“Normas Técnicas de Control Interno Para El Sector Público” 1995

8/17/2019 “Normas Técnicas de Control Interno Para El Sector Público” 1995

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Normas Jurídicas de NicaraguaMateria: CivilRango: Normas Técnicas

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“NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTORPÚLICO!

DIRECCIÓN GENERAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

A"ro#adas e$ %& de Ju'io de %((&

Pu#$icada e' La )ace*a No+%,% de$ ,( de Ju'io de %((&

PRESENTACIN

En cumplimiento del mandato constitucional y de la Ley O!"nica# ycomo lo se$alamos en la pesentaci%n de las &Nomas de Audito'aGu(enamental)# *ue entaon en +i!encia a a', de su pu(licaci%n en elDiaio O-icial &La Gaceta) No. /0 del 12 de a(il de 1334# este Ó!anoSupemo de Contol del Estado 5a -i6ado como uno de los o(6eti+os-undamentales de la estate!ia de desaollo institucional *ue estamose6ecutando# *ue paa en-enta el desoden tadicional y centenaio *ue5a caactei,ado a !an pate del Estado nicaa!7ense# 8stenecesaiamente de(e tene un maco e-eencial de actuaci%n so(e laadministaci%n# uso y contol de los (ienes y ecusos p9(licos a ta+8sde la pomul!aci%n de e!lamentos# manuales# nomati+as ypocedimientos de o(li!atoio cumplimiento en el Secto Estatal# *uecoadyu+en al -otalecimiento de los sistemas de contol# a la e-ecti+idad ye-iciencia de la administaci%n p9(lica en su con6unto.

Pecisamente# dento de esta l'nea# es *ue estanos pesentando las&Nomas T8cnicas de Contol Inteno paa el Secto P9(lico)# *ue po pimea +e, se pomul!an en el pa's. Las nomas esta(lecen citeiospo-esionales en las distintas "eas de administaci%n -inanciea#opeacional# de po!amas y poyectos# po lo *ue constituyen !u'as("sicas de aplicaci%n !eneal con ca"cte o(li!atoio en el uni+eso delEstado y *ue a(acan ente otas# nomas !eneales# nomas


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espec'-icas# nomas del acti+o# nomas del pasi+o# nomas de losin!esos# nomas de los !astos y nomas de los sistemas automati,ados.

La o(se+aci%n de las Nomas T8cnicas de Contol Inteno de(e dase atodo los ni+eles o!ani,ati+os de cada Entidad Estatal: desde la m";ima

autoidad# 5asta -uncionaios menoes# como enca!ados de (ode!as#ca6eos# contadoes# etc.: siendo el pop%sito -undamental *ue losse+idoes p9(licos a ta+8s de p"cticas sanas# cumplan con susde(ees y -unciones y se lle!uen a minimi,a los ies!os de acciones-audulentas.

Es sumamente impotante esalta *ue tanto estas nomas# como las de Audito'a Gu(enamental#


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NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

El Contalo Geneal de la Rep9(lica# en uso de las -acultades *ue lecon-ieen los at'culos Nos. 2# @@ y @4 de la Ley O!"nica de la

Contalo'a Geneal de la Rep9(lica# Deceto No. B4 del BB dediciem(e de 1320#

AC1ERDA

Las si!uientes Normas T2c'icas de Co'*ro$ I'*er'o *ue e!i"n paa elsecto p9(lico de la Rep9(lica

INTROD1CCIN

CONCEPTO DE NORMAS TÉCNICAS

Las Nomas T8cnicas de Contol Inteno esta(lecen citeiospo-esionales paa se o(se+ados en las distintas "eas deadministaci%n -inanciea# opeacionales# de po!amas y poyectos# po lo *ue constituyen la !u'as ("sicas de aplicaci%n !eneal con ca"cte o(li!atoio en las Entidades u O!anismos Estatales.

No o(stante# la Diecci%n Supeio de cada Entidad u O!anismo esesponsa(le de esta(lece y mantene una estuctua de contol inteno*ue popocione una se!uidad a,ona(le de *ue los ecusos est"nsal+a!uadados conta p8didas# da$os o disposiciones no autoi,adas#as' como tam(i8n ase!ua la ad5esi%n a las pol'ticas# nomas ypocedimientos -omalmente esta(lecidos paa !aanti,a *ue lastansacciones# opeaciones y acti+idades sean le!ales# apopiadas#opotunas y con+enientes en las cicunstancias# en -unci%n a los -inespo!amados de con-omidad con la natuale,a opeati+a y elpesupuesto de la Entidad u O!anismo.

Estas nomas t8cnicas de contol inteno se aplican a todas lasopeaciones y -unciones administati+as# peo no tienen la intenci%n delimita o inte-ei la autoidad *ue le con-iea la le!islaci%n +i!ente# comode otas e!ulaciones y pol'ticas !u(enamentales# a los -uncionaios yse+idoes p9(licos de cada Entidad u O!anismo.


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Las Nomas T8cnicas de Contol Inteno *ue contiene este documentoente las *ue -i!uan las nomas espec'-icas# nomas !eneales# nomasdel acti+o# nomas del pasi+o# nomas de los in!esos# nomas de los!astos y nomas so(e los sistemas automati,ados# son de ca"cte enunciati+o y no limitati+o: po consi!uiente# as' de(en se consideadas

tanto po a*uellas pesonas esponsa(les de la implantaci%n de laEstuctua de Contol Inteno en su especti+a Entidad u O!anismocomo po los auditoes intenos y e;tenos al eali,a la e+aluaci%n dedic5a estuctua.

Las Nomas T8cnicas de Contol Inteno petenden coadyu+a a-otalece al Estado y a sus Entidades y O!anismos# de tal -oma *uepopicien a los se+idoes p9(licos un am(iente de contol adecuado *ue-otale,ca su moalidad e inte!idad# y se minimicen los ies!os deacciones inde(idas conta los ecusos y (ienes del Estado. EstasNomas pesi!uen los si!uientes o(6eti+os

a O(tene una estuctua ("sica# uni-ome y e-iciente del contol intenoen los campos -inancieos y administati+os:

( Dinami,a la !esti%n de las Entidades u O!anismos paa el me6o cumplimiento de sus o(6eti+os y metas:

c Posi(ilita la emisi%n de nomas espec'-icas paa cada Entidad uO!anismo# en concodancia con las nomas e;pedidas po la Contalo'aGeneal de la Rep9(lica:

d =acilita la e+aluaci%n de la e-iciencia y e-icacia de las unidadeso!ani,ati+as y de los se+idoes p9(licos.

CONCEPTO DE CONTROL INTERNO

El Contol Inteno de una Entidad u O!anismo compende el plan deo!ani,aci%n y el con6unto de medidas adoptadas paa sal+a!uada susecusos# +ei-ica la e;actitud y +eacidad de su in-omaci%n -inanciea#t8cnica y administati+a# pomo+e la e-icacia en las opeaciones#estimula la o(se+ancia de las pol'ticas pescitas y lo!a elcumplimiento de las metas y o(6eti+os po!amados.

En cada Entidad u O!anismo es o(li!atoio el esta(lecimiento dem8todos y pocedimientos popios de contol inteno.


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El contol inteno compende"

a n plan de o!ani,aci%n *ue pe+ea una sepaaci%n apopiada de-unciones:

( M8todos y pocedimientos de autoi,aci%n y e!isto *ue 5a!anposi(le el contol -inancieo y administati+o so(e los ecusos#o(li!aciones# in!esos# !astos y patimonio# as' como los poyectos deo(as p9(licas:

c P"cticas sanas paa el cumplimiento de los de(ees y -unciones decada unidad:

d Asi!naci%n de pesonal id%neo# paa el cumplimiento de susati(uciones y de(ees:

e na unidad e-ecti+a de audito'a intena.

PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Los pincipios de Contol Inteno constituyen los -undamentos espec'-icos*ue (asados en la e-iciencia demostada y su aplicaci%n p"ctica en lasacti+idades -inancieas y administati+as# son econocidos en laactualidad como esenciales paa el contol de los ecusos 5umanos#-inancieos y mateiales de las Entidades u O!anismos p9(licos.

Los si!uientes se considean de uso !eneali,ado y aplica(les al Secto P9(lico

a Responsa(ilidades delimitadas:

( Se!e!aci%n de -unciones:

c Nin!9n empleado de(e se esponsa(le po una tansacci%n completa:

d Selecci%n de -uncionaios y empleados 5onestos# 5"(iles y capaces:

e Aplicaci%n de pue(as continuas de e;actitud:

- En lo posi(le# otaci%n pei%dica de de(ees y -unciones:


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! =ian,as paa potecci%n de los ecusos p9(licos:

5 Instucciones po escito:

i tili,aci%n de cuentas de contol:

6 so de e*uipos con dispositi+os de contol y pue(as:

F Conta(ilidad po patida do(le:

l Contol y uso de -omulaios penumeados:

m E+ita el uso de dineo en e-ecti+o:

n so de un m'nimo de cuentas (ancaias y con -imas mancomunadas:

$ Dep%sitos opotunos e intactos.

ESTRCTRA DEL CONTROL INTERNO

Paa e-ecto de una audito'a de estados -inancieos la estuctua decontol inteno est" con-omada po los elementos si!uientes

a El Am(iente de Contol:

( El Sistema de Re!isto e In-omaci%n:

c Los Pocedimientos de contol.

La e-ecti+idad de la estuctua de contol inteno est" su6eta alimitaciones in5eentes# tales como malos entendidos de instucciones#eoes de 6uicios# descuido# distacci%n a -unciones# colusi%n entepesonas dento y -uea de la Entidad y si la Diecci%n Supeio 5acecaso omiso de las pol'ticas y pocedimientos esta(lecidos en la Entidad uO!anismo.

EL AMIENTE DE CONTROL

El am(iente de contol epesenta el e-ecto colecti+o de +aios -actoes


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paa esta(lece la e-ecti+idad de pocedimientos y pol'ticas espec'-icas.Estos -actoes pueden -otalece o de(ilita los contoles po elcumplimiento e ino(se+ancia de los mismos y compenden ente otos

a La -iloso-'a y estilo de opeaci%n de los -uncionaios Hactitud de los

-uncionaios:

( Estuctua o!ani,ati+a de la Entidad u O!anismo:

c =uncionamiento de la Diecci%n Supeio y de las ?untas Diecti+as#se!9n sea el caso# incluyendo el comit8 de audito'a:

d M8todos de contol administati+o paa supe+isa y da se!uimiento aldesempe$o# incluyendo la audito'a intena:

e In-luencias e;tenas *ue a-ectan las opeaciones y p"cticas de unaEntidad u O!anismo# tales como e;"menes de O!anismos e!uladoes:

- M8todos paa asi!na autoidad y esponsa(ilidad:

! Pol'ticas y p"cticas de pesonal.

EL SISTEMA DE REGISTRO E IN=ORMACIÓN

El sistema de e!isto e in-omaci%n consiste en los m8todos y e!istos

esta(lecidos# *ue ase!uan la continuidad de la Entidad u O!anismo# ya*ue identi-ican# e9nen# anali,an# clasi-ican# e!istan e in-oman lastansacciones de una Entidad u O!anismo paa la toma de decisionesde la diecci%n# as' como paa mantene la conta(ili,aci%n de acti+os#pasi+os# in!esos y !astos *ue le son elati+os paa posi(ilita lase+aluaciones posteioes.

n sistema -inancieo conta(le e-ecti+o toma en cuenta elesta(lecimiento de m8todos y e!istos *ue

a Identi-ican# codi-ican y e!istan todas las opeaciones:

( Desci(en opotunamente todas las tansacciones con su-icientesdetalles paa pemiti su adecuada clasi-icaci%n# en la in-omaci%n-inanciea:

c Cuanti-ica el +alo de las opeaciones# e;pesada en unidad monetaia:


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d Re!ista las opeaciones y tansacciones en el pe'odo conta(le en*ue 8stas ocuen:

e Pesenta de(idamente las tansacciones y e+elaciones

coespondientes en los Estados =inancieos.

LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL

Los pocedimientos de contol son a*uellos *ue popocionan unase!uidad a,ona(le de pode lo!a los o(6eti+os espec'-icos de unaEntidad u O!anismo dento de las condiciones de 5onestidad#competencia po-esional# e-iciencia# econom'a y potecci%n al medioam(iente.

Los pocedimientos de contol compenden todos los instumentos#mecanismos y t8cnicas *ue de(en se dise$adas e inte!adas dento dela secuencia de las opeaciones de cada Entidad u O!anismo eincopoados en las nomas y manuales coespondientes de lainstituci%n. El 5ec5o de *ue e;istan pol'ticas y pocedimientos-omalmente documentados# no necesaiamente si!ni-ican *ue se est8naplicando de manea e-ecti+a.

Atendiendo a su natuale,a los pocedimientos pueden se de ca"cte

pe+enti+os o detecti+os. Los pocedimientos pe+enti+os se esta(lecenpaa e+ita eoes duante el desaollo de las tansacciones: y losdetecti+os tienen como -inalidad pecisa en lo posi(le los eoes odes+iaciones a lo nomado# *ue duante el desaollo de lastansacciones no se identi-icaon a ta+8s de los pocedimientos decontol pe+enti+o.

Po lo !eneal# pod"n catalo!ase como pocedimientoscoespondientes a

a O(se+aci%n de las disposiciones le!ales# e!lamentalas# pol'ticas#etc.:

( De(ida autoi,aci%n y e6ecuci%n de las tansacciones y otasopeaciones:

c Adecuada se!e!aci%n de -unciones:


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d Dise$o y uso de los documentos y e!istos apopiados paa ayuda aase!ua el e!isto opotuno y adecuado de las tansacciones y 5ec5os:

e Dispositi+os de se!uidad adecuados paa el acceso# consumo y uso

de los ecusos# e!istos e in-omaci%n# tales como po!amas dec%mputo y los ac5i+os de datos# e+isi%n de los in-omes# as' como latoma de acciones coecti+as *ue se despendan de ellos# etc.:

- A*ueos y e+aluaci%n de las ci-as e!istadas# tales como a*ueos dele-ecti+o# contoles po!amados en computadoas# conciliaciones# etc.:

! Custodia y pe+enci%n de ies!os en los acti+os.

ESTRCTRA DE CONTROL GERNAMENTAL

CONCEPTO

Compende el con6unto de leyes# e!lamentos# nomas# m8todos ypocedimientos *ue i!en las acti+idades de las Entidades u O!anismosdel Secto P9(lico# en lo conceniente al contol de su !esti%n y ale6ecicio de las -acultades# autoidad y o(li!aciones de sus se+idoes#las acciones *ue de(en lle+ase a ca(o paa +ei-ica *ue sus ecusos5umanos# mateiales y -inancieos se administen en -oma coecta#e-iciente# e-ecti+a y econ%mica y *ue se lo!en los -ines# metas yo(6eti+os po!amados.

O?ETIOS DE LA ESTRCTRA DE CONTROL

a Dinami,a la acti+idad administati+a de las Entidades y O!anismossu6etos a la ley:

( Esta(lece un contol inteno con-ia(le:

c Popicia a los se+idoes p9(licos un am(iente adecuado *ue-otale,ca su moalidad e inte!idad:

d Aumenta la poducti+idad de las Entidades# O!anismos del Secto P9(lico:

e Sal+a!uada los ecusos p9(licos:


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- Aumenta la e-iciencia# e-ecti+idad y econom'a en las opeaciones!u(enamentales y en el uso de sus ecusos:

! =omenta el cumplimiento de las disposiciones le!ales# nomas y

pol'ticas petinentes:

5 =acilita el lo!o de las metas y o(6eti+os po!amados.

MEDIOS PARA ESTALECER EL CONTROL

a Estatuto le!al# e!lamentos y diectices necesaias paa el contol:

( Conocimiento y aceptaci%n de los o(6eti+os esta(lecidos:

c Plan de o!ani,aci%n y de acci%n Hplanes opeati+os:

d nidades de o!ani,aci%n claamente de-inidas con autoidaddele!ada y delimitada:

e E+idencia de *ue se 5a asumido la esponsa(ilidad paa el e6ecicio dela autoidad:

- Identi-icaci%n de las -unciones y acti+idades a se lle+adas a ca(o y las

metas *ue lo!en cada unidad de o!ani,aci%n:! Pol'tica !eneal claamente de-inida *ue oiente las opeaciones de laEntidad u O!anismo:

5 Re+isiones pei%dicas del -lu6o de las opeaciones po medios dein-omes intenos y o(se+aciones diectas se!uidas po decisiones *uelle+en a toma medidas en cuanto a los cam(ios popuestos:

i E;"menes independientes# po-esionales# pei%dicos y posteioes a la

e6ecuci%n de las acti+idades -inancieas# administati+as y t8cnicasHaudito'a intena y e;tena:NORMAS GENERALES

Las nomas !eneales esta(lecen el maco popicio paa lle!a a lae-ecti+a inte!aci%n de los elementos de contol inteno. Estas nomascompenden la !aant'a a,ona(le# el espaldo al contol# la inte!idad y


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competencia# los o(6eti+os del contol y la +i!ilancia o supe+isi%n de loscontoles.

La com(inaci%n de estas nomas con-i!ua el conte;to paa un contoladecuado en el seno de la Entidad O!anismo.

GARANTJA RAKONALE

La estuctua de contol inteno de(e popociona yo popicia una!aant'a a,ona(le de *ue se cumplen los o(6eti+os !eneales# metaspo!amadas y e+itan el a(uso en los (ienes del Estado.

La !aant'a a,ona(le es la *ue popociona un ni+el satis-actoio decon-ian,a# consideando costos# (ene-icios y los ies!os.

El costo se e-iee al +olumen en t8minos -inancieos# de los ecusosutili,ados paa lo!a un o(6eti+o especi-ico.

El (ene-icio se mide po el !ado en *ue se educe el ies!o de no lo!a un o(6eti+o pe+isto.

RESPALDO 0 ACTITD ACIA ELCONTROL INTERNO

La m";ima autoidad# -uncionaios y empleados de(e"n mosta ymantene en todo momento una actitud positi+a de apoyo paa elcumplimiento a los contoles intenos: y adem"s se"n esponsa(les deldise$o# implantaci%n# -uncionamiento y actuali,aci%n de la estuctua delcontol inteno.

La competencia t8cnica# la 5onestidad y el cuidado *ue cada empleadopon!a en el cumplimiento de sus -unciones# son los -actoes-undamentales paa de-ini los contoles pe+enti+os y de detecci%n *uede(en ponese en p"ctica.

Los elementos de contol inteno se"n inte!ados e implantados dentode cada una de las -ases del poceso administati+o# de(iendo


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incopoalos en las nomas y manuales coespondientes elati+os a lao!ani,aci%n# -unciones y pocedimientos.

Los -uncionaios y empleados de las di-eentes unidades administati+asde cada Entidad u O!anismo# +i!ila"n la incopoaci%n de

pocedimientos de contol inteno en el desaollo de las opeaciones#ase!uando su -uncionamiento: y se"n esponsa(les de su actuali,aci%nconstante en el "m(ito de su !esti%n.

IN=ORMACIÓN GERENCIAL

En cada Entidad u O!anismo se esta(lece" un sistema decomunicaci%n *ue po+ea in-omaci%n 9til# con-ia(le y opotuna a cadani+el de Diecci%n# paa el desaollo de su !esti%n y conocimiento

pemanente de las acti+idades a su ca!o.

Los in-omes se"n ela(oados de manea tal# *ue el ?e-e de cada "ealo eci(a con detalles apopiados paa la toma de decisiones.

Las situaciones e;cepcionales se"n epotadas con detalle su-iciente yopotuno# paa adopta las medidas coecti+as petinentes.

DETERMINACION DE POLJTICAS

S8 esta(lece"n claamente po escito las pol'ticas ("sicas *ue de(e"adopta toda Entidad u O!anismo paa la consecuci%n de sus o(6eti+os ymetas *ue est8n se$aladas en su ley constituti+a y en otasdisposiciones le!ales y e!lamentaias.

Se entiende c%mo pol'tica la l'nea de conducta pedeteminada *ue seaplica en una Entidad u O!anismo# paa lle+a a ca(o sus acti+idades.Pol'tica intena es la oientaci%n necesaia esta(lecida po autoidadcompetente paa se aplicada en la popia Entidad u O!anismo en la

e6ecuci%n de sus acti+idades.

GERENCIA POR O?ETIOS

S8 esta(lece" y mantend" un en-o*ue de ta(a6o *ue -i6e la !esti%n


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!eencial po o(6eti+os# *ue pueda se aplicado en la Entidad u0!anismo en su con6unto o en cual*uie pate de ella.

Los elementos de !eencia po o(6eti+os son

a Esta(lece claamente o(6eti+os y metas:

( =omula pol'ticas:

c Esta(lece planes opeati+os:

d Cea una o!ani,aci%n compati(le paa pone los planes en acci%n:

e Dii!i y moti+a el pesonal paa e6ecuta los planes:

- Contola las acti+idades de acuedo con el plan.

INTEGRIDAD Y COMPETENCIA

La m";ima autoidad# -uncionaios y el pesonal (a6o su mando# de(enpese+a y 5ace pue(a de una inte!idad pesonal# po-esional y desus +aloes 8ticos# posee un ni+el de competencia *ue les pemitadesempe$a e-ica, y e-icientemente su la(o y demosta unacompensi%n su-iciente de los contoles intenos paa cumpli con 8;itosu misi%n.

O?ETIOS DEL CONTROL

Los o(6eti+os del contol inteno de(en se identi-icados paa lasacti+idades de la Entidad u O!anismo y esta de acuedo con lasopeaciones espec'-icas de cada acti+idad: adem"s# se con!uentes conlos o(6eti+os !eneales de dic5a Entidad u O!anismo.

TCNICAS DE CONTROL INTERNO

Son el con6unto de acti+idades *ue se emplean paa pe+eni# detecta ycoe!i eoes o ie!ulaidades *ue pudiean ocui al pocesa ye!ista las tansacciones. En +itud de lo anteio estas t8cnicas de(ense aplicadas a cada -unci%n administati+a# -inanciea u opeati+a# con elpop%sito de o(tene una cete,a a,ona(le de *ue el o(6eti+o del contolinteno se lo!a total o pacialmente.


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Las t8cnicas de contol inteno en-ocan los cuato H !upos si!uientes

a De +alidaci%n *ue compenden los mecanismos de autoi,aci%n#compaaci%n y +ei-icaci%n de cumplimiento:

( De ase!uamiento *ue incluye la numeaci%n secuencial# la+ei-icaci%n aitm8tica y los ac5i+os:

c De ee6ecuci%n *ue se e-iee a la do(le +ei-icaci%n y al contol pe+io:

d De especiali,aci%n -uncional *ue est"n dadas po la se!e!aci%n de-unciones# el acceso estin!ido# la supe+isi%n y la acti+idad elati+a a laaudito'a intena.

SPERISIÓN DE LOS CONTROLES

Los -uncionaios de(en supe+isa pemanentemente sus opeacionespaa e+ita se cometan ie!ulaidades o actuaciones contaias a lospincipios de econom'a# e-iciencia y e-icacia: adem"s# ase!ua *ue loscontoles intenos conti(uyan al lo!o de los esultados pe+istos:asimismo adopta las medidas coecti+as necesaias ante cual*uie e+idencia de al!una ie!ulaidad. La supe+isi%n tam(i8n compende elalcance de las -unciones de la audito'a intena y e;tena.

NORMAS ESPECJ=ICAS

Las nomas espec'-icas son los mecanismos o pocedimientos *uepemiten alcan,a los o(6eti+os paticulaes del contol. Estas nomas sinconsidease limitati+as compenden los planes de la o!ani,aci%n# laspol'ticas espec'-icas# los pocedimientos y los dispositi+os -'sicos.

PLANI=ICACIÓN

Se plani-ica" el uso# conse+aci%n y custodia de los ecusos 5umanos#mateiales y -inancieos e*ueidos paa e6ecuta las opeaciones.

La plani-icaci%n es elemento del poceso administati+o y !eencial# es la(ase paa lle+a a ca(o las acciones administati+as y -inancieas y de(ese opotuna# pemanente# -le;i(le y su6eta a e+aluaci%n pei%dica.

Esta acti+idad incluye anali,a todas las altenati+as posi(les# de modo*ue se adopte a*uella *ue o-e,ca el m";imo (ene-icio posi(le.


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ORGANIKACIÓN

Se esta(lece" una estuctua de o!ani,aci%n *ue de-ina claamente lacompetencia y esponsa(ilidad de cada -uncionaio y empleado# los

ni+eles de autoidad# las l'neas de mando y comunicaci%n.

La o!ani,aci%n es la estuctua po la cual los sees 5umanos asumenesponsa(ilidades. En una (uena o!ani,aci%n# las pesonas ta(a6an encon6unto# la(oando en -oma e-ecti+a y amoniosa# paa alcan,a lasmetas y o(6eti+os popuestos.

NIDAD DE MANDO

Se esta(lece" y mantend" una unidad de mando en todos los ni+elesde la o!ani,aci%n.

La unidad de mando e;i!e *ue cada -uncionaio y empleado seaadministati+amente esponsa(le de sus actuaciones y -unciones las *ueepota" ante una sola autoidad# po lo *ue se de(e"n de-ini claamente y po escito sus l'neas de autoidad.

La -alta de unidad de mando conduce a la posi(ilidad de e;pedi %denescontadictoias *ue o(stuyan la acci%n# oi!inen con-usi%n y di-iculten la

deteminaci%n de esponsa(ilidades.

SPERISIÓN

Se esta(lece" y mantend" en todos los ni+eles de mando un adecuado"m(ito y l'mite de supe+isi%n diecta# a -in de !aanti,a el lo!o de loso(6eti+os del contol inteno.

El l'mite de supe+isi%n es a*uel# *ue se e-iee al n9meo m";imo deunidades# pesonas o acti+idades *ue pueden se e-ecti+amentesupe+isadas po un e6ecuti+o supeio en todos los ni+eles de lao!ani,aci%n.


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Los -actoes *ue pemiten de-ini el l'mite son a(ilidad y e;peiencia del-uncionaio# comple6idad# pode de decisi%n y desaollo de las unidades#pesonas o acti+idades a supe+isa y capacidad paa en-enta eldesaollo tecnol%!ico.

La asi!naci%n# e+isi%n y apo(aci%n del ta(a6o del pesonal e;i!e

a Indica claamente las -unciones y esponsa(ilidades ati(uidas a cadaempleado:

( E;amina sistem"ticamente el ta(a6o de cada empleado# en la medida*ue sea necesaio:

c Apo(a el ta(a6o en puntos c'ticos del desaollo paa ase!ua de*ue a+an,a se!9n lo pe+isto.

DELIMITACIÓN DE RESPONSAILIDADES

Se esta(lece"n instucciones po escito y detalladas *ue cu(an todoslos aspectos impotantes de las -unciones de cada ca!o# !ado deautoidad# esponsa(ilidad y elaciones 6e"*uicas dento de laestuctua o!ani,ati+a de los -uncionaios y empleados *ue las

desempe$an.

Los de(ees# autoidad# esponsa(ilidad y elaciones de cada pesona enla estuctua o!ani,ati+a# de(e"n esta claamente de-inidas po escito.La m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo es esponsa(le de+i!ila a ta+8s de los -uncionaios especti+os *ue se cumplan laasi!naci%n de -unciones y esponsa(ilidades.

SEGREGACIÓN DE =NCIONES

De(en se!e!ase las -unciones de los -uncionaios y empleados entodos los ni+eles de la o!ani,aci%n# de tal -oma *ue nin!una pesonaten!a (a6o su esponsa(ilidad en -oma completa una opeaci%n-inanciea o administati+a.


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Se -i6a"n limites de las -unciones de los -uncionaios y empleados entodos los ni+eles# de tal -oma *ue e;ista una sepaaci%n ente laautoi,aci%n# e6ecuci%n# e!isto y contol de cada tipo de opeaci%n y lacustodia de los ecusos de la Entidad u O!anismo# a -in de lo!a una+ei-icaci%n opotuna# e+ita eoes y actos de-icientes# ie!ulaes o

-audulentos.

Esta se!e!aci%n# se" de-inida de -oma claa en la estuctua ye!lamentos o!"nicos -uncionales# en las descipciones de ca!os y enlos manuales de pocedimientos de cada Entidad u O!anismo.

Nin!una pesona desempe$a" m"s de un ca!o dento de la mismaEntidad u O!anismo# e;cepto los ca!os docentes y a*uellos *ue po sucompetencia no sean incompati(les con su ati(uci%n pincipal *ueconlle+e a con-lictos de inteeses.

SISTEMA DE REGISTROS CONTALES

Se esta(lece" un adecuado sistema conta(le po patida do(le paa ele!isto opotuno y adecuado de las opeaciones -inancieas# *ue e6ecuteuna Entidad u O!anismo y *ue podu,ca +aiaciones en su acti+o#pasi+o y patimonio y# en !eneal# cuales*uiea de las cuentas de dic5osistema conta(le: adem"s# de(e" inclui paa el coecto odenamiento yclasi-icaci%n de las tansacciones# cat"lo!o de cuentas# manuales depocedimientos y estuctua paa in-omes -inancieos.

El sistema de e!istos conta(les de(e" poduci Estados =inancieos*ue pesenten la Situaci%n =inanciea# Resultados de opeaci%n y =lu6osde E-ecti+o de la Entidad u O!anismo. La m";ima autoidad de cadaEntidad u O!anismo es esponsa(le del esta(lecimiento de una unidadconta(le.

DOCMENTACIÓN DE RESPALDO

La estuctua de contol inteno y todas las opeaciones -inancieas oadministati+as de(en tene la su-iciente documentaci%n *ue la espaldey 6usti-i*ue y esta disponi(le paa su +ei-icaci%n y contol. La


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documentaci%n de(e se en oi!inal y a nom(e de la Entidad uO!anismo.

na Entidad u O!anismo de(e tene 6usti-icantes po escito de suestuctua de contol inteno# incluyendo sus o(6eti+os y pocedimientos

de contol y de todos los aspectos petinentes de sus opeaciones.

Los documentos de espaldo 6usti-ican e identi-ican la natuale,a#-inalidad y esultados de la opeaci%n y contienen los datos su-icientespaa su an"lisis.

Los documentos pocesados se"n in+alidados paa impedi una nue+autili,aci%n de los mismos: adem"s de(e"n ac5i+ase en odenconol%!ico.

ARCIO DE LA DOCMENTACIÓN DE RESPALDO

La documentaci%n *ue espalda las opeaciones# especialmente loscompo(antes de conta(ilidad y sus sopotes# se"n ac5i+adossi!uiendo un oden l%!ico y de -"cil acceso y de(e"n conse+aseduante el tiempo *ue detemina la Ley O!"nica de la Contalo'aGeneal de la Rep9(lica.

La aplicaci%n de pocedimientos adecuados paa el mane6o de losac5i+os pemite la u(icaci%n "pida de la documentaci%n. Paa tal -in seadopta"n medidas *ue pemitan sal+a!uadala y pote!ela containcendios# o(o o cual*uie oto ies!o.

CONTROL Y SO DE DOCMENTACIÓN PRENMERADA

Las -omas pe


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La utili,aci%n de documentos penumeados tanto en compo(antes#-omulaios u otos *ue e!isten tans-eencias# ad*uisici%n# +enta o usode ecusos -inancieos# pemite e6ece un me6o contol so(e losmismos.

La documentaci%n *ue se anule po cual*uie causa de(e" ac5i+ase el 6ue!o completo: asimismo a*uella documentaci%n *ue no 5aya sidoutili,ada de(e se es!uadada po una pesona autoi,ada.

CSTODIA DE LOS RECRSOS Y REGISTROS

El acceso a los ecusos y e!istos de(e limitase a las pesonas

autoi,adas paa ello# *uienes est"n o(li!adas a endi cuenta de lacustodia o utili,aci%n de los mismos.

Paa !aanti,a dic5a esponsa(ilidad se cote6a"n pei%dicamente losecusos con los e!istos conta(les.

La -ecuencia de estas compaaciones depende del !ado de+ulnea(ilidad de los acti+os. En caso de *ue e;istiesen di-eencias entela +ei-icaci%n -'sica y los e!istos# 8stas de(e"n in+esti!asee;5austi+amente.

La esticci%n del acceso a los ecusos pemite educi el ies!o de unautili,aci%n no autoi,ada o de p8dida o da$os po+ocados.

RESPONSAILIDAD DEL ESTALECIMIENTO DE NA ADECADAESTRCTRA DE CONTROL INTERNO

La m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo se" esponsa(le deesta(lece y mantene una adecuada estuctua de contol inteno y!aanti,a *ue cada -uncionaio y empleado la cumpla.

Cada -uncionaio o empleado p9(lico tiene el de(e de +i!ila laincopoaci%n y el -uncionamiento del contol inteno dento de su "m(ito


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de acci%n# y se" esponsa(le ante el titula de la Entidad u O!anismopo su -uncionamiento y actuali,aci%n pei%dica.

La m";ima autoidad o titula de cada Entidad u O!anismo tiene enteotos# los si!uientes de(ees

a Incopoa el contol inteno dento de los sistemas de administaci%n-inanciea# de pesupuesto# de deteminaci%n y ecaudaci%n de losecusos -inancieos# de tesoe'a y de conta(ilidad:

( Ase!ua el esta(lecimiento y mantenimiento de la unidad de audito'aintena.

El titula -inancieo o *uien 5a!a sus +eces# tiene ente otos lossi!uientes de(ees

a i!ila la incopoaci%n de los pocesos espec'-icos de contol intenodento de los sistemas de pesupuesto# de deteminaci%n y ecaudaci%nde los ecusos -inancieos# de tesoe'a y conta(ilidad:

( Ase!ua el -uncionamiento del contol inteno -inancieo:

c Adopta medidas coecti+as paa el me6oamiento de los sistemas deadministaci%n -inanciea.

El 6e-e de la unidad de conta(ilidad tiene ente otos los si!uientesde(ees

a Ase!ua el -uncionamiento del contol inteno -inancieo como pateinte!ante del sistema de conta(ilidad:

( Aplica el contol inteno pe+io so(e compomisos# !astos ydesem(olsos.

El pesonal -inancieo en !eneal es esponsa(le especialmente de la

o(se+ancia de los pincipios y nomas elati+as al contol inteno.

Todos los 6e-es de unidades administati+as tienen el de(e de esta(lece los pocedimientos y medidas del contol inteno dento de su "m(ito deacti+idad.


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La esponsa(ilidad po el contol inteno ecae so(e todo se+ido p9(lico en el "m(ito *ue le coesponda.

Los auditoes intenos o e;tenos no son esponsa(les de lospocedimientos de contol inteno e;istentes en la Entidad u O!anismo.

Po la natuale,a de sus -unciones est"n o(li!ados a e;aminalos ye+alualos: y en caso de de-iciencia# pesenta ecomendaciones paame6oalo# coespondiendo a la m";ima autoidad la autoi,aci%n paa*ue se adopten las medidas coecti+as paa me6oa el contol inteno.

CONTROL INTERNO ADMINISTRATIO

El Contol Inteno Administati+o est" constituido po el plan deo!ani,aci%n# los pocedimientos y e!istos elati+os a la adopci%n dedecisiones *ue lle+an a la autoi,aci%n de las tansacciones y acti+idadespo pate de los ni+eles diecti+os# de tal manea *ue -omenten lae-iciencia de las opeaciones# la o(se+ancia de las pol'ticas pescitas yel lo!o de metas y o(6eti+os po!amados.

La o(tenci%n de esultados con e-iciencia# e-ecti+idad y econom'a# lapotecci%n de los ecusos y la detecci%n de eoes o des+iaciones a lonomado# es una esponsa(ilidad pimodial de los ni+eles diecti+os: po

tanto# es indispensa(le mantene un s%lido contol inteno administati+o*ue incluye un sistema de in-omaci%n !eencial paa cumpli con dic5a-inalidad.

CONTROL INTERNO =INANCIERO

El Contol Inteno =inancieo compende el plan de o!ani,aci%n# los

pocedimientos y e!istos elati+os a la custodia de los ecusos-inancieos y mateiales y a la +ei-icaci%n de la e;actitud y con-ia(ilidadde los e!istos *ue oi!inen la -uente de in-omaci%n paa poduci epotes -inancieos.

Es esponsa(ilidad de cada Entidad u O!anismo# pincipalmente de sum";ima autoidad# inclui dento del t"mite nomal de las tansacciones


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-inancieas# los pocedimientos *ue pemitan lo!a un e-iciente contol-inancieo# especialmente po medio de los pocedimientos de contolpe+io al compomiso y al desem(olso.

CONTROL INTERNO PREIO

Las Entidades u O!anismos esta(lece"n mecanismos y pocedimientos*ue pemitan anali,a las opeaciones *ue 5ayan poyectado eali,a antes de su autoi,aci%n o de *ue sutan e-ecto# con el pop%sito dedetemina su popiedad# le!alidad# +eacidad y con-omidad con elpesupuesto# planes y po!amas.

El contol inteno pe+io y concuente se" e-ectuado po los empleadosesponsa(les de los mismos sin *ue de(an cease unidades especialespaa ese -in.

En nin!9n caso las unidades de audito'as intenas# ni pesonas nientidades e;tenas e6ece"n contoles pe+ios# sal+o los *ueesta(leciea la ley.

CONTROL INTERNO PREIO AL COMPROMISO

El contol inteno pe+io al compomiso paa e-ectua un !asto odesem(olso compende el e;amen de las opeaciones o tansaccionespopuestas *ue puedan cea compomisos de los -ondos p9(licos.

Al e+isa y anali,a cada tansacci%n popuesta se de(e e;amina pincipalmente

a La popiedad y +eacidad de las opeaciones popuestas#deteminando si est"n elacionadas diectamente con los -ines de laEntidad y con los po!amas pe+iamente apo(ados:

( La le!alidad de las opeaciones popuestas# ase!u"ndose *ue laEntidad tiene competencia le!al paa e6ecutala y no e;isten esticcioneso impedimentos paa eali,ala:


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c La con-omidad con el pesupuesto o la disponi(ilidad de -ondos nocompometidos en el po!ama o asi!naci%n especti+a pe+istos paa-inancia la tansacci%n.

CONTROL INTERNO PREIO AL DESEMOLSO

Es la e+isi%n y an"lisis de las tansacciones *ue oi!inan desem(olsosde la Entidad u O!anismo# antes de e-ectualo. Al e;amina cadadesem(olso popuesto se de(e detemina

a La +eacidad de la tansacci%n popuesta mediante el an"lisis de ladocumentaci%n y autoi,aci%n especti+a# lo cual incluye

1. Re+isa *ue las -actuas e+idencien la o(li!aci%n# su

a,ona(ilidad# e;actitud aitm8tica y popiedad:

B. Compo(a *ue las cantidades y calidades de los (ienes ose+icios eci(idos son los *ue -i!uan en la -actua# en las%denes de compas emitidas o en el contato u otosdocumentos *ue e+idencien la opeaci%n.

( ei-ica *ue las opeaciones cumplen con todos los t8minos le!ales y-inancieos y si no 5an +aiado de manea si!ni-icati+a con especto alcompomiso pe+iamente esta(lecido:

c Detemina si e;isten -ondos disponi(les paa cancela la o(li!aci%ndento del pla,o esta(lecido.

CONTROL INTERNO POSTERIOR

El e;amen posteio de las opeaciones -inancieas administati+as deuna Entidad u O!anismo se pactica" po medio de la audito'a intenay po la audito'a e;tena.

La e+aluaci%n de los sistemas de administaci%n e in-omaci%n y de loscontoles intenos incopoados a ellos# as' como el e;amen de las "eas-inancieas y opeacionales e-ectuado con posteioidad a la e6ecuci%n delas opeaciones de cual*uie unidad o de la Entidad en !eneal# esta" aca!o de la especti+a unidad de audito'a intena.


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El e;amen posteio compende la e+aluaci%n en

a El !ado de cumplimiento de las disposiciones le!ales# e!lamentaiasy nomati+as:

( Los esultados de la !esti%n:

c Los ni+eles de e-iciencia y econom'a en la utili,aci%n yapo+ec5amiento de los ecusos 5umanos# -inancieos# natuales#mateiales y tecnol%!icos:

d Impacto de las acti+idades en el medio am(iente.

ACTALIKACIÓN PERMANENTE DE LA ESTRCTRA DEL CONTROLINTERNO

na +e, esta(lecida la estuctua de contol inteno en cada Entidad uO!anismo# se e+alua" su -uncionamiento. La estuctua se"actuali,ada pei%dicamente en (ase a las e+aluaciones e-ectuadas po unidad de audito'a intena# audito'a e;tena o po otos -uncionaios dela popia Entidad u O!anismo *ue ten!an autoidad y capacidad paae-ectualo.

ADITORJA INTERNA

La m";ima autoidad de una Entidad u O!anismo se" esponsa(le delesta(lecimiento# -otalecimiento y mantenimiento de la unidad deaudito'a intena# la cual esta" u(icada o!"nicamente a ni+el sta-- oaseso# a -in tene independencia de e6ecuta su la(o y epota sinesticciones.

La unidad de audito'a intena se" esponsa(le del e;amen posteio delas opeaciones# acti+idades y po!amas de la especti+a Entidad uO!anismo# as' como de la e+aluaci%n pei%dica de la estuctua delcontol inteno aplicados en el desaollo de las acti+idades

institucionales y de ecomenda las medidas coecti+as cuando ocuandes+iaciones de los pocedimientos esta(lecidos. Adem"s# (inda" laaseso'a *ue le sea solicitada como un se+icio a la alta diecci%n.


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Paa eali,a sus -unciones de(e" cumpli con las Nomas de Audito'aGu(enamental e;pedidas po el Contalo Geneal de la Rep9(lica y conlas Nomas de Audito'a Genealmente Aceptadas.

La unidad de audito'a intena

1. No tend" limitaci%n en el acceso a los e!istos# documentos#acti+idades y opeaciones de la Entidad u O!anismo:

B. Conta" con el decidido espaldo de la m";ima autoidad:

@. Esta" dotada de los ecusos 5umanos id%neos y de los ecusosmateiales necesaios paa cumpli con e-icacia su la(o.

La nidad de Audito'a Intena -omula"# pu(lica" y mantend"

actuali,ado un manual de audito'a paa la Entidad u O!anismo# *uepesente en un solo instumento una descipci%n de las caacte'sticas ypocedimientos de audito'a paticulamente aplica(les a su Entidad uO!anismo# de tal manea *ue sin epeti el contenido de los manualesde audito'a pomul!ados po la Contalo'a Geneal de la Rep9(lica losadapten en los aspectos espec'-icos popios de su O!anismo. Losmanuales de audito'a intena se"n apo(ados po la Contalo'aGeneal de la Rep9(lica paa *ue enten le!almente en +i!encia y suaplicaci%n esta" su6eta a e+aluaciones o modi-icaciones pei%dicas.

La audito'a intena esta" su6eta a las e+aluaciones de sus la(oes po pate de la Contalo'a Geneal de la Rep9(lica.

INDEPENDENCIA DE LA ADITORJA INTERNA

La unidad de audito'a intena tend" el m";imo !ado de independenciadento de la entidad u o!anismo especti+o# sin paticipaci%n al!una en

los pocesos de administaci%n.

A -in de !aanti,a la independencia de la unidad de audito'a intenadento de una Entidad u O!anismo# dic5a unidad

a Esta" u(icada al m"s alto ni+el 6e"*uico:


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( No paticipa" en la e6ecuci%n de contoles pe+ios:

c No paticipa" en los pocesos de administaci%n:

d =omula" y e6ecuta" con total independencia el po!ama anual de

sus acti+idades:

e Remiti" a la Contalo'a Geneal de la Rep9(lica a m"s tada el @0de septiem(e de cada a$o su plan anual de audito'a a se e6ecutado enel a$o si!uiente: as' como copia de sus in-omes de audito'as cuandolos 5ec5os detectados puedan !enea esponsa(ilidad ci+il oie!ulaidad -inanciea y a*uellos *ue consideen necesaios.

SO# APROECAMIENTO Y SEGRIDAD EN EIPOS DECOMPTACIÓN

La m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo y los Diectoes o?e-es de las di-eentes unidades administati+as *ue ten!an a su ca!oe*uipo de computaci%n# de(en esta(lece los pocedimientos *ueconsideen necesaios paa apo+ec5a el uso e-iciente# e-ecti+o yecon%mico de dic5os e*uipos# lo cual se lo!a" a ta+8s de

a Manual opeati+o de los di-eentes po!amas *ue mane6a la Entidad uO!anismo:

( El e!isto y se!uimiento de la opeaci%n de los mismos:

c na adecuada capacitaci%n a los -uncionaios y usuaios de lose*uipos:

d E+aluaci%n pei%dica de los o(6eti+os pe+istos.

Cuando e;ista un Cento de Pocesamiento de Datos se esta(lece"nmedidas *ue lo pote6an y sal+a!uaden conta p8didas y -u!a en lain-omaci%n# con-ome a las si!uientes medidas

1. Resticci%n en el acceso al Cento de Pocesamiento de Datos:


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B. Respalda en cla+es de se!uidad la in-omaci%n pocesada:

@. O(tene mensualmente espaldo de los ac5i+os *ue contienen lastansacciones de la Entidad u O!anismo y u(ica 8stos en un lu!a -'sicamente se!uo:

. Se!uidad e instalaci%n -'sica adecuada# *ue pemita una potecci%nconta incendios# e;plosiones e inundaciones# etc.

RECRSOS MANOS

NIDAD DE RECRSOS MANOS

Toda Entidad u O!anismo de(e" conta cuando sea necesaio con unaunidad especiali,ada en ecusos 5umanos *ue cumpla las -uncionest8cnicas elati+as a la administaci%n de pesonal.

Los -uncionaios enca!ados de esta unidad de(en posee conocimientoso(e las mateias la(oales# t8cnicas paa ecluta pesonal# e+alua ypomo+e el desaollo del mismo# as' como paa e6ecuta las pol'ticasinstitucionales especti+as.

SELECCIÓN DE PERSONAL

Paa selecciona el pesonal se e;i!i" capacidad t8cnica# po-esional#5onestidad y *ue no ten!a impedimento le!al paa desempe$a el ca!o:y una +e, en el ta(a6o se le de(e da el entenamiento necesaio.

El pesonal esta" su6eto a e+aluaci%n con especto a su idoneidad#capacidad y 8tica po-esional# as' como actuali,aci%n t8cnica.

Paa ocupa ca!os en al!una Entidad u O!anismo se" condici%n

o(li!atoia *ue la pesona no ten!a antecedentes *ue pon!an en dudasu moalidad y 5onade, o *ue 5aya sido sancionado le!almente po pe6uicio en conta del Estado o la empesa pi+ada o po ne!li!enciamani-iesta en el desempe$o de un puesto anteio dento de los @ a$ospecedentes a la -ec5a en *ue se cali-i*uen sus e*uisitos paa opta alca!o.


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REGISTROS Y EQPEDIENTES

De(en e;isti e!istos y e;pedientes *ue conten!an el 5istoial de cadauno de los empleados y -uncionaios de la Entidad u O!anismo sine;cepci%n al!una# en los cuales de(en -i!ua ente otos la si!uientedocumentaci%n

a Solicitud de empleo:

( Contato de ta(a6o:

c Nom(amiento:

d Pomociones# cam(ios de puestos o cate!o'a:

e =altas:

- Pemisos concedidos:

! Contol de +acaciones:

5 =otocopias de t'tulos# ceti-icados de estudios eali,ados:

i Ota documentaci%n elati+a al ca!o y a su compotamiento la(oal.

ACTACIÓN DE LOS =NCIONARIOS Y EMPLEADOS

Todo -uncionaio o empleado p9(lico est" o(li!ado a cumpli sus de(eescon dili!encia# 5onestidad# ectitud y 8tica# de tal manea *ue suactuaci%n pesti!ie a la Entidad u O!anismo paa la cual pesta suse+icio.

La actuaci%n si!ni-ica *ue de(e" esta ape!ado a los e!lamentosesta(lecidos po la Contalo'a Geneal de la Rep9(lica y a los c%di!osde 8tica# nomas y e!lamentos *ue su po-esi%n o especialidaddemanden. No pod" eci(i nin!9n (ene-icio *ue pueda +inculase con el5ec5o de cumpli sus -unciones.


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CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

De(e" pomo+ese constante y po!esi+amente la capacitaci%n#entenamiento y desaollo po-esional de los -uncionaios y empleados

en todos los ni+eles# en -unci%n de las "eas de especiali,aci%n y delca!o *ue ocupan.

La capacitaci%n y el entenamiento de los -uncionaios y empleadospuede se impatida en cada Entidad u O!anismo po medio deinstuctoes especiali,ados en la mateia# en Instituciones ceadas paatal -in y en ni+esidades e;istentes en el pa's o en el e;teio.

En la selecci%n del pesonal a capacita se considea" lo si!uiente

a O(6eti+os de la Entidad u O!anismo:

( Necesidades de capacitaci%n:

c Pespecti+as de la aplicaci%n del nue+o conocimiento en eldesempe$o de sus -unciones:

d ue la pesona *ue se seleccione no 5aya paticipado en cusos oseminaios similaes.

ROTACIÓN DE PERSONAL

Se esta(lece" en -oma sistem"tica la otaci%n del pesonal elacionadocon la administaci%n# custodia y e!isto de ecusos mateiales y-inancieos.

La otaci%n de pesonal disminuye el ies!o de eoes de e-icienciaadministati+a y e+ita" adiesta constantemente a nue+o pesonal. Laotaci%n se e-ectua" ente el pesonal con -unciones a-ines o similaescon lo cual esta"n capacitados paa cumpli di-eentes la(oes en -oma

e-iciente.

EALACIÓN DE RECRSOS MANOS


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De(e" e+aluase el cumplimiento y endimiento del ta(a6oencomendado a los -uncionaios y empleados.

Paa tal -in la m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo po

intemedio de las unidades coespondientes e-ectua"n las e+aluacionesdel endimiento del pesonal usando t8cnicas adecuadas y po lo menosuna +e, al a$o.

REMNERACIONES

Se eti(ui" a los -uncionaios y empleados con un adecuado sueldo# de

tal -oma *ue sea una 6usta compensaci%n a su es-ue,o en las -uncioneseali,adas y de acuedo con la esponsa(ilidad de cada ca!o.

Re-eente a las Entidades u O!anismos del Go(ieno Cental# de(ene!ise de acuedo con los lineamientos esta(lecidos po el Ministeio de=inan,as tanto en lo elati+o a contataci%n de nue+o pesonal comoeposici%n de +acantes# incementos de sueldos# etc.

Los c5e*ues -iscales po sueldo del pesonal *ue no 5a la(oado en laEntidad u O!anismo# de(e"n se de+ueltos de acuedo con las nomas

esta(lecidas po la Tesoe'a Geneal de la Rep9(lica.

ASISTENCIA

Se de(en esta(lece pocedimientos *ue pemitan el contol deasistencia# pemanencia en el lu!a de ta(a6o y puntualidad de los-uncionaios y empleados.

La nidad de Recusos umanos o de Pesonal de cada Entidad uO!anismo# se" la enca!ada de esta(lece y +i!ila el cumplimiento delsistema de contol del pesonal.

MANAL DE CLASI=ICACIÓN DE CARGOS


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Se ela(oa" un manual de pesonal *ue contend" un detalle de las-unciones# taeas# esponsa(ilidades y caacte'sticas de cada una de lasclases de ca!o *ue inte!an la estuctua o!"nica de la Entidad uO!anismo.

Este manual se" e+isado pei%dicamente a -in de manteneloactuali,ado.

PRESPESTO

RESPONSAILIDAD POR EL CONTROL PRESPESTARIO

La m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo se" esponsa(le deesta(lece los contoles necesaios en los sistemas de administaci%n-inanciea y pesupuestaia# el cumplimiento e*ueido en todas las -asesdel pesupuesto# de acuedo con la ley !eneal del pesupuesto# nomasy pocedimientos de e6ecuci%n pesupuestaia esta(lecidas po elMinisteio de =inan,as.

Tam(i8n de(e" adopta las acciones coecti+as dei+adas del contol ye+aluaci%n del pesupuesto# *ue e-ect9e el Ministeio de =inan,as y la

Contalo'a Geneal de la Rep9(lica.

CONTROL DRANTE LA E?ECCIÓN DEL PRESPESTO

Las pesonas enca!adas del mane6o de la e6ecuci%n pesupuestaiade(e"n e-ectua e+aluaciones constantes so(e el !ado decumplimiento de los o(6eti+os# en elaci%n a los in!esos eci(idos y los

!astos e6ecutados# a -in de e+ita *ue estos 9ltimos e;cedan de lasasi!naciones pesupuestaias.

CONTROL PREIO AL COMPROMISO


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Las pesonas desi!nadas paa decidi la eali,aci%n de un !asto ya*uellas *ue conceden la autoi,aci%n especti+a# +ei-ica"npe+iamente *ue

a La tansacci%n coesponda al !io o acti+idad de la Entidad uO!anismo y con-ome el pesupuesto# planes y po!amas:

( El pocedimiento popuesto paa su e6ecuci%n sea el apopiado:

c La Entidad u O!anismo est8 -acultada paa lle+ala a ca(o y noe;istan impedimentos le!ales so(e la misma:

d En el pesupuesto e;istan disponi(ilidades dento de la patidacoespondiente.

CONTROL PREIO A LA OLIGACIÓN

Las pesonas desi!nadas paa acepta una o(li!aci%n como esultado dela ecepci%n de (ienes# se+icios u o(as# +ei-ica"n pe+iamente a esteeconocimiento y autoi,aci%n *ue

a La documentaci%n cumpla los e*uisitos le!ales:

( La autenticidad del documento o -actua y *ue no conten!a eoesaitm8ticos o datos -alsos:

c La cantidad y calidad de los (ienes# se+icios u o(as eci(idoscoesponden a las *ue se autoi,aon y sean los mismos *ue sedesci(en en el documento *ue e+idencia la o(li!aci%n:

d La tansacci%n no +a'e si!ni-icati+amente con especto a la popiedad#le!alidad y con-omidad con el pesupuesto de-inido al momento delcontol pe+io al compomiso.

NORMAS DEL ACTIO E=ECTIO EN CA?A Y ANCO

GENERALIDADES

Nin!una pesona pod" tene acceso a los documentos y +aloes *ue son


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esponsa(ilidad del enca!ado de ca6a# e;cepto el contado yo audito cuando ten!an *ue e-ectua a*ueos.

El enca!ado de ca6a no tend" acceso a los e!istos de conta(ilidad:asimismo no pod"

a Apo(a desem(olsos:

( Mane6a e!istos conta(les.

INGRESOS A CA?A

Po todo in!eso a ca6a de(e" pepaase un eci(o o-icial de(idamentepenumeado.

La -unci%n de ecepci%n de dineo se" e;clusi+idad del ca6eo.

Los (locFs o talonaios en (lancos de eci(os de ca6a de(en se contolados po el contado y ente!ados al ca6eo mediante eci(os-imados.

Los c5e*ues eci(idos de(e"n se e;pedidos a -a+o de la Entidad uO!anismo# los cuales de(e"n se sellados inmediatamente paa sudep%sito en el (anco. No se de(e eci(i c5e*ues endosados po teceos.

=ONDO =I?O DE CA?A CICA

Se cea" un -ondo -i6o de ca6a c5ica paa 5ace -ente a pa!os ene-ecti+o destinados a !astos menoes e!ulaes o coientes# de acuedocon las pol'ticas esta(lecidas po la Entidad u O!anismo.

Estos -ondos no pod"n utili,ase paa pa!a o e-ectua desem(olsos*ue e;cedan los l'mites autoi,ados po la Entidad u O!anismo# po lo*ue 5a(" de esta(lecese un monto m";imo.

El monto del -ondo se esta(lece" de acuedo con las necesidades decada Entidad u O!anismo# *ue en nin!9n momento tanto su +alo como


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el de cada desem(olso e;cede" del l'mite *ue detemine el e!lamentoemitido paa tal e-ecto.

Paa -i6a su l'mite se tend" en cuenta el +alo mensual del mo+imientode !astos menoes. Los eem(olsos se e-ectua"n a nom(e del

enca!ado de -ondo y cuando 8ste se encuente a!otado en po lomenos el 40 de la cantidad asi!nada. Dic5os eem(olsos de(e"n esta sopotados con la documentaci%n *ue e+idencie el pa!o coespondiente#la cual de(e se cancelada al emitise el c5e*ue de eem(olso# con unsello *ue conten!a la leyenda &Pa!ado# =ec5a# N9meo de C5e*ue yanco).

Los eci(os de ca6a c5ica de(en se penumeados: al anulase al!unode ellos# de(e"n macase con un sello de &Anulado) y ac5i+ase el

6ue!o completo.

De(e anotase en cada compo(ante &Reci(o de Ca6a C5ica)# la cuenta ysu(cuenta en *ue se ca!a" el desem(olso# si -uee posi(le.

MANE?O DE LOS =ONDOS DE CA?A CICA

Los pa!os con el -ondo de ca6a c5ica de(e"n esta sopotados con la

documentaci%n petinente y de(idamente autoi,ada.

El esponsa(le del -ondo -i6o e;i!i" *ue se cumplan las disposicionese-eentes a su mane6o# en +ista de *ue los eem(olsos se e-ectua"nlue!o de *ue los compo(antes 5ayan sido e+isados y +ei-icados po pate de los empleados esponsa(les del contol pe+io so(e !astos.

No de(e"n utili,ase los -ondos de ca6a c5ica aa e-ectua adelantos dep8stamos a los -uncionaios y empleados.

Los -ondos de ca6a c5ica no de(en me,clase con los -ondos po deposita# -ondo de ca6a !eneal# etc.

De(e"n e-ectuase a*ueos pei%dicos sopesi+os de dic5os -ondos.

Al e-ectuase un adelanto paa compas yo !astos su6etos a endici%n decuenta# 8ste de(e" sopotase con un +ale po+isional de ca6a c5ica.


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La endici%n de cuentas po los adelantos de(e se e-ectuada dento delas /B 5oas 5"(iles si!uientes: en caso contaio# la sumacoespondiente a dic5os adelantos se" ca!ada diectamente a lapesona esponsa(le del mismo.

Todo desem(olso de ca6a c5ica de(e" se autoi,ado po un -uncionaiocompetente de(idamente autoi,ado paa tal -in.

RESPONSALE DEL =ONDO =I?O

El esponsa(le del -ondo -i6o de(e" se un empleado independiente delca6eo !eneal y de otos empleados *ue e-ect9en o paticipen en la(oes

de e!istos conta(les u otas -unciones -inancieas.

La independencia de este empleado es necesaia a -in de e+ita con-usiones en la utili,aci%n del -ondo. Los de(ees u o(li!aciones delesponsa(le del -ondo de(e"n esta claamente de-inidas po escito#adem"s de sus -unciones nomales.

DEPÓSITOS DE LOS INGRESOS

Los in!esos en e-ecti+o o +aloes de(en se e!istados opotunamentey depositados 'nte!amente en las pimeas 5oas del d'a 5"(il si!uientea su ecepci%n. Copia de la minuta de dep%sito de(e pasa aldepatamento de conta(ilidad paa su +ei-icaci%n y e!isto posteio.

Los dep%sitos de todos los in!esos !aanti,a cual*uie tipo de e+isi%n y-acilita las la(oes de audito'a paa el "ea de e-ecti+o.

Po nin!9n moti+o el dineo po+eniente de los in!esos se emplea"paa cam(ia c5e*ues o paa e-ectua desem(olsos de la Entidad uO!anismo.

Se entiende po e-ecti+o monedas# (illetes# c5e*ues y cual*uie ota-oma de oden de pa!o inmediata.


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AREO DE =ONDOS

Todos los -ondos de la Entidad u O!anismo esta"n su6etos acompo(aciones -'sicas po medio de a*ueos pei%dicos y sopesi+os.

Los a*ueos de(e"n e-ectuase so(e todos los -ondos y +aloes de laEntidad u O!anismo# incluyendo los *ue se encuentan en pode deecaudadoes o a!entes: y se de6a" constancia escita y -imada po laspesonas *ue paticipan en los a*ueos.

Los a*ueos se"n pacticados po la conta(ilidad y en caso necesaiopo la unidad de audito'a intena o po empleados independientes de*uienes tienen la esponsa(ilidad de custodia o e!istos.

APERTRA Y CIERRE DE CENTAS CORRIENTES ANCARIAS

La apetua y ciee de toda cuenta coiente (ancaia de(e se autoi,ada po la m";ima autoidad de la Entidad u O!anismo.

Lo anteio es con el pop%sito de *ue la m";ima autoidad ten!a contoly conocimiento de la apetua y ciee de las cuentas (ancaias.

Las cuentas coientes (ancaias se"n a(ietas a nom(e de la Entidadu O!anismo y su n9meo se limita" a lo m'nimo posi(le# a -in demantene un me6o contol inteno so(e las mismas.

MANE?O DE CENTAS ANCARIAS

La m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo Estatal acedita" po escito ante las instituciones (ancaias con la *ue mane6an -ondos# a los-uncionaios -imas &A) y -imas &) y los *ue sean necesaios autoi,alospaa -ima c5e*ues.

Las pesonas autoi,adas paa -ima c5e*ues no de(e"n e6ece lassi!uientes -unciones


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Las conciliaciones de(en e-ectuase dento de los die, H10 pimeos d'as5"(iles del mes si!uiente# de manea *ue -aciliten e+isiones posteioesa -in de pemiti la toma de decisiones y aplicaci%n de accionescoecti+as.

Su pop%sito es compaa el mo+imiento e!istado po el (anco con el*ue conste en los e!istos conta(les en la Entidad u O!anismo# a -in dease!ua la +eacidad del saldo y e+ela cual*uie eo o tansacci%n noe!istada# ya sea po el anco o po la Entidad.

Los estados de cuenta mensuales de(e"n ente!ase diectamente alempleado enca!ado de e-ectua las conciliaciones# una +e, *ue 5ayasido eci(ido en la Entidad u O!anismo sin a(ise el so(e *ue loscontiene.

Las conciliaciones de(en compende los si!uientes aspectos

a Contol de la secuencia num8ica de los c5e*ues:

( In+esti!aci%n de las patidas de conciliaci%n# las cuales de(encontene

1. D8(itos y c8ditos del (anco no anotados en los e!istosde la Entidad:

B. D8(itos y c8ditos de la Entidad no anotados en losestados de cuentas del (anco:

@. Listado de los c5e*ues emitidos po la Entidad y noco(ados al (anco en la -ec5a de los estados de cuentas:

. O(tenci%n de los documentos compo(atoios de laspatidas del (anco no e!istadas po la Entidad:

4. En elaci%n con las patidas de la Entidad no

compensadas po el (anco# de(e" compo(asede(idamente.

c E;amen de las -imas y endoso de los c5e*ues de+ueltos po el (anco:

d Compaaci%n de las -ec5as y los +aloes de los dep%sitos diaios#se!9n los e!istos de la Entidad conta el estado de cuenta del (anco:


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e Los c5e*ues no pesentados al co(o duante un pe'odo la!o detiempo H meses de(en in+esti!ase a -ondo# detemina las causascoespondientes y e+eti la opeaci%n conta(le:

- In+esti!aci%n de taspasos ente (ancos con el o(6eti+o de +ei-ica sisu e!isto 5a sido el adecuado:

! Todo a6uste po patida de conciliaci%n de(e se apo(ado po elesponsa(le de conta(ilidad.

na +e, pepaadas las conciliaciones de(e"n se +ei-icadas po el esponsa(le de conta(ilidad y autoi,adaspo un -uncionaio competente.

CON=IRMACIÓN DE SALDOS EN ANCOS

Con el pop%sito de mantene la con-ia(ilidad de la in-omaci%n esnecesaio *ue un -uncionaio autoi,ado y con su-iciente independenciadel mane6o y e!isto del e-ecti+o con-ima" pei%dicamente con los(ancos el mo+imiento y saldo de las cuentas de la Entidad u O!anismo.

CENTAS Y DOCMENTOS POR CORAR

SISTEMA DE REGISTRO

Cada Entidad u O!anismo esta(lece" los e!istos necesaios paaase!ua un adecuado mane6o y contol de las cuentas po co(a.

Se esta(lece" un sistema de -actuaci%n *ue pemita una opotunaemisi%n de los eci(os *ue de(en ponese al co(o.

De(en e;isti pol'ticas de-inidas en cuanto a montos# pla,o y condiciones

de c8ditos.

Se utili,a"n -actuas po +entas al c8dito y notas de d8(itosde(idamente autoi,adas po ca!os posteioes paa el e!isto de lascuentas a -a+o de la Entidad u O!anismo.


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Las -actuas# eci(os de ecepci%n y las notas de d8(ito# de(e"n esta custodiados po un -uncionaio independiente de la ecepci%n de e-ecti+oy del mane6o de los e!istos conta(les.

En todas las -actuas de c8dito se de(en +ei-ica los pecios de los

at'culos o se+icios +endidos# sumas# c"lculos# etc.# despu8s de 5a(ese-omulado y pe+iamente a su autoi,aci%n.

El e!isto de las -actuas yo notas de d8(ito po los distintos conceptos#de(e" eali,ase a m"s tada B 5oas despu8s de 5a(ese eali,ado.

Se esta(lece"n contoles paa detemina las cuentas po co(a canceladas y las pendientes de co(o.

Los sistemas de conta(ilidad de las Entidades u O!anismos

esta(lece"n e!istos detallados de las cuentas po co(a *uecontemplen la se!e!aci%n de -unciones de -actuaci%n# e!isto yecepci%n de e-ecti+o.

ERI=ICACIONES PERIÓDICAS

Se de(en ela(oa mensualmente elaciones de las cuentas po co(a

las *ue de(e"n compaase con la cuenta de contol coespondiente.

Se e-ectua"n +ei-icaciones pei%dicas y cuentas po co(a po intemedio de empleados independientes de su custodia# e!istos ymane6o de e-ecti+o.

Pueden eali,ase +ei-icaciones paciales cuando el +olumen de lascuentas po co(a as' lo e;i6an: y se compo(a" la le!alidad de losdocumentos y la e;istencia de la sal+a!uada -'sica y necesaiaH(%+edas# ca6as de se!uidad# etc..

Cual*uie di-eencia esultante de las +ei-icaciones e-ectuadas# de(e"se in+esti!ada con el o(6eti+o de e-ectua las coecciones del casocuando ello poceda.

CONCILIACIÓN


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Se e-ectua" en -oma pei%dica la conciliaci%n de la documentaci%n conlos mayoes au;iliaes de las cuentas po co(a# po un empleadoindependiente al enca!ado del mane6o de dic5o au;ilia.

Cada Entidad u O!anismo detemina" la peiodicidad de lasconciliaciones# siendo ecomenda(le e-ectualas mensualmente y sincea utinas de metodolo!'a. Es con+eniente *ue la conciliaci%n laealice una pesona a6ena a las -unciones del e!isto au;ilia y del mayo !eneal. De la conciliaci%n se de(e de6a constancia po escito.

ANLISIS Y EALACIÓN

Se eali,a"n pei%dicamente an"lisis y e+aluaciones de las cuentas po co(a# esta(leci8ndose la anti!7edad de saldos +encidos.

El an"lisis y e+aluaci%n de las cuentas po co(a a e-ectua"pei%dicamente# en -oma mensual# paa compo(a la e-iciencia de la!esti%n de co(o# la po(a(ilidad de las cuentas +encidas# indicando suanti!7edad.

Se cea" un pocenta6e del saldo de las cuentas po co(a po concepto

de estimaci%n paa cuentas inco(a(les# el cual paa -ines impositi+os node(e e;cede el 1 del saldo de la catea del -inal del pe'odo.

Se esta(lece"n nomas y pocedimientos paa !estiona el co(o decuentas +encidas.

En el caso de *ue e;istan cuentas atasadas en sus pa!os# de(e"en+iase a los deudoes notas ecodatoias# con el o(6eti+o de *uesol+enten su situaci%n.

Mensualmente se de(en pepaa estados de cuenta y se en+iados a losdeudoes de la Entidad u O!anismo.

La cancelaci%n de las cuentas consideadas inco(a(les# de(e"n se apo(adas po la m";ima autoidad de la Entidad u O!anismo.


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De(e e;isti un contol apopiado so(e las cuentas canceladas comoinco(a(les# las cuales pueden se mane6adas en Cuentas de Oden.

Dependiendo del caso# de(e" continuase con las !estiones de co(opetinentes de las cuentas canceladas como inco(a(les.

CENTAS POR CORAR A EMPLEADOS

Los p8stamos y anticipos a -uncionaios y empleados de(en se autoi,ados po el esponsa(le de la Entidad o po el -uncionaioautoi,ado paa ello.

Como noma se de(en canali,a los pa!os o a(onos a ta+8s dededucciones diectas en la n%mina.

De(en e;isti pol'ticas de-inidas elati+as a monto# pla,o# condiciones depa!o# etc.# en cuanto al oto!amiento de los p8stamos y anticipos.

No de(e"n concedese nue+os p8stamos al empleado o -uncionaiomientas ten!a saldo pendiente del anteio.

PEDIDOS EN TRNSITO

De(e e;isti un e;pediente o ac5i+o *ue conten!a la documentaci%n *ueespalde los desem(olsos oi!inados desde el inicio 5asta el -inal de lacompa de *ue se tate.

La sumatoia de los documentos de(e se i!ual al +alo *ue indi*uen lose!istos especti+os.

De(e esta(lecese un contol num8ico paa los di-eentes pedidos del*ue se 5a" e-eencia en los compo(antes# c5e*ues y dem"s e!istos.

De(e esta(lecese un contol en donde se cono,ca la situaci%n de cadapedido en t"nsito. En caso de coesponde a impotaci%n pod"contene la si!uiente in-omaci%n


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a alo de la co(an,a emitida po el (anco:

( Pedido# N9meo y =ec5a:

c =actua del po+eedo:

d Nom(e y oi!en del po+eedo:

e Conocimiento de em(a*ue:

- alo =O H+alo en pueto de em(a*ue:

! Nom(e del (anco:

5 =ec5a de salida y lle!ada a pueto:

i =ec5a de en+'o de documentos paa e!isto:

6 N9meo de p%li,a de impotaci%n:

F =ec5a y n9meo de li*uidaci%n:

l Nota de entada al almac8n:

m Cual*uie oto dato petinente.Todas las li*uidaciones antes de se e!istadas de(en se apo(adaspo el contado.

Cuando se eci(an ente!as paciales# los saldos de(en contolasemediante e!istos y pocedimientos adecuados.

El enca!ado de las compas locales yo de impotaciones e+isa"mensualmente los saldos de pedidos con los del e!isto conta(le# con el

o(6eti+o de identi-ica y coe!i cual*uie di-eencia e;istente.Cuando e;istan a+e'as yo -altantes# se noti-ica" inmediatamente a laCompa$'a de Se!uos o de apoes paa pepaa el eclamo especti+o.

Antes de se e!istados los eclamos de(e"n se e+isados po elesponsa(le de conta(ilidad y autoi,ado po el -uncionaio competente.


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Mensualmente de(e"n cote6ase los saldos de los e!istos au;iliaes depedidos en t"nsito conta la cuenta de contol del Mayo.

INENTARIOS

ADISICIONES

Toda ad*uisici%n de mateiales de(e" conta con la autoi,aci%n de lapesona desi!nada paa ello: y se -i6a"n m";imo y m'nimo paa lae;istencia *ue de(e mantenese en la (ode!a y e-ectua opotunamentelas ad*uisiciones.

La m";ima autoidad o la unidad enca!ada de ad*uisiciones se"

esponsa(le de la apo(aci%n de las coti,aciones# concuso de o-etas olitaciones: adem"s se" el enca!ado de dicta las nomas ypocedimientos *ue de(an adoptase paa ad*uisiciones en el mecadointeno o e;teno y se!9n el caso con ape!o a Ley# Re!lamento deContataciones Administati+as.

SISTEMAS DE REGISTRO

Se esta(lece"n pocedimientos conta(les de las e;istencias de los(ienes *ue incluyan e!istos po el sistema de in+entaios pepetuos.

Los in+entaios est"n constituidos po poductos ad*uiidos o poducidospaa la +enta# el consumo inteno o tans-omaci%n a otos (ienes.

Cada Entidad u O!anismo esta(lece" la codi-icaci%n y la unidad demane6o de los in+entaios *ue pemita identi-ica los at'culos de supopiedad# as' como al depositaio# esponsa(le de los mismos.

El sistema dise$ado de(e -acilita la identi-icaci%n de e;istenciaso(soletas# la toma -'sica del in+entaio y la adopci%n de decisiones paaad*uisiciones opotunas.

Los ca!os a la cuenta de in+entaio pod"n e-ectuase con el in-ome del(ien eci(ido o con la emisi%n en -oma opotuna.


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Los e!istos au;iliaes de contol HFade; de(e contene como m'nimolos si!uientes datos

a Descipci%n del at'culo:

( Entadas y salidas en unidades y +aloes:

c Pecio unitaio:

d Saldos en unidades y +aloes:

e Locali,aci%n del at'culo:

- E;istencia m";ima y m'nima.

En caso de *ue el enca!ado de la (ode!a lle+e e!isto# lo cual esaconse6a(le# 8ste de(e" contene los datos mencionados anteiomente#e;cepto los e-eentes a costos y +aloes.

n empleado independiente al mane6o de au;iliaes# compo(a"pei%dicamente *ue los pecios unitaios consi!nados en las ta6etas soncoectos.

NIDAD DE ALMACN

Cada Entidad u O!anismo dispond" en lo posi(le de una unidad y-uncionaios dento de la o!ani,aci%n en la *ue se centalice el pocesode a(astecimiento.

El poceso de ad*uisiciones compende las etapas de po!amaci%n#ad*uisici%n# almacenamiento# mantenimiento y disti(uci%n de mateialespaa e6ecuta las -unciones de la Entidad u O!anismo. La ecepci%n

de(e" eali,ase a ta+8s de una unidad independiente de la de compa#po medio de la especti+a oden de entada a (ode!a se!9n el caso. Lassalidas de (ode!a necesitan de una e*uisici%n de(idamente autoi,ada.

Las notas de salida de (ode!a *ue ampaan at'culos ya ente!adosde(e"n emitise al Depatamento de Conta(ilidad paa su de(ida+aluaci%n y e!isto.


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La Entidad u O!anismo de(e tene esta(lecidos m";imos y m'nimos dee;istencia# con el -in de e+ita so(e


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eal de los in+entaios y su estado de conse+aci%n# las *ue de(eneali,ase po pesonas distintas de las enca!adas de su contol y de(ense e-ectuados po pesonas independientes al esponsa(le de (ode!a.

De(en e;isti pocedimientos adecuados paa conta# inspecciona e

in-oma so(e los at'culos eci(idos# ya sean en (uen o mal estado.

Los au;iliaes de in+entaios pepetuos de(en conciliase pei%dicamentecon las cuentas de contol del mayo !eneal: adem"s# de(en e-ectuasecompaaciones ente los au;iliaes de la (ode!a y de conta(ilidad a -inde detemina# in+esti!a y a6usta cual*uie di-eencia e;istente.

La unidad de audito'a intena o(se+a" la toma -'sica de los in+entaiosen e;istencia# po lo menos una +e, al a$o. Paa -acilita esa la(o escon+eniente pactica in+entaios -'sicos paciales# pei%dicos y

selecti+os.

Pe+iamente a la toma -'sica de in+entaio se de(e conta con uninstucti+o# el *ue se+i" de !u'a paa la metodolo!'a a se!ui. stede(e" contene como m'nimo las si!uientes instucciones

a ue los at'culos est8n de(idamente odenados e identi-icados:

( ue se apli*ue un m8todo de +ei-icaci%n posteio del ecuento yae-ectuado:

c ue e;ista un pocedimiento *ue e+ite la -alta de conteo de losat'culos# po e6emplo eti*uetas penumeadas:

d =omulaci%n de un cote de in+entaio tanto de la ecepci%n como de laente!a de at'culos:

e Identi-icaci%n de at'culos o(soletos# da$ados# deteioados# etc.

Las di-eencias detectadas en el ecuento -'sico de(en se conocidas po

-uncionaios independientes del enca!ado de (ode!a y del enca!adodel e!isto de los in+entaios: y lue!o de las in+esti!aciones del casoautoi,a los a6ustes coespondientes.

OSOLESCENCIA# PRDIDA O DAO

Cuando se detecte o(solescencia# p8dida o da$o en los in+entaios#


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lue!o de la de(ida in+esti!aci%n# se da" la (a6a o desca!o de losmismos# pe+ia autoi,aci%n de la Diecci%n Geneal de In!esos.

Sin e;cepci%n al!una# se de(e" conta con las 6usti-icacionesdocumentadas e*ueidas: ela(o"ndose un acta de destucci%n de los

in+entaios da$ados si ese es el caso.

Se de(e tene contol so(e los at'culos en e;istencia con +alo comecial: peo dados de (a6a en los e!istos po o(soletos# da$ados odeteioados# etc.# este contol se pod" lle+a a ta+8s de cuentas deoden.

GASTOS ANTICIPADOS

ATORIKACIÓN

Se esta(lece" una adecuada autoi,aci%n paa desem(olsos *ue see*uiea e-ectua po anticipado.

na adecuada autoi,aci%n es necesaia paa este tipo de desem(olsospo*ue la Entidad u O!anismo ente!a" pate de su capital de ta(a6o#la cual se" esacida con el pa!o de (ienes o se+icios *ue se espeade+en!a dento del pla,o de un a$o a pati de la -ec5a del (alance.

Estos acti+os !enealmente incluyen se!uos# inteeses# al*uilees#impuestos# se+icios de pu(licidad pa!ados y a9n no eci(idos#papele'as y 9tiles de o-icina# etc.

REGISTROS

Se de(en lle+a e!istos au;iliaes detallados *ue muestenla amoti,aci%n o aplicaci%n de los pa!os anticipados con

ca!os a los !astos del pe'odo.Se lle+a" una elaci%n po pesonas de los adelantos paa !astos de+ia6es y otos !astos a -uncionaios y empleados.

Las caacte'sticas !eneales *ue 5an de considease en este u(o son


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a Autoi,aci%n paa considea el di-eimiento de los !astos# pe+iamenteal an"lisis de los desem(olsos:

( Se de(en 5ace compo(aciones de las amoti,aciones de !astose-ectuados sistem"ticamente con ca!o a los !astos del pe'odo:

c De(e mantenese un e!isto detallado de las p%li,as de se!uo y see+isa" pei%dicamente la +i!encia de la misma y su co(etua: dic5oe!isto de(e contene

1. N9meo de la p%li,a:

B. Nom(e de la compa$'a ase!uadoa:

@. ienes ase!uados:

. Tipo de co(etua:

4. Monto de la pima:

. Cuota de la amoti,aci%n:

/. Saldo po amoti,a:

2. =ec5a de la p%li,a:

3. =ec5a de +encimiento:

10. Monto de la co(etua.

d La suma de los e!istos indi+iduales de(e se i!ual al saldo de lacuenta de contol:

e La pima pa!ada de(e" compende la co(etua del ies!o necesaioy elimina las co(etuas de ca"cte supe-luo:

- Se de(e mantene e!isto adecuado de la e;istencia de papele'a y9tiles de o-icina:

! Pei%dicamente se de(en e-ectua ecuentos -'sicos de dic5ase;istencias:


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5 Mensualmente de(e"n conciliase los e!istos indi+iduales de estacuenta con los saldos del mayo:

i Cual*uie di-eencia ente el saldo de los e!istos y del in+entaio -'sicode(e" se de(idamente in+esti!ada y a6ustada pe+ia autoi,aci%n del

-uncionaio esponsa(le:

6 Se de(e" pepaa ta(la de amoti,aci%n de los distintos !astos paauna adecuada disti(uci%n en el pe'odo:

F Los saldos de papele'a y 9tiles# lo mismo *ue se+icios pedidos o noecupea(les# de(e"n ca!ase conta los !astos del pe'odo pe+iaautoi,aci%n del esponsa(le competente.

INERSIONES EN ALORES

SISTEMA DE REGISTRO

Se mantend"n e!istos *ue esuman las caacte'sticas de lasin+esiones eali,adas *ue incluyan los concenientes a inteeses ydi+idendos y *ue pemitan mantene con-ia(ilidad en la in-omaci%npesentada.

El sistema de e!isto de las in+esiones de(e" pesenta la in-omaci%ndetallada y su-iciente paa la toma de decisiones: adem"s# de pemiti compo(aciones y compaaciones "!iles# e+aluaci%n y poyecci%n.

La opotunidad en el e!isto de las in+esiones popociona in-omaci%nnecesaia paa la adopci%n de decisiones.

CSTODIA Y MANE?O

Se aplica"n pocedimientos id%neos paa la autoi,aci%n de opeacioneselati+as a las in+esiones en +aloes# as' como paa su custodia#sal+a!uada -'sica y esponsa(ilidad del e!isto.


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La esponsa(ilidad paa inicia# apo(a y e+alua las opeaciones#esta"n se!e!adas de las e-eentes a conta(ilidad.

La esponsa(ilidad de la custodia de +aloes y otos documentos *uee+idencian popiedades de las in+esiones de(e se asi!nada a un

empleado *ue no ten!a -unciones de conta(ilidad ni cual*uie ota detipo -inancieo.

La sal+a!uada -'sica de(e se conta ies!o de p8dida de cual*uie natuale,a# utili,ando paa tal -in ac5i+os a pue(a de incendios o ca6asde se!uidad con do(le com(inaci%n.

ERI=ICACIÓN =JSICA

Se eali,a"n +ei-icaciones -'sicas pei%dicas# po empleadosindependientes de su custodia y e!isto.

La +ei-icaci%n de(e" eali,ase po lo menos cada tes H@ meses: y seconcilia"n los au;iliaes de +aloes con las cuentas del mayo !eneal.

Si los +aloes ad*uiidos como in+esi%n se !uadan en una ca6a -uete#se e*uiee la pesencia de po lo menos dos -uncionaios autoi,ados.

Si los +aloes ad*uiidos como in+esi%n se tienen en un (anco en-ideicomiso o en una ca6a de se!uidad (a6o el contol solidaio de dos om"s -uncionaios# los contatos especti+os de(e"n susci(ise ente el(anco y la Entidad u O!anismo.

INERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS

ALCANCE Y LIMITACIONES

Las in+esiones -'sicas u o(as de in-aestuctua e6ecutadas en lasEntidades u O!anismos# sean nue+as o ampliaciones de las yae;istentes# constituyen in+esiones en poyectos y po!amas *ue see!i"n po las nomas de esta secci%n y dem"s disposiciones aplica(les.En tales cicunstancias las Entidades u O!anismos esponsa(les est"n


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o(li!adas a empende en -oma inmediata la e6ecuci%n de o(as yta(a6os *ue pe+en!an da$os mayoes.

CLASI=ICACIÓN DE LOS PROYECTOS

Todo poyecto de o(a p9(lica se" identi-icado y clasi-icado decon-omidad con el es*uema adoptado po O!anismos ectoes delsistema de plani-icaci%n e in+esi%n p9(lica.

=NDAMENTOS DEL PROYECTO

Las instituciones del Secto P9(lico ela(oa"n los poyectos a su ca!o#

en -unci%n de las pioidades# de las esponsa(ilidades# planesinstitucionales de(idamente apo(ados y dem"s e*ueimientos.

La misi%n institucional asi!nada a cada Entidad u O!anismo# sucompetencia# -acultades y esponsa(ilidades constituyen el -undamentopaa la e6ecuci%n de sus poyectos.

REISITOS PREIOS A LA INICIACIÓN

Paa odena la iniciaci%n de un poyecto de o(a p9(lica# la m";imaautoidad esponsa(le de(e" 5a(e cumplido con todos los e*uisitosesta(lecidos en la Ley de Contataciones Administati+as y sue!lamento# adem"s# de(e" identi-icalo e;pl'citamente indicando

a Nom(e del poyecto el t'tulo del mismo *ue lo identi-i*ue sin lu!a acon-usi%n con oto. En lo posi(le de(e inclui una e-eencia concetaespecto del pop%sito al poyecto y su u(icaci%n He6emplo Poyectoidoel8ctico# San ?uan R'o Coco:( O(6eti+os la e;pesi%n claa y concisa de las necesidades *ue se

popone llena el poyecto:c Alcance Co(etua de los aspectos *ue de(e inclui el poyecto:d Responsa(le el -uncionaio *ue 5a de toma a su ca!o elcumplimiento del poyecto:e =ec5a de teminaci%n es la deseada po la m";ima autoidad paa*ue el poyecto ente en se+icio.


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=ASE DEL PROYECTO

Los poyectos de o(as p9(licas se desaolla"n po lo !eneal en las

si!uientes -ases

a Estudio y dise$o Hpe


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( Plantea las metas a alcan,a en elaci%n con la soluci%n del po(lemao en atenci%n a las necesidades:

c Identi-ica de manea pelimina# altenati+as ("sicas de soluci%n:

d Plantea las me6oes altenati+as a estudia m"s po-undamente:

e Identi-ica la decisi%n de da soluci%n al po(lema o de atende lasnecesidades y las altenati+as planteadas.

En esta etapa los estudios se -omulan po lo !eneal con el pesonalt8cnico *ue la(oa en las Entidades u O!anismos y *ue 5a eci(ido lade(ida capacitaci%n.

PER=IL

Esta etapa de(e constitui el estudio con el ni+el m'nimo de in-omaci%nen los aspectos de mecados t8cnicos# o!ani,acionales# -inancieos y dee+aluaci%n *ue de(e alcan,a un poyecto.

Coesponden a esta etapa las si!uientes acti+idades

a Cuanti-icaci%n del mecado o tama$o del poyecto o po!ama:

( Anali,a las altenati+as t8cnicas:

c Estimaci%n de monto de in+esi%n Hteenos in+esi%n pincipal# o(asau;iliaes# etc.:

d Costos y (ene-icios anuales de opeaci%n# pomedio# +ida 9til.

PRE=ACTIILIDAD

Esta etapa de(e constitui un estudio destinado a po-undi,a en elan"lisis de las altenati+as planteadas en la etapa de pe-il# desde lospuntos de +ista t8cnicos# econ%micos# -inancieos e institucionales paadetemina su enta(ilidad y +ia(ilidad a -in de toma la decisi%n depo-undi,a el estudio o ec5a,a el poyecto.


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a In+esti!a la e;istencia de la altenati+as +ia(les desde el punto de+ista t8cnico# econ%mico y social:

( Detemina el !ado de (ondad de cada una de las altenati+as con elpop%sito de compaalas y odenalas:

c Estudia aspectos especiales tales como mecado# locali,aci%n#tama$o y momento %ptimos# institucionales# le!ales y de -inanciamiento yotos aspectos se$alados en la etapa de pe-il:

d Dise$a los t8minos de e-eencia paa la -acti(ilidad o el dise$ode-initi+o# se!9n el monto de in+esi%n pe+ista.

=ACTIILIDAD

La etapa de -acti(ilidad e-ectua" el estudio completo destinado apo-undi,a el an"lisis de la altenati+a +ia(le esultante de lape-acti(ilidad.

Este estudio de(e pemiti toma la decisi%n de acepta o ec5a,a elpoyecto: adem"s# de(e compende la mayo cantidad posi(le dedetalles en cuanto a los aspectos t8cnicos# econ%micos# sociales#

-inancieos# institucionales# administati+os y am(ientales.


a Pe-ecciona la altenati+a *ue 5aya esultado con mayo indicado -inancieo# en cuanto al +alo neto positi+o en la etapa de pe-acti(ilidad#educiendo el an!o de incetidum(e del mismo a l'mites acepta(les:

( Da los elementos de 6uicios t8cnico


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d =omula los t8minos de e-eencia del dise$o de-initi+o si lae+aluaci%n del poyecto muesta enta(ilidad:

e ei-ica la disponi(ilidad -inanciea paa las si!uiente etapa.

DISEO

La etapa de dise$o compende un estudio *ue incluye c"lculos# planos yespeci-icaciones t8cnicas necesaias paa lle+a a ca(o la e6ecuci%n delpoyecto cuya -acti(ilidad 5aya sido demostada pe+iamente. Escon+eniente *ue en esta etapa la -ima consultoa del dise$o 5ayaente!ado como m'nimo a la unidad e6ecutoa lo si!uiente

a Oi!inales de los planos constucti+os:

( C"lculos estuctuales:

c Especi-icaciones t8cnicas de poyecto:

d Po!amas de ta(a6os:

e Pla,o de constucci%n:

- Pesupuesto (ase:

! An"lisis de pecio unitaio:

5 Memoia descipti+a:

i Recomendaci%n de la ampliaci%n de la -inanciaci%n si el pesupuestoe;cede si!ni-icati+amente la disponi(ilidad -inanciea:

6 Apo(aciones t8cnicas del dise$o po las instancias !u(enamentalescoespondientes.

El esponsa(le del poyecto in-oma" so(e el a+ance de las etapas conla opotunidad de(ida paa *ue la m";ima autoidad pueda toma acciones coecti+as adecuadas.


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=INANCIAMIENTO PARA LA E?ECCIÓN

Concluida la -ase de pein+esi%n pocede" la ne!ociaci%n tendiente ade-ini la -uente de -inanciamiento de la in+esi%n.

MODALIDAD DE E?ECCIÓN

En esta etapa la Entidad u O!anismo de(e" decidi si la constucci%ndel poyecto se e6ecuta" po los sistemas de administaci%n o decontatos# (as"ndose en un estudio compaati+o de estas dosaltenati+as.

El estudio compaati+o anali,a" la situaci%n de la Entidad en cuanto a lae;peiencia# el pla,o de constucci%n# el costo# el pesonal y e*uipodisponi(le: *ue no se a-ecte el cumplimiento de otas esponsa(ilidades#etc.# a -in de conclui con una ecomendaci%n a,onada de la modalidadde e6ecuci%n.

El esponsa(le del a+ance de la etapa in-oma" opotunamente a lam";ima autoidad# a -in de *ue pueda toma las decisiones del caso.

La Entidad u O!anismo de(e +ei-ica

a La disponi(ilidad de ecusos paa la constucci%n:

( El cumplimiento del pla,o de esta etapa:

c El costo de la etapa.

La m";ima autoidad de cada Entidad u O!anismo esta(lece" loscontoles *ue ase!uen el cumplimiento de las metas y o(6eti+os delpoyecto en los pla,os con+enidos# en las me6oes condiciones decalidad# e-iciencia# econom'a y potecci%n del medio am(iente.

Si el poyecto de(e eali,ase po el sistema de administaci%n# laEntidad emiti" la oden paa *ue se inicie la constucci%n.

Si el poyecto de(e eali,ase po contato# la Entidad dispond" *ue secuse de inmediato el t"mite *ue pe+ean las disposiciones le!alesaplica(les.


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En uno u oto caso# la Entidad u O!anismo detemina" el esponsa(lede estas acti+idades y los pla,os de las mismas.

=IANKAS

Dependiendo de la natuale,a y monto del poyecto# las -ian,as!enealmente solicitadas de pate de la unidad e6ecutoa# son lassi!uientes

a =ian,a de mantenimiento y o-etas:

( =ian,a de cumplimiento:

c =ian,a de adelanto:

d =ian,a po +icios ocultos.

CONTROL Y SEGIMIENTO

Cuando sea necesaio se de(e" espalda el audito con el e*uipo desupe+isi%n de pate de la unidad e6ecutoa o en todo caso de un t8cnicoasi!nado paa estas -unciones# a -in de +ela po *ue se cumplan lasespeci-icaciones t8cnicas.

Se de(e comen,a con la pate administati+a y -inanciea del poyecto+elando po *ue se 5ayan cumplido los e*uisitos necesaios en lalicitaciones# ad6udicaciones y contataciones de poyectos# cumplimientode las pates y e*uisitos estipulados en los contatos y el se!uimiento delos desem(olsos paa los adelantos y a+al9os de los mismos.

A -in de dale el se!uimiento y contol a las in+esiones y poyectos see*uiee de la ela(oaci%n de la (it"coa coespondiente# la *ue de(econtene po lo menos lo si!uiente

a N9meo de la etapa:

( Denominaci%n:

c Pocenta6e H:


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a El -inanciamiento *ue !aantice la e6ecuci%n de la o(a y po+ea elnomal -lu6o de -ondos:

( La e6ecuci%n del poyecto de acuedo con los documentos del dise$o:

c El cumplimiento del po!ama de ta(a6o en cuanto al tiempo y alcosto:

d El estudio de los in-omes de a+ance de o(a:

e Las causas: y de se el caso# las esponsa(ilidades en lasdes+iaciones del po!ama.

En caso de o(as contatadas# el pa!o se 5a" po un +alo e*ui+alente ala o(a eali,ada# e;cepci%n 5ec5a del anticipo concedido *ue de(e se amoti,ado en el cuso de la e6ecuci%n.

SPERISIÓN

Paa la etapa de constucci%n# la Entidad u O!anismo esponsa(leesta(lece" la supe+isi%n o(li!atoia y pemanente con el o(6eto dease!ua el cumplimiento del dise$o y especi-icaciones# tanto en laso(as contatadas como en las *ue se e6ecutan po el sistema deadministaci%n. Son esponsa(ilidades de la supe+isi%n

a La +i!ilancia del cumplimiento del po!ama de ta(a6o en cuanto atiempo y costo:

( La +i!ilancia de la calidad# del cumplimiento de los planos# dise$os ydem"s documentos del poyecto.

Cuando se d8 el a+al9o se 5a" mediante un le+antamiento de lacantidad de o(a eali,ada

En el pe'odo po el contatista# cuyo (oado de(e" pesenta alsupe+iso paa suapo(aci%n inicial.En este caso el audito tend" *ue depende de las cantidades de o(asaceptadas po elsupe+iso en caso de no posee pesonal t8cnico en esta mateia.El tiempo tanscuido ente el cote e-ectuado en el campo y la ente!adel a+al9o apo(ado


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po el supe+iso toma apo;imadamente cinco H4 d'as. Lue!o *ue estain-omaci%n 5a lle!ado a las o-icinas centales de la unidad e6ecutoatoma otos siete H/ d'as paa la ela(oaci%n delpa!o coespondiente.

TERMINACIÓN Y RECEPCIÓN DE LA CONSTRCCIÓN

Cuando la supe+isi%n del poyecto in-ome po escito *ue se 5ateminado la constucci%n de la o(a# de dic5a cicunstancia se de6a"constancia en la (it"coa coespondiente# la *ue tat"ndose decontatos# esta" espaldada po la estimaci%n de li*uidaci%n.

La ecepci%n de las o(as contatadas se 5a" consta en acta: dic5aecepci%n pod" se po+isional si 5u(iee o(se+aciones a la o(a: o

de-initi+a si no las 5u(iee y cuando 5a(i8ndolas -ueen supeadas. Enlas o(as po el sistema de administaci%n es tam(i8n con+eniente conta con el acta *ue esta(le,ca su ecepci%n opotuna.

En el acta de ecepci%n de la o(a se anotan los antecedentes# laspesonas *ue inte+ienen# impote de la o(a# condiciones de la o(aeci(ida#

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“Normas Técnicas de Control Interno Para El Sector Público” 1995

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