ORGANIZACIÓN
Mtra. Mercedes Carrillo Ocampo
Consiste en el diseño de la estructura y procesos de una empresa o institución a fin de asegurar la congruencia y eficiencia en su funcionamiento para el logro de los objetivos
Definición de organización
Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos y coordinar los esfuerzos
de los integrantes de un grupo social.
Definición de organizar
1. Alcanzar los objetivos de la empresa en la forma más eficiente posible
2. Eliminar duplicidad de trabajo
3. Establecer canales de comunicación
4. Proveer una estructura oficial a la empresa
Propósitos de la organización
Es la distribución y orden de los elementos con que está compuesto o esta formado un sujeto.
Definición de Estructura
SUBORDINADO
1
SUBORDINADO
2
SUBORDINADO
3
SUBORDINADO
4
JEFE
Es la distribución y orden de los elementos con que está compuesto o está formado un ente social, constituido por un conjunto de personas regulada por normas establecidas con el fin de lograr determinados fines.
Estructura Organizacional
1. Unidad de mando
2. Especialización
3. Paridad de autoridad y responsabilidad
4. Equilibrio entre dirección y control
5. Definición de puestos
Principios de la organización
Es el agrupamiento eficiente y efectivo de los puestos en unidades de trabajo útiles para coordinar un conjunto de puestos.
Departamentalización
DIRECTOR
GENERAL
INGENIERIACOMERCIALIZACIÓN PRODUCCIÓN FINANZAS
INV. DE MERCADOS
PLANEACIÓN
PUBLICIDAD Y
PROMCIÓN
ADMON. DE VENTAS
VENTAS
ADM. DE INGENIERIA
DISEÑO
ING. ELECTRICA
ING. MECANICA
ING. HDRAULICA
EMPAQUE
CONTROL DE
CALIDAD
PLANEAC. PRODUC.
ING. INDUSTRIAL
ING. DE
PRODUCCION
COMPRAS
MONTAJE
PLANEACIÓN
FINANCIERA
PRESUPUESTOS
CONTABILIDAD
GENERAL
CONTABILIDAD DE
COSTOS
ESTADISTICAS Y
PROCESO DE DATOS
PRODUCCION GRAL.
PERSONAL
ASISTENTE DE LA
DIRECCIÓN
GENERAL
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
"DEPARTAMENTALIZADA" DE UNA EMPRESA
MANUFACTURERA
Ejemplo de departamentalización
• Por función
• Por ubicación
• Por cliente
• Por producto
• Por procesos
• Por proyecto
• Organizaciones matriciales
Tipos de departamentalización
Una compañía que esta organizada funcionalmente, está separada en divisiones mayores en base a: producción, mercadotecnia y finanzas, operaciones, recursos humanos.
Departamentos por funciones
FUNCIONES
ORGANIZACIONALES
FINANZAS
MERCADOTECNIA
OPERACIONES
(PRODUCCIÓN)
INFORMÁTICAPERSONAL
Departamentos por funciones
Algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan mejor a grandes cadenas organizacionales basadas en varias zonas geográficas, ejemplo las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, etc. están divididas y organizadas sobre la base de su ubicación. En algunos casos estas organizaciones se usan para operaciones internacionales, en otras, las divisiones pueden basarse solo en ciudades.
Departamentalización por ubicación
Puesto que los principales ejecutivos están ubicados en distintas áreas, conocen las condiciones locales y pueden atender rápidamente a los clientes de su zona, además este tipo de organización proporciona un buen entrenamiento para los gerentes en potencia.
Ventajas de estructuras geográficas
Las compañías orientadas hacia las ventas, suelen utilizar este tipo de organización. Un modelo típico son las tiendas departamentales (hombres, bebes, etc.). este tipo se utiliza principalmente en empresas comerciales.
La ventaja estriba en que las necesidades y deseos de los clientes pueden ser más fácil, adecuada y rápidamente atendidas.
Departamentalización por clientes
• Una empresa puede elegir su organización sobre la base de los productos que produce.
• una organización de este tipo promueve el conocimiento especializado del producto, así como la competencia entre las divisiones.
Departamentalización por producto
Se establecen los departamentos por separado sobre la base del proceso implicado ejemplo: Industria maderera, Industria Aerospacial.
En este tipo de organización es posible colocar gerentes en los puntos en donde se emplean conocimientos técnicos.
Departamentalización por proceso
Comprende una orientación hacia la terminación de proyectos específicos: construcción de viviendas, presas, túneles, barcos, etc.
Departamentalización por proyecto
Se utilizan en empresas orientadas a proyectos a gran escala. La idea básica es asignar el proyecto a un gerente de proyectos y sostenerlo en su ciclo vital. En vez de tener un personal permanente a sus ordenes él lo solicitaría del personal existente en la organización para asignarlo temporalmente a su proyecto. Una vez que cumplen con su cometido regresan a sus organización funcional.
Departamentalización matricial
Ventaja: Esta orientada a los resultados finales; se mantiene la identificación profesional. Identifica con precisión la responsabilidad de cada jefe.
Desventaja:
No está bien definida la autoridad, establecimiento de las prioridades y la utilización de recursos entre los gerentes funcionales y los de proyectos.
Organizaciones matriciales
• Centralizada
• Descentralizada
• Comités
Formas de organización
En una organización centralizada, el administrador mantiene estrecho y rígido control sobre todas las actividades de la empresa (esto tipo de estructura es frecuente en las empresas pequeñas que operan en una sola localidad.
Estructura centralizada
• Ventajas: – Mayor control. – Menores requerimientos de desarrollo gerencial a nivel
gerencia media.
• Desventajas: – Menor tiempo disponible del alta gerencia para planeación
y toma de decisiones. – No resulta funcional para la administración de
organizaciones grandes y complejas. – Limita la participación iniciativa y entusiasmo en la
gerencia media. – Limita el desarrollo de capacidades gerenciales en mandos
medios.
Estructura centralizada
La estructura descentralizada operan en organizaciones con operaciones en distintas localidades geográficas, y se caracteriza porque los gerentes de las diferentes localidades cuentan con amplia autoridad para operar la organización a su cargo.
Estructura descentralizada
• Mayor rapidez y acertividad en la toma decisiones a nivel regional.
• Estas organizaciones un buen medio en el entrenamiento de futuros gerentes.
• La descentralización es útil para grandes organizaciones y especialmente en aquellas con operaciones en diversas regiones y países.
• La carga administrativa se reparte entre más personas y por ende los mandos superiores disponen de más tiempo para planeación y toma de decisiones además se facilita la administración de organizaciones grandes.
• La delegación de autoridad es motivante para los subordinados generando responsabilidad y entusiasmo en ellos, debido a que toman parte activa en la administración y en el proceso de la toma de decisiones.
• Suele surgir mayor participación e generación de ideas con la contribución y compromiso de la gerencia media.
Ventajas
– Pérdida del control central de las operaciones.
– Problemas en coordinación; y comunicación con los gerentes regionales.
– Mayores requerimientos en cuanto a habilidades administrativas de los gerentes regionales.
Desventajas
LOS 13 PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA ORGANIZACIÓN
PRINCIPIOS
BÁSICOS DE LA
ORGANIZACIÓN
1.PRINCIPIO DE UNIDAD DE
OBJETIVOS
2.PRINCIPIO DE EFICIENCIA
4.PRINCIPIO ESCALAR -
CLARA LÍNEA DE AUTORIDAD
3.PRINCIPIO DE TRAMO DE
CONTROL
5.PRINCIPIO DE DELEGACIÓN
POR RESULTADOS
ESPERADOS
13.PRINCIPIO DE
FACILITACIÓN DEL
LIDERAZGO
12.PRINCIPIO DE
FLEXIBILIDAD
11.PRINCIPIO DEL EQUILIBRIO
10.PRINCIPIO DE LA
DEFINICIÓN FUNCIONAL
9.PRINCIPIO DE NIVEL DE
AUTORIDAD
6.PRINCIPIO DE
RESPONSABILIDAD ABSOLUTA
8.PRINCIPIO DE UNIDAD DE
MANDO
7.PRINCIPIO DE PARIDAD DE
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Principios
1. Defina los objetivos que desea alcanzar.
2. Enumere las tareas y/o funciones que se necesiten para lograr los objetivos.
3. Asigne funciones a unidades especificas e impersonales de trabajo (puestos).
4. Agrupe los puestos en áreas departamentos, gerencias, etc.
5. Defina relaciones de jerarquía y subordinación entre los puestos.
Cinco pasos para organizar
NIVELES ORGANIZACIONALES
TRAMOS DE CONTROL
TRAMO DE CONTROL
ESTRECHOTRAMO DE CONTROL AMPLIO
NIV
ELES
AMPLITUD
Tramo de control
PODER
AUTORIDAD
EMPOWERMENT
CENTALIZA-
CIÓN
DESCENTRA-
LIZACIÓN
PODER Y AUTORIDAD/CENTRALIZACIÓN Y
DESCENTRALIZACIÓN
JÉFE
SUBORDINADO
DELEGACIÓN
DE AUTORIDAD
RESPONSABILIDAD
Centralización y Descentralización
CONCEPTO
DE LÍNEA
CONCEPTO
DE STAFF
AUTORIDAD
FUNCIONAL
TIPOS DE AUTORIDAD: LÍNEAL, FUNCIONAL
Y STAFF
CENTRALIZACIÓN
O
DESCENTRALIZACIÓN
DE LA AUTORIDAD
INFLUENCIA
DEL
AMBIENTE
DISPONIBILIDAD
DE
ADMINISTRADO-
RES
DESEO
DE
INDEPENDENCIA
DINÁMICA
EMPRESARIAL
(CAMBIO)
DESEMPEÑO
DESCENTRA-
LIZADO
TECNICAS
DE
CONTROL
COSTO
DE LA
DECISIÓN
HISTORIA Y
CULTURA DE
EMPRESA
FILOSOFÍA
ADMINISTRATIVA
DESEO DE
UNIFORMAR
POLÍTICAS
DIMENSIONES
Y TIPO DE
ORGANIZACIÓN
?
CENTALIZACIÓN VS.
DESCENTRALIZACIÓN
ERRORES EN LA ORGANIZACIÓN
ERRORES
DE
ORGANIZACIÓN
RELACIONES
CONFUSAS
PLANEACIÓN
INADECUADA
NO DELEGAR
AUTORIDAD NI
FACULTAR AL
PERSONAL
DESEQUILIBRIOS
EN LA
DELEGACIÓN DE
AUTORIDAD
CONFUCIÓN EN
LAS LINEAS DE
AUTORIDAD CON
LAS LINEAS DE
INFORMACIÓN
CONCEDER
AUTORIDAD SIN
EXIGIR
RESPONSABILI-
DAD
ATRIBUIR
RESPONSABILID
ADES A QUIEN
CARECE DE
AUTORIDAD
APLICACIÓN
NEGLIGENTE
DEL STAFF
MAL USO DE LA
AUTORIDAD
FUNCIONAL
SUBORDINA-
CIÓN Y
AUTORIDAD
FUNCIONAL
MULTIPLE
SOBRE O SUB
ORGANIZACIÓN
IDEA ERRONEA
SOBRE LA
FUNCIÓN DE LOS
DEPARTAMEN-
TOS DE
SERVICIOS
¿CÓMO EVITAR ERRORES EN LA ORGANIZACIÓN?
REDUCCIÓN Y
ELIMINACIÓN DE
ERRORES DE
ORGANIZACIÓN
EVITAR
INFLEXIBILIDAD
HACER QUE EL
STAFF FUNCIONE
¿CÓMO ASEGURAR
LA COMPRENSIÓN
DE LA
ORGANIZACIÓN?
EVITAR ERRORES
POR MEDIO DE LA
PLANEACIÓN
¿CÓMO EVITAR
CONFLICTOS POR
FALTA DE
CLARIDAD EN LA
AUTORIDAD?
PLANEACIÓN
DE LA
SITUACIÓN
IDEAL
MODIFICACION
DEBIDAS RH
VENTAJAS DE
LA
PLANEACIÓN
ORGANIGRAMADESCRIPCIÓN
DE PUESTO
EXIGIR AL
STAFF
TRABAJO
TERMINADO
HACER DEL
STAFF UN
MODO DE
VIDA
HACER QUE
LA LÍNEA
ESCUCHE
AL STAFF
COMPRENSIÓN
DE LAS
RELACIONES DE
AUTORIDAD
MANTENER
INFORMADO
AL STAFF
COMUNICAR Y
ENSEÑAR LA
NATURALEZA
DE LA ORG.
RECONOCI-
MIENTO DE LA
ORG. INFORMAL
NECESIDAD DE
RE-
ORGANIZACIÓN
NECESIDAD
DE
REAJUATE Y
CAMBIO
IDENTIFICAR
FALTA DE
FLEXIBILIDAD
1. Manual de organización
2. Manual de métodos y procedimientos
3. Manual de políticas, normas y estándares
4. Manual de proyectos
5. Manual de Informática
Manuales Administrativos
Es el documento donde se describen las líneas de autoridad y responsabilidad, así como las funciones, atribuciones y responsabilidades de los diferentes puestos que integran a la entidad social.
Manual de organización
• Índice (general y clasificado).
• Diagrama jerárquico (recomendable).
• Área en donde se aplica.
• Descripción de cada método o procedimiento: Titulo, objetivo, breve descripción, descripción detallada paso a paso (¿Qué hace, cómo lo hace para qué lo hace, que insumos requiere, que resultados obtiene, cuánto tiempo utiliza y cuál es su periodicidad).
• Fecha de elaboración y autorización.
Manual de métodos y procedimientos
• Índice (general y clasificado).
• Diagrama jerárquico (recomendable).
• Área en donde se aplica.
• Descripción de cada política, norma o estándar: Titulo, objetivo, breve descripción, descripción detallada (Descripción de la norma, supuestos de aplicación, excepciones, ámbito, sanciones para el incumplimiento.
• Fecha de elaboración y autorización.
Manual de políticas y normas
• Índice (general y clasificado).
• Diagrama jerárquico (recomendable).
• Área a la que corresponde.
• Objetivos del proyecto.
• Descripción del proyecto con: Título, objetivos, volúmenes, valores, tareas, tiempos, responsables y presupuesto. Fecha de elaboración y autorización.
Manual de proyectos
• El manual del usuario comprende índice y el formato de cada informe o reporte el medio (impreso, desplegado visual, multimedia, etc.), comentarios, periodicidad y utilidad.
• El manual técnico comprende: índices diagramas de flujo y de bloque, códigos de programa, estructura de archivos, diseño de informes y especificación de los procesos.
Manual de Informática
¡ GRACIAS POR SU ATENCIÓN !