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OFFICE 365 “TRABAJANDO EN LA NUBE”. OFFICE 365 Microsoft Office 365 es un conjunto de soluciones...

Date post:25-Jan-2016
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OFFICE 365 TRABAJANDO EN LA NUBE

1OFFICE 365Microsoft Office 365 es un conjunto de soluciones integradasque nos permitir potenciar la productividad de nuestrasaplicaciones de escritorio con herramientas de colaboracin,comunicacin y correo electrnico, aprovechando todas lasventajas de la computacin en la nube.

OFFICE 365

OFFICE 365Office 365 es un conjunto de servicios creados por Microsoft para trabajar en la nube, especialmente diseado para ofrecer herramientas de productividad a las empresas.

VENTAJAS DE USAR OFFICE 365Office 365 rene las principales caractersticas que definen a la computacin en nube; es decir, el acceso total a servicios informticos y comunicacionales, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo con conexin a Internet

VENTAJAS DE USAR OFFICE 365Es un servicio que ofrece las herramientas web que permiten acceso a correo, documentos, contactos y calendarios desde casi cualquier lugar y con cualquier dispositivo

VENTAJAS DE USAR OFFICE 365Est diseado para integrar fcilmente las herramientas de escritorio con las herramientas en la nube.

OUTLOOK 2013

OUTLOOK 2013Enviar un correoEnvo, Respuesta y Reenvo de correo Inicio Nuevo mensaje de correo electrnico Redactamos

OUTLOOK 2013Enviar un correoEnvo, Respuesta y Reenvo de correo Inicio Nuevo mensaje de correo electrnico Para

OUTLOOK 2013Enviar un correoEn el campo Para ingresamos el apellido o nombre de la persona a la cual deseamos enviar el correo, luego al presionar Comprobar nombres, se mostrar una ventana con los nombres que coincidan con lo ingresado, como se muestra a continuacin, finalmente seleccionamos el nombre de la persona a la cual queremos emitir el mensaje y presionamos Aceptar:

OUTLOOK 2013Enviar un correoEn el campo CC, digitamos el correo electrnico de la persona a la cual queremos copiar el correo o efectuamos los mismos pasos que en el punto anterior, a fin de comprobar el nombre.

OUTLOOK 2013Adjuntar documentos Para poder adjuntar algn documento podemos dar clic en Adjuntar archivo y nos mostrar una ventana donde podremos seleccionar el archivo que deseamos adjuntar.

OUTLOOK 2013Mensajes ImportantesEn la misma ventana de Mensaje nuevo, podemos seleccionar la importancia del mensaje y clasificarlo como Importancia Alta o Importancia Baja.

OUTLOOK 2013En la pestaa opciones del men, podemos hacer un seguimiento: Solicitar una confirmacin de entrega, esta opcin nos indicar si el mensaje lleg a su destino o no.Solicitar una confirmacin de lectura, la cual nos indica si el usuario ley el mensaje o no.

OUTLOOK 2013Una vez completo el mensaje, presionamos Enviar para que el correo sea enviado a los destinatarios correspondientes.

OUTLOOK 2013Responder un mensaje

OUTLOOK 2013Responder un mensajeResponder, con esta opcin solo se responder a la persona que envi el correo.Responder a todos, con esta opcin se responder el correo a todos los involucrados.Reenviar, se reenviar el correo a una persona especifica.

OUTLOOK 2013Programacin de Agendainicio Nuevos elementos Reunin:

OUTLOOK 2013En la ventana de Nueva Reunin podemos efectuar las siguientes actividades:

OUTLOOK 2013En el campo Para, agregamos a los usuarios a los cuales deseamos convocar a la reunin.En el campo Ubicacin, seleccionamos la sala que utilizaremos para la reunin, aqu tendremos visualizadas todas las salas a nivel nacional.

OUTLOOK 2013En los campos Hora de Inicio y hora de finalizacin, seleccionamos la fecha y hora en la que se llevara a cabo la reunin.

OUTLOOK 2013En el panel derecho nos muestra un pequeo resumen de Buscador de Salas, en el cual nos muestra detalles de salsas disponibles y nos sugiere algunas horas en las cuales la sala seleccionada se encuentra libre.Una vez culminada la preparacin de la Reunin presionamos el botn de Enviar para enviar la convocatoria de reunin a todos los involucrados.

OUTLOOK 2013Funciones AdicionalesEn Outlook 2013, podemos cambiar rpidamente de elementos como correo, calendarios, contactos; stas opciones se ubican en la parte inferior izquierda:CorreoCalendarioContactos

OUTLOOK 2013CORREO: El elemento Correo, nos muestra un panel como observamos a continuacin; en este panel podemos realizar la creacin de correos nuevos, leer correos, responder correos, programar agenda de reuniones, entre otras opciones.

OUTLOOK 2013El elemento Calendario podemos visualizar nuestra agenda del da, de la semana y del mes, as como tambin programar reuniones, entre otras opciones ms.

OUTLOOK 2013En el elemento Contactos podemos buscar a nuestros contactos y usuarios de la organizacin y poder ponernos en contacto con ellos de manera sencilla y fcil, mediante las opciones del contacto..

OUTLOOK 2013Para realizar algn tipo de bsqueda en Outlook 2013, podemos ubicarnos en la pestaa Inicio y posicionarnos sobre el campo Buscar en buzn actual..

PESTAAS SUPERIORES

OUTLOOK 2013

PESTAAS SUPERIORES

Enviar respuestas automticas cuando no est en la oficina

OpcionesOUTLOOK 2013

Archivo Opciones FirmasOUTLOOK 2013

Ficha InicioNuevoEliminarResponder

Pasos RpidosMoverEtiquetasBuscar

INICIOOUTLOOK 2013

Enviar y recibirDescargarServidorPreferencias

ENVIAR Y RECIBIR

OUTLOOK 2013

NuevoAccionesLimpiarFavoritosVista conectadaPropiedades

CARPETA

OUTLOOK 2013

Vista ActualMensajesOrganizacinDiseoPanel de personasVentana

CARPETA

OUTLOOK 2013

CALENDARIO

INICIONuevoOrganizarAdministrar calendariosCompartirBuscarOUTLOOK 2013

ENVIAR Y RECIBIREnviar y RecibirDescargarPreferenciaCARPETANuevoAccionesCompartirPropiedadesVISTAVista ActualOrganizacinColorDiseoPanel de personasVentana

CONTACTOOUTLOOK 2013CONTACTO

INICIOCARPETAENVIAR Y RECIBIRCARPETAVISTA

OUTLOOK 2013

Nuevo Contacto

OUTLOOK 2013INICIO SESION OFFICE 365Puede ingresar desde cualquier navegador:https://portal.office365.comUsuario: [email protected]: (la que usa para acceder a su equipo)

INICIO SESION OFFICE 365

INICIO SESION OFFICE 365

Configuracion OFFICE 365

Trabajando con Outlook Office 365 (OWA)

OFFICE 365OUTLOOK WEB APPsEl envo y la recepcin de mensajes de correo electrnico es una de las tareas que realizamos tal vez con mayor frecuencia. Desde esta aplicacin en lnea incluida en office 365 no solo podemos gestionar el correo electrnico y los contactos de nuestro grupo de trabajo, sino que tambin es posible marcar citas en un calendario y controlar las tareas del grupo.En el modo Presentacin, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introduccin a PowerPoint.45Outlook Web AppOutlook Web App es una aplicacin integrada en la plataforma de Office 365 que nos permite gestionar el envo y la recepcin de mensajes de correo electrnico, y administrar la lista de contactos.Pero adems, nos permite crear citas y reuniones desde la herramienta Calendario o crear y organizar tareas.

Trabajando con Outlook Office 365 (OWA)

Nuevas caractersticas de Correo todos sin leerpara mmarcados

Crear un mensajenuevo mensaje.

Para o CC destinatarios Asunto Adjuntar Enviar

Abrir un elemento en una ventana independiente Ver o editar un elemento en una ventana independiente

Para abrir en una ventana independiente un mensaje que est leyendo, haga clic en el icono del men ampliado y seleccione abrir en una ventana independiente.

Lista de carpetas La lista de carpetas mostrar las carpetas predeterminadas creadas para todos los buzones de correo, adems de las carpetas que usted cree.Para cerrar la lista de carpetas

Bsqueda y Filtros Integrados Encontrar una ventana de bsqueda y filtros integrados en la parte superior de la lista de mensajes.

Para realizar una bsqueda, haga clic en Buscar y escriba lo que desee encontrar. Aparecer debajo una lista de sugerencias, en las que puede hacer clic para buscar dicho elemento.

Lista de mensajesLa lista de mensajes muestra los mensajes de la carpeta actual. Los mensajes mostrados pueden administrarse seleccionando un filtro o mediante una bsqueda. La lista de mensajes dispone de herramientas que le permiten administrar rpidamente algunas tareas.

Panel de lectura El panel de lectura est fijo y no se puede mover ni desactivar en la versin actual. Responder

Responder a todos

Reenviar

Crear y responder a mensajes

Agregar elementos a un mensaje Guardar Outlook Web: App guarda automticamente los mensajes a medida que los redacta pero puede forzar el guardado en cualquier momento. Mostrar CCO: Puede usar CCO para incluir a alguien en la lista de destinatarios mientras oculta su nombre de otros destinatarios. Mostrar Desde: Si tiene permiso para enviar ms de una direccin, puede usar este campo para cambiar la direccin Desde del mensaje que redacta.

Agregar elementos a un mensajeImportancia Use esto para definir la importancia del mensaje. No cambiar la manera de administrar el mensaje pero permitir a los destinatarios saber si es de alta o baja importancia. Insertar firma Si ha creado una firma en Configuracin de correo pero no la ha configurado para que se agregue automticamente a los mensajes, puede agregarla haciendo clic aqu.

Trabajar con Borradores

Busque su borrador en la misma carpeta que el mensaje original. La palabra Borrador aparecer en la lista de mensajes junto al nombre de la persona que envo el mensaje original. Una vez que encuentre el borrador, haga clic en l en la lista de mensajes para verlo en el panel de lectura. Puede hacer clic en Descartar para eliminar el borrador o en Continuar la edicin, para continuar trabajando con l.

Adjuntar Imgenes o archivos Puede agregar datos adjuntos o incrustar una imagen en un mensaje. Para agregar datos adjuntos, vaya a la parte superior de la ventana del mensaje y haga clic en Insertar; despus, seleccione Datos adjuntos o Imagen. Navegue hasta los datos adjuntos o la imagen que desea agregar y haga clic en Abrir para

Trabajar sin conexin El acceso sin conexin le permite usar Outlook Web App en su porttil o PC de escritorio sin estar conectado a Internet.

CalendarioSu calendario le permite crear y seguir citas y reuniones. Puede crear varios calendarios, establecer vnculos a calendarios de otras personas e incluso compartir su calendario con otros miembros de su organizacin. Qu ver en Calendario Despus de la Bandeja de entrada, el calendario es probablemente el lugar donde pasar ms tiempo al usar Outlook Web App. Puede ver su calendario de cuatro formas diferentes: Da, Semana laboral, Semana y Mes.

Eventos del calendario Puede hacer clic en cualquier evento de su calendario para obtener una vista rpida del evento. Un evento que usted cree le mostrar como creador y tendr un vnculo para editarlo o eliminarlo. Puede hacer clic en cualquier evento de su calendario para obtener una vista rpida del evento. Un evento que usted cree le mostrar como creador y tendr un vnculo para editarlo o eliminarlo.

Eventos del calendario Una reunin a la que se le haya invitado mostrar el organizador e incluir vnculos para responder a la invitacin. Si el organizador ha incluido una invitacin en lnea a la reunin, usted ver un vnculo para acceder a la reunin.

Vista de semanaLa vista Semana es la predeterminada cuando se visita el calendario en Outlook Web App por primera vez. Puede cambiar a la vista de da, semana laboral o mes con las opciones de la esquina superior. Cree un evento haciendo clic en Nuevo evento . Un evento puede ser una cita, una reunin o un evento de todo el da.

Crear una citaHaga clic en Nuevo evento o haga doble clic en el calendario para abrir un formulario de nuevo elemento de calendario. 1.Escriba una descripcin breve del evento. 2.Agregue una ubicacin si lo desea. 3.Seleccione la fecha y hora de inicio. 4.Seleccione la duracin. Seleccione Todo el da en el caso de un evento de todo el da. Los eventos de todo el da aparecen en la parte superior del calendario.

Crear una cita5.Use Mostrar como para elegir cmo desea que aparezca la hora en su calendario. 6. Cambie o desactive el aviso. 7.Si tiene ms de un calendario, elija en qu calendario desea guardarlo. 8.Establezca un patrn de repeticin si desea que se repita este evento. 9.Mrquelo como Privado si no quiere que cualquiera con quien haya compartido su calendario vea los detalles. 10.Use el rea Notas para agregar cualquier otra informacin que desee. Haga clic en Guardar para guardar los cambios o en X Descartar para cancelar.

Crear una reunin Una reunin es un evento de calendario que usted enva a otras personas. Puede crear una reunin del mismo modo que una cita, pero debe invitar a los asistentes y puede agregar recursos como salas de reuniones. Una vez que haya seleccionado Nuevo evento +, debe seguir gran parte de los mismos pasos. Para convertir un elemento de calendario en una invitacin, empiece escribiendo los nombres de las personas a las que desea invitar en el campo Asistentes.

Compartir su calendarioCon unos pocos clics, puede compartir su calendario con otros miembros de su organizacin. Empiece haciendo clic en Compartir en la parte superior de la ventana del calendario. Especifique el nombre de la persona con la que desea compartir su calendario.Elija cunta informacin desea compartir.Si tiene ms de un calendario, elija cul desea compartir

PersonasAqu es donde se almacenan sus contactos. Desde aqu, puede buscar, crear y editar sus contactos. Tambin puede buscar contactos en el directorio de su organizacinCree un contacto BsquedaAcciones que puede realizar directamente desde la tarjeta de contacto

Crear un contactoPara crear un contacto, seleccione la carpeta situada debajo de Mis contactos en la que desea crear el contacto y elija Nuevo y Crear contacto

Crear un grupoPara crear un grupo personal, seleccione la carpeta situada debajo de Mis contactos en la que desee crear el grupo y elija Nuevo y Crear grupo.

Personalizar Outlook Web AppPodemos personalizar Outlook Web App cambiando la apariencia o el comportamiento de algunas caractersticas, como por ejemplo, aplicar un tema o establecer una respuesta automtica para los mensajes que estn en la seccin de recibidos.Un tema es una combinacin de diseos y colores que modifica el aspecto visual de la aplicacin.

Personalizar Outlook Web AppVer el correo electrnico de todas las cuentas en una sola ubicacinConfigurar un mensaje de respuesta automticaConectar tu telfono o tu dispositivo mvil a tu cuentaReenviar su correo electrnicoCambiar la contraseaImportar contactos de una cuenta de correo existente

Gestin de correo electrnicoConfirmacin de mensajes enviadosSolicitar confirmacin de entrega para este mensajeSolicitar confirmacin de lectura para este mensaje:Marcar y organizar mensajesLas marcas son indicadores visuales que podemos agregar a los mensajes de correo electrnico para realizar un seguimiento de determinados elementos o para organizar los mensajes de acuerdo a criterios de seguimiento establecidos.

OFFICE WEB APPsOffice Web Apps es un conjunto de aplicaciones integradas que nos permite utilizar los programas ms conocidos de la suite Microsoft Office de escritorio Word, Excel, PowerPoint y OneNote con las ventajas adicionales de poder obtener acceso desde cualquier dispositivo con conexin a Internet y la posibilidad de compartir fcilmente los documentos con otros usuarios de nuestra plataforma de Office 365.En el modo Presentacin, haga clic en la flecha para acceder al Centro de introduccin a PowerPoint.75Crear documentos en Office Web AppsOffice Web Apps incluye versiones en lnea de los programas ms utilizados de la suite Microsoft Office de escritorio. Desde nuestra plataforma de Office 365, podemos crear un documento de Word, una planilla de clculo de Excel, una presentacin con diapositivas de PowerPoint o un bloc de notas de OneNote directamente en lnea, aun sin tener instalada en nuestro equipo la aplicacin de escritorio correspondiente.

Crear documentos en Office Web AppsLas aplicaciones que forman parte de Office Web Apps presentan una interfaz similar a los programas de la suite Microsoft Office 2010, aunque no tienen todas las herramientas y funciones que podemos encontrar en las versiones de escritorio. El entorno simplificado de las. versiones en la nube ofrece un conjunto de herramientas bsicas, ms adecuadas para acceder a estas aplicaciones desde un explorador web desde cualquier dispositivo, incluso telfonos mviles y tablets.

Crear documentos en Office Web Apps Paso a PAsoTambin podemos crear un documento de Word, Excel, PowerPoint o OneNote en la aplicacin de escritorio y luego compartirlo en nuestra plataforma de Office 365, ya que Office Web Apps est diseado para integrar fcilmente las herramientas de escritorio con las herramientas en la nube.acceder a nuestros archivos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo que posea una conexin a Internet.

Crear documentos en Office Web Apps Paso A PasoSe abrir el programa de escritorio correspondiente a la aplicacin seleccionada en el paso anterior para que pueda comenzar a crear su documento.Haga clic sobre el icono que representa al tipo de documento que desea crear

Crear documentos en Office Web Apps Paso A PasoPara guardar el documento en Office 365, vaya a Archivo/Guardar como; se abrir el cuadro de dilogo Guardar como, con la carpeta Sitio de grupo>Documentos seleccionada. Escriba un nombre para identificar al archivo y luego haga clic en Guardar.

Crear documentos en Office Web Apps Paso A PasoPara guardar el documento en Office 365, vaya a Archivo/Guardar como; se abrir el cuadro de dilogo Guardar como, con la carpeta Sitio de grupo>Documentos seleccionada. Escriba un nombre para identificar al archivo y luego haga clic en Guardar.

Crear documentos en Word escritorio y sincronizarlo con Office Web AppsDesde Word 2010, Excel 2010 y PowerPoint 2010: en la ficha Archivo, seleccionamos la solapa Guardar y enviar. En el panel izquierdo de la Vista Backstage, hacemos clic en Guardar en SharePoint y, en el panel derecho, pulsamos Guardar como. Aparecer una ventana emergente que nos pedir que iniciemos la sesin en nuestra plataforma de Office 365, completando el nombre de usuario y la contrasea; por ltimo, accederemos al cuadro de dilogo Guardar como, donde escribiremos el nombre del archivo y finalmente, hacemos clic en Guardar.

Editar documentos en Office Web Apps Paso A PasoLuego de crear y almacenar nuestros documentos en la plataforma de Office 365, Office Web Apps nos ofrece dos posibilidades para modificarlos: editarlos en lnea o editarlos en la aplicacin de escritorio correspondiente.

Leer documentos en el exploradorCuando abrimos un documento desde el listado de documentos de Sitio de equipo, accedemos a la Vista de lectura, que nos ofrece una vista previa del documento seleccionado, mostrando el diseo y el formato de la misma forma en la que lo veramos desde la vista Diseo de impresin de la aplicacin de escritorio correspondiente.Desde esta vista podemos hacer un recorrido por las diferentes pginas del documento o buscar una pgina especfica. Tambin podemos seleccionar texto en el documento y copiarlo para queest disponible para pegarlo en otra aplicacin.

Editar documentos en el exploradorLa edicin de documentos en un explorador web est pensada para resolver rpidamente la redaccin y la modificacin de texto e insertar algunos elementos. Luego de realizar las modificaciones que deseamos, el documento se actualiza automticamente, sin necesidad de guardar los cambios. La nica aplicacin que incluye el comando llamado Guardar en su versin en lnea es Word Web App.

Editar documentos fuera de lneaEs necesario tener en cuenta que luego de realizar las modificaciones en el documento, podemos guardarlo en nuestro equipo, en forma local, o volver a cargarlo en la plataforma de Micrososft Office 365, pulsando Archivo/Guardar desde Word, Excel y PowerPoint, o OneNote.

Word Web AppWord Web App es la aplicacin de la suite Office Web Apps que nos permite crear y editar documentos en lnea. Su Cinta de opciones presenta las fichas Archivo, Inicio, Insertar y Vista. Por encima de la Cinta de opciones, vemos la Barra de herramientas de acceso rpido, que nos permite acceder a los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer.

Word Web AppCOMANDOSFUNCINAbrir en WordAbre el documento en la aplicacin de escritorio Microsoft Word.GuardarGuarda los cambios realizados en el documento. Es la nica aplicacin de Office Web Apps que contiene este comando, ya que en las restantes aplicaciones los cambios se actualizan automticamente.ImprimirImprime el documento directamente desde el explorador web.CerrarCierra la ventana de la aplicacin en lnea y vuelve a la pgina de documentos de Sitio de equipo. Si no hemos guardado los cambios previamente, aparecer una advertencia, desde donde podemos elegir las opciones Guardar, No guardar o Cancelar.

Word Web App

En la ficha Inicio, encontraremos los grupos y comandos bsicos para la edicin de un documento de Word, como podemos observar en la Gua visual que vemos a continuacin.

Word Web App

La ficha Insertar presenta los grupos Tablas, Imgenes y Vnculos, desde donde podemos incluir tablas, imgenes o un vnculo a una direccin de Internet, respectivamente. Al igual que en la aplicacin de escritorio Word 2010, cuando seleccionamos una imagen o una tabla, en la Cinta de opciones se activan fichas contextuales que contienen comandos especficos para editar estos elementos.

Word Web App

Podemos acceder a nuestros documentos de Office Web Apps tambin desde nuestro telfono mvil o tablet PC. Office Web Apps es compatible con Windows Mobile, BlackBerry, iPhone, iPod Touch, Android y Nokia S60. Las pantallas estn optimizadas para su visualizacin en el dispositivo mvil, en un entorno similar, pero ms simple que el del navegador web.Excel Web App

Con esta aplicacin podemos crear una planilla de clculo bsica, aplicar formatos, crear tablas, insertar grficos y realizar clculos utilizando frmulas y funciones. Antes de comenzar a trabajar con Microsoft Excel Web App, debemos tener en cuenta que esta aplicacin en lnea no admite:Agregar o eliminar hojas del libroCambiar el nombre de las hojas del libro.Ocultar celdas, filas, columnas u hojas de clculo.Crear un informe de tabla dinmica o grficos dinmicos.Aplicar formatos condicionales.

Excel Web App

Sin embargo, si abrimos en el explorador web un libro creado en la versin de escritorio de Excel 2010, conservar sus caractersticas originales, aunque algunos elementos especficos como por ejemplo, un informe de tabla dinmica no podrn editarse.

PowerPoint Web App

PowerPoint Web App es la aplicacin de Office Web Apps que nos permite generar presentaciones con diapositivas en lnea. Cuando creamos un nuevo documento de PowerPoint Web App, aparecer una pgina en la que debemos escribir el nombre para almacenar el documento

Utilizar Office en el Telfono

Para configurar el correo en el telfono hay que configurar adems del usuario y contrasea, el servidor que es outlook.office365.com.Accederemos al correo y contactosSistema operativo compatibleWindows Phone 7Windows Mobile 6.5 o superioriOSSymbianAndroidBlackBerryUtilizar Office Web Apps en el Telfono Movil

Descargar Mobile OfficePodemos acceder a Office Web AppsVisualizar y Modificar documentosWordExcel PowerPointOneNote