejemplo:

Si compramos: ¿qué se compra?, ¿cómo se cancela?.

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Si vendemos ¿qué se vende?, ¿cómo se cobra su valor?. Si cancelamos una deuda: ¿qué tipo de deuda se paga?

Compramos mercancía a crédito por $ 2.500.000; se debe preguntar:¿Qué se compra?: mercancías----6205 DE MERCANCIAS: cuenta de Costo de Ventas; aumenta en DEBITO.

¿Cómo se cancela?: crédito----2205 NACIONALES: cuenta de PASIVO; aumenta en CREDITOS

6205 DE MERCANCIAS 2205 NACIONALESDEBE HABER DEBE HABER

2.500.000

2.500.000

2. Determinar la cuenta que se debita y la cuenta que se acredita, considerando que:

Una cuenta se DEBITA Una cuneta se ACREDITASi la cuenta es de clase:

Activo, se aumenta Activo, se debita Pasivo, se disminuye Pasivo, se aumenta Patrimonio, se disminuye Patrimonio, se aumenta Costo de Ventas, se aumenta Costos de Ventas, se disminuye Gastos, se aumenta Gastos, se disminuye Ingresos, se disminuye Ingresos,

1.8.4.3. EJERCICOS DE APLICACION

1. Consignación de Depósitos en entidades financieras:

Consignación en Colmena por $550.000

¿dónde se consigna?: en el banco----1110 BANCOS ¿de dónde sale el dinero?: de la empresa ----1105 CAJA

1110 BANCOS 1105 CAJA

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DEBE HABER DEBE HABER 550.000 550.000

2. Venta de mercancía al contado:

Venta de mercancía al contado por $ 1.230.000

¿qué se vende?: mercancías ----4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

¿cómo se cobra su valor?: al contado----1105 CAJA

1105 CAJA4135 COMERCIO AL POR

MAYOR Y AL POR MENORDEBE HABER DEBE HABER

1.230.000 1.230.00

0

1.8.5. LA ECUACION PATRIMONIAL

Es la igualdad matemática representada por el valor del activo por un lado y el valor del pasivo y del capital por el otro. Esta igualdad debe conservarse siempre aunque se efectúen otras operaciones. Matemáticamente, se puede expresar este concepto de la siguiente manera:

ECUACION PATRIMONIAL ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

DE DONDE: PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

Ejemplo:

ACTIVO PASIVO

BANCOS 600.000 BANCOS NACIONALES

500.000

EQUIPOS DE OFICINA 3.000.000 NACIONALES

900.000

CLIENTES TOTAL

39

1.200.000 1.400.000

TERRENOS 1.800.000

TOTAL 6.600.000 PATRIMONIO

5.200.000

EDH (ESTUDIANTE DICE Y HACE)

EJERCICIO

I. Responda las siguientes preguntas de acuerdo a la información de todo el tema uno:

a. ¿Porqué es importante la contabilidad?.b. ¿Qué es un hecho económico?.c. ¿Por qué se dice que la contabilidad debe ofrecer información veraz y

oportuna?d. Rescate dos aspectos que sean relevantes en la contabilidad financiera

y en la contabilidad administrativa. e. Cree una sopa de letras con los conceptos de las normas básicas de

contabilidad.f. Considera usted que las NIC, deberían ser asumidas por todas las

empresas colombianas?. Fundamente su respuesta.

II. Fundamente la respuesta para cada una de las siguientes preguntas:

a. Explique qué es un movimiento contableb. Explique qué es un registro débito y un registro crédito.c. ¿Qué diferencia existen entre las cuentas de Balance y las cuentas

Nominales?.d. Explique la razón de que todo valor u operación contable, se debe

registrar por lo menos en dos cuentas.

III. Identifique las cuentas que se afectan y realice el registro en Cuenta “T”

a. Venta de mercancía al contado por $ 2.255.840b. Consignación en Banco Colpatria por $22.560.324.c. Compra de mercancía al crédito por $ 1.800.000.d. Venta de mercancía a crédito por $1.700.000

40

e. La empresa concede un préstamo a un trabajador y le gira un cheque por $ 580.000

f. La empresa gira un cheque de $ 5.560.000, a un proveedor por concepto de abono a deuda por mercancías.

g. Para iniciar una empresa, un socio aporta $ 13.500.000 con cheque; otro socio aporta un automóvil valuado en $ 12.300.000, un tercer socio aporta mercancías para la venta por $ 7.800.000.

h. Se paga servicios públicos así: energía $ 178.560; acueducto $ 288.652; gas natural $ 32.214; se gira un cheque por cada concepto.

FDH (FORMADOR DICE Y HACE)

2. ESTRUCTURA Y MANEJO DEL PLAN UNICO DE CUENTAS

Decreto 2650 de 1993.

< Modificado con el Decreto 1536 de 07/05/2007 >

El Plan Único de Cuentas – PUC-, es un listado que contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación y de Orden. Dicho catálogo está conformado con códigos numéricos indicativos de cada cuenta y la denominación de las mismas, por lo que se debe utilizar de manera preferencial los códigos contenidos en el Catálogo de Cuentas, aunque se podrán utilizar internamente códigos diferentes, caso en el cual deberá elaborarse una tabla de equivalencias para dichas codificaciones que estará a disposición de quien la solicite.

El PUC busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad. Debe ser aplicado por todas las personas naturales o jurídicas

41

que estén obligadas a llevar contabilidad, de conformidad con lo previsto en el Código de Comercio y no podrán utilizarse clases, grupos, cuentas o subcuentas diferentes a las previstas en el PUC. Dichas personas se denominan entes económicos.

Las descripciones expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas incluidas en el catálogo e indican las operaciones a registrar en cada una de las cuentas.

Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los diferentes movimientos contables que las afecten.

Las dinámicas y descripciones que aparecen en el PUC, serán de uso obligatorio y todos los asientos contables deben efectuarse de conformidad con lo establecido en ellas.

El PUC presta varios servicios indispensables para el trabajo contable:

Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable, Como medio para obtener información, para utilizar la misma cuenta frente

a hechos similares, Facilita la confección de los estados contables.

2.1.Estructura del PUC.

La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los siguientes niveles:

Clase el primer dígito x

Grupo los dos primeros dígitos xx

Cuenta los cuatro primeros dígitos xxxx

Subcuenta los seis primeros dígitos xxxxxx

El primer dígito identifica el tipo de clase a la que pertenecen las cuentas:

CLASE NOMBRE NATURALEZA AUMENTA CON:

DISMINUYE CON:

1 Activo. Debito DB CR

42

2 Pasivo. Crédito CR DB

3 Patrimonio Crédito CR DB

4 Ingresos. Crédito CR DB

5 Gastos. Debito DB CR

6 Costos de Ventas. Debito DB CR

7 Costos de Producción o de Operación

debito DB CR

8 Cuentas de Orden Deudoras

Debito DB CR

9 Cuentas de Orden Acreedoras

Crédito CR DB

Las clases 1, 2 y 3 reciben el nombre de Cuentas de Balance, Permanentes o Cuentas Reales. Comprenden las cuentas que conforman el Balance General.

Las clases 4, 5, 6 y 7 se denominan Cuentas de Resultado, Cuentas Transitorias o Cuentas Nominales. Corresponden a las cuentas del Estado de Ganancias o Pérdidas o Estado de Resultados. En cada ejercicio inician en cero y deben ser canceladas al final porque determinan utilidad o pérdida.

Las clases 8 y 9 detallan las Cuentas de Orden.

2.1.1. CLASE 1.- ACTIVO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros.

Comprende los siguientes grupos:

Disponible Inventarios Diferidos Inversiones Propiedades

Planta y Equipo Otros Activos

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Deudores Intangibles Valorizaciones

Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con excepción de las Provisiones, las Depreciaciones, el Agotamiento y las Amortizaciones Acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los correspondientes grupos de cuentas.

El ente económico deberá ajustar sus activos de acuerdo con el Sistema Integral de Ajustes por inflación mensual o anualmente, de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

2.1.2. CLASE 2.- PASIVO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende:

Obligaciones Financieras

Impuestos, Gravámenes y Tasas

Diferidos

Proveedores Obligaciones Laborales

Otros pasivos

Cuentas por Pagar Pasivos Estimados y Provisiones

Bonos y Papeles Comerciales

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldos de naturaleza crédito.

Los pasivos expresados en moneda extranjera el último día del mes o año, se ajustaran con base en la tasa de cambio representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.

2.1.3. CLASE 3.- PATRIMONIO

Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual, el producto de los recursos de la empresa suministrados por el propietario o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende:

Capital Social(aportes de los accionistas, socios o

Revalorización del Patrimonio

Resultados de Ejercicios Anteriores

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propietarios)

Superávit de Capital

Dividendos o Participaciones Decretados en Acciones, Cuotas o Partes de Interés Socia

Superávit por Valorizaciones

Reservas Resultados del Ejercicio

2.1.4. CLASE 4.- INGRESOS

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado

Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión (tasa de cambio), aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera.

Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales.

2.1.5. CLASE 5.- GASTOS

Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre la empresa en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado.

Los gastos se clasifican en operacionales y no operacionales.

2.1.6. CLASE 6.- COSTOS DE VENTAS

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un período determinado.

2.1.7. CLASE 7.- COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION

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Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos. Comprende los siguientes grupos: Materia prima mano de obra directa, costos indirectos y contratos de servicios.

Las cuentas que integran esta clase tendrán siempre saldo de naturaleza débito.

2.1.8. CLASE 8.- CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias.

2.1.9. CLASE 9.- CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS

Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las declaraciones tributarias.

2.2.REGISTROS CONTABLES (SIMPLES Y COMPUESTOS)

Para registrar las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, se cambia el esquema de la cuenta”T” por los asientos de diario en forma horizontal.

Ejemplo 1: Se consigna en el banco la cantidad de $ 2.350.000. Se compra mercancía a crédito por valor de $ 4.530.200

Código Cuentas Debe Haber1105 CAJA 2.350.00

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0

1110 BANCOS 2.350.00

0

6205 DE MERCANCIAS 4.530.20

0

2205 NACIONALES 4.530.20

0

Ejemplo 2:

La Compañía de Estudios American, vende de contado mercancías por $ 417.600, incluido el I.V.A. de 16%

Código Cuentas Debe Haber

1105 CAJA 417.00

0

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 360.00

0

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 57.60

0

FDEH (FORMADOR DICE-ESTUDIANTE HACE)

EJERCICIO DE APLICACION

1. Realizar el registro contable de los siguientes saldos y realizar la ecuación patrimonial

Caja $ 200.000. Bancos $ 14.500.000 Clientes $ 5.000.000 Nacionales $ 8.000.000 Mercancías no fabricadas por la empresa $19.000.000 Gastos pagados por anticipado $ 800.000 Equipo de oficina $ 7.000.000 Bancos nacionales $ 2.000.000 Aportes sociales $ 86.258.954

2. Con la información anterior determine los cambios que ocasionan en la ecuación patrimonial, cada una de las operaciones realizadas por el señor Enrique Márquez.

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Abona con cheque $2.000.000 a nacionales Compra a crédito una maquina de escáner por $ 800.000 Vende al contado un terreno por $38.000.000 por cuyo concepto recibe

un cheque. Compra elementos para el aseo por valor de $20.000 valor pagado

efectivo. Consigna en el banco un cheque por $ 8.000.000. Compra papelería para uso de la empresa gira un cheque por

$ 900.000. Compra seis televisores a $ 500.000 c/u, el valor la paga girando cheque

Vende dos televisores a $ 600.000 c/u por este concepto recibe un cheque por $ 1.200.000.

Vende a crédito un televisor por $700.000 al señor Fernando Erazo. El cliente Fernando Erazo paga a la empresa $ 300.000 como abono a

su deuda. La empresa recibe un cheque por 200.000, girado por Fernando Erazo,

como segundo abono a la deuda pendiente. Venta de dos televisores a crédito por $ 1.600.000 al señor Javier

Santacruz. Se recibe un cheque por $300.000 como abono a la cuenta de Javier

Santacruz.

Determine el saldo de las cuentas, caja y bancos.

EDH (ESTUDIANTE DICE Y HACE)

EJERCICIO

1. Conteste las siguientes preguntas:

¿Cuál es la naturaleza contable de los activos o bienes y derechos? ¿Cuál es la naturaleza contable de los pasivos u obligaciones de la empresa? ¿Cuál es la naturaleza contable del patrimonio o derecho de los socios? ¿Cuál es la naturaleza contable de los ingresos por la actividad económica? ¿Cuál es la naturaleza contable de los costos de venta de la actividad? ¿Cuál es la naturaleza de los gastos necesarios, causales y proporcionales a la

actividad de la empresa?

2. Determine los saldos de cada cuenta con el esquema de Cuenta “T” y registre contablemente los siguientes movimientos:

a. Se constituye una empresa de compra y venta de mercancías con los siguientes aportes iníciales: Efectivo $ 400.000.000, de los cuales se deposita el 80% en una cuenta corriente. Mercancía: $51.700.000 Moto: $2.500.000

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b. Compra de mercancía para la venta: TV 42 LCD 100 unidades, $ 1.490.000 + IVA 16%, cancelamos 30% en efectivo y

crédito 60 días zapatos varios 2000 unidades $ 90.000 +IVA 16% c/u, cancelamos 45% cheque y

crédito 30 días. Teléfonos celulares ultima gama 800 unidades $ 223.000 + IVA c/u, cancelamos el 10

% en efectivo, el 12% en cheque y el resto en 60 dias.

c. Venta de mercancía 80 unidades TV 42 LCD $1.900.000+IVA 16% c/u, pagan de contado con cheque 30% y 70% a crédito, y zapatos 1.323 unidades por valor de $ 150.000+ IVA 16% c/u pagan de contado 60% efectivo y 40% crédito 30 días.

d. Cancelamos servicios públicos agua $ 200.500, luz $ 59.3867, teléfono $ 79.876, con cheque cada servicio.

e. Cancelamos honorarios al revisor fiscal $ 2.000.000 con cheque.f. Se solicita un crédito con el banco de Bogotá por valor de $ 5.000.000, a 8 meses con una

tasa de interés del 16.92% CT. Valor consignado directamente en la cuenta.g. Se cancela el saldo del ejercicio “b”.h. Se reciben $ 8.300.000 por otros ingresos de la empresa, valor recibido en cheque.i. Cancelan el 20% del saldo del ejercicio “c”.j. Se paga arriendo de tres meses (Anticipado) por valor de $330.000 cada mes.k. Se paga la primera cuota del préstamo.

3. A continuación se indican varias operaciones realizadas por Servicio de Entregas El Rápido. Indique el efecto que tiene cada una de las operaciones en la ecuación contable de la empresa.

a. Su dueño Juan Carlos Campos, aporta $ 20.000.000 en efectivo al negocio.b. Compra una motocicleta para uso del negocio en $ 2.500.000 La compra la paga al

contado. c. Paga $ 500.000 por concepto de una publicación en un diario, anunciando la apertura del

negocio. d. Adquiere mobiliario para el negocio, por $ 1.500.000, al crédito. e. Se prestan servicios a varios clientes por $ 500.000 y se recibe el pago al contado. f. Se pagan $ 50.000 por concepto de combustible para la motocicleta. (Considere el

combustible como un gasto). g. El dueño del negocio retira $ 100.000 en efectivo. h. Se prestan varios servicios de fletes por $ 1.500.000. Los clientes prometen pagar el

próximo mes. i. Se pagan tres meses por adelantado, por concepto de alquiler del local que ocupa el

negocio. El alquiler asciende a $ 250.000 por mes. j. El dueño del negocio aporta al mismo un vehículo que tenía para su uso personal. El valor

del vehículo es de $ 5.000.000

4. Servicios Monkey S.A., es una empresa de servicios, el cual realiza las siguientes operaciones durante el mes de octubre de 2009.Indique los efectos de cada operación en la ecuación contable. En vista de que no se dan cifras indique solamente si se trata de un aumento o una disminución, diciendo también el elemento de la ecuación contable que se afecta.

a. Se compran artículos de oficina al crédito. b. Se pagan los recibos por concepto de servicios de agua, electricidad y teléfono. c. Se prestan servicios a varios clientes quienes pagan al contado. d. Se recibe el pago de un cliente al cual, hace un mes se le habían prestado servicios al

crédito. e. Los dueños aportan capital adicional a la empresa. f. Se compra a crédito maquinaria.

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g. Se paga una parte de la factura de la maquinaria comprada a crédito. h. Se compra equipo de cómputo al crédito. i. Se devuelve el monitor del equipo de cómputo, por encontrarse en mal estado y el

vendedor está de acuerdo en rebajar su monto de nuestra cuenta. j. Se paga el equipo de cómputo comprado al crédito.

5. Haga los respectivos registros contables e indique los efectos que causan en la ecuación patrimonial de la empresa, las siguientes operaciones.

a. El dueño aporta $ 10.000.000 de capital a la empresa. b. Compra un vehículo al crédito para uso de la empresa, en $ 57.500.000c. Paga gastos de publicidad por un diario local, por $ 500.000d. Le paga $ 550.000 en efectivo a una persona que le hace trabajos de limpieza en las

oficinas.e. Paga al contado sueldo a una empleada por $ 750.000

6. Indique los efectos que tienen las siguientes operaciones, en la ecuación contable de la empresa.

a. Se constituye la empresa como sociedad anónima y se venden 10 acciones por $ 5.000.000 al contado.

b. Se obtiene un préstamo al Banco Colpatria por $ 10.000.000c. Se compra mobiliario para oficina por $ 3.000.000. Se pagan $ 1.000.000 al contado y se

firma un pagaré por $ 2.000.000d. Se prestan servicios por los que se cobra $ 1.000.350 al contado. e. Se compra al crédito papelería para el negocio por $ 548.550 (Considere la papelería

comprada como un Activo). f. Se prestan servicios por $ 2.750.000 a un cliente, quien promete pagar en tres meses. g. Se pagan salarios por $ 3.750.000h. Los socios hacen un aporte adicional de capital de $ 2.500.000i. Se compra computador al contado en $ 3.500.000j. Se gastan en combustible para el vehículo $ 50.000

7. Pedro Segura inicia un negocio denominado El Seguro. Aporta $10.000.000 en efectivo y con ellos abre una cuenta en Banco Colmena; adquiere un computador por $ 3.800.000, un escritorio y silla en $ 450.000, un teléfono en $ 75.000. Compra al crédito mercancía para la venta por $ 8.000.000 y paga por concepto de arriendo $ 280.000. Realice los respectivos registros por partida doble.

3. IMPUESTOS

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FDH (FORMADOR DICE Y HACE)

Dentro de los ingresos públicos que el Estado y otras Administraciones Públicas perciben para financiar las necesidades comunes y que ayudan a balancear el gasto público, se destacan los tributos, que son prestaciones en dinero que los ciudadanos están obligados a pagar por Ley. Los tributos se pueden clasificar en tasas, contribuciones especiales e impuestos.

Las tasas son pagadas por los ciudadanos como consecuencia de la realización de una actuación administrativa que les beneficia individualmente, y que están obligados a solicitar o recibir y a los cuales no se pueden negar, como la recogida de basuras, el alumbrado público, la expedición del documento de identidad y otras tasas municipales que varían en las diferentes administraciones.

Las contribuciones especiales se pagan cuando una actuación pública dirigida a satisfacer una necesidad colectiva produce un beneficio especial a determinados individuos, de manera indirecta, pero cuya contribución es necesaria; tal es el caso de una obra de tendido eléctrico en una zona rural o inminente población donde, desde el momento de la obra, el valor de las fincas o propiedades particulares se ve incrementado como consecuencia directa de la realización de la obra pública. El ejemplo más claro es la Valorización que se paga actualmente.

Finalmente, los impuestos son los tributos más importantes, pues es a través de ellos como se obtienen la mayoría de los ingresos públicos para costear las necesidades colectivas de cualquier administración.

Los impuestos son cantidades que se exigen obligatoriamente por Ley sin que exista una contraprestación individualizada específica, es decir, que el gobierno no retribuya de ninguna manera por el pago de los impuestos, y que se fundamentan

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en hechos que demuestran la capacidad económica de los ciudadanos. Los impuestos se clasifican en impuestos directos e indirectos.

IMPUESTOS DIRECTOS Son los gravámenes establecidos por Ley que recaen sobre la renta, el ingreso y la riqueza de las personas naturales y/o jurídicas, los cuales consultan la capacidad de pago de éstas. Se denominan directos porque se aplican y recaudan directamente de las personas que tienen el ingreso o el patrimonio gravado.

  IMPUESTOS INDIRECTOS

Son gravámenes que recaen sobre la producción, la venta de bienes, la prestación de servicios, las importaciones y el consumo. Estos impuestos no consultan la capacidad de pago del contribuyente.

 En definitiva, los impuestos directos gravan la riqueza en sí misma, mientras que los indirectos gravan la utilización de esa riqueza.

Así mismo, los impuestos se clasifican de a cuerdo a la entidad que los recaude en:

Nacionales, Departamentales, Municipales o Distritales.

3.1.Los principales impuestos nacionales son:

Renta y complementarios, Impuesto de Valor Agregado (IVA), Ganancias Ocasionales Impuesto al patrimonio (con vigencia temporal) Gravamen a los movimientos financieros Impuesto de Timbre Nacional

3.1.1. Impuesto de Renta y complementarios

Comprende los impuestos que se liquidan con base en la renta (incluye el gravamen al trabajo, al capital y la combinación de ambos), en las ganancias ocasionales y en las transferencias al exterior, así como las utilidades comerciales en el caso de sociedades y entidades extranjeras determinadas por la Ley. Es un

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impuesto directo porque incide en forma específica sobre el ingreso de las personas y de las sociedades mercantiles.

El proceso de depuración de la renta líquida gravable da ciertas ventajas tributarias como son la deducibilidad de costos y gastos con relación de causalidad y siempre que sean reales y proporcionados.

Cabe aclarar que los contribuyentes del impuesto sobre la renta pagan una tarifa que es el porcentaje o valor que se aplica sobre la base gravable o renta líquida gravable para determinar el impuesto a cargo.

En Colombia existen varias tarifas según el tipo de contribuyente.

Tarifa del impuesto de renta en sociedades comerciales. Las sociedades comerciales como anónimas, limitadas, o asimiladas a estas, y las sociedades extranjeras, tienen una tarifa del 34% a partir del año 2007.

Tarifa del impuesto en el régimen especial. A los contribuyentes del régimen especial (artículos 356 y siguientes el estatuto tributario), se les aplica una tarifa del 20%. A los contribuyentes del régimen especial contemplados en el artículo 19, numeral 4 del estatuto tributario, si cumplen los requisitos allí expuestos, la tarifa del impuesto de renta será del 0%.

Tarifa del impuesto en personas naturales. La tarifa del impuesto de renta en las personas naturales es una tarifa progresiva, esto es que entre mayor sea la renta mayor será su impuesto. El artículo 241 del estatuto tributario contiene la tabla en la cual según sea la renta así mismo es la tarifa que se debe aplicar, con un máximo del 34% para el año 2007 y del 33% para los años posteriores.

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Esta nueva tarifa se aplica a partir del año gravable 2007, puesto que para los años anteriores se utiliza una tabla más compleja, tabla que fue simplificada por la ley 1111 de 2006.

Tarifa del impuesto en contribuyentes usuarios de las zonas francas. Según el artículo 240-1 del estatuto tributario, la tarifa para los usuarios de la zonas francas es del 15% a partir del año gravable 2007. Este mismo artículo hace una excepción en cuanto a los usuarios comerciales de las zonas francas, a los cuales se les aplica la tarifa general. Quiere decir esto que solo a los usuarios industriales y de servicios se les aplica la tarifa del 15%.

LECTURA COMPLEMENTARIA

Impuestos 2010: renta a patrimonios de 110 millones de pesos LUNES 21 DE DICIEMBRE DE 2009

Ya se empiezan a conocer las reglas que regirán en materia tributaria durante 2010, principalmente en lo relacionado con la declaración de renta y complementarios, así como con los requisitos para pertenecer al régimen común o al simplificado. Así, quienes sean comerciantes, fabricantes o rentistas de capital y sus ingresos en el 2010 sean iguales o superiores a 34 millones 377 mil pesos (equivalentes a mil 400 Unidades de Valor Tributario - UVT) deberán presentar declaración de renta para el 2010. Como se recordará, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, ajustó en 3.33 por ciento el valor de la UVT para el 2010, dejándolo en 24 mil 555 pesos.

También estarán obligados a presentar la declaración de renta los comerciantes que durante el año gravable de 2010 tengan dos locales o sedes para el desarrollo de su actividad. Igualmente, estarán obligados a declarar quienes al 31 de diciembre de 2010 tengan bienes que sumen o superen los 110 millones 498 mil pesos. Dicho monto aplicará además para los depósito o consignaciones a cuentas bancarias de un mismo titular y a las inversiones financieras como CDT o fiducias, entre otras. Por otro lado, las compras de bienes, como por ejemplo de casa, apartamento, lote o vehículo, cuyo monto sea de 68 millones 754 mil pesos o superior, también deberán ser objeto de declaración de renta.

De acuerdo con la regulación, este valor regirá para las transacciones realizadas en efectivo o con tarjeta de crédito. En el caso de los ingresos de los asalariados o trabajadores independientes, el monto para la declaración de renta para 2010 se fijó en 81 millones 32 mil pesos (tres mil300 UVT). Igualmente, si el valor de los salarios recibidos representa menos del 80 por ciento del total de los ingresos, se deberá declarar renta. Por otro lado, los trabajadores independientes cuyos honorarios recibidos en el próximo año sobre los cuales le practicaron retención en la fuente sean menos del 80 por ciento de los ingresos totales serán declarantes para el año gravable 2010. Serán objeto del gravámen quienes hayan realizado operaciones de importación o exportación, o vendido bienes o servicios bajo concesión o franquicia, regalías o explotación de tangibles.

Vale la pena señalar que los responsables de declarar o pagar renta en el 2010 correspondiente al año gravable 2009, deberán hacerlo sobre una UVT equivalente a 23 mil 763 pesos.

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Las sanciones que se impondrán por el incumplimiento en la declaración y el pago de impuestos durante el 2010 tendrán como mínimo un costo de 245 mil 550 pesos, es decir, 10 UVT.

Programa de ayuda renta

Desde hace ya varios años está disponible una herramienta electrónica para que las personas naturales, sucesiones líquidas o asimiladas que no están obligadas a llevar libros de contabilidad realicen la liquidación de su impuesto de renta de manera fácil y evitando errores aritméticos o de forma. Los interesados en utilizar esta posibilidad deberán contar previamente con el Registro Único Tributario, RUT. El Programa realiza también el cálculo de la sanción por extemporaneidad en la presentación de la declaración, dependiendo del calendario tributario establecido por el Gobierno para el 2010.

El más reciente informe sobre el recaudo de impuestos de la Dian, a noviembre los pagos de IVA y renta presentan un crecimiento en términos reales del 9.3 por ciento con respecto al año anterior, al pasar de 40.9 billones de pesos en noviembre de 2008 a 44.7 billones de pesos en igual período de 2009. Se espera que al cierre del año el menor recaudo esté por debajo de 1.8 billones de pesos.

¿Régimen común o simplificado?

Para el 2010, los comerciantes minoristas o detallistas que por el desarrollo de sus actividades gravadas con el IVA hayan recibido ingresos brutos por 98 millones 220 mil de pesos, deberá inscribirse en el régimen común, el cual está obligado a expedir factura. También deberán pasarse a dicho régimen quienes desarrollen durante el próximo año actividades económicas gravadas con IVA bajo la figura de sociedad. Los contratos que celebren los minoristas durante el 2010 para la venta de bienes y/o la prestación de servicios cuyo valor individual sea o supere los 81 millones 31 mil 500 de pesos (tres mil 300 UVT) son también una razón para la inscripción en el régimen común.

Si un comerciante minorista registra consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras durante el año gravable 2010 por 110 millones 498 mil 800 pesos tendrá que pasarse al régimen común.

3.1.2. Impuesto a las Ventas (IVA)

Es un impuesto indirecto que grava las ventas de bienes o la prestación de servicios en el territorio nacional ; igualmente grava las importaciones de bienes muebles en el territorio nacional , la tarifa general es del 16%, existiendo tarifas diferenciales del 2%, 5%,10%, 20%, y tarifas superiores para vehículos nacionales o importados.

El responsable puede descontar el Impuesto a las ventas que le es facturado en los bienes y servicios. Por ejemplo, un comerciante compra un producto en $10.0000 por el cual paga un Iva de $1.600; luego lo vende por $15.000 y cobra un Iva de $2.400. Al momento de presentar su declaración de Iva, el comerciante

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solo pagara la diferencia entre el Iva que genero (2.400) y el Iva que pago inicialmente (1.600), lo que significa que el comerciante solo pagara la suma de $800, que es exactamente el Iva correspondiente al valor que el comerciante le agregó al producto vendido, ya que lo compro en $10.000 y lo vendió en $15.000; es decir, le agrego un valor de $5.000 que multiplicado por la tarifa general que es del 16% da un valor de $800. Quien paga la totalidad el Iva es el consumidor final, pues al no poderlo vender o agregarle valor, no puede descontar el Iva pagado como en el caso del comerciante.

El impuesto a las ventas se causa en el momento en que se enajena un bien, o se vende o presta un servicio. Cuando el valor convenido sufriere un aumento con posterioridad a la venta, se generará el impuesto sobre ese mayor valor, en la fecha en que éste se cause.

3.1.2.1. Bienes gravados y excluidos en el Impuesto a las ventas

El sistema tributario colombiano, respecto al impuesto a las ventas, ha clasificado los bienes y servicios en gravados y excluidos (aunque también se habla de un tercer grupo llamado no sometidos o que no causan IVA).

Los bienes y servicios gravados son aquellos que causan IVA, y que se dividen según la tarifa que se les aplique. En Colombia existen varias tarifas. La tarifa del 16% es conocida como la tarifa general, y las otras se conocen como tarifas diferenciales.

Una de las tarifas diferenciales es la tarifa 0%, y lógicamente los productos que están gravados a una tarifa del 0%, pertenecen al grupo de los gravados, conocidos como exentos.

Esto en principio parece absurdo pero tiene su razón de ser.

Un bien exento es un bien gravado, por tal razón, quienes produzcan bienes exentos, son responsables del Impuesto a las Ventas, y como tal deben declarar IVA. Quienes comercialicen bienes exentos no son responsables del impuesto a las ventas, sólo lo son los productores, por tanto, sólo los productores de bienes exentos pueden solicitar como descuento el Iva pagado en sus compras.

El ser responsables del IVA y presentar su respectiva declaración, les asiste el derecho de solicitar como descuento los valores que hayan pagado por concepto de IVA en la compra de materia prima y demás gastos relacionados con la producción o comercialización de los bienes exentos.

Como se puede ver, los bienes exentos dan derecho a descontar el IVA pagado y como el IVA generado es del 0%, siempre resultará un saldo a

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favor, el cual pueden solicitar en devolución. A quien comercialice un bien exento le devuelven el Iva sin límite alguno.

Los bienes y servicios excluidos, no causan IVA. No están sometidos al impuesto sobre las  ventas, y al no estar sometidos a dicho impuesto, no son responsables de él, y al no ser responsables no deben declarar.

Si una persona no es responsable del impuesto a las ventas, no declara Iva, y en consecuencia no puede solicitar como descuento el IVA que hubiere pagado. Cualquier valor que pague por IVA, debe ser llevado al mayor valor del gasto o del costo, caso en el cual, lo puede deducir de la declaración de renta, pero no podrá descontarlo en la declaración de Iva puesto que no la presenta.

Las diferencias, pues, están en que los bienes exentos son gravados y dan derecho a devolución del IVA que se pague por sus insumos, materias primas y demás costos directos e indirectos, y los bienes excluidos no causan IVA y por tal razón no se pueden descontar los valores pagados por Iva, y como consecuencia no tienen derecho a devolución de IVA.

3.1.2.2. Régimen para registrar y declarar ventas

Como se considera responsable del impuesto a las ventas toda Persona natural o Persona jurídica que venda productos o preste servicios gravados con el Iva, existen dos regímenes vigentes en el registro de vendedores:

los Contribuyentes del Régimen simplificado, y

los Contribuyentes del Régimen Común.

Régimen Simplificado:

Pertenecen a este grupo las personas naturales que venden productos o prestan servicios gravados y que por no llegar a determinados montos de ingresos señalados por la Ley, no tienen obligación de declarar y de liquidar impuesto a las ventas.

Las personas naturales que pretendan seguir ejerciendo actividades gravadas con IVA (venta de bienes corporales muebles, prestación de  servicios y   juegos de azar), al igual que las personas que tengan pensado iniciar ese tipo de actividades, podrán hacerlo bajo el Régimen Simplificado del IVA si reúnen la totalidad de los requisitos que para ello se exige.

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Es de recordar que quienes puedan desarrollar sus actividades bajo el régimen simplificado del IVA deben cumplir con inscribirse oportunamente en el RUT y actualizarlo cuando sea necesario.

Si no se inscriben oportunamente, la DIAN podrá hacerlo de oficio y se podrán aplicar además las sanciones contempladas en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario.

Y aunque se les exonere de la obligación de expedir factura de venta (ver artículo 616-2 del Estatuto Tributario), pueden expedirla en forma voluntaria cumpliendo todos los requisitos formales (excepto el relativo a la autorización de la numeración de la facturación). Además, aunque se les pide diligenciar un Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias (artículo 616 del Estatuto Tributario), la DIAN no puede sancionar a quienes no lo lleven o lo tengan atrasado.

En consecuencia, cuando se trate de cifras referidas al año fiscal corriente, las UVT mencionadas en el artículo 499 del Estatuto Tributario deben actualizarse con el valor oficial de la UVT para el año que esté transcurriendo ( para el 2010 fue definido en $24.555; véase la Resolución DIAN 012115 de Noviembre 10 de 2009). Y si la cifra en UVT se entiende referida a valores del año anterior, tales UVT se calcularán con el UVT que rigió hasta Diciembre 31 de 2009 ($23.763).

Requisitos para contribuyentes de Régimen Simplificado

Aclarado lo anterior, podemos establecer que podrán seguir perteneciendo al régimen simplificado del IVA las Personas Naturales que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos.

Requisito Límite (o restricción)1. En al año anterior, es decir, en el año 2009, sus ingresos BRUTOS fiscales, provenientes de su actividad operacional gravada (es decir, los provenientes de la venta de bienes corporales muebles gravados, o de prestación de servicios gravados o de ejecución de juegos de suerte y azar, pero sin incluir ingresos por operaciones excluidas o los ingresos extraordinarios tales como ventas de activos fijos, o herencias, o loterías, o dividendos, o salarios, etc; ver el Concepto Unificado del IVA 001 de Junio de 2003 de la DIAN, Título IX, Capitulo II, numeral 2.3), no pudieron haber excedido los …..

$ 95.052.000 (4.000 UVTs x $23.763)

2. Durante el 2010, sus establecimientos de comercio, oficinas, locales o sedes de negocio no pueden exceder de….

Máximo uno

3. Durante el 2010, en su establecimiento de comercio, oficina, sede o local le está prohibido desarrollar negocios bajo la modalidad de….

Franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que implique la explotación de intangibles

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4. Durante el 2010 no puede llegar a efectuar operaciones que lo conviertan en “usuario aduanero”, es decir, no puede….

Intervenir directa o indirectamente en las operaciones de importación y/o exportación de bienes y/o servicios y/o de tránsito aduanero (consúltese  “Tabla resumen para diligenciar en el RUT el código de   ´ Usuario Aduanero ´”)

5. Durante el 2009 no pudo haber celebrado contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados con IVA por cuantía individual y superior a….

$ 78.418.000 (3.300 UVT x $23.763)

6. Durante el 2010 no puede llegar a celebrar contratos de venta de bienes o prestación de servicios gravados con IVA por cuantía individual y superior a…. (Nota: Si durante el 2010 pretende llegar a firmar un contrato para vender bienes gravados o prestar servicios gravados, y la cuantía del contrato va a superar la cifra aquí reseñada, en ese caso deberá inscribirse en el “Régimen Común” antes de la celebración del contrato; ver parágrafo 1 del artículo 499)

$ 81.032.000 (3.300 UVT x $24.555)

7. Durante el 2009 sus consignaciones bancarias (en todo el sistema bancario, ya sea en Colombia o en el exterior, y sin importar el origen de los recursos), al igual que sus inversiones financieras (como por ejemplo: constitución de CDTs, adquisición de bonos, etc., ya sea en Colombia o en el exterior), no debieron haber excedido de…

106.934.000 (4.500 UV x $23.763)

8. Durante el 2010 sus consignaciones bancarias (en todo el sistema bancario, ya sea en Colombia o en el exterior, y sin importar el origen de los recursos), al igual que sus inversiones financieras (como por ejemplo: constitución de CDTs, adquisición de bonos, etc., ya sea en Colombia o en el exterior), no pueden llegar a exceder de

$ 110.497.000 (4.500 UVT x $24.555)

Régimen Común

Toda Persona jurídica, por el solo hecho de ser jurídica pertenece al régimen común, lo que quiere decir que no es posible que una empresa pueda pertenecer al régimen simplificado. Son responsables del Impuesto a las ventas pertenecientes al régimen común, todas las personas jurídicas y aquellas personas naturales que no cumplan los requisitos para pertenecer el Régimen simplificado.

Obligaciones del régimen común. Inscribirse en el RUT como Responsable del Régimen Común. Recaudar el Impuesto. Declarar Bimestralmente el IVA, en caso de no haber efectuado

operaciones gravadas durante el periodo no lo exime de dicha obligación en cuanto no haya informado el cese de actividades.

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Expedir factura o requisito equivalente teniendo en cuenta los requisitos que la ley exija.

Llevar los libros de contabilidad debidamente registrados en la cámara de comercio o en la DIAN.

Obligación de informar el cese de actividades.

3.1.2.3. Contabilización del Impuesto sobre las ventas por pagar.

1. IVA generado y discriminado en la factura. Es el impuesto que deben cobrar los responsables del impuesto a las ventas y s valor acredita la cuenta Impuesto sobre las ventas por pagar:

Ejemplo 1.

Un comerciante vende de contado mercancía nacional en $ 870.000 incluido el IVA de 16%. Para facturar se discrimina el IVA mediante la siguiente operación:

Luego, se hace la contabilización de la siguiente manera:

Código Cuentas Debe Haber

1105 CAJA 870.00

0

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 750.00

0

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 120.00

0

Ejemplo 2.

60

Un importador vende a crédito licores importados por valor de $ 3.500.000; IVA 16%

Código Cuentas Debe Haber

1305 CLIENTES 4.060.00

0

4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 3.500.00

0

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 560.00

0

2. IVA descontable.

Las empresas responsables pueden descontar del valor del impuesto causado, lo correspondiente al impuesto pagado. Por compra de mercancías únicamente el 16% es descontable; cuando se paga una tarifa mayor del 16%, el excedente constituye un costo. El IVA pagado por servicios es deducible en su totalidad. Al contabilizar se debita Impuestos sobre las ventas por Pagar, por ser un acuenta del PASIVO que disminuye.

Ejemplo 1.

Compra de mercancía nacional de contado, según factura Nº 65464, por valor de 630.000; IVA 16%

Código Cuentas Debe Haber

6205 DE MERCANCIAS 630.00

0

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 100.80

0

1110 BANCOS 730.800

Ejemplo 2.

Un restaurante compra al contado licores importados por $ 5.000.000; IVA 35 %. Al vender liquida el IVA a la tarifa general de 16%.

Valor descontable por IVA, únicamente el 16%; la diferencia constituye un mayor valor de la mercancía.

$ 5.000.000 X 35% = $ 1.750.000

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$ 5.000.000 X 16% = $ 800.000 (DESCONTABLE)19% = $ 950.000

Código Cuentas Debe Haber

6205 DE MERCANCIAS 5.950.00

0

2408 IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS POR PAGAR 800.00

0

1110 BANCOS 6.750.000

La diferencia (no descontable) es un mayor valor de la mercancía; aumenta el valor de las compras: $ 5.000.000 + 950.000 = $ 5.950.000

3. IVA no descontable.

Cuando el responsable de las ventas adquiere activos fijos gravados (Propiedad, Planta y Equipo), no puede descontar el IVA. El impuesto constituye un mayor valor del bien adquirido

Ejemplo 1.

Se compra al contado muebles para la oficina por $ 475.000 + IVA 16%

$475.000 + 76.000 = 551.000, VALOR DE LA COMPRACódigo Cuentas Debe Haber

1524 EQUIPO DE OFICINA 551.00

0

1110 BANCOS 551.00

0

4. Determinación y pago del IVA por pagar.Al finalizar el periodo, la empresa determina el saldo por pagar a la DIAN. Este valor se obtiene mediante la diferencia entre el IVA generado y el IVA descontable.

Ejemplo 1.

Una empresa ha realizado el siguiente movimiento en la cuenta de Impuestos sobre las Ventas por Pagar:

CONCEPTO DEBITOS CREDITOS

62

IVA

descontable IVA generado

1. Venta de mercancías 178.000 2. Intereses sobre ventas   43.000 3. Prestación de servicios gravados 65.000 4. Ingresos por arrendamientos de bienes 54.000 5. Ingresos por fletes 26.000 6. Devolución en compras 32.000

7. Compra de mercancía 87.

000

8. Compre de materia prima 45.

000

9. Gastos por parqueadero, servicios públicos 20.

000

10. Devolución en ventas 30.

000

Totales 182.

000 398.000 SALDO CREDITO 216.000

3.1.3. Ganancias Ocasionales

Se consideran ganancias ocasionales a los ingresos obtenidos de:

Las utilidades obtenidas en la venta de activos fijos poseídos por más de dos años,

Las utilidades originadas en la liquidación de sociedades, Las ganancias provenientes de herencias, legados, donaciones y lo

percibido como porción conyugal, Las ganancias por loterías, rifas, apuestas y similares

La Tarifa de este impuesto será del 34%, salvo en el caso de las ganancias por concepto de rifas, apuestas, loterías y similares, que es del 20%.

3.1.4. Impuesto al patrimonio (con vigencia temporal)  

La Ley 111 de 2006 creó transitoriamente por los años 2007 a 2010 un impuesto al patrimonio a cargo de las personas naturales, jurídicas y sociedades de hecho cuyo patrimonio líquido a 1 de enero de 2007 sea igual o superior a tres mil millones de pesos.

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Este impuesto tendrá un Tarifa del 1.2% del patrimonio liquido del contribuyente al 1 de enero de 2007, excluyendo el valor del valor patrimonial neto de las acciones en sociedades nacionales, así como los primeros 200 millones del valor de la casa o apartamento.

3.1.5. Gravamen a los movimientos financieros

Es un impuesto de carácter instantáneo y la base gravable se encuentra integrada por el valor total de la transacción financiera.

El concepto de transacción financiera sujeta al tributo es toda operación de retiro en efectivo, mediante cheque, tarjeta débito, por medio de cajero electrónico, mediante puntos de pago.

Estarán exentos de dicho impuesto, entre otros, los traslados entre cuentas corrientes o de ahorros de un mismo establecimiento, cuando las cuentas pertenezcan a la misma persona.

Los agentes responsables del recaudo son las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, de Economía Solidaria y el Banco de la República.

La tarifa del impuesto a los movimientos financieros es de un 4 por mil. Para quienes abren cuentas de ahorro cuyo objetivo es la adquisición de vivienda son gravadas con este impuesto a partir de la suma de $ 3.973.958.

Los responsables del recaudo presentaran semanalmente Declaración de este impuesto.

3.1.6. Impuesto de Timbre Nacional 

Es un impuesto que recae sobre ciertos documentos y actuaciones que señala la ley. Son contribuyentes de este impuesto, las personas naturales y jurídicas que intervengan como otorgantes, giradores, aceptantes, emisores o suscriptores de documentos públicos o privados.

Este impuesto se causa en el momento de la ejecución o firma del contrato o documento gravado.

El impuesto se causa a una tarifa del 1.5% sobre los actos gravados cuya cuantía sea superior a las UVT establecidas por el gobierno. El valor recaudado por este impuesto es declarado y pagado en el Formulario de Retención en la fuente mensual.

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NOTA: (0.5%) en el año 2009, y cero por ciento (0%) a partir del año 2010

3.2.Los principales impuestos departamentales son:

Impuesto sobre vehículos automotores, Impuesto de registro, Sobretasa al impuesto de registro, Impuesto a la gasolina motor y al ACPM, Impuesto al consumo de cervezas, sifones y refajos y mezclas, Impuesto al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares, Sobretasa al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares

extranjeros, Impuesto a la venta de licores, vinos, aperitivos y similares

extranjeros, Impuesto a la venta de cervezas, sifones y refajos y mezclas, Impuesto al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado, Sobretasa a los cigarrillos extranjeros para el deporte, Impuesto al degüello de ganado mayor, Impuesto a premios de loterías, Impuesto sobre la venta de loterías Impuesto sobre eventos deportivos y similares, Impuesto a las apuestas en toda clase de juegos permitidos.

3.3.Los principales impuestos municipales son :

Impuesto de industria y comercio (ICA), Impuesto Complementario de avisos y tableros , Impuesto Predial Unificado , Impuesto de vehículos , Impuesto a la Delineación Urbana , Sobretasa a la Gasolina.

3.4.Anticipo en el impuesto de renta y complementarios

De acuerdo a Ley, todo contribuyente que declare renta, debe pagar un anticipo del impuesto de renta correspondiente al periodo siguiente al que se declara.

Además de pagar el impuesto de renta que se genere en un periodo determinado, los contribuyentes deben pagar parte del impuesto de renta que se supone se generará en el periodo siguiente, lo cual constituye un anticipo.

65

El anticipo equivale al 75% de impuesto neto de renta determinado en el periodo declarado. Cuando se declara por primera vez el porcentaje es del 25 y para el segundo año será del 50.

Una vez determinado el impuesto neto de renta, se aplica el 75% o el porcentaje que corresponda, y a este valor se le restan las retenciones en la fuente que le hubieren sido practicadas en el respectivo periodo.

Existen dos procedimientos para determinar la base sobre la cual se ha de aplicar el 75% o el que corresponda, y el contribuyente podrá escoger cualquiera de los dos, el que más le convenga, obviamente.

1. Impuesto de renta de periodo declarado 2. Promedio del impuesto de renta de los dos últimos años.

Una vez se elija el procedimiento más adecuado, se toma el resultado correspondiente y se le aplica el 75%, el 50% o el 25%, según el caso. Al valor resultante se le restan las retenciones y el resultado será el valor del anticipo.

Ejemplo:

Año a declarar: 2006

Impuesto neto de renta en 2006 10.000.000

Impuesto neto de renta en 2005 8.000.000

Retenciones practicadas en 2006 4.000.000

Anticipo 2007 ¿?

Procedimiento 1(10.000.000 * 0,75) = 7.500.000(7.500.000 – 4.000.000) = 3.500.000El anticipo por el 2007 será de 3.500.000

Procedimiento 2(10.000.000 + 8.000.000)/2 9.000.000(9.000.000*0,75) 6.750.000(6.750.000 – 4.000.000) 2.750.000

El anticipo para el 2007 será entonces de 2.750.000Vemos que en este supuesto, el procedimiento 2 nos da un menor anticipo, por lo que seguramente el contribuyente lo elegirá.Si el resultado de uno o de juntos procedimientos nos diera cero o menor

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a cero, significa que no se debe pagar anticipo por el siguiente periodo. Es posible claro está que en un procedimiento no resulte anticipo y en el otro sí. Ya el contribuyente decidirá si lo paga o no.Vale aclarar que las retenciones que se restan, son las retenciones que le han practicado al contribuyente, esto es las que figuran en la cuenta 131515.El anticipo que se pague en el 2006 por el 2007, podrá ser descontado por el contribuyente en el 2007.

Los contribuyentes pertenecientes al régimen especial en el impuesto de renta no están obligados a calcular ni pagar el anticipo.

El Estado, al imponer el pago de un anticipo de impuestos, está asumiendo que en el año siguiente el contribuyente generará renta y por consiguiente deberá pagar el respectivo impuesto, algo que no siempre es así, puesto que se puede dar el caso en que el contribuyente, en el año siguiente no genere impuesto o genere un impuesto inferior al anticipo pagado, caso en el cual se generará un saldo a favor del contribuyente.

Retención en la fuente a título de los impuestos nacionales vigentes en

Colombia (renta, iva, timbre) aplicable durante el año fiscal 2010

(actualizada a Diciembre 07 de 2009)

En razón a los cambios que los artículos 50 y 51 de la ley 1111 de diciembre 27 de 2006 introdujeron a los artículos 868 y 868-1 del ET, para los años fiscales 2007 y siguientes el Ministerio de Hacienda no seguirá publicando el decreto que se emitía antes de iniciar el respectivo año fiscal y que contenía, en valores absolutos (es decir, en pesos), las cifras con los "bases mínimas" para practicar retenciones en la fuente a título de los impuestos nacionales.

En lugar de ello, para poder obtener tales cifras en valores absolutos, todos los

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interesados deberán ubicar, en la nueva tabla contenida en el art.868-1 del ET (tabla que se complementa con lo establecido en los art. 2 hasta 6 del dec.379 de feb de 2007), el respectivo "concepto" sujeto a retención y tomar de ella el valor en “UVTs”-Unidades de Valor Tributario (véase en esa nueva tabla del art.868-1 del ET el subtítulo que dice “ajuste de cifras decreto de valores absolutos”, subtitulo bajo el cual se alistan 99 cifras distintas que quedaron convertidas de “valores absolutos en pesos” o de "valores en salarios mínimos" a “Uvts”).

Ese valor en “UVTs” se multiplicará, en cada año fiscal, por el "valor oficial en pesos de la UVT" que rija en dicho año y al resultado obtenido en pesos se le deberán hacer las aproximaciones que se indican en la parte final del art.868.

Por tanto, y en razón a que la DIAN ha publicado en su resolución 012115 de Noviembre 10 de 2009 que el valor de la UVT que regiría durante el año 2010 será de $24.555, se cuenta entonces con el parámetro básico para poder definir, en pesos, los valores de bases mínimas y otros aspectos necesarios para la práctica de las retenciones en la fuente durante el año fiscal 2010.

Aclarado lo anterior, en la presente herramienta se recogen los “conceptos” sujetos a retención en la fuente por impuestos nacionales que son más comunes en las operaciones económicas que se llevan a cabo en Colombia (no se incluyen la totalidad de dichos “conceptos”), y frente a cada concepto se muestran cuáles serían las “bases mínimas” (tanto en UVT como en pesos) que se tendrían que tomar en cuenta a la hora de practicar retenciones en la fuente durante el año fiscal 2010.

Retención a título del impuesto de Renta y Complementario 2010Cuando el beneficiario del pago sea considerado

un “ residente” en Colombia(art.9 y 10 del ET)-(Ver art 365 a 404-1 del ET)

(ver nota 1 al final)

Nº Conceptos A part

ir de

(cifras en

A partir de (cifras en

pesos)

Tarifas

68

términos de UVT)

1 Ingresos originados en una relación laboral o legal y reglamentariaVer Art.383 a 386 del ET

95 $ 2.333.001 Véase tabla del

art.383 del ET

2 Rendimientos financieros en generalVer art.395 del ET , Ver art.396 del ET , Decreto 3715 de 1986, art.3

No apli

ca $ 1 7%

3 Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona jurídica o asimilada) Ver D.R. 260 de febrero 19 de 2001, art.1

No apli

ca$ 1 11%

4 Honorarios y Comisiones (cuando el beneficiario del pago sea una persona natural)(nota: la tarifa será del 10% cuando el beneficiario del pago sea una persona natural que va a recibir de parte de un mismo pagador un monto de honorarios o comisiones que no exceden, dentro del mismo año fiscal 2010, el valor de $ 81.031.000 (o 3.300 UVTS). Sin embargo, si del contrato firmado con tal persona natural se desprende que sí va a recibir un valor superior al antes citado, la tarifa se aplica al 11% desde el comienzo de los pagos; igualmente, si no hay contrato, pero en algún momento dentro del año 2010 la suma de los pagos acumulados llega a exceder el tope antes aludido, desde ese momento en adelante se cambia la tarifa del 10% al 11%; )Ver Dec. 260 de feb 19 de 2001, art.1 (es el ítem “87” en la nueva tabla del art.868-1 del ET)

No apli

ca$ 1 10%

5 Contratos de consultoría y administración delegada (cuando el beneficiario sea una persona jurídica o asimilada )Ver D.R. 260 de feb 19 de 2001, art.2

No apli

ca$ 1 11%

6 Contratos de consultoría y administración delegada por obras públicas, en donde el contratante es la Nación, los departamentos, los municipios, el Distrito Capital de Bogotá, los establecimientos públicos, las empresas industriales, y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta en las que el Estado posea el 90%, y el constratista sea sea una persona jurídica o natural declarante de rentaVer Dec. 1115 de abril de 2006

No apli

ca$ 1 6%

7 Contratos de consultoría y administración delegada por obras públicas, en donde el contratante sea la Nación, los departamentos, los municipios, el Distrito Capital de Bogotá, los establecimientos públicos, las empresas industriales,

No apli

ca

$ 1 10%

69

y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta en las que el Estado posea el 90%, y el contratista sea una persona natural no declarante de renta; esta tarifa del 10% pasará a ser del 6%, si el contrato a firmar durante el 2010 supera los $81.031.000 (o 3.300 UVTS) , o si en algún momento dentro del año 2010 los pagos que le realice un mismo agente retenedor superen esa cifra)Ver Dec. 1115 de abril de 2006

8 Contratos de administración delegada(Si el beneficiario del pago es una persona natural, en ese caso se aplican los mismos criterios que antes citamos cuando el pago es por “honorarios y comisiones”; ver el numeral 4 más arriba)Ver D.R. 260 de feb 19 de 2001; art.2

$ 1 10%

9 Servicios en general (personas jurídicas y a las naturales declarantes de renta)(cuando el beneficiario sea una persona jurídica; aplica también si el beneficiario es una persona natural declarante de renta; en este último caso, la persona natural será “declarante de renta” solo si los pagos que le haga un mismo agente de retención, durante el año 2009, exceden los $78.418.000 (o 3.300 UVTS); si no exceden de tal tope, se aplica la tarifa del 6%Ver D.R. 3110 de sep 23 de 2004, art. 1 (es el ítem “88” de la tabla del art.868-1 del ET)Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET),

4 $ 98.000 4%

10 Servicios en general (personas naturales no declarantes de renta)(Nota: la persona natural será “no declarante cuando los pagos que le haga el mismo agente de retención, dentro del año 2009, no excedan los $78.418.000 (o 3.300 UVTS)Ver D.R. 3110 de sep 23 de 2004, art. 1 (es el ítem “88” e la tabla del art.868-1 del ET)Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET),

4 $ 98.000 6%

11 Servicios de transporte nacional de carga (terrestre, aéreo o marítimo) Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET), Ver Dec.1189 de 1988 ,art 14 , Ver Dec. 2026 de 1983, art.12 , Ver Dec. 399 de 1987, art.2

4 $ 98.000 1%

12 Servicios de Transporte nacional de pasajeros (terrestre)Ver Dec.1512 de 1985, art 5 (es el ítem “78” en la tabla del art.868-1 del ET)

27 $ 663.000 3,5%

13 Servicio de transporte nacional de pasajeros (aéreo y marítimo)Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET), Ver Dec. 399 de 1987,

4 $ 98.000 1%

70

art.2 14 Servicios prestados por Empresas Temporales de

EmpleoVer Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET)Ver Dec.1626 de 2001 , art 2 , inciso primero, el cual fue modificado con dec.1300 de abril de 2005, art 1.

4 $ 98.000 1%

15 Servicios de vigilancia y aseo prestados por empresas de vigilancia y aseo Ver Dec.1626 de 2001, art 2 ,inciso segundo, el cual fue modificado con Decreto 3770 del 21 de octubre de 2005 Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET),

4 $ 98.000 2%

16 Los servicios integrales de salud que involucran servicios calificados y no calificados, prestados a un usuario por instituciones prestadoras de salud IPS, que comprenden hospitalización, radiología, medicamentos, exámenes y análisis de laboratorios clínicosVer último inciso del art.392 del ET, modificado con art.75 de la ley 1111/06Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET),

4 $ 98.000 2%

17 Arrendamiento de Bienes Muebles Ver D.R. 2026 de 1983, art 12,Ver Dec.1626 de 2001, art 2 , inciso segundo

No apli

ca$ 1 4%

18 Arrendamiento de Bienes Raíces Ver Art. 401 ET , Ver Ley 633 de 2000 , art.18 Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET),

27 $ 663.000 3,5%

19 Loterías, Rifas, Apuestas y similares Ver Art. 317 del ET , Ver Art. 402 del ET ,Ver Art. 404-1 del ET (es el ítem “16” en la tabla del art.868-1 del ET)Ver Art. 306 del ET ,

48 $ 1.179.000 20%

20 Servicio de Hoteles , Restaurantes y Hospedajes Ver Dec. 2775 de 1983 art.6 (es el ítem “77” en la tabla del art.868-1 del ET), Ver Dec 260 de 2001 , art.5

4 $ 98.000 3.5%

21 Enajenación de activos fijos por parte de una persona natural (si lo que enajena es un bien raíz, el agente de retención es el notario; si lo que enajena es un vehículo, el agente de retención es la secretaría de tránsito; si enajena otro tipo de activos fijos, el agente de retención será quien le hace el pago; Ver Art.398 del ET ,Ver Art. 399 del ET

No apli

ca$ 1 1%

22 Contratos de construcción, urbanización y en general confección de obra material de bien inmueble

27 $ 663.000 1%

71

Ver Dec.2509 de 1985 , art.8 Ver DR. 1512 de 1985, art 5 ,inciso 2 (es el ítem “78” en la tabla del art.868-1 del ET),

23 Compras y otros ingresos tributarios en general Ver art.401 del ET , Ver DR. 1512 de 1985, art 5(es el ítem “78” en la tabla del art.868-1 del ET)

27 $ 663.000 3.5%

24 Compra de bienes y productos Agrícolas o Pecuarios sin procesamiento industrialDR. 2595 de 1993 , art.1 (es el ítem “82” en la tabla del art.868-1 del ET)

92 $ 2.259.000 1.5%

25 Compra de Café Pergamino o cereza DR 1479 de 1996 art.1 (es el ítem “83” en la tabla del art.868-1 del ET)

160 $ 3.929.000 0.5%

26Compra de Combustibles derivados del petróleo DR.3715 de 1986, art.2

No apli

ca$ 1 0.1%

27 Pagos a establecimientos comerciales que aceptan como medio de pago las tarjetas débito o crédito (en estos casos, el agente de retención es el banco emisor de la tarjeta débito o crédito)DR 406 de 2001 art.17 ,DR 556 de 2001, art.1

No apli

ca$ 1 1,5%

28 Por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que sean "declarantes de renta"Decreto 886 de 27/03/2006

27 $ 663.000 4%

29 Por emolumentos eclesiásticos efectuados a personas naturales que no sean declarantes de rentaDecreto 886 de 27/03/2006

27 $ 663.000 3,5%

30

Sobre dividendos gravables que se lleguen a distribuir después de marzo 1 de 2007 (y sin importar el año al que corresponda el dividendo; ver dec.567 de marzo 1 de 2007)

No apli

ca$ 1

20%, ó 33%

según el tipo de

socio de que se

trateEDH (ESTUDIANTE DICE Y HACE)

Realice los siguientes ejercicios:

1. Explique dos características que diferencian a los impuestos directos de los indirectos.

2. ¿Por qué existe diferentes tipos de tasas en el impuesto a las ventas?.

3. ¿Qué diferencias existen entre bienes gravados y bienes excluidos?

4. Haga un cuadro comparativo entre Régimen simplificado y Régimen común.

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5. Explique en qué consisten cada uno de los impuestos departamentales y municipales.

6. David & David S.A., gran contribuyente, realiza las siguientes operaciones:

a. Compra al contado a Mario Contreras, comerciante de régimen simplificado, mercancías gravadas por valor de $ 1.750.000.

b. Compra a crédito a Importadora Garantía S.A., gran contribuyente, mercancías por valor de $ 56.879.125; IVA. 16%.

c. Compra a crédito a Leo Arciniegas Cía Ltda., régimen común, mercancías por valor de $ 4.568.295.

7. Liquide el IVA y contabilice las siguientes transacciones, liquidando también la retención en la fuente donde fuere necesario:

a. Vende mercancía al contado a varios clientes, personas naturales con IVA 16% por los siguientes valores:

2.500.000

664.646

576.735

546.323

224.458

65.315

354.646

213.453

b. Compra mercancía a crédito por valor de $ 389.450 IVA 16%.c. Devuelve mercancía comprada a crédito por $ 874.451; IVA 16%

4. CONCILIACIÓN BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.

El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de

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los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia.

Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:

Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.

Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.

Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.

Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.

Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.

Errores del banco al liquidar determinados conceptos.

Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es tomar como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa.

En este orden de ideas, la estructura de la conciliación bancaria podría ser:

Saldo del extracto bancario XXXXXXXX

(-) Cheques pendientes de cobro XXXXXXXX

(-) Notas crédito no registradas     XXXXXXXX

(+) Consignaciones pendientes      XXXXXXXX

(+) Notas debito no registradas  XXXXXXXX

(±) Errores en el auxiliar  XXXXXXXX

= Saldo en libros XXXXXXXX

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Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogación para la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite, que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crédito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota crédito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede emitir por pago de intereses, por ejemplo.

En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.

Una vez identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y los errores encontrados.

En la eventualidad que el error sea del banco (algo que no es común), se debe hacer la respectiva reclamación, y si se trata de un valor considerable, entonces se debe proceder a contabilizar esta reclamación que es un derecho a favor de la empresa, y como tal se debe contabilizar.

La conciliación no busca que ningún momento “legalizar” los errores; la conciliación bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Las diferencias que se produzcan en la conciliación pueden ser de dos tipos:

Temporarias: Aquellas que no están registradas por una cuestión de tiempo (diferencias en el clearing bancario), por este tipo de diferencias no debe registrarse ningún ajuste sino verificar que la misma se vaya regularizando con la emisión de los sucesivos resúmenes de cuenta.

Permanentes: Se refieren a errores u omisiones tanto del banco como del ente (gastos bancarios, intereses por descubierto, etc.), en estos casos debe realizarse un asiento de ajuste dado que, de lo contrario, la diferencia se mantendría.

Movimientos bancarios

Depósitos: los depósitos de efectivo o cheque implican el cambio de un activo por otro. Existen a su vez depósitos de valores al cobro, es decir, de cheques cuyo lugar de emisión impide su depósito en cuenta corriente pero permite la entrega a un banco que se encarga de su cobranza y de la acreditación del importe con la comisión correspondiente.

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Rechazo de cheques depositados: un cheque podría ser rechazado por el banco por fondos insuficientes, firma no ó distinta de la registrada por el banco, defectos formales, etc. En estos casos renace el crédito que se tenia contra quien entregó el valor y corresponde realizar un asiento debitando la cuenta cheques rechazados.

Transferencia entre bancos: movimiento de los fondos desde una cuenta bancaria a otra abierta en otra entidad ó dentro del mismo banco. Las mismas pueden realizarse a través de banca telefónica, internet, cajeros automáticos, etc.

Colocaciones temporarias de fondos: cuando existen disponibilidades que no son necesarias emplear de inmediato es normal que se las coloque temporalmente con el objeto de obtener un resultado positivo de tales inversiones (moneda extranjera, títulos públicos o privados, cuotas parte de fondos comunes de inversión, depósitos a plazo fijo en entidades financieras u otros préstamos de corto plazo

Débitos y créditos bancarios diversos: están relacionados con el mantenimiento de cuenta y otros servicios prestados por el banco.

Autorizaciones para girar en descubierto: esto sucede cuando el banco faculta a un cliente a emitir cheques sin tener los fondos para cubrirlos, dentro del límite establecido como límite de crédito.

Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente.    

PARTIDA O CAUSA

PROCEDIMIENTO

EMPRESA BANCOPARTIDAS NO REGISTRADAS EN EL BANCO

  Verificar que los cheques en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.

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Verificar que los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco.

PARTIDAS NO REGISTRADAS EN LA EMPRESA

Revisar que las Notas de Débito o Cheques omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

 

ERRORES Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en los libros de la empresa (libro mayor de Banco) ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o prescripción de cheques.

Comprobar que se hayan asentado todos los errores (del mes pasado) en el estado de cuenta bancario, ya sean por diferencias, mal ubicación, omisión o partidas que no corresponden a la empresa.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales), estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual, o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual. De darse el caso contrario, en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales), con montos compatibles, las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste.

Normas para la elaboración del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así

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detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros, se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:o Nombre de la empresa o razón social,o Nombre del documento “Conciliación Bancaria”,o Fecha a la cual se está elaborando el documentoo Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliaro Nombre de la persona que elabora el documentoo Tipo de método a utilizar (opcional)

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la conciliación.o Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) o Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos. Lo único que varía en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.

Métodos para elaborar una conciliación bancaria

4.1. Saldos correctos

Es el método más utilizado y didáctico para la elaboración de una conciliación. Esta consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el Libro Mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:

1. Se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:

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a. Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado en los Libros de la empresa y no estará Cargados en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

b. Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2. Se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:

a. Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.

b. Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.

c. Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

d. Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3. Se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:

a. Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.

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Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.

Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

b. Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:

Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.

Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.

Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.

Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.

Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.

Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos:

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El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de Banco Peso Fuerte perteneciente a El Trébol S.A.:  LIBRO MAYOR DE BANCO PESO

FUERTE

CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02

CTA. CORRIENTE

Nº 5698-22356-96

MOVIMIENTOS JULIO DE 2006

FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO01/07/06 Saldo     230.000,00 01/07/06 Corrección del

Depósito Nº 1956 166.500,00   396.500,00

01/07/06 Corrección del Cheque Nº 4505

  122.600,00 273.900,00

02/07/06 Cheque Nº 4508   47.700,00 226.200,00 04/07/06 Depósito Nº 3984 180.000,00   406.200,00 06/07/06 N.C. Efectos

descontados 100.000,00   506.200,00

14/07/06 Cheque Nº 4509   55.000,00 451.200,00 20/07/06 Cheque Nº 4510   52.000,00 399.200,00 25/07/06 Depósito Nº 4866 130.000,00   529.200,00 28/07/06 Cheque Nº 4511   65.500,00 463.700,00 30/07/06 Depósito Nº 5698 78.000,00   541.700,00 28/07/06 Cheque Nº 4512   15.800,00 525.900,00 31/07/06 Depósito Nº 6892 40.000,00   565.900,00

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:  

BANCO PESO FUERTE S.A.

Capital Pesos $ 280.000.000,00

ESTADO DE CUENTA

CONTROL Nº 3377233

EL TRÉBOL S.A.

Código de cuenta

81

DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006

Nº 5698-22356-96

PÁG. 1/1FECHA CONCEPTOS CARGOS ABONOS SALDOSJULIO Saldo     185.900,00

01 Depósito Nº 2365   153.800,00 339.700,00 02 Cheque Nº 4508 47.700,00   292.000,00 05 Depósito Nº 3984   180.000,00 472.000,00 06 N.C. Efectos

descontados   100.000,00 572.000,00

06 N.D. Gastos de cobranza

5.000,00   567.000,00

15 Cheque Nº 4506 25.000,00   542.000,00 20 Cheque Nº 4510 25.000,00   517.000,00 25 Depósito Nº 4866   130.000,00 647.000,00 30 Depósito Nº 5698   78.000,00 725.000,00

Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Db. según libros y 185.900,00 según banco Cr.

EL TRÉBOL C.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO PESO FUERTE S.A. AL 30/06/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96

MÉTODO: SALDOS CORRECTOS

DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCO

Saldos al 30/06/06   230.000,00 -185.900,00 CHEQUES EN TRÁNSITO      17/06/06 Cheque Nº 4506 25.000,00    20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00   65.800,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO

     

30/06/06 Deposito Nº 2365 153.800,00   -153.800,00

ERRORES DE EMPRESA      Deposito Nº 1956 registrado

18.500,00    

Deposito Nº 1956 correcto 185.000,00 166.500,00  

Cheque Nº 4505 mal ubicado

61.300,00 -122.600,00  

82

SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 273.900,00 -273.900,00

  Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.

Ahora elaboraremos la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre las dos conciliaciones y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambas.

Primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.

De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía está en tránsito.

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en tránsito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.

Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en tránsito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en tránsito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobranza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por $52.000,00 y aparece cobrado por $25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.

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Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:

 EL TRÉBOL S.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO PESO FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96

MÉTODO: SALDOS CORRECTOS

DESCRIPCIÓN PARCIAL LIBROS BANCOSaldos al 31/07/06  565.900,00 -725.000,00 CHEQUES EN TRÁNSITO

     

20/06/06 Cheque Nº 4507

40.800,00    

14/07/06 Cheque Nº 4509

55.000,00    

28/07/06 Cheque Nº 4511

65.500,00    

28/07/06 Cheque Nº 4512

15.800,00   177.100,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO

     

31/07/06 Deposito Nº 6892

40.000,00   -40.000,00

NOTAS DE DEBITO      06/07/06 Gastos de Cobranza

5.000,00 -5.000,00  

ERRORES DE EMPRESA

     

Cheque Nº 4510 registrado

52.000,00    

Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 27.000,00  SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06

587.900,00 -587.900,00

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:    

EL TRÉBOL S.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96

MÉTODO: SALDOS CORRECTOS

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DESCRIPCIÓN LIBROS BANCODEBE HABER DEBE HABER

Saldos al 31/07/06 565.900,00    725.000,00 CHEQUES EN TRÁNSITO

       

20/06/06 Cheque Nº 4507

    40.800,00  

14/07/06 Cheque Nº 4509

    55.000,00  

28/07/06 Cheque Nº 4511

    65.500,00  

28/07/06 Cheque Nº 4512

    15.800,00  

DEPÓSITOS EN TRANSITO

       

31/07/06 Deposito Nº 6892

      40.000,00

NOTAS DE DEBITO        06/07/06 Gastos de Cobranza

 5.000,00    

ERRORES DE EMPRESA

       

Corrección del Cheque Nº 4510

27.000,00      

SUBTOTALES 592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00 SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06

587.900,00    587.900,00

Los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque es innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.

4.2. Saldos encontrados

Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.

Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:

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 EL TRÉBOL S.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS

ENCONTRADOS DESCRIPCIÓN PARCIAL TOTAL

SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06   725.000,00 CHEQUES EN TRÁNSITO    

20/06/06 Cheque Nº 4507 40.800,00  

14/07/06 Cheque Nº 4509 55.000,00  

28/07/06 Cheque Nº 4511 65.500,00  

28/07/06 Cheque Nº 4512 15.800,00 -177.100,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO    

31/07/06 Deposito Nº 6892 40.000,00 40.000,00

NOTAS DE DEBITO    

06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 5.000,00

ERRORES DE EMPRESA    

Cheque Nº 4510 registrado 52.000,00  

Cheque Nº 4510 correcto 25.000,00 -27.000,00

SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06 565.900,00

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta ($725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se “encontró” el saldo del mayor de Banco ($ 565.900,00 Db.).

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5. DOCUMENTOS SOPORTES

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos. Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general:

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre del documento

Número consecutivo y fecha del comprobante.

Ciudad y fecha de expedición.

Nombre o razón social con quien se hace la operación comercial.

Valor en cifras y en letras

Concepto de la transacción.

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Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Los principales soportes de contabilidad son:

5.1.Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

La cuenta Caja general tiene una subcuenta denominada Caja menor también llamada en algunos textos como fondo fijo de caja menor, el que se constituye para realizar todos los gastos menores que se requieran para el desarrollo de la actividad, y evitar el trámite de pagos por la cuenta bancos. El concepto de fondo fijo, es porque siempre debe aparecer en la contabilidad por su valor, independientemente se encuentre en efectivo o combinado con gastos, por esta razón es muy importante depurar el fondo, esto es, reembolsarlo para que efectivamente sea fijo y en efectivo al momento de presentar el balance general. La Gerencia reglamentará la existencia y el manejo de la Caja menor en cuanto al monto, valor de los pagos que se pueden realizar y las garantías que debe otorgar ante aseguradoras el responsable de su manejo. Los documentos utilizados en la caja menor se denominan recibos de caja menor porque se considera que la empresa los prepara para que el beneficiario con su nombre y cédula firme el recibido (para que tenga validez como costo o gasto deducible), los cuales están pre-enumerados y especificados su valor y concepto. Una de las obligaciones del responsable de Caja menor es hacer las retenciones en la fuente respectivas en cada pago teniendo en cuenta las bases mínimas de retención; por ello muchas veces para que no se presenten inconvenientes con las retenciones, los valores máximos autorizados no superan las bases mínimas que causan retención. El libro de caja menor es elaborado diariamente por el responsable en el cual registra cronológicamente lo siguiente:

La constitución del fondo de caja menor (DB). Los aumentos del fondo (DB).

Los gastos realizados según conste en cada recibo de caja menor (CR).

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Las disminuciones del fondo (CR).

Los reembolsos de la caja menor (DB).

5.2.Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

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5.3.Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

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5.4.Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros 

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

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5.5.Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. 

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso). Numeración en orden consecutivo. (preimpreso).

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (preimpreso).

Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios.

Fecha de expedición.

Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

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Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

Dere

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Comercial Los Andes Ltda.000.000.000-0 Factura de VentaFactura Venta Núm: 00000

Autoriza: 320000010050(01/12/01)

Vence: Inicial 1 Final: 5000

Actividad Económica 8

Somos agentes retenedores de IVA

F.Ped::Régimen Común de impuestosMoneda: Pesos Col.

Referencia Descripción Cant. Precio Dcto IVA Total

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  Parcial 0,00 SumaIVA 0,00

Observaciones: Vr ICA 0,00 Total 0,00

La presente factura cambiaria de venta, se asimila en todos sus efectos a una letra de cambio (art.774 C.C.) Causará intereses de mora a la tasa máxima permitida por la ley a partir de su fecha de vencimiento

Aceptado:Vendedor:

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Son documentos equivalentes a la factura:

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Los tiquetes de maquinas registradoras Las boletas de ingreso a espectáculos públicos

Los tiquetes de transporte.

Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por los establecimientos de educación reconocidos por el gobierno

Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores. Fondos de pensiones y de cesantías.

Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro

Quienes no están obligados a facturar:

Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen

Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad

Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios, cuando el valor de la operación no sobrepase la cuantía señalada para cada año por el gobierno nacional

Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad

Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros

5.6.Cheque

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Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario", prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Presupuestos

El cheque sólo puede ser expedido cuando se reúnan los requisitos siguientes:

La calidad del librado debe ser una institución de crédito la cual celebrará un contrato con el librador: Los bancos reciben de sus clientes dinero que se obligan a devolver a la vista, cuando el cliente lo requiera. Para documentar las órdenes de pago de los clientes se utilizan los cheques. A la cuenta de cheques se le denomina en la práctica bancaria “cuenta corriente de cheques”, porque el cuenta-habiente hace entregas que se le abonan y libra cheques que se le cargan al ser pagados; por lo que la cuenta tiene una secuencia indefinida.

Los fondos disponibles: La existencia de fondos disponibles es también un presupuesto de la regularidad del cheque; presupuesto cuya existencia no influye sobre la eficacia del título, y cuya ausencia es sancionada también.

Que el librador haya sido autorizado por el librado para expedir cheques a cargo de la cuenta del librador.

Requisitos

Mención de ser cheque insertada en el texto del documento. Lugar y fecha en que se expide.

La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero.

El nombre del librado. (una institución de crédito).

El lugar de pago.

La firma del librador.

Los datos escritos sobre el cheque deben ser verídicos, correctos y válidos.

Pago

El cheque debe pagarse en el momento en que se presente al librado.

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Como título de crédito que es, el pago del cheque debe hacerse precisamente contra su entrega.

Responsabilidad del librador

El librador es el principal responsable del pago del cheque. Por eso en el cheque la acción cambiaria directa se ejercita contra el librador y sus avalistas (se equipara al librador como el aceptante de la letra de cambio) y la acción de regreso en contra de los endosantes y sus avalistas.

El librador de un cheque que se presenta en tiempo y que no se pague por causa imputable al librador, es responsable de los daños y perjuicios que sufra el tenedor.

Responsabilidad del librado

La institución de crédito que autorice a una persona para expedir cheques está obligada a cubrirlos hasta el importe de las sumas que tenga a disposición del librador.

Cuando la institución se niegue sin justa causa a pagar un cheque debe resarcir al librador de los daños y perjuicios.

Se dice que un cheque rebotó cuando no hubo fondos.

Características

Literalidad. Significa que vale única y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de manera específica.

Valor per se. Otra característica es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por sí mismo en el documento como el titulo valor que es. Esto significa por ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicación al banco de por qué lo está cobrando. Esta característica hace que un cheque sea como un billete, que tiene un valor por sí mismo mas el portador a la causa validada en un solo cheque sea como un billete.

A la vista. Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cuándo deben ser pagados. La fecha que se plasma en el cheque sólo cumple la función de dejar constancia de cuándo el emisor tenía la intención de que ese cheque se cobrase. No obstante el banco está obligado a hacer efectivo un cheque el día en que se presenta al cobro, sin importar que la fecha que aparezca plasmada en éste aún no haya llegado. Hay cheques pos-fechados. Hay que tener muy en cuenta que los cheques prescriben y por ende caducan.

Otras características

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La Ley le da una calidad tal, que un juicio para hacer efectivo un cheque se desarrolla en plazos más cortos, esto jurídicamente se conoce como que los títulos valores tienen fuerza ejecutiva, o que conllevan aparejada ejecución.

Seguridad. Los cheques pueden tener inscripciones o tintas de seguridad para verificación y así aumentar la prevención de fraudes.

Tipos de cheques.

Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominales o al portador:

En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta física o jurídica).

En el segundo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo.

En algunos países la legislación contempla únicamente cheques nominales, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona específica.La cantidad a pagar se escribe dos veces (una en números y otra en letras) para mayor seguridad, y en los dos casos se rodea con símbolos (por ejemplo #500.000#; $ 500.000, en vez de 500,000 $), para que no se puedan añadir cifras adicionales (y cobrar $1.250.000, por ejemplo). Para imposibilitar todavía más el cambio de cifras se pueden tapar con celo adhesivo. Hay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dígase, 180 días.

Cheque cruzado: Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.

Cheque para abono en cuenta: Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del tenedor.

Cheque certificado: El librador exige al librado que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como “acepto” “visto” o “bueno” escritas por el librado.

Cheque de caja: Es un cheque expedido por una institución de crédito a sus propias dependencias.

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Cheques de viajero: Son los expedidos por instituciones de crédito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del país o en el extranjero. Se suelen llamar "traveller's check", conforme su forma en inglés.

Comisiones

Cuando se ingresa o se cobra un cheque en una entidad distinta de la que emitió, la entidad puede cobrar una comisión; dicha comisión no existe si se cobra en la misma entidad que emitió el cheque.

Partes del un cheque

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5.7.Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso. Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

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5.8.Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

Es una orden escrita de una persona (girador) a otra (girado) para que pague una determinada cantidad de dinero en un tiempo futuro (determinado o determinable) a un tercero (beneficiario). Las personas que intervienen son:

El Girador o librador, quien da la orden de pago y elabora el documento. El Girado, quien acepta la orden de pago firmando el documento

comprometiéndose a pagar. Por lo tanto responsabilizándose, indicando en

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el mismo, el lugar o domicilio de pago para que el acreedor haga efectivo su cobro.

El Beneficiario o tomador, quien recibe la suma de dinero en el tiempo señalado.

5.8.1. Letra domiciliada.

Ordinariamente se señala como lugar de pago el domicilio del girado, pero puede señalarse el domicilio o residencia de un tercero. Esto es lo que se conoce como letra domiciliada, cuyo pago deberá hacerse precisamente en el domicilio designado. Si el girador no ha establecido expresamente que el pago lo hará precisamente el girado, se entenderá que deberá pagar la letra el tercero cuyo domicilio ha sido designado como lugar de pago, y quien recibe el nombre de domiciliatario.

Clases de domiciliación: La domiciliación puede ser propia o impropia.

Propia: cuando además del diferente domicilio hay una persona específica (domiciliatario) diferente del girado para hacer efectivo el pago.- El domiciliatario no es obligado dentro del nexo cambiario.

Impropia: cuando el domicilio de pago es diferente del que posee el girado, pero el pago es realizado por él.

5.8.2. Letra Recomendada.

Cualquier obligado en la letra puede indicar a una o varias personas, denominados recomendatarios, a quienes deberá exigirse la aceptación o el pago de la letra, en caso de que el girado se niegue a aceptar o a pagar. Esto es lo que se conoce como letra recomendada.

5.8.3. Letra Documentada.

Pueden insertarse en la letra las cláusulas “documentos contra aceptación”, “documentos contra pago” o las equivalentes mencionas “D/A” o “D/P”. Esto indica que la letra va acompañada de ciertos documentos, los cuales se entregan al girado, previa aceptación o pago de la letra.

Características de las Letras de Cambio

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Mandato puro y simple

La letra posee un mandato de pagar una suma incondicional en moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe expresar en números y en palabras, en la moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el día de pago y el equivalente entre las monedas. Este requisito es lo que la distingue de los otros títulos de crédito.

Nombre del Girado.

El documento debe contener los nombres y apellidos de la persona física o razón social que deberá pagar la obligación estipulada (girado). Si se posee algún error en el nombre, la letra de cambio queda nula.Si son varias las personas que deben pagar la misma letra, ésta se gira contra cualquiera de ellos. El girado no es obligado, sino hasta que acepte la letra de cambio.

Nombre del Beneficiario.

Se debe identificar la persona a quien debe pagarse la letra firmada. Puede ser identificada como una persona física o una sociedad.

Fecha de vencimiento.

El vencimiento corresponde al día en que la letra debe ser pagada. El vencimiento debe ser una fecha posible y real. Existen cuatro tipos de vencimientos:

o Letras libradas a la vista: vencen en el acto de su presentación al pago. Quiere decir que la letra se pagará en el momento en que la vea el librado o sea cuando se le presenta.

o Letras giradas a día fijo: vencen en el plazo establecido en la letra. Es la forma más usual de girar letras de cambio porque no hay incertidumbres en cuanto a determinar la oportunidad de pago.

o Letras giradas a un plazo desde la fecha: vencen el día que se cumpla el plazo señalado. Son aquellas en donde se establece que el vencimiento se da un tiempo contado a partir de la fecha de la letra.

o Letras libradas a un plazo desde la vista: su vencimiento se determinará por la fecha de la aceptación o, en su defecto, por la del protesto o declaración equivalente y, a falta de protesto, la aceptación que no lleve fecha se considerará, siempre frente al aceptante, que ha sido puesta el último día del plazo señalado para su presentación a la aceptación. La letra se paga en el tiempo que se fije en la letra, contado a partir de la fecha en que la letra sea vista por el girado.

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Formas de girar la Letra de Cambio:

o A la propia orden (a la orden del girador): cuando un sujeto crea la letra de cambio a favor de él mismo para pagarla él mismo a otra persona.

o Una persona debe pagarla al creador de la letra.

o A cargo de tercera persona, cuando un sujeto crea la letra de cambio para que la pague una persona determinada a favor de otra persona, intervienen tres sujetos:

Firmas en la Letra de Cambio.

La firma de aceptación es obligatoria, ya que se presenta como prueba que la persona que acepta el cobro, por lo cual no se acepta la firma por estampado o mecánicos. También la firma quien libra la letra (girador) y puede estar avalada en cuyo caso también la firma detrás con la mención "por aval del..." (Generalmente "por aval del librado").

El endoso de la Letra de Cambio.

Es una cláusula accesoria e inseparable de la letra de cambio, en virtud de la cual el acreedor cambiario pone a otro en su lugar, transfiriéndole el título con efectos limitados o ilimitados. La letra puede transmitirse por endoso, y ésta fue la finalidad inicial de la Letra de Cambio. El endoso debe de ser puro y simple. Toda condición se tendrá por no puesta.

o Endoso en Blanco: Se plasma la sola firma del endosante, y cualquier tenedor podrá llenar en endoso con su nombre o el de un tercero.

o Endoso en Propiedad: Transmite la propiedad del título de crédito.

o Endoso en Procuración: Confiere al endosatario las facultades de un mandatario con representación para cobrar el título judicial o extra judicial.

o Endoso en Garantía: Constituye un derecho prendario sobre el titulo y conferirá al endosatario, además de los derechos de acreedor prendario, las facultades del endoso en procuración.

Valuta

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Expresa el motivo por el cual el girado deberá pagar. Es una cláusula innecesaria que se conserva por tradición, como reminiscencia de la época en que la letra de cambio era título concreto, documento probatorio de un contrato de cambio.

Aceptación

La Aceptación de la letra de cambio es el acto por medio del cual el girado estampa su firma en el documento, manifestando así la voluntad de obligarse cambiariamente a realizar el pago de la letra. Una vez aceptada la letra, el aceptante se convierte en el principal obligado, y se constituye en deudor cambiario de cualquier tenedor de la letra, incluso del mismo girador.

o Aceptación por intervención.

Desde los primeros tiempos de la letra de cambio, se estableció la costumbre mercantil de que, si el girado negaba la aceptación, un tercero, llamado interventor, podría presentarse y aceptar, a fin de salvar la responsabilidad y el buen crédito de alguno o algunos de los obligados en la letra. Así surgió la figura jurídica de la aceptación por intervención, o por honor. Para que tenga lugar la intervención es necesario que la letra se proteste por falta de aceptación.

o La Obligación Cambiaria

Todo signatario se obliga cambiariamente, por estampar su firma sobre un título de crédito. La obligación cambiaria es autónoma, en el sentido de que es independiente la obligación de cada signatario, de toda otra obligación que conste en el título. No todos los obligados se obligan de la misma forma:

- una es la obligación de regreso del girador, y otra - la obligación directa del girador aceptante.

La realidad es que el obligado directo está obligado al pago de la letra, y el obligado indirecto “responde” a que la letra será pagada. El obligado cambiario es deudor cierto y actual de la prestación consignada en el título; el responsable es un deudor en potencia, cuya obligación no podrá actualizarse, sino cuando el tenedor haya acudido con el obligado directo a exigir el pago, y haya realizado los actos necesarios para que nazca la acción de regreso, esto es, para que la simple obligación en potencia se actualice.

Aval

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El aval es un acto jurídico cambiario, unilateral, completo y abstracto mediante el cual se garantiza el pago de la letra. En virtud del aval se garantiza en todo o en parte el pago de la letra de cambio. La persona que realiza el pago se llama avalista; aquella por quien se presta el aval recibirá el nombre de avalado.

El avalista se convierte en deudor solidario junto con el avalado y su obligación es válida, aun cuando la obligación garantizada sea nula.

El Pago.

El pago de la letra debe hacerse contra su entrega. Es esto una consecuencia de la incorporación; pero no quiere esto decir que el pago hecho sin recoger la letra no sea válido; y en caso de que así se hiciere, podría oponerse la correspondiente excepción de pago, como excepción personal, al tenedor ya pagado que pretendiera volver a cobrar la letra. Si la letra es pagadera a la vista, deberá presentarse para su pago dentro de un término de seis meses a contar de la fecha de la letra.

o Pago Parcial, el tenedor está obligado a recibir un pago parcial de la letra; pero retendrá la letra en su poder mientras no se le cubra íntegramente, anotará en el cuerpo de la misma los pagos parciales que reciba, y extenderá recibo por separado en cada caso. Conservando los derechos contra los demás obligados y contribuyentes al movimiento.

o Pago por Intervención, igual que la letra puede ser aceptada por intervención, puede también ser pagada en la misma forma por un interventor, que podrá ser un recomendatario, un obligado en la letra, el girado, o un tercero.

Protesto

El protesto es un acto de naturaleza formal, que sirve para demostrar de manera auténtica, que la letra de cambio fue presentada oportunamente para su aceptación o para su pago.

Se practica el protesto por medio de un funcionario que tenga fe pública y se levantará contra el girado o los recomendatarios, en caso de falta de aceptación, y en caso de protesto por falta de pago, contra el girado-aceptante o sus avalistas.

La sanción por la falta de protesto es la pérdida de la acción cambiaria de regreso.

La Acción Cambiaria.

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Es la acción ejecutiva derivada de la letra de cambio. La acción cambiaria es directa o de regreso. Será directa cuando su fundamento sea una obligación cambiaria directa y de regreso cuando sirva para exigir una obligación cambiaria de regreso. Consecuentemente será directa contra el aceptante y sus avalistas y de regreso, contra todos los demás obligados de la letra.

o Prescripción

Es el tiempo en que prescribe una letra de cambio desde la fecha de vencimiento de la letra o desde la fecha de protesto. Aunque existen otras causas que ocasionan la caducidad de la acción cambiaria, como es la falta de protesto.

o Contenido de la Acción Cambiaria

El tenedor puede reclamar: el importe de la letra; los intereses moratorios al tipo legal, desde el día del vencimiento; los gastos de protesto y de los demás gastos legítimos y; el premio de cambio entre la plaza en que debería haberse pagado la letra y la plaza en que se la haga efectiva, más los gastos de situación.

o Ejercicio de la Acción Cambiaria:

El tenedor de la letra no atendida, puede exigir el pago de cualquiera de los obligados o de todos a la vez.

5.9.Pagaré

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Es un valor que contiene la promesa incondicional de una persona, -denominada suscriptora-, de que pagará a una segunda persona -llamada beneficiaria o tenedora-, una suma determinada de dinero en un determinado plazo de tiempo. Su nombre surge de la frase con que empieza la declaración de obligaciones: "debo y pagaré".

Requisitos del Pagaré. Al ser un instrumento de pago formal, el pagaré debe poseer ciertos requisitos llamados de validez.

Mención de ser "pagaré". Se debe indicar que el instrumento es un "pagaré" -o de otra forma- deberá contener este término dentro del texto del documento, siendo expresado en el idioma que se firme el convenio de pago. Al ser impreso el documento, el título del pagaré debe ser escrito totalmente en el mismo idioma del país donde se suscribe. Este requisito es imprescindible.

La promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero y sus intereses. El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, posee una promesa incondicional de pagar una suma de dinero y sus respectivos intereses en moneda nacional o su equivalente internacional. La suma se debe expresar en número(s) y en letras, como también el tipo de moneda en que se efectuará el pago. Si se paga en moneda extranjera, se debe indicar el tipo de cambio o equivalencia entre las monedas, que deberá tenerse en cuenta a su vencimiento. Este requisito es lo que lo distingue de los otros títulos de crédito.

Nombre del beneficiario. Es imprescindible identificar a la persona a quien debe hacerse efectivo el pagaré. Puede ser a favor de una persona física o persona jurídica. En este último caso se trataría de una denominada razón social o sociedad comercial.

Fecha y lugar del pago. La fecha de vencimiento corresponde al día en que el título será pagado. El vencimiento debe ser una fecha posterior a la fecha en que se suscribe. El pagaré debe indicar el lugar en que se debe presentar para su pago. Fecha y lugar en que se suscribe y en que ha sido creado. Es imprescindible para su relación con la fecha de vencimiento (determinando del plazo); y además para respetar los tiempos en que corresponde aplicar (cuando la ley lo disponga) el sellado o timbrado correspondiente.

Firma del suscriptor. No se exige el nombre del suscriptor, sino solamente su firma, y no admite otro medio para sustituirla, sino la firma de otra persona, que suscriba a ruego o en nombre del girador.

No se admitirá el uso de marcas o huellas digitales.

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Transmisibilidad. El pagaré será transmisible por endoso, que será total, puro y simple, es decir, no será transmisible el endoso por una parte del pagaré ni aquel que incluya condiciones.

Aval. En virtud del aval se garantiza en todo o en parte el pago del pagaré. La persona que realiza el pago se llama avalista; aquella por quien se presta el aval recibirá el nombre de avalado (suscriptor).El avalista se convierte en deudor solidario junto con el avalado (suscriptor) y su obligación es válida, aun cuando la obligación garantizada sea nula.

No obstante lo anterior, para todo lo referente al pagaré Serán aplicables las normas y disposiciones relativas a la letra de cambio.

5.10. Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

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5.11. Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

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5.12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

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5.13. Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

 Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad.

113

6. PRINCIPALES ESTADOS FINANCIEROS

Los estados financieros son el conjunto de informes preparados bajo la responsabilidad de los administradores del negocio, con el fin de darles a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado.

Los análisis de estados financieros también conocidos como análisis económico financiero, análisis de balances o análisis contable es un conjunto de técnicas utilizadas para diagnosticar la situación y perspectiva de la empresa, con el fin de poder tomar decisiones adecuadas

Otra definición dice que el análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasado, y los resultados de las operaciones de una empresa con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.

Estos estados se caracterizan por su claridad, neutralidad, concisión y fácil consulta. Pueden ser de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados.

Los básicos son los siguientes:

a. Balance general.b. Estado de resultados o pérdidas y ganancias.c. Estado de capital contable.d. Estado de flujos efectivo.

Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen de una sola empresa.

Antes de entrar a hablar sobre cada uno de ellos es necesario aclarar primero algunos elementos:

El activo: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico, como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan beneficios futuros.

El pasivo: Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro deberán transferirse recursos o proveer servicios a otros entes.

Patrimonio: Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.

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6.1.  Balance general.

Es el estado que presenta la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. El balance general ofrece información a los usuarios que estén interesados en conocer la verdadera situación financiera de la empresa, como los analistas de crédito, proveedores o inversionistas, y, a su vez, puede utilizarse para la toma de decisiones de los administradores, gerentes o ejecutivos.

Este estado debe prepararse como mínimo una vez al año, aunque puede hacerse por períodos más cortos (mensual, trimestral), según los requerimientos de tipo administrativo o legal. Para facilitar un mejor análisis financiero, el balance general debe presentarse debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, según el grado de realización de los activos y de exigibilidad de los pasivos.

Activos corrientes. Está representado por el disponible y todos aquellos bienes que se puedan realizar, vender o convertir en disponible en un término inferior a un año. En estos activos se incluye el grupo de cuentas del disponible: caja, bancos, cuentas de ahorro, inversiones temporales, parte corriente de deudores, inventarios y los gastos pagados por anticipado.

Activos no corrientes. En este grupo están todos los recursos que son convertibles en efectivo en un tiempo mayor a un año y los que representan los bienes usados en el desarrollo del objeto social. Entre estos se encuentran: inversiones permanentes, la parte no corriente de los deudores, las propiedades, planta y equipo, los activos intangibles, cargos diferidos, otros activos y las valorizaciones.

Pasivos corrientes. Están representados por todas las obligaciones que posee el ente económico con terceros, que deben cubrirse en un término inferior a un año.

Partes del balance general

a) Encabezamiento: Formado con el nombre o razón social de la empresa, nombre del documento y fecha de corte de cuentas.

b) Cuerpo o contenido: Este documento debe reflejar en su contenido la ecuación patrimonial, por ello en el cuerpo de un balance se incluye únicamente las cuentas reales y se presentan clasificadas así: nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de activo, nombre y valor detallado de cada una de las cuentas de pasivo y las cuentas de patrimonio.

c) Firmas: debe llevar las firmas de los responsables de su elaboración, revisión y aprobación: el contador el revisor fiscal y el gerente.

d) Notas a los a los estados financieros. Son prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de cada uno de los de los estados financieros.

Los estados financieros tiene tienen dos formas de presentación.

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Forma horizontal o de cuenta: se presenta a lado izquierdo las cuentas de activo (por tener saldo debito), al lado derecho las cuentas de pasivo y patrimonio (por tener saldo crédito).

Forma Vertical o de reporte: Se caracteriza porque en la parte superior se presenta lasa cuentas de activos, en seguida las de pasivo, y por último en la misma columna las cuentas de patrimonio.

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6.2.Estado de resultados o de ganancias y perdidas

Antes denominado Estado de ganancias y pérdidas, es quizás el estado de mayor importancia por cuanto permite evaluar la gestión operacional de la empresa y además sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos incurridos por la empresa en un período determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos será el producto de las operaciones que puede ser utilidad o pérdida.

Para la elaboración de este estado, debe aplicarse el principio de causación para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. La presentación del estado de resultados está dada por el grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias, comenzando por los ingresos brutos operacionales, producto de la venta de bienes o servicios. A estos ingresos debe descontárseles el valor correspondiente a las devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, a fin de determinar los ingresos netos del período. A los ingresos netos se les descuenta el valor de los costos y gastos operacionales administración y de ventas, para determinar el valor de la utilidad operacional del ejercicio. Para determinar la utilidad antes de impuestos se les adicionan los ingresos no operacionales y se les restan los gastos no operacionales.

Para determinar la utilidad neta del ejercicio, se calcula y estima el valor del impuesto de renta.

ESQUEMA GENERAL DE PRESENTACION

Con el fin de ilustrar la presentación de un estado de resultados para una empresa comercial y facilitar su interpretación, un esquema general sería el siguiente:

El encabezamiento debe contener:

Nombre e identificación de la empresa. Identificación o nombre del estado. Rango de fechas del período al cual corresponden las operaciones. El contenido debe incluir las cuentas de resultado debidamente clasificadas.

GRUPOS DE CUENTAS

Los grupos de cuentas incluidas en este estado son:

Ingresos operacionales: corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios.

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Costo de ventas: son los cargos asociados directamente a la compra o producción de bienes o servicios vendidos.

Gastos operacionales: erogaciones causadas en las actividades de administración y comercialización de la empresa.

Ingresos no operacionales: ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa

Gastos no operacionales: cargos o erogaciones realizadas por la empresa que no corresponden directamente al objeto social.

6.3.Estado de capital contable.

Es un estado contable que refleja la situación de la empresa. Dicha situación se compone de lo bienes derechos deudas y capital que tiene la empresa en un momento dado. Los bienes y derechos integran el activo del balance de situación, el capital y las deudas forman el pasivo de dicho balance

Activo Pasivo

Bienes: lo que la empresa tieneDerechos: lo que a la empresa le deben

Deudas: lo que la empresa debe.Capital: aportaciones de los propietarios

De otra forma el activo refleja las inversiones que ha efectuado la empresa y el pasivo de donde han salido los fondos que han financiado dichas inversiones.

Activo Pasivo

¿En que ha invertido la empresa? ¿De donde ha obtenido la financiacion?

Ejemplo:

Es un resumen de cambios en el capital contable ocurridos durante un periodo específico. El estado de capital contable se informa acerca de los cambios en el capital contable durante un periodo. Se elabora después del estado de resultados, porque el ingreso o perdida netos deben presentarse en el estado de capital contable, se considera a menudo con un vinculo entre el estado de resultados y el balance general.

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El estado de capital contable está conformado por dos partes:

1. Encabezamiento: Formado por la razón social de la empresa, nombre del estado financiero y fecha del periodo correspondiente.

2. Cuerpo o Contenido: El valor del capital social, esto es los aportes de los socios.

6.4.Estado de flujos efectivo.

Es un resumen del efectivo recibido y pagado durante un periodo específico. Es un estado financiero básico que informa sobre el efectivo o equivalentes de efectivo recibido y usado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos, y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superior a 3 meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y las salidas una disminución por lo cual se presenta entre paréntesis.

PARTES

El estado de flujos de efectivo consta de 3 partes:

Actividades de operación: Se relacionan con la producción y distribución de bienes y la prestación de servicios. Se consideran entradas de efectivos los valores provenientes de la venta de bienes o prestación de servicios, recaudo de clientes, cobro de intereses y rendimiento sobre inversiones y las salidas de efectivo, los pagos de mercancía y servicios materias primas e insumos, pagos a proveedores, pagos a otros acreedores por conceptos relacionados con la actividad de operación, pagos de nomina o prestaciones sociales, pagos por intereses impuestos.

Actividades de inversión: Son los cambios de los activos diferentes a aquellos considerados como inventarios. Las entradas de efectivo son los recaudos por venta de activos no operacionales, recaudos por préstamos.

Actividades de financiación: son los cambios de pasivo y en el patrimonio relacionados con la obtención de recursos de los propietarios y el reembolso o pago de los rendimientos derivados de sus inversión, propietarios, los prestamos recibidos a corto y mediano plazo.

Las salidas de efectivo son el reembolso en efectivo de aportes, pagos de préstamos de dividendos a su equivalente.

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