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Pago de Facturas Bizagi Suite Copyright © 2016 | Bizagi
Pago de Facturas
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Pago de Facturas | 1
Tabla de Contenido
Pago De Facturas ........................................................................................................................... 2
Elementos del proceso............................................................................................................. 4
Llegada de Factura ............................................................................................................ 4
Recibir Factura .................................................................................................................... 4
Validar Factura .................................................................................................................... 5
¿Factura concuerda con OD? ........................................................................................ 8
¿Productos/Servicios requieren aprobación? ........................................................... 8
AprobarProductos/Servicios .......................................................................................... 9
¿Productos/Servicios aprobados? ............................................................................... 11
Devolver Factura al Proveedor ..................................................................................... 11
Actualizar ERP Financiero ............................................................................................... 11
Recepción ............................................................................................................................12
Validación de datos .........................................................................................................12
Aprobación e imputación contable de la factura..................................................12
Devolver Factura alProveedor ..............................................................................................13
Elementos del proceso........................................................................................................... 14
Justificar Rechazo ........................................................................................................... 14
Informar al Proveedor ..................................................................................................15
¿Devolver Productos al Proveedor?............................................................................16
Devolver Productos..........................................................................................................16
Participantes ................................................................................................................................... 17
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Pago De Facturas
Descripción
A medida que su empresa crece, el alto número de facturas que se deben procesar
diariamente se convierten en una tarea crítica y complicada. Los impactos
generados por falta de disponibilidad o inadecuada atención son cada vez mayores
haciendo que está actividad se convierta en un problema: retraso en pagos, pagos
incorrectos, pérdida de descuentos, entre otras cosas.
Por esto Bizagi le ofrece la solución con el proceso de Pago de Facturas.
Pago de Facturas le ayudará a mejorar el proceso de recepción, verificación y
aprobación de una factura, reduciendo tiempos de procesamiento y evitando
información errónea.
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Objetivo
El proceso de automatización del pago de factura busca reducir el tiempo de
aprobación y brindar el apropiado escalamiento de la factura cuando esta necesita
aprobaciones adicionales.
Alcance
El proceso permite:
Recibir facturas y tenerlas en medio magnético.
Asignar a una factura un Orden de Compra no paga.
Comparar la información de la factura contra la orden que generó la compra.
Rechazar o Aprobar una factura dependiendo de la información contenida
en ella.
Realizar escalonamiento de la factura, si ésta necesita aprobación por el tipo
de producto o servicio comprado.
Informar al proveedor en caso que la factura tenga errores en la información.
Realizar la devolución de productos si éstos no cumplen con los requisitos
que el solicitante necesita.
Enviar la información necesaria por medio de una interfaz al ERP de la
compañía para realizar la imputación contable de la factura.
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Elementos del proceso
Llegada de Factura
Descripción
Se recibe una factura, esta puede llegar por correo, e-mail, por mensajería o por
fax.
Recibir Factura
Descripción
Recibir y procesar una factura de forma manual es una labor que consume tiempo
y recursos. Con Pago de Facturas puede reducir el tiempo de procesamiento desde
el momento en el cual llega la factura.
En la primera actividad se puede asociar la factura con una orden de compra no
paga. La orden se puede buscar por el número de orden, fecha de la orden, nombre
del proveedor, opciones de pago o términos de pago.
Adicionalmente se debe incluir el número, fecha de pago, y archivo de la factura
escaneada, estos datos son únicos de cada factura y solo se conocen en el momento
de recepción de esta. Si la factura no está asociada a ninguna orden de compra,
únicamente se debe incluir los datos mencionados anteriormente.
Duración
3 Horas
Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Asignar fecha del día
Al salir Si la factura está asociada a una Orden
de Compra, asignar la información de
ésta a la factura y viceversa.
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Formas
Validar Factura
Descripción
El proceso incluye la validación de la factura contra la orden de compra con el fin
de evitar el pago de facturas incorrectas. Si la información de la factura concuerda
con la información (productos, fechas de pagos, costos) de la orden de compra,
ésta es aprobada. Si no, se rechaza y se realizan los comentarios de rechazo.
Si en determinado caso la factura no está asociada a ninguna orden, se deben
ingresar los datos de ésta, como costo, productos, fecha de pago, proveedor, entre
todos.
Además, algunos productos y/o servicios necesitan la aprobación de la persona
solicitante antes de realizar el pago. Ésta solicitud viene hecha desde que se genera
la solicitud de compra. Sin embargo, si se necesita cambiar este requerimiento, en
esta parte del proceso es posible hacerlo.
Duración
5 Horas
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Acciones
Tipo Descripción
Al entrar Si la factura tiene asociada una Orden de
Compra, se asignan a la factura los
productos de la orden.
Si la factura tiene asociada una Orden de
Compra, se asignan a la factura los
siguientes datos: Centro de Costo, datos
del proveedor, costo total e información
referente a descuentos.
Al salir Si la factura fue aprobada y no se
realizaron comentarios se coloca "La
factura ha sido aprobada".
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Formas
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¿Factura concuerda con OD?
Descripción
La compuerta determina la siguiente actividad que se debe realizar: si la factura fue
aprobada sigue el resto del proceso (aprobación por la persona que realizo la
compra o actualización del ERP) si no, se debe pasar a la tarea de devolución a
proveedor.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si la factura es aprobada, es decir la información es correcta y concuerda
con la Orden de Compra, el siguiente paso es realizar la validación si se
necesita o no la aprobación o inspección de los productos o servicios de la
factura.
NO: Si la factura no concuerda con la Orden de Compra la persona
encargada de realizar la tarea, rechaza la factura y el proceso debe seguir a
la tarea de devolución de factura al proveedor.
¿Productos/Servicios requieren aprobación?
Descripción
Cuando se tiene una factura cuya información es correcta, se debe seguir con la
siguiente tarea, la cual depende de si los productos o servicios que están siendo
facturados necesitan o no, la aprobación de la persona que los solicitó.
En caso de requerir aprobación, el proceso seguirá a la tarea de Aprobación de
Productos o Servicios realizada por la persona que solicitó la compra, de lo
contrario, se debe realizar la actualización del ERP de la compañía.
Condiciones de la Compuerta
NO: Si la factura no necesita de la aprobación, se continúa a la tarea
Actualizar ERP financiero.
SI: Si la factura necesita la aprobación de la persona que solicitó la compra,
ya sea porque el solicitante lo requirió desde un principio, o porque en la
tarea de Verificar Factura se realizó esta solicitud. El proceso se debe dirigir
a la persona encargada de realizar esta aprobación.
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Aprobar productos/servicios
Descripción
Como se mencionó previamente, si se indica que los productos o servicios requieren
una aprobación, el proceso debe ser asignado a la persona que realizó la solicitud
de compra.
El solicitante aprueba o rechaza los productos o servicios facturados después de
realizar la respectiva inspección de los mismos. Además, en el caso que sea
necesaria la devolución de los productos, se debe indicar que los productos
requieren cambio con la respectiva justificación.
Duración
5 Horas
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Formas
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¿Productos/Servicios aprobados?
Descripción
Si el producto o servicio ha sido aprobado por la persona solicitante el proceso
continúa en la actualización de los registros financieros en el ERP de la compañía,
si no, se debe informar al proveedor de los cambios que se requieren.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si los productos o servicios facturados cumplen con los requerimientos,
la factura es aprobada y el proceso continúa con la actualización de los
registros financieros en el ERP de la compañía.
NO: Si los productos de la factura se deben devolver o si hay alguna
información incorrecta referente a los productos, el proceso debe continuar
con la devolución de la factura y/o productos al proveedor.
Devolver Factura al Proveedor
Descripción
El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar
cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además,
si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor
de ellos.
Actualizar ERP Financiero
Descripción
El último proceso es enviar la información necesaria al ERP para realizar la
imputación contable de la factura mediante una interfaz.
Implementación
Servicio Web
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Recepción
Descripción
En esta primera etapa se recibe la factura y se asigna a una Orden de Compra no
paga, además se digitaliza. Es posible buscar la orden por el número de orden, la
fecha de la orden, el nombre del proveedor, las opciones de pago o los términos
del pago.
Adicionalmente, el número de la factura, fecha y el archivo descargado de la misma
tienen que incluirse. Estos atributos son únicos para cada factura y solo se conocen
en el momento en el cual se reciben.
Si la factura no está asociada con ninguna orden de compra, solo el número, la
fecha y la descarga del archivo de la misma son necesarios.
Validación de datos
Descripción
La parte de validación y aprobación de datos se encarga de comparar la
información de la factura con la orden de compra asociada. Si la información
concuerda, ésta es aprobada, si no, es necesario devolver la factura al proveedor
para que éste realice las correcciones correspondientes.
Aprobación e imputación contable de la factura
Descripción
El proceso de aprobación y de imputación contable de la factura consiste en: si los
productos o servicios facturados necesitan una aprobación o revisión por parte de
la persona que solicitó la compra, el proceso lleva el caso hasta él, si no, se realiza
la imputación contable de la factura mediante una interfaz que se comunica con el
ERP de la compañía.
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Devolver Factura al Proveedor
Descripción
El proceso de devolución de facturas consiste en el trámite que se debe realizar
cuando los datos de una factura no concuerdan con la orden de compra. Además,
si es necesaria la devolución de los productos se debe realizar el envío al proveedor
de ellos.
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Elementos del proceso
Justificar Rechazo
Descripción
Si la factura es rechazada, se debe verificar la causa del rechazo ya sea porque la
información no concuerda con la orden de compra, o porque los productos y/o
servicios no son satisfactorios. Esta información se debe reunir en un solo
comentario para enviar al proveedor.
Adicionalmente si la factura estaba asociada a una orden de compra se debe indicar
que esta orden todavía no se ha facturado.
Duración
5 horas
Acciones
Tipo Descripción
Al salir Se indica que la orden de pago que fue
asociada a la factura a devolver todavía
no ha sido pagada.
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Formas
Informar al Proveedor
Descripción
Esta tarea se realiza de forma automática, enviando un correo electrónico al
proveedor informando el porqué del rechazo de la factura y si hay devolución de
productos las causas del rechazo.
Script
Dear
<idInvoice.Supplier. Supplier>
The invoice received on <idInvoice.ReceptionDate> has the following
inconsistencies:
<idInvoice.Observations> And <idInvoice.ApprovalObservations>
Please send back the invoice with the corrected information
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¿Devolver Productos al Proveedor?
Descripción
Si en pasos anteriores en el proceso se indica que los productos deben requieren
un cambio, se continuar a la actividad de devolución de productos, sino el proceso
termina.
Condiciones de la Compuerta
SI: Si en la tarea Aprobación productos/servicios, se indicó que los productos
requieren cambio, el proceso sigue en la tarea de Devolver Productos al
Proveedor.
NO: Si no es necesaria la devolución de los productos, el proceso termina.
Devolver Productos
Descripción
Los productos que se deben devolver se envían a la dirección del proveedor,
avisando previamente la razón de la misma.
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Forma
Participantes
Recepcionista (Rol)
Asistente Financiera (Rol)
Jefe Administrativo (Rol)
Jefe Financiero (Rol)
Tesorería (Rol)
