PG-09_Auditorías_Internas_de_Calidad

7/29/2019 PG-09_Auditoras_Internas_de_Calidad

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PROCEDIMI ENTO GENERAL

Auditorias Internas de CalidadRAZN SOCIAL DE LA EMPRESA

Cdigo PG-09 Edicin 0

FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:

Realizado: Revisado y aprobado:1

ndice:

1. TABLA RESUMEN .....................................................................................2

2. OBJETO................................................................................................... 2

3. ALCANCE................................................................................................. 2

4. RESPONSABI LI DADES ............................................................................3

5. ENTRADAS .............................................................................................. 3

6. SALIDAS ................................................................................................. 3

7. P ROCESOS RELACIONADOS .................................................................... 48. DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................. 4

9. DESARROLLO .......................................................................................... 5

9.1. ELABORACIN DEL P LAN ANUAL DE AUDITORAS............................ 6

9.2. AP ROBACIN DEL P LAN ................................................................... 7

9.3. SELECCIN EQUIPO AUDITOR............................................................... 8

9.4. PREPARACI N DE LA AUDI TORA .................................................... 9

9.5. REUNI N INICIAL .......................................................................... 11

9.6. EXAMEN Y RECOGIDA DE EVI DENCIAS ........................................... 12

9.7. REUNI N FINAL Y PRESENTACIN DEL INFORME .......................... 13

9.8. TRATAMIENTO DE LAS NO CONFORMIDADES ................................. 14

9.8.1. CIERRE DE LA AUDITORA ........................................................... 14

10. ARCHIVO ............................................................................................ 14

11. DEFINICIONES ................................................................................... 15

12. FORMATOS Y REFERENCIAS................................................................ 16


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1. TABLA RESUMEN

SECTORES TODOS, EN GENERAL

TIPOLOGA DEL PROCESO GENERAL

PROCESO AUDITORAS DE CALIDAD

RESPONSABLE PROCESO AUDITOR JEFE

PROCESOS RELACIONADOSACCIONES CORRECTIVAS YPREVENTIVAS

ENTRADAS: COMPROBACIN DE QUE ELSGC FUE IMP LANTADO Y ES EFICAZ

RESPONSABLE:RESPONSABLEDE CALIDAD

SALIDAS: CIERRE DE LA AUDITOR AINTERNA E INFORME DE LA AUDITORA

RESPONSABLE: EQUIPOAUDITOR

2. OBJETO

En este procedimiento se describe la sistemtica a seguir para llevar a cabo laauditora interna de calidad, que ser ver si el Sistema de Gestin de Calidad es

conforme con los requisitos de la norma y con los establecidos por la propiaorganizacin, y tambin si dicho sistema ha sido implantado y se mantiene deforma eficaz.

3. ALCANCE

El proceso engloba todas las actividades relativas a la ejecucin de la Auditora, suplanificacin, los requisitos de los auditores internos, y cmo se prepara, realiza,documenta y se comunican los resultados de la auditora.

ACTIVIDADES A LAS QUE AFECTA ESTE PROCESO:

Todas las actividades.


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4. RESPONSABILIDADES Responsable de Calidad

- Elaboracin del Programa Anual de Auditoras

- Designacin del Equipo Auditor

Auditor Jefe

- Asumir todas las responsabilidades de los integrantes del equipo auditor yadems el examen y recogida de evidencias.

Equipo Auditor

- Discusin del Plan de Auditora

- Reunin Inicial

- Examen y recogida de evidencias

- Reunin Final

Gerencia.

- Aprobacin del Programa Anual de Auditoras

5. ENTRADAS

El proceso da comienzo con la elaboracin del Plan Anual de Auditoras por partedel Responsable de Calidad de la organizacin.

6. SALIDAS

El proceso se termina con la realizacin del Informe de Auditora por parte delequipo auditor y el cierre de la auditora interna, una vez abiertas la accionescorrectivas/preventivas pertinentes y comprobada su eficacia.


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7. PROCESOS RELACIONADOS Acciones Correctivas y Preventivas.

8. DIAGRAMA DE FLUJO

NOTA: El nmero que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 delprocedimiento, DESARROLLO al que pertenece.


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9. DESARROLLO


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9.1. ELABORACIN DEL PLAN ANUAL DEAUDITORASDurante el primer mes de cada ao, el Responsable de Calidad preparar elPrograma Anual de Auditoras, en formato adjunto "Plan Anual de Auditoras".

Tambin se incluirn las fechas previstas para la realizacin de las auditoras, quese elegirn de forma que perturben lo menos posible las actividades habituales delas reas auditadas. Todos los requisitos del Sistema de Calidad sern auditados,como mnimo, una vez al ao.

Asimismo, para la planificacin de la/s Auditora/s, se han de tener en cuenta los

resultados de auditoras anteriores y los aspectos ms crticos de la calidad en laorganizacin, los problemas de calidad detectados y los criterios o requisitos deentidades externas.


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9.2. APROBACIN DEL PLAN

Una vez elaborado el Plan Anual de Auditoras se presentar al Gerente para suaprobacin. Una vez aprobado se comunica al resto del personal. En casonecesario, y especialmente durante el perodo de implantacin de una nuevaactividad del Sistema de Calidad, se pueden realizar auditoras no incluidas en elPlan, con objeto de conseguir en el plazo ms breve posible una implantacinefectiva de todos los requisitos y documentos aplicables.


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9.3. SELECCIN EQUIPO AUDITOR

La fase de preparacin de una auditora comienza con la asignacin del equipoauditor. Dicha asignacin es realizada conjuntamente por la Gerencia. El equipoauditor podr estar integrado por personal externo especialista en gestin decalidad, pudiendo asignarse tambin observadores.En ningn caso un auditor podr auditar requisitos de la norma internacional quesean responsabilidad directa de su propia rea o departamento de trabajo.

Posteriormente, por parte del Auditor Jefe, se asignan responsabilidades a losintegrantes del equipo auditor segn las necesidades, asignando elementos,funciones o actividades especficos a auditar, y se les comunican.

Los requisitos a cumplir por los Auditores Internos son una combinacin adecuadade conocimientos, aptitudes y experiencia para asumir sus responsabilidades,incluyendo:

Conocimientos de la Norma ISO 9001:2000.Haber participado en otras auditoras (al menos tres).Conocimientos del Sistema a auditar.Experiencia profesional.Formacin en Auditora (mnimo 20 horas).


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9.4. PREPARACIN DE LA AUDITORA

El proceso de Auditora se inicia con la preparacin de la misma. Inicialmente, elauditor deber revisar la documentacin de la Organizacin, como:

Documentacin del Sistema de Gestin de Calidad afectada (manual,procedimientos, instrucciones, etc.)Quejas y reclamaciones de clientes.Registros de no conformidades.Resultados obtenidos en auditoras anteriores.Registros de acciones correctivas o preventivas.Documentacin sobre posibles problemas puntuales de calidad detectadosdesde la ltima auditora.

En caso de que la auditora se realice conforme a la norma ISO 9001:00 "Sistemasde Gestin de la Calidad. Requisitos", los requisitos de dicha norma son los que sedetallan a continuacin:

4.-Requisitos del Sistema de Gestin de Calidad

-4.1.-Requisitos generales-4.2.-Requisitos de la documentacin

5.-Responsabilidad de la Direccin

6.-Gestin de los recursos

7.-Realizacin del producto

-7.1.-Planificacin de la realizacin del producto-7.2.-Procesos relacionados con el cliente-7.3.-Diseo y desarrollo-7.4.-Compras-7.5.-Produccin y prestacin del servicio-7.6.-Control de los dispositivos de segimiento y medicin

8.-Medicin, anlisis y mejora

Por tanto, el equipo auditor debe tener en cuenta de qu forma afectan y cmo vaa auditar los requisitos descritos en el rea auditada.

El formato "Programa de Auditora", es elaborado por el Auditor Jefe encolaboracin con el resto del equipo auditor ms los responsables de las distintasreas a auditar. Conviene que el Programa sea flexible, para que permita introducircambios basados en la informacin que se recoja durante la auditora. Para elaborarel Programa de Auditora se debe:

definir el objeto de la auditora definir el alcance de la auditora identificar a las personas que deben entrevistarse durante la auditora


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identificar las normas y otros documentos que se emplearn como

referencia fijar una fecha, hora y duracin nombre y firma del auditor jefe

El Auditor Jefe ser el responsable de la difusin del Programa, es decir, deberinformar a los responsables de las reas a auditar del Programa de Auditora,facilitndoles una copia cuando as lo estime oportuno, e indicndoles la fechaprevista de realizacin y el equipo auditor asignado.

Para facilitar la labor de los auditores, se podrn utilizar como documentos detrabajo impresos que soporten documentalmente las evidencias y hallazgos, listasde comprobacin o "check lists" y registros de reuniones.


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9.5. REUNIN INICIAL

La fase de ejecucin de la auditora comienza con una breve reunin inaugural conlos responsables de los departamentos implicados. Dicha reunin tiene comoobjetivos:

presentar y comentar el Programa de Auditora. comunicar al equipo auditor las reas de inters para el auditado. establecer los canales de comunicacin oficial entre auditor y auditado


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9.6. EXAMEN Y RECOGIDA DE EVIDENCIAS

Las evidencias se recogen bsicamente mediante entrevistas, el examen dedocumentos y registros y la observacin de las actividades y situaciones en losdepartamentos/reas afectadas.

Es de especial inters para el auditor que, durante la realizacin de entrevistas,evite preguntas que predispongan al entrevistado a dar una respuesta determinada.Deber adems resumir y revisar con el entrevistado los resultados de dichaentrevista, siempre que sea posible. Finalmente, se debe agradecer a losentrevistados su participacin y cooperacin. La informacin de las entrevistas debecontrastarse con otras informaciones.

Durante la ejecucin de la auditora, el auditor, de acuerdo con el auditado, puederealizar cambios en el Programa de Auditora para asegurar la consecucin de losobjetivos fijados.

Todas las observaciones y evidencias objetivas son revisadas para determinar lasque se deben considerar como no conformidades con respecto a los criterios deauditora.

En este caso el Equipo Auditor se asegurar que stas se documentan de formaclara y precisa, y tratar de averiguar las causas que producen la no conformidad(falta de recursos, formacin, carencias de algn documento del Sistema de

Gestin de Calidad), los efectos o incidencias sobre la calidad del trabajo oactividades, si la no conformidad es fortuita, o continua y sistemtica.

Asimismo, si se incluye dentro del alcance, se pueden documentar hallazgos deconformidad y puntos fuertes.

Tambin se pueden documentar aquellas desviaciones que, sin tener el rango de NoConformidad, se incluyen en el Informe de auditora como Observaciones.


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9.7. REUNIN FINAL Y PRESENTACIN DELINFORMEEs conveniente dejar al menos 15 minutos al final de cada auditora para que serena el equipo auditor, con el objeto de conseguir una puesta en comn de loshechos, las conclusiones provisionales y los problemas detectados.

De este modo, el equipo auditor y los responsables de los departamentos auditadosse reunirn para presentar las no conformidades y observaciones de la auditora, detal modo que se asegure que se entienden claramente los resultados de la misma.

El informe de auditora es la nica evidencia que quedar del trabajo realizado

durante la auditora. Ser preparado y dejado por escrito en el mismo momento deconcluirla, con la presencia del auditado para dar su conformidad a lo expuesto.Todas las no conformidades y observaciones sern incluidas en el formato "Informede auditora", cada una de ellas en su apartado correspondiente. Debe ir fechado yfirmado por los auditores y observadores.

Una vez firmado el informe, se presentar y se explicar a la Gerencia.


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9.8. TRATAMIENTO DE LAS NOCONFORMIDADESLos responsables del Sistema junto con los responsables de las reas auditadas,debern analizar las no conformidades y observaciones detectadas e iniciarn lasacciones correctivas y/o preventivas que consideren necesario; teniendo en cuentaque para cada una de las no conformidades sistemticas es preciso siempre el iniciode una accin correctiva. Procedern tal y como se indica en el Procedimiento"Acciones Correctivas y Preventivas".

Las no conformidades ocasionales sern evaluadas por la Gerencia y por elResponsable de Calidad para determinar el tratamiento que se le aplicar,

determinando si es necesario abrir una accin correctiva o no. Se har unseguimiento peridico por parte del Responsable de Calidad de las noconformidades ocasionales que no generarn un parte de accin correctiva paraverificar su resolucin. Las observaciones sern analizadas por el responsable delsistema, el cual decidir si es necesario abrir una accin correctiva o no.

El equipo auditor comprobar que las acciones correctivas y preventivas se llevan acabo en el plazo de tiempo previsto, y si stas son efectivas. De no ser as, elresponsable del rea auditada propondr nuevas acciones correctivas o preventivasdocumentadas en sus formatos correspondientes.

9.8.1. CIERRE DE LA AUDITORA

La auditora se considera cerrada una vez implantadas las acciones correctivas ypreventivas, y comprobada su efectividad. La informacin contenida en el Informede auditora sirve de entrada para las actividades de revisin del Sistema por laGerencia.

10. ARCHIVO

El Plan Anual de Auditoras, Informes de Auditora, as como todos los documentosgenerados debido a la aplicacin de este procedimiento sern archivados por elResponsable de Calidad.


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11. DEFINICIONESLas definiciones aqu recogidas se basan en las recogidas por la Norma ISO9000:2005 de Vocabulario, mediante la cual se pretende normalizar los trminosrelativos a la calidad, as:

Auditora: Instrumento de gestin que comprende la evaluacin sistemtica,documentada, peridica y objetiva que se realiza para determinar si elsistema de gestin satisface las disposiciones previamente establecidas, si elsistema se ha implantado de forma efectiva, y si es adecuado para alcanzarla poltica y objetivos de la organizacin

Auditor/Equipo Auditor: Auditor o grupo de auditores designados ycualificados para realizar la auditora, pudiendo incluir expertos tcnicos yauditores en formacin.

Auditado: Organizacin o parte de la misma a la que se realiza la auditora.Sus responsabilidades son poner a disposicin del equipo auditor todos losmedios necesarios para asegurar el buen desarrollo de la auditora,facilitando los elementos probatorios si as lo solicitan, para alcanzar losobjetivos de la auditora. Tambin deben determinar e iniciar las accionescorrectivas derivadas del informe de la auditora.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito debido al incumplimiento

de la norma de referencia, a no implementar documentos del SGC (Manualde Calidad, procedimientos, instrucciones) o bien a una reglamentacin, uncontrato, etc.

Acciones Correctivas: Accin tomada para eliminar las causas de una noconformidad, de un defecto o cualquier otra situacin indeseable existente,para impedir su repeticin

Acciones Preventivas: Accin tomada para eliminar las causas de una noconformidad potencial, de un defecto o cualquiera otra situacin, paraimpedir que se produzca.

Criterios de auditora: Polticas, prcticas, procedimientos, etc. con respectoa los cuales el auditor contrasta las evidencias que se han reunido acerca delSistema de Gestin de Calidad de la Organizacin.

Evidencias: informaciones verificables, registros o declaraciones de hechos.


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Tipos de Auditora, en funcin de su objetivo:

-Auditorias de Sistema de Gestin de Calidad Verificar eficacia y grado decumplimiento (completa / parcial).

-Auditora de Proceso: Determinar que el proceso consigue la calidadrequerida y que las deficiencias estn siendo informadas de modosatisfactorio.

-Auditora de Producto: Detectar y diagnosticar posibles deficiencias delSistema de la Calidad a travs de productos fabricados, inspeccionados yaceptados bajo la aplicacin de dicho Sistema.

-Auditora de Documentacin: Verificar grado de adecuacin de ladocumentacin del Sistema a los requisitos de la Norma de referencia

12. FORMATOS Y REFERENCIAS

"Plan anual de auditora" "Programa de auditora" "Informe de Auditora"


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PROCEDIMI EN

Auditorias InterRAZN SOCIAL DE LA EMPRESA

Cdigo PG-09

PLAN ANUAL DE AUDITORA

EQUIPO AUDITOR MESREA

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO

Aprobado por: Fech

Edici


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PROGRAMAS DE ADITORA DE CALIDAD

PROGRAMA DE AUDITORA DE CALIDAD N

FECHA DE LA AUDITORAOBJETIVO DE LA AUDITORA__VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DELAS DISPOSICIONES PREVISTAS

__DETERMINAR LA EFECTIVIDAD DEL

SISTEMA__OTROS (CITAR BREVEMENTE)

ALCANCE DE LA AUDITORA (INDICARA ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOSO REAS DE LA EMPRESA)

DOCUMENTACIN DE REFERENCIA

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD DE

NORMA UNE-EN/ISO 9001:2000

RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADESO REAS AUDITADAS

AUDITOR(ES) OBSERVADOR(ES)

AGENDA DE LA AUDITORA HORA AUDITOR INTERLOCUTOR

1.- Reunin inicial

Reunin equipo auditor

Reunin final da auditora.Comunicacin de resultados

Fin de la auditora


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INFORME DE AUDITORA INTERNA

INFORME DE AUDITORA DE CALIDAD N

MODIFICACIONESS AL PLAN DE AUDITORA

HALLAZGOS

N APDO.UNE/ EN ISO 9001:2000DESCRIPCIN EVIDENCIAS

N.C. OBS

EL AUDITOR FECHA PGINA DE

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