BASE DE DATOS ACCESS 2010

SANTIAGO CAICEDO MINA ESTEBAN JIMENEZ TORRES

903

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA2015

BASE DE DATOS ACCESS 2010

SANTIAGO CAICEDO MINA ESTEBAN JIMENEZ TORRES

903

Trabajo presentado como requisito en el tercer periodo académico 2015

JOHN ALEXANDER CARABALLO ACOSTA Msc. Tic aplicadas a la educación

NICOLAS ESGUERRA DEPARTAMENTO INTEGRADO

NOVENO 903 BOGOTA

2015

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Nota de Aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bogotá, Julio 7 de 2015 – Agosto 23 de 2015

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Dedicamos este trabajo al profesor John Caraballo, por darnos los medios para elaborar este trabajo.

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AGRADECIMIENTOS

Nosotros le agradecemos al profesor John Caraballo por enseñarnos, y

explicarnos como se realizan todos los tipos de plantillas y demás trabajos en

Access 2010, también agradecemos a las directivas del Colegio Nacional Nicolas

Esguerra por darnos todo el material de trabajo y proporcionarnos el espacio

adecuado para trabajar.

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CONTENIDO

Pág.1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................132. OBJETIVOS.......................................................................................................14

2.1 OBJETIVO GENERAL.................................................................................142.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................14

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA................................................................153.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA....................................................................153.2 JUSTIFICACIÓN...........................................................................................15

4. MARCO TEÓRICO............................................................................................174.1 BASE DE DATOS.........................................................................................17

4.1.1 Tablas de datos. ...................................................................................174.1.1.1 Diseño de tablas................................................................................17

5.1 MATERIALES...............................................................................................195.2 METODOLOGÍA...........................................................................................20

6 DESARROLLO DEL PROYECTO......................................................................206.1 ANÁLISIS DEL DESARROLLO DEL PROYECTO.....................................206.2 CRONOGRAMA...........................................................................................21

CONCLUSIONES..................................................................................................22RECOMENDACIONES..........................................................................................23BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................25

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TABLA DE ILUSTRACIONES.

pág.Ilustración 1. Tabla de Clientes..............................................................................13

Ilustración 2. Propiedades de los campos en la Tabla de Clientes........................14

Ilustración 3. Tabla Empleados..............................................................................14

Ilustración 4. Propiedades de los campos en la Tabla de Empleados...................14

Ilustración 5. Tabla de Servicio..............................................................................14

Ilustración 6. Propiedades de los campos en la Tabla de Servicio........................15

Ilustración 7. Tabla de Servicios.............................................................................15

Ilustración 8. Propiedades de los campos en la Tabla de Servicios.......................15

Ilustración 9. Relaciones establecidas en la Tabla de Datos.................................16

Ilustración 10. Consulta de la Tabla de Clientes....................................................17

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GLOSARIO

INFORME: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

REGISTRO: escribe aquí la definición de la primera palabra ordenada por orden alfabético de forma similar a un diccionario.

FILA: escribe aquí la definición de la segunda palabra ordenada por orden alfabético de forma similar a un diccionario.

CONSUTAS: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

CAMPO: escribe aquí la definición de la tercera palabra ordenada por orden alfabético de forma similar a un diccionario.

RELACIONES: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

FORMULARIOS: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

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RESUMEN

Acá se debe poner un resumen de trabajo que no exceda las 250 palabras. Si es un trabajo de grado este resumen puede contar hasta con 500 palabras.

PALABRAS CLAVE: En este espacio se debe poner las palabras claves relacionadas con el trabajo, mínimo 3 y separadas por “,”. Ejemplo: Presentación de trabajos, normas Icontec, otra palabra clave.

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1. INTRODUCCIÓN

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos

relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que

comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y

clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a

un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En

este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta

en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su

consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como

la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en

formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha

desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del

almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,

abreviado DBMS, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los

datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así

como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la

informática.

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2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Explicar el proceso de creación e implementación de una base de datos en

Access para una empresa didáctica

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear una empresa didáctica y describir su actividad económica

Diseñar las tablas y formularios para la base de datos de la empresa

didáctica

Hacer informes que respondan a las necesidades específicas de la

empresa..

Implementar macros para optimizar los datos de la empresa.

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3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Una empresa maneja volúmenes de información que día a día va creciendo de

forma exponencial, los archivadores de hojas de vida, facturas, inventarios y

garantías de servicios van en aumento, se tienen muchos archivadores y cajas

con papeles por organizar, por ello es necesario sistematizar toda esa información

en una base de datos que nos permita almacenarla para su posterior consulta

sobre parte o la totalidad de esos datos.

3.2 JUSTIFICACIÓN

Antiguamente, la forma tradicional de almacenar esta información era a través de innumerables carpetas o archivadores que se guardaban en inmensos estantes que ocupaban prácticamente la oficina completa. Al momento de buscar algún dato en particular, si la información no estaba correctamente organizada, el empleado debía hacer un gran esfuerzo en encontrarla. Pues bien, a medida que han pasado los años y la tecnología informática se ha masificado notoriamente

Para efectos prácticos, conoceremos y aprenderemos a trabajar con las bases de

datos a través de una herramienta muy conocida y que está disponible en tu

computador. Nos referimos a Microsoft Access que es un potente sistema de

administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access

son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de

objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información

se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos

de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como

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elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para

recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

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4. MARCO TEÓRICO

4.1 BASE DE DATOS.

Una base de datos es un conjunto que está organizado para uso determinado y el

conjunto de los programas que permite gestionar estos datos, es el que se

denomina “sistema gestor de base de datos”.

Las bases de datos Access 2010 tiene la extensión ACCDB, son bases de datos

relacionales, los datos se organizan en tablas.

4.1.1 Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza

para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto

en particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos

como “COD_CLIENTE”, “NOMBRE_CLIENTE”, “DIRECCION”… y al conjunto de

campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos

los campos para un mismo objeto de un cliente forman un registro.

4.1.1.1 Diseño de tablas. Para nuestra base de datos se diseñaron las siguientes

tablas.

Clientes.

Ilustración 1. Tabla de Clientes

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Ilustración 2. Propiedades de los campos en la Tabla de Clientes

Empleados.

Ilustración 3. Tabla Empleados

Ilustración 4. Propiedades de los campos en la Tabla de Empleados

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Servicio.

Ilustración 5. Tabla de Servicio

Ilustración 6. Propiedades de los campos en la Tabla de Servicio

Servicios.

Ilustración 7. Tabla de Servicios

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Ilustración 8. Propiedades de los campos en la Tabla de Servicios

4.1.2 Base de datos relacionales.Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos

procedentes de más de una tabla, al hacer uso de las relaciones, se evita la

duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la

velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con tablas.

4.1.2.1 Tipos de relaciones.

Se pueden distinguir en tres tipos de relaciones que son:

Relación uno a uno.

Relación uno a varios.

Relación varios a varios.

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla solo puede estar

relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

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Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria)

solo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla

principal) y un solo registro de la otra tabla(tabla principal) puede tener más

de un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar

relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla

intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior seria definir

una tabla líneas de pedido relacionado con clientes y con artículos.

Ilustración 9. Relaciones establecidas en la Tabla de Datos

4.1.3. Que son las consultas en Access.

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o

más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos. Al

crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de

búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas.

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4.1.3.1. ¿cómo se usan las consultas en Access?

Las consultas son mucho más que filtros o búsquedas simples que puedes

usar para encontrar los datos de una tabla. Con estas puedes acceder a

información de múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda

en la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro

en la tabla vehículos para ver cuál es el carro que corresponde a

determinado cliente. Debes tener en cuenta que una consulta bien diseñada

te puede dar información que no podrías averiguar examinado cada uno de

los registros de la tabla de datos.

Ilustración 10. Consulta de la Tabla de Clientes

Ilustración 11. Consulta de la Tabla de Empleados

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4.1.4. Los formularios en Access 2010.

Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de

algún registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna

vez, como cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah

y también cuando abres una cuenta de correo electrónico en internet. La razón por

la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una forma

sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.

Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van

exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así

lo necesitas.

4.1.4.1. Crear formularios en Access.

Con Access puedes diseñar tus propios formularios que te facilitarán la manera en

la que ingresas la información a la base de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas

restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato

correcto.

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Ilustración 12. Formulario de Clientes

Ilustración 13. Formulario de Empleados

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Ilustración 14. Informe de clientes

Ilustración 15. Informe de Empleados

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Ilustración 16. Informe de factura

Ilustración 17. Informe de servicio

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Ilustración 18. Informe de servicio

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5. CRONOGRAMA

CONCLUSIONES

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En conclusión Microsoft Access es un programa que a sido diseñado para poder manipular grandes cantidades de datos importantes o información mediante bases de datos.

Microsoft Access contiene también muchas formas para poder mantener un orden con la información como las tablas y los formularios al igual que también cuenta con elementos que ayudan al usuario o usuaria como, por ejemplo, las consultas, utilizadas para ubicar los datos, informes, utilizado para imprimir la información y la base de datos, macros y módulos, utilizados para crear funciones que faciliten el trabajo, y los controles, que facilitan la internas con el usuario

Microsoft Access es una herramienta de fácil  manejo para la manipulación y creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.    

BIBLIOGRAFÍA

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http://html.rincondelvago.com/microsoft-access_7.html

http://adsiaccess.blogspot.com.co/2011/11/conclusion.html

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_8_1.htm

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