Realizado por:Ordaz Quijada Carlos Luis pabloC.I: 25.967.919Ing. Mecánica #46

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LA APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 14000

Porlamar, Marzo del 2017

Todas las normas de la familia ISO 14000 fueron desarrolladas sobre la base de los siguientes principios:

Deben resultar en una mejor gestión ambiental. Deben ser aplicables a todas las naciones. Deben promover un amplio interés en el publico y en los

usuarios de los estándares. Deben ser costo efectivas, no prescriptivas y flexibles, para

poder cubrir diferentes necesidades de organizaciones de cualquier tamaño en cualquier parte del mundo; como parte de su flexibilidad.

Deben servir a los fines de la verificación tanto interna como externa.

Deben ser practicas, útiles y utilizables.

LOS TRES NIVELES DE DOCUMENTACIÓN

Los documentos de Nivel I son declaraciones políticas para cada elemento. Estas declaraciones políticas explican por

qué una compañía está conforme con un elemento en particular.

Los documentos de Nivel II son los procedimientos operativos estándar que se utilizan dentro de la compañía.

Los documentos de Nivel II relacionados con la norma de gestión medioambiental se agrupan en el manual de

procedimiento medioambiental.

Los documentos de Nivel III son las instrucciones de trabajo escritas utilizadas por un individuo para completar una de

las tareas listadas en el procedimiento de operación estándar. La tarea se descompone en pasos identificables.

Utilización de diagramas de Flujo

Se puede utilizar diagramas de flujo para ayudarle en la elaboración de documentos.

Se empieza por la comprensión de cómo representar gráficamente el flujo de un proceso. En toda actividad empresarial un proceso tiene un inicio definido con sus correspondientes inputs y un final definido con sus correspondientes outputs. Generalmente, un proceso es un conjunto determinado de actividades dirigidas a lograr un determinado final. Por ejemplo, el proceso de planificación medioambiental tiene el objetivo de desarrollar un sistema de gestión medioambiental.

Cada proceso se puede descomponer en varias etapas. Continuando con nuestro ejemplo de planificación medioambiental, una fase consiste en estudiar los aspectos medioambientales de su compañía, otra, en revisar los requisitos legales y de otro tipo de su compañía.

Formulario tipo de gráfico de flujo para ayudar en la redacción de procedimientos de operación estándar

Flujo del proceso

Tareas Quien Cuándo Dónde Equipamiento Instrucciones de trabajo relativas

                                            

                                              

                                              

Sin embargo, hay varios elementos que se pueden incluir en cualquier documentación. estos incluyen el título del documento, su número, una firma que indique que el documento ha sido autorizado, el nivel de revisión, nombre de la compañía y un esquema de numeración de páginas.

Los principales temas a cubrir por un procedimiento operativo estándar incluirían los siguientes:

Finalidad

Alcance y objetivos

Responsabilidades

Procedimientos definiciones

Documentos relacionados

Cuestiones de auditoría

Cuando se redacta los procedimientos operativos se debe tener presente unas cuantas cosas. Para empezar, el procedimiento debe estar redactado de forma clara, concisa y utilizando un lenguaje sencillo. Se sitúa la narrativa al nivel de inteligencia presente en su compañía. En otras palabras, se redacta procedimientos que puedan ser comprendidos por todos los empleados.

Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben ser tipografiados o impresos en una impresora que tenga un tamaño mínimo de 12 puntos y que sea fácil de leer. El formato seleccionado debe dejar algunos espacios en blanco en la página y tener un aspecto atractivo. La idea es hacer que su manual de procedimientos sea fácil de usar para que la gente se anime a seguir las instrucciones de trabajo.

EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Un manual de procedimientos no debe levantar una barrera para las operaciones.

Además de los procedimientos escritos, su manual de procedimientos debe estar organizado en torno a las siguientes líneas: En primer lugar, el manual se debe preparar utilizando una carpeta de tres anillas; de este modo se podrán actualizar fácilmente los procedimientos existentes. En segundo lugar, la cubierta debe indicar claramente que se trata de su manual de procedimiento medioambiental. No dude en utilizar un logo de la compañía y en dar a cada manual un número de control como parte de su sistema de control de documentos.

A diferencia de los procedimientos operativos estándar, que tienden a agruparse en un mismo manual, las instrucciones de trabajo tienden a descentralizarse. Por ejemplo, las instrucciones de inspección se pueden encontrar repartidas por docenas de sitios en toda la compañía.Las instrucciones de trabajo también son diferentes de los procedimientos operativos en cuanto a intención y presentación. En primer lugar, la intención de una instrucción de trabajo es informar a un individuo sobre cómo completar una tarea. En lugar de descomponer cada fase del proceso en tareas, ahora tomamos una tarea y la descomponemos en pasos identificarles La cantidad de detalle necesario dentro de una instrucción de trabajo variará en función de varios factores, como por ejemplo: la complejidad de la tarea el nivel de conocimiento que posean los trabajadores la posibilidad de que las tareas las complete un trabajador

temporal el idioma que hablen los empleados la necesidad de ilustraciones o muestras

EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LASINSTRUCCIONES DE TRABAJO

una instrucción de trabajo está presentada en un formato diferente. Al igual que un procedimiento, hay un bloque de apertura con el nombre de la instrucción, la fecha de revisión, el nivel de revisión, la firma de autorización, el número de instrucción y el número de páginas.

Después empieza la instrucción mediante la descripción de las tareas que se deben completar, incluida una descripción del alcance de aplicación, en otras palabras, dónde se va a utilizar esta instrucción. Esto va seguido por una lista del equipamiento y de otros recursos necesarios para completar la tarea.

Después empieza el proceso de descripción de cómo se van a completar las tareas. Después puede añadir información adicional, como listas de comprobación de defectos, criterios del profesional, precauciones de seguridad, con quién contactar si tiene dudas, y otros

EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LASINSTRUCCIONES DE TRABAJO

Para mostrar conformidad con la ISO 9000 y con la ISO 14000 debe ser capaz de demostrar la existencia y la efectividad de su sistema de gestión de calidad, y para ello necesita documentación. La mayoría de esta documentación serán procedimientos e instrucciones de trabajo, en la mayoría de los casos también necesitará describir los puestos de trabajo, datos relativos a la calidad, datos medioambientales, planes de formación y otros documentos.

CÓMO REDACTAR LOS PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES DE TRABAJO, DESCRIPCIONES DE PUESTOS DE TRABAJO Y CUESTIONES DE FORMACION AL MISMO TIEMPO

Instrucción de trabajo OP-34W1

1.0. Tareas a completarRecepción y tratamiento de todas las comunicaciones que se reciban en relación a temas medio ambientales. Distribución de estas comunicaciones a las partes afectadas puntualmente.

2.0. Alcance de aplicaciónCualquier correo, correo electrónico, fax, llamada telefónica, u otro tipo de comunicación relacionada con un tema medioambiental.

3.0. Equipamiento a utilizarTerminal de ordenador, faxes, libro de registro de las comunicaciones, sello de fechas y fotocopiadora.

4.0. Pasos a seguir para completar la tarea

4.1. Recepción de la comunicación. La auxiliar administrativa dedica buena parte del día a abrir el correo, responder llamadas, enviar correo electrónico y otras tareas relacionadas. Cualquier comunicado relacionado con los temas medioambientales debe ir fechado (si es que no figura la fecha de recepción).

4.2. Registro de la comunicación. Cada comunicación se debe registrar en el libro de registro.

4.3. Determinar el tipo de comunicación. Las quejas o requisitos se deben enviar inmediatamente al director medioambiental para que tome las medidas correctivas oportunas. Los comentarios o felicitaciones se envían al coordinador medioambiental el mismo día. Las regulaciones o requisitos de los consumidores se distribuyen utilizando la lista de distribución de comunicaciones medioambientales. Las comunicaciones electrónicas pueden seguir utilizando el sistema de red del correo electrónico.

4.4. Archivar las comunicaciones originales. Se archiva una copia de la comunicación original en el archivo de comunicaciones medioambientales. Se hace el backup de las comunicaciones electrónicas utilizando la unidad externa de disco para hacer copias de seguridad. Esto debe hacerse todos los días y se debe anotar el contenido del disco en el archivo de comunicación medioambiental.

4.5. El coordinador medioambiental debe recibir semanalmente una copia de todas las comunicaciones medioambientales recibidas.

5.0. Criterio del profesional experto 100% precisión en la recepción, distribución y copia de las comunicaciones medioambientales.

6.0. Precauciones de seguridad (y efectos medioambientales potenciales) Ninguno.

7.0. Para más informaciónConsultar la lista de distribución de las comunicaciones medioambientales o contactar con el director técnico. '

CÓMO REALIZAR UN ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

El diagrama de flujo era un mapa del proceso objeto de estudio. A partir de este mapa se elabora un procedimiento. Este método es perfecto para elaborar procedimientos e instrucciones de trabajo en un plazo determinado de tiempo. Sin embargo, si usted tiene tiempo o si desea elaborar varios documentos simultáneamente, le aconsejo que utilice el análisis del trabajo y de la tarea.

Se empezara estudiando un mismo proceso que utiliza ambos métodos. La comparación demostrará que cada método tiene sus ventajas particulares. Realizar el diagrama de flujo es más rápido, pero el análisis del trabajo y la tarea es más efectivo. Al mismo tiempo, los dos métodos se pueden combinar fácilmente de forma que el diagrama de flujo ayuda al equipo de análisis del trabajo y la tarea a comprender mejor el proceso implicado.

El análisis del trabajo y de la tarea es un método mucho más estructurado para examinar situaciones como la del área de perforación. Ello se consigue descomponiendo sistemáticamente una situación en sus componentes. Se suelen utilizar los cuatro niveles siguientes de complejidad:

1. Objetivo del trabajo

2. Responsabilidades

3. Obligaciones

4. Tareas (con los pasos que se deben seguir para completar las tareas)

CÓMO CONSEGUIR CONOCIMIENTOS A TRAVÉS DEL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

Lo primero que debe hacer es elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo que necesite, podría incluso tomar la instrucción de trabajo realizada utilizando únicamente un diagrama de flujo y añadirle su información adicional a fin de preparar un documento detallado.

Para cada uno de los pasos del proceso utiliza las tareas específicas que ha identificado.

CÓMO REDACTAR LOS PROCEDIMIENTOS 0 LAS INSTRUCCIONES DETRABAJO BASÁNDOSE EN LOS DATOS DEL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

Empecemos por la descripción de un puesto de trabajo. El elemento 4.18 de la ISO 9001, 9002 y 9003 dice que hay que documentar las aptitudes, el conocimiento y la experiencia para cada trabajo que afecte a la calidad. La sección 4.3.2 de la ISO 14001 también dice que debe documentar los mismos elementos para cualquier trabajo que tenga un impacto medioambiental considerable. Nuestro análisis del trabajo y de la tarea nos dio esa información.

CÓMO PREPARAR UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO, UNA LISTA DE APTITUDES, UNA REVISIÓN DE COMPETENCIAS Y UN PROGRAMA DE FORMACIÓN

Empecemos por la descripción de un puesto de trabajo. El elemento 4.18 de la ISO 9001, 9002 y 9003 dice que hay que documentar las aptitudes, el conocimiento y la experiencia para cada trabajo que afecte a la calidad. La sección 4.3.2 de la ISO 14001 también dice que debe documentar los mismos elementos para cualquier trabajo que tenga un impacto medioambiental considerable. Nuestro análisis del trabajo y de la tarea nos dio esa información.

Según el elemento 4.18 y la sección 4.3.2, debe documentar la combinación de conocimientos, aptitudes y educación necesaria para cada uno de los trabajos dentro de su planta. Este es el tipo de información contenida en la descripción de un trabajo que, además, incluirá la relación de las responsabilidades del trabajo, el sueldo, los niveles de competencia, y otras informaciones relevantes. Naturalmente, mucha gente podrá trabajar según una única descripción, por lo que no tendrá que desarrollar muchas.

CÓMO PREPARAR UNA DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO, UNA LISTA DE APTITUDES, UNA REVISIÓN DE COMPETENCIAS Y UN PROGRAMA DE FORMACIÓN

CÓMO PREPARAR LAS LISTAS DE COMPROBACIÓN DE APTITUDES

Para preparar las pruebas de aptitud, debe identificar los objetivos relativos al modo de ejecutar el trabajo. Tomemos el punto número 1 de la lista de aptitudes, conocimientos y educación requerida que acabamos

de elaborar.

Se deben cumplir una serie de objetivos relativos a la ejecución del trabajo. El conjunto de toda esta información constituye un manual para las personas que desean aprender cómo llegar a ser operadores de una máquina perforadora.

Podemos utilizar la información recogida para desarrollar una serie de instrucciones. Sólo necesitamos traducir los requisitos de aptitudes y conocimientos en una serie de módulos de instrucciones.

CÓMO SE PUEDE PREPARAR MATERIAL DE FORMACIÓN A PARTIR DE LA INFORMACIÓN PROPORCIONADA POR EL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

Los diagramas de flujo se pueden utilizar en cualquier momento en un proceso de análisis de un trabajo o tareas para ayudar a definir el proceso a desarrollar. Sin embargo, son particularmente importantes cuando durante éste se tienen que tomar decisiones con mucha frecuencia. Consideremos un ejemplo concreto y veamos cómo incorporar el diagrama de flujo dentro de la documentación.

CUÁNDO UTILIZAR UN DIAGRAMA DE FLUJO EN EL ANÁLISIS DEL TRABAJO Y DE LA TAREA

CONCLUSIÓN Y ADVERTENCIA

El motivo por el cual hemos analizado tanto un solo trabajo es para establecer un punto: para demostrar que el análisis del trabajo y de la tarea le pueden ayudar a elaborar instrucciones de trabajo y procedimientos así como un flujo de documentos para ayudarle a cumplir sus necesidades de formación, descripción de puestos de trabajo, pruebas de aptitud, gestión de personas, y otras necesidades. No es la única manera de conseguirlo, pero es uno de los caminos más eficientes para lograr un sistema de gestión medioambiental de menor calidad.

Hemos analizado un solo tipo de trabajo, el del operador de la máquina perforadora, para ver el poder y el alcance de la información y de los documentos que se pueden desarrollar a partir del análisis del trabajo y de la tarea. Los mismos principios se aplicarían para cualquier puesto de trabajo, desde presidente hasta recepcionista. Por lo tanto, si desea cumplir con los requisitos de la ISO